Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

SAP S/4HANA
Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

Este Template de datos está diseñado para guiarle en la configuración de su análisis de Purchase to Pay: procesamiento de facturas. Describe los atributos de datos esenciales que debe recopilar y las actividades clave que debe supervisar, además de ofrecer orientación útil para la extracción. Utilice este Template para garantizar una preparación de datos fluida y eficaz para sus iniciativas de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar
  • Guía de extracción para SAP S/4HANA
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Purchase to Pay - Atributos del procesamiento de facturas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo del procesamiento de facturas de Purchase to Pay.
3 Obligatorio 8 Recomendado 10 Opcional
Nombre Descripción
Número de factura
InvoiceNumber
El identificador único del documento de factura del proveedor, que actúa como identificador principal del caso en el proceso.
Descripción

El número de factura es el identificador único asignado a cada factura de proveedor en SAP S/4HANA. Vincula todas las actividades relacionadas, como la creación, el aparcamiento, la aprobación y el pago, en una única instancia de proceso coherente.

En Process Mining, este atributo es fundamental para realizar el seguimiento del recorrido completo de cada factura. Permite reconstruir todo el flujo del proceso, desde la recepción hasta el pago final, y analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las variaciones del proceso a nivel de cada factura.

Por qué es importante

Es la clave esencial para conectar todos los eventos relacionados y permitir un seguimiento completo del ciclo de vida de una factura en el sistema.

Dónde obtenerlo

Es el número del documento contable, que se encuentra en la tabla BKPF, campo BELNR.

Ejemplos
190000000119000000451900000132
Hora del evento
EventTime
La fecha y hora exactas en que tuvo lugar la actividad.
Descripción

La hora del evento es la marca de tiempo que registra exactamente cuándo ocurrió una actividad concreta. Estos datos son esenciales para calcular las duraciones, los tiempos de ciclo y los tiempos de espera entre los distintos pasos del proceso.

En el análisis de Process Mining, las marcas de tiempo precisas se utilizan para medir KPI de rendimiento como «Tiempo medio del ciclo de la factura» y «Tiempo del ciclo de aprobación de la factura». Al analizar el tiempo transcurrido entre actividades, las organizaciones pueden localizar cuellos de botella en los que las facturas se retrasan e identificar oportunidades para acelerar el proceso.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es la base de todos los análisis basados en el tiempo, incluidos la supervisión del rendimiento, la identificación de cuellos de botella y el seguimiento de SLA.

Dónde obtenerlo

Normalmente procede de las tablas de documentos de modificación CDHDR (cabecera) y CDPOS (partida), mediante los campos UDATE y UTIME. Para algunos eventos, puede proceder de las fechas de creación o introducción de tablas como BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ejemplos
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Nombre de la actividad
ActivityName
El nombre de la actividad empresarial o del evento que tuvo lugar en un momento concreto para una factura.
Descripción

El nombre de la actividad describe un paso específico o un cambio de estado dentro del ciclo de vida del procesamiento de una factura. Algunos ejemplos son «Documento de factura creado», «Factura enviada para aprobación», «Bloqueo de pago establecido» y «Pago ejecutado».

Este atributo es crucial para construir el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de actividades. Analizar la secuencia, la frecuencia y la duración entre estas actividades ayuda a identificar cuellos de botella, ciclos de retrabajo y variaciones del proceso que no cumplen las normas. Constituye la base de cualquier análisis de Process Mining.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, lo que permite visualizar los mapas de proceso y analizar los flujos y las variaciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Se deriva de una combinación de códigos de transacción de SAP (SY-TCODE), estados de objetos de documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) y valores de campos específicos que indican cambios de estado.

Ejemplos
Factura aparcadaFactura aprobadaPago ejecutado
Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
La fecha en la que debe pagarse la factura para evitar que quede vencida.
Descripción

La fecha de vencimiento del pago es la fecha calculada en la que debe realizarse el pago al proveedor, según la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Constituye un plazo crítico del proceso.

Este atributo es esencial para el KPI «Tasa de pagos puntuales» y el Dashboard «Rendimiento de los pagos a proveedores». Al comparar la fecha real de pago con la fecha de vencimiento, una empresa puede medir su capacidad para cumplir sus obligaciones de pago, lo que afecta a las relaciones con los proveedores y a su reputación financiera.

Por qué es importante

Es el principal punto de referencia para medir el rendimiento de los pagos puntuales, algo crucial para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar recargos por demora.

Dónde obtenerlo

Esta fecha suele estar disponible directamente en la partida del proveedor de la tabla BSEG, campo ZFBDT (fecha base para el cálculo del vencimiento). La fecha neta de vencimiento se calcula a partir de esta fecha base y de las condiciones de pago.

Ejemplos
2023-05-302023-06-152023-07-01
Importe de la factura
AmountInCompanyCodeCurrency
El importe bruto total de la factura en la moneda local de la sociedad.
Descripción

Este atributo representa el valor total de la factura. Es una métrica clave para comprender el impacto financiero y la escala de la operación de procesamiento de facturas.

Analizar los importes de las facturas ayuda a priorizar las facturas de alto valor para procesarlas más rápidamente, identificar tendencias de gasto y relacionar los problemas del proceso con el valor financiero. Por ejemplo, permite investigar si las facturas de alto valor tienen más probabilidades de bloquearse o de presentar tiempos de aprobación más largos.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero al proceso y permite analizarlo según el valor monetario, por ejemplo, para identificar si las facturas de alto valor se procesan de forma diferente.

Dónde obtenerlo

Este valor suele derivarse de la suma de las partidas relevantes de la tabla BSEG, campo WRBTR (importe en moneda local).

Ejemplos
1500.75125000.00850.20
Motivo del bloqueo de pago
PaymentBlockReason
Un código que indica por qué una factura está bloqueada para el pago.
Descripción

Cuando una factura se bloquea para el pago, este atributo proporciona el motivo específico del bloqueo, como «Discrepancia de cantidad» o «Diferencia de precio». Estos motivos se configuran en SAP para estandarizar la gestión de excepciones.

Este atributo es crucial para el Dashboard «Frecuencia y duración de los bloqueos de pago». Analizar la frecuencia de los distintos motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos, como problemas relacionados con determinados proveedores, materiales o procesos internos, y permite aplicar medidas correctivas específicas.

Por qué es importante

Proporciona la causa raíz específica de los bloqueos de pago, lo que permite realizar análisis específicos para reducir los retrasos y mejorar el procesamiento correcto desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la partida del proveedor de la tabla BSEG, campo ZLSPR (clave de bloqueo de pago).

Ejemplos
RIA
Nombre de usuario
UserName
El ID de usuario de SAP de la persona o el sistema que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica al usuario que ejecutó una transacción concreta o creó un documento. Puede ser el ID de una persona o el ID de un sistema para trabajos por lotes automatizados.

Analizar los datos por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación y detectar comportamientos inusuales. Por ejemplo, puede mostrar qué usuarios gestionan excepciones con frecuencia o qué facturas se procesan automáticamente, como las gestionadas por el usuario «BATCHUSER», algo clave para calcular el KPI «Tasa de automatización de facturas».

Por qué es importante

Asigna las actividades del proceso a usuarios o cuentas del sistema concretos, lo que permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento y detectar la automatización.

Dónde obtenerlo

Procede de campos como BKPF-USNAM (introducido por) o CDHDR-USERNAME (modificado por).

Ejemplos
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Número de proveedor
VendorNumber
El identificador único del proveedor que presentó la factura.
Descripción

El número de proveedor identifica al proveedor o acreedor asociado a la factura. Vincula la transacción de la factura con los datos maestros del proveedor.

Este atributo es fundamental para el análisis centrado en proveedores, como la evaluación del «Rendimiento de los pagos a proveedores» o la identificación de proveedores que presentan con frecuencia facturas problemáticas que generan excepciones o bloqueos de pago. Ayuda a gestionar las relaciones con los proveedores y evaluar su fiabilidad.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor, identificar patrones, gestionar relaciones y evaluar problemas relacionados con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Normalmente se encuentra en la tabla de segmentos de documentos contables BSEG, campo LIFNR.

Ejemplos
100345700012V9832
Pedido de compra
PurchasingDocument
El número del pedido de compra al que está relacionada la factura.
Descripción

El número del documento de compras vincula la factura del proveedor con el pedido de compra original (PO). Este vínculo es fundamental para el proceso de cotejo de tres vías, que verifica la factura con el pedido de compra y la recepción de mercancías.

Analizar este atributo ayuda a comprender los problemas relacionados con las facturas respaldadas por pedidos de compra frente a las facturas sin pedido. Es clave para investigar discrepancias de cotejo y comprender la eficiencia de la parte de compras del proceso.

Por qué es importante

Vincula la factura con el proceso de compras, algo esencial para analizar las discrepancias de cotejo y el cumplimiento de los pedidos de compra.

Dónde obtenerlo

Esta información suele encontrarse en la tabla de segmentos de documentos BSEG, campo EBELN (número del documento de compras).

Ejemplos
450000123445000056784500009012
Sociedad
CompanyCode
La unidad organizativa que representa a una empresa jurídicamente independiente para la que se elaboran estados financieros.
Descripción

La sociedad es una unidad organizativa fundamental en SAP Finance. Cada factura se asigna a una sociedad concreta, que determina la entidad jurídica responsable de la transacción.

En Process Mining, filtrar o comparar por sociedad es esencial para analizar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio, entidades jurídicas o países. Ayuda a identificar diferencias regionales en eficiencia, cumplimiento y niveles de automatización, y facilita iniciativas de mejora específicas.

Por qué es importante

Permite segmentar y comparar el rendimiento del procesamiento de facturas entre distintas entidades jurídicas o ubicaciones geográficas de la organización.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BUKRS.

Ejemplos
1000US01DE01
Tipo de documento
DocumentType
Un código que clasifica distintos tipos de documentos contables, como facturas de proveedores o notas de crédito.
Descripción

El tipo de documento se utiliza en SAP para distinguir entre distintas transacciones empresariales. Por ejemplo, «KR» suele representar una factura estándar de proveedor, mientras que «KG» puede representar una nota de crédito de proveedor.

Analizar por tipo de documento permite segmentar el proceso para comprender cómo se gestionan los distintos tipos de transacciones. Por ejemplo, el proceso de una nota de crédito puede ser muy diferente del de una factura estándar. Esta segmentación proporciona insights del proceso más precisos y relevantes.

Por qué es importante

Ayuda a diferenciar varios tipos de transacciones financieras, como facturas estándar y notas de crédito, que a menudo siguen rutas de proceso diferentes.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BLART.

Ejemplos
KRREKG
Condiciones de pago
PaymentTerms
El código que define las condiciones de pago acordadas con el proveedor, como las fechas de vencimiento y los periodos de descuento.
Descripción

Las condiciones de pago definen las reglas para pagar una factura, incluidos los descuentos disponibles por pronto pago. Por ejemplo, «Z030» podría significar «pagadero en un plazo neto de 30 días».

Este atributo es esencial para la planificación financiera y la optimización del capital circulante. En Process Mining, se utiliza para calcular la «Fecha de vencimiento del pago» y determinar la elegibilidad para descuentos por pronto pago, y respalda directamente el KPI «Tasa de captación de descuentos por pronto pago».

Por qué es importante

Define las reglas de las fechas de vencimiento y los descuentos, e influye directamente en los KPI de pagos puntuales y en la gestión del capital circulante.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la partida del proveedor de la tabla BSEG, campo ZTERM (clave de condiciones de pago).

Ejemplos
0001Z030NT60
Es automatizada
IsAutomated
Un indicador que señala si una actividad fue realizada por un usuario del sistema automatizado.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si el usuario asociado a una actividad es una cuenta de sistema o de procesamiento por lotes conocida, como «WF-BATCH» o «SAP_SYSTEM». Ayuda a distinguir entre pasos manuales y automatizados del proceso.

Este atributo es esencial para calcular el KPI «Tasa de automatización de facturas». Al analizar qué partes del proceso están automatizadas, las organizaciones pueden medir el éxito de sus iniciativas de automatización e identificar nuevas oportunidades para reducir el esfuerzo manual y mejorar la eficiencia.

Por qué es importante

Distingue entre actividades manuales y actividades impulsadas por el sistema, algo fundamental para medir las tasas de automatización e identificar oportunidades de automatización adicional.

Dónde obtenerlo

Se deriva del atributo UserName. Se crea una asignación o regla para clasificar determinados ID de usuario como «automatizados».

Ejemplos
truefalse
Es retrabajo
IsRework
Un indicador que señala si una factura ha pasado por actividades de retrabajo, como una aprobación rechazada o la eliminación de un bloqueo de pago.
Descripción

Este atributo marca las facturas que han experimentado uno o más ciclos de retrabajo. El retrabajo se identifica mediante secuencias específicas de actividades, por ejemplo, «Factura aprobada» después de «Factura rechazada» o «Bloqueo de pago eliminado» después de «Bloqueo de pago establecido».

Este atributo simplifica el cálculo del KPI «Tasa de retrabajo de facturas». Permite a los analistas aislar e investigar fácilmente los casos con retrabajo para comprender las causas raíz de la ineficiencia y del esfuerzo manual repetido.

Por qué es importante

Identifica flujos de proceso ineficientes en los que es necesario repetir el trabajo, lo que ayuda a cuantificar el desperdicio y localizar las causas raíz de las excepciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Se calcula a partir de la secuencia de actividades del registro de eventos. Por ejemplo, si «Factura rechazada» aparece en el seguimiento de una factura, este indicador se establece como verdadero.

Ejemplos
truefalse
Fecha de la factura
InvoiceDate
La fecha en la que el proveedor emitió el documento de factura.
Descripción

La fecha de la factura, también conocida como fecha del documento, es la fecha que el proveedor indica en la factura. Se utiliza como punto de partida para calcular la fecha de vencimiento del pago según las condiciones de pago acordadas.

En el análisis, esta fecha es fundamental para los cálculos financieros, como determinar la antigüedad de las facturas y su elegibilidad para descuentos por pronto pago. Es un dato clave para el KPI «Tasa de captación de descuentos por pronto pago».

Por qué es importante

Sirve de base para calcular las condiciones de pago y las fechas de vencimiento, algo esencial para gestionar el capital circulante y aprovechar los descuentos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BLDAT (fecha del documento).

Ejemplos
2023-04-122023-05-152023-06-20
ID del sistema de origen
SourceSystemId
El identificador del sistema SAP S/4HANA de origen del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de origen, por ejemplo, «S4H_PROD» o «ERP_EU». Es especialmente importante en entornos con varias instancias de ERP o una combinación de sistemas heredados y modernos.

Para el análisis, permite comparar el rendimiento del proceso entre distintos sistemas o regiones. Garantiza la procedencia de los datos y es fundamental para la gobernanza de datos y la resolución de problemas cuando se combinan datos de varias fuentes en una plataforma central de Process Mining.

Por qué es importante

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo esencial para la gobernanza de datos y para comparar procesos entre distintos sistemas o ubicaciones de la empresa.

Dónde obtenerlo

Este valor suele derivarse del ID del sistema SAP (sy-sysid) durante la extracción de datos o configurarse como un valor estático en el flujo ETL.

Ejemplos
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Marca de tiempo de extracción
ExtractionTimestamp
La fecha y hora en que se extrajeron los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la marca de tiempo del evento de extracción de datos. Refleja la actualidad de los datos que se analizan en la herramienta de Process Mining.

En el análisis, se utiliza para comprender la actualidad de las conclusiones generadas. Es fundamental para los Dashboards de supervisión operativa, ya que garantiza que las decisiones se basen en información actualizada y permite gestionar eficazmente los ciclos de actualización de datos.

Por qué es importante

Indica la actualidad de los datos y garantiza que el análisis y los informes se basen en la información más reciente disponible.

Dónde obtenerlo

No es un campo de SAP. La herramienta de extracción de datos o el proceso ETL lo genera y añade en el momento de extraer los datos.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Motivo de la anulación
ReversalReason
Un código que indica por qué se anuló un documento de factura.
Descripción

Si una factura se contabiliza incorrectamente, a menudo se anula. El código de motivo de la anulación explica por qué se realizó esta acción, por ejemplo, «Fecha de contabilización incorrecta» o «Error de introducción de datos».

Analizar los motivos de anulación ayuda a identificar patrones de errores en el proceso de contabilización de facturas. Estos insights pueden utilizarse para mejorar la formación, reforzar los controles del sistema o abordar problemas recurrentes que generan retrabajo financiero y sobrecarga administrativa.

Por qué es importante

Explica por qué se cancelaron las facturas y proporciona información directa sobre las fuentes de errores y retrabajo en el proceso de contabilización.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la cabecera del documento original, en la tabla BKPF, campo STGRD (motivo de la anulación).

Ejemplos
010205
N.º de documento de compensación.
ClearingDocumentNumber
El número del documento que compensa la factura, normalmente el documento de pago.
Descripción

El número del documento de compensación vincula una partida de factura abierta con la transacción que la compensa, que casi siempre es el documento de pago. Esto confirma que la factura se ha pagado.

Este atributo es el vínculo definitivo entre una factura y su pago. Se utiliza para identificar la actividad «Pago ejecutado» y su marca de tiempo correspondiente, algo esencial para calcular el tiempo del ciclo de extremo a extremo y la tasa de pagos puntuales.

Por qué es importante

Confirma que una factura se ha pagado y la vincula con la transacción de pago específica, algo fundamental para analizar el tiempo de ciclo y el rendimiento de los pagos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de segmentos de documentos BSEG, campo AUGBL (número del documento de compensación).

Ejemplos
150000000115000000231500000088
Número de ciclos de aprobación
ApprovalCycleCount
El número de veces que una factura se envió para aprobación.
Descripción

Esta métrica cuenta cuántas veces aparece la actividad «Factura enviada para aprobación» para una misma factura. Un número superior a uno indica que la factura se rechazó o se devolvió al menos una vez y requirió un nuevo ciclo de aprobación.

Este atributo respalda directamente el KPI «Tasa de aprobación al primer intento». Al analizar las facturas con un número elevado de ciclos de aprobación, las organizaciones pueden identificar los motivos de las aprobaciones fallidas, como información insuficiente o codificación incorrecta, y tomar medidas para mejorar el proceso.

Por qué es importante

Cuantifica el retrabajo dentro del subproceso de aprobación, lo que ayuda a medir la tasa de resultados correctos al primer intento e identificar los motivos de los rechazos de aprobación.

Dónde obtenerlo

Se calcula contando las apariciones de la actividad «Factura enviada para aprobación» para cada InvoiceNumber único.

Ejemplos
123
Pagada a tiempo
IsPaidOnTime
Un indicador que es verdadero si la factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes.
Descripción

Este atributo booleano resulta de comparar la fecha real de pago, es decir, la marca de tiempo de la actividad «Pago ejecutado», con la «Fecha de vencimiento del pago». Proporciona un resultado binario claro para el estado de pago de cada factura.

Este es el cálculo principal del KPI «Tasa de pagos puntuales». Permite filtrar y analizar fácilmente las características de los pagos atrasados, como los proveedores, las sociedades o los importes de factura que suelen asociarse a los retrasos.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, un KPI crítico para la gestión de las relaciones con los proveedores y las operaciones financieras.

Dónde obtenerlo

Se calcula comparando EventTime de la actividad «Pago ejecutado» con el atributo PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Ejemplos
truefalse
Obligatorio Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Actividades de procesamiento de facturas

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión.
5 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Documento de factura creado
Este es el primer evento y marca la creación de un documento de factura en SAP. Puede capturarse cuando una persona usuaria guarda un documento de factura nuevo, que puede encontrarse en estado aparcado o contabilizado previamente.
Por qué es importante

Esta actividad marca el inicio del ciclo de vida del procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta otros resulta fundamental para medir el plazo total de procesamiento.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura a partir de la fecha y hora de creación (CPUDT, CPUTM) de la tabla de cabecera del documento, normalmente BKPF o RBKP para facturas logísticas. El código de transacción (BKPF-TCODE), como FB60, MIRO o MIR7, indica el método de creación.

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de creación de BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM para el documento de factura.

Tipo de evento explicit
Factura anulada
Actividad que representa la anulación de un documento de factura contabilizado anteriormente. Este es un evento terminal para una factura incorrecta, que a menudo se vuelve a introducir correctamente.
Por qué es importante

Las anulaciones indican errores críticos que no se detectaron antes en el proceso. Hacer un seguimiento de su frecuencia y sus causas raíz es esencial para mejorar el proceso y reducir las imprecisiones financieras.

Dónde obtenerlo

Una anulación se identifica cuando se crea un documento de anulación. La cabecera del documento original (BKPF) contiene el número del documento de anulación (BKPF-STBLG), y viceversa. La fecha de contabilización del documento de anulación es la hora del evento.

Recopilar

Identificar los documentos que tienen un valor en el campo BKPF-STBLG y utilizar la fecha de contabilización del documento de anulación.

Tipo de evento explicit
Factura aprobada
Esta actividad indica que la autoridad designada ha aprobado la factura. Se captura cuando el Workflow de aprobación finaliza correctamente o se establece un indicador de liberación.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que desbloquea la factura para el pago. Los retrasos en las aprobaciones son un cuello de botella habitual, y hacer un seguimiento de esta actividad ayuda a localizar a las personas aprobadoras o los pasos del proceso que ralentizan el flujo.

Dónde obtenerlo

Puede inferirse a partir del paso final de liberación en un Workflow de SAP o mediante el seguimiento de los cambios en los campos de estado de liberación de las tablas asociadas a la factura o a su documento de compras.

Recopilar

Infiera este evento a partir de los eventos de finalización del Workflow o de los cambios en el campo de estado de liberación del documento.

Tipo de evento inferred
Factura contabilizada
Este es un evento financiero clave en el que la factura aparcada o aprobada se contabiliza formalmente en el libro mayor. Esta acción reconoce la obligación con el proveedor.
Por qué es importante

La contabilización es un hito importante que separa la introducción y aprobación de datos de la fase de liquidación financiera. El tiempo transcurrido desde la creación de la factura hasta su contabilización es una medida clave de la eficiencia del procesamiento interno.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica mediante la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) de la cabecera del documento. En los documentos que primero se aparcan, la transición al estado contabilizado proporciona la marca de tiempo del evento.

Recopilar

Utilizar la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) como marca de tiempo del evento.

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Esta es la actividad final del proceso estándar, en la que se realiza el pago y se compensa la factura. Esto indica que los fondos se han desembolsado al proveedor.
Por qué es importante

Esto marca el final del ciclo de vida de la factura P2P. Es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de extremo a extremo y medir el cumplimiento de los pagos puntuales con respecto a la fecha de vencimiento.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura a partir de la información del documento de compensación de la partida del proveedor. La fecha de compensación (BSEG-AUGDT) y el documento de compensación (BSEG-AUGBL) indican que se ha realizado el pago.

Recopilar

Utilizar la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida compensada del proveedor.

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago eliminado
Representa la resolución de un problema: se elimina un bloqueo de pago establecido anteriormente y la factura vuelve a ser apta para el pago.
Por qué es importante

El tiempo transcurrido entre la aplicación y la eliminación de un bloqueo representa el tiempo de resolución de una excepción del proceso. Reducir esta duración es clave para mejorar la eficiencia y las relaciones con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra cuando se borra el campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Este cambio queda registrado en las tablas CDHDR y CDPOS, que proporcionan una marca de tiempo para la eliminación.

Recopilar

Identificar cuándo se borra el campo BSEG-ZLSPR mediante los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS).

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago establecido
Actividad mediante la que se aplica intencionadamente un bloqueo a una factura para impedir su pago. Esto suele deberse a discrepancias en el precio o la cantidad, o a una nota de crédito pendiente.
Por qué es importante

Los bloqueos de pago son una de las principales causas de pagos atrasados y disputas con proveedores. Analizar su frecuencia, duración y causas es fundamental para mejorar las tasas de pago puntual.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura mediante el seguimiento de los cambios en el campo clave de bloqueo de pago (BSEG-ZLSPR) de la posición de la factura. Los registros de cambios de CDHDR y CDPOS proporcionan la marca de tiempo y la persona usuaria correspondientes al momento en que se estableció el bloqueo.

Recopilar

Identifique cuándo se rellena el campo BSEG-ZLSPR mediante los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS).

Tipo de evento explicit
Datos de factura actualizados
Esta actividad refleja un cambio realizado en el documento de factura después de su creación inicial. Es habitual durante los ciclos de retrabajo posteriores a un rechazo o para corregir errores.
Por qué es importante

Las actualizaciones frecuentes indican retrabajo y posibles problemas de calidad de los datos en el punto de entrada. Hacer un seguimiento de estos cambios ayuda a cuantificar el esfuerzo dedicado a las correcciones e identificar errores comunes.

Dónde obtenerlo

Los cambios en campos clave se registran en las tablas de documentos de modificación de SAP, CDHDR, de cabecera, y CDPOS, de posición. Pueden generarse eventos filtrando los cambios del objeto de factura correspondiente.

Recopilar

Extraiga los eventos de modificación de las tablas CDHDR y CDPOS para el objeto de factura.

Tipo de evento explicit
Factura aparcada
Representa una factura introducida en el sistema, pero que todavía no se ha contabilizado en el libro mayor. El aparcamiento se utiliza para guardar facturas incompletas o revisarlas posteriormente antes de contabilizarlas.
Por qué es importante

El aparcamiento indica una pausa deliberada en el proceso. Hacer un seguimiento de la duración y la frecuencia de las facturas aparcadas ayuda a identificar las causas de los retrasos antes de que comience el ciclo formal de contabilización y aprobación.

Dónde obtenerlo

Puede identificarse mediante documentos creados con transacciones de aparcamiento, como MIR7 o FV60, o comprobando campos de estado específicos en la tabla BKPF o en tablas específicas de documentos aparcados, como VBKPF.

Recopilar

Identifique los documentos creados mediante transacciones de aparcamiento o compruebe si tienen el estado de documento aparcado.

Tipo de evento explicit
Factura enviada para aprobación
Esta actividad marca el inicio de un Workflow formal de aprobación de la factura. A menudo se infiere cuando el estado de la factura cambia a «pendiente de aprobación» o se genera un elemento de Workflow.
Por qué es importante

Este es el punto de partida para medir el tiempo del ciclo de aprobación. Comprender cuándo comienzan las aprobaciones es esencial para identificar cuellos de botella en el propio Workflow de aprobación.

Dónde obtenerlo

Normalmente se infiere a partir del inicio de un SAP Business Workflow, en la tabla SWW_WI2OBJ, vinculado al objeto de la factura, como BUS2081, o de un cambio en un campo de estado personalizado de la cabecera del documento.

Recopilar

Infiera este evento a partir de la creación de un elemento de Workflow relacionado con el documento de factura.

Tipo de evento inferred
Factura rechazada
Representa el rechazo de una factura durante el proceso de aprobación. Este evento activa un retrabajo que requiere corregir y volver a enviar la factura.
Por qué es importante

Los rechazos de facturas son un indicador clave de ineficiencias del proceso y problemas de calidad de los datos. Analizar la frecuencia y las causas de los rechazos ayuda a identificar oportunidades de mejora y necesidades de formación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de actualizaciones de estado específicas en un Workflow de SAP, como un estado «rechazado», o de eventos que cancelan el Workflow de aprobación actual y devuelven la factura a la persona encargada de procesarla.

Recopilar

Infiera este evento a partir de cambios en el estado del Workflow que indiquen un rechazo.

Tipo de evento inferred
Pago atrasado ejecutado
Este es un evento calculado que se produce cuando el pago de una factura se ejecuta después de su fecha de vencimiento calculada. Se obtiene comparando dos campos de fecha.
Por qué es importante

Esta actividad respalda directamente los KPI de pagos puntuales y ayuda a identificar proveedores o unidades de negocio con pagos atrasados frecuentes, lo que puede perjudicar las relaciones con los proveedores y generar penalizaciones.

Dónde obtenerlo

Se calcula comparando la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) con la fecha neta de vencimiento. La fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha base (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Recopilar

Derivar comparando BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + días de las condiciones de pago).

Tipo de evento calculated
Propuesta de pago creada
La factura se selecciona y se incluye en una propuesta de pago como parte de una ejecución de pagos. Este es el primer paso del proceso de pago automatizado.
Por qué es importante

Esta actividad indica la intención de pagar. Los retrasos entre este paso y la ejecución final del pago pueden revelar problemas en el proceso de ejecución de pagos, las aprobaciones o la comunicación con el banco.

Dónde obtenerlo

Esta información se encuentra en las tablas de ejecución de pagos, concretamente en REGUP, que contiene las partidas incluidas en una propuesta de pago. La fecha de ejecución de la tabla REGUH correspondiente proporciona la marca de tiempo.

Recopilar

Identificar cuándo aparece una factura en la tabla REGUP a partir de una ejecución de propuesta de pago.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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