Su Template de datos para requisiciones de compra a pago

La hora del evento, también llamada marca de tiempo, registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar correctamente los eventos y realizar análisis de procesos basados en el tiempo, como calcular el tiempo de ciclo, identificar cuellos de botella y supervisar el desempeño.

En Process Mining, las marcas de tiempo permiten ordenar las actividades de cada caso y medir el tiempo transcurrido entre los distintos pasos. Analizar estos intervalos ayuda a detectar retrasos, entender las causas de los tiempos de ciclo prolongados y evaluar si se cumplen los acuerdos de nivel de servicio. Para realizar un análisis de desempeño significativo, es imprescindible contar con datos de marcas de tiempo precisos y completos.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo y analizar el desempeño del proceso y sus cuellos de botella.

Suele registrarse en los registros de auditoría del sistema o en los registros de eventos, o como fecha de creación o modificación en los registros de transacciones.

El ID de solicitud de compra es una clave única que se asigna a cada documento de solicitud cuando se crea. Sirve como referencia central para todas las actividades, modificaciones y aprobaciones relacionadas con una solicitud, desde su inicio hasta su finalización.

En Process Mining, este ID es fundamental para relacionar los casos. Permite que el sistema reconstruya el recorrido completo de cada solicitud y conecte eventos distintos, como 'Solicitud creada', 'Etapa de aprobación aprobada' y 'Orden de compra creada', en un flujo de proceso coherente. Sin un identificador de caso único y uniforme, no es posible analizar las variantes del proceso, los tiempos de ciclo ni los resultados.

Es la clave esencial para seguir todo el ciclo de vida de una solicitud y reunir los eventos relacionados en una sola instancia del proceso.

Suele encontrarse en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra o en la tabla de documentos.

El nombre de la actividad describe un paso o cambio de estado dentro del ciclo de vida de la solicitud de compra. Proporciona una etiqueta fácil de entender para eventos como 'Solicitud enviada', 'Etapa de aprobación iniciada' o 'Solicitud rechazada', que conforman el mapa del proceso.

Este atributo es fundamental para descubrir y analizar el proceso. Al ordenar estas actividades, las herramientas de Process Mining pueden visualizar el flujo real del proceso, detectar desviaciones del procedimiento estándar e identificar cuellos de botella o ciclos de retrabajo. Los nombres de actividad uniformes y descriptivos son clave para crear un modelo de proceso comprensible y útil para la acción.

Define los pasos individuales del proceso, necesarios para visualizar el mapa del proceso y analizar su flujo.

A menudo se obtiene de los registros de eventos, las tablas de cambios de estado o los códigos de transacción asociados al documento de solicitud.

El atributo Sistema de origen especifica de dónde proceden los datos del proceso. En las organizaciones que utilizan varios sistemas, como un ERP central y una herramienta especializada de compras electrónicas, este campo permite distinguir los datos de cada fuente.

Esta información resulta útil para validar datos, resolver problemas y entender las variaciones del proceso que dependen del sistema. Por ejemplo, las solicitudes que se originan en un sistema pueden seguir una ruta de aprobación distinta o tener un tiempo de ciclo menor que las de otro. Analizar los datos por sistema de origen puede revelar problemas de integración u oportunidades para consolidar sistemas.

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para validarlos y analizar las diferencias entre procesos de varios sistemas.

A menudo se añade un valor estático durante la extracción de datos o se encuentra en los campos de metadatos técnicos.

La marca de tiempo de la última actualización de datos indica qué tan recientes son los datos analizados. Muestra cuándo se extrajo por última vez el registro del sistema de origen y se cargó en el entorno de Process Mining.

Este atributo es esencial para la supervisión operativa y para garantizar que los análisis se basen en información actual. Ayuda a entender el posible desfase entre los eventos reales y su representación en el modelo de proceso. Los Dashboards y los KPI que hacen seguimiento de las operaciones en curso utilizan esta información para ofrecer conclusiones oportunas y pertinentes.

Indica qué tan actualizados están los datos, algo fundamental para que los análisis sigan siendo pertinentes y reflejen la situación actual.

La herramienta de integración de datos o ETL (extracción, transformación y carga) suele añadirla durante el proceso de carga.

El atributo Departamento representa la unidad organizativa responsable de la compra, como 'Marketing', 'Tecnología de la información' o 'Finanzas'. Es un dato financiero y organizativo clave para la elaboración de presupuestos y la asignación de costes.

En Process Mining, analizar los datos por departamento es una técnica habitual y eficaz. Permite comparar el desempeño de distintas unidades de negocio e identificar cuáles son más eficientes y cuáles podrían necesitar apoyo. Este análisis puede revelar diferencias en los tiempos de ciclo, las tasas de aprobación o el cumplimiento relacionadas con los hábitos de compra o los procesos internos de cada departamento.

Permite comparar el desempeño y analizar los costes de distintas unidades de negocio, y revela comportamientos del proceso propios de cada departamento.

Suele estar disponible en los datos de cabecera o de las líneas de la solicitud de compra, vinculado a la estructura organizativa de la empresa.

El estado de la solicitud indica en qué situación se encuentra en un momento determinado o cuál fue su resultado final. Algunos estados habituales son 'En curso', 'Pendiente de aprobación', 'Aprobada', 'Rechazada' y 'Cerrada'.

Este atributo es esencial para analizar los resultados y supervisar las operaciones. Permite filtrar las solicitudes según su estado final y calcular métricas como las tasas de rechazo o de conversión en órdenes de compra. En el ámbito operativo, ayuda a los equipos a conocer la carga de trabajo actual, por ejemplo, cuántas solicitudes están pendientes de aprobación, para que puedan priorizar tareas y gestionar los recursos de forma eficaz.

Ofrece una visión clara de los resultados de las solicitudes, permite calcular métricas clave como las tasas de rechazo y facilita la gestión de la carga de trabajo operativa.

Suele encontrarse en el campo de estado de la cabecera del documento de solicitud de compra.

El ID de orden de compra es el número único del documento de orden de compra generado a partir de una solicitud aprobada. Este campo vincula el proceso de solicitud con los procesos posteriores de adquisiciones y pagos.

Este atributo es fundamental para analizar la eficiencia de la conversión de solicitudes en órdenes de compra. Confirma que una solicitud dio lugar a una orden de compra y permite medir cuánto tiempo llevó esa conversión. Al analizar qué solicitudes tienen una orden de compra asociada, las empresas pueden evaluar la eficacia de la fase previa a las adquisiciones e identificar solicitudes aprobadas que nunca se atendieron.

Vincula la solicitud con el proceso de adquisiciones posterior y permite analizar las tasas y los tiempos de conversión de solicitudes en órdenes de compra.

Suele encontrarse en los datos del documento de solicitud después de crear una orden de compra, a veces en una tabla de documentos relacionados o de flujo de documentos.

El importe de la solicitud representa el valor financiero total de los artículos y servicios incluidos en la solicitud de compra. Es una métrica financiera clave durante todo el proceso de adquisiciones.

En el análisis de procesos, este atributo es esencial para filtrar y analizar por valor. Permite clasificar las solicitudes en categorías de importe alto o bajo, que suelen tener flujos de trabajo de aprobación y perfiles de riesgo distintos. Analizar los tiempos de ciclo o las tasas de rechazo según el importe puede revelar, por ejemplo, que las solicitudes de importe alto tardan mucho más en aprobarse o se rechazan con mayor frecuencia. Esto ofrece un punto de partida para mejorar el proceso.

Permite analizar las solicitudes según su importe, priorizar las de mayor valor y entender cómo influye el valor financiero en el comportamiento del proceso.

Suele encontrarse en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra o en la tabla de documentos.

El atributo Moneda especifica la unidad monetaria del importe de la solicitud. En las organizaciones multinacionales, las solicitudes pueden emitirse en distintas monedas según la ubicación de quien solicita la compra o del proveedor.

Este campo es esencial para elaborar informes y análisis financieros precisos. Permite interpretar correctamente los valores monetarios y convertirlos de forma adecuada al agregar datos de distintas regiones. Todo análisis del valor de las solicitudes debe tener en cuenta la moneda para evitar comparar directamente unidades monetarias diferentes.

Aporta el contexto necesario para interpretar y agregar correctamente los datos financieros y los importes de las solicitudes de distintas regiones.

Suele encontrarse en los datos de cabecera de la transacción de solicitud de compra, junto a los campos de importe.

El nombre de quien solicita identifica a la persona que inició la solicitud de compra. Por lo general, es la persona usuaria del área de negocio que necesita los bienes o servicios.

Analizar el proceso por persona solicitante puede ayudar a detectar patrones relacionados con determinadas personas o grupos. Por ejemplo, puede revelar si algunas personas envían con frecuencia solicitudes incompletas o que no cumplen los requisitos y que, por tanto, requieren retrabajo. Esta información permite ofrecer formación específica o simplificar el proceso para los grupos de usuarios habituales, lo que mejora la eficiencia y el cumplimiento.

Ayuda a identificar comportamientos específicos de cada usuario y permite orientar la formación y las mejoras del proceso a personas o equipos concretos.

Se encuentra en los datos de cabecera de la solicitud de compra y suele estar vinculado a los datos maestros del personal.

El tipo de solicitud clasifica la petición de compra según su naturaleza o finalidad. Algunos ejemplos son las solicitudes de materiales estándar, servicios, gastos de capital o artículos de un catálogo específico. Esta clasificación suele determinar el flujo de trabajo de aprobación y el tratamiento contable.

Analizar el proceso por tipo de solicitud permite entender si las distintas solicitudes siguen rutas diferentes o tienen distintos niveles de eficiencia. Por ejemplo, las solicitudes de gastos de capital pueden tener tiempos de ciclo más largos debido a las etapas adicionales de aprobación, mientras que las solicitudes de artículos estándar del catálogo pueden estar muy automatizadas. Este análisis ayuda a diseñar y optimizar variantes del proceso para cada tipo.

Permite analizar las distintas rutas del proceso, ya que el tipo de solicitud suele determinar el flujo de trabajo de aprobación y su complejidad.

Esta información suele almacenarse como tipo de documento o código de categoría en los datos de cabecera de la solicitud.

La persona solicitante indica la fecha requerida para establecer el plazo de cumplimiento. Esta fecha sirve como objetivo para todo el proceso de compras, desde la aprobación de la requisición hasta la entrega final.

Este atributo es importante para analizar la puntualidad del proceso y su adecuación a las necesidades del negocio. Al comparar la fecha requerida con la fecha real de creación de la orden de compra o de entrega, las organizaciones pueden medir su capacidad para cumplir los acuerdos internos de nivel de servicio. También permite responder preguntas clave, como si el proceso de compras es lo bastante rápido para cumplir los plazos del negocio.

Ofrece un punto de referencia para medir el rendimiento del proceso frente a los plazos del negocio y evaluar la capacidad de cumplirlos a tiempo.

Normalmente, el usuario la introduce al crear la requisición y se almacena en el encabezado de la requisición o en los detalles de la línea.

El motivo del rechazo es un campo de texto o código que explica por qué se denegó una solicitud. Las personas aprobadoras proporcionan esta información para dar retroalimentación a quien la solicitó, que quizá deba modificarla y volver a enviarla.

Este atributo es muy valioso para analizar las causas raíz de los fallos del proceso. Al clasificar y analizar los motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas frecuentes, como 'Código de cuenta contable incorrecto', 'Presupuesto excedido' o 'Proveedor que no cumple los requisitos'. Estas conclusiones pueden impulsar mejoras específicas, como ofrecer una mejor formación a quienes solicitan las compras, comunicar las políticas con mayor claridad o mejorar el sistema para prevenir errores habituales.

Explica directamente por qué se rechazan las solicitudes y permite analizar las causas raíz para reducir el retrabajo y aumentar la tasa de aprobación en el primer intento.

Suele registrarse en un campo de comentarios o notas asociado a la actividad 'Rechazada' o al cambio de estado correspondiente.

El nivel de urgencia, también llamado prioridad, es un campo que permite indicar a quien solicita la compra con qué rapidez necesita los bienes o servicios. Esta clasificación puede influir en cómo el equipo de adquisiciones y las personas aprobadoras asignan y priorizan la solicitud.

Analizar el desempeño del proceso según el nivel de urgencia ayuda a determinar si responde a las necesidades del negocio. Por ejemplo, permite comprobar si las solicitudes de urgencia 'Alta' se procesan realmente más rápido que las de urgencia 'Baja'. Si no es así, puede haber un cuello de botella o un problema en el mecanismo de priorización que conviene resolver.

Ayuda a evaluar si el proceso prioriza eficazmente las solicitudes urgentes y si la urgencia indicada se corresponde con la velocidad real de tramitación.

Suele ser un campo opcional u obligatorio del formulario de creación de solicitudes y se almacena en la cabecera de la solicitud.

El nombre de la persona aprobadora identifica a la persona, el rol o el grupo que realizó una etapa de aprobación o rechazo en el flujo de trabajo. Se distingue de quien solicitó la compra y de otros usuarios que pueden realizar actividades diferentes.

Este atributo es clave para analizar el proceso de aprobación. Ayuda a medir el desempeño de quienes aprueban, por ejemplo, el tiempo promedio que tardan en tomar una decisión. También permite identificar cómo se distribuye la carga de trabajo y si algunas personas aprobadoras generan cuellos de botella. Este análisis facilita una mejor asignación de recursos y la gestión del desempeño en la cadena de aprobación.

Permite analizar en detalle el flujo de trabajo de aprobación, incluida la carga de trabajo y el desempeño de quienes aprueban, y ayuda a identificar cuellos de botella.

Se registra en el registro de eventos o de auditoría de las actividades relacionadas con la aprobación. Puede ser necesario combinar estos datos con los datos maestros del personal.

El nombre de usuario identifica a la persona responsable de cada actividad registrada en el Registro de eventos. Es un atributo general que puede corresponder a quien solicita, edita o aprueba la requisición, o a cualquier otra persona que intervenga en ella.

Este atributo es fundamental para analizar los recursos y la automatización. Permite comprender el principio de «cuatro ojos» (las transferencias entre distintos usuarios) y calcular los niveles de automatización al identificar las actividades realizadas por usuarios del sistema o de procesos por lotes. Analizar las actividades por usuario ayuda a entender cómo interactúan los distintos roles con el proceso.

Este atributo es esencial para comprender las transferencias entre usuarios, analizar la automatización y atribuir los pasos específicos del proceso a la persona responsable.

Se encuentra en el registro de auditoría o en los datos del Registro de eventos de cada transacción; a menudo se almacena como un ID de usuario.