Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

Microsoft Dynamics 365
Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

Su Template de datos de Purchase to Pay: procesamiento de facturas

Este Template proporciona una guía clara para extraer los datos esenciales necesarios para analizar su proceso Purchase to Pay: procesamiento de facturas en Microsoft Dynamics 365. Detalla los atributos fundamentales que debe recopilar, las actividades clave que debe seguir y recomendaciones prácticas para extraer los datos. Utilice este recurso para asegurarse de reunir toda la información necesaria para realizar un análisis y una optimización integrales del proceso.
  • Atributos recomendados para recopilar en un análisis detallado
  • Actividades clave que debe seguir durante todo el ciclo de vida del procesamiento de facturas
  • Orientación para extraer datos de Microsoft Dynamics 365
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Purchase to Pay - Atributos del procesamiento de facturas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y realizar un análisis completo de Purchase to Pay - Procesamiento de facturas.
5 Obligatorio 7 Recomendado 10 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo exacta que indica cuándo se produjo una actividad o un evento específico.
Descripción

La hora del evento, o marca de tiempo, registra la fecha y la hora exactas en que tuvo lugar una actividad. Es un componente fundamental del Registro de eventos, ya que proporciona la secuencia temporal necesaria para ordenar correctamente las actividades y calcular las duraciones.

En el análisis, esta marca de tiempo es la base de todas las métricas relacionadas con el tiempo. Se utiliza para calcular la duración de las actividades, el tiempo de ciclo entre distintos pasos, como el tiempo de aprobación, y el tiempo total de procesamiento de extremo a extremo de cada factura. También permite analizar las tendencias a lo largo del tiempo.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular todos los tiempos de ciclo y las duraciones, e identificar cuellos de botella en el proceso.

Dónde obtenerlo

Procede de varios campos de fecha y hora distribuidos en distintas tablas, como los campos createdDateTime o modifiedDateTime de tablas como VendInvoiceInfoTable, VendTrans o las tablas del historial del Workflow.

Ejemplos
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre del evento empresarial o la tarea específicos que se produjeron en un momento determinado del ciclo de procesamiento de la factura.
Descripción

El nombre de la actividad describe un paso específico o un cambio de estado en el proceso de la factura, como «Factura registrada», «Factura enviada para aprobación» o «Pago ejecutado». Estos datos son fundamentales para construir el mapa del proceso y comprender la secuencia de eventos.

El análisis de este atributo revela el flujo del proceso, identifica las rutas habituales y destaca las desviaciones o los cuellos de botella. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, como la duración desde la aprobación hasta la contabilización, y para medir la frecuencia de eventos específicos, como los rechazos o los bloqueos de pago.

Por qué es importante

Define los pasos del mapa del proceso, lo que permite visualizar el flujo del proceso y analizar las transiciones entre distintas actividades.

Dónde obtenerlo

Este atributo suele derivarse de una combinación de campos de estado, tipos de transacción o entradas del registro de cambios en varias tablas de Dynamics 365 relacionadas con el procesamiento de facturas.

Ejemplos
Factura enviada para aprobaciónDiscrepancia de conciliación detectadaPago ejecutado
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único de cada factura de proveedor, que actúa como ID principal del caso para realizar el seguimiento de su ciclo de vida.
Descripción

El número de factura es la clave única que vincula todas las actividades asociadas a una misma factura de proveedor. Permite rastrear la factura de extremo a extremo, desde su recepción y registro hasta la conciliación, aprobación y pago final.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental. Define el caso y permite reconstruir el flujo del proceso de cada factura. Así se pueden calcular los tiempos totales de ciclo, identificar variantes del proceso y analizar las características y los resultados específicos de cada factura.

Por qué es importante

Es el Case ID esencial que conecta todos los eventos relacionados y permite analizar el ciclo de vida completo de cada factura.

Dónde obtenerlo

Normalmente se encuentra en la tabla principal de facturas de proveedor, como VendInvoiceInfoTable, en el campo Num.

Ejemplos
INV-10056773245-AUS-001-98432
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema de registro del que se extrajeron los datos de los eventos.
Descripción

Este atributo identifica la aplicación de origen de los datos de actividad. En este proceso, normalmente será «Microsoft Dynamics 365».

En entornos con varios sistemas, como una solución externa de OCR o captura, este campo ayuda a diferenciar dónde se produce cada paso del proceso. Garantiza la trazabilidad clara de los datos y facilita la resolución de problemas de extracción.

Por qué es importante

Proporciona un contexto esencial sobre el origen de los datos, algo importante para validarlos y comprender el panorama de sistemas del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un valor estático, «Microsoft Dynamics 365», que se añade durante la transformación de datos para indicar el origen del conjunto de datos.

Ejemplos
Microsoft Dynamics 365
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica la última vez que se actualizaron los datos de este proceso desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra cuándo se extrajo y actualizó por última vez el conjunto de datos desde Microsoft Dynamics 365. Normalmente es el mismo para todos los registros de una misma carga de datos.

Esta información es fundamental para que los usuarios comprendan la actualidad de los datos que analizan. Proporciona contexto sobre la vigencia de los insights del proceso y es esencial para gestionar los calendarios de actualización y validar las canalizaciones de datos.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, para que sepan cuándo se realizó el análisis y cuándo se espera la próxima actualización.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo la genera y añade al conjunto de datos el proceso de extracción de datos o ETL durante su ejecución.

Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Estado de la factura
InvoiceStatus
Estado actual de la factura en el momento de extraer los datos.
Descripción

El estado de la factura indica la situación actual de una factura dentro de su ciclo de vida, como «pendiente de aprobación», «aprobada», «contabilizada» o «pagada». Proporciona una visión puntual del avance de la factura.

Este atributo se utiliza principalmente para crear Dashboards operativos que muestran la carga de trabajo y el volumen pendiente actuales. Ayuda a las personas responsables a comprender cuántas facturas se encuentran en cada etapa del proceso, lo que facilita la asignación de recursos y la supervisión operativa. Es clave para el Dashboard de rendimiento y estado del procesamiento de facturas.

Por qué es importante

Proporciona una visión actualizada de todas las facturas, esencial para el seguimiento operativo, la gestión de la carga de trabajo y la identificación de cuellos de botella actuales.

Dónde obtenerlo

Normalmente se obtiene de los campos de estado de la tabla principal de facturas, como VendInvoiceInfoTable.

Ejemplos
Pendiente de aprobaciónContabilizadaPagada
Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
La fecha límite en la que debe pagarse la factura según las condiciones de pago acordadas.
Descripción

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago del proveedor. Representa el plazo contractual para efectuar el pago.

Esta fecha es fundamental para medir el rendimiento financiero y gestionar la relación con los proveedores. Se utiliza como referencia para calcular el KPI «Porcentaje de pagos puntuales», comparándola con la fecha real de «Pago ejecutado». Su análisis ayuda a identificar problemas sistémicos que provocan pagos atrasados, lo que puede deteriorar la relación con los proveedores o hacer que se pierdan descuentos por pronto pago.

Por qué es importante

Es la referencia para medir el rendimiento de los pagos puntuales, un KPI clave para la salud financiera y la relación con los proveedores.

Dónde obtenerlo

El sistema suele calcular esta fecha y almacenarla en la tabla de transacciones del proveedor, como VendTrans, a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago.

Ejemplos
2023-05-152023-06-302023-07-20
Hora de finalización
EndTime
La marca de tiempo exacta que indica cuándo se completó una actividad o un evento específico.
Descripción

La hora de finalización registra cuándo concluyó una actividad. Al combinarla con la hora de inicio (EventTime), permite calcular con precisión cuánto tardó en completarse cada paso.

Este atributo es esencial para calcular el «ProcessingTime» de cada actividad, una métrica clave para analizar el rendimiento. Ayuda a identificar exactamente qué pasos del proceso consumen más tiempo y permite orientar las iniciativas de mejora. Por ejemplo, puede medir la duración exacta de un paso manual de codificación o aprobación.

Por qué es importante

Permite calcular directamente los tiempos de procesamiento de las actividades, algo fundamental para identificar los pasos que más tiempo consumen.

Dónde obtenerlo

Al igual que StartTime, se obtiene de diversos campos de fecha y hora. Para algunas actividades, puede corresponder a la hora de inicio de la actividad siguiente. En otros casos, puede ser una marca de tiempo específica de finalización.

Ejemplos
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Importe de la factura
InvoiceAmount
Valor monetario total de la factura.
Descripción

Este atributo representa el importe total pendiente indicado en la factura del proveedor. Es un dato financiero fundamental para cada caso.

El importe de la factura se utiliza ampliamente para la segmentación y el análisis. Puede revelar si las facturas de mayor valor siguen un proceso de aprobación diferente y más estricto o si tardan más en procesarse. También se utiliza en los Dashboards para analizar el volumen de facturas por valor y puede agregarse para comprender el gasto total incluido en el análisis.

Por qué es importante

Permite analizar el proceso según el valor financiero, priorizar las iniciativas de mejora en las facturas de mayor importe y comprender los factores que impulsan los costes.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de la factura, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable, en un campo como InvoiceAmount o Amount.

Ejemplos
1500.00250.7512500.50
Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador de la orden de compra (PO) con la que está relacionada la factura.
Descripción

El número de orden de compra vincula la factura con el documento de adquisición original. Es fundamental para los procesos que incluyen una conciliación de dos o tres vías entre la factura, la orden de compra y la recepción de mercancías.

Este atributo permite analizar las facturas con y sin orden de compra, que suelen seguir rutas de proceso diferentes. Es clave para comprender la eficacia de la conciliación, investigar discrepancias y medir la tasa de procesamiento directo de las facturas respaldadas por órdenes de compra.

Por qué es importante

Distingue las facturas respaldadas por una orden de compra de las facturas sin orden de compra. Es uno de los principales factores de variación del proceso y resulta fundamental para analizar la conciliación.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de la factura, como VendInvoiceInfoTable, normalmente en un campo como PurchId.

Ejemplos
PO-001234PO-005678PO-009101
Número de proveedor
VendorNumber
Identificador único del proveedor que presentó la factura.
Descripción

El número de proveedor es el código que identifica de forma única a un proveedor en los datos maestros. Vincula la transacción de la factura con un proveedor específico y permite analizar el proceso desde la perspectiva del proveedor.

Este atributo es esencial para segmentar los datos del proceso por proveedor. Ayuda a responder preguntas como «¿Qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos?» o «¿Las discrepancias de conciliación son más frecuentes con determinados proveedores?». Analizar el rendimiento por proveedor puede revelar oportunidades de colaboración y mejora del proceso.

Por qué es importante

Permite filtrar y analizar las causas raíz por proveedor, lo que ayuda a identificar problemas de rendimiento o patrones asociados a proveedores concretos.

Dónde obtenerlo

Normalmente se encuentra en la cabecera de la tabla de facturas de proveedor, como VendInvoiceInfoTable, vinculada a los datos maestros principales de proveedores en VendTable.

Ejemplos
V-1001V-2050V-8342
Usuario
User
ID o nombre de la persona que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso específico del proceso. En las actividades automatizadas, puede tratarse de una cuenta del sistema o de servicio.

Analizar el proceso por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación y comparar el rendimiento entre personas o equipos. También es fundamental para analizar los ciclos de retrabajo, en los que el trabajo pasa de un usuario a otro, y comprender las diferencias en la forma en que cada usuario realiza la misma tarea.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento y la carga de trabajo por usuario o equipo, además de identificar los niveles de automatización y las fuentes de retrabajo.

Dónde obtenerlo

Procede de los campos de ID de usuario de las tablas de transacciones o del historial del Workflow, como createdby o modifiedby. Esta información puede encontrarse en las tablas de seguimiento del Workflow.

Ejemplos
j.doea.smithAX_Admin
Código de empresa
CompanyCode
El identificador de la entidad jurídica o empresa de la organización que procesa la factura.
Descripción

El código de empresa representa la entidad jurídica específica responsable financieramente de la factura. En una organización con varias empresas, es un dato fundamental para segmentar la información financiera.

Este atributo permite filtrar o comparar el análisis del proceso entre distintas entidades jurídicas. Puede revelar si el rendimiento, las políticas o los cuellos de botella del proceso son específicos de determinadas empresas del grupo, lo que facilita iniciativas de mejora adaptadas a cada entidad.

Por qué es importante

Permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica, algo crucial para las organizaciones grandes con varias empresas.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar en la mayoría de las tablas financieras de Dynamics 365, normalmente denominado DataAreaId.

Ejemplos
USMFDEMFGBSI
Condiciones de pago
PaymentTerms
El acuerdo sobre las condiciones de pago con el proveedor, como «Net 30» o «2% 10, Net 30».
Descripción

Las condiciones de pago definen los términos acordados para pagar al proveedor, incluido el plazo y los posibles descuentos. Esta información suele obtenerse de los datos maestros del proveedor o de la orden de compra.

Este atributo proporciona un contexto esencial para la fecha de vencimiento del pago y el KPI «Porcentaje de pagos puntuales». Analizar si determinadas condiciones de pago se relacionan con pagos atrasados puede revelar problemas operativos. También ayuda a planificar las finanzas y gestionar eficazmente el capital circulante.

Por qué es importante

Proporciona contexto para las fechas de vencimiento de los pagos y ayuda a analizar el impacto financiero de los plazos de pago y las tasas de obtención de descuentos.

Dónde obtenerlo

Esta información se almacena en los datos maestros del proveedor (VendTable) y se copia en tablas de transacciones como VendInvoiceInfoTable.

Ejemplos
Neto 30Neto 602 % a 10 días, neto 30
Departamento
Department
El centro de costos o departamento al que se asignan los costos de la factura.
Descripción

El departamento identifica la unidad de negocio o el centro de costos responsable del gasto de la factura. Normalmente se determina durante la actividad de codificación de la factura.

Analizar el proceso por departamento es fundamental para comprender las diferencias en el gasto, los tiempos de aprobación y el cumplimiento. Ayuda a identificar qué departamentos tienen más excepciones de facturas o ciclos de aprobación más largos, lo que proporciona una base para orientar la comunicación y la capacitación.

Por qué es importante

Permite analizar los costos y el proceso por departamento, y pone de relieve las diferencias de rendimiento y cumplimiento en toda la organización.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de las dimensiones financieras vinculadas a las líneas o a la cabecera de la factura. Para ello, es necesario consultar las estructuras de datos relacionadas con las dimensiones.

Ejemplos
VentasMarketingOperaciones de TI
El pago se realizó a tiempo
IsOnTimePayment
Un indicador calculado que señala si una factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes.
Descripción

Este atributo booleano se obtiene comparando la marca de tiempo de la actividad «Pago ejecutado» con la «Fecha de vencimiento del pago». Si la fecha de pago es anterior o igual a la fecha de vencimiento, el valor es true; de lo contrario, es false.

Este atributo respalda directamente el KPI «Porcentaje de pagos puntuales» y el panel «Cumplimiento de las condiciones de pago». Simplifica el análisis al proporcionar un resultado binario claro para cada factura, lo que facilita filtrar los pagos atrasados e investigar sus causas raíz por proveedor, departamento o país.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago y simplifica el cálculo del KPI «Porcentaje de pagos puntuales» y los análisis relacionados.

Dónde obtenerlo

Este atributo se calcula en la capa de transformación de datos. La lógica es: (marca de tiempo de la actividad «Pago ejecutado») <= (fecha de vencimiento del pago).

Ejemplos
truefalse
Está automatizado
IsAutomated
Un indicador que señala si una actividad fue realizada automáticamente por el sistema o por una persona usuaria.
Descripción

Este atributo booleano (verdadero/falso) distingue entre eventos ejecutados por el sistema y tareas manuales de usuario. Por ejemplo, un paso de conciliación de facturas puede estar automatizado, mientras que la gestión de discrepancias puede ser manual.

Analizar este atributo es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso. Ayuda a medir el éxito de las iniciativas de automatización, identificar los cuellos de botella manuales que persisten y detectar oportunidades para automatizar más actividades, mejorar la eficiencia y reducir los errores.

Por qué es importante

Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso, identificar cuellos de botella manuales y detectar oportunidades para aumentar la eficiencia.

Dónde obtenerlo

Normalmente se deriva del atributo «User». Si la persona usuaria es una cuenta de sistema o de servicio conocida, este indicador se establece en true.

Ejemplos
truefalse
Moneda de la factura
InvoiceCurrency
Código de moneda del importe de la factura, por ejemplo, USD o EUR.
Descripción

La moneda de la factura especifica la divisa en la que se expresa su importe. Es importante para las organizaciones multinacionales que trabajan con proveedores de distintos países.

Este atributo proporciona el contexto necesario para interpretar el importe de la factura y se utiliza para filtrar y elaborar informes, especialmente en operaciones internacionales. Garantiza que los valores financieros se interpreten correctamente y permite analizarlos por moneda o convertirlos a una moneda estándar de presentación de informes.

Por qué es importante

Proporciona el contexto esencial para los importes financieros, lo que permite interpretar y analizar correctamente los valores de las facturas en distintas regiones.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de la factura, junto al importe, por ejemplo, en el campo CurrencyCode de VendInvoiceInfoTable.

Ejemplos
USDEURGBP
Motivo del bloqueo del pago
PaymentBlockReason
El código de motivo que explica por qué se aplicó un bloqueo de pago a una factura.
Descripción

Un bloqueo de pago impide pagar una factura. Este atributo recoge el motivo del bloqueo, que normalmente es un código estandarizado seleccionado por una persona usuaria, como «Cargos en disputa» o «A la espera de la recepción de mercancías».

Este atributo es esencial para el panel «Frecuencia y duración de los bloqueos de pago». Analizar los motivos más frecuentes ayuda a identificar problemas subyacentes en el proceso P2P. Resolver estas causas raíz puede reducir considerablemente los retrasos en los pagos y mejorar la relación con los proveedores.

Por qué es importante

Explica por qué se retrasan deliberadamente los pagos y ayuda a identificar y resolver los problemas previos que provocan los bloqueos de pago.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un campo del registro de la factura o de las transacciones del proveedor, a menudo relacionado con el estado del bloqueo de pago. Consulte tablas como VendTrans.

Ejemplos
Disputa de calidadA la espera de una nota de créditoBloqueo manual
Motivo del rechazo
RejectionReason
El motivo que proporciona la persona aprobadora para rechazar una factura.
Descripción

Cuando una factura se rechaza durante el Workflow de aprobación, la persona aprobadora suele indicar el motivo. Este atributo recoge dicha explicación, que puede ser un código predefinido o texto libre.

Es un atributo fundamental para el panel «Análisis de rechazos de facturas». Proporciona la información cualitativa necesaria para comprender las causas raíz de los rechazos, como «Número de orden de compra incorrecto», «Factura duplicada» o «Diferencia de precio». Analizar estos motivos ayuda a priorizar las acciones para reducir la tasa de rechazo.

Por qué es importante

Proporciona información directa sobre los motivos por los que se rechazan las facturas, lo que permite aplicar medidas específicas para reducir el retrabajo y mejorar la tasa de aciertos a la primera.

Dónde obtenerlo

Normalmente se encuentra en los comentarios o registros históricos de las tablas que procesan el Workflow.

Ejemplos
Cantidad incorrectaFactura duplicadaLímite de aprobación excedido
Tiempo total del ciclo
TotalCycleTime
La duración total de extremo a extremo del procesamiento de una factura, desde su recepción hasta el pago.
Descripción

El tiempo total del ciclo mide toda la duración que una factura permanece en el proceso. Se calcula como la diferencia de tiempo entre la primera actividad, por ejemplo, «Factura registrada», y la última actividad, por ejemplo, «Pago ejecutado», de un número de factura determinado.

Es un KPI principal para medir la eficiencia general del proceso. Proporciona una visión de alto nivel del rendimiento y se utiliza en el panel «Tiempo de ciclo de extremo a extremo de las facturas». Analizar las tendencias de esta métrica y segmentarla por atributos como el proveedor o el importe ayuda a identificar oportunidades generales de mejora.

Por qué es importante

Representa el KPI principal de alto nivel para la velocidad y la eficiencia generales del proceso, y resume el rendimiento de cada factura.

Dónde obtenerlo

Se calcula a nivel de caso dentro de la herramienta de Process Mining o durante la preparación de datos. Es la diferencia de tiempo entre las marcas de tiempo del primer y el último evento de cada CaseId.

Ejemplos
P15DP22DT5H30MP7D
Tipo de discrepancia
MatchingDiscrepancyType
Clasifica el tipo de diferencia detectada durante el proceso de conciliación entre la factura y la orden de compra.
Descripción

Cuando se produce una discrepancia durante una conciliación de 2 o 3 vías, este atributo especifica la naturaleza del problema, por ejemplo, «Diferencia de precio», «Diferencia de cantidad» o «Falta la recepción de mercancías».

Estos datos son fundamentales para el panel «Tiempo de resolución de discrepancias de conciliación». Analizar la frecuencia de los distintos tipos de discrepancia permite identificar las causas raíz de los fallos de conciliación. Por ejemplo, las diferencias de precio frecuentes pueden indicar problemas con datos maestros desactualizados, mientras que las diferencias de cantidad podrían señalar problemas de envío.

Por qué es importante

Clasifica los fallos de conciliación y permite analizar sus causas raíz para reducir la tasa de discrepancias y mejorar el procesamiento directo.

Dónde obtenerlo

Puede almacenarse en una tabla específica de registros de conciliación o excepciones, o puede ser necesario derivarlo de mensajes de estado o comentarios del Workflow.

Ejemplos
Diferencia de precioDiferencia de cantidadFalta la recepción de mercancías
Obligatorio Recomendado Opcional

Purchase to Pay - Actividades de procesamiento de facturas

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su Registro de eventos para descubrir y analizar con precisión su Workflow de procesamiento de facturas.
6 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Factura aprobada
Representa la aprobación final y correcta de la factura dentro del Workflow, que autoriza su contabilización y pago. El motor de Workflow registra explícitamente este evento al finalizar.
Por qué es importante

Es un hito fundamental que concluye el proceso de aprobación. El tiempo transcurrido desde «Factura enviada para aprobación» hasta este evento es una medida clave de la eficiencia de la aprobación y ayuda a identificar cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito registrado en las tablas del historial del Workflow, como WorkflowTrackingStatusTable, cuando el estado del Workflow cambia a «Approved».

Recopilar

Marca de tiempo de la entrada con estado «Approved» en el historial del Workflow.

Tipo de evento explicit
Factura conciliada con la orden de compra
Representa la finalización correcta del proceso de conciliación, cuando los datos de la factura coinciden con la orden de compra y la información de recepción de mercancías. Este evento se infiere cuando el estado de conciliación de la factura se actualiza a «Passed».
Por qué es importante

Una conciliación correcta es un hito clave para las facturas respaldadas por una orden de compra, ya que confirma la validez del cargo antes del pago. Es esencial para realizar un seguimiento de la eficiencia de la conciliación y de las tasas de automatización.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la actualización del campo de estado de conciliación en la cabecera o las líneas de la factura de proveedor, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable, al valor «Passed» o «Successfully Matched».

Recopilar

Marca de tiempo del cambio de estado a «Passed» en los detalles de validación de la conciliación de la factura.

Tipo de evento inferred
Factura contabilizada
Es el evento contable formal en el que la factura aprobada se registra en el libro mayor y crea un pasivo. Se trata de un evento transaccional explícito del sistema.
Por qué es importante

La contabilización es el último paso antes del pago y un punto de control financiero clave. El tiempo transcurrido entre «Factura aprobada» y «Factura contabilizada» mide la eficiencia de los pasos contables finales.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito capturado a partir de la creación de la transacción de proveedor contabilizada en tablas como VendTrans y de los registros asociados GeneralJournalEntry y LedgerEntry.

Recopilar

Marca de tiempo de creación del registro en la tabla de transacciones de proveedor, VendTrans.

Tipo de evento explicit
Factura enviada para aprobación
Esta actividad marca el envío formal de una factura a un Workflow para su revisión y aprobación. El motor de Workflow de Dynamics 365 registra explícitamente este evento de envío.
Por qué es importante

Este es el punto de partida para medir todo el ciclo de aprobación. Ayuda a identificar cuánto tiempo esperan las facturas antes de que comience el proceso de aprobación y activa los KPI relacionados con la aprobación.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito registrado en las tablas del historial del Workflow, como WorkflowTrackingStatusTable, cuando una factura se envía a un Workflow.

Recopilar

Marca de tiempo de creación del registro de envío del Workflow en el historial del Workflow.

Tipo de evento explicit
Factura registrada
Es la entrada inicial de una factura en el sistema, que crea un registro provisional antes de procesar todos sus datos. Esta actividad se captura cuando se crea un nuevo registro en el diario de registro de facturas de proveedor.
Por qué es importante

Esta actividad marca el inicio oficial del ciclo de procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto ayuda a medir la duración total del procesamiento e identificar retrasos en las primeras etapas.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito capturado a partir de la creación de un registro en el registro de facturas de proveedor, normalmente en VendInvoiceRegisterJournalTable o en una tabla similar de facturas pendientes.

Recopilar

Marca de tiempo de creación del registro en el diario de registro de facturas de proveedor.

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Es la actividad final y representa la contabilización del diario de pagos, que crea el pago y liquida la factura. Se trata de un evento transaccional explícito que cierra el ciclo de vida de la factura.
Por qué es importante

Esta actividad marca el final correcto del proceso de factura a pago. Sirve de base para medir la «Tasa de pagos puntuales» y el tiempo total del ciclo de extremo a extremo.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito capturado a partir de la contabilización del diario de pagos. La información de liquidación se registra en tablas como VendSettlement, que vinculan el pago con la factura.

Recopilar

Marca de tiempo de contabilización del diario de pagos que liquida la transacción de proveedor.

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago establecido
Esta actividad se produce cuando se aplica una retención a una factura, lo que impide su pago. Se captura mediante un cambio en el campo de estado de bloqueo o retención de pago del registro de factura contabilizada.
Por qué es importante

Los bloqueos de pago son una de las principales causas de los pagos atrasados. Analizar cuándo y por qué se establecen es fundamental para mejorar el rendimiento de los pagos puntuales y las relaciones con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de un cambio en el campo de retención o bloqueo de pago de la transacción de proveedor contabilizada, VendTrans. El registro de cambios puede utilizarse para capturar la marca de tiempo.

Recopilar

Marca de tiempo de la actualización que establece el campo de bloqueo de pago en la transacción de proveedor.

Tipo de evento inferred
Bloqueo de pago liberado
Representa la eliminación de una retención de pago, lo que permite que la factura pase a la programación del pago. Se captura cuando el campo de bloqueo de pago se borra o cambia a un estado sin bloqueo.
Por qué es importante

Mide el tiempo necesario para resolver los problemas que provocan las retenciones de pago. Los periodos prolongados entre la aplicación y la liberación de un bloqueo indican procesos de resolución de problemas poco eficientes.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de un cambio que borra el campo de retención o bloqueo de pago de la transacción de proveedor contabilizada, VendTrans. El registro de cambios puede proporcionar la marca de tiempo.

Recopilar

Marca de tiempo de la actualización que borra el campo de bloqueo de pago en la transacción de proveedor.

Tipo de evento inferred
Datos de factura capturados
Representa la finalización de la introducción de los datos de la factura, incluidos los datos de cabecera y de líneas, antes de enviarla a conciliación o aprobación. A menudo se infiere cuando el registro de la factura pasa del estado «nuevo» o «registrado» al estado «lista para procesar».
Por qué es importante

El seguimiento de esta actividad ayuda a medir la eficiencia del proceso de introducción de datos, ya sea manual o automatizado mediante OCR. Los retrasos en esta etapa pueden propagarse por todo el proceso.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de los cambios de estado del registro de factura de proveedor pendiente, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable. El evento se produce cuando se completan todos los campos obligatorios y la factura está lista para el siguiente paso.

Recopilar

Detectar el cambio de estado en la tabla de facturas pendientes que indica que ha finalizado la introducción de datos.

Tipo de evento inferred
Discrepancia de conciliación detectada
Esta actividad se produce cuando el proceso de conciliación de la factura falla debido a diferencias entre la factura, la orden de compra o la recepción de mercancías. Se captura cuando el estado de conciliación de la factura se establece en «Failed» o «Discrepancy».
Por qué es importante

Identificar cuándo y por qué se producen las discrepancias es fundamental para el KPI «Tasa de discrepancias de conciliación». Esta actividad marca el inicio del proceso de resolución, que suele ser una fuente importante de retrasos.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la actualización del campo de estado de conciliación de la factura de proveedor, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable, al valor «Failed». A menudo también se registra el motivo del fallo.

Recopilar

Marca de tiempo del cambio de estado a «Failed» o «Discrepancy» durante la conciliación.

Tipo de evento inferred
Discrepancia de conciliación gestionada
Marca la resolución de una discrepancia de conciliación identificada previamente, lo que permite que la factura continúe. Se infiere cuando una factura con estado de conciliación «Failed» vuelve a conciliarse correctamente o se aprueba manualmente.
Por qué es importante

Esta actividad concluye el subproceso de resolución de discrepancias. El tiempo entre «Discrepancia de conciliación detectada» y este evento es un KPI clave para medir la eficiencia de la resolución.

Dónde obtenerlo

Se infiere mediante un evento de conciliación correcta («Factura conciliada con la orden de compra») que se produce después de un evento de «Discrepancia de conciliación detectada» para la misma factura.

Recopilar

Identificar una marca de tiempo de estado «Passed» posterior a una marca de tiempo de estado «Failed».

Tipo de evento inferred
Factura codificada
Esta actividad indica que se han asignado distribuciones de cuentas del libro mayor a las líneas de la factura. Normalmente se infiere a partir de la creación o finalización de las distribuciones de cuentas vinculadas a la factura.
Por qué es importante

La codificación es un paso fundamental para garantizar la exactitud financiera. Medir el tiempo necesario para codificar las facturas ayuda a identificar cuellos de botella en la revisión contable y respalda el KPI «Tiempo medio desde la captura de datos hasta la codificación».

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la creación y validación de registros en tablas de distribución contable, como AccountingDistribution, asociadas a la factura de proveedor pendiente.

Recopilar

Marca de tiempo en la que se guardan y validan las distribuciones contables de la factura.

Tipo de evento inferred
Factura rechazada
Indica que una persona aprobadora ha rechazado la factura, deteniendo el proceso y devolviéndola normalmente para su corrección. El motor de Workflow registra explícitamente este evento de rechazo.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos ayuda a cuantificar el retrabajo e identificar los motivos habituales de fallo, como una codificación incorrecta o el incumplimiento de políticas. Esto respalda directamente el KPI «Tasa de rechazo de facturas».

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito registrado en las tablas del historial del Workflow, como WorkflowTrackingStatusTable, cuando el estado del Workflow cambia a «Rejected» o «Canceled».

Recopilar

Marca de tiempo de la entrada con estado «Rejected» en el historial del Workflow.

Tipo de evento explicit
Pago programado
Esta actividad se produce cuando una factura contabilizada se incluye en una propuesta de pago o en un diario de pagos, pero antes de ejecutar el pago. Es una acción explícita que crea una línea en el diario de pagos.
Por qué es importante

Marca la transición de Cuentas por pagar a las operaciones de Tesorería. Analizar este paso puede revelar retrasos entre la contabilización de la factura y el inicio del pago.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito capturado a partir de la creación de una línea en un diario de pagos, LedgerJournalTrans, que liquida la transacción de proveedor contabilizada.

Recopilar

Marca de tiempo de creación de la línea del diario de pagos que hace referencia a la factura.

Tipo de evento explicit
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