Su Template de datos de Purchase to Pay - Requisition

La hora del evento, también denominada marca de tiempo, registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar correctamente los eventos y para todos los análisis de procesos basados en el tiempo, incluido el cálculo del tiempo de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el seguimiento del rendimiento.

En Process Mining, las marcas de tiempo se utilizan para ordenar las actividades dentro de cada caso y medir la duración entre los distintos pasos. Analizar estas duraciones ayuda a descubrir retrasos, comprender las causas de los tiempos de ciclo prolongados y evaluar si se cumplen los acuerdos de nivel de servicio. Contar con datos de marcas de tiempo precisos y completos es un requisito previo para cualquier análisis de rendimiento significativo.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo y analizar el rendimiento y los cuellos de botella del proceso.

Normalmente se registra en los registros de auditoría del sistema, los registros de eventos o como fecha de creación o modificación en los registros de transacciones.

El ID de solicitud de compra es una clave única que se asigna a cada documento de solicitud cuando se crea. Actúa como referencia central para todas las actividades, modificaciones y aprobaciones asociadas a una misma solicitud, desde su inicio hasta su finalización.

En Process Mining, este ID es fundamental para correlacionar los casos. Permite al sistema reconstruir el recorrido completo de cada solicitud y conectar eventos independientes, como «Solicitud de compra creada», «Paso de aprobación aprobado» y «Orden de compra creada», en un flujo de proceso coherente. Sin un identificador de caso único y consistente, resulta imposible analizar las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y los resultados.

Es la clave esencial para seguir todo el ciclo de vida de una solicitud de compra y conectar todos los eventos relacionados en una única instancia del proceso.

Normalmente se encuentra en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra o en la tabla de documentos.

El nombre de la actividad describe un paso individual o un cambio de estado dentro del ciclo de vida de la solicitud de compra. Proporciona una etiqueta legible para eventos como «Solicitud de compra enviada», «Paso de aprobación iniciado» o «Solicitud de compra rechazada», que constituyen los elementos básicos del mapa de procesos.

Este atributo es fundamental para descubrir y analizar procesos. Al ordenar estas actividades, las herramientas de Process Mining pueden visualizar el flujo real del proceso, identificar desviaciones respecto al procedimiento estándar y localizar cuellos de botella o bucles de retrabajo. Los nombres de actividad coherentes y significativos son esenciales para crear un modelo de proceso comprensible y útil.

Define los pasos individuales del proceso, esenciales para visualizar el mapa de procesos y analizar el flujo del proceso.

A menudo se obtiene de registros de eventos, tablas de cambios de estado o códigos de transacción asociados al documento de solicitud de compra.

El atributo Sistema de origen especifica el origen de los datos del proceso. En organizaciones con varios sistemas, como un ERP central y una herramienta especializada de compras electrónicas, este campo ayuda a distinguir los datos procedentes de distintas fuentes.

Esta información es útil para validar datos, solucionar problemas y comprender las variaciones del proceso que pueden depender del sistema. Por ejemplo, las solicitudes originadas en un sistema podrían seguir una ruta de aprobación diferente o tener un tiempo de ciclo más corto que las procedentes de otro. Analizar los datos por sistema de origen puede revelar problemas de integración u oportunidades para consolidar sistemas.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo esencial para validarlos y analizar las diferencias del proceso entre varios sistemas.

A menudo es un valor estático que se añade durante la extracción de datos o se encuentra en campos de metadatos técnicos.

La marca de tiempo de la última actualización de datos indica el grado de actualización de los datos analizados. Muestra cuándo se extrajo por última vez el registro del sistema de origen y cuándo se cargó en el entorno de Process Mining.

Este atributo es esencial para la supervisión operativa y para garantizar que los análisis se basen en información actual. Ayuda a comprender el posible desfase entre los eventos del mundo real y su representación en el modelo de proceso. Los Dashboards y los KPI que supervisan operaciones en curso dependen de esta información para ofrecer conclusiones oportunas y relevantes.

Informa sobre la actualidad de los datos, un aspecto fundamental para garantizar que los análisis sean relevantes y estén actualizados.

Normalmente lo añade la herramienta de integración de datos o ETL (Extract, Transform, Load) durante el proceso de carga de datos.

El atributo Departamento representa la unidad organizativa responsable de la compra, como «Marketing», «TI» o «Finanzas». Es un dato financiero y organizativo clave para la elaboración de presupuestos y la asignación de costos.

En Process Mining, analizar los datos por departamento es una técnica habitual y eficaz. Permite comparar el rendimiento de distintas unidades de negocio, identificar los departamentos más eficientes y detectar cuáles pueden necesitar apoyo. Este análisis puede revelar variaciones en el tiempo de ciclo, las tasas de aprobación o el cumplimiento específicas de los hábitos de compra o los procesos internos de cada departamento.

Permite comparar el rendimiento y analizar los costos entre distintas unidades de negocio, revelando comportamientos del proceso específicos de cada departamento.

Normalmente está disponible en los datos de cabecera o de las partidas de la solicitud de compra, vinculado a la estructura organizativa de la empresa.

El estado de la solicitud de compra indica la situación de la solicitud en un momento determinado o su resultado final. Entre los estados habituales se incluyen «En curso», «Pendiente de aprobación», «Aprobada», «Rechazada» y «Cerrada».

Este atributo es esencial para analizar resultados y realizar el seguimiento operativo. Permite filtrar las solicitudes según su estado final para calcular métricas como las tasas de rechazo o de conversión a órdenes de compra. En el contexto operativo, ayuda a los equipos a comprender la carga de trabajo actual, como el número de solicitudes pendientes de aprobación, para priorizar tareas y gestionar los recursos de forma eficaz.

Ofrece una visión clara de los resultados de las solicitudes, permite calcular métricas clave como las tasas de rechazo y facilita la gestión de la carga de trabajo operativa.

Normalmente se encuentra en el campo de estado de la cabecera del documento de solicitud de compra.

El ID de orden de compra es el número único del documento de orden de compra generado a partir de una solicitud de compra aprobada. Este campo vincula el proceso de solicitud con los procesos posteriores de compras y pagos.

Este atributo es fundamental para analizar la eficiencia de la conversión de solicitud a orden de compra. Confirma que una solicitud ha dado lugar correctamente a una orden de compra y permite medir el tiempo necesario para realizar esta conversión. Al analizar qué solicitudes tienen una orden de compra asociada, las empresas pueden evaluar la eficacia de la fase previa a la compra e identificar las solicitudes aprobadas que nunca se atendieron.

Vincula la solicitud con el proceso posterior de compras y permite analizar las tasas y los tiempos de conversión de solicitud a orden de compra.

A menudo se encuentra en los datos del documento de solicitud después de crear una orden de compra, a veces en una tabla de documentos relacionados o de flujo de documentos.

El importe de la solicitud de compra representa el valor financiero total de todos los artículos y servicios solicitados. Es una métrica financiera clave durante todo el proceso de compras.

En el análisis de procesos, este atributo es esencial para filtrar y analizar por valor. Permite segmentar las solicitudes en categorías de importe alto y bajo, que suelen tener distintos Workflows de aprobación y perfiles de riesgo. Analizar los tiempos de ciclo o las tasas de rechazo según el importe puede revelar que las solicitudes de importe alto tardan mucho más en aprobarse o se rechazan con mayor frecuencia, lo que proporciona un punto de partida para mejorar el proceso.

Permite analizar por valor, priorizar las solicitudes de importe alto y comprender cómo influye el valor financiero en el comportamiento del proceso.

Normalmente se encuentra en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra o en la tabla de documentos.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria del importe de la solicitud de compra. En organizaciones multinacionales, las solicitudes pueden crearse en distintas monedas según la ubicación de quien solicita o del proveedor.

Este campo es esencial para elaborar informes y análisis financieros precisos. Garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y permite convertirlos adecuadamente al agregar datos de distintas regiones. Cualquier análisis del valor de las solicitudes debe tener en cuenta la moneda para evitar comparar directamente unidades monetarias diferentes.

Proporciona el contexto necesario para los datos financieros y garantiza la interpretación y agregación correctas de los valores de las solicitudes entre regiones.

Normalmente se encuentra en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra, junto a los campos de importe.

El nombre de quien solicita identifica a la persona que inició la solicitud de compra. Normalmente es la persona usuaria del negocio que necesita los bienes o servicios.

Analizar el proceso por persona solicitante puede ayudar a identificar patrones relacionados con determinadas personas o grupos. Por ejemplo, puede revelar si algunas personas envían con frecuencia solicitudes incompletas o que no cumplen las políticas y requieren retrabajo. Esta información puede utilizarse para ofrecer formación específica o simplificar el proceso de solicitud para grupos de usuarios habituales, mejorando en última instancia la eficiencia y el cumplimiento.

Ayuda a identificar comportamientos específicos de cada usuario y permite orientar la formación y las mejoras del proceso a personas o equipos concretos.

Se encuentra en los datos de cabecera de la solicitud de compra, a menudo vinculada a los datos maestros de empleados.

El tipo de solicitud de compra clasifica la solicitud según su naturaleza o finalidad. Algunos ejemplos son las solicitudes de materiales estándar, servicios, gastos de capital o artículos de un catálogo específico. Esta clasificación suele determinar el Workflow de aprobación y el tratamiento contable.

Analizar el proceso por tipo de solicitud ayuda a comprender si las distintas solicitudes siguen rutas diferentes o presentan niveles de eficiencia distintos. Por ejemplo, las solicitudes de gastos de capital pueden tener tiempos de ciclo más largos debido a capas adicionales de aprobación, mientras que las solicitudes de artículos estándar de catálogo pueden estar muy automatizadas. Este análisis ayuda a diseñar y optimizar variantes del proceso específicas para cada tipo.

Permite analizar distintas rutas del proceso, ya que el tipo de solicitud suele determinar el Workflow de aprobación requerido y su complejidad.

Normalmente se almacena como tipo de documento o código de categoría en los datos de cabecera de la solicitud.

La fecha requerida la especifica quien solicita para indicar el plazo de atención. Esta fecha sirve como objetivo para todo el proceso de compras, desde la aprobación de la solicitud hasta la entrega final.

Este atributo es importante para analizar la puntualidad del proceso y su alineación con las necesidades del negocio. Al comparar la fecha requerida con la fecha real de creación de la orden de compra o de entrega, las organizaciones pueden medir su capacidad para cumplir los acuerdos de nivel de servicio internos. Ayuda a responder preguntas clave, como si el proceso de compras es suficientemente rápido para cumplir los plazos del negocio.

Proporciona un punto de referencia para medir el rendimiento del proceso frente a los plazos del negocio y evaluar la capacidad de atender las solicitudes a tiempo.

Normalmente la introduce la persona usuaria al crear la solicitud y se almacena en la cabecera o en los detalles de las partidas de la solicitud.

El motivo del rechazo es un campo de texto o código que explica por qué se denegó una solicitud de compra. Las personas aprobadoras proporcionan esta información para dar comentarios a quien solicita, que puede tener que modificar y volver a enviar la solicitud.

Este atributo es muy valioso para analizar las causas raíz de los fallos del proceso. Al categorizar y analizar los motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas frecuentes como «Código de cuenta contable incorrecto», «Presupuesto excedido» o «Proveedor que no cumple las políticas». Estos análisis pueden impulsar mejoras específicas, como una mejor formación para quienes solicitan, una comunicación más clara de las políticas o mejoras del sistema para prevenir errores habituales.

Ofrece información directa sobre las causas de los fallos de las solicitudes y permite analizar las causas raíz para reducir el retrabajo y mejorar las tasas de aprobación a la primera.

Normalmente se registra en un campo de comentarios o notas asociado a la actividad «Rechazada» o al cambio de estado correspondiente.

El nivel de urgencia, a veces denominado prioridad, es un campo que utilizan quienes solicitan para indicar con qué rapidez necesitan los bienes o servicios solicitados. Esta clasificación puede influir en la forma en que el equipo de compras y las personas aprobadoras enrutan y priorizan la solicitud.

Analizar el rendimiento del proceso por nivel de urgencia ayuda a determinar si el proceso responde a las necesidades del negocio. Por ejemplo, permite comprobar si las solicitudes de urgencia «Alta» se procesan realmente más rápido que las de urgencia «Baja». Si no es así, podría indicar un cuello de botella o un fallo en el mecanismo de priorización que debe corregirse.

Ayuda a evaluar si el proceso prioriza eficazmente las solicitudes urgentes y si la urgencia indicada se corresponde con la velocidad real de procesamiento.

Normalmente es un campo opcional u obligatorio del formulario de creación de la solicitud, almacenado en la cabecera de la solicitud.

El nombre de la persona aprobadora identifica a la persona, el rol o el grupo que realizó un paso de aprobación o rechazo en el Workflow. Se distingue de quien solicita o de la persona usuaria general que puede realizar otras actividades.

Este atributo es clave para analizar el propio proceso de aprobación. Ayuda a medir el rendimiento de las personas aprobadoras, como el tiempo medio que tarda cada una en tomar una decisión. También puede identificar la distribución de la carga de trabajo y mostrar si determinadas personas aprobadoras constituyen cuellos de botella en el proceso. Este análisis facilita una mejor asignación de recursos y la gestión del rendimiento dentro de la cadena de aprobación.

Permite analizar detalladamente el Workflow de aprobación, incluida la carga de trabajo y el rendimiento de las personas aprobadoras, así como identificar cuellos de botella.

Se registra en el registro de eventos o de auditoría para las actividades relacionadas con la aprobación. Puede ser necesario combinarlo con los datos maestros de empleados.

El nombre de usuario identifica a la persona responsable de una actividad determinada en el registro del proceso. Es un atributo general que puede registrar a quien solicita, a una persona editora, a una persona aprobadora o a cualquier otra persona que interactúe con la solicitud de compra.

Este atributo es fundamental para analizar los recursos y la automatización. Ayuda a comprender el «principio de los cuatro ojos» (transferencias entre distintas personas usuarias) y puede utilizarse para calcular las tasas de automatización mediante la identificación de actividades realizadas por usuarios del sistema o de procesos por lotes. Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender cómo interactúan los distintos roles con el proceso.

Este atributo es esencial para comprender las transferencias entre usuarios, analizar la automatización y atribuir cada paso del proceso a la persona responsable correcta.

Se encuentra en los datos del registro de auditoría o del registro de eventos de cada transacción, a menudo almacenado como ID de usuario.