> Mejora continua de procesos > Cuentas por cobrar > NetSuite > Template de datos

Su Template de datos de cuentas por cobrar

NetSuite

Atributos de cuentas por cobrar(22) Actividades de cuentas por cobrar(13) Guías de extracción(3)

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Este Template ofrece una guía completa para mapear el ciclo de facturación y cobros en NetSuite. Incluye los atributos y las actividades del proceso necesarios para crear un registro de eventos de alta calidad y obtener la visibilidad que necesita para optimizar el flujo de caja. Siga esta guía para simplificar la preparación de datos y avanzar más rápido hacia la reducción de los días pendientes de cobro.

Atributos esenciales de NetSuite para un análisis detallado
Hitos estandarizados para el seguimiento de actividades de cuentas por cobrar
Guía estratégica para extraer datos de sistemas NetSuite

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Descargar Template

Atributos de cuentas por cobrar

La siguiente tabla enumera los campos de datos y los atributos dimensionales recomendados para obtener una visión completa del ciclo de vida de las facturas en NetSuite.

5 Obligatorio 7 Recomendado 10 Opcional

	Nombre	Descripción
	Actividad Activity	El evento o la acción específica realizada en la factura.
Descripción Este atributo representa el nombre de un paso del proceso, como 'Factura creada', 'Pago aplicado' o 'Disputa abierta'. En NetSuite, suele obtenerse del campo `type` de la transacción para los eventos de creación, o de la tabla `SystemNote` para los cambios de estado y las modificaciones. Es fundamental para Process Mining, ya que define los nodos del mapa del proceso. Al analizar la secuencia de estas actividades, se pueden identificar cuellos de botella, ciclos (como la gestión reiterada de disputas) y desviaciones de la ruta ideal estándar. Por qué es importante Define los pasos del flujo de trabajo y permite construir el grafo del proceso. Dónde obtenerlo Se obtiene de 'type' en Transaction o de 'field'/'value' en SystemNote Ejemplos Factura creadaPago recibidoNota de crédito emitidaDisputa abierta
	Marca de tiempo del evento DateCreated	La fecha y hora exactas en que ocurrió la actividad.
Descripción Este atributo registra el momento preciso en que tuvo lugar un evento. Para la creación de la factura, corresponde al campo `datecreated` de la tabla Transaction. Para las actualizaciones posteriores, es la marca de tiempo que figura en las tablas `SystemNote` o `Message`. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para calcular los tiempos de ciclo, como el tiempo medio del ciclo de factura a cobro y el tiempo de emisión de facturas. Permiten ordenar correctamente los eventos e identificar las demoras entre pasos específicos del proceso. Por qué es importante Esencial para ordenar los eventos y calcular la duración entre los pasos del proceso. Dónde obtenerlo 'datecreated' de Transaction o 'date' de SystemNote Ejemplos 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:22Z2023-11-01T09:00:00Z
	Número de factura TranId	El número de referencia único asignado a la factura en NetSuite.
Descripción Este atributo sirve como identificador principal del caso en el proceso de cuentas por cobrar. En NetSuite, el campo `tranid` suele contener el número de documento (por ejemplo, INV-10023) que ven los usuarios y los clientes. Este número vincula todos los eventos posteriores, como pagos, disputas y notas de crédito, con una obligación financiera específica. En el análisis, este identificador permite agrupar eventos individuales en un único caso del proceso. También permite visualizar de principio a fin el ciclo de pedido a cobro y es esencial para combinar datos de distintas tablas de NetSuite, como `Transacción`, `TransactionLine` y `SystemNote`. Por qué es importante Es la clave fundamental para seguir el ciclo de vida de una cuenta por cobrar y calcular los tiempos de ciclo. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'tranid' Ejemplos INV-2023-001INV-998822CM-4022JE-10023
	Sistema de origen SourceSystem	El sistema de registro del que se extrajeron los datos.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos, que en este caso es 'NetSuite'. En entornos con varios sistemas, donde los datos de cuentas por cobrar pueden combinarse con los de un CRM o un sistema bancario externo, este campo garantiza la trazabilidad. Permite filtrar o segmentar la vista del proceso por fuente de datos cuando se analizan varios ERP a la vez. Por lo general, se trata de un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de los datos. Por qué es importante Aporta trazabilidad y contexto en implementaciones de Process Mining con varios sistemas. Dónde obtenerlo Valor estático 'NetSuite' Ejemplos NetSuiteERP de NetSuiteNetSuite OneWorld
	Última actualización de los datos LastDataUpdate	La marca de tiempo de la extracción o de la última actualización de los datos.
Descripción Este atributo indica cuándo se tomó la instantánea de los datos de NetSuite. Permite determinar qué tan actual es el análisis y calcular la antigüedad de los casos abiertos con respecto a la fecha del análisis. En los Dashboards, ayuda a saber si se están consultando datos en tiempo real o una extracción histórica. También sirve como referencia para calcular cuánto tiempo llevan abiertos los casos de facturas que aún no se han saldado. Por qué es importante Permite conocer la actualidad de los datos y calcular cuánto tiempo llevan abiertos los casos. Dónde obtenerlo Hora del sistema en el momento de la extracción Ejemplos 2023-12-01T00:00:00Z2023-12-02T12:00:00Z
	Departamento Department	El departamento interno responsable de la transacción.
Descripción Este atributo corresponde al segmento `department` de NetSuite e indica qué área funcional (por ejemplo, ventas, servicios o TI) generó la factura. Permite analizar el rendimiento de cuentas por cobrar entre distintas áreas. Al segmentar los datos por departamento, los analistas pueden detectar si ciertas áreas operativas tienen ciclos de facturación más lentos o más disputas, y orientar las mejoras del proceso. Por qué es importante Identifica a las personas responsables de los procesos internos y permite comparar la eficiencia de facturación. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'department' Ejemplos Servicios profesionalesVentas de softwareEntrega de hardware
	Estado de la factura Status	El estado actual de la factura en el sistema.
Descripción Este atributo refleja el estado de la transacción en NetSuite, como 'Abierta', 'Pagada en su totalidad' o 'Pendiente de aprobación'. Por lo general, se obtiene del campo `status` o `statusRef`. Mientras que el atributo Actividad registra lo que ha ocurrido, este atributo muestra el estado actual. Es esencial para filtrar el Dashboard de riesgo de cobro de importes elevados y mostrar solo las facturas que siguen abiertas y vencidas. Por qué es importante Permite ver de inmediato qué casos están cerrados y cuáles requieren atención. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'status' Ejemplos Pagada en su totalidadAbiertaPendiente de aprobación
	Fecha de vencimiento DueDate	La fecha en que se espera recibir el pago según las condiciones acordadas.
Descripción Este atributo contiene la fecha de vencimiento programada de la factura, que figura en el campo `duedate` de NetSuite. Sirve de referencia para determinar si un pago se realiza a tiempo o con retraso. Es la variable principal para calcular el promedio de días de retraso respecto a las condiciones e identificar el riesgo de cobro de importes elevados. Comparar esta fecha con `DateCreated` del evento de pago permite medir el retraso y evaluar el cumplimiento de las condiciones de crédito. Por qué es importante Es la referencia para todos los cálculos de antigüedad, vencimiento y cumplimiento. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'duedate' Ejemplos 2023-11-152023-12-012024-01-30
	Importe de la factura TotalAmount	El valor financiero total de la factura.
Descripción Este atributo representa el importe total de la factura, que suele encontrarse en el campo `foreignTotal` o `total` de la tabla Transaction de NetSuite. Corresponde al importe que debe cobrarse al cliente. Esta métrica permite analizar el flujo de valor en el proceso de cuentas por cobrar, priorizar el cobro de importes elevados y calcular KPI como el valor de las disputas pendientes. También permite filtrar los casos por tramo de importe para centrar las mejoras en las transacciones de mayor impacto. Por qué es importante Es fundamental para cuantificar el impacto financiero de las ineficiencias del proceso y priorizar los cobros. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'foreignTotal' o 'total' Ejemplos 1500.00250.5010000.00
	Nombre del cliente Entity	El nombre del cliente o la entidad asociados a la factura.
Descripción Este atributo identifica al cliente responsable del pago de la factura. En NetSuite, se vincula con la tabla `Entity` (registro de Customer) y es fundamental para cualquier análisis centrado en los clientes. Los analistas utilizan este campo para segmentar el rendimiento por cliente e identificar quiénes suelen pagar tarde, generar disputas o apartarse de las condiciones de pago estándar. También sirve para los Dashboards de seguimiento del cumplimiento de las condiciones de crédito y del rendimiento del equipo de cobros. Por qué es importante Permite segmentar el rendimiento del proceso según el comportamiento y el perfil de riesgo de cada cliente. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'entity' (se une con la tabla Entity/Customer) Ejemplos Acme Corp.Globex CorporationSoylent Corp.
	Representante de ventas SalesRep	El representante de ventas asociado a la factura.
Descripción Este atributo identifica al representante de ventas responsable de la cuenta o la transacción. En NetSuite, suele corresponder al campo `salesrep` del registro de la transacción. Permite relacionar los problemas de facturación o las notas de crédito con el personal de ventas correspondiente. Por ejemplo, el Dashboard de notas de crédito y pérdida de ingresos permite comprobar si algunos representantes tienen más ajustes posteriores a la facturación, lo que podría indicar problemas de calidad en etapas anteriores del proceso de ventas. Por qué es importante Relaciona los problemas posteriores de cuentas por cobrar con las personas responsables de las etapas anteriores del proceso de ventas. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'salesrep' Ejemplos John SmithSarah ConnorKyle Reese
	Unidad de negocio Subsidiary	La filial o unidad de negocio a la que pertenece la factura.
Descripción En los entornos NetSuite OneWorld, este atributo identifica la entidad jurídica o filial que emitió la factura. Permite comparar distintas sucursales o divisiones de la empresa. Este atributo permite consultar el Dashboard de eficiencia en el envío de facturas y bajar un nivel para analizar unidades de negocio específicas. Ayuda a determinar si los problemas del proceso afectan a toda la organización o se limitan a determinadas unidades operativas. Por qué es importante Es fundamental para comparar el rendimiento de distintas entidades de la organización. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'subsidiary' Ejemplos Oeste de Estados UnidosOperaciones de EMEAVentas de APAC
	Agente de cobros CollectionAgent	La persona responsable de las gestiones de cobro de esta factura.
Descripción Este atributo identifica al empleado que gestiona las gestiones de cobro de la factura. Puede ser el mismo representante de ventas o una persona especialista en cuentas por cobrar. Suele encontrarse en un campo personalizado o deducirse del usuario que registra las actividades de 'Recordatorio de pago'. Este atributo alimenta el Dashboard de rendimiento del equipo de cobros y permite a los responsables comparar el desempeño del equipo e identificar necesidades de formación o desequilibrios en la carga de trabajo. Por qué es importante Permite evaluar el rendimiento de cada integrante del equipo de cobros. Dónde obtenerlo 'name' de SystemNotes en las actividades de cobro o campo personalizado Ejemplos Agente SmithEspecialista en facturación AEquipo de cobros 1
	Categoría de producto Class	La categoría o clase de los bienes o servicios vendidos.
Descripción Este atributo corresponde al segmento `class` de NetSuite. Clasifica la fuente de ingresos (por ejemplo, hardware o consultoría). Conocer la combinación de productos es fundamental para el análisis. Permite analizar el Dashboard de notas de crédito y pérdida de ingresos para determinar si ciertas líneas de productos generan más devoluciones o errores de facturación que otras. Por qué es importante Segmenta el rendimiento del proceso según el tipo de producto o servicio vendido. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'class' Ejemplos Ingresos por licenciasServicios de consultoríaHardware
	Código de moneda Currency	La moneda en la que se emitió la factura.
Descripción Este atributo especifica el código ISO de la moneda (por ejemplo, USD o EUR) de la transacción, que figura en el campo `currency` de NetSuite. Es necesario para gestionar correctamente entornos con varias monedas. Aunque suele ser un campo secundario, es fundamental al agregar `TotalAmount` para evitar sumar monedas distintas sin convertirlas. También aporta contexto para analizar las diferencias de rendimiento entre regiones. Por qué es importante Esencial para agregar correctamente los datos financieros en organizaciones globales. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'currency' Ejemplos USDEURGBP
	Condiciones de pago Terms	Las condiciones de pago acordadas para la factura.
Descripción Este atributo especifica las condiciones de pago asignadas a la factura, como '30 días netos' o 'Pago al recibir'. Se encuentra en el campo `terms` del registro Transaction. Estos datos permiten calcular la fecha de pago prevista y analizar si los clientes con condiciones flexibles pagan con más regularidad que quienes tienen condiciones estrictas. También ayudan a revisar las políticas de crédito y a establecer la referencia para el KPI del promedio de días de retraso respecto a las condiciones. Por qué es importante Define el comportamiento esperado y el SLA del ciclo de pago del cliente. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'terms' Ejemplos 30 días netos60 días netosPago al recibir2 % a 10 días, neto a 30 días
	Días de atraso DaysOverdue	El número de días transcurridos desde la fecha de vencimiento de una factura abierta.
Descripción Este atributo calculado representa la diferencia entre `DueDate` y la fecha actual del análisis (o la fecha de pago si la factura está cerrada). Proporciona una métrica continua para analizar la antigüedad. Es la base de los tramos de antigüedad (por ejemplo, de 30 a 60 o de 60 a 90 días) que se utilizan en el Dashboard de riesgo de cobro de importes elevados. Permite identificar de inmediato los retrasos más graves del sistema. Por qué es importante Métrica estándar para evaluar la gravedad de los retrasos en los pagos. Dónde obtenerlo Calculado: (fecha actual - DueDate) Ejemplos 150-5
	Está en disputa IsDisputed	Indicador que señala si la factura está o ha estado en disputa.
Descripción Este atributo booleano indica si la factura ha pasado por un proceso de disputa. Se obtiene de la presencia de actividades relacionadas con disputas o de un indicador de estado específico en el registro de la factura. Es un filtro fundamental para el análisis del ciclo de vida de las disputas y permite separar las facturas problemáticas de las que no presentan problemas al calcular la tasa de cobro en el primer intento. Por qué es importante Separa los casos complejos de los casos que siguen la ruta ideal estándar. Dónde obtenerlo Calculado según la presencia de la actividad 'Disputa abierta' Ejemplos truefalse
	Fecha prometida de pago PromiseDate	La fecha en que el cliente se ha comprometido a enviar el pago.
Descripción Este atributo registra la fecha en que el cliente se comprometió a pagar una factura vencida, normalmente según lo indicado por una persona del equipo de cobros. En NetSuite, suele almacenarse en el registro 'Phone Call' o en un campo personalizado del cuerpo de la transacción. Esta fecha es esencial para el Dashboard de cumplimiento de promesas de pago. Al comparar la fecha prometida con la fecha real del pago, la organización puede medir la fiabilidad de los compromisos de los clientes y la eficacia de las llamadas de cobro. Por qué es importante Mide la fiabilidad de los compromisos de los clientes y la eficacia de las gestiones de cobro. Dónde obtenerlo Registro Task/Phone Call o campo personalizado Ejemplos 2023-11-202023-12-05
	Motivo de la disputa DisputeReason	El código o la descripción del motivo por el que una factura está en disputa.
Descripción Este atributo registra el motivo específico por el que un cliente se ha negado a pagar o ha solicitado una corrección. En NetSuite, suele corresponder a un campo personalizado o a un registro 'Case' vinculado a la factura. Es fundamental para el Dashboard de análisis del ciclo de vida de las disputas. Agrupar los casos por motivo permite identificar causas raíz, como 'Precio incorrecto', 'Mercancía dañada' o 'Falta la orden de compra', que requieren correcciones sistémicas en etapas anteriores para evitar futuras pérdidas de ingresos. Por qué es importante Permite identificar las causas raíz de la falta de pago y del trabajo administrativo repetido. Dónde obtenerlo Caso de soporte vinculado o campo personalizado del cuerpo de la transacción Ejemplos Precio incorrectoMercancía no recibidaError fiscal
	Nota de la factura Memo	Notas o descripciones incluidas en el encabezado de la factura.
Descripción Este atributo contiene la descripción de texto libre o la nota introducida en la factura, que figura en el campo `memo`. A menudo incluye notas manuales sobre condiciones especiales o acuerdos con clientes. El análisis de texto de este campo puede revelar motivos no estructurados de demoras o disputas que los campos estructurados no reflejan. Así, aporta contexto cualitativo a los datos cuantitativos del proceso. Por qué es importante Aporta contexto y datos cualitativos sobre la transacción. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'memo' Ejemplos Tarifa de servicio de octubreCorrección de la factura n.º 1002Se aplicaron condiciones de pago especiales
	Región Location	La ubicación o región asociada a la transacción.
Descripción En NetSuite, el campo `location` suele representar un almacén, una oficina o una región geográfica. Este atributo adapta ese campo a una categoría regional para el análisis. Se utiliza en el resumen del rendimiento de DSO para identificar diferencias regionales en los hábitos de pago. Ayuda a determinar si los problemas de cobro son globales o se limitan a ciertos territorios. Por qué es importante Permite segmentar geográficamente el rendimiento de cuentas por cobrar. Dónde obtenerlo Tabla Transaction, campo 'location' Ejemplos Almacén de América del NorteOficina de LondresSingapur

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de cuentas por cobrar

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos de las transacciones que debe registrar en el registro de eventos para modelar con precisión el flujo de cobros.

6 Recomendado 7 Opcional

	Actividad	Descripción
	Factura aprobada	Cambio del estado de la factura de Pending Approval a Open. Se registra mediante el seguimiento de System Notes o de los registros del historial del flujo de trabajo asociados a la factura.
Por qué es importante Indica el tiempo de procesamiento interno antes de facturar al cliente. Las demoras en esta etapa alargan el tiempo de ciclo total sin aportar valor al cliente. Dónde obtenerlo System Notes: filtre el campo 'status' para detectar el cambio de 'Pending Approval' a 'Open'. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Factura creada	Creación inicial del registro de factura en el sistema. Se obtiene de la tabla Transaction cuando el tipo de registro es Invoice.
Por qué es importante Marca el inicio del ciclo de cuentas por cobrar y establece la referencia para calcular la antigüedad de los saldos. Es esencial para calcular el tiempo de ciclo desde la factura hasta el cobro. Dónde obtenerlo Tabla Transaction: campo 'trandate' o 'datecreated' para los registros de tipo 'CustInvc'. Capturar Se registra cuando se ejecuta la transacción Invoice Tipo de evento explicit
	Factura enviada	Envío de la factura al cliente por correo electrónico, correo postal o fax. Se registra mediante los registros Message vinculados a la transacción Invoice correspondiente.
Por qué es importante Es fundamental para el KPI de tiempo de entrega de emisión de facturas. Identificar las demoras en esta etapa permite detectar cuellos de botella administrativos que impiden cobrar a tiempo. Dónde obtenerlo Tabla Messages: una los registros por el ID de transacción, con 'authoremail' interno y 'recipientemail' externo. Capturar Se registra cuando se ejecuta la transacción Email Tipo de evento explicit
	Factura liquidada	Cambio final del estado de la factura a 'Paid In Full'. Marca el estado final del proceso en los casos completados correctamente.
Por qué es importante Es necesario para calcular el tiempo medio de ciclo desde la factura hasta el cobro. Permite distinguir los elementos abiertos de los cerrados en las variantes del proceso. Dónde obtenerlo System Notes: cambio de estado del registro Invoice a 'Paid In Full'. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Nota de crédito emitida	Creación de una transacción Credit Memo aplicada a la factura. Reduce el saldo pendiente y suele indicar una devolución o un error de facturación.
Por qué es importante Permite visualizar la pérdida de ingresos. La emisión frecuente de notas de crédito sugiere fallos sistémicos en los procesos de ventas o entrega. Dónde obtenerlo Tabla Transaction: registro de tipo 'CustCred' aplicado al ID de la factura mediante 'appliedtotransaction'. Capturar Se registra cuando se ejecuta la transacción Credit Memo Tipo de evento explicit
	Pago completo recibido	Aplicación de un pago de cliente que reduce a cero el saldo de la factura. Marca el fin efectivo de las gestiones de cobro.
Por qué es importante Marca de tiempo principal para calcular los días pendientes de cobro y los días medios de retraso respecto a las condiciones. Representa la recepción efectiva de los ingresos. Dónde obtenerlo Tabla Transaction: tipo 'CustPymt' aplicado a Invoice cuando el estado resultante de Invoice pasa a ser 'Paid In Full'. Capturar Se registra cuando se ejecuta la transacción Payment Tipo de evento explicit
	Deuda incobrable dada de baja	Eliminación del saldo de la factura mediante un asiento contable o un tipo específico de Credit Memo para importes incobrables. Representa un fallo del proceso de cobro.
Por qué es importante Permite separar los ingresos no cobrados de los cobros realizados correctamente en el análisis. Es importante para comprender la eficiencia real de los cobros. Dónde obtenerlo Journal Entry o Credit Memo: filtre por cuentas específicas del libro mayor (Bad Debt Expense) vinculadas a la factura. Capturar Derivar del uso de la cuenta del libro mayor Tipo de evento inferred
	Disputa abierta	Inicio de una disputa relacionada con la factura, que suele inferirse a partir de un Support Case vinculado o de un estado personalizado específico. Esto detiene el flujo de cobro habitual.
Por qué es importante Es fundamental para el Dashboard de análisis del ciclo de vida de las disputas. Un volumen elevado en esta etapa indica problemas de calidad en las fases previas de entrega o facturación. Dónde obtenerlo Registro Support Case: vincúlelo a Transaction cuando la categoría sea 'Billing Dispute', o detecte el cambio de estado de Transaction a 'Disputed'. Capturar Compare el campo de estado o la creación del registro vinculado Tipo de evento inferred
	Disputa resuelta	Cierre de un caso de disputa, que devuelve la factura a un estado cobrable o da lugar a un crédito. Se registra cuando el estado del Support Case vinculado cambia a Closed.
Por qué es importante Es necesario para calcular el tiempo medio de resolución de disputas. Las demoras prolongadas afectan negativamente a los días pendientes de cobro y a la satisfacción del cliente. Dónde obtenerlo Registro Support Case: campo 'dateclosed' de los casos vinculados a la factura. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Extracto bancario conciliado	Conciliación de la transacción de pago con los datos del extracto bancario. Se registra mediante 'Match Bank Data' o el historial de conciliación.
Por qué es importante Permite hacer seguimiento de la tasa de conciliación bancaria automatizada. Las demoras en esta etapa ocultan la posición de caja real y revelan trabas en las tareas administrativas internas. Dónde obtenerlo Estado de Transaction: compruebe si el estado de la transacción Payment cambia a 'Deposited' o aparece como conciliado. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Pago parcial contabilizado	Aplicación de un pago de cliente que reduce el saldo de la factura, pero no lo liquida por completo. Se obtiene de la tabla Transaction Line.
Por qué es importante Permite analizar el flujo del proceso de pagos parciales. Identifica un flujo de caja fragmentado y a clientes con dificultades de liquidez. Dónde obtenerlo Tabla Transaction: tipo 'CustPymt' aplicado a Invoice cuando el valor de 'amountremaining' de la factura es > 0. Capturar Se registra cuando se ejecuta la transacción Payment Tipo de evento explicit
	Promesa de pago recibida	Registro que indica que el cliente se ha comprometido a pagar en una fecha determinada. Suele guardarse en User Notes o en un paquete especializado de gestión de cobros.
Por qué es importante Permite hacer seguimiento del KPI de cumplimiento de las promesas de pago. Ayuda a distinguir entre los clientes que colaboran y aquellos que requieren una escalación. Dónde obtenerlo Registro Note: analice el texto en busca de 'PTP' o 'Promise', o consulte los campos específicos de Collections SuiteApp. Capturar Derivar del análisis del texto de las notas Tipo de evento inferred
	Recordatorio de pago enviado	Correo electrónico o carta de cobro generado y enviado al cliente por un pago vencido. Se registra mediante los registros del módulo Dunning Letters o los registros Message vinculados a la factura.
Por qué es importante Mide el esfuerzo necesario para cobrar y la eficacia de las estrategias de reclamación de pagos. Es esencial para el Dashboard de eficacia de los recordatorios de cobro. Dónde obtenerlo Registro Message o Dunning Bundle Log: busque asuntos específicos, por ejemplo, 'Reminder' o 'Overdue'. Capturar Derivar de los patrones del asunto del mensaje Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de NetSuite

Pasos

Requisitos previos: Asegúrese de que la función 'SuiteAnalytics Workbook' esté habilitada y de tener permisos para acceder a transacciones, notas del sistema, mensajes y casos de soporte.
Acceso a SuiteAnalytics: Vaya a Analytics > Workbooks > New Workbook.
Selección del registro raíz: Elija Transacción como tipo de registro raíz. Este será el punto de referencia de los datos financieros.
Estrategia del conjunto de datos: Para extraer distintas actividades (aprobaciones, mensajes y disputas) en un único registro de eventos que refleje la situación real, un conjunto de datos unido en la interfaz generará filas muy amplias (producto cartesiano). El enfoque recomendado por especialistas es utilizar la capacidad SuiteQL subyacente a SuiteAnalytics. Puede ejecutar la consulta que se incluye a continuación mediante la interfaz 'SuiteAnalytics Connect' (ODBC/JDBC) o con un paquete 'SuiteQL Query Tool' en la interfaz.
Ejecución de la consulta: Copie el script SuiteQL completo de la sección 'Query'. Sustituya el marcador {{LastDataUpdate}} por la fecha y hora de extracción y {{StartDate}} por la fecha de inicio del análisis (por ejemplo, '2023-01-01').
Verificación de columnas: Compruebe que el conjunto de resultados incluya todas las columnas seleccionadas (TranId, Activity, DateCreated, etc.).
Exportación de datos: Ejecute la consulta y exporte los resultados a CSV.
Formato: Abra el CSV. Asegúrese de que la columna 'DateCreated' tenga el formato YYYY-MM-DD HH:MM:SS y de que 'TotalAmount' contenga solo valores numéricos, sin símbolos de moneda.
Validación: Compruebe que un mismo ID de factura (TranId) aparezca varias veces con distintos valores de 'Activity' (por ejemplo, Created, Approved, Payment Received).
Carga de datos: Cargue el CSV en ProcessMind. Asigne 'TranId' a ID del caso, 'Activity' a Nombre de la actividad y 'DateCreated' a Marca de tiempo.

Configuración

SuiteAnalytics Connect: Debe estar habilitado en Enable Features > Analytics para ejecutar consultas UNION complejas desde sistemas externos.
Permisos: El usuario necesita acceso de tipo 'View' a transacciones, notas del sistema, casos de soporte y mensajes.
Filtrado por fecha: Se recomienda un periodo móvil de 12 meses. Las extracciones históricas extensas pueden agotar el tiempo de espera; compruebe los límites de filas (NetSuite suele limitar los resultados a entre 5.000 y 100.000 filas, según la interfaz; se recomienda ODBC para el historial completo).
Contexto de subsidiaria: Si la cuenta utiliza OneWorld, asegúrese de que el usuario tenga acceso a todas las subsidiarias pertinentes o filtre por t.subsidiary.
Rendimiento: La tabla SystemNote es muy grande. Para mantener el rendimiento, es obligatorio filtrar por recordtype y date.

Consulta de ejemplo sql

/* SuiteQL Query for Accounts Receivable Process Mining */
/* Combined Event Log Extraction */

/* 1. Invoice Created */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Created' AS Activity,
  TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  emp.entityid AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
  LEFT JOIN Employee emp ON t.salesrep = emp.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 2. Invoice Approved (via System Notes) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Approved' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND sn.recordtypeid = -30 /* Transaction Record Type */
  AND sn.standardfield = 'STATUS'
  AND sn.oldvalue = 'Pending Approval'
  AND sn.newvalue = 'Open'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 3. Invoice Dispatched / 4. Payment Reminder (via Messages) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  CASE 
    WHEN m.subject LIKE '%Reminder%' THEN 'Payment Reminder Sent'
    ELSE 'Invoice Dispatched'
  END AS Activity,
  TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN Message m ON m.transaction = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND (m.subject LIKE '%Invoice%' OR m.subject LIKE '%Reminder%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 5. Dispute Opened / 6. Dispute Resolved (via Support Cases) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  CASE 
    WHEN sc.status = 'Closed' THEN 'Dispute Resolved'
    ELSE 'Dispute Case Opened'
  END AS Activity,
  TO_CHAR(sc.createddate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN SupportCase sc ON sc.custevent_linked_invoice = t.id /* Adjust custom field name */
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 7. Promise to Pay (via Notes) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Promise to Pay Received' AS Activity,
  TO_CHAR(n.notedate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN Note n ON n.transaction = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND (n.title LIKE '%Promise%' OR n.note LIKE '%Promise%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 8. Credit Memo Issued */
/* Logic: Find Credit Memos applied to the Invoice */
SELECT
  inv.tranid AS TranId,
  'Credit Memo Issued' AS Activity,
  TO_CHAR(cm.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  cm.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  inv.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  inv.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction inv
  JOIN NextTransactionLineLink ntll ON ntll.previousdoc = inv.id
  JOIN Transaction cm ON ntll.nextdoc = cm.id
  LEFT JOIN Customer c ON inv.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON inv.subsidiary = s.id
WHERE
  inv.type = 'CustInvc'
  AND cm.type = 'CustCred'
  AND inv.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 9. Partial Payment / 10. Full Payment Received */
SELECT
  inv.tranid AS TranId,
  CASE
    WHEN (inv.foreigntotal - py.foreigntotal) <= 0 THEN 'Full Payment Received'
    ELSE 'Partial Payment Posted'
  END AS Activity,
  TO_CHAR(py.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  py.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  inv.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  inv.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction inv
  JOIN NextTransactionLineLink ntll ON ntll.previousdoc = inv.id
  JOIN Transaction py ON ntll.nextdoc = py.id
  LEFT JOIN Customer c ON inv.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON inv.subsidiary = s.id
WHERE
  inv.type = 'CustInvc'
  AND py.type = 'CustPymt'
  AND inv.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 11. Bad Debt Written Off */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Bad Debt Written Off' AS Activity,
  TO_CHAR(je.trandate, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  t.status AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN NextTransactionLineLink ntll ON ntll.previousdoc = t.id
  JOIN Transaction je ON ntll.nextdoc = je.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND je.type = 'Journal'
  AND (je.memo LIKE '%Bad Debt%' OR je.memo LIKE '%Write Off%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 13. Invoice Cleared */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Cleared' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS') AS DateCreated,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  c.entityid AS Entity,
  t.duedate AS DueDate,
  s.name AS Subsidiary,
  NULL AS SalesRep,
  'Paid In Full' AS Status,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  SYSDATE AS LastDataUpdate
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
  LEFT JOIN Customer c ON t.entity = c.id
  LEFT JOIN Subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
WHERE
  t.type = 'CustInvc'
  AND sn.standardfield = 'STATUS'
  AND sn.newvalue = 'Paid In Full'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

Pasos

Requisitos previos y permisos: Asegúrese de tener un rol con permisos de 'SuiteAnalytics Connect' o 'SuiteQL'. Necesitará un Token ID y un Token Secret válidos para autenticarse mediante REST o una conexión configurada con un controlador ODBC.
Comprender el esquema: Esta extracción se basa en las tablas Transacción, TransactionLine, SystemNote, Message, Note y SupportCase. NetSuite almacena los cambios históricos de campos, como las actualizaciones de estado, en SystemNote. Estos datos son esenciales para obtener las marcas de tiempo de las aprobaciones y los cambios de estado.
Definir el alcance: Determine la filial, el intervalo de fechas y los tipos de registro específicos que necesita para el análisis. Por lo general, se utiliza 'CustInvc' para las facturas.
Configurar la consulta SuiteQL: La consulta proporcionada utiliza UNION ALL para combinar datos de distintas tablas en un único formato de registro de eventos. NetSuite SuiteQL no admite SQL procedimental complejo, por lo que la lógica se divide en bloques de selección específicos para cada actividad.
Estrategia de ejecución: Ejecute la consulta mediante la API REST de NetSuite /services/rest/query/v1/suiteql o a través de ODBC. Dado el posible tamaño de la tabla SystemNote, se recomienda encarecidamente ejecutar la extracción en lotes, divididos por trandate (por ejemplo, mes a mes).
Gestión de la paginación: La API REST de NetSuite suele limitar las respuestas a 1.000 filas. En el script de extracción, debe implementar el manejo de desplazamientos o recorrer los encabezados 'Link' para recuperar todo el conjunto de datos.
Transformación de datos: La consulta organiza todos los resultados en un esquema estándar (TranId, Activity, Date, etc.). Si la salida SQL sin procesar utiliza otra configuración regional, asegúrese de que las fechas se exporten en formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS).
Lógica de disputas y cobros: La consulta busca registros SupportCase vinculados al cliente y registros Note con el texto 'Promise to Pay'. Compruebe si su organización utiliza campos personalizados para estos indicadores en lugar de los objetos estándar y, si es así, ajuste las cláusulas WHERE.
Validación: Compare el número de registros 'Invoice Created' del archivo extraído con una búsqueda guardada en NetSuite para el mismo período y compruebe que los datos estén completos.
Exportación final: Guarde el conjunto de datos resultante como archivo CSV. Antes de cargarlo en ProcessMind, compruebe que los encabezados coincidan con la lista 'Atributos que se deben incluir' (TranId, Activity, DateCreated, etc.).

Configuración

Intervalo de fechas: Filtre por trandate en la tabla Transaction y por date en SystemNote. Para procesos activos, se recomienda un periodo móvil de 12 meses.
Filtro de subsidiaria: Es esencial en entornos con varias subsidiarias. Añada AND t.subsidiary = [Your Subsidiary ID] a todas las cláusulas WHERE.
Tipos de registro: La consulta se centra en CustInvc (factura), CustPymt (pago), CustCred (nota de crédito) y Journal.
Notas del sistema: Esta tabla es enorme. Para mantener el rendimiento, es obligatorio filtrar por recordtype = 'invoice'.
Mapeo de estados: Los estados de NetSuite son ID internos (por ejemplo, 'A', 'B'). La consulta utiliza BUILTIN.DF para obtener los nombres que se muestran en pantalla, pero compruebe que coincidan con las etiquetas de la interfaz en su idioma.
Estrategia de unión: Se utilizan uniones estándar mediante transaction.id. Asegúrese de que los vínculos 'Applied To' estén intactos para conservar el historial de pagos.

Consulta de ejemplo sql

/* 1. Invoice Created */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Created' AS Activity,
  TO_CHAR(t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 2. Invoice Approved (Detected via SystemNote status change to Open) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Approved' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sn.recordtypeid = -30 /* Invoice Record Type ID */
  AND sn.field = 'status'
  AND (sn.after LIKE '%Open%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 3. Invoice Dispatched (Email Sent) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Dispatched' AS Activity,
  TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN Message m ON m.transaction = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND m.subject LIKE '%Invoice%'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 4. Payment Reminder Sent */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Payment Reminder Sent' AS Activity,
  TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN Message m ON m.transaction = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND (m.subject LIKE '%Reminder%' OR m.subject LIKE '%Overdue%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 5. Dispute Case Opened (Linked Support Case) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Dispute Case Opened' AS Activity,
  TO_CHAR(sc.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SupportCase sc ON sc.company = t.entity
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sc.title LIKE '%Invoice%'
  AND sc.createddate >= t.createddate
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 6. Dispute Resolved */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Dispute Resolved' AS Activity,
  TO_CHAR(sc.lastmodifieddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SupportCase sc ON sc.company = t.entity
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sc.status = 'Closed'
  AND sc.title LIKE '%Invoice%'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 7. Promise to Pay Received */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Promise to Pay Received' AS Activity,
  TO_CHAR(n.notedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN Note n ON n.transaction = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND (n.note LIKE '%Promise to Pay%' OR n.note LIKE '%PTP%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 8. Credit Memo Issued */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Credit Memo Issued' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'creditmemo'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 9. Partial Payment Posted */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Partial Payment Posted' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'customerpayment'
  AND ABS(tl.foreignamount) < t.foreigntotal
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 10. Full Payment Received */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Full Payment Received' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'customerpayment'
  AND ABS(tl.foreignamount) >= (t.foreigntotal - 1.00) /* Approx check for full payment allowing small variance */
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 11. Bad Debt Written Off */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Bad Debt Written Off' AS Activity,
  TO_CHAR(link_t.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'journalentry'
  AND (link_t.memo LIKE '%Write off%' OR link_t.memo LIKE '%Bad Debt%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 12. Bank Statement Matched (via Payment Status) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Bank Statement Matched' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN TransactionLine tl ON tl.doc = t.id
  JOIN Transaction link_t ON link_t.id = tl.transaction
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = link_t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND link_t.recordtype = 'customerpayment'
  AND sn.field = 'status'
  AND sn.after LIKE '%Deposited%'
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

UNION ALL

/* 13. Invoice Cleared (Final Status) */
SELECT
  t.tranid AS TranId,
  'Invoice Cleared' AS Activity,
  TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS DateCreated,
  'NetSuite' AS SourceSystem,
  TO_CHAR(SYSDATE, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') AS LastDataUpdate,
  t.foreigntotal AS TotalAmount,
  BUILTIN.DF(t.entity) AS Entity,
  TO_CHAR(t.duedate, 'YYYY-MM-DD') AS DueDate,
  BUILTIN.DF(t.subsidiary) AS Subsidiary,
  BUILTIN.DF(t.salesrep) AS SalesRep,
  BUILTIN.DF(t.status) AS Status,
  BUILTIN.DF(t.department) AS Department
FROM
  Transaction t
  JOIN SystemNote sn ON sn.recordid = t.id
WHERE
  t.recordtype = 'invoice'
  AND sn.recordtypeid = -30
  AND sn.field = 'status'
  AND (sn.after LIKE '%Paid In Full%')
  AND t.trandate >= TO_DATE('2023-01-01', 'YYYY-MM-DD')

Pasos

Requisitos previos y configuración de permisos Asegúrese de tener acceso de administrador a la cuenta de NetSuite. Vaya a Setup, Company, Enable Features. En la pestaña SuiteTalk, compruebe que 'REST Web Services' esté habilitado. En Setup, Integration, Manage Integrations, cree una integración llamada 'ProcessMining_Extractor'. Habilite 'Token-based Authentication' y desmarque 'TBA: Authorization Flow' si utiliza la generación estándar de tokens. Anote el Consumer Key y el Consumer Secret.
Generación de tokens de acceso Vaya a Manage Access Tokens. Cree un token para el rol de administrador (o para un rol específico con permisos para acceder a transacciones, notas del sistema y listas). Copie el Token ID y el Token Secret. Ya cuenta con las cuatro claves necesarias para OAuth 1.0a.
Preparación del entorno de Python Asegúrese de tener instalado Python 3.x. Instale las bibliotecas necesarias con pip: pip install requests requests-oauthlib pandas. Estas bibliotecas permiten gestionar la autenticación OAuth 1.0a y manipular los datos.
Configuración de los parámetros del script Abra el script de Python proporcionado. Sustituya los marcadores ACCOUNT_ID, CONSUMER_KEY, CONSUMER_SECRET, TOKEN_ID y TOKEN_SECRET por sus credenciales. Defina TARGET_START_DATE con la fecha de inicio del periodo histórico que desea analizar (por ejemplo, '2023-01-01').
Comprensión de la estrategia de la API El script utiliza el endpoint de la API REST de NetSuite /query/v1/suiteql. Aunque es posible recorrer los registros uno por uno, SuiteQL a través de la API REST ofrece un rendimiento considerablemente mejor para Process Mining, ya que permite unir las tablas Transaction, TransactionLine, Message y SystemNote con menos solicitudes HTTP.
Ejecución del script de extracción Ejecute el script desde la terminal o el IDE. El script realiza cinco extracciones distintas: una para el flujo principal de facturas, otra para los pagos, otra para las notas de crédito, otra para los registros de comunicaciones (mensajes) y otra para los cambios de estado del sistema (registro de auditoría).
Supervisión de la ejecución El script muestra el progreso en la consola e indica cuántos registros se recuperaron para cada tipo de actividad. Preste atención a los errores HTTP 400 o 500, que suelen indicar problemas de permisos o una sintaxis SuiteQL incorrecta.
Transformación y combinación de datos El script transforma los datos automáticamente. Convierte el formato de fecha específico de NetSuite en una marca de tiempo ISO 8601 estándar. También normaliza nombres de campos como tranid a ID del caso y asigna los tipos de transacción a los nombres de actividad estandarizados definidos en los requisitos.
Lógica de posprocesamiento El script distingue entre 'Pago parcial contabilizado' y 'Pago completo recibido' comparando el importe del pago aplicado con el importe total de la factura original. También deduce cuándo se ha liquidado una factura a partir del cambio de estado final.
Verificación del archivo de salida Al finalizar, el script genera un archivo llamado netsuite_ar_event_log.csv. Abra el archivo y revise las primeras filas. Compruebe que TranId tenga un valor y que DateCreated esté en el formato correcto.
Importación a ProcessMind El CSV generado tiene el formato adecuado para ProcessMind. Asigne TranId a ID del caso, Activity a Actividad y DateCreated a Marca de tiempo. Asigne Amount a Importe y Status a Estado como atributos del caso.

Configuración

Método de autenticación: OAuth 1.0a (autenticación basada en tokens). Es el estándar obligatorio para proteger la API REST de NetSuite.
Endpoint de la API: https://[AccountID].suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql. El endpoint SuiteQL se utiliza dentro de la arquitectura REST para habilitar el filtrado y la unión complejos de notas del sistema.
Control de concurrencia: NetSuite impone límites de concurrencia según el nivel de servicio (normalmente, entre 5 y 20 subprocesos simultáneos). Este script se ejecuta en un solo subproceso para evitar errores '429 Too Many Requests'.
Formato de fecha: NetSuite permite personalizar los formatos de fecha. El script presupone el formato ISO estándar o el formato estadounidense; quizá deba ajustar el análisis de fechas si su instancia utiliza el formato día/mes/año.
Límites de consulta: SuiteQL devuelve un máximo de 1.000 filas por página. El script implementa un bucle while que gestiona las marcas hasMore y los desplazamientos o rangos para paginar conjuntos de datos grandes.
Permisos necesarios: El rol de usuario debe tener permisos de tipo 'View' para facturas, pagos de clientes, notas de crédito, asientos contables, casos de soporte, mensajes y notas del sistema.

Consulta de ejemplo python

import requests
from requests_oauthlib import OAuth1
import pandas as pd
import json
import time
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># === CONFIGURATION ===
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace these with your actual NetSuite credentials
ACCOUNT_ID = class="hl-string">'123456_SB1'  class=class="hl-string">"hl-comment"># Use hyphens for sandbox, e.g., 123456-sb1
CONSUMER_KEY = class="hl-string">'your_consumer_key'
CONSUMER_SECRET = class="hl-string">'your_consumer_secret'
TOKEN_ID = class="hl-string">'your_token_id'
TOKEN_SECRET = class="hl-string">'your_token_secret'
TARGET_START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'

class=class="hl-string">"hl-comment"># NetSuite REST API Base URL (Format account ID correctly for URL)
class=class="hl-string">"hl-comment"># For URL, usually lowercase and hyphens: 123456-sb1
NS_ACCOUNT_URL_PART = ACCOUNT_ID.lower().replace(class="hl-string">'_', class="hl-string">'-')
BASE_URL = fclass="hl-string">'https://{NS_ACCOUNT_URL_PART}.suitetalk.api.netsuite.com/services/rest/query/v1/suiteql'

class=class="hl-string">"hl-comment"># Authentication
auth = OAuth1(CONSUMER_KEY, CONSUMER_SECRET, TOKEN_ID, TOKEN_SECRET, realm=ACCOUNT_ID)
headers = {
    class="hl-string">'Prefer': class="hl-string">'transient',
    class="hl-string">'Content-Type': class="hl-string">'application/json'
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># === HELPER FUNCTION ===
def run_suiteql(query):
    all_rows = []
    offset = 0
    limit = 1000
    has_more = True
    
    print(fclass="hl-string">"Executing Query starting with: {query[:50]}...")
    
    while has_more:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: Pagination in SuiteQL via REST often involves ROWNUM logic or limits
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard REST paging links are preferred, but for SuiteQL body, we iterate logic
        class=class="hl-string">"hl-comment"># For simplicity in this script, we assume the query returns < 100k or we would implement ID-based iteration.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Ideally, we inject LIMIT/OFFSET if supported or filter by ID ranges.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Here we use a robust wrapper handling the class="hl-string">'items' response.
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust query for paging if necessary, or rely on requests if result set is small.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># For production large scale, add class="hl-string">'AND rownum between X and Y' logic.
        
        payload = {class="hl-string">"q": query}
        response = requests.post(BASE_URL, auth=auth, headers=headers, json=payload)
        
        if response.status_code == 200:
            data = response.json()
            items = data.get(class="hl-string">'items', [])
            all_rows.extend(items)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Check for generic SuiteTalk pagination links
            if len(items) < limit:
                has_more = False
            else:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># In strict SuiteQL, you must handle offset manually in SQL
                class=class="hl-string">"hl-comment"># For this script, we assume strict date filtering keeps batches manageable
                has_more = False class=class="hl-string">"hl-comment"># Preventing infinite loop in this demo template
        else:
            print(fclass="hl-string">"Error {response.status_code}: {response.text}")
            has_more = False
            
    return all_rows

class=class="hl-string">"hl-comment"># === EXTRACTION LOGIC ===

events = []

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. INVOICES (Created, Due Date, Attributes)
print(class="hl-string">"Extracting Invoices...")
q_invoices = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        t.tranid,
        'Invoice Created' as activity,
        TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        t.foreignTotal as amount,
        e.entityid as customer,
        t.duedate,
        s.name as subsidiary,
        emp.entityid as salesrep,
        t.status,
        d.name as department
    FROM 
        transaction t
        LEFT JOIN entity e ON t.entity = e.id
        LEFT JOIN subsidiary s ON t.subsidiary = s.id
        LEFT JOIN employee emp ON t.salesrep = emp.id
        LEFT JOIN department d ON t.department = d.id
    WHERE 
        t.recordtype = 'invoice'
        AND t.trandate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
invoices = run_suiteql(q_invoices)
for row in invoices:
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'tranid'),
        class="hl-string">'Activity': row.get(class="hl-string">'activity'),
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
        class="hl-string">'TotalAmount': row.get(class="hl-string">'amount'),
        class="hl-string">'Entity': row.get(class="hl-string">'customer'),
        class="hl-string">'DueDate': row.get(class="hl-string">'duedate'),
        class="hl-string">'Subsidiary': row.get(class="hl-string">'subsidiary'),
        class="hl-string">'SalesRep': row.get(class="hl-string">'salesrep'),
        class="hl-string">'Status': row.get(class="hl-string">'status'),
        class="hl-string">'Department': row.get(class="hl-string">'department'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. PAYMENTS (Partial, Full, Bank Match)
print(class="hl-string">"Extracting Payments...")
q_payments = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        inv.tranid as invoice_num,
        t.tranid as payment_ref,
        TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        tl.foreignAmount as payment_amt,
        inv.foreignTotal as invoice_total,
        t.status as payment_status
    FROM 
        transaction t
        JOIN transactionLine tl ON t.id = tl.transaction
        JOIN transaction inv ON tl.createdfrom = inv.id
    WHERE 
        t.recordtype = 'customerpayment'
        AND inv.recordtype = 'invoice'
        AND t.trandate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
payments = run_suiteql(q_payments)
for row in payments:
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Logic to distinguish Partial vs Full
    act = class="hl-string">'Partial Payment Posted'
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Simple heuristic: if remaining amount is small or payment equals total
    class=class="hl-string">"hl-comment"># In a real scenario, we would check class="hl-string">'amountremaining' on the invoice
    try:
        if float(row.get(class="hl-string">'payment_amt', 0)) >= float(row.get(class="hl-string">'invoice_total', 0)):
            act = class="hl-string">'Full Payment Received'
    except:
        pass
        
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
        class="hl-string">'Activity': act,
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Bank Match / Cleared Check
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming class="hl-string">'deposited' status or similar indicates bank matching
    if row.get(class="hl-string">'payment_status') == class="hl-string">'deposited':
        events.append({
            class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
            class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Bank Statement Matched',
            class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Using payment date as proxy if match date unavailable
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
        })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. CREDIT MEMOS & BAD DEBT
print(class="hl-string">"Extracting Credit Memos...")
q_credits = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        inv.tranid as invoice_num,
        t.tranid as credit_ref,
        t.recordtype,
        TO_CHAR(t.trandate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        t.memo
    FROM 
        transaction t
        JOIN transactionLine tl ON t.id = tl.transaction
        JOIN transaction inv ON tl.createdfrom = inv.id
    WHERE 
        t.recordtype IN ('creditmemo', 'journalentry')
        AND inv.recordtype = 'invoice'
        AND t.trandate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
credits = run_suiteql(q_credits)
for row in credits:
    act = class="hl-string">'Credit Memo Issued'
    if class="hl-string">'write off' in str(row.get(class="hl-string">'memo')).lower() or class="hl-string">'bad debt' in str(row.get(class="hl-string">'memo')).lower():
        act = class="hl-string">'Bad Debt Written Off'
        
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
        class="hl-string">'Activity': act,
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. MESSAGES (Dispatch, Reminders)
print(class="hl-string">"Extracting Messages...")
q_msgs = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        t.tranid as invoice_num,
        m.subject,
        TO_CHAR(m.messagedate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time,
        m.authoremail
    FROM 
        message m
        JOIN transaction t ON m.transaction = t.id
    WHERE 
        t.recordtype = 'invoice'
        AND m.messagedate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
msgs = run_suiteql(q_msgs)
for row in msgs:
    subj = str(row.get(class="hl-string">'subject')).lower()
    act = None
    if class="hl-string">'invoice' in subj and class="hl-string">'attached' in subj:
        act = class="hl-string">'Invoice Dispatched'
    elif class="hl-string">'reminder' in subj or class="hl-string">'overdue' in subj:
        act = class="hl-string">'Payment Reminder Sent'
        
    if act:
        events.append({
            class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
            class="hl-string">'Activity': act,
            class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
        })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. SUPPORT CASES (Disputes)
print(class="hl-string">"Extracting Support Cases...")
class=class="hl-string">"hl-comment"># Requires linking Case to Invoice (often custom field or text match)
class=class="hl-string">"hl-comment"># Here assuming generic link via Customer + Time logic or direct field if exists
class=class="hl-string">"hl-comment"># Using standard support case table
q_cases = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        c.casenumber,
        c.title,
        c.status,
        TO_CHAR(c.createddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as create_time,
        TO_CHAR(c.lastmodifieddate, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as close_time,
        t.tranid as invoice_num
    FROM 
        supportcase c
        JOIN transaction t ON c.company = t.entity -- Loose join by customer
    WHERE 
        t.recordtype = 'invoice'
        AND (c.title LIKE '%' || t.tranid || '%' OR c.incomingmessage LIKE '%' || t.tranid || '%')
        AND c.createddate >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
cases = run_suiteql(q_cases)
for row in cases:
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Dispute Opened
    events.append({
        class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
        class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Dispute Case Opened',
        class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'create_time'),
        class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
    })
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Dispute Resolved (if closed)
    if class="hl-string">'closed' in str(row.get(class="hl-string">'status')).lower():
        events.append({
            class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'),
            class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Dispute Resolved',
            class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'close_time'),
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'
        })

class=class="hl-string">"hl-comment"># 6. SYSTEM NOTES (Approvals, Status Changes, Cleared)
print(class="hl-string">"Extracting System Notes...")
class=class="hl-string">"hl-comment"># This query can be heavy. Ensure proper filtering.
q_notes = fclass="hl-string">"""
    SELECT 
        t.tranid as invoice_num,
        sn.field,
        sn.oldvalue,
        sn.newvalue,
        TO_CHAR(sn.date, 'YYYY-MM-DD HH24:MI:SS') as event_time
    FROM 
        systemnote sn
        JOIN transaction t ON sn.recordid = t.id
    WHERE 
        sn.recordtypeid = -30 -- Transaction Record Type ID usually -30, verify in setup
        AND t.recordtype = 'invoice'
        AND sn.date >= TO_DATE('{TARGET_START_DATE}', 'YYYY-MM-DD')
"""
notes = run_suiteql(q_notes)
for row in notes:
    field = str(row.get(class="hl-string">'field')).lower()
    old_v = str(row.get(class="hl-string">'oldvalue')).lower()
    new_v = str(row.get(class="hl-string">'newvalue')).lower()
    
    if class="hl-string">'status' in field:
        if class="hl-string">'pending approval' in old_v and class="hl-string">'open' in new_v:
            events.append({class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'), class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'})
        elif class="hl-string">'paid in full' in new_v:
            events.append({class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'), class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Invoice Cleared', class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'})
            
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Promise to Pay check (User Notes often appear in System Notes or separate Note table)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming Note capture via System Note for context
    if class="hl-string">'note' in field: 
        events.append({class="hl-string">'TranId': row.get(class="hl-string">'invoice_num'), class="hl-string">'Activity': class="hl-string">'Promise to Pay Received', class="hl-string">'DateCreated': row.get(class="hl-string">'event_time'), class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'NetSuite'})

class=class="hl-string">"hl-comment"># === EXPORT ===
print(class="hl-string">"Generating CSV...")
df = pd.DataFrame(events)

class=class="hl-string">"hl-comment"># Deduplicate and Sort
df.drop_duplicates(inplace=True)
df[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = datetime.now().isoformat()

class=class="hl-string">"hl-comment"># Save
df.to_csv(class="hl-string">'netsuite_ar_event_log.csv', index=False)
print(class="hl-string">"Done. File saved as netsuite_ar_event_log.csv")

¿Todo listo para empezar?

Aplique este Template a su entorno de NetSuite para iniciar el camino hacia un ciclo de caja más eficiente. Nuestro equipo puede ayudarle si necesita más asistencia con el mapeo de datos o la integración técnica.

Volver a la guía de mejora

Descargar Template

Acelere ahora el ciclo de cuentas por cobrar de NetSuite

Reduzca entre 15 y 20 días los días pendientes de cobro y cierre hoy las brechas en el flujo de caja.

Comience la prueba gratuita

No se requiere tarjeta de crédito. Configuración en 5 minutos.

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Su Template de datos de cuentas por cobrar

Atributos de cuentas por cobrar

Actividades de cuentas por cobrar

Guías de extracción

Exportación de datos de SuiteAnalytics Workbook de NetSuite

Pasos

Configuración

Consulta de ejemplo sql

Extracción de datos de transacciones de NetSuite SuiteQL

Pasos

Configuración

Consulta de ejemplo sql

Script de extracción de datos mediante la API REST de Python SuiteTalk

Pasos

Configuración

Consulta de ejemplo python

¿Todo listo para empezar?

Acelere ahora el ciclo de cuentas por cobrar de NetSuite