Su Template de datos de Order-to-Cash: facturación y emisión de facturas

Este atributo registra el momento exacto en que se realizó una actividad. Es un componente fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y para todos los análisis basados en el tiempo.

En Process Mining, la marca de tiempo del evento se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de los casos y los tiempos de espera. Es esencial para identificar cuellos de botella, medir el rendimiento del proceso frente a los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de facturación. Por ejemplo, se utiliza para calcular el Invoice Generation Cycle Time y los Days Sales Outstanding (DSO).

Proporciona el orden cronológico de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en la duración, identificar cuellos de botella y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

La información de la marca de tiempo suele encontrarse en las notas del sistema, los registros de auditoría o los campos «Date Created» de los registros relacionados con cada transacción de factura en NetSuite.

El nombre de la actividad describe un paso o evento específico del proceso de facturación, como «Invoice Created», «Invoice Approved» o «Customer Payment Received». Estas actividades forman los bloques secuenciales del mapa de procesos.

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental en Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo real del proceso, identificar las rutas frecuentes y poco habituales del proceso, es decir, sus variantes, y localizar las actividades que se repiten con frecuencia, lo que indica retrabajo o ineficiencia.

Este atributo es fundamental para construir el mapa de procesos, ya que permite visualizar y analizar los distintos pasos y recorridos que sigue una factura.

Se obtiene de los registros del sistema, los cambios de estado o los registros de eventos específicos asociados a la transacción de la factura en NetSuite. A menudo requiere asignar los cambios de estado de la transacción o la creación de registros relacionados a nombres de actividad definidos.

El número de factura es la base del análisis del proceso de facturación, ya que identifica de forma única cada factura desde su creación hasta su cierre definitivo. Agrupa todas las actividades relacionadas, como la aprobación, el envío y la aplicación del pago, en un único caso coherente.

En Process Mining, analizar el recorrido de cada número de factura permite obtener una visión completa de todo el ciclo de vida de la facturación. Esto facilita la identificación de variantes del proceso, cuellos de botella y desviaciones del procedimiento estándar, y proporciona información clave para optimizar el flujo de efectivo y la eficiencia operativa.

Es esencial para realizar el seguimiento del ciclo de vida integral de cada factura, reconstruir todo el proceso de facturación y llevar a cabo un análisis detallado del rendimiento.

Normalmente es el campo «Transaction ID» u otro identificador único similar del registro de transacción de la factura en NetSuite.

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, sería siempre «NetSuite».

En un contexto analítico más amplio, especialmente en organizaciones con varios ERP o sistemas integrados, este atributo es fundamental para la trazabilidad y la gobernanza de los datos. Ayuda a diferenciar los procesos que pueden abarcar distintas plataformas y garantiza que el análisis se atribuya correctamente al sistema de registro correspondiente.

Proporciona un contexto esencial sobre el origen y la gobernanza de los datos, especialmente en entornos donde pueden estar integrados varios sistemas.

Es un valor estático («NetSuite») añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos.

Este atributo registra cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos. Proporciona contexto sobre la actualidad y la relevancia del análisis de Process Mining.

Las personas analistas y las partes interesadas del negocio utilizan esta información para saber si los insights reflejan el estado operativo más reciente. Es un elemento de metadatos fundamental para cualquier Dashboard o informe, ya que garantiza que las decisiones se basen en datos cuya antigüedad se conoce y que no se interpreten como datos en tiempo real si no lo son.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos y garantiza que comprendan el periodo del análisis y la relevancia de los insights.

Esta marca de tiempo la genera y registra la herramienta o el pipeline de extracción de datos cuando se actualizan los datos.

Este atributo booleano distingue entre las actividades realizadas manualmente por una persona usuaria y las ejecutadas automáticamente mediante un Workflow, un script o una integración del sistema.

Este atributo es clave para medir el nivel de automatización del proceso de facturación y respalda directamente el KPI «Automated Billing Ratio». Al filtrar las actividades automáticas o manuales, los equipos de análisis pueden identificar cuellos de botella causados por la intervención manual y detectar oportunidades para aumentar la automatización, reducir los errores humanos y mejorar la eficiencia.

Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso, identificar oportunidades para reducir el esfuerzo manual y aumentar la eficiencia.

Normalmente se obtiene comprobando el campo «User» asociado a una actividad. Los eventos activados por usuarios llamados «SYSTEM», «Workflow» o «Integration» se marcan como automáticos.

La fecha de factura, o fecha de la transacción, es el punto de partida de muchos cálculos financieros relacionados con la facturación. Normalmente, a partir de esta fecha se calculan las condiciones de pago y las fechas de vencimiento.

En el análisis, esta fecha sirve como referencia principal para calcular KPI financieros clave, como los Days Sales Outstanding (DSO) y la antigüedad de las facturas. Permite realizar análisis por cohortes y comparar el rendimiento de la facturación en distintos periodos, por ejemplo, mes a mes o año a año.

Esta fecha es la referencia de métricas financieras críticas, como los Days Sales Outstanding (DSO) y la antigüedad de las facturas, y afecta directamente al análisis del capital circulante.

Corresponde al campo «Date» (trandate) del registro de transacción de la factura en NetSuite.

La fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha de factura y las condiciones de pago acordadas. Representa el plazo que tiene el cliente para realizar el pago sin que se considere atrasado.

Este atributo es esencial para supervisar las cuentas por cobrar y gestionar el flujo de efectivo. Es la referencia utilizada para calcular el KPI On-Time Payment Rate y analizar el comportamiento de pago de los clientes. El seguimiento de las desviaciones respecto a la fecha de vencimiento ayuda a identificar a los clientes que pagan tarde con frecuencia y a evaluar la eficacia de las estrategias de cobro.

Es fundamental para medir el rendimiento de los pagos puntuales y analizar el comportamiento de pago de los clientes, y respalda directamente la gestión de cobros y la previsión del flujo de efectivo.

Corresponde al campo «Due Date» (duedate) del registro de transacción de la factura en NetSuite.

La hora de finalización del evento marca la conclusión de una actividad. Aunque muchas actividades son instantáneas, por lo que la hora de inicio y de finalización coinciden, algunas, como un paso de aprobación, pueden tener una duración medible.

Este atributo, junto con la marca de tiempo del evento, es decir, la hora de inicio, permite calcular directamente el tiempo de procesamiento de una actividad. Analizar el tiempo de procesamiento ayuda a identificar qué pasos concretos consumen más tiempo y recursos, diferenciándolo del tiempo de espera entre actividades. Esto es fundamental para localizar ineficiencias en tareas específicas.

Permite calcular con precisión cuánto tarda en completarse cada actividad, algo esencial para analizar la eficiencia de los recursos e identificar las tareas que consumen más tiempo.

Al igual que StartTime, puede obtenerse de los registros de auditoría del sistema en NetSuite. Puede requerir lógica para emparejar un evento de «inicio» con el evento de «fin» correspondiente.

Este atributo representa el importe total que se espera que pague el cliente. Es un dato financiero fundamental para cada caso de facturación.

Analizar el proceso según el importe de la factura permite realizar análisis basados en el valor. Por ejemplo, puede revelar si las facturas de importe elevado siguen un proceso diferente y más complejo que las de importe reducido. También se utiliza para priorizar las gestiones de cobro y comprender el impacto financiero de los retrasos en los pagos o de los errores en las facturas.

Permite analizar el proceso según el valor, priorizar las facturas de importe elevado y comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso.

Corresponde al campo «Total» del registro de transacción de factura en NetSuite.

Este atributo identifica a la entidad jurídica o persona a la que se factura. Vincula el proceso de facturación con la función de gestión de las relaciones con los clientes.

Analizar el proceso de facturación por cliente ayuda a identificar patrones de comportamiento de pago, disputas o complejidad de las facturas para clientes concretos. Esta información puede orientar las estrategias de segmentación de clientes, las decisiones sobre límites de crédito y los enfoques de cobro personalizados. Por ejemplo, puede revelar si un cliente concreto tiene sistemáticamente facturas que requieren repeticiones.

Permite realizar análisis centrados en el cliente y ayuda a identificar patrones de pago, problemas frecuentes o desviaciones del proceso específicos de determinados clientes.

Corresponde al campo del nombre «Customer» o «Entity» del registro de transacción de factura en NetSuite.

El atributo Region clasifica las facturas según la geografía, que puede derivarse de la dirección del cliente o de la unidad de negocio que emitió la factura.

Es una dimensión muy útil para el análisis comparativo. El panel «Regional Billing Process Comparison» utiliza este atributo para comparar KPI como los tiempos de ciclo, los índices de error y las variantes del proceso entre distintas regiones. Esto ayuda a identificar diferencias de rendimiento regionales, descubrir las mejores prácticas de las regiones con mejor rendimiento e impulsar la estandarización de procesos en toda la organización.

Permite realizar análisis comparativos entre distintas áreas geográficas, algo clave para identificar brechas de rendimiento regionales y estandarizar las mejores prácticas.

Estos datos suelen almacenarse en un segmento personalizado o en un campo de clasificación del registro maestro del cliente o del registro de transacción en NetSuite.

Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso concreto del proceso. Puede ser quien creó la factura, la aprobó o aplicó el pago.

Analizar el proceso por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual, así como a identificar necesidades de formación. También puede revelar oportunidades de automatización al mostrar qué actividades manuales realizan más usuarios. Además, es clave para el cumplimiento y el análisis de los registros de auditoría.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento por usuario y el cumplimiento del proceso, aspectos esenciales para gestionar los recursos y orientar la formación.

Está disponible en la subpestaña System Notes o en campos específicos «Modified By» de la factura y de los registros de transacciones relacionados en NetSuite.

Payment Terms define cuándo y cómo debe pagar el cliente su factura, por ejemplo, «Net 30» o «Due on receipt». Esta información se utiliza para calcular automáticamente la fecha de vencimiento de la factura.

Este atributo es fundamental para el panel «Payment Terms Adherence». Analizar los índices de pago puntual según las distintas condiciones de pago ayuda a evaluar su eficacia. Por ejemplo, puede mostrar si los clientes con condiciones «Net 15» pagan más rápido que aquellos con condiciones «Net 30», lo que aporta información para futuras negociaciones contractuales y políticas de crédito.

Es esencial para analizar la eficacia de las distintas condiciones de pago y su impacto en la puntualidad de los pagos de los clientes.

Corresponde al campo «Terms» del registro de transacción de factura en NetSuite.

Este atributo representa el departamento interno, como Ventas, Servicios o una línea de negocio específica, responsable de la transacción. Es un segmento de clasificación estándar en NetSuite.

Analizar el proceso por departamento permite realizar comparaciones internas y ayuda a identificar si algunos departamentos tienen procesos de facturación más eficientes que otros. También puede revelar variaciones en el cumplimiento del proceso o en la asignación de recursos, lo que proporciona información útil para iniciativas específicas de mejora dentro de determinadas áreas de la organización.

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintos departamentos internos y destacar variaciones y oportunidades para estandarizar los procesos internos.

Corresponde al campo de clasificación «Department», que puede configurarse en el nivel de encabezado o de línea de una transacción Invoice en NetSuite.

Days Sales Outstanding (DSO) es una métrica financiera clave que mide el número medio de días que se tarda en cobrar un pago después de emitir una factura. Este atributo se calcula para cada factura individual, lo que permite realizar un análisis detallado.

Aunque suele agregarse como un KPI de alto nivel, disponer del DSO en el nivel de cada factura permite realizar análisis muy útiles. Puede utilizarse para identificar qué clientes, regiones o tipos de factura presentan el DSO más alto. El Dashboard «DSO Trend» utiliza esta métrica para visualizar la eficiencia de los cobros a lo largo del tiempo y proporciona información esencial para gestionar el capital circulante.

Cuantifica la eficiencia de los cobros en el nivel de cada factura y permite analizar en detalle las causas raíz de un DSO elevado y su impacto en el flujo de caja.

Se calcula restando «InvoiceDate» de la marca de tiempo de la actividad «Customer Payment Received».

Este indicador booleano se establece como verdadero para las actividades que representan retrabajo sin valor añadido, como «Invoice Corrected» o un segundo evento «Invoice Approved» dentro del mismo caso. Normalmente se obtiene a partir del nombre de la actividad o de la repetición de una actividad.

Este atributo es esencial para el Dashboard «Invoice Rework and Rejection Analysis» y el KPI «Invoice Error Rate». Permite cuantificar fácilmente el retrabajo y ayuda a poner de manifiesto los problemas de calidad del proceso. Al filtrar las actividades de retrabajo, los equipos pueden identificar rápidamente las causas raíz de los errores y medir el impacto de las iniciativas de mejora del proceso.

Mide directamente la calidad del proceso al señalar bucles de retrabajo ineficientes y permite analizar las causas raíz y el impacto financiero de los errores de facturación.

Es un atributo derivado que se calcula durante la transformación de datos. Se aplica una lógica para identificar el retrabajo, por ejemplo, marcando nombres de actividad específicos («Invoice Corrected») o actividades repetidas.

Este indicador booleano calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Customer Payment Received» con la «DueDate» de la factura. Se establece como verdadero si el pago se realizó a tiempo o antes, y como falso si se realizó tarde.

Este atributo es la base del KPI «On-Time Payment Rate» y del Dashboard «Payment Terms Adherence». Proporciona una medida binaria y clara del comportamiento de pago de los clientes, lo que simplifica el análisis y los informes. También ayuda a identificar rápidamente las tendencias de puntualidad de los pagos y a evaluar la eficacia de las estrategias de cobro.

Proporciona una métrica clara de éxito para la gestión de cobros y respalda directamente el cálculo del KPI «On-Time Payment Rate» y el análisis del comportamiento de los clientes.

Es un atributo calculado. Requiere comparar la marca de tiempo del evento de pago con el atributo «DueDate» en el nivel del caso.

Este atributo refleja el estado actual de la factura, como «Open», «Paid in Full» o «Voided». Proporciona una instantánea de la fase en la que se encuentra la factura en un momento determinado.

El panel «Open Invoices Status Overview» se basa directamente en este atributo. Permite evaluar en tiempo real las cuentas por cobrar, lo que ayuda a los equipos financieros a supervisar los saldos pendientes, gestionar los cobros y prever las entradas de efectivo. Analizar el estado final también ayuda a comprender los resultados del proceso.

Proporciona una instantánea del estado actual de las cuentas por cobrar, lo que permite crear Dashboards que supervisan las facturas abiertas y el avance general de la facturación.

Corresponde al campo «Status» del registro de transacción de factura en NetSuite.

Este atributo especifica la moneda en la que está denominado el importe de la factura, por ejemplo, USD, EUR o GBP. Es un contexto esencial para cualquier valor monetario.

En las organizaciones multinacionales, analizar los datos por moneda es importante para comprender el rendimiento financiero en distintos mercados. Garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y permite agregarlos y compararlos de forma adecuada después de la conversión de moneda, si es necesario.

Proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios, algo fundamental para elaborar informes y análisis financieros precisos, especialmente en operaciones multinacionales.

Corresponde al campo «Currency» del registro de transacción de factura en NetSuite.

Este atributo proporciona un enlace directo al pedido de venta de origen y conecta el proceso de facturación con los procesos anteriores de ventas y cumplimiento.

Incluir el número del pedido de venta permite obtener una visión más completa de todo el ciclo Order-to-Cash. Esto permite analizar los problemas de facturación y rastrearlos hasta su origen en el proceso de ventas. Por ejemplo, las correcciones frecuentes de facturas podrían estar relacionadas con errores de introducción de datos en determinados tipos de pedidos de venta.

Conecta el proceso de facturación con el proceso de ventas y permite realizar un análisis más amplio, de extremo a extremo, de Order-to-Cash para identificar las causas raíz de los problemas de facturación.

Se encuentra en el campo «Created From» o en la subpestaña «Related Records» de una transacción Invoice en NetSuite.