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Su Template de datos para el proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación

BlackLine

Atributos del proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación(20) Actividades del proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación(14) Guías de extracción(1)

Su Template de datos para el proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación

Este Template ofrece una guía completa para preparar los datos del proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación. Detalla los atributos esenciales que debe recopilar y las actividades clave que debe seguir, además de ofrecer indicaciones prácticas para extraer estos datos. Utilice este recurso para agilizar la preparación de los datos y facilitar un análisis satisfactorio.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que debe seguir
Guía para extraer datos de BlackLine

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

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Atributos del proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y analizar en profundidad el proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación.

5 Obligatorio 6 Recomendado 9 Opcional

	Nombre	Descripción
	Actividad ActivityName	Nombre de un evento o una tarea de negocio específicos que tuvieron lugar durante el proceso de cierre del período.
Descripción Este atributo describe un paso o hito del proceso de registro a informe, como «Conciliación preparada» o «Asiento de ajuste contabilizado». Los eventos se ordenan cronológicamente para reconstruir el flujo del proceso de cada período financiero. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a identificar la ruta real del proceso, las desviaciones respecto al procedimiento estándar y los cuellos de botella donde el proceso se atasca. Es fundamental para crear el mapa del proceso y calcular los indicadores clave de rendimiento. Por qué es importante Es la base del mapa del proceso y permite visualizar y analizar el flujo, las variantes y las excepciones del proceso. Dónde obtenerlo Por lo general, se obtiene de los registros de eventos, los estados de las tareas o los registros de auditoría de distintos módulos de BlackLine, como Tasks, Journals y Account Reconciliations. Ejemplos Conciliación preparadaConciliación certificadaAsiento de ajuste contabilizadoPeríodo cerrado
	Hora de inicio EventTime	Marca de tiempo que indica cuándo comenzó una actividad o un evento.
Descripción EventTime indica la fecha y hora exactas en que comenzó un paso específico del proceso de cierre del período. Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar correctamente los eventos y calcular la duración entre los distintos pasos del proceso. En el análisis, este atributo se utiliza para crear el registro cronológico de eventos de cada caso. Es la base para calcular todas las métricas relacionadas con el tiempo, como los tiempos de ciclo, de espera y de procesamiento, que son esenciales para identificar retrasos e ineficiencias. Por qué es importante Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, descubrir el flujo del proceso y calcular todas las métricas de rendimiento basadas en la duración. Dónde obtenerlo Corresponde a la fecha de creación, la fecha de inicio o la marca de tiempo del cambio de estado en los registros de tareas, conciliaciones o asientos contables de BlackLine. Ejemplos 2023-10-02T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-10T11:21:05Z
	Período financiero FinancialPeriod	Identificador único de un ciclo de presentación de informes financieros específico, como un mes o un trimestre. Se utiliza como identificador principal del caso.
Descripción El período financiero agrupa todas las actividades relacionadas con el cierre y la conciliación de cuentas de ese ciclo de presentación de informes. Por ejemplo, «2023-01» representa todas las actividades de cierre de enero de 2023. En Process Mining, este atributo es esencial para analizar la duración total del proceso de cierre del período. Permite comparar los tiempos de ciclo entre distintos períodos e identificar tendencias, variaciones estacionales y el efecto de las mejoras del proceso a lo largo del tiempo. Por qué es importante Este es el identificador principal que conecta todas las actividades relacionadas con el cierre y la conciliación, y permite obtener una visión completa del flujo y el rendimiento del proceso de cada período. Dónde obtenerlo Por lo general, se obtiene del contexto del período de presentación de informes en los módulos Period Close o Reconciliation de BlackLine. Puede combinar los campos de año y mes. Ejemplos 2023-122024-T12023-09AF2024-P03
	Sistema de origen SourceSystem	Sistema del que se extrajeron los datos de eventos.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor será siempre «BlackLine», pero en un contexto más amplio con varios sistemas permite distinguir las fuentes de datos. En un análisis de varios sistemas, este campo es fundamental para comprender la trazabilidad de los datos y comparar el rendimiento de cada sistema. Incluso en una vista de un solo sistema, aporta contexto importante para la gobernanza y la gestión de los datos. Por qué es importante Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, necesario para su gobernanza y validación, así como para integrarlos con otros sistemas. Dónde obtenerlo Por lo general, es un valor estático que se añade durante la transformación de datos para identificar el origen de los registros. Ejemplos BlackLineBlackLine-APIBlackLine-Reporting
	Última actualización de datos LastDataUpdate	Marca de tiempo de la última actualización de los datos desde el sistema de origen.
Descripción Este atributo indica cuándo se actualizó el conjunto de datos por última vez. Aporta contexto sobre la actualidad de los datos analizados y permite saber hasta qué fecha están actualizadas las conclusiones sobre el proceso. Esta información ayuda a quienes consultan el Dashboard a entender la vigencia del análisis. Permite gestionar las expectativas y confirmar que las decisiones se basan en datos suficientemente recientes. Por qué es importante Indica la actualidad de los datos, un aspecto clave para tomar decisiones de negocio oportunas y pertinentes a partir del análisis. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo se genera y almacena durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL). Ejemplos 2024-03-15T02:00:00Z2024-03-16T02:00:00Z
	Código de empresa CompanyCode	Identificador de la entidad jurídica para la que se realiza la actividad financiera.
Descripción El código de empresa representa una entidad jurídica específica dentro de la organización. Las actividades de cierre financiero suelen realizarse por separado para cada código de empresa antes de consolidarse. Este atributo es fundamental para analizar el proceso de cierre del período a nivel de entidad. Permite comparar el desempeño de distintas entidades jurídicas, algo especialmente importante para analizar la duración de las conciliaciones entre empresas. También ayuda a identificar qué entidades tienen procesos de cierre más complejos o ineficientes. Por qué es importante Permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica, algo esencial para identificar cuellos de botella y problemas de desempeño específicos de cada entidad. Dónde obtenerlo Está disponible como campo estándar en la mayoría de las transacciones financieras, incluidos los asientos contables y las conciliaciones, tanto en BlackLine como en el ERP de origen. Ejemplos 1000US01DE012500
	Cuenta del libro mayor GLAccount	Número de cuenta del libro mayor asociado a la conciliación o al asiento contable.
Descripción Este atributo identifica la cuenta específica del plan de cuentas que se concilia o ajusta. Aporta contexto financiero detallado a las actividades del proceso. El análisis por cuenta del libro mayor es fundamental para el Dashboard de tendencias de ajustes manuales de asientos, ya que ayuda a identificar qué cuentas requieren más intervención manual. También permite detectar retrabajos, cuando se realizan varios ajustes o intentos de conciliación para una misma cuenta durante un período. Por qué es importante Aporta contexto financiero y ayuda a identificar las cuentas propensas a errores, que requieren ajustes frecuentes o que provocan retrasos en el cierre. Dónde obtenerlo Es un campo principal de los módulos Account Reconciliations y Journal Entry de BlackLine. Ejemplos 101000405020210010
	Departamento Department	Departamento funcional o equipo asociado a la actividad o al usuario.
Descripción El atributo Departamento indica la unidad de negocio, como «Contabilidad corporativa» o «Auditoría interna», responsable de una actividad. Esta información suele obtenerse de los perfiles de usuario o de la naturaleza de la tarea. Esta dimensión permite comparar el rendimiento de los procesos entre distintas áreas de la organización. Ayuda a identificar qué departamentos son más eficientes, cuáles podrían necesitar recursos adicionales durante el cierre y dónde los traspasos entre departamentos están causando retrasos. Por qué es importante Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio y es fundamental para analizar la carga de trabajo y los cuellos de botella por departamento. Dónde obtenerlo Esta información puede obtenerse de los datos del perfil de usuario vinculados a ResponsibleUser o de las propiedades de la tarea o de la cuenta del libro mayor en BlackLine o en un sistema ERP asociado. Ejemplos Contabilidad corporativaPlanificación y análisis financieroAuditoría internaImpuestos
	Estado de conciliación ReconciliationStatus	Estado actual o final de una tarea de conciliación.
Descripción Este atributo registra el estado de una conciliación en un momento específico, por ejemplo, «No iniciada», «En curso», «Certificada» o «Rechazada». Ofrece una instantánea del avance y los resultados de cada conciliación. Analizar los datos por estado es esencial para el Dashboard de desglose del estado de las conciliaciones, ya que permite a las personas responsables ver rápidamente cuántas conciliaciones están pendientes, completadas o requieren atención. El seguimiento de los cambios de estado ayuda a identificar ciclos de retrabajo y retrasos en la revisión y aprobación. Por qué es importante Ofrece una visión clara del avance y los resultados de las conciliaciones, y ayuda a identificar acumulaciones de trabajo y a comprobar el cumplimiento de los procedimientos. Dónde obtenerlo Disponible directamente en el campo de estado de los registros del módulo Account Reconciliations de BlackLine. Ejemplos PreparadoCertificadoAprobadoRechazadoVencido
	Hora de fin EventEndTime	Marca de tiempo que indica cuándo se completó una actividad o un evento.
Descripción EventEndTime indica la fecha y hora exactas en que finalizó una tarea específica. Se utiliza junto con StartTime para calcular el tiempo de procesamiento de cada actividad. En el análisis, EndTime es fundamental para calcular cuánto tarda cada paso. Esto ayuda a identificar qué actividades consumen más tiempo en el proceso general y sirve de base para analizar los cuellos de botella y evaluar la asignación de recursos. Por qué es importante Permite calcular los tiempos de procesamiento de las actividades, algo fundamental para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia operativa. Dónde obtenerlo Corresponde a la fecha de finalización, la fecha de última modificación o la marca de tiempo de un cambio de estado específico en los registros de tareas, conciliaciones o asientos contables de BlackLine. Ejemplos 2023-10-02T11:30:00Z2023-10-05T15:00:45Z2023-10-10T11:25:10Z
	Usuario responsable ResponsibleUser	ID de usuario o nombre de la persona que realizó la actividad o tiene asignada su ejecución.
Descripción Este atributo identifica a la persona responsable de realizar una tarea específica, como preparar una conciliación o contabilizar un asiento. Puede ser un nombre de usuario, un ID de empleado o una dirección de correo electrónico. Analizar los datos por usuario responsable es clave para comprender cómo se distribuye la carga de trabajo, evaluar el rendimiento individual e identificar necesidades de formación. Permite saber quiénes obtienen mejores resultados, si el trabajo se distribuye de manera equilibrada y dónde se producen con mayor frecuencia el retrabajo o los errores. Por qué es importante Es esencial para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar cuellos de botella relacionados con determinados grupos de usuarios y evaluar el rendimiento del equipo. Dónde obtenerlo Se encuentra en campos como «Assigned To», «Completed By», «Preparer», «Certifier» o «Approver» de los módulos de BlackLine. Ejemplos john.doejane.smithuser123
	Es automatizado IsAutomated	Indicador booleano que señala si la actividad la realizó el sistema o una persona usuaria.
Descripción Este indicador distingue las tareas ejecutadas automáticamente por el sistema, como la certificación automática de conciliaciones de bajo riesgo, de las realizadas manualmente por una persona usuaria. Es clave para comprender el nivel de automatización del proceso de cierre. El análisis de este atributo ayuda a medir el impacto de las iniciativas de automatización. Permite comparar la velocidad y la uniformidad de las tareas automatizadas con las manuales, así como identificar oportunidades para automatizar más tareas, mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos. Por qué es importante Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales y aumentar la eficiencia. Dónde obtenerlo Puede determinarse comprobando si ResponsibleUser corresponde a una cuenta del sistema o de servicio, o consultando indicadores específicos en las propiedades de la tarea de BlackLine. Ejemplos truefalse
	Es retrabajo IsRework	Indicador calculado que identifica las actividades que forman parte de un ciclo de retrabajo.
Descripción Este indicador se activa para las actividades que muestran que el proceso repite pasos innecesariamente. Por ejemplo, un evento «Conciliación rechazada» seguido de otro «Conciliación preparada» para la misma conciliación se marcaría como retrabajo. Identificar el retrabajo es fundamental para detectar ineficiencias del proceso y problemas de calidad. El KPI de tasa de retrabajo en conciliaciones se calcula a partir de este atributo y señala las áreas en las que el trabajo no se realiza correctamente a la primera, lo que genera esfuerzo desperdiciado y retrasos. Por qué es importante Señala los ciclos ineficientes del proceso y la repetición de tareas, lo que ayuda a cuantificar el esfuerzo desperdiciado e identificar las causas de los problemas de calidad. Dónde obtenerlo Suele calcularse mediante los algoritmos de la herramienta de Process Mining, que detectan secuencias repetidas de actividades en un mismo caso, a menudo asociadas al mismo ReconciliationId o GLAccount. Ejemplos truefalse
	Fecha prevista de finalización TargetCompletionDate	Fecha límite prevista para cerrar el período financiero.
Descripción Este atributo indica la fecha límite oficial para completar el proceso de cierre del período. Sirve como referencia para medir el tiempo real de finalización. Esta fecha es esencial para calcular el KPI de tasa de cierre del período a tiempo. Al comparar la marca de tiempo real de finalización de la actividad «Período cerrado» con esta fecha prevista, el análisis puede señalar los períodos que se cerraron tarde y medir el retraso, algo fundamental para el cumplimiento y la elaboración de informes. Por qué es importante Es la referencia para medir el cumplimiento de los plazos y resulta esencial para calcular KPI relacionados con el cumplimiento, como la tasa de cierre del período a tiempo. Dónde obtenerlo Esta fecha suele definirse en el calendario de cierre del período o en la configuración de gestión de tareas de BlackLine. Ejemplos 2023-10-15T23:59:59Z2024-01-12T23:59:59Z
	ID de asiento contable JournalId	Identificador único de un asiento contable específico.
Descripción El ID de asiento contable es una clave única para cada asiento de ajuste manual creado y contabilizado en BlackLine. Permite hacer un seguimiento individual de cada asiento desde su creación hasta su contabilización. Este ID es esencial para el Dashboard de tendencias de ajustes manuales de asientos. Permite contar con precisión los ajustes manuales y examinar los detalles de asientos específicos que podrían revelar problemas subyacentes en los datos o en el proceso. Por qué es importante Identifica de forma única cada asiento contable manual, algo fundamental para contar los ajustes e investigar las causas de un volumen elevado de ajustes. Dónde obtenerlo Es un identificador único generado por el sistema para cada asiento del módulo Journals de BlackLine. Ejemplos JRN-2023-10-001JRN-2023-10-002ADJ-58321
	ID de conciliación ReconciliationId	Identificador único de una tarea de conciliación de cuenta.
Descripción El ID de conciliación es una clave única asignada a cada conciliación de una cuenta específica del libro mayor durante un período financiero. Permite seguir con precisión el recorrido de cada conciliación a lo largo del proceso. En el análisis, este ID permite distinguir las distintas conciliaciones que pueden realizarse para una misma cuenta a lo largo del tiempo. Es fundamental para examinar los detalles, investigar problemas concretos y hacer un seguimiento preciso del estado y el historial de cada elemento. Por qué es importante Proporciona una clave única para hacer un seguimiento de cada elemento de conciliación y permite analizar en detalle áreas problemáticas específicas. Dónde obtenerlo Es un identificador único generado por el sistema para cada registro de conciliación del módulo Account Reconciliations de BlackLine. Ejemplos REC-893475REC-893476REC-893477
	Importe del ajuste AdjustmentAmount	Valor monetario de un asiento de ajuste manual.
Descripción Este atributo registra el impacto financiero de un ajuste manual. Puede expresarse como un único valor o como importes separados de débito y crédito. Analizar el valor de los ajustes, además de su volumen, ofrece una visión más completa de su importancia. Los ajustes de gran importe o frecuentes en determinadas cuentas o departamentos pueden indicar riesgos importantes para la información financiera o fallos significativos en procesos anteriores que deben corregirse. Por qué es importante Cuantifica el impacto financiero de los ajustes manuales y ayuda a priorizar las investigaciones en las áreas con cambios de mayor importe. Dónde obtenerlo Está disponible en los campos de importe del módulo Journals de BlackLine. Ejemplos 1500.75-250.0010000.00
	Moneda Currency	Código de moneda del importe, como USD o EUR.
Descripción Este atributo especifica la moneda del importe del ajuste. En las organizaciones multinacionales, los asientos contables pueden expresarse en distintas monedas locales. La moneda aporta el contexto necesario para interpretar cualquier importe financiero. Permite interpretar correctamente los valores monetarios y agregarlos y compararlos de forma adecuada. Para el análisis, a menudo es necesario convertirlos a una moneda de referencia para los informes. Por qué es importante Aporta el contexto necesario para interpretar correctamente los valores monetarios y convertirlos a la moneda adecuada para los informes. Dónde obtenerlo Suele encontrarse junto a los campos de importe del módulo Journals de BlackLine o en las propiedades del código de empresa asociado. Ejemplos USDEURGBPJPY
	Se completó a tiempo IsOnTime	Indicador calculado que señala si el cierre del período se completó antes de la fecha prevista.
Descripción Este atributo booleano se obtiene al comparar la hora real de finalización de la actividad «Período cerrado» con TargetCompletionDate para ese período financiero. Ofrece un indicador claro y sencillo del cumplimiento de los plazos. Este indicador sirve de base para calcular el KPI de tasa de cierre del período a tiempo. Permite filtrar y visualizar fácilmente los períodos cerrados a tiempo y los que se cerraron tarde, para identificar con rapidez los que no cumplieron el plazo y requieren una investigación. Por qué es importante Facilita el seguimiento del desempeño al señalar claramente los casos que no cumplieron los plazos y contribuye directamente a los informes de cumplimiento y de SLA. Dónde obtenerlo Se calcula comparando la marca de tiempo de la actividad final «Período cerrado» con el atributo TargetCompletionDate. El cálculo se realiza en la herramienta de Process Mining. Ejemplos truefalse
	Tipo de conciliación ReconciliationType	Clasifica la conciliación, por ejemplo, como balance general, pérdidas y ganancias o entre empresas.
Descripción Este atributo clasifica el tipo de conciliación que se realiza. Es importante porque los distintos tipos pueden tener diferentes niveles de complejidad y riesgo, así como distintos tiempos de finalización previstos. Este atributo permite segmentar el análisis para comparar el desempeño y las dificultades de las distintas categorías de conciliación. Por ejemplo, ayuda a determinar si las conciliaciones entre empresas tardan mucho más que las conciliaciones habituales del balance general. Por qué es importante Permite segmentar el análisis por categorías de conciliación, que suelen tener distintos niveles de complejidad y riesgo. Dónde obtenerlo Puede obtenerse de las propiedades de la cuenta del libro mayor o de la configuración de plantillas de conciliación en BlackLine. Ejemplos Balance generalPérdidas y gananciasEntre empresasConciliación bancaria

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de registro a informe, cierre del período y conciliación

Estos son los pasos y los hitos clave que debe registrar en el Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella.

6 Recomendado 8 Opcional

	Actividad	Descripción
	Asiento de ajuste contabilizado	Un asiento de ajuste creado en BlackLine se ha contabilizado correctamente en el libro mayor del sistema ERP de origen. Esto indica que la corrección se ha registrado formalmente.
Por qué es importante Esta actividad contribuye directamente al KPI de recuento de asientos de ajuste manuales y es fundamental para identificar áreas con problemas de calidad de los datos o deficiencias en los controles que requieren correcciones manuales frecuentes. Dónde obtenerlo Se registra mediante un cambio de estado en el módulo Journal Entry de BlackLine. El evento se produce cuando el estado del asiento cambia a «Contabilizado», a menudo tras confirmarse mediante la integración con el ERP. Capturar El evento se registra cuando el estado del asiento contable cambia a «Contabilizado». Tipo de evento inferred
	Conciliación aprobada	Representa la aprobación final de una conciliación de cuenta e indica que se han completado todos los niveles de revisión. El evento se registra cuando la conciliación alcanza el estado final de aprobada.
Por qué es importante Este hito clave indica que se ha completado una unidad de trabajo importante. Es esencial para medir el tiempo total del ciclo de conciliación e identificar cuellos de botella en las aprobaciones. Dónde obtenerlo Se deduce de la marca de tiempo del cambio al estado de aprobación final en el módulo Account Reconciliation de BlackLine. Se produce cuando se completa el flujo de trabajo de una conciliación. Capturar El evento se genera cuando el estado de la conciliación cambia a «Aprobada» o al estado de aprobación final del flujo de trabajo. Tipo de evento inferred
	Conciliación certificada	Marca el momento en que la persona preparadora termina la conciliación de una cuenta y la envía formalmente a revisión. Por lo general, se registra mediante un cambio de estado del objeto de conciliación en el módulo Account Reconciliation de BlackLine.
Por qué es importante Este es un punto de traspaso clave del proceso. Analizar el tiempo entre la certificación y la aprobación permite detectar cuellos de botella en el flujo de trabajo de revisión de conciliaciones y calcular el KPI de tiempo de aprobación de conciliaciones. Dónde obtenerlo Se deduce de la marca de tiempo de un cambio de estado en el módulo Account Reconciliation. El evento se produce cuando el estado de una conciliación pasa a «Certificada» o a otro estado que indique que está lista para revisión. Capturar El evento se genera cuando el campo de estado de la conciliación cambia a «Certificada». Tipo de evento inferred
	Estados financieros generados	Se han preparado los estados financieros formales, como el balance general y el estado de resultados. Este es un hito importante que indica que el paquete principal de informes está completo.
Por qué es importante Marca la transición de los procesos contables a la presentación y el análisis de información financiera. El seguimiento permite medir la eficiencia de la fase final de presentación de informes del cierre. Dónde obtenerlo Es probable que se gestione como una tarea clave en el módulo Close Management de BlackLine. La finalización de esta tarea indica que los estados financieros están listos para revisión. Capturar Registre la marca de tiempo de finalización de la tarea «Generate Financial Statements» del plan de cierre. Tipo de evento inferred
	Período abierto para el cierre	Esta actividad marca el inicio oficial del proceso de cierre financiero de un período específico. Suele ser un evento programado en el módulo Close Management de BlackLine, que activa las tareas y establece el período como «abierto».
Por qué es importante Este es el evento de inicio principal del proceso. A partir de este momento se calculan todos los tiempos de ciclo, como el tiempo total del ciclo de cierre del período y el tiempo de entrega de la recopilación de datos de origen. Dónde obtenerlo Es probable que este evento se registre en el módulo Close Management (Task Management) de BlackLine. Puede deducirse de la fecha de activación del plan de cierre o de la fecha de inicio de la primera tarea del período financiero. Capturar Identifique la primera marca de tiempo asociada a una tarea o al momento en que el período pasa a estar «activo» en el calendario de cierre. Tipo de evento inferred
	Período cerrado	Esta es la actividad final: indica que se han completado todas las tareas relacionadas con el cierre y que el período financiero se ha cerrado oficialmente. Ya no se pueden contabilizar más transacciones en este período.
Por qué es importante Este es el evento de fin principal del proceso. Se utiliza para calcular el tiempo total del ciclo de cierre del período y determinar la tasa de cierres de período a tiempo. Dónde obtenerlo Este evento puede registrarse en el módulo Close Management de BlackLine cuando el estado general del período cambia a «Cerrado». También puede deducirse de la marca de tiempo de finalización de la última tarea del plan de cierre. Capturar Identifique la marca de tiempo en que el estado del período pasa a «Cerrado» o la marca de tiempo de la última tarea completada. Tipo de evento inferred
	Asiento de ajuste creado	Una persona ha detectado que se necesita un ajuste durante la conciliación y ha creado un asiento contable en BlackLine. El asiento aún no se ha contabilizado en el sistema ERP.
Por qué es importante El seguimiento de la creación de asientos permite conocer el volumen y el momento en que se realizan los ajustes. También distingue la detección de un problema de su resolución final mediante la contabilización. Dónde obtenerlo Es probable que este evento se registre explícitamente en el módulo Journal Entry de BlackLine. La creación de un nuevo asiento contable para el período genera el evento. Capturar Se crea una entrada en el registro cuando una persona guarda un nuevo asiento contable. Tipo de evento explicit
	Balance de comprobación generado	Representa el momento en que se genera y revisa un balance de comprobación preliminar o final. Es un hito clave antes de preparar los estados financieros definitivos.
Por qué es importante Esta actividad es un punto de control clave del proceso de cierre. Los retrasos en la generación de un balance de comprobación estable suelen indicar problemas importantes en los pasos previos de conciliación o de registro de asientos contables. Dónde obtenerlo A menudo se gestiona como una tarea de hito específica en el módulo Close Management de BlackLine. Su finalización indica que el balance de comprobación está listo. Capturar Registre la marca de tiempo de finalización de una tarea específica «Generate Trial Balance» del plan de cierre. Tipo de evento inferred
	Conciliación preparada	Una persona ha realizado los pasos necesarios para conciliar una cuenta, pero aún no la ha enviado formalmente a revisión. Este evento se registra cuando se guarda una conciliación con un estado que indica «En curso» o «Preparada».
Por qué es importante El seguimiento permite conocer el esfuerzo inicial necesario para las conciliaciones. Un intervalo prolongado entre este evento y la certificación puede indicar que las conciliaciones son complejas o que la carga de trabajo es excesiva. Dónde obtenerlo Se deduce de los cambios de estado en el módulo Account Reconciliation de BlackLine. Corresponde a la primera vez que una conciliación pasa de «No iniciada» a un estado activo. Capturar El evento se registra cuando el estado de la conciliación cambia de «No iniciada» a «En curso» o a un estado similar. Tipo de evento inferred
	Conciliación rechazada	Una persona revisora ha rechazado una conciliación certificada y la ha devuelto a quien la preparó para que realice correcciones. Este evento señala un problema de calidad o una excepción e inicia un ciclo de retrabajo.
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para medir la calidad del proceso y el retrabajo. Un número elevado de rechazos puede indicar falta de formación, políticas poco claras o problemas de calidad de los datos. Dónde obtenerlo Se deduce de un cambio de estado en el módulo Account Reconciliation. El evento se registra cuando el estado de una conciliación cambia a «Rechazada» o cuando se devuelve a la cola de la persona preparadora. Capturar El evento se activa cuando el campo de estado de la conciliación se actualiza a «Rechazada» o a un estado similar. Tipo de evento inferred
	Conciliación revisada	Indica que una conciliación ha superado al menos un nivel de revisión. En los flujos de trabajo de aprobación con varios niveles, representa un paso de aprobación intermedio antes de la aprobación final.
Por qué es importante Esta actividad ayuda a determinar dónde se producen retrasos en las cadenas de aprobación complejas. Permite distinguir el tiempo de la revisión inicial del tiempo de las aprobaciones posteriores de nivel superior. Dónde obtenerlo Se deduce de un cambio de estado en el módulo Account Reconciliation, cuando una persona con permisos de revisión realiza una acción de aprobación que no completa el flujo de trabajo. Capturar El evento se registra cuando el estado de la conciliación cambia a un estado de aprobación intermedio, como «Revisada» o «Aprobada en el nivel 1». Tipo de evento inferred
	Datos de origen cargados	Indica que se ha completado la carga de datos transaccionales desde sistemas de origen, como un ERP, a BlackLine. Este paso es necesario para iniciar las conciliaciones y los asientos contables del período.
Por qué es importante Los retrasos en la carga de datos generan un cuello de botella importante para todo el proceso de cierre. El seguimiento de esta actividad permite medir los tiempos de entrega de la recopilación de datos e identificar problemas en los sistemas de origen. Dónde obtenerlo Puede registrarse como la finalización de una tarea específica en el módulo Close Management. También puede deducirse de la marca de tiempo de la primera transacción importada en BlackLine para el período financiero correspondiente. Capturar Registre la marca de tiempo de finalización de una tarea específica «Load Data» o utilice la marca de tiempo de la primera transacción importada para el período. Tipo de evento inferred
	Tarea completada	La persona asignada ha marcado como completada una tarea específica de la lista de verificación del cierre de período. Esto representa la finalización de un procedimiento definido, como una comprobación de control o un paso de presentación de informes.
Por qué es importante Analizar la finalización de las tareas ofrece una visión detallada del avance durante el período de cierre. Ayuda a identificar qué pasos concretos están retrasando el cronograma general. Dónde obtenerlo Este es un evento explícito del módulo Close Management (Task Management) de BlackLine. Cada tarea tiene una marca de tiempo de finalización que se registra cuando una persona la marca como completada. Capturar Se registra cuando una persona actualiza el estado de una tarea a «Completada». Tipo de evento explicit
	Tarea de cierre vencida	Ha pasado la fecha de vencimiento definida para una tarea de cierre programada y esta aún no se ha completado. Este evento se calcula comparando la hora actual con la fecha de vencimiento de la tarea.
Por qué es importante Esto permite detectar problemas de cumplimiento y posibles cuellos de botella antes de que afecten gravemente al plazo de cierre. Así, es posible gestionar el proceso de cierre de forma proactiva. Dónde obtenerlo No es un evento explícito del sistema. Debe calcularse comparando la marca de tiempo de finalización de la tarea con el atributo de fecha de vencimiento de los datos del módulo Close Management. Capturar Se calcula comparando «Task Due Date» con «Task Completion Timestamp». Si la tarea se completa después de la fecha de vencimiento, se considera vencida. Tipo de evento calculated

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de BlackLine

Pasos

Requisitos previos: configure el acceso a la API de BlackLine
- Inicie sesión en su instancia de BlackLine con privilegios de administración.
- Vaya a la sección Admin y busque API Management. Si no aparece, póngase en contacto con el administrador de BlackLine.
- Registre una nueva aplicación de API para generar un Client ID y un Client Secret.
- Asegúrese de que la aplicación tenga los permisos de lectura necesarios para conciliaciones, tareas, asientos y datos de usuario.
- Genere un Refresh Token para la aplicación. El script lo usará para autenticarse.
- Guarde de forma segura el Client ID, el Client Secret y el Refresh Token.
Configure el entorno de Python
- Compruebe que tenga instalada la versión 3.8 de Python o una posterior.
- Abra una terminal o una línea de comandos e instale las bibliotecas necesarias con este comando: pip install requests pandas
Configure el script de Python
- Guarde en un archivo el código de Python proporcionado en la sección «Consulta», por ejemplo, extract_blackline_data.py.
- Abra el archivo en un editor de texto y localice la sección de configuración al principio.
- Sustituya los valores de ejemplo de BLACKLINE_BASE_URL, CLIENT_ID, CLIENT_SECRET y REFRESH_TOKEN por las credenciales obtenidas en el paso 1.
- Defina las variables START_DATE y END_DATE para establecer el intervalo de extracción de datos. Use el formato «YYYY-MM-DD».
Comprenda la lógica del script
- Primero, el script se autentica en la API de BlackLine con sus credenciales para obtener un token de acceso temporal.
- Después, realiza llamadas secuenciales a la API para obtener los datos de conciliaciones, tareas y asientos dentro del intervalo de fechas especificado.
- El script gestiona la paginación de la API para recuperar todos los registros, no solo los de la primera página.
Transforme los datos y cree los eventos
- El script transforma cada registro obtenido, ya sea de conciliación, tarea o asiento, en uno o varios eventos.
- Por ejemplo, un único registro de conciliación de la API puede generar varias filas en el registro de eventos: «Conciliación preparada», «Conciliación certificada», «Conciliación aprobada», etc., según los distintos campos de fecha y hora de los datos.
- El script identifica actividades clave, como «Período abierto para el cierre» o «Estados financieros generados», buscando nombres específicos predefinidos en la lista de tareas de BlackLine. Actualice el diccionario MILESTONE_TASK_MAPPING del script para que coincida con los nombres exactos de estas tareas en su configuración de BlackLine.
Ejecute el script
- Abra una terminal o una línea de comandos y vaya al directorio donde guardó el script.
- Ejecútelo con este comando: python extract_blackline_data.py
- El script mostrará mensajes de progreso en la consola mientras obtiene y procesa los datos.
Revise el archivo de salida
- Al finalizar, el script generará un archivo CSV llamado blackline_event_log.csv en el mismo directorio.
- Este archivo contiene el registro de eventos extraído, con las columnas requeridas para cargarlo en ProcessMind.
- Abra el archivo CSV y compruebe que los datos sean correctos y estén completos antes de cargarlos.

Configuración

Credenciales de API: El script requiere un CLIENT_ID, un CLIENT_SECRET y un REFRESH_TOKEN de una aplicación de API registrada en su instancia de BlackLine. Debe mantenerlos confidenciales.
URL base de BlackLine: Debe proporcionar la URL base de la API de su instancia de BlackLine, por ejemplo, https://api.blackline.com/v2.
Intervalo de fechas: Los parámetros START_DATE y END_DATE definen el período de extracción. Para la primera extracción, se recomienda abarcar entre 3 y 6 meses, a fin de obtener datos suficientes para el análisis sin generar un volumen excesivo.
Asignación de tareas clave: La capacidad del script para identificar hitos importantes del proceso, como «Período cerrado» o «Balance de comprobación generado», depende del diccionario MILESTONE_TASK_MAPPING. Configure esta asignación con los nombres exactos de las tareas correspondientes en su configuración de Close Management de BlackLine.
Límite de paginación: La variable LIMIT determina cuántos registros se solicitan en cada llamada a la API. El valor predeterminado suele ser suficiente, pero puede ajustarlo según el rendimiento y las recomendaciones del servidor de la API.
Requisitos previos: La cuenta de usuario de la API debe tener permisos de lectura para los módulos Account Reconciliations, Task Management y Journal Entry. Sin estos permisos, el script fallará o devolverá datos incompletos.

Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
import datetime
import time
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION SECTION --- #
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your BlackLine instance details
BLACKLINE_BASE_URL = class="hl-string">"https://[your-instance].blackline.com/v2" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., https://api.blackline.com/v2
CLIENT_ID = os.environ.get(class="hl-string">'BLACKLINE_CLIENT_ID', class="hl-string">"YOUR_CLIENT_ID")
CLIENT_SECRET = os.environ.get(class="hl-string">'BLACKLINE_CLIENT_SECRET', class="hl-string">"YOUR_CLIENT_SECRET")
REFRESH_TOKEN = os.environ.get(class="hl-string">'BLACKLINE_REFRESH_TOKEN', class="hl-string">"YOUR_REFRESH_TOKEN")

class=class="hl-string">"hl-comment"># Date range for extraction (YYYY-MM-DD)
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01"
END_DATE = class="hl-string">"2023-06-30"

class=class="hl-string">"hl-comment"># API request settings
LIMIT = 100 class=class="hl-string">"hl-comment"># Records per page

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping of BlackLine Task Names to ProcessMind Activity Names
class=class="hl-string">"hl-comment"># CRITICAL: Update these keys to match the exact names of tasks in your BlackLine instance.
MILESTONE_TASK_MAPPING = {
    class="hl-string">"Period Open": class="hl-string">"Period Open For Close",
    class="hl-string">"Load Source System Data": class="hl-string">"Source Data Loaded",
    class="hl-string">"Generate Preliminary Trial Balance": class="hl-string">"Trial Balance Generated",
    class="hl-string">"Generate Final Financial Statements": class="hl-string">"Financial Statements Generated",
    class="hl-string">"Close Period - Final": class="hl-string">"Period Closed"
}
class=class="hl-string">"hl-comment"># --- END CONFIGURATION --- #

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with BlackLine API to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"{BLACKLINE_BASE_URL.replace('/v2', '')}/oauth/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'refresh_token',
        class="hl-string">'refresh_token': REFRESH_TOKEN,
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    try:
        response = requests.post(auth_url, data=payload)
        response.raise_for_status()
        return response.json()[class="hl-string">'access_token']
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"Error getting access token: {e}")
        return None

def fetch_paginated_data(endpoint, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches all data from a paginated BlackLine API endpoint."""
    all_data = []
    url = fclass="hl-string">"{BLACKLINE_BASE_URL}/{endpoint}"
    offset = 0
    while True:
        params[class="hl-string">'offset'] = offset
        try:
            response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
            response.raise_for_status()
            data = response.json()
            records = data.get(class="hl-string">'data', [])
            all_data.extend(records)

            if len(records) < LIMIT:
                break
            offset += LIMIT
            time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API rate limits
        except requests.exceptions.RequestException as e:
            print(fclass="hl-string">"Error fetching data from {endpoint}: {e}")
            break
    return all_data

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save BlackLine data."""
    print(class="hl-string">"Starting BlackLine data extraction...")
    access_token = get_access_token()
    if not access_token:
        return

    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
    }

    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch and process Reconciliations
    print(class="hl-string">"Fetching reconciliations...")
    rec_params = {class="hl-string">'limit': LIMIT, class="hl-string">'updatedAfter': START_DATE, class="hl-string">'updatedBefore': END_DATE}
    reconciliations = fetch_paginated_data(class="hl-string">'reconciliations', headers, rec_params)
    for rec in reconciliations:
        common_attrs = {
            class="hl-string">'FinancialPeriod': rec.get(class="hl-string">'periodName'),
            class="hl-string">'CompanyCode': rec.get(class="hl-string">'companyCode'),
            class="hl-string">'GLAccount': rec.get(class="hl-string">'accountNumber'),
            class="hl-string">'Department': rec.get(class="hl-string">'preparer', {}).get(class="hl-string">'department'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'BlackLine',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
        }
        if rec.get(class="hl-string">'preparedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Prepared', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'preparedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'preparer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Prepared'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'certifiedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Certified', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'certifiedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'preparer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Certified'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'reviewedDate'): class=class="hl-string">"hl-comment"># This may represent first or last review depending on config
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Reviewed', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'reviewedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'reviewer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Reviewed'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'rejectedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Rejected', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'rejectedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'reviewer', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Rejected'}) 
        if rec.get(class="hl-string">'approvedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Reconciliation Approved', class="hl-string">'EventTime': rec[class="hl-string">'approvedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': rec.get(class="hl-string">'approver', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': class="hl-string">'Approved'}) 

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch and process Tasks
    print(class="hl-string">"Fetching tasks...")
    task_params = {class="hl-string">'limit': LIMIT, class="hl-string">'updatedAfter': START_DATE, class="hl-string">'updatedBefore': END_DATE}
    tasks = fetch_paginated_data(class="hl-string">'tasks', headers, task_params)
    today = datetime.datetime.now().isoformat()
    for task in tasks:
        common_attrs = {
            class="hl-string">'FinancialPeriod': task.get(class="hl-string">'periodName'),
            class="hl-string">'CompanyCode': task.get(class="hl-string">'companyCode'),
            class="hl-string">'GLAccount': None,
            class="hl-string">'Department': task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'department'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'BlackLine',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
        }
        if task.get(class="hl-string">'status') == class="hl-string">'Completed' and task.get(class="hl-string">'completedDate'):
            activity_name = MILESTONE_TASK_MAPPING.get(task.get(class="hl-string">'name'), class="hl-string">'Task Completed')
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': activity_name, class="hl-string">'EventTime': task[class="hl-string">'completedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})
        elif task.get(class="hl-string">'dueDate') and task.get(class="hl-string">'dueDate') < today and task.get(class="hl-string">'status') != class="hl-string">'Completed':
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Task Delinquent', class="hl-string">'EventTime': task[class="hl-string">'dueDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': task.get(class="hl-string">'assignee', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch and process Journals
    print(class="hl-string">"Fetching journals...")
    journal_params = {class="hl-string">'limit': LIMIT, class="hl-string">'updatedAfter': START_DATE, class="hl-string">'updatedBefore': END_DATE}
    journals = fetch_paginated_data(class="hl-string">'journals', headers, journal_params)
    for journal in journals:
        common_attrs = {
            class="hl-string">'FinancialPeriod': journal.get(class="hl-string">'periodName'),
            class="hl-string">'CompanyCode': journal.get(class="hl-string">'companyCode'),
            class="hl-string">'GLAccount': journal.get(class="hl-string">'lines', [{}])[0].get(class="hl-string">'accountNumber'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Get account from first line
            class="hl-string">'Department': journal.get(class="hl-string">'creator', {}).get(class="hl-string">'department'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'BlackLine',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update
        }
        if journal.get(class="hl-string">'createdDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Adjusting Journal Created', class="hl-string">'EventTime': journal[class="hl-string">'createdDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': journal.get(class="hl-string">'creator', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})
        if journal.get(class="hl-string">'postedDate'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Adjusting Journal Posted', class="hl-string">'EventTime': journal[class="hl-string">'postedDate'], class="hl-string">'ResponsibleUser': journal.get(class="hl-string">'poster', {}).get(class="hl-string">'username'), class="hl-string">'ReconciliationStatus': None})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create DataFrame and save to CSV
    if not event_log:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified period.")
        return

    df = pd.DataFrame(event_log)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add missing recommended columns with null values if they don't exist
    recommended_cols = [class="hl-string">'EventEndTime']
    for col in recommended_cols:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Reorder columns to match ProcessMind requirements
    final_cols = [class="hl-string">'FinancialPeriod', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'EventEndTime', class="hl-string">'SourceSystem', class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'ResponsibleUser', class="hl-string">'Department', class="hl-string">'ReconciliationStatus', class="hl-string">'CompanyCode', class="hl-string">'GLAccount']
    df = df[final_cols]

    output_file = class="hl-string">'blackline_event_log.csv'
    df.to_csv(output_file, index=False, date_format=class="hl-string">'%Y-%m-%dT%H:%M:%S.%f')
    print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_file}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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