Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar
Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe supervisar
- Guía de extracción para Oracle Fusion Financials
Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura
InvoiceId
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El identificador único de cada factura procesada. | ||
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Descripción
«Invoice» actúa como identificador principal del caso y vincula todas las actividades desde el momento en que se recibe una factura hasta su pago final. Cada InvoiceId único representa una instancia individual del proceso de principio a fin, lo que permite analizar completamente el recorrido de cada factura por el proceso de Accounts Payable. Es la base del análisis del proceso, ya que conecta todos los eventos y atributos relacionados.
Por qué es importante
Es esencial para realizar el seguimiento del ciclo de vida de cada factura de principio a fin, y permite analizar las variantes del proceso, los cuellos de botella y el rendimiento general.
Dónde obtenerlo
Normalmente corresponde a INVOICE_ID o INVOICE_NUM de la tabla AP_INVOICES_ALL en Oracle Fusion Financials.
Ejemplos
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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Hora del evento
EventTime
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La marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso. Es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular las duraciones entre pasos. Estos datos permiten analizar el rendimiento, por ejemplo, identificar cuellos de botella mediante la medición de los tiempos de espera, calcular los tiempos de ciclo de etapas específicas, como las aprobaciones, y supervisar el cumplimiento de los SLA.
Por qué es importante
Es fundamental para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, incluidos los tiempos de ciclo y de espera, esenciales para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia del proceso.
Dónde obtenerlo
Corresponde a las fechas de creación, las fechas de última actualización o las marcas de tiempo de eventos específicos en distintas tablas de Oracle Fusion, como LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE y APPROVAL_DATE.
Ejemplos
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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El nombre del paso o evento específico del proceso que tuvo lugar. | ||
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Descripción
Este atributo describe un único paso del ciclo de vida del procesamiento de facturas, como «Invoice Created», «Approval Initiated» o «Payment Executed». Al ordenar estas actividades cronológicamente, las herramientas de process mining pueden reconstruir el flujo completo del proceso para cada factura. Analizar las actividades ayuda a identificar las rutas más frecuentes, las desviaciones y los bucles de retrabajo del proceso.
Por qué es importante
Constituye el núcleo del mapa de procesos, ya que permite visualizar y analizar el flujo del proceso, identificar desviaciones y medir el rendimiento de cada paso.
Dónde obtenerlo
Normalmente se obtiene de cambios de estado, tablas de eventos o registros de auditoría de Oracle Fusion Financials. Puede ser necesario realizar un mapeo desde varias tablas y campos de origen.
Ejemplos
Factura validadaRetención aplicadaFactura aprobadaPago ejecutado
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Estado de la factura
InvoiceStatus
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El estado actual o final de la factura. | ||
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Descripción
Indica el estado actual de una factura dentro del proceso, como 'Validada', 'Pendiente de aprobación', 'Pagada' o 'Cancelada'. Este atributo proporciona una instantánea de la posición de la factura en su ciclo de vida, lo que resulta útil para los Dashboards operativos. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados del proceso, como la proporción de facturas canceladas o rechazadas.
Por qué es importante
Ofrece una visión rápida del resultado y el estado actual de la factura, y ayuda a analizar las tasas de excepciones, como las cancelaciones, y la eficiencia del proceso.
Dónde obtenerlo
Puede derivarse del campo de estado de la tabla AP_INVOICES_ALL o del estado de pago de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Ejemplos
ValidadaPagadaCanceladaRequiere una nueva validación
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Fecha de pago
PaymentDate
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La fecha en que se ejecutó el pago de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha en que se efectuó realmente el pago. Se utiliza para confirmar la finalización del proceso de cuentas por pagar de una factura. Comparar la fecha de pago con la fecha de vencimiento es fundamental para calcular la tasa de pagos puntuales y analizar la obtención de descuentos por pronto pago. Es un dato clave para la gestión de tesorería y del flujo de caja.
Por qué es importante
Permite calcular los KPI de pagos puntuales y analizar la obtención de descuentos por pronto pago, lo que influye directamente en la gestión del flujo de caja.
Dónde obtenerlo
Procede de tablas de pagos como AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, concretamente de campos como ACCOUNTING_DATE o CHECK_DATE.
Ejemplos
2023-11-132023-12-052024-01-19
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Fecha de vencimiento
DueDate
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La fecha límite para pagar la factura. | ||
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Descripción
Es la fecha calculada en la que debe pagarse la factura para evitar recargos por demora y mantener una buena relación con el proveedor, según la fecha de la factura y las condiciones de pago. Es un atributo fundamental para supervisar el rendimiento de los pagos puntuales y gestionar el flujo de caja. El KPI «Tasa de pagos puntuales» se calcula directamente comparando la «Fecha de pago» con esta «Fecha de vencimiento».
Por qué es importante
Es esencial para medir las tasas de pagos puntuales, gestionar el flujo de caja y evitar penalizaciones por pagos atrasados. Es un campo clave para el cumplimiento de las políticas de pago.
Dónde obtenerlo
Puede ser un campo directo de una tabla de programación de pagos, como AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL, o calcularse a partir de INVOICE_DATE y las condiciones de pago.
Ejemplos
2023-11-142023-12-012024-01-19
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Hora de finalización
EndTime
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La marca de tiempo de la actividad final de la factura. | ||
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Descripción
Representa la marca de tiempo del evento terminal del ciclo de vida de la factura, como «Pago liquidado» o «Factura cancelada». Este atributo suele derivarse de la búsqueda del último «EventTime» de cada «InvoiceId». Es esencial para calcular el tiempo total de procesamiento de principio a fin de una factura.
Por qué es importante
Permite calcular el tiempo de ciclo total de principio a fin de cada factura, un KPI fundamental para medir la eficiencia general del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado, derivado de la búsqueda del valor máximo de EventTime para cada caso, InvoiceId, del conjunto de datos.
Ejemplos
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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Importe de la factura
InvoiceAmount
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El valor monetario total de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo representa el importe total adeudado en la factura. Es una métrica fundamental para el análisis financiero y para priorizar facturas. Analizar el importe de las facturas puede revelar si las de alto importe se procesan de forma diferente o sufren más retrasos que las de bajo importe. También es clave para los Dashboards relacionados con la previsión del flujo de caja y el análisis de pagos duplicados.
Por qué es importante
Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, priorizar facturas de alto valor, analizar el tiempo de procesamiento según el importe y calcular el impacto financiero de los retrasos.
Dónde obtenerlo
Procede del campo INVOICE_AMOUNT de la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
5400.50125000.00750.25
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Nombre del proveedor
VendorName
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El nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
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Descripción
Identifica al proveedor asociado a la factura. Es una dimensión fundamental para el análisis, ya que permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor. Por ejemplo, puede analizar qué proveedores presentan la mayor tasa de facturas retenidas, los tiempos de procesamiento más largos o la asociación más frecuente con discrepancias de conciliación. Esto ayuda a gestionar las relaciones con los proveedores e identificar problemas sistémicos relacionados con proveedores concretos.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento por proveedor y ayuda a identificar problemas específicos de determinados proveedores, como retrasos frecuentes, discrepancias o retenciones.
Dónde obtenerlo
Normalmente procede del campo VENDOR_NAME de POZ_SUPPLIERS o de tablas de proveedores relacionadas, mediante una unión a través de VENDOR_ID en AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
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Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
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El identificador de la orden de compra asociada a la factura. | ||
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Descripción
El número único de la orden de compra que autorizó la adquisición de bienes o servicios. Este atributo es fundamental para analizar el proceso de conciliación a tres bandas, entre la orden de compra, la recepción de mercancías y la factura. Una tasa elevada de discrepancias en las facturas vinculadas a órdenes de compra puede indicar problemas en los departamentos de compras o recepción. Analizar las facturas con y sin órdenes de compra también puede revelar comportamientos diferentes del proceso.
Por qué es importante
Es esencial para analizar el proceso de conciliación a tres bandas, identificar discrepancias y comprender las diferencias entre las facturas respaldadas por una orden de compra y las que no lo están.
Dónde obtenerlo
Esta información suele estar disponible al unir las tablas de líneas de factura, como AP_INVOICE_LINES_ALL, con las tablas de órdenes de compra, como PO_HEADERS_ALL.
Ejemplos
PO-10056982347null
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Usuario
User
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El ID o nombre del usuario que realizó la actividad. | ||
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Descripción
Identifica al empleado o usuario del sistema responsable de ejecutar un paso concreto del proceso. Puede ser el empleado de cuentas por pagar que introdujo la factura, el gerente que la aprobó o el especialista de pagos que ejecutó el pago. Analizar los datos por usuario ayuda a identificar necesidades de formación, distribuir la carga de trabajo y detectar variaciones de rendimiento entre los miembros del equipo. También es fundamental para el cumplimiento y la pista de auditoría.
Por qué es importante
Permite analizar la carga de trabajo y el rendimiento del equipo, así como identificar cuellos de botella individuales u oportunidades de formación. También es esencial para la auditabilidad.
Dónde obtenerlo
Procede de campos relacionados con el usuario, como CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY, en distintas tablas, o de tablas específicas del Workflow o del historial de aprobaciones.
Ejemplos
john.doejane.smithap.clerk1
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¿El pago fue puntual?
IsOnTimePayment
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Un indicador que señala si la factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes. | ||
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Descripción
Un indicador booleano, True/False, que se obtiene comparando la «Fecha de pago» con la «Fecha de vencimiento». Si la fecha de pago es igual o anterior a la fecha de vencimiento, el valor es True. Este atributo respalda directamente el cálculo del KPI «Tasa de pagos puntuales» y es fundamental para supervisar el cumplimiento de las políticas de pago y gestionar las relaciones con los proveedores.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, algo fundamental para las relaciones con los proveedores, la planificación financiera y la prevención de recargos por demora.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado a partir de otros campos. La lógica es: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Ejemplos
truefalse
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¿Tiene retrabajo?
IsRework
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Un indicador que señala si la factura ha pasado por un retrabajo. | ||
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Descripción
Un indicador booleano, True/False, que identifica las facturas que han experimentado ciclos de retrabajo, como pasos de validación repetidos o el retroceso desde una etapa posterior del proceso a una anterior, por ejemplo, de «Pendiente de aprobación» a «Requiere nueva validación». Normalmente se obtiene mediante el análisis de la secuencia de actividades. Es esencial para cuantificar la «Tasa de retrabajo de facturas» y comprender las ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Cuantifica la frecuencia de los ciclos de retrabajo ineficientes y ayuda a identificar las causas raíz de las excepciones del proceso y del esfuerzo desperdiciado.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado. Se obtiene mediante el análisis de la secuencia de actividades de cada caso para detectar pasos repetidos o retrocesos en el flujo del proceso.
Ejemplos
truefalse
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Aprobador
Approver
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La persona que aprobó la factura para su pago. | ||
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Descripción
Identifica al usuario o gerente que proporcionó la aprobación final o una aprobación clave de la factura. Este atributo es esencial para el panel «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas», que segmenta los tiempos de aprobación por aprobador. Analizar estos datos puede revelar cuellos de botella en la jerarquía de aprobaciones, destacar a las personas con una carga de trabajo elevada y garantizar el cumplimiento de las políticas de delegación de autoridad.
Por qué es importante
Es fundamental para analizar el Workflow de aprobación, identificar cuellos de botella causados por aprobadores concretos y auditar el cumplimiento de las políticas de aprobación.
Dónde obtenerlo
Esta información suele almacenarse en las tablas de Workflow de Oracle, como las relacionadas con el motor de gestión de aprobaciones, AME, o en tablas del historial de auditoría.
Ejemplos
s.jonesm.riverad.chen
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Condiciones de pago
PaymentTerms
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Las condiciones acordadas con el proveedor para pagar la factura. | ||
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Descripción
Define las condiciones en las que debe pagarse al proveedor, como «Net 30» o «2% 10, Net 30». Este atributo sirve de base para calcular la fecha de vencimiento de la factura e identificar oportunidades de descuentos por pronto pago. Analizar las condiciones de pago ayuda a planificar el flujo de caja y es fundamental para el panel «Obtención de descuentos por pronto pago», que mide la eficacia con la que la empresa aprovecha los descuentos disponibles.
Por qué es importante
Influye directamente en el flujo de caja y la rentabilidad, ya que determina los calendarios de pago y la elegibilidad para obtener descuentos por pronto pago.
Dónde obtenerlo
Está disponible en las tablas AP_TERMS_TL o AP_TERMS_B, vinculadas desde la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
30 días netos60 días netos2 % a 10 días, 30 días netos
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Estado de conciliación
MatchingStatus
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Indica el resultado del proceso de conciliación de la factura. | ||
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Descripción
Muestra el resultado del proceso de validación en el que la factura se concilia con una orden de compra y una recepción de mercancías, en una conciliación a tres bandas. Los estados posibles incluyen «Conciliada», «Conciliación parcial» o «Fallida». Este atributo sirve de base para el KPI «Tasa de fallos de conciliación a tres bandas» y el panel asociado de análisis de discrepancias. Ayuda a diagnosticar problemas en el ciclo de compras a pagos.
Por qué es importante
Mide directamente el éxito del proceso automatizado de conciliación y destaca las discrepancias que provocan retrabajo manual y retrasos en los pagos.
Dónde obtenerlo
Este estado suele encontrarse en el nivel de cabecera o de línea de la factura, dentro de tablas como AP_INVOICES_ALL o AP_INVOICE_LINES_ALL.
Ejemplos
CorrectoError: diferencia de precioError: diferencia de cantidadNo requerido
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Fecha de la factura
InvoiceDate
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La fecha indicada en la factura del proveedor. | ||
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Descripción
Es la fecha en que el proveedor emitió la factura. Constituye el punto de partida para determinar la fecha de vencimiento del pago según las condiciones acordadas. Comparar la fecha de la factura con la fecha en que se introdujo en el sistema, en la actividad «Factura creada», permite detectar retrasos en el envío de la factura o en el procesamiento de su recepción. Este análisis ayuda a identificar cuellos de botella iniciales que pueden afectar a los pagos puntuales y a la obtención de descuentos.
Por qué es importante
Sirve como referencia para calcular las fechas de vencimiento del pago e identificar retrasos entre la emisión de una factura y su entrada en el proceso de cuentas por pagar.
Dónde obtenerlo
Procede del campo INVOICE_DATE de la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
2023-10-152023-11-012023-12-20
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Moneda de la factura
InvoiceCurrency
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La moneda del importe de la factura. | ||
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Descripción
Especifica la moneda en la que está denominada la factura, como USD, EUR o GBP. Es esencial para los análisis que abarcan varios países o monedas. Aporta el contexto necesario para interpretar el importe de la factura y garantiza que las métricas financieras se entiendan correctamente. Para las organizaciones internacionales, es un atributo clave para filtrar y segmentar los datos financieros.
Por qué es importante
Aporta el contexto esencial para el «Importe de la factura» y permite realizar análisis e informes financieros precisos, especialmente en operaciones multinacionales.
Dónde obtenerlo
Procede del campo INVOICE_CURRENCY_CODE de la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
USDEURGBPJPY
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Motivo de retención
HoldReason
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El motivo por el que se retuvo una factura. | ||
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Descripción
Cuando se impide que una factura avance al pago, se coloca una retención. Este atributo registra el motivo específico de la retención, como 'Diferencia de precio', 'Discrepancia de cantidad' o 'Pendiente de recepción de mercancías'. Analizar los motivos de las retenciones es clave para identificar las causas raíz de las interrupciones y los retrasos del proceso. También respalda directamente los Dashboards que supervisan excepciones y retrabajos.
Por qué es importante
Identifica las causas raíz de los retrasos en los pagos y las excepciones de las facturas, y proporciona información útil para mejorar el proceso y comunicarse con los proveedores.
Dónde obtenerlo
Procede de tablas como AP_HOLDS_ALL, que se vinculan con la factura y contienen el motivo o código de retención.
Ejemplos
Diferencia de precioLa cantidad facturada supera la cantidad recibidaFactura duplicada
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Sistema de origen
SourceSystem
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El sistema del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen de los datos, que normalmente es «Oracle Fusion Financials» para este proceso. En entornos con varios sistemas, como un sistema independiente de escaneo OCR, este campo ayuda a distinguir el origen de los distintos eventos. Garantiza la trazabilidad de los datos y aporta contexto, especialmente al integrar datos de varias plataformas.
Por qué es importante
Aporta un contexto esencial sobre el origen de los datos, garantiza la trazabilidad y facilita la gestión de la integración de datos procedentes potencialmente de varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Normalmente es un valor estático definido durante la configuración de la extracción de datos.
Ejemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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Última actualización de datos
LastUpdateDate
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La marca de tiempo de la última actualización de los datos. | ||
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Descripción
Este atributo indica el momento más reciente en que se extrajeron del sistema de origen los datos de este proceso. Es un campo de metadatos que se aplica a todo el conjunto de datos durante cada actualización. Esta información es esencial para que los usuarios conozcan la actualidad de los datos y el periodo que abarca el análisis. Garantiza la transparencia y ayuda a interpretar correctamente los resultados.
Por qué es importante
Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, para que comprendan el periodo que abarca el análisis y cuándo se produjo la última actualización.
Dónde obtenerlo
Este valor se genera y se incorpora al conjunto de datos en el momento de la extracción.
Ejemplos
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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Unidad de negocio
BusinessUnit
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La unidad de negocio o unidad operativa responsable de la factura. | ||
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Descripción
Identifica la unidad de negocio, el departamento o el centro de costes específico que incurrió en el gasto. Es una dimensión fundamental para el análisis organizativo, ya que permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas áreas de la empresa. Ayuda a determinar si problemas como los largos tiempos de aprobación o las altas tasas de excepciones se concentran en determinadas unidades de negocio, lo que facilita definir iniciativas de mejora específicas.
Por qué es importante
Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades organizativas y ayuda a identificar cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de cada departamento.
Dónde obtenerlo
Esta información suele encontrarse en la tabla AP_INVOICES_ALL como ORG_ID, que puede unirse a las tablas de organizaciones de RR. HH. para obtener el nombre de la unidad de negocio.
Ejemplos
Ventas de NorteaméricaOperaciones europeasFinanzas de la sede corporativa
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Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura aprobada
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Representa la aprobación final de la factura, que autoriza su pago. Este hito clave se infiere cuando el campo de estado del Workflow se actualiza a un estado final de aprobación. | ||
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Por qué es importante
Es un hito fundamental que concluye el ciclo de aprobación. Resulta esencial para calcular el «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas» e identificar los cuellos de botella relacionados con los aprobadores.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio de la columna WFAPPROVAL_STATUS de la tabla AP_INVOICES_ALL a «Manually Approved», «Workflow Approved» o a un estado final de aprobación similar.
Recopilar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a un estado aprobado.
Tipo de evento
inferred
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Factura creada
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Representa la creación inicial de un registro de factura en el sistema, ya sea mediante introducción manual, escaneo (OCR) o intercambio electrónico de datos (EDI). Este evento se registra cuando se inserta un nuevo registro en la tabla principal de facturas. | ||
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Por qué es importante
Este es el inicio definitivo del ciclo de vida del procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta otros permite detectar retrasos iniciales y medir la duración total del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito capturado a partir de la marca de tiempo de creación del registro de factura en la tabla AP_INVOICES_ALL, normalmente mediante la columna CREATION_DATE.
Recopilar
Marca de tiempo de creación del registro en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
explicit
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Factura validada
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Esta actividad marca la finalización correcta de las comprobaciones automáticas de validación del sistema sobre los datos de la factura, como la corrección del formato y la coincidencia con un proveedor. Se registra mediante el seguimiento de los cambios en el campo de estado de validación de la factura. | ||
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Por qué es importante
Indica que la factura está lista para continuar con el procesamiento, por ejemplo, la conciliación o la aprobación. Los retrasos antes de este paso sugieren problemas de introducción de datos y respaldan el Dashboard «Análisis de errores de introducción de datos de facturas».
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio de la columna VALIDATION_STATUS de la tabla AP_INVOICES_ALL a «Validated». Un registro de auditoría o una tabla histórica de este campo proporciona la marca de tiempo.
Recopilar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS a «Validated».
Tipo de evento
inferred
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Pago ejecutado
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Representa el momento en que se crea y emite el pago al proveedor. Es un evento explícito que se registra mediante la creación de un registro de pago vinculado a la factura. | ||
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Por qué es importante
Es un hito fundamental para medir la «Tasa de pagos puntuales» y el «Rendimiento de facturas de principio a fin». Indica que la empresa ha cumplido su obligación financiera.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito registrado mediante la creación de un registro de enlace en la tabla AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE o CREATION_DATE pueden utilizarse como marca de tiempo.
Recopilar
Creación de un registro en AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL que vincula una factura con un pago.
Tipo de evento
explicit
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Pago liquidado
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Es la actividad final del proceso y confirma que el pago se ha liquidado en el banco. Normalmente, este evento se registra mediante actualizaciones de estado de Oracle Cash Management después de la conciliación bancaria. | ||
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Por qué es importante
Este es el verdadero final del proceso de principio a fin y proporciona los datos más precisos para el «Tiempo medio del ciclo de facturas». Cierra el ciclo completo de la transacción financiera.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando el estado del pago se actualiza a «CLEARED» en la tabla AP_CHECKS_ALL. La columna CLEARED_DATE proporciona la marca de tiempo de este evento.
Recopilar
CLEARED_DATE se rellena en la tabla AP_CHECKS_ALL.
Tipo de evento
inferred
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Pago programado
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Marca el momento en que una factura aprobada se incluye en una Payment Process Request (PPR) o en un lote de pagos, pero aún no se ha pagado. Se registra cuando se finalizan los registros de programación de pagos. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad conecta la aprobación con el pago real. Analizar el tiempo empleado en esta fase es importante para prever y gestionar el flujo de caja.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando checkrun_id se rellena en la tabla AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL para la factura. La fecha de creación de la PPR puede utilizarse como marca de tiempo.
Recopilar
Asociación de la factura con una Payment Process Request (PPR).
Tipo de evento
inferred
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Aprobación iniciada
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Indica que la factura ha entrado en el Workflow de aprobación y se ha enviado al primer aprobador. Se infiere a partir de un cambio en el estado del Workflow de la factura. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad inicia el cómputo del KPI «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas». Ayuda a diferenciar el tiempo de espera por falta de datos del tiempo de espera por el aprobador.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio de WFAPPROVAL_STATUS en la tabla AP_INVOICES_ALL desde un estado previo al Workflow a «Initiated» o a un estado pendiente similar.
Recopilar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a «Initiated».
Tipo de evento
inferred
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Conciliación realizada
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Representa la acción del sistema o del usuario de conciliar la factura con una orden de compra (PO) o una recepción de mercancías (GRN), o con ambas. Este evento se registra cuando se actualiza el estado de conciliación de la factura. | ||
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Por qué es importante
Es un paso crucial para las facturas basadas en órdenes de compra que repercute directamente en el análisis «Tendencias de discrepancias de la conciliación a tres vías». Los fallos o retrasos en este punto son una fuente importante de cuellos de botella.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de la actualización de WFAPPROVAL_STATUS o de un campo de estado de conciliación similar en AP_INVOICES_ALL que indique que se ha realizado un intento de conciliación.
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado relacionado con la conciliación de la orden de compra.
Tipo de evento
inferred
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Descuento por pronto pago aprovechado
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Evento calculado que indica que un pago se ejecutó antes de tiempo para aprovechar un descuento. Se obtiene comparando la fecha real de pago con las condiciones de descuento almacenadas en la programación de pagos. | ||
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Por qué es importante
Este evento respalda directamente el Dashboard «Obtención de descuentos por pronto pago». Ayuda a cuantificar los beneficios financieros de un proceso de AP eficiente e identificar oportunidades perdidas.
Dónde obtenerlo
Se calcula comparando la fecha de pago, procedente de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, con los campos de fecha de descuento (DISCOUNT_DATE) de la tabla AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Recopilar
Comparar la fecha de ejecución del pago con la fecha de elegibilidad para el descuento.
Tipo de evento
calculated
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Factura cancelada
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Representa la finalización del proceso de la factura antes del pago. Es una acción explícita que se registra cuando un usuario cancela la factura y se rellena la fecha de cancelación. | ||
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Por qué es importante
Es un estado final no satisfactorio para la factura. Analizar la frecuencia y los motivos de las cancelaciones puede revelar problemas iniciales en las compras o en la gestión de proveedores.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando se rellena la columna CANCELLED_DATE de la tabla AP_INVOICES_ALL. La propia fecha sirve como marca de tiempo del evento.
Recopilar
CANCELLED_DATE se rellena en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
inferred
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|||
|
Factura rechazada
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Indica que un aprobador ha rechazado la factura, deteniendo el proceso y requiriendo normalmente su corrección y reenvío. Se registra como un cambio de estado dentro del Workflow de aprobación. | ||
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Por qué es importante
Pone de manifiesto un bucle de retrabajo importante en el proceso. Analizar la frecuencia y los motivos de rechazo puede revelar malentendidos sobre las políticas o problemas sistémicos de datos.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio de la columna WFAPPROVAL_STATUS de la tabla AP_INVOICES_ALL a «Rejected». Las tablas del historial del Workflow pueden proporcionar más detalles.
Recopilar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a «Rejected».
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Retención aplicada
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Indica que se ha aplicado una retención a la factura, lo que impide su pago. Es un evento explícito que se registra cuando se crea un registro de retención asociado a la factura, normalmente debido a discrepancias o incumplimientos de políticas. | ||
|
Por qué es importante
Identifica directamente las excepciones y los cuellos de botella del proceso. Analizar los motivos y la duración de las retenciones es fundamental para comprender y resolver los problemas habituales de procesamiento.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito registrado mediante la creación de una nueva entrada en la tabla AP_HOLDS_ALL vinculada al INVOICE_ID específico.
Recopilar
Marca de tiempo de creación del registro en la tabla AP_HOLDS_ALL.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Retención liberada
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Marca la resolución de un problema y la eliminación de una retención, lo que permite que la factura continúe con el proceso de pago. Se registra cuando el registro de retención se actualiza con la información de liberación. | ||
|
Por qué es importante
Mide el tiempo necesario para resolver las discrepancias. Junto con «Retención aplicada», ayuda a cuantificar la duración y el impacto del retrabajo y la gestión de excepciones.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando las columnas RELEASE_LOOKUP_CODE y LAST_UPDATE_DATE de la tabla AP_HOLDS_ALL se rellenan para un registro de retención existente.
Recopilar
Marca de tiempo de actualización del registro de AP_HOLDS_ALL con los detalles de liberación.
Tipo de evento
inferred
|
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