Su Template de datos de cuentas por cobrar

SAP ECC
Su Template de datos de cuentas por cobrar

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Este Template ofrece un enfoque estructurado para mapear sus flujos de trabajo financieros en SAP ECC mediante la identificación de los componentes de datos esenciales. Proporciona una lista completa de los pasos del proceso que debe supervisar, junto con los campos de datos específicos necesarios para obtener una visibilidad total de su ciclo de cobro. Al seguir esta guía, puede asegurarse de que su registro de eventos capture los detalles necesarios para impulsar la eficiencia y mejorar el flujo de efectivo.
  • Atributos específicos del proceso para el análisis financiero
  • Hitos clave para un Process Mining preciso
  • Guía paso a paso para extraer datos de SAP ECC
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos de cuentas por cobrar

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de su proceso de cuentas por cobrar.
5 Obligatorio 9 Recomendado 8 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo específica en la que ocurrió la actividad.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se realizó una actividad en el sistema. Para los datos transaccionales de SAP ECC, normalmente combina la fecha de entrada (CPUDT) y la hora de entrada (CPUTM). Proporciona la dimensión temporal necesaria para calcular tiempos de ciclo, plazos de ejecución y duración entre los pasos del proceso.

Por qué es importante

Esencial para todos los análisis basados en el tiempo, incluidos Days Sales Outstanding y la velocidad del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campos CPUDT (fecha) y CPUTM (hora)

Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-01T09:15:00Z
Nombre de la actividad
ActivityName
Evento o acción específica realizada en el proceso.
Descripción

Este atributo registra el nombre del paso del proceso ejecutado, como «Invoice Created», «Payment Received» o «Dispute Case Recorded». Se obtiene de los códigos de transacción, los tipos de documento o cambios específicos en el estado del documento contable. Estos datos permiten reconstruir el flujo del proceso y analizar las variantes de recorrido.

Por qué es importante

Define la estructura del registro de eventos necesaria para visualizar el mapa del proceso e identificar cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Derivado de TCODE en BKPF, Document Type en BLART o Change Documents (CDHDR/CDPOS)

Ejemplos
Factura creadaPago recibidoNota de crédito contabilizadaCaso de disputa abierto
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único de la factura o del documento contable.
Descripción

Este atributo representa la clave principal del proceso de cuentas por cobrar. En SAP ECC, normalmente consiste en la concatenación del número de documento contable (BELNR), la sociedad (BUKRS) y el ejercicio fiscal (GJAHR) para garantizar la unicidad en todo el sistema. Actúa como referencia central para vincular todas las actividades posteriores, como pagos, disputas y compensaciones, con la obligación financiera original.

Por qué es importante

Es el Case ID necesario para realizar el seguimiento del ciclo de vida completo de una cuenta por cobrar, desde su creación hasta la compensación final.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo BELNR, a menudo concatenado con BUKRS y GJAHR

Ejemplos
140000023420231800003991202351000008822022
Sistema de origen
SourceSystem
Nombre del sistema del que proceden los datos.
Descripción

Identifica la instancia o el cliente específico de SAP ECC del que se extrajo el registro. En entornos con varios sistemas, este atributo es fundamental para separar los datos e identificar las variaciones del proceso propias de cada sistema. Garantiza la trazabilidad de los datos y ayuda a resolver problemas de integración.

Por qué es importante

Necesario para la gobernanza de datos y para identificar el origen de los registros en entornos con varios ERP.

Dónde obtenerlo

Configuración del sistema o valor codificado durante la extracción

Ejemplos
SAP_ECC_P01SAP_ECC_QAERP_NA_01
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo de la extracción o actualización más reciente de los datos.
Descripción

Indica cuándo se sincronizaron por última vez los datos desde el sistema de origen SAP ECC con la plataforma de Process Mining. Ayuda a comprender la actualidad del análisis y la posible latencia de los Dashboards. Es fundamental para validar que los KPI reflejen el estado actual del negocio.

Por qué es importante

Permite saber qué tan actuales son los datos de los Dashboards.

Dónde obtenerlo

Generado por la herramienta de extracción (marca de tiempo de ETL)

Ejemplos
2023-11-25T00:00:00Z2023-11-25T06:00:00Z
Es automático
IsAutomated
Indicador que señala si la actividad se realizó automáticamente.
Descripción

Indicador booleano derivado del código de transacción y del nombre de usuario. Por ejemplo, si el TCODE es «F110» (ejecución de pagos automáticos) o el usuario es una cuenta de proceso por lotes del sistema conocida, se establece como verdadero. Este atributo es necesario directamente para el KPI «Tasa de liquidación automatizada».

Por qué es importante

Es fundamental para medir la eficiencia del proceso y las tasas de automatización.

Dónde obtenerlo

Derivado de TCODE y USNAM

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
Fecha en que se compensó la factura, mediante pago o compensación.
Descripción

Fecha (AUGDT) en la que se compensó la partida abierta en el sistema. Es la marca de tiempo final definitiva del proceso de cobro de una factura concreta. Es el componente principal para calcular «Average Days Sales Outstanding» y determinar si un pago se realizó con retraso.

Por qué es importante

Marca de tiempo fundamental para calcular DSO y la velocidad de pago.

Dónde obtenerlo

Tabla BSAD (partidas compensadas), campo AUGDT

Ejemplos
2023-12-012023-11-15
Fecha neta de vencimiento
NetDueDate
Fecha calculada en la que debe realizarse el pago.
Descripción

Es la fecha límite definitiva para el pago. En SAP, suele calcularse tomando la fecha base (ZFBDT) y sumando los días de las condiciones de pago (ZTERM). Este atributo es fundamental para el KPI «Payment Term Adherence Rate» e identifica las facturas vencidas.

Por qué es importante

Punto de referencia para determinar si los pagos se realizan a tiempo o con retraso.

Dónde obtenerlo

Derivado de BSEG-ZFBDT y de las condiciones de pago (lógica de la tabla T052)

Ejemplos
2023-12-302024-01-15
Grupo de cuentas de cliente
CustomerAccountGroup
Clasifica a los clientes en distintos segmentos.
Descripción

El grupo de cuentas SAP (KTOKD) categoriza a los clientes, por ejemplo, Sold-to, Ship-to o Intercompany. Sirve como asignación principal de «Customer Segment». Es esencial para el Dashboard «Customer Segment Payment Trends», que compara el cumplimiento de las condiciones de pago entre distintos tipos de clientes.

Por qué es importante

La forma estándar de segmentar clientes en SAP.

Dónde obtenerlo

Tabla KNA1, campo KTOKD

Ejemplos
KUNA0001DEBI
Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
Valor de la partida en la moneda de la sociedad.
Descripción

Representa el valor financiero de la actividad o del documento en la moneda local del libro mayor (DMBTR). Este atributo se utiliza para calcular «ActivityAmount» y es esencial para priorizar los cobros según su valor. Permite centrar el análisis en las partidas abiertas de mayor importe.

Por qué es importante

Esencial para analizar el impacto financiero y priorizar los casos de mayor importe.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG, campo DMBTR

Ejemplos
1500.00230.5010000.00
Nombre de usuario
UserName
ID del usuario que realizó la transacción.
Descripción

Registra el ID de usuario de SAP (USNAM) asociado a la creación o modificación del documento. Este atributo se asigna a «User» y se utiliza en el Dashboard «Dispute Resolution Efficiency» para realizar el seguimiento del rendimiento de los agentes. También ayuda a distinguir entre usuarios manuales y cuentas del sistema.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por miembro del equipo y detectar la automatización.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo USNAM

Ejemplos
JSMITHBATCH_USERFIN_AP_01
Número de cliente
CustomerNumber
Identificador único de la cuenta del cliente.
Descripción

Es el ID único asignado al cliente en el sistema SAP (KUNNR). Este atributo permite que los Dashboards «Collections Activity Performance» y «Customer Segment Payment Trends» agreguen las métricas del proceso por cliente. Es esencial para identificar a los clientes de alto riesgo.

Por qué es importante

Permite analizar en detalle el comportamiento y las tendencias de pago de clientes específicos.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG o BSID/BSAD, campo KUNNR

Ejemplos
000100293CUST-9921000550021
Sociedad
CompanyCode
Unidad organizativa para la que se prepara el balance.
Descripción

Representa la entidad jurídica o filial específica dentro de la estructura empresarial. En SAP, corresponde al campo «BUKRS». Analizar los datos por sociedad permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio e identificar qué entidades gestionan las cuentas por cobrar con mayor eficiencia.

Por qué es importante

Es fundamental para filtrar los Dashboards por Unidad de negocio y separar los libros contables.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo BUKRS

Ejemplos
1000US01DE99
Tipo de documento
DocumentType
Clasifica el documento contable, por ejemplo, factura, pago o nota de crédito.
Descripción

El tipo de documento SAP (BLART) distingue entre distintas transacciones comerciales, como una factura de cliente (DR), un pago de cliente (DZ) o una nota de crédito (DG). Este atributo es fundamental para definir «CaseType» y filtrar flujos de proceso específicos, como el análisis de «Credit Memo Rework Rate».

Por qué es importante

Diferencia entre facturas, pagos y ajustes en los datos.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo BLART

Ejemplos
RVDZDGDR
Área de control de crédito
CreditControlArea
Unidad organizativa para la gestión crediticia.
Descripción

El área de control de crédito (KKBER) se utiliza para establecer y supervisar los límites de crédito de los clientes. Este atributo respalda el análisis «Impacto del límite y la calificación crediticia» al agrupar a los clientes según sus respectivas políticas de crédito. Ayuda a relacionar la configuración del riesgo crediticio con los retrasos en los pagos.

Por qué es importante

Clave para analizar el riesgo crediticio y la eficacia de las políticas.

Dónde obtenerlo

Tabla KNB1 o KNKK, campo KKBER

Ejemplos
US01GLBLEU00
Calificación crediticia
CreditRating
Puntuación de solvencia del cliente.
Descripción

La calificación crediticia del cliente (CTLPC o un campo similar en KNKK/FSCM). Este atributo es necesario para el Dashboard «Impacto del límite y la calificación crediticia». Permite a las personas analistas relacionar la probabilidad de disputas o pagos atrasados con el perfil de riesgo del cliente.

Por qué es importante

Conecta los datos de gestión de riesgos con el rendimiento operativo.

Dónde obtenerlo

Tabla KNKK (gestión crediticia) o tablas FSCM

Ejemplos
A+Alto riesgo500
Ciudad de facturación
BillingCity
Ciudad asociada a la dirección de facturación del cliente.
Descripción

Nombre de la ciudad (ORT01) obtenido de los datos maestros del cliente. Permite identificar, como requiere el panel, qué segmentos de clientes o ciudades de facturación contribuyen más a un Days Sales Outstanding elevado. Facilita un análisis geográfico detallado del comportamiento de pago.

Por qué es importante

Necesario específicamente para el Dashboard «Invoice Cycle Time Analysis».

Dónde obtenerlo

Tabla KNA1, campo ORT01

Ejemplos
Nueva YorkBerlínLondres
Código de transacción
TransactionCode
El T-Code de SAP utilizado para ejecutar la actividad.
Descripción

El código de transacción específico (TCODE) utilizado para contabilizar el documento, como «FB01» (contabilizar documento) o «F110» (pago automático). Este atributo constituye la base del cálculo de «IsAutomated» y del «Cash Application Automation Tracker». Revela el método de registro.

Por qué es importante

Los distintos T-Codes indican diferentes métodos de procesamiento (manual o automático).

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo TCODE

Ejemplos
VF01F110FB70FEB_BSPROC
Condiciones de pago
PaymentTerms
Código que representa las condiciones de pago acordadas.
Descripción

La clave de condiciones de pago (ZTERM) determina la fecha de vencimiento y los descuentos aplicables. Analizar este atributo ayuda a comprender si los problemas de «captación de descuentos por pago anticipado» se deben a condiciones demasiado exigentes o a fallos del proceso. Es una dimensión clave para el cumplimiento financiero.

Por qué es importante

Define el comportamiento esperado y los plazos del caso.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG o KNB1, campo ZTERM

Ejemplos
NT30ZB010001
Es un pago atrasado
IsLatePayment
Indicador que señala si el pago se recibió después de la fecha de vencimiento.
Descripción

Indicador booleano calculado al comparar la fecha de liquidación con la fecha de vencimiento neto. Este atributo simplifica el cálculo del KPI «Tasa de cumplimiento de las condiciones de pago». Permite filtrar rápidamente los casos que no cumplen las condiciones en el Dashboard.

Por qué es importante

Identifica rápidamente las infracciones del proceso relacionadas con las condiciones de pago.

Dónde obtenerlo

Calculado: ClearingDate > NetDueDate

Ejemplos
truefalse
ID del caso de disputa
DisputeCaseId
Identificador de un caso de disputa vinculado a la factura.
Descripción

El identificador único (CASE_GUID o ID externo) del módulo SAP FSCM Dispute Management. Este atributo es obligatorio para el Dashboard «Eficiencia de la resolución de disputas». Vincula el documento financiero con el Workflow de disputas y permite calcular los tiempos de resolución.

Por qué es importante

Conecta el proceso de cuentas por cobrar con el subproceso Dispute Management.

Dónde obtenerlo

Tabla FDM_DCPROC o SCMG_T_CASE_ATTR (si FSCM está activo)

Ejemplos
DISP-000123100029384
País del cliente
CustomerCountry
Código de país asociado al cliente.
Descripción

Ubicación geográfica del cliente (LAND1), obtenida de los datos maestros del cliente. Este atributo permite segmentar por región el análisis «Invoice Cycle Time Analysis». Ayuda a identificar si determinados países presentan ciclos de pago más largos debido a costumbres locales o retrasos bancarios.

Por qué es importante

Admite el análisis del rendimiento regional y los informes regulatorios.

Dónde obtenerlo

Tabla KNA1, campo LAND1

Ejemplos
USDEFR
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de cuentas por cobrar

Estos pasos e hitos del proceso representan las actividades esenciales que debe capturar en su registro de eventos para lograr un descubrimiento preciso de sus Workflows financieros.
7 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Caso de disputa registrado
Asignación de un código de motivo a una partida de factura que indica un desacuerdo o una consulta del cliente. Normalmente, esto bloquea la factura para el pago.
Por qué es importante

Clave para «Dispute Resolution Efficiency». Permite identificar por qué se retiene el efectivo y medir el tiempo del ciclo de resolución.

Dónde obtenerlo

Cambios en BSEG-RSTGR (Reason Code) o integración con las tablas de SAP FSCM Dispute Management (UDM_CASE).

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después, o consultar el registro de FSCM

Tipo de evento inferred
Documento contable creado
La contabilización inicial de la factura del cliente en el libro mayor de contabilidad financiera. Esto crea la partida abierta en el submayor de cuentas por cobrar.
Por qué es importante

Marca el inicio oficial de la obligación financiera y del cómputo de antigüedad de la factura del cliente.

Dónde obtenerlo

Tablas BKPF (cabecera) y BSEG (segmento). Identifique los documentos cuyo tipo de cuenta (KOART) sea «D» (cliente). Utilice la fecha de entrada (CPUDT) y la hora (CPUTM).

Recopilar

Se registra cuando una transacción crea un registro en BKPF

Tipo de evento explicit
Factura compensada
Paso final de conciliación en el que se vinculan la factura abierta y el pago, y se elimina el estado de partida abierta. El proceso queda completado.
Por qué es importante

Evento End esencial. Se utiliza para calcular la «Automated Clearing Rate» y finalizar el ciclo de vida.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Los campos «AUGBL» (documento de compensación) y «AUGDT» (fecha de compensación) se completan para la partida de factura.

Recopilar

Se registra cuando se compensa la partida abierta

Tipo de evento explicit
Factura enviada
El envío del documento de factura al cliente mediante impresión, correo electrónico o EDI. Esta actividad marca el momento en que el cliente recibe realmente la solicitud de pago.
Por qué es importante

Es fundamental para calcular el KPI «Invoice Dispatch Lead Time». Los retrasos en esta etapa aumentan directamente los días de ventas pendientes de cobro.

Dónde obtenerlo

Probablemente requiere unir el documento FI con el documento de facturación SD (VBRK) y comprobar en la tabla de control de salidas (NAST) que el estado de procesamiento sea correcto.

Recopilar

Correlacione VBRK-VBNUM con los registros de salida de NAST

Tipo de evento inferred
Pago parcial contabilizado
Recepción de un pago que cubre solo una parte del importe total de la factura. La factura permanece abierta con un saldo residual.
Por qué es importante

Crítico para «Partial Payment Impact Analysis». Aumenta la complejidad de la conciliación y los tiempos de ciclo.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Identificar documentos de pago (Type DZ/KZ) que hacen referencia a la factura (REBZG), pero no la compensan por completo.

Recopilar

Se registra cuando se contabiliza el documento de pago

Tipo de evento explicit
Pago recibido
Contabilización de un documento de pago entrante destinado a liquidar la factura. Registra la entrada de efectivo en el libro mayor.
Por qué es importante

Evento central para «Average Days Sales Outstanding». Representa la realización financiera de la venta.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF/BSEG. Document Type «DZ» (pago de cliente) o «KZ» (pago de proveedor para clientes).

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción de pago

Tipo de evento explicit
Recordatorio de pago enviado
Emisión de una carta de reclamación o un recordatorio de pago al cliente debido a un saldo vencido. Representa la labor proactiva del equipo de cobros.
Por qué es importante

Esencial para el Dashboard «Collection Activity Performance». Una frecuencia elevada sugiere un comportamiento de pago deficiente por parte de los clientes.

Dónde obtenerlo

Tablas MHND (Dunning Data) y MHNK (Dunning Header). Registran la fecha y el nivel de reclamación del aviso.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta Dunning Run (F150)

Tipo de evento explicit
Baja contable contabilizada
Clasificación del saldo de la factura como incobrable, retirándolo de las cuentas por cobrar y registrándolo como gasto por insolvencias. Se utiliza cuando fracasan las gestiones de cobro.
Por qué es importante

Terminación negativa del proceso. Es importante para analizar las causas raíz de las fugas de ingresos.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Documento de compensación con un Document Type específico, por ejemplo «AB», o un Reason Code que indique una baja contable.

Recopilar

Derivado del tipo de documento y de la asignación de la cuenta de mayor

Tipo de evento inferred
Compensación revertida
Cancelación de una compensación realizada correctamente, que vuelve a abrir la factura. Indica un error en la aplicación inicial del efectivo.
Por qué es importante

Representa un reproceso. Las reversiones frecuentes indican problemas con las reglas de auto-cash o con la formación en conciliación manual.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF. Identificar documentos cuyo Clearing Document se restableció mediante la lógica de la transacción FBRA o a través de Change Logs.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción FBRA

Tipo de evento explicit
Compromiso de pago registrado
Compromiso del cliente de pagar un importe específico en una fecha determinada. Esto actualiza la previsión de efectivo.
Por qué es importante

Se utiliza en «Collections Activity Performance». La tasa de cumplimiento de los compromisos permite prever la precisión del flujo de efectivo a corto plazo.

Dónde obtenerlo

Tablas de SAP FSCM Collections Management (UDM_P2P) o inferido a partir de notas de texto creadas por agentes de cobros.

Recopilar

Se registra en FSCM o en la tabla de texto STXH

Tipo de evento explicit
Condiciones de pago modificadas
Una actualización de las condiciones de pago acordadas, como la fecha de vencimiento o la posibilidad de obtener un descuento, después de contabilizar la factura. A menudo refleja una renegociación o una corrección.
Por qué es importante

Los cambios en las condiciones de pago distorsionan el análisis de antigüedad y pueden indicar errores en los datos maestros o concesiones puntuales.

Dónde obtenerlo

Tablas de Change Document (CDHDR/CDPOS) vinculadas al Accounting Document (BSEG-ZTERM o BSEG-ZFBDT).

Recopilar

Se registra cuando el Change Document se escribe en CDHDR

Tipo de evento explicit
Descuento por pronto pago aplicado
Aplicación de una condición de descuento por pago, que reduce el importe final que debe pagarse. Ocurre cuando el pago se realiza dentro del plazo de descuento.
Por qué es importante

Supervisa «Early Payment Discount Capture». Ayuda a validar si los descuentos se aplican legítimamente o se permiten de forma incorrecta.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. El campo «SKNTO» (importe del descuento por pronto pago) se completa en la partida de compensación.

Recopilar

Se registra como valor del campo en el documento de compensación

Tipo de evento explicit
Extracto bancario conciliado
Conciliación automática de una partida del extracto bancario electrónico con una cuenta de cliente. Representa el reconocimiento inicial del efectivo en el banco.
Por qué es importante

Admite «Cash Application Automation Tracker». Indica la eficiencia del procesamiento del extracto bancario electrónico (EBS).

Dónde obtenerlo

Tablas FEBEP (partidas del extracto bancario electrónico) y FEBA (procesamiento del extracto bancario).

Recopilar

Se registra cuando se carga y procesa el EBS

Tipo de evento explicit
Nota de crédito contabilizada
Emisión de una nota de crédito al cliente, que reduce el saldo pendiente por cobrar. Normalmente corrige errores de facturación o procesa devoluciones.
Por qué es importante

Alimenta el KPI «Credit Memo Rework Rate». Un volumen elevado indica problemas de calidad en las etapas anteriores del proceso de ventas o cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF/BSEG donde Document Type es «DG» o un tipo personalizado de nota de crédito, con referencia a la factura original.

Recopilar

Se registra cuando la transacción crea un documento de crédito en BKPF

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

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