Su Template de datos para el proceso de registro a informe: asientos contables

SAP S/4HANA
Su Template de datos para el proceso de registro a informe: asientos contables

Su Template de datos para el proceso de registro a informe: asientos contables

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios y analizar el proceso de registro a informe: asientos contables. Describe los atributos esenciales que debe recopilar, las actividades clave que debe seguir y recomendaciones prácticas para extraer esta información del sistema de origen. Utilice este recurso para asegurarse de contar con todos los datos necesarios para un análisis sólido de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe seguir
  • Recomendaciones prácticas para la extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de registro a informe: asientos contables

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y realizar un análisis completo del proceso de registro a informe: asientos contables.
3 Obligatorio 5 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
Nombre de la actividad empresarial que tuvo lugar en un momento concreto del proceso de asientos contables.
Descripción

La actividad representa un paso o evento específico del ciclo de vida de un asiento contable, como «Asiento contable creado», «Asiento enviado para revisión» o «Asiento contable contabilizado». Estas actividades suelen obtenerse de registros de cambios, actualizaciones de estado o códigos de transacción registrados en el sistema.

Analizar las actividades permite visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas habituales y descubrir desviaciones del procedimiento estándar. También es fundamental para calcular métricas como la frecuencia de las actividades, los tiempos de espera entre pasos y las tasas de cumplimiento.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas de procesos y analizar los patrones de los flujos de trabajo.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversas fuentes, como los campos de estado de las tablas de cabecera y partidas (por ejemplo, BKPF-BSTAT), los registros de documentos de cambio (CDHDR/CDPOS) y los registros del flujo de trabajo.

Ejemplos
Asiento contable creadoAsiento contable aparcadoAsiento enviado para revisiónAsiento contable aprobadoAsiento contable contabilizado
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad específica del asiento contable.
Descripción

La hora del evento es la fecha y hora exactas en que una actividad empresarial se ejecutó y registró en el sistema. Cada actividad de un caso tiene su propia marca de tiempo, que permite ordenar cronológicamente los eventos.

Este atributo es fundamental para todos los análisis de procesos basados en el tiempo. Se utiliza para calcular tiempos de ciclo, duraciones entre actividades y tiempos de espera, así como para comprender la distribución temporal del trabajo. Las marcas de tiempo precisas son esenciales para crear un modelo de proceso fiable y calcular indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de ciclo de aprobación.

Por qué es importante

Proporciona el orden cronológico de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en la duración y comprender la cronología del proceso.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros de documentos de cambio (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), los registros del flujo de trabajo o las marcas de tiempo de creación o entrada de tablas como BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ejemplos
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
ID del asiento contable
JournalEntryId
Identificador único de un asiento contable que sirve como identificador principal del caso en el proceso.
Descripción

El ID del asiento contable es un número único que se asigna a cada documento contable cuando se crea en SAP S/4HANA. Este identificador es esencial para seguir todo el ciclo de vida del asiento, desde su creación o aparcamiento inicial, pasando por los flujos de trabajo de aprobación, hasta su contabilización final y una posible anulación o compensación.

En el análisis de Process Mining, este ID se utiliza para vincular todas las actividades relacionadas en un mismo caso. Al agrupar los eventos bajo un ID de asiento contable común, las personas analistas pueden reconstruir el flujo integral del proceso, medir los tiempos de ciclo e identificar variaciones o cuellos de botella en cada transacción financiera. Es el atributo fundamental para crear la vista completa del proceso.

Por qué es importante

Este identificador conecta todos los pasos relacionados del proceso y permite analizar el recorrido completo de cada asiento contable.

Dónde obtenerlo

Se trata de una clave compuesta que normalmente se forma concatenando el código de empresa (BKPF-BUKRS), el número de documento (BKPF-BELNR) y el ejercicio fiscal (BKPF-GJAHR).

Ejemplos
1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
Fecha de contabilización
PostingDate
Fecha en que se registra el asiento contable en el libro mayor y que determina el periodo financiero al que afecta.
Descripción

La fecha de contabilización determina el periodo fiscal en el que la transacción aparecerá en los estados financieros. Es una fecha clave para la contabilidad y puede diferir de la fecha en que se creó el documento o se introdujo en el sistema.

En Process Mining, la fecha de contabilización se utiliza para analizar cohortes por periodo, por ejemplo, para comparar los procesos de cierre mensual o analizar las tendencias de rendimiento en distintos periodos fiscales. También permite medir el tiempo transcurrido entre la creación del asiento y su contabilización efectiva.

Por qué es importante

Es fundamental para entender el contexto financiero y analizar el rendimiento del proceso en periodos contables concretos, como el cierre mensual o anual.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BUDAT (fecha de contabilización del documento).

Ejemplos
2023-10-312023-11-012024-02-29
Importe en moneda local
AmountInLocalCurrency
Valor total del asiento contable expresado en la moneda local de la sociedad.
Descripción

Este atributo representa el importe del asiento contable. Suele calcularse sumando los valores absolutos de todas las partidas del debe o del haber del documento y convirtiendo el resultado a la moneda local de la sociedad.

Analizar los datos por importe permite segmentar el proceso según el impacto financiero. Por ejemplo, los asientos de importes elevados pueden seguir un proceso de aprobación más riguroso que los de importes bajos. Esto ayuda a priorizar las mejoras en las transacciones que implican mayor riesgo financiero.

Por qué es importante

Indica el valor financiero del asiento y permite analizar cómo cambia el comportamiento del proceso según el importe en juego.

Dónde obtenerlo

Se calcula sumando los importes de las partidas de la tabla BSEG (campo DMBTR) correspondientes a un asiento contable (BELNR) y convirtiendo el resultado en un valor positivo.

Ejemplos
1500.75125000.0050.20
Sociedad
CompanyCode
Identificador único de la empresa o entidad jurídica a la que se imputa el asiento contable.
Descripción

La sociedad es una unidad organizativa fundamental de SAP Financials y representa una entidad jurídica independiente para la que se generan estados financieros. Cada asiento contable se asigna a una sociedad concreta.

Este atributo es clave para segmentar y comparar el rendimiento de los procesos en distintas partes de la organización. Los analistas pueden filtrar la vista del proceso por entidad jurídica, comparar las tasas de rechazo entre sociedades o identificar variaciones del proceso específicas de cada región.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el proceso de registro de asientos entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BUKRS (sociedad).

Ejemplos
10001710US01
Tipo de asiento contable
JournalEntryType
Clasifica el asiento contable según su finalidad empresarial, como el registro de un activo, una factura de proveedor o un asiento del libro mayor.
Descripción

El tipo de asiento contable, denominado tipo de documento en la terminología de SAP, es una clave que clasifica los documentos contables. Controla aspectos como el rango de números asignado al documento y los tipos de cuenta que se pueden utilizar en el registro.

Analizar el proceso por tipo de asiento es fundamental para comprender los comportamientos propios de cada contexto. Por ejemplo, el proceso de aprobación de una periodificación sencilla (tipo SA) puede ser mucho más simple que el de una adquisición compleja de activos (tipo AA). Esta dimensión es clave para el Dashboard «Cumplimiento por tipo de asiento».

Por qué es importante

Clasifica los asientos según su contexto empresarial y permite analizar las variaciones y el rendimiento del proceso en distintos tipos de transacciones financieras.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BLART (tipo de documento).

Ejemplos
SAKRAA
Usuario que creó el asiento
CreatedByUser
El ID de usuario de la persona que creó el asiento contable.
Descripción

Este atributo almacena el identificador único de la persona que inició el proceso del asiento contable al crear el documento inicial. Puede tratarse de una persona del equipo de contabilidad, de otra área de la empresa o de un ID de sistema para los asientos automatizados.

Analizar el proceso según quién lo creó ayuda a detectar patrones relacionados con personas o equipos concretos. Puede revelar necesidades de formación si algunas personas tienen más rechazos, o destacar a quienes obtienen mejores resultados. Es esencial para el Dashboard «Actividad y rendimiento de los usuarios».

Por qué es importante

Asigna las actividades del proceso a personas concretas para analizar el rendimiento, equilibrar la carga de trabajo e identificar oportunidades de formación.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo USNAM (nombre de usuario).

Ejemplos
ABROWNCJONESBATCH_USER
Código de transacción
TransactionCode
Código de transacción de SAP utilizado para crear o modificar el asiento contable.
Descripción

El código de transacción (T-Code) es un acceso directo que identifica una función o un programa concretos de SAP. En los asientos contables, los distintos T-Code pueden indicar cómo se creó el asiento: por ejemplo, FB01 para contabilizaciones manuales en el libro mayor, FV50 para aparcar documentos o un código automatizado para los asientos generados por el sistema.

Este atributo permite determinar si una actividad la realizó manualmente una persona o si la ejecutó el sistema de forma automática. Es clave para calcular el KPI de tasa de contabilización manual e identificar oportunidades de automatización.

Por qué es importante

Indica cómo se procesó un asiento, por ejemplo, de forma manual o automática. Es clave para analizar la automatización y comprender las variaciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo TCODE (código de transacción).

Ejemplos
FB01FV50F-02
Contabilización manual
IsManualPosting
Indicador booleano que señala si una persona contabilizó manualmente el asiento.
Descripción

Este atributo identifica los asientos contables registrados mediante la intervención manual de una persona, en lugar de contabilizarse automáticamente mediante un proceso del sistema o una interfaz. Suele derivarse del código de transacción utilizado para contabilizar el documento.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI de tasa de contabilización manual y ayuda a las organizaciones a seguir sus avances en la automatización del proceso de registro a informe. Al filtrar los asientos contabilizados manualmente, los analistas pueden identificar las situaciones que aún requieren intervención humana y evaluar su potencial de automatización.

Por qué es importante

Distingue las contabilizaciones realizadas por personas de las ejecutadas por el sistema. Es fundamental para medir el nivel de automatización e identificar oportunidades para aumentarlo.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado a partir de TransactionCode. Se utiliza una lista predefinida de códigos de transacción manuales (por ejemplo, «FB01», «F-02») para establecer el indicador en «true».

Ejemplos
truefalse
Ejercicio fiscal
FiscalYear
Ejercicio fiscal al que pertenece el asiento contable.
Descripción

El ejercicio fiscal forma parte de la clave única de un asiento contable, junto con la sociedad y el número de documento. Representa el año financiero en el que el documento tiene relevancia.

En el análisis, se utiliza para estudiar tendencias a largo plazo y garantizar que el identificador del caso sea único. Comparar las métricas del proceso entre distintos ejercicios fiscales puede revelar mejoras o deterioros del rendimiento a lo largo del tiempo.

Por qué es importante

Es un componente clave para identificar documentos de forma única y permite analizar el rendimiento del proceso de un año a otro.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo GJAHR (ejercicio fiscal).

Ejemplos
202320242022
Estado del documento
DocumentStatus
Estado actual de procesamiento del asiento contable, como aparcado, contabilizado o compensado.
Descripción

El estado del documento indica en qué fase del ciclo de vida se encuentra el asiento contable. Por ejemplo, un documento «aparcado» está guardado, pero aún no se ha contabilizado en el libro mayor; un documento «contabilizado» ya está finalizado.

Analizar el estado ayuda a comprender el flujo de trabajo e identificar cuellos de botella. Si muchos documentos permanecen durante mucho tiempo «aparcados» o «pendientes de aprobación», puede ser señal de ineficiencias en el proceso. El estado también es una fuente clave para derivar las actividades del proceso.

Por qué es importante

Muestra en qué fase del ciclo de vida se encuentra el asiento contable y ayuda a identificar colas y cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo BSTAT (estado del documento).

Ejemplos
VAB
Hora de finalización
EndTime
Marca de tiempo que indica cuándo se completó la actividad.
Descripción

La hora de finalización marca cuándo concluye una actividad. En muchos registros de eventos, la hora de inicio y la hora de finalización de una actividad coinciden, lo que representa un evento instantáneo. Sin embargo, en actividades con una duración medible, como la revisión activa de un documento por parte de una persona, este atributo permite registrar esa duración.

Contar con una hora de finalización diferenciada permite calcular con mayor precisión el tiempo de procesamiento de las actividades y separarlo del tiempo de espera. Así se distingue el tiempo dedicado activamente a una tarea del tiempo que permanece inactiva en una cola.

Por qué es importante

Permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de las actividades y separar el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera.

Dónde obtenerlo

Suele coincidir con StartTime en los eventos atómicos. En las actividades con duración, puede obtenerse de los registros del flujo de trabajo o calcularse a partir de eventos posteriores.

Ejemplos
2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
Motivo de anulación
ReversalReason
Código que indica por qué se anuló un asiento contable contabilizado.
Descripción

Si un asiento contable contabilizado es incorrecto, no se puede eliminar: debe anularse mediante un documento nuevo. El código de motivo de anulación explica por qué se realizó esta acción, por ejemplo, por una fecha de contabilización o un importe incorrectos.

Analizar los motivos de anulación ayuda a identificar las causas raíz de los errores en el proceso de registro a informe. La frecuencia elevada de un motivo concreto puede señalar problemas sistémicos, como una formación insuficiente o fallos en los controles, que conviene abordar para mejorar la calidad desde el primer intento.

Por qué es importante

Ayuda a diagnosticar las causas raíz de los errores que provocan anulaciones y aporta información para reducir el retrabajo y mejorar la calidad del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla BKPF de SAP S/4HANA, campo STGRD (motivo de anulación).

Ejemplos
010205
Requiere retrabajo
IsRework
Indicador booleano que señala si el asiento contable requirió retrabajo, por ejemplo, si se corrigió después de un rechazo.
Descripción

Este atributo calculado marca los asientos contables que se desviaron de la ruta ideal del proceso. Suele establecerse como verdadero si en el caso se produce una actividad como «Asiento contable rechazado» o «Asiento contable corregido».

Este indicador facilita el análisis de la eficiencia del proceso. Permite calcular rápidamente el KPI de tasa de retrabajo y comparar directamente los tiempos de ciclo y los costes de los casos con retrabajo y sin él. Identificar las causas del retrabajo es uno de los principales objetivos de muchas iniciativas de mejora de procesos.

Por qué es importante

Marca los casos que requirieron correcciones o pasos adicionales y facilita cuantificar las ineficiencias del proceso y analizar sus causas raíz.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado a partir de la secuencia de actividades de un caso. Se marca como «true» si aparece una actividad como «Asiento contable rechazado».

Ejemplos
truefalse
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema de origen del que se extrajeron los datos del asiento contable.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de registro del que proceden los datos del asiento contable. En empresas con varias instancias de ERP o una combinación de sistemas heredados y modernos, permite diferenciar las fuentes de datos.

En el análisis, puede utilizarse para comparar el rendimiento de los procesos entre distintos sistemas o filtrar los datos de una fuente concreta. Es importante para la gobernanza de datos y para comprender el contexto de los datos analizados.

Por qué es importante

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para analizar y comparar procesos con precisión en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción de datos e identifica la instancia concreta de SAP S/4HANA (por ejemplo, el SID o el nombre del sistema lógico).

Ejemplos
S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
Tiempo de ciclo de aprobación
ApprovalCycleTime
Tiempo transcurrido desde que se envía un asiento contable para su aprobación hasta que se aprueba o se rechaza.
Descripción

Esta métrica calculada se centra en la duración de la fase de aprobación. Mide el tiempo entre la actividad «Asiento contable enviado para revisión» y la actividad posterior «Asiento contable aprobado» o «Asiento contable rechazado».

Este KPI es fundamental para identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo de aprobación. Un tiempo de ciclo de aprobación elevado puede retrasar considerablemente el proceso general. Analizar esta métrica por persona aprobadora, sociedad o tipo de asiento contable puede revelar áreas concretas que conviene mejorar.

Por qué es importante

Aísla la duración de la fase de aprobación para ayudar a localizar y resolver cuellos de botella en el flujo de trabajo de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

Se calcula como la diferencia de tiempo entre el evento «Asiento contable enviado para revisión» y el evento «Asiento contable aprobado» o «Asiento contable rechazado».

Ejemplos
1 día y 2 horas4 horas y 25 minutos5 días y 0 horas
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y la hora de la extracción o actualización más reciente de los datos desde el sistema de origen. Permite saber si los datos analizados están actualizados.

Conocer la hora de la última actualización ayuda a determinar la vigencia del análisis del proceso. También permite interpretar correctamente los Dashboards y los KPI, ya que indica si se consultan datos casi en tiempo real o una instantánea de un periodo anterior.

Por qué es importante

Indica la vigencia de los datos para que se sepa cuán actual es el análisis del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un atributo de metadatos que suele generarse y asignarse a cada registro durante el proceso de ingesta de datos.

Ejemplos
2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
Usuario aprobador
ApproverUser
El ID de usuario de la persona que aprobó o rechazó el asiento contable.
Descripción

Este atributo identifica a la persona responsable de revisar y decidir sobre un asiento contable enviado. En un flujo de trabajo de aprobación con varios niveles, puede haber varias personas aprobadoras para un mismo asiento.

Esta información es esencial para analizar en detalle el proceso de aprobación. Permite medir la carga de trabajo de cada persona aprobadora, calcular sus tiempos de aprobación e identificar cuellos de botella en la cadena de aprobación. También es fundamental para el Dashboard «Actividad y rendimiento de los usuarios».

Por qué es importante

Identifica a la persona responsable de aprobar y permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y los cuellos de botella en las aprobaciones.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros del flujo de trabajo (por ejemplo, SWW_WI2OBJ, SWWLOG) o de las tablas de documentos de modificación (CDHDR/CDPOS), identificando quién ejecutó el paso de aprobación.

Ejemplos
DMILLERFWHITEKCHEN
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de registro a informe: asientos contables

Estos son los pasos y los hitos clave que debe registrar en el Registro de eventos para descubrir y optimizar el proceso con precisión.
6 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Anulación de asiento contable procesada
Un asiento contable contabilizado previamente se anula mediante la creación de un nuevo documento con contabilizaciones inversas. Esta acción se realiza para corregir errores de documentos contabilizados y constituye una transacción explícita y auditable.
Por qué es importante

Las anulaciones indican que se cometió un error en un documento contabilizado. Una tasa elevada de anulaciones puede señalar problemas subyacentes en el proceso de aprobación o en la calidad de la entrada de datos. Hacer un seguimiento de ellas ayuda a mejorar la precisión desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

La anulación es un evento explícito. La cabecera (BKPF) del nuevo documento de anulación contiene una referencia al documento original en el campo de número de documento anulado (STBLG). La fecha de contabilización del nuevo documento indica el momento del evento.

Capturar

Identifique los documentos en los que BKPF-STBLG tenga un valor. La marca de tiempo del evento corresponde a la fecha de contabilización del documento de anulación.

Tipo de evento explicit
Asiento contable aprobado
Una persona gerente autorizada otorga la aprobación final del asiento contable y confirma su validez y precisión. Esta actividad es el último paso antes de que el documento pueda contabilizarse en el libro mayor.
Por qué es importante

Este es un hito clave que pone fin al ciclo de aprobación. El tiempo necesario para llegar a este paso representa una parte importante de la duración total del proceso y es un indicador clave de la eficiencia de las personas aprobadoras.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere a partir de un registro del flujo de trabajo que muestra el paso de aprobación final o un cambio de estado del documento. El ID de usuario de quien aprueba y la marca de tiempo pueden obtenerse de los datos del flujo de trabajo o de los registros de cambios.

Capturar

Identifique la marca de tiempo del paso de aprobación final en los registros del flujo de trabajo o el cambio de estado a «Aprobado» en los documentos de cambio.

Tipo de evento inferred
Asiento contable compensado
Una partida abierta de un asiento contable se compensa con otra contabilización, por ejemplo, cuando un pago compensa una factura. Esta actividad marca la conciliación de partidas específicas y las cierra.
Por qué es importante

Para muchos asientos contables, en especial los relacionados con cuentas transitorias o gestionadas por partidas abiertas, esta actividad representa el paso final de conciliación. Analizar el tiempo transcurrido entre la contabilización y la compensación ayuda a medir la eficiencia de la conciliación.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere de la tabla de partidas (BSEG o la vista ACDOCA). Cuando se compensa una partida, se completan los campos de fecha de compensación (AUGDT) y documento de compensación (AUGBL) de esa partida.

Capturar

Use la fecha de compensación de la partida (BSEG-AUGDT) como marca de tiempo del evento.

Tipo de evento inferred
Asiento contable contabilizado
El asiento contable se registra oficialmente en el libro mayor y afecta a los estados financieros de la empresa. En este momento, el documento se convierte en un registro financiero permanente.
Por qué es importante

Este es el principal hito de éxito y marca el final del ciclo de procesamiento principal. El rendimiento de los asientos contabilizados y el tiempo necesario para llegar a esta etapa son métricas fundamentales de Process Mining.

Dónde obtenerlo

Este evento explícito se identifica mediante la fecha de contabilización (BUDAT) de la tabla BKPF. Un documento contabilizado tiene el estado del documento (BSTAT) en blanco, lo que lo distingue de los documentos aparcados ('V') o retenidos ('D').

Capturar

Use la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) y la fecha de entrada (BKPF-CPUDT) para asignar la marca de tiempo al evento. Si BKPF-BSTAT está en blanco, el documento está contabilizado.

Tipo de evento explicit
Asiento contable creado
Esta actividad marca la creación inicial de un documento de asiento contable en el sistema. El registro se crea en la tabla de cabecera (BKPF), pero aún no se ha contabilizado en el libro mayor. Este es el punto de partida del ciclo de vida del asiento.
Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta la contabilización es fundamental para medir el tiempo de ciclo total e identificar retrasos iniciales en la entrada de datos.

Dónde obtenerlo

Este evento puede capturarse directamente de la tabla BKPF de SAP mediante los campos de fecha de creación (CPUDT) y hora de creación (CPUTM) para un número de documento determinado (BELNR).

Capturar

Use BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM como marca de tiempo del evento.

Tipo de evento explicit
Asiento enviado para revisión
La persona que creó el asiento contable envía formalmente el documento al flujo de trabajo de revisión y aprobación. Esta actividad marca el traspaso de la entrada de datos al proceso formal de control e inicia el ciclo de aprobación.
Por qué es importante

Este evento marca el inicio del tiempo de ciclo de aprobación. Medir el tiempo desde este punto hasta la aprobación o el rechazo final ayuda a localizar los cuellos de botella en las etapas de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

A menudo, este evento se obtiene de los registros del flujo de trabajo (tablas SWW_WIHEAD y SWWLOG) vinculados al objeto de negocio. También puede inferirse a partir de un cambio de estado en un campo personalizado de la cabecera del documento (BKPF).

Capturar

Marca de tiempo de creación del elemento del flujo de trabajo o de cambio de un campo de estado a «Enviado» o «En revisión».

Tipo de evento inferred
Asiento contable aparcado
Un usuario guarda un asiento contable incompleto sin contabilizarlo, para completarlo o revisarlo más adelante. Esta acción explícita crea un registro de cabecera con el estado «aparcado» y mantiene el documento sin contabilizar.
Por qué es importante

Aparcar el documento es un paso habitual antes de enviarlo. Medir cuánto tiempo permanece aparcado ayuda a detectar retrasos en la finalización y preparación de los datos antes de que comience el proceso formal de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

En la tabla BKPF, un documento aparcado se identifica porque el campo de estado del documento (BSTAT) tiene el valor 'V'. La marca de tiempo del evento corresponde a la fecha de creación (CPUDT).

Capturar

Filtre los documentos cuyo BKPF-BSTAT = 'V' en el momento de su creación.

Tipo de evento explicit
Asiento contable corregido
El usuario modifica un asiento contable después de que se haya rechazado o devuelto para realizar cambios. Esta actividad representa el trabajo de retrabajo necesario para resolver los problemas detectados durante la revisión antes de volver a enviar el asiento.
Por qué es importante

Esta actividad permite cuantificar los ciclos de retrabajo. Analizar la frecuencia y la duración de las correcciones ayuda a localizar las fuentes de ineficiencia y a detectar oportunidades de formación y de aclaración del proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento puede inferirse mediante el seguimiento de la fecha de última modificación (AEDAT) en la tabla BKPF para un documento que antes estaba en estado «Rechazado». Los documentos de cambio ofrecen información más detallada sobre las modificaciones.

Capturar

Use la marca de tiempo de las cabeceras de los documentos de cambio (CDHDR-UDATE) para las modificaciones realizadas después del rechazo.

Tipo de evento inferred
Asiento contable modificado después de contabilizarse
Un usuario modifica un conjunto limitado de campos de un asiento contable después de que ya se haya contabilizado en el libro mayor. Aunque la mayoría de los datos financieros no se pueden modificar después de la contabilización, sí es posible cambiar algunos campos, como el texto o las asignaciones.
Por qué es importante

Esta actividad es una señal clave de cumplimiento. Los cambios posteriores a la contabilización pueden indicar intentos de alterar los registros, por lo que deben supervisarse de cerca para prevenir el fraude y garantizar la integridad de los datos.

Dónde obtenerlo

Este evento puede inferirse de forma fiable a partir de las tablas de documentos de cambio (CDHDR y CDPOS). Una entrada en CDHDR para el número de documento con una fecha de cambio posterior a la fecha de contabilización indica que hubo una modificación posterior.

Capturar

Busque en CDHDR los registros cuya marca de tiempo de cambio (UDATE/UTIME) sea posterior a la fecha de contabilización del documento (BKPF-BUDAT).

Tipo de evento inferred
Asiento contable rechazado
Una persona revisora o aprobadora rechaza el asiento contable e impide que se contabilice. Por lo general, el documento se devuelve a quien lo creó para que lo corrija, lo que inicia un ciclo de retrabajo.
Por qué es importante

Registrar los rechazos es fundamental para comprender la calidad del proceso e identificar errores comunes. Una tasa de rechazo elevada indica problemas de precisión de los datos, comprensión de las políticas o documentación de respaldo insuficiente.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere a partir de un cambio de estado en un registro del flujo de trabajo o en un campo de estado personalizado del documento del asiento contable. Los registros de cambios del campo de estado correspondiente (CDHDR/CDPOS) pueden proporcionar la marca de tiempo.

Capturar

Identifique el cambio del campo de estado a «Rechazado» mediante los documentos de cambio (CDHDR/CDPOS) o los registros del flujo de trabajo.

Tipo de evento inferred
Contabilización manual identificada
El asiento contable se contabilizó mediante un código de transacción manual, en lugar de una interfaz automatizada o un proceso por lotes. No se trata de un evento temporal, sino de una clasificación de la actividad de contabilización.
Por qué es importante

Identificar las contabilizaciones manuales es fundamental para las iniciativas de automatización. Una proporción elevada de contabilizaciones manuales indica que hay oportunidades para agilizar los procesos mediante la integración de subsistemas o el uso de programas de contabilización automatizados.

Dónde obtenerlo

Este dato se calcula analizando el campo de código de transacción (TCODE) de la tabla de cabecera del documento (BKPF). Para clasificar el asiento, se utiliza una lista de códigos de transacción manuales conocidos, como FB01, F-02 y FB50.

Capturar

Clasifique el evento según BKPF-TCODE y una lista predefinida de códigos de transacción manuales en el momento de la contabilización.

Tipo de evento calculated
Documentación de respaldo adjunta
Un usuario adjunta uno o varios documentos de respaldo, como facturas u hojas de cálculo, al asiento contable. Normalmente, se hace para aportar pruebas y contexto sobre la transacción financiera durante la revisión y la auditoría.
Por qué es importante

Adjuntar la documentación antes de la revisión es fundamental para el cumplimiento y la eficiencia de las aprobaciones. Esta actividad permite medir el cumplimiento de las políticas de documentación y su impacto en los tiempos del ciclo de aprobación.

Dónde obtenerlo

Por lo general, este evento se infiere comprobando la marca de tiempo de creación de los archivos adjuntos vinculados mediante Generic Object Services (GOS). La tabla SRGBTBREL vincula el objeto de negocio, por ejemplo, un documento BKPF, con el archivo adjunto.

Capturar

Consulte las tablas de archivos adjuntos de GOS, como SRGBTBREL, para encontrar vínculos con el objeto BKPF y use la marca de tiempo de creación del archivo adjunto.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP S/4HANA

¿Todo listo para comenzar?

Utilice este Template para preparar sus datos con confianza y obtener información clave sobre el proceso de registro a informe: asientos contables. Comience hoy mismo a mejorar sus procesos.

Agilice los asientos contables de registro a informe para alcanzar la máxima eficiencia

Transforme su proceso y reduzca un 30 % el tiempo de ciclo de los asientos contables de registro a informe.

Comience su prueba gratuita

No se requiere tarjeta de crédito. Configuración en minutos.