Su Template de datos de Purchase to Pay - Solicitud de compra

SAP S/4HANA
Su Template de datos de Purchase to Pay - Solicitud de compra

Su Template de datos de Purchase to Pay - Solicitud de compra

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso Purchase to Pay - Solicitud de compra. Describe los atributos y las actividades esenciales que debe seguir, junto con indicaciones prácticas de extracción adaptadas a SAP S/4HANA. Utilice este recurso para crear un registro de eventos sólido que permita obtener información útil mediante Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar datos detallados
  • Actividades clave que debe seguir para descubrir el proceso
  • Indicaciones para extraer datos de SAP S/4HANA
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Del aprovisionamiento al pago: atributos de la solicitud

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos y realizar un análisis completo del proceso de aprovisionamiento a pago de solicitudes.
3 Obligatorio 6 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
La fecha y hora exactas en las que tuvo lugar una actividad específica.
Descripción

Event Time es la marca de tiempo que registra cuándo tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar cronológicamente los eventos dentro de un caso y constituyen la base de todos los cálculos de duración y rendimiento en Process Mining. Por ejemplo, la diferencia de tiempo entre los eventos «Solicitud de pedido enviada» y «Solicitud de pedido aprobada» determina el tiempo de ciclo de aprobación.

Las marcas de tiempo precisas son esenciales para analizar el rendimiento del proceso, identificar retrasos y supervisar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Este atributo permite crear Dashboards que visualizan los tiempos de ciclo, realizan el seguimiento de las solicitudes de pedido estancadas y comparan el rendimiento en distintos periodos.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar eventos, calcular tiempos de ciclo y analizar el rendimiento del proceso y los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Las marcas de tiempo suelen obtenerse de las cabeceras de los documentos de modificación (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o de los registros de eventos del Workflow.

Ejemplos
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID de solicitud de compra
PurchaseRequisitionId
El identificador único de un documento de solicitud de compra.
Descripción

El ID de solicitud de compra es la clave principal que identifica de forma única cada solicitud de bienes o servicios en SAP S/4HANA. Actúa como identificador central del caso y vincula todas las actividades y modificaciones relacionadas con una solicitud concreta, desde su creación hasta su estado final, como la aprobación, el rechazo o la conversión en una orden de compra.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida completo de cada solicitud. Al agrupar todos los eventos relacionados bajo un único ID de solicitud de compra, los analistas pueden medir con precisión los tiempos de ciclo, realizar un seguimiento de los cambios de estado y analizar las distintas rutas que puede seguir una solicitud durante el proceso de aprobación.

Por qué es importante

Este es el identificador esencial del caso que conecta todos los pasos relacionados del proceso y permite obtener una visión completa y coherente del ciclo de vida de la solicitud.

Dónde obtenerlo

Este atributo es el número de solicitud de compra, que se encuentra en la tabla EBAN, campo BANFN.

Ejemplos
100178901001789110017892
Nombre de la actividad
ActivityName
El nombre de la actividad empresarial que tuvo lugar en un momento concreto del proceso de solicitud.
Descripción

El nombre de la actividad describe un evento o una tarea específicos que tuvieron lugar durante el ciclo de vida de una solicitud de compra. Estas actividades se derivan de registros del sistema, como documentos de modificación e historiales del Workflow, y representan hitos clave del proceso, como «Solicitud creada», «Inicio del paso de aprobación» u «Orden de compra creada».

El análisis de estas actividades permite visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella y medir el tiempo empleado en las distintas etapas. Comprender la secuencia y la frecuencia de actividades como «Solicitud modificada» o «Solicitud rechazada» es fundamental para detectar ineficiencias y áreas de mejora.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, forma la estructura básica del mapa de procesos y permite analizar el flujo, las variaciones y los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Es un atributo derivado que normalmente se construye interpretando datos de las tablas de documentos de modificación (CDHDR, CDPOS) y de los registros del Workflow, como SWWLOGHIST.

Ejemplos
Solicitud creadaPaso de aprobación completadoSolicitud aprobadaOrden de compra creada
Departamento
Department
El departamento o centro de costos al que se cargan los costos de la solicitud.
Descripción

El atributo Departamento, representado a menudo por el centro de coste en SAP, identifica la unidad de negocio responsable de la compra solicitada. Es un dato financiero y organizativo fundamental que se asigna en el nivel de posición de una solicitud de pedido.

En Process Mining, este atributo es esencial para analizar el rendimiento por departamento. Permite crear Dashboards que comparan métricas clave, como el tiempo de ciclo, las tasas de modificación y las tasas de rechazo, entre distintos departamentos. Esto ayuda a identificar los departamentos con mejor rendimiento, cuyas prácticas podrían adoptarse en otras áreas, así como aquellos que pueden necesitar formación o soporte adicional para el proceso.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento entre unidades de negocio, pone de relieve las variaciones en los tiempos de ciclo o las tasas de rechazo e identifica buenas prácticas y áreas de mejora.

Dónde obtenerlo

Es el centro de costos, que normalmente se encuentra en la tabla de asignación de cuentas EBKN, campo KOSTL.

Ejemplos
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Estado de la solicitud de compra
RequisitionStatus
El estado actual de procesamiento o aprobación de la solicitud de compra.
Descripción

El estado de la solicitud de compra indica su situación actual dentro del ciclo de vida. En SAP, suele representarse mediante el indicador de liberación, que muestra si una solicitud está bloqueada, en proceso de aprobación, parcialmente aprobada o totalmente aprobada. Este estado cambia a medida que la solicitud avanza por el Workflow.

El seguimiento del estado a lo largo del tiempo es fundamental para comprender el flujo del proceso. Ayuda a identificar dónde se atascan las solicitudes y durante cuánto tiempo. Analizar las transiciones entre estados permite obtener una visión detallada del proceso de aprobación y sus variantes.

Por qué es importante

Indica el estado actual de una solicitud de compra, un dato fundamental para realizar el seguimiento del progreso, identificar cuellos de botella y analizar el flujo del proceso.

Dónde obtenerlo

El estado de liberación suele determinarse mediante el indicador de liberación, que se encuentra en la tabla EBAN, campo FRGZU.

Ejemplos
B1S
ID de usuario
UserId
El identificador del usuario que creó la solicitud o realizó una actividad específica.
Descripción

El ID de usuario identifica al empleado o usuario del sistema responsable de un evento concreto del ciclo de vida de la solicitud. Puede ser la persona que creó la solicitud, el gerente que la aprobó o el agente que la modificó. En los pasos automatizados, puede corresponder al ID de un usuario del sistema o de un proceso por lotes.

El análisis por ID de usuario ayuda a comprender el comportamiento individual, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento. Es clave para identificar necesidades de formación, reconocer a las personas con mejor desempeño y garantizar la responsabilidad dentro del proceso. También permite analizar el rendimiento por departamento cuando se combina con los datos maestros de usuarios.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento de los usuarios, la distribución de la carga de trabajo y el cumplimiento del proceso. Es fundamental para identificar oportunidades de formación y cuellos de botella relacionados con los recursos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en EBAN-ERNAM para el creador. Para las modificaciones posteriores, aparece en CDHDR-USERNAME. Para las aprobaciones, se encuentra en los registros del Workflow.

Ejemplos
JSMITHRROEWF-BATCH
ID del aprobador
ApproverId
El identificador del usuario que realizó un paso de aprobación o rechazo.
Descripción

Approver ID identifica específicamente al Usuario que completó una actividad de aprobación o rechazo. Se diferencia del User ID general porque se centra exclusivamente en las personas que toman decisiones dentro del flujo de trabajo de aprobación. Registrar esta información es fundamental para analizar el proceso de aprobación en detalle.

Este atributo permite analizar el comportamiento de las aprobaciones, por ejemplo, identificar a los responsables con tiempos de aprobación prolongados o que rechazan solicitudes de pedido con frecuencia. Es esencial para los Dashboards centrados en los tiempos de ciclo de los pasos de aprobación y en el análisis de cuellos de botella del flujo de trabajo, ya que ayuda a localizar a las personas o roles concretos que pueden estar provocando retrasos.

Por qué es importante

Identifica al responsable concreto de la decisión en un paso de aprobación y permite analizar detalladamente los tiempos de ciclo y los cuellos de botella por persona o rol.

Dónde obtenerlo

Esta información suele extraerse de tablas de SAP Business Workflow, como SWW_WI2OBJ y SWWLOGHIST, que vinculan los elementos de trabajo con el usuario que los completa.

Ejemplos
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
Importe de la solicitud
RequisitionAmount
El valor monetario total de la solicitud de compra.
Descripción

El importe de la solicitud representa el costo total estimado de los bienes o servicios solicitados. Este valor suele ser un factor clave para determinar la complejidad y la duración del Workflow de aprobación, ya que las solicitudes de mayor importe normalmente requieren más niveles de aprobación.

Analizar este atributo permite segmentar el proceso según el valor. Puede ayudar a responder preguntas como «¿Las solicitudes de mayor importe tardan más en aprobarse?» o «¿Cuál es el valor de las solicitudes que se rechazan con frecuencia?». Es una dimensión fundamental para comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso.

Por qué es importante

Ayuda a segmentar el proceso según su impacto financiero, que suele correlacionarse con la complejidad de la aprobación y el tiempo de ciclo. Es esencial para analizar el proceso según el valor.

Dónde obtenerlo

El valor total se encuentra en la tabla EBAN, campo GFWERT. El valor por posición está en EBAN-PREIS.

Ejemplos
1500.0075000.50250.75
Tipo de solicitud
RequisitionType
Un código que clasifica la solicitud de compra, por ejemplo, para artículos estándar, servicios o gastos de capital.
Descripción

El tipo de solicitud, también denominado tipo de documento en SAP, es un campo de configuración clave que categoriza las solicitudes de compra. Los distintos tipos pueden activar diferentes Workflows de aprobación, tener configuraciones de campos distintas y utilizarse para diferentes fines empresariales, como artículos estándar de inventario, servicios externos o compras de activos.

Al analizar el proceso según el tipo de solicitud, las organizaciones pueden comprender cómo se gestionan las distintas solicitudes. Esto permite comparar el rendimiento, los tiempos de ciclo y las rutas de aprobación entre categorías, revelar si ciertos tipos de solicitud son más o menos eficientes y orientar mejor las mejoras del proceso.

Por qué es importante

Categoriza las solicitudes para permitir análisis comparativos y ayuda a comprender si los distintos tipos tienen flujos de proceso, cuellos de botella o tiempos de ciclo diferentes.

Dónde obtenerlo

Es el campo Tipo de documento, que se encuentra en la tabla EBAN, campo BSART.

Ejemplos
NBFORV
Es retrabajo
IsRework
Indicador que señala si una actividad constituye retrabajo, como una modificación posterior al envío.
Descripción

Es retrabajo es un indicador booleano calculado que identifica las actividades que representan trabajo repetitivo o que no aporta valor. Un ejemplo habitual en este proceso es la actividad «Solicitud modificada» después de que la solicitud ya se haya enviado para su aprobación, lo que obliga a reiniciar el proceso de aprobación.

Este atributo es fundamental para cuantificar el retrabajo del proceso y su impacto en los tiempos de ciclo generales. El Dashboard de modificaciones y tasa de retrabajo de solicitudes utiliza este indicador para poner de relieve las ineficiencias del proceso. Reducir el retrabajo suele ser un objetivo prioritario de las iniciativas de mejora, ya que se traduce directamente en un ahorro de tiempo y esfuerzo.

Por qué es importante

Señala las actividades que representan esfuerzo desperdiciado o repetición y permite medir directamente el retrabajo y su impacto en la eficiencia del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado. Normalmente, la lógica marcaría como retrabajo cualquier actividad «Solicitud modificada» que se produzca después de la primera actividad «Solicitud enviada para aprobación».

Ejemplos
truefalse
Está automatizado
IsAutomated
Indicador que señala si una actividad fue realizada por una persona usuaria del sistema en lugar de una persona.
Descripción

El atributo Está automatizado es un indicador booleano que tiene el valor verdadero cuando una actividad la ejecuta el sistema o una persona usuaria de tipo batch, como «WF-BATCH» en las acciones del Workflow. Ayuda a distinguir entre los pasos manuales y automatizados del proceso.

Este atributo es esencial para medir el nivel de automatización del proceso de solicitudes y calcular el KPI de la tasa de aprobaciones automatizadas. Al filtrar los pasos automatizados o manuales, las personas analistas pueden comparar su eficiencia e identificar oportunidades para automatizar más tareas, reducir los tiempos de procesamiento y disminuir el esfuerzo manual.

Por qué es importante

Distingue entre actividades realizadas por personas y actividades impulsadas por el sistema, algo clave para medir las tasas de automatización e identificar oportunidades de automatizar tareas manuales.

Dónde obtenerlo

Es un atributo derivado, normalmente basado en una regla que comprueba si el ID de usuario de un evento pertenece a una lista de personas usuarias del sistema o de tipo batch conocidas.

Ejemplos
truefalse
Fecha límite requerida
RequiredByDate
La fecha en la que la persona solicitante necesita los bienes o servicios solicitados.
Descripción

La fecha límite requerida, denominada fecha de entrega en SAP, especifica cuándo se necesitan los bienes o servicios de la posición de la solicitud. La persona solicitante establece esta fecha, que sirve como objetivo para todo el proceso de compras.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de la tasa de finalización puntual de solicitudes. Al comparar la fecha límite requerida con la fecha de aprobación final o de creación del pedido de compra, la organización puede medir su capacidad para cumplir los niveles de servicio internos y las necesidades del negocio. Analizar las solicitudes que no cumplen esta fecha puede revelar retrasos sistémicos en el proceso de compras.

Por qué es importante

Define la fecha objetivo de finalización de una solicitud y permite medir las entregas puntuales y el cumplimiento de los niveles de servicio internos.

Dónde obtenerlo

Es la fecha de entrega, que se encuentra en el nivel de posición de la tabla EBAN, campo LFDAT.

Ejemplos
2023-11-152023-12-012024-01-20
Hora de finalización
EndTime
La fecha y hora exactas en las que se completó una actividad concreta.
Descripción

EndTime es la marca de tiempo que registra cuándo finalizó una actividad. Aunque muchos eventos generados por el sistema son instantáneos, lo que significa que StartTime es igual a EndTime, las tareas realizadas por personas, como las aprobaciones, pueden tener una hora de inicio y otra de finalización distintas. Esta marca de tiempo señala la finalización del trabajo.

Disponer de un EndTime independiente permite medir con mayor precisión el tiempo de procesamiento activo frente al tiempo de espera. Se utiliza junto con StartTime para calcular la métrica ProcessingTime. Este nivel de detalle mejora el análisis del uso de recursos y la eficiencia de las tareas manuales.

Por qué es importante

Marca la finalización de una actividad, permite calcular el tiempo de procesamiento activo y proporciona una visión más detallada de la duración de la tarea.

Dónde obtenerlo

Se deriva de los registros del Workflow, que pueden capturar tanto el momento en que se creó un elemento de trabajo (StartTime) como el momento en que se completó (EndTime).

Ejemplos
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Moneda
Currency
El código de moneda del importe de la solicitud de compra.
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe de la solicitud de compra, por ejemplo, USD, EUR o JPY. Proporciona el contexto necesario para el atributo Importe de la solicitud de compra, especialmente en organizaciones multinacionales que operan con varias monedas.

Para realizar análisis e informes financieros precisos, es fundamental tener en cuenta la moneda. Al agregar o comparar valores de solicitudes de compra, todos los importes deben convertirse a una moneda común para garantizar resultados significativos. Este atributo es un requisito previo para realizar esas conversiones.

Por qué es importante

Proporciona el contexto esencial para el Importe de la solicitud de compra y permite realizar análisis y comparaciones financieras precisas en entornos con varias monedas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla EBAN, campo WAERS.

Ejemplos
USDEURGBP
Motivo del rechazo
RejectionReason
El motivo indicado cuando se rechaza una solicitud de compra.
Descripción

El motivo del rechazo explica por qué una persona aprobadora decidió rechazar una solicitud de compra. Entre los motivos pueden estar superar el presupuesto, incluir información incorrecta, incumplir una política o duplicar otra solicitud. Esta información proporciona un contexto esencial para comprender los fallos del proceso.

Analizar los motivos del rechazo ayuda a identificar las causas raíz de las ineficiencias y del retrabajo. Por ejemplo, si «Centro de coste incorrecto» es un motivo frecuente, puede indicar la necesidad de mejorar la formación de las personas usuarias o la validación del sistema. Este atributo es la base del Dashboard de análisis de rechazos de solicitudes y resulta fundamental para aplicar mejoras específicas al proceso.

Por qué es importante

Proporciona la causa raíz de los fallos del proceso y permite aplicar mejoras específicas para reducir el retrabajo y aumentar la tasa de solicitudes correctas a la primera.

Dónde obtenerlo

A menudo no es un campo estándar. Puede capturarse en elementos del contenedor del Workflow, en textos largos asociados a la solicitud o en campos personalizados.

Ejemplos
Supera el presupuestoProveedor incorrectoSolicitud duplicada
Nivel de urgencia
UrgencyLevel
Clasificación de la urgencia de la solicitud, que puede influir en su prioridad de procesamiento.
Descripción

El nivel de urgencia indica la prioridad de la solicitud de compra. Aunque no suele existir un campo estándar específico, algunas organizaciones utilizan campos como el número de seguimiento de la necesidad para capturar esta información. Esto permite a las personas solicitantes señalar necesidades críticas que pueden requerir un procesamiento acelerado.

Analizar el impacto de la urgencia es importante para evaluar si el proceso prioriza correctamente las solicitudes críticas. El Dashboard de análisis del impacto del nivel de urgencia utiliza este atributo para comparar los tiempos de ciclo y las tasas de aprobación de las solicitudes urgentes y estándar, y ayuda a determinar si la gestión prioritaria funciona según lo previsto.

Por qué es importante

Permite analizar cómo varía el rendimiento del proceso en las solicitudes de alta prioridad y comprobar si los elementos urgentes reciben realmente un tratamiento acelerado.

Dónde obtenerlo

No existe un campo estándar de urgencia. Algunas empresas utilizan el número de seguimiento de la necesidad (EBAN-BEDAR) para este fin. También puede tratarse de un campo personalizado.

Ejemplos
AltaMediaBaja
Nombre del paso de aprobación
ApprovalStepName
El nombre o la descripción específicos de un paso de aprobación del Workflow.
Descripción

El nombre del paso de aprobación proporciona una descripción comprensible para las personas de una etapa concreta del Workflow de aprobación, como «Aprobación del gerente» o «Aprobación de la vicepresidencia de Finanzas». Es más descriptivo que una actividad genérica como «Paso de aprobación completado».

Este atributo es fundamental para los Dashboards de tiempo de ciclo de los pasos de aprobación y de análisis de cuellos de botella del Workflow. Permite examinar el proceso de aprobación con un alto nivel de detalle, identificar exactamente qué etapas provocan los retrasos más importantes y detectar dónde se acumula el trabajo. Este nivel de detalle resulta necesario para aplicar medidas específicas y agilizar la cadena de aprobación.

Por qué es importante

Proporciona un nivel de detalle preciso sobre las etapas de aprobación y permite identificar con exactitud los cuellos de botella del Workflow de aprobación multinivel.

Dónde obtenerlo

Esta información se deriva de la descripción de la tarea del Workflow, que puede encontrarse vinculando el registro del Workflow con tablas de definición de tareas como T528T.

Ejemplos
Aprobación del gerenteAprobación del directorAprobación del vicepresidente de Finanzas
Número de pedido de compra
PurchaseOrderNumber
El número del pedido de compra creado a partir de la solicitud.
Descripción

El número del pedido de compra es el identificador del documento oficial de compras creado a partir de una solicitud aprobada. La creación de un pedido de compra suele ser el resultado final satisfactorio de una solicitud, ya que indica que la petición se ha convertido en un pedido formal para un proveedor.

Este atributo es fundamental para medir el KPI del plazo desde la solicitud hasta el pedido de compra y la tasa de conversión general. Conecta el proceso de solicitud con el proceso de compras posterior y permite obtener una visión integral del ciclo Purchase-to-Pay.

Por qué es importante

Vincula la solicitud con el documento de compras posterior y permite medir la tasa de conversión y el plazo desde la solicitud hasta el pedido de compra.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla EBAN, campo EBELN, una vez creado un pedido de compra a partir de la posición de la solicitud.

Ejemplos
450001789045000178914500017892
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica la instancia específica de SAP S/4HANA de la que se extrajeron los datos.
Descripción

El atributo Sistema de origen indica el sistema de procedencia en el que se generaron los datos del proceso. En organizaciones con varias instancias de SAP, como sistemas distintos para desarrollo, aseguramiento de la calidad y producción, o sistemas separados para diferentes regiones, este campo es fundamental para la gobernanza y el contexto de los datos.

Garantiza que los datos de distintas fuentes puedan distinguirse, evita agregaciones incorrectas y permite realizar análisis específicos de cada sistema. Es un atributo obligatorio para mantener la trazabilidad de los datos y garantizar el seguimiento del origen del proceso.

Por qué es importante

Proporciona un contexto esencial sobre el origen y la gobernanza de los datos, especialmente en entornos con varios sistemas, y garantiza su trazabilidad.

Dónde obtenerlo

Normalmente es el ID del sistema SAP (SID), que puede obtenerse de las variables del sistema o de las tablas de configuración.

Ejemplos
S4PECCS4H_PROD_01
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente desde el sistema de origen. Es un elemento de metadatos fundamental para conocer la actualidad de los datos analizados. Los analistas y usuarios de negocio utilizan esta marca de tiempo para saber si los datos del proceso reflejan el estado operativo más reciente.

En cualquier análisis de procesos, conocer la vigencia de los datos es fundamental para tomar decisiones informadas. Este atributo ayuda a gestionar las expectativas de los usuarios y garantiza que las conclusiones se basen en datos tan actualizados como exige cada análisis.

Por qué es importante

Indica la actualidad de los datos, un aspecto crucial para confiar en el análisis y tomar decisiones empresariales oportunas.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo se genera y añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Del aprovisionamiento al pago: actividades de la solicitud

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir el proceso con precisión.
6 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Orden de compra creada
Indica que se ha generado una orden de compra que hace referencia a la posición de la solicitud. Es un evento explícito del sistema que vincula la solicitud con un documento de compras posterior.
Por qué es importante

Este es un hito importante y un resultado satisfactorio del proceso de solicitud. El tiempo transcurrido entre la aprobación de la solicitud y la creación de la orden de compra es un KPI fundamental para medir la eficiencia de compras.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente cuando se crea una posición de orden de compra. El vínculo se almacena en la tabla EKPO (posición de orden de compra), que contiene el número de solicitud de compra (BANFN) y el número de posición (BNFPO).

Recopilar

Una la tabla EKPO con EBAN mediante el número y la posición de la solicitud. La fecha de creación de la posición de la orden de compra marca el evento.

Tipo de evento explicit
Paso de aprobación completado
Se produce cuando un aprobador realiza una acción positiva sobre una solicitud y completa un paso del Workflow de aprobación multinivel. Se infiere a partir de un cambio en el estado de liberación de la solicitud.
Por qué es importante

Esta actividad permite analizar detalladamente el Workflow de aprobación y medir el tiempo empleado en cada paso. Ayuda a distinguir a los aprobadores eficientes de los cuellos de botella del proceso.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla EBAN. Un cambio en el estado del código de liberación, por ejemplo en el campo FRGZU, de no liberado a liberado para un código específico indica este evento.

Recopilar

Realice un seguimiento de los cambios en los campos de estado de liberación de EBAN para cada código de liberación definido en la estrategia.

Tipo de evento inferred
Solicitud aprobada
Marca la aprobación final y completa de la solicitud de compra, lo que permite convertirla en una orden de compra. Este hito se infiere cuando el estado general de liberación alcanza su estado final de aprobado.
Por qué es importante

Este es un hito crítico de éxito y un punto final habitual para analizar el tiempo de ciclo. Significa que la solicitud ha superado todas las comprobaciones y está lista para que el departamento de compras actúe.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de un cambio de estado en la tabla EBAN, concretamente cuando el indicador general de liberación (FRGZU) o el estado de procesamiento (PROCSTAT) se actualiza al valor final «Aprobado».

Recopilar

Identifique la marca de tiempo en la que se aplica el código de liberación final o cambia a «Aprobado» el estado general de la solicitud.

Tipo de evento inferred
Solicitud cerrada
Indica que la posición de la solicitud se considera completamente procesada y que ya no pueden crearse más órdenes de compra a partir de ella. Este estado suele establecerse automáticamente cuando se ha pedido la cantidad total.
Por qué es importante

Esta actividad representa la finalización satisfactoria del ciclo de vida de la posición de la solicitud. Confirma que la necesidad empresarial se ha convertido por completo en una orden de compras.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la tabla EBAN. Se produce cuando se establece el indicador «Cerrado» (EBAKZ), normalmente cuando la cantidad pedida en las órdenes de compra equivale a la cantidad solicitada.

Recopilar

Identifique, mediante los documentos de modificación, el evento en el que se establece el indicador «Cerrado» (EBAKZ) en la tabla EBAN.

Tipo de evento inferred
Solicitud creada
Marca la creación inicial del documento de solicitud de compra en el sistema. Este evento se captura explícitamente cuando un usuario guarda una solicitud nueva por primera vez y registra la fecha y hora de creación.
Por qué es importante

Esta actividad sirve como punto de inicio principal para analizar el ciclo de vida de la solicitud. Es esencial para medir el tiempo de ciclo de principio a fin, desde la identificación de la necesidad inicial hasta la aprobación final o la conversión en una orden de compra.

Dónde obtenerlo

Este es un evento explícito capturado de la tabla EBAN, utilizando los campos de fecha de creación (ERDAT) y hora de creación (ERZEIT) para el número de solicitud de compra específico (BANFN).

Recopilar

Utilice los campos de fecha y hora de creación (ERDAT, ERZEIT) de la tabla EBAN para cada solicitud (BANFN).

Tipo de evento explicit
Solicitud rechazada
Representa el rechazo final de la solicitud de compra por parte de un aprobador, lo que detiene el proceso. Se captura mediante una actualización de estado específica que indica el rechazo.
Por qué es importante

Esta actividad constituye un punto final crítico de fallo. Analizar la frecuencia y los motivos de rechazo, así como los puntos del proceso en los que se producen, ayuda a identificar problemas de cumplimiento de políticas, presupuesto o calidad de las solicitudes.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de un cambio de estado en la tabla EBAN. El estado de procesamiento (PROCSTAT) o un indicador de liberación se establece en un valor que significa explícitamente «Rechazado».

Recopilar

Identifique la marca de tiempo en la que el estado general de EBAN se actualiza a «Rechazado» mediante los documentos de modificación.

Tipo de evento inferred
Fuente de suministro asignada
Representa la acción de un comprador que asigna un proveedor, contrato o registro info específico a una posición de solicitud aprobada. Es un paso clave para preparar la solicitud para la creación de una orden de compra.
Por qué es importante

Esta actividad conecta la aprobación con el pedido. Medir el tiempo necesario para asignar una fuente ayuda a identificar retrasos en la carga de trabajo del comprador y en la eficiencia del abastecimiento.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la introducción de un valor en los campos relacionados con la fuente de suministro de la tabla EBAN, como proveedor fijo (LIFNR), registro info (INFNR) o contrato (KONNR).

Recopilar

Realice un seguimiento, mediante los documentos de modificación, de la cumplimentación de campos como LIFNR, INFNR o KONNR en la tabla EBAN.

Tipo de evento inferred
Inicio del paso de aprobación
Indica que una solicitud está pendiente de la acción de un aprobador o grupo de aprobadores específico. Se infiere cuando el estado de la solicitud indica que está pendiente de un código de liberación concreto.
Por qué es importante

Esta actividad es esencial para localizar cuellos de botella en la cadena de aprobación. Analizar la duración de este estado ayuda a identificar solicitudes estancadas y aprobadores sobrecargados.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los campos de estado de liberación de la tabla EBAN, como FRGZU, y de la configuración subyacente de la estrategia de liberación. El evento comienza cuando un código de liberación específico pasa a ser el siguiente que debe procesarse.

Recopilar

Determine cuándo una solicitud entra en un estado en el que un código de liberación específico queda pendiente de aprobación, según los registros del Workflow o los campos de estado.

Tipo de evento inferred
Restablecimiento de la aprobación
Representa un evento en el que se restablece todo el Workflow de aprobación, normalmente debido a una modificación importante de la solicitud. Esto obliga a reiniciar el proceso de aprobación desde el primer nivel.
Por qué es importante

Esta actividad pone de manifiesto un retrabajo importante que afecta gravemente al tiempo de ciclo. Identificar las causas de los restablecimientos de aprobación es fundamental para agilizar el proceso y reducir los retrasos.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla EBAN. Este evento se detecta cuando los campos de estado de liberación, como FRGKZ o FRGZU, se borran después de haber sido establecidos parcial o totalmente.

Recopilar

Busque en los registros de cambios una modificación del estado de liberación, de liberado a no liberado.

Tipo de evento inferred
Solicitud enviada para aprobación
Representa el momento en que el solicitante envía formalmente la solicitud y activa el Workflow de aprobación. Normalmente se infiere cuando se determina la estrategia de liberación de la solicitud y el estado cambia a «En aprobación».
Por qué es importante

Este es un hito fundamental que inicia el conteo de los KPI del tiempo de ciclo de aprobación. Analizar el tiempo transcurrido entre la creación y el envío puede revelar retrasos en la fase de preparación de la solicitud.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla EBAN, concretamente cuando se rellenan los campos de la estrategia de liberación, como FRGST, o cuando el estado general (PROCSTAT) cambia para reflejar un estado «En aprobación».

Recopilar

Identifique la primera entrada del documento de modificación que indique el inicio del Workflow de aprobación o un cambio de estado a «En aprobación».

Tipo de evento inferred
Solicitud modificada
Se produce cuando un usuario modifica un campo clave de la solicitud después de su creación inicial, como la cantidad, el precio o el material. Esta acción queda registrada explícitamente en el sistema de documentos de modificación de SAP.
Por qué es importante

El seguimiento de las modificaciones es fundamental para identificar los ciclos de retrabajo y su impacto en los tiempos de ciclo. Una frecuencia elevada de modificaciones sugiere problemas de calidad de datos o cambios en los requisitos, áreas clave para mejorar el proceso.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente en las tablas de documentos de modificación de SAP (CDHDR y CDPOS) para los cambios realizados en la tabla EBAN. Cada cambio en un campo supervisado genera una entrada.

Recopilar

Extraiga los eventos de modificación de CDHDR/CDPOS cuyo objeto sea BANF para las solicitudes de compra.

Tipo de evento explicit
Solicitud retirada
Se produce cuando el solicitante original cancela o elimina la solicitud antes de que se procese por completo. Normalmente se trata de una acción explícita que establece un indicador de eliminación en la posición de la solicitud.
Por qué es importante

El seguimiento de las retiradas ayuda a comprender la volatilidad de la demanda y los motivos de las cancelaciones. Representa un estado terminal para la solicitud e impide que continúe su procesamiento.

Dónde obtenerlo

Se captura explícitamente cuando se establece el campo del indicador de eliminación (LOEKZ) en la tabla EBAN para una posición de solicitud. El cambio queda registrado en CDHDR/CDPOS.

Recopilar

Identifique el evento en el que el indicador de eliminación (LOEKZ) de la tabla EBAN se establece en «L».

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP S/4HANA

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