Su Template de datos para la gestión de contratos
Su Template de datos para la gestión de contratos
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe registrar
- Guía de extracción
Atributos de gestión de contratos
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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ID del contrato
ContractId
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Identificador único de cada contrato, que sirve como identificador principal del caso. | ||
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Descripción
El Contract ID es el identificador definitivo del caso que vincula todos los eventos y actividades relacionados con el ciclo de vida de un mismo contrato. Permite hacer un seguimiento integral del contrato desde la solicitud inicial hasta la redacción, la negociación y la formalización, y hasta su rescisión o renovación. En el análisis de Process Mining, cada evento debe asociarse a un Contract ID para reconstruir el recorrido de cada contrato. Esto ofrece una visión completa del proceso y permite analizar los tiempos de ciclo, detectar cuellos de botella y supervisar la conformidad de contratos individuales o grupos de contratos.
Por qué es importante
Es la clave esencial para seguir todo el ciclo de vida de un contrato y realizar análisis de Process Mining, ya que conecta las actividades relacionadas en un único caso.
Dónde obtenerlo
Por lo general, es la clave principal del objeto Agreement o Contract en Conga CLM, y suele tener un nombre como 'Apttus_Config2__AgreementId__c'.
Ejemplos
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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Marca de tiempo del evento
EventTimestamp
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Fecha y hora exactas en que comenzó o se produjo la actividad. | ||
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Descripción
La marca de tiempo del evento registra el momento en que se realizó una actividad específica. Proporciona el orden cronológico necesario para reconstruir el flujo del proceso de cada contrato. Las marcas de tiempo son esenciales para cualquier análisis de Process Mining basado en tiempos. Este atributo se utiliza para calcular la duración entre actividades, los tiempos de ciclo totales de los casos y los tiempos de espera. Es fundamental para detectar cuellos de botella, supervisar el cumplimiento de los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de gestión de contratos. También sirve como criterio principal para ordenar los eventos de un caso.
Por qué es importante
Proporciona la secuencia cronológica de los eventos, esencial para calcular todas las métricas de duración, detectar cuellos de botella y comprender el rendimiento del proceso.
Dónde obtenerlo
Estos datos suelen encontrarse en campos de seguimiento del historial, como 'CreatedDate' en objetos de tareas o eventos relacionados, o en campos de fecha específicos del objeto Contract principal.
Ejemplos
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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Nombre del evento de negocio o la tarea específicos que tuvieron lugar durante el ciclo de vida del contrato. | ||
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Descripción
El nombre de la actividad describe un paso o hito del proceso de gestión de contratos, como 'Borrador del contrato preparado', 'Revisión legal realizada' o 'Contrato formalizado o firmado'. Este atributo se utiliza para crear el mapa de procesos y mostrar la secuencia de acciones realizadas. El análisis de este atributo revela el flujo del proceso, identifica las rutas habituales y alternativas, y ayuda a medir la frecuencia de cada actividad. Es fundamental para calcular los KPI relacionados con la conformidad del proceso, el retrabajo y los tiempos de ciclo entre las distintas etapas.
Por qué es importante
Define los pasos del proceso, constituye la base del mapa de procesos y permite analizar el flujo de trabajo, las desviaciones y la frecuencia de las actividades.
Dónde obtenerlo
A menudo, se obtiene al relacionar los cambios de estado, las tareas completadas o los eventos específicos registrados en el objeto Contract de Conga CLM.
Ejemplos
Borrador del contrato preparadoRevisión legal realizadaContrato formalizado o firmadoContrato renovado
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Sistema de origen
SourceSystemName
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Identifica el sistema de origen del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo especifica el sistema de registro de los datos de eventos, que en este caso es Conga CLM. Es importante para la gobernanza de datos y la trazabilidad, sobre todo en entornos donde se combinan datos de varios sistemas. Aunque en un análisis de un solo sistema pueda parecer un dato estático, aporta un contexto esencial sobre el origen de los datos y ayuda a garantizar su integridad y a resolver problemas de extracción. Es fundamental al combinar datos contractuales con información de otros sistemas, como un CRM o un ERP.
Por qué es importante
Aporta contexto esencial sobre el linaje y la gobernanza de los datos, y permite saber con claridad de dónde provienen los datos del proceso, algo fundamental para validarlos y confiar en ellos.
Dónde obtenerlo
Por lo general, es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL) para indicar el origen del conjunto de datos.
Ejemplos
Conga CLMCongaCLM-ProducciónSalesforce-CongaCLM
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Última actualización de los datos
LastDataUpdateTimestamp
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Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha y la hora de la extracción más reciente de datos de Conga CLM. Es un metadato fundamental para conocer la actualidad del análisis y garantizar que las decisiones se basen en información actualizada. En los Dashboards y los informes, esta marca de tiempo indica a las personas usuarias qué tan recientes son los datos. Es esencial para la gobernanza de datos y para gestionar las expectativas sobre la actualidad de la información que ofrece la herramienta de Process Mining.
Por qué es importante
Esta marca de tiempo indica la actualidad de los datos y permite saber si el análisis o las decisiones se basan en un período de tiempo conocido y aceptable.
Dónde obtenerlo
Este campo de metadatos suele generarse y completarse mediante la herramienta o el script ETL (extracción, transformación y carga) durante la ingesta de datos.
Ejemplos
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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Estado del contrato
ContractStatus
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Etapa actual del ciclo de vida del contrato, por ejemplo, 'Borrador', 'En aprobación' o 'Formalizado'. | ||
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Descripción
El estado del contrato indica en qué etapa de su ciclo de vida se encuentra. Ofrece una instantánea de la situación del contrato en un momento dado, algo distinto del nombre de la actividad registrada como evento. Mientras que el Registro de eventos muestra la secuencia de actividades pasadas, el estado aporta contexto sobre la situación actual del contrato. Resulta útil para filtrar casos, por ejemplo, para analizar solo los contratos activos o investigar por qué tantos están atascados en el estado 'En aprobación'. Complementa los datos de actividad con información sobre el estado.
Por qué es importante
Ofrece una instantánea de la etapa actual del contrato, útil para filtrar y analizar casos activos y comprender cómo se distribuyen los estados del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un campo estándar de lista de selección en el objeto Agreement, a menudo denominado 'Apttus_Config2__Status__c' o 'Apttus_Config2__Status_Category__c'.
Ejemplos
BorradorEn revisión internaFormalizadoVencido
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Fecha de vencimiento
ExpirationDate
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Fecha en que está previsto que venza el contrato. | ||
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Descripción
La fecha de vencimiento es un dato clave que marca el fin de la vigencia del contrato. Es esencial para gestionar el ciclo de vida del contrato una vez formalizado. Este atributo es fundamental para el Dashboard «Próximas renovaciones y vencimientos» y el KPI «Tasa de renovación a tiempo». Al analizar esta fecha, las organizaciones pueden anticiparse a los vencimientos, iniciar las renovaciones a tiempo y evitar interrupciones involuntarias del servicio o pérdidas de ingresos.
Por qué es importante
Esta fecha es clave para gestionar los contratos de forma proactiva. Permite crear Dashboards que hagan seguimiento de los próximos vencimientos y ayuden a evitar renovaciones omitidas y pérdidas de ingresos.
Dónde obtenerlo
Es un campo de fecha estándar en el objeto Agreement, a menudo denominado 'Apttus_Config2__EndDate__c'.
Ejemplos
2025-12-312026-06-302024-08-15
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Hora de finalización del evento
EventEndTime
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La fecha y hora exactas en que se completó una actividad. | ||
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Descripción
La hora de finalización del evento indica cuándo concluye una tarea o un paso específico del proceso. Al combinarla con la marca de tiempo del evento (hora de inicio), permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada actividad. Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento y medir cuánto tarda cada paso. Así puede identificar las actividades que consumen más tiempo y obtener una visión más precisa del uso y la eficiencia de los recursos que si solo utilizara la hora de inicio del evento siguiente.
Por qué es importante
Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades, algo fundamental para identificar cuellos de botella relacionados con la duración y analizar la eficiencia de los recursos.
Dónde obtenerlo
Esta marca de tiempo puede encontrarse en campos como 'CompletedDate' o 'ActualEndDate' de los objetos de tarea o actividad relacionados con el contrato principal.
Ejemplos
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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Responsable del contrato
ContractOwner
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Usuario o empleado responsable de gestionar el contrato durante todo su ciclo de vida. | ||
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Descripción
El responsable del contrato es la persona a quien se asigna la responsabilidad principal de un contrato. Por lo general, se encarga de redactarlo, negociar sus términos y asegurar que avance por el proceso de aprobación. Analizar el rendimiento del proceso por responsable del contrato permite detectar diferencias en la eficiencia, el cumplimiento del proceso estándar y la distribución de la carga de trabajo. Esto ayuda a identificar buenas prácticas, necesidades de formación y posibles desequilibrios en la asignación de recursos. Es una dimensión clave para analizar el rendimiento y la productividad.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento por usuario e identificar a quienes obtienen mejores resultados, las oportunidades de formación y los problemas en la distribución de la carga de trabajo.
Dónde obtenerlo
Probablemente se trate de un campo de búsqueda de usuario en el objeto Agreement principal de Conga CLM, a menudo denominado 'OwnerId' o mediante un campo personalizado como 'Contract_Owner__c'.
Ejemplos
Alice JohnsonRobert ChenMaria Garcia
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Tipo de contrato
ContractType
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Clasificación del contrato, por ejemplo, NDA, MSA o SOW. | ||
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Descripción
El tipo de contrato es un atributo categórico que agrupa los contratos según su finalidad o naturaleza jurídica. Algunos ejemplos habituales son el acuerdo de confidencialidad (NDA), el acuerdo marco de servicios (MSA) y el enunciado de trabajo (SOW). Esta dimensión es fundamental para realizar análisis comparativos. Permite filtrar el mapa de procesos y comprobar si los distintos tipos de contrato siguen rutas diferentes o tienen distintos tiempos de ciclo. Esto resulta esencial para distinguir las variaciones propias de ciertos tipos de contrato de las desviaciones reales.
Por qué es importante
Permite segmentar el proceso y comparar los flujos de trabajo, los tiempos de ciclo y los cuellos de botella de distintas categorías de contratos, como los NDA y los MSA.
Dónde obtenerlo
Suele ser un campo de lista de selección o de búsqueda en el objeto Agreement, a menudo denominado 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' o de forma similar.
Ejemplos
Acuerdo de confidencialidad (NDA)Acuerdo marco de servicios (MSA)Enunciado de trabajo (SOW)
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Valor del contrato
ContractValue
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Valor monetario total asociado al contrato. | ||
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Descripción
El valor del contrato representa el valor económico de un acuerdo. Según el contexto empresarial, puede ser el importe total del contrato, los ingresos recurrentes anuales u otra métrica financiera clave. Analizar este atributo es fundamental para optimizar el proceso en función del valor. Permite priorizar los contratos de mayor valor y responder preguntas como si estos se procesan más rápido o si suelen quedar atascados en determinadas etapas. Es clave para el Dashboard «Análisis del rendimiento según el valor del contrato».
Por qué es importante
Permite analizar el proceso según el valor de los contratos, priorizar las mejoras para los de mayor valor y comprender su impacto en el negocio.
Dónde obtenerlo
Suele ser un campo de moneda en el objeto Agreement de Conga CLM, como 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'.
Ejemplos
500002500001200000
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Departamento del responsable
OwnerDepartment
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Departamento al que pertenece el responsable del contrato, por ejemplo, 'Ventas', 'Legal' o 'Compras'. | ||
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Descripción
El atributo Departamento del responsable indica a qué área de negocio pertenece la persona responsable del contrato. Esta información suele obtenerse del perfil de usuario en el sistema. Esta dimensión permite comparar el rendimiento del proceso entre distintos departamentos. Puede ayudar a detectar si el departamento Legal es un cuello de botella, si el equipo de Ventas sigue un proceso diferente o si algunos departamentos tienen tiempos de ciclo considerablemente más largos. Esta información resulta útil para impulsar iniciativas de mejora de procesos entre distintas áreas.
Por qué es importante
Permite analizar el proceso por área de negocio y detectar diferencias de rendimiento y cuellos de botella entre departamentos como Ventas y Legal.
Dónde obtenerlo
Estos datos suelen obtenerse del objeto User en Salesforce, vinculado mediante el campo Responsable del contrato del objeto Agreement.
Ejemplos
VentasLegalComprasFinanzas
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Es retrabajo
IsRework
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Indicador calculado que señala si una actividad forma parte de un ciclo de retrabajo. | ||
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Descripción
Es retrabajo es un indicador booleano que se establece en 'true' cuando una actividad representa un retroceso en el proceso, como volver a la etapa 'Contrato redactado' después de una revisión legal. No es un campo del sistema de origen, sino que se calcula durante la transformación de datos para Process Mining. Este indicador es muy útil para cuantificar las ineficiencias del proceso. Contribuye directamente al KPI «Tasa de retrabajo de contratos» y ayuda a visualizar los ciclos del proceso en el mapa de procesos. Identificar la frecuencia y las causas del retrabajo es uno de los principales objetivos de muchas iniciativas de mejora de procesos.
Por qué es importante
Este indicador calculado facilita la cuantificación y el análisis de las ineficiencias del proceso, ya que destaca las actividades que forman parte de ciclos de retrabajo innecesarios.
Dónde obtenerlo
Este atributo no está en el sistema de origen. Se calcula en la herramienta de Process Mining o en la capa ETL a partir de la secuencia de actividades.
Ejemplos
truefalse
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Estado de cumplimiento
ComplianceStatus
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Indica si el contrato ha superado las revisiones de cumplimiento necesarias. | ||
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Descripción
El estado de cumplimiento registra la situación del contrato respecto a las políticas internas o las regulaciones externas. Puede incluir valores como 'No iniciado', 'En revisión', 'Aprobado' o 'Rechazado'. Este atributo es esencial para el Dashboard «Seguimiento del cumplimiento y las obligaciones» y el KPI asociado. Ofrece visibilidad directa sobre el cumplimiento de los requisitos y ayuda a reducir los riesgos legales y financieros al garantizar que todos los contratos superen las comprobaciones necesarias antes de formalizarse o activarse.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de los protocolos y ayuda a identificar y reducir los riesgos legales y financieros de la cartera de contratos.
Dónde obtenerlo
Probablemente sea un campo personalizado de lista de selección en el objeto Agreement, actualizado mediante actividades o aprobaciones específicas relacionadas con el cumplimiento.
Ejemplos
AprobadoRequiere revisiónNo aplicableRechazado
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Fecha de renovación
RenewalDate
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Fecha prevista para iniciar el proceso de renovación del contrato. | ||
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Descripción
La fecha de renovación es una fecha calculada o establecida manualmente que indica cuándo debe comenzar el proceso de renovación de un contrato. Suele fijarse con cierta antelación a la fecha de vencimiento, por ejemplo, 90 días antes. Este atributo ayuda a los equipos a gestionar eficazmente las renovaciones pendientes. Puede utilizarse para activar alertas y automatizar tareas relacionadas con las renovaciones, de modo que el proceso comience con suficiente antelación. Es un elemento clave del KPI «Tasa de renovación a tiempo».
Por qué es importante
Marca el momento en que deben comenzar las actividades de renovación, ayuda a renovar los contratos a tiempo y facilita una gestión proactiva del ciclo de vida.
Dónde obtenerlo
Puede ser un campo de fórmula personalizado basado en la fecha de vencimiento o un campo de fecha independiente en el objeto Agreement de Conga CLM.
Ejemplos
2025-10-022026-04-012024-05-17
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Nombre de la contraparte
CounterpartyName
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Nombre de la parte externa, empresa o persona que participa en el contrato. | ||
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Descripción
El nombre de la contraparte identifica a la otra parte firmante del acuerdo. Suele tratarse de un cliente, proveedor u organización asociada. Analizar las métricas del proceso por contraparte permite detectar patrones importantes. Por ejemplo, puede revelar que las negociaciones con ciertas contrapartes suelen tardar más o requieren más revisiones. Esta información puede orientar las estrategias de negociación y ayudar a gestionar las relaciones con socios comerciales clave.
Por qué es importante
Permite analizar las variaciones del proceso según la parte externa e identificar qué clientes o proveedores tienen ciclos de negociación más largos o más revisiones.
Dónde obtenerlo
A menudo es una búsqueda del objeto Account en Salesforce, vinculado al objeto Agreement en Conga CLM.
Ejemplos
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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Región
Region
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Región geográfica asociada al contrato, por ejemplo, 'Norteamérica' o 'EMEA'. | ||
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Descripción
El atributo Región indica el área geográfica relacionada con el contrato, que puede basarse en la ubicación de la contraparte, la región de ventas o la legislación aplicable. Este atributo permite analizar el proceso contractual desde una perspectiva geográfica. Puede ayudar a responder preguntas como: «¿Tardan más en aprobarse los contratos de EMEA debido a las distintas regulaciones?» o «¿Se revisan con más frecuencia los contratos de APAC?». Así se obtiene un contexto valioso para las operaciones globales.
Por qué es importante
La segmentación por región ayuda a detectar diferencias geográficas en los tiempos de ciclo, los requisitos de cumplimiento o las rutas del proceso, algo clave para las empresas con operaciones globales.
Dónde obtenerlo
A menudo es un campo personalizado del objeto Agreement o se deriva de los objetos Account o User vinculados.
Ejemplos
NorteaméricaEMEAAPACLATAM
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Tiempo de ciclo de aprobación
ApprovalCycleTime
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Tiempo total que el contrato permanece en la fase de aprobación. | ||
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Descripción
El tiempo de ciclo de aprobación es una métrica calculada que mide el tiempo transcurrido desde que un contrato entra en el proceso de aprobación, por ejemplo, con la actividad 'Inicio de revisión interna', hasta que recibe la aprobación interna definitiva. Suma el tiempo de todos los pasos de aprobación pertinentes. Este atributo es la medida principal del Dashboard «Tiempo de ciclo de aprobación de contratos» y del KPI «Tiempo medio de aprobación de contratos». Ofrece una visión general de la eficiencia de todo el flujo de trabajo de aprobación y facilita el seguimiento del rendimiento frente a los objetivos y la identificación de retrasos sistémicos.
Por qué es importante
Este KPI mide directamente la eficiencia del flujo de trabajo de aprobación y ayuda a detectar y resolver retrasos en una fase crítica del ciclo de vida del contrato.
Dónde obtenerlo
Es una métrica calculada que se obtiene hallando la diferencia de tiempo entre la primera actividad de aprobación y la actividad de aprobación final de cada contrato.
Ejemplos
259200604800432000
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Unidad de negocio
BusinessUnit
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Unidad de negocio específica de la organización a la que pertenece el contrato. | ||
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Descripción
El atributo Unidad de negocio asigna un contrato a una división o segmento específico de la empresa, como 'Software empresarial' o 'Hardware de consumo'. Esto permite analizar con más detalle la gestión de contratos en distintas áreas de la organización. El análisis por unidad de negocio puede revelar si las distintas divisiones tienen variantes de proceso, niveles de rendimiento o tipos de contrato propios. Esto resulta útil para las grandes organizaciones que buscan estandarizar los procesos sin dejar de atender las necesidades específicas de cada unidad.
Por qué es importante
Permite segmentar el rendimiento del proceso por división de la organización y destacar las diferencias de eficiencia o procedimiento entre las distintas áreas de la empresa.
Dónde obtenerlo
Podría ser un campo personalizado del objeto Agreement o derivarse del perfil de usuario del responsable del contrato.
Ejemplos
Ventas de NorteaméricaServicios de EMEADivisión de productos de APAC
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Actividades de gestión de contratos
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Aprobaciones internas obtenidas
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Este hito indica que el contrato ha recibido todas las aprobaciones internas necesarias y está listo para formalizarse. Por lo general, es el último paso de un proceso de aprobación de Salesforce con varias etapas. | ||
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Por qué es importante
Este hito clave pone fin al ciclo de revisión y aprobación interna. Es el punto final para medir el KPI 'Tiempo promedio de aprobación de contratos'.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de la lista relacionada del historial de aprobaciones de Salesforce en el objeto Contract. El evento corresponde a la marca de tiempo del estado final 'Aprobado' del proceso.
Capturar
Registre la marca de tiempo del paso de aprobación final del proceso de aprobación asociado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato activado
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Representa el momento en que el contrato entra en vigor y comienza a aplicarse en la organización, lo que activa las obligaciones y los derechos correspondientes. Por lo general, se infiere de un cambio de estado de 'Formalizado' a 'Activo'. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca el inicio del ciclo de vida posterior a la firma. Da comienzo a la gestión de obligaciones y al seguimiento del rendimiento.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. El evento corresponde a la marca de tiempo en que el estado cambia a 'Activo' o a un término equivalente.
Capturar
Identifique la marca de tiempo del cambio de estado de 'Formalizado' a 'Activo'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato formalizado o firmado
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Esta actividad clave se produce cuando todas las partes firman legalmente el contrato, que pasa a ser un acuerdo vinculante. Las soluciones de firma electrónica integradas con Conga CLM, como Conga Sign, generan un evento explícito con marca de tiempo. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad representa la finalización satisfactoria del proceso previo a la firma y es un hito clave para métricas de rendimiento como la 'Tasa de formalización de contratos'. A menudo se considera el evento final de la ruta ideal.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del registro de auditoría o del estado de la herramienta de firma electrónica integrada. El estado final 'Completado' o 'Firmado' se registra con una marca de tiempo precisa.
Capturar
Registre el evento de finalización desde la API del servicio de firma electrónica integrado o desde el objeto de estado.
Tipo de evento
explicit
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Contrato rescindido
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Esta actividad marca la finalización anticipada del contrato, antes de su fecha de vencimiento, como resultado de una acción específica. Se registra cuando el estado del contrato cambia a 'Rescindido'. | ||
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Por qué es importante
Como estado final clave, los eventos de rescisión son importantes para comprender las tasas de incumplimiento de los contratos y los motivos de cancelación. Ofrecen una conclusión definitiva del proceso, aunque a menudo desfavorable.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. El evento corresponde a la marca de tiempo en que el estado se actualiza a 'Rescindido' o 'Cancelado'.
Capturar
Registre la marca de tiempo del cambio de estado a 'Rescindido'.
Tipo de evento
inferred
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Contrato vencido
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Representa el fin natural del ciclo de vida de un contrato cuando llega a su fecha de vencimiento sin renovarse ni rescindirse. Este evento no se registra explícitamente, sino que se obtiene de los datos del contrato. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad define el fin previsto del ciclo de vida del contrato. Analizar los contratos vencidos ayuda a comprender las oportunidades de renovación y la gestión general de la cartera de contratos.
Dónde obtenerlo
Este evento se calcula. La actividad se produce cuando la fecha del sistema supera el campo 'Fecha de fin del contrato' o 'Fecha de vencimiento' del objeto Contract y su estado sigue siendo 'Activo'.
Capturar
Determine el evento comparando el campo 'Fecha de fin del contrato' con la fecha actual.
Tipo de evento
calculated
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Revisión legal realizada
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Esta actividad indica que el departamento legal ha terminado de revisar el contrato. Puede registrarse como un paso de aprobación explícito en un flujo de trabajo o inferirse de un cambio de estado, como 'Revisión legal completada'. | ||
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Por qué es importante
Aislar la fase de revisión legal es fundamental para analizar un cuello de botella habitual. Esto permite calcular el KPI 'Tiempo promedio de revisión legal' y ayuda a optimizar los recursos del departamento legal.
Dónde obtenerlo
Si utiliza Salesforce Approvals, puede registrarse en la lista relacionada del historial de aprobaciones. También puede inferirse de un cambio de estado del objeto Contract.
Capturar
Registre la marca de tiempo del cambio de estado a 'Revisión legal completada' o del paso de aprobación final de la cola del departamento legal.
Tipo de evento
inferred
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Solicitud de contrato iniciada
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Esta actividad marca el inicio formal del ciclo de vida del contrato y corresponde a la creación de un nuevo registro de contrato en el sistema. Por lo general, se registra como un evento explícito cuando una persona usuaria crea un nuevo objeto Contract en Conga CLM. | ||
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Por qué es importante
Como punto de partida de cada contrato, esta actividad es esencial para medir el tiempo de ciclo de principio a fin. También permite analizar el volumen y los tipos de contratos que se inician.
Dónde obtenerlo
Este evento se obtiene de la fecha y la marca de tiempo de creación del registro Contract en Salesforce, plataforma sobre la que se basa Conga CLM. Por lo general, también se registra quién creó el registro.
Capturar
Registre el evento de creación del objeto Contract principal.
Tipo de evento
explicit
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Aprobación de la contraparte recibida
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Indica que la parte externa ha aceptado las condiciones y está lista para firmar. A menudo, se registra mediante una actualización manual del estado o desde un portal, si se utiliza uno. | ||
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Por qué es importante
Este evento marca el fin de la fase activa de negociación. Es clave para medir el KPI 'Tiempo promedio del ciclo de negociación' y prever cuándo se formalizará un contrato.
Dónde obtenerlo
Lo más probable es que se infiera de un cambio de estado del objeto Contract, por ejemplo, a 'Pendiente de firma'. La persona responsable del contrato actualiza este estado manualmente.
Capturar
Registre la marca de tiempo cuando el estado cambie a 'Aprobado por la contraparte' o 'Pendiente de firma'.
Tipo de evento
inferred
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Borrador del contrato preparado
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Representa la finalización de la redacción inicial del documento contractual. A menudo se infiere a partir de un cambio de estado del registro del contrato, por ejemplo, de 'Solicitado' a 'En redacción' o 'En revisión'. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de esta actividad permite medir el tiempo dedicado a la redacción inicial. Las demoras en esta etapa pueden indicar problemas con las plantillas, la recopilación de datos o la asignación de recursos.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. Busque la marca de tiempo en que el estado cambia a un valor posterior a la redacción, como 'Revisión interna'.
Capturar
Identifique el cambio de estado de 'Borrador' al siguiente estado lógico del flujo de trabajo.
Tipo de evento
inferred
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|
Contrato enviado a la contraparte
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Representa la acción explícita de enviar el documento contractual a la parte externa para su revisión y negociación. Conga CLM suele ofrecer una acción específica, 'Enviar para negociación', que queda registrada. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca el paso de los procesos internos a la negociación externa. Es el punto de partida para medir el tiempo de ciclo de la negociación.
Dónde obtenerlo
Por lo general, se registra como un registro de Actividad o Task asociado al contrato, que suele crear automáticamente una acción del sistema.
Capturar
Identifique el evento del registro de eventos 'Enviar para negociación' o 'Enviar a la contraparte'.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Contrato renovado
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Representa la renovación satisfactoria de un contrato, que prolonga su ciclo de vida. Puede registrarse mediante un cambio de estado del contrato original o al crear un nuevo registro de contrato identificado como renovación. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de las renovaciones es fundamental para conservar los ingresos y garantizar la continuidad del negocio, y permite calcular el KPI 'Tasa de renovación a tiempo'. También indica un resultado favorable del ciclo de vida del contrato.
Dónde obtenerlo
Puede inferirse de un cambio de estado a 'Renovado'. Si se crea un nuevo registro de contrato, también puede inferirse de su creación cuando el campo 'Renovación de' apunta al contrato anterior.
Capturar
Identifique el cambio de estado a 'Renovado' o la creación de un nuevo registro de contrato vinculado.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Contrato revisado o modificado
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Esta actividad se produce cada vez que se registra o carga una nueva versión del documento contractual durante las negociaciones. Las funciones de control de versiones de Conga CLM crean un registro para cada versión del documento. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de la frecuencia de las revisiones con control de cambios permite cuantificar la intensidad de las negociaciones y calcular el KPI 'Número de iteraciones de revisión'. También puede revelar contratos demasiado complejos o negociaciones difíciles.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del historial de versiones del documento contractual almacenado en Conga CLM. Cada versión nueva creada después de enviar el documento a la contraparte constituye un evento distinto.
Capturar
Registre un evento por cada nueva versión del documento que se cree con un cambio en el número de versión principal.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Modificación solicitada
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Indica el inicio del proceso para modificar formalmente un contrato vigente. Por lo general, se registra al crear un nuevo registro 'Modificación' relacionado con el contrato original. | ||
|
Por qué es importante
Las modificaciones representan variaciones importantes del proceso. Analizar su frecuencia y tiempo de ciclo puede revelar problemas en el alcance inicial del contrato o cambios en las necesidades del negocio.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de la fecha de creación de un nuevo registro en un objeto llamado 'Modificación' o similar, relacionado mediante una búsqueda con el objeto Contract principal.
Capturar
Registre el evento de creación de un registro 'Modificación' vinculado al contrato.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Revisión de cumplimiento realizada
|
Es una actividad posterior a la activación en la que se revisa el contrato para comprobar que cumple los requisitos normativos o reglamentarios. Puede registrarse cuando se marca como completada una tarea relacionada o un elemento de una lista de comprobación. | ||
|
Por qué es importante
Esta actividad es fundamental para supervisar la gobernanza y la gestión de riesgos. Permite calcular el KPI 'Tasa de cumplimiento de las revisiones' al registrar si estas comprobaciones se realizan y cuándo.
Dónde obtenerlo
Probablemente se infiere de la finalización de una Task relacionada o de un objeto personalizado 'Revisión de cumplimiento' vinculado al contrato. La fecha de finalización de ese registro sirve como marca de tiempo del evento.
Capturar
Registre la fecha de finalización de una tarea periódica o de un registro de cumplimiento relacionado.
Tipo de evento
inferred
|
|||
|
Revisión interna iniciada
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Marca el momento en que el borrador del contrato se envía a las partes interesadas internas, como el equipo de finanzas o quienes dirigen la unidad de negocio, para su revisión. Por lo general, se infiere de un cambio de estado a 'En revisión interna' o similar. | ||
|
Por qué es importante
Esta actividad marca el inicio de la medición del tiempo de ciclo de la revisión interna. Ayuda a determinar cuánto esperan los contratos para ser revisados y cuánto dura la revisión en sí.
Dónde obtenerlo
Se infiere del historial del campo de estado del objeto Contract. El evento lleva la marca de tiempo del cambio de estado que indica el inicio de la fase de revisión interna.
Capturar
Registre la marca de tiempo del cambio de estado del contrato a 'Revisión interna' o su equivalente.
Tipo de evento
inferred
|
|||
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No se requiere tarjeta de crédito. Configuración en minutos.