Su Template de datos para la incorporación de empleados

Incorporación en SAP SuccessFactors
Su Template de datos para la incorporación de empleados

Su Template de datos para la incorporación de empleados

Esta plantilla ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso de incorporación de empleados. Detalla los atributos esenciales que debe capturar, las actividades clave que debe supervisar y recomendaciones prácticas para extraer datos de sus sistemas. Utilice este recurso para agilizar la preparación de sus datos e iniciar el análisis de su proceso.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar
  • Guía de extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos de incorporación de empleados

Estos son los campos de datos esenciales que se recomienda incluir en su registro de eventos para garantizar un análisis exhaustivo y útil del proceso de incorporación de empleados.
5 Obligatorio 7 Recomendado 10 Opcional
Nombre Descripción
Caso de onboarding
OnboardingCaseId
El identificador único del proceso de onboarding de una persona empleada nueva, que agrupa todas las actividades relacionadas.
Descripción

El ID del caso de onboarding es el identificador central que conecta todos los eventos y puntos de datos del recorrido de onboarding de una nueva contratación. Comienza cuando se inicia el proceso de onboarding y concluye cuando el proceso se marca como completado.

En Process Mining, este atributo es esencial para reconstruir el flujo completo del proceso de cada nueva contratación. Permite analizar diferentes rutas (variantes), tiempos de ciclo y resultados caso por caso, y constituye la base de todo el análisis.

Por qué es importante

Este es el atributo fundamental que define el alcance del análisis. Sin él, es imposible seguir el recorrido de una nueva contratación y medir indicadores clave de rendimiento, como el tiempo total de onboarding.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un ID de instancia del proceso generado en el módulo SAP SuccessFactors Onboarding cuando se inicia el onboarding de una nueva contratación.

Ejemplos
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Marca de tiempo del evento
EventTimestamp
La fecha y hora exactas en que se completó una actividad o se alcanzó un hito.
Descripción

La marca de tiempo del evento registra el momento exacto en que ocurrió una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar correctamente los eventos y para todos los análisis basados en el tiempo, como el cálculo de tiempos de ciclo, tiempos de espera y duraciones entre distintos pasos.

En Process Mining, las marcas de tiempo se utilizan para ordenar las actividades dentro de cada caso y crear una representación precisa de la evolución del flujo del proceso. Son la base del análisis de rendimiento, el monitoreo de SLA y la identificación de cuellos de botella.

Por qué es importante

Este atributo es esencial para calcular todas las métricas relacionadas con el tiempo, incluidos los tiempos de ciclo y la duración de los cuellos de botella, que son fundamentales para el análisis de rendimiento.

Dónde obtenerlo

Normalmente se registra junto con cada actividad en el Registro de eventos o la pista de auditoría del módulo SAP SuccessFactors Onboarding.

Ejemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Nombre de la actividad
ActivityName
El nombre de la tarea o hito específico que tuvo lugar en el proceso de onboarding.
Descripción

Este atributo describe un evento o paso específico dentro del Workflow de onboarding, como «Background Check Initiated» o «Manager Tasks Assigned». Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos.

Analizar la secuencia y frecuencia de las actividades ayuda a identificar el flujo real del proceso, descubrir desviaciones respecto al procedimiento estándar y localizar cuellos de botella donde el proceso se detiene. Es un componente esencial de cualquier descubrimiento y análisis de procesos.

Por qué es importante

Define los pasos del mapa de procesos. Analizar la secuencia de actividades es la principal forma de comprender y optimizar el Workflow de onboarding.

Dónde obtenerlo

Esta información se registra en las tablas del historial del proceso o de la pista de auditoría del módulo SAP SuccessFactors Onboarding para cada caso.

Ejemplos
Onboarding iniciadoVerificación de antecedentes completadaSolicitud de provisión de TI realizadaReunión de seguimiento de 30 días realizada
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el origen de los datos, que en este caso es «SAP SuccessFactors Onboarding». Es especialmente útil en entornos donde pueden combinarse datos de varios sistemas para obtener una visión más amplia del proceso.

Para el análisis, ayuda en la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la verificación de que los datos se atribuyan correctamente a su origen. Proporciona contexto, especialmente al comparar procesos o datos de distintas aplicaciones.

Por qué es importante

Proporciona un contexto esencial sobre el origen de los datos, importante para la gobernanza y validación de datos y para la integración con otros sistemas.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar el conjunto de datos.

Ejemplos
Incorporación en SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Última actualización de datos
LastDataUpdateTimestamp
La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos de este evento desde el origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen. No representa cuándo ocurrió el evento, sino cuándo se actualizó por última vez el registro del evento en el conjunto de datos utilizado para el análisis.

Es un campo de metadatos fundamental para comprender la actualidad de los datos. Ayuda a las personas analistas y usuarias de negocio a saber hasta qué punto está actualizado el análisis del proceso y cuándo se reflejarán los datos nuevos en los Dashboards.

Por qué es importante

Garantiza que las personas usuarias comprendan la actualidad de los datos, algo fundamental para tomar decisiones basadas en el análisis.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo normalmente se genera y añade a cada registro durante el proceso de extracción de datos.

Ejemplos
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Coordinador de incorporación
OnboardingCoordinator
La persona profesional de RR. HH. o coordinadora responsable de gestionar el caso de incorporación.
Descripción

Este atributo identifica a la persona, normalmente de RR. HH., que supervisa el proceso de incorporación de la nueva persona contratada. Es responsable de garantizar que las tareas se completen a tiempo y de resolver cualquier problema que surja.

Estos datos son esenciales para gestionar la carga de trabajo y asignar recursos dentro del equipo de RR. HH. El Dashboard de carga de trabajo de los coordinadores de incorporación utiliza este atributo para equilibrar la asignación de casos e identificar a los coordinadores que pueden estar sobrecargados o ser especialmente eficientes.

Por qué es importante

Es fundamental para analizar la carga de trabajo del equipo de RR. HH., planificar la capacidad e identificar buenas prácticas entre los coordinadores.

Dónde obtenerlo

Probablemente corresponde a un campo de rol o de usuario asignado dentro de la instancia del proceso de incorporación de SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Departamento
Department
El departamento o unidad de negocio al que se incorpora la nueva contratación.
Descripción

Este atributo especifica la unidad organizativa a la que se asigna la nueva persona empleada, como «Sales», «Engineering» o «Finance». Es un elemento fundamental de los datos organizativos.

Analizar el proceso por departamento es un requisito habitual. Permite comparar el rendimiento, identificar cuellos de botella específicos de cada departamento, por ejemplo, si la provisión de TI para ingeniería tarda más, y comprender cómo varía el proceso de onboarding en la organización. Esta segmentación es clave para el Dashboard Departmental Onboarding Benchmarks.

Por qué es importante

Permite segmentar y comparar de forma crítica el proceso de onboarding entre las distintas áreas de la organización.

Dónde obtenerlo

Esta información forma parte de los datos de la solicitud de empleo y de la nueva contratación en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Ventas y marketingInvestigación y desarrolloFinanzasSoporte al cliente
Fecha oficial de inicio
OfficialStartDate
El primer día oficial de empleo de la nueva persona contratada.
Descripción

Este atributo indica la fecha de inicio acordada contractualmente para la nueva persona empleada. Sirve como fecha límite fundamental para muchas actividades previas a la incorporación, como la preparación de los recursos de TI, la finalización de la documentación y las comprobaciones de antecedentes.

En el análisis, esta fecha se utiliza como referencia para medir la puntualidad de las actividades previas a la incorporación. Es esencial para el KPI «Day One IT Resource Readiness Rate» y para los Dashboards que supervisan si la empresa está preparada para la llegada de la nueva persona empleada.

Por qué es importante

Sirve como plazo crítico y referencia para evaluar la puntualidad y el éxito de todas las actividades previas a la incorporación.

Dónde obtenerlo

Es un campo de fecha clave del registro laboral de la nueva persona contratada en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
2024-07-012024-07-152024-08-01
Gerente de contratación
HiringManager
El nombre de la persona gerente a quien reportará la nueva persona contratada.
Descripción

Este atributo identifica a la persona gerente responsable de la nueva persona empleada. A menudo, el gerente de contratación tiene tareas específicas durante el proceso de incorporación, como organizar presentaciones con el equipo o definir objetivos para los primeros 30 días.

El análisis de los datos por gerente de contratación ayuda a identificar cuellos de botella relacionados con la gestión y a evaluar la participación de cada gerente en el proceso de incorporación. También respalda directamente el Dashboard de retrasos en las tareas de incorporación gestionadas, ya que destaca a los gerentes que pueden necesitar apoyo o capacitación adicional.

Por qué es importante

Ayuda a identificar cuellos de botella relacionados con tareas que dependen de los gerentes y mide la participación de estos en el proceso de incorporación.

Dónde obtenerlo

Forma parte de la información laboral básica y de la estructura de reporting definidas en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Hora de finalización
EndTime
La marca de tiempo que señala la finalización de una actividad, especialmente en el caso de tareas con una duración medible.
Descripción

Mientras que StartTime (EventTimestamp) marca cuándo comienza o sucede una actividad, EndTime registra cuándo termina. En el caso de eventos atómicos, StartTime y EndTime pueden coincidir. Para actividades como «Background Check», contar con una hora de inicio y una de finalización diferenciadas es fundamental.

Este atributo permite calcular directamente el tiempo de procesamiento de actividades individuales, en lugar de limitarse al tiempo de espera entre ellas. Así ayuda a diferenciar el tiempo de trabajo activo del tiempo inactivo y ofrece insights más profundos sobre la eficiencia del proceso.

Por qué es importante

Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades y ayuda a identificar qué tareas específicas requieren más tiempo.

Dónde obtenerlo

Puede estar disponible en el Registro de eventos para tareas de larga duración o derivarse de la hora de inicio de la actividad posterior.

Ejemplos
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
ID de empleado de la nueva contratación
NewHireEmployeeId
El ID único de empleado asignado a la nueva contratación.
Descripción

Este atributo es el identificador oficial y permanente de la nueva contratación en el sistema de RR. HH. de la empresa. Normalmente se asigna después de crear el perfil de RR. HH. y permanece asociado a la persona empleada durante toda su permanencia en la organización.

Mientras que el ID del caso de onboarding realiza el seguimiento del proceso, el ID de empleado vincula el proceso de onboarding con el registro permanente de la persona empleada. Esto permite realizar análisis a largo plazo, como relacionar la experiencia de onboarding con el rendimiento o la retención futura.

Por qué es importante

Conecta el proceso temporal de onboarding con el registro permanente de la persona empleada y permite analizar el impacto a largo plazo.

Dónde obtenerlo

Está disponible en el registro de datos de la nueva contratación dentro de los módulos Onboarding o Employee Central de SAP SuccessFactors.

Ejemplos
100523100524100525
Título del puesto
PositionTitle
El título oficial del puesto de la nueva persona contratada, como «Ingeniero de software» o «Gerente de cuentas».
Descripción

El título del puesto describe la función específica para la que se contrató a la nueva persona empleada. Proporciona un nivel de detalle más preciso que el departamento por sí solo.

Este atributo se utiliza para analizar si el proceso de incorporación varía según las distintas funciones. Por ejemplo, el proceso para una persona ejecutiva puede incluir pasos o SLA diferentes de los de un puesto de nivel inicial. Es fundamental para que el Dashboard de análisis de variantes del proceso de incorporación identifique las desviaciones del proceso según la función.

Por qué es importante

Permite analizar las variaciones del proceso según la función y ayuda a adaptar y estandarizar las experiencias de incorporación.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la solicitud de empleo y de los datos laborales de la nueva persona contratada en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Ingeniero de software séniorAnalista financieroSocio de negocio de RR. HH.Representante de desarrollo de ventas
¿El cumplimiento está vencido?
IsComplianceOverdue
Un indicador calculado cuyo valor es true si una actividad de cumplimiento se completó después de su fecha límite.
Descripción

Este atributo booleano se obtiene comparando la marca de tiempo real de finalización de una actividad relacionada con el cumplimiento, como «Verificación de antecedentes completada», con su «Fecha límite de cumplimiento» correspondiente. Si la finalización se produce después de la fecha límite, el indicador se establece en «true».

Este atributo es esencial para el Dashboard de supervisión del cumplimiento crítico. Permite identificar y cuantificar fácilmente los incumplimientos, lo que ayuda a la organización a mitigar riesgos y mejorar el cumplimiento de sus políticas y normativas.

Por qué es importante

Proporciona una forma clara e inmediata de identificar y notificar fallos de cumplimiento, lo que permite gestionar los riesgos de forma proactiva.

Dónde obtenerlo

Se calcula en la herramienta de Process Mining. La lógica es: Timestamp(ActividadDeCumplimiento) > FechaLímiteDeCumplimiento.

Ejemplos
truefalse
¿Es automatizado?
IsAutomated
Un indicador que señala si una actividad fue realizada por un sistema o por una persona usuaria.
Descripción

Este atributo booleano distingue entre las actividades ejecutadas automáticamente por el sistema, como «Documentación previa al primer día enviada», y las realizadas manualmente por una persona usuaria, como «Reunión de seguimiento de 30 días realizada».

El análisis de este atributo ayuda a comprender el nivel de automatización del proceso. Puede utilizarse para identificar oportunidades de automatización adicional al destacar las tareas manuales y repetitivas. También ayuda a atribuir correctamente los tiempos de procesamiento al esfuerzo del sistema o de las personas.

Por qué es importante

Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso e identificar oportunidades para sustituir tareas manuales por Workflow automatizados.

Dónde obtenerlo

A menudo puede inferirse a partir del «Usuario» asociado a un evento. Si el usuario es una cuenta del sistema o de servicio, el evento es automatizado.

Ejemplos
truefalse
¿Está listo para el primer día?
IsDayOneReady
Un indicador calculado que señala si los recursos informáticos estaban listos en la fecha de inicio de la nueva persona contratada o antes.
Descripción

Este atributo booleano se obtiene comparando las marcas de tiempo de finalización de actividades críticas previas a la incorporación, como «Preparación de recursos informáticos solicitada» y «Equipo entregado», con la «Fecha oficial de inicio». El valor «true» indica que todos los elementos necesarios estaban listos el primer día de la nueva persona contratada.

Es un indicador clave de rendimiento utilizado en el Dashboard de disponibilidad de recursos informáticos para el primer día. Proporciona un objetivo claro y medible para los equipos de TI y RR. HH. y evalúa directamente su eficacia al preparar la llegada de nuevas personas empleadas.

Por qué es importante

Mide directamente el éxito de las actividades previas a la incorporación, que influyen considerablemente en la productividad y la experiencia inicial de la nueva persona contratada.

Dónde obtenerlo

No es un campo del sistema de origen. Se calcula en la herramienta de Process Mining mediante la lógica: (Timestamp('Equipo entregado') <= FechaOficialDeInicio) AND (Timestamp('Preparación de recursos informáticos completada') <= FechaOficialDeInicio).

Ejemplos
truefalse
Estado de la incorporación
OnboardingStatus
El estado general actual del caso de incorporación, como «En curso» o «Completado».
Descripción

Este atributo ofrece un resumen general del punto en el que se encuentra el caso de incorporación dentro de su ciclo de vida. Indica si el proceso está activo, ha finalizado o se ha cancelado por algún motivo.

Resulta útil para filtrar datos en los Dashboards, centrarse únicamente en los casos activos o analizar los resultados de los casos completados. En el Dashboard «Individual New Hire Onboarding Progress», este estado proporciona una visión rápida antes de bajar un nivel hasta el historial detallado de actividades.

Por qué es importante

Permite filtrar y generar informes fácilmente sobre el estado general de los casos de incorporación, lo que ayuda a gestionar la carga de trabajo activa.

Dónde obtenerlo

Este estado suele gestionarse y actualizarse mediante el motor de Workflow del módulo de incorporación de SAP SuccessFactors.

Ejemplos
En cursoCompletadoCanceladoEn espera
Estado de la verificación de antecedentes
BackgroundCheckStatus
El resultado o estado actual de la verificación de antecedentes.
Descripción

Este atributo registra el resultado del proceso de comprobación de antecedentes, que es un paso fundamental de cumplimiento. Entre sus posibles valores se incluyen «Initiated», «In Progress», «Clear» o «Adverse Finding».

Estos datos son esenciales para supervisar un posible cuello de botella y un riesgo de cumplimiento clave. Los Dashboards «Background Check Cycle Time» y «Critical Compliance Monitoring» utilizan este estado para realizar el seguimiento del progreso y señalar los casos que requieren atención inmediata.

Por qué es importante

Registra el progreso y el resultado de un paso crítico de cumplimiento que a menudo requiere mucho tiempo en el proceso de incorporación.

Dónde obtenerlo

Esta información suele actualizarse en el módulo de incorporación, a menudo mediante una integración con un proveedor externo de verificaciones de antecedentes.

Ejemplos
CorrectoPendienteHallazgo desfavorableNo iniciado
Fecha límite de cumplimiento
ComplianceDueDate
El plazo en el que deben completarse todas las actividades obligatorias de cumplimiento.
Descripción

Este atributo especifica la fecha objetivo para completar tareas críticas de cumplimiento, como las verificaciones de antecedentes o la capacitación obligatoria. La fecha límite suele determinarse según la política de la empresa o los requisitos normativos.

Se utiliza para medir el cumplimiento de las obligaciones y es un componente clave del KPI «Tasa de documentación de cumplimiento». Al comparar la fecha real de finalización de las actividades de cumplimiento con esta fecha límite, el sistema puede señalar las tareas vencidas y medir el estado general de cumplimiento del proceso.

Por qué es importante

Proporciona un plazo claro para medir el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar de forma proactiva los casos en riesgo.

Dónde obtenerlo

Esta fecha puede establecerse dinámicamente mediante el Workflow de incorporación, según la fecha de inicio de la nueva persona contratada y el tipo de tarea, o puede corresponder a un campo fijo.

Ejemplos
2024-06-302024-07-142024-07-31
ID de usuario
UserId
El identificador de la persona usuaria que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo registra el ID de la persona o cuenta del sistema que ejecutó una tarea específica del proceso. Puede tratarse de la nueva persona contratada, el gerente de contratación, un coordinador de RR. HH. o un usuario del sistema en los pasos automatizados.

Permite analizar la distribución del trabajo y el rendimiento a nivel de usuario. Por ejemplo, ayuda a identificar qué coordinadores de incorporación gestionan más tareas o qué gerentes completan más rápido sus responsabilidades. Constituye la base para analizar los recursos y el rendimiento a nivel de usuario.

Por qué es importante

Permite analizar en detalle la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento por persona usuaria o grupo de usuarios.

Dónde obtenerlo

Esta información suele estar disponible en el registro de auditoría o el Registro de eventos del módulo de incorporación de SAP SuccessFactors, normalmente con las etiquetas «Completado por» o «Usuario».

Ejemplos
jdoedleeSYSTEM
Nombre de la nueva contratación
NewHireName
El nombre completo de la nueva persona empleada que realiza el proceso de onboarding.
Descripción

Este atributo almacena el nombre completo de la persona recién contratada. Proporciona un identificador legible para el caso, lo que facilita que profesionales como business partners de RR. HH. o coordinadores de incorporación localicen y analicen casos específicos de incorporación.

En Dashboards e informes, utilizar el nombre de la persona recién contratada junto con el ID del caso hace que los datos sean más accesibles y comprensibles para quienes necesitan supervisar el progreso individual.

Por qué es importante

Proporciona un identificador fácil de usar para cada caso y mejora la utilidad de los Dashboards destinados a la supervisión operativa.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar asociado al perfil de la nueva contratación en SAP SuccessFactors Onboarding.

Ejemplos
John SmithMaria GarciaChen Wei
Tipo de contrato
EmploymentType
Indica la situación laboral de la nueva persona contratada, por ejemplo, jornada completa, jornada parcial o contratación externa.
Descripción

Este atributo clasifica a la nueva persona contratada según su contrato laboral. El proceso de incorporación puede variar considerablemente según este tipo; por ejemplo, las personas contratadas externamente pueden seguir un proceso simplificado con menos pasos.

Se utiliza para segmentar el análisis del proceso y comparar los Workflow y la eficiencia de los distintos tipos de contratación. Esto ayuda a comprender las variantes del proceso y a garantizar que se siga la ruta de incorporación adecuada para cada tipo de contrato.

Por qué es importante

Permite comparar y optimizar los procesos de incorporación de distintas categorías de trabajadores, como empleados a tiempo completo y personas contratadas externamente.

Dónde obtenerlo

Es un campo estándar de la información laboral de la persona empleada en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Empleado a tiempo completoEmpleado a tiempo parcialContratistaPracticante
Ubicación
Location
El lugar físico de trabajo, la oficina o el país de la nueva persona contratada.
Descripción

Este atributo especifica la ubicación geográfica donde trabajará la nueva persona contratada. Los requisitos de incorporación, como la documentación de cumplimiento o el envío de equipos informáticos, pueden variar considerablemente según la ubicación o el país.

El análisis del proceso por ubicación ayuda a identificar las variaciones regionales en eficiencia y cumplimiento. Por ejemplo, las verificaciones de antecedentes pueden tardar más en determinados países o pueden requerirse documentos legales diferentes. Esta segmentación ayuda a adaptar y mejorar los procesos regionales de incorporación.

Por qué es importante

Ayuda a identificar y abordar las diferencias regionales en los procesos de incorporación, los requisitos de cumplimiento y el rendimiento.

Dónde obtenerlo

Esta información forma parte de los datos laborales y de ubicación de la nueva persona contratada en SAP SuccessFactors.

Ejemplos
Nueva York, EE. UU.Londres, Reino UnidoSingapurBerlín, Alemania
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de incorporación de empleados

Estos son los pasos críticos y los hitos importantes del proceso que debe seguir en su registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella.
8 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Documentación previa al primer día completada
Representa la finalización, por parte de la nueva contratación, de todos los formularios y tareas previos al empleo obligatorios a través del portal de onboarding. Este evento se captura cuando el sistema registra que se han completado todas las tareas del paso «Pre-Day 1» o «New Hire Paperwork».
Por qué es importante

Este es un hito clave que indica que la nueva contratación participa activamente y ha completado los pasos administrativos esenciales. Desbloquea actividades posteriores, como la creación del perfil de RR. HH. y la provisión de recursos de TI.

Dónde obtenerlo

Se registra cuando el estado del proceso de recopilación de documentación o de un conjunto de tareas relacionadas cambia a «Completed». Puede utilizarse la marca de tiempo de finalización de la última tarea obligatoria.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo en que el grupo de tareas principal «Paperwork» se marca como completado en el sistema.

Tipo de evento inferred
Onboarding iniciado
Esta actividad marca el inicio del proceso de onboarding para una nueva contratación. Normalmente se activa automáticamente cuando el estado de una persona candidata cambia a «Ready to Hire» en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting y sus datos se transfieren al módulo Onboarding.
Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del caso de onboarding. Permite medir la duración total del ciclo de onboarding y sirve como referencia para todos los pasos posteriores del proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento suele capturarse a partir de la marca de tiempo de creación del registro de la nueva contratación o de la instancia del proceso en el módulo SuccessFactors Onboarding (objeto Process). La fecha y hora de inicio normalmente se registran de forma explícita.

Recopilar

Se captura a partir de la marca de tiempo de creación de la instancia del proceso de onboarding.

Tipo de evento explicit
Perfil de RR. HH. creado
Esta actividad indica la creación del perfil oficial de la nueva contratación en el sistema central de información de RR. HH. (HRIS), SAP SuccessFactors Employee Central. Se captura cuando finaliza el proceso «Manage Pending Hires» y el registro de la persona empleada pasa a estar activo.
Por qué es importante

La creación del perfil de RR. HH. es un punto de integración crítico que habilita la nómina, los beneficios y otras funciones centrales de RR. HH. Su seguimiento ayuda a supervisar la eficiencia administrativa de RR. HH. e identificar retrabajos si la actividad se realiza varias veces.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra explícitamente con una marca de tiempo de creación en el perfil de la persona empleada en Employee Central. Normalmente, un administrador de RR. HH. realiza la acción mediante la herramienta «Manage Pending Hires».

Recopilar

Se captura a partir de la fecha de creación del perfil de la persona usuaria en Employee Central.

Tipo de evento explicit
Primer día transcurrido
Es un evento calculado que representa la fecha oficial de inicio de la nueva contratación. No corresponde a una acción explícita de una persona usuaria, sino que se deriva del atributo «Official Start Date» asociado al caso de onboarding.
Por qué es importante

Este es un hito crítico para analizar las actividades previas y posteriores al primer día. Sirve como referencia esencial para evaluar la puntualidad de otras actividades, como la configuración de TI y la orientación.

Dónde obtenerlo

Es un evento calculado. Se deriva directamente del campo «Official Start Date» almacenado en el registro de la nueva contratación dentro del módulo Onboarding o Employee Central.

Recopilar

Se deriva del atributo «Official Start Date» del registro de la persona empleada.

Tipo de evento calculated
Proceso de onboarding completado
Esta es la actividad final, que marca el cierre satisfactorio del caso de onboarding de la nueva contratación en el sistema. Se captura cuando un administrador de RR. HH. o un proceso automatizado cambia el estado del proceso de onboarding a su estado final «Completed».
Por qué es importante

Esta actividad concluye oficialmente el proceso y sirve como evento de finalización principal para el análisis. Permite calcular el tiempo de ciclo de principio a fin y las tasas de finalización.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere a partir de la marca de tiempo en que el estado general del proceso de onboarding se actualiza a «Completed» o «Hired» en el módulo SuccessFactors Onboarding.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo del último cambio de estado del proceso general de onboarding a un estado terminal.

Tipo de evento inferred
Reunión de seguimiento de 30 días realizada
Representa la finalización de una reunión de seguimiento programada entre la nueva contratación y su persona responsable o RR. HH., normalmente alrededor de los 30 días. Se captura cuando la persona responsable o representante de RR. HH. marca como completado el elemento correspondiente de la lista de verificación.
Por qué es importante

Esta actividad suele utilizarse como referencia para señalar el final del periodo inicial e intensivo de onboarding. Es un hito clave para medir el tiempo que necesita la nueva contratación para alcanzar la productividad y la duración total del proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización de una tarea o formulario específico «30-Day Check-in» dentro de la lista de verificación del proceso de onboarding en SuccessFactors.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización de la tarea «30-Day Check-in».

Tipo de evento inferred
Tareas de la gerencia asignadas
Representa el momento en que se asigna a la persona responsable de la contratación un conjunto de responsabilidades de onboarding. Se captura cuando el sistema activa y asigna automáticamente tareas como «Prepare Workspace» o «Schedule Team Welcome» a dicha persona.
Por qué es importante

La participación de la gerencia es fundamental para lograr una experiencia de onboarding satisfactoria. Esta actividad ayuda a analizar con qué rapidez se notifica a las personas responsables y permite medir el tiempo que tardan en completar las tareas posteriores.

Dónde obtenerlo

El evento puede identificarse mediante la marca de tiempo de asignación de la primera tarea asignada al rol de la persona responsable de la contratación dentro del Workflow del proceso de onboarding.

Recopilar

Marca de tiempo de creación y asignación de las tareas específicas de la gerencia en la instancia del proceso.

Tipo de evento explicit
Verificación de antecedentes completada
Marca la finalización del proceso de verificación de antecedentes y la recepción de los resultados. Este evento se captura cuando el estado de la tarea de verificación de antecedentes se actualiza a «Completed» o «Cleared» en el módulo SuccessFactors Onboarding.
Por qué es importante

Este es un hito crítico de cumplimiento y un requisito previo para finalizar una oferta en muchas organizaciones. Las demoras en esta etapa pueden afectar significativamente la fecha de inicio de la nueva contratación y el tiempo total de onboarding.

Dónde obtenerlo

Puede inferirse a partir de la marca de tiempo en que el estado de la tarea de verificación de antecedentes se actualiza a un estado final como «Completed». A menudo, esta actualización se realiza mediante una API del proveedor externo.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización asociada a la tarea de verificación de antecedentes en el plan de onboarding.

Tipo de evento inferred
Capacitación obligatoria asignada
Representa la asignación de capacitación obligatoria de cumplimiento o basada en el puesto al plan de aprendizaje de la nueva contratación. Este evento se captura cuando la integración entre SuccessFactors Onboarding y el Learning Management System (LMS) asigna los cursos.
Por qué es importante

Esta actividad inicia el proceso de capacitación de cumplimiento. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto hasta la finalización de la capacitación ayuda a comprender la participación en el aprendizaje e identificar riesgos de cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura a partir de la marca de tiempo de asignación de los elementos de capacitación obligatorios en el módulo SuccessFactors Learning, vinculados al ID de usuario de la nueva contratación.

Recopilar

Se captura a partir de la fecha de asignación del curso en el módulo SuccessFactors Learning integrado.

Tipo de evento explicit
Capacitación obligatoria completada
Esta actividad marca la finalización de toda la capacitación obligatoria asignada a la nueva contratación. Se captura cuando el módulo SuccessFactors Learning actualiza el estado de todos los cursos obligatorios a «Completed».
Por qué es importante

Completar la capacitación obligatoria es un punto de control crítico de cumplimiento. El seguimiento de este hito es esencial para las auditorías y para garantizar que la empresa cumpla sus obligaciones normativas.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura a partir de la marca de tiempo de la fecha de finalización del último elemento de capacitación obligatorio en el módulo SuccessFactors Learning.

Recopilar

Se captura a partir de la fecha de finalización del curso en el módulo SuccessFactors Learning integrado.

Tipo de evento explicit
Documentación previa al primer día enviada
Representa el momento en que se envía a la nueva contratación el conjunto inicial de documentos y formularios obligatorios, como los formularios de cumplimiento y de recopilación de datos personales. Normalmente es un paso automatizado dentro de un Workflow de onboarding predefinido en SuccessFactors.
Por qué es importante

El seguimiento de esta actividad ayuda a medir la eficiencia de la configuración administrativa. El tiempo entre este paso y «Documentación completada» es un KPI clave para identificar demoras causadas por el sistema o por la nueva contratación.

Dónde obtenerlo

A menudo se trata de un evento explícito o de un cambio de estado en «New Hire Activities» o en una tarea similar dentro del objeto de proceso Onboarding. Normalmente está disponible la marca de tiempo de asignación o activación de la tarea.

Recopilar

Se identifica mediante la marca de tiempo en que la tarea de documentación se asigna o inicia en el portal de onboarding de la nueva contratación.

Tipo de evento explicit
Equipo entregado
Confirma que el equipo físico de la nueva contratación se entregó correctamente en la ubicación designada. Este evento se captura cuando una persona del equipo de TI o de la gerencia actualiza el estado de la tarea «Equipment Delivery» a «Completed».
Por qué es importante

Esta actividad es un indicador clave de la preparación para el primer día. Comparar su marca de tiempo con la fecha de inicio de la persona empleada ayuda a medir el KPI «Day One IT Resource Readiness Rate».

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la marca de tiempo en que el estado de una tarea «Equipment Delivered» o «Equipment Setup» se marca como «Completed» en el plan del proceso de onboarding.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización de la tarea de confirmación de entrega del equipo.

Tipo de evento inferred
Equipo solicitado
Esta actividad representa el momento en que se presenta una solicitud de hardware físico, como una computadora portátil o un teléfono. Se captura a partir de la marca de tiempo de la tarea de solicitud de equipo en la lista de verificación de SuccessFactors Onboarding.
Por qué es importante

Garantizar que el equipo esté listo el primer día de la nueva contratación es fundamental para su productividad y una experiencia positiva. El seguimiento de esta actividad ayuda a identificar demoras en el proceso de compras y provisión de hardware.

Dónde obtenerlo

Puede inferirse a partir del cambio de estado de una tarea «Order Equipment» en el proceso de onboarding. La marca de tiempo del cambio de estado a «Submitted» o «Completed» señala el evento.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización de la tarea «Order Equipment» en la lista de verificación de la gerencia o de TI.

Tipo de evento inferred
Solicitud de provisión de TI realizada
Marca la solicitud formal de recursos de TI, como cuentas de usuario, correo electrónico y acceso a sistemas para la nueva contratación. A menudo se activa automáticamente después de completar la documentación y se captura mediante una integración o una tarea registrada manualmente.
Por qué es importante

Este es el punto de partida de una ruta crítica que determina si la nueva contratación podrá ser productiva desde el primer día. Su seguimiento ayuda a medir y optimizar el tiempo de configuración de TI.

Dónde obtenerlo

Normalmente se trata de una tarea específica dentro del proceso de onboarding. El evento se captura a partir de la marca de tiempo de creación o inicio de la tarea «IT Provisioning», que puede enviar una notificación a un sistema de mesa de ayuda como ServiceNow.

Recopilar

Se captura a partir de la marca de tiempo de creación de la solicitud o tarea de provisión de TI.

Tipo de evento explicit
Verificación de antecedentes iniciada
Esta actividad indica el momento en que comienza formalmente el proceso de verificación de antecedentes, a menudo mediante un servicio externo integrado. Se captura cuando la tarea o el paso correspondiente se activa dentro del Workflow de SuccessFactors.
Por qué es importante

La verificación de antecedentes es un paso crítico de cumplimiento que suele requerir bastante tiempo. Medir la duración desde el inicio hasta la finalización ayuda a identificar cuellos de botella en los procesos internos o con los proveedores externos.

Dónde obtenerlo

Normalmente se registra como un cambio de estado de una tarea específica «Background Check» en el Workflow del proceso Onboarding. La marca de tiempo del cambio de estado señala el evento.

Recopilar

Se infiere a partir de la marca de tiempo del cambio de estado de la tarea de verificación de antecedentes a «In Progress» o a un estado similar.

Tipo de evento inferred
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