Su Template de datos para el proceso de compra a pago: órdenes de compra

SAP ECC
Su Template de datos para el proceso de compra a pago: órdenes de compra

Su Template de datos para el proceso de compra a pago: órdenes de compra

Este Template le guía por los datos esenciales que necesita para analizar su proceso de compra a pago de órdenes de compra en SAP ECC. Describe los atributos clave que debe recopilar y las actividades que conviene registrar, además de ofrecer indicaciones prácticas para extraer esta información de su sistema. Utilice este recurso para crear un Registro de eventos sólido para sus iniciativas de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe registrar
  • Guía de extracción para SAP ECC
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de compra a pago: órdenes de compra

Estos son los campos de datos esenciales que se recomienda incluir en el Registro de eventos para analizar de forma integral el proceso de compra a pago de órdenes de compra.
3 Obligatorio 6 Recomendado 12 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
Nombre del evento o paso de negocio específico que tuvo lugar durante el ciclo de vida de la orden de compra.
Descripción

Este atributo describe un paso del proceso, como «Orden de compra creada», «Orden de compra aprobada» o «Entrada de mercancías contabilizada». La secuencia de estas actividades conforma el flujo del proceso de cada orden de compra.

El análisis de la secuencia, la frecuencia y la duración entre actividades es la base de Process Mining. Ayuda a detectar cuellos de botella, ciclos de retrabajo y desviaciones del proceso estándar, lo que permite realizar mejoras específicas y estandarizar el proceso.

Por qué es importante

Las actividades definen los pasos del proceso. Analizar su secuencia y duración permite conocer el flujo real del proceso, los cuellos de botella y las desviaciones.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de varias tablas y registros de transacciones de SAP, como CDHDR/CDPOS para los cambios, EKBE para las entradas de mercancías y facturas, y EBAN para las solicitudes. A menudo, se necesita lógica personalizada o un programa de extracción para generarlo.

Ejemplos
Orden de compra creadaOrden de compra aprobadaEntrada de mercancías contabilizada
Hora del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en que ocurrió la actividad.
Descripción

Esta marca de tiempo indica el momento exacto en que ocurrió un evento, como la aprobación de una orden de compra o la contabilización de una entrada de mercancías. Establece el orden cronológico de todas las actividades de un caso.

Las marcas de tiempo son fundamentales para Process Mining, ya que permiten realizar todos los análisis basados en el tiempo. Esto incluye calcular los tiempos de ciclo entre actividades, detectar retrasos, analizar el rendimiento del proceso y medir los resultados frente a los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella, y para ordenar cronológicamente los eventos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de varios campos de fecha y hora de las tablas de SAP, como EKKO-AEDAT (fecha de modificación), CDHDR-UDATE/UTIME (marca de tiempo del registro de cambios) o EKBE-BUDAT (fecha de contabilización).

Ejemplos
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Orden de compra
PurchaseOrder
Identificador único del documento de orden de compra (PO), que sirve como caso principal para hacer seguimiento del proceso de compras.
Descripción

El número de orden de compra es el identificador central que vincula todas las actividades, desde su creación hasta la recepción final de mercancías y la finalización. Cada número de orden único representa una instancia del proceso de compras.

En Process Mining, este atributo es esencial para reconstruir el recorrido completo de cada compra. Permite analizar en detalle los tiempos de ciclo, las variaciones del proceso y las comprobaciones de cumplimiento de cada orden, y constituye la base de todo el modelo de proceso.

Por qué es importante

Este es el identificador principal que conecta todos los eventos relacionados y permite analizar el ciclo de vida completo de cada orden de compra.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: EBELN

Ejemplos
450001762345000176244500017625
Grupo de materiales
MaterialGroup
Clasificación que agrupa materiales o servicios con características similares.
Descripción

El grupo de materiales, o categoría de compra, se utiliza para clasificar los bienes o servicios que se adquieren. Algunos ejemplos son «Hardware de TI», «Suministros de oficina» y «Servicios profesionales».

Este atributo es fundamental para analizar el gasto y comprender los patrones de compra. Permite filtrar el proceso y analizar cómo se gestionan las distintas categorías, quién las aprueba y qué proveedores las suministran. Es una dimensión clave del Dashboard de análisis del valor de las órdenes de compra.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso por categoría de producto o servicio y descubrir diferencias en el comportamiento, los tiempos de ciclo o los proveedores según el tipo de gasto.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: MATKL

Ejemplos
00101Hardware de TIConsultoría
Importe de la orden
OrderAmount
Valor monetario total de la posición de la orden de compra.
Descripción

Este atributo representa el valor total de una posición específica de la orden de compra, calculado como la cantidad multiplicada por el precio neto. Para obtener el valor total de la orden, se deben sumar los importes de las posiciones.

Analizar el proceso según el importe de la orden es fundamental para identificar transacciones de alto valor que pueden requerir controles más estrictos o distintas vías de aprobación. Este atributo permite crear el Dashboard de análisis del valor de las órdenes de compra y ayuda a priorizar las mejoras en las órdenes con mayor impacto financiero.

Por qué es importante

Cuantifica el impacto financiero de cada compra y permite priorizar las órdenes de alto valor o detectar oportunidades de ahorro mediante análisis basados en el valor.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: NETWR (valor neto de la orden).

Ejemplos
1500.00250.7512345.50
Nombre de usuario
UserName
ID de usuario de la persona que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo registra el nombre de usuario de SAP de la persona que creó, modificó o aprobó un documento. En los pasos automatizados, puede mostrar el ID de un usuario del sistema o de procesamiento por lotes.

El análisis por usuario ayuda a detectar necesidades de formación, identificar a quienes obtienen mejores resultados o descubrir posibles problemas de cumplimiento. Es clave para crear Dashboards sobre la distribución de la carga de trabajo, el cumplimiento de la matriz de aprobación y el rendimiento de distintos equipos o personas.

Por qué es importante

Asocia las acciones de los usuarios con personas específicas y permite analizar su rendimiento, carga de trabajo y cumplimiento de los protocolos.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: ERNAM (creado por); tabla: CDHDR, campo: USERNAME (modificado por).

Ejemplos
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Número de proveedor
VendorNumber
Identificador único del proveedor.
Descripción

Este código identifica de forma única al proveedor al que se compran los bienes o servicios. Es un dato maestro fundamental en el proceso de compras.

Este atributo es esencial para analizar el proceso desde la perspectiva de los proveedores. Permite evaluar el rendimiento de entrega de proveedores, comparar los tiempos de entrega entre distintos proveedores y analizar los patrones de gasto. Es la dimensión principal del Dashboard de rendimiento de entrega de proveedores.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento de los proveedores e identificar a los más fiables y a quienes causan retrasos o problemas de calidad.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: LIFNR

Ejemplos
100345V-20598700112
Sociedad
CompanyCode
Identificador de la entidad jurídica o empresa que realiza la compra.
Descripción

La sociedad representa una entidad jurídica independiente en SAP. Todas las transacciones se contabilizan en el nivel de sociedad, por lo que es una unidad organizativa fundamental.

Analizar el proceso por sociedad permite comparar la eficiencia de compras y el cumplimiento en distintas unidades de negocio o países. Ayuda a detectar buenas prácticas que podrían replicarse en otras entidades y a identificar las unidades que tienen dificultades con el proceso.

Por qué es importante

Representa la entidad jurídica y permite comparar el rendimiento de los procesos y comprobar el cumplimiento en distintas partes de la organización.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: BUKRS

Ejemplos
10002100US01
Tipo de documento
DocumentType
Código que clasifica los distintos tipos de órdenes de compra.
Descripción

El tipo de documento es una configuración de SAP que controla el rango de números, la selección de campos y el flujo general del proceso de una orden de compra. Por ejemplo, puede haber tipos distintos para órdenes de compra estándar, de servicios o de traslado de existencias.

Este atributo es una dimensión de análisis valiosa, ya que los distintos tipos de documento suelen seguir procesos diferentes de forma intencional. Filtrar por tipo de documento permite comparar con mayor precisión los tiempos de ciclo y los flujos de proceso.

Por qué es importante

Distingue entre distintos tipos de procesos de compra (por ejemplo, estándar, de servicios o de devolución), que suelen tener recorridos y expectativas de rendimiento diferentes.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: BSART

Ejemplos
EstándarMarcoTraslado de existencias
Cambio posterior a la aprobación
IsPostApprovalChange
Indicador que señala si se modificó una orden de compra después de su aprobación inicial.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si se detecta la actividad «Orden de compra modificada» después de la actividad «Orden de compra aprobada» para la misma orden de compra. Permite identificar cambios problemáticos que se producen en una fase avanzada del proceso.

Este campo calculado respalda directamente el KPI «Tasa de cambios en órdenes de compra posteriores a la aprobación» y el Dashboard «Reprocesos y cambios en órdenes de compra». Ayuda a cuantificar y destacar los cambios que generan interrupciones, pueden causar demoras y requieren una nueva aprobación, lo que apunta a problemas en la especificación o definición inicial.

Por qué es importante

Mide directamente el reproceso posterior a la aprobación, un KPI clave para evaluar la estabilidad y la eficiencia del proceso. Una tasa elevada indica problemas en la definición inicial de los requisitos.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado a partir de la secuencia de actividades del Registro de eventos.

Ejemplos
truefalse
Entrega puntual
IsOnTimeDelivery
Indicador que señala si los bienes se recibieron en la fecha de entrega solicitada o antes.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si la marca de tiempo de la actividad «Entrada de mercancías contabilizada» es igual o anterior a la «Fecha de entrega solicitada». Ofrece un resultado claro y binario del rendimiento de entrega para cada partida de la orden de compra.

Este atributo es la base del KPI «Tasa de recepción puntual de mercancías». Facilita el análisis del rendimiento de los proveedores y de la eficiencia interna en la recepción, ya que permite agrupar y filtrar fácilmente las entregas puntuales y tardías.

Por qué es importante

Ofrece una medida clara del cumplimiento o incumplimiento de los plazos de entrega y respalda directamente los KPI y Dashboards de rendimiento de los proveedores.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado que compara la fecha de contabilización de la entrada de mercancías (EKBE-BUDAT) con la fecha de entrega solicitada (EKPO-EINDT).

Ejemplos
truefalse
Fecha de entrega solicitada
RequestedDeliveryDate
Fecha en que la empresa solicitó al proveedor la entrega de los bienes o servicios.
Descripción

Es la fecha de entrega prevista que se especifica en la orden de compra. Sirve como referencia para medir el rendimiento real de las entregas.

Esta fecha es esencial para calcular el KPI de la tasa de entradas de mercancías puntuales. Al comparar la fecha real de recepción con la fecha solicitada, las organizaciones pueden medir cuantitativamente la fiabilidad de los proveedores y la eficiencia interna de recepción, lo que contribuye directamente al Dashboard de rendimiento de entrega de proveedores.

Por qué es importante

Es la fecha prevista de entrega, necesaria para calcular los KPI de puntualidad y evaluar la fiabilidad de los proveedores.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: EINDT

Ejemplos
2023-06-102023-07-222023-08-01
Grupo de compras
PurchasingGroup
Persona compradora o grupo de personas compradoras responsable de la actividad de compras.
Descripción

El grupo de compras representa a la persona o al equipo responsable de una actividad de compra determinada. Es el principal punto de contacto para los proveedores.

Este atributo permite un análisis más detallado que el de la organización de compras. Ayuda a comprender cómo se distribuye la carga de trabajo entre las personas compradoras y a detectar diferencias de rendimiento, lo que permite tomar decisiones sobre la asignación de recursos y las iniciativas de formación.

Por qué es importante

Ofrece una vista detallada de quién es responsable de cada compra, lo que permite analizar la carga de trabajo y el rendimiento por comprador o equipo.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: EKGRP

Ejemplos
001002N01
Moneda
Currency
Código de moneda del importe de la orden de compra.
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el valor de la orden de compra, como USD, EUR o GBP. Aporta el contexto necesario para interpretar cualquier importe.

En las organizaciones internacionales, la moneda es fundamental para realizar análisis financieros correctos. Permite sumar y comparar adecuadamente los valores de las órdenes; además, todos los KPI monetarios deben interpretarse teniendo en cuenta la moneda correspondiente.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para interpretar todos los importes y realizar análisis financieros precisos, especialmente en organizaciones multinacionales.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: WAERS

Ejemplos
USDEURJPY
Motivo del rechazo
RejectionReason
Código o texto que explica por qué se rechazó una solicitud de compra o una orden de compra.
Descripción

Este atributo registra el motivo específico indicado cuando se rechaza una orden de compra durante el flujo de trabajo de aprobación. Esta información es fundamental para comprender las causas de fondo de los reprocesos y las demoras.

El análisis de los motivos de rechazo ayuda a detectar problemas frecuentes, como precios incorrectos, excesos de presupuesto o selección de proveedores que no cumplen los requisitos. Esta información permite abordar las causas de fondo, mejorar la calidad de las órdenes de compra desde el inicio y agilizar el proceso de aprobación.

Por qué es importante

Permite saber directamente por qué no se aprueban las solicitudes y aplicar mejoras específicas para reducir los reprocesos y acortar los tiempos de aprobación.

Dónde obtenerlo

Puede ser difícil encontrar esta información. Es posible que esté almacenada en campos de texto largo o que dependa de una configuración personalizada del flujo de trabajo. A menudo, se requieren conocimientos específicos de implementación.

Ejemplos
Precio incorrectoPresupuesto excedidoSolicitud duplicada
Nombre del proveedor
VendorName
Nombre legal del proveedor.
Descripción

Nombre descriptivo del proveedor, más fácil de entender que su número. Por lo general, se obtiene de los datos maestros de proveedores.

El número de proveedor se utiliza para las uniones y la identificación única, mientras que el nombre es fundamental para los Dashboards e informes dirigidos a los usuarios. Facilita la comprensión de los análisis a quienes no conocen los códigos de proveedor.

Por qué es importante

Proporciona un nombre legible para el proveedor y facilita la comprensión de los Dashboards e informes a los usuarios de negocio.

Dónde obtenerlo

Tabla: LFA1, campo: NAME1. Se requiere una unión de EKKO-LIFNR con LFA1-LIFNR.

Ejemplos
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Organización de compras
PurchasingOrganization
Unidad organizativa responsable de negociar precios y adquirir materiales o servicios.
Descripción

La organización de compras es una unidad organizativa clave de SAP, responsable de las actividades de adquisición. Puede estar centralizada para toda la empresa o descentralizada por planta o región.

Analizar el rendimiento del proceso por organización de compras ayuda a identificar qué equipos de compras son más eficientes. Permite comparar métricas como el tiempo de ciclo, las tasas de retrabajo y los costes entre distintas unidades organizativas, y detectar buenas prácticas y áreas que necesitan apoyo.

Por qué es importante

Identifica al equipo de compras responsable y permite comparar y analizar el rendimiento de distintas unidades organizativas.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: EKORG

Ejemplos
1000US01DE01
Planta
Plant
Ubicación física o planta donde deben entregarse los bienes.
Descripción

La planta es una unidad organizativa que representa una instalación de producción, un almacén u otra ubicación donde se reciben bienes o servicios.

El análisis por planta permite comprender las diferencias geográficas en el proceso de compras. Puede revelar variaciones en los tiempos de entrega de los proveedores según la ubicación o señalar plantas con procesos de recepción ineficientes, lo que ayuda a analizar la puntualidad de la recepción de bienes.

Por qué es importante

Indica el lugar de entrega, un dato útil para analizar las diferencias regionales del proceso y el rendimiento logístico.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: WERKS

Ejemplos
100011002000
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo identifica el origen de los datos, que suele ser el identificador de una instancia de SAP ECC (por ejemplo, «ECC_PROD_100»). En entornos con varios sistemas, permite distinguir las fuentes de datos.

Para la gobernanza y el linaje de datos, es fundamental conocer el sistema de origen. Esto garantiza la integridad de los datos y facilita la resolución de problemas de extracción o calidad, especialmente cuando se combinan datos de distintos sistemas o módulos de ERP.

Por qué es importante

Identifica el origen de los datos, un aspecto fundamental para la gobernanza y validación de datos y para gestionar análisis en varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción de datos para indicar el sistema de origen del conjunto de datos.

Ejemplos
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Solicitud de compra
PurchaseRequisition
Identificador de la solicitud de compra que precedió a la orden de compra.
Descripción

Este atributo vincula la orden de compra con la solicitud que la originó. No todas las órdenes de compra tienen una solicitud previa.

Este vínculo es fundamental para analizar el Dashboard de conversión de solicitudes en órdenes y el KPI de la tasa de conversión de solicitudes de compra en órdenes de compra. Permite medir la eficiencia del proceso previo, desde la solicitud inicial hasta la creación de una orden formal, e identificar las órdenes de compra que se crearon sin una solicitud y no cumplen las políticas.

Por qué es importante

Vincula la orden de compra con la solicitud de origen, permite analizar la conversión de solicitudes en órdenes e identificar las órdenes creadas sin una solicitud previa.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: BANFN

Ejemplos
1001589010015891
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente. Permite conocer la antigüedad de los datos analizados.

Mostrar esta información en los Dashboards es fundamental para que los usuarios sepan si las conclusiones se basan en datos casi en tiempo real o en una instantánea histórica. Así se ajustan las expectativas y se garantiza que las decisiones se tomen con datos cuya antigüedad se conoce.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos y les permite saber si el análisis refleja el estado más reciente de las operaciones.

Dónde obtenerlo

El proceso de extracción de datos o ETL genera y añade esta marca de tiempo durante su ejecución.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de compra a pago: órdenes de compra

Estos son los pasos y los hitos clave del proceso que debe registrar en el Registro de eventos. Constituyen la base para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella.
6 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Entrada de mercancías contabilizada
Esta actividad indica la recepción física de bienes de un proveedor para una orden de compra específica. La contabilización de la entrada de mercancías es una acción explícita (por ejemplo, mediante la transacción MIGO) que crea un documento de material y actualiza el inventario.
Por qué es importante

Este es un hito clave para hacer seguimiento del rendimiento de entrega de proveedores y del inicio del proceso de verificación de facturas. Se utiliza para calcular las tasas de entrega puntual y la puntualidad de las entradas de mercancías.

Dónde obtenerlo

Se registra al crear un documento de material. La marca de tiempo del evento corresponde a la fecha de contabilización (MKPF-BUDAT) o a la fecha de creación (MKPF-CPUDT) de la tabla de cabecera de documentos de material (MKPF), vinculada a la orden de compra mediante la tabla de posiciones (MSEG).

Capturar

Utilice la marca de tiempo de contabilización o creación de la tabla MKPF para los documentos de material que hagan referencia a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra aprobada
Representa la aprobación final de la orden de compra, que autoriza su envío al proveedor. Este hito clave suele inferirse a partir de un cambio en el estado de liberación de la orden de compra a «totalmente liberada» o «aprobada».
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para calcular el KPI del tiempo de ciclo de aprobación de órdenes de compra y detectar cuellos de botella en el flujo de trabajo de aprobación. Es un requisito previo para la mayoría de las actividades posteriores, como el envío de la orden al proveedor.

Dónde obtenerlo

Se infiere mediante el seguimiento de los registros de cambios (CDHDR/CDPOS) de la tabla de cabecera de órdenes de compra (EKKO), para determinar cuándo se aplica el código de liberación final o cuándo el indicador de estado general de liberación (EKKO-FRGKE) se establece como «liberado».

Capturar

Identifique la marca de tiempo en que el estado general de liberación de la orden de compra (EKKO-FRGKE) cambia al estado de aprobación final.

Tipo de evento inferred
Orden de compra completada
Indica que una posición de la orden de compra se considera entregada en su totalidad. Es un evento inferido, que suele derivarse de la activación automática o manual del indicador «Entrega completada» en la posición de la orden de compra.
Por qué es importante

Esta actividad marca el final lógico de la etapa de cumplimiento de la orden. Es esencial para calcular el tiempo de ciclo total de la orden de compra, desde su creación hasta su finalización.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambio (CDHDR/CDPOS), que registran cuándo el indicador «Entrega completada» (EKPO-ELIKZ) se establece en «X» para una posición de la orden de compra. La última posición marcada como completada puede indicar que toda la orden está completa.

Capturar

Identifique en los documentos de cambio la marca de tiempo en que se activa el indicador EKPO-ELIKZ.

Tipo de evento inferred
Orden de compra creada
Esta actividad indica la creación de una orden de compra formal, que constituye un contrato vinculante con un proveedor. Es un evento explícito que se registra cuando un usuario crea y guarda una orden de compra (por ejemplo, mediante la transacción ME21N), lo que genera entradas en las tablas EKKO y EKPO.
Por qué es importante

Marca el inicio oficial del ciclo de vida de la orden de compra. Es un hito clave para medir tanto el tiempo de conversión de solicitud de compra a orden de compra como el tiempo total de cumplimiento de la orden.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de creación (EKKO-AEDAT) de la tabla de cabecera de órdenes de compra (EKKO), correspondiente al número de orden (EKKO-EBELN).

Capturar

Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla EKKO para cada nueva orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra enviada al proveedor
Esta actividad marca el momento en que la orden de compra aprobada se envía oficialmente al proveedor, por ejemplo, mediante EDI, correo electrónico o impresión. Es un evento explícito que se registra en las tablas de control de mensajes cuando se procesa correctamente un mensaje de salida.
Por qué es importante

Este es un hito clave que inicia el tiempo de entrega del proveedor. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y la recepción de los bienes es fundamental para evaluar el rendimiento del proveedor y la puntualidad de las entregas.

Dónde obtenerlo

Se registra en la tabla de estado de mensajes (NAST). La marca de tiempo puede obtenerse de NAST-DATVR y NAST-UHRVR cuando el estado de procesamiento (NAST-VSTAT) es «1» (procesado correctamente) para el tipo de mensaje de salida correspondiente a la orden de compra.

Capturar

Utilice la marca de tiempo de procesamiento de la tabla NAST para el mensaje de salida de la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Solicitud de compra creada
Esta actividad marca la creación de una solicitud formal de bienes o servicios. Es un evento explícito que se registra cuando un usuario guarda una nueva solicitud de compra (mediante transacciones como ME51N), lo que genera un registro único en la tabla EBAN.
Por qué es importante

Este es el punto de partida principal del proceso de compras. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y la creación de la orden de compra permite medir la eficiencia con la que la demanda interna se convierte en órdenes concretas.

Dónde obtenerlo

Se registra al crear una entrada en la tabla de cabecera de solicitudes de compra (EBAN). La fecha de creación (EBAN-BADAT) y la hora se utilizan como marca de tiempo del evento.

Capturar

Identifique las nuevas entradas de la tabla EBAN según la fecha de creación.

Tipo de evento explicit
Aprobación de orden de compra solicitada
Indica que una orden de compra creada o modificada se ha enviado para su aprobación según la estrategia de liberación configurada. Este evento se infiere cuando se activa la estrategia de liberación y la orden de compra pasa a un estado de aprobación pendiente.
Por qué es importante

Distinguir entre la creación de la orden de compra y el inicio del proceso de aprobación permite medir con precisión el KPI del tiempo de ciclo de aprobación. También pone de manifiesto cualquier demora antes de que comience el flujo de trabajo de aprobación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambio (CDHDR/CDPOS) de la orden de compra (objeto EINKBELEG) que muestran la configuración inicial de un estado de liberación, o cuando el estado general de liberación (EKKO-FRGKE) se establece por primera vez en un valor que indica que hay un proceso de aprobación activo.

Capturar

Identifique la primera entrada del documento de cambio que activa la estrategia de liberación de la orden de compra.

Tipo de evento inferred
Confirmación de servicios registrada
En las órdenes de compra de servicios, esta actividad representa la confirmación de que se han prestado los servicios. Es un evento explícito que se registra al crear una hoja de entrada de servicios (por ejemplo, mediante la transacción ML81N).
Por qué es importante

Equivale a una entrada de mercancías para los servicios y es esencial para hacer seguimiento del cumplimiento de las órdenes de servicio. Activa el proceso financiero para el pago de los servicios.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de creación (ESSR-ERDAT) de la tabla de cabecera de hojas de entrada de servicios (ESSR). La tabla ESLL contiene el vínculo con la orden de compra.

Capturar

Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla ESSR para las hojas de entrada de servicios vinculadas a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Inspección de calidad realizada
Indica que los bienes recibidos han pasado una inspección de calidad. Esta actividad suele inferirse cuando se toma una decisión de empleo para un lote de inspección creado al recibir las mercancías, en el módulo de Gestión de calidad.
Por qué es importante

En los sectores donde la calidad es fundamental, esta actividad ayuda a analizar la duración y los resultados del proceso de inspección. Los retrasos en esta etapa pueden generar cuellos de botella entre la recepción de las mercancías y su disponibilidad para el uso.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir del módulo de Gestión de calidad. Al recibir las mercancías, se crea un lote de inspección (tabla QALS); la actividad se marca cuando se crea una decisión de empleo (tabla QAVE), que incluye una marca de tiempo.

Capturar

Identifique la marca de tiempo de la decisión de empleo en la tabla QAVE para el lote de inspección vinculado al documento de material.

Tipo de evento inferred
Mercancías devueltas
Representa la devolución al proveedor de bienes recibidos anteriormente, a menudo por problemas de calidad o envíos incorrectos. Es un evento explícito que se registra al contabilizar un documento de material con un tipo de movimiento específico para devoluciones.
Por qué es importante

Esta actividad pone de manifiesto problemas de calidad del proveedor o de exactitud de la orden, y es un indicador clave de retrabajo en el proceso. Es fundamental para calcular el KPI de la tasa de variación de entradas de mercancías.

Dónde obtenerlo

Se registra en las tablas de documentos de material (MKPF/MSEG) cuando se utiliza un tipo de movimiento de devolución (por ejemplo, «122» para devolución de entrega al proveedor). La fecha de contabilización (MKPF-BUDAT) se utiliza como marca de tiempo.

Capturar

Identifique los documentos de material con un tipo de movimiento de devolución (por ejemplo, 122) que hagan referencia a la orden de compra original.

Tipo de evento explicit
Orden de compra eliminada
Representa la cancelación o eliminación lógica de una posición de la orden de compra, que impide continuar con procesos como la entrada de mercancías o la facturación. Es un evento inferido que se registra cuando se activa el indicador de eliminación en la posición de la orden.
Por qué es importante

Esta es una actividad terminal que indica que se canceló una orden. Analizar por qué y cuándo se eliminan las órdenes puede revelar problemas en la planificación de la demanda o en la selección de proveedores.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambio (CDHDR/CDPOS), que muestran que el indicador de eliminación (EKPO-LOEKZ) se establece en «L» para una posición de la orden de compra.

Capturar

Identifique en los documentos de cambio la marca de tiempo en que se activa el indicador EKPO-LOEKZ.

Tipo de evento inferred
Orden de compra modificada
Representa cualquier modificación de una orden de compra después de su creación inicial, como cambios en la cantidad, el precio o las fechas de entrega. Estos cambios se registran explícitamente en el sistema de documentos de cambio de SAP.
Por qué es importante

Los cambios frecuentes, sobre todo después de la aprobación, indican ineficiencias en el proceso, una planificación inicial deficiente o cambios en el alcance. Esta actividad es esencial para el Dashboard de retrabajo y cambios en órdenes de compra y los KPI relacionados.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente en las tablas de cabecera (CDHDR) y de posiciones (CDPOS) de los documentos de cambio para el objeto de orden de compra (EINKBELEG). Cada cambio genera una nueva entrada con una marca de tiempo.

Capturar

Extraiga los eventos de cambio y sus marcas de tiempo de las tablas CDHDR y CDPOS vinculadas al número de orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra rechazada
Esta actividad ocurre cuando una persona aprobadora rechaza una orden de compra durante el flujo de trabajo de aprobación. Es un evento inferido a partir de un cambio de estado en los datos de la estrategia de liberación de la orden, que indica que se ha producido un rechazo.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos ayuda a detectar problemas en la calidad de los datos de la orden de compra, incumplimientos de políticas o fallos en la matriz de aprobación. A menudo, estos rechazos generan retrabajo y aumentan el tiempo de ciclo total.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambio (CDHDR/CDPOS) del estado de liberación de la orden de compra. Por lo general, se registra un rechazo cuando se cancela un código de liberación o se establece un estado de rechazo específico.

Capturar

Supervise los registros de cambios para detectar la cancelación de un código de liberación o un cambio de estado que indique un rechazo.

Tipo de evento inferred
Solicitud de compra aprobada
Representa la aprobación formal de una solicitud de compra, que autoriza su conversión en una orden de compra. Este evento se infiere a partir de los cambios en los campos de estado de liberación de los datos de la solicitud, según el seguimiento del Workflow de estrategia de liberación de SAP.
Por qué es importante

El seguimiento de las aprobaciones es fundamental para detectar cuellos de botella en la fase previa a la orden y garantizar el cumplimiento de las políticas de aprobación. Los retrasos en esta etapa afectan directamente al tiempo de ciclo de compras.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los registros de cambios de la tabla de solicitudes de compra (EBAN), en particular, mediante el seguimiento de los cambios en los campos de estado de liberación (por ejemplo, EBAN-FRGZU) o el análisis de los documentos de cambio de CDHDR/CDPOS para el objeto EBAN.

Capturar

Supervise los documentos de cambio de los campos de estado de liberación de EBAN para identificar la marca de tiempo de la aprobación final.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

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