Su Template de datos de cuentas por cobrar

SAP ECC
Su Template de datos de cuentas por cobrar

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Este Template ofrece un método estructurado para mapear sus flujos de trabajo financieros en SAP ECC mediante la identificación de los componentes de datos esenciales. Incluye una lista completa de los pasos del proceso que conviene supervisar, junto con los campos de datos específicos necesarios para obtener una visión completa del ciclo de cobro. Si sigue esta guía, podrá asegurarse de que el registro de eventos incluya los detalles necesarios para mejorar la eficiencia y el flujo de caja.
  • Atributos específicos del proceso para el análisis financiero
  • Hitos clave para descubrir el proceso con precisión
  • Instrucciones paso a paso para extraer datos de SAP ECC
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos de cuentas por cobrar

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el registro de eventos y analizar de forma completa el proceso de cuentas por cobrar.
5 Obligatorio 9 Recomendado 8 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
La fecha y hora exactas en que se produjo la actividad.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se realizó una actividad en el sistema. En los datos transaccionales de SAP ECC, suele corresponder a la combinación de la fecha de entrada (CPUDT) y la hora de entrada (CPUTM). Aporta la dimensión temporal necesaria para calcular los tiempos de ciclo, los tiempos de entrega y la duración entre los pasos del proceso.

Por qué es importante

Es esencial para todos los análisis basados en el tiempo, incluidos los Días pendientes de cobro y la velocidad del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campos CPUDT (fecha) y CPUTM (hora)

Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:22:10Z2023-11-01T09:15:00Z
Nombre de la actividad
ActivityName
El evento o la acción específicos que se realizan en el proceso.
Descripción

Este atributo registra el nombre del paso del proceso realizado, como 'Factura creada', 'Pago recibido' o 'Caso de disputa registrado'. Se obtiene de los códigos de transacción, los tipos de documento o los cambios específicos en el estado del documento contable. Estos datos permiten reconstruir el flujo del proceso y analizar las variantes de las rutas.

Por qué es importante

Define la estructura del registro de eventos necesaria para visualizar el mapa del proceso e identificar cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de TCODE en BKPF, del tipo de documento en BLART o de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS)

Ejemplos
Factura creadaPago recibidoNota de crédito contabilizadaCaso de disputa abierto
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único de la factura o del documento contable.
Descripción

Este atributo representa la clave principal del proceso de cuentas por cobrar. En SAP ECC, suele ser la concatenación del número de documento contable (BELNR), el código de empresa (BUKRS) y el ejercicio fiscal (GJAHR), para garantizar que sea único en todo el sistema. Sirve como referencia central para vincular con la obligación financiera original todas las actividades posteriores, como pagos, disputas y compensaciones.

Por qué es importante

Es el ID del caso necesario para seguir todo el ciclo de vida de una cuenta por cobrar, desde su creación hasta su compensación final.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo BELNR (a menudo concatenado con BUKRS y GJAHR)

Ejemplos
140000023420231800003991202351000008822022
Sistema de origen
SourceSystem
Nombre del sistema del que proceden los datos.
Descripción

Identifica la instancia o el cliente específicos de SAP ECC de los que se extrajo el registro. En entornos con varios sistemas, este atributo es fundamental para separar los datos e identificar las variaciones del proceso propias de cada sistema. Permite rastrear el origen de los datos y ayuda a resolver problemas de integración.

Por qué es importante

Necesario para la gobernanza de datos y para identificar el origen de los registros en entornos con varios ERP.

Dónde obtenerlo

Configuración del sistema o valor codificado durante la extracción

Ejemplos
SAP_ECC_P01SAP_ECC_QAERP_NA_01
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente.
Descripción

Indica cuándo se sincronizaron por última vez los datos del sistema de origen SAP ECC con la plataforma de Process Mining. Permite conocer la actualidad del análisis y los posibles retrasos en los Dashboards. Es fundamental para validar que los KPI reflejen la situación actual del negocio.

Por qué es importante

Permite saber cuán actualizados están los datos de los Dashboards.

Dónde obtenerlo

Generado por la herramienta de extracción (marca de tiempo de ETL)

Ejemplos
2023-11-25T00:00:00Z2023-11-25T06:00:00Z
Código de empresa
CompanyCode
Unidad organizativa para la que se elabora el balance.
Descripción

Representa la entidad jurídica o filial específica dentro de la estructura de la empresa. En SAP, corresponde al campo 'BUKRS'. Analizar los datos por código de empresa permite comparar el rendimiento de distintas unidades de negocio e identificar cuáles gestionan las cuentas por cobrar con mayor eficiencia.

Por qué es importante

Es fundamental para filtrar los Dashboards por unidad de negocio y separar los libros contables.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo BUKRS

Ejemplos
1000US01DE99
Es automático
IsAutomated
Indicador de si la actividad se realizó automáticamente.
Descripción

Indicador booleano obtenido del código de transacción y del nombre de usuario. Por ejemplo, se establece como verdadero si el TCODE es 'F110' (ejecución de pagos automáticos) o si el usuario es una cuenta de sistema por lotes conocida. Este atributo es necesario directamente para el KPI 'Tasa de compensación automática'.

Por qué es importante

Es fundamental para medir la eficiencia del proceso y las tasas de automatización.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de TCODE y USNAM

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
Fecha en que se compensó la factura, mediante un pago o una compensación.
Descripción

Fecha (AUGDT) en que se compensó la partida abierta en el sistema. Es la marca de tiempo definitiva que indica el fin del proceso de cobro de una factura específica. Es el componente principal para calcular los 'Días pendientes de cobro promedio' y determinar si un pago se recibió con retraso.

Por qué es importante

Marca de tiempo fundamental para calcular los Días pendientes de cobro y la rapidez de los pagos.

Dónde obtenerlo

Tabla BSAD (partidas compensadas), campo AUGDT

Ejemplos
2023-12-012023-11-15
Fecha de vencimiento neta
NetDueDate
Fecha calculada en la que debe efectuarse el pago.
Descripción

Es la fecha límite para realizar el pago. En SAP, suele calcularse sumando a la fecha base (ZFBDT) los días indicados en las condiciones de pago (ZTERM). Este atributo es fundamental para el KPI 'Tasa de cumplimiento de las condiciones de pago' y permite identificar las facturas vencidas.

Por qué es importante

Referencia para determinar si los pagos se realizaron a tiempo o con retraso.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de BSEG-ZFBDT y de las condiciones de pago (lógica de la tabla T052)

Ejemplos
2023-12-302024-01-15
Grupo de cuentas de cliente
CustomerAccountGroup
Clasifica a los clientes en distintos segmentos.
Descripción

El grupo de cuentas de SAP (KTOKD) clasifica a los clientes, por ejemplo, como destinatarios de facturas, destinatarios de mercancías o empresas del grupo. Se utiliza como asignación principal del 'segmento de clientes'. Es esencial para el Dashboard 'Tendencias de pago por segmento de clientes', que permite comparar el cumplimiento de las condiciones de pago entre distintos tipos de clientes.

Por qué es importante

Es la forma estándar de segmentar clientes en SAP.

Dónde obtenerlo

Tabla KNA1, campo KTOKD

Ejemplos
KUNA0001DEBI
Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
Valor de la partida en la moneda del código de empresa.
Descripción

Representa el valor financiero de la actividad o el documento en la moneda del libro mayor local (DMBTR). Este atributo se utiliza para calcular 'ActivityAmount' y es esencial para priorizar los cobros según el importe. Permite centrar el análisis en las partidas abiertas de mayor valor.

Por qué es importante

Es esencial para analizar el impacto financiero y priorizar los casos de mayor valor.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG, campo DMBTR

Ejemplos
1500.00230.5010000.00
Nombre de usuario
UserName
ID del usuario que realizó la transacción.
Descripción

Registra el ID de usuario de SAP (USNAM) asociado a la creación o modificación del documento. Este atributo se asigna a 'Usuario' y se utiliza en el Dashboard 'Eficiencia en la resolución de disputas' para hacer un seguimiento del rendimiento del equipo. También ayuda a distinguir entre usuarios manuales y cuentas del sistema.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por integrante del equipo y detectar la automatización.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo USNAM

Ejemplos
JSMITHBATCH_USERFIN_AP_01
Número de cliente
CustomerNumber
Identificador único de la cuenta del cliente.
Descripción

ID único asignado al cliente en el sistema SAP (KUNNR). Este atributo permite crear los Dashboards 'Rendimiento de la actividad de cobro' y 'Tendencias de pago por segmento de clientes', al agrupar las métricas del proceso por cliente. Es esencial para identificar a los clientes de alto riesgo.

Por qué es importante

Permite analizar en detalle el comportamiento y las tendencias de pago de clientes específicos.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG o BSID/BSAD, campo KUNNR

Ejemplos
000100293CUST-9921000550021
Tipo de documento
DocumentType
Clasifica el documento contable (por ejemplo, factura, pago o nota de crédito).
Descripción

El tipo de documento de SAP (BLART) distingue entre distintas transacciones comerciales, como una factura de cliente (DR), un pago de cliente (DZ) o una nota de crédito (DG). Este atributo es fundamental para definir 'CaseType' y filtrar flujos de proceso específicos, por ejemplo, para analizar la 'Tasa de retrabajo de notas de crédito'.

Por qué es importante

Permite distinguir entre facturas, pagos y ajustes en los datos.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo BLART

Ejemplos
RVDZDGDR
Área de control de crédito
CreditControlArea
Unidad organizativa para la gestión del crédito.
Descripción

El área de control de crédito (KKBER) se utiliza para establecer y supervisar los límites de crédito de los clientes. Este atributo permite agrupar a los clientes según las políticas de crédito que les corresponden en el análisis 'Impacto de los límites y las calificaciones de crédito'. Ayuda a relacionar la configuración del riesgo crediticio con los retrasos en los pagos.

Por qué es importante

Clave para analizar el riesgo crediticio y la eficacia de las políticas.

Dónde obtenerlo

Tabla KNB1 o KNKK, campo KKBER

Ejemplos
US01GLBLEU00
Calificación crediticia
CreditRating
Puntuación de solvencia del cliente.
Descripción

Calificación crediticia del cliente (CTLPC o un campo similar en KNKK/FSCM). Este atributo es necesario para el Dashboard 'Impacto de los límites y las calificaciones de crédito'. Permite analizar la relación entre el perfil de riesgo del cliente y la probabilidad de disputas o pagos atrasados.

Por qué es importante

Relaciona los datos de gestión de riesgos con el rendimiento operativo.

Dónde obtenerlo

Tabla KNKK (gestión del crédito) o tablas FSCM

Ejemplos
A+Alto riesgo500
Ciudad de facturación
BillingCity
Ciudad asociada a la dirección de facturación del cliente.
Descripción

Nombre de la ciudad (ORT01) obtenido de los datos maestros del cliente. Este atributo permite identificar en el Dashboard qué segmentos de clientes o ciudades de facturación contribuyen más a los altos Días pendientes de cobro. Facilita un análisis geográfico detallado de los comportamientos de pago.

Por qué es importante

Necesario específicamente para el Dashboard de análisis del tiempo de ciclo de las facturas.

Dónde obtenerlo

Tabla KNA1, campo ORT01

Ejemplos
Nueva YorkBerlínLondres
Código de transacción
TransactionCode
Código de transacción de SAP utilizado para ejecutar la actividad.
Descripción

Código de transacción específico (TCODE) utilizado para contabilizar el documento, como 'FB01' (contabilizar documento) o 'F110' (pago automático). Este atributo sirve de base para calcular 'IsAutomated' y para el 'Seguimiento de la automatización de la aplicación de cobros'. Permite conocer cómo se registró la operación.

Por qué es importante

Los distintos códigos de transacción indican métodos de procesamiento diferentes, manuales o automáticos.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF, campo TCODE

Ejemplos
VF01F110FB70FEB_BSPROC
Condiciones de pago
PaymentTerms
Código que representa las condiciones de pago acordadas.
Descripción

La clave de las condiciones de pago (ZTERM) determina la fecha de vencimiento y los descuentos aplicables. Analizar este atributo ayuda a determinar si los problemas para aprovechar los descuentos por pronto pago se deben a condiciones demasiado exigentes o a fallos del proceso. Es una dimensión clave para el cumplimiento financiero.

Por qué es importante

Define el comportamiento esperado y los plazos del caso.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG o KNB1, campo ZTERM

Ejemplos
NT30ZB010001
El pago se recibió con retraso
IsLatePayment
Indicador de si el pago se recibió después de la fecha de vencimiento.
Descripción

Indicador booleano que se calcula comparando la fecha de compensación con la fecha de vencimiento neta. Este atributo simplifica el cálculo del KPI 'Tasa de cumplimiento de las condiciones de pago' y permite filtrar rápidamente los casos que no cumplen las condiciones en el Dashboard.

Por qué es importante

Permite identificar rápidamente los incumplimientos de las condiciones de pago en el proceso.

Dónde obtenerlo

Calculado: ClearingDate > NetDueDate

Ejemplos
truefalse
ID del caso de disputa
DisputeCaseId
Identificador de un caso de disputa vinculado a la factura.
Descripción

Identificador único (CASE_GUID o ID externo) del módulo SAP FSCM Dispute Management. Este atributo es imprescindible para el Dashboard 'Eficiencia en la resolución de disputas'. Vincula el documento financiero con el flujo de trabajo de gestión de disputas y permite calcular los tiempos de resolución.

Por qué es importante

Conecta el proceso de cuentas por cobrar con el subproceso de gestión de disputas.

Dónde obtenerlo

Tabla FDM_DCPROC o SCMG_T_CASE_ATTR (si FSCM está activo)

Ejemplos
DISP-000123100029384
País del cliente
CustomerCountry
Código de país asociado al cliente.
Descripción

Ubicación geográfica del cliente (LAND1), obtenida de los datos maestros del cliente. Este atributo permite segmentar el rendimiento por región en el 'Análisis del tiempo de ciclo de las facturas'. Ayuda a identificar si los ciclos de pago son más largos en determinados países debido a las costumbres locales o a demoras bancarias.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por región y elaborar informes reglamentarios.

Dónde obtenerlo

Tabla KNA1, campo LAND1

Ejemplos
USDEFR
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de cuentas por cobrar

Estos pasos e hitos del proceso son las actividades esenciales que debe registrar en el registro de eventos para descubrir con precisión sus flujos de trabajo financieros.
7 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Caso de disputa registrado
Asignación a una partida de factura de un código de motivo que indica un desacuerdo o una consulta del cliente. Por lo general, esto bloquea el pago de la factura.
Por qué es importante

Es clave para la 'Eficiencia en la resolución de disputas'. Permite identificar por qué se retiene el efectivo y medir el tiempo de resolución.

Dónde obtenerlo

Cambios en BSEG-RSTGR (código de motivo) o integración con las tablas de gestión de disputas de SAP FSCM (UDM_CASE).

Capturar

Compare el campo de estado antes y después, o consulte el registro de FSCM

Tipo de evento inferred
Documento contable creado
Registro inicial de la factura del cliente en el libro mayor de contabilidad financiera. Este paso crea la partida abierta en el submayor de cuentas por cobrar.
Por qué es importante

Marca el inicio oficial de la obligación financiera y del cómputo de antigüedad de la factura del cliente.

Dónde obtenerlo

Tablas BKPF (cabecera) y BSEG (segmento). Identifique los documentos cuyo tipo de cuenta (KOART) sea 'D' (cliente). Utilice la fecha de entrada (CPUDT) y la hora (CPUTM).

Capturar

Se registra cuando una transacción crea un registro en BKPF

Tipo de evento explicit
Factura compensada
Paso final de conciliación en el que se vinculan la factura abierta y el pago, y se elimina el estado de partida abierta. El proceso queda completado.
Por qué es importante

Es el evento de fin esencial. Se utiliza para calcular la 'Tasa de compensación automática' y completar el ciclo de vida.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Los campos 'AUGBL' (documento de compensación) y 'AUGDT' (fecha de compensación) se completan en la partida de la factura.

Capturar

Se registra cuando se compensa una partida abierta

Tipo de evento explicit
Factura enviada
Envío del documento de factura al cliente por correo postal, correo electrónico o EDI. Esta actividad indica cuándo recibe el cliente la solicitud de pago.
Por qué es importante

Es fundamental para calcular el KPI 'Tiempo de envío de la factura'. Las demoras en esta etapa aumentan directamente los días pendientes de cobro.

Dónde obtenerlo

Probablemente sea necesario vincular el documento FI con el documento de facturación SD (VBRK) y comprobar que el procesamiento se haya realizado correctamente en la tabla de control de salidas (NAST).

Capturar

Relacione VBRK-VBNUM con los registros de salida de NAST

Tipo de evento inferred
Pago parcial contabilizado
Recepción de un pago que cubre solo una parte del importe total de la factura. La factura permanece abierta con un saldo pendiente.
Por qué es importante

Es fundamental para el 'Análisis del impacto de los pagos parciales'. Aumenta la complejidad de la conciliación y alarga los ciclos.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Identifique los documentos de pago (tipo DZ/KZ) que hacen referencia a la factura (REBZG), pero no la compensan por completo.

Capturar

Se registra cuando se contabiliza el documento de pago

Tipo de evento explicit
Pago recibido
Contabilización de un documento de pago entrante destinado a liquidar la factura. Registra la entrada de efectivo en el libro mayor.
Por qué es importante

Es el evento principal para calcular los 'Días pendientes de cobro promedio'. Representa la materialización financiera de la venta.

Dónde obtenerlo

Tablas BKPF/BSEG. Tipo de documento 'DZ' (pago de cliente) o 'KZ' (pago de proveedor por cuenta de clientes).

Capturar

Se registra cuando se ejecuta la transacción de pago

Tipo de evento explicit
Recordatorio de pago enviado
Envío al cliente de una carta de reclamación o un recordatorio de pago por un saldo vencido. Representa una acción proactiva del equipo de cobro.
Por qué es importante

Es esencial para el Dashboard 'Rendimiento de las actividades de cobro'. Una frecuencia elevada puede indicar un comportamiento de pago deficiente por parte del cliente.

Dónde obtenerlo

Tablas MHND (datos de reclamación) y MHNK (cabecera de reclamación). Registran la fecha y el nivel del aviso.

Capturar

Se registra cuando se ejecuta una ejecución de reclamación (F150)

Tipo de evento explicit
Castigo contabilizado
Clasificación del saldo de la factura como incobrable y traslado de cuentas por cobrar a gastos por deudas incobrables. Se utiliza cuando no se logra cobrar.
Por qué es importante

Finalización desfavorable del proceso. Es importante para analizar las causas principales de las pérdidas de ingresos.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. Documento de compensación con un tipo de documento específico, por ejemplo, 'AB', o un código de motivo que indique un castigo.

Capturar

Dedúzcalo del tipo de documento y de la asignación de cuentas de mayor

Tipo de evento inferred
Compensación anulada
Anulación de una compensación realizada correctamente, que vuelve a abrir la factura. Indica un error en la aplicación inicial del cobro.
Por qué es importante

Representa un reproceso. Las anulaciones frecuentes indican problemas con las reglas de aplicación automática de cobros o con la formación en conciliación manual.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF. Identifique los documentos en los que se restableció el documento de compensación (mediante la lógica de la transacción FBRA) o consulte los registros de cambios.

Capturar

Se registra cuando se ejecuta la transacción FBRA

Tipo de evento explicit
Compromiso de pago registrado
Compromiso del cliente de pagar un importe concreto en una fecha determinada. Actualiza la previsión de caja.
Por qué es importante

Se utiliza en 'Rendimiento de las actividades de cobro'. La tasa de cumplimiento de los compromisos permite prever la precisión del flujo de caja a corto plazo.

Dónde obtenerlo

Tablas de gestión de cobros de SAP FSCM (UDM_P2P) o inferencia a partir de notas de texto creadas por los agentes de cobro.

Capturar

Se registra en FSCM o en la tabla de texto STXH

Tipo de evento explicit
Condiciones de pago modificadas
Actualización de las condiciones de pago acordadas, como la fecha de vencimiento o la elegibilidad para obtener descuentos, después de contabilizar la factura. Suele reflejar una renegociación o una corrección.
Por qué es importante

Los cambios en las condiciones de pago distorsionan el análisis de antigüedad y pueden indicar errores en los datos maestros o concesiones puntuales.

Dónde obtenerlo

Tablas de documentos de cambio (CDHDR/CDPOS) vinculadas al documento contable (BSEG-ZTERM o BSEG-ZFBDT).

Capturar

Se registra cuando se escribe un documento de cambio en CDHDR

Tipo de evento explicit
Descuento por pronto pago aplicado
Aplicación de un descuento por pronto pago que reduce el importe final que debe pagarse. Se produce cuando el pago se realiza dentro del plazo del descuento.
Por qué es importante

Supervisa el 'Aprovechamiento de los descuentos por pronto pago'. Ayuda a comprobar si los descuentos se aplican correctamente o se conceden por error.

Dónde obtenerlo

Tabla BSEG. El campo 'SKNTO' (importe del descuento por pronto pago) se completa en la partida de compensación.

Capturar

Se registra como valor de campo en el documento de compensación

Tipo de evento explicit
Extracto bancario conciliado
Conciliación automática de una partida del extracto bancario electrónico con una cuenta de cliente. Representa el reconocimiento inicial del efectivo en el banco.
Por qué es importante

Es compatible con el 'Seguimiento de la automatización de la aplicación de cobros'. Indica la eficiencia del procesamiento de extractos bancarios electrónicos (EBS).

Dónde obtenerlo

Tablas FEBEP (partidas de extractos bancarios electrónicos) y FEBA (procesamiento de extractos bancarios).

Capturar

Se registra cuando se carga y procesa un EBS

Tipo de evento explicit
Nota de crédito contabilizada
Emisión de una nota de crédito al cliente para reducir el saldo pendiente de cobro. Suele corregir errores de facturación o procesar devoluciones.
Por qué es importante

Alimenta el KPI 'Tasa de corrección de notas de crédito'. Un volumen elevado indica problemas de calidad en etapas anteriores del proceso de ventas o cumplimiento de pedidos.

Dónde obtenerlo

Tablas BKPF/BSEG con tipo de documento 'DG' (o un tipo de nota de crédito personalizado) que haga referencia a la factura original.

Capturar

Se registra cuando una transacción crea un documento de crédito en BKPF

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

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