Su Template de datos para la incorporación de empleados

La hora del evento es la marca de tiempo que registra el momento exacto en que ocurrió una actividad. Esta marca es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración entre los distintos pasos del proceso. Debe representar la hora de finalización de una actividad o el momento en que ocurrió un evento instantáneo.

Este atributo es la base de todos los análisis temporales de Process Mining. Se utiliza para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo, de espera y de procesamiento. El análisis de las marcas de tiempo permite identificar cuellos de botella, medir el rendimiento del proceso frente a los acuerdos de nivel de servicio y comprender la distribución temporal de las actividades.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular todas las métricas relacionadas con el tiempo, como el tiempo de ciclo y el tiempo de espera, y descubrir cuellos de botella en el proceso.

Se encuentra en los registros del sistema o en los registros de transacciones asociados con cada tarea o hito de incorporación, a menudo con la etiqueta de fecha de finalización o fecha de creación.

El ID del caso de incorporación actúa como clave principal para realizar el seguimiento de todo el proceso de incorporación de una nueva contratación, desde el inicio hasta el final. Cada proceso de incorporación, desde la aceptación inicial de la oferta hasta la finalización de todas las tareas obligatorias, recibe un identificador único. Este ID vincula todos los eventos, tareas e hitos relacionados.

En Process Mining, este atributo es fundamental para correlacionar los casos. Permite al software reconstruir el flujo completo del proceso de cada nueva contratación y conectar eventos independientes, como «Verificación de antecedentes iniciada» y «Equipo entregado», en una única línea temporal coherente. Sin un identificador de caso fiable, resulta imposible analizar los procesos a nivel de caso.

Es la clave esencial para conectar todos los eventos relacionados con el proceso de incorporación de una sola nueva contratación y hacer posible el análisis integral del proceso.

Normalmente lo genera el sistema principal de RR. HH. o de gestión de incorporaciones cuando se inicia un nuevo proceso de contratación.

Este atributo describe un paso o evento concreto dentro del proceso general de incorporación. Algunos ejemplos son «Oferta aceptada», «Verificación de antecedentes completada» o «Aprovisionamiento de TI solicitado». Contar con una convención de nombres clara y coherente para las actividades es fundamental para crear un mapa de procesos preciso y fácil de entender.

En el análisis, el nombre de la actividad se utiliza para visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos concretos y medir la frecuencia de cada actividad. Constituye la base del mapa de procesos y permite comprender qué ocurre en cada etapa de la incorporación. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a detectar desviaciones e ineficiencias.

Define los pasos individuales del proceso, lo que permite crear un mapa de procesos y analizar el Workflow, los cuellos de botella y las desviaciones.

Se obtiene de registros de eventos, módulos de gestión de tareas o pistas de auditoría de los sistemas de RR. HH., TI e incorporación.

Este atributo identifica el sistema de información de origen de cada evento del conjunto de datos, como un HRIS, un Applicant Tracking System (ATS) o una herramienta de IT Service Management (ITSM). Dado que los procesos de incorporación suelen abarcar varios sistemas, registrar el origen es esencial para validar los datos y comprender las interacciones entre sistemas.

En un análisis de Process Mining, conocer el sistema de origen ayuda a diagnosticar problemas de calidad de datos y a comprender las transferencias entre distintas plataformas. Por ejemplo, analizar el retraso entre una actividad del sistema de RR. HH. y la actividad correspondiente en el sistema de TI puede revelar problemas de integración o demoras en la transferencia manual de datos. También aporta contexto para entender por qué determinados pasos del proceso se comportan de una manera concreta.

Identifica el origen de cada evento, algo esencial para resolver problemas de calidad de datos y analizar las transferencias entre distintos sistemas corporativos.

Normalmente se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos, o puede existir como campo estándar en un almacén de datos centralizado.

Este atributo proporciona una marca de tiempo que señala la última vez que los datos se sincronizaron desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos esencial para comprender la actualidad y la antigüedad de los datos analizados. Se diferencia de la hora del evento, que registra cuándo ocurrió realmente la actividad empresarial.

La marca de última actualización de datos es importante para la gobernanza de datos y para garantizar que los análisis se basen en información actualizada. Ayuda a quienes consultan el Dashboard a saber si están viendo datos en tiempo real o una instantánea de un momento concreto. También es fundamental para depurar las canalizaciones de datos y verificar que los procesos de extracción se ejecutan según lo previsto.

Indica la actualidad de los datos, algo esencial para la gobernanza de datos y para garantizar que el análisis del proceso refleje el estado operativo más reciente.

Normalmente, esta marca de tiempo la genera y registra la herramienta de extracción, transformación y carga (ETL) o la canalización de datos durante la ingesta de datos.

Este atributo especifica la unidad organizativa, como «Ventas», «Ingeniería» o «Finanzas», a la que pertenece la nueva contratación. Aporta un contexto empresarial esencial para cada caso de incorporación.

En el análisis de Process Mining, el departamento es una dimensión clave para filtrar y comparar. Los analistas pueden utilizarlo para segmentar los procesos de incorporación y comprender cómo varía el rendimiento en la organización. Por ejemplo, pueden comparar el tiempo medio del ciclo de incorporación del departamento de Ingeniería con el del departamento de Marketing para identificar buenas prácticas o áreas que necesitan apoyo. También ayuda a comprender la asignación de recursos e identificar cuellos de botella específicos de cada departamento durante la incorporación.

Permite comparar la eficiencia de la incorporación, las variaciones del proceso y la experiencia de las nuevas contrataciones entre distintas unidades de negocio, y pone de relieve oportunidades de estandarización.

Normalmente se obtiene del perfil de la nueva contratación o de los datos de la solicitud de puesto en el sistema de RR. HH.

Este atributo identifica quién o qué ejecutó una actividad determinada. El ejecutor puede ser una persona concreta, como el gerente de contratación; un rol, como «Soporte de TI»; o un sistema o bot automatizado. Esta información es clave para comprender la participación de los recursos y las transferencias del proceso.

Analizar el ejecutor del evento ayuda a crear una red social o un mapa organizativo que muestra las interacciones y las cargas de trabajo. Permite detectar qué departamentos o personas actúan como cuellos de botella y señalar oportunidades de automatización mediante la identificación de tareas manuales y repetitivas. Comprender quién hace qué es fundamental para optimizar los recursos y mejorar la colaboración entre funciones.

Muestra quién realiza cada tarea y permite analizar la distribución de la carga de trabajo, la eficiencia de las transferencias y las oportunidades de automatización.

Se encuentra en la pista de auditoría o en los datos del registro de eventos del sistema de origen, a menudo con etiquetas como «ID de usuario», «Modificado por» o «Agente del sistema».

Este atributo es la fecha oficial en la que la nueva contratación comienza su relación laboral. Es un hito fundamental del proceso de incorporación y sirve como referencia clave para numerosas métricas de rendimiento.

La fecha de inicio de la persona empleada se utiliza para separar las fases de incorporación previas y posteriores al inicio. Es esencial para calcular KPI como la «tasa de preparación para el primer día» y el «tiempo de ciclo previo al empleo». Al comparar las marcas de tiempo de actividades como «Equipo entregado» con la fecha de inicio, las empresas pueden medir la eficacia con la que preparan la llegada de una nueva contratación. Esta fecha actúa como un plazo crucial para todas las actividades previas a la incorporación.

Es una fecha fundamental que separa las actividades previas y posteriores a la incorporación y resulta esencial para medir la «preparación para el primer día» y otros KPI importantes.

Es un campo de fecha fundamental que se almacena en el contrato o perfil de la persona empleada dentro del sistema de información de recursos humanos (HRIS).

El atributo Gerente de contratación identifica al supervisor directo de la nueva contratación. Es la persona principalmente responsable de la integración, la formación y el rendimiento inicial de la nueva persona empleada.

En Process Mining, analizar las actividades por gerente de contratación puede poner de manifiesto diferencias en el nivel de implicación y la eficacia de los gerentes durante la incorporación. Puede ayudar a identificar a los gerentes que completan sus tareas de incorporación con gran eficiencia y a quienes necesitan apoyo o formación adicional. Esta información es clave para mejorar la responsabilidad de los gerentes y la coherencia general de la experiencia de la nueva contratación, que está muy influida por su supervisor directo.

Ayuda a evaluar el rendimiento y la coherencia de los gerentes al cumplir sus responsabilidades de incorporación, lo que influye directamente en la experiencia de la nueva contratación y en el tiempo necesario para alcanzar la productividad.

Se obtiene de los datos de la solicitud de puesto o de la estructura jerárquica de la persona empleada definida en el sistema de RR. HH.

La hora de finalización del evento marca el momento en que termina una actividad con duración. Aunque muchos eventos de incorporación son instantáneos, algunas tareas, como «Verificación de antecedentes» o «Formación obligatoria», tienen un inicio y un final definidos. Este atributo registra el punto final de esas tareas.

En Process Mining, disponer de la hora de inicio y de finalización permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de una actividad. Se diferencia del tiempo de espera, que es la duración entre actividades. Analizar el tiempo de procesamiento ayuda a identificar qué tareas concretas tardan más en completarse, en lugar de limitarse a detectar largas demoras entre pasos. Es fundamental para crear modelos precisos de utilización de recursos y realizar un análisis detallado de los cuellos de botella dentro de tareas específicas.

Permite calcular con precisión cuánto tardan en completarse determinadas actividades, es decir, el tiempo de procesamiento, un dato clave para analizar los recursos e identificar tareas ineficientes.

Normalmente se encuentra en sistemas de gestión de tareas o Workflow en los que una actividad tiene estados diferenciados, como «En curso» y «Completada».

El ID de empleado es el código único que se asigna a una nueva contratación cuando se incorpora oficialmente al sistema de información de recursos humanos (HRIS) de la empresa. Este identificador se diferencia del ID del caso de incorporación y actúa como clave principal del registro permanente de la persona empleada.

Mientras que el ID del caso de incorporación realiza el seguimiento del proceso, el ID de empleado vincula las actividades de incorporación con una persona concreta. Esto permite realizar análisis a largo plazo, como relacionar la experiencia de incorporación con el rendimiento, el compromiso o la retención futuros. También se utiliza para enriquecer los datos de incorporación con otros atributos de la persona empleada, como la antigüedad o los cambios de puesto, procedentes del sistema principal de RR. HH.

Conecta el proceso de incorporación con el registro permanente de la persona empleada y permite analizar a largo plazo cómo influye la incorporación en la retención y el rendimiento.

Se obtiene del sistema central de información de recursos humanos (HRIS) o del archivo maestro de empleados una vez creado el perfil de la nueva contratación.

El atributo Puesto define el título oficial del cargo que ocupará la nueva contratación, como «Ingeniero de software», «Gerente de cuentas» o «Especialista generalista de RR. HH.». Esta información aporta un mayor nivel de detalle al análisis del proceso de incorporación.

Analizar el proceso por puesto o nivel profesional puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, el proceso de incorporación de puestos directivos puede ser muy distinto y más largo que el de puestos iniciales. Este atributo permite crear vistas de procesos adaptadas a distintos grupos de empleados, garantizar que las comparaciones se realicen entre puestos similares y diseñar itinerarios de incorporación específicos para cada función.

Permite analizar cómo varía el proceso de incorporación según el puesto y ayuda a identificar necesidades de optimización y personalización específicas para cada función.

Se obtiene de la solicitud de puesto o de los datos del cargo de la persona empleada en el sistema de información de recursos humanos (HRIS).

Este atributo especifica la ubicación geográfica o física en la que trabajará la nueva contratación. Puede ser una ciudad, un país, un edificio concreto o una designación como «Remoto».

La ubicación es una dimensión fundamental para el análisis, ya que los procesos de incorporación pueden variar considerablemente según la geografía debido a distintos requisitos legales, aspectos logísticos de la oficina o prácticas de gestión regionales. Al filtrar o comparar los procesos por ubicación, las organizaciones pueden identificar incoherencias regionales, garantizar el cumplimiento de la normativa local y estandarizar la experiencia de incorporación cuando corresponda. Es especialmente importante para las empresas internacionales que buscan equilibrar las necesidades locales con los estándares corporativos.

Permite analizar las variaciones geográficas del proceso de incorporación, algo esencial para garantizar el cumplimiento y estandarizar la experiencia en una organización internacional.

Esta información suele almacenarse en el perfil de la persona empleada dentro del sistema de RR. HH. y a menudo viene determinada por la solicitud de puesto.

Este atributo ofrece un resumen general de la fase del ciclo de vida en la que se encuentra el caso de incorporación. Los estados habituales incluyen «En curso», «Completado», «Cancelado» o «En espera». Suele ser un atributo a nivel de caso que cambia a medida que avanza el proceso.

El estado de la incorporación resulta especialmente útil para la supervisión operativa y la creación de Dashboards generales. Permite a las partes interesadas consultar rápidamente cuántas incorporaciones están activas, completadas o presentan problemas. En Process Mining, puede utilizarse para filtrar casos incompletos o cancelados, realizar análisis de causa raíz y comprender por qué algunos procesos de incorporación no finalizan correctamente.

Ofrece una visión general del avance del caso, permite supervisar las operaciones y facilita el análisis de causa raíz de los procesos de incorporación incompletos o cancelados.

Este estado normalmente se gestiona y actualiza en el sistema principal de gestión de Workflow de incorporación o de RR. HH.

Este atributo contiene el nombre completo de la nueva contratación. Proporciona un identificador legible para cada caso de incorporación, lo que facilita que los usuarios investiguen casos concretos sin tener que consultar números de identificación.

Aunque normalmente no se utiliza para el análisis agregado de procesos, el nombre de la nueva contratación resulta muy útil para la supervisión operativa y el análisis detallado de casos individuales. Por ejemplo, un Dashboard en tiempo real que supervise el avance de la incorporación podría mostrar los nombres de las nuevas contrataciones atascadas en una etapa concreta, para que el personal de RR. HH. o los gerentes puedan intervenir directamente. Añade una capa esencial de usabilidad a los Dashboards de Process Mining.

Proporciona un identificador legible para cada caso y facilita que los gerentes y el personal de RR. HH. realicen el seguimiento e investiguen procesos de incorporación concretos.

Se obtiene del perfil de la nueva contratación en el Applicant Tracking System (ATS) o en el sistema de información de recursos humanos (HRIS).

Este atributo clasifica la relación laboral de la nueva contratación con la empresa. Los valores habituales incluyen «Jornada completa», «Jornada parcial», «Contratista» o «Persona en prácticas». El tipo de empleo suele determinar la complejidad y los requisitos del proceso de incorporación.

Analizar el proceso por tipo de empleo es esencial para comprender sus variaciones. Por ejemplo, la incorporación de una persona contratista puede ser considerablemente más breve e incluir pasos legales y de TI distintos de los de una persona empleada a jornada completa. Segmentar el análisis por este atributo garantiza una evaluación justa de las métricas de rendimiento y ayuda a optimizar itinerarios de incorporación diferenciados para cada tipo de trabajador.

Permite segmentar el proceso de incorporación según el tipo de trabajador, garantiza comparaciones justas del rendimiento y ayuda a optimizar itinerarios de proceso diferenciados.

Es un atributo básico que se encuentra en los datos del puesto o cargo de la persona empleada dentro del sistema principal de RR. HH.