Su Template de datos para solicitudes de compra a pago

El ID de solicitud de compra es la clave central que vincula todas las actividades relacionadas con una solicitud de bienes o servicios. Cada solicitud creada en SAP Ariba recibe un ID único que se mantiene durante todo su ciclo de vida, desde la creación y el envío hasta la aprobación, denegación o cierre definitivos.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para relacionar los casos. Permite reconstruir el recorrido completo de cada solicitud, de principio a fin, calcular con precisión los tiempos de ciclo, identificar variantes del proceso y analizar los ciclos de retrabajo. Sin este identificador, sería imposible distinguir los eventos correspondientes a distintas solicitudes.

Es el identificador esencial del caso que conecta todas las actividades relacionadas y permite analizar el proceso completo de cada solicitud única, de principio a fin.

Es un campo de clave principal en las tablas principales de cabecera de solicitudes de la estructura de datos de SAP Ariba.

La marca de tiempo del evento registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Estos datos de alta precisión son esenciales para ordenar correctamente los eventos de cada caso y calcular la duración entre los distintos pasos del proceso.

En el análisis, esta marca de tiempo es la base de todos los cálculos temporales, incluidos los tiempos de ciclo, de espera y de procesamiento. Se utiliza en Dashboards que analizan el rendimiento, como «Tiempo de ciclo de aprobación de solicitudes» y «Análisis de Bottleneck de la ruta de aprobación». La precisión de este campo influye directamente en la fiabilidad de todas las métricas de rendimiento.

Este atributo establece el orden cronológico de los eventos y sirve de base para calcular el rendimiento y la duración, incluidos los tiempos de ciclo y los cuellos de botella.

Suele encontrarse junto a los registros de actividad o de cambios de estado en las tablas de pistas de auditoría o de transacciones de SAP Ariba.

El nombre de la actividad describe un paso o hito del proceso de solicitud, como «Solicitud creada», «Paso de aprobación aprobado» o «Solicitud cerrada». Estos datos suelen obtenerse de registros de eventos, cambios de estado o acciones específicas de las personas usuarias registradas en SAP Ariba.

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de actividades. Al analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades, quienes analizan el proceso pueden identificar rutas habituales, cuellos de botella, desviaciones del procedimiento estándar y áreas de retrabajo. Es la base de cualquier análisis de Process Mining.

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar el flujo de trabajo de la solicitud, incluidos los cuellos de botella y las desviaciones.

Se obtiene de los registros de eventos, las pistas de auditoría o los registros de cambios de estado de SAP Ariba, a menudo asociados a las tablas de cabecera de solicitudes y de partidas.

La categoría del artículo indica qué se va a comprar. Esta clasificación ayuda a comprender los patrones de gasto y a aplicar estrategias y políticas de compra específicas para cada categoría.

En Process Mining, este atributo es fundamental para el Dashboard «Análisis de modificaciones de solicitudes», ya que permite detectar si ciertas categorías de artículos suelen modificarse más, lo que podría indicar especificaciones poco claras o precios variables. También permite comparar el rendimiento del proceso, por ejemplo, los tiempos de aprobación, entre distintos tipos de compra y detectar si algunas categorías presentan más dificultades.

Permite analizar el proceso según el tipo de bienes o servicios que se compran y ayuda a identificar cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de cada categoría.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información suele encontrarse en el nivel de las partidas de la solicitud.

Este atributo aporta contexto organizativo al identificar qué parte de la empresa inició la solicitud. Suele obtenerse del perfil de quien la solicita o indicarse directamente en el formulario.

En el análisis, es una dimensión útil para filtrar y comparar. Se utiliza en casi todos los Dashboards, como «Tiempo de ciclo de aprobación de solicitudes» y «Análisis de la tasa de rechazo de solicitudes», para desglosar las métricas por departamento. Así se puede identificar qué departamentos tienen ciclos más largos, más modificaciones o más solicitudes que incumplen las políticas, y orientar las iniciativas de mejora del proceso.

Permite segmentar y comparar el rendimiento del proceso en distintas áreas de la organización, y pone de relieve problemas específicos de cada departamento o buenas prácticas.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Suele estar disponible en los datos de cabecera de la solicitud y, a menudo, está vinculada al perfil de quien la solicita.

Este atributo refleja el estado de una solicitud en tiempo real, como «En preparación», «Enviada», «Aprobado», «Denegada» o «Cerrada». Ofrece una instantánea de la etapa del proceso en la que se encuentra cada caso en el momento de extraer los datos.

Aunque Process Mining reconstruye el flujo histórico, este atributo es fundamental para la supervisión operativa. Es el dato principal del «Seguimiento del estado de las solicitudes en tiempo real», que permite a los responsables consultar la carga de trabajo actual e identificar las solicitudes estancadas o que llevan demasiado tiempo abiertas. Ofrece visibilidad inmediata y útil para la acción sobre las solicitudes activas.

Permite supervisar en tiempo real el flujo de solicitudes y ayuda a identificar y resolver las que están estancadas o llevan demasiado tiempo abiertas antes de que se conviertan en un problema.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Este es un campo de estado estándar en el encabezado de la solicitud.

Este atributo recoge el valor financiero de toda la solicitud. Es un dato de contexto empresarial fundamental para clasificar y priorizar las solicitudes.

Analizar las métricas del proceso en relación con este valor puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, las solicitudes de alto valor pueden seguir rutas de aprobación distintas y más estrictas, o tener ciclos más largos. Este atributo es esencial para comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso y clasificar las solicitudes por rangos de valor para compararlas.

Aporta contexto financiero esencial y permite analizar cómo influye el valor de la solicitud en el comportamiento del proceso, por ejemplo, en los tiempos de aprobación y la complejidad del flujo de trabajo.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Es un campo estándar de la cabecera de la solicitud de compra.

Cuando se deniega una solicitud, quienes la aprueban suelen indicar un motivo, ya sea mediante texto libre o seleccionándolo de una lista predefinida. Este atributo recoge esa información fundamental.

Estos datos son la base del Dashboard «Análisis de la tasa de rechazo de solicitudes». Analizar los motivos de rechazo más frecuentes ayuda a identificar las causas principales de los fallos del proceso, como una codificación incorrecta, una justificación insuficiente o problemas de presupuesto. Esta información puede utilizarse para mejorar la formación de quienes solicitan las compras y la calidad de las solicitudes iniciales, y así reducir el retrabajo.

Permite entender directamente por qué se rechazan las solicitudes y analizar las causas para reducir el retrabajo y aumentar la proporción de solicitudes correctas desde el primer intento.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información suele registrarse en los comentarios o en el historial asociado al evento de rechazo.

El nivel de urgencia, que suele representarse mediante una marca de prioridad, indica la necesidad de agilizar la tramitación. Normalmente lo establece quien solicita la compra para que las necesidades críticas se atiendan a tiempo.

Este atributo es el principal para el Dashboard «Seguimiento de solicitudes urgentes» y el KPI «Tiempo de procesamiento de solicitudes urgentes». Permite comparar directamente los tiempos de ciclo de las solicitudes urgentes y estándar para comprobar si la atención prioritaria es eficaz. Analizar las desviaciones o demoras en las solicitudes urgentes es fundamental para garantizar la continuidad del negocio.

Permite priorizar el análisis y comprobar si las solicitudes de alta prioridad se tramitan más rápido, para atender las necesidades críticas del negocio.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Suele ser un campo seleccionable en el formulario de creación de solicitudes.

Este atributo define la variante estándar del proceso o la matriz de aprobación que debe seguir una solicitud según sus características, como el valor, la categoría del artículo y el departamento. Representa el proceso previsto o la «ruta ideal».

Es fundamental para comprobar la conformidad y se utiliza en el Dashboard «Resumen del cumplimiento de las solicitudes». Al comparar la secuencia real de actividades con la ruta del flujo de trabajo de aprobación prevista, quienes analizan el proceso pueden detectar automáticamente incumplimientos de las políticas, pasos de aprobación no autorizados o controles omitidos. Esto es esencial para la auditoría interna y la gestión de riesgos.

Define el proceso estándar que se debe seguir y permite comprobar la conformidad para detectar automáticamente desviaciones e incumplimientos de las políticas.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Este dato puede obtenerse de la configuración de la matriz de aprobación o de un campo específico de la solicitud.

El atributo de usuario del evento identifica a la persona responsable de realizar un paso específico del proceso. Puede ser quien envió la solicitud, la persona gerente que la aprobó o el agente de compras que la tramitó.

Este atributo es esencial para analizar la carga de trabajo y comparar el rendimiento, así como para detectar oportunidades de formación. Permite crear el Dashboard «Carga de trabajo y rendimiento de las personas aprobadoras» y analizar los tiempos de aprobación por persona usuaria. También sirve para investigar las causas de las demoras o desviaciones y relacionarlas con personas o equipos específicos.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de las personas usuarias y la asignación de recursos, y ayuda a detectar cuellos de botella causados por personas o equipos específicos.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información suele almacenarse en tablas de historial o pistas de auditoría vinculadas a los datos maestros de las personas usuarias.

Este atributo distingue los eventos automatizados del sistema, como las aprobaciones automáticas o los cambios de estado iniciados por el sistema, de las actividades manuales realizadas por las personas usuarias. Esta distinción es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso.

En los análisis, permite medir con precisión el esfuerzo humano e identificar oportunidades para seguir automatizando. Por ejemplo, al filtrar las actividades manuales, se pueden calcular con exactitud los tiempos de procesamiento atribuibles a las personas usuarias. También ayuda a comprobar que las reglas automatizadas funcionan según lo previsto.

Distingue las acciones humanas de las del sistema, algo esencial para medir el nivel de automatización e identificar nuevas oportunidades para automatizar.

Por lo general, se determina comprobando si el «Usuario del evento» corresponde a un ID de usuario del sistema o de procesamiento por lotes.

Este atributo calculado mide la ineficiencia de forma más amplia que «Se ha modificado». Marca los casos con ciclos de retrabajo importantes, que suelen definirse como aquellos con uno o más eventos «Paso de aprobación rechazado» o varios eventos «Solicitud modificada».

Este indicador se utiliza para calcular el KPI «Tasa de retrabajo de solicitudes». Ayuda a cuantificar los costes ocultos y las demoras asociados a los fallos del proceso. El análisis de los casos marcados como retrabajo puede revelar patrones relacionados con determinados aprobadores, departamentos o tipos de solicitud que generan fricciones en el proceso.

Identifica los casos con fricciones importantes en el proceso, como los rechazos, y permite analizar de forma específica las causas de la ineficiencia y las demoras.

Se calcula como verdadero si un caso contiene una actividad de rechazo o más de una actividad de modificación.

Este atributo vincula una solicitud de compra con el documento posterior correspondiente: la orden de compra (PO). Su presencia indica que la solicitud se convirtió correctamente en una orden.

Es esencial para analizar el proceso de principio a fin, más allá de la etapa de solicitud. Se utiliza para calcular el KPI «Tiempo desde la solicitud hasta la orden de compra», al vincular el evento de creación de la solicitud con el de creación de la orden. Así se obtiene una visión integral de la etapa inicial del ciclo de compras.

Vincula la solicitud con la orden de compra posterior y permite medir el tiempo de ciclo de principio a fin, desde la solicitud hasta la orden.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Este dato suele almacenarse en los datos de las partidas de la solicitud después de generar una orden de compra.

Este atributo del caso identifica a quien creó la solicitud de compra. Aporta contexto sobre el origen de la solicitud y la persona interesada que la inició.

En los análisis, este atributo permite filtrar el proceso y estudiar el comportamiento de quienes realizan solicitudes. Por ejemplo, los Dashboards «Análisis de modificaciones de solicitudes» y «Análisis de la tasa de rechazo de solicitudes» lo utilizan para identificar a las personas que podrían necesitar formación adicional por sus altas tasas de modificaciones o rechazos. También ayuda a adaptar la retroalimentación y las iniciativas de mejora.

Identifica a quien creó la solicitud y permite analizar el comportamiento y la calidad del proceso según quién la haya solicitado.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Es un campo estándar del encabezado de la solicitud, que suele aparecer como «Creado por» o «Solicitante».

Este atributo identifica al responsable o a la parte interesada encargada de una actividad de aprobación. A diferencia del «Usuario del evento» general, se refiere específicamente a las tareas de aprobación.

Es un atributo clave para el Dashboard «Carga de trabajo y rendimiento de los aprobadores». Permite hacer un seguimiento del número de solicitudes gestionadas por cada aprobador y del tiempo medio de aprobación. Así, es posible detectar cuellos de botella individuales, equilibrar las cargas de trabajo y evaluar el rendimiento frente a los objetivos.

Identifica a la persona responsable de cada aprobación y permite analizar en detalle el rendimiento de los aprobadores y equilibrar sus cargas de trabajo.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información se almacena en los datos del flujo de aprobación vinculados a la solicitud.

Este atributo calculado identifica los casos en los que se realizó al menos una actividad «Solicitud modificada». Facilita la identificación de las solicitudes que necesitaron cambios durante su ciclo de vida.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI «Tasa de modificación de solicitudes». Al contar los casos en los que el indicador es verdadero, quienes analizan el proceso pueden medir fácilmente la frecuencia del retrabajo e investigar sus causas relacionándolo con otros atributos, como «Nombre de quien solicita» o «Categoría del artículo».

Facilita el cálculo del KPI de tasa de modificación, ayuda a cuantificar el retrabajo y permite identificar dónde hacen falta especificaciones iniciales más claras.

Se calcula como verdadero si un caso contiene una o más actividades «Solicitud modificada» y como falso en caso contrario.

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor sería siempre «SAP Ariba». Sin embargo, cuando se combinan datos de varios sistemas, este campo es fundamental para rastrear su procedencia y resolver problemas.

En el análisis, ayuda a confirmar el origen de los datos y permite filtrar o comparar procesos que abarcan distintos sistemas. Aporta claridad y confianza sobre la fuente de datos, algo importante para lograr el respaldo de las partes interesadas.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la comprensión del contexto del análisis.

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de los datos para indicar el origen del conjunto de datos.

Este atributo muestra la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de un evento. Permite saber si los datos analizados están actualizados, algo especialmente importante para supervisar procesos en curso.

Quienes analizan el proceso utilizan esta información para saber cuán recientes son las conclusiones obtenidas. En Dashboards como «Seguimiento del estado de las solicitudes en tiempo real», este campo es fundamental para indicar a las personas usuarias cuán actualizada está la información mostrada. También permite gestionar sus expectativas sobre la actualidad de los datos.

Indica cuán actualizados están los datos, algo esencial para valorar la vigencia y pertinencia de la información obtenida mediante Process Mining.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse a cada registro durante la incorporación de los datos.