Su Template de datos de registro a informe: asiento contable
Su Template de datos de registro a informe: asiento contable
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe seguir
- Guía de extracción para Microsoft Dynamics 365
Del registro al informe: atributos del asiento contable
| Nombre | Descripción | ||
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Hora del evento
EventTime
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La marca de tiempo exacta que indica cuándo se produjo una actividad o un evento. | ||
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Descripción
Event Time registra la fecha y hora en que tuvo lugar una actividad concreta del proceso de asientos contables. Estos datos cronológicos son esenciales para ordenar los eventos y calcular la duración entre ellos. En el análisis, esta marca de tiempo se utiliza para construir la línea temporal de cada caso, algo fundamental para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo, los tiempos de procesamiento y los tiempos de espera. Permite identificar retrasos entre pasos y respalda los Dashboards relacionados con los cuellos de botella y el cumplimiento de los SLA.
Por qué es importante
Esta marca de tiempo es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular todos los KPI basados en la duración, como el tiempo de ciclo y los retrasos de procesamiento.
Dónde obtenerlo
Las marcas de tiempo de los eventos suelen encontrarse en los registros históricos del Workflow, las tablas de auditoría, por ejemplo, SysDatabaseLog, o como marcas de creación o modificación en registros relacionados, como LedgerJournalTable y LedgerJournalTrans.
Ejemplos
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
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ID del asiento contable
JournalEntryId
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El identificador único de un asiento contable, que sirve como identificador principal del caso. | ||
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Descripción
El Journal Entry ID vincula de forma única todas las actividades y los datos relacionados con una sola transacción de asiento contable. Permite realizar el seguimiento completo del ciclo de vida del diario, desde su creación y revisión hasta su contabilización final en el libro mayor. En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el flujo del proceso. Cada Journal Entry ID único representa una instancia individual del proceso y permite examinar en detalle las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y el cumplimiento de cada transacción financiera.
Por qué es importante
Esta es la clave esencial para seguir un asiento contable de principio a fin y analizar el flujo completo del proceso de cada caso.
Dónde obtenerlo
Este identificador suele encontrarse en la tabla de cabecera del diario, como LedgerJournalTable, normalmente en un campo denominado JournalNum.
Ejemplos
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
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Nombre de la actividad
ActivityName
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El nombre del paso o evento específico del proceso empresarial que se produjo. | ||
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Descripción
Este atributo describe un único evento o tarea del ciclo de vida de Journal Entry, como 'Journal Entry Created', 'Journal Submitted For Approval' o 'Journal Entry Posted'. Estas actividades forman los nodos del mapa de proceso descubierto. Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental en Process Mining. Permite conocer el flujo real del proceso, identificar desviaciones respecto al procedimiento estándar y detectar cuellos de botella en los que las actividades tardan más de lo previsto o se repiten.
Por qué es importante
Este atributo define los pasos del proceso, forma la estructura básica del mapa de proceso y permite analizar el flujo y las variaciones del proceso.
Dónde obtenerlo
Se trata de un atributo conceptual derivado de eventos del sistema, cambios de estado o registros del Workflow en Microsoft Dynamics 365.
Ejemplos
Journal Entry creadoJournal enviado para aprobaciónJournal aprobadoJournal Entry contabilizado
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Entidad jurídica
LegalEntity
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La entidad jurídica o el código de empresa en el que se registra el asiento contable. | ||
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Descripción
La entidad jurídica representa la empresa o unidad de negocio específica de una organización en la que se registra la transacción financiera. Es una dimensión organizativa fundamental en los sistemas financieros. En Process Mining, este atributo permite comparar el proceso de asientos contables entre distintas partes de la organización. Puede revelar si determinadas entidades jurídicas tienen procesos más eficientes, mayores tasas de rechazo o tiempos de ciclo más largos, lo que ayuda a identificar y compartir buenas prácticas.
Por qué es importante
Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas empresas o unidades de negocio, y pone de relieve las variaciones y las oportunidades de mejora.
Dónde obtenerlo
Es un campo principal de Dynamics 365, disponible a menudo en tablas de transacciones como LedgerJournalTable y normalmente vinculado a DataAreaId.
Ejemplos
USMFDEMFGBSI
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Estado del diario
JournalStatus
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El estado actual o final del asiento contable. | ||
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Descripción
Este atributo indica el estado del asiento contable en un momento determinado, como «Borrador», «En revisión», «Aprobado», «Rechazado» o «Contabilizado». Proporciona una instantánea de la etapa del ciclo de vida en la que se encuentra el asiento. Analizar el estado ayuda a comprender los resultados de los casos. Puede utilizarse para filtrar todos los asientos rechazados o realizar un seguimiento del volumen de asientos que se encuentran en una etapa concreta. Este atributo respalda varios Dashboards al proporcionar contexto para el análisis del rendimiento y del estado.
Por qué es importante
Ofrece un resultado claro para cada asiento contable y permite analizar las tasas de éxito y rechazo, así como el volumen de trabajo en las distintas fases.
Dónde obtenerlo
El estado suele encontrarse en la tabla de cabecera del diario, LedgerJournalTable, o derivarse del estado del Workflow.
Ejemplos
BorradorEnviadoAprobadoContabilizadoRechazado
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Hora de finalización del evento
EventEndTime
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La marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad o un evento. | ||
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Descripción
Event End Time marca la finalización de una actividad concreta. Mientras que StartTime indica cuándo comienza un evento, EndTime proporciona el otro límite, lo que permite calcular con precisión la duración de cada Task. En Process Mining, disponer de una hora de inicio y una hora de finalización permite calcular el tiempo de procesamiento de la actividad, que se diferencia del tiempo de espera. Esto es fundamental para los Dashboards que analizan el rendimiento de los usuarios e identifican qué Tasks concretas, y no solo los intervalos entre ellas, consumen más tiempo.
Por qué es importante
Permite calcular con precisión cuánto dura cada actividad, algo esencial para analizar el rendimiento de los usuarios e identificar las tareas que requieren más recursos.
Dónde obtenerlo
Estos datos pueden almacenarse explícitamente en los registros del Workflow o tener que derivarse utilizando el StartTime de la actividad siguiente de la secuencia.
Ejemplos
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
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Importe total del diario
JournalTotalAmount
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El valor monetario total del asiento contable, normalmente la suma de los débitos. | ||
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Descripción
Este atributo representa el valor financiero total del asiento contable. Puede utilizarse para clasificar los asientos por rangos de valor, como bajo, medio y alto. El análisis del proceso según el valor financiero puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, los asientos de alto valor podrían seguir un proceso de aprobación más riguroso, con más pasos y tiempos de ciclo más largos. Este atributo es esencial para analizar la materialidad y comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Permite segmentar el proceso por valor financiero, que suele estar relacionado con la complejidad del proceso, el riesgo y los Workflows de aprobación.
Dónde obtenerlo
Es posible que este valor deba calcularse sumando los importes de débito de la tabla de líneas del diario, LedgerJournalTrans, para cada asiento contable.
Ejemplos
1500.75125000.0050.25
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Motivo del rechazo
RejectionReason
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El motivo indicado cuando se rechaza un asiento contable durante el proceso de aprobación. | ||
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Descripción
Cuando se rechaza un asiento contable, la persona aprobadora suele indicar el motivo. Este atributo captura esa información, que resulta muy valiosa para analizar las causas raíz. Es el atributo principal del panel 'Journal Entry Rejection Rate Analysis'. Al categorizar y analizar los motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas habituales, como documentación incorrecta, incumplimientos de políticas o errores de introducción de datos, y aplicar después mejoras específicas en la formación o el proceso.
Por qué es importante
Explica por qué se produce el retrabajo y proporciona la información directa necesaria para reducir las tasas de rechazo y mejorar las aprobaciones correctas a la primera.
Dónde obtenerlo
Esta información suele almacenarse en el historial del Workflow o en la sección de comentarios asociada al paso de rechazo.
Ejemplos
Documentación justificativa insuficienteSe utilizó una cuenta incorrectaSupera el umbral de aprobaciónAsiento duplicado
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Nombre de usuario
UserName
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El nombre del usuario que realizó la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar una actividad concreta, como crear, aprobar o contabilizar un asiento contable. Vincula los pasos del proceso con los recursos humanos. Analizar el rendimiento por usuario es una capacidad clave del Process Mining. Ayuda a crear el panel 'Journal Entry User Performance' para comparar la duración y el volumen de actividades entre distintos usuarios o equipos. Esto puede revelar a las personas con mejor rendimiento, identificar necesidades de formación y facilitar el equilibrio de cargas de trabajo.
Por qué es importante
Vincula las actividades del proceso con personas concretas y permite analizar el rendimiento de los usuarios, la distribución de la carga de trabajo y la asignación de recursos.
Dónde obtenerlo
La información del usuario suele encontrarse en los campos createdBy o modifiedBy de tablas como LedgerJournalTable o en los registros históricos asociados del Workflow.
Ejemplos
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
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Tipo de diario
JournalType
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La clasificación del asiento contable, como General Journal o Accrual. | ||
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Descripción
Journal Type clasifica los asientos según su finalidad empresarial, por ejemplo, asientos diarios, periodificaciones, asignaciones o eliminaciones. Esta segmentación es fundamental para comprender las distintas rutas y comportamientos del proceso. Este atributo permite filtrar y comparar el proceso entre diferentes tipos de diarios. Es esencial para el panel 'Journal Entry Throughput Volume by Type', que ayuda a analizar si determinados tipos de diarios son más propensos a sufrir retrasos, rechazos o retrabajo.
Por qué es importante
Permite segmentar el análisis para comparar procesos con distintas finalidades empresariales, que pueden tener rutas, tiempos de ciclo y requisitos de aprobación diferentes.
Dónde obtenerlo
Normalmente se almacena en la tabla de cabecera del diario, LedgerJournalTable, en un campo relacionado con los nombres o tipos de diario, por ejemplo, JournalName.
Ejemplos
Diario generalAjuste por devengoTransferencia entre empresasNómina
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¿Correcto a la primera?
IsFirstTimeRight
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Indicador que señala si el diario se aprobó sin rechazos previos. | ||
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Descripción
Este atributo booleano a nivel de caso es verdadero si un asiento contable pasa del envío a la aprobación sin ninguna actividad intermedia de «Asiento contable rechazado» o «Asiento contable corregido». Es una medida clave de la calidad del proceso. El KPI «Tasa de aprobación correcta a la primera» se calcula directamente a partir de este atributo. Una tasa alta indica un proceso eficiente y de alta calidad, mientras que una tasa baja señala problemas sistémicos en la calidad inicial de los datos, la claridad de los requisitos o los procedimientos de envío.
Por qué es importante
Es una medida crítica de la calidad del proceso, ya que muestra cuántos diarios pasan por el proceso de aprobación sin retrabajo.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado a nivel de caso mediante el análisis de la secuencia de actividades de cada ID de asiento contable.
Ejemplos
truefalse
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¿Es retrabajo?
IsRework
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Indicador que identifica las actividades que forman parte de un ciclo de retrabajo o corrección. | ||
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Descripción
Este atributo booleano calculado se establece como verdadero para las actividades que tienen lugar después de un rechazo, como «Asiento contable corregido» o una nueva ejecución de «Asiento contable enviado para aprobación». Ayuda a aislar y cuantificar el retrabajo. Este atributo es esencial para el Dashboard «Ciclos de retrabajo y corrección de asientos contables» y el KPI «Tasa de retrabajo». Al marcar el retrabajo, resulta sencillo visualizar y medir la frecuencia y el impacto de los ciclos de corrección, que son una fuente principal de ineficiencia en el proceso.
Por qué es importante
Marca directamente los ciclos de retrabajo ineficientes y facilita la cuantificación del impacto de los rechazos y las correcciones en el tiempo de ciclo y el coste total.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado que se obtiene durante la transformación de datos mediante el análisis de la secuencia de actividades de un caso.
Ejemplos
truefalse
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¿La contabilización está automatizada?
IsAutomatedPosting
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Indicador que señala si el asiento contable se creó o contabilizó automáticamente. | ||
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Descripción
Este atributo booleano distingue entre los asientos contables creados manualmente por una persona usuaria y los generados automáticamente por el sistema o un subsistema, como una integración del sistema o un proceso automatizado de asignación. El análisis de este atributo ayuda a comparar la eficiencia y las tasas de error de los procesos automatizados y manuales. Puede poner de manifiesto oportunidades para seguir automatizando al mostrar si los asientos manuales son más propensos a errores, retrabajos o retrasos.
Por qué es importante
Distingue los procesos manuales de los automatizados y permite comparar su eficiencia, precisión y cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Puede indicarse mediante la persona usuaria que figura en «Creado por» (por ejemplo, una cuenta del sistema o de procesos por lotes) o mediante un indicador específico en la cabecera del diario o en la configuración del tipo.
Ejemplos
truefalse
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Código de moneda
CurrencyCode
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La moneda del importe del asiento contable. | ||
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Descripción
Este atributo especifica la moneda en la que está denominado el asiento contable, como USD, EUR o GBP. Proporciona el contexto necesario para interpretar el importe total del diario. Aunque no siempre se utiliza para analizar el flujo del proceso, la moneda es esencial para cualquier informe o análisis financiero basado en los importes de los diarios. Permite agregar y comparar correctamente los valores, especialmente en organizaciones multinacionales.
Por qué es importante
Proporciona el contexto necesario para cualquier análisis financiero y garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente, especialmente en entornos multidivisa.
Dónde obtenerlo
El código de moneda suele estar disponible en la tabla de líneas del diario, LedgerJournalTrans.
Ejemplos
USDEURGBPJPY
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Departamento
DepartmentName
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El departamento o centro de costes asociado al asiento contable. | ||
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Descripción
El departamento o centro de costes identifica la unidad de negocio interna responsable de la transacción financiera o afectada por ella. Es una dimensión clave para los informes de gestión interna. Este atributo permite analizar el proceso de asientos contables por departamento. Ayuda a responder preguntas como: ¿Qué departamentos registran más asientos? ¿Algunos departamentos tienen mayores tasas de rechazo o tiempos de aprobación más largos? Esta información resulta útil para orientar las iniciativas de mejora del proceso.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento del proceso por función empresarial y ayuda a identificar cuellos de botella específicos de cada departamento o necesidades de formación.
Dónde obtenerlo
Esta información suele encontrarse en el nivel de línea del diario, LedgerJournalTrans, como una dimensión financiera.
Ejemplos
VentasFinanzasMarketingOperaciones
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Estado del SLA de aprobación
ApprovalSlaState
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Indica si la aprobación del asiento contable cumplió el acuerdo de nivel de servicio. | ||
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Descripción
Este atributo clasifica el ciclo de aprobación de cada asiento contable según si se completó dentro del tiempo objetivo definido por un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Los valores habituales son «Cumplido» o «Incumplido». Es la métrica principal del Dashboard «Cumplimiento del SLA de aprobación de asientos contables». Proporciona una visión clara y orientada al negocio del rendimiento frente a los objetivos, ayuda a supervisar y gestionar la puntualidad del proceso de aprobación e impulsa mejoras en las áreas donde los SLA se incumplen con frecuencia.
Por qué es importante
Convierte los datos sin procesar del tiempo de ciclo en un resultado empresarial claro, cumplido o incumplido, y facilita el seguimiento del rendimiento frente a los objetivos clave.
Dónde obtenerlo
Es un atributo calculado. La lógica requiere comparar el KPI calculado de tiempo de ciclo de aprobación con un objetivo de SLA predefinido.
Ejemplos
CumplidoIncumplido
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Fecha de contabilización
PostingDate
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La fecha en la que el asiento contable se contabiliza en el libro mayor. | ||
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Descripción
La fecha de contabilización es la fecha oficial en la que la transacción afecta a los saldos del libro mayor. Esta fecha es fundamental para los informes financieros y el cierre de periodos. Este atributo se utiliza para analizar el retraso entre la aprobación y la contabilización, que es el objetivo del KPI «Tiempo de ciclo de contabilización del asiento contable». Reducir este retraso suele ser una meta clave para acelerar el cierre financiero. También puede utilizarse para analizar los volúmenes de contabilización a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
Es fundamental para calcular el KPI de tiempo de contabilización y comprender los retrasos entre la aprobación y el momento en que una transacción se hace oficial en el libro mayor.
Dónde obtenerlo
Esta fecha suele almacenarse en la tabla de cabecera del diario, LedgerJournalTable, o en tablas relacionadas de transacciones contabilizadas.
Ejemplos
2023-10-282023-11-012023-10-31
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Nivel de aprobación
ApprovalLevel
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Indica la etapa actual o completada de un Workflow de aprobación multinivel. | ||
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Descripción
En los asientos contables que requieren varias aprobaciones, este atributo registra el nivel jerárquico que ha alcanzado el asiento, por ejemplo, «Aprobación del gerente» o «Aprobación de la dirección». Este atributo resulta útil para analizar con más detalle los cuellos de botella de aprobación. Ayuda a determinar si los retrasos se producen sistemáticamente en un nivel concreto de la cadena de aprobación, lo que podría indicar la necesidad de rediseñar el proceso o reasignar recursos en esa etapa.
Por qué es importante
Proporciona visibilidad sobre los Workflows de aprobación en varias etapas y ayuda a identificar cuellos de botella en niveles de aprobación específicos.
Dónde obtenerlo
Esta información se obtendría del registro del historial del Workflow, que realiza el seguimiento de la finalización de los distintos pasos de aprobación.
Ejemplos
Nivel 1: gerenteNivel 2: directorNivel 3: vicepresidente de Finanzas
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Sistema de origen
SourceSystem
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El sistema de registro del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica la aplicación de origen en la que se generan los datos de Journal Entry. En este proceso, el valor suele ser constante, como 'Microsoft Dynamics 365'. En un contexto de análisis más amplio, especialmente en entornos con varios ERP o sistemas integrados, este campo ayuda a diferenciar los procesos y las fuentes de datos. Aporta claridad sobre la procedencia de los datos y es importante para la gobernanza y la validación de datos.
Por qué es importante
Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos y para los análisis que pueden abarcar varios sistemas empresariales.
Dónde obtenerlo
Es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) para indicar el origen del conjunto de datos.
Ejemplos
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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La marca de tiempo en la que se actualizaron por última vez los datos desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha y hora de la extracción más reciente de datos del sistema de origen. Proporciona contexto sobre la actualidad del análisis y de los datos incluidos. Mostrar esta información en los Dashboards garantiza que los usuarios conozcan la actualidad de los datos y les ayuda a comprender el periodo que abarca el análisis del proceso actual. Es un elemento clave de los metadatos de cualquier proyecto de Process Mining.
Por qué es importante
Aporta un contexto esencial sobre la actualidad de los datos y garantiza que los usuarios comprendan hasta qué punto está actualizado el análisis del proceso.
Dónde obtenerlo
Esta marca de tiempo se genera y almacena durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.
Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z
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Del registro al informe: actividades del asiento contable
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Journal aprobado
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La autoridad designada ha aprobado el asiento contable, completando el último paso del Workflow de aprobación. Normalmente, se captura a partir de un cambio de estado en la cabecera del diario, por ejemplo, al pasar a 'Approved'. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito crítico que concluye el proceso de aprobación y permite la contabilización. Es esencial para calcular el tiempo del ciclo de aprobación, el tiempo hasta la contabilización y la tasa de aciertos a la primera.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio en un campo de estado, por ejemplo, cuando ApprovalStatus cambia a 'Approved' en LedgerJournalTable, o a partir de la tabla de historial del Workflow que indica un estado de aprobación final.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del diario cambia a 'Approved'.
Tipo de evento
inferred
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Journal Entry contabilizado
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Esta actividad marca la contabilización correcta del asiento contable en el libro mayor, convirtiéndolo en un registro financiero oficial. Es un evento crítico que se captura cuando el estado de la cabecera del diario se actualiza a 'Posted'. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento final principal de éxito del proceso. Se utiliza para calcular el tiempo de ciclo completo y el tiempo hasta la contabilización, indicadores clave de la eficiencia del cierre financiero.
Dónde obtenerlo
Se captura a partir de un cambio en un campo de estado, por ejemplo, cuando JournalStatus cambia a 'Posted' en LedgerJournalTable, y de la creación de las entradas correspondientes en la tabla GeneralJournalAccountEntry.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del diario pasa a 'Posted'.
Tipo de evento
inferred
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Journal Entry creado
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Esta actividad marca el inicio de un nuevo asiento contable. Se registra cuando un usuario crea un nuevo registro de cabecera del diario en el sistema, lo que establece un Journal Entry ID único que sirve como identificador del caso para el análisis del proceso. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto hasta la contabilización es fundamental para medir el tiempo de ciclo completo e identificar retrasos iniciales en la introducción de datos.
Dónde obtenerlo
Este evento se captura a partir de la marca de tiempo de creación de la cabecera del diario en la entidad GeneralJournalEntry o LedgerJournalTable. Normalmente, se trata de un evento explícito de creación de registro.
Recopilar
Utilice el campo 'createdDateTime' de GeneralJournalEntry o LedgerJournalTable.
Tipo de evento
explicit
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Journal enviado para aprobación
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Representa el envío formal de un asiento contable completado a un Workflow de revisión y aprobación. Normalmente, se infiere a partir de un cambio de estado en la cabecera del diario, por ejemplo, de 'Draft' a 'In Review' o 'Submitted'. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito clave que inicia el ciclo de aprobación. Medir el tiempo transcurrido desde el envío hasta la aprobación final es fundamental para identificar cuellos de botella en el proceso de revisión y supervisar el cumplimiento del SLA.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio en un campo de estado, por ejemplo, cuando ApprovalStatus cambia a 'InReview' en LedgerJournalTable, o a partir de los registros históricos del Workflow asociados al diario.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del diario cambia a 'submitted' o 'in review'.
Tipo de evento
inferred
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Journal rechazado
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Una persona revisora o aprobadora ha rechazado el asiento contable y es necesario corregirlo. Este evento se captura a partir de un cambio de estado del diario, por ejemplo, al pasar a 'Rejected' o 'Needs Correction'. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de los rechazos es fundamental para calcular la tasa de rechazo e identificar las causas raíz del retrabajo. Permite detectar problemas de calidad de datos, cumplimiento o formación de usuarios.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio en un campo de estado, por ejemplo, cuando ApprovalStatus cambia a 'Rejected' en LedgerJournalTable, o a partir del registro histórico del Workflow.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del diario cambia a 'Rejected'.
Tipo de evento
inferred
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Intento de contabilización del diario
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Esta actividad indica que un usuario ha iniciado el proceso de contabilización de un diario aprobado. Puede capturarse explícitamente si el sistema registra el inicio del trabajo de contabilización. | ||
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Por qué es importante
Distinguir entre el intento de contabilización y la contabilización correcta ayuda a diagnosticar problemas de rendimiento del sistema o retrasos en trabajos por lotes que afectan al cierre financiero.
Dónde obtenerlo
Puede tratarse de un evento explícito registrado en una tabla de historial de trabajos por lotes o inferirse a partir de un cambio de estado a 'Posting in progress' en LedgerJournalTable.
Recopilar
Requiere analizar los registros de trabajos por lotes o del sistema relacionados con la rutina de contabilización del libro mayor.
Tipo de evento
explicit
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Journal Entry corregido
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Esta actividad indica que un usuario ha modificado un asiento contable rechazado anteriormente. Normalmente, se infiere al detectar una modificación en la cabecera del diario o en sus líneas después de registrar el estado 'Rejected'. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad identifica explícitamente el retrabajo. Analizar la frecuencia y la duración de los ciclos de corrección ayuda a agilizar el proceso y reducir el trabajo manual.
Dónde obtenerlo
Se infiere mediante el seguimiento de los campos 'modifiedDateTime' y 'modifiedBy' en las tablas LedgerJournalTable o LedgerJournalTrans después de que se produzca un evento 'Journal Rejected'.
Recopilar
Compare la marca de tiempo del estado 'Rejected' con las marcas de tiempo posteriores de las modificaciones realizadas por la persona creadora.
Tipo de evento
inferred
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Journal Entry revertido
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Marca la finalización del proceso de reversión del asiento contable, cuando una entrada de reversión se contabiliza correctamente. Sirve como punto final alternativo del ciclo de vida de un diario incorrecto. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad cierra el ciclo de los asientos corregidos y ayuda a analizar el esfuerzo total dedicado a los ajustes posteriores a la contabilización, que afectan a la eficiencia general del proceso.
Dónde obtenerlo
Se captura cuando el nuevo asiento de reversión pasa a tener el estado 'Posted'. El vínculo con el diario original se mantiene mediante un campo de referencia.
Recopilar
Identifique el evento de estado 'Posted' del asiento de reversión asociado.
Tipo de evento
inferred
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Journal reenviado para aprobación
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Un asiento contable corregido vuelve al Workflow de aprobación para iniciar un nuevo ciclo de revisión. Se infiere a partir de un cambio de estado de 'Rejected' o 'Draft' a 'In Review' o 'Submitted'. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca el inicio de un ciclo de retrabajo. Contar estos eventos ayuda a cuantificar la tasa de retrabajo y el número medio de ciclos de aprobación por asiento contable.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del historial del Workflow o mediante el seguimiento de los cambios de estado en LedgerJournalTable, cuando el estado pasa de rechazado a enviado.
Recopilar
Identifique un evento de estado 'Submitted' que se produzca después de un evento de estado 'Rejected' para el mismo diario.
Tipo de evento
inferred
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Línea de diario añadida
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Este evento indica que se ha añadido una línea de débito o crédito al asiento contable. Se captura cada vez que se crea una nueva línea de transacción y se asocia con la cabecera del diario. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de la creación de las líneas ayuda a comprender la complejidad y el esfuerzo de introducción de datos de los distintos tipos de diarios. También puede revelar retrasos entre la creación de la cabecera y la finalización de las líneas.
Dónde obtenerlo
Se captura a partir de la marca de tiempo de creación de los registros de la entidad LedgerJournalTrans, vinculados a la cabecera del diario. Cada creación de línea constituye un evento independiente.
Recopilar
Utilice el campo 'createdDateTime' de cada registro de la tabla LedgerJournalTrans.
Tipo de evento
explicit
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Reversión de Journal Entry iniciada
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Este evento representa el inicio del proceso para revertir un asiento contable contabilizado anteriormente. Se captura cuando un usuario inicia la acción de reversión en el sistema. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de las reversiones ayuda a identificar su frecuencia y las razones para corregir asientos contabilizados. Puede señalar problemas subyacentes en las fases iniciales de introducción de datos o aprobación.
Dónde obtenerlo
Normalmente, se trata de una acción explícita del usuario que puede capturarse a partir de los registros de auditoría o identificando la creación de un nuevo diario de reversión vinculado al original.
Recopilar
Utilice el evento de creación de un nuevo asiento contable marcado como reversión de un diario contabilizado.
Tipo de evento
explicit
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Revisión del diario iniciada
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Esta actividad marca el momento en que una persona revisora empieza a trabajar activamente en un diario enviado. Puede inferirse cuando el diario se asigna a una persona revisora o cuando esta abre por primera vez el registro para examinarlo. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad ayuda a medir el tiempo de transferencia entre personas revisoras, es decir, el retraso entre el envío y el inicio de la revisión. Puede revelar problemas de asignación de recursos o de notificaciones.
Dónde obtenerlo
A menudo, este evento no se registra de forma explícita. Puede inferirse a partir de los registros de asignación del Workflow o comparando la marca de tiempo del envío con la primera marca de modificación realizada por una persona revisora.
Recopilar
Requiere analizar los registros de asignación de usuarios del Workflow o los registros de actividad de usuarios, que quizá no estén disponibles de forma estándar.
Tipo de evento
inferred
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Guías de extracción
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