Su Template de datos para compras y pagos de pedidos de compra

SAP Ariba
Su Template de datos para compras y pagos de pedidos de compra

Su Template de datos para compras y pagos de pedidos de compra

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos esenciales que necesita para analizar el proceso de compras y pagos de pedidos de compra. Incluye los atributos y las actividades clave que conviene registrar, además de instrucciones prácticas para extraer datos del sistema de origen. Utilice este recurso para establecer una base completa y precisa para descubrir y optimizar el proceso.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que conviene registrar
  • Instrucciones de extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos de compras y pagos de pedidos de compra

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y analizar en profundidad el proceso de compras y pagos de pedidos de compra.
3 Obligatorio 6 Recomendado 13 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
La fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad o un evento.
Descripción

La hora del evento es la marca de tiempo asociada a cada actividad y registra cuándo comenzó. Estos datos son esenciales para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración y los tiempos de ciclo entre los distintos pasos del proceso.

Este atributo es fundamental para casi todos los análisis basados en el tiempo, incluidos los Dashboards de tiempo de ciclo integral del pedido de compra y de tiempo de ciclo de aprobación del pedido de compra. Permite calcular KPI clave, como el tiempo medio de ciclo de aprobación del pedido de compra, midiendo la diferencia entre las marcas de tiempo de las actividades «Pedido de compra creado» y «Pedido de compra aprobado».

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de duración, como los tiempos de ciclo y de espera.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en los datos del registro de auditoría o del historial de cambios de los documentos de pedido de compra en SAP Ariba.

Ejemplos
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-16T14:05:22Z2023-05-01T09:00:15Z
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre del evento o la tarea específicos que tuvieron lugar en un momento determinado del proceso de pedido de compra.
Descripción

El nombre de la actividad describe un paso del ciclo de vida del pedido de compra, como «Pedido de compra creado», «Pedido de compra aprobado» o «Entrada de mercancías registrada». La secuencia de actividades constituye la base del mapa del proceso.

El análisis de estas actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el flujo del proceso, identificar variantes frecuentes y poco comunes, y medir la duración entre los distintos pasos. Comprender la secuencia y la frecuencia de actividades como «Pedido de compra modificado» es esencial para Dashboards como el de análisis de la tasa de modificación de pedidos de compra.

Por qué es importante

Este atributo define los pasos del proceso y permite visualizar su flujo e identificar cuellos de botella, retrabajos y desviaciones.

Dónde obtenerlo

Se genera al asignar cambios de estado, códigos de transacción o registros de eventos de las tablas de SAP Ariba relacionadas con el historial de documentos y el flujo de trabajo.

Ejemplos
Orden de compra aprobadaOrden de compra modificadaRecepción de bienes registradaFactura recibida para la orden de compra
Orden de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador único de cada documento de orden de compra, que sirve como identificador central del caso en el proceso.
Descripción

El número de pedido de compra es la clave principal que vincula todas las actividades y eventos relacionados a lo largo del ciclo de compras. Cada número representa una transacción de compra, desde la creación inicial del pedido hasta su finalización o cancelación.

En Process Mining, este atributo es fundamental para el análisis a nivel de caso. Permite reconstruir el recorrido completo de cada pedido de compra, calcular los tiempos de ciclo, identificar variantes del proceso y hacer un seguimiento del estado de cada pedido. Analizar los procesos por número de pedido de compra ayuda a comprender el flujo completo e identificar cuellos de botella o desviaciones en transacciones concretas.

Por qué es importante

Este es el ID del caso esencial que conecta todos los pasos del proceso y permite analizar el ciclo completo de cada pedido de compra.

Dónde obtenerlo

Es un campo principal del documento de pedido de compra en SAP Ariba Buying and Invoicing o SAP Ariba Sourcing.

Ejemplos
PO7000123456PO7000123457PO7000123458
Fecha de entrada de mercancías
GoodsReceiptDate
Fecha en que se registró oficialmente en el sistema la recepción de los bienes o la finalización de los servicios.
Descripción

Este atributo marca la hora de la actividad «Entrada de mercancías registrada» o «Confirmación de servicios introducida». Confirma oficialmente que se han recibido los artículos pedidos.

Esta fecha es fundamental para medir los tiempos reales de entrega. Complementa la fecha de entrega solicitada y se utiliza para calcular las variaciones y los KPI de puntualidad. El Dashboard de puntualidad en el registro de entradas de mercancías utiliza este atributo para evaluar cuánto se tarda en registrar la recepción después de la entrega, algo importante para la precisión del inventario y el pago puntual de las facturas.

Por qué es importante

Representa la fecha real de entrega, esencial para calcular el rendimiento de las entregas e identificar retrasos en la cadena de suministro.

Dónde obtenerlo

Es la marca de tiempo del documento de entrada de mercancías o de la hoja de entrada de servicios que hace referencia al pedido de compra.

Ejemplos
2023-06-02T11:00:00Z2023-07-14T15:30:00Z2023-08-22T09:45:00Z
Fecha de entrega solicitada
RequestedDeliveryDate
Fecha en la que quien realiza la solicitud espera recibir los bienes o servicios.
Descripción

Es la fecha de entrega prevista que la empresa especifica al crear la solicitud de compra o el pedido. Sirve como referencia para medir el rendimiento real de las entregas.

Este atributo es fundamental para el Dashboard de rendimiento de entrega de proveedores y el KPI de tasa de puntualidad en la entrada de mercancías. Al comparar la fecha de entrega solicitada con la fecha real de entrada de mercancías, las organizaciones pueden medir la puntualidad de los proveedores, calcular las variaciones en las entregas e identificar a quienes incumplen habitualmente los plazos. Este análisis es esencial para gestionar las relaciones con los proveedores y reducir los riesgos de la cadena de suministro.

Por qué es importante

Sirve de referencia para medir la puntualidad de las entregas, un aspecto clave para evaluar la fiabilidad de los proveedores y la eficiencia de la cadena de suministro.

Dónde obtenerlo

Es un campo de fecha estándar en las partidas del documento de pedido de compra.

Ejemplos
2023-06-012023-07-152023-08-20
Importe del pedido de compra
PurchaseOrderAmount
Valor monetario total del pedido de compra.
Descripción

Este atributo representa el coste total de los bienes y servicios incluidos en el pedido de compra, sin contar impuestos ni otros cargos, salvo que se especifique lo contrario. Es una métrica financiera clave para comprender el valor de las transacciones que pasan por el proceso.

En el análisis, el importe del pedido de compra suele utilizarse para segmentar el proceso. Por ejemplo, los pedidos de alto valor pueden seguir una ruta de aprobación distinta y más estricta que los de bajo valor. También permite priorizar las mejoras en las transacciones de mayor importancia financiera y analizar los patrones de gasto por departamento o proveedor.

Por qué es importante

Aporta contexto financiero a cada caso y permite priorizar las mejoras según el valor, además de comprender cómo influye el importe del pedido en el proceso.

Dónde obtenerlo

Es un campo calculado estándar de la cabecera del documento de pedido de compra que suma el valor de todas las partidas.

Ejemplos
1500.0025000.50500.75
Nombre de usuario
UserName
Nombre o ID de la persona que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica a la persona responsable de ejecutar un paso concreto del proceso, como aprobar un pedido de compra o registrar una entrada de mercancías. Puede ser un ID de usuario único o el nombre completo.

Analizar el rendimiento por usuario ayuda a detectar necesidades de formación y reconocer a quienes obtienen mejores resultados. También es fundamental para los análisis relacionados con el cumplimiento, como el Dashboard de desviaciones de cumplimiento en la aprobación de pedidos de compra, que permite determinar quién omitió pasos de aprobación obligatorios. Además, puede utilizarse para comprender cómo se distribuyen la carga de trabajo y los recursos.

Por qué es importante

Permite asignar responsabilidades y analizar el rendimiento, la carga de trabajo y el cumplimiento por usuario, aspectos clave para detectar necesidades de formación o desviaciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Esta información suele estar disponible en los registros del flujo de trabajo y del historial de documentos de SAP Ariba, a menudo asociada a cada evento.

Ejemplos
john.smithLROSSIjane.doe
Nombre del departamento
DepartmentName
Departamento o centro de coste asociado al pedido de compra.
Descripción

Este atributo indica la unidad de la organización que inició la solicitud de compra o para la que se realiza la compra. A menudo se obtiene de la información del centro de coste del pedido de compra.

Esta dimensión es esencial para el Dashboard de eficiencia del procesamiento de pedidos de compra por departamento, que permite comparar directamente los tiempos de ciclo y las variantes del proceso entre departamentos. Ayuda a identificar cuáles siguen las mejores prácticas y cuáles podrían necesitar más formación o mejoras en sus procesos. También es clave para calcular el KPI de variación del tiempo de ciclo de pedidos de compra por departamento.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio, detectar cuellos de botella por departamento y compartir buenas prácticas.

Dónde obtenerlo

Esta información puede encontrarse en la cabecera o en las partidas del pedido de compra, y suele estar vinculada al centro de coste o al perfil de quien realiza la solicitud.

Ejemplos
MarketingOperaciones de TIGestión de instalacionesInvestigación y desarrollo
Nombre del proveedor
VendorName
Nombre del proveedor al que se compran los bienes o servicios.
Descripción

Este atributo identifica al socio externo que participa en el pedido de compra. El proveedor es una entidad clave en el proceso de compras y pagos, y su rendimiento influye directamente en la eficiencia de todo el ciclo.

El nombre del proveedor es una dimensión principal para analizar el rendimiento. Es esencial para el Dashboard de rendimiento de entrega de proveedores, que compara las fechas de entrega de distintos proveedores. Analizar los procesos por proveedor puede revelar cuáles se retrasan habitualmente, generan más retrabajo o tienen procesos de facturación complejos. Esta información resulta útil para gestionar las relaciones con los proveedores.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento de los proveedores, identificar socios fiables y detectar cuáles provocan retrasos u otros problemas.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la cabecera del documento de pedido de compra en SAP Ariba.

Ejemplos
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCAdvanced Industrial Parts
Estado del pedido de compra
PurchaseOrderStatus
Estado actual del pedido de compra en su ciclo de vida.
Descripción

Este atributo indica el estado actual del pedido de compra, por ejemplo, «En proceso», «Recibiendo», «Facturado» o «Completado». Ofrece una instantánea de la etapa del proceso en la que se encuentra el pedido.

Aunque Process Mining reconstruye el flujo a partir de las actividades, el estado actual resulta útil para filtrar casos y comprender la carga de trabajo en curso. Por ejemplo, una persona analista podría centrarse únicamente en los pedidos de compra en curso que aún no se han completado. También puede utilizarse para validar la actividad final de una traza del proceso.

Por qué es importante

Ofrece una visión rápida de la etapa del ciclo de vida en la que se encuentra un pedido de compra, útil para filtrar y centrarse en los casos activos o completados.

Dónde obtenerlo

Es un campo de estado estándar en la cabecera del documento de pedido de compra en SAP Ariba.

Ejemplos
En procesoRecibiendoCompletadoCancelado
Grupo de materiales
MaterialGroup
Clasificación que agrupa materiales o servicios con características similares.
Descripción

El grupo de materiales, denominado Commodity Code en la terminología de Ariba, permite clasificar los artículos que se compran. Esto facilita el análisis del gasto y la aplicación de distintas estrategias de compras según el tipo de bien o servicio.

En Process Mining, este atributo permite analizar el proceso de compras según lo que se adquiere. Por ejemplo, el proceso de aprobación de hardware de TI puede ser distinto del de material de oficina. Así se obtienen conclusiones más precisas y se adaptan las mejoras del proceso a cada categoría de compra.

Por qué es importante

Permite analizar el proceso según la categoría de los bienes o servicios adquiridos y revela las diferencias en la forma de comprar cada tipo de artículo.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de las partidas de un pedido de compra, a menudo denominado Commodity Code.

Ejemplos
Hardware de TIMaterial de oficinaServicios profesionales
Hora de finalización del evento
EventEndTime
Marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad. Se utiliza para calcular el tiempo de procesamiento de las actividades manuales.
Descripción

Mientras que StartTime indica cuándo comenzó una actividad, EventEndTime marca cuándo terminó. En muchos eventos generados por el sistema, las horas de inicio y finalización coinciden. Sin embargo, en las tareas manuales o los trabajos automatizados de larga duración, la diferencia entre ambas indica el tiempo de procesamiento de la actividad.

Este atributo se utiliza para calcular la métrica ProcessingTime, fundamental para el Dashboard de análisis de la duración de las actividades de pedidos de compra. Ayuda a detectar qué tareas concretas tardan más en completarse y señala oportunidades de formación, reasignación de recursos o automatización.

Por qué es importante

Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada actividad e identificar las tareas que más tiempo requieren.

Dónde obtenerlo

Consulte la documentación de SAP Ariba. Si este dato no está disponible de forma explícita, quizá sea necesario calcularlo a partir de la hora de inicio de la actividad siguiente.

Ejemplos
2023-04-15T10:45:00Z2023-04-16T14:05:30Z2023-05-01T11:00:00Z
Moneda.
DocumentCurrency
Código de la moneda de los importes del pedido de compra.
Descripción

Este atributo especifica la moneda, como USD, EUR o GBP, en la que se expresa el importe del pedido de compra. Es un contexto esencial para cualquier dato financiero.

Al analizar un proceso que abarca varios países o regiones, la moneda del documento es fundamental para interpretar y comparar correctamente los importes. Todos los KPI financieros y los Dashboards deben utilizar este campo para filtrar una sola moneda o aplicar los tipos de cambio adecuados y obtener agregaciones y comparaciones precisas.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para todos los campos monetarios, permite realizar análisis financieros precisos y evita sumar importes expresados en monedas distintas.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la cabecera del documento de pedido de compra en SAP Ariba.

Ejemplos
USDEURGBPJPY
N.º de solicitud de compra.
PurchaseRequisitionNumber
Identificador único de la solicitud de compra que precedió al pedido de compra.
Descripción

Este atributo vincula un pedido de compra con la solicitud que lo originó. No todos los pedidos de compra tienen una solicitud previa; por ejemplo, cuando se crean directamente.

Este vínculo es fundamental para analizar el proceso de compras completo, desde la solicitud inicial. Es necesario para el Dashboard del embudo de conversión de solicitudes a pedidos de compra y el KPI de tiempo de conversión de solicitudes a pedidos de compra. Analizar esta relación ayuda a detectar retrasos entre la aprobación de una solicitud y la emisión formal del pedido al proveedor.

Por qué es importante

Conecta el pedido de compra con la solicitud inicial y permite analizar todo el proceso, desde la creación de la solicitud hasta la recepción del pedido.

Dónde obtenerlo

Esta información suele estar disponible en un campo de referencia de las partidas del pedido de compra.

Ejemplos
PR10004567PR10004568PR10004569
Organización de compras
PurchasingOrganization
Unidad de la organización responsable de comprar materiales y servicios y negociar con los proveedores.
Descripción

La organización de compras es una entidad clave de la estructura de compras y se encarga de sus aspectos estratégicos. Puede haber distintas organizaciones de compras para diferentes regiones o unidades de negocio.

Analizar el proceso por organización de compras puede revelar diferencias de eficiencia, cumplimiento y estrategias de gestión de proveedores en toda la empresa. Esto ayuda a estandarizar las mejores prácticas e identificar cuellos de botella o fuentes de ineficiencia en la organización.

Por qué es importante

Permite analizar a alto nivel la eficiencia y el cumplimiento de los procesos en distintas unidades estratégicas de compras.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de datos organizativos en la cabecera del documento de pedido de compra.

Ejemplos
PO_US01PO_EMEAPO_GLOBAL
Se modificó el pedido de compra
IsPurchaseOrderChanged
Indicador booleano que señala si el pedido de compra se modificó después de su creación inicial.
Descripción

Este atributo derivado se establece en «true» si existe una actividad «Pedido de compra modificado» en un caso determinado. Simplifica el análisis de las tasas de modificación al ofrecer un indicador sencillo para cada caso.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI de tasa de modificación de pedidos de compra. Permite segmentar rápidamente los datos y comparar los procesos de los pedidos modificados con los de los que no lo están. Así se pueden detectar efectos posteriores de los cambios, como tiempos de ciclo más largos o más discrepancias en las facturas. El Dashboard de análisis de la tasa de modificación de pedidos de compra lo utiliza para cuantificar la frecuencia de los cambios.

Por qué es importante

Ofrece un indicador sencillo para identificar todos los pedidos de compra modificados y facilita el cálculo de las tasas de modificación y el análisis de su impacto.

Dónde obtenerlo

Este indicador se obtiene durante la transformación de los datos al comprobar si hay un evento «Pedido de compra modificado» para cada número de pedido de compra.

Ejemplos
truefalse
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema del que se extrajeron los datos, en este caso, SAP Ariba.
Descripción

Este atributo especifica el origen de los datos del proceso. En entornos con varios sistemas integrados, es fundamental para distinguir los datos de distintas fuentes y garantizar su trazabilidad.

En el análisis, ayuda a filtrar los datos de un sistema concreto o a comprender las interacciones entre procesos de distintas plataformas. Es un metadato clave para la gobernanza y la validación de datos, ya que garantiza que los análisis se basen en el conjunto de datos correcto.

Por qué es importante

Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, fundamental para la gobernanza, la validación y el análisis en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Es un valor estático («SAP Ariba») que suele añadirse durante la extracción y transformación de los datos.

Ejemplos
SAP AribaSAP-Ariba-USAribaCloud
Tiempo de ciclo integral del pedido de compra
POEndToEndCycleTime
Tiempo total transcurrido desde la creación de la primera solicitud de compra hasta la finalización del pedido de compra.
Descripción

Este atributo calculado mide la duración total del proceso del pedido de compra. Suele comenzar con el evento «Solicitud de compra creada» y terminar con «Pedido de compra completado» o con el último evento «Entrada de mercancías registrada». Ofrece una visión global de la eficiencia del proceso.

Es la métrica principal del KPI de tiempo de ciclo integral del pedido de compra y del Dashboard de tiempo de ciclo integral del pedido de compra. Permite a las organizaciones hacer un seguimiento del rendimiento general y del impacto de las mejoras en los procesos. Desglosar el tiempo total de ciclo por proveedor, departamento o grupo de materiales puede revelar los principales factores que alargan el tiempo de entrega.

Por qué es importante

Representa el tiempo total de procesamiento de un pedido de compra y ofrece una medida general de la eficiencia del proceso y de la experiencia del cliente.

Dónde obtenerlo

Se calcula durante la transformación de los datos restando la marca de tiempo más antigua de la más reciente de cada caso.

Ejemplos
P15DP30D12HP7D
Tiene retrabajo
IsRework
Indicador calculado que señala si un pedido de compra ha pasado por un ciclo de retrabajo, por ejemplo, si se rechazó y se volvió a enviar.
Descripción

Este atributo booleano se obtiene de la secuencia de actividades. Se establece en «true» si un pedido de compra retrocede en el proceso; por ejemplo, si a la actividad «Aprobar pedido de compra» le sigue «Modificar pedido de compra» y después vuelve a aprobarse. Esto indica una desviación del proceso ideal, sin interrupciones.

Este indicador es esencial para calcular el KPI de tasa de ciclos de retrabajo de pedidos de compra y filtrar el mapa del proceso para destacar los flujos ineficientes. Al identificar los casos con retrabajo, quienes analizan el proceso pueden investigar las causas, como errores al introducir datos o requisitos poco claros, y tomar medidas para mejorar la tasa de aprobación en el primer intento.

Por qué es importante

Señala directamente los casos con ineficiencias y retrabajo, lo que permite cuantificar el impacto de los ciclos y centrarse en eliminarlos.

Dónde obtenerlo

Este atributo no existe en el sistema de origen; se calcula durante la transformación de los datos a partir de la secuencia de actividades de cada caso.

Ejemplos
truefalse
Tipo de pedido de compra
PurchaseOrderType
Clasificación del pedido de compra, por ejemplo, estándar, abierto o de subcontratación.
Descripción

El tipo de pedido de compra clasifica los pedidos según su finalidad comercial. Los distintos tipos pueden seguir rutas de proceso diferentes y tener reglas propias de aprobación y cumplimiento.

Este atributo permite segmentar el proceso para obtener análisis más útiles. Por ejemplo, analizar por separado el tiempo de ciclo de los pedidos estándar y el de los pedidos de servicios puede revelar distintos tipos de cuellos de botella. También ayuda a crear subconjuntos de datos más homogéneos y comprender mejor cada situación de compra.

Por qué es importante

Permite segmentar el análisis por tipo de pedido y obtener conclusiones más precisas, ya que cada tipo suele seguir un flujo de proceso distinto.

Dónde obtenerlo

Consulte la documentación de SAP Ariba. Suele ser un campo configurable en la cabecera del pedido de compra.

Ejemplos
Pedido de compra estándarPedido de compra de serviciosPedido de compra abierto
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos de este evento del sistema de origen.
Descripción

Este atributo indica la fecha y hora de la extracción más reciente de datos de SAP Ariba. Es un metadato fundamental para saber si los datos analizados están actualizados.

En cualquier análisis de Process Mining, conocer la antigüedad de los datos es esencial para elaborar informes y tomar decisiones. Esta marca de tiempo permite confirmar que los Dashboards y los KPI, como la tendencia del volumen de pedidos de compra, se basan en información actualizada.

Por qué es importante

Indica si los datos están actualizados, para que quienes los consultan sepan cuán reciente es el análisis y puedan confiar en sus conclusiones.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse al conjunto de datos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL).

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Variación de la entrega
DeliveryVariance
Diferencia calculada entre la fecha de entrega solicitada y la fecha real de entrada de mercancías.
Descripción

Esta métrica cuantifica el rendimiento de las entregas de los proveedores al medir cuánto se adelanta o se retrasa cada entrega. Se calcula restando la fecha de entrega solicitada a la fecha de entrada de mercancías. Un valor positivo indica una entrega tardía; uno negativo, una entrega anticipada; y cero, una entrega puntual.

Este cálculo es la base del Dashboard de rendimiento de entrega de proveedores y del KPI de variación del rendimiento de entrega de proveedores. Al analizar esta variación por proveedor, las organizaciones pueden identificar a sus socios fiables y a los que no lo son, lo que sirve para orientar las negociaciones con proveedores y las estrategias de gestión de riesgos. Así, además de saber si una entrega fue puntual o tardía, se puede medir la magnitud de la desviación.

Por qué es importante

Cuantifica la puntualidad de los proveedores al medir con exactitud cuánto se adelantan o se retrasan las entregas, un dato clave para gestionar su rendimiento.

Dónde obtenerlo

Se calcula en la capa de transformación de datos restando RequestedDeliveryDate a GoodsReceiptDate.

Ejemplos
P2D-P1DP0D
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de compras y pagos de pedidos de compra

Estos son los pasos e hitos clave que conviene registrar en el Registro de eventos para descubrir con precisión el proceso de compras y pagos de pedidos de compra.
6 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Orden de compra aprobada
Indica que la orden de compra ha recibido todas las aprobaciones internas necesarias y está lista para enviarse al proveedor. Este evento se deduce del cambio de estado del documento de la orden a «Aprobado» tras completar el flujo de trabajo establecido.
Por qué es importante

Este es un hito fundamental para medir los tiempos de ciclo de aprobación e identificar cuellos de botella en la revisión de la dirección. Los retrasos en esta etapa afectan directamente los tiempos de entrega de los proveedores y la eficiencia de las compras.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la fecha y hora en que el estado del documento PurchaseOrder o el campo «ApprovedState» cambia a «Aprobado». Los registros del historial de aprobaciones aportan información detallada.

Capturar

Se deduce de la fecha y hora de la aprobación final en el flujo de aprobación de la orden de compra.

Tipo de evento inferred
Orden de compra completada
Esta actividad marca el final satisfactorio del ciclo de vida de la orden de compra e indica que se recibieron todos los bienes o servicios y se facturaron. Se deduce del cambio de estado de la orden a «Recibida», «Facturada» o a un estado final similar.
Por qué es importante

Este es el principal punto final que indica que el proceso se completó correctamente. Medir el tiempo que se tarda en llegar a este estado permite calcular el tiempo de ciclo integral, un indicador clave de la eficiencia general del proceso.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la fecha y hora en que el estado de PurchaseOrder cambia a un estado final, como «Recibida». La orden se considera completa cuando se reciben todas las líneas.

Capturar

Se deduce del cambio de estado de la orden de compra a «Recibida» o a un estado similar que indique que se completó.

Tipo de evento inferred
Orden de compra creada
Esta actividad indica que se creó el documento oficial de orden de compra en SAP Ariba, ya sea a partir de una solicitud aprobada o directamente. Se obtiene de la fecha y hora de creación del documento de la orden de compra y marca el inicio formal de su ciclo de vida.
Por qué es importante

En las órdenes de compra directas, este es el inicio del proceso. Es un hito clave para medir el tiempo de conversión de la solicitud en orden de compra y el tiempo de ciclo total de la orden.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha y hora de creación del objeto de documento PurchaseOrder en SAP Ariba Buying. En este punto, el estado suele ser «En preparación» o «Enviada».

Capturar

Se basa en la fecha y hora de creación del documento de orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra enviada al proveedor
Representa el momento en que la orden de compra aprobada se envía oficialmente al proveedor, normalmente a través de Ariba Network. Este evento se registra cuando el estado de la orden cambia a «Enviada» o «Solicitada».
Por qué es importante

Marca el paso del procesamiento interno al cumplimiento externo de la orden. Es el punto de partida para medir los tiempos de entrega y el rendimiento del proveedor.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la fecha y hora en que el estado del documento PurchaseOrder cambia a «Enviada» o «Solicitada». Este es un cambio de estado estándar en Ariba.

Capturar

Se deduce de la fecha y hora del cambio de estado a «Enviada» o a un estado similar.

Tipo de evento inferred
Recepción de bienes registrada
Representa la recepción física de los bienes, registrada en SAP Ariba. Es un evento explícito que se registra cuando una persona crea y envía un documento de recepción asociado a una línea de la orden de compra.
Por qué es importante

Este es un hito fundamental para confirmar la entrega y marca el final del periodo utilizado para medir el rendimiento de entrega del proveedor. En un proceso de conciliación a tres vías, también autoriza el pago de la factura.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha y hora de creación o envío del documento de recepción vinculado a PurchaseOrder.

Capturar

Se basa en la fecha y hora de envío del documento de recepción de bienes.

Tipo de evento explicit
Solicitud de compra creada
Esta actividad marca la creación de una solicitud de compra, es decir, la petición formal de bienes o servicios que precede a una orden de compra. En SAP Ariba, suele registrarse cuando una persona guarda y envía un nuevo documento de solicitud, lo que genera un registro explícito con la fecha y hora de creación.
Por qué es importante

Este es el punto de partida principal del proceso de compras. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta la creación de la orden de compra es fundamental para comprender el tiempo de ciclo entre la solicitud y la orden, e identificar cuellos de botella en las primeras etapas.

Dónde obtenerlo

Este evento se obtiene de la fecha de creación del objeto de documento de solicitud en el módulo SAP Ariba Buying. El cambio de estado a «Enviada» suele marcar el inicio formal.

Capturar

Se basa en la fecha y hora de creación del documento de solicitud de compra.

Tipo de evento explicit
Aviso anticipado de envío recibido
Esta actividad se registra cuando el proveedor envía un aviso anticipado de envío (ASN) a través de Ariba Network para indicar que los bienes ya se despacharon. El ASN incluye información sobre el envío, como los artículos, las cantidades y los datos de seguimiento.
Por qué es importante

El ASN ofrece visibilidad de la cadena de suministro y permite que el departamento de recepción se prepare para la entrega. Es un dato clave para hacer seguimiento del inventario en tránsito y prever las fechas de entrega.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de creación del documento ShipNotice vinculado a las líneas de la orden de compra.

Capturar

Se basa en la fecha y hora de creación del documento de aviso anticipado de envío (ASN).

Tipo de evento explicit
Bienes devueltos al proveedor
Esta actividad registra la devolución de bienes a un proveedor, normalmente por daños, defectos o entrega de artículos incorrectos. Se registra cuando se crea una recepción de devolución o una nota de débito asociada a la recepción original de los bienes.
Por qué es importante

El seguimiento de las devoluciones permite detectar problemas de calidad y precisión en las entregas de los proveedores. Analizar la frecuencia y los motivos de las devoluciones puede ayudar a mejorar la selección y la gestión de proveedores.

Dónde obtenerlo

Se puede deducir de la creación de un documento de recepción específico para devoluciones o de una cantidad negativa en una recepción. El mecanismo concreto puede variar según la configuración.

Capturar

Se deduce de la creación de una recepción con una cantidad negativa o con el tipo específico «Devolución».

Tipo de evento inferred
Confirmación de servicios registrada
Representa la confirmación de que se prestaron los servicios y equivale a la recepción de bienes en el caso de los servicios. Se registra cuando se crea y aprueba una hoja de entrada de servicios asociada a una orden de compra de servicios.
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para hacer seguimiento del cumplimiento de las órdenes de servicio y autorizar el pago. Analizar si se realiza a tiempo ayuda a gestionar la prestación de servicios y los gastos asociados.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha y hora de aprobación del documento ServiceSheet vinculado a PurchaseOrder.

Capturar

Se basa en la fecha y hora de aprobación del documento de hoja de entrada de servicios.

Tipo de evento explicit
Factura recibida para la orden de compra
Indica que se recibió y registró en SAP Ariba una factura del proveedor que hace referencia a la orden de compra. Este evento conecta el proceso de compras con el proceso de pago posterior.
Por qué es importante

Esta actividad es un punto clave de integración entre compras y finanzas. Su fecha es importante para gestionar el capital de trabajo y garantizar que los pagos a proveedores se realicen a tiempo.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha y hora de creación del documento Invoice en Ariba Invoicing, que incluye una referencia a PurchaseOrder.

Capturar

Se basa en la fecha y hora de creación del documento de factura vinculado a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra cancelada
Representa la cancelación de una orden de compra antes de que se complete. Puede iniciarla la organización compradora o, en casos excepcionales, el proveedor.
Por qué es importante

Esta es una excepción importante y un punto final del proceso. Analizar los motivos de cancelación de las órdenes de compra puede revelar problemas de planificación, presupuesto o fiabilidad de los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la fecha y hora en que el estado del documento PurchaseOrder cambia a «Cancelada» o «Cerrada».

Capturar

Se deduce de la fecha y hora del cambio de estado a «Cancelada».

Tipo de evento inferred
Orden de compra modificada
Esta actividad registra cualquier modificación de una orden de compra después de su creación inicial, como cambios en la cantidad, el precio o la fecha de entrega. Se crea una nueva versión del documento de la orden, lo que suele activar un nuevo flujo de aprobación.
Por qué es importante

El seguimiento de los cambios es fundamental para identificar ineficiencias, ciclos de retrabajo y causas de fondo de los errores de compra. Una tasa elevada de cambios puede indicar que los requisitos iniciales no se recopilaron adecuadamente.

Dónde obtenerlo

Se registra al identificar varias versiones del mismo documento PurchaseOrder. La fecha y hora de creación de cada versión nueva se puede utilizar para este evento.

Capturar

Se registra cuando se crea y guarda una nueva versión del documento de la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Proveedor confirmó la orden de compra
Indica que el proveedor recibió y confirmó la orden de compra, y que tiene previsto cumplirla. Se registra cuando el proveedor envía un documento de confirmación de la orden a través de Ariba Network, lo que actualiza el estado de la orden.
Por qué es importante

Esta actividad confirma que el proveedor está procesando la orden. Permite hacer seguimiento de la capacidad de respuesta del proveedor y de la precisión de la orden inicial.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la fecha y hora en que el estado de PurchaseOrder cambia a «Confirmada» tras recibir la confirmación de la orden del proveedor.

Capturar

Se basa en la fecha de creación del documento de confirmación de la orden relacionado o en un cambio de estado de la orden de compra.

Tipo de evento inferred
Solicitud de compra aprobada
Representa la aprobación definitiva de una solicitud de compra por parte de todas las personas interesadas requeridas y autoriza su conversión en una orden de compra. Por lo general, se deduce del cambio de estado del documento de solicitud a «Aprobado» y de la fecha y hora de esa aprobación final.
Por qué es importante

Este hito concluye la etapa de aprobación interna de la solicitud. Su seguimiento permite medir la eficiencia de los controles internos y los flujos de aprobación antes de crear la orden de compra.

Dónde obtenerlo

Se deduce del historial de aprobaciones o del campo de estado del documento de solicitud. La fecha y hora del evento corresponden al momento en que el estado cambió a «Aprobado».

Capturar

Se deduce de la fecha y hora en que el campo «ApprovedState» de la solicitud cambia a «Aprobado».

Tipo de evento inferred
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