Su Template de datos de Purchase to Pay, procesamiento de facturas

El atributo Activity representa una etapa o acción diferenciada dentro del Workflow de procesamiento de facturas. Estas actividades se derivan de diversos eventos del sistema, como la creación de documentos, los cambios de estado, las aprobaciones o las acciones de usuarios registradas en los registros de cambios de SAP.

El análisis de las actividades es el núcleo del Process Mining. Permite visualizar mapas de procesos, identificar cuellos de botella, por ejemplo, largas esperas después de «Invoice Sent For Approval», detectar ciclos de retrabajo, como repeticiones de «Payment Block Set» y «Payment Block Released», y encontrar desviaciones de cumplimiento. La secuencia y la frecuencia de las actividades revelan el flujo real del proceso, tal como se ejecuta.

Define los pasos del mapa de procesos, lo que permite visualizar los flujos de proceso, descubrir cuellos de botella e identificar retrabajos.

Este atributo suele derivarse de varias fuentes, incluidos los códigos de transacción (SY-TCODE), los campos de estado de tablas como RBKP, por ejemplo, RBSTAT, y los eventos de cambio de las tablas CDHDR y CDPOS.

Event Time registra el momento exacto en que se ejecutó y registró una actividad empresarial en el sistema de origen. Esta marca de tiempo constituye la base cronológica del proceso, ya que ordena todas las actividades de cada factura en una secuencia coherente.

En el análisis, Event Time es esencial para calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo, los tiempos de espera y los tiempos de procesamiento entre actividades. Permite crear Dashboards como «Invoice End-to-End Cycle Time» y «Payment Block Resolution Duration», ya que proporciona los datos necesarios para medir el tiempo transcurrido entre dos puntos del proceso. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para identificar retrasos y cuellos de botella de rendimiento.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y la duración de los cuellos de botella.

Normalmente se obtiene combinando la fecha de cambio (UDATE) y la hora de cambio (UTIME) de la tabla de cabecera de documentos de cambio, CDHDR. Para eventos de creación específicos, puede corresponder a la fecha y hora de creación de tablas como RBKP (ERNAM, ERZET).

El número de factura actúa como identificador único del caso durante todo el recorrido de procesamiento de la factura. Cada número corresponde a una única factura recibida de un proveedor, lo que permite realizar el seguimiento de todas las actividades relacionadas, desde la captura de datos hasta el pago final, como parte de una misma instancia de proceso.

En el análisis de process mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida completo de cada factura. Permite conectar en una secuencia cronológica los distintos eventos registrados en SAP, como aparcar, contabilizar, bloquear y compensar. Así se obtiene una visión clara de cómo se gestiona cada factura, cuánto tiempo requiere y dónde se producen desviaciones respecto al proceso estándar.

Es la clave principal que vincula todos los eventos relacionados con una única factura, por lo que constituye la base esencial para el análisis de procesos y la exploración de variantes.

Normalmente es el número de documento de la tabla SAP RBKP, campo BELNR, a menudo concatenado con el código de sociedad (BUKRS) y el ejercicio fiscal (GJAHR) para garantizar una unicidad absoluta.

Clearing Date marca el último paso del ciclo de vida de la factura: el pago. Es la fecha en la que una partida abierta de factura se compensa mediante un documento de pago en el sistema. Representa el momento real de ejecución del pago.

Este atributo es el punto final de muchos KPI importantes, incluidos «Average Invoice Cycle Time» y «On-Time Payment Rate». Se compara con Payment Due Date para medir el rendimiento de los pagos. En el análisis de descuentos por pronto pago, se compara con el periodo de descuento para comprobar si el pago se realizó a tiempo para aprovecharlo.

Marca la finalización del proceso y sirve de base para calcular el tiempo de ciclo total, las tasas de pagos puntuales y la materialización de descuentos por pronto pago.

Para las partidas compensadas, es el campo «Clearing Date» (AUGDT) de la tabla de partidas de proveedores compensadas, BSAK.

Posting Date es una fecha clave del proceso contable. Determina el periodo fiscal en el que se reconoce el gasto de la factura en el libro mayor. Normalmente la establece la persona responsable de cuentas por pagar durante el procesamiento de la factura.

En el análisis de procesos, la actividad «Invoice Posted», marcada por esta fecha, es un hito importante. La duración desde la recepción de la factura hasta Posting Date es un componente crítico del tiempo de ciclo total. Esta fecha también es fundamental para la elaboración de informes financieros y el análisis del rendimiento, como el seguimiento del volumen de facturas contabilizadas por semana o mes.

Marca un hito crítico del proceso, determina el periodo financiero de la transacción y es un componente clave del cálculo del tiempo de ciclo.

Es el campo «Posting Date» (BUDAT) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

Payment Due Date se calcula a partir de la fecha base de la factura y las condiciones de pago acordadas. Representa el plazo para efectuar el pago y evitar retrasos, posibles penalizaciones o un deterioro de la relación con el proveedor.

Este atributo es fundamental para KPI de rendimiento y cumplimiento como «On-Time Payment Rate» y «Cash Discount Opportunity Loss». Al comparar la fecha de pago real (Clearing Date) con Payment Due Date, el análisis puede determinar automáticamente si el pago se realizó a tiempo, antes o después del vencimiento. Es un elemento básico del panel Payment Terms Adherence.

Sirve como referencia para medir el rendimiento de los pagos puntuales e identificar oportunidades de aprovechar descuentos por pronto pago.

Esta fecha suele calcularse. La fecha base del pago (ZFBDT) se encuentra en la tabla BSEG. La lógica de vencimiento también depende de las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Invoice Amount representa el valor total de la factura presentada por el proveedor. Es una métrica financiera clave para cada caso de factura.

En Process Mining, este atributo es esencial para el análisis basado en el valor. Permite filtrar y segmentar el proceso según el importe de la factura, que a menudo se relaciona con la complejidad del proceso y los requisitos de aprobación. Por ejemplo, las facturas de importe elevado pueden seguir una ruta de aprobación diferente y más estricta. También se utiliza en el análisis de cumplimiento, por ejemplo, para comprobar si las facturas de importe elevado omiten pasos de aprobación obligatorios.

Permite analizar el proceso según el valor, priorizar las facturas de importe elevado y comprender cómo influye el importe de la factura en el flujo del proceso y el cumplimiento.

Es el campo «Gross invoice amount» (RMWWR) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

Cuando una factura presenta una discrepancia o requiere una investigación adicional, se aplica un bloqueo de pago. El código Payment Block Reason especifica por qué se estableció el bloqueo, por ejemplo, debido a una diferencia de cantidad, una diferencia de precio o un bloqueo manual.

Este atributo es esencial para el panel «Payment Block Resolution Duration». Analizar la frecuencia y la duración de los bloqueos por motivo ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos. Por ejemplo, si «Price Discrepancy» es el motivo más habitual de los bloqueos prolongados, puede indicar un problema en los datos maestros o en el proceso de órdenes de compra que debe resolverse.

Explica por qué se retrasan las facturas, permite analizar las causas raíz de los bloqueos de pago y ayuda a priorizar las iniciativas de mejora del proceso.

El motivo del bloqueo de pago puede encontrarse en el nivel de posición, en la tabla RSEG (campo SPGRS), o en la tabla de documentos contables BSEG (campo ZLSPR).

El atributo User Name identifica a la persona concreta responsable de ejecutar una actividad determinada del proceso. Normalmente corresponde al nombre de usuario de SAP registrado con la transacción o el evento de cambio.

Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento a nivel de usuario o equipo. Ayuda a responder preguntas como «¿Quiénes son las personas aprobadoras más rápidas?» o «¿Qué usuarios generan más retrabajo?». Se utiliza en los Dashboards para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación y comprender las diferencias de rendimiento entre las distintas personas empleadas.

Permite analizar el rendimiento y la carga de trabajo por persona o equipo, así como identificar a quienes tienen un mejor rendimiento, oportunidades de formación y desequilibrios en los recursos.

Es el campo «Changed By» (USERNAME) de la tabla de cabecera de documentos de cambio, CDHDR. Para los eventos de creación, puede ser el campo «Entered by» (ERNAM) de tablas como RBKP.

Purchase Order Number vincula una factura con el documento de compras original. Es fundamental para la comparación a tres bandas (PO, Goods Receipt, Invoice) y para analizar la eficiencia del proceso de facturas respaldadas por una PO.

Este atributo es fundamental para Dashboards como «Invoice-PO Matching Discrepancy Rate». Permite segmentar el proceso entre facturas con PO y facturas sin PO, que suelen seguir rutas de procesamiento y presentar niveles de complejidad muy diferentes. Analizar los problemas relacionados con determinadas PO puede ayudar a diagnosticar problemas en fases anteriores del proceso de compras.

Conecta la factura con el proceso de compras, permite analizar las facturas con PO y sin PO e identificar discrepancias de conciliación.

Normalmente se encuentra en el nivel de posición. «Purchase Order Number» (EBELN) está en la tabla de posiciones de factura, RSEG. Puede ser necesario agregarlo al nivel de cabecera.

Vendor Number es la clave de los datos maestros que identifica al proveedor. Vincula la transacción de factura con un socio comercial específico y permite analizarla según las características del proveedor.

El análisis del proceso por Vendor Number puede revelar información importante sobre las relaciones y el rendimiento de los proveedores. Por ejemplo, puede ayudar a identificar qué proveedores presentan de forma habitual facturas problemáticas que provocan bloqueos de pago o discrepancias, o qué facturas de proveedores se procesan con mayor eficiencia. Esta información es valiosa para la gestión de proveedores y las iniciativas de abastecimiento estratégico.

Permite analizar cada proveedor y ayuda a identificar patrones, problemas o eficiencias asociados con proveedores concretos.

Es el campo «Invoicing Party» (LIFNR) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

Se trata de un atributo booleano que se calcula comparando «Clearing Date» (la fecha de pago real) con «Payment Due Date». Si la fecha de compensación es posterior a la fecha de vencimiento, la marca es verdadera; de lo contrario, es falsa. Esto proporciona una medida sencilla y directa del rendimiento de los pagos puntuales de cada factura.

Este atributo simplifica el análisis y la visualización en los Dashboards. Permite filtrar y agregar datos fácilmente para calcular el KPI «On-Time Payment Rate». Puede segmentar rápidamente el proceso para comparar los flujos de las facturas vencidas con los de las facturas pagadas a tiempo y, potencialmente, revelar los patrones del proceso que provocan pagos atrasados.

Simplifica el análisis del rendimiento de los pagos puntuales y permite comparar fácilmente los procesos de facturas pagadas a tiempo y con retraso.

Este atributo no existe en SAP. Se calcula durante la transformación de datos mediante la fórmula: ClearingDate > PaymentDueDate.

Es un atributo booleano que se calcula a partir de las condiciones de pago y la fecha de pago real. Se establece como verdadero si Payment Terms ofrecía un descuento por pronto pago y Clearing Date era posterior al vencimiento del periodo de descuento. Mide directamente la pérdida financiera causada por ineficiencias del proceso.

Este atributo es la base del panel «Cash Discount Opportunity Loss». Permite cuantificar fácilmente el impacto financiero de los retrasos en el procesamiento. Al filtrar los casos en los que este indicador es verdadero, los analistas pueden investigar las variantes del proceso y los cuellos de botella que provocan con mayor frecuencia la pérdida de descuentos, lo que proporciona una sólida justificación para mejorar el proceso.

Cuantifica directamente la pérdida financiera derivada de los retrasos del proceso y refuerza la necesidad de optimizar el Workflow de procesamiento de facturas.

Este atributo no existe en SAP. Se calcula durante la transformación de datos interpretando «PaymentTerms» y comparando «ClearingDate» con la fecha de vencimiento del descuento.

Payment Terms define las reglas sobre cuándo debe pagarse una factura y los descuentos por pronto pago disponibles, si los hay. Algunos ejemplos son «Net 30 days» o «2% 10, Net 30», que significa un descuento del 2 % si se paga en 10 días; de lo contrario, el importe total vence en 30 días.

Este atributo es la base del panel «Cash Discount Opportunity Loss» y del KPI «Cash Discount Capture Rate». El análisis utiliza las condiciones de pago junto con las fechas de contabilización y de pago para determinar si había un descuento disponible y si se aplicó correctamente. También es clave para el panel Payment Terms Adherence.

Es esencial para analizar las tasas de aprovechamiento de descuentos por pronto pago y comprender el impacto financiero de los retrasos del proceso.

Es el campo «Terms of Payment Key» (ZTERM) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

General Ledger (G/L) Account es la cuenta de destino del plan contable en la que se registra el impacto financiero de la factura. Es un dato fundamental para los informes financieros y la gestión de costes.

En Process Mining, el análisis de la cuenta de mayor aporta una dimensión financiera al flujo del proceso. El panel «General Ledger Account Usage Analysis» puede revelar patrones de gasto, identificar posibles errores de codificación de facturas y garantizar que los costes se asignen a los departamentos o proyectos correctos. Ayuda a conectar la ejecución del proceso con su impacto financiero.

Añade una dimensión financiera al proceso y permite analizar la asignación de costes, los patrones de gasto y posibles errores de codificación de facturas.

Se encuentra en el nivel de posición. «G/L Account Number» (HKONT) está en la tabla de posiciones de factura RSEG para facturas con PO o en BSEG para facturas directas de FI.

El atributo End Time marca la finalización de una actividad específica. En muchos eventos de SAP, que se registran como puntos únicos en el tiempo, End Time es idéntico a Start Time. Sin embargo, en actividades con una duración medible, como una etapa de aprobación en curso, puede representar la conclusión de ese trabajo.

En el análisis de procesos, disponer de una End Time diferenciada permite medir el tiempo de procesamiento de una actividad por separado del tiempo de espera que la precede. Esto ayuda a distinguir cuánto tarda en ejecutarse una actividad de cuánto tiempo espera un caso antes de que comience, lo que proporciona una visión más profunda de la eficiencia de los recursos.

Permite calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, diferenciarlo del tiempo de espera entre actividades y mejorar el análisis de cuellos de botella.

A menudo coincide con Start Time y se obtiene de CDHDR-UDATE y CDHDR-UTIME. En algunos casos, puede derivarse de registros de Workflow que registran explícitamente el inicio y el final de una Task.

El atributo Currency especifica la moneda en la que está expresado el importe de la factura, por ejemplo, USD, EUR o JPY.

Este atributo aporta un contexto esencial para Invoice Amount. Permite interpretar y agregar correctamente los datos financieros, especialmente en organizaciones internacionales que trabajan con varias monedas. El análisis puede filtrarse por moneda para comparar la eficiencia del procesamiento o los problemas entre distintas zonas monetarias. Para realizar agregaciones financieras significativas, puede ser necesario convertir los importes a una única moneda de presentación.

Aporta el contexto necesario para cualquier importe financiero, garantiza una interpretación precisa y permite filtrar y analizar los datos por moneda.

Es el campo «Currency Key» (WAERS) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

Cuando una persona aprobadora rechaza una factura, lo ideal es que indique el motivo. Puede tratarse de un código estandarizado o de un comentario de texto libre que señale problemas como «Número de PO incorrecto», «Factura duplicada» o «Importe incorrecto».

Estos datos son fundamentales para el panel «Invoice Rejection Reasons & Trends». Al analizar la frecuencia de los distintos motivos de rechazo, la empresa puede identificar problemas habituales y aplicar medidas correctivas. Por ejemplo, si «Número de PO incorrecto» aparece con frecuencia, puede indicar la necesidad de mejorar la comunicación con los proveedores o la formación del personal que introduce los datos. Este análisis es clave para reducir el retrabajo del proceso.

Proporciona la causa raíz de los rechazos, permite aplicar mejoras específicas al proceso, reducir el retrabajo y mejorar las tasas de acierto a la primera.

Esta información a menudo no se almacena en un único campo estándar. Puede encontrarse en los registros del contenedor de Workflow, en campos de texto largo asociados al documento o en campos específicos de una solución de Workflow personalizada.

El atributo Source System indica el origen de los datos de eventos, por ejemplo, el nombre de una instancia concreta de SAP ECC. Es especialmente importante en entornos con varios sistemas ERP o cuando se combinan datos de distintas fuentes.

En el análisis, este atributo ayuda a diferenciar los procesos y el rendimiento entre sistemas, regiones o unidades de negocio que pueden ejecutarse en instancias independientes. Garantiza la trazabilidad de los datos y permite aplicar filtros y análisis específicos de cada sistema.

Aporta un contexto esencial en entornos con varios sistemas, ya que permite separar correctamente los datos y analizar el rendimiento de cada sistema.

Normalmente es un valor estático que se añade durante la extracción de datos y representa el ID del sistema SAP (TADIR-SRCSYSTEM) o un identificador asignado manualmente a la instancia específica de SAP.

Company Code es una unidad organizativa fundamental en SAP Financials que representa una entidad jurídica independiente. Todas las transacciones financieras, incluidas las facturas, se contabilizan en un código de empresa específico.

Este atributo permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica. Es fundamental para comparar el rendimiento, el cumplimiento y la eficiencia del proceso entre las distintas empresas de un grupo corporativo. Los Dashboards pueden filtrarse por Company Code para ofrecer una vista específica de los KPI de procesamiento de facturas de cada empresa.

Permite comparar procesos y establecer referencias de rendimiento entre distintas entidades jurídicas de una organización.

Es el campo «Company Code» (BUKRS) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

Document Type se utiliza para categorizar distintos tipos de transacciones comerciales en SAP. En el procesamiento de facturas, los tipos habituales incluyen «RE» para facturas estándar o «KG» para notas de crédito de proveedores. El tipo de documento controla aspectos de la contabilización, como el rango de números utilizado.

En el análisis, este atributo permite filtrar el proceso por tipos de transacción específicos. Por ejemplo, el proceso de gestión de una nota de crédito puede ser muy diferente del de una factura estándar. Separar estos flujos mediante Document Type proporciona una visión del proceso más precisa y significativa.

Permite separar y analizar distintas transacciones comerciales, como facturas y notas de crédito, que siguen procesos diferentes.

Es el campo «Document Type» (BLART) de la tabla de cabecera del documento de factura, RBKP.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente. Se aplica al conjunto de datos completo, no a eventos individuales, y proporciona una indicación clara de la actualidad de los datos.

Se trata de un atributo de metadatos fundamental para quienes utilizan Dashboards y para las personas analistas. Les ayuda a comprender el periodo que abarca el análisis y garantiza que toman decisiones basadas en información actualizada. Normalmente se muestra de forma destacada en los Dashboards para informar sobre la antigüedad de los datos.

Informa sobre la actualidad de los datos y garantiza que el análisis y las decisiones se basen en información actualizada.

La herramienta de extracción de datos o ETL genera e incorpora este valor al conjunto de datos cuando se actualizan los datos.