Su Template de datos de Purchase to Pay - Purchase Order

SAP ECC
Su Template de datos de Purchase to Pay - Purchase Order

Su Template de datos de Purchase to Pay - Purchase Order

Este Template le guía por los datos esenciales necesarios para analizar su proceso Purchase to Pay - Purchase Order en SAP ECC. Detalla los atributos fundamentales que debe recopilar, las actividades clave que debe supervisar y ofrece orientación práctica para extraer esta información de su sistema. Utilice este recurso para crear un Registro de eventos sólido para sus iniciativas de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar
  • Guía de extracción para SAP ECC
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Purchase to Pay - Purchase Order: Atributos

Estos son los campos de datos esenciales que se recomienda incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de su proceso Purchase to Pay - Purchase Order.
3 Obligatorio 6 Recomendado 12 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
El nombre del evento o paso empresarial específico que tuvo lugar durante el ciclo de vida de la orden de compra.
Descripción

Este atributo describe un paso individual del proceso, como «Orden de compra creada», «Orden de compra aprobada» o «Entrada de mercancías contabilizada». La secuencia de estas actividades forma el flujo del proceso de cada orden de compra.

El análisis de la secuencia, la frecuencia y la duración entre actividades constituye el núcleo de Process Mining. Ayuda a identificar cuellos de botella, ciclos de retrabajo y desviaciones del proceso estándar, lo que permite realizar mejoras específicas y estandarizar las operaciones.

Por qué es importante

Las actividades definen los pasos del proceso. Analizar su secuencia y sus tiempos revela el flujo real del proceso, los cuellos de botella y las desviaciones.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversas tablas de SAP y registros de transacciones, como CDHDR/CDPOS para los cambios, EKBE para GR/IR y EBAN para las solicitudes. A menudo requiere lógica personalizada o un programa de extracción para generarlo.

Ejemplos
Orden de compra creadaOrden de compra aprobadaEntrada de mercancías contabilizada
Hora del evento
EventTime
La fecha y hora exactas en las que tuvo lugar la actividad.
Descripción

Esta marca de tiempo indica el momento exacto en que ocurrió un evento, como la aprobación de una orden de compra o la contabilización de una entrada de mercancías. Proporciona el orden cronológico de todas las actividades de un caso.

Las marcas de tiempo son fundamentales para Process Mining, ya que permiten realizar todos los análisis basados en el tiempo. Esto incluye calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar retrasos, analizar el rendimiento del proceso y medir el desempeño frente a los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella, y para ordenar cronológicamente los eventos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversos campos de fecha y hora de las tablas de SAP, como EKKO-AEDAT (fecha de modificación), CDHDR-UDATE/UTIME (marca de tiempo del registro de cambios) o EKBE-BUDAT (fecha de contabilización).

Ejemplos
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Orden de compra
PurchaseOrder
El identificador único del documento de orden de compra, que sirve como caso principal para realizar el seguimiento del proceso de compras.
Descripción

El número de orden de compra es el identificador central que vincula todas las actividades, desde su creación hasta la recepción final de mercancías y la finalización. Cada número de orden de compra único representa una instancia individual del proceso de compras.

En Process Mining, este atributo es esencial para reconstruir el recorrido completo de cada compra. Permite analizar en detalle los tiempos de ciclo, las variaciones del proceso y los controles de cumplimiento de cada orden, y constituye la base de todo el modelo de proceso.

Por qué es importante

Este es el identificador principal que conecta todos los eventos relacionados y permite analizar el ciclo de vida completo de cada orden de compra.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: EBELN

Ejemplos
450001762345000176244500017625
Grupo de materiales
MaterialGroup
Una clasificación para agrupar materiales o servicios con características similares.
Descripción

El grupo de materiales, o categoría de compra, se utiliza para clasificar el tipo de bienes o servicios adquiridos. Algunos ejemplos son «Hardware de TI», «Material de oficina» o «Servicios profesionales».

Este atributo es fundamental para analizar el gasto y comprender los patrones de compras. Permite filtrar el proceso para analizar cómo se gestionan las distintas categorías, quién las aprueba y qué proveedores las suministran. Es una dimensión clave del Dashboard de análisis del valor de las órdenes de compra.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso por categoría de producto o servicio y revelar diferencias de comportamiento, tiempos de ciclo o proveedores según el tipo de gasto.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: MATKL

Ejemplos
00101IT_HWCONSULT
Importe de la orden
OrderAmount
El valor monetario total de la posición de la orden de compra.
Descripción

Este atributo representa el valor total de una posición específica de la orden de compra, calculado como la cantidad multiplicada por el precio neto. Para obtener el valor total de la orden de compra, es necesario agregar los importes de las posiciones.

Analizar el proceso por importe de la orden es fundamental para identificar transacciones de alto valor que puedan requerir controles más estrictos o rutas de aprobación diferentes. Alimenta el Dashboard de análisis del valor de las órdenes de compra y ayuda a priorizar las mejoras del proceso en las órdenes con mayor impacto financiero.

Por qué es importante

Cuantifica el impacto financiero de cada compra y permite realizar análisis basados en el valor para priorizar las órdenes de alto importe o identificar oportunidades de ahorro.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: NETWR (valor neto de la orden).

Ejemplos
1500.00250.7512345.50
Nombre de usuario
UserName
El ID de usuario de la persona que ejecutó la actividad.
Descripción

Este atributo registra el nombre de usuario de SAP de la persona empleada que creó, modificó o aprobó un documento. En los pasos automatizados, puede mostrar el ID de un usuario del sistema o de un proceso por lotes.

El análisis por usuario ayuda a identificar necesidades de formación, personas con un alto desempeño o posibles problemas de cumplimiento. Es clave para crear Dashboards relacionados con la distribución de la carga de trabajo, el cumplimiento de la matriz de aprobación y el desempeño de distintos equipos o personas.

Por qué es importante

Atribuye las acciones de los usuarios a personas concretas, lo que permite analizar su desempeño, carga de trabajo y cumplimiento de los protocolos de cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: ERNAM (creado por); tabla: CDHDR, campo: USERNAME (modificado por).

Ejemplos
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Número de proveedor
VendorNumber
El identificador único del proveedor.
Descripción

Es el código que identifica de forma única al proveedor al que se compran los bienes o servicios. Es un dato maestro fundamental del proceso de compras.

Este atributo es esencial para el análisis centrado en proveedores. Permite evaluar el desempeño de las entregas, comparar los plazos de entrega entre distintos proveedores y analizar los patrones de gasto. Es la dimensión principal del Dashboard de desempeño de las entregas de proveedores.

Por qué es importante

Permite analizar el desempeño de los proveedores y ayuda a identificar a los proveedores fiables y a aquellos que provocan retrasos o problemas de calidad.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: LIFNR

Ejemplos
100345V-20598700112
Sociedad
CompanyCode
El identificador de la entidad jurídica o sociedad que inicia la compra.
Descripción

La sociedad representa una entidad jurídica independiente en SAP. Todas las transacciones se contabilizan a nivel de sociedad, por lo que constituye una unidad organizativa fundamental.

Analizar el proceso por sociedad permite comparar la eficiencia y el cumplimiento de las compras entre distintas unidades de negocio o países. Ayuda a identificar buenas prácticas en una entidad que podrían replicarse en otras, o a localizar las unidades que tienen dificultades con el proceso.

Por qué es importante

Representa la entidad jurídica y permite comparar el desempeño del proceso y realizar controles de cumplimiento en distintas partes de la organización.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: BUKRS

Ejemplos
10002100US01
Tipo de documento
DocumentType
Un código que clasifica los distintos tipos de órdenes de compra.
Descripción

El tipo de documento es una configuración de SAP que controla el rango de numeración, la selección de campos y el flujo general del proceso de una orden de compra. Por ejemplo, puede haber tipos distintos para órdenes de compra estándar, órdenes de servicios u órdenes de traslado de stock.

Este atributo es una dimensión de análisis muy útil, ya que los distintos tipos de documento suelen seguir procesos intencionadamente diferentes. Filtrar por tipo de documento permite comparar con mayor precisión tiempos de ciclo y flujos de proceso equivalentes.

Por qué es importante

Distingue entre distintos tipos de procesos de compra, como estándar, servicios o devoluciones, que suelen tener rutas y expectativas de desempeño diferentes.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: BSART

Ejemplos
NBFOUB
¿Es un cambio posterior a la aprobación?
IsPostApprovalChange
Indicador que señala si se produjo un cambio en una PO después de la aprobación inicial.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si se detecta una actividad «Purchase Order Changed» después de una actividad «Purchase Order Approved» para la misma PO. Ayuda a aislar los cambios problemáticos que se producen en una fase avanzada del proceso.

Este campo calculado respalda directamente el KPI «Post-Approval PO Change Rate» y el Dashboard «Purchase Order Rework and Changes». Ayuda a cuantificar y destacar los cambios disruptivos que pueden provocar retrasos y exigir una nueva aprobación, lo que apunta a problemas en la especificación inicial o en el alcance del proceso.

Por qué es importante

Mide directamente el retrabajo posterior a la aprobación, un KPI clave para la estabilidad y la eficiencia del proceso. Los índices elevados indican problemas en la definición inicial de los requisitos.

Dónde obtenerlo

Se trata de un atributo calculado a partir de la secuencia de actividades del Registro de eventos.

Ejemplos
truefalse
¿La entrega se realizó a tiempo?
IsOnTimeDelivery
Indicador que señala si los bienes se recibieron en la fecha de entrega solicitada o antes.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si la marca de tiempo de la actividad «Goods Receipt Posted» es anterior o igual a la «Requested Delivery Date». Proporciona un resultado binario claro sobre el desempeño de la entrega de cada posición de la PO.

Este atributo es la base del KPI «On-Time Goods Receipt Rate». Simplifica el análisis del desempeño de los proveedores y de la eficiencia interna de recepción, ya que permite agregar y filtrar fácilmente las entregas realizadas a tiempo y las entregas tardías.

Por qué es importante

Proporciona una métrica clara de éxito o incumplimiento de los plazos de entrega y respalda directamente los KPI y los Dashboard de desempeño de los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se trata de un atributo calculado mediante la comparación de la fecha de contabilización de la recepción de mercancías (EKBE-BUDAT) con la fecha de entrega solicitada (EKPO-EINDT).

Ejemplos
truefalse
Centro
Plant
La ubicación física o el centro donde deben entregarse los bienes.
Descripción

El centro es una unidad organizativa que representa una instalación de producción, un almacén u otra ubicación donde se reciben bienes o servicios.

Analizar los datos por centro ayuda a comprender las diferencias geográficas del proceso de compras. Puede revelar diferencias en los tiempos de entrega de los proveedores a determinadas ubicaciones o poner de manifiesto centros con procesos de recepción ineficientes, lo que facilita el análisis de la puntualidad de las entradas de mercancías.

Por qué es importante

Especifica la ubicación de entrega y resulta útil para analizar las diferencias regionales del proceso y el desempeño logístico.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: WERKS

Ejemplos
100011002000
Fecha de entrega solicitada
RequestedDeliveryDate
La fecha en la que la empresa solicitó al proveedor que entregara los bienes o servicios.
Descripción

Es la fecha de entrega objetivo especificada en la orden de compra. Sirve como referencia para medir el desempeño real de las entregas.

Esta fecha es esencial para calcular el KPI de la tasa de entradas de mercancías puntuales. Al comparar la fecha real de entrada de mercancías con la fecha solicitada, las organizaciones pueden medir cuantitativamente la fiabilidad del proveedor y la eficiencia interna de recepción, lo que contribuye directamente al Dashboard de desempeño de las entregas de proveedores.

Por qué es importante

Es la fecha objetivo de entrega, fundamental para calcular los KPI de puntualidad y evaluar la fiabilidad del proveedor.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: EINDT

Ejemplos
2023-06-102023-07-222023-08-01
Grupo de compras
PurchasingGroup
La persona compradora o el grupo de personas compradoras responsables de la actividad de compras.
Descripción

El grupo de compras representa a la persona o al equipo responsable de una determinada actividad de compras. Es el principal punto de contacto con los proveedores.

Este atributo proporciona un nivel de análisis más detallado que la organización de compras. Ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo entre las personas compradoras e identificar diferencias de desempeño a ese nivel, lo que puede orientar la asignación de recursos y las iniciativas de formación.

Por qué es importante

Ofrece una visión detallada de quién es responsable de una compra y permite analizar la carga de trabajo y el desempeño a nivel de persona compradora o equipo.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: EKGRP

Ejemplos
001002N01
Moneda
Currency
El código de moneda del importe de la orden de compra.
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el valor de la orden de compra, como USD, EUR o GBP. Proporciona el contexto necesario para interpretar cualquier importe monetario.

Para las organizaciones internacionales, la moneda es fundamental para realizar análisis financieros correctos. Permite agregar y comparar adecuadamente los valores de las órdenes, y todos los KPI monetarios deben interpretarse teniendo en cuenta su moneda.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para todos los importes monetarios y garantiza un análisis financiero preciso, especialmente en organizaciones multinacionales.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: WAERS

Ejemplos
USDEURJPY
Motivo del rechazo
RejectionReason
Código o texto que explica por qué se rechazó una solicitud de compra o una orden de compra.
Descripción

Este atributo registra el motivo específico indicado cuando se rechaza una orden de compra durante el Workflow de aprobación. Esta información es fundamental para comprender las causas raíz del retrabajo y los retrasos.

El análisis de los motivos de rechazo ayuda a identificar problemas frecuentes, como precios incorrectos, excesos presupuestarios o selección de proveedores que no cumplen los requisitos. Esta información permite abordar las causas raíz, mejorar la calidad de la creación inicial de la PO y agilizar el proceso de aprobación.

Por qué es importante

Proporciona información directa sobre los motivos por los que fallan las aprobaciones, lo que permite aplicar mejoras específicas para reducir el retrabajo y acortar los tiempos del ciclo de aprobación.

Dónde obtenerlo

Esta información puede ser difícil de localizar. Puede almacenarse en campos de texto extensos o depender de una configuración personalizada del Workflow. A menudo requiere conocimientos específicos de la implementación.

Ejemplos
Precio incorrectoPresupuesto excedidoSolicitud duplicada
Nombre del proveedor
VendorName
El nombre legal del proveedor.
Descripción

El nombre descriptivo del proveedor, más fácil de interpretar que su número. Normalmente se obtiene de los datos maestros de proveedores.

Mientras que el número de proveedor se utiliza para las uniones y la identificación única, el nombre del proveedor es fundamental para los Dashboards y los informes dirigidos a los usuarios. Hace que los análisis sean más intuitivos y accesibles para las personas que no conocen los códigos de proveedor.

Por qué es importante

Proporciona un nombre legible para el proveedor, lo que facilita considerablemente la interpretación de los Dashboards y los informes por parte de los usuarios de negocio.

Dónde obtenerlo

Tabla: LFA1, campo: NAME1. Requiere una unión de EKKO-LIFNR con LFA1-LIFNR.

Ejemplos
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Organización de compras
PurchasingOrganization
La unidad organizativa responsable de negociar precios y adquirir materiales o servicios.
Descripción

La organización de compras es una unidad organizativa clave de SAP responsable de las actividades de compras. Puede estar centralizada para toda la empresa o descentralizada por centro o región.

Analizar el desempeño del proceso por organización de compras ayuda a identificar qué equipos de compras son más eficientes. Permite comparar métricas como el tiempo de ciclo, las tasas de retrabajo y los costes entre distintas unidades organizativas, y poner de relieve las buenas prácticas y las áreas que necesitan apoyo.

Por qué es importante

Identifica al equipo de compras responsable y permite comparar el desempeño y analizar distintas unidades organizativas.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKKO, campo: EKORG

Ejemplos
1000US01DE01
Sistema de origen
SourceSystem
El sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo identifica el origen de los datos, que normalmente es el identificador de una instancia de SAP ECC, como «ECC_PROD_100». En entornos con varios sistemas, ayuda a diferenciar las fuentes de datos.

Para la gobernanza y el linaje de datos, conocer el sistema de origen es fundamental. Garantiza la integridad de los datos y facilita la resolución de problemas de extracción o calidad, especialmente cuando los datos se combinan desde distintos sistemas ERP o módulos.

Por qué es importante

Identifica el origen de los datos, un aspecto fundamental para la gobernanza y validación de datos y para gestionar análisis en varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Normalmente, es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción de datos para etiquetar el conjunto de datos con su sistema de origen.

Ejemplos
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
Solicitud de compra
PurchaseRequisition
El identificador de la solicitud de compra que precedió a la orden de compra.
Descripción

Este atributo vincula la orden de compra con la solicitud de compra de origen. No todas las órdenes de compra tienen una solicitud previa.

Este vínculo es fundamental para analizar el Dashboard de conversión de solicitudes a órdenes y el KPI de la tasa de conversión de solicitudes de compra a órdenes de compra. Permite medir la eficiencia del proceso previo, desde la solicitud inicial hasta la creación de una orden formal, e identificar órdenes de compra no conformes creadas sin una solicitud.

Por qué es importante

Vincula la orden de compra con su solicitud de origen, lo que permite analizar el proceso de conversión de solicitud de compra a orden de compra e identificar órdenes creadas sin una solicitud previa.

Dónde obtenerlo

Tabla: EKPO, campo: BANFN

Ejemplos
1001589010015891
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente. Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos analizados.

Mostrar esta información en los Dashboards es fundamental para que los usuarios sepan si los insights se basan en datos casi en tiempo real o en una instantánea histórica. Ayuda a gestionar las expectativas y garantiza que las decisiones se tomen a partir de datos cuya antigüedad se conoce.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos y garantiza que comprendan si el análisis refleja el estado operativo más reciente.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo la genera y añade el proceso de extracción de datos o ETL durante su ejecución.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Purchase Order: actividades

Estos son los pasos críticos y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para sentar las bases de un descubrimiento preciso del proceso y de la identificación de cuellos de botella.
6 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Entrada de mercancías contabilizada
Esta actividad indica la recepción física de mercancías de un proveedor asociadas a una orden de compra específica. La contabilización de la entrada de mercancías es una acción explícita, por ejemplo, mediante la transacción MIGO, que crea un documento de material y actualiza el inventario.
Por qué es importante

Este es un hito fundamental para realizar el seguimiento del desempeño de las entregas del proveedor y marca el inicio del proceso de verificación de facturas. Se utiliza para calcular las tasas de entregas puntuales y la puntualidad de las entradas de mercancías.

Dónde obtenerlo

Se registra cuando se crea un documento de material. La marca de tiempo del evento es la fecha de contabilización (MKPF-BUDAT) o la fecha de creación (MKPF-CPUDT) de la tabla de cabecera de documentos de material (MKPF), vinculada a la orden de compra mediante la tabla de posiciones (MSEG).

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de contabilización o creación de la tabla MKPF para los documentos de material que hagan referencia a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra aprobada
Representa la aprobación final de la orden de compra, que autoriza su envío al proveedor. Este hito clave suele inferirse a partir del cambio del estado de liberación de la orden de compra a un estado de «totalmente liberada» o «aprobada».
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para calcular el KPI del tiempo del ciclo de aprobación de la orden de compra e identificar cuellos de botella en el Workflow de aprobación. Es un requisito previo para la mayoría de las actividades posteriores, como el envío de la orden al proveedor.

Dónde obtenerlo

Se infiere mediante el seguimiento de los registros de cambios (CDHDR/CDPOS) de la tabla de cabecera de órdenes de compra (EKKO), para determinar cuándo se aplica el código de liberación final o cuándo el indicador de estado de liberación general (EKKO-FRGKE) se establece en «liberada».

Recopilar

Identifique la marca de tiempo en la que el estado de liberación general de la orden de compra (EKKO-FRGKE) cambia al estado final de aprobación.

Tipo de evento inferred
Orden de compra completada
Indica que una posición de la orden de compra se considera entregada por completo. Es un evento inferido, normalmente derivado de la activación automática o manual del indicador «Entrega completada» en la posición de la orden de compra.
Por qué es importante

Esta actividad sirve como punto final lógico de la parte de cumplimiento de la orden. Es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de la orden de compra, desde su creación hasta su finalización.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambios (CDHDR/CDPOS) que registran cuándo el indicador «Entrega completada» (EKPO-ELIKZ) se establece en «X» para una posición de la orden de compra. La última posición marcada como completada puede indicar la finalización de toda la orden de compra.

Recopilar

Identifique la marca de tiempo en los documentos de cambios cuando se establece el indicador EKPO-ELIKZ.

Tipo de evento inferred
Orden de compra creada
Esta actividad indica la creación de un documento formal de orden de compra, que constituye un contrato vinculante con un proveedor. Es un evento explícito que se registra cuando un usuario crea y guarda una orden de compra, por ejemplo, mediante la transacción ME21N, lo que genera entradas en las tablas EKKO y EKPO.
Por qué es importante

Marca el inicio oficial del ciclo de vida de la orden de compra. Sirve como hito clave para medir tanto el tiempo de conversión de solicitud de compra a orden de compra como el tiempo total de cumplimiento de la orden.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de creación (EKKO-AEDAT) de la tabla de cabecera de órdenes de compra (EKKO), correspondiente al número de orden de compra (EKKO-EBELN).

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla EKKO para cada nueva orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra enviada al proveedor
Esta actividad marca el momento en que la orden de compra aprobada se transmite oficialmente al proveedor, por ejemplo, mediante EDI, correo electrónico o impresión. Es un evento explícito que se registra en las tablas de control de mensajes cuando un mensaje de salida se procesa correctamente.
Por qué es importante

Este es un hito fundamental, ya que inicia el cómputo del plazo de entrega del proveedor. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y la recepción de mercancías es clave para evaluar el desempeño del proveedor y la puntualidad de las entregas.

Dónde obtenerlo

Se registra en la tabla de estados de mensajes (NAST). La marca de tiempo puede obtenerse de NAST-DATVR y NAST-UHRVR cuando el estado de procesamiento (NAST-VSTAT) es «1» (procesado correctamente) para el tipo de mensaje de salida correspondiente de la orden de compra.

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de procesamiento de la tabla NAST para el mensaje de salida de la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Solicitud de compra creada
Esta actividad marca la creación de una solicitud formal de bienes o servicios. Es un evento explícito que se registra cuando un usuario guarda un nuevo documento de solicitud de compra, mediante transacciones como ME51N, lo que genera un registro único en la tabla EBAN.
Por qué es importante

Este es el punto de partida principal del proceso de compras. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y la creación de la orden de compra ayuda a medir la eficiencia con la que la demanda interna se convierte en órdenes ejecutables.

Dónde obtenerlo

Se registra cuando se crea una entrada en la tabla de cabecera de solicitudes de compra (EBAN). La fecha de creación (EBAN-BADAT) y la hora sirven como marca de tiempo de este evento.

Recopilar

Identifique las nuevas entradas de la tabla EBAN según la fecha de creación.

Tipo de evento explicit
Aprobación de orden de compra solicitada
Indica que una orden de compra creada o modificada se ha enviado para su aprobación conforme a la estrategia de liberación configurada. Este evento se infiere cuando se activa la estrategia de liberación y la orden de compra pasa a un estado de aprobación pendiente.
Por qué es importante

Distinguir entre la creación de la orden de compra y el inicio del proceso de aprobación permite medir con precisión el KPI del tiempo del ciclo de aprobación. También pone de manifiesto cualquier demora antes de que comience el Workflow de aprobación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambios (CDHDR/CDPOS) de la orden de compra, objeto EINKBELEG, que muestran la configuración inicial de un estado de liberación, o cuando el estado de liberación general (EKKO-FRGKE) adquiere por primera vez un valor que indica que hay un proceso de aprobación activo.

Recopilar

Identifique la primera entrada del documento de cambios que activa la estrategia de liberación de la orden de compra.

Tipo de evento inferred
Confirmación de servicios introducida
En las órdenes de compra basadas en servicios, esta actividad representa la confirmación de que los servicios se han prestado. Es un evento explícito que se registra mediante la creación de una hoja de entrada de servicios, por ejemplo, mediante la transacción ML81N.
Por qué es importante

Es el equivalente a una entrada de mercancías para los servicios y resulta esencial para realizar el seguimiento del cumplimiento de las órdenes de servicios. Activa el proceso financiero de pago de los servicios.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de creación (ESSR-ERDAT) de la tabla de cabecera de hojas de entrada de servicios (ESSR). El vínculo con la orden de compra se encuentra en la tabla ESLL.

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla ESSR para las hojas de entrada de servicios vinculadas a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Inspección de calidad realizada
Indica que las mercancías recibidas han sido sometidas a una inspección de calidad. Esta actividad suele inferirse cuando se toma una decisión de uso sobre un lote de inspección creado en el momento de la entrada de mercancías, dentro del módulo de Quality Management.
Por qué es importante

En las industrias donde la calidad es fundamental, esta actividad ayuda a analizar la duración y los resultados del proceso de inspección. Los retrasos en esta etapa pueden crear cuellos de botella entre la entrada de mercancías y su disponibilidad para el uso.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir del módulo de Quality Management. Al recibir las mercancías se crea un lote de inspección en la tabla QALS, y la actividad queda marcada por la creación de una decisión de uso en la tabla QAVE, que incluye una marca de tiempo.

Recopilar

Identifique la marca de tiempo de la decisión de uso en la tabla QAVE para el lote de inspección vinculado al documento de material.

Tipo de evento inferred
Mercancías devueltas
Representa la devolución al proveedor de mercancías recibidas anteriormente, normalmente debido a problemas de calidad o envíos incorrectos. Es un evento explícito que se registra al contabilizar un documento de material con un tipo de movimiento específico para devoluciones.
Por qué es importante

Esta actividad pone de manifiesto problemas de calidad del proveedor o de exactitud de la orden, y es un indicador clave del retrabajo del proceso. Es fundamental para calcular el KPI de la tasa de variación de entradas de mercancías.

Dónde obtenerlo

Se registra en las tablas de documentos de material (MKPF/MSEG) cuando se utiliza un tipo de movimiento de devolución, como «122» para devolución al proveedor. La fecha de contabilización (MKPF-BUDAT) sirve como marca de tiempo.

Recopilar

Identifique los documentos de material con un tipo de movimiento de devolución, como 122, que hagan referencia a la orden de compra original.

Tipo de evento explicit
Orden de compra eliminada
Representa la cancelación o eliminación lógica de una posición de la orden de compra, lo que impide continuar con actividades como la entrada de mercancías o la facturación. Es un evento inferido que se registra cuando se establece el indicador de eliminación en la posición de la orden de compra.
Por qué es importante

Esta es una actividad terminal que indica que una orden fue cancelada. Analizar por qué y cuándo se eliminan las órdenes puede revelar problemas en la planificación de la demanda o en la selección de proveedores.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambios (CDHDR/CDPOS) que muestran que el indicador de eliminación (EKPO-LOEKZ) se ha establecido en «L» para una posición de la orden de compra.

Recopilar

Identifique la marca de tiempo en los documentos de cambios cuando se establece el indicador EKPO-LOEKZ.

Tipo de evento inferred
Orden de compra modificada
Representa cualquier modificación realizada en una orden de compra después de su creación inicial, como cambios en la cantidad, el precio o las fechas de entrega. Estos cambios se registran explícitamente en el sistema de documentos de cambios de SAP.
Por qué es importante

Los cambios frecuentes, especialmente después de la aprobación, indican ineficiencias del proceso, una planificación inicial deficiente o un aumento del alcance. Esta actividad es esencial para el Dashboard de retrabajo y cambios de órdenes de compra y sus KPI relacionados.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente en las tablas de cabecera de documentos de cambios (CDHDR) y de posiciones (CDPOS) para el objeto de orden de compra (EINKBELEG). Cada cambio crea una nueva entrada con su marca de tiempo.

Recopilar

Extraiga los eventos de cambio y sus marcas de tiempo de las tablas CDHDR y CDPOS vinculadas al número de orden de compra.

Tipo de evento explicit
Orden de compra rechazada
Esta actividad ocurre cuando una persona aprobadora rechaza una orden de compra durante el Workflow de aprobación. Es un evento inferido, derivado de un cambio de estado en los datos de la estrategia de liberación de la orden de compra que indica que se ha producido un rechazo.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos ayuda a identificar problemas de calidad de los datos de la orden de compra, incumplimientos de políticas o deficiencias en la matriz de aprobación. A menudo genera retrabajo y aumenta el tiempo total del ciclo.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de cambios (CDHDR/CDPOS) del estado de liberación de la orden de compra. Normalmente, un rechazo se registra cuando se cancela un código de liberación o se establece un estado de rechazo específico.

Recopilar

Supervise los registros de cambios para detectar la cancelación de un código de liberación o un cambio de estado que indique un rechazo.

Tipo de evento inferred
Solicitud de compra aprobada
Representa la aprobación formal de una solicitud de compra, que autoriza su conversión en una orden de compra. Este evento se infiere a partir de los cambios en los campos de estado de liberación de los datos de la solicitud, registrados mediante el Workflow de estrategia de liberación de SAP.
Por qué es importante

El seguimiento de las aprobaciones es fundamental para identificar cuellos de botella en la fase previa a la orden y garantizar el cumplimiento de las políticas de aprobación. Los retrasos en esta etapa afectan directamente al tiempo total del ciclo de compras.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los registros de cambios de la tabla de solicitudes de compra (EBAN), en particular mediante el seguimiento de los cambios en los campos de estado de liberación, como EBAN-FRGZU, o mediante el análisis de los documentos de cambios de CDHDR/CDPOS para el objeto EBAN.

Recopilar

Supervise los documentos de cambios de los campos de estado de liberación de EBAN para identificar la marca de tiempo de la aprobación final.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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