Su plantilla de datos de pedido a cobro: facturación y emisión de facturas

El número de factura, conocido como número de documento de facturación en SAP, identifica de forma única cada transacción de facturación. Actúa como clave central que vincula todas las actividades relacionadas, desde la creación y contabilización de la factura hasta la recepción y conciliación del pago.

En Process Mining, este atributo es esencial para correlacionar los casos. Todos los eventos que comparten el mismo número de factura se agrupan en una única instancia del proceso, lo que permite analizar de principio a fin el ciclo de facturación de cada factura. Esto permite hacer un seguimiento de los tiempos de ciclo, identificar desviaciones y analizar el recorrido de cada factura.

Es el identificador fundamental que conecta todas las actividades de facturación relacionadas en un único caso y hace posible el análisis del proceso de principio a fin.

Tabla SAP: VBRK, campo: VBELN

La hora del evento proporciona la fecha y la hora de cada actividad y constituye la base cronológica del proceso. Esta marca de tiempo es fundamental para calcular duraciones, tiempos de ciclo y tiempos de espera entre los distintos pasos del proceso de facturación.

En el análisis, la hora del evento se utiliza para ordenar secuencialmente las actividades, calcular indicadores clave de rendimiento como los días de ventas pendientes de cobro y el tiempo de ciclo de generación de facturas, e identificar cuellos de botella relacionados con el tiempo. Permite obtener una visión dinámica del proceso, mostrar cómo cambia el rendimiento con el tiempo y cuánto dura cada etapa del ciclo de facturación.

Proporciona la secuencia cronológica de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Se extrae de diversos campos de fecha y hora según la actividad, como la fecha y hora de creación (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), las marcas de tiempo de modificación (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT).

El nombre de la actividad describe un paso o hito específico del ciclo de facturación. Estas actividades se derivan de diversos puntos de datos de SAP, como códigos de transacción, cambios de estado de documentos o entradas específicas de registros, para crear un flujo de proceso secuencial.

El análisis de la secuencia y la frecuencia de estas actividades constituye el núcleo de Process Mining. Ayuda a visualizar el mapa del proceso, descubrir variantes comunes y poco frecuentes, identificar cuellos de botella entre pasos y medir la frecuencia de actividades que no aportan valor, como el retrabajo o las cancelaciones.

Este atributo define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas de proceso y analizar el flujo, las variaciones y los cuellos de botella.

Se deriva de diversas fuentes, incluidos los códigos de transacción (SY-TCODE), los estados de los documentos de modificación (tablas CDHDR/CDPOS) o los registros de Workflow empresarial, por ejemplo, SWW_WI2OBJ.

La fecha de factura, también conocida como fecha de facturación en SAP, sirve como punto de partida para numerosos cálculos financieros. A partir de ella se determinan las condiciones de pago, las fechas de vencimiento y la antigüedad de la cuenta por cobrar.

Esta fecha es un atributo fundamental a nivel de caso para el análisis financiero. Constituye la base para calcular el KPI de días de ventas pendientes de cobro (DSO) y crear informes de antigüedad de facturas pendientes, herramientas esenciales para gestionar el flujo de caja y los cobros.

Es la fecha principal para los cálculos financieros y sirve como punto de partida para el DSO, las fechas de vencimiento de pago y el análisis de antigüedad de las facturas.

Tabla SAP: VBRK, campo: FKDAT

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de factura y las condiciones de pago acordadas. Representa el plazo para recibir el pago sin que la factura pase a estar vencida.

Este atributo es esencial para supervisar la eficacia de los cobros y prever el flujo de caja. Se utiliza directamente para calcular el KPI de tasa de pagos puntuales y segmentar las facturas en informes de antigüedad. El análisis de las diferencias entre la fecha de vencimiento y la fecha real de pago ayuda a evaluar la eficacia de las distintas condiciones de pago.

Establece el plazo para el pago del cliente, por lo que resulta fundamental para calcular las tasas de pagos puntuales y gestionar las cuentas por cobrar.

Esta fecha no se almacena directamente, sino que se calcula a partir de la fecha de factura (VBRK-FKDAT) y la clave de condiciones de pago (VBRK-ZTERM), mediante las funciones estándar de SAP para determinar fechas.

La hora de finalización marca la conclusión de una actividad. En Process Mining, a menudo se infiere como la hora de inicio de la actividad siguiente del caso, aunque también puede obtenerse directamente si el sistema registra los eventos de inicio y finalización.

Este atributo es esencial para calcular el tiempo de procesamiento de cada actividad. Al restar la hora de inicio de la hora de finalización, se puede medir la duración de cada paso, algo fundamental para analizar cuellos de botella, como los retrasos en la fase de aprobación de facturas.

Permite calcular la duración exacta, o tiempo de procesamiento, de cada actividad, un aspecto fundamental para el análisis de cuellos de botella.

Es un atributo derivado para Process Mining. Normalmente se calcula como el StartTime del evento siguiente en la secuencia del caso. En algunos escenarios, determinadas tablas pueden registrar las horas de finalización.

Este atributo representa el valor monetario total de los bienes o servicios facturados, sin incluir impuestos. Es un dato financiero fundamental para cada caso de factura.

El importe de la factura se utiliza en numerosos análisis. Permite segmentar el proceso por valor, por ejemplo, para comprobar si las facturas de importe elevado se procesan de forma diferente o sufren más retrasos. También constituye la base de los informes financieros y del cálculo del valor total de las cuentas por cobrar pendientes.

Cuantifica el valor financiero de cada factura y permite realizar análisis basados en el valor, priorizar los cobros y evaluar el impacto financiero.

Tabla SAP: VBRK, campo: NETWR

Este atributo captura el ID de usuario de SAP responsable de un evento concreto, como crear una factura, contabilizar un documento o compensar un pago. Vincula los pasos del proceso con las personas o los equipos que los ejecutan.

El análisis por nombre de usuario ayuda a identificar a las personas con mejor rendimiento, las necesidades de formación o los desequilibrios en la distribución de la carga de trabajo. También es fundamental para el análisis de cumplimiento, ya que muestra quién ejecutó las actividades críticas, y para comprender las diferencias en la forma en que distintos usuarios ejecutan el mismo proceso.

Vincula las actividades del proceso con usuarios concretos y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento a nivel individual o de equipo.

Para los eventos de creación, se encuentra en VBRK-ERNAM. Para las modificaciones posteriores, aparece en tablas del historial de cambios como CDHDR-USERNAME o en registros de Workflow.

Este atributo identifica el nombre legal del cliente al que se factura. Se obtiene de los datos maestros centrales de clientes de SAP.

El análisis del proceso por cliente permite identificar patrones específicos de determinadas cuentas. Por ejemplo, puede revelar qué clientes pagan sistemáticamente tarde, cuáles presentan más disputas o para cuáles resulta menos eficiente el proceso de facturación. Esto permite gestionar de forma específica las relaciones con los clientes y adaptar las estrategias de cobro.

Permite realizar análisis centrados en el cliente y ayuda a identificar comportamientos de pago, frecuencia de disputas e ineficiencias del proceso en cuentas concretas.

Se obtiene de la tabla de datos maestros de clientes KNA1 (campo: NAME1), vinculada mediante el ID del pagador de la cabecera de la factura (VBRK-KUNRG).

El atributo Región indica el área geográfica, como un estado o una provincia, asociada a la dirección del cliente. Normalmente, estos datos forman parte del registro maestro del cliente.

Este atributo es clave para el Dashboard de rendimiento de facturación regional. Permite comparar métricas importantes, como tiempos de ciclo, tasas de error y DSO, entre distintas regiones. Esta comparación puede poner de relieve diferencias regionales en la ejecución del proceso, el cumplimiento o la eficiencia, y facilitar mejoras específicas y la estandarización de las mejores prácticas.

Permite comparar el rendimiento de la facturación entre distintas áreas geográficas, ayuda a identificar diferencias regionales y facilita la estandarización de los procesos.

Se obtiene de la tabla de datos maestros de clientes KNA1 (campo: REGIO), vinculada mediante el ID del pagador de la cabecera de la factura (VBRK-KUNRG).

Las condiciones de pago son términos predefinidos acordados con un cliente que determinan cuándo vence el pago de una factura. Algunos ejemplos son «Neto 30» (pago a 30 días) o «2/10 Neto 30» (un descuento del 2 % si se paga en 10 días; de lo contrario, el pago vence en 30 días).

El análisis por condiciones de pago ayuda a evaluar su eficacia. Al relacionar distintas condiciones de pago con el tiempo real necesario para recibir el pago, una empresa puede determinar cuáles fomentan mejor los pagos puntuales y optimizar sus condiciones para mejorar el flujo de caja.

Define el calendario de pagos acordado y permite analizar qué condiciones son más eficaces para garantizar que los clientes paguen a tiempo.

Tabla SAP: VBRK, campo: ZTERM

El estado del pago ofrece una instantánea de la situación de una factura en el ciclo de cobros. No es un único campo de SAP, sino que se obtiene comprobando el estado de compensación del documento contable correspondiente.

Este atributo es esencial para el Dashboard de antigüedad de facturas pendientes. Permite segmentar todas las facturas abiertas por estado y antigüedad, lo que ayuda al equipo de cobros a priorizar sus esfuerzos de forma eficaz. El seguimiento de las transiciones entre estados también permite supervisar el propio proceso de cobros.

Ofrece una visión clara e inmediata del estado de cobro de una factura, algo esencial para gestionar las cuentas por cobrar y priorizar los esfuerzos de cobro.

Se obtiene comprobando el estado de compensación del documento contable (VBRK-BELNR) en tablas financieras como BSID (partidas abiertas) y BSAD (partidas compensadas).

Este atributo especifica la moneda en la que se expresan los importes de las facturas, como USD, EUR o JPY. Aporta el contexto necesario para todos los valores monetarios.

En una organización global, la moneda es esencial para realizar análisis e informes financieros correctos. Permite agregar adecuadamente los datos financieros mediante la conversión de todos los importes a una moneda común de presentación y comparar el rendimiento de la facturación entre regiones con distintas monedas locales.

Aporta el contexto esencial para todos los valores monetarios y garantiza un análisis y una presentación financiera precisos, especialmente en operaciones multinacionales.

Tabla SAP: VBRK, campo: WAERK

Cuando un cliente impugna una factura, normalmente se registra el motivo de la disputa. Puede deberse a errores de precios, cantidades incorrectas o mercancías dañadas. Esta información puede almacenarse en el módulo SAP Dispute Management o como notas de texto.

El análisis de los motivos de disputa es fundamental para el KPI de tasa de errores de facturación y el análisis de errores asociado. Ayuda a identificar las causas raíz de las imprecisiones de facturación, lo que permite abordar problemas sistémicos en los procesos anteriores, mejorar la calidad de las facturas y aumentar la satisfacción del cliente.

Explica por qué se impugnan las facturas y proporciona información directa sobre las causas raíz de los errores de facturación y la insatisfacción de los clientes.

Si se utiliza SAP Dispute Management, esta información puede encontrarse en tablas como UDM_DISPUTE. De lo contrario, puede derivarse de códigos de motivo de documentos relacionados o de campos de texto.

Cuando una factura es incorrecta y debe abonarse, normalmente se asigna un motivo al documento de nota de crédito. Esto proporciona una forma estructurada de categorizar las fuentes de los errores de facturación.

Este atributo respalda directamente el KPI de tasa de errores de facturación. Al agrupar y analizar los motivos de las notas de crédito, una empresa puede identificar los tipos de error más frecuentes, como errores de precios o devoluciones de productos. Este análisis impulsa mejoras del proceso destinadas a reducir la necesidad de correcciones financieras y retrabajo.

Categoriza los motivos para emitir un crédito, ayuda a localizar las fuentes más frecuentes de errores de facturación e impulsa mejoras de calidad.

Tabla SAP: VBRK, campo: AUGRU (motivo del pedido). Este campo se utiliza en solicitudes de notas de crédito o débito que posteriormente se facturan.

El número de pedido de venta vincula el documento de facturación con las actividades de venta anteriores. Un único pedido de venta puede dar lugar a una o varias facturas, y este vínculo proporciona el flujo documental completo.

Este atributo es fundamental para realizar un verdadero análisis de Order-to-Cash de principio a fin. Permite ampliar la vista del proceso hacia las etapas anteriores y conectar los problemas de facturación con sus posibles causas raíz en las fases de creación o cumplimiento del pedido de venta. Por ejemplo, ayuda a calcular el tiempo total de ciclo de generación de la factura desde el momento en que se cumplió el pedido.

Vincula la factura con el pedido de venta original y permite obtener una visión más amplia y de principio a fin del proceso Order-to-Cash, más allá de la facturación.

Tabla SAP: VBRP (datos de partidas del documento de facturación), campo: AUBEL

Es un atributo calculado que compara la fecha real de pago con la fecha de vencimiento programada. Devuelve «true» si el pago se realizó a tiempo y «false» si se realizó tarde.

Este indicador simplifica el cálculo y la visualización del KPI de tasa de pagos puntuales. Permite filtrar y segmentar fácilmente para analizar las características de las facturas pagadas tarde frente a las pagadas a tiempo. Esto puede ayudar a descubrir patrones relacionados con determinados clientes, regiones o condiciones de pago que provocan retrasos.

Simplifica la medición del rendimiento al marcar claramente cada factura como «a tiempo» o «tarde», y respalda directamente el KPI de tasa de pagos puntuales.

Es un campo calculado. La lógica compara la marca de tiempo de la actividad «Pago del cliente recibido» con el valor del atributo «PaymentDueDate».

Este atributo especifica el origen de los datos, lo que resulta especialmente útil en entornos con varias instancias de SAP u otros sistemas integrados. Normalmente incluye el ID del sistema y el número de cliente.

En el análisis, ayuda a diferenciar los procesos y el rendimiento entre distintos sistemas o entidades organizativas. Garantiza la trazabilidad de los datos y aporta contexto, especialmente cuando se combinan datos de varias fuentes para obtener una visión integral del proceso.

Aporta un contexto esencial sobre el origen de los datos, garantiza la claridad en entornos con varios sistemas y respalda la gobernanza de datos.

Normalmente es un valor estático definido durante la extracción de datos, que suele combinar el ID del sistema (SY-SYSID) y el cliente (SY-MANDT).

El código de sociedad es una entidad organizativa fundamental en SAP Financials y representa una empresa jurídicamente independiente para la que se elaboran estados financieros. Cada documento de facturación se asigna a un código de sociedad específico.

Analizar por código de sociedad es esencial en organizaciones con varias empresas para comparar el rendimiento del proceso, las métricas financieras, como el DSO, y el cumplimiento entre distintas entidades jurídicas. Proporciona un filtro organizativo de alto nivel para todos los Dashboards de procesos.

Permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica, comparar el rendimiento y consolidar la información financiera en toda la organización.

Tabla SAP: VBRK, campo: BUKRS

El tipo de documento de facturación es un campo clave que categoriza las transacciones del proceso de facturación. Controla cómo se procesa el documento, incluidos su rango numérico y las reglas de contabilización financiera.

Este atributo permite filtrar el proceso para analizar tipos específicos de transacciones. Por ejemplo, se puede crear una vista de proceso independiente solo para notas de crédito con el fin de comprender los motivos y el flujo de las correcciones financieras, o analizar las facturas estándar por separado de las cancelaciones para obtener una visión más clara del proceso principal de facturación.

Clasifica las transacciones y permite realizar análisis específicos de flujos documentales como facturas estándar, notas de crédito o cancelaciones.

Tabla SAP: VBRK, campo: FKART

Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen. Es un campo de metadatos fundamental para comprender la actualidad de los datos analizados.

Esta información se utiliza para validar la vigencia del análisis y gestionar los calendarios de actualización de datos. Garantiza que las partes interesadas conozcan la actualidad de los datos al tomar decisiones basadas en los Dashboards y la información de Process Mining.

Indica la actualidad de los datos, un aspecto esencial para confiar en el análisis y comprender su relevancia respecto al estado actual de las operaciones.

Esta marca de tiempo se genera y se añade a cada registro durante el proceso de extracción y carga de datos (ETL).