Su Template de datos de Purchase to Pay - Requisition
Su Template de datos de Purchase to Pay - Requisition
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe supervisar
- Guía de extracción para Oracle Fusion Financials
Purchase to Pay - Requisition: Atributos
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Actividad
ActivityName
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Nombre del evento de negocio que tuvo lugar en un momento específico del proceso de requisición. | ||
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Descripción
La actividad representa un paso o hito concreto del ciclo de vida de una requisición de compra. Algunos ejemplos son «Requisition Created», «Approval Step Approved» o «Purchase Order Created». Estas actividades se derivan de cambios de estado, acciones de personas usuarias o eventos del sistema registrados en los registros de auditoría o las tablas de transacciones del sistema de origen. Este atributo es esencial para construir el mapa de procesos, que representa visualmente el flujo de las requisiciones. El análisis de la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a identificar rutas habituales, cuellos de botella, ciclos de retrabajo y desviaciones del procedimiento estándar.
Por qué es importante
Constituye la base del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el Workflow de requisiciones.
Dónde obtenerlo
Se deriva de los registros de cambios de estado de tablas como POR_REQUISITION_HEADERS_ALL, del historial de transacciones o de registros de auditoría del Workflow como FA_FUSION_SOAINFRA.WFTASK.
Ejemplos
Solicitud creadaPaso de aprobación aprobadoRequisición rechazadaOrden de compra creada
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Hora del evento
EventTime
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Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad. | ||
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Descripción
La hora del evento registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad específica. Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos dentro de un caso y procede de fechas de creación, fechas de última actualización o marcas de tiempo de acciones específicas del sistema. En el análisis, la hora del evento se utiliza para calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo entre actividades, los tiempos de espera y la duración total del caso. Es fundamental para identificar cuellos de botella, medir el rendimiento frente a los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de requisición.
Por qué es importante
Este atributo es esencial para calcular todos los KPI relacionados con el tiempo, ordenar correctamente los eventos y analizar el rendimiento y los cuellos de botella del proceso.
Dónde obtenerlo
Normalmente procede de una columna «LAST_UPDATE_DATE» o «CREATION_DATE» asociada a la transacción o al cambio de estado, que suele encontrarse en tablas como POR_REQUISITION_HEADERS_ALL o en tablas del historial del Workflow.
Ejemplos
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-15T11:05:21Z2023-04-16T09:00:15Z
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ID de requisición de compra
PurchaseRequisitionId
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Identificador único de una requisición de compra, que actúa como ID de caso del proceso. | ||
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Descripción
El ID de requisición de compra es el identificador central que vincula todas las actividades relacionadas con una solicitud específica de bienes o servicios. A cada requisición se le asigna un ID único al crearla, que permanece constante durante todo su ciclo de vida. En Process Mining, este atributo se utiliza para agrupar todos los eventos relacionados, como la creación, el envío, los pasos de aprobación y el cierre final, en un único caso. Esto permite analizar de principio a fin el recorrido de la requisición, visualizar mapas de procesos, calcular tiempos de ciclo y analizar las variantes de cada solicitud individual.
Por qué es importante
Es el atributo fundamental para realizar el seguimiento del ciclo de vida de una requisición de principio a fin, y permite todos los análisis a nivel de caso y los cálculos de KPI.
Dónde obtenerlo
Normalmente es la clave primaria de la tabla de cabecera de requisiciones, como POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.REQUISITION_HEADER_ID en Oracle Fusion Financials.
Ejemplos
100234810023491002350
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Sistema de origen
SourceSystem
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Sistema de información del que se extrajeron estos datos. | ||
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Descripción
Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En este modelo de datos, será siempre «Oracle Fusion Financials». En entornos con varios ERP o sistemas integrados, este campo es fundamental para el linaje de datos, la resolución de problemas y la garantía de la calidad de los datos. Aporta contexto sobre la fuente de verdad de los eventos del proceso que se analizan.
Por qué es importante
Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos y para integrar datos de varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar el origen del conjunto de datos.
Ejemplos
Oracle Fusion Financials
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo de la actualización más reciente de los datos desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha y hora en que los datos se extrajeron por última vez de Oracle Fusion Financials. Se aplica al conjunto de datos completo, no a eventos individuales. Las personas analistas utilizan esta información para conocer la actualidad de los datos y confirmar cuándo se incluyeron las transacciones más recientes. Es un elemento clave de metadatos para los informes del Dashboard y para garantizar que los análisis se basen en información actualizada.
Por qué es importante
Informa sobre la actualidad de los datos y garantiza que los análisis sean pertinentes y se basen en la información disponible más reciente.
Dónde obtenerlo
Esta marca de tiempo se genera y almacena durante el proceso de extracción de datos, normalmente mediante la herramienta ETL o la canalización de datos.
Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z
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Departamento
DepartmentName
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Departamento de la organización al que pertenece la persona solicitante. | ||
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Descripción
Este atributo indica la unidad organizativa de la persona que creó la requisición, como «Finanzas», «TI» o «Marketing». Normalmente se deriva del perfil de la persona solicitante en el sistema de RR. HH. El análisis por departamento es una forma habitual y eficaz de segmentar los datos del proceso. Ayuda a identificar comportamientos específicos de cada departamento, como tasas de rechazo más elevadas o tiempos de ciclo más largos, que pueden orientar iniciativas de mejora específicas. Es una dimensión clave del Dashboard «Métricas de rendimiento de las personas solicitantes».
Por qué es importante
Permite analizar el proceso por unidad de negocio y revelar patrones, rendimiento y problemas de cumplimiento específicos de cada departamento.
Dónde obtenerlo
Normalmente se deriva del perfil de la persona solicitante y suele requerir una unión entre la tabla de requisiciones y una tabla de RR. HH. o de directorio de personas usuarias que contenga la información del departamento.
Ejemplos
Tecnologías de la informaciónFinanzasOperacionesMarketing
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Estado de la requisición
RequisitionStatus
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Estado actual o final de la requisición de compra. | ||
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Descripción
Este atributo indica el estado general de la requisición en un momento determinado o su resultado final, como «Approved», «Rejected», «In Process» o «Closed». A menudo es la fuente de la que se derivan muchas actividades del registro de eventos. Este atributo es clave para el Dashboard «Resumen del estado de las requisiciones», ya que ofrece una instantánea de la carga de trabajo y el backlog actuales. También se utiliza para calcular KPI basados en resultados, como la tasa de rechazo de requisiciones, mediante el filtrado de los casos que terminan con un estado específico.
Por qué es importante
Ofrece una instantánea del estado actual de las requisiciones y se utiliza para determinar los resultados finales de los cálculos de KPI.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la tabla de cabecera de la requisición, normalmente en un campo como «DOCUMENT_STATUS» o «APPROVAL_STATUS» de POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.
Ejemplos
APROBADAEN PROCESORECHAZADARETIRADA
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Fecha requerida
RequiredByDate
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Fecha en la que la persona solicitante necesita los bienes o servicios. | ||
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Descripción
La persona solicitante especifica esta fecha para indicar el plazo de recepción de los artículos solicitados. Sirve como objetivo interno de nivel de servicio (SLA) para el proceso de compras. Este atributo es la base del Dashboard «Rendimiento según la fecha requerida» y del KPI «Tasa de cumplimiento de la fecha requerida». Al comparar esta fecha con la fecha real de creación de la orden de compra o de recepción de los bienes, el análisis puede mostrar hasta qué punto el proceso de compras satisface las necesidades internas e identificar retrasos sistémicos.
Por qué es importante
Es fundamental para medir el rendimiento del proceso frente a los plazos internos y comprender si el proceso de compras satisface las necesidades del negocio de manera oportuna.
Dónde obtenerlo
Normalmente se almacena en el nivel de línea de la requisición, en tablas como POR_REQUISITION_LINES_ALL, en un campo como «NEED_BY_DATE».
Ejemplos
2023-11-012023-12-152024-01-31
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Importe total de la requisición
RequisitionTotalAmount
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Valor monetario total de la requisición de compra. | ||
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Descripción
Este atributo representa la suma del valor de todas las líneas de una requisición de compra. Es un dato fundamental para comprender la importancia financiera de cada solicitud. En Process Mining, el importe total se utiliza para numerosos análisis. Puede servir para filtrar requisiciones de alto valor, que a menudo siguen rutas de aprobación diferentes o están sujetas a un mayor nivel de revisión. Los Dashboards pueden utilizar este atributo para analizar cómo se relacionan las métricas del proceso, como el tiempo de ciclo o la tasa de rechazo, con el valor de la requisición.
Por qué es importante
Aporta contexto financiero, permite realizar análisis basados en el valor para priorizar mejoras del proceso y ayuda a comprender cómo influye el valor de la requisición en el comportamiento del proceso.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la cabecera de la requisición, normalmente en un campo como REQUISITION_TOTAL de POR_REQUISITION_HEADERS_ALL. También puede calcularse sumando los importes de las líneas de POR_REQUISITION_LINES_ALL.
Ejemplos
550.0012500.7599.99
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Motivo del rechazo
RejectionReason
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Motivo proporcionado por una persona aprobadora cuando se rechaza una requisición o un paso de aprobación. | ||
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Descripción
Cuando se rechaza una requisición, la persona aprobadora normalmente proporciona un motivo, ya sea seleccionándolo de una lista predefinida o introduciendo texto libre. Este atributo recoge dicha justificación. Es un atributo fundamental para el análisis de las causas raíz de los fallos del proceso. Respalda directamente el Dashboard «Tendencias de modificaciones y rechazos» al aportar el «porqué» de los rechazos. El análisis de los motivos ayuda a identificar problemas habituales, como codificación incorrecta, excesos presupuestarios o incumplimientos de políticas, que posteriormente pueden abordarse mediante formación o controles del sistema.
Por qué es importante
Ofrece información directa sobre las causas de los rechazos de requisiciones, permite aplicar mejoras específicas para reducir el retrabajo y aumenta la tasa de procesamiento directo.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los comentarios del Workflow o de campos específicos de códigos de motivo del rechazo en el registro de auditoría del Workflow, posiblemente en tablas relacionadas con FA_FUSION_SOAINFRA.WFTASK o con el almacenamiento de comentarios asociado.
Ejemplos
Cuenta de mayor incorrectaSupera el presupuesto del centro de costosProveedor no preferente seleccionadoSolicitud duplicada
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Nombre de la persona solicitante
RequesterName
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Nombre de la persona empleada que creó y envió la requisición de compra. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona que inició la solicitud de bienes o servicios. Normalmente, esta información se captura al principio del proceso, cuando se crea la requisición. Analizar el rendimiento del proceso por persona solicitante es fundamental para el Dashboard «Métricas de rendimiento de las personas solicitantes». Ayuda a identificar qué personas usuarias o grupos pueden necesitar formación adicional al poner de relieve tasas elevadas de modificaciones o rechazos, o tiempos de ciclo prolongados asociados a sus solicitudes. Ofrece una visión del proceso centrada en las personas.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento por persona solicitante, identificar necesidades de formación y destacar a las personas usuarias o departamentos más eficientes.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los datos de la cabecera de la requisición, normalmente mediante la unión del ID de la persona solicitante con una tabla maestra de personas empleadas o personas usuarias. Busque campos relacionados con «PREPARER_ID» en POR_REQUISITION_HEADERS_ALL y únalos con PER_ALL_PEOPLE_F.
Ejemplos
John SmithJane DoeEmily Jones
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Unidad de negocio
BusinessUnit
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Unidad de negocio específica de la organización a la que pertenece la requisición. | ||
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Descripción
La unidad de negocio representa una entidad jurídica o funcional diferenciada dentro de la empresa para la que se realiza la requisición. Es una agrupación organizativa de nivel superior al departamento. El análisis por unidad de negocio permite comparar el rendimiento a alto nivel entre distintas partes de la organización. Ayuda a la dirección a comprender si las ineficiencias del proceso están localizadas o generalizadas y dónde concentrar los esfuerzos de mejora. Es una dimensión clave para filtrar prácticamente todos los Dashboards y KPI.
Por qué es importante
Aporta contexto organizativo de alto nivel, permite comparar el rendimiento y facilita el análisis estratégico entre distintas áreas de la empresa.
Dónde obtenerlo
Es un campo organizativo fundamental de Oracle Fusion, normalmente disponible en la cabecera de la requisición, en tablas como POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.
Ejemplos
Unidad de negocio de NorteaméricaUnidad de negocio de EuropaSede corporativa
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Descripción del artículo
ItemDescription
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Descripción del producto o servicio solicitado en una línea de requisición. | ||
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Descripción
Este atributo contiene la descripción textual del artículo que se va a adquirir. Aporta detalles específicos sobre los bienes o servicios solicitados. Aunque a menudo no está estructurada, la descripción del artículo ofrece un contexto valioso para el análisis. Puede utilizarse en filtros para aislar requisiciones de tipos de compra específicos que quizá no queden recogidos en el tipo de requisición. Por ejemplo, una persona analista podría buscar todas las requisiciones que contengan «Licencia de software» para comprender su flujo de proceso y tiempo de ciclo específicos.
Por qué es importante
Ofrece un contexto detallado sobre lo que se compra y permite filtrar y analizar con mayor precisión bienes o servicios específicos.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la tabla de líneas de requisición, POR_REQUISITION_LINES_ALL, en un campo como ITEM_DESCRIPTION.
Ejemplos
Portátil de 15 pulgadas, 16 GB de RAMServicios de consultoría - Proyecto del cuarto trimestreRenovación anual del mantenimiento de software
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Es automatizado
IsAutomated
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Indicador que señala si una actividad fue ejecutada automáticamente por el sistema. | ||
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Descripción
Este atributo identifica los eventos del proceso ejecutados por un usuario del sistema o un agente automatizado, en lugar de una persona. Algunos ejemplos son los cambios de estado iniciados por el sistema o los pasos de aprobación automatizados para artículos de bajo valor. Analizar este atributo ayuda a cuantificar el nivel de automatización del proceso. También permite comparar la velocidad y la eficiencia de los pasos automatizados con las de los pasos manuales, así como identificar nuevas oportunidades de automatización.
Por qué es importante
Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales.
Dónde obtenerlo
Se obtiene comprobando si el usuario asociado a una actividad es una cuenta del sistema o de servicio. Para ello, se necesita una lista de los identificadores de usuario del sistema conocidos.
Ejemplos
truefalse
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Es de procesamiento directo
IsStraightThrough
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Indicador que señala si la solicitud de compra se aprobó sin modificaciones ni rechazos. | ||
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Descripción
Este indicador calculado identifica las solicitudes de compra que han pasado del envío a la aprobación sin ciclos de retrabajo, como modificaciones o rechazos. Representa un proceso ejecutado correctamente de principio a fin para un caso individual. Este atributo sirve de base para el KPI «Straight-Through Requisition Rate». Analizar las características de las solicitudes que siguen un flujo directo, como los departamentos, solicitantes o tipos más habituales, puede revelar buenas prácticas y oportunidades de automatización. Por el contrario, analizar las solicitudes que no siguen un flujo directo ayuda a localizar los principales factores de ineficiencia.
Por qué es importante
Mide directamente la eficiencia del proceso y sirve de base para el KPI Straight-Through Requisition Rate, lo que ayuda a identificar los factores que generan retrabajo.
Dónde obtenerlo
Este atributo se calcula durante la transformación de datos. Un caso se marca como verdadero si no contiene actividades «Requisition Amended» ni «Approval Step Rejected».
Ejemplos
truefalse
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Está modificada
IsAmendedFlag
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Indicador booleano que es verdadero si la requisición se modificó al menos una vez. | ||
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Descripción
Este atributo calculado indica si una solicitud de compra ha sufrido cambios después de su envío inicial. Se obtiene comprobando si existe una actividad «Requisition Amended» en el historial del caso. Este indicador simplifica el análisis y el cálculo de KPI. Se utiliza directamente para calcular el KPI «Requisition Amendment Rate» y para identificar los casos que no siguen un flujo directo. Permite filtrar y comparar fácilmente las métricas del proceso entre solicitudes modificadas y no modificadas.
Por qué es importante
Simplifica el cálculo de la tasa de modificaciones y permite comparar fácilmente las solicitudes modificadas con las no modificadas.
Dónde obtenerlo
Este atributo no existe en el sistema de origen, sino que se calcula durante la transformación de datos a partir de la presencia de actividades relacionadas con modificaciones en el Registro de eventos.
Ejemplos
truefalse
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Moneda
CurrencyCode
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Código de moneda del importe de la requisición, como USD o EUR. | ||
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Descripción
Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe total de la requisición. En organizaciones internacionales, las requisiciones pueden crearse en distintas monedas. Es esencial para interpretar y agregar correctamente los datos financieros. En cualquier análisis que incluya valores monetarios, debe utilizarse el código de moneda para garantizar que los importes se comparen correctamente, ya sea filtrando una sola moneda o convirtiendo todos los importes a una moneda común.
Por qué es importante
Garantiza la precisión de los análisis y los informes financieros, especialmente en organizaciones multinacionales que trabajan con varias monedas.
Dónde obtenerlo
Normalmente se encuentra en la tabla de cabecera de la requisición, junto a los campos de importe, por ejemplo, en POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.
Ejemplos
USDEURGBPJPY
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Nombre de la persona usuaria
UserName
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Nombre de la persona usuaria que realizó una actividad específica, como una aprobación o una edición. | ||
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Descripción
Mientras que el nombre de la persona solicitante identifica a quien inició la solicitud, el nombre de la persona usuaria especifica quién ejecutó un evento concreto del proceso, como una aprobación o un rechazo. Esto es especialmente importante en los Workflows de aprobación de varios pasos, en los que intervienen distintas personas. Este atributo es fundamental para analizar los cuellos de botella de aprobación y medir el rendimiento de personas aprobadoras o equipos específicos. Respaldа directamente el Dashboard «Cuellos de botella del Workflow de aprobación», ya que permite analizar los tiempos de procesamiento de cada persona implicada en la cadena de aprobación.
Por qué es importante
Identifica a la persona responsable de cada evento, algo esencial para analizar los tiempos de transferencia, el rendimiento de las personas aprobadoras y la asignación de recursos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de las tablas del historial del Workflow o de los registros de auditoría, como FA_FUSION_SOAINFRA.WFTASK, que registra la persona usuaria asociada a la finalización de cada tarea.
Ejemplos
David LeeSusan ChenMichael Brown
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Nombre del proveedor
SupplierName
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Nombre del proveedor sugerido o preseleccionado para los bienes o servicios. | ||
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Descripción
Este atributo identifica al proveedor al que se prevé comprar los bienes o servicios. La persona solicitante puede sugerirlo o el sistema puede determinarlo a partir de catálogos o acuerdos anteriores. El análisis por proveedor puede revelar patrones importantes de compras. Por ejemplo, puede ayudar a identificar si las requisiciones de determinados proveedores tardan más en aprobarse o presentan tasas de rechazo más elevadas. Esta información puede ser útil para la gestión de relaciones con proveedores y la estrategia de compras.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor, lo que puede ayudar en la estrategia de abastecimiento y la gestión de relaciones con proveedores.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la tabla de líneas de requisición, POR_REQUISITION_LINES_ALL, normalmente vinculada mediante VENDOR_ID a una tabla maestra de proveedores como POZ_SUPPLIERS.
Ejemplos
Office Supplies Inc.Global Tech SolutionsCreative Marketing Agency
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Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
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Identificador de la orden de compra creada a partir de la requisición aprobada. | ||
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Descripción
Este atributo vincula una requisición de compra con la orden de compra resultante. Una vez aprobada por completo, la requisición normalmente se convierte en una o varias órdenes de compra que se envían a un proveedor. En el análisis, este ID es esencial para realizar el seguimiento del proceso posterior a la requisición. Permite calcular el KPI «Plazo desde la requisición hasta la orden de compra» y respalda el Dashboard «Tiempo de ciclo de requisición a orden de compra». También permite combinar los datos del proceso de requisición con los procesos posteriores de órdenes de compra y facturación para realizar un análisis de Purchase-to-Pay realmente integral.
Por qué es importante
Vincula la requisición con la orden de compra posterior, permite medir el tiempo de ciclo desde la requisición hasta la orden de compra y facilita el análisis integral del proceso.
Dónde obtenerlo
Esta información se almacena cuando se crea una orden de compra. Normalmente se encuentra consultando las referencias de la requisición de origen en las tablas de distribución de la orden de compra, como PO_DISTRIBUTIONS_ALL, que enlaza con la línea de requisición.
Ejemplos
PO-2023-5832PO-2023-5833PO-2023-5834
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Ruta del Workflow de aprobación
ApprovalWorkflowPath
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Secuencia predefinida de personas aprobadoras o grupos de aprobación necesaria para la requisición. | ||
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Descripción
Este atributo define el proceso de aprobación estándar previsto para una requisición determinada según las políticas de la empresa, teniendo en cuenta factores como el importe, el tipo y el departamento de la requisición. Representa el modelo de proceso «to-be». La ruta del Workflow de aprobación es fundamental para el análisis de cumplimiento y conformidad. Respalda directamente el Dashboard «Análisis de cumplimiento y desviaciones» y el KPI «Índice de conformidad de requisiciones», ya que permite comparar directamente los pasos de aprobación reales con la ruta establecida. Las desviaciones pueden indicar incumplimientos de políticas o ineficiencias del proceso.
Por qué es importante
Permite comprobar la conformidad al comparar el flujo real del proceso con la jerarquía de aprobación requerida y destacar las requisiciones que no cumplen las normas.
Dónde obtenerlo
Esta información se configura en Oracle Fusion BPM Worklist o en Approval Management Engine (AMX). Extraer la ruta definida para cada requisición puede ser complejo y requerir consultas a las tablas de configuración.
Ejemplos
Gerente > Director > Vicepresidente de FinanzasResponsable del centro de costos > Seguridad de TIGerente > Responsable del departamento
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Tipo de requisición
RequisitionType
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Categoría de la requisición, como una solicitud de bienes o servicios. | ||
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Descripción
Este atributo clasifica la requisición según lo que se solicita. Entre los tipos habituales se incluyen bienes, servicios o gastos de capital. El tipo puede influir en el Workflow de aprobación requerido y en la estrategia de compras. En el análisis, el tipo de requisición es una dimensión eficaz para filtrar y comparar. Por ejemplo, puede analizarse si las requisiciones de servicios tienen un ciclo de aprobación más largo que las de bienes. Ayuda a comprender si los distintos tipos de solicitudes presentan comportamientos o cuellos de botella diferentes.
Por qué es importante
Permite segmentar el análisis para comprender cómo varía el proceso según el tipo de compra, por ejemplo, entre bienes y servicios.
Dónde obtenerlo
A menudo se determina a partir del tipo o la categoría de línea seleccionada al crear la requisición. Puede almacenarse en la tabla de líneas de requisición, POR_REQUISITION_LINES_ALL.
Ejemplos
BienesServiciosGasto de capital
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Purchase to Pay - Requisition: actividades
| Actividad | Descripción | ||
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Orden de compra creada
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Este evento ocurre cuando una línea de requisición aprobada se utiliza para generar una orden de compra. Conecta el proceso de requisición con el proceso de compras posterior. | ||
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Por qué es importante
Es un hito crítico para medir el plazo desde la requisición hasta la orden de compra. Los retrasos en este punto indican cuellos de botella en la transferencia de la aprobación a compras.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito. El vínculo entre la requisición y la orden de compra se almacena en tablas como PO_LINE_LOCATIONS_ALL, que contienen una referencia al ID de la línea de requisición de origen.
Recopilar
Busque la fecha de creación de la orden de compra que hace referencia al ID de requisición indicado.
Tipo de evento
explicit
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Requisición aprobada
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Marca la aprobación final de la requisición de compra después de superar correctamente todos los pasos del Workflow. Se infiere cuando el estado general de la requisición cambia a «Approved». | ||
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Por qué es importante
Es un hito clave que indica que la solicitud está lista para la acción de compras. Constituye el punto final para medir el tiempo total del ciclo de aprobación de la requisición.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio del campo de estado del documento a «APPROVED» en la tabla POR_REQUISITION_HEADERS_ALL. La fecha de este cambio de estado corresponde al momento del evento.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del documento se establece por primera vez en «Approved».
Tipo de evento
inferred
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Requisición cerrada
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Indica el cierre definitivo del ciclo de vida de una requisición, lo que significa que todas sus líneas se han atendido, por ejemplo, al convertirse en órdenes de compra, o se han cancelado. Se infiere a partir de una actualización del estado final. | ||
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Por qué es importante
Es el principal evento final satisfactorio del proceso. Confirma que la requisición se ha procesado por completo y que no se requiere ninguna acción adicional.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio del estado de la cabecera de la requisición a «CLOSED» en POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del documento de la requisición cambia a «Closed».
Tipo de evento
inferred
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Requisición rechazada
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Representa el rechazo final de la requisición, que termina el proceso de esta solicitud. Se infiere cuando el estado general de la requisición se actualiza a «Rejected». | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es el punto final de las solicitudes no satisfactorias. El análisis de estos casos es esencial para comprender el KPI de tasa de rechazo de requisiciones y las causas de los fallos.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del cambio del estado del documento a «REJECTED» en la tabla POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el estado del documento se establece por primera vez en «Rejected».
Tipo de evento
inferred
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Solicitud creada
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Marca el inicio del proceso de adquisición cuando un usuario guarda por primera vez una nueva solicitud de compra. Este evento suele capturarse como la creación explícita de un registro con su correspondiente marca de tiempo en el sistema. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de inicio principal del proceso de solicitudes. Analizar el tiempo transcurrido desde la creación hasta el envío puede revelar retrasos en la formalización de la solicitud.
Dónde obtenerlo
Este evento se registra en la tabla POR_REQUISITION_HEADERS_ALL, a partir de la columna creation_date cuando se genera un nuevo identificador de Requisition.
Recopilar
Utilice la marca de tiempo de creación del registro de cabecera de la solicitud.
Tipo de evento
explicit
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Solicitud enviada
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Representa la acción del usuario de enviar la solicitud completada al Workflow de aprobación. Se captura cuando el estado de la solicitud cambia de «Incomplete» o «Draft» a un estado que indica que está pendiente de aprobación. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad activa el ciclo de aprobación. Es un hito crítico para medir el tiempo del ciclo de aprobación de la requisición y los plazos generales.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio de estado en la tabla POR_REQUISITION_HEADERS_ALL, por ejemplo, cuando el estado cambia a «PENDING APPROVAL». La fecha de envío también suele almacenarse de forma explícita.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo en la que el campo de estado del documento cambia por primera vez a «Pending Approval».
Tipo de evento
inferred
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Inicio del paso de aprobación
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Marca el momento en que una requisición se asigna a una persona aprobadora o a un grupo de aprobación específico dentro del Workflow. Esta información se captura en el registro de transacciones del motor de Workflow. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es fundamental para calcular el tiempo de espera de cada paso de aprobación. Ayuda a localizar cuellos de botella causados por personas aprobadoras o niveles de aprobación específicos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de las tablas de Workflow de Oracle Fusion, que registran las tareas asignadas a las personas usuarias. Se utiliza la marca de tiempo de asignación de la tarea de aprobación.
Recopilar
Utilice la marca de tiempo de creación de la tarea en el historial del Workflow correspondiente a la requisición.
Tipo de evento
explicit
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Paso de aprobación aprobado
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Representa la acción de una persona aprobadora individual al aprobar la requisición en el paso que le corresponde dentro del Workflow. El evento queda registrado explícitamente en el historial de aprobaciones. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de cada paso de aprobación ayuda a trazar la ruta de aprobación real y a medir el tiempo de procesamiento en cada nivel de la jerarquía.
Dónde obtenerlo
Se captura del historial de acciones de aprobación de la requisición, que normalmente se almacena en tablas de Workflow (WF) o de Human Capital Management (HCM) que gestionan las jerarquías de aprobación.
Recopilar
Utilice la marca de tiempo de la acción «APPROVE» en el registro del historial de acciones del Workflow.
Tipo de evento
explicit
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Paso de aprobación devuelto
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Una persona aprobadora devuelve la requisición a quien la preparó para solicitar información adicional o correcciones menores, sin rechazarla formalmente. Normalmente, se trata de una acción explícita en el sistema de Workflow. | ||
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Por qué es importante
Esto indica que se necesita una aclaración y crea un ciclo de retrabajo que prolonga el tiempo del ciclo. Diferenciar las devoluciones de los rechazos ofrece una visión más profunda de las fricciones del proceso.
Dónde obtenerlo
Se captura del historial de acciones de aprobación de la requisición. El sistema de Workflow registra una acción «RETURN» o similar con su marca de tiempo.
Recopilar
Utilice la marca de tiempo de la acción «RETURN» o «Request for Information» en el historial del Workflow.
Tipo de evento
explicit
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Paso de aprobación rechazado
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Una persona aprobadora rechaza la requisición, lo que normalmente la devuelve a quien la preparó para que la corrija o termina la solicitud. Esta acción queda registrada explícitamente en el historial del Workflow. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es una de las principales causas de retrabajo y retrasos. El análisis de los rechazos ayuda a identificar problemas de cumplimiento, dificultades presupuestarias o justificaciones poco claras.
Dónde obtenerlo
Se captura del historial de acciones de aprobación de la requisición. El sistema de Workflow registra una acción «REJECT» con su marca de tiempo.
Recopilar
Utilice la marca de tiempo de la acción «REJECT» en el registro del historial de acciones del Workflow.
Tipo de evento
explicit
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Requisición modificada
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Este evento indica que una persona usuaria ha modificado una requisición después de su envío inicial, lo que a menudo exige reiniciar el proceso de aprobación. Se infiere al detectar cambios en campos de datos clave o la creación de una nueva versión de la requisición. | ||
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Por qué es importante
Las modificaciones frecuentes indican problemas de calidad de datos o cambios en los requisitos, lo que provoca retrabajo y retrasos en el proceso. Esto respalda directamente el KPI «Tasa de modificación de requisiciones».
Dónde obtenerlo
Se infiere mediante el seguimiento de los números de versión de la requisición o la identificación de cambios de estado a «Incomplete» después del envío. Los registros de cambios o las tablas de auditoría también pueden recoger estas modificaciones.
Recopilar
Identifique las marcas de tiempo de creación de nuevas versiones para el mismo ID de requisición después de su envío.
Tipo de evento
inferred
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Requisición retirada
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Ocurre cuando la persona solicitante cancela o retira una requisición enviada antes de que se apruebe por completo. Normalmente, se trata de una acción explícita de la persona usuaria que provoca un cambio de estado. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de las retiradas ayuda a identificar las causas de la terminación prematura, como cambios en las necesidades del negocio o la corrección de errores después del envío.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio de estado a «WITHDRAWN» en la tabla POR_REQUISITION_HEADERS_ALL. La acción queda registrada en el historial de acciones de la requisición.
Recopilar
Detecte la marca de tiempo en la que el estado de la requisición se actualiza a «Withdrawn».
Tipo de evento
inferred
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Guías de extracción
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