Su Template de datos de incorporación de empleados

La fecha y hora del evento registran el momento exacto en que ocurrió una actividad. Este dato es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular el tiempo transcurrido entre los distintos pasos del proceso. Debe reflejar la hora de finalización de una actividad o el momento en que ocurrió un evento instantáneo.

Este atributo es la base de todos los análisis temporales de Process Mining. Se utiliza para calcular indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de ciclo, el tiempo de espera y el tiempo de procesamiento. El análisis de las fechas y horas permite identificar cuellos de botella, medir el rendimiento del proceso frente a los acuerdos de nivel de servicio y comprender cómo se distribuyen las actividades en el tiempo.

Esta fecha y hora es esencial para ordenar los eventos, calcular métricas temporales como el tiempo de ciclo y el tiempo de espera, y descubrir cuellos de botella en el proceso.

Se encuentra en los registros del sistema o en los registros de transacciones asociados a cada tarea o hito de incorporación. Suele aparecer como fecha de finalización o fecha de creación.

El ID del caso de incorporación es la clave principal para hacer un seguimiento de todo el proceso de incorporación de una nueva persona contratada, desde el inicio hasta el final. Cada proceso de incorporación, desde la aceptación inicial de la oferta hasta la finalización de todas las tareas requeridas, recibe un identificador único. Este ID vincula todos los eventos, tareas e hitos relacionados.

En Process Mining, este atributo es fundamental para relacionar los casos. Permite que el software reconstruya el flujo completo del proceso de cada nueva persona contratada y conecte eventos distintos, como «Inicio de la verificación de antecedentes» y «Equipo entregado», en una sola cronología coherente. Sin un identificador de caso fiable, no es posible analizar los procesos a nivel de caso.

Esta es la clave esencial para conectar todos los eventos relacionados con el proceso de incorporación de una sola persona contratada y hacer posible el análisis integral del proceso.

Por lo general, lo genera el sistema principal de RR. HH. o de gestión de incorporaciones cuando se inicia un nuevo proceso de contratación.

Este atributo describe un paso o evento concreto dentro del proceso general de incorporación. Algunos ejemplos son «Oferta aceptada», «Verificación de antecedentes completada» o «Solicitud de preparación de TI». Para crear un mapa de procesos preciso y fácil de entender, es fundamental utilizar nombres de actividad claros y coherentes.

En el análisis, el nombre de la actividad se utiliza para visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos concretos y medir la frecuencia de cada actividad. Es la base del mapa de procesos y permite comprender qué ocurre en cada etapa de la incorporación. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a descubrir desviaciones e ineficiencias en el proceso.

Define los pasos individuales del proceso y permite crear un mapa de procesos y analizar el flujo de trabajo, los cuellos de botella y las desviaciones.

Se obtiene de los registros de eventos, los módulos de gestión de tareas o los registros de auditoría de los sistemas de RR. HH., TI e incorporación.

Este atributo identifica el sistema de información de origen de cada evento del conjunto de datos, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS), un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o una herramienta de gestión de servicios de TI (ITSM). Como los procesos de incorporación suelen abarcar varios sistemas, registrar el origen es fundamental para validar los datos y comprender las interacciones entre sistemas.

En un análisis de Process Mining, conocer el sistema de origen ayuda a diagnosticar problemas de calidad de los datos y a entender los traspasos entre distintas plataformas. Por ejemplo, analizar el tiempo transcurrido entre una actividad en el sistema de RR. HH. y la actividad correspondiente en el sistema de TI puede revelar problemas de integración o demoras por transferencias manuales de datos. Esta información permite entender por qué ciertos pasos del proceso se comportan de determinada manera.

Identifica el origen de cada evento, algo esencial para resolver problemas de calidad de los datos y analizar los traspasos entre distintos sistemas de la empresa.

Esta información suele añadirse durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL), aunque también puede existir como campo estándar en un almacén de datos centralizado.

Este atributo proporciona una marca de tiempo que indica cuándo se sincronizaron por última vez los datos desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos esencial para conocer la vigencia y actualidad de los datos analizados. No debe confundirse con la hora del evento, que registra cuándo tuvo lugar la actividad empresarial.

La marca de tiempo de la última actualización de los datos es importante para la gobernanza de datos y para garantizar que los análisis se basen en información actual. Ayuda a quienes consultan los Dashboards a saber si están viendo datos en tiempo real o una instantánea de un momento concreto. También es fundamental para depurar los flujos de datos y verificar que los procesos de extracción se ejecuten según lo previsto.

Indica la actualidad de los datos, algo esencial para la gobernanza de datos y para garantizar que el análisis del proceso refleje el estado más reciente de las operaciones.

Esta marca de tiempo suele generarla y registrarla la herramienta de extracción, transformación y carga de datos (ETL) o el flujo de datos durante la ingesta.

Este atributo especifica la unidad organizativa a la que pertenece la nueva contratación, como «Ventas», «Ingeniería» o «Finanzas». Aporta un contexto empresarial esencial a cada caso de incorporación.

En el análisis de Process Mining, el departamento es una dimensión clave para filtrar y comparar. Quienes analizan los datos pueden segmentar los procesos de incorporación para entender cómo varía el desempeño en distintas áreas de la organización. Por ejemplo, pueden comparar el tiempo de ciclo promedio de incorporación del departamento de Ingeniería con el de Marketing para identificar buenas prácticas o áreas que necesitan apoyo. También ayuda a comprender la asignación de recursos y a detectar cuellos de botella específicos de cada departamento durante la incorporación.

Permite comparar la eficiencia de la incorporación, las variaciones del proceso y la experiencia de las nuevas contrataciones entre distintas unidades de negocio, y detectar oportunidades de estandarización.

Suele obtenerse del perfil de la nueva contratación o de los datos de la solicitud de empleo en el sistema de RR. HH.

Este atributo indica la fecha oficial en que la nueva contratación comienza a trabajar. Es un hito clave del proceso de incorporación y sirve como referencia para muchas métricas de desempeño.

La fecha de inicio de la persona empleada permite distinguir las etapas anteriores y posteriores al inicio del trabajo. Es esencial para calcular KPI como «Preparación para el primer día» y «Tiempo de ciclo previo al empleo». Al comparar las marcas de tiempo de actividades como «Entrega del equipo» con la fecha de inicio, las empresas pueden medir la eficacia con que preparan la llegada de una nueva persona empleada. Esta fecha es un plazo clave para todas las actividades previas a la incorporación.

Es una fecha clave que separa las actividades previas y posteriores a la incorporación, y resulta esencial para medir la «Preparación para el primer día» y otros KPI importantes.

Es un campo de fecha básico que se almacena en el contrato o perfil de la persona empleada en el sistema de información de recursos humanos (HRIS).

La hora de finalización del evento indica cuándo termina una actividad con duración. Aunque muchos eventos de incorporación son instantáneos, algunas tareas, como la «verificación de antecedentes» o la «formación obligatoria», tienen un inicio y un fin definidos. Este atributo registra el momento en que concluyen.

En Process Mining, disponer de las horas de inicio y fin permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de una actividad. Este dato es distinto del tiempo de espera, que corresponde al intervalo entre actividades. Analizar el tiempo de procesamiento ayuda a identificar qué tareas concretas tardan más en completarse, en lugar de limitarse a detectar demoras prolongadas entre pasos. También es fundamental para crear modelos precisos de utilización de recursos y analizar en detalle los cuellos de botella de tareas específicas.

Permite calcular con precisión cuánto tardan en completarse actividades específicas (tiempo de procesamiento), un dato clave para analizar los recursos e identificar tareas ineficientes.

Suele encontrarse en sistemas de gestión de tareas o flujos de trabajo donde una actividad tiene estados diferenciados, como «En curso» y «Completada».

El ID del empleado es el código único que se asigna a una nueva contratación cuando se incorpora oficialmente al sistema de información de recursos humanos (HRIS) de la empresa. Este identificador es distinto del ID del caso de incorporación y funciona como clave principal del registro permanente de la persona empleada.

Mientras que el ID del caso de incorporación permite seguir el proceso, el ID del empleado vincula las actividades de incorporación con una persona específica. Esto permite realizar análisis a largo plazo, por ejemplo, relacionar la experiencia de incorporación con el desempeño, la participación o la permanencia futura de la persona empleada. También se utiliza para enriquecer los datos de incorporación con otros atributos, como la antigüedad o los cambios de puesto, procedentes del sistema principal de RR. HH.

Vincula el proceso de incorporación con el registro permanente de la persona empleada y permite analizar a largo plazo cómo influye la incorporación en su permanencia y desempeño.

Se obtiene del sistema central de información de recursos humanos (HRIS) o del archivo maestro de empleados una vez creado el perfil de la nueva contratación.

El atributo Puesto indica el título oficial del cargo que ocupará la nueva contratación, como «Ingeniero de software», «Gerente de cuentas» o «Especialista generalista de RR. HH.». Esta información permite analizar el proceso de incorporación con mayor detalle.

Analizar el proceso por puesto o nivel puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, la incorporación de puestos ejecutivos podría ser muy distinta y más larga que la de puestos de nivel inicial. Este atributo permite crear vistas del proceso adaptadas a distintos grupos de empleados, comparar puestos similares y diseñar itinerarios de incorporación específicos para cada función.

Permite analizar cómo varía el proceso de incorporación según el puesto e identificar dónde se necesita optimizarlo o adaptarlo a funciones específicas.

Se obtiene de la solicitud de empleo o de los datos del puesto de la persona empleada en el sistema de información de recursos humanos (HRIS).

El atributo Responsable de contratación identifica a quien supervisa directamente a la nueva contratación. Esta persona es la principal responsable de su integración, formación y desempeño inicial.

En Process Mining, analizar las actividades por responsable de contratación puede mostrar diferencias en el grado de implicación y la eficacia de quienes gestionan las incorporaciones. También permite identificar a quienes completan las tareas de incorporación con eficiencia y a quienes podrían necesitar más apoyo o formación. Esta información es clave para mejorar la rendición de cuentas de quienes gestionan equipos y dar más coherencia a la experiencia de las nuevas contrataciones, que depende en gran medida de su responsable directo.

Ayuda a evaluar el desempeño y la coherencia con que quienes gestionan equipos cumplen sus responsabilidades de incorporación, lo que influye directamente en la experiencia de las nuevas contrataciones y en el tiempo que tardan en alcanzar su productividad.

Se obtiene de los datos de la solicitud de empleo o de la estructura jerárquica de la persona empleada definida en el sistema de RR. HH.

Este atributo identifica quién o qué realizó una actividad determinada. Puede tratarse de una persona usuaria específica, como quien gestiona la contratación; de un rol, como «Soporte de TI»; o de un sistema automatizado o bot. Esta información es clave para entender la participación de los recursos y los traspasos dentro del proceso.

Analizar quién realiza cada evento ayuda a crear un mapa de interacciones o de la organización que muestra las cargas de trabajo. Permite identificar qué departamentos o personas generan cuellos de botella y detectar oportunidades de automatización al localizar tareas manuales y repetitivas. Entender quién hace cada tarea es fundamental para optimizar los recursos y mejorar la colaboración entre áreas.

Muestra quién realiza cada tarea y permite analizar la distribución de la carga de trabajo, la eficiencia de los traspasos y las oportunidades de automatización.

Se encuentra en el historial de auditoría o en los datos del registro de eventos del sistema de origen. A menudo figura como «ID de usuario», «Modificado por» o «Agente del sistema».

Este atributo especifica la ubicación geográfica o física donde trabajará la nueva contratación. Puede ser una ciudad, un país, un edificio de oficinas concreto o una modalidad como «Remoto».

La ubicación es una dimensión clave para el análisis, ya que los procesos de incorporación pueden variar mucho según la geografía debido a requisitos legales, logística de oficina o prácticas de gestión regionales. Al filtrar o comparar procesos por ubicación, las organizaciones pueden detectar diferencias entre regiones, garantizar el cumplimiento de la normativa local y estandarizar la experiencia de incorporación cuando corresponda. Es especialmente importante para las empresas globales que buscan equilibrar las necesidades locales con los estándares corporativos.

Permite analizar las diferencias geográficas en el proceso de incorporación, algo fundamental para garantizar el cumplimiento y estandarizar la experiencia en una organización global.

Esta información suele almacenarse en el perfil de la persona empleada en el sistema de RR. HH. y, a menudo, se determina a partir de la solicitud de empleo.

Este atributo ofrece un resumen general de la etapa en que se encuentra el caso de incorporación. Entre los estados habituales están «En curso», «Completado», «Cancelado» o «En espera». Suele ser un atributo del caso que cambia a medida que avanza el proceso.

El estado de incorporación resulta especialmente útil para el seguimiento operativo y la creación de Dashboards de alto nivel. Permite ver rápidamente cuántas incorporaciones están activas, completadas o presentan problemas. En Process Mining, se puede utilizar para filtrar los casos incompletos o cancelados, analizar sus causas y entender por qué algunos procesos de incorporación no llegan a completarse.

Ofrece una visión general del avance de los casos, facilita el seguimiento operativo y permite analizar las causas de los procesos de incorporación incompletos o cancelados.

Este estado suele gestionarse y actualizarse en el sistema principal de gestión de incorporaciones o de flujos de trabajo de RR. HH.

Este atributo contiene el nombre completo de la nueva contratación. Proporciona un identificador legible para cada caso de incorporación y facilita la investigación de instancias concretas sin tener que consultar números de ID.

Aunque no suele utilizarse en análisis agregados de procesos, el nombre de la nueva contratación resulta muy útil para el seguimiento operativo y para examinar casos individuales en detalle. Por ejemplo, un Dashboard en tiempo real que muestre el avance de las incorporaciones podría indicar qué personas están atascadas en una etapa determinada, para que el personal de RR. HH. o quienes gestionan el equipo puedan intervenir directamente. Así, los Dashboards de Process Mining resultan más fáciles de usar.

Proporciona un identificador legible para cada caso y facilita que quienes gestionan equipos y el personal de RR. HH. sigan e investiguen procesos de incorporación específicos.

Se obtiene del perfil de la nueva contratación en el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o en el sistema de información de recursos humanos (HRIS).

Este atributo clasifica la modalidad de empleo de la nueva contratación en la empresa. Entre los valores habituales se encuentran «Tiempo completo», «Tiempo parcial», «Por contrato» o «Prácticas». El tipo de empleo suele determinar la complejidad y los requisitos del proceso de incorporación.

Analizar el proceso por tipo de empleo es esencial para comprender sus variaciones. Por ejemplo, la incorporación de una persona contratista puede ser mucho más breve e incluir pasos legales y de TI distintos a los de una persona empleada a tiempo completo. Segmentar el análisis por este atributo permite evaluar las métricas de desempeño de forma justa y ayuda a optimizar itinerarios de incorporación específicos para cada tipo de trabajador.

Permite segmentar el proceso de incorporación según el tipo de trabajador, comparar el desempeño de forma justa y optimizar itinerarios distintos.

Es un atributo básico que se encuentra en los datos del empleo o del puesto de la persona empleada en el sistema principal de RR. HH.