Su Template de datos para Compras a pago - Procesamiento de facturas

El atributo Actividad representa una etapa o acción concreta del flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Estas actividades se derivan de distintos eventos del sistema, como la creación de documentos, los cambios de estado, las aprobaciones o las acciones de usuario registradas en los registros de modificaciones de SAP.

El análisis de las actividades es la base de Process Mining. Permite visualizar mapas de procesos, identificar cuellos de botella (por ejemplo, largas esperas después de 'Factura enviada para aprobación'), ciclos de retrabajo (por ejemplo, ciclos repetidos de 'Bloqueo de pago aplicado' y 'Bloqueo de pago liberado') y desviaciones de cumplimiento. La secuencia y la frecuencia de las actividades revelan cómo se desarrolla realmente el proceso.

Define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar los flujos, detectar cuellos de botella e identificar retrabajos.

Este atributo suele derivarse de varias fuentes, como los códigos de transacción (SY-TCODE), los campos de estado de tablas como RBKP (por ejemplo, RBSTAT) y los eventos de modificación de las tablas CDHDR y CDPOS.

Hora del evento registra el momento exacto en que se ejecutó una actividad empresarial y quedó registrada en el sistema de origen. Esta marca de tiempo es la base cronológica del proceso: ordena todas las actividades de cada factura en una secuencia coherente.

En el análisis, la hora del evento es esencial para calcular todas las métricas basadas en duraciones, como los tiempos de ciclo, de espera y de procesamiento entre actividades. Alimenta Dashboards como 'Tiempo de ciclo de la factura de principio a fin' y 'Duración de la resolución de bloqueos de pago', ya que proporciona los datos necesarios para medir el tiempo transcurrido entre dos puntos del proceso. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para identificar retrasos y cuellos de botella en el rendimiento.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y la duración de los cuellos de botella.

Por lo general, se obtiene combinando la fecha de modificación (UDATE) y la hora de modificación (UTIME) de la tabla de cabecera de documentos de modificación CDHDR. Para determinados eventos de creación, puede corresponder a la fecha y hora de creación de tablas como RBKP (ERNAM, ERZET).

El número de factura es el identificador único del caso durante el procesamiento de la factura. Cada número corresponde a una sola factura recibida de un proveedor y permite hacer un seguimiento de todas las actividades relacionadas, desde la captura de datos hasta el pago final, como parte de un mismo proceso.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida completo de cada factura. Permite conectar en una secuencia cronológica distintos eventos registrados en SAP, como guardar la factura como preliminar, contabilizarla, bloquearla y compensarla. Así se obtiene una visión clara de cómo se gestiona cada factura, cuánto tarda el proceso y dónde se producen desviaciones respecto del proceso estándar.

Es la clave principal que vincula todos los eventos relacionados con una factura y constituye la base esencial para analizar el proceso y explorar sus variantes.

Suele ser el número de documento del campo BELNR de la tabla RBKP de SAP, a menudo concatenado con el código de sociedad (BUKRS) y el ejercicio fiscal (GJAHR) para garantizar que sea único.

La fecha de compensación marca el último paso del ciclo de vida de la factura: el pago. Es la fecha en que un documento de pago compensa la partida abierta de la factura en el sistema. Indica cuándo se ejecutó realmente el pago.

Este atributo es el punto final de muchos KPI importantes, como el tiempo de ciclo promedio de las facturas y el porcentaje de pagos puntuales. Se compara con la fecha de vencimiento del pago para medir el rendimiento de los pagos. Para analizar los descuentos por pronto pago, se compara con el período de descuento y permite comprobar si el pago se realizó a tiempo para aprovecharlo.

Marca la finalización del proceso y sirve de base para calcular el tiempo de ciclo total, el porcentaje de pagos puntuales y los descuentos por pronto pago aprovechados.

Para las partidas compensadas, corresponde al campo «Clearing Date» (AUGDT) de la tabla de partidas de proveedor compensadas BSAK.

La fecha de contabilización es una fecha clave del proceso contable. Determina el período fiscal en el que se reconoce el gasto de la factura en el libro mayor. Por lo general, la establece el personal de cuentas por pagar durante el procesamiento de la factura.

En el análisis de procesos, la actividad «Factura contabilizada», identificada por esta fecha, es un hito importante. El tiempo transcurrido desde la recepción de la factura hasta su fecha de contabilización es un componente fundamental del tiempo de ciclo total. Esta fecha también es esencial para los informes financieros y el análisis del rendimiento, por ejemplo, para hacer un seguimiento del volumen de facturas contabilizadas por semana o mes.

Marca un hito importante del proceso, determina el período financiero de la transacción y es un dato clave para calcular el tiempo de ciclo.

Corresponde al campo «Posting Date» (BUDAT) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha base de la factura y de las condiciones de pago acordadas. Es la fecha límite para realizar el pago y evitar retrasos que puedan generar penalizaciones o perjudicar la relación con el proveedor.

Este atributo es esencial para KPI de rendimiento y cumplimiento, como «Porcentaje de pagos puntuales» y «Descuentos por pronto pago no aprovechados». Al comparar la fecha de pago real (fecha de compensación) con la fecha de vencimiento del pago, el análisis determina automáticamente si el pago se realizó a tiempo, antes o después del vencimiento. También es un elemento fundamental del Dashboard de cumplimiento de las condiciones de pago.

Sirve de referencia para medir el rendimiento de los pagos puntuales e identificar oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago.

Esta fecha suele calcularse. La fecha base del pago (ZFBDT) se encuentra en la tabla BSEG. La lógica de cálculo del vencimiento también depende de las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

El importe de la factura representa el valor total de la factura presentada por el proveedor. Es una métrica financiera clave para cada caso de factura.

En Process Mining, este atributo es esencial para los análisis basados en el valor. Permite filtrar y segmentar el proceso según el importe de la factura, que suele estar relacionado con la complejidad del proceso y los requisitos de aprobación. Por ejemplo, las facturas de importe elevado pueden seguir una ruta de aprobación distinta y más estricta. También se utiliza en el análisis de cumplimiento, por ejemplo, para comprobar si las facturas de importe elevado omiten pasos de aprobación obligatorios.

Permite realizar análisis basados en el valor, priorizar las facturas de importe elevado y comprender cómo influye el importe en el flujo del proceso y el cumplimiento.

Es el campo 'Importe bruto de la factura' (RMWWR) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

Cuando una factura presenta una discrepancia o requiere una investigación adicional, se bloquea el pago. El código de motivo del bloqueo indica por qué se aplicó, por ejemplo, por una diferencia de cantidad o de precio, o por un bloqueo manual.

Este atributo es esencial para el Dashboard de duración de la resolución de bloqueos de pago. Analizar la frecuencia y la duración de los bloqueos según el motivo ayuda a identificar las causas de los retrasos en los pagos. Por ejemplo, si «Diferencia de precio» es el motivo más frecuente de los bloqueos prolongados, podría indicar un problema en los datos maestros o en el proceso de órdenes de compra que conviene resolver.

Explica por qué se retrasan las facturas, permite analizar las causas de los bloqueos de pago y ayuda a priorizar las iniciativas de mejora del proceso.

El motivo del bloqueo de pago puede encontrarse en el nivel de partida de la tabla RSEG (campo SPGRS) o en la tabla de documentos contables BSEG (campo ZLSPR).

El atributo Nombre de usuario identifica a la persona responsable de realizar una actividad determinada del proceso. Por lo general, corresponde al nombre de usuario de SAP registrado con la transacción o el evento de modificación.

Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento de cada persona o equipo. Ayuda a responder preguntas como '¿Quiénes aprueban más rápido?' o '¿Qué usuarios generan más retrabajo?'. Se utiliza en Dashboards para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación y comprender las diferencias de rendimiento entre las personas empleadas.

Permite analizar el rendimiento y la carga de trabajo por persona o equipo, e identificar a quienes obtienen mejores resultados, las oportunidades de formación y los desequilibrios de recursos.

Es el campo 'Modificado por' (USERNAME) de la tabla de cabecera de documentos de modificación CDHDR. Para los eventos de creación, puede ser el campo 'Introducido por' (ERNAM) de tablas como RBKP.

El número de orden de compra vincula una factura con el documento de adquisición original. Es fundamental para la conciliación de tres vías (orden de compra, recepción de mercancías y factura) y para analizar la eficiencia del proceso de facturas asociadas a órdenes de compra.

Este atributo es clave para Dashboards como 'Tasa de discrepancias en la conciliación de facturas y órdenes de compra'. Permite segmentar el proceso entre facturas con orden de compra y sin ella, que suelen seguir rutas de procesamiento y presentar niveles de complejidad muy distintos. Analizar los problemas relacionados con órdenes de compra específicas puede ayudar a detectar problemas previos en el proceso de adquisición.

Vincula la factura con el proceso de adquisición, permite analizar las facturas con orden de compra frente a las que no la tienen e identificar discrepancias en la conciliación.

Suele encontrarse en el nivel de posición. El campo 'Número de orden de compra' (EBELN) está en la tabla de posiciones de factura RSEG. Puede ser necesario agregarlo en el nivel de cabecera.

El número de proveedor es la clave de los datos maestros que identifica al proveedor. Vincula la transacción de factura con un socio comercial específico y permite analizarla según las características del proveedor.

Analizar el proceso por número de proveedor puede revelar información importante sobre las relaciones y el rendimiento de los proveedores. Por ejemplo, permite identificar cuáles presentan habitualmente facturas problemáticas que provocan bloqueos de pago o discrepancias, y cuáles se procesan con mayor eficiencia. Esta información es útil para gestionar proveedores y tomar decisiones estratégicas de abastecimiento.

Permite analizar a cada proveedor e identificar patrones, problemas o eficiencias relacionados con proveedores específicos.

Es el campo 'Parte facturadora' (LIFNR) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

Las condiciones de pago definen cuándo debe pagarse una factura y qué descuentos por pronto pago están disponibles, si los hay. Algunos ejemplos son «30 días netos» o «2 % en 10 días, neto a 30», que significa un descuento del 2 % si se paga en 10 días; de lo contrario, el importe total vence en 30 días.

Este atributo es la base del Dashboard de descuentos por pronto pago no aprovechados y del KPI de porcentaje de descuentos por pronto pago aprovechados. El análisis utiliza las condiciones de pago junto con las fechas de contabilización y de pago para determinar si había un descuento disponible y si se aprovechó. También es clave para el Dashboard de cumplimiento de las condiciones de pago.

Es esencial para analizar el porcentaje de descuentos por pronto pago aprovechados y comprender el impacto financiero de los retrasos del proceso.

Corresponde al campo «Terms of Payment Key» (ZTERM) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

La cuenta del libro mayor es la cuenta de destino del plan contable donde se registra el impacto financiero de la factura. Es un dato fundamental para los informes financieros y la gestión de costes.

En Process Mining, analizar la cuenta del libro mayor añade una dimensión financiera al flujo del proceso. El Dashboard de análisis del uso de las cuentas del libro mayor puede revelar patrones de gasto, detectar posibles errores de codificación de facturas y ayudar a garantizar que los costes se asignen a los departamentos o proyectos correctos. Así, conecta la ejecución del proceso con su impacto financiero.

Añade una dimensión financiera al proceso y permite analizar la asignación de costes, los patrones de gasto y los posibles errores de codificación de facturas.

Este dato se encuentra en el nivel de partida. El «Número de cuenta del libro mayor» (HKONT) está en la tabla de partidas de factura RSEG para las facturas con orden de compra o en BSEG para las facturas directas de FI.

Este atributo booleano se calcula comparando la fecha de compensación (fecha de pago real) con la fecha de vencimiento del pago. Si la fecha de compensación es posterior a la fecha de vencimiento, el indicador es verdadero; de lo contrario, es falso. Así se mide de forma sencilla y directa si cada factura se pagó a tiempo.

Este atributo simplifica el análisis y la visualización en los Dashboards. Permite filtrar y agrupar los datos fácilmente para calcular el KPI de porcentaje de pagos puntuales. También permite segmentar rápidamente el proceso y comparar los flujos de las facturas vencidas con los de las pagadas a tiempo, lo que puede revelar patrones que provocan retrasos.

Simplifica el análisis del rendimiento de los pagos puntuales y permite comparar fácilmente los procesos de las facturas pagadas a tiempo con los de las pagadas con retraso.

Este atributo no existe en SAP. Se calcula durante la transformación de datos con la fórmula: ClearingDate > PaymentDueDate.

El atributo Hora de fin marca la finalización de una actividad específica. En muchos eventos de SAP, que se registran como un único instante, la hora de fin coincide con la hora de inicio. Sin embargo, en actividades con una duración medible, como un paso de aprobación que requiere trabajo activo, puede indicar cuándo concluyó ese trabajo.

En el análisis de procesos, disponer de una hora de fin diferenciada permite medir el tiempo de procesamiento de una actividad por separado del tiempo de espera previo. Así se distingue cuánto tarda en ejecutarse una actividad de cuánto espera un caso antes de que esta comience, lo que aporta información más detallada sobre la eficiencia de los recursos.

Permite calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, distinguirlo del tiempo de espera entre ellas y mejorar el análisis de cuellos de botella.

A menudo coincide con la hora de inicio y se obtiene de CDHDR-UDATE y CDHDR-UTIME. En algunos casos, puede derivarse de registros de Workflow que indican explícitamente el inicio y el fin de una tarea.

El atributo Moneda especifica la divisa en la que está expresado el importe de la factura, por ejemplo, USD, EUR o JPY.

Este atributo aporta un contexto esencial para el importe de la factura. Permite interpretar correctamente los datos financieros y agruparlos, especialmente en organizaciones internacionales que trabajan con varias divisas. El análisis se puede filtrar por divisa para comparar la eficiencia del procesamiento o los problemas en distintas zonas monetarias. Para obtener agregaciones financieras significativas, puede ser necesario convertir los importes a una única divisa de presentación.

Aporta el contexto necesario para interpretar correctamente cualquier importe financiero y permite filtrar y analizar los datos por divisa.

Corresponde al campo «Currency Key» (WAERS) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

Cuando una persona aprobadora rechaza una factura, lo ideal es que indique el motivo. Puede tratarse de un código estandarizado o de un comentario de texto libre que señale problemas como «Número de orden de compra incorrecto», «Factura duplicada» o «Importe incorrecto».

Estos datos son fundamentales para el Dashboard de motivos y tendencias de rechazo de facturas. Analizar la frecuencia de los distintos motivos permite identificar problemas habituales y aplicar medidas correctivas. Por ejemplo, si «Número de orden de compra incorrecto» aparece con frecuencia, podría ser necesario mejorar la comunicación con los proveedores o formar al personal encargado de ingresar los datos. Este análisis es clave para reducir el retrabajo en el proceso.

Permite identificar las causas de los rechazos y aplicar mejoras específicas para reducir el retrabajo y aumentar el porcentaje de facturas correctas desde el primer intento.

Esta información no suele almacenarse en un único campo estándar. Puede encontrarse en los registros del contenedor de Workflow, en campos de texto largo asociados al documento o en campos específicos de una solución de Workflow personalizada.

Este atributo booleano se calcula a partir de las condiciones de pago y la fecha de pago real. Su valor es verdadero si las condiciones de pago ofrecían un descuento por pronto pago y la fecha de compensación es posterior al vencimiento del período de descuento. Así se cuantifica directamente la pérdida financiera causada por ineficiencias del proceso.

Este atributo es la base del Dashboard de descuentos por pronto pago no aprovechados. Permite cuantificar fácilmente el impacto financiero de los retrasos en el procesamiento. Al filtrar los casos en los que el indicador es verdadero, el personal de análisis puede investigar las variantes del proceso y los cuellos de botella que provocan con mayor frecuencia la pérdida de descuentos. Esto aporta argumentos sólidos para mejorar el proceso.

Cuantifica directamente las pérdidas financieras causadas por los retrasos del proceso y ofrece argumentos sólidos para optimizar el flujo de trabajo de procesamiento de facturas.

Este atributo no existe en SAP. Se calcula durante la transformación de datos interpretando «PaymentTerms» y comparando «ClearingDate» con la fecha límite para obtener el descuento.

El atributo Sistema de origen indica de dónde proceden los datos de eventos, por ejemplo, el nombre de una instancia específica de SAP ECC. Es especialmente importante en entornos con varios sistemas ERP o cuando se combinan datos de distintas fuentes.

En el análisis, este atributo ayuda a diferenciar los procesos y el rendimiento entre sistemas, regiones o unidades de negocio que pueden operar en instancias separadas. Permite mantener clara la trazabilidad de los datos y aplicar filtros y análisis específicos para cada sistema.

Aporta contexto esencial en entornos con varios sistemas y permite separar correctamente los datos y analizar el rendimiento de cada sistema.

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción de datos y representa el ID del sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) o un identificador asignado manualmente a la instancia específica de SAP.

La sociedad es una unidad organizativa fundamental de SAP Financials y representa una entidad jurídica independiente. Todas las transacciones financieras, incluidas las facturas, se contabilizan en una sociedad específica.

Este atributo permite segmentar el análisis de procesos por entidad jurídica. Es esencial para comparar el rendimiento, el cumplimiento y la eficiencia de los procesos entre las distintas sociedades de un grupo empresarial. Los Dashboards se pueden filtrar por sociedad para consultar los KPI de procesamiento de facturas de cada una.

Permite comparar los procesos y evaluar el rendimiento de distintas entidades jurídicas de una organización.

Corresponde al campo «Company Code» (BUKRS) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

El tipo de documento se utiliza en SAP para clasificar las distintas clases de transacciones comerciales. En el procesamiento de facturas, algunos tipos habituales son «RE» para las facturas estándar y «KG» para las notas de crédito de proveedores. El tipo de documento controla aspectos de la contabilización, como el rango de números que se utiliza.

En el análisis, este atributo permite filtrar el proceso por tipo de transacción. Por ejemplo, el proceso de gestión de una nota de crédito puede diferir considerablemente del de una factura estándar. Separar estos flujos según el tipo de documento permite obtener una visión más precisa y significativa del proceso.

Permite separar y analizar distintas transacciones comerciales, como las facturas y las notas de crédito, que siguen procesos diferentes.

Corresponde al campo «Document Type» (BLART) de la tabla de cabecera de documentos de factura RBKP.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente. Se aplica al conjunto de datos completo, no a eventos individuales, e indica claramente su actualidad.

Es un metadato fundamental para quienes usan Dashboards y para las personas analistas. Les ayuda a entender el período que abarca el análisis y a tomar decisiones con información actualizada. Suele mostrarse de forma destacada en los Dashboards para indicar la fecha de actualización de los datos.

Informa sobre la actualidad de los datos y ayuda a garantizar que los análisis y las decisiones se basen en información actualizada.

La herramienta de extracción de datos o ETL genera este valor y lo incorpora al conjunto de datos durante la actualización.