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Su Template de datos de selección y adquisición de talento

Workday Recruiting

Atributos de selección y adquisición de talento (19) Actividades de selección y adquisición de talento (15) Guías de extracción (3)

Su Template de datos de selección y adquisición de talento

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar sus procesos de selección y adquisición de talento. Incluye los atributos esenciales que conviene recopilar, las actividades clave que debe seguir y orientación para extraer estos datos de Workday Recruiting. Utilice este recurso para agilizar la preparación de datos y avanzar más rápido en su análisis de Process Mining.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que debe seguir
Guía para extraer datos de Workday Recruiting

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Atributos de selección y adquisición de talento

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el registro de eventos y analizar a fondo la selección y adquisición de talento, con el fin de conocer mejor su proceso de contratación.

3 Obligatorio 5 Recomendado 11 Opcional

	Nombre	Descripción
	Hora del evento EventTime	Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad o el evento.
Descripción Este atributo registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad de contratación. Las marcas de tiempo son la base de Process Mining, ya que establecen el orden cronológico de los eventos. En el análisis, se utilizan para calcular la duración entre actividades, medir los tiempos de ciclo generales, como el tiempo de contratación, e identificar cuellos de botella que retrasan el proceso. Son esenciales para cualquier análisis temporal del proceso de contratación. Por qué es importante Las marcas de tiempo son fundamentales para calcular todos los KPI basados en el tiempo, entender la duración del proceso y detectar cuellos de botella. Dónde obtenerlo Corresponde a la fecha de finalización o de transacción de un paso del proceso de negocio en Workday Recruiting. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-11-05T14:30:00Z2024-01-15T09:15:00Z
	Nombre de la actividad ActivityName	Nombre del evento o la tarea específica que tuvo lugar en un momento determinado del proceso de contratación.
Descripción El nombre de la actividad describe un paso o hito del proceso de contratación, como «Solicitud revisada», «Entrevista programada» u «Oferta presentada». Estas actividades forman la secuencia de eventos que constituye el proceso. Este atributo es fundamental para visualizar el mapa del proceso, identificar las distintas rutas que siguen las solicitudes y analizar la frecuencia y el orden de los eventos. Permite entender qué ocurre en el proceso. Por qué es importante Este atributo define los pasos del proceso de contratación y permite visualizar y analizar el flujo del proceso. Dónde obtenerlo Se obtiene de los nombres de los pasos de los procesos de negocio o de los cambios de estado en los datos de solicitudes de empleo de Workday Recruiting. Ejemplos Solicitud revisadaEntrevista completadaOferta aceptadaPersona candidata rechazada
	Solicitud de empleo JobApplicationId	Identificador único de la solicitud de empleo de una persona candidata, que funciona como ID del caso central del proceso de contratación.
Descripción El ID de la solicitud de empleo permite hacer un seguimiento único del recorrido de una persona candidata para una vacante específica, desde el envío inicial hasta la decisión final. Todas las interacciones, los cambios de estado y los puntos de decisión relacionados con la solicitud se vinculan a este identificador. En Process Mining, este atributo es fundamental. Permite reconstruir el proceso completo de cada persona candidata y analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las rutas seguidas. Es el elemento central que conecta todas las actividades relacionadas en un mismo caso. Por qué es importante Este es el ID del caso esencial que conecta todas las actividades de contratación de una persona candidata y permite analizar todo su recorrido hasta la contratación. Dónde obtenerlo Este identificador es un elemento central de Workday Recruiting y suele estar disponible en los informes y las fuentes de datos relacionados con las solicitudes de empleo. Ejemplos APP-2023-001234APP-2023-005678APP-2024-009101
	Departamento Department	Departamento o unidad de negocio asociado a la vacante.
Descripción Este atributo especifica la unidad organizativa, como «Ingeniería», «Marketing» o «Finanzas», para la que se contratará a la persona candidata. Se obtiene de la organización supervisora asociada a la vacante. En el análisis, filtrar por departamento permite comparar los procesos de contratación entre distintas áreas de la empresa. El Dashboard «Eficiencia de la revisión de solicitudes» utiliza este dato para detectar si algunos departamentos tardan más en revisar las solicitudes, lo que podría indicar diferencias en las prácticas o en las necesidades de recursos. Por qué es importante Permite comparar el rendimiento y la eficiencia de los procesos de contratación entre distintas unidades de negocio o departamentos. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Este dato se obtiene de la organización supervisora vinculada a la vacante. Ejemplos IngenieríaVentasRecursos HumanosFinanzas
	Estado de la candidatura ApplicationStatus	Resultado final o estado actual de la candidatura al puesto.
Descripción Este atributo registra el resultado final de una candidatura, como «Contratado», «Rechazado por la empresa», «Oferta rechazada» o «Retirada por la persona candidata». Representa el estado final del proceso para cada candidatura. Este estado es fundamental para analizar los resultados. Se utiliza para calcular las tasas de conversión, de aceptación de ofertas y de abandono en las distintas etapas. Comprender por qué y en qué punto finalizan las candidaturas es clave para mejorar la eficacia general del proceso. Por qué es importante Define el resultado de cada caso, un dato esencial para calcular las tasas de conversión y abandono, así como el éxito general del proceso. Dónde obtenerlo Suele ser el campo de resultado final o motivo del estado del objeto Job Application en Workday Recruiting. Ejemplos ContratadaRechazadoOferta rechazadaSolicitud retirada
	Fuente de la solicitud ApplicationSource	Canal o fuente por el que se recibió la solicitud de la persona candidata.
Descripción Este atributo indica cómo descubrió la vacante la persona candidata y cómo presentó su solicitud. Por ejemplo, pudo hacerlo a través de la página de empleo de la empresa, LinkedIn, una recomendación de una persona empleada o una agencia de contratación. Conocer la fuente es fundamental para optimizar la estrategia y el presupuesto de contratación. Este dato alimenta el Dashboard «Eficacia de los canales de captación» y el KPI «Tasa de aceptación de ofertas por fuente», que ayudan a determinar qué canales atraen a más personas candidatas y a las mejor cualificadas. Por qué es importante Ayuda a evaluar la eficacia de los distintos canales de captación y a decidir, basándose en datos, dónde invertir los recursos de contratación. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Es un campo estándar de la solicitud de empleo. Ejemplos LinkedInRecomendación de una persona empleadaSitio de empleo de la empresaIndeed
	Nombre de la persona reclutadora RecruiterName	Nombre de la persona reclutadora responsable de gestionar la solicitud de empleo.
Descripción Este atributo identifica a la persona reclutadora o responsable principal de adquisición de talento asignada a la solicitud de empleo y a la vacante. Por lo general, se encarga de guiar a la persona candidata durante el proceso. Analizar el proceso por persona reclutadora es clave para entender el rendimiento y la carga de trabajo del equipo. Permite crear el Dashboard «Rendimiento y volumen de contratación por persona reclutadora» y calcular KPI como «Variación del tiempo hasta la oferta por persona reclutadora», para comparar la eficiencia e identificar buenas prácticas. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento por persona reclutadora, identificar a quienes obtienen mejores resultados, detectar necesidades de formación y encontrar desequilibrios en la carga de trabajo. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Este dato suele estar vinculado a los objetos de vacante o solicitud de empleo. Ejemplos John SmithEmily JonesMaria Garcia
	Persona responsable de contratación HiringManager	Nombre de la persona responsable de contratar para el puesto al que se postuló la persona candidata.
Descripción Este atributo identifica a la persona responsable del equipo o departamento que tiene una vacante. Es una parte interesada clave en la toma de decisiones, sobre todo durante las entrevistas y las etapas de retroalimentación. Estos datos son esenciales para el Dashboard «Puntualidad de la retroalimentación de las personas responsables de contratación». Al analizar, por cada persona responsable, el tiempo entre «Entrevista completada» y «Retroalimentación enviada», las organizaciones pueden detectar demoras y colaborar con las personas responsables correspondientes para agilizar el proceso de contratación. Por qué es importante Es fundamental para analizar la participación de las personas responsables de contratación y detectar demoras en el envío de retroalimentación, que afectan directamente a la experiencia de las personas candidatas. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Este dato suele formar parte de la organización supervisora o de los detalles de la vacante. Ejemplos Susan AdamsDavid ChenAngela Rodriguez
	Es automatizada IsAutomated	Indicador que señala si el sistema realizó la actividad automáticamente.
Descripción Este atributo booleano indica si un paso lo realizó una persona usuaria o un proceso automatizado del sistema. Por ejemplo, el correo electrónico de confirmación inicial «Candidatura recibida» podría ser una actividad automatizada. Saber qué pasos están automatizados es importante para detectar oportunidades de aumentar la eficiencia. También permite evaluar el impacto de la automatización en los tiempos de ciclo y la asignación de recursos. Por qué es importante Distingue las actividades manuales de las que realiza el sistema, algo clave para detectar oportunidades de automatización y medir su impacto. Dónde obtenerlo Para obtener esta información, es necesario identificar las cuentas de usuario del sistema o los tipos de eventos específicos que se sabe que Workday automatiza. Ejemplos truefalse
	ID de persona candidata CandidateId	Identificador único de la persona candidata.
Descripción El ID de persona candidata identifica de forma única a cada persona en el sistema de selección, independientemente del número de puestos a los que se haya postulado. Esto permite hacer un seguimiento de su historial en la empresa a través de varias candidaturas. Este atributo resulta útil para analizar la experiencia de las personas candidatas a lo largo del tiempo. Por ejemplo, permite identificar si quienes fueron rechazados anteriormente vuelven a postularse y cómo difieren sus recorridos, o si una misma persona está siendo considerada para varios puestos a la vez. Por qué es importante Permite analizar el proceso desde la perspectiva de cada persona candidata y hacer un seguimiento de sus distintas candidaturas a lo largo del tiempo. Dónde obtenerlo Es el identificador principal del objeto Candidate en Workday Recruiting. Ejemplos CAND-98765CAND-11223CAND-54321
	ID de solicitud de empleo JobRequisitionId	Identificador único de la vacante a la que se postuló la persona candidata.
Descripción El ID de solicitud de empleo identifica la vacante aprobada. Una misma solicitud puede tener asociadas muchas candidaturas. Este atributo permite analizar los datos por solicitud. Por ejemplo, puede analizar cuánto tiempo estuvo abierta una vacante, cuántas personas candidatas se buscaron o comparar los embudos de selección de distintos tipos de puestos, como los de ingeniería y ventas. Por qué es importante Vincula varias candidaturas con una misma vacante y permite analizar métricas por solicitud y embudos de contratación. Dónde obtenerlo Es el identificador principal del objeto Job Requisition en Workday Recruiting y está vinculado a cada candidatura. Ejemplos REQ-2023-105REQ-2024-012REQ-2024-345
	Importe de la oferta OfferAmount	Importe salarial ofrecido a la persona candidata.
Descripción Este atributo contiene el importe del salario base propuesto a una persona candidata en la oferta de empleo. Es un dato fundamental en las últimas etapas del proceso de selección. Analizar los importes de las ofertas permite conocer las tendencias salariales y la competitividad de la compensación. Al combinar este dato con el estado «Oferta aceptada», puede determinar si la compensación influye en el rechazo de las ofertas. Es un elemento clave del Dashboard «Gestión de ofertas y tasas de aceptación». Por qué es importante Ayuda a analizar la estrategia de compensación y su impacto en las tasas de aceptación de ofertas. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Este dato formaría parte de los datos del proceso de negocio «Offer». Ejemplos 8500012000065000
	Motivo del rechazo RejectionReason	Motivo indicado cuando se rechaza la candidatura de una persona.
Descripción Cuando una candidatura pasa al estado «Rechazado», este atributo aporta contexto sobre la decisión. Entre los motivos posibles están «No encaja con la cultura de la empresa», «No cuenta con las habilidades necesarias» o «El puesto se cubrió con otra persona candidata». Analizar los motivos de rechazo ayuda a detectar patrones en el proceso de contratación. Por ejemplo, un número elevado de rechazos por «No cuenta con las habilidades necesarias» en una etapa avanzada podría indicar que la descripción del puesto no está bien redactada. Estos datos son clave para que el Dashboard «Puntos críticos de abandono de candidaturas» permita entender por qué se producen los abandonos. Por qué es importante Aporta información cualitativa sobre los motivos por los que las personas candidatas no avanzan, lo que ayuda a mejorar las descripciones de los puestos y los criterios de selección. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Suele tratarse de un subestado o código de motivo asociado al paso de rechazo. Ejemplos No cumple los requisitosExperiencia no adecuadaSe identificaron candidaturas más adecuadasPuesto cerrado
	Se ha retirado IsWithdrawn	Indicador que señala si la persona candidata retiró su candidatura.
Descripción Este atributo booleano calculado es verdadero si el estado final de la candidatura es «Retirada por la persona candidata» o un estado similar. Ayuda a identificar los casos en los que la persona candidata abandonó el proceso. Este indicador simplifica el análisis del Dashboard «Puntos críticos de abandono de candidaturas» y del KPI «Tasa de abandono de candidaturas». Permite filtrar y agrupar los datos fácilmente para saber en qué etapas es más probable que las personas candidatas retiren su candidatura. Por qué es importante Permite analizar específicamente los abandonos por decisión de las personas candidatas y obtener información sobre su experiencia y los obstáculos del proceso. Dónde obtenerlo Se calcula a partir del atributo «ApplicationStatus» durante la transformación de datos. Ejemplos truefalse
	Sistema de origen SourceSystem	Sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos, que en este caso es Workday Recruiting. Ayuda con la gobernanza de datos y la resolución de problemas, sobre todo cuando se combinan datos de varios sistemas. Aunque pueda parecer poco relevante en un análisis de un solo sistema, incluirlo siempre es una buena práctica. Confirma la procedencia de los datos y resulta fundamental si más adelante se integran otros sistemas de RR. HH. Por qué es importante Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza, la validación y la gestión de datos procedentes de varias fuentes. Dónde obtenerlo Es un valor estático («Workday Recruiting») que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos. Ejemplos Workday Recruiting
	Tiempo de contratación TimeToHire	Tiempo total desde que se recibe una candidatura hasta que se contrata a la persona candidata.
Descripción Este cálculo a nivel de caso mide la duración total del proceso de selección para las candidaturas que terminan en contratación. Se calcula como la diferencia entre los eventos «Candidatura recibida» y «Persona candidata contratada». Es uno de los KPI más importantes de selección: el «Tiempo medio de contratación». Ofrece una medida general de la eficiencia del proceso de contratación. Hacer un seguimiento de esta métrica a lo largo del tiempo y entre departamentos ayuda a detectar mejoras o retrocesos sistémicos. Por qué es importante Un KPI fundamental y de alto nivel que mide la eficiencia general del embudo de selección, desde el inicio hasta el final. Dónde obtenerlo Se calcula a partir de los datos del registro de eventos una vez extraídos de Workday. Ejemplos 259200043200003456000
	Tipo de persona candidata CandidateType	Indica si la persona candidata es empleada de la empresa o externa.
Descripción Este atributo clasifica a las personas candidatas en grupos como «Interna» o «Externa». El proceso de contratación, los plazos y las políticas pueden variar considerablemente entre ambos grupos. Analizar por separado los procesos para personas candidatas internas y externas es fundamental para obtener una visión completa. Así, la organización puede medir la eficiencia de sus programas de movilidad interna frente a la contratación externa y optimizar ambos procesos. Por qué es importante Permite analizar por separado los procesos de contratación interna y externa, que suelen tener distintos pasos, SLA y objetivos. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workday Recruiting. Es un campo estándar del perfil de la persona candidata o de la candidatura. Ejemplos InternaExterna
	Ubicación del puesto JobLocation	Ubicación geográfica o país del puesto.
Descripción Este atributo especifica la ciudad, el estado o el país donde se encuentra el puesto. En el caso de puestos remotos, puede indicar una región o figurar como «Remoto». La ubicación es una dimensión útil para el análisis. Permite comparar el «Tiempo de contratación» y otros KPI entre regiones, y detectar diferencias debidas a las condiciones del mercado local, la disponibilidad de talento o las particularidades regionales del proceso. Por qué es importante Permite analizar geográficamente el proceso de selección y detectar diferencias regionales en los tiempos de ciclo y la eficiencia. Dónde obtenerlo Esta información forma parte de los detalles de Job Requisition en Workday. Ejemplos Nueva York, NYLondres, Reino UnidoRemoto (EE. UU.)Berlín, Alemania
	Última actualización de datos LastDataUpdate	Marca de tiempo de la última actualización o extracción de los datos del sistema de origen.
Descripción Este atributo indica la actualidad de los datos analizados. Muestra la fecha y hora de la última extracción de datos de Workday Recruiting. Es importante para que quienes utilizan el análisis sepan cuán actualizados están los datos. Así pueden interpretar los resultados correctamente y distinguir entre datos en tiempo real y una instantánea de un momento concreto. Por qué es importante Indica la actualidad de los datos para que quienes utilizan el análisis sepan cuán recientes son los resultados del proceso. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos. Ejemplos 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de selección y adquisición de talento

Estos son los pasos y los hitos clave que conviene registrar en el registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo de contratación.

7 Recomendado 8 Opcional

	Actividad	Descripción
	Oferta aceptada	Indica que la persona candidata ha aceptado formalmente la oferta de empleo. Este evento se registra cuando completa la tarea «Accept Offer» en su portal de Workday o cuando una persona reclutadora actualiza el estado manualmente.
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para calcular las tasas de aceptación de ofertas por fuente, departamento o persona reclutadora. También da inicio a actividades previas a la contratación, como las verificaciones de antecedentes. Dónde obtenerlo Se registra explícitamente cuando una persona candidata acepta la oferta a través de su portal. La acción queda registrada con una marca de tiempo en el historial del proceso de negocio de la solicitud de empleo. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de finalización de la tarea «Accept Offer». Tipo de evento explicit
	Oferta presentada	Marca la presentación formal de una oferta de empleo a una persona candidata. Es un evento puntual que se registra cuando el proceso de negocio «Create Offer» o «Propose Compensation» se completa correctamente para la solicitud de empleo en Workday.
Por qué es importante Este hito importante se utiliza para calcular el tiempo hasta la oferta y analizar la conformidad del proceso de oferta. También marca el inicio de la medición de las tasas de aceptación de ofertas. Dónde obtenerlo Este evento queda registrado explícitamente en el historial del proceso de negocio de la solicitud de empleo. La marca de tiempo de finalización del paso de creación de la oferta indica cuándo tuvo lugar la actividad. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de finalización del proceso de negocio «Create Offer». Tipo de evento explicit
	Persona candidata contratada	Es la conclusión satisfactoria del proceso de contratación: la persona candidata pasa a ser empleada formalmente. Se registra cuando el proceso de negocio «Hire» se completa correctamente en Workday y crea un registro de empleado.
Por qué es importante Este es el evento de fin que indica el éxito del proceso. Su marca de tiempo es esencial para calcular el tiempo de contratación y medir la eficiencia general y las tasas de éxito del proceso. Dónde obtenerlo Es un evento importante y explícito que registra el proceso de negocio «Hire» en Workday HCM. La marca de tiempo de finalización queda registrada en el historial del proceso. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de finalización del proceso de negocio «Hire» de la persona candidata. Tipo de evento explicit
	Persona candidata pasa a entrevista	Indica que la persona candidata superó la selección inicial y puede pasar a una entrevista. Este evento se registra cuando una persona reclutadora la cambia a la etapa «Interview» del proceso de contratación.
Por qué es importante Este hito marca el paso de la selección inicial a la evaluación activa. Es un punto clave para analizar las tasas de conversión y la eficiencia de las primeras etapas del proceso de contratación. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en que la etapa de selección de la persona candidata cambia a «Interview» o a una denominación similar en el historial de su solicitud de empleo. Capturar Se identifica por el cambio de estado de la persona candidata a la etapa «Interview». Tipo de evento inferred
	Persona candidata pasa a la etapa de oferta	Hito clave que indica que se ha decidido presentar una oferta de empleo a la persona candidata. Se registra cuando su solicitud pasa a la etapa «Offer» del proceso de contratación.
Por qué es importante Esta actividad es un punto de control crítico del proceso y marca la finalización satisfactoria de todas las etapas de evaluación. Precede a la oferta formal y es un punto clave para analizar cohortes. Dónde obtenerlo Se infiere a partir del registro de auditoría de la solicitud de empleo, concretamente de la marca de tiempo en que el estado de la persona candidata cambia a «Offer». Capturar Se identifica por el cambio de estado de la persona candidata a la etapa «Offer». Tipo de evento inferred
	Persona candidata rechazada	Marca el fin del proceso sin éxito: la empresa decide no continuar con una persona candidata. Se infiere cuando una persona reclutadora cambia su estado de disposición a «Rejected» o «Not Hired».
Por qué es importante Este es un evento de fin crítico para analizar los puntos de mayor abandono y las tasas de rechazo en las distintas etapas. Ayuda a detectar problemas en las entrevistas o en la selección inicial. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en que el estado de disposición de la persona candidata cambia a «Rejected» en el historial de la solicitud de empleo. A menudo también se registra el motivo del rechazo. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo efectiva del cambio al estado de disposición «Rejected». Tipo de evento inferred
	Solicitud recibida	Marca el inicio del proceso de contratación para una solicitud de empleo. Este evento se registra cuando una persona candidata envía correctamente su solicitud para una vacante específica a través del portal de Workday o de un sitio de empleo integrado.
Por qué es importante Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo desde esta actividad hasta los hitos posteriores es fundamental para medir el tiempo total de contratación y la eficacia de los canales de captación. Dónde obtenerlo Workday registra este evento de forma explícita cuando el proceso de negocio «Apply for Job» se completa correctamente para una persona candidata. La marca de tiempo del evento está disponible en el historial de solicitudes de la persona candidata. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo del envío de la solicitud en el perfil de la persona candidata. Tipo de evento explicit
	Entrevista completada	Marca la finalización de una entrevista programada con una persona candidata. Por lo general, se infiere cuando quien entrevista o la persona reclutadora cambia el estado de la entrevista de «Scheduled» a «Completed» o «Conducted».
Por qué es importante Esta actividad da inicio al plazo para enviar la retroalimentación. Analizar el tiempo desde este momento hasta el envío de la retroalimentación es clave para medir la capacidad de respuesta de las personas responsables de contratación. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de una actualización del estado del objeto de entrevista programada o de un cambio manual de etapa de la persona candidata en Workday Recruiting una vez realizada la entrevista. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de la actualización del estado de la entrevista o del cambio de etapa de la persona candidata después de la entrevista. Tipo de evento inferred
	Entrevista programada	Indica que la entrevista con la persona candidata se ha programado formalmente. Por lo general, se registra cuando se crea y confirma un evento de entrevista en la función de programación de Workday para la solicitud de empleo correspondiente.
Por qué es importante Medir el tiempo entre esta actividad y las anteriores ayuda a detectar demoras de coordinación. Es fundamental para mejorar la experiencia de las personas candidatas y agilizar el proceso de entrevistas. Dónde obtenerlo La función de programación de entrevistas de Workday crea eventos con marcas de tiempo. Esta actividad puede obtenerse de la fecha de creación de la entrevista programada vinculada a la solicitud. Capturar Se obtiene del evento de creación de un registro de entrevista en el módulo de contratación. Tipo de evento explicit
	Incorporación iniciada	Indica el inicio del proceso de incorporación de la nueva persona contratada en Workday. Por lo general, es un evento explícito que forma parte del proceso de negocio principal «Hire» o se activa inmediatamente después.
Por qué es importante Analizar el tiempo desde «Offer Accepted» hasta esta actividad ayuda a agilizar la experiencia posterior a la oferta. También permite que las nuevas personas contratadas estén informadas y preparadas para su primer día. Dónde obtenerlo El proceso de negocio «Onboarding» de Workday tiene una marca de tiempo de inicio clara. Esta puede obtenerse del registro de auditoría del proceso correspondiente al nuevo registro de empleado. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de inicio del proceso de negocio «Onboarding». Tipo de evento explicit
	Retroalimentación enviada	Indica el momento en que quien entrevista envía formalmente su evaluación de la persona candidata después de la entrevista. Workday ofrece un mecanismo específico para enviar retroalimentación directamente desde el perfil de la persona candidata.
Por qué es importante Es fundamental para analizar la puntualidad de la retroalimentación de las personas responsables de contratación. Las demoras en esta etapa son un cuello de botella habitual; hacerles seguimiento ayuda a cumplir los acuerdos de nivel de servicio. Dónde obtenerlo Este evento se registra explícitamente cuando se envía la retroalimentación mediante la tarea «Provide Interview Feedback». La marca de tiempo del envío queda registrada en el registro de la entrevista. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo de finalización del evento «Provide Interview Feedback». Tipo de evento explicit
	Solicitud retirada	Evento de fin que indica que la persona candidata decide retirarse voluntariamente del proceso de selección para el puesto. Se registra cuando su estado cambia a «Withdrawn», ya sea por acción propia o de una persona reclutadora.
Por qué es importante Hacer un seguimiento de cuándo y por qué se retiran las personas candidatas es fundamental para entender los problemas de experiencia, la duración del proceso o la competitividad de las ofertas. Es una métrica clave para analizar los abandonos. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en que el estado de disposición de la persona candidata se actualiza a «Withdrawn». La actualización puede hacerla la propia persona candidata desde su portal o una persona reclutadora. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo efectiva del cambio al estado de disposición «Withdrawn». Tipo de evento inferred
	Solicitud revisada	Indica que una persona reclutadora o el equipo de selección inicial ha completado la revisión de la solicitud. Por lo general, se infiere cuando el estado de la persona candidata cambia de «Applied» o «New» a una etapa de «Screening» o «Under Review».
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para analizar la eficiencia de la etapa inicial de selección. Hacer un seguimiento del volumen y la duración permite detectar cuellos de botella en las primeras fases del proceso de contratación. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la fecha efectiva del cambio de etapa de la persona candidata a una fase de selección o revisión en el registro de auditoría del proceso de negocio «Recruiting». Capturar Se obtiene de la marca de tiempo en que la etapa de la persona candidata se actualiza a «Screen». Tipo de evento inferred
	Verificación de antecedentes aprobada	Marca la finalización satisfactoria de la verificación de antecedentes. Se infiere cuando el estado de la persona candidata se actualiza para indicar que ha superado las comprobaciones necesarias y puede ser contratada.
Por qué es importante Este es el último punto de control antes de finalizar el proceso de contratación. Las demoras en recibir y registrar esta aprobación pueden retrasar la fecha de incorporación de la persona candidata. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de una actualización del estado de la solicitud de la persona candidata, por ejemplo, cuando pasa a la etapa «Ready for Hire» o «Background Check Complete». Capturar Se obtiene del cambio de estado que indica que la persona candidata completó y aprobó la verificación de antecedentes. Tipo de evento inferred
	Verificación de antecedentes iniciada	Indica el inicio de la verificación de antecedentes de una persona candidata que ha aceptado una oferta. Por lo general, se infiere cuando pasa a la etapa «Background Check», que suele activar una integración con un proveedor externo.
Por qué es importante Esta actividad es esencial para supervisar el cumplimiento y analizar las demoras entre la aceptación de la oferta y el inicio de las comprobaciones previas a la contratación. Ayuda a garantizar una transición fluida a la incorporación. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en que la persona candidata pasa a la etapa «Background Check» del proceso de contratación. El registro de auditoría de la solicitud de empleo muestra este cambio de estado. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo efectiva del cambio a la etapa «Background Check». Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Workday Recruiting

Pasos

Acceda a Workday: Ingrese a su inquilino de Workday con una cuenta de usuario que tenga permisos para crear informes personalizados y acceder a los datos de selección de personal.
Cree un informe personalizado: Vaya a la tarea «Create Custom Report». Seleccione «Advanced» como tipo de informe y active la opción «Enable as Web Service». Para la fuente de datos, elija una fuente indexada, como «All Job Applications», para obtener un mejor rendimiento.
Defina el objeto de negocio principal: Establezca «Job Application» como objeto de negocio principal. Este objeto será la base del informe y servirá para identificar los casos.
Añada columnas de datos: Incorpore a la cuadrícula de columnas del informe los campos necesarios y recomendados. Añada «Job Application» para JobApplicationId. Para otros atributos, como «Recruiter» y «Hiring Manager», tendrá que añadirlos desde los objetos de negocio relacionados con la solicitud de empleo.
Cree campos calculados para las actividades: Este es el paso más importante. Para cada una de las 15 actividades, cree dos campos calculados: uno para el nombre de la actividad y otro para la marca de tiempo del evento. La sección Consulta detalla la lógica de estos campos. Por ejemplo, para registrar «Offer Extended», cree un campo que compruebe si se completó el proceso de negocio «Propose Compensation» y otro que extraiga la marca de tiempo de su finalización.
Añada los campos calculados al informe: Incorpore como columnas todos los campos calculados que acaba de crear (30 en total: 15 para los nombres de las actividades y 15 para las marcas de tiempo). El informe tendrá un formato «ancho», con una fila por solicitud de empleo y muchas columnas que representan las posibles actividades.
Configure las opciones del servicio web: En la pestaña «Web Service» de la definición del informe, compruebe que esté seleccionada la casilla «Enable as Web Service». Allí podrá consultar el espacio de nombres y la URL del informe. Anote el «Namespace» para usarlo más adelante.
Configure los permisos: Comparta el informe con un usuario del sistema de integración (ISU) o con un grupo de seguridad específico que se utilizará para llamar al endpoint de RaaS. El usuario debe tener permisos para acceder al dominio de la fuente de datos, por ejemplo, «Recruiting: Job Applications».
Ejecute y pruebe el informe: Ejecútelo desde la interfaz de Workday para verificar los resultados. Compruebe que el número de filas sea razonable y que los campos calculados se completen correctamente para algunas solicitudes de ejemplo.
Programe la extracción: Use una herramienta de programación externa o middleware, como MuleSoft, Boomi o un script personalizado, para llamar periódicamente a la URL de RaaS del informe. La herramienta deberá gestionar la llamada a la API SOAP o REST de Workday con la autenticación adecuada.
Transforme los datos: La respuesta sin procesar de la llamada a RaaS será un archivo XML o CSV en formato ancho. Debe implementar un paso de transformación en el middleware o en un lenguaje de scripting, como Python, para convertir los datos a formato largo. El script debe recorrer cada fila (solicitud de empleo) y crear una fila nueva en el registro de eventos final por cada par de actividad y marca de tiempo que no esté vacío. El resultado tendrá tres columnas principales: JobApplicationId, ActivityName y EventTime.

Configuración

Tipo de informe: Use siempre «Advanced» para permitir campos calculados complejos y acceder a objetos de negocio relacionados.
Fuente de datos: Use una fuente indexada, como «All Job Applications», para que el informe se ejecute de forma eficiente. Evite las fuentes no indexadas cuando trabaje con grandes volúmenes de datos.
Filtro por intervalo de fechas: Es fundamental aplicar un filtro al campo «Application Date» del objeto de negocio Job Application. Para empezar, use un intervalo más corto, como los últimos 3 a 6 meses, a fin de controlar el volumen de datos y el rendimiento del informe.
Objeto de negocio principal: El objeto principal debe ser «Job Application» para que JobApplicationId sirva como identificador del caso.
Habilitación del servicio web: Debe marcar la opción «Enable as Web Service» en la configuración del informe para que esté disponible mediante API.
Seguridad y permisos: Comparta el informe con un usuario del sistema de integración (ISU) dedicado. Este usuario debe contar con permisos de grupo de seguridad para acceder a los dominios de datos necesarios, como «Recruiting: Job Applications», «Business Process Transactions» y «Worker Data».
Formato de salida: Workday ofrece varios formatos de salida (XML, CSV y JSON), pero XML, en particular el formato «Simple XML», suele ser la opción más fiable para extraer datos estructurados mediante la API.

a Consulta de ejemplo sql

The Workday Report Writer is configured through the user interface. The following describes the structure and calculated fields required to build the report. The final output will be a wide table that must be transformed into an event log.

**Primary Business Object:**
*   `Job Application`

**Direct Report Fields (Columns):**
| Field Name in Report | Workday Business Object | Workday Field | Notes |
| --- | --- | --- | --- |
| `JobApplicationId` | Job Application | Job Application | Serves as the Case ID. |
| `RecruiterName` | Job Application -> Recruiter | Worker | Use a Lookup Related Value field. |
| `HiringManager` | Job Application -> Job Requisition -> Hiring Manager | Worker | Use a Lookup Related Value field. |
| `ApplicationSource` | Job Application | Source | |
| `Department` | Job Application -> Job Requisition -> Organization | Supervisory Organization | |
| `ApplicationStatus` | Job Application | Status | Represents the final or current status. |

**Calculated Fields for Event Log Unpivoting:**
Create two calculated fields for each activity: one for the name (Type: Evaluate Expression) and one for the timestamp (Type: Extract Single Instance or Lookup Related Value).

1.  **Application Received**
    *   `ActivityName_AppReceived`: `"Application Received"` (This event uses the application date, so the name is constant).
    *   `EventTime_AppReceived`: Field `Application Date` from the Job Application object.
2.  **Application Screened**
    *   `ActivityName_AppScreened`: `IIF(Stage = [Your 'Screening' Stage], "Application Screened", "")`
    *   `EventTime_AppScreened`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the 'Business Process History for Worker' for the 'Move to Stage: [Screening]' event.
3.  **Candidate Moved To Interview**
    *   `ActivityName_MovedToInterview`: `IIF(Stage = [Your 'Interview' Stage], "Candidate Moved To Interview", "")`
    *   `EventTime_MovedToInterview`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Interview]' event.
4.  **Interview Scheduled**
    *   `ActivityName_InterviewScheduled`: `IIF(Interview Status = 'Scheduled', "Interview Scheduled", "")`
    *   `EventTime_InterviewScheduled`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Scheduled Start Moment' from the 'Candidate Interview Details' object.
5.  **Interview Completed**
    *   `ActivityName_InterviewCompleted`: `IIF(Interview Status = 'Completed', "Interview Completed", "")`
    *   `EventTime_InterviewCompleted`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Actual End Moment' from the 'Candidate Interview Details' object.
6.  **Feedback Submitted**
    *   `ActivityName_FeedbackSubmitted`: `IIF(Interview Feedback Status = 'Submitted', "Feedback Submitted", "")`
    *   `EventTime_FeedbackSubmitted`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Submit Interview Feedback' event.
7.  **Candidate Moved To Offer Stage**
    *   `ActivityName_MovedToOffer`: `IIF(Stage = [Your 'Offer' Stage], "Candidate Moved To Offer Stage", "")`
    *   `EventTime_MovedToOffer`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Offer]' event.
8.  **Offer Extended**
    *   `ActivityName_OfferExtended`: `IIF(Is Business Process 'Propose Compensation' Completed = true, "Offer Extended", "")`
    *   `EventTime_OfferExtended`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Propose Compensation' or 'Make Offer' business process.
9.  **Offer Accepted**
    *   `ActivityName_OfferAccepted`: `IIF(Disposition = 'Offer Accepted', "Offer Accepted", "")`
    *   `EventTime_OfferAccepted`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Accept Offer' event.
10. **Background Check Initiated**
    *   `ActivityName_BGCheckInitiated`: `IIF(Stage = [Your 'Background Check' Stage], "Background Check Initiated", "")`
    *   `EventTime_BGCheckInitiated`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Move to Stage: [Background Check]' event.
11. **Background Check Cleared**
    *   `ActivityName_BGCheckCleared`: `IIF(Background Check Status = 'Passed', "Background Check Cleared", "")`
    *   `EventTime_BGCheckCleared`: Use a 'Lookup Related Value' field on the Background Check business object to get the completion date.
12. **Onboarding Initiated**
    *   `ActivityName_OnboardingInitiated`: `IIF(Is Business Process 'Onboarding' Initiated = true, "Onboarding Initiated", "")`
    *   `EventTime_OnboardingInitiated`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Entry Moment' from the business process history for the 'Onboarding' business process.
13. **Candidate Hired**
    *   `ActivityName_Hired`: `IIF(Is Hired = true, "Candidate Hired", "")`
    *   `EventTime_Hired`: Use an 'Extract Single Instance' field to get the 'Completed Moment' from the business process history for the 'Hire' business process.
14. **Candidate Rejected**
    *   `ActivityName_Rejected`: `IIF(Is Inactive = true AND Disposition = [Your 'Rejected' Reason], "Candidate Rejected", "")`
    *   `EventTime_Rejected`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Inactive Date' from the Job Application object.
15. **Application Withdrawn**
    *   `ActivityName_Withdrawn`: `IIF(Disposition = 'Withdrawn', "Application Withdrawn", "")`
    *   `EventTime_Withdrawn`: Use a 'Lookup Related Value' field to get the 'Inactive Date' from the Job Application object, filtering on the inactive reason.

Pasos

Configure el acceso a Workday: Cree un usuario del sistema de integración (ISU) en Workday. Concédale acceso a los dominios de seguridad necesarios para la API de Recruiting. Entre los dominios clave se incluyen «Worker Data: Public Worker Reports», «Job Application» y «Recruiting: Reports».
Identifique el endpoint de la API: Localice el endpoint de la API REST para la operación «Get Job Applications» en su inquilino de Workday. La URL suele tener este formato: https://[your_tenant_host]/ccx/api/v1/[your_tenant_name]/recruiting/jobApplications.
Configure el entorno de Python: Compruebe que Python esté instalado. Instale las bibliotecas necesarias con pip: pip install requests pandas.
Desarrolle el script de autenticación: Implemente en su script de Python la autenticación básica con las credenciales del ISU creado en el paso 1. El nombre de usuario y la contraseña se enviarán en el encabezado de la solicitud.
Implemente la lógica de solicitud a la API: Escriba la función que llama al endpoint «Get Job Applications». Utilice parámetros de solicitud para filtrar los datos, como updatedSince, y obtener las solicitudes modificadas después de una fecha determinada. Esto es fundamental para controlar el volumen de datos.
Gestione la paginación de la API: La API de Workday devuelve un número limitado de registros por solicitud. El script debe comprobar si la respuesta incluye un recuento total y un enlace a la página siguiente o un parámetro de desplazamiento, y recorrer todas las páginas para recuperar el conjunto de datos completo.
Defina la correspondencia de actividades: Cree un diccionario de correspondencias o una serie de instrucciones condicionales en el script. Esta lógica traducirá los estados de los procesos de negocio y las etapas de selección de Workday (por ejemplo, «Screen», «Interview», «Offer» y «Hire») a los nombres de actividad requeridos (por ejemplo, «Application Screened» y «Candidate Moved To Interview»).
Transforme los datos de las solicitudes: Para cada solicitud de empleo recuperada mediante la API, analice su historial de auditoría o de etapas. Este historial contiene la secuencia de etapas, disposiciones y eventos de procesos de negocio, junto con sus marcas de tiempo correspondientes.
Genere filas para el registro de eventos: Recorra el historial de cada solicitud. Para cada evento histórico relevante que coincida con la correspondencia de actividades, cree un diccionario que represente una fila del registro de eventos final. Complete JobApplicationId, ActivityName, EventTime y los demás atributos obligatorios.
Agregue y estructure los datos: Reúna en una sola lista todas las filas generadas para el registro de eventos de todas las solicitudes.
Cree y exporte un archivo CSV: Utilice la biblioteca pandas para convertir la lista de diccionarios de eventos en un DataFrame. Después, exporte el DataFrame a un archivo CSV. Compruebe que los encabezados de las columnas cumplan los requisitos de ProcessMind, por ejemplo, CaseId, Actividad y Marca de tiempo.
Revise y cargue el archivo: Abra el archivo CSV final y compruebe que su contenido sea correcto y completo antes de cargarlo en la herramienta de Process Mining.

Configuración

Usuario del sistema de integración de Workday (ISU): Se requiere un ISU con una contraseña segura que no caduque. Debe tener permisos en los dominios de seguridad «Recruiting» y «Worker Data» para acceder a los datos de solicitudes de empleo y candidatos.
Endpoint y versión de la API: Debe usar el endpoint de la API REST correcto para su inquilino de Workday. Es importante especificar la versión de la API en la solicitud para garantizar un comportamiento uniforme.
Filtro por intervalo de fechas: El script debe usar un filtro de fecha, como updatedSince, para limitar la consulta a un periodo manejable. Para las extracciones iniciales, se recomienda un periodo de 3 a 6 meses. En las cargas incrementales posteriores, use la marca de tiempo de la última extracción completada correctamente.
Límite de paginación: Tenga en cuenta el parámetro limit de la API, que controla cuántos registros se devuelven por página. El máximo habitual es 100. El script debe gestionar este límite mediante varias solicitudes paginadas.
Campos de respuesta: Para mejorar el rendimiento, puede especificar los campos que se devolverán mediante un parámetro fields o similar, si la API lo admite. Así se reduce el tamaño de la respuesta de la API.
Configuración de la correspondencia de actividades: La lógica principal del script consiste en relacionar las etapas de Workday con las actividades definidas. Es posible que deba personalizarla según la configuración específica del proceso de selección de personal de Workday de su organización.

a Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workday tenant-specific details
WORKDAY_TENANT_HOST = class="hl-string">"https://[your_tenant_host].workday.com"
WORKDAY_TENANT_NAME = class="hl-string">"[your_tenant_name]"
WORKDAY_API_USER = os.environ.get(class="hl-string">"WORKDAY_USER", class="hl-string">"[Your_ISU_Username]")
WORKDAY_API_PASSWORD = os.environ.get(class="hl-string">"WORKDAY_PASSWORD", class="hl-string">"[Your_ISU_Password]")

class=class="hl-string">"hl-comment"># Date range for the extraction (ISO 8601 format)
class=class="hl-string">"hl-comment"># For delta loads, this should be the timestamp of the last successful run.
UPDATED_SINCE_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Extraction Logic ---

def get_workday_job_applications():
    class="hl-string">"""Fetches all job applications from Workday API, handling pagination."""
    all_applications = []
    offset = 0
    limit = 100  class=class="hl-string">"hl-comment"># Workday's typical page size

    api_url = fclass="hl-string">"{WORKDAY_TENANT_HOST}/ccx/api/v1/{WORKDAY_TENANT_NAME}/recruiting/jobApplications"
    headers = {class="hl-string">"Accept": class="hl-string">"application/json"}
    auth = (WORKDAY_API_USER, WORKDAY_API_PASSWORD)

    while True:
        params = {
            class="hl-string">"updatedSince": UPDATED_SINCE_DATE,
            class="hl-string">"limit": limit,
            class="hl-string">"offset": offset
        }
        print(fclass="hl-string">"Fetching applications with offset: {offset}...")
        try:
            response = requests.get(api_url, headers=headers, params=params, auth=auth, timeout=60)
            response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
            data = response.json()
            applications = data.get(class="hl-string">"data", [])
            all_applications.extend(applications)

            total = data.get(class="hl-string">"total", 0)
            if not applications or (offset + len(applications)) >= total:
                break  class=class="hl-string">"hl-comment"># Exit loop if no more data or all data fetched
            
            offset += len(applications)

        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from Workday API: {e}")
            break

    print(fclass="hl-string">"Total applications fetched: {len(all_applications)}")
    return all_applications

def transform_application_to_events(application):
    class="hl-string">"""Transforms a single job application's history into a list of event log rows."""
    events = []
    app_id = application.get(class="hl-string">"id")
    if not app_id:
        return []

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Recommended Attributes
    recruiter = application.get(class="hl-string">"recruiter", {})
    hiring_manager_obj = application.get(class="hl-string">"job", {}).get(class="hl-string">"hiringManager", {})
    source = application.get(class="hl-string">"source", {})
    department_obj = application.get(class="hl-string">"job", {}).get(class="hl-string">"supervisoryOrganization", {})

    recruiter_name = recruiter.get(class="hl-string">"descriptor")
    hiring_manager_name = hiring_manager_obj.get(class="hl-string">"descriptor")
    app_source = source.get(class="hl-string">"descriptor")
    department = department_obj.get(class="hl-string">"descriptor")
    app_status = application.get(class="hl-string">"status", {}).get(class="hl-string">"descriptor")

    base_event = {
        class="hl-string">"JobApplicationId": app_id,
        class="hl-string">"RecruiterName": recruiter_name,
        class="hl-string">"HiringManager": hiring_manager_name,
        class="hl-string">"ApplicationSource": app_source,
        class="hl-string">"Department": department,
        class="hl-string">"ApplicationStatus": app_status
    }

    class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Activity Extraction from Stage and Business Process History ---
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This part assumes a structure for audit/history data. It needs to be adapted
    class=class="hl-string">"hl-comment"># to your specific Workday API response structure.
    stage_history = application.get(class="hl-string">"stageHistory", [])
    bp_history = application.get(class="hl-string">"businessProcessHistory", [])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Received
    events.append({
        **base_event,
        class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Received",
        class="hl-string">"EventTime": application.get(class="hl-string">"appliedOn")
    })

    for stage_change in stage_history:
        stage_name = stage_change.get(class="hl-string">"stage", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        disposition = stage_change.get(class="hl-string">"disposition", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        event_time = stage_change.get(class="hl-string">"enteredOn")

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Screened (Inferred from entering a review stage)
        if class="hl-string">'screen' in stage_name or class="hl-string">'review' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Screened", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Moved To Interview
        if class="hl-string">'interview' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Moved To Interview", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Moved To Offer Stage
        if class="hl-string">'offer' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Moved To Offer Stage", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Background Check Initiated
        if class="hl-string">'background check' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Background Check Initiated", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Onboarding Initiated
        if class="hl-string">'onboarding' in stage_name or class="hl-string">'ready for hire' in stage_name:
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Onboarding Initiated", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Rejected
        if class="hl-string">'rejected' in disposition or class="hl-string">'not selected' in disposition:
             events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Rejected", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Application Withdrawn
        if class="hl-string">'withdrawn' in disposition:
             events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Application Withdrawn", class="hl-string">"EventTime": event_time, **base_event})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Extract events from explicit business processes
    for bp_event in bp_history:
        bp_name = bp_event.get(class="hl-string">"process", {}).get(class="hl-string">"descriptor", class="hl-string">"").lower()
        bp_status = bp_event.get(class="hl-string">"status", class="hl-string">"").lower()
        bp_time = bp_event.get(class="hl-string">"completedOn") or bp_event.get(class="hl-string">"initiatedOn")

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Interview Scheduled / Completed
        if class="hl-string">'interview' in bp_name:
            if bp_status == class="hl-string">'initiated':
                events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Interview Scheduled", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
            elif bp_status == class="hl-string">'completed':
                events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Interview Completed", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Feedback Submitted
        if class="hl-string">'provide interview feedback' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Feedback Submitted", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Offer Extended
        if (class="hl-string">'job offer' in bp_name or class="hl-string">'propose compensation' in bp_name) and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Offer Extended", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Offer Accepted
        if class="hl-string">'accept offer' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Offer Accepted", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Background Check Cleared
        if class="hl-string">'background check' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Background Check Cleared", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Candidate Hired
        if class="hl-string">'hire' in bp_name and bp_status == class="hl-string">'completed':
            events.append({class="hl-string">"ActivityName": class="hl-string">"Candidate Hired", class="hl-string">"EventTime": bp_time, **base_event})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Remove events with no timestamp and duplicates
    final_events = []
    seen = set()
    for event in events:
        if event.get(class="hl-string">"EventTime"):
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Create a unique key for each event to handle duplicates
            event_key = (event[class="hl-string">"JobApplicationId"], event[class="hl-string">"ActivityName"], event[class="hl-string">"EventTime"])
            if event_key not in seen:
                final_events.append(event)
                seen.add(event_key)

    return final_events

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    print(class="hl-string">"Starting Workday Recruiting data extraction.")
    raw_applications = get_workday_job_applications()
    
    if raw_applications:
        all_events = []
        for app in raw_applications:
            all_events.extend(transform_application_to_events(app))
        
        if all_events:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and format for ProcessMind
            df = pd.DataFrame(all_events)
            df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime']).dt.tz_localize(None)
            df = df.sort_values(by=[class="hl-string">"JobApplicationId", class="hl-string">"EventTime"])
            
            output_filename = class="hl-string">"workday_recruiting_event_log.csv"
            df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
            print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")
        else:
            print(class="hl-string">"No events were generated from the fetched applications.")
    else:
        print(class="hl-string">"No applications found or an error occurred.")

Pasos

Requisitos previos y configuración: Asegúrese de contar con una herramienta ETL o iPaaS de terceros con licencia, como CData, MuleSoft o una plataforma similar, y de tener instalado su conector de Workday. Confirme que dispone de credenciales para un usuario del sistema de integración (ISU) de Workday con los permisos de API necesarios para los dominios Recruiting y Staffing.
Configure la conexión con Workday: Cree una conexión nueva con Workday en la herramienta ETL. Introduzca la URL de su inquilino de Workday, la versión de la API y las credenciales del ISU, como el nombre de usuario y la contraseña o los tokens de OAuth 2.0. Pruebe la conexión para confirmar que funciona.
Explore el esquema de datos: Use el navegador de esquemas o el explorador de fuentes de datos de la herramienta ETL para consultar los objetos de Workday disponibles mediante el conector. Normalmente se muestran como tablas o vistas, por ejemplo, Job_Application, Job_Requisition y Candidate_Stage_History. Familiarícese con los campos y las relaciones disponibles.
Identifique los objetos de datos clave: Para esta extracción, necesitará principalmente datos de objetos relacionados con solicitudes de empleo, historial de candidatos, entrevistas, ofertas y contrataciones. Los nombres exactos dependerán del conector, pero busque objetos que representen estas entidades principales.
Desarrolle la consulta SQL: Cree un nuevo trabajo o pipeline de extracción de datos. Añada un paso de transformación SQL para ejecutar una consulta en la conexión con Workday. Copie y pegue en este paso la consulta SQL proporcionada. Esta consulta reúne datos de varios objetos de Workday y los combina en un único formato de registro de eventos.
Parametrice la consulta: Modifique la cláusula WHERE de la consulta para incluir parámetros del intervalo de fechas, por ejemplo, startDate y endDate. Configure estos parámetros en el trabajo ETL para poder cambiar fácilmente el periodo de extracción sin modificar el código.
Ejecute el trabajo de extracción: Ejecute el trabajo ETL configurado. La herramienta se conectará a Workday, ejecutará la consulta SQL mediante la API y recuperará los datos en un área de preparación o en memoria.
Revise y valide los datos: Antes de escribir el resultado final, use la función de vista previa de la herramienta ETL para inspeccionar los resultados. Compruebe que el número de filas sea razonable, que todas las columnas tengan los valores previstos y que aparezcan distintas actividades.
Configure el destino: Defina el destino de los datos extraídos. Normalmente será un archivo CSV para cargarlo en ProcessMind. Configure el nombre del archivo, el delimitador (coma) y la codificación (UTF-8).
Finalice y exporte: Ejecute el trabajo de extracción completo para generar el archivo CSV final. Asegúrese de que los encabezados de las columnas del archivo coincidan con los atributos requeridos: JobApplicationId, ActivityName, EventTime, RecruiterName, HiringManager, ApplicationSource, Department y ApplicationStatus.

Configuración

Credenciales del conector de Workday: La conexión requiere la URL del inquilino de Workday y un usuario del sistema de integración (ISU) autorizado, con contraseña o credenciales de cliente de OAuth 2.0. El usuario debe tener permisos de seguridad para las áreas funcionales «Recruiting» y «Staffing».
Habilitación de servicios web: Es posible que el conector le solicite especificar qué servicios web de Workday desea habilitar. Asegúrese de que estén habilitados los servicios relacionados con Recruiting, Staffing y Human Resources para acceder a todos los objetos de datos necesarios.
Intervalo de fechas: Para controlar el rendimiento y el volumen de datos, es fundamental limitar la extracción a un periodo específico. Recomendamos cargar inicialmente entre 3 y 6 meses de datos y, después, realizar cargas incrementales diarias o semanales. Esto se configura en la cláusula WHERE de la consulta SQL.
Filtros del alcance de los datos: Si solo necesita analizar el proceso en determinadas áreas de la organización, considere añadir filtros en la cláusula WHERE para campos como Company, Cost Center o Supervisory Organization.
Versión de la API: Algunos conectores requieren que especifique la versión de la API de Workday. Conviene usar una versión reciente y compatible para acceder a los objetos de datos y las funciones más recientes.
Consideraciones de rendimiento: Las extracciones completas de datos de Workday pueden consumir muchos recursos. Programe los trabajos grandes para horarios de menor actividad. Para el análisis continuo, implemente una estrategia de carga incremental basada en la marca de tiempo de la última modificación, de modo que solo se recuperen registros nuevos o actualizados.

a Consulta de ejemplo sql

WITH BaseApplicationInfo AS (
    SELECT
        JA.Job_Application_ID AS JobApplicationId,
        JR.Hiring_Manager_WID AS HiringManagerId,
        JR.Recruiter_WID AS RecruiterId,
        JA.Source_System AS ApplicationSource,
        SO.Organization_Name AS Department,
        JA.Application_Status AS ApplicationStatus,
        JA.Date_Applied AS ApplicationDate,
        JA.Date_Moved_to_Hire AS HireDate,
        OFR.Offer_Date AS OfferDate,
        HIRE.Hire_Onboarding_Date AS OnboardingDate,
        OFR.Offer_Accepted_Date AS OfferAcceptedDate
    FROM
        [Job_Applications] AS JA
    LEFT JOIN [Job_Requisitions] AS JR ON JA.Job_Requisition_ID = JR.Job_Requisition_ID
    LEFT JOIN [Supervisory_Organizations] AS SO ON JR.Supervisory_Organization_WID = SO.Supervisory_Organization_WID
    LEFT JOIN [Job_Application_Offer_Details] AS OFR ON JA.Job_Application_ID = OFR.Job_Application_ID
    LEFT JOIN [Job_Application_Hire_Details] AS HIRE ON JA.Job_Application_ID = HIRE.Job_Application_ID
)
SELECT
    BAI.JobApplicationId,
    'Application Received' AS ActivityName,
    BAI.ApplicationDate AS EventTime,
    Recruiter.Worker_Name AS RecruiterName,
    HiringManager.Worker_Name AS HiringManager,
    BAI.ApplicationSource,
    BAI.Department,
    BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] AS Recruiter ON BAI.RecruiterId = Recruiter.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] AS HiringManager ON BAI.HiringManagerId = HiringManager.Worker_WID

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Application Screened', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Screen'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Moved To Interview', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Interview'

UNION ALL

SELECT
    I.Job_Application_ID, 'Interview Scheduled', I.Scheduled_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Events] I
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON I.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE I.Interview_Status = 'Scheduled'

UNION ALL

SELECT
    I.Job_Application_ID, 'Interview Completed', I.Completed_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Events] I
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON I.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE I.Interview_Status = 'Completed'

UNION ALL

SELECT
    F.Job_Application_ID, 'Feedback Submitted', F.Submitted_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Interview_Feedback] F
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON F.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Moved To Offer Stage', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Offer'

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Offer Extended', BAI.OfferDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OfferDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Offer Accepted', BAI.OfferAcceptedDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OfferAcceptedDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Background Check Initiated', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Background Check'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Background Check Cleared', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Stage_Name = 'Background Check' AND CSH.Status = 'Passed'

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Onboarding Initiated', BAI.OnboardingDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.OnboardingDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    BAI.JobApplicationId, 'Candidate Hired', BAI.HireDate, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM BaseApplicationInfo BAI
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE BAI.HireDate IS NOT NULL

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Candidate Rejected', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Disposition_Reason LIKE '%Rejected%'

UNION ALL

SELECT
    CSH.Job_Application_ID, 'Application Withdrawn', CSH.Effective_Timestamp, R.Worker_Name, HM.Worker_Name, BAI.ApplicationSource, BAI.Department, BAI.ApplicationStatus
FROM [Candidate_Stage_History] CSH
JOIN BaseApplicationInfo BAI ON CSH.Job_Application_ID = BAI.JobApplicationId
LEFT JOIN [Workers] R ON BAI.RecruiterId = R.Worker_WID
LEFT JOIN [Workers] HM ON BAI.HiringManagerId = HM.Worker_WID
WHERE CSH.Disposition_Reason LIKE '%Withdrawn by Candidate%'

WHERE EventTime >= '[Your Start Date]' AND EventTime < '[Your End Date]'

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