Su Template de datos para la gestión de contratos

El ID del contrato es el identificador definitivo del caso y vincula de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico. Esto permite analizar de principio a fin el recorrido de cada contrato, desde su inicio hasta su resolución.

En Process Mining, este Atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida de cada contrato. Garantiza que todas las actividades relacionadas, como la redacción, las revisiones, las aprobaciones y la formalización, se asocien al contrato correspondiente. Así se pueden medir con precisión los tiempos de ciclo e identificar las variaciones del proceso.

Es la clave principal para analizar el proceso, hacer un seguimiento del recorrido completo de cada contrato y garantizar la integridad de los datos.

Es un Atributo básico del objeto Contract Agreement en Icertis.

Este Atributo registra la fecha y hora exactas en que se inició o completó una actividad. Es la base temporal de Process Mining, ya que proporciona el orden cronológico de los eventos de cada caso de contrato.

La hora del evento es fundamental para todos los análisis basados en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar periodos de espera, medir la duración de fases específicas, como la negociación o la aprobación, y localizar cuellos de botella en los que los contratos quedan estancados durante mucho tiempo.

Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones, y para comprender la secuencia de los eventos.

Es un campo estándar de los registros de auditoría o del historial del flujo de trabajo de Icertis, asociado a cada evento registrado.

El nombre de la actividad describe un paso o hito específico del proceso de gestión de contratos. Los eventos se ordenan según sus marcas de tiempo para construir el flujo del proceso de cada contrato.

El análisis de este Atributo revela la secuencia de operaciones, la frecuencia de las distintas actividades y la estructura general del proceso. Se utiliza para identificar las rutas habituales, las desviaciones respecto del procedimiento estándar y las actividades que provocan retrabajo o retrasos, como los ciclos de revisión repetidos.

Define los pasos del proceso, algo esencial para visualizar el mapa del proceso, analizar su flujo e identificar cuellos de botella.

Esta información suele generarse a partir del Registro de eventos o de las tablas del historial del flujo de trabajo de Icertis, que registran los cambios de estado y las tareas realizadas en un contrato.

Este atributo especifica el departamento, como Legal, Ventas o Compras, al que pertenece el usuario que realizó la actividad. Ofrece una visión agregada de la participación de los recursos en el proceso.

El análisis por departamento es clave para comprender la colaboración y los traspasos entre departamentos. Ayuda a identificar demoras recurrentes, como las largas esperas para la revisión legal después de que Ventas envía una solicitud. Este es el objetivo del Dashboard «Demoras en los traspasos entre departamentos».

Facilita el análisis del rendimiento de cada departamento y de la eficiencia de los traspasos, y permite detectar cuellos de botella entre funciones.

Es posible que haya que enriquecer estos datos mediante una combinación con un sistema de RR. HH. o un directorio de usuarios, usando al responsable de la actividad como clave. También pueden estar almacenados directamente en los perfiles de usuario de Icertis.

Este atributo indica el estado general del caso contractual, por ejemplo, «Borrador», «En revisión», «Pendiente de firma» o «Formalizado». Suele ser un atributo del caso que refleja el último hito importante alcanzado.

Es fundamental para Dashboards operativos como «Estado y volumen de contratos», que ofrecen una vista actualizada de la cartera de contratos. Ayuda a los responsables a conocer cuántos contratos hay en cada etapa y dónde se acumula el trabajo, para gestionar la cartera de forma proactiva.

Ofrece una visión general de la cartera de contratos, esencial para supervisar las operaciones y gestionar el volumen de trabajo.

Es un campo de estado principal del objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo registra la hora de finalización de una actividad. StartTime marca el inicio y EndTime, el final, lo que permite delimitar su duración.

Contar con las horas de inicio y finalización es esencial para calcular con precisión el tiempo de procesamiento o la duración de cada actividad. Así se puede analizar qué pasos consumen más tiempo y distinguir entre el tiempo de procesamiento activo y el tiempo de espera entre pasos. Este dato es clave para Dashboards como «Cuellos de botella en el proceso de aprobación» y «Eficiencia de redacción y revisión».

Permite calcular con precisión la duración de las actividades y distinguir entre el tiempo de procesamiento y el tiempo de espera.

Al igual que StartTime, este dato se encuentra en el registro de auditoría o en los registros del historial del flujo de trabajo de Icertis. Algunos eventos pueden ser instantáneos, por lo que StartTime y EndTime coinciden.

Este atributo identifica a la persona, el equipo o el usuario automatizado que realizó una actividad. Puede ser un nombre de usuario, un ID de empleado o una cuenta del sistema.

Analizar quién es responsable de la actividad es fundamental para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento. Permite responder preguntas como qué usuarios o equipos son cuellos de botella, quiénes revisan con mayor eficiencia y cómo se distribuye el trabajo. Este análisis es la base del Dashboard «Distribución de la carga de trabajo de los revisores».

Permite analizar el rendimiento por usuario o equipo, e identificar desequilibrios en la carga de trabajo y oportunidades de formación.

Esta información suele estar disponible en el historial del flujo de trabajo o en los datos del registro de auditoría de Icertis, vinculada a cada evento.

El tipo de contrato clasifica los acuerdos según su propósito legal o comercial. Es un atributo fundamental para segmentar y comparar los ciclos de vida de los contratos.

Los distintos tipos de contrato suelen seguir rutas de proceso diferentes y tener distintos niveles de complejidad y acuerdos de nivel de servicio (SLA). Analizar el proceso por tipo de contrato permite introducir mejoras específicas, como crear flujos de trabajo optimizados para acuerdos de confidencialidad de gran volumen y bajo riesgo, en lugar de aplicar el mismo enfoque a acuerdos marco de servicios complejos y de alto valor. Este atributo es esencial para los KPI «Análisis de variantes de contratos» y «Puntuación de cumplimiento de políticas».

Permite segmentar los procesos para comparar los ciclos de vida y el cumplimiento de distintos tipos de acuerdos.

Es un atributo estándar configurado en el objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo representa el valor económico del contrato, como el importe total o el valor anualizado. Es una métrica comercial clave para priorizar contratos y comprender su impacto financiero.

En Process Mining, el valor del contrato permite segmentar el análisis y centrarse en los acuerdos de mayor valor. Por ejemplo, se puede analizar si los contratos de alto valor tardan más en aprobarse o negociarse. También ayuda a evaluar los riesgos, ya que las demoras en estos contratos pueden afectar significativamente los ingresos.

Permite priorizar y analizar los contratos según su valor, para centrar las mejoras en los que tienen mayor impacto financiero.

Suele ser un campo de moneda estándar del objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo booleano indica si el contrato se creó a partir de una plantilla estándar aprobada previamente o si se redactó como un acuerdo personalizado no estándar. Es un factor clave para evaluar el riesgo y el cumplimiento.

Los contratos basados en plantillas estándar suelen tener ciclos más cortos y menos riesgos. Este atributo sirve de base para el KPI «Tasa de uso de plantillas contractuales» y permite analizar el impacto de utilizar documentos no estándar en el proceso. También puede revelar qué departamentos o tipos de contrato se apartan con frecuencia de los estándares y orientar las iniciativas para mejorar el uso de las plantillas.

Mide el cumplimiento de los estándares de la empresa, directamente relacionado con la eficiencia de los procesos y la reducción de riesgos.

Puede ser un campo de casilla del contrato o derivarse del origen o los metadatos del documento en Icertis.

Este atributo se obtiene al comparar la duración de determinadas fases del proceso con los objetivos de SLA predefinidos. Por ejemplo, puede marcar una revisión legal como «Atrasada» si supera el tiempo estándar de 48 horas.

El estado del SLA es esencial para supervisar el cumplimiento y gestionar el rendimiento. Permite crear alertas y Dashboards, como «Resumen del cumplimiento de contratos», que señalan de inmediato los incumplimientos. Así, los equipos pueden priorizar las tareas atrasadas y los responsables pueden hacer un seguimiento del rendimiento respecto de los objetivos clave.

Ofrece visibilidad inmediata sobre el cumplimiento de los objetivos de nivel de servicio, lo que ayuda a priorizar el trabajo y gestionar el rendimiento.

Se calcula definiendo reglas de negocio en la herramienta de Process Mining para comparar las marcas de tiempo con los límites de SLA predefinidos (por ejemplo, duración de la revisión legal > 2 días).

Este atributo almacena la fecha de finalización de la vigencia del contrato. Es una fecha clave para gestionar su ciclo de vida después de la formalización y activar las actividades de renovación o finalización.

Esta fecha es esencial para supervisar la gestión al final de la vigencia. Sirve de referencia para el KPI «Tasa de renovación o finalización a tiempo», que mide si los procesos de renovación o finalización se inician y completan a tiempo, y ayuda a evitar renovaciones automáticas no deseadas o interrupciones del servicio.

Es fundamental para gestionar las renovaciones y finalizaciones de contratos y garantizar que los procesos al final de la vigencia se gestionen de forma proactiva.

Es un campo de fecha estándar del objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo registra las fechas de vencimiento de las obligaciones, los compromisos y los entregables clave definidos en el contrato una vez formalizado. Un mismo contrato puede incluir varias obligaciones, cada una con su propia fecha de vencimiento.

El seguimiento de estas fechas es fundamental para gestionar el cumplimiento y los riesgos después de la formalización. Este atributo es la base del KPI «Tasa de cumplimiento de obligaciones», que permite supervisar si la organización cumple sus compromisos a tiempo y abordar de forma proactiva posibles incumplimientos.

Permite supervisar el cumplimiento después de la formalización, algo esencial para evitar sanciones y mantener buenas relaciones comerciales.

Icertis cuenta con módulos para gestionar obligaciones. Estos datos provendrían de las obligaciones asociadas a un contrato.

Este atributo identifica a la otra parte del acuerdo. Aporta contexto esencial para analizar las interacciones y negociaciones.

El análisis del proceso por contraparte puede revelar patrones en los ciclos de negociación. Por ejemplo, permite detectar si los contratos con determinados proveedores tardan sistemáticamente más en negociarse o requieren más revisiones. Esta información resulta útil para gestionar las relaciones estratégicas y adaptar las estrategias de negociación. También sirve de base para el Dashboard «Duración del ciclo de negociación y retrabajo».

Permite analizar los patrones de negociación y el desempeño de las relaciones con partes externas específicas.

Esta información forma parte de los metadatos del contrato y suele estar vinculada a un objeto de datos maestros de contraparte o proveedor en Icertis.

Esta métrica calculada cuenta las actividades relacionadas con revisiones, como «Contrato con cambios o revisiones», para cada caso contractual. Es un indicador sencillo y útil de las dificultades del proceso.

Un número elevado de revisiones puede indicar problemas en las etapas de redacción o negociación, como requisitos poco claros, borradores iniciales deficientes o negociaciones difíciles. Esta métrica es el dato de entrada directo para el KPI «Tasa de revisión de contratos» y se utiliza en los Dashboards para detectar contratos y variantes del proceso con un retrabajo excesivo.

Cuantifica el retrabajo durante el ciclo de vida del contrato y mide directamente la eficiencia de las etapas de redacción y negociación.

Se calcula contando las veces que aparecen actividades de revisión específicas para cada «ContractId» en el registro de eventos.

Este atributo especifica el área geográfica a la que se aplica el contrato, como EMEA, APAC o Norteamérica. Es importante para las organizaciones globales cuyos procesos varían según la región.

El análisis por región puede revelar diferencias en el rendimiento de los procesos, los requisitos de cumplimiento o las tácticas de negociación, derivadas de las leyes y culturas empresariales locales. También permite comparar el rendimiento entre regiones e identificar buenas prácticas que podrían compartirse a escala global.

Ayuda a detectar diferencias regionales en el rendimiento y el cumplimiento de los procesos, algo fundamental para las organizaciones globales.

Suele ser un campo de metadatos del objeto de contrato en Icertis y formar parte de la configuración estándar.

Este atributo identifica el origen de los datos, que en este proceso es «Icertis». Ayuda a garantizar la gobernanza y la trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde pueden agregarse datos de varios sistemas.

En el análisis, permite filtrar los datos por sistema de origen o comparar procesos de distintos sistemas, si corresponde. En esta vista, funciona como identificador constante de todos los eventos.

Garantiza la trazabilidad del origen de los datos, algo importante para validarlos y gestionar datos procedentes de varias fuentes.

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de los datos para indicar su origen.

Este atributo indica qué tan actualizados están los datos analizados. Registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen.

Esta información es fundamental para que los usuarios sepan cuán recientes son los datos que se muestran en los Dashboards. Les permite distinguir entre información en tiempo real y datos de hace unas horas o días, y tomar decisiones con el contexto adecuado.

Aporta contexto sobre la actualidad de los datos para que los usuarios sepan cuán reciente es el análisis del proceso.

La canalización de datos o la herramienta ETL genera esta marca de tiempo al finalizar cada ciclo de actualización correcto.

Este atributo identifica la división o unidad de negocio interna responsable del contrato o que lo solicitó, como «Ventas empresariales de Norteamérica» o «Compras globales».

Al igual que el departamento, permite agregar los datos del proceso en un nivel superior. Ayuda a comparar la eficiencia y el cumplimiento del proceso entre distintas áreas de la organización, aporta información valiosa a la dirección y respalda las decisiones estratégicas sobre asignación de recursos.

Permite comparar el rendimiento general de los procesos entre distintas unidades de la organización.

Suele ser un campo clave de metadatos del acuerdo contractual que lo vincula con la estructura de la organización.

Este atributo registra las distintas versiones del documento contractual durante la redacción, la revisión con control de cambios y las modificaciones. Suele ser un número entero o una versión con formato mayor.menor.

La versión del documento es un indicador directo del retrabajo. Un número elevado de versiones puede señalar que el contrato ha pasado por varias rondas de cambios, que conviene analizar para encontrar las causas. Es un dato clave para calcular el KPI «Tasa de revisión de contratos» y para el Dashboard «Eficiencia de redacción y revisión».

Mide directamente el retrabajo y las revisiones de un contrato, y pone de manifiesto las ineficiencias en la redacción y la negociación.

Icertis mantiene un historial de versiones de todos los documentos contractuales. Este atributo puede extraerse de los metadatos del documento o del registro de eventos.