Su Template de datos para la gestión de contratos
Su Template de datos para la gestión de contratos
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe supervisar
- Orientación para la extracción
Atributos de la gestión de contratos
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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ID del contrato
ContractId
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El identificador único de cada acuerdo contractual, que sirve como identificador principal del caso. | ||
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Descripción
El ID del contrato es el identificador definitivo del caso que vincula todos los eventos y actividades relacionados con el ciclo de vida de un único contrato. Permite realizar un seguimiento integral del contrato desde su solicitud inicial hasta la redacción, negociación, formalización y eventual rescisión o renovación. En el análisis de Process Mining, cada evento debe asociarse a un ID de contrato para reconstruir el recorrido de cada contrato. Esto proporciona una visión completa del proceso y permite analizar los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella y supervisar la conformidad de contratos individuales o de segmentos de contratos.
Por qué es importante
Es la clave esencial para seguir el ciclo de vida completo de un contrato y permite todos los análisis de Process Mining al conectar las actividades relacionadas en un único caso.
Dónde obtenerlo
Normalmente es la clave principal del objeto Agreement o Contract principal en Conga CLM, a menudo con un nombre como «Apttus_Config2__AgreementId__c».
Ejemplos
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Marca de tiempo del evento
EventTimestamp
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La fecha y hora exactas en las que comenzó o tuvo lugar la actividad. | ||
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Descripción
La marca de tiempo del evento registra el momento en que tuvo lugar una actividad específica. Proporciona el orden cronológico necesario para reconstruir el flujo del proceso de cada contrato. Las marcas de tiempo son esenciales para todos los análisis de Process Mining basados en el tiempo. Este atributo se utiliza para calcular las duraciones entre actividades, los tiempos de ciclo generales de los casos y los tiempos de espera. Es fundamental para identificar cuellos de botella, supervisar el cumplimiento de los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de gestión de contratos. Sirve como clave principal para ordenar los eventos dentro de un caso.
Por qué es importante
Proporciona la secuencia cronológica de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en la duración, descubrir cuellos de botella y comprender el rendimiento del proceso.
Dónde obtenerlo
Estos datos suelen encontrarse en campos de seguimiento del historial, como «CreatedDate» en objetos de tareas o eventos relacionados, o en campos de fecha específicos del objeto Contract principal.
Ejemplos
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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El nombre del evento empresarial o la tarea específicos que tuvieron lugar durante el ciclo de vida del contrato. | ||
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Descripción
El nombre de la actividad describe un paso o hito dentro del proceso de gestión de contratos, como «Contrato redactado», «Revisión legal realizada» o «Contrato formalizado/firmado». Este atributo se utiliza para crear el mapa de procesos, que muestra la secuencia de acciones realizadas. El análisis de este atributo revela el flujo del proceso, identifica las rutas habituales y alternativas, y ayuda a medir la frecuencia de cada actividad. Es fundamental para calcular KPI relacionados con la conformidad del proceso, el retrabajo y los tiempos de ciclo entre las distintas etapas.
Por qué es importante
Define los pasos del proceso, forma la estructura básica del mapa de procesos y permite analizar el Workflow, las desviaciones y la frecuencia de las actividades.
Dónde obtenerlo
A menudo se obtiene mediante la asignación de cambios de estado, tareas completadas o eventos específicos registrados en el objeto Contract de Conga CLM.
Ejemplos
Contrato redactadoRevisión legal realizadaContrato ejecutado/firmadoContrato renovado
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Sistema de origen
SourceSystemName
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Identifica el sistema de origen del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo especifica el sistema de registro de los datos de eventos, que en este caso es Conga CLM. Es importante para la gobernanza y la trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde los datos pueden combinarse desde varios sistemas. Aunque pueda parecer estático en un análisis de un solo sistema, proporciona un contexto esencial sobre el origen de los datos, ayuda a garantizar su integridad y facilita la resolución de problemas de extracción. Adquiere especial importancia al combinar datos de contratos con información de otros sistemas, como un CRM o un ERP.
Por qué es importante
Proporciona un contexto esencial para la trazabilidad y la gobernanza de los datos, ya que aclara de dónde proceden los datos del proceso, algo fundamental para su validación y fiabilidad.
Dónde obtenerlo
Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL) para identificar el origen del conjunto de datos.
Ejemplos
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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Última actualización de datos
LastDataUpdateTimestamp
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La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente de Conga CLM. Es un elemento de metadatos fundamental para comprender la actualización del análisis y garantizar que las decisiones se basen en información actualizada. En los Dashboards y los informes, esta marca de tiempo informa a los usuarios de la actualidad de los datos. Es esencial para la gobernanza de datos y para gestionar las expectativas de los usuarios sobre la oportunidad de la información proporcionada por la herramienta de Process Mining.
Por qué es importante
Esta marca de tiempo indica la actualidad de los datos y garantiza que cualquier análisis o decisión se base en un periodo conocido y aceptable.
Dónde obtenerlo
Es un campo de metadatos que normalmente genera y completa la herramienta o el script de ETL (Extract, Transform, Load) durante el proceso de ingesta de datos.
Ejemplos
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Estado del contrato
ContractStatus
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La etapa actual del ciclo de vida del contrato, como «Borrador», «En aprobación» o «Formalizado». | ||
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Descripción
El estado del contrato indica la situación actual de un contrato dentro de su ciclo de vida. Proporciona una instantánea de la situación del contrato en un momento determinado, distinta del nombre de la actividad basada en eventos. Mientras que el registro de eventos muestra la secuencia de actividades pasadas, el estado aporta contexto sobre la situación actual del contrato. Es útil para filtrar casos, por ejemplo, para analizar únicamente los contratos activos o investigar por qué muchos contratos están bloqueados con el estado «En aprobación». Complementa los datos de actividad al proporcionar información sobre el estado.
Por qué es importante
Proporciona una instantánea de la etapa actual del contrato, útil para filtrar y analizar casos activos y comprender la distribución de los estados del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un campo de lista de selección estándar en el objeto Agreement, a menudo «Apttus_Config2__Status__c» o «Apttus_Config2__Status_Category__c».
Ejemplos
BorradorEn revisión internaFormalizadoVencido
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Fecha de vencimiento
ExpirationDate
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La fecha en la que está previsto que venza el contrato. | ||
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Descripción
La fecha de vencimiento es un campo de fecha fundamental que marca el final del plazo del contrato. Es esencial para gestionar el ciclo de vida del contrato después de su formalización. Este atributo es clave para el Dashboard «Próximas renovaciones y vencimientos» y el KPI «Tasa de renovaciones puntuales». Analizar esta fecha permite gestionar de forma proactiva los vencimientos, iniciar a tiempo los procesos de renovación y evitar interrupciones involuntarias del servicio o la pérdida de ingresos.
Por qué es importante
Esta fecha es fundamental para la gestión proactiva de contratos, ya que permite crear Dashboards que hagan seguimiento de los próximos vencimientos para evitar renovaciones omitidas y pérdidas de ingresos.
Dónde obtenerlo
Es un campo de fecha estándar en el objeto Agreement, a menudo «Apttus_Config2__EndDate__c».
Ejemplos
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Hora de finalización del evento
EventEndTime
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La fecha y hora exactas en las que se completó una actividad. | ||
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Descripción
La hora de finalización del evento marca la conclusión de una tarea o un paso específico del proceso. Al combinarla con la marca de tiempo del evento, que indica la hora de inicio, permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada actividad. Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento, ya que permite medir cuánto dura cada paso. Ayuda a identificar las actividades que consumen más tiempo y ofrece una visión más precisa del uso de los recursos y la eficiencia que la que se obtiene utilizando únicamente la hora de inicio del evento siguiente.
Por qué es importante
Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades, algo fundamental para identificar cuellos de botella basados en la duración y analizar la eficiencia de los recursos.
Dónde obtenerlo
Esta marca de tiempo puede encontrarse en campos como «CompletedDate» o «ActualEndDate» de objetos de tareas o actividades relacionados con el contrato principal.
Ejemplos
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Propietario del contrato
ContractOwner
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El usuario o empleado responsable de gestionar el contrato durante todo su ciclo de vida. | ||
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Descripción
El propietario del contrato es la persona a la que se asigna la responsabilidad principal de un contrato. Normalmente se encarga de la redacción y la negociación, y de garantizar que el contrato avance por el proceso de aprobación. Analizar el rendimiento del proceso por propietario del contrato puede revelar diferencias en la eficiencia, el cumplimiento del proceso estándar y la distribución de la carga de trabajo. Esto ayuda a identificar buenas prácticas, necesidades de formación y posibles desequilibrios en la asignación de recursos. Es una dimensión clave para analizar el rendimiento y la productividad.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento por usuario y ayuda a identificar a las personas con mejor desempeño, las oportunidades de formación y los problemas de distribución de la carga de trabajo.
Dónde obtenerlo
Probablemente es un campo de búsqueda de usuario en el objeto Agreement principal de Conga CLM, a menudo denominado «OwnerId» o «Contract_Owner__c».
Ejemplos
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Tipo de contrato
ContractType
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La clasificación del contrato, como NDA, MSA o SOW. | ||
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Descripción
El tipo de contrato es un atributo categórico que agrupa los contratos según su finalidad o naturaleza jurídica. Algunos ejemplos habituales son Non-Disclosure Agreement (NDA), Master Services Agreement (MSA) y Statement of Work (SOW). Esta dimensión es fundamental para el análisis comparativo. Permite filtrar el mapa de procesos para comprobar si los distintos tipos de contrato siguen rutas diferentes o tienen tiempos de ciclo distintos. Esto es esencial para distinguir las variaciones apropiadas para determinados tipos de contrato de las desviaciones reales.
Por qué es importante
Permite segmentar el proceso para comparar los Workflows, los tiempos de ciclo y los cuellos de botella de distintas categorías de contratos, como los NDA y los MSA.
Dónde obtenerlo
Normalmente es un campo de lista de selección o de búsqueda en el objeto Agreement, a menudo denominado «Apttus_Config2__Contract_Type__c» o con un nombre similar.
Ejemplos
Acuerdo de confidencialidad (NDA)Acuerdo marco de servicios (MSA)Declaración de trabajo (SOW)
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Valor del contrato
ContractValue
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El valor monetario total asociado al contrato. | ||
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Descripción
El valor del contrato representa el valor financiero de un acuerdo. Puede ser el importe total del contrato, los ingresos recurrentes anuales u otra métrica financiera clave, según el contexto empresarial. Analizar este atributo es fundamental para optimizar el proceso en función del valor. Permite priorizar los contratos de mayor valor y responder a preguntas como si estos contratos se procesan más rápido o si quedan bloqueados con mayor frecuencia en determinadas etapas. Es clave para el Dashboard «Análisis del rendimiento según el valor del contrato».
Por qué es importante
Permite realizar análisis basados en el valor, priorizar las mejoras de proceso para los contratos de mayor valor y comprender su impacto en el negocio.
Dónde obtenerlo
Normalmente es un campo de moneda en el objeto Agreement de Conga CLM, como «Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c».
Ejemplos
500002500001200000
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Departamento del propietario
OwnerDepartment
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El departamento al que pertenece el propietario del contrato, como «Ventas», «Legal» o «Compras». | ||
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Descripción
El atributo Departamento del propietario especifica la función empresarial a la que pertenece el propietario del contrato. Esta información suele derivarse del perfil del usuario en el sistema. Es una dimensión muy útil para el análisis, ya que permite comparar el rendimiento del proceso entre distintos departamentos. Puede ayudar a identificar si el departamento Legal constituye un cuello de botella, si el equipo de Ventas sigue un proceso diferente o si determinados departamentos tienen tiempos de ciclo considerablemente más largos. Esta información es valiosa para las iniciativas de mejora de procesos interfuncionales.
Por qué es importante
Permite analizar el proceso por función empresarial y revela diferencias de rendimiento y cuellos de botella entre departamentos como Ventas y Legal.
Dónde obtenerlo
Estos datos suelen obtenerse del objeto User en Salesforce, vinculado mediante el campo Propietario del contrato del objeto Agreement.
Ejemplos
VentasLegalAdquisicionesFinanzas
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Es retrabajo
IsRework
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Una marca calculada que indica si una actividad forma parte de un bucle de retrabajo. | ||
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Descripción
Es retrabajo es una marca booleana que se establece en «true» si una actividad representa un retroceso en el proceso, como volver a la etapa «Contrato redactado» después de una revisión legal. No es un campo del sistema de origen, sino que se calcula durante la transformación de datos para Process Mining. Esta marca es muy útil para cuantificar la ineficiencia del proceso. Contribuye directamente al KPI «Tasa de retrabajo de contratos» y ayuda a visualizar los bucles del proceso en el mapa de procesos. Identificar la frecuencia y las causas del retrabajo es uno de los objetivos principales de muchas iniciativas de mejora de procesos.
Por qué es importante
Esta marca calculada facilita la cuantificación y el análisis de las ineficiencias del proceso al destacar las actividades que forman parte de bucles de retrabajo que no aportan valor.
Dónde obtenerlo
Este atributo no se encuentra en el sistema de origen. Se calcula en la herramienta de Process Mining o en la capa ETL a partir de la secuencia de actividades.
Ejemplos
truefalse
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Estado de cumplimiento
ComplianceStatus
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Indica si el contrato ha superado las revisiones de cumplimiento necesarias. | ||
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Descripción
El estado de cumplimiento registra la situación de un contrato con respecto a las políticas internas o las normativas externas. Puede tener valores como «No iniciado», «En revisión», «Superado» o «Fallido». Este atributo es esencial para el Dashboard «Supervisión del cumplimiento y las obligaciones» y el KPI asociado. Proporciona visibilidad directa sobre el cumplimiento de las obligaciones y ayuda a mitigar los riesgos legales y financieros al garantizar que todos los contratos se sometan a las comprobaciones requeridas y las superen antes de su formalización o activación.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de los protocolos de cumplimiento y ayuda a identificar y mitigar los riesgos legales y financieros de la cartera de contratos.
Dónde obtenerlo
Probablemente es un campo de lista de selección personalizado del objeto Agreement, actualizado por actividades o aprobaciones específicas relacionadas con el cumplimiento.
Ejemplos
AprobadoRequiere revisiónNo aplicableFallido
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Fecha de renovación
RenewalDate
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La fecha prevista para iniciar el proceso de renovación del contrato. | ||
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Descripción
La fecha de renovación es una fecha calculada o establecida manualmente que indica cuándo debe comenzar el proceso de renovación de un contrato. Normalmente se establece con cierta antelación, por ejemplo, 90 días antes de la fecha de vencimiento. Este atributo ayuda a los equipos a gestionar eficazmente su cartera de renovaciones. Puede utilizarse para activar alertas y automatizar tareas relacionadas con las renovaciones, garantizando que el proceso comience con suficiente antelación. Es un elemento clave del KPI «Tasa de renovaciones puntuales».
Por qué es importante
Proporciona un punto de activación para las actividades de renovación, ayuda a garantizar que los contratos se renueven a tiempo y favorece una gestión proactiva del ciclo de vida.
Dónde obtenerlo
Puede ser un campo de fórmula personalizado basado en la fecha de vencimiento o un campo de fecha independiente del objeto Agreement en Conga CLM.
Ejemplos
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Nombre de la contraparte
CounterpartyName
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El nombre de la parte externa, empresa o persona que participa en el contrato. | ||
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Descripción
El nombre de la contraparte identifica a la otra parte firmante del acuerdo. Normalmente se trata de un cliente, proveedor u organización asociada. Analizar las métricas del proceso por contraparte puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, puede mostrar que las negociaciones con determinadas contrapartes duran sistemáticamente más o requieren más revisiones. Esta información puede orientar las estrategias de negociación y ayudar a gestionar las relaciones con socios comerciales clave.
Por qué es importante
Permite analizar las variaciones del proceso según la parte externa y ayuda a identificar qué clientes o proveedores tienen ciclos de negociación más largos o tasas de revisión más elevadas.
Dónde obtenerlo
A menudo es una búsqueda del objeto Account en Salesforce, vinculado al objeto Agreement en Conga CLM.
Ejemplos
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Región
Region
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La región geográfica asociada al contrato, como «Norteamérica» o «EMEA». | ||
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Descripción
El atributo Región indica el área geográfica relevante para el contrato, que puede basarse en la ubicación de la contraparte, la región de ventas o la legislación aplicable. Este atributo permite analizar el proceso desde una perspectiva geográfica. Puede ayudar a responder preguntas como «¿Los contratos de EMEA tardan más en aprobarse debido a las distintas normativas?» o «¿La tasa de cambios marcados es mayor en los contratos de la región APAC?». Esto proporciona un contexto valioso para las operaciones globales.
Por qué es importante
Segmentar por región ayuda a identificar variaciones geográficas en los tiempos de ciclo, los requisitos de cumplimiento o las rutas del proceso, algo clave para las empresas globales.
Dónde obtenerlo
A menudo es un campo personalizado del objeto Agreement o se deriva de los objetos Account o User vinculados.
Ejemplos
NorteaméricaEMEAAPACLATAM
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Tiempo de ciclo de aprobación
ApprovalCycleTime
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El tiempo total que un contrato permanece en la fase de aprobación. | ||
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Descripción
El tiempo de ciclo de aprobación es una métrica calculada que mide la duración desde que un contrato entra en el proceso de aprobación, por ejemplo, «Revisión interna iniciada», hasta que recibe la aprobación interna final. Agrega el tiempo de todos los pasos de aprobación relevantes. Este atributo es la principal medida del Dashboard «Tiempo de ciclo de aprobación de contratos» y del KPI «Tiempo medio de aprobación de contratos». Proporciona una visión general de la eficiencia de todo el Workflow de aprobación, facilita el seguimiento del rendimiento frente a los objetivos y ayuda a identificar retrasos sistémicos.
Por qué es importante
Este KPI mide directamente la eficiencia del Workflow de aprobación y ayuda a identificar y resolver retrasos en una fase crítica del ciclo de vida del contrato.
Dónde obtenerlo
Es una métrica calculada que se obtiene determinando la diferencia de tiempo entre la primera actividad de aprobación y la actividad de aprobación final de cada contrato.
Ejemplos
259200604800432000
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Unidad de negocio
BusinessUnit
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La unidad de negocio específica de la organización a la que pertenece el contrato. | ||
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Descripción
El atributo Unidad de negocio asigna un contrato a una división o segmento específico de la empresa, como «Software empresarial» o «Hardware de consumo». Esto permite analizar con mayor detalle el proceso de gestión de contratos en las distintas áreas de la organización. Analizar por unidad de negocio puede mostrar si las distintas divisiones tienen variantes de proceso, niveles de rendimiento o tipos de contrato propios. Es valioso para las grandes organizaciones que buscan estandarizar los procesos sin dejar de atender las necesidades específicas y válidas de cada unidad de negocio.
Por qué es importante
Permite segmentar el rendimiento del proceso por división organizativa y destacar las variaciones de eficiencia o procedimiento en toda la empresa.
Dónde obtenerlo
Puede ser un campo personalizado del objeto Agreement o derivarse del perfil de usuario del propietario del contrato.
Ejemplos
Ventas de NorteaméricaServicios de EMEADivisión de productos de APAC
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Actividades de gestión de contratos
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Aprobaciones internas obtenidas
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Este hito indica que el contrato ha recibido todas las aprobaciones internas necesarias y está listo para su ejecución. Normalmente constituye el paso final de un proceso de aprobación de Salesforce de varias etapas. | ||
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Por qué es importante
Se trata de un hito crítico que concluye el ciclo de revisión y aprobación interna. Es el punto final para medir el KPI «Average Contract Approval Time».
Dónde obtenerlo
Se captura en la lista relacionada del historial de aprobaciones de Salesforce del objeto Contract. El evento corresponde a la marca de tiempo del estado final «Approved» del proceso.
Recopilar
Capture la marca de tiempo del paso de aprobación final del proceso de aprobación asociado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato activado
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Representa el momento en que el contrato entra en vigor y pasa a estar operativo en la organización, activando obligaciones y derechos. Normalmente se infiere a partir de un cambio de estado de «Executed» a «Active». | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca el inicio del ciclo de vida posterior a la firma. Es el desencadenante de la gestión de obligaciones y la supervisión del rendimiento.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. El evento corresponde a la marca de tiempo en la que el estado cambia a «Active» o a un término equivalente.
Recopilar
Identifique la marca de tiempo del cambio de estado de «Executed» a «Active».
Tipo de evento
inferred
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Contrato ejecutado/firmado
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Esta es la actividad decisiva en la que todas las partes han firmado legalmente el contrato, convirtiéndolo en un acuerdo vinculante. Las soluciones de firma electrónica integradas con Conga CLM, como Conga Sign, crean un evento explícito con marca de tiempo. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad representa la finalización satisfactoria del proceso previo a la firma y constituye un hito clave para métricas de rendimiento como «Contract Execution Rate». A menudo se considera el evento final principal de la «ruta feliz».
Dónde obtenerlo
Se captura a partir del registro de auditoría o del estado de la herramienta de firma electrónica integrada. Se registra un estado final «Completed» o «Signed» con una marca de tiempo precisa.
Recopilar
Registre el evento de finalización desde la API del servicio de firma electrónica integrado o desde el objeto de estado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato rescindido
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Esta actividad marca la finalización anticipada de un contrato antes de su fecha de vencimiento, como resultado de una acción específica. Se registra mediante el cambio del estado del contrato a «Rescindido». | ||
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Por qué es importante
Como estado final clave, los eventos de rescisión son importantes para comprender las tasas y los motivos de cancelación de contratos. Proporcionan una conclusión definitiva, aunque a menudo negativa, del proceso.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. El evento corresponde a la marca de tiempo en la que el estado se actualiza a «Rescindido» o «Cancelado».
Recopilar
Capturar la marca de tiempo del cambio de estado a «Rescindido».
Tipo de evento
inferred
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Contrato vencido
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Representa el final natural del ciclo de vida de un contrato cuando llega a su fecha de vencimiento sin renovación ni rescisión. Este evento no se registra explícitamente, sino que se deriva de los datos del contrato. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad define el final previsto del ciclo de vida del contrato. Analizar los contratos vencidos ayuda a comprender las oportunidades de renovación y la gestión general de la cartera de contratos.
Dónde obtenerlo
Este es un evento calculado. La actividad ocurre cuando la fecha del sistema supera el campo «Fecha de finalización del contrato» o «Fecha de vencimiento» del objeto Contract y su estado sigue siendo «Activo».
Recopilar
Derivar comparando el campo «Fecha de finalización del contrato» con la fecha actual.
Tipo de evento
calculated
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Revisión legal realizada
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Esta actividad indica que el departamento legal ha completado la revisión del contrato. Puede capturarse como un paso de aprobación explícito en un Workflow o inferirse a partir de un cambio de estado como «Legal Review Complete». | ||
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Por qué es importante
Aislar la fase de revisión legal es fundamental para analizar un cuello de botella habitual. Esto permite calcular el KPI «Average Legal Review Time» y ayuda a optimizar los recursos del departamento legal.
Dónde obtenerlo
Puede registrarse en la lista relacionada del historial de aprobaciones si se utilizan las aprobaciones de Salesforce. Como alternativa, puede inferirse a partir de un cambio de estado en el objeto Contract.
Recopilar
Capture la marca de tiempo del cambio de estado a «Legal Review Complete» o del paso de aprobación final de la cola legal.
Tipo de evento
inferred
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Solicitud de contrato iniciada
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Esta actividad marca el inicio formal del ciclo de vida del contrato y representa la creación de un nuevo registro de contrato en el sistema. Normalmente se captura como un evento explícito cuando un usuario crea un nuevo objeto Contract en Conga CLM. | ||
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Por qué es importante
Como punto de partida de cada contrato, esta actividad es esencial para medir el tiempo de ciclo de principio a fin. Permite analizar el volumen y los tipos de contratos que se inician.
Dónde obtenerlo
Este evento se captura a partir de la fecha y la marca de tiempo de creación del registro Contract en la plataforma Salesforce, sobre la que se basa Conga CLM. Normalmente también se registra el usuario que creó el registro.
Recopilar
Realice un seguimiento del evento de creación del objeto Contract principal.
Tipo de evento
explicit
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Aprobación de la contraparte recibida
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Indica que la parte externa ha aceptado los términos y está lista para firmar. A menudo se registra mediante una actualización manual del estado o puede capturarse desde un portal, si se utiliza. | ||
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Por qué es importante
Esto marca el final de la fase activa de negociación. Es un evento clave para medir el KPI «Average Negotiation Cycle Time» y predecir cuándo se ejecutará el contrato.
Dónde obtenerlo
Lo más probable es que se infiera a partir de un cambio de estado en el objeto Contract, como el paso a «Awaiting Signature». El responsable del contrato actualiza este estado manualmente.
Recopilar
Capture la marca de tiempo cuando el estado cambie a «Approved by Counterparty» o «Pending Signature».
Tipo de evento
inferred
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Contrato enviado a la contraparte
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Representa la acción explícita de enviar el documento contractual a la parte externa para su revisión y negociación. Conga CLM suele ofrecer una acción específica «Send for Negotiation» que queda registrada. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca la transición de los procesos internos a la negociación externa. Es el punto de partida para medir el tiempo de ciclo de la negociación.
Dónde obtenerlo
Normalmente se captura como un registro de Activity o Task asociado al contrato, que a menudo crea automáticamente una acción del sistema.
Recopilar
Identifique el Registro de eventos «Send for Negotiation» o «Send to Counterparty».
Tipo de evento
explicit
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Contrato marcado/revisado
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Esta actividad ocurre cada vez que se registra o carga una nueva versión del documento contractual durante las negociaciones. Las capacidades de control de versiones de Conga CLM crean un registro para cada versión del documento. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de la frecuencia de los marcados ayuda a cuantificar la intensidad de la negociación y permite calcular el KPI «Redline Iteration Count». También puede poner de manifiesto contratos excesivamente complejos o negociaciones difíciles.
Dónde obtenerlo
Se captura a partir del historial de versiones del documento contractual almacenado en Conga CLM. Cada nueva versión creada después de enviar el documento a la contraparte constituye un evento distinto.
Recopilar
Registre un evento por cada nueva versión del documento creada con un cambio en el número de versión principal.
Tipo de evento
explicit
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Contrato redactado
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Representa la finalización de la redacción inicial del documento contractual. A menudo se infiere a partir de un cambio de estado en el registro del contrato, por ejemplo, de «Requested» a «Drafting» o «In Review». | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de esta actividad ayuda a medir el tiempo dedicado a la redacción inicial. Los retrasos en esta etapa pueden indicar problemas con las plantillas, la recopilación de datos o la asignación de recursos.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. Busque una marca de tiempo en la que el estado cambie a un valor posterior a la redacción, como «Internal Review».
Recopilar
Identifique el cambio de estado de «Draft» al siguiente estado lógico del Workflow.
Tipo de evento
inferred
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Contrato renovado
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Representa la renovación satisfactoria de un contrato, lo que prolonga su ciclo de vida. Puede capturarse mediante un cambio de estado en el contrato original o mediante la creación de un nuevo registro de contrato identificado como renovación. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de las renovaciones es fundamental para conservar los ingresos y garantizar la continuidad del negocio, y contribuye al KPI «Tasa de renovaciones puntuales». Representa un resultado positivo del ciclo de vida del contrato.
Dónde obtenerlo
Puede inferirse a partir de un cambio de estado a «Renovado». Como alternativa, si se crea un nuevo registro de contrato, se utiliza la creación de ese registro cuando el campo «Renovación de» apunta al contrato anterior.
Recopilar
Identificar el cambio de estado a «Renovado» o la creación de un nuevo registro de contrato vinculado.
Tipo de evento
inferred
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Enmienda solicitada
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Indica el inicio de un proceso para modificar formalmente un contrato existente y activo. Normalmente se registra mediante la creación de un nuevo registro de «Enmienda» relacionado con el contrato original. | ||
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Por qué es importante
Las enmiendas representan variaciones importantes del proceso. Analizar su frecuencia y tiempo de ciclo puede revelar problemas en el alcance del contrato original o cambios en las necesidades del negocio.
Dónde obtenerlo
Se captura a partir de la fecha de creación de un nuevo registro en un objeto «Enmienda» o con un nombre similar que tenga una relación de búsqueda con el objeto Contract principal.
Recopilar
Registrar el evento de creación de un registro de «Enmienda» vinculado al contrato.
Tipo de evento
explicit
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Revisión de cumplimiento realizada
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Actividad posterior a la activación en la que el contrato se revisa frente a los requisitos de cumplimiento o las normativas aplicables. Puede capturarse cuando una tarea relacionada o un elemento de una lista de comprobación se marca como completado. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es fundamental para supervisar la gobernanza y la gestión de riesgos. Contribuye al KPI «Tasa de cumplimiento de las revisiones de cumplimiento» mediante el seguimiento de si estas comprobaciones se realizan y cuándo.
Dónde obtenerlo
Probablemente se infiere a partir de la finalización de una Task relacionada o de un objeto personalizado «Revisión de cumplimiento» vinculado al Contract. La fecha de finalización de este registro sirve como marca de tiempo del evento.
Recopilar
Capturar la fecha de finalización de una tarea recurrente o de un registro de cumplimiento relacionado.
Tipo de evento
inferred
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Revisión interna iniciada
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Marca el momento en que el contrato redactado se envía a las partes interesadas internas para su revisión, como el área financiera o los responsables de las unidades de negocio. Normalmente se infiere a partir de un cambio de estado a «In Internal Review» o similar. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es el punto de partida para medir el tiempo de ciclo de la revisión interna. Ayuda a identificar cuánto tiempo esperan los contratos para ser revisados y cuánto dura la propia revisión.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. El evento recibe una marca de tiempo cuando el estado cambia para reflejar el inicio de la fase de revisión interna.
Recopilar
Capture la marca de tiempo cuando el estado del contrato cambie a «Internal Review» o su equivalente.
Tipo de evento
inferred
|
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Guías de extracción
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