Su plantilla de datos para la gestión de contratos

La hora de inicio del evento marca el comienzo de una actividad en el ciclo de vida del contrato. Esta marca de tiempo es esencial para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración de las actividades y el tiempo de ciclo total del proceso. Proporciona el contexto temporal necesario para comprender cómo evoluciona el flujo del proceso.

En el análisis, esta marca de tiempo se utiliza para crear el mapa de procesos y calcular indicadores clave de rendimiento, como «Tiempo medio del ciclo contractual» y «Duración media de la aprobación». Permite analizar los cuellos de botella al revelar qué pasos consumen más tiempo. Comparar las horas de inicio entre actividades permite examinar detalladamente los tiempos de transición y detectar retrasos entre los pasos del proceso.

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo del proceso e identificar cuellos de botella relacionados con el tiempo.

Está disponible en registros de auditoría del sistema, registros de transacciones o tablas del historial de eventos que capturan las marcas de tiempo de los pasos del proceso.

El ID de contrato es una clave única asignada a un único ciclo de vida contractual. Actúa como hilo conductor central que conecta todos los eventos, desde la solicitud inicial hasta el vencimiento o la rescisión final. Todas las actividades, como la redacción, las revisiones, las aprobaciones y la formalización, están asociadas a este ID específico.

En el análisis de Process Mining, el ID de contrato es fundamental para reconstruir el recorrido completo de cada contrato. Permite que la herramienta agrupe los eventos relacionados en un único caso y visualice y analice todo el flujo del proceso. Sin un ID de contrato coherente, sería imposible medir con precisión los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella o analizar las variantes del proceso.

Este identificador es esencial para realizar el seguimiento del contrato durante todo su ciclo de vida y permite descubrir el proceso y medir su rendimiento con precisión.

Normalmente se encuentra en la cabecera o en el registro principal de un objeto de contrato en un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).

El nombre de la actividad describe un paso del proceso de gestión de contratos. Estas actividades representan tareas concretas, como «Contrato redactado», «Revisión legal completada» o «Contrato formalizado». La secuencia cronológica de estas actividades para un ID de contrato determinado forma el flujo del proceso.

Este atributo es fundamental para crear el mapa de procesos, la visualización central de Process Mining. Al analizar la secuencia y la frecuencia de las distintas actividades, los analistas pueden comprender el flujo real del proceso, identificar desviaciones respecto al procedimiento estándar y localizar áreas de retrabajo o ineficiencia, como ciclos de revisión repetidos.

Define los pasos del proceso, lo que permite visualizar el ciclo de vida del contrato e identificar desviaciones y cuellos de botella.

Normalmente se encuentra en registros de eventos, pistas de auditoría o tablas del historial de estados asociadas al registro principal del contrato.

El atributo Sistema de origen identifica el origen de los datos de eventos. En muchas organizaciones, el ciclo de vida del contrato puede abarcar varios sistemas, como una plataforma CLM, un CRM para la iniciación y un sistema ERP para los datos financieros. Especificar el sistema de origen de cada evento es fundamental para validar los datos y comprender el entorno tecnológico del proceso.

En un análisis de Process Mining, este atributo ayuda a identificar la fragmentación del proceso entre distintos sistemas. Puede revelar si los retrasos o problemas están relacionados con transferencias de datos entre aplicaciones concretas. También es importante para la gobernanza de datos y para rastrear los problemas de calidad hasta su origen.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para validarlos, comprender la fragmentación del proceso y solucionar problemas de calidad.

Esta información suele añadirse durante la extracción de datos o estar disponible como campo estándar en los registros del sistema.

La marca de tiempo de la última actualización de datos indica la actualidad de los datos analizados. Muestra cuándo se ejecutó por última vez el proceso de extracción, transformación y carga (ETL), y proporciona contexto sobre el grado de actualización del análisis. Se diferencia de la marca de tiempo del evento, que registra cuándo tuvo lugar la actividad empresarial.

Para el análisis, este atributo es fundamental para la gobernanza de datos y para comunicar a las partes interesadas la actualidad de la información. Ayuda a los usuarios a comprender si están consultando información en tiempo real o una instantánea del día o la semana anteriores. Este contexto es esencial para tomar decisiones oportunas y fundamentadas basadas en los Dashboards de Process Mining.

Aporta un contexto esencial sobre la actualidad de los datos y garantiza que las partes interesadas comprendan hasta qué punto son recientes los insights del proceso.

Esta marca de tiempo suele generarla y almacenarla la herramienta de integración de datos o ETL durante el proceso de carga.

El atributo Departamento identifica al equipo interno o la unidad de negocio responsable del contrato o relacionada con él. A menudo corresponde al departamento del responsable del contrato o al equipo que inició la solicitud.

Es una dimensión clave para realizar comparaciones internas y analizar la carga de trabajo. Ayuda a comprender cómo varía el proceso de gestión de contratos entre las distintas áreas de la organización. El panel «Carga de trabajo y productividad del equipo» puede filtrarse por departamento para comparar el rendimiento, identificar necesidades de recursos y señalar los departamentos que podrían requerir formación adicional o apoyo en los procesos. Ayuda a responder preguntas como «¿Qué departamento tiene los ciclos de aprobación más largos?» o «¿Cómo se compara el proceso de Ventas con el de Adquisiciones?».

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio, identificar cuellos de botella internos y compartir buenas prácticas.

Normalmente está asociado al perfil de usuario del responsable del contrato o se especifica como campo en el propio registro del contrato.

El estado del contrato ofrece una instantánea de la fase del ciclo de vida en la que se encuentra en un momento determinado. Este atributo suele actualizarse cuando el contrato alcanza hitos importantes y proporciona un resumen general de su progreso.

Es especialmente útil para filtrar casos y analizar partes concretas de la cartera contractual. Por ejemplo, los analistas pueden centrarse en contratos «Activos» para gestionar obligaciones o en contratos «Estancados» para comprender las causas de los retrasos. Es un componente clave del panel «Rendimiento del ciclo de vida de los contratos», que ayuda a visualizar el volumen de contratos en cada etapa y medir el KPI «Tasa de contratos estancados».

Ofrece una visión general de la etapa actual del contrato y permite filtrar y analizar la cartera contractual por fase del ciclo de vida.

Es un campo de estado principal del registro del contrato en un sistema CLM.

La hora de finalización del evento marca la conclusión de una actividad. Al combinarla con la hora de inicio del evento, permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada paso individual del ciclo de vida del contrato. Este nivel de detalle es esencial para realizar un análisis exhaustivo del rendimiento.

Este atributo se utiliza para calcular la duración de las actividades, un dato fundamental para el análisis de cuellos de botella. Dashboards como «Análisis de cuellos de botella en aprobaciones y revisiones» se basan en estos datos para destacar los pasos en los que se retrasan los contratos. Al comprender la duración de cada actividad, las organizaciones pueden concentrar sus esfuerzos de mejora en las partes del proceso que más tiempo consumen, como las revisiones jurídicas o las negociaciones.

Permite calcular la duración de cada actividad, algo fundamental para localizar con precisión los cuellos de botella del proceso.

Se encuentra en registros de auditoría del sistema o tablas del historial de eventos. Si no se registra explícitamente, puede ser necesario derivarla de la hora de inicio del evento posterior.

El nombre de la contraparte identifica a la entidad externa con la que la organización celebra un acuerdo. Puede ser un cliente, un proveedor o un socio. Aporta un contexto esencial sobre la relación comercial regulada por el contrato.

Como dimensión de análisis, la contraparte resulta muy valiosa. Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor o cliente. Por ejemplo, un análisis podría mostrar que las negociaciones con determinadas contrapartes tardan sistemáticamente más que la media. Este insight puede orientar futuras estrategias de negociación, ayudar a gestionar las relaciones y servir para crear plantillas de contrato adaptadas a socios estratégicos con el fin de acelerar el proceso.

Identifica a la parte externa y permite analizar los tiempos de ciclo y los patrones de negociación por cliente o proveedor.

Es un campo estándar del registro del contrato, normalmente vinculado a un registro de datos maestros de clientes o proveedores.

El nombre de usuario identifica a la persona responsable de completar una tarea concreta del ciclo de vida del contrato. Puede tratarse del responsable del contrato, un revisor jurídico, una persona aprobadora o una persona firmante. Este atributo vincula las actividades del proceso con las personas que las realizan.

En Process Mining, este atributo ofrece una visión del rendimiento de los equipos y de cada persona. Se utiliza en Dashboards como «Carga de trabajo y productividad del equipo» para analizar cómo se distribuye el trabajo, identificar a empleados o equipos sobrecargados y evaluar el rendimiento. También ayuda a comprender cómo determinados comportamientos de los usuarios pueden generar variaciones o retrasos en el proceso, lo que permite orientar la formación o asignar recursos de forma específica.

Relaciona las actividades del proceso con las personas, lo que permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de los equipos y la asignación de recursos.

Normalmente está disponible en registros de transacciones, registros de auditoría o campos de asignación de tareas del sistema de origen.

El tipo de contrato es un atributo categórico que clasifica los contratos según su naturaleza jurídica y finalidad. Entre los tipos habituales se incluyen NDA, MSA, SOW y acuerdos de ventas o adquisiciones. Esta clasificación aporta un contexto empresarial esencial al ciclo de vida del contrato.

Este atributo es una dimensión muy útil para el análisis comparativo. Permite a los analistas filtrar el mapa de procesos y los KPI para comprobar si determinados tipos de contrato tienen flujos de proceso diferentes, tiempos de ciclo más largos o mayores tasas de retrabajo. Por ejemplo, un análisis podría revelar que los MSA tardan mucho más en la revisión legal que los NDA, lo que impulsaría un rediseño del proceso para los acuerdos más complejos.

Permite segmentar y comparar los procesos, y muestra cómo los distintos tipos de contrato afectan al tiempo de ciclo, la complejidad y el riesgo.

Es un campo estándar del registro principal del contrato en cualquier sistema CLM.

El valor del contrato cuantifica su importancia financiera. Este importe es un elemento esencial del contexto empresarial, ya que ayuda a priorizar los contratos y comprender su impacto en la organización. Normalmente se expresa en una moneda específica.

En Process Mining, este atributo se utiliza para analizar el impacto empresarial del rendimiento del proceso. El panel «Impacto empresarial y rendimiento» utiliza estos datos para mostrar el valor de los contratos en proceso, estancados o formalizados. Permite priorizar los contratos de alto valor y responder a preguntas como «¿Se quedan atascados en las aprobaciones nuestros contratos más valiosos?» o «¿Cuál es el valor de los contratos que no se renuevan en la fecha prevista?».

Cuantifica el impacto financiero de los contratos, lo que permite priorizarlos y analizar cómo las ineficiencias del proceso afectan a los acuerdos de alto valor.

Se encuentra en la sección de detalles financieros del registro principal del contrato en un sistema CLM o ERP.

La fecha de vencimiento es un campo de fecha fundamental que marca el final del plazo contractual. Regula el ciclo de vida de los contratos activos y es el principal desencadenante de las actividades de renovación o rescisión. Gestionar correctamente las fechas de vencimiento es esencial para evitar interrupciones no deseadas del servicio o de los ingresos.

En Process Mining, este atributo es esencial para el panel «Gestión de obligaciones y renovaciones». Se utiliza para calcular el KPI «Tasa de renovación puntual» comparando la fecha de las actividades de renovación con la fecha de vencimiento. Analizar los contratos próximos a vencer permite gestionar de forma proactiva la cartera de renovaciones y evitar fugas de ingresos o interrupciones operativas.

Es fundamental para gestionar las renovaciones y mitigar los riesgos, ya que ayuda a realizar el seguimiento de los hitos contractuales y garantizar una actuación oportuna.

Es un campo de fecha clave del registro principal del contrato en un sistema CLM.

El número de revisiones registra el retrabajo que experimenta un contrato antes de formalizarse. Cada vez que se edita el documento y se crea una nueva versión, este número debería incrementarse. Sirve como indicador indirecto de la complejidad y el nivel de conflicto del proceso de negociación.

Este atributo mide directamente la eficiencia y se utiliza para calcular el KPI «Tasa de retrabajo contractual». El panel «Eficiencia de la negociación y el retrabajo» utiliza estos datos para identificar contratos, contrapartes o tipos de contrato que requieren un número excesivo de revisiones. Un número elevado de revisiones suele correlacionarse con tiempos de ciclo más largos y puede indicar requisitos poco claros, tácticas de negociación agresivas o la necesidad de contar con mejores plantillas estándar.

Mide el nivel de retrabajo y la complejidad de la negociación, y ayuda a identificar los factores que provocan ineficiencias y tiempos de ciclo prolongados.

Puede obtenerse de un campo de número de versión del documento contractual o derivarse contando el número de actividades «Contrato revisado» de cada caso.