Su Template de datos para compra a pago: órdenes de compra

Microsoft Dynamics 365
Su Template de datos para compra a pago: órdenes de compra

Su Template de datos para compra a pago: órdenes de compra

Este Template ofrece una guía clara para recopilar los datos esenciales que necesita para optimizar el proceso de compra a pago de órdenes de compra. Detalla los atributos clave que debe recopilar y las actividades que conviene seguir, además de ofrecer indicaciones prácticas para extraer esta información del sistema de origen. Utilice este recurso para preparar sus datos para un análisis exhaustivo del proceso.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave para el mapeo de procesos
  • Indicaciones prácticas para extraer los datos
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos de compra a pago: órdenes de compra

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y analizar exhaustivamente el proceso de compra a pago de órdenes de compra.
5 Obligatorio 5 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Fecha y hora del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad o un evento específico.
Descripción

Esta marca de tiempo registra cuándo tuvo lugar cada actividad del proceso de órdenes de compra. Es la base cronológica que permite ordenar correctamente los eventos.

En el análisis de procesos, las marcas de tiempo de los eventos son fundamentales para calcular los tiempos de ciclo, la duración entre actividades y la duración total de cada caso. Se utilizan para detectar cuellos de botella, medir el rendimiento frente a los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso. Por ejemplo, permiten calcular el tiempo transcurrido entre 'Orden de compra creada' y 'Orden de compra aprobada'.

Por qué es importante

Las marcas de tiempo son fundamentales para calcular todas las métricas de rendimiento basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que permiten detectar cuellos de botella en los procesos.

Dónde obtenerlo

Se extrae de distintos campos de fecha y hora de varias tablas, como CreatedDateTime de PurchTable o las fechas de contabilización de tablas de diarios relacionadas.

Ejemplos
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T14:35:10Z2023-11-05T09:12:00Z
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre del evento o paso específico que tuvo lugar durante el ciclo de vida de la orden de compra.
Descripción

Este atributo describe un paso del proceso de órdenes de compra, como 'Orden de compra creada', 'Orden de compra aprobada' o 'Recepción de mercancías registrada'. La secuencia de estas actividades conforma el flujo del proceso de cada orden.

El análisis de las actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el mapa del proceso, descubrir variantes e identificar las actividades que se repiten con frecuencia o provocan demoras. Comprender su secuencia y frecuencia es esencial para optimizar el proceso.

Por qué es importante

Este atributo es esencial para crear el mapa del proceso y comprender la secuencia de eventos que conforman el ciclo de vida de la orden de compra.

Dónde obtenerlo

Se obtiene a partir de la lógica de negocio basada en los cambios de estado de tablas como PurchTable y PurchReqTable, y de diarios de contabilización relacionados, como VendPackingSlipJour o VendInvoiceJour.

Ejemplos
Orden de compra creadaOrden de compra aprobadaRecepción de mercancías registradaOrden de compra facturada
Orden de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador único de la orden de compra, que sirve como caso principal para el análisis del proceso.
Descripción

El número de la orden de compra es el identificador central que vincula todas las actividades relacionadas, desde el borrador inicial hasta la finalización o cancelación. Cada número único representa una instancia del proceso de orden de compra.

En Process Mining, este atributo se utiliza para reconstruir el recorrido completo de cada orden de compra. Analizar el proceso con este identificador permite ver en detalle todo el ciclo de vida e identificar las rutas habituales, las desviaciones y los cuellos de botella de cada orden.

Por qué es importante

Es la clave fundamental para reconstruir el flujo del proceso y analizar el recorrido de cada orden de compra de principio a fin.

Dónde obtenerlo

Es la clave principal de la tabla de encabezados de órdenes de compra, normalmente PurchTable, en la que el campo se llama PurchId en Microsoft Dynamics 365.

Ejemplos
OC-001245OC-001246OC-001247
Sistema de origen
SourceSystem
Indica el sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo identifica la aplicación de origen de los datos de la orden de compra. En este modelo de datos, el valor suele ser 'Microsoft Dynamics 365'.

En las organizaciones grandes, los procesos de adquisición pueden abarcar varios sistemas. Este atributo facilita la gobernanza de datos y permite conocer claramente su origen, algo especialmente importante al combinar datos de distintas fuentes.

Por qué es importante

Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, fundamental para la gobernanza y validación de datos, así como para comprender el entorno tecnológico del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de datos para identificar el conjunto de datos.

Ejemplos
Microsoft Dynamics 365 F&OD365
Última actualización de los datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este proceso.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción más reciente de datos del sistema de origen. Permite saber qué tan actualizados están los datos analizados.

Conocer la fecha de la última actualización ayuda a saber si se están consultando los datos más recientes del proceso. También permite evaluar la pertinencia del análisis y programar actualizaciones periódicas de los datos.

Por qué es importante

Aporta transparencia sobre la actualidad de los datos y permite saber qué tan actualizados están los análisis del proceso.

Dónde obtenerlo

Este atributo de metadatos se genera y almacena durante la ingesta de datos.

Ejemplos
2024-05-21T05:00:00Z
Estado de la orden de compra
PurchaseOrderStatus
Estado actual de la orden de compra dentro de su ciclo de vida.
Descripción

Este atributo indica el estado general de la orden de compra en un momento determinado, por ejemplo, 'Pedido abierto', 'Recibido', 'Facturado' o 'Cancelado'. Refleja el resultado de la actividad más reciente.

Hacer un seguimiento del estado permite conocer la situación actual de todas las órdenes de compra abiertas. En Process Mining, también permite analizar los resultados de los casos, por ejemplo, filtrando las órdenes de compra que terminaron en estado 'Cancelado' para investigar los motivos.

Por qué es importante

Ofrece una instantánea del estado actual de la orden de compra, útil para filtrar casos y analizar resultados del proceso, como las tasas de finalización o cancelación.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en PurchTable. Los principales campos de estado son DocumentState y PurchStatus.

Ejemplos
Pedido abiertoRecibidoFacturadoCancelado
Fecha de entrega solicitada
RequestedDeliveryDate
Fecha en que la empresa solicitó al proveedor la entrega de los bienes o servicios.
Descripción

Esta fecha se especifica en la orden de compra y comunica al proveedor el plazo de entrega deseado. Sirve como referencia para medir el rendimiento de entrega del proveedor.

Este atributo es esencial para el Dashboard 'Cumplimiento de entregas de proveedores' y el KPI 'Tasa de entregas a tiempo'. Al comparar RequestedDeliveryDate con la fecha real de recepción de las mercancías, las empresas pueden cuantificar la fiabilidad de los proveedores e identificar demoras recurrentes en la cadena de suministro.

Por qué es importante

Sirve como referencia para medir el rendimiento de las entregas a tiempo, un KPI clave para evaluar la fiabilidad de los proveedores y la eficiencia de la cadena de suministro.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en PurchTable (nivel de encabezado) o PurchLine (nivel de línea) como DeliveryDate.

Ejemplos
2023-11-152023-12-012024-01-20
Importe total de la orden de compra
PurchaseOrderTotalAmount
Valor monetario total de la orden de compra.
Descripción

Este atributo representa el coste total de los artículos y servicios incluidos en la orden de compra. Es una métrica financiera clave del proceso de adquisición.

Analizar el proceso según el importe total puede revelar información importante. Por ejemplo, las órdenes de compra de mayor valor podrían seguir una ruta de aprobación distinta y más estricta, o tener tiempos de ciclo más largos. Este atributo también se utiliza en informes financieros y para clasificar las órdenes por rangos de valor.

Por qué es importante

Permite analizar las finanzas del proceso de adquisición y comprender cómo influye el valor de la orden en el comportamiento del proceso, por ejemplo, en los tiempos y las rutas de aprobación.

Dónde obtenerlo

Este valor puede calcularse sumando LineAmount en PurchLine para un PurchId determinado, o consultarse en los campos de importe del encabezado de PurchTable.

Ejemplos
5250.00120.50150000.00
Nombre de usuario
UserName
Nombre de la persona que realizó una actividad específica.
Descripción

Este atributo identifica a la persona responsable de ejecutar un evento, como crear, aprobar o modificar una orden de compra. Puede ser un ID de usuario del sistema o el nombre completo.

Analizar la actividad de las personas usuarias ayuda a comprender cómo se distribuye la carga de trabajo, detectar necesidades de formación e identificar a las personas o equipos involucrados en desviaciones del proceso. Es esencial para los Dashboards sobre el rendimiento de quienes aprueban y permite filtrar las actividades realizadas por personas específicas.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento por persona usuaria, detectar cuellos de botella relacionados con personas específicas y determinar quién es responsable de cada paso del proceso.

Dónde obtenerlo

Puede encontrarse en campos como CreatedBy o ModifiedBy de tablas como PurchTable. Los datos de las personas usuarias suelen almacenarse en la tabla UserInfo.

Ejemplos
Alicia JohnsonRoberto WilliamsAdministrador del sistema
Nombre del proveedor
VendorName
Nombre del proveedor al que se emite la orden de compra.
Descripción

Este atributo contiene el nombre del proveedor externo que suministra los bienes o servicios. Es una dimensión clave para analizar las actividades de adquisición.

Segmentar el proceso por proveedor es fundamental para evaluar su rendimiento. Permite analizar las tasas de entregas a tiempo, las devoluciones de mercancías y los resultados de las inspecciones de calidad de cada proveedor. Así se pueden identificar tanto los proveedores fiables como aquellos que podrían causar demoras o problemas de calidad.

Por qué es importante

Este atributo es esencial para gestionar el rendimiento de los proveedores, ya que permite analizar los tiempos de entrega, las tasas de devolución y la fiabilidad general de cada uno.

Dónde obtenerlo

La cuenta del proveedor se almacena en PurchTable, en el campo OrderAccount. El nombre se obtiene al combinar estos datos con VendTable.

Ejemplos
Suministros de oficina ContosoRobótica FabrikamComerciantes Northwind
¿La entrega fue puntual?
IsOnTimeDelivery
Indicador booleano que señala si los bienes se recibieron en la fecha de entrega solicitada o antes.
Descripción

Este atributo calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Recepción de bienes registrada» con RequestedDeliveryDate. Toma el valor «true» si la fecha de recepción coincide con la fecha solicitada o es anterior.

Este indicador permite calcular directamente el KPI «Tasa de entregas puntuales». Facilita el análisis del rendimiento de los proveedores y permite filtrar y visualizar las entregas puntuales y tardías, un aspecto central del Dashboard «Cumplimiento de las fechas de entrega de los proveedores».

Por qué es importante

Ofrece un resultado claro y binario sobre el rendimiento de las entregas, y facilita el cálculo de los KPI de puntualidad y las evaluaciones de proveedores.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado que compara RequestedDeliveryDate con EventTime de la actividad «Recepción de bienes registrada».

Ejemplos
truefalse
¿Se modificó la orden de compra?
IsPurchaseOrderChanged
Indicador booleano que señala si la orden de compra se modificó después de su aprobación inicial.
Descripción

Este atributo calculado toma el valor «true» si, en un caso determinado, se registra alguna actividad «Orden de compra modificada» después de la actividad «Orden de compra aprobada». Facilita el análisis del retrabajo y las modificaciones.

Este indicador es clave para calcular el KPI «Tasa de modificación de órdenes de compra después de la aprobación» y para el Dashboard «Tendencias de modificación de órdenes de compra». Permite identificar y analizar fácilmente las órdenes de compra que requirieron retrabajo, lo que ayuda a encontrar las causas de esos cambios.

Por qué es importante

Facilita la medición del retrabajo y la frecuencia de los cambios, indicadores clave de la inestabilidad y la ineficiencia del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado a partir de la secuencia de actividades del Registro de eventos.

Ejemplos
truefalse
Categoría de compra
PurchaseCategory
Clasificación del artículo o servicio adquirido, por ejemplo, «Hardware informático» o «Material de oficina».
Descripción

Este atributo permite agrupar los artículos de las órdenes de compra en categorías lógicas. Esta clasificación ayuda a analizar los patrones de gasto y las variaciones del proceso según el tipo de adquisición.

En el análisis de procesos, filtrar por categoría de compra puede revelar diferencias en la forma de trabajar. Por ejemplo, el proceso de adquisición de bienes de capital puede ser más largo y complejo que el de compra de suministros operativos. Los Dashboards utilizan este atributo para analizar las tendencias de modificación y las tasas de devolución por categoría.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso según el tipo de bienes o servicios adquiridos y detectar diferencias entre las distintas categorías de gasto.

Dónde obtenerlo

Las categorías de artículos están vinculadas a los productos liberados (InventTable), que luego se utilizan en PurchLine. La información de las categorías se almacena en las tablas de gestión de categorías.

Ejemplos
Hardware informáticoMaterial de oficinaServicios profesionalesMaterias primas
Código de empresa
CompanyCode
Identificador de la entidad jurídica o empresa que emite la orden de compra.
Descripción

En un entorno con varias empresas, este atributo indica qué entidad jurídica realiza la compra. Es un dato organizativo fundamental.

Este atributo permite comparar el proceso de compra a pago entre las distintas entidades jurídicas de una misma organización. Puede poner de manifiesto diferencias en la eficiencia del proceso, el cumplimiento y la gestión de proveedores, y contribuir a los esfuerzos de estandarización.

Por qué es importante

Es esencial para que las organizaciones con varias entidades jurídicas comparen y estandaricen el proceso de compra entre ellas.

Dónde obtenerlo

Es el campo DataAreaId, presente en casi todas las tablas de Dynamics 365, incluida PurchTable.

Ejemplos
USMFDEMFGBSI
Departamento
DepartmentName
Nombre del departamento que inició la solicitud o la orden de compra.
Descripción

Este atributo identifica la unidad de negocio o el departamento interno responsable de la compra. A menudo se obtiene a partir de la persona que creó la solicitud de compra.

Analizar el proceso por departamento es clave para comprender cómo utilizan el proceso de adquisición las distintas áreas de la organización. Permite detectar departamentos con ciclos de aprobación más largos, más cambios en las órdenes de compra o patrones de compra específicos. Así se pueden impulsar mejoras específicas en el proceso.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio e identificar comportamientos, cuellos de botella o ineficiencias propios de cada departamento.

Dónde obtenerlo

Esta información suele vincularse mediante la persona solicitante o creadora de la solicitud de compra (PurchReqTable) o de la orden de compra (PurchTable), y el departamento asociado en el módulo de RR. HH.

Ejemplos
FinanzasTecnología de la informaciónManufacturaMarketing
Lugar de entrega
DeliveryLocation
Sitio, almacén o dirección específicos donde deben entregarse los bienes.
Descripción

Este atributo indica el lugar físico donde deben entregarse los artículos de la orden de compra. Puede ser un almacén, una oficina concreta o el sitio de un proyecto.

Analizar el proceso por lugar de entrega puede ayudar a detectar cuellos de botella regionales o específicos de cada sitio, especialmente en la recepción de bienes. El Dashboard «Tiempo de procesamiento de la recepción de bienes» puede utilizar este atributo para comparar la eficiencia entre distintas ubicaciones.

Por qué es importante

Ayuda a identificar diferencias o demoras específicas de cada ubicación, sobre todo en las etapas de recepción de bienes e inspección de calidad.

Dónde obtenerlo

La dirección y la ubicación de entrega se almacenan en PurchTable y pueden completarse de forma predeterminada a partir de la configuración de la empresa o del proveedor.

Ejemplos
Almacén principal AOficina del edificio CCentro de distribución de la costa oeste
Motivo de devolución
ReturnReason
Motivo indicado cuando se devuelven al proveedor los bienes de una orden de compra.
Descripción

Cuando se registra la actividad «Devolución de bienes al proveedor», este atributo recoge el motivo, por ejemplo, «Bienes dañados», «Artículo incorrecto» o «Mala calidad».

Estos datos son muy valiosos para el Dashboard «Tasa de devolución de órdenes de compra». Analizar los motivos de devolución ayuda a identificar sus causas, ya estén relacionadas con la calidad del proveedor, errores internos al realizar el pedido o problemas de envío. Así se pueden tomar medidas específicas para reducir las devoluciones.

Por qué es importante

Permite entender por qué se devuelven los bienes y detectar problemas de calidad del proveedor, precisión de los pedidos o logística.

Dónde obtenerlo

Los motivos de devolución suelen registrarse en las transacciones de órdenes de devolución o mediante códigos de motivo asociados a diarios de recepción negativos.

Ejemplos
Dañado durante el transporteSe entregó el artículo equivocadoNo superó la inspección de calidad
Nombre del aprobador
ApproverName
Nombre de la persona que aprobó la orden de compra o un paso del flujo de trabajo de aprobación.
Descripción

Este atributo identifica al gerente o usuario que aprobó formalmente la orden de compra y autorizó que siguiera adelante. En los flujos de trabajo de aprobación con varios niveles, una misma orden de compra puede tener varios aprobadores.

Registrar quién aprobó la orden es fundamental para los Dashboards «Análisis del tiempo del ciclo de aprobación de órdenes de compra» y «Métricas de rendimiento de los aprobadores». Permite medir cuánto tarda cada aprobador, identificar cuellos de botella en la cadena de aprobación y evaluar la distribución de la carga de trabajo y la eficiencia.

Por qué es importante

Permite analizar el proceso de aprobación, identificar cuellos de botella y medir el rendimiento y la carga de trabajo de los distintos aprobadores.

Dónde obtenerlo

La información de aprobación suele almacenarse en tablas de seguimiento del flujo de trabajo, no directamente en PurchTable. Para consultarla, es necesario acceder al historial del flujo de trabajo asociado a la orden de compra.

Ejemplos
Charles GreenDiana PrinceEdward Nigma
Solicitud de compra
PurchaseRequisitionNumber
Identificador de la solicitud de compra que precedió a la orden de compra.
Descripción

Este atributo vincula una orden de compra con la solicitud interna original. No todas las órdenes de compra se originan a partir de una solicitud.

Este vínculo es fundamental para analizar el proceso completo desde la solicitud hasta la orden de compra. Permite medir el KPI 'Velocidad de conversión de solicitudes en órdenes de compra' y comprender con qué rapidez se convierte la demanda interna en un pedido externo. También ayuda a analizar el cumplimiento, por ejemplo, al identificar órdenes de compra creadas sin una solicitud formal.

Por qué es importante

Vincula la orden de compra con la solicitud inicial, lo que permite analizar el tiempo de ciclo desde la solicitud hasta el pedido y comprobar el cumplimiento del proceso.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en el campo PurchReqId de la tabla PurchLine, que remite a PurchReqTable.

Ejemplos
SC-000871SC-000872SC-000873
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de compra a pago: órdenes de compra

Estos son los pasos e hitos esenciales del proceso que debe registrar en el Registro de eventos para descubrirlo y optimizarlo con precisión.
6 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Orden de compra aprobada
Marca la aprobación definitiva de la orden de compra, que autoriza su envío al proveedor. Este evento suele deducirse de un cambio de estado de la orden o capturarse directamente del historial del flujo de trabajo.
Por qué es importante

Este es un hito clave, ya que no se puede avanzar hasta que se apruebe la orden de compra. Es fundamental para analizar los cuellos de botella en las aprobaciones y medir el KPI 'Tiempo de ciclo de aprobación de órdenes de compra'.

Dónde obtenerlo

Se deduce cuando el campo DocumentState de PurchTable cambia a 'Approved'. También puede obtenerse de la fecha y hora de finalización del último paso de aprobación en WorkflowTrackingStatusTable.

Capturar

Identifique la fecha y hora en que DocumentState de PurchTable cambia a 'Approved'.

Tipo de evento inferred
Orden de compra completada
Indica que el ciclo de vida de la orden de compra ha concluido correctamente: se han recibido y facturado todas las mercancías. Suele deducirse cuando el estado de la orden cambia a un estado final de cierre.
Por qué es importante

Esta actividad marca el final de una instancia de proceso completada correctamente. Medir el 'Tiempo total de ciclo de la orden de compra' desde su creación hasta su finalización ofrece una visión integral de la eficiencia del proceso.

Dónde obtenerlo

Se deduce de los campos de estado de PurchTable, por ejemplo, cuando DocumentState es 'Invoiced' y los estados de las líneas indican que se recibieron y facturaron todos los artículos.

Capturar

Identifique la fecha y hora en que los estados del encabezado y las líneas de la orden de compra cambian a un estado final de cierre, como 'Invoiced'.

Tipo de evento inferred
Orden de compra creada
Esta actividad indica que se ha creado en el sistema un borrador de orden de compra. Se captura a partir de la fecha y hora de creación del registro de encabezado de la orden, normalmente después de aprobar una solicitud.
Por qué es importante

Este evento marca el paso de una solicitud interna a un documento formal de compra. Es un punto de partida clave para medir los tiempos de procesamiento y aprobación de las órdenes de compra.

Dónde obtenerlo

Este evento corresponde a la creación de un registro en PurchTable. El campo createdDateTime de esta tabla proporciona la fecha y hora de la actividad.

Capturar

Extraiga la fecha y hora de creación de cada orden de compra de PurchTable.

Tipo de evento explicit
Orden de compra enviada al proveedor
Esta actividad indica que se ha comunicado al proveedor la orden de compra aprobada. Se captura cuando se confirma la orden, lo que genera un diario de confirmación y suele activar el envío del documento.
Por qué es importante

Este es el primer paso de cara al exterior y marca el inicio del tiempo de entrega del proveedor. Es fundamental para hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores y del KPI 'Tasa de entregas a tiempo'.

Dónde obtenerlo

El evento queda registrado al crearse un registro en la tabla PurchPurchaseOrderJour, que contiene el diario de confirmación de la orden de compra. La fecha de creación de este diario indica cuándo ocurrió la actividad.

Capturar

Utilice la fecha y hora de creación del primer registro de PurchPurchaseOrderJour correspondiente a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Recepción de mercancías registrada
Marca el registro oficial en el sistema de las mercancías recibidas correspondientes a la orden de compra. Este evento se captura cuando se contabiliza un diario de recepción de productos.
Por qué es importante

Este es un hito clave que actualiza el inventario y marca el inicio del proceso de conciliación de facturas. También es el punto final para medir la 'Tasa de entregas a tiempo' y el tiempo de entrega del proveedor.

Dónde obtenerlo

Se captura a partir de la creación del diario de recepción de productos, almacenado en VendPackingSlipJour. El campo createdDateTime o PackingSlipDate de esta tabla indica cuándo se recibieron oficialmente las mercancías.

Capturar

Utilice la fecha y hora de creación o contabilización del registro de VendPackingSlipJour vinculado a la orden de compra.

Tipo de evento explicit
Solicitud de compra creada
Esta actividad registra la creación de una solicitud de compra, es decir, la petición formal de bienes o servicios. Se captura cuando se crea un registro en la tabla de solicitudes de compra, lo que marca el inicio de la demanda de adquisición.
Por qué es importante

Este es el primer evento del proceso de órdenes de compra. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y la creación de la orden permite medir la eficiencia interna del proceso y la capacidad de respuesta ante la demanda.

Dónde obtenerlo

Este evento corresponde a la creación de un registro en PurchReqTable. La fecha y hora de creación del registro (createdDateTime) indican cuándo ocurrió.

Capturar

Extraiga la fecha y hora de creación de cada solicitud de compra de PurchReqTable.

Tipo de evento explicit
Inspección de calidad realizada
Representa la finalización de una inspección de calidad de las mercancías recibidas. Este evento suele gestionarse mediante el módulo de gestión de calidad o una actualización de estado.
Por qué es importante

Esta actividad puede convertirse en un cuello de botella importante entre la recepción de las mercancías y su disponibilidad para el uso. Analizar su duración ayuda a mejorar el KPI 'Tiempo de ciclo de inspección'.

Dónde obtenerlo

Puede deducirse de la finalización de una orden de calidad (InventQualityOrderTable) vinculada a la recepción de la orden de compra. La fecha y hora del cambio de estado a 'Passed' o 'Failed' marcan el evento.

Capturar

Haga un seguimiento de la fecha y hora de finalización del estado en InventQualityOrderTable, asociada a la línea de la orden de compra.

Tipo de evento inferred
Mercancías devueltas al proveedor
Indica que se han devuelto al proveedor mercancías recibidas anteriormente por problemas como daños o artículos incorrectos. Se registra al contabilizar una transacción de devolución.
Por qué es importante

Las devoluciones reflejan fallos del proceso y costes adicionales. Hacer un seguimiento de esta actividad permite calcular la 'Tasa de devolución de órdenes de compra' e identificar problemas relacionados con proveedores o productos.

Dónde obtenerlo

Este evento se deduce de la creación de una orden de compra con cantidad negativa o de un documento específico de devolución que haga referencia a la orden original. La fecha de la transacción de contabilización de la devolución indica cuándo ocurrió.

Capturar

Identifique la contabilización de una orden de devolución de compra o una nota de débito asociada a la orden de compra original.

Tipo de evento explicit
Orden de compra cancelada
Representa la finalización de una orden de compra antes de que se completara. Se registra mediante un cambio de estado específico en el documento de la orden.
Por qué es importante

Las cancelaciones son una vía de excepción importante. Analizar su frecuencia y sus motivos puede revelar problemas de planificación o de fiabilidad de los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se deduce cuando el campo DocumentState de PurchTable cambia a 'Canceled'. La fecha y hora de este cambio de estado marcan el evento.

Capturar

Identifique la fecha y hora en que DocumentState de PurchTable cambia a 'Canceled'.

Tipo de evento inferred
Orden de compra confirmada por el proveedor
Representa la aceptación y confirmación por parte del proveedor de los detalles de la orden de compra. A menudo, se registra manualmente a partir de la comunicación recibida del proveedor.
Por qué es importante

La confirmación del proveedor indica que el pedido está en curso. Las demoras o discrepancias en esta etapa pueden ser señal de problemas de cumplimiento del pedido.

Dónde obtenerlo

Suele deducirse cuando se completan campos de fecha o estado relacionados con la confirmación en PurchTable, como las fechas de confirmación de entrega. Es posible que no corresponda a un evento independiente.

Capturar

Dedúzcalo a partir de la información registrada en un campo específico de fecha de confirmación de PurchTable o PurchLine.

Tipo de evento inferred
Orden de compra enviada para aprobación
Indica el momento en que un borrador de orden de compra se envía formalmente al flujo de trabajo de aprobación. Suele ser una acción explícita de la persona usuaria, que se registra en los logs del flujo de trabajo.
Por qué es importante

Esta actividad inicia oficialmente el ciclo de aprobación de la orden de compra. Su seguimiento permite medir con precisión cuánto esperan las órdenes para ser aprobadas y cuánto dura el proceso de aprobación en total.

Dónde obtenerlo

Se captura en WorkflowTrackingStatusTable para la orden de compra, donde se registran el envío y su fecha y hora.

Capturar

Identifique el evento 'Submitted' en el historial del flujo de trabajo asociado al registro de PurchTable.

Tipo de evento explicit
Orden de compra facturada
Esta actividad marca el momento en que se recibe y contabiliza una factura del proveedor asociada a la orden de compra. Este evento conecta los procesos de adquisición y pago.
Por qué es importante

Este es el último paso antes del pago y resulta clave para calcular el coste final de la compra. También marca el final del análisis de conciliación a tres vías.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura al contabilizar un diario de facturas de proveedor (VendInvoiceJour) asociado a la orden de compra. La fecha InvoiceDate o la fecha de contabilización de este registro indican cuándo ocurrió.

Capturar

Utilice la fecha y hora de contabilización de la tabla VendInvoiceJour vinculada al registro de PurchTable.

Tipo de evento explicit
Orden de compra modificada
Esta actividad registra cualquier modificación de una orden de compra después de su aprobación. Dynamics 365 puede hacer un seguimiento de las versiones de la orden para identificar los cambios.
Por qué es importante

Hacer un seguimiento de los cambios es fundamental para detectar retrabajos, entender la inestabilidad del proceso y medir la 'Tasa de modificación de órdenes de compra'. Los cambios pueden provocar demoras y variaciones en los costes.

Dónde obtenerlo

Se deduce al comparar distintas versiones de la orden de compra almacenadas en tablas de archivo o de control de versiones, como PurchTableHistory. Un aumento del número de versión indica que hubo un cambio.

Capturar

Identifique los registros en los que el número de versión de PurchTable haya aumentado después de la aprobación.

Tipo de evento inferred
Solicitud de compra aprobada
Representa la aprobación formal de una solicitud de compra por parte de una persona con autoridad para hacerlo. Este evento suele capturarse a partir del historial del flujo de trabajo o del seguimiento de un cambio de estado en el registro de la solicitud.
Por qué es importante

La aprobación es un hito clave que permite convertir una solicitud en una orden de compra. Cualquier demora en esta etapa afecta directamente a todo el calendario de adquisición.

Dónde obtenerlo

Puede capturarse en WorkflowTrackingStatusTable, asociada a la solicitud de compra, o deducirse de un cambio del campo de estado de PurchReqTable a 'Approved'.

Capturar

Utilice la fecha y hora de finalización del último paso de aprobación en el historial del flujo de trabajo de la solicitud.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Microsoft Dynamics 365

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