Su Template de datos para la incorporación de empleados
Su Template de datos para la incorporación de empleados
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que conviene seguir
- Guías de extracción
Atributos de incorporación de empleados
| Nombre | Descripción | ||
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Caso de incorporación
OnboardingCaseId
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Identificador único del proceso de incorporación de una persona empleada, que agrupa todas las actividades relacionadas. | ||
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Descripción
El ID del caso de incorporación es el identificador central que vincula todos los eventos y datos de la incorporación de una nueva persona empleada. El caso comienza cuando se inicia el proceso de incorporación y termina cuando se marca como completado. En Process Mining, este atributo es esencial para reconstruir el flujo completo del proceso de cada nueva persona empleada. Permite analizar las distintas rutas (variantes), los tiempos de ciclo y los resultados de cada caso, y constituye la base de todo el análisis.
Por qué es importante
Este es el atributo fundamental que define el alcance del análisis. Sin él, no es posible seguir el recorrido de una nueva persona empleada ni medir indicadores clave de rendimiento, como el tiempo total de incorporación.
Dónde obtenerlo
Por lo general, es un ID de instancia del proceso que se genera en el módulo SAP SuccessFactors Onboarding cuando se inicia la incorporación de una nueva persona empleada.
Ejemplos
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
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Fecha y hora del evento
EventTimestamp
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Fecha y hora exactas en que se completó una actividad o se alcanzó un hito. | ||
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Descripción
La fecha y hora del evento registran el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar correctamente los eventos y realizar análisis basados en el tiempo, como calcular tiempos de ciclo, tiempos de espera y duraciones entre pasos. En Process Mining, las marcas de tiempo permiten ordenar las actividades de cada caso y representar con precisión cómo evoluciona el proceso. Son la base del análisis del rendimiento, la supervisión de los SLA y la identificación de cuellos de botella.
Por qué es importante
Este atributo es esencial para calcular todas las métricas relacionadas con el tiempo, incluidos los tiempos de ciclo y la duración de los cuellos de botella, fundamentales para analizar el rendimiento.
Dónde obtenerlo
Por lo general, se registra junto con cada actividad en el registro de eventos o en el seguimiento de auditoría del módulo SAP SuccessFactors Onboarding.
Ejemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
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Nombre de la actividad
ActivityName
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Nombre de la tarea o el hito específico que tuvo lugar durante el proceso de incorporación. | ||
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Descripción
Este atributo describe un evento o paso específico del flujo de trabajo de incorporación, como «Verificación de antecedentes iniciada» o «Tareas asignadas a la persona responsable de contratación». Estas actividades son los componentes básicos del mapa del proceso. Analizar la secuencia y la frecuencia de las actividades ayuda a identificar el flujo real del proceso, detectar desviaciones respecto del procedimiento estándar y localizar cuellos de botella donde el proceso se detiene. Es un componente esencial para descubrir y analizar cualquier proceso.
Por qué es importante
Define los pasos del mapa del proceso. Analizar la secuencia de actividades es la principal forma de comprender y optimizar el flujo de trabajo de incorporación.
Dónde obtenerlo
Esta información se registra para cada caso en el historial del proceso o en las tablas de seguimiento de auditoría del módulo SAP SuccessFactors Onboarding.
Ejemplos
Inicio del proceso de incorporaciónVerificación de antecedentes completadaSolicitud de provisión de recursos de TIReunión de seguimiento a los 30 días realizada
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Sistema de origen
SourceSystem
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Identifica el sistema del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo indica el origen de los datos, que en este caso es «SAP SuccessFactors Onboarding». Resulta especialmente útil cuando se combinan datos de varios sistemas para obtener una visión más amplia del proceso. En el análisis, ayuda con la gobernanza de los datos, la resolución de problemas y la verificación de que los datos se atribuyan correctamente a su origen. Aporta contexto, sobre todo al comparar procesos o datos de distintas aplicaciones.
Por qué es importante
Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, importante para la gobernanza, la validación y la integración con otros sistemas.
Dónde obtenerlo
Por lo general, es un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de los datos para identificar el conjunto de datos.
Ejemplos
Incorporación en SAP SuccessFactorsSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
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Última actualización de los datos
LastDataUpdateTimestamp
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Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos de este evento del sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema de origen. No indica cuándo ocurrió el evento, sino cuándo se actualizó por última vez su registro en el conjunto de datos utilizado para el análisis. Este campo de metadatos es fundamental para conocer la actualidad de los datos. Permite que las personas analistas y usuarias del negocio sepan qué tan recientes son los datos del análisis del proceso y cuándo se reflejarán los nuevos datos en los Dashboards.
Por qué es importante
Permite que las personas usuarias sepan qué tan recientes son los datos, algo fundamental para tomar decisiones basadas en el análisis.
Dónde obtenerlo
Por lo general, esta marca de tiempo se genera y se añade a cada registro durante la extracción de datos.
Ejemplos
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
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Coordinador de incorporación
OnboardingCoordinator
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Profesional o coordinador de Recursos Humanos responsable de gestionar el caso de incorporación. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona, normalmente del área de Recursos Humanos, que supervisa el proceso de incorporación de la nueva persona empleada. Se encarga de que las tareas se completen a tiempo y de resolver los problemas que surjan. Estos datos son esenciales para gestionar la carga de trabajo y asignar recursos dentro del equipo de Recursos Humanos. El Dashboard «Carga de trabajo del coordinador de incorporación» utiliza este atributo para equilibrar la asignación de casos e identificar a quienes podrían tener una carga excesiva o trabajar con especial eficiencia.
Por qué es importante
Es fundamental para analizar la carga de trabajo del equipo de Recursos Humanos, planificar la capacidad e identificar las buenas prácticas entre los coordinadores.
Dónde obtenerlo
Probablemente corresponde a una función asignada o a un campo de usuario dentro de la instancia del proceso de incorporación de SAP SuccessFactors.
Ejemplos
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
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Departamento
Department
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Departamento o unidad de negocio a la que se incorpora la nueva persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo indica la unidad organizativa a la que se asigna la nueva persona empleada, como «Ventas», «Ingeniería» o «Finanzas». Es un dato organizativo fundamental. Analizar el proceso por departamento es una necesidad habitual. Permite comparar el rendimiento, identificar cuellos de botella específicos de cada departamento (por ejemplo, la provisión de recursos de TI para el personal de ingeniería tarda más) y comprender cómo varía el proceso de incorporación en la organización. Esta segmentación es clave para el Dashboard de referencias de incorporación por departamento.
Por qué es importante
Permite segmentar y comparar de forma esencial el proceso de incorporación entre distintas áreas de la organización.
Dónde obtenerlo
Esta información forma parte de los datos de la solicitud de empleo y de la nueva persona empleada en SAP SuccessFactors.
Ejemplos
Ventas y marketingInvestigación y desarrolloFinanzasAtención al cliente
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Fecha oficial de inicio
OfficialStartDate
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El primer día oficial de trabajo de la nueva persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo corresponde a la fecha de inicio acordada en el contrato de la nueva persona empleada. Es una fecha límite clave para muchas actividades previas a la incorporación, como preparar los recursos informáticos, completar la documentación y realizar las verificaciones de antecedentes. En el análisis, esta fecha sirve como referencia para medir si las actividades previas a la incorporación se completan a tiempo. Es esencial para el KPI «Porcentaje de recursos informáticos listos el primer día» y para los Dashboards que supervisan si la empresa está preparada para la llegada de la nueva persona empleada.
Por qué es importante
Sirve como fecha límite y referencia clave para evaluar si las actividades previas a la incorporación se completan a tiempo y con éxito.
Dónde obtenerlo
Es un campo de fecha clave del registro laboral de la nueva persona empleada en SAP SuccessFactors.
Ejemplos
2024-07-012024-07-152024-08-01
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Gerente de contratación
HiringManager
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El nombre de la persona gerente a quien reportará la nueva persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona gerente responsable de la contratación. Durante la incorporación, suele tener asignadas tareas específicas, como organizar presentaciones con el equipo o definir objetivos para los primeros 30 días. El análisis de los datos por gerente de contratación ayuda a detectar cuellos de botella relacionados con la gestión y a evaluar la participación de cada gerente en el proceso de incorporación. También permite alimentar directamente el Dashboard «Retrasos en las tareas de incorporación a cargo de gerentes», que destaca a quienes podrían necesitar más apoyo o formación.
Por qué es importante
Ayuda a detectar cuellos de botella en las tareas que dependen de los gerentes y a medir su participación en el proceso de incorporación.
Dónde obtenerlo
Forma parte de la información laboral básica y de la estructura de informes definidas en SAP SuccessFactors.
Ejemplos
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
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Hora de fin
EndTime
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Marca de tiempo que indica cuándo finalizó una actividad, especialmente en tareas cuya duración se puede medir. | ||
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Descripción
Mientras que StartTime (EventTimestamp) indica cuándo comienza o sucede una actividad, EndTime registra cuándo termina. En los eventos puntuales, StartTime y EndTime pueden coincidir. En actividades como «Verificación de antecedentes», es fundamental contar con horas de inicio y fin distintas. Este atributo permite calcular directamente el tiempo de procesamiento de cada actividad, en lugar de limitarse al tiempo de espera entre ellas. Así se distingue el tiempo de trabajo activo del tiempo inactivo y se obtiene una visión más detallada de la eficiencia del proceso.
Por qué es importante
Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de las actividades e identificar las tareas específicas que requieren más tiempo.
Dónde obtenerlo
Puede estar disponible en el registro del proceso para las tareas de larga duración o calcularse a partir de la hora de inicio de la actividad siguiente.
Ejemplos
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
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ID de la nueva persona empleada
NewHireEmployeeId
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ID único de empleado asignado a la nueva persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo es el identificador oficial y permanente de la nueva persona empleada en el sistema de RR. HH. de la empresa. Por lo general, se asigna después de crear el perfil de RR. HH. y permanece asociado a la persona durante toda su relación laboral. Mientras que el ID del caso de incorporación identifica el proceso, el ID de empleado vincula la incorporación con el registro permanente de la persona. Esto permite realizar análisis a largo plazo, como relacionar la experiencia de incorporación con el rendimiento o la permanencia futura.
Por qué es importante
Vincula el proceso temporal de incorporación con el registro permanente de la persona empleada y permite analizar su impacto a largo plazo.
Dónde obtenerlo
Está disponible en el registro de datos de la nueva persona empleada en los módulos Onboarding o Employee Central de SAP SuccessFactors.
Ejemplos
100523100524100525
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Nombre del puesto
PositionTitle
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El nombre oficial del puesto de la persona recién contratada, como «Ingeniero de software» o «Gerente de cuentas». | ||
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Descripción
El nombre del puesto especifica la función concreta para la que se contrató a la nueva persona empleada. Ofrece un nivel de detalle más preciso que el departamento por sí solo. Este atributo permite analizar si el proceso de incorporación varía según la función. Por ejemplo, el proceso para una persona directiva puede incluir pasos o SLA distintos de los de un puesto de nivel inicial. Es fundamental para que el Dashboard de análisis de variantes del proceso de incorporación identifique las desviaciones del proceso según la función.
Por qué es importante
Permite analizar las variaciones del proceso según la función y ayuda a adaptar y estandarizar la experiencia de incorporación.
Dónde obtenerlo
Es un campo estándar de la solicitud de empleo y de los datos laborales de la nueva persona empleada en SAP SuccessFactors.
Ejemplos
Ingeniero sénior de softwareAnalista financieroSocio de negocio de Recursos HumanosRepresentante de desarrollo de ventas
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El cumplimiento está atrasado
IsComplianceOverdue
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Indicador calculado que es verdadero si una actividad de cumplimiento se completó después de la fecha límite. | ||
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Descripción
Este atributo booleano se calcula comparando la marca de tiempo real de finalización de una actividad relacionada con el cumplimiento, como «Verificación de antecedentes completada», con la «Fecha límite de cumplimiento» correspondiente. Si la actividad se completa después de la fecha límite, el indicador se establece en «true». Este atributo es esencial para el Dashboard «Supervisión de aspectos críticos de cumplimiento». Permite identificar y cuantificar fácilmente los incumplimientos, lo que ayuda a la organización a mitigar riesgos y mejorar el cumplimiento de las políticas y normativas.
Por qué es importante
Ofrece una forma clara e inmediata de identificar y notificar incumplimientos, lo que permite gestionar los riesgos de forma proactiva.
Dónde obtenerlo
Se calcula en la herramienta de Process Mining con esta lógica: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.
Ejemplos
truefalse
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Es automatizada
IsAutomated
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Indicador que señala si una actividad la realizó un sistema o una persona. | ||
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Descripción
Este atributo booleano distingue las actividades que el sistema ejecuta automáticamente, como «Envío de la documentación antes del primer día», de las que realiza una persona, como «Reunión de seguimiento a los 30 días». El análisis de este atributo ayuda a comprender el nivel de automatización del proceso. También permite detectar oportunidades para automatizar más tareas, al destacar las actividades manuales y repetitivas. Además, ayuda a atribuir correctamente los tiempos de procesamiento al sistema o al trabajo humano.
Por qué es importante
Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso e identificar oportunidades para sustituir tareas manuales por flujos de trabajo automatizados.
Dónde obtenerlo
A menudo puede deducirse del «Usuario» asociado a un evento. Si se trata de una cuenta de sistema o de servicio, el evento es automatizado.
Ejemplos
truefalse
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Está lista para el primer día
IsDayOneReady
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Indicador calculado que señala si los recursos informáticos estuvieron listos en la fecha de inicio de la nueva persona empleada o antes. | ||
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Descripción
Este atributo booleano se calcula comparando las marcas de tiempo de finalización de actividades clave previas a la incorporación, como «Solicitud de preparación de recursos informáticos» y «Entrega del equipo», con la «Fecha oficial de inicio». El valor «true» indica que todo lo necesario estaba listo para el primer día de la nueva persona empleada. Es un indicador clave de desempeño que se utiliza en el Dashboard «Recursos informáticos listos para el primer día». Ofrece un objetivo claro y medible para los equipos de TI y Recursos Humanos, y evalúa directamente su eficacia al preparar la llegada de nuevas personas empleadas.
Por qué es importante
Mide directamente el éxito de las actividades previas a la incorporación, que influyen considerablemente en la productividad y la experiencia inicial de la nueva persona empleada.
Dónde obtenerlo
No es un campo del sistema de origen. Se calcula en la herramienta de Process Mining con esta lógica: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) AND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).
Ejemplos
truefalse
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Estado de incorporación
OnboardingStatus
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Estado general actual del caso de incorporación, por ejemplo, «En curso» o «Completado». | ||
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Descripción
Este atributo ofrece un resumen general de la etapa en que se encuentra el caso de incorporación. Indica si el proceso está activo, finalizado o cancelado por algún motivo. Permite filtrar fácilmente los datos en los Dashboards para centrarse solo en los casos activos o analizar los resultados de los casos completados. En el Dashboard «Progreso de incorporación de cada persona contratada», este estado ofrece una visión rápida antes de consultar el historial detallado de actividades.
Por qué es importante
Permite filtrar y generar informes fácilmente sobre el estado general de los casos de incorporación, lo que ayuda a gestionar la carga de trabajo activa.
Dónde obtenerlo
Este estado suele gestionarlo y actualizarlo el motor de flujo de trabajo del módulo de incorporación de SAP SuccessFactors.
Ejemplos
En cursoCompletadoCanceladoEn espera
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Estado de la verificación de antecedentes
BackgroundCheckStatus
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Resultado o estado actual de la verificación de antecedentes. | ||
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Descripción
Este atributo registra el resultado de la verificación de antecedentes, una etapa clave para el cumplimiento. Entre los valores posibles se encuentran «Iniciada», «En curso», «Sin incidencias» o «Resultado desfavorable». Estos datos son esenciales para supervisar un posible cuello de botella y un riesgo de cumplimiento. Los Dashboards «Tiempo de ciclo de la verificación de antecedentes» y «Supervisión de aspectos críticos de cumplimiento» utilizan este estado para seguir el avance y señalar los casos que requieren atención inmediata.
Por qué es importante
Permite seguir el avance y el resultado de una etapa crítica, que a menudo requiere mucho tiempo, del proceso de incorporación.
Dónde obtenerlo
Esta información suele actualizarse en el módulo de incorporación, a menudo mediante una integración con un proveedor externo de verificaciones de antecedentes.
Ejemplos
Sin incidenciasPendienteResultado desfavorableNo iniciada
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Fecha límite de cumplimiento
ComplianceDueDate
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Fecha límite para completar todas las actividades obligatorias de cumplimiento. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha objetivo para completar tareas críticas de cumplimiento, como las verificaciones de antecedentes o la formación obligatoria. La fecha límite suele establecerse según las políticas de la empresa o los requisitos normativos. Se utiliza para medir el cumplimiento de los requisitos y es un componente clave del KPI «Porcentaje de documentación de cumplimiento». Al comparar la fecha real de finalización de las actividades de cumplimiento con esta fecha límite, el sistema puede señalar las tareas atrasadas y medir el estado general de cumplimiento del proceso.
Por qué es importante
Establece una fecha límite clara para medir el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar de forma proactiva los casos en riesgo.
Dónde obtenerlo
El flujo de trabajo de incorporación puede establecer esta fecha de forma dinámica según la fecha de inicio de la nueva persona empleada y el tipo de tarea, o bien puede tratarse de un campo fijo.
Ejemplos
2024-06-302024-07-142024-07-31
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ID de usuario
UserId
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Identificador de la persona que realizó la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra el ID de la persona o cuenta de sistema que ejecutó una tarea concreta del proceso. Puede tratarse de la nueva persona empleada, el gerente de contratación, un coordinador de Recursos Humanos o un usuario del sistema en los pasos automatizados. Permite analizar la distribución del trabajo y el desempeño por usuario. Por ejemplo, ayuda a identificar qué coordinadores de incorporación gestionan más tareas o qué gerentes completan más rápido las tareas asignadas. Sirve de base para analizar los recursos y el desempeño a nivel de usuario.
Por qué es importante
Permite analizar en detalle la distribución de la carga de trabajo y el desempeño de cada usuario o grupo de usuarios.
Dónde obtenerlo
Esta información suele estar disponible en el registro de auditoría o el registro de eventos del módulo de incorporación de SAP SuccessFactors, con etiquetas como «Completado por» o «Usuario».
Ejemplos
jdoedleeSYSTEM
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Nombre de la nueva persona empleada
NewHireName
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Nombre completo de la nueva persona empleada que participa en el proceso de incorporación. | ||
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Descripción
Este atributo almacena el nombre completo de la nueva persona empleada. Ofrece un identificador fácil de reconocer para el caso y facilita que personas como los socios de negocio de RR. HH. o quienes coordinan la incorporación consulten y comenten instancias específicas. En los Dashboards y los informes, mostrar el nombre de la nueva persona empleada junto al ID del caso facilita el acceso a los datos y su comprensión por parte de quienes supervisan el avance de cada caso.
Por qué es importante
Ofrece un identificador fácil de reconocer para cada caso y facilita el uso de los Dashboards en la supervisión operativa.
Dónde obtenerlo
Es un campo estándar asociado al perfil de la nueva persona empleada en SAP SuccessFactors Onboarding.
Ejemplos
John SmithMaría GarcíaChen Wei
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Tipo de empleo
EmploymentType
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Indica la modalidad de empleo de la nueva persona contratada, por ejemplo, a tiempo completo, a tiempo parcial o por contrato. | ||
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Descripción
Este atributo clasifica a la nueva persona empleada según su contrato laboral. El proceso de incorporación puede variar considerablemente según el tipo de contrato. Por ejemplo, las personas contratistas pueden seguir un proceso simplificado con menos pasos. Se utiliza para segmentar el análisis del proceso y comparar los flujos de trabajo y la eficiencia de las distintas categorías de contratación. Esto ayuda a comprender las variantes del proceso y a garantizar que se siga la ruta de incorporación adecuada para cada tipo de empleo.
Por qué es importante
Permite comparar y optimizar los procesos de incorporación de distintas categorías de trabajadores, como el personal a tiempo completo y las personas contratistas.
Dónde obtenerlo
Es un campo estándar de la información laboral de la persona empleada en SAP SuccessFactors.
Ejemplos
Empleado a tiempo completoEmpleado a tiempo parcialContratistaPasante
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Ubicación
Location
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Lugar físico de trabajo, oficina o país de la nueva persona empleada. | ||
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Descripción
Este atributo indica la ubicación geográfica donde trabajará la nueva persona empleada. Los requisitos de incorporación, como la documentación de cumplimiento o el envío de equipos informáticos, pueden variar mucho según la ubicación o el país. El análisis del proceso por ubicación ayuda a detectar diferencias regionales en la eficiencia y el cumplimiento. Por ejemplo, las verificaciones de antecedentes pueden tardar más en algunos países o pueden requerirse documentos legales distintos. Esta segmentación permite adaptar y mejorar los procesos de incorporación en cada región.
Por qué es importante
Ayuda a identificar y abordar las diferencias regionales en los procesos de incorporación, los requisitos de cumplimiento y el desempeño.
Dónde obtenerlo
Esta información forma parte de los datos laborales y de ubicación de la nueva persona empleada en SAP SuccessFactors.
Ejemplos
Nueva York, Estados UnidosLondres, Reino UnidoSingapurBerlín, Alemania
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Actividades de incorporación de empleados
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Inicio del proceso de incorporación
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Esta actividad marca el inicio del proceso de incorporación de una nueva persona empleada. Suele activarse automáticamente cuando el estado de una candidatura cambia a «Listo para contratar» en el módulo SAP SuccessFactors Recruiting y sus datos se transfieren al módulo Onboarding. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de inicio principal del caso de incorporación. Permite medir el tiempo de ciclo total de la incorporación y sirve como referencia para todos los pasos posteriores del proceso.
Dónde obtenerlo
Por lo general, este evento se registra con la fecha y hora de creación del registro de la nueva persona empleada o de la instancia del proceso en el módulo SuccessFactors Onboarding (objeto Process). La fecha y hora de inicio suelen quedar registradas explícitamente.
Capturar
Se obtiene de la fecha y hora de creación de la instancia del proceso de incorporación.
Tipo de evento
explicit
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Perfil de RR. HH. creado
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Esta actividad indica que se creó el perfil oficial de la nueva persona empleada en el sistema central de RR. HH., SAP SuccessFactors Employee Central. Se registra cuando se completa el proceso «Gestionar nuevas contrataciones pendientes» y el registro de la persona empleada queda activo. | ||
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Por qué es importante
La creación del perfil de RR. HH. es un punto de integración crítico que habilita la nómina, los beneficios y otras funciones esenciales de RR. HH. Su seguimiento permite supervisar la eficiencia administrativa e identificar si se repite el trabajo.
Dónde obtenerlo
Este evento queda registrado explícitamente con la fecha y hora de creación del perfil de la persona empleada en Employee Central. Por lo general, un administrador de RR. HH. realiza esta acción mediante la herramienta «Gestionar nuevas contrataciones pendientes».
Capturar
Se obtiene de la fecha de creación del perfil de la persona empleada en Employee Central.
Tipo de evento
explicit
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Primer día de trabajo
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Evento calculado que representa la fecha oficial de inicio de la nueva persona empleada. No corresponde a una acción explícita de una persona usuaria, sino que se obtiene del atributo «Fecha oficial de inicio» asociado al caso de incorporación. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito clave para analizar las actividades anteriores y posteriores al primer día. Sirve como referencia para evaluar si otras actividades, como la preparación de TI y la orientación inicial, se completan a tiempo.
Dónde obtenerlo
Este evento se calcula directamente a partir del campo «Fecha oficial de inicio» del registro de la nueva persona empleada en el módulo Onboarding o Employee Central.
Capturar
Se obtiene del atributo «Fecha oficial de inicio» del registro de la persona empleada.
Tipo de evento
calculated
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Proceso de incorporación completado
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Esta es la actividad final y marca el cierre satisfactorio del caso de incorporación de la nueva persona empleada en el sistema. Se registra cuando un administrador de RR. HH. o un proceso automatizado cambia el estado del proceso de incorporación a «Completado». | ||
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Por qué es importante
Esta actividad concluye oficialmente el proceso y sirve como evento de fin principal para el análisis. Permite calcular el tiempo de ciclo de principio a fin y las tasas de finalización.
Dónde obtenerlo
Este evento se deduce de la fecha y hora en que el estado general del proceso de incorporación cambia a «Completado» o «Contratado» en el módulo SuccessFactors Onboarding.
Capturar
Se deduce de la fecha y hora del último cambio del estado general del proceso de incorporación a un estado final.
Tipo de evento
inferred
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Reunión de seguimiento a los 30 días realizada
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Indica que se completó una reunión de seguimiento programada entre la nueva persona empleada y su responsable o el equipo de RR. HH., normalmente alrededor de los 30 días. Se registra cuando una persona responsable o representante de RR. HH. marca como completado el elemento correspondiente de la lista de verificación. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad suele utilizarse como referencia para determinar el fin del periodo inicial de incorporación intensiva. Es un hito clave para medir el tiempo que tarda la nueva persona empleada en alcanzar la productividad y la duración total del proceso.
Dónde obtenerlo
Este evento se deduce de la fecha y hora de finalización de una tarea o formulario específico de «Seguimiento a los 30 días» en la lista de verificación del proceso de incorporación en SuccessFactors.
Capturar
Se deduce de la fecha y hora de finalización de la tarea «Seguimiento a los 30 días».
Tipo de evento
inferred
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Tareas asignadas a la persona responsable de contratación
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Indica cuándo se asigna un conjunto de responsabilidades de incorporación a la persona responsable de la contratación. Se registra cuando el sistema activa y asigna automáticamente tareas como «Preparar el espacio de trabajo» o «Programar la bienvenida del equipo». | ||
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Por qué es importante
La participación de la persona responsable de la contratación es fundamental para que la incorporación sea satisfactoria. Esta actividad permite analizar con qué rapidez recibe las notificaciones y medir cuánto tarda en completar las tareas posteriores.
Dónde obtenerlo
El evento puede identificarse mediante la fecha y hora de asignación de la primera tarea a la persona responsable de la contratación en el flujo de trabajo del proceso de incorporación.
Capturar
Fecha y hora en que se crean y asignan las tareas específicas para la persona responsable de la contratación en la instancia del proceso.
Tipo de evento
explicit
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Trámites previos al primer día completados
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Indica que la nueva persona empleada completó todos los formularios y tareas previos al empleo requeridos a través del portal de incorporación. El evento se registra cuando el sistema confirma que se completaron todas las tareas del paso «Antes del primer día» o «Trámites de la nueva persona empleada». | ||
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Por qué es importante
Este es un hito clave que indica que la nueva persona empleada participa activamente y completó los pasos administrativos esenciales. Esto permite avanzar con actividades posteriores, como la creación del perfil de RR. HH. y la provisión de recursos de TI.
Dónde obtenerlo
Se registra cuando el estado del proceso de recopilación de documentos o de un conjunto de tareas relacionadas cambia a «Completado». También puede utilizarse la fecha y hora de finalización de la última tarea obligatoria.
Capturar
Se deduce de la fecha y hora en que el grupo de tareas principal «Trámites» se marca como completado en el sistema.
Tipo de evento
inferred
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Verificación de antecedentes completada
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Marca la finalización de la verificación de antecedentes y la recepción de los resultados. El evento se registra cuando el estado de la tarea cambia a «Completado» o «Aprobado» en el módulo SuccessFactors Onboarding. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito de cumplimiento crítico y, en muchas organizaciones, un requisito previo para formalizar una oferta. Los retrasos pueden afectar considerablemente la fecha de inicio de la nueva persona empleada y el tiempo total de incorporación.
Dónde obtenerlo
Puede deducirse de la fecha y hora en que el estado de la tarea de verificación de antecedentes cambia a un estado final, como «Completado». A menudo, un proveedor externo actualiza este estado mediante una API.
Capturar
Se deduce de la fecha y hora de finalización asociadas a la tarea de verificación de antecedentes en el plan de incorporación.
Tipo de evento
inferred
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Envío de trámites antes del primer día
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Indica cuándo se envía a la nueva persona empleada el primer conjunto de documentos y formularios obligatorios, como los formularios de cumplimiento y los de recopilación de datos personales. Suele ser un paso automatizado de un flujo de trabajo de incorporación predefinido en SuccessFactors. | ||
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Por qué es importante
El seguimiento de esta actividad permite medir la eficiencia de la preparación administrativa. El tiempo entre este paso y «Trámites completados» es un KPI clave para detectar retrasos causados por el sistema o por la nueva persona empleada.
Dónde obtenerlo
A menudo se registra como un evento explícito o como un cambio de estado en «Actividades de la nueva persona empleada» o en una tarea similar del objeto del proceso Onboarding. Por lo general, está disponible la fecha y hora de asignación o activación de la tarea.
Capturar
Se identifica por la fecha y hora en que se asigna o inicia la tarea de trámites en el portal de incorporación de la nueva persona empleada.
Tipo de evento
explicit
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Equipo entregado
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Confirma que el equipo físico de la nueva persona empleada se entregó correctamente en el lugar designado. El evento se registra cuando alguien del equipo de TI o la persona responsable de la contratación cambia el estado de la tarea «Entrega del equipo» a «Completado». | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es un indicador clave de la preparación para el primer día. Comparar su fecha y hora con la fecha de inicio de la persona empleada permite medir el KPI «Tasa de preparación de los recursos de TI para el primer día».
Dónde obtenerlo
Se deduce de la fecha y hora en que una tarea «Equipo entregado» o «Preparación del equipo» se marca como «Completado» en el plan del proceso de incorporación.
Capturar
Se deduce de la fecha y hora de finalización de la tarea de confirmación de entrega del equipo.
Tipo de evento
inferred
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Equipo solicitado
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Esta actividad indica cuándo se solicita equipo físico, como una computadora portátil o un teléfono. Se registra con la fecha y hora de la tarea de solicitud de equipo en la lista de verificación de SuccessFactors Onboarding. | ||
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Por qué es importante
Tener el equipo listo para el primer día es fundamental para la productividad y para ofrecer una experiencia positiva a la nueva persona empleada. El seguimiento permite detectar retrasos en las compras y la provisión del equipo.
Dónde obtenerlo
Puede deducirse del cambio de estado de una tarea «Solicitar equipo» en el proceso de incorporación. El evento queda marcado por la fecha y hora en que el estado cambia a «Enviado» o «Completado».
Capturar
Se deduce de la fecha y hora de finalización de la tarea «Solicitar equipo» en la lista de verificación de la persona responsable de la contratación o del equipo de TI.
Tipo de evento
inferred
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Formación obligatoria asignada
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Indica que se asignó a la nueva persona empleada la formación obligatoria de cumplimiento o específica del puesto en su plan de aprendizaje. El evento se registra cuando la integración entre SuccessFactors Onboarding y el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) asigna los cursos. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad inicia el proceso de formación en cumplimiento. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto hasta la finalización de la formación permite comprender la participación en el aprendizaje e identificar riesgos de incumplimiento.
Dónde obtenerlo
El evento se registra con la fecha y hora de asignación de los elementos de formación obligatorios en el módulo SuccessFactors Learning, vinculados al ID de usuario de la nueva persona empleada.
Capturar
Se obtiene de la fecha de asignación del curso en el módulo integrado SuccessFactors Learning.
Tipo de evento
explicit
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Formación obligatoria completada
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Esta actividad marca la finalización de toda la formación obligatoria asignada a la nueva persona empleada. Se registra cuando el módulo SuccessFactors Learning actualiza el estado de todos los cursos requeridos a «Completado». | ||
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Por qué es importante
Completar la formación obligatoria es un control de cumplimiento crítico. El seguimiento de este hito es esencial para las auditorías y para garantizar que la empresa cumpla sus obligaciones normativas.
Dónde obtenerlo
El evento se registra con la fecha y hora de finalización del último elemento de formación obligatorio en el módulo SuccessFactors Learning.
Capturar
Se obtiene de la fecha de finalización del curso en el módulo integrado SuccessFactors Learning.
Tipo de evento
explicit
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Inicio de la verificación de antecedentes
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Esta actividad señala el inicio formal de la verificación de antecedentes, a menudo mediante un servicio externo integrado. Se registra cuando se activa la tarea o el paso correspondiente en el flujo de trabajo de SuccessFactors. | ||
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Por qué es importante
La verificación de antecedentes es un paso de cumplimiento crítico que suele llevar tiempo. Medir el tiempo desde el inicio hasta la finalización ayuda a detectar cuellos de botella en los procesos internos o con proveedores externos.
Dónde obtenerlo
Por lo general, se registra como un cambio de estado de una tarea específica de «Verificación de antecedentes» en el flujo de trabajo del proceso Onboarding. La fecha y hora del cambio de estado marcan el evento.
Capturar
Se deduce de la fecha y hora en que el estado de la tarea de verificación de antecedentes cambia a «En curso» o a un estado similar.
Tipo de evento
inferred
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Solicitud de provisión de recursos de TI
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Marca la solicitud formal de recursos de TI para la nueva persona empleada, como cuentas de usuario, correo electrónico y acceso a sistemas. Suele activarse automáticamente al completar los trámites y se registra mediante una integración o una tarea anotada manualmente. | ||
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Por qué es importante
Este es el punto de partida de una ruta crítica que determina si la nueva persona empleada podrá ser productiva desde el primer día. Su seguimiento permite medir y optimizar el tiempo de preparación de TI.
Dónde obtenerlo
Por lo general, se trata de una tarea específica del proceso de incorporación. El evento se registra con la fecha y hora de creación o inicio de la tarea «Provisión de recursos de TI», que puede enviar una notificación a un sistema de mesa de ayuda como ServiceNow.
Capturar
Se obtiene de la fecha y hora de creación de la solicitud o tarea de provisión de recursos de TI.
Tipo de evento
explicit
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