Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas
Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas
- Atributos recomendados para un análisis detallado
- Actividades clave que debe registrar durante todo el ciclo de procesamiento de facturas
- Guía para extraer datos de Microsoft Dynamics 365
Atributos del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas
| Nombre | Descripción | ||
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Hora del evento
EventTime
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Marca de tiempo precisa que indica cuándo se produjo una actividad o un evento específico. | ||
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Descripción
La hora del evento, o marca de tiempo, registra la fecha y la hora exactas en que se realizó una actividad. Es un componente fundamental del Registro de eventos, ya que proporciona la secuencia temporal necesaria para ordenar correctamente las actividades y calcular las duraciones. En el análisis, esta marca de tiempo sirve de base para todas las métricas relacionadas con el tiempo. Se utiliza para calcular la duración de las actividades, el tiempo de ciclo entre distintos pasos, como el tiempo de aprobación, y el tiempo total de procesamiento de cada factura, de principio a fin. También permite analizar tendencias a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular todos los tiempos de ciclo y las duraciones, e identificar cuellos de botella en el proceso.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de distintos campos de fecha y hora en varias tablas, como los campos createdDateTime o modifiedDateTime de tablas como VendInvoiceInfoTable, VendTrans o las tablas del historial del flujo de trabajo.
Ejemplos
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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Nombre del evento de negocio o la tarea específica que se produjo en un momento determinado del ciclo de procesamiento de facturas. | ||
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Descripción
El nombre de la actividad describe un paso específico o un cambio de estado en el proceso de facturas, como «Factura registrada», «Factura enviada para aprobación» o «Pago ejecutado». Estos datos son esenciales para crear el mapa del proceso y comprender la secuencia de eventos. El análisis de este atributo revela el flujo del proceso, identifica las rutas habituales y destaca las desviaciones o los cuellos de botella. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, como el tiempo transcurrido desde la aprobación hasta la contabilización, y para medir la frecuencia de eventos específicos, como los rechazos o los bloqueos de pago.
Por qué es importante
Define los pasos del mapa del proceso, permite visualizar el flujo del proceso y analizar las transiciones entre las distintas actividades.
Dónde obtenerlo
Este atributo suele derivarse de una combinación de campos de estado, tipos de transacción o entradas del registro de cambios en distintas tablas de Dynamics 365 relacionadas con el procesamiento de facturas.
Ejemplos
Factura enviada para aprobaciónDiscrepancia de conciliación detectadaPago ejecutado
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Número de factura
InvoiceNumber
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Identificador único de cada factura de proveedor, que sirve como ID del caso principal para hacer un seguimiento de su ciclo de vida. | ||
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Descripción
El número de factura es la clave única que vincula todas las actividades asociadas a una factura de proveedor. Permite seguir todo el recorrido de la factura, desde su recepción y registro hasta la conciliación, la aprobación y el pago final. En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental. Define el caso y permite reconstruir el flujo del proceso de cada factura. Así se pueden calcular los tiempos de ciclo totales, identificar variantes del proceso y analizar características y resultados específicos de cada factura.
Por qué es importante
Es el ID del caso esencial que conecta todos los eventos relacionados y permite analizar el ciclo de vida completo de cada factura.
Dónde obtenerlo
Suele encontrarse en la tabla principal de facturas de proveedor, como VendInvoiceInfoTable, en el campo Num.
Ejemplos
INV-10056773245-AUS-001-98432
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Sistema de origen
SourceSystem
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Sistema de registro del que se extrajeron los datos del evento. | ||
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Descripción
Este atributo identifica la aplicación de origen de los datos de actividad. En este proceso, normalmente será «Microsoft Dynamics 365». En entornos con varios sistemas, como una solución externa de OCR o captura, este campo ayuda a distinguir dónde se realiza cada paso del proceso. Permite mantener clara la trazabilidad de los datos y facilita la resolución de problemas de extracción.
Por qué es importante
Proporciona contexto clave sobre el origen de los datos, importante para validarlos y comprender el panorama de sistemas del proceso.
Dónde obtenerlo
Es un valor estático, «Microsoft Dynamics 365», que se añade durante la transformación de datos para indicar el origen del conjunto de datos.
Ejemplos
Microsoft Dynamics 365
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este proceso desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo registra cuándo se extrajo y actualizó por última vez el conjunto de datos desde Microsoft Dynamics 365. Por lo general, tiene el mismo valor en todos los registros de una misma carga de datos. Esta información es fundamental para que quienes usan los datos sepan qué tan recientes son. Aporta contexto sobre la actualidad de la información del proceso y es esencial para gestionar los calendarios de actualización y validar los flujos de datos.
Por qué es importante
Informa sobre la actualidad de los datos, para que sepa qué tan reciente es el análisis y cuándo se espera la próxima actualización.
Dónde obtenerlo
El proceso de extracción de datos o ETL genera esta marca de tiempo y la añade al conjunto de datos durante su ejecución.
Ejemplos
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
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Estado de la factura
InvoiceStatus
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Estado actual de la factura en el momento de extraer los datos. | ||
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Descripción
El estado de la factura indica en qué punto de su ciclo de vida se encuentra, por ejemplo, «Pendiente de aprobación», «Aprobado», «Contabilizado» o «Pagado». Ofrece una instantánea del avance de la factura. Este atributo se utiliza principalmente para crear Dashboards operativos que muestran la carga de trabajo y el trabajo pendiente actuales. Ayuda a los responsables a saber cuántas facturas hay en cada etapa del proceso, lo que facilita la asignación de recursos y el seguimiento de las operaciones. Es clave para el Dashboard «Rendimiento y estado del procesamiento de facturas».
Por qué es importante
Ofrece una vista del estado actual de todas las facturas, esencial para supervisar las operaciones, gestionar la carga de trabajo e identificar los cuellos de botella actuales.
Dónde obtenerlo
Suele obtenerse de los campos de estado de la tabla principal de facturas, como VendInvoiceInfoTable.
Ejemplos
Pendiente de aprobaciónContabilizadoPagado
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Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
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Fecha límite para pagar la factura según las condiciones de pago acordadas. | ||
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Descripción
La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago del proveedor. Representa la fecha límite contractual para realizar el pago. Esta fecha es fundamental para medir el rendimiento financiero y gestionar las relaciones con los proveedores. Sirve de referencia para calcular el KPI «Tasa de pagos puntuales», comparándola con la fecha real de «Pago ejecutado». Analizar estos datos ayuda a detectar problemas sistémicos que provocan retrasos en los pagos y pueden perjudicar las relaciones con los proveedores o hacer que se pierdan descuentos por pronto pago.
Por qué es importante
Sirve de referencia para medir el cumplimiento de los plazos de pago, un KPI clave para la salud financiera y las relaciones con los proveedores.
Dónde obtenerlo
El sistema suele calcular esta fecha y almacenarla en la tabla de transacciones de proveedores, como VendTrans, a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago.
Ejemplos
2023-05-152023-06-302023-07-20
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Hora de finalización
EndTime
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Marca de tiempo exacta que indica cuándo se completó una actividad o un evento específico. | ||
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Descripción
La hora de finalización registra cuándo concluyó una actividad. Al combinarla con la hora de inicio (EventTime), permite calcular con precisión cuánto tardó en completarse cada paso. Este atributo es esencial para calcular el «ProcessingTime» de cada actividad, una métrica clave para analizar el rendimiento. Ayuda a localizar los pasos que más tiempo consumen y a orientar las iniciativas de mejora. Por ejemplo, permite medir la duración exacta de un paso manual de codificación o aprobación.
Por qué es importante
Permite calcular directamente los tiempos de procesamiento de las actividades, algo fundamental para identificar los pasos que más tiempo consumen.
Dónde obtenerlo
Al igual que StartTime, se obtiene de distintos campos de fecha y hora. En algunas actividades, puede corresponder a la hora de inicio de la actividad siguiente. En otros casos, puede ser una marca de tiempo específica de finalización.
Ejemplos
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
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Importe de la factura
InvoiceAmount
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Valor monetario total de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo representa el importe total que se debe pagar, según la factura del proveedor. Es un dato financiero fundamental para cada caso. El importe de la factura se utiliza ampliamente para segmentar y analizar los datos. Permite determinar si las facturas de mayor importe siguen un proceso de aprobación distinto y más riguroso, o si tardan más en procesarse. También se utiliza en los Dashboards para analizar el volumen de facturas por importe y calcular el gasto total incluido en el análisis.
Por qué es importante
Permite analizar el proceso según el valor financiero, priorizar las iniciativas de mejora para las facturas de mayor importe y entender los factores que generan costes.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la tabla del encabezado de la factura, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable, en un campo como InvoiceAmount o Amount.
Ejemplos
1500.00250.7512500.50
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Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
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Identificador de la orden de compra (PO) asociada a la factura. | ||
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Descripción
El número de orden de compra vincula una factura con el documento de compra original. Es fundamental en los procesos que incluyen una conciliación de dos o tres vías entre la factura, la PO y la recepción de mercancías. Este atributo permite analizar las facturas con PO y sin PO, que suelen seguir rutas distintas en el proceso. Es clave para entender la eficacia de la conciliación, investigar discrepancias y medir la tasa de procesamiento directo de las facturas asociadas a una PO.
Por qué es importante
Distingue las facturas asociadas a una PO de las que no lo están. Esta diferencia es uno de los principales factores de variación del proceso y resulta crucial para analizar la conciliación.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la tabla del encabezado de la factura, como VendInvoiceInfoTable, a menudo en un campo como PurchId.
Ejemplos
PO-001234PO-005678PO-009101
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Número de proveedor
VendorNumber
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Identificador único del proveedor que presentó la factura. | ||
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Descripción
El número de proveedor es el código que identifica de forma única a un proveedor en los datos maestros. Vincula la transacción de la factura con un proveedor específico y permite analizar el proceso desde la perspectiva de cada proveedor. Este atributo es esencial para segmentar los datos del proceso por proveedor. Ayuda a responder preguntas como «¿Qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos?» o «¿Se producen más discrepancias en la conciliación con determinados proveedores?». Analizar el rendimiento por proveedor puede revelar oportunidades de colaboración con proveedores y de mejora del proceso.
Por qué es importante
Permite filtrar y analizar las causas raíz por proveedor, lo que ayuda a identificar problemas de rendimiento o patrones asociados a proveedores específicos.
Dónde obtenerlo
Suele encontrarse en el encabezado de la tabla de facturas de proveedores, como VendInvoiceInfoTable, vinculada a los datos maestros de proveedores de VendTable.
Ejemplos
V-1001V-2050V-8342
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Usuario
User
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ID o nombre de la persona que realizó la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso específico del proceso. En los pasos automatizados, puede tratarse de una cuenta del sistema o de servicio. Analizar el proceso por usuario ayuda a entender cómo se distribuye la carga de trabajo, detectar necesidades de formación y comparar el rendimiento entre personas o equipos. También es fundamental para analizar los ciclos de retrabajo, en los que el trabajo pasa de un usuario a otro, y entender por qué distintas personas completan la misma tarea de maneras diferentes.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento y la carga de trabajo por usuario o equipo, además de identificar el nivel de automatización y las fuentes de retrabajo.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los campos de ID de usuario de las tablas de transacciones o del historial del flujo de trabajo, como createdby o modifiedby. Esta información puede encontrarse en las tablas de seguimiento del flujo de trabajo.
Ejemplos
j.doea.smithAX_Admin
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Código de empresa
CompanyCode
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Identificador de la entidad jurídica o empresa de la organización que procesa la factura. | ||
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Descripción
El código de empresa representa la entidad jurídica responsable financieramente de la factura. En las organizaciones con varias empresas, es un dato fundamental para segmentar la información financiera. Este atributo permite filtrar o comparar el análisis del proceso entre distintas entidades jurídicas. Puede revelar si el rendimiento, las políticas o los cuellos de botella del proceso son específicos de determinadas empresas del grupo, lo que facilita iniciativas de mejora adaptadas a cada entidad.
Por qué es importante
Permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica, algo crucial para las organizaciones grandes con varias empresas.
Dónde obtenerlo
Es un campo estándar en la mayoría de las tablas financieras de Dynamics 365, a menudo denominado DataAreaId.
Ejemplos
USMFDEMFGBSI
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Condiciones de pago
PaymentTerms
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Condiciones de pago acordadas con el proveedor, como «30 días netos» o «2 % a 10 días, 30 días netos». | ||
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Descripción
Las condiciones de pago definen los términos acordados para pagar al proveedor, incluidos los plazos y los posibles descuentos. Esta información suele obtenerse de los datos maestros del proveedor o de la orden de compra. Este atributo aporta un contexto esencial para la fecha de vencimiento del pago y el KPI de tasa de pagos puntuales. Analizar si determinadas condiciones de pago se relacionan con retrasos puede revelar dificultades operativas. También ayuda a planificar las finanzas y gestionar eficazmente el capital de trabajo.
Por qué es importante
Aporta contexto sobre las fechas de vencimiento y ayuda a analizar el impacto financiero de los plazos de pago y la tasa de descuentos aprovechados.
Dónde obtenerlo
Esta información se almacena en los datos maestros del proveedor (VendTable) y se copia en tablas de transacciones como VendInvoiceInfoTable.
Ejemplos
30 días netos60 días netos2 % a 10 días, 30 días netos
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Departamento
Department
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Centro de costes o departamento al que se asignan los costes de la factura. | ||
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Descripción
El departamento identifica la unidad de negocio o el centro de costes responsable del gasto de la factura. Por lo general, se determina durante la actividad de codificación de la factura. Analizar el proceso por departamento es clave para entender las diferencias entre departamentos en cuanto a gastos, tiempos de aprobación y cumplimiento. Ayuda a identificar qué departamentos tienen más excepciones en las facturas o ciclos de aprobación más largos, y permite orientar la comunicación y la formación.
Por qué es importante
Permite analizar los costes y el proceso por departamento, y pone de manifiesto las diferencias de rendimiento y cumplimiento en toda la organización.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de las dimensiones financieras vinculadas a las líneas o al encabezado de la factura. Para ello, es necesario consultar las estructuras de datos relacionadas con las dimensiones.
Ejemplos
VentasMarketingOperaciones de TI
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Es automatizado
IsAutomated
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Indicador que señala si el sistema o una persona realizó una actividad automáticamente. | ||
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Descripción
Este atributo booleano (verdadero/falso) distingue los eventos ejecutados por el sistema de las tareas manuales realizadas por usuarios. Por ejemplo, la conciliación de una factura puede estar automatizada, mientras que la gestión de discrepancias se realiza manualmente. Analizar este atributo es clave para entender el nivel de automatización del proceso. Ayuda a medir los resultados de las iniciativas de automatización, identificar los cuellos de botella manuales que persisten y detectar oportunidades para automatizar más, mejorar la eficiencia y reducir errores.
Por qué es importante
Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso, identificar los cuellos de botella manuales y detectar oportunidades para mejorar la eficiencia.
Dónde obtenerlo
Suele deducirse del atributo «Usuario». Si el usuario es una cuenta conocida del sistema o de servicio, este indicador se establece en verdadero.
Ejemplos
truefalse
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Moneda de la factura
InvoiceCurrency
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Código de la moneda en la que está expresado el importe de la factura (por ejemplo, USD o EUR). | ||
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Descripción
La moneda de la factura especifica en qué moneda está expresado su importe. Este dato es importante para las organizaciones multinacionales que trabajan con proveedores de distintos países. Este atributo aporta el contexto necesario para interpretar el importe de la factura y se utiliza para filtrar y elaborar informes, especialmente en operaciones globales. Permite interpretar correctamente los valores financieros y realizar análisis por moneda o convertir los importes a una moneda de referencia para los informes.
Por qué es importante
Aporta el contexto necesario para interpretar y analizar correctamente los importes de las facturas en distintas regiones.
Dónde obtenerlo
Se encuentra en la tabla del encabezado de la factura, junto al importe, por ejemplo, en el campo CurrencyCode de VendInvoiceInfoTable.
Ejemplos
USDEURGBP
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Motivo del bloqueo del pago
PaymentBlockReason
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Código que explica por qué se bloqueó el pago de una factura. | ||
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Descripción
Un bloqueo impide pagar una factura. Este atributo recoge el motivo, que suele ser un código estandarizado seleccionado por un usuario, como «Cargos en disputa» o «A la espera de la recepción de mercancías». Este atributo es esencial para el Dashboard «Frecuencia y duración de los bloqueos de pago». Analizar los motivos más frecuentes ayuda a identificar problemas subyacentes en el proceso de compra a pago (P2P). Resolver estas causas raíz puede reducir considerablemente los retrasos en los pagos y mejorar las relaciones con los proveedores.
Por qué es importante
Explica por qué se retrasan los pagos de forma intencional y ayuda a identificar y resolver los problemas previos que provocan los bloqueos.
Dónde obtenerlo
Suele ser un campo del registro de la factura o de la transacción del proveedor, a menudo relacionado con el estado del bloqueo del pago. Puede buscarse en tablas como VendTrans.
Ejemplos
Disputa de calidadA la espera de una nota de créditoBloqueo manual
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Motivo del rechazo
RejectionReason
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Motivo que indica la persona aprobadora para rechazar una factura. | ||
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Descripción
Cuando se rechaza una factura durante el flujo de trabajo de aprobación, la persona aprobadora suele indicar el motivo. Este atributo recoge esa explicación, que puede ser un código predefinido o texto libre. Es un atributo clave para el Dashboard «Análisis de rechazos de facturas». Aporta la información cualitativa necesaria para entender las causas raíz de los rechazos, como «Número de PO incorrecto», «Factura duplicada» o «Diferencia de precio». Analizar estos motivos ayuda a priorizar las acciones para reducir la tasa de rechazo.
Por qué es importante
Permite saber directamente por qué se rechazan las facturas y tomar medidas específicas para reducir el retrabajo y mejorar la tasa de resolución correcta al primer intento.
Dónde obtenerlo
Suele encontrarse en los comentarios o registros del historial de las tablas de procesamiento del flujo de trabajo.
Ejemplos
Cantidad incorrectaFactura duplicadaLímite de aprobación excedido
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Pago puntual
IsOnTimePayment
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Indicador calculado que señala si una factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes. | ||
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Descripción
Este atributo booleano se obtiene al comparar la marca de tiempo de la actividad «Pago ejecutado» con la «Fecha de vencimiento del pago». Si la fecha de pago es anterior o igual a la fecha de vencimiento, el valor es verdadero; de lo contrario, es falso. Este atributo respalda directamente el KPI de tasa de pagos puntuales y el Dashboard «Cumplimiento de las condiciones de pago». Simplifica el análisis al ofrecer un resultado binario claro para cada factura, lo que facilita filtrar los pagos atrasados e investigar sus causas raíz por proveedor, departamento o país.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, simplifica el cálculo del KPI de tasa de pagos puntuales y facilita los análisis relacionados.
Dónde obtenerlo
Este atributo se calcula en la capa de transformación de datos. La lógica es: (marca de tiempo de la actividad «Pago ejecutado») <= (fecha de vencimiento del pago).
Ejemplos
truefalse
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Tiempo de ciclo total
TotalCycleTime
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Duración total del procesamiento de una factura, desde su recepción hasta el pago. | ||
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Descripción
El tiempo de ciclo total mide cuánto tiempo permanece una factura en el proceso de principio a fin. Se calcula como la diferencia entre la primera actividad (por ejemplo, «Factura registrada») y la última (por ejemplo, «Pago ejecutado») para un número de factura determinado. Es un KPI principal para medir la eficiencia general del proceso. Ofrece una visión global del rendimiento y se utiliza en el Dashboard «Tiempo de ciclo integral de las facturas». Analizar las tendencias de esta métrica y segmentarla por atributos como el proveedor o el importe ayuda a identificar oportunidades de mejora generales.
Por qué es importante
Es el KPI general clave para medir la velocidad y la eficiencia del proceso, y resume el rendimiento de cada factura.
Dónde obtenerlo
Se calcula a nivel de caso en la herramienta de Process Mining o durante la preparación de los datos. Corresponde a la diferencia entre las marcas de tiempo del primer y el último evento de cada CaseId.
Ejemplos
P15DP22DT5H30MP7D
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Tipo de discrepancia
MatchingDiscrepancyType
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Clasifica el tipo de diferencia detectada al conciliar la factura con la orden de compra. | ||
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Descripción
Cuando se produce una discrepancia durante una conciliación de dos o tres vías, este atributo especifica la naturaleza del problema, por ejemplo, «Diferencia de precio», «Diferencia de cantidad» o «Falta la recepción de mercancías». Estos datos son fundamentales para el Dashboard «Tiempo de resolución de discrepancias en la conciliación». Al analizar la frecuencia de los distintos tipos de discrepancia, la empresa puede identificar las causas raíz de los fallos de conciliación. Por ejemplo, las diferencias de precio frecuentes pueden indicar que los datos maestros están desactualizados, mientras que las diferencias de cantidad podrían señalar problemas de envío.
Por qué es importante
Clasifica los fallos de conciliación y permite analizar sus causas raíz para reducir las discrepancias y mejorar el procesamiento directo.
Dónde obtenerlo
Puede almacenarse en una tabla específica de conciliaciones o excepciones, o bien deducirse de los mensajes de estado o los comentarios del flujo de trabajo.
Ejemplos
Diferencia de precioDiferencia de cantidadFalta la recepción de mercancías
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Actividades del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas
| Actividad | Descripción | ||
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Factura aprobada
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Representa la aprobación final de la factura en el flujo de trabajo, que la autoriza para su contabilización y pago. El motor de flujo de trabajo registra explícitamente este evento al completar el proceso. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito fundamental que concluye el proceso de aprobación. El tiempo transcurrido desde «Factura enviada para aprobación» hasta este evento es una medida clave de la eficiencia de la aprobación y ayuda a identificar cuellos de botella.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra en las tablas del historial del flujo de trabajo, por ejemplo, WorkflowTrackingStatusTable, cuando el estado del flujo de trabajo cambia a «Aprobado».
Capturar
Marca de tiempo del registro de estado «Aprobado» en el historial del flujo de trabajo.
Tipo de evento
explicit
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Factura conciliada con orden de compra
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Representa la finalización satisfactoria de la conciliación, cuando los datos de la factura coinciden con la orden de compra y la información de recepción de mercancías. Se infiere cuando el estado de conciliación de la factura cambia a «Aprobado». | ||
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Por qué es importante
La conciliación satisfactoria es un hito clave para las facturas vinculadas a una orden de compra, ya que confirma la validez del cargo antes del pago. Es esencial para hacer un seguimiento de la eficiencia y las tasas de automatización de la conciliación.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando el campo de estado de conciliación en el encabezado o las líneas de la factura de proveedor, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable, cambia a «Aprobado» o «Conciliado correctamente».
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Aprobado» en los detalles de validación de la conciliación de facturas.
Tipo de evento
inferred
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Factura contabilizada
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Es el evento contable formal en el que la factura aprobada se registra en el libro mayor y genera un pasivo. Se trata de un evento transaccional explícito del sistema. | ||
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Por qué es importante
La contabilización es el último paso antes del pago y un punto clave de control financiero. El tiempo transcurrido entre «Factura aprobada» y «Factura contabilizada» mide la eficiencia de los pasos contables finales.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra al crear la transacción de proveedor contabilizada en tablas como VendTrans y en los registros asociados GeneralJournalEntry y LedgerEntry.
Capturar
Marca de tiempo de creación del registro en la tabla de transacciones de proveedor (VendTrans).
Tipo de evento
explicit
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Factura enviada para aprobación
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Esta actividad marca el envío formal de una factura a un flujo de trabajo para su revisión y aprobación. El motor de flujo de trabajo de Dynamics 365 registra explícitamente este envío. | ||
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Por qué es importante
Este es el punto de partida para medir todo el ciclo de aprobación. Permite identificar cuánto esperan las facturas antes de que comience el proceso de aprobación y sirve de referencia para los KPI relacionados con la aprobación.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra en las tablas del historial del flujo de trabajo, por ejemplo, WorkflowTrackingStatusTable, cuando se envía una factura a un flujo de trabajo.
Capturar
Marca de tiempo de creación del registro de envío al flujo de trabajo en el historial correspondiente.
Tipo de evento
explicit
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Factura registrada
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Es el registro inicial de una factura en el sistema, que crea un registro provisional antes de procesar todos sus datos. Esta actividad se registra cuando se crea un nuevo registro en el diario de registro de facturas de proveedor. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca el inicio oficial del ciclo de procesamiento de facturas. Analizar el tiempo transcurrido desde este momento permite medir la duración total del procesamiento e identificar demoras en las primeras etapas.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra al crear un registro en el diario de registro de facturas de proveedor, normalmente en VendInvoiceRegisterJournalTable o en una tabla similar de facturas pendientes.
Capturar
Marca de tiempo de creación del registro en el diario de registro de facturas de proveedor.
Tipo de evento
explicit
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Pago ejecutado
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Esta es la actividad final: representa la contabilización del diario de pagos, que genera el pago y liquida la factura. Es un evento transaccional explícito que cierra el ciclo de vida de la factura. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad marca la finalización satisfactoria del proceso de factura a pago. Sirve de base para medir la «Tasa de pagos puntuales» y el tiempo de ciclo total de principio a fin.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra al contabilizar el diario de pagos. La información de liquidación se registra en tablas como VendSettlement, que vinculan el pago con la factura.
Capturar
Marca de tiempo de contabilización del diario de pagos que liquida la transacción de proveedor.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueo de pago establecido
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Esta actividad se produce cuando se retiene una factura para impedir su pago. Se registra cuando cambia el campo de bloqueo o retención de pago en el registro de la factura contabilizada. | ||
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Por qué es importante
Los bloqueos de pago son una de las principales causas de los pagos atrasados. Analizar cuándo y por qué se establecen es fundamental para mejorar la puntualidad de los pagos y las relaciones con los proveedores.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio en el campo de retención o bloqueo de pago de la transacción de proveedor contabilizada (VendTrans). El registro de cambios permite obtener la marca de tiempo.
Capturar
Marca de tiempo de la actualización que establece el campo de bloqueo de pago en la transacción de proveedor.
Tipo de evento
inferred
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Bloqueo de pago levantado
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Representa la eliminación de una retención de pago, lo que permite que la factura pase a la programación del pago. Se registra cuando se borra el campo de bloqueo de pago o cambia a un estado sin bloqueo. | ||
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Por qué es importante
Mide el tiempo que lleva resolver los problemas que provocan las retenciones de pago. Un intervalo prolongado entre el establecimiento y el levantamiento de un bloqueo indica que la resolución de problemas es ineficiente.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio que borra el campo de retención o bloqueo de pago de la transacción de proveedor contabilizada (VendTrans). El registro de cambios puede proporcionar la marca de tiempo.
Capturar
Marca de tiempo de la actualización que borra el campo de bloqueo de pago en la transacción de proveedor.
Tipo de evento
inferred
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Datos de la factura capturados
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Representa la finalización de la entrada de los datos de la factura, incluidos el encabezado y las líneas, antes de enviarla a conciliación o aprobación. A menudo se infiere cuando el estado del registro de la factura cambia de «nueva» o «registrada» a «lista para procesar». | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de esta actividad permite medir la eficiencia de la entrada de datos, ya sea manual o automatizada mediante OCR. Las demoras en esta etapa pueden afectar a todo el proceso.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de los cambios de estado del registro de la factura de proveedor pendiente, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable. El evento se produce cuando se completan todos los campos obligatorios y la factura queda lista para el siguiente paso.
Capturar
Detectar el cambio de estado en la tabla de facturas pendientes que indica que se completó la entrada de datos.
Tipo de evento
inferred
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Discrepancia de conciliación detectada
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Esta actividad se produce cuando falla la conciliación de la factura debido a diferencias entre la factura, la orden de compra o la recepción de mercancías. Se registra cuando el estado de conciliación de la factura cambia a «Fallido» o «Discrepancia». | ||
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Por qué es importante
Identificar cuándo y por qué se producen discrepancias es fundamental para calcular el KPI «Tasa de discrepancias de conciliación». Esta actividad marca el inicio del proceso de resolución, que suele ser una fuente importante de demoras.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando el campo de estado de conciliación de la factura de proveedor, por ejemplo, VendInvoiceInfoTable, cambia a «Fallido». A menudo también se registra el motivo del fallo.
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Fallido» o «Discrepancia» durante la conciliación.
Tipo de evento
inferred
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Discrepancia de conciliación resuelta
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Indica que se ha resuelto una discrepancia de conciliación detectada previamente y que la factura puede continuar. Se infiere cuando una factura cuyo estado de conciliación era «Fallido» se vuelve a conciliar correctamente o se aprueba manualmente. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad concluye el subproceso de resolución de discrepancias. El tiempo transcurrido entre «Discrepancia de conciliación detectada» y este evento es un KPI clave para medir la eficiencia de la resolución.
Dónde obtenerlo
Se infiere cuando, para la misma factura, se produce un evento de conciliación satisfactoria («Factura conciliada con orden de compra») después de un evento de «Discrepancia de conciliación detectada».
Capturar
Identificar una marca de tiempo de estado «Aprobado» posterior a una marca de tiempo de estado «Fallido».
Tipo de evento
inferred
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Factura codificada
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Esta actividad indica que se han asignado cuentas del libro mayor a las líneas de la factura. Por lo general, se infiere a partir de la creación o finalización de las distribuciones de cuentas contables vinculadas a la factura. | ||
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Por qué es importante
La codificación es un paso fundamental para la precisión financiera. Medir el tiempo que lleva codificar las facturas ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de revisión contable y permite calcular el KPI «Tiempo medio desde la captura de datos hasta la codificación».
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de la creación y validación de registros en las tablas de distribución contable, por ejemplo, AccountingDistribution, asociadas a la factura de proveedor pendiente.
Capturar
Marca de tiempo en que se guardan y validan las distribuciones contables de la factura.
Tipo de evento
inferred
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Factura rechazada
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Indica que una persona aprobadora ha rechazado la factura, lo que detiene el proceso y, por lo general, la devuelve para que se corrija. El motor de flujo de trabajo registra explícitamente este rechazo. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de los rechazos permite cuantificar los retrabajos e identificar motivos frecuentes, como una codificación incorrecta o el incumplimiento de políticas. Esto contribuye directamente al KPI «Tasa de rechazo de facturas».
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra en las tablas del historial del flujo de trabajo, por ejemplo, WorkflowTrackingStatusTable, cuando el estado del flujo de trabajo cambia a «Rechazado» o «Cancelado».
Capturar
Marca de tiempo del registro de estado «Rechazado» en el historial del flujo de trabajo.
Tipo de evento
explicit
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Pago programado
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Esta actividad se produce cuando se incluye una factura contabilizada en una propuesta o un diario de pagos, antes de ejecutar el pago. Es una acción explícita que crea una línea en el diario de pagos. | ||
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Por qué es importante
Este paso marca la transición de Cuentas por pagar a Tesorería. Analizarlo puede revelar demoras entre la contabilización de la factura y el inicio del pago.
Dónde obtenerlo
Es un evento explícito que se registra al crear una línea en un diario de pagos (LedgerJournalTrans) que liquida la transacción de proveedor contabilizada.
Capturar
Marca de tiempo de creación de la línea del diario de pagos que hace referencia a la factura.
Tipo de evento
explicit
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