Su Template de datos de cuentas por cobrar
Su Template de datos de cuentas por cobrar
- Atributos específicos del proceso para el análisis financiero
- Hitos clave para un Process Mining preciso
- Guía paso a paso para extraer datos de SAP ECC
Atributos de cuentas por cobrar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Hora del evento
EventTime
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Marca de tiempo específica en la que ocurrió la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se realizó una actividad en el sistema. Para los datos transaccionales de SAP ECC, normalmente combina la fecha de entrada (CPUDT) y la hora de entrada (CPUTM). Proporciona la dimensión temporal necesaria para calcular tiempos de ciclo, plazos de ejecución y duración entre los pasos del proceso.
Por qué es importante
Esencial para todos los análisis basados en el tiempo, incluidos Days Sales Outstanding y la velocidad del proceso.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF, campos CPUDT (fecha) y CPUTM (hora)
Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-01T09:15:00Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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Evento o acción específica realizada en el proceso. | ||
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Descripción
Este atributo registra el nombre del paso del proceso ejecutado, como «Invoice Created», «Payment Received» o «Dispute Case Recorded». Se obtiene de los códigos de transacción, los tipos de documento o cambios específicos en el estado del documento contable. Estos datos permiten reconstruir el flujo del proceso y analizar las variantes de recorrido.
Por qué es importante
Define la estructura del registro de eventos necesaria para visualizar el mapa del proceso e identificar cuellos de botella.
Dónde obtenerlo
Derivado de TCODE en BKPF, Document Type en BLART o Change Documents (CDHDR/CDPOS)
Ejemplos
Factura creadaPago recibidoNota de crédito contabilizadaCaso de disputa abierto
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Número de factura
InvoiceNumber
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Identificador único de la factura o del documento contable. | ||
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Descripción
Este atributo representa la clave principal del proceso de cuentas por cobrar. En SAP ECC, normalmente consiste en la concatenación del número de documento contable (BELNR), la sociedad (BUKRS) y el ejercicio fiscal (GJAHR) para garantizar la unicidad en todo el sistema. Actúa como referencia central para vincular todas las actividades posteriores, como pagos, disputas y compensaciones, con la obligación financiera original.
Por qué es importante
Es el Case ID necesario para realizar el seguimiento del ciclo de vida completo de una cuenta por cobrar, desde su creación hasta la compensación final.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF, campo BELNR, a menudo concatenado con BUKRS y GJAHR
Ejemplos
140000023420231800003991202351000008822022
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Sistema de origen
SourceSystem
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Nombre del sistema del que proceden los datos. | ||
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Descripción
Identifica la instancia o el cliente específico de SAP ECC del que se extrajo el registro. En entornos con varios sistemas, este atributo es fundamental para separar los datos e identificar las variaciones del proceso propias de cada sistema. Garantiza la trazabilidad de los datos y ayuda a resolver problemas de integración.
Por qué es importante
Necesario para la gobernanza de datos y para identificar el origen de los registros en entornos con varios ERP.
Dónde obtenerlo
Configuración del sistema o valor codificado durante la extracción
Ejemplos
SAP_ECC_P01SAP_ECC_QAERP_NA_01
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo de la extracción o actualización más reciente de los datos. | ||
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Descripción
Indica cuándo se sincronizaron por última vez los datos desde el sistema de origen SAP ECC con la plataforma de Process Mining. Ayuda a comprender la actualidad del análisis y la posible latencia de los Dashboards. Es fundamental para validar que los KPI reflejen el estado actual del negocio.
Por qué es importante
Permite saber qué tan actuales son los datos de los Dashboards.
Dónde obtenerlo
Generado por la herramienta de extracción (marca de tiempo de ETL)
Ejemplos
2023-11-25T00:00:00Z2023-11-25T06:00:00Z
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Es automático
IsAutomated
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Indicador que señala si la actividad se realizó automáticamente. | ||
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Descripción
Indicador booleano derivado del código de transacción y del nombre de usuario. Por ejemplo, si el TCODE es «F110» (ejecución de pagos automáticos) o el usuario es una cuenta de proceso por lotes del sistema conocida, se establece como verdadero. Este atributo es necesario directamente para el KPI «Tasa de liquidación automatizada».
Por qué es importante
Es fundamental para medir la eficiencia del proceso y las tasas de automatización.
Dónde obtenerlo
Derivado de TCODE y USNAM
Ejemplos
truefalse
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Fecha de compensación
ClearingDate
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Fecha en que se compensó la factura, mediante pago o compensación. | ||
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Descripción
Fecha (AUGDT) en la que se compensó la partida abierta en el sistema. Es la marca de tiempo final definitiva del proceso de cobro de una factura concreta. Es el componente principal para calcular «Average Days Sales Outstanding» y determinar si un pago se realizó con retraso.
Por qué es importante
Marca de tiempo fundamental para calcular DSO y la velocidad de pago.
Dónde obtenerlo
Tabla BSAD (partidas compensadas), campo AUGDT
Ejemplos
2023-12-012023-11-15
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Fecha neta de vencimiento
NetDueDate
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Fecha calculada en la que debe realizarse el pago. | ||
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Descripción
Es la fecha límite definitiva para el pago. En SAP, suele calcularse tomando la fecha base (ZFBDT) y sumando los días de las condiciones de pago (ZTERM). Este atributo es fundamental para el KPI «Payment Term Adherence Rate» e identifica las facturas vencidas.
Por qué es importante
Punto de referencia para determinar si los pagos se realizan a tiempo o con retraso.
Dónde obtenerlo
Derivado de BSEG-ZFBDT y de las condiciones de pago (lógica de la tabla T052)
Ejemplos
2023-12-302024-01-15
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Grupo de cuentas de cliente
CustomerAccountGroup
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Clasifica a los clientes en distintos segmentos. | ||
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Descripción
El grupo de cuentas SAP (KTOKD) categoriza a los clientes, por ejemplo, Sold-to, Ship-to o Intercompany. Sirve como asignación principal de «Customer Segment». Es esencial para el Dashboard «Customer Segment Payment Trends», que compara el cumplimiento de las condiciones de pago entre distintos tipos de clientes.
Por qué es importante
La forma estándar de segmentar clientes en SAP.
Dónde obtenerlo
Tabla KNA1, campo KTOKD
Ejemplos
KUNA0001DEBI
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Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
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Valor de la partida en la moneda de la sociedad. | ||
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Descripción
Representa el valor financiero de la actividad o del documento en la moneda local del libro mayor (DMBTR). Este atributo se utiliza para calcular «ActivityAmount» y es esencial para priorizar los cobros según su valor. Permite centrar el análisis en las partidas abiertas de mayor importe.
Por qué es importante
Esencial para analizar el impacto financiero y priorizar los casos de mayor importe.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG, campo DMBTR
Ejemplos
1500.00230.5010000.00
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Nombre de usuario
UserName
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ID del usuario que realizó la transacción. | ||
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Descripción
Registra el ID de usuario de SAP (USNAM) asociado a la creación o modificación del documento. Este atributo se asigna a «User» y se utiliza en el Dashboard «Dispute Resolution Efficiency» para realizar el seguimiento del rendimiento de los agentes. También ayuda a distinguir entre usuarios manuales y cuentas del sistema.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento por miembro del equipo y detectar la automatización.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF, campo USNAM
Ejemplos
JSMITHBATCH_USERFIN_AP_01
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Número de cliente
CustomerNumber
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Identificador único de la cuenta del cliente. | ||
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Descripción
Es el ID único asignado al cliente en el sistema SAP (KUNNR). Este atributo permite que los Dashboards «Collections Activity Performance» y «Customer Segment Payment Trends» agreguen las métricas del proceso por cliente. Es esencial para identificar a los clientes de alto riesgo.
Por qué es importante
Permite analizar en detalle el comportamiento y las tendencias de pago de clientes específicos.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG o BSID/BSAD, campo KUNNR
Ejemplos
000100293CUST-9921000550021
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Sociedad
CompanyCode
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Unidad organizativa para la que se prepara el balance. | ||
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Descripción
Representa la entidad jurídica o filial específica dentro de la estructura empresarial. En SAP, corresponde al campo «BUKRS». Analizar los datos por sociedad permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio e identificar qué entidades gestionan las cuentas por cobrar con mayor eficiencia.
Por qué es importante
Es fundamental para filtrar los Dashboards por Unidad de negocio y separar los libros contables.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF, campo BUKRS
Ejemplos
1000US01DE99
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Tipo de documento
DocumentType
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Clasifica el documento contable, por ejemplo, factura, pago o nota de crédito. | ||
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Descripción
El tipo de documento SAP (BLART) distingue entre distintas transacciones comerciales, como una factura de cliente (DR), un pago de cliente (DZ) o una nota de crédito (DG). Este atributo es fundamental para definir «CaseType» y filtrar flujos de proceso específicos, como el análisis de «Credit Memo Rework Rate».
Por qué es importante
Diferencia entre facturas, pagos y ajustes en los datos.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF, campo BLART
Ejemplos
RVDZDGDR
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Área de control de crédito
CreditControlArea
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Unidad organizativa para la gestión crediticia. | ||
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Descripción
El área de control de crédito (KKBER) se utiliza para establecer y supervisar los límites de crédito de los clientes. Este atributo respalda el análisis «Impacto del límite y la calificación crediticia» al agrupar a los clientes según sus respectivas políticas de crédito. Ayuda a relacionar la configuración del riesgo crediticio con los retrasos en los pagos.
Por qué es importante
Clave para analizar el riesgo crediticio y la eficacia de las políticas.
Dónde obtenerlo
Tabla KNB1 o KNKK, campo KKBER
Ejemplos
US01GLBLEU00
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Calificación crediticia
CreditRating
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Puntuación de solvencia del cliente. | ||
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Descripción
La calificación crediticia del cliente (CTLPC o un campo similar en KNKK/FSCM). Este atributo es necesario para el Dashboard «Impacto del límite y la calificación crediticia». Permite a las personas analistas relacionar la probabilidad de disputas o pagos atrasados con el perfil de riesgo del cliente.
Por qué es importante
Conecta los datos de gestión de riesgos con el rendimiento operativo.
Dónde obtenerlo
Tabla KNKK (gestión crediticia) o tablas FSCM
Ejemplos
A+Alto riesgo500
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Ciudad de facturación
BillingCity
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Ciudad asociada a la dirección de facturación del cliente. | ||
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Descripción
Nombre de la ciudad (ORT01) obtenido de los datos maestros del cliente. Permite identificar, como requiere el panel, qué segmentos de clientes o ciudades de facturación contribuyen más a un Days Sales Outstanding elevado. Facilita un análisis geográfico detallado del comportamiento de pago.
Por qué es importante
Necesario específicamente para el Dashboard «Invoice Cycle Time Analysis».
Dónde obtenerlo
Tabla KNA1, campo ORT01
Ejemplos
Nueva YorkBerlínLondres
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Código de transacción
TransactionCode
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El T-Code de SAP utilizado para ejecutar la actividad. | ||
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Descripción
El código de transacción específico (TCODE) utilizado para contabilizar el documento, como «FB01» (contabilizar documento) o «F110» (pago automático). Este atributo constituye la base del cálculo de «IsAutomated» y del «Cash Application Automation Tracker». Revela el método de registro.
Por qué es importante
Los distintos T-Codes indican diferentes métodos de procesamiento (manual o automático).
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF, campo TCODE
Ejemplos
VF01F110FB70FEB_BSPROC
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Condiciones de pago
PaymentTerms
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Código que representa las condiciones de pago acordadas. | ||
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Descripción
La clave de condiciones de pago (ZTERM) determina la fecha de vencimiento y los descuentos aplicables. Analizar este atributo ayuda a comprender si los problemas de «captación de descuentos por pago anticipado» se deben a condiciones demasiado exigentes o a fallos del proceso. Es una dimensión clave para el cumplimiento financiero.
Por qué es importante
Define el comportamiento esperado y los plazos del caso.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG o KNB1, campo ZTERM
Ejemplos
NT30ZB010001
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Es un pago atrasado
IsLatePayment
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Indicador que señala si el pago se recibió después de la fecha de vencimiento. | ||
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Descripción
Indicador booleano calculado al comparar la fecha de liquidación con la fecha de vencimiento neto. Este atributo simplifica el cálculo del KPI «Tasa de cumplimiento de las condiciones de pago». Permite filtrar rápidamente los casos que no cumplen las condiciones en el Dashboard.
Por qué es importante
Identifica rápidamente las infracciones del proceso relacionadas con las condiciones de pago.
Dónde obtenerlo
Calculado: ClearingDate > NetDueDate
Ejemplos
truefalse
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ID del caso de disputa
DisputeCaseId
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Identificador de un caso de disputa vinculado a la factura. | ||
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Descripción
El identificador único (CASE_GUID o ID externo) del módulo SAP FSCM Dispute Management. Este atributo es obligatorio para el Dashboard «Eficiencia de la resolución de disputas». Vincula el documento financiero con el Workflow de disputas y permite calcular los tiempos de resolución.
Por qué es importante
Conecta el proceso de cuentas por cobrar con el subproceso Dispute Management.
Dónde obtenerlo
Tabla FDM_DCPROC o SCMG_T_CASE_ATTR (si FSCM está activo)
Ejemplos
DISP-000123100029384
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País del cliente
CustomerCountry
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Código de país asociado al cliente. | ||
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Descripción
Ubicación geográfica del cliente (LAND1), obtenida de los datos maestros del cliente. Este atributo permite segmentar por región el análisis «Invoice Cycle Time Analysis». Ayuda a identificar si determinados países presentan ciclos de pago más largos debido a costumbres locales o retrasos bancarios.
Por qué es importante
Admite el análisis del rendimiento regional y los informes regulatorios.
Dónde obtenerlo
Tabla KNA1, campo LAND1
Ejemplos
USDEFR
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Actividades de cuentas por cobrar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Caso de disputa registrado
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Asignación de un código de motivo a una partida de factura que indica un desacuerdo o una consulta del cliente. Normalmente, esto bloquea la factura para el pago. | ||
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Por qué es importante
Clave para «Dispute Resolution Efficiency». Permite identificar por qué se retiene el efectivo y medir el tiempo del ciclo de resolución.
Dónde obtenerlo
Cambios en BSEG-RSTGR (Reason Code) o integración con las tablas de SAP FSCM Dispute Management (UDM_CASE).
Recopilar
Comparar el campo de estado antes y después, o consultar el registro de FSCM
Tipo de evento
inferred
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Documento contable creado
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La contabilización inicial de la factura del cliente en el libro mayor de contabilidad financiera. Esto crea la partida abierta en el submayor de cuentas por cobrar. | ||
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Por qué es importante
Marca el inicio oficial de la obligación financiera y del cómputo de antigüedad de la factura del cliente.
Dónde obtenerlo
Tablas BKPF (cabecera) y BSEG (segmento). Identifique los documentos cuyo tipo de cuenta (KOART) sea «D» (cliente). Utilice la fecha de entrada (CPUDT) y la hora (CPUTM).
Recopilar
Se registra cuando una transacción crea un registro en BKPF
Tipo de evento
explicit
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Factura compensada
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Paso final de conciliación en el que se vinculan la factura abierta y el pago, y se elimina el estado de partida abierta. El proceso queda completado. | ||
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Por qué es importante
Evento End esencial. Se utiliza para calcular la «Automated Clearing Rate» y finalizar el ciclo de vida.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG. Los campos «AUGBL» (documento de compensación) y «AUGDT» (fecha de compensación) se completan para la partida de factura.
Recopilar
Se registra cuando se compensa la partida abierta
Tipo de evento
explicit
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Factura enviada
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El envío del documento de factura al cliente mediante impresión, correo electrónico o EDI. Esta actividad marca el momento en que el cliente recibe realmente la solicitud de pago. | ||
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Por qué es importante
Es fundamental para calcular el KPI «Invoice Dispatch Lead Time». Los retrasos en esta etapa aumentan directamente los días de ventas pendientes de cobro.
Dónde obtenerlo
Probablemente requiere unir el documento FI con el documento de facturación SD (VBRK) y comprobar en la tabla de control de salidas (NAST) que el estado de procesamiento sea correcto.
Recopilar
Correlacione VBRK-VBNUM con los registros de salida de NAST
Tipo de evento
inferred
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Pago parcial contabilizado
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Recepción de un pago que cubre solo una parte del importe total de la factura. La factura permanece abierta con un saldo residual. | ||
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Por qué es importante
Crítico para «Partial Payment Impact Analysis». Aumenta la complejidad de la conciliación y los tiempos de ciclo.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG. Identificar documentos de pago (Type DZ/KZ) que hacen referencia a la factura (REBZG), pero no la compensan por completo.
Recopilar
Se registra cuando se contabiliza el documento de pago
Tipo de evento
explicit
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Pago recibido
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Contabilización de un documento de pago entrante destinado a liquidar la factura. Registra la entrada de efectivo en el libro mayor. | ||
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Por qué es importante
Evento central para «Average Days Sales Outstanding». Representa la realización financiera de la venta.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF/BSEG. Document Type «DZ» (pago de cliente) o «KZ» (pago de proveedor para clientes).
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción de pago
Tipo de evento
explicit
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Recordatorio de pago enviado
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Emisión de una carta de reclamación o un recordatorio de pago al cliente debido a un saldo vencido. Representa la labor proactiva del equipo de cobros. | ||
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Por qué es importante
Esencial para el Dashboard «Collection Activity Performance». Una frecuencia elevada sugiere un comportamiento de pago deficiente por parte de los clientes.
Dónde obtenerlo
Tablas MHND (Dunning Data) y MHNK (Dunning Header). Registran la fecha y el nivel de reclamación del aviso.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta Dunning Run (F150)
Tipo de evento
explicit
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Baja contable contabilizada
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Clasificación del saldo de la factura como incobrable, retirándolo de las cuentas por cobrar y registrándolo como gasto por insolvencias. Se utiliza cuando fracasan las gestiones de cobro. | ||
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Por qué es importante
Terminación negativa del proceso. Es importante para analizar las causas raíz de las fugas de ingresos.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG. Documento de compensación con un Document Type específico, por ejemplo «AB», o un Reason Code que indique una baja contable.
Recopilar
Derivado del tipo de documento y de la asignación de la cuenta de mayor
Tipo de evento
inferred
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Compensación revertida
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Cancelación de una compensación realizada correctamente, que vuelve a abrir la factura. Indica un error en la aplicación inicial del efectivo. | ||
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Por qué es importante
Representa un reproceso. Las reversiones frecuentes indican problemas con las reglas de auto-cash o con la formación en conciliación manual.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF. Identificar documentos cuyo Clearing Document se restableció mediante la lógica de la transacción FBRA o a través de Change Logs.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción FBRA
Tipo de evento
explicit
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Compromiso de pago registrado
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Compromiso del cliente de pagar un importe específico en una fecha determinada. Esto actualiza la previsión de efectivo. | ||
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Por qué es importante
Se utiliza en «Collections Activity Performance». La tasa de cumplimiento de los compromisos permite prever la precisión del flujo de efectivo a corto plazo.
Dónde obtenerlo
Tablas de SAP FSCM Collections Management (UDM_P2P) o inferido a partir de notas de texto creadas por agentes de cobros.
Recopilar
Se registra en FSCM o en la tabla de texto STXH
Tipo de evento
explicit
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Condiciones de pago modificadas
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Una actualización de las condiciones de pago acordadas, como la fecha de vencimiento o la posibilidad de obtener un descuento, después de contabilizar la factura. A menudo refleja una renegociación o una corrección. | ||
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Por qué es importante
Los cambios en las condiciones de pago distorsionan el análisis de antigüedad y pueden indicar errores en los datos maestros o concesiones puntuales.
Dónde obtenerlo
Tablas de Change Document (CDHDR/CDPOS) vinculadas al Accounting Document (BSEG-ZTERM o BSEG-ZFBDT).
Recopilar
Se registra cuando el Change Document se escribe en CDHDR
Tipo de evento
explicit
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Descuento por pronto pago aplicado
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Aplicación de una condición de descuento por pago, que reduce el importe final que debe pagarse. Ocurre cuando el pago se realiza dentro del plazo de descuento. | ||
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Por qué es importante
Supervisa «Early Payment Discount Capture». Ayuda a validar si los descuentos se aplican legítimamente o se permiten de forma incorrecta.
Dónde obtenerlo
Tabla BSEG. El campo «SKNTO» (importe del descuento por pronto pago) se completa en la partida de compensación.
Recopilar
Se registra como valor del campo en el documento de compensación
Tipo de evento
explicit
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Extracto bancario conciliado
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Conciliación automática de una partida del extracto bancario electrónico con una cuenta de cliente. Representa el reconocimiento inicial del efectivo en el banco. | ||
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Por qué es importante
Admite «Cash Application Automation Tracker». Indica la eficiencia del procesamiento del extracto bancario electrónico (EBS).
Dónde obtenerlo
Tablas FEBEP (partidas del extracto bancario electrónico) y FEBA (procesamiento del extracto bancario).
Recopilar
Se registra cuando se carga y procesa el EBS
Tipo de evento
explicit
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Nota de crédito contabilizada
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Emisión de una nota de crédito al cliente, que reduce el saldo pendiente por cobrar. Normalmente corrige errores de facturación o procesa devoluciones. | ||
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Por qué es importante
Alimenta el KPI «Credit Memo Rework Rate». Un volumen elevado indica problemas de calidad en las etapas anteriores del proceso de ventas o cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Tabla BKPF/BSEG donde Document Type es «DG» o un tipo personalizado de nota de crédito, con referencia a la factura original.
Recopilar
Se registra cuando la transacción crea un documento de crédito en BKPF
Tipo de evento
explicit
|
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