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Su Template de datos de Purchase to Pay - Purchase Order

NetSuite

Purchase to Pay - Atributos de la orden de compra (21) Purchase to Pay - Actividades de la orden de compra (14) Guías de extracción (3)

Su Template de datos de Purchase to Pay - Purchase Order

Este Template está diseñado para ayudarle a preparar sus datos para Process Mining y garantizar que capture toda la información necesaria para analizar eficazmente su proceso Purchase to Pay - Purchase Order. Describe los campos de datos esenciales y las actividades clave que debe supervisar, y ofrece orientación sobre cómo extraer esta información de NetSuite. Al seguir este Template, podrá agilizar la preparación de datos y avanzar más rápidamente hacia conclusiones prácticas.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que debe supervisar
Guía de extracción para NetSuite

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

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Purchase to Pay - Atributos de la orden de compra

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo de su proceso Purchase to Pay - Orden de compra.

5 Obligatorio 6 Recomendado 10 Opcional

	Nombre	Descripción
	Hora del evento EventTime	La fecha y hora exactas en las que tuvo lugar la actividad.
Descripción Esta marca de tiempo indica el momento exacto en que se realizó una actividad específica. Es la base temporal de todos los análisis de rendimiento y duración en Process Mining. Las horas de los eventos se utilizan para ordenar cronológicamente las actividades dentro de un caso, calcular la duración entre pasos y medir el tiempo total de ciclo del caso. Estos datos son fundamentales para identificar cuellos de botella, medir los tiempos de espera y analizar el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio. Por qué es importante Este atributo es fundamental para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que son esenciales para identificar retrasos en el proceso. Dónde obtenerlo Es la marca de tiempo asociada a cada transacción o cambio de estado, que suele encontrarse en campos como «Date Created» o en los registros de auditoría del sistema de NetSuite. Ejemplos 2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:00Z
	Nombre de la actividad ActivityName	El nombre del evento o paso empresarial específico que tuvo lugar dentro del proceso Purchase Order.
Descripción Este atributo describe una acción específica o un cambio de estado en el ciclo de vida de un Purchase Order, como «Purchase Order Created», «Purchase Order Approved» o «Bill Payment Made». Estas actividades forman los nodos del mapa de procesos. Analizar la secuencia y frecuencia de estas actividades es el núcleo de Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar rutas comunes y poco frecuentes (variantes) y localizar cuellos de botella o desviaciones del procedimiento estándar. Por qué es importante Define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo del proceso, las variantes y la conformidad. Dónde obtenerlo Este valor normalmente se obtiene combinando el tipo de transacción con su campo de estado, por ejemplo, «Order Status», o a partir de los registros de auditoría del sistema en NetSuite. Ejemplos Purchase Order creadoPurchase Order aprobadoItem Receipt creadoBill creado a partir de Purchase Order
	Orden de compra PurchaseOrder	El identificador único del Purchase Order, que sirve como ID de caso principal para hacer seguimiento del ciclo de vida de las compras.
Descripción El número del Purchase Order es el identificador central que conecta todas las actividades relacionadas, desde la creación inicial hasta el pago final y el cierre. Cada número de Purchase Order distinto representa una instancia individual del proceso de compras. En Process Mining, este atributo se utiliza para agrupar todos los eventos relacionados en un único caso. Analizar el recorrido de cada Purchase Order permite obtener una visión clara del proceso de principio a fin, identificar variantes y calcular métricas a nivel de caso, como el tiempo total de ciclo. Por qué es importante Este es el identificador de caso esencial, que permite reconstruir y analizar todo el ciclo de vida de cada Purchase Order individual. Dónde obtenerlo Normalmente es el identificador principal de la transacción en el registro Purchase Order de NetSuite, a menudo denominado «Transaction ID» o «PO #». Ejemplos PO-001254PO-001299PO-001357
	Sistema de origen SourceSystem	El sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor será siempre «NetSuite». En iniciativas de Process Mining más amplias que combinan datos de varios sistemas, este campo es fundamental para la trazabilidad de los datos, la resolución de problemas y la comprensión de comportamientos específicos de cada sistema. Garantiza claridad sobre el origen de cada dato. Por qué es importante Proporciona una trazabilidad esencial de los datos y garantiza claridad sobre su origen, especialmente en entornos con varios sistemas integrados. Dónde obtenerlo Es un valor estático («NetSuite») que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos. Ejemplos NetSuite
	Última actualización de datos LastDataUpdate	La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este evento desde el sistema de origen.
Descripción Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de los datos. Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos que se analizan. Conocer la hora de la última actualización es fundamental para comprender la vigencia de las conclusiones generadas. Ayuda a las personas analistas y usuarias de negocio a confirmar que están consultando los datos más recientes del proceso, algo especialmente importante para los Dashboards de supervisión operativa. Por qué es importante Indica la actualidad de los datos, algo fundamental para garantizar que el análisis y los Dashboards se basen en información actualizada. Dónde obtenerlo Es una marca de tiempo generada y añadida durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos. Ejemplos 2024-05-21T02:00:00Z
	Categoría de compra PurchaseCategory	La clasificación de los bienes o servicios adquiridos, como hardware de TI, servicios de marketing o suministros de oficina.
Descripción Este atributo clasifica los artículos del Purchase Order y permite analizarlos por grupos según el tipo de gasto. En NetSuite, suele implementarse mediante un campo de clasificación o segmento personalizado. Analizar el proceso por categoría de compra es fundamental para el panel de control «Purchase Category Efficiency». Ayuda a descubrir si determinados tipos de compras tienen tiempos de ciclo más largos, tasas de cambio más elevadas o más problemas de Cumplimiento, lo que permite aplicar mejoras específicas a cada área de gasto. Por qué es importante Permite analizar la eficiencia del proceso por categoría de gasto y ayuda a identificar qué tipos de compras son más ineficientes o no cumplen las políticas. Dónde obtenerlo Puede ser un campo personalizado o un segmento de clasificación estándar, como «Class», o un segmento personalizado aplicado a la cabecera o a las líneas del PO. Consulte la documentación de NetSuite. Ejemplos Hardware de TIServicios profesionalesSuministros de oficinaLicencias de software
	Estado del Purchase Order PurchaseOrderStatus	El estado actual o final del Purchase Order.
Descripción Este atributo indica el estado del Purchase Order en un momento determinado, como «Pending Approval», «Fully Billed» o «Closed». A menudo es la fuente para derivar muchos de los valores conceptuales de «ActivityName». Analizar por estado ayuda a comprender los resultados de los Purchase Orders, como cuántos se rechazan frente a los que se aprueban o cuántos permanecen abiertos. Es clave para KPI como «PO Approval Failure Rate» y para filtrar casos según su estado de finalización. Por qué es importante Proporciona una instantánea del estado del PO, permite analizar resultados como rechazos o cierres y respalda KPI relacionados con fallos de aprobación. Dónde obtenerlo Es el campo «Status» del registro de transacción Purchase Order en NetSuite. Ejemplos Pendiente de aprobación del supervisorPendiente de recepciónFacturado por completoCerradoRechazado
	Importe total TotalAmount	El valor monetario total del Purchase Order.
Descripción Este atributo representa el costo total de todos los artículos y servicios incluidos en el Purchase Order. Es una métrica financiera fundamental para el análisis de compras. Analizar las métricas del proceso por importe total puede revelar patrones importantes, por ejemplo, si los PO de mayor valor tardan más en aprobarse o sufren más cambios. Es esencial para comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso y priorizar las iniciativas de mejora. Por qué es importante Permite analizar financieramente el proceso de compras y ayuda a identificar cómo el valor del PO afecta los tiempos de ciclo, las rutas de aprobación y el Cumplimiento. Dónde obtenerlo Corresponde al campo «Total» de la sección de resumen del registro Purchase Order en NetSuite. Ejemplos 500.001250.7515000.00
	Nombre de usuario UserName	El nombre del usuario que realizó la actividad.
Descripción Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso específico del proceso, como aprobar un Purchase Order o crear una factura. Proporciona una dimensión de recurso humano o del sistema al proceso. Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación y detectar irregularidades. También es fundamental para el seguimiento del Cumplimiento, ya que permite saber quién realizó acciones críticas, como cambios o aprobaciones de PO. Por qué es importante Asocia las actividades con usuarios específicos y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y el Cumplimiento de las políticas de autorización. Dónde obtenerlo Está disponible en la subpestaña «System Notes» o en la subpestaña del registro de auditoría de una transacción, donde se indica el usuario que realizó el cambio. Ejemplos Alice JohnsonBob WilliamsAutomatización del sistema
	Nombre del departamento DepartmentName	El nombre del departamento asociado al Purchase Order.
Descripción Este atributo representa el departamento de negocio o centro de coste que inició la compra o que es responsable financieramente de ella. Permite filtrar y segmentar los datos del proceso según la estructura organizativa. Analizar el proceso por departamento es fundamental para identificar cuellos de botella departamentales, comparar la eficiencia entre distintas unidades de negocio y comprender los patrones de gasto. Proporciona soporte directo a Dashboards como «Departmental Bottleneck Analysis». Por qué es importante Permite analizar el proceso por departamento y ayuda a identificar cuellos de botella, ineficiencias y patrones de gasto específicos de cada departamento. Dónde obtenerlo Es un campo estándar de la cabecera del registro Purchase Order o de sus líneas en NetSuite. Ejemplos FinanzasServicios de TIMarketingOperaciones
	Nombre del proveedor VendorName	El nombre del proveedor al que se compran los bienes o servicios.
Descripción Este atributo identifica al proveedor externo del Purchase Order. Es una dimensión fundamental para analizar las relaciones y el desempeño de los proveedores. El nombre del proveedor es esencial para el panel de control «Vendor Delivery Performance» y sus KPI relacionados. Permite segmentar el proceso para comparar plazos de entrega, tasas de entrega puntual y resultados de inspecciones de calidad entre distintos proveedores, y ayuda a identificar tanto a los proveedores fiables como a los que presentan un bajo desempeño. Por qué es importante Permite analizar el desempeño específico de cada proveedor, incluidos los tiempos de entrega y la fiabilidad, aspectos clave para optimizar la cadena de suministro. Dónde obtenerlo Corresponde al campo «Vendor» o «Supplier» de la pestaña principal del registro Purchase Order en NetSuite. Ejemplos Suministros de oficina globalesTech Solutions Inc.Agencia de marketing creativo
	¿La entrega se realizó tarde? IsLateDelivery	Un indicador que señala si los bienes se recibieron después de la fecha de entrega solicitada.
Descripción Se trata de un atributo booleano calculado que es verdadero si la actividad «Item Receipt Created» ocurre después de la «Requested Delivery Date» especificada en la orden de compra. Proporciona un indicador sencillo y claro de la puntualidad de la entrega. Este atributo simplifica la creación de Dashboards y KPI de rendimiento de proveedores. Permite filtrar y agregar datos fácilmente para calcular el «Vendor Delivery On-Time Rate» e identificar a los proveedores que incumplen sistemáticamente los plazos de entrega. Por qué es importante Proporciona un indicador sencillo de verdadero/falso para la entrega puntual, lo que simplifica el análisis del rendimiento y el cálculo de KPI para la gestión de proveedores. Dónde obtenerlo Este es un campo calculado. La lógica es: (marca de tiempo de «Item Receipt Created») > («RequestedDeliveryDate»). Ejemplos truefalse
	Es retrabajo IsRework	Indicador que señala si una actividad representa un retrabajo, como una segunda aprobación después de un rechazo.
Descripción Este atributo booleano calculado es verdadero para las actividades que indican un bucle de proceso o un paso repetido. Por ejemplo, una actividad «Purchase Order Approved» se marcaría como retrabajo si estuviera precedida por una actividad «Purchase Order Rejected» dentro del mismo caso. Este atributo es esencial para cuantificar la fricción y la ineficiencia del proceso. Permite analizar fácilmente los bucles de retrabajo, medir la «PO Rejection & Resubmission Rate» y poner de relieve los procesos que no se ejecutan correctamente a la primera. Por qué es importante Ayuda a cuantificar las ineficiencias del proceso al marcar explícitamente las actividades que forman parte de un bucle de retrabajo, lo que facilita su análisis y corrección. Dónde obtenerlo Este indicador se calcula durante la transformación de datos mediante el análisis de la secuencia de actividades dentro de un caso. Ejemplos truefalse
	Es una compra no autorizada IsMaverickBuy	Indicador que señala si se creó una Purchase Order sin una Purchase Requisition previa.
Descripción Este atributo booleano calculado se establece como verdadero a nivel de caso si la primera actividad del proceso es «Purchase Order Created» en lugar de «Purchase Requisition Created». Sirve como indicador directo de una adquisición no estándar. Este atributo se utiliza para calcular la «Direct PO Rate», un KPI clave del «Procurement Compliance Monitor». Ayuda a las organizaciones a identificar y cuantificar rápidamente las compras no autorizadas, que pueden generar costes más altos y un mayor riesgo. Por qué es importante Marca directamente las compras que no cumplen las políticas, lo que permite a las organizaciones supervisar y reducir fácilmente las compras no autorizadas. Dónde obtenerlo Este es un atributo calculado. La lógica es: (primera actividad del caso = «Purchase Order Created») Y (no hay ninguna «Purchase Requisition» vinculada). Ejemplos truefalse
	Fecha de entrega solicitada RequestedDeliveryDate	La fecha en la que la empresa solicitó al proveedor que entregara los bienes o servicios.
Descripción Este atributo es la fecha de entrega objetivo establecida durante el proceso de compras. Sirve como referencia para medir el desempeño real de las entregas. Esta fecha es esencial para calcular el KPI «Vendor Delivery On-Time Rate». Al comparar la «Requested Delivery Date» con la marca de tiempo real de «Item Receipt Created», el análisis puede determinar si los proveedores cumplen sus compromisos de entrega, un dato clave para el panel de control «Vendor Delivery Performance». Por qué es importante Sirve como referencia para medir el desempeño de entrega puntual de los proveedores, un KPI fundamental para la gestión de la cadena de suministro. Dónde obtenerlo Probablemente sea un campo personalizado o corresponda a «Expected Receipt Date» en las líneas del Purchase Order. Consulte la documentación de NetSuite. Ejemplos 2023-11-152023-12-012024-01-10
	Hora de finalización del evento EventEndTime	La fecha y hora exactas en las que concluyó la actividad.
Descripción Esta marca de tiempo indica la finalización de una actividad. Junto con la hora de inicio, define el tiempo de procesamiento de un evento. En los eventos instantáneos, la hora de finalización puede coincidir con la hora de inicio. Este atributo es esencial para calcular la duración exacta de tareas específicas, conocida como tiempo de procesamiento. Ayuda a diferenciar el tiempo dedicado a trabajar activamente en una tarea del tiempo de espera hasta el siguiente paso, algo clave para un análisis detallado de cuellos de botella. Por qué es importante Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades y ayuda a distinguir el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera. Dónde obtenerlo En actividades con una duración medible, puede registrarse en un campo independiente o derivarse de los registros de auditoría. A menudo, debe inferirse o coincide con la hora de inicio. Ejemplos 2023-10-26T09:05:12Z2023-10-26T11:30:45Z2023-10-27T15:00:00Z
	Moneda Currency	El código de moneda del importe de la transacción.
Descripción Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe total del Purchase Order, como USD, EUR o GBP. Es un contexto esencial para cualquier valor monetario. En organizaciones que operan internacionalmente, este atributo es fundamental para elaborar informes y análisis financieros precisos. Permite agregar y comparar correctamente los valores de los PO entre distintas regiones y garantiza una interpretación adecuada de los KPI monetarios. Por qué es importante Proporciona el contexto necesario para los valores monetarios y garantiza un análisis y una elaboración de informes financieros precisos en entornos con varias monedas. Dónde obtenerlo Corresponde al campo «Currency» del registro Purchase Order y suele estar condicionado por la configuración del Vendor seleccionado. Ejemplos USDEURGBP
	Motivo del cambio ChangeReason	El motivo por el que se modificó un Purchase Order después de su creación.
Descripción Este atributo registra la justificación de las modificaciones realizadas en un Purchase Order, como «Price Update», «Quantity Change» o «Delivery Date Change». Este contexto es fundamental para comprender las causas del retrabajo. Es un atributo clave para el panel de control «Purchase Order Change Analysis». Analizar la frecuencia de los distintos motivos de cambio ayuda a identificar las causas raíz de la inestabilidad del proceso, como requisitos iniciales imprecisos o precios variables de los proveedores. Por qué es importante Proporciona un contexto esencial sobre los motivos de los cambios en los PO y permite analizar las causas raíz para reducir la tasa general de cambios de PO. Dónde obtenerlo Probablemente sea un campo personalizado obligatorio que debe completarse cuando un usuario edita un PO aprobado, o podría encontrarse en el campo «Memo» del evento de cambio. Consulte la documentación de NetSuite. Ejemplos Cantidad incorrecta del artículoCambio de precio del proveedorRequisito de entrega actualizado
	Motivo del rechazo RejectionReason	El motivo por el que se rechazó un Purchase Order durante el proceso de aprobación.
Descripción Cuando se rechaza un Purchase Order, este atributo proporciona el motivo específico, como «Budget Exceeded», «Incorrect Vendor» o «Policy Violation». Esta información es clave para comprender los fallos de aprobación. Este atributo respalda directamente el panel de control «PO Rejection & Resubmission Rate». Al analizar los motivos de rechazo, la empresa puede identificar fuentes habituales de errores en la creación de PO, como una formación insuficiente o políticas poco claras, y tomar medidas correctivas para reducir el retrabajo asociado a los rechazos. Por qué es importante Explica por qué los PO no superan la aprobación y permite aplicar medidas específicas para reducir las tasas de rechazo y mejorar la aprobación en el primer intento. Dónde obtenerlo Esta información suele registrarse en el campo de notas del evento de rechazo o en un campo personalizado «Rejection Reason» como parte del Workflow de aprobación. Consulte la documentación de NetSuite. Ejemplos Supera el presupuesto del departamentoSe seleccionó un proveedor no preferenteDescripción incompleta de la partida
	Solicitud de compra PurchaseRequisition	El identificador de la Purchase Requisition que precedió al Purchase Order.
Descripción Este atributo vincula un Purchase Order con la Purchase Requisition de origen. La ausencia de este vínculo puede indicar una desviación del proceso estándar. Este campo es fundamental para el seguimiento del Cumplimiento y la identificación de compras no autorizadas. El KPI «Direct PO Rate» se calcula comprobando la ausencia de una Purchase Requisition vinculada, lo que permite detectar compras realizadas fuera del Workflow de aprobación estándar. Por qué es importante Es fundamental para el análisis del Cumplimiento, ya que ayuda a identificar compras no autorizadas en las que se crean Purchase Orders sin una requisición aprobada. Dónde obtenerlo En el registro Purchase Order, esta información suele encontrarse en la subpestaña «Related Records» o en un campo «Created From». Ejemplos PR-00582PR-00610PR-00715
	Ubicación de entrega DeliveryLocation	La ubicación física o dirección donde deben entregarse los bienes.
Descripción Este atributo especifica el destino de los bienes solicitados en el PO, como un almacén, una oficina o una planta concretos. Permite segmentar el proceso por zona geográfica o centro. Es una dimensión clave para el panel de control «Goods Receipt Processing Time». Analizar los tiempos de recepción por ubicación puede ayudar a identificar centros con falta de personal o procesos de recepción ineficientes y facilitar mejoras operativas específicas. Por qué es importante Permite analizar el desempeño del proceso por ubicación y ayuda a identificar cuellos de botella específicos de cada centro en la recepción de bienes u otras actividades. Dónde obtenerlo Corresponde a la dirección «Ship To» o al campo «Location» del registro Purchase Order en NetSuite. Ejemplos Almacén principal - Muelle ASede corporativa - 15.ª plantaCentro de distribución de la costa oeste

Obligatorio Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Actividades de la orden de compra

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella.

6 Recomendado 8 Opcional

	Actividad	Descripción
	Bill creado a partir de Purchase Order	Se ha recibido y registrado en NetSuite una factura del proveedor vinculada al Purchase Order. Se trata de una transacción explícita que registra formalmente la obligación por los bienes o servicios recibidos.
Por qué es importante Esta actividad marca la transición del proceso de compras al proceso de cuentas por pagar. Analizar el tiempo entre la recepción de los bienes y la facturación permite detectar posibles retrasos en el procesamiento financiero. Dónde obtenerlo Se captura a partir de la fecha de creación del registro de transacción Vendor Bill. La factura está vinculada directamente al Purchase Order de origen. Recopilar Registrar la marca de tiempo de creación de la transacción Vendor Bill. Tipo de evento explicit
	Item Receipt creado	Esta actividad representa la recepción física de los bienes solicitados en el Purchase Order. Es un evento explícito en NetSuite, que se registra cuando se crea una transacción «Item Receipt» vinculada a la línea específica del Purchase Order.
Por qué es importante Este es un hito fundamental que marca el final del ciclo de entrega del proveedor. Es esencial para calcular las tasas de entrega puntual del proveedor y los plazos totales. Dónde obtenerlo Se captura a partir de la fecha de creación del registro de transacción Item Receipt. El registro contiene un vínculo con el Purchase Order de origen. Recopilar Registrar la marca de tiempo de creación de la transacción Item Receipt. Tipo de evento explicit
	Purchase Order aprobado	Representa la autorización oficial y definitiva del Purchase Order, que permite enviarlo al proveedor. Es un hito clave que se registra cuando el campo «Approval Status» del Purchase Order se actualiza a «Approved».
Por qué es importante Este es un hito fundamental para calcular los tiempos del ciclo de aprobación e identificar cuellos de botella en la cadena de aprobación. Los retrasos en esta etapa afectan directamente los plazos de compra. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de las notas del sistema o del historial del Workflow que registra el cambio del campo «Approval Status» del registro Purchase Order a «Approved». Recopilar Detectar el cambio del campo «Approval Status» de Purchase Order a «Approved». Tipo de evento inferred
	Purchase Order cerrado	El Purchase Order se ha cerrado oficialmente, lo que significa que no se esperan más recepciones ni facturas asociadas. Se infiere cuando el estado del Purchase Order cambia a «Closed», ya sea automáticamente después de recibirlo y facturarlo por completo o de forma manual.
Por qué es importante Esta actividad marca el final operativo del ciclo de vida del Purchase Order. Confirma que el pedido se ha completado y procesado por completo, y proporciona un punto final definitivo para el análisis del tiempo de ciclo. Dónde obtenerlo Se infiere a partir del cambio del campo «Status» del registro Purchase Order a «Closed». Recopilar Detectar el cambio del campo «Status» de Purchase Order a «Closed». Tipo de evento inferred
	Purchase Order creado	Esta actividad representa la creación del documento formal Purchase Order, que constituye el caso central de este análisis. En NetSuite, se registra a partir de la creación del registro de transacción Purchase Order, ya sea manualmente o desde una requisición aprobada.
Por qué es importante Este paso crítico convierte una solicitud en un compromiso formal de compra. Sirve como hito clave y también puede marcar el inicio del proceso para los PO directos, algo importante para el seguimiento del Cumplimiento. Dónde obtenerlo Se captura a partir del campo del sistema «Date Created» del registro de transacción Purchase Order. Recopilar Utilizar la marca de tiempo de creación de la transacción Purchase Order. Tipo de evento explicit
	Solicitud de compra creada	Esta actividad marca la solicitud formal de bienes o servicios e inicia el proceso de compras. En NetSuite, se registra cuando se crea y guarda un nuevo registro de transacción Purchase Requisition.
Por qué es importante Como punto de inicio habitual del proceso, esta actividad es fundamental para analizar el tiempo total del ciclo de principio a fin e identificar compras no autorizadas cuando se omite. Dónde obtenerlo Este evento se registra a partir de la fecha de creación del registro de transacción Purchase Requisition. El registro se vincula con el Purchase Order posterior. Recopilar Registrar la marca de tiempo de creación de la transacción Purchase Requisition. Tipo de evento explicit
	Bill aprobada	La factura del proveedor se ha revisado y aprobado para el pago. Al igual que en los Purchase Orders, esto se registra mediante un cambio en el campo «Approval Status» del registro Vendor Bill.
Por qué es importante La aprobación de la factura es un paso clave del proceso de pago. Hacer un seguimiento de su duración ayuda a identificar cuellos de botella en cuentas por pagar que podrían provocar pagos atrasados o la pérdida de descuentos por pronto pago. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de las notas del sistema o del historial del Workflow que registra el cambio del campo «Approval Status» del registro Vendor Bill a «Approved». Recopilar Detectar el cambio del campo «Approval Status» de Vendor Bill a «Approved». Tipo de evento inferred
	Inspección de calidad realizada	Los bienes recibidos han pasado por una inspección de calidad. No se trata de una transacción estándar de NetSuite y normalmente se registra mediante la actualización de un campo personalizado, un registro personalizado o un cambio de estado en el Item Receipt.
Por qué es importante Esta actividad ayuda a medir el tiempo de ciclo del proceso de control de calidad. Los retrasos en la inspección pueden crear cuellos de botella entre la recepción de los bienes y su disponibilidad para el uso. Dónde obtenerlo Depende en gran medida de la personalización. Puede registrarse mediante un campo personalizado «QA Status» en el Item Receipt o mediante un registro personalizado independiente para «Quality Inspection». Recopilar Registrar la actualización de un campo personalizado o la creación de un registro personalizado relacionado con la inspección de calidad. Tipo de evento inferred
	Pago de Bill realizado	Se ha emitido al proveedor un pago por el importe facturado. Se registra cuando se crea una transacción «Vendor Payment» y se aplica a la Vendor Bill.
Por qué es importante Esta actividad representa la liquidación de la obligación financiera del Purchase Order. Es fundamental para analizar el desempeño de los pagos puntuales y el flujo de caja. Dónde obtenerlo Se captura a partir de la fecha de creación del registro de transacción Vendor Payment aplicado a la Vendor Bill. Recopilar Registrar la marca de tiempo de creación de la transacción Vendor Payment aplicada a la factura. Tipo de evento explicit
	Purchase Order enviado	El Purchase Order se ha finalizado y enviado a un Workflow de aprobación. Normalmente, esto se registra mediante un cambio de estado en el registro Purchase Order, que pasa de un estado de borrador como «Pending Supervisor Approval» a un estado de revisión activa.
Por qué es importante Este evento marca el inicio del ciclo de aprobación. Medir el tiempo desde este punto hasta «Purchase Order Approved» es fundamental para analizar la eficiencia de la aprobación e identificar retrasos. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio en el campo «Approval Status» del registro Purchase Order, por ejemplo, de «Pending Approval» o de un estado de borrador personalizado. Recopilar Detectar el cambio del campo «Approval Status» del PO a un estado en revisión. Tipo de evento inferred
	Purchase Order enviado al proveedor	El Purchase Order aprobado se ha transmitido al proveedor. En NetSuite, normalmente se infiere cuando se actualiza un indicador de comunicación, como la casilla «To Be Emailed», o cuando cambia el estado para reflejar que se ha enviado.
Por qué es importante Esta actividad marca el inicio del plazo de entrega del proveedor. Medir el tiempo desde este punto hasta la recepción de los bienes es esencial para evaluar el desempeño de entrega del proveedor. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en la que se desactiva el indicador «To Be Emailed» o «To Be Faxed», o de una entrada en el historial de comunicaciones vinculada al Purchase Order. Recopilar Registrar la marca de tiempo de los eventos de comunicación, como el envío de un correo electrónico, vinculados al PO. Tipo de evento inferred
	Purchase Order modificado	Indica que el Purchase Order se modificó después de su creación o aprobación inicial. Puede inferirse comparando «Last Modified Date» con «Date Created» o con una fecha de aprobación independiente.
Por qué es importante Los cambios frecuentes pueden indicar ineficiencias, una planificación inicial deficiente o una ampliación del alcance. Analizar cuándo y por qué se producen ayuda a agilizar el proceso y reducir errores. Dónde obtenerlo Se infiere comparando «Last Modified Date» del registro Purchase Order con su marca de tiempo de creación o aprobación. Las notas del sistema proporcionan detalles sobre los campos modificados. Recopilar Comparar «Last Modified Date» con la fecha de creación o aprobación y excluir las actualizaciones del sistema. Tipo de evento inferred
	Purchase Order rechazado	Una persona aprobadora ha rechazado el Purchase Order, por lo que debe revisarse y volver a enviarse. Este evento se infiere cuando el campo «Approval Status» del Purchase Order cambia a «Rejected».
Por qué es importante El seguimiento de los rechazos es fundamental para identificar ciclos de retrabajo, comprender las causas de los fallos de aprobación y mejorar la calidad de los envíos iniciales de PO. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de las notas del sistema o del historial del Workflow que registra el cambio del campo «Approval Status» del registro Purchase Order a «Rejected». Recopilar Detectar el cambio del campo «Approval Status» de Purchase Order a «Rejected». Tipo de evento inferred
	Purchase Requisition aprobada	Representa la aprobación oficial de una solicitud de bienes o servicios y autoriza la creación de un Purchase Order. Este evento se infiere a partir del cambio del campo «Approval Status» del registro Purchase Requisition, de «Pending Approval» a «Approved».
Por qué es importante El seguimiento de las aprobaciones de requisiciones ayuda a identificar cuellos de botella en la fase previa a las compras y a medir la eficiencia de la validación interna de solicitudes. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de las notas del sistema o del historial del Workflow que registra el cambio del campo «Approval Status» en el registro Purchase Requisition. Recopilar Detectar el cambio del campo «Approval Status» de Purchase Requisition a «Approved». Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de NetSuite

Pasos

Comprenda el enfoque de múltiples búsquedas: Este método requiere crear y exportar varias Saved Searches independientes, una para cada tipo principal de transacción del proceso Purchase to Pay. Después, los archivos CSV exportados se combinan y transforman en una herramienta independiente, como Excel, Power Query o un script, para crear el Registro de eventos consolidado final.
Acceda a la creación de Saved Search: Inicie sesión en NetSuite. Vaya a Reports > Saved Searches > All Saved Searches > New. Seleccione «Transaction» como tipo de búsqueda.
Cree la búsqueda de Purchase Requisition:
- Defina el título de la búsqueda, por ejemplo, «ProcessMind - Purchase Requisition Events».
- En la pestaña «Criteria», filtre para que Type sea «Purchase Requisition» y Main Line sea «Yes». Añada un filtro Date Created para el periodo que desea analizar.
- En la pestaña «Results», añada las columnas especificadas en la sección de consulta para las requisiciones. Utilice fórmulas para definir las columnas «ActivityName» y «EventTime».
- Guarde y ejecute la búsqueda. Exporte los resultados como archivo CSV.
Cree la búsqueda de Purchase Order:
- Cree una nueva Saved Search de tipo «Transaction» con el título «ProcessMind - Purchase Order Events».
- En «Criteria», filtre para que Type sea «Purchase Order» y Main Line sea «Yes». Utilice el mismo filtro de fecha que en la búsqueda anterior.
- En «Results», añada las columnas especificadas en la sección de consulta para las Purchase Orders. Esta búsqueda generará varias filas de eventos, como Created, Approved y Closed, mediante fórmulas CASE.
- Guarde, ejecute y exporte los resultados como archivo CSV.
Cree la búsqueda de Item Receipt:
- Cree una nueva Saved Search de tipo «Transaction» con el título «ProcessMind - Item Receipt Events».
- En «Criteria», filtre para que Type sea «Item Receipt» y Main Line sea «Yes». Utilice el mismo filtro de fecha.
- En «Results», añada las columnas especificadas en la sección de consulta para los Item Receipts.
- Guarde, ejecute y exporte los resultados como archivo CSV.
Cree la búsqueda de Vendor Bill y Payment:
- Cree una nueva Saved Search de tipo «Transaction» con el título «ProcessMind - Billing Events».
- En «Criteria», filtre para que Type sea «Vendor Bill» o «Vendor Payment». Establezca Main Line en «Yes» y aplique el mismo filtro de fecha.
- En «Results», añada columnas para capturar los eventos de creación, aprobación y pago de facturas mediante las fórmulas detalladas en la sección de consulta.
- Guarde, ejecute y exporte los resultados como archivo CSV.
Combine y transforme los datos:
- Abra su herramienta de manipulación de datos preferida, por ejemplo, Microsoft Excel con Power Query o un script de Python con pandas.
- Importe todos los archivos CSV que exportó desde NetSuite.
- Añada los datos de todos los archivos a una sola tabla. Todas las búsquedas están diseñadas con la misma estructura de columnas.
- En el resultado de la búsqueda de Purchase Order, deberá desagrupar los datos. La consulta está diseñada con varias columnas de marca de tiempo, una para cada actividad de la PO. Desagrupe estas columnas para crear una única columna «ActivityName» y otra «EventTime», transformando el formato ancho en el formato largo y vertical que requiere un Registro de eventos.
Finalice y exporte el Registro de eventos:
- Revise los datos combinados. Asegúrese de que la columna EventTime tenga un formato de marca de tiempo coherente y de que PurchaseOrder esté rellenado en todas las filas.
- Elimine las filas en las que EventTime sea nulo, ya que representan actividades que aún no se han producido.
- Guarde la tabla consolidada final como un único archivo CSV, listo para cargarlo en ProcessMind.

Configuración

Tipo de búsqueda: Todas las Saved Searches deben ser de tipo «Transaction».
Filtro principal (Main Line): Establezca el criterio Main Line en «Yes» para todas las búsquedas. Esto es fundamental para evitar obtener una fila por cada línea de artículo, lo que duplicaría masivamente los eventos a nivel de transacción.
Intervalo de fechas: Aplique un filtro de fecha coherente, como Date Created «within last 6 months», en todas las búsquedas para asegurarse de analizar el mismo conjunto de transacciones.
Filtro de tipo de transacción: Cada búsqueda debe filtrarse por el tipo de transacción específico, como Purchase Order o Item Receipt, para aislar los eventos correctos.
Formato de salida: Configure la preferencia de exportación en CSV para facilitar la combinación en herramientas externas.
Permisos: El usuario que ejecute las búsquedas necesita permisos de visualización para todos los registros de transacción relevantes, incluidas Purchase Requisitions, Purchase Orders, Item Receipts, Vendor Bills y Vendor Payments.
Campos personalizados: Para actividades como «Quality Inspection Performed», probablemente deberá añadir un campo personalizado de su configuración de NetSuite a los resultados de la búsqueda de Item Receipt. La consulta proporcionada utiliza el marcador [Your Quality Inspection Timestamp Field]. Debe sustituirlo por el ID de campo real de su sistema.

a Consulta de ejemplo config

### Description of Saved Search Configurations

Below are the configurations for the required Saved Searches. The 'Results' tab columns should be created in the order listed. Use 'Custom Label' to name the columns exactly as shown.

**1. Search: ProcessMind - Purchase Requisition Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Requisition'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Formula (Text): `REPLACE({createdfrom.number}, 'Purchase Order #', '')` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN 'Purchase Requisition Created' WHEN {status} = 'Approved' THEN 'Purchase Requisition Approved' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Approval' THEN {datecreated} WHEN {status} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**2. Search: ProcessMind - Purchase Order Events (Wide Format)**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Purchase Order'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results (Note: This search creates a wide file that must be unpivoted later)**:
    1.  Field: `Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Created`
    3.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Supervisor Approval' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Submitted`
    4.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Approved' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Approved`
    5.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {approvalstatus} = 'Rejected' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Rejected`
    6.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {lastmodifieddate} > {datecreated} + 1 THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Changed`
    7.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Pending Billing' OR {status} = 'Partially Received' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Sent To Vendor`
    8.  Formula (Date/Time): `CASE WHEN {status} = 'Closed' THEN {lastmodifieddate} ELSE NULL END` -> Custom Label: `EventTime_Purchase Order Closed`
    9.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    10. Field: `Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    11. Field: `Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    12. Field: `Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    13. Field: `Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    14. Field: `Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**3. Search: ProcessMind - Item Receipt Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = 'Item Receipt'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date Created = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `'Item Receipt Created'` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date Created` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

**4. Search: ProcessMind - Billing Events**
*   **Criteria**:
    *   Type = any of 'Vendor Bill', 'Vendor Payment'
    *   Main Line = 'Yes'
    *   Date = [Your Desired Date Range]
*   **Results**:
    1.  Field: `Created From : Document Number` -> Custom Label: `PurchaseOrder`
    2.  Formula (Text): `CASE WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} <> 'Approved' THEN 'Bill Created From Purchase Order' WHEN {type} = 'Vendor Bill' AND {approvalstatus} = 'Approved' THEN 'Bill Approved' WHEN {type} = 'Vendor Payment' THEN 'Bill Payment Made' ELSE NULL END` -> Custom Label: `ActivityName`
    3.  Field: `Date` -> Custom Label: `EventTime`
    4.  Formula (Text): `'NetSuite'` -> Custom Label: `SourceSystem`
    5.  Formula (Date/Time): `{today}` -> Custom Label: `LastDataUpdate`
    6.  Field: `Created By` -> Custom Label: `UserName`
    7.  Field: `Created From : Department` -> Custom Label: `DepartmentName`
    8.  Field: `Created From : Vendor Name` -> Custom Label: `VendorName`
    9.  Field: `Created From : Status` -> Custom Label: `PurchaseOrderStatus`
    10. Field: `Created From : Total Amount` -> Custom Label: `TotalAmount`
    11. Field: `Created From : Class` -> Custom Label: `PurchaseCategory`

Pasos

Requisito previo: habilite SuiteAnalytics Connect: Asegúrese de que la función SuiteAnalytics Connect esté habilitada en su cuenta de NetSuite. Vaya a Setup > Company > Enable Features. En la subpestaña Analytics, marque la casilla SuiteAnalytics Connect. Tenga en cuenta que se trata de un módulo adicional de pago.
Configure el rol y los permisos de usuario: Cree o edite un rol de usuario para conceder acceso a SuiteAnalytics Connect. El rol debe tener el permiso «SuiteAnalytics Connect». Además, conceda acceso de nivel «View» a todos los registros necesarios, incluidos Transactions (Purchase Order, Purchase Requisition, Item Receipt, Vendor Bill y Vendor Payment), Entities (Vendor y Employee) y Lists (Department, etc.).
Identifique su fuente de datos: En NetSuite, vaya a la página de configuración de SuiteAnalytics Connect (Setup > Company > SuiteAnalytics Connect). Anote el Service Host, el Port, el Account ID y el nombre correcto de Data Source, como NetSuite.com o NetSuite2.com.
Instale el controlador ODBC/JDBC: Descargue e instale el controlador SuiteAnalytics Connect adecuado, ODBC o JDBC, para su sistema operativo y cliente SQL. Los controladores están disponibles en el NetSuite Help Center.
Configure la conexión del cliente SQL: Configure una nueva conexión en su cliente SQL preferido, como DBeaver, Power BI o Tableau. Utilice los datos de conexión del paso 3 y las credenciales del usuario asignado al rol del paso 2.
Personalice la consulta SQL: Copie la consulta SQL proporcionada en su cliente SQL. Modifique los valores de marcador de las cláusulas WHERE, especialmente el intervalo de fechas («YYYY-MM-DD») y los filtros específicos de su empresa, como el ID de Subsidiary.
Ejecute la consulta: Ejecute la consulta SQL completa en la base de datos de NetSuite mediante la conexión configurada. El tiempo de ejecución variará según el intervalo de fechas y el volumen de datos.
Revise los resultados: La consulta devolverá una tabla plana de Registro de eventos con una fila por actividad. Revise el resultado para asegurarse de que todas las columnas, como PurchaseOrder, ActivityName y EventTime, estén rellenadas según lo esperado.
Exporte los datos: Exporte los resultados de la consulta como archivo CSV. Asegúrese de que la codificación del archivo sea UTF-8 para evitar problemas con los caracteres.
Prepárese para la carga: Antes de cargar el archivo en ProcessMind, confirme que los encabezados de columna del CSV coincidan con los atributos requeridos, PurchaseOrder, ActivityName y EventTime, y que el formato de fecha de la columna EventTime sea coherente.

Configuración

Licencia de SuiteAnalytics Connect: Su organización debe disponer de una licencia válida del módulo adicional SuiteAnalytics Connect para establecer una conexión directa con la base de datos.
Permisos de usuario: Se necesita un rol de usuario de NetSuite específico con el permiso «SuiteAnalytics Connect» y acceso de visualización a todos los registros de transacciones y entidades relevantes. Sin los permisos adecuados, la consulta fallará o devolverá datos incompletos.
Nombre de la fuente de datos (DSN): Debe utilizar el Service Host y el DSN correctos que aparecen en la interfaz de NetSuite, en «SuiteAnalytics Connect Setup». Por lo general, se recomienda la fuente de datos NetSuite2.com, ya que refleja el modelo de datos basado en workbooks y suele ofrecer un mejor rendimiento.
Filtrado por intervalo de fechas: La consulta proporcionada incluye una cláusula WHERE (WHERE T.DateCreated >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')) para limitar el periodo de extracción de datos. Es fundamental establecer un intervalo razonable, por ejemplo, de 3 a 6 meses, para garantizar el rendimiento de la consulta. No se recomienda extraer varios años de datos en una sola ejecución.
Filtros de Subsidiary/Company: En entornos con varias subsidiarias, añada un filtro por el ID de Subsidiary en la cláusula WHERE de la CTE Transactions_CTE principal para aislar los datos de una entidad jurídica específica, por ejemplo, AND T.Subsidiary = 1.
Campos personalizados: La consulta incluye marcadores para campos personalizados habituales, como PurchaseCategory. Debe sustituir [Your Purchase Category Custom Field] por el ID de campo real de su implementación de NetSuite.

a Consulta de ejemplo sql

WITH Transactions_CTE AS (
  SELECT
    T.Transaction_ID,
    T.TranID,
    T.Type,
    T.Status,
    T.ApprovalStatus,
    T.DateCreated,
    T.LastModifiedDate,
    T.Entity_ID AS Vendor_ID,
    T.CreatedBy_ID,
    T.Total,
    T.Department_ID,
    T.ToBeEmailed,
    TL.CreatedFrom_ID,
    -- Placeholder for a custom field. Replace with your actual field ID.
    T.custbody_purchase_category AS PurchaseCategory_ID 
  FROM
    Transaction AS T
    LEFT JOIN TransactionLine AS TL ON T.Transaction_ID = TL.Transaction_ID
  WHERE
    (T.Type IN ('PurchOrd', 'PurchReq', 'ItemRcpt', 'VendBill', 'VendPymt'))
    AND T.DateCreated >= TO_DATE('[YYYY-MM-DD]', 'YYYY-MM-DD') -- Set Start Date
    -- Optional: Add a subsidiary filter for multi-subsidiary environments
    -- AND T.Subsidiary_ID = [Your Subsidiary ID] 
    AND TL.MainLine = 'T' -- Focus on main line data to avoid row duplication
)
-- 1. Purchase Requisition Created
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Created' AS "ActivityName",
  PR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'

UNION ALL

-- 2. Purchase Requisition Approved
SELECT
  PR_PO_Map.PO_TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Requisition Approved' AS "ActivityName",
  PR.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PR
  JOIN TransactionLine AS PR_Line ON PR.Transaction_ID = PR_Line.Transaction_ID
  JOIN Transaction AS PO_Link ON PR_Line.Transaction_ID = PO_Link.AppliedToTransaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON PO_Link.Transaction_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PR.Department_ID = D.Department_ID
  CROSS JOIN (
      SELECT DISTINCT PO_Ref.TranID AS PO_TranID, PR_Ref.Transaction_ID AS PR_ID
      FROM Transaction AS PO_Ref JOIN TransactionLine AS TL_Ref ON PO_Ref.Transaction_ID = TL_Ref.Transaction_ID JOIN Transaction AS PR_Ref ON TL_Ref.CreatedFrom_ID = PR_Ref.Transaction_ID
      WHERE PO_Ref.Type = 'PurchOrd' AND PR_Ref.Type = 'PurchReq'
  ) AS PR_PO_Map ON PR.Transaction_ID = PR_PO_Map.PR_ID
WHERE
  PR.Type = 'PurchReq'
  AND BUILTIN.DF(PR.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Created' AS "ActivityName",
  PO.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 4. Purchase Order Submitted
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Submitted' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Pending Approval' AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 5. Purchase Order Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Approved' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 6. Purchase Order Rejected
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Rejected' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.ApprovalStatus) = 'Rejected'

UNION ALL

-- 7. Purchase Order Changed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Changed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.LastModifiedDate > PO.DateCreated

UNION ALL

-- 8. Purchase Order Sent To Vendor
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Sent To Vendor' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND PO.ToBeEmailed = 'F' -- Assumes the PO was sent via email

UNION ALL

-- 9. Item Receipt Created
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Item Receipt Created' AS "ActivityName",
  IR.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 10. Quality Inspection Performed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Quality Inspection Performed' AS "ActivityName",
  IR.LastModifiedDate AS "EventTime", -- Assuming date is updated on the Item Receipt
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS IR
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON IR.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON IR.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  IR.Type = 'ItemRcpt' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  -- This part is a placeholder. It assumes a custom checkbox `custbody_quality_inspected` is checked
  -- to indicate inspection. Adjust the field ID and logic based on your NetSuite configuration.
  AND IR.custbody_quality_inspected = 'T'

UNION ALL

-- 11. Bill Created From Purchase Order
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Created From Purchase Order' AS "ActivityName",
  VB.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 12. Bill Approved
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Approved' AS "ActivityName",
  VB.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VB
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VB.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(VB.ApprovalStatus) = 'Approved'

UNION ALL

-- 13. Bill Payment Made
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Bill Payment Made' AS "ActivityName",
  VP.DateCreated AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS VP
  JOIN TransactionLink AS VL ON VP.Transaction_ID = VL.Transaction_ID AND VL.LinkType = 'Applied To'
  JOIN Transactions_CTE AS VB ON VL.PreviousTransaction_ID = VB.Transaction_ID
  JOIN Transactions_CTE AS PO ON VB.CreatedFrom_ID = PO.Transaction_ID
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON VP.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  VP.Type = 'VendPymt' AND VB.Type = 'VendBill' AND PO.Type = 'PurchOrd'

UNION ALL

-- 14. Purchase Order Closed
SELECT
  PO.TranID AS "PurchaseOrder",
  'Purchase Order Closed' AS "ActivityName",
  PO.LastModifiedDate AS "EventTime",
  'NetSuite' AS "SourceSystem",
  CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
  BUILTIN.DF(E_User.Employee_ID) AS "UserName",
  BUILTIN.DF(D.Department_ID) AS "DepartmentName",
  BUILTIN.DF(PO.Vendor_ID) AS "VendorName",
  BUILTIN.DF(PO.Status) AS "PurchaseOrderStatus",
  PO.Total AS "TotalAmount",
  BUILTIN.DF(PO.PurchaseCategory_ID) AS "PurchaseCategory"
FROM
  Transactions_CTE AS PO
  LEFT JOIN Employee AS E_User ON PO.CreatedBy_ID = E_User.Employee_ID
  LEFT JOIN Department AS D ON PO.Department_ID = D.Department_ID
WHERE
  PO.Type = 'PurchOrd'
  AND BUILTIN.DF(PO.Status) = 'Closed';

Pasos

Requisitos previos y configuración del entorno: Asegúrese de tener instalada la versión 3.6 o posterior de Python. Instale las bibliotecas necesarias mediante pip: pip install requests requests-oauthlib pandas. También necesitará las credenciales de Token-Based Authentication (TBA) de NetSuite.
Configure NetSuite para el acceso a la API: En NetSuite, un administrador debe habilitar la función SuiteTalk (REST Web Services). Vaya a Setup > Company > Enable Features. En la pestaña SuiteCloud, dentro de la sección SuiteTalk (Web Services), marque la casilla REST WEB SERVICES y guarde los cambios.
Cree el registro de integración: Vaya a Setup > Integration > Manage Integrations > New. Cree un nuevo registro de integración y asegúrese de que Token-Based Authentication esté habilitado. Anote el Consumer Key y el Consumer Secret generados.
Cree el token de acceso: Vaya a Setup > Users/Roles > Access Tokens > New. Seleccione el registro de integración que acaba de crear, un usuario y un rol con permisos suficientes para acceder a Purchase Orders, requisiciones, facturas y pagos. Anote el Token ID y el Token Secret generados. También necesitará el Account ID de NetSuite, que encontrará en Setup > Integration > Web Services Preferences.
Prepare el script de Python: Copie el script de Python de la sección «Query» en un archivo llamado extract_netsuite_p2p.py. Rellene las variables de marcador situadas al principio del script con su Account ID, Consumer Key, Consumer Secret, Token ID y Token Secret.
Defina el alcance de la extracción: Modifique la consulta SuiteQL del script para establecer el intervalo de fechas deseado. Localice las cláusulas WHERE que contienen TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD') y sustituya las fechas de marcador por las fechas inicial y final que desea utilizar para la extracción.
Personalice los campos personalizados, si es necesario: Revise la consulta SuiteQL, especialmente la sección correspondiente a «Quality Inspection Performed». Esta actividad suele depender de campos o registros personalizados. Ajuste la lógica de la consulta para adaptarla a la configuración específica de NetSuite de su organización.
Ejecute el script: Ejecute el script desde el terminal mediante el comando: python extract_netsuite_p2p.py. El script se conectará a la API REST de NetSuite, ejecutará la consulta, gestionará la paginación y recopilará los resultados.
Revise el resultado: Tras ejecutarse correctamente, el script generará un archivo CSV llamado netsuite_p2p_event_log.csv en el mismo directorio. Este archivo contiene el Registro de eventos extraído.
Valide y cargue los datos: Realice las comprobaciones descritas en la sección «Validation Steps» para garantizar la calidad y la integridad de los datos. Una vez validado, el archivo CSV estará listo para cargarse en ProcessMind.

Configuración

Autenticación: Este script requiere autenticación basada en tokens (TBA). El rol de NetSuite asociado necesita permisos para «REST Web Services», así como acceso de visualización a transacciones como Purchase Orders, Purchase Requisitions, Vendor Bills, Vendor Payments e Item Receipts.
Intervalo de fechas: La consulta SuiteQL incluye un filtro de marcador de posición TO_DATE('YYYY-MM-DD', 'YYYY-MM-DD'). Es fundamental definir un intervalo de fechas específico para controlar el volumen de datos y evitar tiempos de espera de la API. Para una extracción inicial, se recomienda un periodo de 3 a 6 meses.
Filtro de subsidiaria: En las cuentas NetSuite OneWorld, se recomienda encarecidamente añadir un filtro para la subsidiaria específica a fin de garantizar que los datos se extraigan para la entidad jurídica correcta. Puede añadirlo a la cláusula WHERE de cada instrucción SELECT, por ejemplo: AND Transaction.subsidiary = [Your Subsidiary ID].
Gobernanza de la API: NetSuite aplica límites de concurrencia y uso de la API. Ejecutar el script para un intervalo de fechas muy amplio puede requerir hacerlo en lotes secuenciales más pequeños para mantenerse dentro de estos límites. El límite LIMIT del script está establecido en 1000, que es el tamaño máximo de página para las consultas SuiteQL.
Campos personalizados y flujos de trabajo: El script presupone que se utilizan campos y estados estándar de NetSuite, por ejemplo, «approvalStatus». Si su organización utiliza campos personalizados para los estados o flujos de trabajo de aprobación personalizados, debe modificar la consulta SuiteQL para reflejar estas configuraciones.

a Consulta de ejemplo python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import json
import pandas as pd
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration: Replace with your NetSuite Credentials ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Your NetSuite Account ID (e.g., 1234567 or 1234567_SB1 for sandbox)
ACCOUNT_ID = class="hl-string">"[Your NetSuite Account ID]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Token-Based Authentication Credentials
CONSUMER_KEY = class="hl-string">"[Your Consumer Key]"
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">"[Your Consumer Secret]"
TOKEN_ID = class="hl-string">"[Your Token ID]"
TOKEN_SECRET = class="hl-string">"[Your Token Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Script Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># The script will stop if it encounters this many consecutive errors.
MAX_CONSECUTIVE_ERRORS = 5

class=class="hl-string">"hl-comment"># Construct the base URL for the SuiteQL endpoint
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use class="hl-string">'suitetalk.api.netsuite.com' for production or class="hl-string">'suitetalk.api.sandbox.netsuite.com' for sandbox
base_url = fclass="hl-string">"https://{ACCOUNT_ID.lower().replace('_', '-')}.suitetalk.api.netsuite.com"
suiteql_url = fclass="hl-string">"{base_url}/services/rest/query/v1/suiteql"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- SuiteQL Query ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query extracts events for the Purchase-to-Pay process centered on Purchase Orders.
class=class="hl-string">"hl-comment"># !! IMPORTANT !!: Replace class="hl-string">'YYYY-MM-DD' with your desired start and end dates.
suiteql_query = class="hl-string">"""
SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Created' AS ActivityName,
    req.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(req.entity) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS req
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND req.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Requisition Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(req.department) AS DepartmentName,
    NULL AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(req.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS req ON note.recordId = req.ID
    INNER JOIN Transaction AS po ON req.ID = po.createdFrom
WHERE
    req.type = 'PurchReq'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Created' AS ActivityName,
    po.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Submitted' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue LIKE 'Pending%'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Rejected' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Rejected'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT DISTINCT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Changed' AS ActivityName,
    po.lastModifiedDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(po.lastModifiedBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS po
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND po.lastModifiedDate > po.dateCreated
    AND po.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Sent To Vendor' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_TOBEEMAILED' AND note.newValue = 'No'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Item Receipt Created' AS ActivityName,
    ir.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(ir.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS ir
    INNER JOIN Transaction AS po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND ir.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

-- Placeholder for Quality Inspection. This requires a custom field or record.
-- This query assumes a custom checkbox field 'custbody_quality_inspection_done' on the Item Receipt.
-- Please update 'custbody_quality_inspection_done' with your actual custom field ID.
SELECT
    BUILTIN.DF(ir.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Quality Inspection Performed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote note
    INNER JOIN Transaction ir ON note.recordId = ir.ID
    INNER JOIN Transaction po ON ir.createdFrom = po.ID
WHERE
    ir.type = 'ItemRcpt'
    AND note.field = 'CUSTBODY_QUALITY_INSPECTION_DONE'
    AND note.newValue = 'Yes'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(bill.createdFrom) AS PurchaseOrder,
    'Bill Created From Purchase Order' AS ActivityName,
    bill.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(bill.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS bill
    INNER JOIN Transaction AS po ON bill.createdFrom = po.ID
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND bill.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Approved' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(bill.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS bill ON note.recordId = bill.ID
    INNER JOIN transactionLine tl ON bill.id = tl.transaction
    INNER JOIN transaction po ON tl.createdFrom = po.id
WHERE
    bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_APPROVALSTATUS'
    AND note.newValue = 'Approved'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    BUILTIN.DF(po.tranId) AS PurchaseOrder,
    'Bill Payment Made' AS ActivityName,
    payment.tranDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(payment.createdBy) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(payment.entity) AS VendorName,
    BUILTIN.DF(po.status) AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    Transaction AS payment
    INNER JOIN TransactionLine AS paymentLine ON payment.id = paymentLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS bill ON paymentLine.appliedToTransaction = bill.id
    INNER JOIN TransactionLine AS billLine ON bill.id = billLine.transaction
    INNER JOIN Transaction AS po ON billLine.createdFrom = po.id
WHERE
    payment.type = 'VendPymt'
    AND bill.type = 'VendBill'
    AND po.type = 'PurchOrd'
    AND payment.lastModifiedDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

SELECT
    po.tranId AS PurchaseOrder,
    'Purchase Order Closed' AS ActivityName,
    note.noteDate AS EventTime,
    BUILTIN.DF(note.author) AS UserName,
    BUILTIN.DF(po.department) AS DepartmentName,
    BUILTIN.DF(po.entity) AS VendorName,
    'Closed' AS PurchaseOrderStatus,
    po.total AS TotalAmount,
    BUILTIN.DF(po.class) AS PurchaseCategory,
    'NetSuite' AS SourceSystem,
    CURRENT_TIMESTAMP AS LastDataUpdate
FROM
    SystemNote AS note
    INNER JOIN Transaction AS po ON note.recordId = po.ID
WHERE
    po.type = 'PurchOrd'
    AND note.field = 'TRN_STATUS'
    AND note.newValue = 'Closed'
    AND note.noteDate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')
"""

def execute_suiteql(query, oauth_session, limit=1000, offset=0):
    class="hl-string">"""Executes a SuiteQL query and returns the JSON response."""
    headers = {
        class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }
    payload = {
        class="hl-string">'q': query,
        class="hl-string">'limit': limit,
        class="hl-string">'offset': offset
    }
    try:
        response = oauth_session.post(suiteql_url, json=payload, headers=headers)
        response.raise_for_status()  class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an HTTPError for bad responses (4xx or 5xx)
        return response.json()
    except requests.exceptions.HTTPError as e:
        print(fclass="hl-string">"HTTP Error: {e.response.status_code} {e.response.reason}")
        print(fclass="hl-string">"Response body: {e.response.text}")
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Request Error: {e}")
    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to run the data extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting NetSuite P2P data extraction...")

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Set up OAuth1 session
    oauth = OAuth1(
        client_key=CONSUMER_KEY,
        client_secret=CONSUMER_SECRET,
        resource_owner_key=TOKEN_ID,
        resource_owner_secret=TOKEN_SECRET,
        realm=ACCOUNT_ID,
        signature_method=class="hl-string">'HMAC-SHA256'
    )

    all_results = []
    offset = 0
    limit = 1000  class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite's max page size for SuiteQL
    consecutive_errors = 0

    with requests.Session() as session:
        session.auth = oauth
        while True:
            if consecutive_errors >= MAX_CONSECUTIVE_ERRORS:
                print(fclass="hl-string">"Stopping due to {MAX_CONSECUTIVE_ERRORS} consecutive errors.")
                break

            print(fclass="hl-string">"Fetching records with offset: {offset}...")
            data = execute_suiteql(suiteql_query, session, limit, offset)

            if data and class="hl-string">'items' in data:
                consecutive_errors = 0
                items = data[class="hl-string">'items']
                class=class="hl-string">"hl-comment"># The structure of items is a list of dictionaries with key class="hl-string">'links' and other keys as data
                class=class="hl-string">"hl-comment"># We need to flatten this structure.
                for item in items:
                    flat_item = {k: v for k, v in item.items() if k != class="hl-string">'links'}
                    all_results.append(flat_item)

                if data.get(class="hl-string">'hasMore', False):
                    offset = data.get(class="hl-string">'offset', offset) + data.get(class="hl-string">'count', limit)
                else:
                    print(class="hl-string">"No more records to fetch.")
                    break
            elif data is None: class=class="hl-string">"hl-comment"># An error occurred in execute_suiteql
                consecutive_errors += 1
                print(fclass="hl-string">"Retrying... (Attempt {consecutive_errors})")
            else: class=class="hl-string">"hl-comment"># No items in response, or malformed response
                print(class="hl-string">"No items found in the response or response was malformed. Stopping.")
                break

    if not all_results:
        print(class="hl-string">"Extraction complete, but no data was returned.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Convert results to a pandas DataFrame
    df = pd.DataFrame(all_results)

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Data type conversions and formatting
    if class="hl-string">'eventtime' in df.columns:
        df[class="hl-string">'eventtime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'eventtime'])

    if class="hl-string">'lastdataupdate' in df.columns:
        df[class="hl-string">'lastdataupdate'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'lastdataupdate'])

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Rename columns to match the required schema
    column_mapping = {
        class="hl-string">'purchaseorder': class="hl-string">'PurchaseOrder',
        class="hl-string">'activityname': class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'eventtime': class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'sourcesystem': class="hl-string">'SourceSystem',
        class="hl-string">'lastdataupdate': class="hl-string">'LastDataUpdate',
        class="hl-string">'username': class="hl-string">'UserName',
        class="hl-string">'departmentname': class="hl-string">'DepartmentName',
        class="hl-string">'vendorname': class="hl-string">'VendorName',
        class="hl-string">'purchaseorderstatus': class="hl-string">'PurchaseOrderStatus',
        class="hl-string">'totalamount': class="hl-string">'TotalAmount',
        class="hl-string">'purchasecategory': class="hl-string">'PurchaseCategory'
    }
    df.rename(columns=column_mapping, inplace=True)
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Save to CSV
    output_filename = class="hl-string">'netsuite_p2p_event_log.csv'
    df.to_csv(output_filename, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events.")
    print(fclass="hl-string">"Event log saved to {output_filename}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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