Su Template de datos para solicitudes del proceso de compra a pago

SAP S/4HANA
Su Template de datos para solicitudes del proceso de compra a pago

Su Template de datos para solicitudes del proceso de compra a pago

Este Template le guía en la recopilación de los datos necesarios para analizar el proceso de solicitud de compra a pago. Incluye los atributos y las actividades esenciales que conviene registrar, además de instrucciones prácticas de extracción adaptadas a SAP S/4HANA. Utilice este recurso para crear un registro de eventos sólido que facilite un análisis útil del proceso.
  • Atributos recomendados para un análisis detallado
  • Actividades clave para descubrir el proceso
  • Instrucciones para extraer datos de SAP S/4HANA
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de solicitud de compra a pago

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el registro de eventos y realizar un análisis completo del proceso de solicitud de compra a pago.
3 Obligatorio 6 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Fecha y hora del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en que se produjo una actividad específica.
Descripción

La fecha y hora del evento indican cuándo tuvo lugar una actividad. Estos datos son esenciales para ordenar cronológicamente los eventos de un caso y sirven de base para calcular duraciones y rendimiento en Process Mining. Por ejemplo, la diferencia entre los eventos 'Solicitud enviada para aprobación' y 'Solicitud aprobada' determina el tiempo de ciclo de aprobación.

Las fechas y horas exactas son esenciales para analizar el rendimiento del proceso, detectar demoras y supervisar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Este atributo permite crear Dashboards que muestran los tiempos de ciclo, identifican solicitudes estancadas y comparan el rendimiento en distintos periodos.

Por qué es importante

Esta fecha y hora son esenciales para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo y analizar el rendimiento del proceso y sus cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Por lo general, las fechas y horas se obtienen de las cabeceras de los documentos de modificación (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o de los registros de eventos del flujo de trabajo.

Ejemplos
2023-04-15T10:05:30Z2023-04-15T14:22:01Z2023-04-16T09:00:15Z
ID de solicitud de compra
PurchaseRequisitionId
Identificador único de un documento de solicitud de compra.
Descripción

El ID de solicitud de compra es la clave principal que identifica de forma única cada solicitud de bienes o servicios en SAP S/4HANA. Es el identificador central del caso y vincula todas las actividades y modificaciones relacionadas con una solicitud específica, desde su creación hasta su estado final, como la aprobación, el rechazo o la conversión en una orden de compra.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida completo de cada solicitud. Al agrupar todos los eventos relacionados bajo un mismo ID de solicitud de compra, las personas analistas pueden medir con precisión los tiempos de ciclo, seguir los cambios de estado y analizar las distintas rutas que puede seguir una solicitud durante el proceso de aprobación.

Por qué es importante

Este es el identificador esencial del caso que conecta todos los pasos relacionados del proceso y permite obtener una visión completa y coherente del ciclo de vida de la solicitud.

Dónde obtenerlo

Este atributo corresponde al número de solicitud de compra, que se encuentra en la tabla EBAN, campo BANFN.

Ejemplos
100178901001789110017892
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre de la actividad de negocio que tuvo lugar en un momento específico del proceso de solicitud.
Descripción

El nombre de la actividad describe un evento o una tarea específicos que tuvieron lugar durante el ciclo de vida de una solicitud de compra. Estas actividades se obtienen de registros del sistema, como los documentos de modificación y el historial del flujo de trabajo, y representan hitos clave del proceso, como 'Solicitud creada', 'Paso de aprobación iniciado' u 'Orden de compra creada'.

Analizar estas actividades permite visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella y medir el tiempo dedicado a las distintas etapas. Comprender la secuencia y la frecuencia de actividades como 'Solicitud modificada' o 'Solicitud rechazada' es fundamental para detectar ineficiencias y oportunidades de mejora.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, constituye la base del mapa de procesos y permite analizar el flujo, las variantes y los cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Este atributo se deriva, por lo general, de la interpretación de datos de las tablas de documentos de modificación (CDHDR, CDPOS) y de los registros del flujo de trabajo (por ejemplo, SWWLOGHIST).

Ejemplos
Solicitud creadaPaso de aprobación completadoSolicitud aprobadaOrden de compra creada
Departamento
Department
Departamento o centro de coste al que se imputan los costes de la solicitud.
Descripción

El atributo Departamento, que en SAP suele representarse mediante el centro de coste, identifica la unidad de negocio responsable de la compra solicitada. Es un dato financiero y organizativo clave que se asigna en el nivel de posición de la solicitud.

En Process Mining, este atributo es esencial para analizar el rendimiento de cada departamento. Permite crear Dashboards que comparan métricas clave, como los tiempos de ciclo, la frecuencia de modificaciones y la tasa de rechazo entre departamentos. Así se pueden identificar los departamentos con mejores resultados, cuyas prácticas podrían adoptarse en otros, y aquellos que quizá necesiten más formación o apoyo para mejorar sus procesos.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento entre unidades de negocio y detectar diferencias en los tiempos de ciclo o las tasas de rechazo para identificar buenas prácticas y oportunidades de mejora.

Dónde obtenerlo

Es el centro de coste, que suele encontrarse en la tabla de imputación contable EBKN, campo KOSTL.

Ejemplos
FIN-1001IT-2005MKT-3010
Estado de la solicitud
RequisitionStatus
Estado actual de procesamiento o aprobación de la solicitud de compra.
Descripción

El estado de la solicitud indica en qué punto de su ciclo de vida se encuentra. En SAP, suele representarse mediante el indicador de liberación, que muestra si una solicitud está bloqueada, en aprobación, aprobada parcialmente o aprobada por completo. El estado cambia a medida que la solicitud avanza por el flujo de trabajo.

Seguir los cambios de estado a lo largo del tiempo es fundamental para comprender el flujo del proceso. Ayuda a identificar dónde se atascan las solicitudes y durante cuánto tiempo. Analizar las transiciones entre estados permite conocer en detalle el proceso de aprobación y sus variantes.

Por qué es importante

Indica el estado actual de una solicitud, un dato clave para seguir su avance, identificar cuellos de botella y analizar el flujo del proceso.

Dónde obtenerlo

El estado de liberación suele determinarse mediante el indicador de liberación, que se encuentra en la tabla EBAN, campo FRGZU.

Ejemplos
B1S
ID de la persona aprobadora
ApproverId
Identificador de la persona usuaria que realizó un paso de aprobación o rechazo.
Descripción

El ID de la persona aprobadora identifica específicamente a quien completó una actividad de aprobación o rechazo. A diferencia del ID de usuario general, se centra exclusivamente en quienes toman decisiones dentro del flujo de trabajo de aprobación. Registrar esta información es fundamental para analizar el proceso de aprobación en detalle.

Este atributo permite analizar el comportamiento en las aprobaciones, por ejemplo, identificar a responsables que tardan mucho en aprobar o que rechazan solicitudes con frecuencia. Es fundamental para los Dashboards que muestran los tiempos de ciclo de cada paso de aprobación y el análisis de cuellos de botella del flujo de trabajo, ya que ayuda a localizar a las personas o funciones que pueden estar causando demoras.

Por qué es importante

Identifica a quien toma la decisión en cada paso de aprobación y permite analizar en detalle los tiempos de ciclo y los cuellos de botella por persona o función.

Dónde obtenerlo

Por lo general, esta información se extrae de tablas de SAP Business Workflow, como SWW_WI2OBJ y SWWLOGHIST, que vinculan los elementos de trabajo con la persona usuaria que los completó.

Ejemplos
MJOHNSONCWILLIAMSLBLACK
ID de usuario
UserId
Identificador de la persona usuaria que creó la solicitud o realizó una actividad específica.
Descripción

El ID de usuario identifica a la persona empleada o usuaria del sistema responsable de un evento concreto del ciclo de vida de la solicitud. Puede ser quien creó la solicitud, la persona responsable que la aprobó o quien la modificó. En los pasos automatizados, puede corresponder a un ID de usuario del sistema o de procesamiento por lotes.

El análisis por ID de usuario ayuda a comprender el comportamiento de cada persona usuaria, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento. Es clave para detectar necesidades de formación, reconocer a quienes obtienen buenos resultados y garantizar la rendición de cuentas en el proceso. También permite analizar el rendimiento de los departamentos al combinarlo con los datos maestros de usuarios.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento de las personas usuarias, la distribución de la carga de trabajo y el cumplimiento del proceso. Es clave para detectar oportunidades de formación y cuellos de botella relacionados con los recursos.

Dónde obtenerlo

Para quien crea la solicitud, se encuentra en EBAN-ERNAM. Para las modificaciones posteriores, está en CDHDR-USERNAME. Para las aprobaciones, se encuentra en los registros del flujo de trabajo.

Ejemplos
JSMITHRROEWF-BATCH
Importe de la solicitud
RequisitionAmount
Valor monetario total de la solicitud de compra.
Descripción

El importe de la solicitud representa el coste total estimado de los bienes o servicios solicitados. Este valor suele ser un factor clave para determinar la complejidad y la duración del flujo de trabajo de aprobación, ya que las solicitudes de mayor importe suelen requerir más niveles de aprobación.

Analizar este atributo permite segmentar el proceso por importe y responder preguntas como: '¿Las solicitudes de importe elevado tardan más en aprobarse?' o '¿Cuál es el importe de las solicitudes que se rechazan con frecuencia?'. Es una dimensión clave para comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso según su impacto financiero, que suele estar relacionado con la complejidad de la aprobación y el tiempo de ciclo. Es esencial para analizar los procesos según su valor.

Dónde obtenerlo

El valor total se encuentra en la tabla EBAN, campo GFWERT. El valor por posición está en EBAN-PREIS.

Ejemplos
1500.0075000.50250.75
Tipo de solicitud
RequisitionType
Código que clasifica la solicitud de compra, por ejemplo, para artículos estándar, servicios o gastos de capital.
Descripción

El tipo de solicitud, también conocido como tipo de documento en SAP, es un campo de configuración clave que clasifica las solicitudes de compra. Los distintos tipos pueden activar diferentes flujos de trabajo de aprobación, tener distintas opciones de campos y responder a diferentes necesidades del negocio, como artículos de inventario estándar, servicios externos o compras de activos.

Analizar el proceso según el tipo de solicitud permite comprender cómo se gestionan las distintas solicitudes. También permite comparar el rendimiento, los tiempos de ciclo y las rutas de aprobación entre categorías, lo que puede revelar qué tipos de solicitud son más o menos eficientes y ayudar a adaptar las mejoras del proceso.

Por qué es importante

Clasifica las solicitudes para facilitar el análisis comparativo y comprender si los distintos tipos siguen flujos de proceso diferentes o presentan otros cuellos de botella y tiempos de ciclo.

Dónde obtenerlo

Es el campo Tipo de documento, que se encuentra en la tabla EBAN, campo BSART.

Ejemplos
NBFORV
Automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si una actividad la realizó una persona usuaria del sistema en lugar de una persona.
Descripción

El atributo Is Automated es una marca booleana que indica si una actividad fue ejecutada por un usuario de sistema o de procesamiento por lotes, como «WF-BATCH» para las acciones del flujo de trabajo. Esto permite distinguir los pasos manuales de los automatizados.

Este atributo es esencial para medir el nivel de automatización del proceso de solicitud de compra y calcular el KPI «Tasa de aprobaciones automatizadas». Al filtrar los pasos manuales o automatizados, quienes analizan el proceso pueden comparar su eficiencia e identificar oportunidades para automatizar más tareas, reducir los tiempos de procesamiento y disminuir el trabajo manual.

Por qué es importante

Distingue las actividades realizadas por personas de las ejecutadas por sistemas. Esto es clave para medir los niveles de automatización e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales.

Dónde obtenerlo

Es un atributo derivado que suele basarse en una regla que comprueba si el User ID de un evento pertenece a una lista de usuarios de sistema o de procesamiento por lotes conocidos.

Ejemplos
truefalse
Es retrabajo
IsRework
Indicador que señala si una actividad constituye un retrabajo, como una modificación posterior al envío.
Descripción

Es retrabajo es una marca booleana calculada que identifica actividades que representan trabajo repetitivo o que no aporta valor. Un ejemplo habitual en este proceso es la actividad «Solicitud de compra modificada» después de que la solicitud ya se haya enviado para su aprobación, lo que obliga a reiniciar el proceso de aprobación.

Este atributo es fundamental para cuantificar el retrabajo en el proceso y su efecto en los tiempos de ciclo generales. El Dashboard de modificaciones de solicitudes y tasa de retrabajo utiliza esta marca para mostrar las ineficiencias del proceso. Reducir el retrabajo suele ser un objetivo prioritario de las iniciativas de mejora, ya que permite ahorrar tiempo y esfuerzo.

Por qué es importante

Marca las actividades que representan esfuerzo desperdiciado o repetido, lo que permite medir directamente el retrabajo y su efecto en la eficiencia del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado. La lógica suele marcar como retrabajo cualquier actividad «Solicitud de compra modificada» que ocurra después de la primera actividad «Solicitud de compra enviada para aprobación».

Ejemplos
truefalse
Fecha requerida
RequiredByDate
Fecha en que la persona solicitante necesita los bienes o servicios solicitados.
Descripción

La fecha requerida, denominada fecha de entrega en SAP, indica cuándo se necesitan los bienes o servicios de una posición de solicitud. La establece la persona solicitante y sirve como objetivo para todo el proceso de compras.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de la tasa de solicitudes completadas a tiempo. Al comparar la fecha requerida con la fecha de aprobación final o de creación de la orden de compra, la organización puede medir su capacidad para cumplir los niveles de servicio internos y atender las necesidades del negocio. Analizar las solicitudes que no cumplen esta fecha puede revelar demoras sistemáticas en el proceso de compras.

Por qué es importante

Define la fecha objetivo para completar una solicitud y permite medir las entregas a tiempo y el cumplimiento de los niveles de servicio internos.

Dónde obtenerlo

Es la fecha de entrega, que se encuentra en el nivel de posición de la tabla EBAN, campo LFDAT.

Ejemplos
2023-11-152023-12-012024-01-20
Hora de finalización
EndTime
Fecha y hora exactas en que se completó una actividad específica.
Descripción

EndTime es la marca de tiempo que registra cuándo terminó una actividad. Muchos eventos generados por el sistema son instantáneos, por lo que StartTime y EndTime coinciden. En cambio, las tareas realizadas por personas, como las aprobaciones, pueden tener una hora de inicio y otra de finalización. Esta última marca el momento en que se completó el trabajo.

Contar con un EndTime independiente permite medir con más precisión el tiempo de procesamiento activo y el tiempo de espera. Se utiliza junto con StartTime para calcular la métrica ProcessingTime. Este nivel de detalle mejora el análisis del uso de los recursos y de la eficiencia de las tareas manuales.

Por qué es importante

Indica cuándo se completa una actividad, permite calcular el tiempo de procesamiento activo y ofrece una visión más detallada de la duración de las tareas.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros del flujo de trabajo, que pueden incluir tanto el momento en que se creó un elemento de trabajo (StartTime) como el momento en que se completó (EndTime).

Ejemplos
2023-04-15T10:20:30Z2023-04-15T14:25:01Z2023-04-16T11:00:45Z
Moneda
Currency
Código de moneda del importe de la solicitud.
Descripción

Este atributo especifica la moneda en que se expresa el importe de la solicitud, por ejemplo, USD, EUR o JPY. Aporta el contexto necesario para interpretar el importe de la solicitud, especialmente en organizaciones multinacionales que operan con varias monedas.

Para realizar análisis e informes financieros precisos, es esencial tener en cuenta la moneda. Al agregar o comparar importes de solicitudes, se deben convertir todas las cantidades a una moneda común para obtener resultados significativos. Este atributo es necesario para realizar esas conversiones.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para interpretar el importe de la solicitud y permite realizar análisis y comparaciones financieras precisos en entornos con varias monedas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla EBAN, campo WAERS.

Ejemplos
USDEURGBP
Motivo del rechazo
RejectionReason
Motivo indicado cuando se rechaza una solicitud de compra.
Descripción

El motivo del rechazo explica por qué una persona aprobadora decidió rechazar una solicitud de compra. Entre los motivos posibles están superar el presupuesto, incluir información incorrecta, incumplir una política o duplicar otra solicitud. Esta información aporta un contexto clave para comprender los fallos del proceso.

Analizar los motivos de rechazo ayuda a identificar las causas de las ineficiencias y del retrabajo. Por ejemplo, si 'Centro de coste incorrecto' es un motivo frecuente, puede ser necesario ofrecer más formación a las personas usuarias o validar los datos en el sistema. Este atributo es clave para el Dashboard de análisis de rechazos de solicitudes y resulta esencial para mejorar el proceso de forma específica.

Por qué es importante

Aporta información sobre las causas de los fallos del proceso y permite aplicar mejoras específicas para reducir el retrabajo y aumentar la tasa de solicitudes correctas desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

A menudo no existe un campo estándar para este dato. Puede registrarse en elementos del contenedor del flujo de trabajo, en textos largos asociados a la solicitud o en campos personalizados.

Ejemplos
Supera el presupuestoProveedor incorrectoSolicitud duplicada
Nivel de urgencia
UrgencyLevel
Clasificación de la urgencia de una solicitud, que puede influir en su prioridad de procesamiento.
Descripción

El nivel de urgencia indica la prioridad de la solicitud de compra. Aunque no existe un campo estándar específico para este dato, algunas organizaciones utilizan campos como Requirement Tracking Number para registrarlo. Así, quienes realizan las solicitudes pueden señalar necesidades críticas que quizá requieran un procesamiento acelerado.

Analizar el efecto de la urgencia permite evaluar si el proceso da prioridad a las solicitudes críticas de manera eficaz. El Dashboard de análisis del impacto del nivel de urgencia utiliza este atributo para comparar los tiempos de ciclo y las tasas de aprobación de las solicitudes urgentes y las estándar. De este modo, ayuda a determinar si la gestión prioritaria está dando los resultados esperados.

Por qué es importante

Permite analizar cómo varía el rendimiento del proceso en las solicitudes de alta prioridad y comprobar si realmente se atienden con mayor rapidez.

Dónde obtenerlo

No hay un campo estándar para indicar la urgencia. Algunas empresas utilizan Requirement Tracking Number (EBAN-BEDAR) con este fin. También puede tratarse de un campo personalizado.

Ejemplos
AltaMediaBaja
Nombre del paso de aprobación
ApprovalStepName
Nombre o descripción específicos de un paso de aprobación del flujo de trabajo.
Descripción

El nombre del paso de aprobación ofrece una descripción clara de una etapa concreta del flujo de aprobación, como «Aprobación del gerente» o «Aprobación del vicepresidente de Finanzas». Es más descriptivo que una actividad genérica como «Paso de aprobación completado».

Este atributo es fundamental para los Dashboards de Tiempo de ciclo del paso de aprobación y Análisis de Bottleneck del flujo de trabajo. Permite examinar el proceso de aprobación con más detalle, identificar con precisión qué etapas provocan las mayores demoras y detectar dónde se acumula el trabajo. Este nivel de detalle es necesario para aplicar medidas específicas y agilizar la cadena de aprobaciones.

Por qué es importante

Ofrece información detallada sobre las etapas de aprobación y permite identificar con precisión los cuellos de botella en el flujo de aprobación de varios niveles.

Dónde obtenerlo

Esta información se obtiene de la descripción de la tarea del flujo de trabajo, que puede consultarse vinculando el registro del flujo de trabajo con tablas de definición de tareas como T528T.

Ejemplos
Aprobación del gerenteAprobación del directorAprobación del vicepresidente de Finanzas
Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
Número de la orden de compra creada a partir de la solicitud.
Descripción

El número de orden de compra identifica el documento oficial de compras creado a partir de una solicitud aprobada. La creación de una orden de compra suele ser el resultado final satisfactorio de una solicitud: indica que esta se ha convertido en un pedido formal a un proveedor.

Este atributo es clave para medir el KPI del tiempo de entrega desde la solicitud hasta la orden de compra y la tasa de conversión general. Vincula el proceso de solicitud con el proceso de compras posterior y permite obtener una visión más amplia, de principio a fin, del ciclo completo de compra a pago.

Por qué es importante

Vincula la solicitud con el documento de compras posterior y permite medir la tasa de conversión y el tiempo de entrega desde la solicitud hasta la orden de compra.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla EBAN, campo EBELN, una vez creada una orden de compra a partir de la posición de la solicitud.

Ejemplos
450001789045000178914500017892
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica la instancia específica de SAP S/4HANA de la que se extrajeron los datos.
Descripción

El atributo Sistema de origen indica el sistema en que se generaron los datos del proceso. En las organizaciones con varias instancias de SAP, como sistemas distintos para desarrollo, control de calidad y producción, o sistemas separados por región, este campo es clave para la gobernanza de datos y el contexto.

Permite distinguir los datos de distintas fuentes, evita agregaciones incorrectas y facilita el análisis específico de cada sistema. Es un atributo obligatorio para mantener la trazabilidad del origen de los datos y garantizar que se pueda seguir su recorrido.

Por qué es importante

Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos y su gobernanza, especialmente en entornos con varios sistemas, y garantiza su trazabilidad.

Dónde obtenerlo

Por lo general, se trata del ID del sistema SAP (SID), que puede obtenerse de las variables del sistema o de las tablas de configuración.

Ejemplos
S4PECCS4H_PROD_01
Última actualización de los datos
LastDataUpdate
Fecha y hora que indican cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de los datos desde el sistema de origen. Es un metadato clave para conocer la actualidad de los datos analizados. Las personas analistas y usuarias de negocio consultan esta fecha y hora para saber si los datos del proceso reflejan el estado más reciente de las operaciones.

En cualquier análisis de procesos, conocer la actualidad de los datos es fundamental para tomar decisiones informadas. Este atributo ayuda a gestionar las expectativas de las personas usuarias y garantiza que las conclusiones se basen en datos tan actualizados como requiera cada análisis.

Por qué es importante

Indica la actualidad de los datos, un aspecto clave para confiar en el análisis y tomar decisiones de negocio a tiempo.

Dónde obtenerlo

Esta fecha y hora se generan y se añaden durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de solicitud de compra a pago

Estos son los pasos y los hitos clave que conviene registrar en el registro de eventos para descubrir el proceso con precisión.
6 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Orden de compra creada
Indica que se ha generado una orden de compra vinculada a la posición de la solicitud. Es un evento explícito del sistema que relaciona la solicitud con un documento de compras posterior.
Por qué es importante

Este es un hito importante y un resultado satisfactorio del proceso de solicitud. El tiempo entre la aprobación de la solicitud y la creación de la orden de compra es un KPI clave para medir la eficiencia de compras.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente cuando se crea una posición de orden de compra. El vínculo se almacena en la tabla EKPO (posición de orden de compra), que contiene el número de solicitud de origen (BANFN) y el número de posición (BNFPO).

Capturar

Relacione la tabla EKPO con EBAN mediante el número y la posición de la solicitud. La fecha de creación de la posición de la orden de compra marca el evento.

Tipo de evento explicit
Paso de aprobación completado
Se produce cuando una persona aprobadora aprueba una solicitud y completa un paso del flujo de trabajo de aprobación multinivel. Se infiere a partir de un cambio en el estado de liberación de la solicitud.
Por qué es importante

Esta actividad permite analizar en detalle el flujo de trabajo de aprobación y medir el tiempo que lleva cada paso. Ayuda a distinguir entre las personas aprobadoras eficientes y los cuellos de botella del proceso.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla EBAN. Un cambio en el estado del código de liberación (por ejemplo, en el campo FRGZU), de no liberado a liberado para un código específico, indica este evento.

Capturar

Realice un seguimiento de los cambios en los campos de estado de liberación de EBAN para cada código de liberación definido en la estrategia.

Tipo de evento inferred
Solicitud aprobada
Indica la aprobación final y completa de la solicitud de compra, que queda habilitada para convertirse en una orden de compra. Este hito se infiere cuando el estado general de liberación alcanza el estado final de aprobación.
Por qué es importante

Este es un hito clave de éxito y un punto final habitual para analizar el tiempo de ciclo. Indica que la solicitud ha superado todas las comprobaciones y está lista para que el departamento de compras actúe.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de un cambio de estado en la tabla EBAN, en concreto cuando el indicador general de liberación (FRGZU) o el estado de procesamiento (PROCSTAT) se actualiza al valor final 'Aprobado'.

Capturar

Identifique la fecha y hora en que se aplica el código de liberación final o el estado general de la solicitud cambia a 'Aprobado'.

Tipo de evento inferred
Solicitud cerrada
Indica que la posición de la solicitud se considera totalmente procesada y que ya no se pueden crear más órdenes de compra a partir de ella. Por lo general, este estado se establece automáticamente cuando se ha pedido la cantidad completa.
Por qué es importante

Esta actividad representa la finalización satisfactoria del ciclo de vida de la posición de la solicitud. Confirma que la necesidad del negocio se ha convertido por completo en una orden de compra.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la tabla EBAN. Se produce cuando se establece el indicador 'Cerrado' (EBAKZ), normalmente cuando la cantidad pedida en las órdenes de compra coincide con la cantidad solicitada.

Capturar

Identifique, mediante los documentos de modificación, el evento en que se establece el indicador 'Cerrado' (EBAKZ) en la tabla EBAN.

Tipo de evento inferred
Solicitud creada
Indica la creación inicial del documento de solicitud de compra en el sistema. El evento se registra explícitamente cuando una persona usuaria guarda una solicitud nueva por primera vez, junto con la fecha y hora de creación.
Por qué es importante

Esta actividad es el punto de partida principal para analizar el ciclo de vida de la solicitud. Es esencial para medir el tiempo de ciclo de principio a fin, desde la identificación de la necesidad inicial hasta la aprobación final o la conversión en una orden de compra.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra explícitamente en la tabla EBAN mediante los campos de fecha de creación (ERDAT) y hora de creación (ERZEIT) correspondientes al número de solicitud de compra (BANFN).

Capturar

Utilice los campos de fecha y hora de creación (ERDAT, ERZEIT) de la tabla EBAN para cada solicitud (BANFN).

Tipo de evento explicit
Solicitud rechazada
Representa el rechazo definitivo de la solicitud de compra por parte de una persona aprobadora, lo que detiene el proceso. Se registra mediante una actualización de estado específica que indica el rechazo.
Por qué es importante

Esta actividad marca un punto final de fallo clave. Analizar la frecuencia y los motivos de rechazo, así como las etapas en que se producen, ayuda a detectar problemas de cumplimiento de políticas, presupuesto o calidad de las solicitudes.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de un cambio de estado en la tabla EBAN. El estado de procesamiento (PROCSTAT) o un indicador de liberación se establece en un valor que significa explícitamente 'Rechazado'.

Capturar

Identifique, mediante los documentos de modificación, la fecha y hora en que el estado general de EBAN se actualiza a 'Rechazado'.

Tipo de evento inferred
Aprobación reiniciada
Representa el reinicio de todo el flujo de trabajo de aprobación, a menudo debido a una modificación importante de la solicitud. El proceso de aprobación debe comenzar de nuevo desde el primer nivel.
Por qué es importante

Esta actividad pone de manifiesto un retrabajo importante que afecta considerablemente al tiempo de ciclo. Identificar las causas de los reinicios de aprobación es clave para agilizar el proceso y reducir las demoras.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla EBAN. El evento se detecta cuando se borran los campos de estado de liberación (como FRGKZ o FRGZU) después de haberse completado parcial o totalmente.

Capturar

Busque en los registros de cambios una transición del estado de liberación, de liberado a no liberado.

Tipo de evento inferred
Fuente de suministro asignada
Representa la acción de una persona compradora que asigna un proveedor, contrato o registro info específico a una posición de solicitud aprobada. Es un paso clave para preparar la solicitud y crear una orden de compra.
Por qué es importante

Esta actividad conecta la aprobación con la realización del pedido. Medir el tiempo que se tarda en asignar una fuente ayuda a detectar demoras en la carga de trabajo de compras y en la eficiencia del abastecimiento.

Dónde obtenerlo

Se infiere cuando se introduce un valor en los campos de fuente de suministro de la tabla EBAN, como proveedor fijo (LIFNR), registro info (INFNR) o contrato (KONNR).

Capturar

Realice un seguimiento de la cumplimentación de campos como LIFNR, INFNR o KONNR en la tabla EBAN mediante los documentos de modificación.

Tipo de evento inferred
Paso de aprobación iniciado
Indica que una solicitud está pendiente de la acción de una persona aprobadora o un grupo de aprobación específico. Se infiere cuando el estado de la solicitud indica que está pendiente de un código de liberación concreto.
Por qué es importante

Esta actividad es esencial para localizar cuellos de botella en la cadena de aprobación. Analizar cuánto dura este estado ayuda a identificar solicitudes estancadas y personas aprobadoras sobrecargadas.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los campos de estado de liberación de la tabla EBAN (por ejemplo, FRGZU) y de la configuración subyacente de la estrategia de liberación. El evento comienza cuando un código de liberación específico pasa a ser el siguiente que debe procesarse.

Capturar

Determine cuándo una solicitud entra en un estado en el que un código de liberación específico está pendiente de aprobación, según los registros del flujo de trabajo o los campos de estado.

Tipo de evento inferred
Solicitud enviada para aprobación
Representa el momento en que la persona solicitante envía formalmente la solicitud y activa el flujo de trabajo de aprobación. Por lo general, se infiere cuando se determina la estrategia de liberación de la solicitud y el estado cambia a 'En aprobación'.
Por qué es importante

Este hito clave inicia el cómputo del tiempo de ciclo de aprobación de los KPI. Analizar el tiempo transcurrido entre la creación y el envío permite detectar demoras en la preparación de la solicitud.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) de la tabla EBAN, en concreto cuando se completan los campos de estrategia de liberación (por ejemplo, FRGST) o el estado general (PROCSTAT) cambia para indicar que la solicitud está en aprobación.

Capturar

Identifique la primera entrada del documento de modificación que indique el inicio del flujo de trabajo de aprobación o un cambio de estado a 'En aprobación'.

Tipo de evento inferred
Solicitud modificada
Se produce cuando una persona usuaria modifica un campo clave de la solicitud después de su creación inicial, como la cantidad, el precio o el material. Esta acción queda registrada explícitamente en el sistema de documentos de modificación de SAP.
Por qué es importante

Registrar las modificaciones es fundamental para identificar ciclos de retrabajo y su impacto en los tiempos de ciclo. Una frecuencia elevada de modificaciones puede indicar problemas de calidad de los datos o cambios en los requisitos, aspectos clave para mejorar el proceso.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente en las tablas de documentos de modificación de SAP (CDHDR y CDPOS) para los cambios realizados en la tabla EBAN. Cada cambio en un campo supervisado genera una entrada.

Capturar

Extraiga los eventos de modificación de CDHDR/CDPOS cuando la clase de objeto sea BANF para las solicitudes de compra.

Tipo de evento explicit
Solicitud retirada
Se produce cuando la persona solicitante original cancela o elimina la solicitud antes de que se procese por completo. Por lo general, se trata de una acción explícita que establece un indicador de eliminación en la posición de la solicitud.
Por qué es importante

Registrar las retiradas ayuda a comprender la variabilidad de la demanda y los motivos de cancelación. La solicitud pasa a un estado terminal que impide que siga procesándose.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente cuando se establece el indicador de eliminación (LOEKZ) en la tabla EBAN para una posición de solicitud. El cambio queda registrado en CDHDR/CDPOS.

Capturar

Identifique el evento en que el indicador de eliminación (LOEKZ) de la tabla EBAN se establece en 'L'.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener los datos de SAP S/4HANA

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