Su Template de datos para el proceso de pedido a cobro, facturación y emisión de facturas

Este atributo registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y realizar cualquier análisis basado en el tiempo.

En Process Mining, la marca de tiempo del evento se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de los casos y los tiempos de espera. Es esencial para identificar cuellos de botella, medir el rendimiento del proceso frente a los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de facturación. Por ejemplo, permite calcular el tiempo de ciclo de generación de facturas y los días pendientes de cobro (DSO).

Establece el orden cronológico de los eventos, algo esencial para calcular todas las métricas de duración, identificar cuellos de botella y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

En NetSuite, la información de las marcas de tiempo suele encontrarse en las notas del sistema, los registros de auditoría o los campos «Date Created» de los registros relacionados con cada transacción de factura.

El nombre de la actividad describe un paso o evento específico del proceso de facturación, como «Factura creada», «Factura aprobada» o «Pago del cliente recibido». Estas actividades son los componentes secuenciales del mapa del proceso.

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el flujo real del proceso, identificar las rutas habituales y poco frecuentes (variantes) y detectar actividades que se repiten con frecuencia, lo que puede indicar retrabajos o ineficiencias.

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso y visualizar y analizar los distintos pasos y recorridos de una factura.

Se obtiene de los registros del sistema, los cambios de estado o los registros de eventos específicos asociados a la transacción de la factura en NetSuite. A menudo es necesario asignar los cambios de estado de la transacción o la creación de registros relacionados a nombres de actividad definidos.

El número de factura es la base del análisis del proceso de facturación, ya que identifica de forma única cada factura desde su creación hasta el cierre final. Agrupa en un único caso todas las actividades relacionadas, como la aprobación, el envío y la aplicación del pago.

En Process Mining, analizar el recorrido de cada número de factura permite obtener una visión completa de todo el ciclo de facturación. Así se identifican variantes del proceso, cuellos de botella y desviaciones del procedimiento estándar, y se obtiene información clave para optimizar el flujo de caja y la eficiencia operativa.

Es esencial para hacer un seguimiento del ciclo de vida integral de cada factura, reconstruir todo el proceso de facturación y analizar su rendimiento en detalle.

Normalmente corresponde al campo «Transaction ID» o a otro campo de identificador único similar del registro de transacción de la factura en NetSuite.

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor sería siempre «NetSuite».

En un contexto de análisis más amplio, especialmente en organizaciones con varios ERP o sistemas integrados, este atributo es clave para el linaje de datos y la gobernanza. Ayuda a distinguir procesos que pueden abarcar distintas plataformas y garantiza que el análisis se atribuya al sistema de registro correspondiente.

Aporta contexto clave sobre el origen de los datos y la gobernanza, especialmente en entornos donde se integran varios sistemas.

Es un valor estático («NetSuite») que se añade durante la extracción y transformación de los datos.

Este atributo registra cuándo se actualizó el conjunto de datos por última vez. Permite conocer la actualidad y la relevancia del análisis de Process Mining.

Los analistas y las partes interesadas del negocio utilizan esta información para saber si las conclusiones reflejan el estado operativo más reciente. Es un metadato clave para cualquier Dashboard o informe, ya que permite tomar decisiones con datos cuya antigüedad se conoce y evita interpretarlos como datos en tiempo real cuando no lo son.

Informa sobre la actualidad de los datos para que los usuarios conozcan el período que abarca el análisis y la relevancia de sus conclusiones.

La herramienta o el proceso de extracción de datos genera y registra esta marca de tiempo al actualizar los datos.

Este atributo booleano distingue las actividades realizadas manualmente por una persona de las ejecutadas automáticamente mediante un flujo de trabajo, un script o una integración del sistema.

Este atributo es clave para medir el nivel de automatización del proceso de facturación y permite calcular directamente el KPI «Porcentaje de facturación automatizada». Al filtrar las actividades automatizadas o manuales, los analistas pueden detectar cuellos de botella causados por la intervención manual e identificar oportunidades para aumentar la automatización, reducir los errores humanos y mejorar la eficiencia.

Permite medir el nivel de automatización del proceso e identificar oportunidades para reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia.

Por lo general, se determina comprobando el «Usuario» asociado a una actividad. Los eventos iniciados por usuarios llamados «SYSTEM», «Workflow» o «Integration» se marcan como automatizados.

La fecha de la factura, o fecha de la transacción, es el punto de partida de muchos cálculos financieros relacionados con la facturación. A partir de ella suelen calcularse las condiciones y las fechas de vencimiento del pago.

En el análisis, esta fecha sirve como referencia principal para calcular KPI financieros clave, como los días pendientes de cobro (DSO) y la antigüedad de las facturas. También permite analizar cohortes y comparar el rendimiento de la facturación en distintos períodos, por ejemplo, mes a mes o año a año.

Esta fecha sirve de referencia para métricas financieras clave, como los días pendientes de cobro (DSO) y la antigüedad de las facturas, y afecta directamente al análisis del capital de trabajo.

Corresponde al campo «Date» (trandate) del registro de transacción de la factura en NetSuite.

La fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha de la factura y de las condiciones de pago acordadas. Indica el límite para que el cliente pague sin que el pago se considere atrasado.

Este atributo es esencial para supervisar las cuentas por cobrar y gestionar el flujo de caja. Sirve de referencia para calcular el KPI de tasa de pagos puntuales y analizar el comportamiento de pago de los clientes. Hacer un seguimiento de las desviaciones respecto a la fecha de vencimiento ayuda a identificar a los clientes que suelen pagar tarde y a evaluar la eficacia de las estrategias de cobro.

Es fundamental para medir la puntualidad de los pagos y analizar el comportamiento de pago de los clientes, y contribuye directamente a la gestión de cobros y a la previsión del flujo de caja.

Corresponde al campo «Due Date» (duedate) del registro de transacción de la factura en NetSuite.

La hora de fin del evento marca la finalización de una actividad. Muchas actividades son instantáneas, por lo que la hora de inicio y la de fin coinciden, pero otras, como un paso de aprobación, pueden tener una duración medible.

Este atributo, junto con la marca de tiempo del evento (hora de inicio), permite calcular directamente el tiempo de procesamiento de la actividad. Analizarlo ayuda a identificar qué pasos concretos consumen más tiempo y recursos, y a distinguirlo del tiempo de espera entre actividades. Esto es fundamental para detectar ineficiencias en tareas específicas.

Permite calcular con precisión cuánto tarda cada actividad en completarse, algo esencial para analizar la eficiencia de los recursos e identificar las tareas que consumen más tiempo.

Al igual que StartTime, este dato puede obtenerse de los registros de auditoría del sistema en NetSuite. Es posible que se necesite una lógica para emparejar un evento de «inicio» con el evento de «fin» correspondiente.

Este atributo representa el importe total que se espera que pague el cliente. Es un dato financiero fundamental para cada caso de facturación.

Analizar el proceso según el importe de la factura permite realizar análisis basados en el valor. Por ejemplo, puede revelar si las facturas de importe elevado siguen un proceso distinto y más complejo que las de importe bajo. También sirve para priorizar las gestiones de cobro y comprender el impacto financiero de los retrasos en los pagos o de los errores en las facturas.

Permite analizar el proceso según el valor, priorizar las facturas de importe elevado y comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso.

Corresponde al campo «Total» (total) del registro de transacción de la factura en NetSuite.

Este atributo identifica a la persona física o jurídica a la que se factura. Vincula el proceso de facturación con la gestión de las relaciones con los clientes.

Analizar el proceso de facturación por cliente ayuda a identificar patrones de pago, disputas o complejidad de las facturas de clientes específicos. Esta información puede orientar la segmentación de clientes, las decisiones sobre límites de crédito y las estrategias de cobro adaptadas. Por ejemplo, puede revelar si un cliente concreto suele tener facturas que requieren retrabajo.

Permite analizar el proceso desde la perspectiva del cliente e identificar patrones de pago, problemas frecuentes o desviaciones del proceso específicos de determinados clientes.

Corresponde al campo «Customer» o «Entity» del registro de transacción de la factura en NetSuite.

El atributo de región clasifica las facturas por zona geográfica, que puede determinarse a partir de la dirección del cliente o de la unidad de negocio que emitió la factura.

Es una dimensión útil para realizar comparativas. El Dashboard de «Comparación regional del proceso de facturación» utiliza este atributo para comparar KPI como los tiempos de ciclo, las tasas de error y las variantes del proceso en distintas regiones. Esto ayuda a detectar diferencias de rendimiento regionales, identificar buenas prácticas en las regiones con mejores resultados e impulsar la estandarización de los procesos en toda la organización.

Permite realizar comparativas entre distintas zonas geográficas, algo clave para detectar diferencias de rendimiento regionales y estandarizar las buenas prácticas.

En NetSuite, estos datos suelen almacenarse en un segmento personalizado o en un campo de clasificación del registro maestro del cliente o del registro de transacción.

Este atributo identifica al empleado o usuario del sistema responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Puede ser quien creó la factura, la aprobó o aplicó el pago.

Analizar el proceso por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual, así como a detectar necesidades de formación. También puede revelar oportunidades de automatización al mostrar qué actividades manuales realizan más usuarios. Además, es clave para el cumplimiento y el análisis de los registros de auditoría.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento por usuario y el cumplimiento del proceso, aspectos esenciales para gestionar los recursos y orientar la formación.

Está disponible en la subpestaña System Notes o en campos específicos «Modified By» de la factura y de los registros de transacciones relacionados en NetSuite.

Las condiciones de pago establecen cuándo y cómo se espera que el cliente pague la factura, por ejemplo, «30 días netos» o «Pago al recibir». Esta información se utiliza para calcular automáticamente la fecha de vencimiento de la factura.

Este atributo es clave para el Dashboard de «Cumplimiento de las condiciones de pago». Analizar las tasas de pago puntual según las distintas condiciones permite evaluar su eficacia. Por ejemplo, puede mostrar si los clientes con condiciones de pago a 15 días pagan antes que aquellos con condiciones a 30 días, lo que ayuda a negociar futuros contratos y definir políticas de crédito.

Es esencial para analizar la eficacia de las distintas condiciones de pago y su impacto en la puntualidad de los pagos de los clientes.

Corresponde al campo «Terms» del registro de transacción de la factura en NetSuite.

Este atributo representa el departamento interno, como Ventas, Servicios o una línea de negocio específica, responsable de la transacción. Es un segmento de clasificación estándar en NetSuite.

El análisis del proceso por departamento permite realizar comparaciones internas y determinar si algunos departamentos gestionan la facturación con mayor eficiencia que otros. También puede revelar diferencias en el cumplimiento del proceso o en la asignación de recursos, y aportar información para orientar iniciativas de mejora a áreas concretas de la organización.

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintos departamentos y detectar diferencias y oportunidades para estandarizar los procesos internos.

Corresponde al campo de clasificación «Department», que puede configurarse en el encabezado o en las líneas de una transacción de factura en NetSuite.

Los días pendientes de cobro (DSO) son una métrica financiera clave que mide el promedio de días que se tarda en cobrar una factura desde su emisión. Este atributo se calcula para cada factura, lo que permite realizar un análisis detallado.

Aunque suele agregarse como KPI de alto nivel, disponer del DSO de cada factura permite realizar análisis más precisos. Puede utilizarse para identificar qué clientes, regiones o tipos de factura presentan el DSO más alto. El Dashboard «Tendencia del DSO» utiliza esta métrica para mostrar la eficiencia de cobro a lo largo del tiempo y aportar información clave sobre la gestión del capital de trabajo.

Cuantifica la eficiencia de cobro para cada factura y permite analizar en detalle las causas de un DSO elevado y su impacto en el flujo de caja.

Se calcula restando «InvoiceDate» de la marca de tiempo de la actividad «Pago del cliente recibido».

Este indicador booleano se establece como verdadero para las actividades que representan retrabajo sin valor añadido, como «Factura corregida» o un segundo evento «Factura aprobada» en el mismo caso. Por lo general, se calcula a partir del nombre de la actividad o de su repetición.

Este atributo es esencial para el Dashboard «Análisis de retrabajos y rechazos de facturas» y el KPI «Tasa de errores en facturas». Permite cuantificar fácilmente el retrabajo y ayuda a detectar problemas de calidad del proceso. Al filtrar las actividades de retrabajo, los equipos pueden identificar rápidamente las causas de los errores y medir el impacto de las iniciativas de mejora.

Mide directamente la calidad del proceso al señalar ciclos de retrabajo ineficientes, lo que permite analizar las causas y el impacto financiero de los errores de facturación.

Es un atributo derivado que se calcula durante la transformación de datos. Se aplica una lógica para identificar el retrabajo, por ejemplo, marcando nombres de actividades específicos («Factura corregida») o actividades repetidas.

Este atributo refleja el estado actual de la factura, por ejemplo, «Abierta», «Pagada en su totalidad» o «Anulada». Muestra en qué punto del proceso se encuentra la factura en un momento determinado.

El Dashboard «Resumen del estado de las facturas abiertas» se basa directamente en este atributo. Permite evaluar las cuentas por cobrar en tiempo real y ayuda a los equipos financieros a supervisar los saldos pendientes, gestionar los cobros y prever las entradas de efectivo. Analizar el estado final también ayuda a comprender los resultados del proceso.

Ofrece una visión del estado actual de las cuentas por cobrar y permite crear Dashboards para supervisar las facturas abiertas y el avance general de la facturación.

Corresponde al campo «Status» del registro de transacción de la factura en NetSuite.

Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe de la factura, por ejemplo, USD, EUR o GBP. Es un dato contextual esencial para cualquier valor monetario.

En las organizaciones multinacionales, analizar los datos por moneda ayuda a comprender el rendimiento financiero en distintos mercados. También garantiza que los valores monetarios se interpreten correctamente y permite agregarlos y compararlos de forma adecuada después de convertirlos, si es necesario.

Aporta el contexto necesario para interpretar todos los valores monetarios, algo crucial para elaborar informes y análisis financieros precisos, especialmente en operaciones multinacionales.

Corresponde al campo «Currency» del registro de transacción de la factura en NetSuite.

Este atributo enlaza directamente con el pedido de venta de origen y conecta el proceso de facturación con los procesos anteriores de venta y cumplimiento de pedidos.

Incluir el número de pedido de venta permite obtener una visión más completa de todo el ciclo de pedido a cobro. Facilita el análisis para rastrear problemas de facturación hasta su origen en el proceso de venta. Por ejemplo, las correcciones frecuentes de facturas podrían estar relacionadas con errores de captura de datos en determinados tipos de pedidos de venta.

Vincula el proceso de facturación con el proceso de venta y permite analizar de principio a fin el ciclo de pedido a cobro para identificar las causas raíz de los problemas de facturación.

Se encuentra en el campo 'Created From' o en la subpestaña 'Related Records' de una transacción de factura en NetSuite.

Este indicador booleano calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Pago del cliente recibido» con el atributo «DueDate» de la factura. Se establece como verdadero si el pago se recibió a tiempo o antes, y como falso si se recibió tarde.

Este atributo es la base del KPI «Tasa de pagos puntuales» y del Dashboard «Cumplimiento de las condiciones de pago». Ofrece una medida clara y binaria del comportamiento de pago de los clientes, lo que simplifica el análisis y la elaboración de informes. También ayuda a detectar rápidamente tendencias en la puntualidad de los pagos y a evaluar la eficacia de las estrategias de cobro.

Proporciona una medida clara del éxito de la gestión de cobros y permite calcular directamente el KPI de pagos puntuales y analizar el comportamiento de los clientes.

Es un atributo calculado. Para obtenerlo, se compara la marca de tiempo del evento de pago con el atributo «DueDate» del caso.