Su Template de datos para el proceso de pedido a cobro, facturación y emisión de facturas

El número de factura, denominado número de documento de facturación en SAP, identifica de forma única cada transacción de facturación. Es la clave central que vincula todas las actividades relacionadas, desde la creación y contabilización de la factura hasta la recepción y conciliación del pago.

En Process Mining, este atributo es esencial para relacionar los casos. Todos los eventos que comparten el mismo número de factura se agrupan en una única instancia del proceso, lo que permite analizar de principio a fin el ciclo de vida de cada factura. Así se pueden medir los tiempos de ciclo, detectar desviaciones y analizar el recorrido de cada factura.

Es el identificador fundamental que vincula todas las actividades de facturación relacionadas en un único caso y permite analizar el proceso de principio a fin.

Tabla SAP: VBRK, campo: VBELN

La hora del evento proporciona la fecha y la hora de cada actividad y constituye la base cronológica del proceso. Esta marca de tiempo es fundamental para calcular las duraciones, los tiempos de ciclo y los tiempos de espera entre los distintos pasos del proceso de facturación.

En el análisis, la hora del evento permite ordenar las actividades secuencialmente, calcular indicadores clave de rendimiento como los días pendientes de cobro y el tiempo de ciclo de generación de facturas, e identificar cuellos de botella relacionados con el tiempo. Ofrece una visión dinámica del proceso, muestra cómo cambia el rendimiento con el tiempo y cuánto dura cada etapa del ciclo de facturación.

Proporciona la secuencia cronológica de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Se extrae de distintos campos de fecha y hora según la actividad, como la fecha y hora de creación (VBRK-ERDAT, VBRK-ERZET), las marcas de tiempo de modificación (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT).

El nombre de la actividad describe un paso o hito concreto del ciclo de vida de la facturación. Estas actividades se derivan de distintos datos de SAP, como códigos de transacción, cambios en el estado de los documentos o entradas específicas de los registros, para crear un flujo secuencial del proceso.

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es la base del Process Mining. Permite visualizar el mapa del proceso, descubrir las variantes habituales y poco frecuentes, identificar cuellos de botella entre los pasos y medir la frecuencia de actividades que no aportan valor, como los retrabajos o las cancelaciones.

Este atributo define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas del proceso y analizar su flujo, sus variaciones y sus cuellos de botella.

Se deriva de distintas fuentes, como los códigos de transacción (SY-TCODE), los estados de los documentos de modificación (tablas CDHDR/CDPOS) o los registros de Workflow empresarial (por ejemplo, SWW_WI2OBJ).

La fecha de factura, también denominada fecha de facturación en SAP, sirve como punto de partida para muchos cálculos financieros. A partir de ella se determinan las condiciones de pago, las fechas de vencimiento y la antigüedad de las cuentas por cobrar.

Esta fecha es un atributo fundamental a nivel de caso para el análisis financiero. Sirve de referencia para calcular el KPI de días pendientes de cobro (DSO) y elaborar informes sobre la antigüedad de las facturas pendientes, herramientas esenciales para gestionar el flujo de caja y los cobros.

Es la fecha principal para los cálculos financieros y sirve de punto de partida para el DSO, las fechas de vencimiento de los pagos y el análisis de antigüedad de las facturas.

Tabla SAP: VBRK, campo: FKDAT

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de factura y las condiciones de pago acordadas. Es la fecha límite para recibir el pago antes de que la factura quede vencida.

Este atributo es esencial para supervisar la eficacia de los cobros y prever el flujo de caja. Se utiliza directamente para calcular el KPI de tasa de pagos puntuales y clasificar las facturas en los informes de antigüedad. Analizar las diferencias entre la fecha de vencimiento y la fecha real de pago ayuda a evaluar la eficacia de las distintas condiciones de pago.

Establece la fecha límite de pago del cliente, por lo que es fundamental para calcular las tasas de pago puntual y gestionar las cuentas por cobrar.

Esta fecha no se almacena directamente, sino que se calcula a partir de la fecha de factura (VBRK-FKDAT) y la clave de condiciones de pago (VBRK-ZTERM), mediante las funciones estándar de SAP para determinar fechas.

La hora de fin marca la finalización de una actividad. En Process Mining, suele deducirse a partir de la hora de inicio de la actividad siguiente del caso, aunque también puede obtenerse directamente si el sistema registra los eventos de inicio y fin.

Este atributo es esencial para calcular el tiempo de procesamiento de cada actividad. Al restar la hora de inicio de la hora de fin, se mide la duración de cada paso, un dato clave para el análisis de Bottleneck, por ejemplo, para identificar demoras en la aprobación de facturas.

Permite calcular la duración exacta (el tiempo de procesamiento) de cada actividad, un dato fundamental para el análisis de Bottleneck.

Este atributo se obtiene mediante cálculos para Process Mining. Normalmente, se calcula a partir de la hora de inicio del siguiente evento en la secuencia del caso. En algunos casos, determinadas tablas pueden registrar las horas de finalización.

Este atributo representa el valor monetario total de los bienes o servicios facturados, sin incluir los impuestos. Es un dato financiero fundamental de cada caso de factura.

El importe de la factura se utiliza en muchos tipos de análisis. Permite segmentar el proceso por valor, por ejemplo, para comprobar si las facturas de importe elevado se procesan de otra manera o sufren más retrasos. También sirve de base para los informes financieros y para calcular el valor total de las cuentas por cobrar pendientes.

Cuantifica el valor financiero de cada factura y permite analizar por importe, priorizar los cobros y evaluar el impacto financiero.

Tabla SAP: VBRK, campo: NETWR

Este atributo registra el ID de usuario de SAP responsable de un evento concreto, como crear una factura, contabilizar un documento o compensar un pago. Vincula los pasos del proceso con las personas o los equipos que los realizan.

Analizar los datos por nombre de usuario ayuda a identificar a quienes obtienen mejores resultados, las necesidades de formación y los desequilibrios en la distribución de la carga de trabajo. También es fundamental para el análisis de cumplimiento, ya que muestra quién realizó las actividades críticas y permite comprender las diferencias en la forma en que distintos usuarios ejecutan el mismo proceso.

Vincula las actividades del proceso con usuarios concretos y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento a nivel individual o de equipo.

Para los eventos de creación, este dato se encuentra en VBRK-ERNAM. Para los cambios posteriores, figura en tablas del historial de modificaciones, como CDHDR-USERNAME, o en los registros de Workflow.

Este atributo identifica la razón social del cliente al que se factura. Se obtiene de los datos maestros centrales de clientes de SAP.

Analizar el proceso por cliente permite identificar patrones específicos de determinadas cuentas. Por ejemplo, puede revelar qué clientes suelen pagar tarde, cuáles presentan más reclamaciones o para cuáles es menos eficiente el proceso de facturación. Esto permite gestionar las relaciones con los clientes de forma más específica y adaptar las estrategias de cobro.

Permite analizar el proceso desde la perspectiva del cliente e identificar los hábitos de pago, la frecuencia de las reclamaciones y las ineficiencias del proceso en cuentas concretas.

Se obtiene de los datos maestros de clientes de la tabla KNA1 (campo: NAME1), vinculados mediante el ID del pagador en la cabecera de la factura (VBRK-KUNRG).

El atributo de región indica el área geográfica, como un estado o una provincia, asociada a la dirección del cliente. Estos datos suelen formar parte del registro maestro del cliente.

Este atributo es clave para el Dashboard de rendimiento regional de facturación. Permite comparar métricas clave, como los tiempos de ciclo, las tasas de error y el DSO, entre distintas regiones. La comparación puede revelar diferencias regionales en la ejecución del proceso, el cumplimiento o la eficiencia, y facilitar mejoras específicas y la estandarización de las mejores prácticas.

Permite comparar el rendimiento de la facturación entre distintas áreas geográficas, detectar diferencias regionales y estandarizar los procesos.

Se obtiene de los datos maestros de clientes de la tabla KNA1 (campo: REGIO), vinculados mediante el ID del pagador en la cabecera de la factura (VBRK-KUNRG).

Las condiciones de pago son términos predefinidos acordados con un cliente que determinan cuándo debe pagarse una factura. Algunos ejemplos son «30 días netos» (pago en un plazo de 30 días) o «2/10, 30 días netos» (un descuento del 2 % si se paga en 10 días; de lo contrario, el pago vence en 30 días).

Analizar los datos por condiciones de pago ayuda a evaluar su eficacia. Al relacionar las distintas condiciones con el tiempo real que se tarda en recibir el pago, una empresa puede determinar cuáles fomentan mejor los pagos puntuales y optimizarlas para mejorar el flujo de caja.

Define el calendario de pagos acordado y permite analizar qué condiciones son más eficaces para que los clientes paguen a tiempo.

Tabla SAP: VBRK, campo: ZTERM

El estado del pago muestra en qué punto del proceso de cobro se encuentra una factura. No corresponde a un único campo de SAP, sino que se obtiene al comprobar el estado de compensación del documento contable correspondiente.

Este atributo es esencial para el Dashboard de antigüedad de facturas pendientes. Permite segmentar todas las facturas pendientes según su estado y antigüedad, para que el equipo de cobros pueda priorizar sus gestiones. También permite hacer un seguimiento de los cambios de estado y supervisar el propio proceso de cobro.

Muestra de forma clara y rápida el estado de cobro de una factura, un dato esencial para gestionar las cuentas por cobrar y priorizar las gestiones de cobro.

Se obtiene al comprobar el estado de compensación del documento contable (VBRK-BELNR) en tablas financieras como BSID (partidas abiertas) y BSAD (partidas compensadas).

Este atributo especifica la moneda en la que se expresan los importes de las facturas, como USD, EUR o JPY. Aporta el contexto necesario para interpretar todos los valores monetarios.

En una organización global, la moneda es esencial para realizar análisis e informes financieros correctos. Permite agregar adecuadamente los datos financieros al convertir todos los importes a una moneda común para los informes y comparar el rendimiento de la facturación entre regiones con distintas monedas locales.

Aporta el contexto necesario para interpretar todos los valores monetarios y garantiza la precisión de los análisis y los informes financieros, especialmente en operaciones multinacionales.

Tabla SAP: VBRK, campo: WAERK

Cuando un cliente impugna una factura, suele registrarse el motivo de la disputa. Puede deberse a errores de precios, cantidades incorrectas o productos dañados. Esta información puede almacenarse en el módulo SAP Dispute Management o en notas de texto.

Analizar los motivos de disputa es fundamental para el KPI de tasa de errores de facturación y el análisis de errores asociado. Ayuda a identificar las causas de las imprecisiones en la facturación, para que la empresa pueda resolver problemas sistémicos en procesos anteriores, mejorar la calidad de las facturas y aumentar la satisfacción del cliente.

Explica por qué se disputan las facturas y aporta información directa sobre las causas de los errores de facturación y la insatisfacción de los clientes.

Si se utiliza SAP Dispute Management, esta información puede encontrarse en tablas como UDM_DISPUTE. De lo contrario, puede obtenerse a partir de códigos de motivo en documentos relacionados o campos de texto.

Cuando una factura es incorrecta y debe abonarse, normalmente se asigna un motivo al documento de nota de crédito. Así se pueden clasificar de forma estructurada las causas de los errores de facturación.

Este atributo contribuye directamente al KPI de tasa de errores de facturación. Al agrupar y analizar los motivos de las notas de crédito, una empresa puede identificar los errores más frecuentes, como los relacionados con los precios o las devoluciones de productos. Este análisis permite mejorar los procesos para reducir las correcciones financieras y el trabajo repetido.

Clasifica los motivos por los que se emiten notas de crédito, lo que ayuda a identificar las causas más frecuentes de los errores de facturación y a mejorar la calidad.

Tabla SAP: VBRK, campo: AUGRU (motivo del pedido). Este campo se utiliza en las solicitudes de notas de crédito o débito que posteriormente se facturan.

El número de pedido de venta vincula el documento de facturación con las actividades de venta anteriores. Un pedido de venta puede generar una o varias facturas, y este vínculo permite consultar el flujo completo de documentos.

Este atributo es fundamental para analizar de principio a fin el proceso de pedido a cobro. Permite ampliar el análisis del proceso a las etapas anteriores y relacionar los problemas de facturación con sus posibles causas en la creación o el cumplimiento del pedido de venta. Por ejemplo, ayuda a calcular el tiempo total del ciclo de generación de facturas desde que se cumplió el pedido.

Vincula la factura con el pedido de venta original y permite analizar de principio a fin el proceso de pedido a cobro, más allá de la facturación.

Tabla SAP: VBRP (datos de posición del documento de facturación), campo: AUBEL

Este atributo calculado compara la fecha real de pago con la fecha de vencimiento prevista. Su valor es «true» si el pago se realizó a tiempo y «false» si se hizo tarde.

Este indicador simplifica el cálculo y la visualización del KPI de tasa de pagos puntuales. Permite filtrar y segmentar fácilmente los datos para analizar las características de las facturas pagadas tarde frente a las pagadas a tiempo. Así se pueden detectar patrones relacionados con determinados clientes, regiones o condiciones de pago que provocan retrasos.

Facilita la medición del rendimiento al indicar claramente si cada factura se pagó a tiempo o con retraso, y contribuye directamente al KPI de tasa de pagos puntuales.

Este campo se calcula comparando la marca de tiempo de la actividad «Pago recibido del cliente» con el valor del atributo «PaymentDueDate».

Este atributo especifica el origen de los datos, algo especialmente útil en entornos con varias instancias de SAP u otros sistemas integrados. Suele incluir el ID del sistema y el número de cliente.

En el análisis, ayuda a diferenciar los procesos y el rendimiento entre distintos sistemas o entidades de la organización. Garantiza la trazabilidad de los datos y aporta contexto, especialmente cuando se combinan datos de varias fuentes para obtener una visión integral del proceso.

Aporta contexto fundamental sobre el origen de los datos, garantiza la claridad en entornos con varios sistemas y facilita la gobernanza de los datos.

Suele ser un valor estático definido durante la extracción de datos, que a menudo combina el ID del sistema (SY-SYSID) y el cliente (SY-MANDT).

La sociedad es una entidad organizativa fundamental en SAP Financials y representa una empresa jurídicamente independiente para la que se elaboran estados financieros. Cada documento de facturación se asigna a una sociedad específica.

En las organizaciones con varias sociedades, analizar los datos por sociedad es esencial para comparar el rendimiento de los procesos, las métricas financieras como los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y el cumplimiento entre distintas entidades jurídicas. También ofrece un filtro organizativo de alto nivel para todos los Dashboards de procesos.

Permite segmentar el análisis de procesos por entidad jurídica, comparar el rendimiento y consolidar los datos financieros de toda la organización.

Tabla SAP: VBRK, campo: BUKRS

El tipo de documento de facturación es un campo clave que clasifica las transacciones del proceso de facturación. Determina cómo se procesa el documento, incluido su rango de numeración y las reglas de contabilización.

Este atributo permite filtrar el proceso y analizar tipos específicos de transacciones. Por ejemplo, se puede crear una vista del proceso solo para las notas de crédito y comprender los motivos y el flujo de las correcciones financieras. También se pueden analizar por separado las facturas estándar y las anulaciones para obtener una visión más clara del proceso de facturación principal.

Clasifica las transacciones y permite centrarse en flujos de documentos específicos, como facturas estándar, notas de crédito o anulaciones.

Tabla SAP: VBRK, campo: FKART

Este atributo registra la fecha y la hora de la última extracción de datos del sistema de origen. Es un campo de metadatos fundamental para conocer la actualidad de los datos analizados.

Esta información permite validar la vigencia del análisis y gestionar los calendarios de actualización de datos. Ayuda a las partes interesadas a saber si los datos están actualizados al tomar decisiones basadas en los Dashboards y la información de Process Mining.

Indica si los datos están actualizados, algo esencial para confiar en el análisis y comprender su relevancia para la situación actual de las operaciones.

Esta marca de tiempo se genera y se añade a cada registro durante el proceso de extracción y carga de datos (ETL).