Su plantilla de datos para la gestión de contratos

El Contract ID actúa como identificador definitivo del caso y vincula de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico. Esto permite analizar de principio a fin el recorrido de cada contrato, desde su inicio hasta su resolución.

En process mining, este Atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida de cada contrato. Garantiza que todas las actividades relacionadas, como la redacción, las revisiones, las aprobaciones y la formalización, se asocien correctamente al contrato correspondiente, lo que permite medir con precisión los tiempos de ciclo e identificar variaciones del proceso.

Es la clave principal para el análisis de procesos, ya que permite seguir el recorrido completo de un contrato y garantizar la integridad de los datos.

Es un Atributo principal del objeto Contract Agreement en Icertis.

Este Atributo registra la fecha y hora exactas en que se inició o completó una actividad. Constituye la base temporal del process mining, ya que proporciona el orden cronológico de los eventos de cada caso contractual.

La hora del evento es fundamental para todos los análisis basados en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar periodos de espera, medir la duración de fases específicas como la negociación o la aprobación, y localizar cuellos de botella en los que los contratos permanecen estancados durante periodos prolongados.

Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones, y para comprender la secuencia de los eventos.

Es un campo estándar de los Registros de auditoría o los registros del historial del Workflow de Icertis, asociado a cada evento registrado.

El nombre de la actividad describe un paso o hito específico del proceso de gestión de contratos. Los eventos se ordenan por sus marcas de tiempo para construir el flujo del proceso de cada contrato.

El análisis de este Atributo revela la secuencia de operaciones, la frecuencia de las distintas actividades y la estructura general del proceso. Se utiliza para identificar las rutas habituales del proceso, las desviaciones respecto del procedimiento estándar y las actividades que provocan retrabajo o retrasos, como los ciclos de revisión múltiples.

Define los pasos del proceso, algo esencial para visualizar el mapa de procesos, analizar el flujo del proceso e identificar cuellos de botella.

Esta información suele generarse a partir de Registros de eventos o tablas del historial del Workflow de Icertis, que registran los cambios de estado y las tareas realizadas en un contrato.

Este atributo especifica el departamento de negocio, como Legal, Ventas o Compras, asociado al usuario que realizó la actividad. Proporciona una visión agregada de la participación de los recursos en el proceso.

Analizar los datos por departamento es fundamental para comprender la colaboración y las transferencias entre departamentos. Ayuda a identificar retrasos sistémicos entre departamentos, como las largas esperas para una revisión legal después de una solicitud de Ventas, que es el objetivo del panel «Retrasos en las transferencias entre departamentos».

Facilita el análisis del rendimiento de los departamentos y de la eficiencia de las transferencias, y pone de relieve los cuellos de botella interfuncionales.

Puede ser necesario enriquecer estos datos mediante una combinación con un sistema de RR. HH. o un directorio de usuarios, utilizando el responsable de la actividad como clave. También pueden almacenarse directamente en los perfiles de usuario de Icertis.

Este atributo indica el estado general del caso de contrato, por ejemplo, «Borrador», «En revisión», «Pendiente de firma» o «Formalizado». Normalmente es un atributo a nivel de caso que refleja el último hito importante alcanzado.

Es fundamental para Dashboards operativos como «Estado y rendimiento de los contratos», que ofrecen una instantánea en tiempo real de la cartera de contratos. Ayuda a los responsables a comprender el volumen de contratos en cada etapa e identificar dónde se acumula el trabajo, lo que permite gestionar proactivamente la cartera de contratos.

Proporciona una visión general del flujo de contratos, esencial para supervisar las operaciones y gestionar el rendimiento.

Es un campo de estado principal del objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo registra la hora de finalización de una actividad. Mientras que StartTime marca el inicio, EndTime marca la conclusión y define el intervalo temporal concreto de la actividad.

Disponer de la hora de inicio y de finalización es esencial para calcular con precisión el tiempo de procesamiento o la duración de cada actividad individual. Esto permite analizar qué pasos consumen más tiempo y distinguir entre el tiempo de procesamiento activo y el tiempo de espera entre pasos. Es clave para Dashboards como «Cuellos de botella del proceso de aprobación» y «Eficiencia de la redacción y la revisión».

Permite calcular con precisión la duración de las actividades y ayuda a diferenciar entre el tiempo de procesamiento y el tiempo de espera.

Al igual que StartTime, este dato se encuentra en el registro de auditoría o en los registros del historial del Workflow de Icertis. Algunos eventos pueden ser instantáneos, por lo que StartTime y EndTime coinciden.

Este atributo identifica a la persona, el equipo o el usuario automatizado que realizó una actividad determinada. Puede ser un nombre de usuario específico, un identificador de empleado o una cuenta del sistema.

Analizar el responsable de la actividad es fundamental para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento. Ayuda a responder preguntas como qué usuarios o equipos son cuellos de botella, quiénes son los revisores más eficientes y cómo se distribuye el trabajo. Esto respalda directamente el panel «Distribución de la carga de trabajo de los revisores».

Permite analizar el rendimiento por usuario o equipo, así como identificar desequilibrios en la carga de trabajo y oportunidades de capacitación.

Esta información suele estar disponible en los datos del historial del Workflow o del registro de auditoría de Icertis, vinculada a cada evento.

El tipo de contrato clasifica los acuerdos según su finalidad legal o empresarial. Es un atributo fundamental para segmentar y comparar los ciclos de vida de los contratos.

Los distintos tipos de contrato suelen seguir rutas de proceso diferentes y tener distintos niveles de complejidad y SLA. Analizar el proceso por tipo de contrato permite aplicar mejoras específicas, como crear Workflows optimizados para acuerdos de gran volumen y bajo riesgo, como los NDA, frente a MSA complejos y de alto valor. Es esencial para los KPI «Análisis de variantes contractuales» y «Puntuación de cumplimiento de políticas».

Permite segmentar el proceso para comparar los ciclos de vida y el cumplimiento entre distintos tipos de acuerdos.

Es un atributo estándar configurado en el objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo representa el valor financiero del contrato, como el importe total o el valor anualizado. Es una métrica empresarial fundamental para priorizar contratos y comprender su impacto financiero.

En Process Mining, el valor del contrato se utiliza para segmentar el análisis y centrarse en los acuerdos de mayor valor. Por ejemplo, permite analizar si los contratos de alto valor tardan más en aprobarse o negociarse. También ayuda a evaluar el riesgo, ya que los retrasos en contratos de alto valor pueden tener consecuencias importantes sobre los ingresos.

Permite priorizar y analizar los contratos según su valor, y ayuda a centrar los esfuerzos de mejora en los contratos con mayor relevancia financiera.

Normalmente es un campo de moneda estándar del objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo booleano indica si el contrato se originó a partir de una plantilla estándar preaprobada o si se creó como un acuerdo personalizado no estándar. Es un factor clave para evaluar el riesgo y el cumplimiento.

Los contratos basados en plantillas estándar suelen tener ciclos más cortos y un riesgo menor. Este atributo sirve de base para el KPI «Tasa de adhesión a la plantilla contractual» y ayuda a analizar el impacto en el proceso del uso de documentos no estándar. Puede poner de relieve los departamentos o tipos de contrato que se apartan con frecuencia de los estándares y orientar las iniciativas para mejorar el uso de las plantillas.

Mide el cumplimiento de los estándares de la empresa, que se relaciona directamente con la eficiencia del proceso y la reducción del riesgo.

Puede ser un campo de casilla de verificación del contrato o derivarse del origen o los metadatos del documento en Icertis.

Este atributo se obtiene comparando la duración de determinadas fases del proceso con objetivos de SLA predefinidos. Por ejemplo, puede marcar una revisión jurídica como «Atrasada» si supera el tiempo estándar de respuesta de 48 horas.

El estado del SLA es fundamental para supervisar el cumplimiento y gestionar el rendimiento. Permite crear alertas y Dashboards, como «Resumen del cumplimiento de contratos», que destacan de inmediato los incumplimientos. Esto ayuda a los equipos a priorizar las tareas vencidas y permite a los responsables realizar un seguimiento del rendimiento frente a los objetivos clave.

Proporciona visibilidad inmediata del cumplimiento de los objetivos de nivel de servicio, ayuda a priorizar el trabajo y permite gestionar el rendimiento.

Se calcula definiendo reglas de negocio en la herramienta de Process Mining que comparan las marcas de tiempo con umbrales de SLA predefinidos, por ejemplo, duración de la revisión legal > 2 días.

Este atributo almacena la fecha de finalización del plazo contractual. Es una fecha fundamental para gestionar el ciclo de vida del contrato después de su ejecución y activar las actividades de renovación o terminación.

Esta fecha es esencial para supervisar la eficacia de la gestión del final del ciclo de vida. Sirve como referencia para el KPI «Tasa de renovaciones o terminaciones puntuales», que mide si los procesos de renovación o terminación se inician y completan a tiempo, evitando renovaciones automáticas no deseadas o interrupciones del servicio.

Es fundamental para gestionar las renovaciones y terminaciones de contratos y garantizar que los procesos de finalización se gestionen de forma proactiva.

Es un campo de fecha estándar del objeto Contract Agreement de Icertis.

Este atributo registra las fechas límite de las obligaciones, compromisos y entregables clave definidos en el contrato después de su ejecución. Un mismo contrato puede tener varias obligaciones, cada una con su propia fecha límite.

El seguimiento de estas fechas es fundamental para el cumplimiento posterior a la ejecución y la gestión de riesgos. Este atributo constituye la base del KPI «Tasa de cumplimiento de obligaciones», que permite a la organización supervisar si cumple sus compromisos a tiempo y abordar de forma proactiva posibles incumplimientos.

Permite supervisar el cumplimiento posterior a la ejecución, algo crucial para evitar sanciones y mantener buenas relaciones comerciales.

Icertis cuenta con módulos para gestionar obligaciones. Estos datos procederían de las obligaciones asociadas a un contrato.

Este atributo identifica a la otra parte involucrada en el acuerdo. Proporciona un contexto esencial para analizar las interacciones y las negociaciones.

Analizar el proceso por contraparte puede revelar patrones en los ciclos de negociación. Por ejemplo, puede mostrar si los contratos con determinados proveedores tardan sistemáticamente más en negociarse o requieren más revisiones. Esta información es valiosa para gestionar estratégicamente las relaciones y adaptar las estrategias de negociación, y respalda directamente el panel «Tiempo de ciclo y retrabajo de las negociaciones».

Permite analizar los patrones de negociación y el rendimiento de las relaciones con partes externas específicas.

Esta información se almacena como parte de los metadatos del contrato y normalmente se vincula a un objeto de datos maestro de contraparte o proveedor en Icertis.

Esta métrica calculada cuenta las actividades relacionadas con revisiones, como «Contrato modificado o revisado», para cada caso de contrato. Sirve como indicador sencillo y potente de la fricción del proceso.

Un número elevado de revisiones indica posibles problemas en las fases de redacción o negociación, como requisitos poco claros, borradores iniciales deficientes o negociaciones complejas. Esta métrica es el dato de entrada directo del KPI «Tasa de revisión de contratos» y se utiliza en los Dashboards para identificar contratos y variantes de proceso con un retrabajo excesivo.

Cuantifica el retrabajo en el ciclo de vida del contrato y mide directamente la eficiencia de las etapas de redacción y negociación.

Se calcula contando las apariciones de actividades de revisión específicas para cada «ContractId» en el registro de eventos.

Este atributo especifica el área geográfica, como EMEA, APAC o Norteamérica, a la que se aplica el contrato. Es importante para las organizaciones globales cuyos procesos varían según la región.

Analizar los datos por región puede revelar diferencias en el rendimiento del proceso, los requisitos de cumplimiento o las tácticas de negociación, impulsadas por las leyes y culturas empresariales locales. Permite realizar comparaciones específicas por región e identificar buenas prácticas que podrían compartirse a escala global.

Ayuda a identificar variaciones regionales en el rendimiento y el cumplimiento del proceso, algo crucial para las organizaciones globales.

Normalmente es un campo de metadatos del objeto de contrato en Icertis y suele formar parte de la configuración estándar.

Este Atributo identifica el origen de los datos, que en este proceso es «Icertis». Ayuda a garantizar la gobernanza y la trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde los datos pueden agregarse desde varios sistemas.

En el análisis, puede utilizarse para filtrar los datos de un sistema de origen específico o comparar procesos entre distintos sistemas, cuando corresponda. En esta vista, funciona como un identificador constante para todos los eventos.

Garantiza la trazabilidad y el linaje de los datos, aspectos importantes para validar la información y gestionar datos procedentes de varias fuentes.

Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para indicar su origen.

Este Atributo indica la actualidad de los datos analizados. Registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen.

Esta información es fundamental para que las personas usuarias comprendan la vigencia de la información presentada en los Dashboards. Les permite saber si están consultando información en tiempo real o datos de hace unas horas o días, y proporciona el contexto adecuado para tomar decisiones.

Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos y garantiza que las personas usuarias comprendan hasta qué punto el análisis del proceso refleja la situación actual.

Esta marca de tiempo la genera el flujo de datos o la herramienta ETL al final de cada ciclo de actualización de datos completado correctamente.

Este atributo identifica la división interna o unidad de negocio propietaria del contrato o que lo solicitó, como «Ventas empresariales de Norteamérica» o «Compras globales».

Al igual que el departamento, permite agregar los datos del proceso en un nivel superior. Ayuda a comparar la eficiencia y el cumplimiento del proceso entre distintas partes de la organización, proporciona información valiosa a la alta dirección y respalda las decisiones estratégicas de asignación de recursos.

Permite comparar el rendimiento del proceso en un nivel general entre distintas unidades de la organización.

A menudo es un campo de metadatos clave del acuerdo contractual que lo vincula con la estructura organizativa.

Este atributo registra la iteración del documento contractual durante la redacción, la revisión con cambios y las modificaciones. Normalmente es un número entero o una versión con formato mayor.menor.

La versión del documento es un indicador directo del retrabajo. Un número elevado de versiones de un contrato sugiere varias rondas de cambios, que pueden investigarse para comprender sus causas raíz. Es un dato clave para calcular el KPI «Tasa de revisión de contratos» y para el panel «Eficiencia de la redacción y revisión».

Mide directamente el retrabajo y las revisiones que experimenta un contrato, y pone de relieve las ineficiencias en la redacción y la negociación.

Icertis mantiene el historial de versiones de todos los documentos contractuales. Este atributo puede extraerse de los metadatos del documento o del registro de eventos.