Su Template de datos de Record to Report - Asiento contable

SAP S/4HANA
Su Template de datos de Record to Report - Asiento contable

Su Template de datos de Record to Report - Asiento contable

Esta plantilla ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso Record to Report - Asiento contable. Describe los atributos esenciales que debe recopilar, las actividades clave que debe seguir y recomendaciones prácticas para extraer esta información del sistema de origen. Utilice este recurso para asegurarse de disponer de todos los datos necesarios para realizar un análisis sólido de Process Mining.
  • Atributos recomendados que debe recopilar
  • Actividades clave que debe seguir
  • Recomendaciones prácticas para la extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Record to Report - Atributos de los asientos contables

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de Record to Report - Asientos contables.
3 Obligatorio 5 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
Nombre de la actividad empresarial que tuvo lugar en un momento concreto del proceso de asientos contables.
Descripción

La actividad representa un paso o evento específico del ciclo de vida de un asiento contable, como «Journal Entry Created», «Journal Submitted For Review» o «Journal Entry Posted». Estas actividades suelen derivarse de registros de cambios, actualizaciones de estado o códigos de transacción registrados en el sistema.

Analizar las actividades permite visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas habituales y descubrir desviaciones respecto del procedimiento estándar. Es fundamental para calcular métricas como la frecuencia de las actividades, los tiempos de espera entre pasos y las tasas de conformidad.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas de procesos y analizar los patrones del Workflow.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversas fuentes, incluidos los campos de estado de las tablas de cabecera y posiciones, como BKPF-BSTAT, los registros de documentos de cambios (CDHDR/CDPOS) y los registros del Workflow.

Ejemplos
Asiento contable creadoAsiento contable aparcadoAsiento contable enviado para revisiónAsiento contable aprobadoAsiento contable contabilizado
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad concreta del asiento contable.
Descripción

La hora del evento es la fecha y hora exactas en que una actividad empresarial se ejecutó y registró en el sistema. Cada actividad de un caso tiene su propia marca de tiempo, lo que crea una secuencia cronológica de eventos.

Este Atributo es fundamental para todo análisis de procesos basado en el tiempo. Se utiliza para calcular tiempos de ciclo, duraciones entre actividades y tiempos de espera, así como para comprender la distribución temporal del trabajo. Las marcas de tiempo precisas son esenciales para construir un modelo de proceso fiable y calcular indicadores clave de rendimiento, como el tiempo del ciclo de aprobación.

Por qué es importante

Proporciona el orden cronológico de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en la duración y comprender la línea temporal del proceso.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros de documentos de cambios (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), los registros del Workflow o las marcas de tiempo de creación o entrada de tablas como BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ejemplos
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
ID del asiento contable
JournalEntryId
Identificador único de un asiento contable financiero, que actúa como identificador principal del caso en el proceso.
Descripción

El ID del asiento contable es un número único asignado a cada documento contable cuando se crea en SAP S/4HANA. Este identificador es esencial para realizar el seguimiento del ciclo de vida completo de un asiento contable, desde su creación o aparcamiento inicial, pasando por los Workflow de aprobación, hasta su contabilización final y una posible anulación o compensación.

En el análisis de process mining, este ID se utiliza para vincular todas las actividades relacionadas en un único caso. Al agrupar los eventos bajo un ID de asiento contable común, las personas analistas pueden reconstruir el flujo integral del proceso, medir los tiempos de ciclo e identificar variaciones o cuellos de botella de cada transacción financiera. Es el Atributo fundamental para construir toda la vista del proceso.

Por qué es importante

Este identificador conecta todos los pasos relacionados del proceso y permite analizar el recorrido integral de cada asiento contable.

Dónde obtenerlo

Es una clave compuesta que normalmente se forma concatenando el código de sociedad (BKPF-BUKRS), el número de documento (BKPF-BELNR) y el ejercicio fiscal (BKPF-GJAHR).

Ejemplos
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Fecha de contabilización
PostingDate
La fecha en la que el asiento contable se registra en el libro mayor y que determina el periodo financiero.
Descripción

La fecha de contabilización determina el periodo fiscal en el que la transacción aparecerá en los estados financieros. Es una fecha fundamental para la contabilidad y puede diferir de la fecha en la que se creó el documento o se introdujo en el sistema.

En Process Mining, la fecha de contabilización se utiliza para realizar análisis de cohortes basados en el tiempo, como comparar los procesos de cierre de fin de mes o analizar las tendencias de rendimiento en distintos periodos financieros. También permite medir los retrasos entre la creación del asiento y su contabilización financiera efectiva.

Por qué es importante

Es fundamental para contextualizar la información financiera y permite analizar el rendimiento del proceso en periodos contables concretos, como el cierre mensual o anual.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BUDAT (fecha de contabilización del documento).

Ejemplos
2023-10-312023-11-012024-02-29
Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
El valor total del asiento contable expresado en la moneda local de la sociedad.
Descripción

Este atributo representa la magnitud financiera del asiento contable. Normalmente corresponde a la suma de los valores absolutos de todas las posiciones de débito o crédito del documento, convertidos a la moneda local de la sociedad.

Analizar los importes permite segmentar el proceso según su impacto financiero. Por ejemplo, los asientos de importe elevado pueden seguir un proceso de aprobación más riguroso que los de importe reducido. Esto ayuda a priorizar las iniciativas de mejora en las transacciones que presentan el mayor riesgo financiero.

Por qué es importante

Proporciona el valor financiero del asiento y permite analizar cómo cambia el comportamiento del proceso en función del importe en juego.

Dónde obtenerlo

Se calcula sumando los importes de la tabla de posiciones BSEG, campo DMBTR, para un asiento contable determinado, BELNR, y convirtiendo el resultado en un valor positivo.

Ejemplos
1500.75125000.0050.20
Sociedad
CompanyCode
El identificador único de la empresa o entidad jurídica para la que se registra el asiento contable.
Descripción

La sociedad es una unidad organizativa fundamental en SAP Financials y representa una entidad jurídica independiente para la que se elaboran estados financieros. Cada asiento contable se asigna a una sociedad específica.

Este atributo es esencial para segmentar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas partes de la organización. Los analistas pueden utilizarlo para filtrar la vista del proceso por una entidad jurídica concreta, comparar las tasas de rechazo entre sociedades o identificar variaciones del proceso específicas de una región.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el proceso de asientos contables entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BUKRS (sociedad).

Ejemplos
10001710US01
Tipo de asiento contable
JournalEntryType
Clasifica el asiento contable según su finalidad empresarial, como un registro de activo, una factura de proveedor o un asiento del libro mayor.
Descripción

El tipo de asiento contable, denominado tipo de documento en la terminología de SAP, es una clave que categoriza los documentos contables. Controla aspectos como el rango de números asignado al documento y los tipos de cuenta permitidos para el registro.

Analizar el proceso por tipo de asiento contable es fundamental para comprender comportamientos específicos del contexto. Por ejemplo, el proceso de aprobación de una periodificación sencilla, de tipo SA, puede ser mucho más simple que el de una adquisición compleja de activos, de tipo AA. Esta dimensión es clave para el panel «Cumplimiento por tipo de asiento».

Por qué es importante

Clasifica los asientos según su contexto empresarial y permite analizar las variaciones y el rendimiento del proceso para distintos tipos de transacciones financieras.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BLART (tipo de documento).

Ejemplos
SAKRAA
Usuario creador
CreatedByUser
El ID de usuario de la persona que creó el asiento contable.
Descripción

Este atributo almacena el identificador único del usuario que inició el proceso del asiento contable al crear el documento inicial. Puede tratarse de un contable, un usuario de negocio o un ID de sistema para asientos automatizados.

Analizar el proceso por creador ayuda a identificar patrones relacionados con usuarios o equipos concretos. Puede revelar necesidades de formación si determinados usuarios presentan tasas de rechazo más elevadas, o destacar a las personas con mejor rendimiento. Es esencial para el panel «Actividad y rendimiento de los usuarios».

Por qué es importante

Asigna las actividades del proceso a usuarios concretos, lo que permite analizar el rendimiento, equilibrar la carga de trabajo e identificar oportunidades de formación.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo USNAM (nombre de usuario).

Ejemplos
ABROWNCJONESBATCH_USER
Código de transacción
TransactionCode
El código de transacción de SAP utilizado para crear o modificar el asiento contable.
Descripción

El código de transacción, o T-Code, es un acceso directo que identifica una función o un programa específico de SAP. En los asientos contables, distintos T-Code pueden indicar cómo se creó el asiento, por ejemplo, FB01 para una contabilización manual en el libro mayor, FV50 para aparcar un documento o un código automatizado para asientos generados por el sistema.

Este atributo es un indicador sólido de si una actividad la realizó manualmente un usuario o automáticamente el sistema. Es clave para calcular el KPI de tasa de contabilización manual e identificar oportunidades de automatización.

Por qué es importante

Indica cómo se procesó un asiento, por ejemplo, de forma manual o automática, algo clave para analizar la automatización y comprender las variaciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo TCODE (código de transacción).

Ejemplos
FB01FV50F-02
Ejercicio fiscal
FiscalYear
El ejercicio fiscal al que pertenece el asiento contable.
Descripción

El ejercicio fiscal forma parte de la clave única de un asiento contable, junto con la sociedad y el número de documento. Representa el año financiero en el que el documento es relevante.

En el análisis, el ejercicio fiscal se utiliza para analizar tendencias a largo plazo y garantizar la unicidad del identificador del caso. Comparar las métricas del proceso entre distintos ejercicios fiscales puede revelar mejoras o deterioros del rendimiento a lo largo del tiempo.

Por qué es importante

Aporta un componente esencial para identificar documentos de forma única y permite analizar el rendimiento del proceso interanual.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo GJAHR (ejercicio fiscal).

Ejemplos
202320242022
Es contabilización manual
IsManualPosting
Un indicador booleano que señala si el asiento contable fue contabilizado manualmente por un usuario.
Descripción

Este atributo identifica los asientos contables contabilizados mediante la intervención manual de un usuario, en lugar de hacerlo automáticamente un job del sistema o una interfaz. Normalmente se deriva del código de transacción utilizado para contabilizar el documento.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI de tasa de contabilización manual y ayuda a las organizaciones a seguir sus avances en la automatización del proceso Record to Report. Al filtrar los asientos contabilizados manualmente, los analistas pueden identificar los escenarios concretos que todavía requieren intervención humana y evaluar su potencial de automatización.

Por qué es importante

Distingue entre contabilizaciones realizadas por personas y por el sistema, algo fundamental para medir los niveles de automatización e identificar oportunidades de automatización.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado a partir de TransactionCode. Una lista predefinida de códigos de transacción manuales, como «FB01» o «F-02», se utiliza para establecer el indicador en «true».

Ejemplos
truefalse
Es retrabajo
IsRework
Un indicador booleano que señala si el asiento contable ha sido objeto de retrabajo, por ejemplo, si se corrigió después de un rechazo.
Descripción

Este atributo calculado identifica los asientos contables que se han desviado del proceso ideal o «camino feliz». Normalmente se establece en true si dentro del caso se produce una actividad como «Asiento contable rechazado» o «Asiento contable corregido».

Este indicador simplifica el análisis de la eficiencia del proceso. Permite calcular rápidamente el KPI de tasa de retrabajo y comparar directamente los tiempos de ciclo y los costes entre los casos con retrabajo y sin él. Identificar los factores que provocan retrabajo es un objetivo prioritario de muchas iniciativas de mejora de procesos.

Por qué es importante

Identifica los casos que requirieron correcciones o ciclos adicionales y permite cuantificar fácilmente las ineficiencias del proceso y analizar sus causas raíz.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado a partir de la secuencia de actividades de un caso. Se marca como «true» si está presente una actividad como «Asiento contable rechazado».

Ejemplos
truefalse
Estado del documento
DocumentStatus
El estado actual de procesamiento del asiento contable, como aparcado, contabilizado o compensado.
Descripción

El estado del documento indica en qué punto de su ciclo de vida se encuentra el asiento contable. Por ejemplo, un documento «aparcado» se ha guardado, pero todavía no se ha contabilizado en el libro mayor, mientras que un documento «contabilizado» ya está finalizado.

Analizar el estado ayuda a comprender el flujo de trabajo e identificar cuellos de botella. Un volumen elevado de documentos que permanecen durante mucho tiempo en estado «aparcado» o «pendiente de aprobación» puede indicar ineficiencias en el proceso. También es una fuente clave para derivar las actividades del proceso.

Por qué es importante

Ofrece una visión del punto del ciclo de vida en el que se encuentra un asiento contable y ayuda a identificar colas y cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BSTAT (estado del documento).

Ejemplos
VAB
Hora de finalización
EndTime
La marca de tiempo que indica cuándo se completó la actividad.
Descripción

La hora de finalización marca la conclusión de una actividad. En muchos registros de eventos, la hora de inicio y la hora de finalización de una actividad coinciden, ya que representan un evento instantáneo. Sin embargo, en actividades con una duración medible, como la revisión activa de un documento por parte de un usuario, este atributo puede registrar dicha duración.

Contar con una hora de finalización diferenciada permite calcular con mayor precisión los tiempos de procesamiento de las actividades frente a los tiempos de espera. Así se distingue el tiempo durante el que se trabajó activamente en una tarea del tiempo que permaneció inactiva en una cola.

Por qué es importante

Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades y separar el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo.

Dónde obtenerlo

Normalmente coincide con StartTime en eventos atómicos. En actividades con duración, puede obtenerse de los registros del Workflow o calcularse a partir de eventos posteriores.

Ejemplos
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Motivo de reversión
ReversalReason
Un código que indica el motivo por el que se revirtió un asiento contable contabilizado.
Descripción

Cuando un asiento contable contabilizado es incorrecto, no puede eliminarse, sino que debe revertirse mediante un documento nuevo. El código de motivo de reversión explica por qué se realizó esta acción, por ejemplo, debido a una fecha de contabilización o un importe incorrectos.

Analizar los motivos de reversión ayuda a identificar las causas raíz de los errores en el proceso Record to Report. Una frecuencia elevada de un motivo concreto puede señalar problemas sistémicos, como una formación insuficiente o fallos de control, que deben abordarse para mejorar la calidad a la primera.

Por qué es importante

Ayuda a diagnosticar la causa raíz de los errores que provocan reversiones y proporciona información para reducir el retrabajo y mejorar la calidad del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo STGRD (motivo de reversión).

Ejemplos
010205
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema de origen del que se extrajeron los datos de los asientos contables.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de registro del que proceden los datos del asiento contable. En empresas con varias instancias de ERP o una combinación de sistemas heredados y modernos, permite diferenciar las fuentes de datos.

En el análisis, puede utilizarse para comparar el rendimiento del proceso entre distintos sistemas o para filtrar los datos de un origen específico. Es importante para la gobernanza de datos y para garantizar que se comprenda el contexto de los datos.

Por qué es importante

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental en entornos con varios sistemas para realizar análisis y comparaciones precisos del proceso.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un valor estático que se añade durante la extracción de datos e identifica la instancia específica de SAP S/4HANA, por ejemplo, el SID o el nombre del sistema lógico.

Ejemplos
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Tiempo de ciclo de aprobación
ApprovalCycleTime
El tiempo transcurrido desde que se envió un asiento contable para su aprobación hasta que se aprobó o rechazó.
Descripción

Esta métrica calculada se centra específicamente en la duración de la fase de aprobación. Mide el tiempo entre la actividad «Asiento contable enviado para revisión» y la actividad posterior «Asiento contable aprobado» o «Asiento contable rechazado».

Este KPI es fundamental para identificar cuellos de botella en el Workflow de aprobación. Un tiempo de ciclo de aprobación elevado puede retrasar considerablemente el proceso general. Analizar esta métrica por aprobador, sociedad o tipo de asiento contable puede revelar áreas concretas de mejora.

Por qué es importante

Aísla la duración del paso de aprobación y ayuda a localizar y resolver cuellos de botella en el Workflow de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

Se calcula obteniendo la diferencia de tiempo entre el evento «Asiento contable enviado para revisión» y el evento «Asiento contable aprobado» o «Asiento contable rechazado».

Ejemplos
1 día 2 horas4 horas 25 minutos5 días 0 horas
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica la última vez que se actualizaron los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de datos del sistema de origen. Proporciona transparencia sobre la actualidad de los datos analizados.

Conocer la hora de la última actualización es importante para comprender la vigencia del análisis del proceso. Ayuda a interpretar correctamente los Dashboards y los KPI, ya que permite saber si se están consultando datos casi en tiempo real o una instantánea de un periodo anterior.

Por qué es importante

Indica la actualidad de los datos y permite saber hasta qué punto el análisis del proceso refleja la situación actual.

Dónde obtenerlo

Es un atributo de metadatos que normalmente se genera y se registra en cada registro durante el proceso de ingesta de datos.

Ejemplos
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Usuario aprobador
ApproverUser
El ID de usuario de la persona que aprobó o rechazó el asiento contable.
Descripción

Este atributo identifica al usuario responsable de revisar y decidir sobre un asiento contable enviado. En un Workflow de aprobación multinivel, puede haber varios aprobadores para un mismo asiento contable.

Esta información es esencial para analizar detalladamente el proceso de aprobación. Ayuda a medir la carga de trabajo de los distintos aprobadores, calcular sus tiempos individuales de aprobación e identificar cuellos de botella en la cadena de aprobación. Es compatible directamente con el panel «Actividad y rendimiento de los usuarios».

Por qué es importante

Identifica a la persona responsable de la aprobación y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y los cuellos de botella de las aprobaciones.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros del Workflow, por ejemplo, SWW_WI2OBJ o SWWLOG, o de las tablas de documentos de modificación, CDHDR/CDPOS, mediante el seguimiento de quién ejecutó el paso de aprobación.

Ejemplos
DMILLERFWHITEKCHEN
Obligatorio Recomendado Opcional

Record to Report - Actividades de los asientos contables

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir y optimizar el proceso con precisión.
6 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Asiento contable aprobado
El asiento contable recibe la aprobación final de una persona responsable autorizada, que confirma su validez y exactitud. Esta actividad es el último control antes de que el documento pueda contabilizarse en el libro mayor.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que concluye el ciclo de aprobación. El tiempo necesario para llegar a este paso constituye una parte importante de la duración total del proceso y un indicador clave de la eficiencia de las personas aprobadoras.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere de un registro del Workflow que muestra el paso de aprobación final o un cambio de estado en el documento. El ID de usuario de la persona aprobadora y la marca de tiempo pueden obtenerse de los datos del Workflow o de los registros de cambios.

Recopilar

Identifique la marca de tiempo del paso de aprobación final en los registros del Workflow o el cambio de estado a «Approved» en los documentos de cambios.

Tipo de evento inferred
Asiento contable compensado
Una posición abierta de un asiento contable se compensa con otra contabilización, como un pago que compensa una factura. Esta actividad marca la conciliación de posiciones concretas y las cierra efectivamente.
Por qué es importante

Esta actividad representa el paso final de conciliación de muchos asientos contables, especialmente los relacionados con cuentas transitorias o gestionadas por posiciones abiertas. Analizar el tiempo transcurrido desde la contabilización hasta la compensación ayuda a medir la eficiencia de la conciliación.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere de la tabla de posiciones (BSEG o la vista ACDOCA). Cuando una posición se compensa, los campos de fecha de compensación (AUGDT) y documento de compensación (AUGBL) se completan para esa posición.

Recopilar

Utilice la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la posición como marca de tiempo del evento.

Tipo de evento inferred
Asiento contable contabilizado
El asiento contable se registra oficialmente en el libro mayor y afecta a los estados financieros de la empresa. Este es el momento en que el documento se convierte en un registro financiero permanente.
Por qué es importante

Este es el principal hito de éxito y marca el final del ciclo central de procesamiento. Analizar el volumen de asientos contabilizados y el tiempo necesario para llegar a esta etapa son métricas fundamentales de process mining.

Dónde obtenerlo

Este es un evento explícito marcado por la fecha de contabilización (BUDAT) en la tabla BKPF. Un documento contabilizado tiene el estado del documento (BSTAT) en blanco, lo que lo distingue de los documentos aparcados («V») o retenidos («D»).

Recopilar

Utilice la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) y la fecha de entrada (BKPF-CPUDT) para asignar la marca de tiempo al evento. Un valor BKPF-BSTAT en blanco indica que el documento está contabilizado.

Tipo de evento explicit
Asiento contable creado
Esta actividad marca la creación inicial de un documento de asiento contable en el sistema. El registro se crea en la tabla de cabecera (BKPF), pero todavía no se ha contabilizado en el libro mayor. Este es el punto de partida del ciclo de vida del asiento contable.
Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta la contabilización es fundamental para medir el tiempo total del ciclo e identificar retrasos iniciales en la introducción de datos.

Dónde obtenerlo

Este evento puede capturarse explícitamente desde la tabla SAP BKPF mediante los campos de fecha de creación (CPUDT) y hora de creación (CPUTM) para un número de documento determinado (BELNR).

Recopilar

Utilice BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM para la marca de tiempo del evento.

Tipo de evento explicit
Asiento contable enviado para revisión
La persona creadora del asiento contable envía formalmente el documento al Workflow de revisión y aprobación. Esta actividad representa el traspaso de la introducción de datos al proceso formal de control e inicia el ciclo de aprobación.
Por qué es importante

Este punto marca el inicio del tiempo del ciclo de aprobación. Medir desde aquí hasta la aprobación o el rechazo final ayuda a aislar los cuellos de botella específicos de las etapas de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

A menudo se captura a partir de los registros del Workflow, en las tablas SWW_WIHEAD y SWWLOG, vinculados al objeto empresarial. También puede inferirse de un cambio de estado en un campo personalizado de la cabecera del documento (BKPF).

Recopilar

Marca de tiempo de creación del elemento de Workflow o cambio de un campo de estado a «Submitted» o «In Review».

Tipo de evento inferred
Proceso de anulación del asiento contable completado
Un asiento contable contabilizado previamente se anula mediante la creación de un nuevo documento con contabilizaciones inversas. Esta acción se realiza para corregir errores en documentos contabilizados y constituye una transacción explícita y auditable.
Por qué es importante

Las anulaciones indican que se cometió un error en un documento contabilizado. Una tasa de anulación elevada sugiere problemas subyacentes en el proceso de aprobación o en la calidad de la introducción de datos, y su seguimiento ayuda a mejorar la precisión desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

La anulación es un evento explícito. La cabecera (BKPF) del nuevo documento de anulación contiene una referencia al documento original en el campo Reversed Document No. (STBLG). La fecha de contabilización del nuevo documento es la hora del evento.

Recopilar

Identifique los documentos cuyo campo BKPF-STBLG esté cumplimentado. La marca de tiempo del evento es la fecha de contabilización del documento de anulación.

Tipo de evento explicit
Asiento contable aparcado
Un usuario guarda un asiento contable incompleto sin contabilizarlo, lo que permite completarlo o revisarlo más adelante. Se trata de una acción explícita que crea un registro de cabecera del documento con estado «aparcado» y lo mantiene sin contabilizar.
Por qué es importante

Aparcar el documento es un paso habitual antes del envío. Hacer un seguimiento de la duración del estado aparcado ayuda a identificar retrasos en la finalización y preparación de los datos antes de que comience el proceso formal de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

En la tabla BKPF, un documento aparcado se identifica porque el campo de estado del documento (BSTAT) tiene el valor «V». La marca de tiempo del evento es la fecha de creación (CPUDT).

Recopilar

Filtre los documentos cuyo valor BKPF-BSTAT sea «V» en el momento de la creación.

Tipo de evento explicit
Asiento contable corregido
El usuario modifica un asiento contable después de que haya sido rechazado o devuelto para realizar cambios. Esto representa el esfuerzo de retrabajo necesario para resolver los problemas identificados durante la revisión antes de volver a enviarlo.
Por qué es importante

Esta actividad cuantifica los ciclos de retrabajo. Analizar la frecuencia y la duración de las correcciones ayuda a localizar las fuentes de ineficiencia y destaca oportunidades de formación y aclaración del proceso.

Dónde obtenerlo

Esto puede inferirse mediante el seguimiento de la fecha «Last Changed On» (AEDAT) en la tabla BKPF para un documento que anteriormente se encontrara en estado «Rejected». Los documentos de cambios proporcionan información más específica sobre lo que se modificó.

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de las cabeceras de los documentos de cambios (CDHDR-UDATE) para las modificaciones realizadas después de un evento de rechazo.

Tipo de evento inferred
Asiento contable modificado después de la contabilización
Un usuario modifica un conjunto limitado de campos de un asiento contable después de que este se haya contabilizado en el libro mayor. Aunque la mayoría de los datos financieros son inmutables después de la contabilización, algunos campos, como el texto o las asignaciones, pueden modificarse.
Por qué es importante

Esta actividad es una señal crítica de cumplimiento. Los cambios posteriores a la contabilización pueden indicar intentos de alterar los registros y deben supervisarse atentamente para prevenir el fraude y garantizar la integridad de los datos.

Dónde obtenerlo

Esto puede inferirse de forma fiable a partir de las tablas de documentos de cambios (CDHDR y CDPOS). Una entrada en CDHDR para el número de documento con una fecha de cambio posterior a la fecha de contabilización indica una modificación posterior a la contabilización.

Recopilar

Busque registros en CDHDR cuya marca de tiempo de cambio (UDATE/UTIME) sea posterior a la fecha de contabilización del documento (BKPF-BUDAT).

Tipo de evento inferred
Asiento contable rechazado
Una persona revisora o aprobadora rechaza el asiento contable e impide su contabilización. Normalmente, el documento se devuelve a la persona creadora para que lo corrija, lo que inicia un ciclo de retrabajo.
Por qué es importante

Hacer un seguimiento de los rechazos es fundamental para comprender la calidad del proceso e identificar errores habituales. Una tasa de rechazo elevada indica problemas de precisión de los datos, comprensión de las políticas o documentación justificativa insuficiente.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere de un cambio de estado en un registro del Workflow o en un campo de estado personalizado del documento del asiento contable. Los registros de cambios de documentos (CDHDR/CDPOS) del campo de estado correspondiente pueden proporcionar la marca de tiempo.

Recopilar

Identifique el cambio del campo de estado a «Rejected» mediante los documentos de cambios (CDHDR/CDPOS) o los registros del Workflow.

Tipo de evento inferred
Contabilización manual identificada
El asiento contable se contabilizó mediante un código de transacción manual, en lugar de utilizar una interfaz automatizada o un proceso por lotes. No se trata de un evento temporal, sino de una clasificación de la actividad de contabilización.
Por qué es importante

Identificar las contabilizaciones manuales es fundamental para las iniciativas de automatización. Una proporción elevada de contabilizaciones manuales sugiere oportunidades para agilizar los procesos mediante la integración de subsistemas o el uso de programas de contabilización automatizados.

Dónde obtenerlo

Esto se calcula analizando el campo del código de transacción (TCODE) en la tabla de cabecera del documento (BKPF). Se utiliza una lista de T-Codes manuales conocidos, como FB01, F-02 y FB50, para clasificar el asiento.

Recopilar

Clasifique el evento según BKPF-TCODE y una lista predefinida de códigos de transacción manuales en el momento de la contabilización.

Tipo de evento calculated
Documentación justificativa adjunta
Un usuario adjunta uno o varios documentos justificativos, como facturas u hojas de cálculo, al asiento contable. Normalmente se hace para aportar pruebas y contexto sobre la transacción financiera durante el proceso de revisión y auditoría.
Por qué es importante

Garantizar que la documentación se adjunte antes de la revisión es fundamental para el cumplimiento y la eficiencia de las aprobaciones. Esta actividad ayuda a medir el cumplimiento de las políticas de documentación y su impacto en los tiempos del ciclo de aprobación.

Dónde obtenerlo

Normalmente, esto se infiere comprobando la marca de tiempo de creación de los adjuntos vinculados mediante Generic Object Services (GOS). La tabla SRGBTBREL vincula el objeto empresarial, por ejemplo, el documento BKPF, con el adjunto.

Recopilar

Consulte las tablas de adjuntos de GOS, como SRGBTBREL, para buscar vínculos con el objeto BKPF y utilice la marca de tiempo de creación del adjunto.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP S/4HANA

¿Listo para comenzar?

Utilice esta plantilla para preparar sus datos con confianza y obtener información clave sobre su proceso Record to Report - Journal Entry. Comience hoy su camino hacia la excelencia operativa.

Agilice Record to Report Journal Entry para alcanzar la máxima eficiencia

Transforme su proceso y reduzca un 30 % el tiempo de ciclo de las entradas de diario de Record to Report.

Iniciar la prueba gratuita

No necesita tarjeta de crédito. Configuración en minutos.