Su Template de datos para la gestión de contratos

La hora de inicio del evento marca el comienzo de una actividad del ciclo de vida del contrato. Esta marca de tiempo es esencial para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración de las actividades y el tiempo de ciclo total del proceso. Aporta el contexto temporal necesario para comprender cómo evoluciona el flujo del proceso.

En el análisis, esta marca de tiempo se utiliza para crear el mapa del proceso y calcular indicadores clave de rendimiento, como el «Tiempo medio de ciclo del contrato» y la «Duración media de la aprobación». Permite analizar los cuellos de botella al revelar qué pasos consumen más tiempo. Comparar las horas de inicio de las actividades permite examinar en detalle los tiempos de transición y detectar demoras entre los pasos del proceso.

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar los eventos, calcular los tiempos de ciclo del proceso e identificar cuellos de botella relacionados con el tiempo.

Está disponible en los registros de auditoría del sistema, los registros de transacciones o las tablas del historial de eventos que incluyen las marcas de tiempo de los pasos del proceso.

El ID del contrato es una clave única asignada al ciclo de vida de un contrato. Es el hilo conductor que vincula todos los eventos, desde la solicitud inicial hasta el vencimiento o la rescisión. Todas las actividades, como la redacción, las revisiones, las aprobaciones y la ejecución, se asocian a este ID específico.

En el análisis de Process Mining, el ID del contrato es fundamental para reconstruir el recorrido completo de cada contrato. Permite agrupar los eventos relacionados en un solo caso y visualizar y analizar todo el flujo del proceso. Sin un ID del contrato coherente, sería imposible medir con precisión los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella o analizar las variantes del proceso.

Este identificador es esencial para hacer un seguimiento del contrato durante todo su ciclo de vida y permite descubrir el proceso y medir su rendimiento con precisión.

Suele encontrarse en el encabezado o en el registro principal del objeto del contrato en un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).

El nombre de la actividad describe un paso del proceso de gestión de contratos. Estas actividades representan tareas concretas, como «Contrato redactado», «Revisión legal completada» o «Contrato ejecutado». La secuencia cronológica de estas actividades para un ID del contrato determinado conforma el flujo del proceso.

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso, la visualización central de Process Mining. Al analizar la secuencia y la frecuencia de las distintas actividades, los analistas pueden comprender el flujo real del proceso, identificar desviaciones del procedimiento estándar y localizar tareas repetidas o ineficiencias, como ciclos de revisión reiterados.

Define los pasos del proceso y permite visualizar el ciclo de vida del contrato e identificar desviaciones del proceso y cuellos de botella.

Suele encontrarse en registros de eventos, pistas de auditoría o tablas del historial de estados asociadas al registro principal del contrato.

El atributo Sistema de origen identifica de dónde proceden los datos de los eventos. En muchas organizaciones, el ciclo de vida de un contrato puede abarcar varios sistemas, como una plataforma CLM, un CRM para iniciar el proceso y un sistema ERP para los datos financieros. Especificar el sistema de origen de cada evento es fundamental para validar los datos y comprender el panorama tecnológico del proceso.

En el análisis de Process Mining, este atributo ayuda a identificar la fragmentación del proceso entre distintos sistemas. Puede revelar si las demoras o los problemas están relacionados con el traspaso de datos entre aplicaciones específicas. También es importante para la gobernanza de datos y para rastrear el origen de los problemas de calidad de los datos.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para validarlos, comprender la fragmentación del proceso y resolver problemas de calidad de los datos.

Esta información suele añadirse durante la extracción de datos o puede estar disponible como campo estándar en los registros del sistema.

La marca de tiempo de la última actualización de los datos indica su antigüedad. Muestra cuándo se ejecutó por última vez el proceso de extracción, transformación y carga (ETL), lo que permite saber cuán actualizados están los análisis. No debe confundirse con la marca de tiempo del evento, que registra cuándo tuvo lugar la actividad empresarial.

Este atributo es fundamental para la gobernanza de datos y para comunicar a las partes interesadas cuán recientes son las conclusiones. Ayuda a saber si se está consultando información en tiempo real o una instantánea del día o la semana anteriores. Este contexto es esencial para tomar decisiones oportunas e informadas a partir de los Dashboards de Process Mining.

Aporta contexto esencial sobre la actualidad de los datos y permite que las partes interesadas sepan cuán recientes son las conclusiones sobre el proceso.

Esta marca de tiempo suele generarla y almacenarla la herramienta de integración de datos o ETL durante el proceso de carga.

El atributo Departamento identifica al equipo interno o la unidad de negocio responsable del contrato o relacionada con él. Suele corresponder al departamento de la persona responsable del contrato o al equipo que inició la solicitud.

Es una dimensión clave para comparar resultados internos y analizar la carga de trabajo. Ayuda a comprender cómo varía el proceso de gestión de contratos entre las distintas áreas de la organización. El Dashboard «Carga de trabajo y productividad del equipo» puede filtrarse por departamento para comparar el rendimiento, identificar necesidades de recursos y señalar las áreas que podrían necesitar más formación o apoyo para sus procesos. Permite responder preguntas como «¿Qué departamento tiene los ciclos de aprobación más largos?» o «¿En qué se diferencia el proceso de Ventas del de Adquisiciones?».

Permite comparar el rendimiento de los procesos entre distintas unidades de negocio, identificar cuellos de botella internos y compartir buenas prácticas.

Suele estar asociado al perfil de usuario de la persona responsable del contrato o especificado como campo en el propio registro del contrato.

El estado del contrato muestra en qué etapa de su ciclo de vida se encuentra en un momento determinado. Este atributo suele actualizarse a medida que el contrato avanza por los principales hitos y ofrece un resumen general de su progreso.

Este atributo resulta muy útil para filtrar casos y analizar partes específicas de la cartera de contratos. Por ejemplo, los analistas pueden centrarse en los contratos «Activos» para gestionar obligaciones o en los contratos «Detenidos» para comprender las causas de las demoras. Es un componente clave del Dashboard «Rendimiento del ciclo de vida del contrato», que permite visualizar el volumen de contratos en cada etapa y medir el KPI «Tasa de contratos detenidos».

Ofrece una visión general de la etapa actual del contrato y permite filtrar y analizar la cartera según la fase del ciclo de vida.

Es un campo de estado principal del registro del contrato en un sistema CLM.

La hora de finalización del evento marca el fin de una actividad. Al combinarla con la hora de inicio del evento, permite calcular con precisión el tiempo de procesamiento de cada paso del ciclo de vida del contrato. Este nivel de detalle es esencial para analizar el rendimiento en profundidad.

Este atributo se utiliza para calcular la duración de las actividades, un dato fundamental para analizar los cuellos de botella. Dashboards como «Análisis de Bottleneck en aprobaciones y revisiones» utilizan estos datos para señalar los pasos que retrasan los contratos. Al conocer la duración de cada actividad, las organizaciones pueden centrar las iniciativas de mejora en las partes del proceso que más tiempo consumen, como las revisiones legales o las negociaciones.

Permite calcular la duración de cada actividad, algo fundamental para localizar con precisión los cuellos de botella del proceso.

Se encuentra en los registros de auditoría del sistema o en las tablas del historial de eventos. Si no se registra explícitamente, puede calcularse a partir de la hora de inicio del evento siguiente.

El nombre de la contraparte identifica a la entidad externa con la que la organización celebra un acuerdo. Puede ser un cliente, un proveedor o un socio. Aporta un contexto esencial sobre la relación comercial que rige el contrato.

La contraparte es una dimensión de análisis muy valiosa. Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor o cliente. Por ejemplo, un análisis podría mostrar que las negociaciones con ciertas contrapartes suelen tardar más que el promedio. Esta información puede orientar futuras estrategias de negociación, ayudar a gestionar las relaciones y servir para crear plantillas de contrato adaptadas a socios estratégicos y agilizar el proceso.

Identifica a la parte externa y permite analizar los tiempos de ciclo y los patrones de negociación por cliente o proveedor.

Es un campo estándar del registro del contrato, a menudo vinculado a un registro de datos maestros de clientes o proveedores.

El nombre de usuario identifica a la persona responsable de completar una tarea específica del ciclo de vida del contrato. Puede ser la persona responsable del contrato, alguien del área legal que lo revisa, una persona aprobadora o quien lo firma. Este atributo vincula las actividades del proceso con quienes las realizan.

En Process Mining, este atributo permite analizar el rendimiento de los equipos y de cada persona. Se utiliza en Dashboards como «Carga de trabajo y productividad del equipo» para analizar cómo se distribuye el trabajo, identificar a empleados o equipos sobrecargados y evaluar el rendimiento. También ayuda a comprender cómo los distintos hábitos de trabajo pueden generar variaciones o demoras en el proceso, lo que permite orientar la formación o asignar recursos.

Vincula las actividades del proceso con las personas y permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de los equipos y la asignación de recursos.

Suele estar disponible en los registros de transacciones, los registros de auditoría o los campos de asignación de tareas del sistema de origen.

El tipo de contrato es un atributo categórico que clasifica los contratos según su naturaleza jurídica y finalidad. Entre los tipos habituales se encuentran los NDA, los MSA, los SOW y los acuerdos de venta o adquisición. Esta clasificación aporta un contexto empresarial esencial al ciclo de vida del contrato.

Este atributo es una dimensión útil para realizar comparativas. Permite a los analistas filtrar el mapa del proceso y los KPI para comprobar si ciertos tipos de contrato siguen flujos distintos, tienen tiempos de ciclo más largos o requieren más retrabajo. Por ejemplo, un análisis podría revelar que las revisiones legales de los MSA tardan mucho más que las de los NDA, lo que llevaría a rediseñar el proceso para los acuerdos más complejos.

Permite segmentar y comparar los procesos para ver cómo influyen los distintos tipos de contrato en el tiempo de ciclo, la complejidad y el riesgo.

Es un campo estándar del registro principal del contrato en cualquier sistema CLM.

El valor del contrato cuantifica su importancia financiera. Es un dato empresarial fundamental que ayuda a priorizar los contratos y comprender su impacto en la organización. Por lo general, se expresa en una moneda específica.

En Process Mining, este atributo se utiliza para analizar el impacto empresarial del rendimiento del proceso. El Dashboard «Impacto empresarial y volumen de trabajo» utiliza estos datos para mostrar el valor de los contratos que se están procesando, están detenidos o se han ejecutado. Permite priorizar los contratos de mayor valor y responder preguntas como «¿Se están atascando las aprobaciones de nuestros contratos más valiosos?» o «¿Cuál es el valor de los contratos que no se renuevan a tiempo?».

Cuantifica el impacto financiero de los contratos y permite priorizarlos y analizar cómo afectan las ineficiencias del proceso a los acuerdos de mayor valor.

Se encuentra en la sección de datos financieros del registro principal del contrato en un sistema CLM o ERP.

La fecha de vencimiento es un campo fundamental que marca el fin de la vigencia del contrato. Determina el ciclo de vida de los contratos activos y es el principal desencadenante de las actividades de renovación o rescisión. Gestionar correctamente estas fechas es clave para evitar interrupciones involuntarias de los servicios o los ingresos.

En Process Mining, este atributo es esencial para el Dashboard «Gestión de obligaciones y renovaciones». Se utiliza para calcular el KPI «Tasa de renovación a tiempo», comparando la fecha de las actividades de renovación con la fecha de vencimiento. Analizar los contratos próximos a vencer permite gestionar de forma proactiva las renovaciones y evitar pérdidas de ingresos o interrupciones operativas.

Esta fecha es fundamental para gestionar las renovaciones y mitigar los riesgos, hacer un seguimiento de los hitos contractuales y garantizar que se actúe a tiempo.

Es un campo de fecha clave del registro principal del contrato en un sistema CLM.

El número de revisiones registra el retrabajo que requiere un contrato antes de su ejecución. Este contador debe aumentar cada vez que se edita el documento y se crea una nueva versión. Sirve como indicador de la complejidad y el nivel de desacuerdo en el proceso de negociación.

Este atributo mide directamente la eficiencia y se utiliza para calcular el KPI «Tasa de retrabajo de contratos». El Dashboard «Eficiencia de la negociación y el retrabajo» utiliza estos datos para identificar contratos, contrapartes o tipos de contrato que requieren demasiadas revisiones. Un número elevado de revisiones suele estar relacionado con tiempos de ciclo más largos y puede indicar requisitos poco claros, tácticas de negociación agresivas o la necesidad de contar con plantillas estándar más adecuadas.

Mide el nivel de retrabajo y la complejidad de la negociación, y ayuda a identificar las causas de la ineficiencia y de los tiempos de ciclo prolongados.

Puede obtenerse de un campo de número de versión del documento contractual o calcularse contando las actividades «Contrato revisado» de cada caso.