Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar
Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe seguir
- Guía de extracción para Oracle Fusion Financials
Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
|
Factura
InvoiceId
|
Identificador único de cada factura procesada. | ||
|
Descripción
La «Factura» es el identificador principal del caso y vincula todas las actividades desde que se recibe la factura hasta que se paga. Cada InvoiceId único representa una instancia completa del proceso, lo que permite analizar todo el recorrido de cada factura por el proceso de cuentas por pagar. Es la base del análisis del proceso y conecta todos los eventos y atributos relacionados.
Por qué es importante
Es esencial para seguir el ciclo de vida de cada factura de principio a fin y analizar las variantes del proceso, los cuellos de botella y el volumen total.
Dónde obtenerlo
Suele corresponder a INVOICE_ID o INVOICE_NUM de la tabla AP_INVOICES_ALL en Oracle Fusion Financials.
Ejemplos
INV-987657334001APO-INV-2023-005
|
|||
|
Hora del evento
EventTime
|
Sello de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad. | ||
|
Descripción
Este atributo proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso. Es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración entre pasos. Estos datos permiten analizar el rendimiento, por ejemplo, detectar cuellos de botella midiendo los tiempos de espera, calcular los tiempos de ciclo de etapas específicas, como las aprobaciones, y supervisar el cumplimiento de los SLA.
Por qué es importante
Es fundamental para calcular todas las métricas temporales, incluidos los tiempos de ciclo y de espera, que son esenciales para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia del proceso.
Dónde obtenerlo
Corresponde a las fechas de creación, las fechas de última actualización o los sellos de tiempo de eventos específicos en distintas tablas de Oracle Fusion (por ejemplo, LAST_UPDATE_DATE, CREATION_DATE y APPROVAL_DATE).
Ejemplos
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
|
|||
|
Nombre de la actividad
ActivityName
|
Nombre del paso o evento específico del proceso que tuvo lugar. | ||
|
Descripción
Este atributo describe un paso del ciclo de vida del procesamiento de facturas, como «Factura creada», «Aprobación iniciada» o «Pago ejecutado». Al ordenar estas actividades cronológicamente, las herramientas de Process Mining pueden reconstruir el flujo completo del proceso de cada factura. Analizar las actividades ayuda a identificar las rutas más frecuentes, las desviaciones y los ciclos de retrabajo.
Por qué es importante
Es la base del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo, identificar desviaciones y medir el rendimiento de cada paso.
Dónde obtenerlo
Suele obtenerse de los cambios de estado, las tablas de eventos o los registros de auditoría de Oracle Fusion Financials. Puede ser necesario asignar datos de distintas tablas y campos de origen.
Ejemplos
Factura validadaFactura retenidaFactura aprobadaPago ejecutado
|
|||
|
Estado de la factura
InvoiceStatus
|
Estado actual o final de la factura. | ||
|
Descripción
Indica el estado actual de una factura dentro del proceso, por ejemplo, «Validada», «Pendiente de aprobación», «Pagada» o «Cancelada». Este atributo muestra en qué etapa del ciclo de vida se encuentra la factura y resulta útil en los Dashboards operativos. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados del proceso, como la tasa de facturas canceladas o rechazadas.
Por qué es importante
Ofrece una visión rápida del resultado y el estado actual de la factura, y ayuda a analizar las tasas de excepciones, como las cancelaciones, y la eficiencia del proceso.
Dónde obtenerlo
Puede obtenerse del campo de estado de AP_INVOICES_ALL o del estado de pago de AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Ejemplos
ValidadaPagadaCanceladaRequiere nueva validación
|
|||
|
Fecha de pago
PaymentDate
|
Fecha en que se ejecutó el pago de la factura. | ||
|
Descripción
Este atributo registra la fecha en que se realizó el pago. Se utiliza para confirmar que el proceso de cuentas por pagar de una factura ha finalizado. Comparar la fecha de pago con la fecha de vencimiento es fundamental para calcular la tasa de pagos puntuales y analizar la obtención de descuentos por pronto pago. Es un dato clave para la gestión de tesorería y del flujo de caja.
Por qué es importante
Permite calcular los KPI de pagos puntuales y analizar la obtención de descuentos por pronto pago, con un impacto directo en la gestión del flujo de caja.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de tablas de pagos como AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL, en particular de campos como ACCOUNTING_DATE o CHECK_DATE.
Ejemplos
2023-11-132023-12-052024-01-19
|
|||
|
Fecha de vencimiento
DueDate
|
Fecha límite para pagar la factura. | ||
|
Descripción
Fecha calculada en la que debe pagarse la factura para evitar recargos por demora y mantener una buena relación con el proveedor, según la fecha de la factura y las condiciones de pago. Este atributo es fundamental para supervisar los pagos puntuales y gestionar el flujo de caja. El KPI «Tasa de pagos puntuales» se calcula comparando la fecha de pago con esta fecha de vencimiento.
Por qué es importante
Es esencial para medir la tasa de pagos puntuales, gestionar el flujo de caja y evitar recargos por demora. También es un campo clave para comprobar el cumplimiento de las políticas de pago.
Dónde obtenerlo
Puede ser un campo directo de una tabla de calendarios de pago (por ejemplo, AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL) o calcularse a partir de INVOICE_DATE y las condiciones de pago.
Ejemplos
2023-11-142023-12-012024-01-19
|
|||
|
Hora de finalización
EndTime
|
Marca de tiempo de la última actividad de la factura. | ||
|
Descripción
Representa la marca de tiempo del evento final del ciclo de vida de la factura, como «Pago liquidado» o «Factura cancelada». Este atributo suele obtenerse buscando el último valor de «EventTime» para cada «InvoiceId». Es esencial para calcular el tiempo total de procesamiento de una factura, de principio a fin.
Por qué es importante
Permite calcular el tiempo total de ciclo de cada factura, un KPI fundamental para medir la eficiencia general del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado que se obtiene buscando el valor máximo de EventTime para cada caso (InvoiceId) del conjunto de datos.
Ejemplos
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
|
|||
|
Importe de la factura
InvoiceAmount
|
Importe total de la factura. | ||
|
Descripción
Este atributo representa el importe total adeudado en la factura. Es una métrica fundamental para el análisis financiero y para priorizar facturas. Analizar los importes permite detectar si las facturas de mayor valor reciben un tratamiento distinto o sufren más retrasos que las de menor valor. También es clave para los Dashboards de previsión del flujo de caja y análisis de pagos duplicados.
Por qué es importante
Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, priorizar las facturas de mayor importe, comparar el tiempo de procesamiento según el valor y calcular el impacto económico de los retrasos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo INVOICE_AMOUNT de la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
5400.50125000.00750.25
|
|||
|
Nombre del proveedor
VendorName
|
Nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
|
Descripción
Identifica al proveedor asociado a la factura. Es una dimensión fundamental para analizar el rendimiento del proceso por proveedor. Por ejemplo, permite determinar qué proveedores tienen más facturas retenidas, mayores tiempos de procesamiento o más discrepancias en la conciliación. Esta información ayuda a gestionar las relaciones con los proveedores y a detectar problemas sistémicos relacionados con alguno de ellos.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento por proveedor y detectar problemas específicos, como retrasos frecuentes, discrepancias o retenciones.
Dónde obtenerlo
Suele obtenerse del campo VENDOR_NAME de POZ_SUPPLIERS o de tablas relacionadas con proveedores, mediante una unión con VENDOR_ID en AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
Global Office Supplies Inc.Innovate Tech ServicesReliable Logistics Co.
|
|||
|
Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
|
Identificador de la orden de compra asociada a la factura. | ||
|
Descripción
Número único de la orden de compra (PO) que autorizó la adquisición de bienes o servicios. Este atributo es fundamental para analizar la conciliación a tres vías (orden de compra, recepción de mercancías y factura). Una tasa elevada de discrepancias en las facturas vinculadas a órdenes de compra puede indicar problemas en los departamentos de compras o recepción. Comparar las facturas con y sin orden de compra también permite detectar diferencias en el comportamiento del proceso.
Por qué es importante
Es fundamental para analizar la conciliación a tres vías, detectar discrepancias y comprender las diferencias entre las facturas asociadas a una orden de compra y las que no lo están.
Dónde obtenerlo
Esta información suele obtenerse al unir las tablas de líneas de factura (por ejemplo, AP_INVOICE_LINES_ALL) con las tablas de órdenes de compra (por ejemplo, PO_HEADERS_ALL).
Ejemplos
PO-10056982347null
|
|||
|
Usuario
User
|
ID o nombre de la persona que realizó la actividad. | ||
|
Descripción
Identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso del proceso. Puede ser quien registró la factura, la persona responsable que la aprobó o quien ejecutó el pago. El análisis por usuario ayuda a detectar necesidades de formación, distribuir la carga de trabajo y conocer las diferencias de rendimiento entre integrantes del equipo. También es fundamental para el cumplimiento y la trazabilidad de auditoría.
Por qué es importante
Permite analizar la carga de trabajo y el rendimiento del equipo, así como detectar cuellos de botella individuales y oportunidades de formación. También es fundamental para facilitar las auditorías.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de campos relacionados con el usuario, como CREATED_BY o LAST_UPDATED_BY en distintas tablas, o de tablas específicas del flujo de trabajo o del historial de aprobaciones.
Ejemplos
john.doejane.smithap.clerk1
|
|||
|
Condiciones de pago
PaymentTerms
|
Condiciones de pago acordadas con el proveedor. | ||
|
Descripción
Define las condiciones de pago al proveedor, como «30 días netos» o «2 % a 10 días, 30 días netos». Este atributo sirve de base para calcular la fecha de vencimiento de la factura y detectar oportunidades de obtener descuentos por pronto pago. Analizar las condiciones de pago ayuda a planificar el flujo de caja y es fundamental para el Dashboard «Obtención de descuentos por pronto pago», que permite medir con qué eficacia la empresa aprovecha los descuentos disponibles.
Por qué es importante
Afecta directamente al flujo de caja y a la rentabilidad, ya que determina los calendarios de pago y el acceso a descuentos por pronto pago.
Dónde obtenerlo
Está disponible en las tablas AP_TERMS_TL o AP_TERMS_B, vinculadas a la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
30 días netos60 días netos2 % a 10 días, 30 días netos
|
|||
|
Es retrabajo
IsRework
|
Indicador que señala si la factura ha requerido retrabajo. | ||
|
Descripción
Indicador booleano (verdadero/falso) que identifica las facturas que han pasado por ciclos de retrabajo, como repetir pasos de validación o volver de una etapa posterior a una anterior (por ejemplo, de «Pendiente de aprobación» a «Requiere nueva validación»). Suele calcularse analizando la secuencia de actividades. Es esencial para cuantificar la «Tasa de retrabajo de facturas» y comprender las ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Cuantifica la frecuencia de los ciclos de retrabajo ineficientes y ayuda a identificar las causas de fondo de las excepciones del proceso y del esfuerzo desperdiciado.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado. Se obtiene analizando la secuencia de actividades de cada caso para detectar pasos repetidos o retrocesos en el flujo del proceso.
Ejemplos
truefalse
|
|||
|
Estado de conciliación
MatchingStatus
|
Indica el resultado del proceso de conciliación de la factura. | ||
|
Descripción
Muestra el resultado de la validación en la que se compara la factura con una orden de compra y una recepción de mercancías (conciliación a tres vías). Los estados posibles incluyen «Conciliada», «Conciliada parcialmente» o «Fallida». Este atributo sirve de base para el KPI «Tasa de fallos en la conciliación a tres vías» y el Dashboard de análisis de discrepancias asociado. Ayuda a diagnosticar problemas en el ciclo de compras a pagos.
Por qué es importante
Mide directamente el éxito del proceso automatizado de conciliación y pone de manifiesto las discrepancias que generan retrabajo manual y retrasos en los pagos.
Dónde obtenerlo
Este estado suele encontrarse en el encabezado o en las líneas de la factura, en tablas como AP_INVOICES_ALL o AP_INVOICE_LINES_ALL.
Ejemplos
CorrectaError: diferencia de precioError: diferencia de cantidadNo se requiere
|
|||
|
Fecha de la factura
InvoiceDate
|
Fecha indicada en la factura del proveedor. | ||
|
Descripción
Es la fecha en que el proveedor emitió la factura. Sirve como punto de partida para determinar la fecha de vencimiento del pago según las condiciones acordadas. Comparar la fecha de la factura con la fecha en que se registró en el sistema (actividad «Factura creada») permite detectar retrasos en el envío de facturas o en el procesamiento de su recepción. Este análisis ayuda a identificar cuellos de botella iniciales que pueden afectar los pagos puntuales y la obtención de descuentos.
Por qué es importante
Sirve de referencia para calcular las fechas de vencimiento de los pagos y detectar retrasos entre la emisión de una factura y su entrada en el proceso de cuentas por pagar.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo INVOICE_DATE de la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
2023-10-152023-11-012023-12-20
|
|||
|
Moneda de la factura
InvoiceCurrency
|
Moneda en la que se expresa el importe de la factura. | ||
|
Descripción
Indica la moneda en la que está expresada la factura (por ejemplo, USD, EUR o GBP). Es esencial para los análisis que abarcan varios países o monedas. Aporta el contexto necesario para interpretar correctamente el importe de la factura y las métricas financieras. En las organizaciones globales, es un atributo clave para filtrar y segmentar los datos financieros.
Por qué es importante
Aporta el contexto necesario para interpretar correctamente el importe de la factura y realizar análisis e informes financieros precisos, especialmente en operaciones multinacionales.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo INVOICE_CURRENCY_CODE de la tabla AP_INVOICES_ALL.
Ejemplos
USDEURGBPJPY
|
|||
|
Motivo de la retención
HoldReason
|
Motivo por el que se retuvo una factura. | ||
|
Descripción
Cuando se impide que una factura avance hasta el pago, se aplica una retención. Este atributo registra el motivo específico, como «Diferencia de precio», «Discrepancia en la cantidad» o «Pendiente de recepción de mercancías». Analizar los motivos de retención es clave para identificar las causas de fondo de las interrupciones y los retrasos del proceso. También permite crear Dashboards para supervisar las excepciones y el retrabajo.
Por qué es importante
Permite identificar las causas de fondo de los retrasos en los pagos y las excepciones en las facturas, y aporta información útil para mejorar el proceso y comunicarse con los proveedores.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de tablas como AP_HOLDS_ALL, que está vinculada a la factura y contiene el motivo o código de retención.
Ejemplos
Diferencia de precioLa cantidad facturada supera la cantidad recibidaFactura duplicada
|
|||
|
Pago puntual
IsOnTimePayment
|
Indicador que señala si la factura se pagó antes de su fecha de vencimiento o en esa fecha. | ||
|
Descripción
Indicador booleano (verdadero/falso) que se obtiene al comparar la fecha de pago con la fecha de vencimiento. Si el pago se realiza en la fecha de vencimiento o antes, el valor es verdadero. Este atributo permite calcular el KPI «Tasa de pagos puntuales» y es fundamental para supervisar el cumplimiento de las políticas de pago y gestionar las relaciones con los proveedores.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, fundamental para las relaciones con los proveedores, la planificación financiera y la prevención de recargos por demora.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado a partir de otros campos. La lógica es: IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false.
Ejemplos
truefalse
|
|||
|
Persona responsable de la aprobación
Approver
|
Persona que aprobó el pago de la factura. | ||
|
Descripción
Identifica al usuario o responsable que otorgó la aprobación final o una aprobación clave de la factura. Este atributo es esencial para el Dashboard «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas», que desglosa los tiempos de aprobación por persona responsable. Analizar estos datos permite detectar cuellos de botella en la jerarquía de aprobación, identificar a quienes tienen una carga de trabajo elevada y comprobar el cumplimiento de las políticas de delegación de autoridad.
Por qué es importante
Es fundamental para analizar el flujo de trabajo de aprobación, detectar cuellos de botella relacionados con personas responsables específicas y auditar el cumplimiento de las políticas de aprobación.
Dónde obtenerlo
Esta información suele almacenarse en las tablas de flujo de trabajo de Oracle (por ejemplo, las relacionadas con el motor de gestión de aprobaciones, AME) o en tablas del historial de auditoría.
Ejemplos
s.jonesm.riverad.chen
|
|||
|
Sistema de origen
SourceSystem
|
Sistema del que se extrajeron los datos. | ||
|
Descripción
Este atributo identifica el origen de los datos, que en este proceso suele ser «Oracle Fusion Financials». En entornos con varios sistemas, como uno independiente para escanear documentos con OCR, este campo permite distinguir el origen de los distintos eventos. Garantiza la trazabilidad de los datos y aporta contexto, especialmente al integrar datos de varias plataformas.
Por qué es importante
Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, garantiza su trazabilidad y facilita la gestión de la integración de datos procedentes de varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Suele ser un valor estático que se define al configurar la extracción de datos.
Ejemplos
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
|
|||
|
Última actualización de los datos
LastUpdateDate
|
Sello de tiempo de la última actualización de los datos. | ||
|
Descripción
Este atributo indica la fecha y hora más recientes en que se extrajeron los datos de este proceso del sistema de origen. Es un campo de metadatos que se aplica a todo el conjunto de datos en cada actualización. Esta información es fundamental para conocer la actualidad de los datos y el período que abarca el análisis. Aporta transparencia y ayuda a interpretar correctamente los resultados.
Por qué es importante
Informa sobre la actualidad de los datos y permite conocer el período que abarca el análisis y cuándo se realizó la última actualización.
Dónde obtenerlo
Este valor se genera y se registra en el conjunto de datos durante la extracción.
Ejemplos
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
|
|||
|
Unidad de negocio
BusinessUnit
|
Unidad de negocio o unidad operativa responsable de la factura. | ||
|
Descripción
Identifica la unidad de negocio, el departamento o el centro de costes que asumió el gasto. Es una dimensión fundamental para analizar la organización y comparar el rendimiento del proceso entre distintas áreas de la empresa. Ayuda a determinar si problemas como los largos tiempos de aprobación o las altas tasas de excepciones se concentran en determinadas unidades de negocio, lo que permite orientar las iniciativas de mejora.
Por qué es importante
Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de la organización y detectar cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de cada departamento.
Dónde obtenerlo
Esta información suele encontrarse en la tabla AP_INVOICES_ALL como ORG_ID, que puede unirse a las tablas de organización de HR para obtener el nombre de la unidad de negocio.
Ejemplos
Ventas de NorteaméricaOperaciones europeasFinanzas de la sede central
|
|||
Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
|
Factura aprobada
|
Representa la aprobación definitiva de la factura, que autoriza su pago. Este hito clave se infiere cuando el campo de estado del flujo de trabajo se actualiza a un estado final de aprobación. | ||
|
Por qué es importante
Es un hito fundamental que cierra el ciclo de aprobación. Resulta esencial para calcular el «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas» e identificar cuellos de botella relacionados con las personas aprobadoras.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando la columna WFAPPROVAL_STATUS de la tabla AP_INVOICES_ALL cambia a «Manually Approved», «Workflow Approved» o a un estado final de aprobación similar.
Capturar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a un estado aprobado.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Factura creada
|
Indica la creación inicial de un registro de factura en el sistema, ya sea mediante entrada manual, escaneo (OCR) o intercambio electrónico de datos (EDI). El evento se registra cuando se inserta un nuevo registro en la tabla principal de facturas. | ||
|
Por qué es importante
Este es el inicio definitivo del ciclo de vida del procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta los siguientes permite detectar retrasos en las etapas previas y medir la duración total del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se obtiene del sello de tiempo de creación del registro de factura en la tabla AP_INVOICES_ALL, normalmente mediante la columna CREATION_DATE.
Capturar
Sello de tiempo de creación del registro en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Factura validada
|
Esta actividad indica que se han completado correctamente las comprobaciones automáticas del sistema sobre los datos de la factura, como la validación del formato y la coincidencia con un proveedor. Se registra mediante el seguimiento de los cambios en el campo de estado de validación de la factura. | ||
|
Por qué es importante
Indica que la factura está lista para continuar con el procesamiento, por ejemplo, para conciliarla o aprobarla. Los retrasos antes de este paso pueden señalar problemas de entrada de datos y servir de apoyo al Dashboard «Análisis de errores de entrada de datos de facturas».
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando la columna VALIDATION_STATUS de la tabla AP_INVOICES_ALL cambia a «Validated». Una pista de auditoría o una tabla histórica de este campo proporciona el sello de tiempo.
Capturar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS a «Validated».
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Pago ejecutado
|
Indica el momento en que se crea y se emite el pago al proveedor. Es un evento explícito que se registra al crear un registro de pago vinculado a la factura. | ||
|
Por qué es importante
Es un hito fundamental para medir el «Porcentaje de pagos puntuales» y el «Volumen de facturas de principio a fin». Indica que la empresa ha cumplido su obligación financiera.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra al crear un registro de enlace en la tabla AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL. ACCOUNTING_DATE o CREATION_DATE pueden utilizarse como sello de tiempo.
Capturar
Creación de un registro en AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL que vincula una factura con un pago.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Pago liquidado
|
Es la última actividad del proceso y confirma que el banco ha liquidado el pago. Este evento suele registrarse mediante actualizaciones de estado de Oracle Cash Management después de la conciliación bancaria. | ||
|
Por qué es importante
Este es el verdadero final del proceso de principio a fin y proporciona los datos más precisos para calcular el «Tiempo medio del ciclo de las facturas». Cierra el ciclo completo de la transacción financiera.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando el estado del pago cambia a «CLEARED» en la tabla AP_CHECKS_ALL. La columna CLEARED_DATE proporciona el sello de tiempo del evento.
Capturar
Se rellena CLEARED_DATE en la tabla AP_CHECKS_ALL.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Pago programado
|
Indica que una factura aprobada se ha incluido en una solicitud de proceso de pago (PPR) o en un lote de pagos, pero aún no se ha pagado. Se registra cuando se finalizan los registros de programación de pagos. | ||
|
Por qué es importante
Esta actividad conecta la aprobación con el pago efectivo. Analizar el tiempo que se pasa en esta etapa es importante para prever y gestionar el flujo de caja.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando se rellena checkrun_id en la tabla AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL para la factura. La fecha de creación de la PPR puede servir como sello de tiempo.
Capturar
Asociación de la factura con una solicitud de proceso de pago (PPR).
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Aprobación iniciada
|
Indica que la factura ha entrado en el flujo de trabajo de aprobación y se ha enviado a la primera persona aprobadora. Se infiere a partir de un cambio en el estado del flujo de trabajo de la factura. | ||
|
Por qué es importante
Esta actividad inicia el cómputo del KPI «Tiempo de ciclo de aprobación de facturas». Permite distinguir el tiempo de espera por datos del tiempo de espera por la aprobación.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando WFAPPROVAL_STATUS en la tabla AP_INVOICES_ALL cambia de un estado anterior al flujo de trabajo a «Initiated» o a un estado pendiente similar.
Capturar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a «Initiated».
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Conciliación realizada
|
Representa la acción del sistema o de una persona de conciliar la factura con una orden de compra (PO) o una nota de recepción de mercancías (GRN), o con ambas. El evento se registra cuando se actualiza el estado de conciliación de la factura. | ||
|
Por qué es importante
Es un paso fundamental para las facturas asociadas a órdenes de compra y afecta directamente al análisis «Tendencias de discrepancias en la conciliación de tres vías». Los errores o retrasos en esta etapa son una de las principales causas de los cuellos de botella del proceso.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de la actualización de WFAPPROVAL_STATUS o de un campo similar de estado de conciliación en AP_INVOICES_ALL, que indica que se ha intentado realizar una conciliación.
Capturar
Sello de tiempo del cambio de estado relacionado con la conciliación de la orden de compra.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Descuento por pronto pago aprovechado
|
Evento calculado que indica que el pago se ejecutó antes de tiempo para aprovechar un descuento. Se obtiene al comparar la fecha real de pago con las condiciones de descuento almacenadas en la programación de pagos. | ||
|
Por qué es importante
Contribuye directamente al Dashboard «Descuentos por pronto pago aprovechados». Ayuda a cuantificar las ventajas financieras de un proceso eficiente de cuentas por pagar e identificar oportunidades perdidas.
Dónde obtenerlo
Se calcula comparando la fecha de pago (de AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL) con los campos de fecha de descuento (DISCOUNT_DATE) de la tabla AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL.
Capturar
Comparar la fecha de ejecución del pago con la fecha límite para obtener el descuento.
Tipo de evento
calculated
|
|||
|
Factura cancelada
|
Representa la finalización del proceso de la factura antes del pago. Es una acción explícita que se registra cuando una persona cancela la factura y se rellena la fecha de cancelación. | ||
|
Por qué es importante
Es un estado final no satisfactorio para una factura. Analizar la frecuencia y los motivos de las cancelaciones puede revelar problemas en las etapas previas de compras o gestión de proveedores.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando se rellena la columna CANCELLED_DATE de la tabla AP_INVOICES_ALL. La propia fecha sirve como sello de tiempo del evento.
Capturar
Se rellena CANCELLED_DATE en la tabla AP_INVOICES_ALL.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Factura rechazada
|
Indica que una persona aprobadora ha rechazado la factura, lo que detiene el proceso y suele requerir una corrección y un nuevo envío. Se registra como un cambio de estado en el flujo de trabajo de aprobación. | ||
|
Por qué es importante
Señala un ciclo de retrabajo importante en el proceso. Analizar la frecuencia y los motivos de los rechazos puede revelar malentendidos sobre las políticas o problemas sistémicos con los datos.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando la columna WFAPPROVAL_STATUS de la tabla AP_INVOICES_ALL cambia a «Rejected». Las tablas del historial del flujo de trabajo pueden aportar más detalles.
Capturar
Cambio de AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS a «Rejected».
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Factura retenida
|
Indica que se ha aplicado una retención a la factura, lo que impide su pago. Es un evento explícito que se registra cuando se crea un registro de retención asociado a la factura, a menudo debido a discrepancias o incumplimientos de las políticas. | ||
|
Por qué es importante
Identifica directamente las excepciones y los cuellos de botella del proceso. Analizar los motivos y la duración de las retenciones es clave para comprender y resolver los problemas habituales de procesamiento.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra al crear una entrada en la tabla AP_HOLDS_ALL vinculada al INVOICE_ID correspondiente.
Capturar
Sello de tiempo de creación del registro en la tabla AP_HOLDS_ALL.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Retención liberada
|
Indica que se ha resuelto un problema y se ha retirado la retención, por lo que la factura puede continuar con el proceso de pago. Se registra cuando se actualiza el registro de retención con la información de liberación. | ||
|
Por qué es importante
Mide el tiempo necesario para resolver las discrepancias. Al analizarlo junto con «Factura retenida», permite cuantificar la duración y el impacto del trabajo repetido y la gestión de excepciones.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando se rellenan las columnas RELEASE_LOOKUP_CODE y LAST_UPDATE_DATE de la tabla AP_HOLDS_ALL para un registro de retención existente.
Capturar
Sello de tiempo de actualización del registro de AP_HOLDS_ALL con los detalles de liberación.
Tipo de evento
inferred
|
|||
Guías de extracción
¿Listo para empezar?
Utilice este Template de datos para poner en marcha su iniciativa de Process Mining y lograr mejoras importantes en las operaciones de cuentas por pagar. Empiece hoy a transformar sus flujos de trabajo financieros.
Reduzca un 60 % los costes de procesamiento de facturas de cuentas por pagar: empiece ahora
Automatice el procesamiento de facturas de cuentas por pagar y reduzca los errores para ahorrar un 60 % en costes.
No se requiere tarjeta de crédito • Configuración en minutos