Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas

SAP S/4HANA
Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas

Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas

Este Template de datos le guía en la configuración del análisis del proceso de compra a pago y procesamiento de facturas. Describe los atributos de datos esenciales que debe recopilar y las actividades clave que debe seguir, además de ofrecer orientación útil para la extracción. Utilice este Template para preparar los datos de forma eficaz y sin contratiempos para sus iniciativas de Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe seguir
  • Guía de extracción para SAP S/4HANA
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo del proceso de compra a pago y procesamiento de facturas.
3 Obligatorio 8 Recomendado 10 Opcional
Nombre Descripción
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único del documento de factura del proveedor, que sirve como identificador principal del caso en el proceso.
Descripción

El número de factura es el identificador único que se asigna a cada factura de proveedor en SAP S/4HANA. Vincula todas las actividades relacionadas, como la creación, el aparcamiento, la aprobación y el pago, en una única instancia del proceso.

En Process Mining, este atributo es fundamental para hacer un seguimiento del recorrido completo de cada factura. Permite reconstruir todo el flujo del proceso, desde la recepción hasta el pago final, y analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las variaciones del proceso para cada factura.

Por qué es importante

Es la clave esencial para conectar todos los eventos relacionados y seguir el ciclo de vida completo de una factura en el sistema.

Dónde obtenerlo

Es el número de documento contable, que se encuentra en la tabla BKPF, campo BELNR.

Ejemplos
190000000119000000451900000132
Hora del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en que se produjo la actividad.
Descripción

La hora del evento es la marca de tiempo que registra el momento exacto en que se produjo una actividad concreta. Estos datos son esenciales para calcular las duraciones, los tiempos de ciclo y los tiempos de espera entre los distintos pasos del proceso.

En el análisis de Process Mining, las marcas de tiempo precisas permiten medir KPI de rendimiento como «Tiempo medio del ciclo de facturación» y «Tiempo del ciclo de aprobación de facturas». Al analizar el tiempo transcurrido entre actividades, las organizaciones pueden localizar los cuellos de botella que retrasan las facturas e identificar oportunidades para agilizar el proceso.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es la base de todos los análisis temporales, incluido el seguimiento del rendimiento, la identificación de cuellos de botella y el control de los SLA.

Dónde obtenerlo

Por lo general, se obtiene de las tablas de documentos de modificación CDHDR (cabecera) y CDPOS (partida), mediante los campos UDATE y UTIME. Para algunos eventos, puede proceder de las fechas de creación o entrada de tablas como BKPF (CPUDT, CPUTM).

Ejemplos
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre de la actividad de negocio o del evento que tuvo lugar en un momento determinado para una factura.
Descripción

El nombre de la actividad describe un paso concreto o un cambio de estado durante el ciclo de procesamiento de la factura. Algunos ejemplos son «Documento de factura creado», «Factura enviada para aprobación», «Bloqueo de pago establecido» y «Pago ejecutado».

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de actividades. Analizar la secuencia, la frecuencia y la duración entre estas actividades ayuda a identificar cuellos de botella, ciclos de reproceso y variaciones del proceso que no cumplen los estándares. Es la base de cualquier análisis de Process Mining.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas de procesos y analizar los flujos y las variaciones.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de una combinación de códigos de transacción de SAP (SY-TCODE), estados de objetos de documentos de modificación (CDHDR/CDPOS) y valores de campos específicos que indican cambios de estado.

Ejemplos
Factura aparcadaFactura aprobadaPago ejecutado
Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
Fecha límite para pagar la factura y evitar que quede vencida.
Descripción

La fecha de vencimiento del pago es la fecha calculada en que debe pagarse al proveedor, según la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Es un plazo fundamental del proceso.

Este atributo es esencial para el KPI de «Tasa de pagos puntuales» y el Dashboard de «Rendimiento de los pagos a proveedores». Al comparar la fecha real de pago con la fecha de vencimiento, una empresa puede medir su capacidad para cumplir sus obligaciones de pago, lo que afecta a las relaciones con los proveedores y a su reputación financiera.

Por qué es importante

Es la referencia principal para medir el cumplimiento de los plazos de pago, algo crucial para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar cargos por demora.

Dónde obtenerlo

Esta fecha suele estar disponible directamente en la partida del proveedor de la tabla BSEG, campo ZFBDT (fecha base para calcular el vencimiento). La fecha neta de vencimiento se calcula a partir de esta fecha base y las condiciones de pago.

Ejemplos
2023-05-302023-06-152023-07-01
Importe de la factura
AmountInCompanyCodeCurrency
Importe bruto total de la factura en la moneda local de la sociedad.
Descripción

Este atributo representa el valor total de la factura. Es una métrica clave para comprender el impacto financiero y la escala de la operación de procesamiento de facturas.

Analizar los importes de las facturas ayuda a priorizar las de mayor valor para procesarlas más rápido, detectar tendencias de gasto y relacionar los problemas del proceso con su impacto financiero. Por ejemplo, permite investigar si las facturas de mayor importe tienen más probabilidades de bloquearse o tardan más en aprobarse.

Por qué es importante

Aporta contexto financiero al proceso y permite analizarlo según el valor monetario, por ejemplo, para determinar si las facturas de mayor importe se procesan de otra manera.

Dónde obtenerlo

Este valor suele obtenerse de la suma de las partidas pertinentes de la tabla BSEG, campo WRBTR (importe en moneda local).

Ejemplos
1500.75125000.00850.20
Motivo del bloqueo de pago
PaymentBlockReason
Código que indica por qué se ha bloqueado una factura para el pago.
Descripción

Cuando se bloquea una factura para el pago, este atributo indica el motivo concreto, como «Diferencia en la cantidad» o «Diferencia de precio». Estos motivos se configuran en SAP para estandarizar la gestión de excepciones.

Este atributo es fundamental para el Dashboard de «Frecuencia y duración de los bloqueos de pago». Analizar la frecuencia de los distintos motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos, como problemas con determinados proveedores, materiales o procesos internos, y permite tomar medidas correctivas específicas.

Por qué es importante

Indica la causa raíz concreta de los bloqueos de pago y permite analizarla para reducir los retrasos y mejorar el procesamiento correcto desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la partida del proveedor de la tabla BSEG, campo ZLSPR (clave de bloqueo de pago).

Ejemplos
RIA
Nombre de usuario
UserName
ID de usuario de SAP de la persona o el sistema que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica al usuario que ejecutó una transacción concreta o creó un documento. Puede ser el ID de una persona o el ID de un sistema que ejecuta trabajos por lotes automatizados.

El análisis por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, detectar necesidades de formación e identificar comportamientos inusuales. Por ejemplo, puede mostrar qué usuarios gestionan excepciones con frecuencia o qué facturas se procesan automáticamente (por ejemplo, el usuario «BATCHUSER»), un dato clave para calcular el KPI de «Tasa de automatización de facturas».

Por qué es importante

Asocia las actividades del proceso con usuarios o cuentas del sistema específicos, lo que permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento y detectar la automatización.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de campos como BKPF-USNAM (introducido por) o CDHDR-USERNAME (modificado por).

Ejemplos
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Número de proveedor
VendorNumber
Identificador único del proveedor que presentó la factura.
Descripción

El número de proveedor identifica al proveedor o acreedor asociado a la factura. Vincula la transacción de la factura con los datos maestros del proveedor.

Este atributo es fundamental para analizar los procesos desde la perspectiva del proveedor, por ejemplo, para evaluar el «Rendimiento de los pagos a proveedores» o identificar a quienes presentan con frecuencia facturas problemáticas que generan excepciones o bloqueos de pago. Ayuda a gestionar las relaciones con los proveedores y a evaluar su fiabilidad.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor, detectar patrones, gestionar relaciones y evaluar problemas relacionados con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en la tabla de partidas del documento contable BSEG, campo LIFNR.

Ejemplos
100345700012V9832
Pedido de compra
PurchasingDocument
Número del pedido de compra relacionado con la factura.
Descripción

El número del documento de compras vincula la factura del proveedor con el pedido de compra (PO) original. Este vínculo es fundamental para la conciliación a tres vías, que verifica la factura con el pedido de compra y la recepción de mercancías.

Analizar este atributo ayuda a comprender los problemas relacionados con las facturas asociadas a pedidos de compra y las que no lo están. Es clave para investigar discrepancias de conciliación y entender la eficiencia de la parte de compras del proceso.

Por qué es importante

Vincula la factura con el proceso de compras, algo esencial para analizar discrepancias de conciliación y el cumplimiento de los pedidos de compra.

Dónde obtenerlo

Esta información suele encontrarse en la tabla de partidas de documentos BSEG, campo EBELN (número de documento de compras).

Ejemplos
450000123445000056784500009012
Sociedad
CompanyCode
Unidad organizativa que representa una empresa jurídicamente independiente para la que se elaboran estados financieros.
Descripción

La sociedad es una unidad organizativa fundamental en SAP Finance. Cada factura se asigna a una sociedad específica, que determina la entidad jurídica responsable de la transacción.

En Process Mining, filtrar o comparar por sociedad es esencial para analizar el rendimiento de los procesos entre distintas unidades de negocio, entidades jurídicas o países. Ayuda a detectar diferencias regionales en eficiencia, cumplimiento y niveles de automatización, y permite orientar las iniciativas de mejora.

Por qué es importante

Permite segmentar y comparar el rendimiento del procesamiento de facturas entre distintas entidades jurídicas o ubicaciones geográficas de la organización.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BUKRS.

Ejemplos
1000US01DE01
Tipo de documento
DocumentType
Código que clasifica los distintos tipos de documentos contables, como facturas de proveedores o notas de crédito.
Descripción

SAP utiliza el tipo de documento para distinguir entre distintas transacciones de negocio. Por ejemplo, «KR» suele representar una factura estándar de proveedor, mientras que «KG» puede corresponder a una nota de crédito de proveedor.

El análisis por tipo de documento permite segmentar el proceso para comprender cómo se gestionan los distintos tipos de transacciones. Por ejemplo, el proceso de una nota de crédito puede diferir considerablemente del de una factura estándar. Esta segmentación proporciona información más precisa y pertinente sobre el proceso.

Por qué es importante

Ayuda a distinguir entre distintos tipos de transacciones financieras, como las facturas estándar y las notas de crédito, que suelen seguir rutas de proceso diferentes.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BLART.

Ejemplos
KRREKG
Condiciones de pago
PaymentTerms
Código que define las condiciones de pago acordadas con el proveedor, como las fechas de vencimiento y los periodos de descuento.
Descripción

Las condiciones de pago definen las reglas para pagar una factura, incluidos los posibles descuentos por pronto pago. Por ejemplo, «Z030» puede significar «Pago neto en un plazo de 30 días».

Este atributo es esencial para la planificación financiera y la optimización del capital de trabajo. En Process Mining, se utiliza para calcular la «Fecha de vencimiento del pago» y determinar si se pueden aplicar descuentos por pronto pago, lo que contribuye directamente al KPI de «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados».

Por qué es importante

Define las reglas para las fechas de vencimiento y los descuentos, e influye directamente en los KPI de pagos puntuales y en la gestión del capital de trabajo.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la partida del proveedor de la tabla BSEG, campo ZTERM (clave de condiciones de pago).

Ejemplos
0001Z030NT60
Es automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si una actividad fue realizada por un usuario de sistema automatizado.
Descripción

Este atributo booleano es verdadero si el usuario asociado a una actividad es una cuenta de sistema o de procesamiento por lotes conocida, como «WF-BATCH» o «SAP_SYSTEM». Ayuda a distinguir los pasos manuales de los automatizados.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de «Tasa de automatización de facturas». Al analizar qué partes del proceso están automatizadas, las organizaciones pueden medir el éxito de sus iniciativas de automatización e identificar otras oportunidades para reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia.

Por qué es importante

Distingue las actividades manuales de las realizadas por el sistema, algo fundamental para medir las tasas de automatización e identificar oportunidades para automatizar más tareas.

Dónde obtenerlo

Se obtiene del atributo UserName. Se crea una asignación o regla para clasificar determinados ID de usuario como «automatizados».

Ejemplos
truefalse
Es reproceso
IsRework
Indicador que señala si una factura ha pasado por actividades de reproceso, como el rechazo de una aprobación o la eliminación de un bloqueo de pago.
Descripción

Este atributo marca las facturas que han pasado por uno o más ciclos de reproceso. El reproceso se identifica mediante secuencias de actividades específicas, por ejemplo, «Factura aprobada» después de «Factura rechazada» o «Bloqueo de pago eliminado» después de «Bloqueo de pago establecido».

Este atributo simplifica el cálculo del KPI de «Tasa de reproceso de facturas». Permite a quienes analizan los datos aislar e investigar fácilmente los casos con reprocesos para comprender las causas raíz de la ineficiencia y del trabajo manual repetido.

Por qué es importante

Identifica los flujos de proceso ineficientes en los que hay que repetir el trabajo, lo que ayuda a cuantificar el desperdicio y localizar las causas raíz de las excepciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Se calcula a partir de la secuencia de actividades del registro de eventos. Por ejemplo, si «Factura rechazada» aparece en el recorrido de una factura, este indicador se establece como verdadero.

Ejemplos
truefalse
Fecha de la factura
InvoiceDate
Fecha en que el proveedor emitió la factura.
Descripción

La fecha de la factura, también llamada fecha del documento, es la que indica el proveedor en la factura. Se utiliza como punto de partida para calcular la fecha de vencimiento del pago según las condiciones acordadas.

En el análisis, esta fecha es fundamental para los cálculos financieros, como determinar la antigüedad de las facturas y si pueden acogerse a descuentos por pronto pago. Es un dato clave para el KPI de «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados».

Por qué es importante

Sirve de base para calcular las condiciones y las fechas de vencimiento del pago, algo esencial para gestionar el capital de trabajo y aprovechar los descuentos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BLDAT (fecha del documento).

Ejemplos
2023-04-122023-05-152023-06-20
ID del sistema de origen
SourceSystemId
Identificador del sistema SAP S/4HANA de origen del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de origen, por ejemplo, «S4H_PROD» o «ERP_EU». Es especialmente importante en entornos con varias instancias de ERP o una combinación de sistemas antiguos y modernos.

El análisis permite comparar el rendimiento de los procesos entre distintos sistemas o regiones. También garantiza la trazabilidad del origen de los datos y es fundamental para la gobernanza de datos y la resolución de problemas cuando se combinan datos de varias fuentes en una plataforma central de Process Mining.

Por qué es importante

Indica el origen de los datos, algo esencial para la gobernanza de datos y para comparar procesos entre distintos sistemas o ubicaciones de la empresa.

Dónde obtenerlo

Este valor suele obtenerse del ID del sistema SAP (sy-sysid) durante la extracción de datos o configurarse como un valor estático en el flujo ETL.

Ejemplos
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Marca de tiempo de extracción
ExtractionTimestamp
Fecha y hora en que se extrajeron los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la marca de tiempo de la extracción de datos e indica qué tan actualizados están los datos analizados en la herramienta de Process Mining.

En el análisis, permite conocer la antigüedad de la información obtenida. Es fundamental para los Dashboards de seguimiento operativo, ya que ayuda a garantizar que las decisiones se basen en información actualizada y a gestionar eficazmente los ciclos de actualización de datos.

Por qué es importante

Indica qué tan actualizados están los datos y garantiza que el análisis y los informes se basen en la información más reciente disponible.

Dónde obtenerlo

No es un campo de SAP. La herramienta de extracción de datos o el proceso ETL lo genera y añade al extraer los datos.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Motivo de anulación
ReversalReason
Código que indica por qué se anuló un documento de factura.
Descripción

Si una factura se contabiliza incorrectamente, suele anularse. El código de motivo de anulación explica por qué se tomó esta medida, por ejemplo, «Fecha de contabilización incorrecta» o «Error de introducción de datos».

Analizar los motivos de anulación ayuda a detectar patrones de error en el proceso de contabilización de facturas. Esta información puede servir para mejorar la formación, reforzar los controles del sistema o resolver problemas recurrentes que generan reprocesos financieros y carga administrativa.

Por qué es importante

Explica por qué se anularon las facturas y aporta información directa sobre las fuentes de errores y reprocesos en el proceso de contabilización.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la cabecera del documento original de la tabla BKPF, campo STGRD (motivo de anulación).

Ejemplos
010205
N.º de documento de compensación.
ClearingDocumentNumber
Número del documento que compensa la factura, que suele corresponder al documento de pago.
Descripción

El número del documento de compensación vincula una partida de factura abierta con la transacción que la compensa, que casi siempre es el documento de pago. Esto confirma que la factura se ha pagado.

Este atributo establece el vínculo definitivo entre una factura y su pago. Se utiliza para identificar la actividad «Pago ejecutado» y su marca de tiempo correspondiente, algo esencial para calcular el tiempo total del ciclo y la tasa de pagos puntuales.

Por qué es importante

Confirma que se ha pagado una factura y la vincula con la transacción de pago correspondiente, algo fundamental para analizar el tiempo de ciclo y el rendimiento de los pagos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de partidas de documentos BSEG, campo AUGBL (número de documento de compensación).

Ejemplos
150000000115000000231500000088
Número de ciclos de aprobación
ApprovalCycleCount
Número de veces que se envió una factura para su aprobación.
Descripción

Esta métrica cuenta cuántas veces se produce la actividad «Factura enviada para aprobación» para una misma factura. Un valor superior a uno indica que la factura se rechazó o devolvió al menos una vez y necesitó otro ciclo de aprobación.

Este atributo contribuye directamente al KPI de «Tasa de aprobación al primer intento». Al analizar las facturas con un número elevado de ciclos de aprobación, las organizaciones pueden identificar los motivos de los rechazos, como la falta de información o una codificación incorrecta, y tomar medidas para mejorar el proceso.

Por qué es importante

Cuantifica el reproceso dentro del subproceso de aprobación, lo que ayuda a medir la tasa de resolución correcta al primer intento e identificar los motivos de los rechazos.

Dónde obtenerlo

Se calcula contando cuántas veces aparece la actividad «Factura enviada para aprobación» para cada valor único de InvoiceNumber.

Ejemplos
123
Pagada a tiempo
IsPaidOnTime
Indicador que es verdadero si la factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes.
Descripción

Este atributo booleano se obtiene al comparar la fecha real de pago (la marca de tiempo de la actividad «Pago ejecutado») con la «Fecha de vencimiento del pago». Proporciona un resultado claro, de sí o no, para el estado de pago de cada factura.

Este es el cálculo principal del KPI de «Tasa de pagos puntuales». Permite filtrar y analizar fácilmente las características de los pagos atrasados, como los proveedores, las sociedades o los importes de factura que suelen asociarse a los retrasos.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, un KPI fundamental para gestionar las relaciones con los proveedores y las operaciones financieras.

Dónde obtenerlo

Se calcula comparando la hora del evento de la actividad «Pago ejecutado» con el atributo PaymentDueDate. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Ejemplos
truefalse
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas

Estos son los pasos y los hitos clave del proceso que debe registrar en su Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión.
5 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Documento de factura creado
Este es el primer evento y marca la creación de un documento de factura en SAP. Puede registrarse cuando una persona guarda un documento de factura nuevo, que puede quedar aparcado o pendiente de contabilización.
Por qué es importante

Esta actividad marca el inicio del ciclo de vida del procesamiento de facturas. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta los siguientes es fundamental para medir el tiempo de entrega total del procesamiento.

Dónde obtenerlo

Este evento se obtiene de la fecha y hora de creación (CPUDT, CPUTM) en la tabla de cabecera del documento, normalmente BKPF o RBKP en el caso de las facturas logísticas. El código de transacción (BKPF-TCODE), como FB60, MIRO o MIR7, indica el método de creación.

Capturar

Utilice la fecha y hora de creación de BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM para el documento de factura.

Tipo de evento explicit
Factura anulada
Actividad que representa la anulación de un documento de factura contabilizado anteriormente. Es un evento final para una factura incorrecta, que suele volver a introducirse con los datos correctos.
Por qué es importante

Las anulaciones indican errores críticos que no se detectaron antes en el proceso. Hacer un seguimiento de su frecuencia y causas raíz es esencial para mejorar el proceso y reducir las imprecisiones financieras.

Dónde obtenerlo

La anulación se identifica cuando se crea un documento de anulación. La cabecera del documento original (BKPF) contiene el número del documento de anulación (BKPF-STBLG), y viceversa. La fecha de contabilización del documento de anulación es la hora del evento.

Capturar

Identifique los documentos que tengan un valor en el campo BKPF-STBLG y use la fecha de contabilización del documento de anulación.

Tipo de evento explicit
Factura aprobada
Esta actividad indica que la autoridad designada ha aprobado la factura. Se registra cuando el flujo de trabajo de aprobación finaliza correctamente o se establece un indicador de liberación.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que habilita la factura para el pago. Las demoras en las aprobaciones son un cuello de botella habitual. Hacer un seguimiento de esta actividad ayuda a localizar a quienes tardan en aprobar o los pasos que ralentizan el proceso.

Dónde obtenerlo

Puede inferirse a partir del paso final de liberación en un flujo de trabajo de SAP o mediante el seguimiento de los cambios en los campos de estado de liberación de las tablas asociadas a la factura o a su documento de compras.

Capturar

Infiera este evento a partir de la finalización del flujo de trabajo o de los cambios en el campo de estado de liberación del documento.

Tipo de evento inferred
Factura contabilizada
Este es un evento financiero clave: la factura aparcada o aprobada se contabiliza formalmente en el libro mayor. Esta acción reconoce la obligación con el proveedor.
Por qué es importante

La contabilización es un hito importante que marca el paso de la captura y aprobación de datos a la fase de liquidación financiera. El tiempo transcurrido desde la creación de la factura hasta su contabilización es un indicador clave de la eficiencia del procesamiento interno.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica mediante la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) de la cabecera del documento. Si primero se aparca el documento, el cambio a estado contabilizado proporciona la marca de tiempo del evento.

Capturar

Use la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) como marca de tiempo del evento.

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Esta es la última actividad del proceso estándar: se realiza el pago y se compensa la factura. Esto indica que los fondos se han transferido al proveedor.
Por qué es importante

Este evento marca el final del ciclo de vida de la factura de compra a pago (P2P). Es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de principio a fin y medir el porcentaje de pagos puntuales con respecto a la fecha de vencimiento.

Dónde obtenerlo

Este evento se obtiene de la información del documento de compensación en la partida del proveedor. La fecha de compensación (BSEG-AUGDT) y el documento de compensación (BSEG-AUGBL) indican que se ha realizado el pago.

Capturar

Use la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida compensada del proveedor.

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago establecido
Actividad en la que se bloquea deliberadamente una factura para impedir su pago. Suele deberse a discrepancias de precio o cantidad, o a una nota de crédito pendiente.
Por qué es importante

Los bloqueos de pago son una de las principales causas de los retrasos en los pagos y las disputas con proveedores. Analizar su frecuencia, duración y motivos es fundamental para mejorar la puntualidad de los pagos.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra mediante el seguimiento de los cambios en el campo de clave de bloqueo de pago (BSEG-ZLSPR) de la posición de la factura. Los registros de cambios de CDHDR y CDPOS indican la fecha, la hora y la persona que estableció el bloqueo.

Capturar

Identifique cuándo se completa el campo BSEG-ZLSPR mediante los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS).

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago retirado
Representa la resolución de un problema mediante la retirada de un bloqueo de pago establecido previamente. Esto vuelve a habilitar la factura para el pago.
Por qué es importante

El tiempo transcurrido entre el establecimiento y la retirada de un bloqueo representa el tiempo de resolución de una excepción del proceso. Reducirlo es fundamental para mejorar la eficiencia y las relaciones con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra cuando se borra el campo de clave de bloqueo de pago (BSEG-ZLSPR). El cambio queda registrado en las tablas CDHDR y CDPOS, que proporcionan la fecha y hora de la retirada.

Capturar

Identifique cuándo se borra el campo BSEG-ZLSPR mediante los documentos de modificación (CDHDR/CDPOS).

Tipo de evento explicit
Datos de la factura actualizados
Esta actividad refleja un cambio realizado en el documento de factura después de su creación inicial. Es habitual durante los ciclos de retrabajo posteriores a un rechazo o para corregir errores.
Por qué es importante

Las actualizaciones frecuentes indican retrabajo y posibles problemas de calidad de los datos en el momento de la entrada. Hacer un seguimiento de estos cambios ayuda a cuantificar el esfuerzo dedicado a las correcciones e identificar errores comunes.

Dónde obtenerlo

Los cambios en campos clave se registran en las tablas de documentos de modificación de SAP: CDHDR (cabecera) y CDPOS (posición). Se pueden generar eventos filtrando los cambios del objeto de factura pertinente.

Capturar

Extraiga los eventos de modificación del objeto de factura de las tablas CDHDR y CDPOS.

Tipo de evento explicit
Factura aparcada
Es una factura que se ha introducido en el sistema, pero aún no se ha contabilizado en el libro mayor. El aparcamiento permite guardar facturas incompletas o dejarlas pendientes de revisión antes de contabilizarlas.
Por qué es importante

El aparcamiento indica una pausa deliberada en el proceso. Hacer un seguimiento de la duración y la frecuencia de las facturas aparcadas ayuda a identificar las causas de las demoras antes de que comience el ciclo formal de contabilización y aprobación.

Dónde obtenerlo

Puede identificarse mediante documentos creados con transacciones de aparcamiento, como MIR7 o FV60, o consultando campos de estado específicos de la tabla BKPF o tablas específicas de documentos aparcados, como VBKPF.

Capturar

Identifique los documentos creados mediante transacciones de aparcamiento o compruebe si tienen el estado de documento aparcado.

Tipo de evento explicit
Factura enviada para aprobación
Esta actividad marca el inicio del flujo de trabajo formal de aprobación de la factura. Suele inferirse cuando el estado de la factura cambia a «pendiente de aprobación» o se genera un elemento de flujo de trabajo.
Por qué es importante

Este es el punto de partida para medir el tiempo de ciclo de aprobación. Saber cuándo comienzan las aprobaciones es fundamental para identificar cuellos de botella en el propio flujo de trabajo de aprobación.

Dónde obtenerlo

Suele inferirse a partir del inicio de un SAP Business Workflow (tabla SWW_WI2OBJ) vinculado al objeto de factura, por ejemplo BUS2081, o de un cambio en un campo de estado personalizado de la cabecera del documento.

Capturar

Infiera este evento a partir de la creación de un elemento de flujo de trabajo relacionado con el documento de factura.

Tipo de evento inferred
Factura rechazada
Representa el rechazo de una factura durante el proceso de aprobación. Este evento genera retrabajo, ya que es necesario corregir la factura y volver a enviarla.
Por qué es importante

El rechazo de facturas es un indicador clave de ineficiencias del proceso y problemas de calidad de los datos. Analizar la frecuencia y los motivos de los rechazos ayuda a identificar oportunidades de mejora y formación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de actualizaciones de estado específicas en un flujo de trabajo de SAP, como el estado «rechazado», o de eventos que cancelan el flujo de trabajo de aprobación actual y devuelven la factura a la persona encargada de procesarla.

Capturar

Infiera este evento a partir de los cambios en el estado del flujo de trabajo que indiquen un rechazo.

Tipo de evento inferred
Pago ejecutado con retraso
Este evento calculado se produce cuando el pago de una factura se ejecuta después de su fecha de vencimiento calculada. Se obtiene comparando dos campos de fecha.
Por qué es importante

Esta actividad contribuye directamente a los KPI de pagos puntuales y ayuda a identificar proveedores o unidades de negocio con pagos atrasados frecuentes, lo que puede perjudicar las relaciones con los proveedores y generar penalizaciones.

Dónde obtenerlo

Se calcula comparando la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) con la fecha neta de vencimiento. Esta última se calcula a partir de la fecha base (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Capturar

Se obtiene comparando BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + días del plazo de pago).

Tipo de evento calculated
Propuesta de pago creada
La factura se selecciona y se incluye en una propuesta de pago como parte de una ejecución de pagos. Este es el primer paso del proceso de pago automatizado.
Por qué es importante

Esta actividad indica la intención de pagar. Los retrasos entre este paso y la ejecución final del pago pueden revelar problemas en la ejecución de pagos, las aprobaciones o la comunicación con el banco.

Dónde obtenerlo

Esta información se encuentra en las tablas de ejecución de pagos, en concreto en REGUP, que contiene las partidas incluidas en una propuesta de pago. La fecha de ejecución de la tabla REGUH correspondiente proporciona la marca de tiempo.

Capturar

Identifique cuándo aparece una factura en la tabla REGUP a partir de una ejecución de propuesta de pago.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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