Su Template de datos de Purchase to Pay: requisición

El Purchase Requisition ID es la clave central que vincula todas las actividades relacionadas con una única solicitud de bienes o servicios. Cada requisición creada en SAP Ariba recibe un ID único que se mantiene durante todo su ciclo de vida, desde la creación y el envío hasta la aprobación final, la denegación o el cierre.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para correlacionar los casos. Permite reconstruir el recorrido completo de principio a fin de cada requisición, calcular con precisión los tiempos de ciclo, identificar variantes del proceso y analizar los bucles de retrabajo. Sin este identificador, sería imposible distinguir los eventos pertenecientes a distintas requisiciones.

Este es el identificador de caso esencial que conecta todas las actividades relacionadas y permite analizar el proceso completo de requisición para cada solicitud única.

Es un campo de clave primaria en las tablas principales de cabecera de requisiciones dentro de la estructura de datos de SAP Ariba.

La marca de tiempo del evento registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Estos datos de alta precisión son esenciales para ordenar correctamente los eventos dentro de cada caso y calcular la duración entre los distintos pasos del proceso.

En el análisis, esta marca de tiempo es la base de todos los cálculos relacionados con el tiempo, incluidos los tiempos de ciclo, los tiempos de espera y las duraciones de procesamiento. Se utiliza para alimentar Dashboards que analizan el rendimiento, como «Tiempo de ciclo de aprobación de solicitudes» y «Análisis de Bottleneck de la ruta de aprobación». La precisión de este campo afecta directamente a la fiabilidad de todas las métricas de rendimiento.

Este atributo proporciona el orden cronológico de los eventos y constituye la base de todos los cálculos de rendimiento y duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella.

Normalmente se encuentra junto a los registros de actividades o cambios de estado en las tablas de pistas de auditoría o registros de transacciones de SAP Ariba.

El nombre de la actividad describe un paso o hito individual del proceso de requisición, como «Requisition Created», «Approval Step Approved» o «Requisition Closed». Estos datos suelen derivarse de registros de eventos, cambios de estado o acciones específicas de los usuarios registradas en SAP Ariba.

Este atributo es fundamental para construir el mapa de procesos, que representa visualmente el flujo de actividades. Al analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades, los analistas pueden identificar rutas habituales, cuellos de botella, desviaciones del procedimiento estándar y áreas de retrabajo. Constituye la base de cualquier análisis de Process Mining.

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar el Workflow de requisiciones, incluidos los cuellos de botella y las desviaciones.

Se deriva de registros de eventos, pistas de auditoría o registros de cambios de estado dentro de SAP Ariba, normalmente asociados a tablas de cabecera y de partidas de requisiciones.

La categoría del artículo proporciona información detallada sobre lo que se está comprando. Esta clasificación ayuda a comprender los patrones de gasto y a aplicar estrategias y políticas de compras específicas para cada categoría.

En Process Mining, este atributo es fundamental para el Dashboard «Análisis de modificaciones de requisiciones», ya que puede mostrar si determinadas categorías de artículos son más propensas a sufrir modificaciones, lo que podría indicar especificaciones poco claras o precios variables. También permite comparar el rendimiento del proceso, como los tiempos de aprobación, entre distintos tipos de compras para comprobar si determinadas categorías presentan más dificultades.

Permite analizar el proceso según el tipo de bienes o servicios adquiridos, lo que ayuda a identificar cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de cada categoría.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información suele encontrarse en el nivel de línea de la requisición.

Este atributo proporciona contexto organizativo al identificar qué parte de la empresa inició la solicitud. Normalmente se obtiene del perfil de usuario de la persona solicitante o se especifica directamente en el formulario de solicitud.

En el análisis, es una dimensión muy útil para filtrar y comparar. Se utiliza en prácticamente todos los Dashboards, como «Tiempo de ciclo de aprobación de solicitudes» y «Análisis de la tasa de rechazo de solicitudes», para desglosar las métricas por departamento. Esto permite identificar qué departamentos tienen los tiempos de ciclo más largos, las tasas de modificación más elevadas o el mayor número de solicitudes no conformes, y orientar iniciativas específicas de mejora de procesos.

Permite segmentar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas áreas de la organización, destacando problemas específicos de cada departamento o buenas prácticas.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Normalmente está disponible en los datos de cabecera de la requisición, a menudo vinculada desde el perfil de usuario del solicitante.

Este atributo refleja el estado en tiempo real de una requisición, como «En preparación», «Enviada», «Aprobada», «Denegada» o «Cerrada». Proporciona una instantánea de la fase en la que se encuentra cada caso en el momento de extraer los datos.

Aunque Process Mining reconstruye el flujo histórico, este atributo es fundamental para la supervisión operativa. Es el principal dato del «Rastreador de estado de requisiciones en tiempo real», que permite a las personas responsables consultar la carga de trabajo actual e identificar las requisiciones estancadas o con tiempos excesivos. Proporciona visibilidad inmediata y práctica sobre la cartera activa de requisiciones.

Permite supervisar en tiempo real la cartera de requisiciones y ayuda a identificar y resolver las solicitudes estancadas o con tiempos excesivos antes de que se conviertan en un problema.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Es un campo de estado estándar en la cabecera de la requisición.

Este atributo recoge el valor financiero de la solicitud completa. Es un elemento de contexto empresarial fundamental que ayuda a categorizar y priorizar las requisiciones.

Analizar las métricas del proceso en relación con este valor puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, las requisiciones de alto valor pueden seguir rutas de aprobación diferentes y más estrictas, o tener tiempos de ciclo más largos. Este atributo es esencial para comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso y clasificar las requisiciones por rangos de valor para realizar análisis comparativos.

Proporciona un contexto financiero esencial y permite analizar cómo el valor de la requisición afecta al comportamiento del proceso, por ejemplo, a los tiempos de aprobación y a la complejidad del Workflow.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Es un campo estándar de la cabecera de la Purchase Requisition.

Cuando se deniega una requisición, las personas aprobadoras suelen indicar un motivo, que puede introducirse como texto libre o seleccionarse de una lista predefinida. Este atributo recoge esa información esencial.

Estos datos son la base del Dashboard «Análisis de la tasa de rechazo de requisiciones». Analizar los motivos de rechazo más frecuentes ayuda a identificar las causas raíz de los fallos del proceso, como una codificación incorrecta, una justificación insuficiente o problemas presupuestarios. Estos conocimientos pueden utilizarse para mejorar la formación de las personas solicitantes y aumentar la calidad de las solicitudes iniciales, reduciendo el retrabajo.

Proporciona información directa sobre los motivos por los que fallan las requisiciones y permite analizar las causas raíz para reducir el retrabajo y mejorar la tasa de aciertos a la primera.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información suele registrarse en la sección de comentarios o historial asociada a un evento de rechazo.

El nivel de urgencia, que suele representarse mediante una marca de prioridad, indica la necesidad empresarial de agilizar el procesamiento. Normalmente, la persona solicitante lo establece para garantizar que las necesidades críticas se atiendan con rapidez.

Este atributo es el principal impulsor del Dashboard «Monitor de requisiciones urgentes» y del KPI «Tiempo de procesamiento de requisiciones urgentes». Permite comparar directamente los tiempos de ciclo de las requisiciones urgentes y estándar para comprobar si la gestión prioritaria es eficaz. Analizar las desviaciones o los retrasos en las solicitudes urgentes es fundamental para garantizar la continuidad del negocio.

Permite priorizar el análisis y comprobar si las requisiciones de alta prioridad se procesan más rápido, garantizando que se atiendan las necesidades críticas del negocio.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Suele ser un campo seleccionable en el formulario de creación de la requisición.

Este atributo define la variante de proceso estándar o la matriz de aprobación que debe seguir una requisición según sus características, como el importe, la categoría del artículo y el departamento. Representa el proceso «to-be» o el «happy path».

Es fundamental para la comprobación de conformidad y se utiliza en el Dashboard «Resumen del cumplimiento de requisiciones». Al comparar la secuencia real de actividades con la ruta del Workflow de aprobación esperada, las personas analistas pueden detectar automáticamente incumplimientos de políticas, pasos de aprobación no autorizados o controles omitidos. Esto es esencial para la auditoría interna y la gestión de riesgos.

Define el proceso estándar que debe seguirse y permite que la comprobación de conformidad detecte automáticamente desviaciones e incumplimientos de políticas.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Puede derivarse de la configuración de la matriz de aprobación o de un campo específico de la requisición.

El atributo Usuario del evento identifica a la persona responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Puede ser el empleado que envió la requisición, el gerente que la aprobó o el agente de compras que la procesó.

Este atributo es esencial para analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento e identificar oportunidades de capacitación. Alimenta el panel «Approver Workload and Performance» al permitir analizar los tiempos de aprobación por usuario. También se utiliza para investigar el origen de retrasos o desviaciones, rastreándolos hasta personas o equipos concretos.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de los usuarios y la asignación de recursos, y ayuda a identificar cuellos de botella causados por usuarios o equipos específicos.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información suele almacenarse en tablas de pistas de auditoría o de historial vinculadas a los datos maestros de usuarios.

Este atributo distingue entre eventos automatizados del sistema, como aprobaciones automáticas o cambios de estado generados por el sistema, y actividades manuales realizadas por personas usuarias. Es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso.

En el análisis, ayuda a medir con precisión el esfuerzo humano e identificar oportunidades para seguir automatizando. Por ejemplo, filtrar las actividades manuales permite calcular con exactitud los tiempos de procesamiento centrados en la intervención de las personas usuarias. También ayuda a comprobar que las reglas automatizadas funcionan según lo previsto dentro del proceso.

Distingue entre las acciones humanas y las del sistema, algo esencial para medir las tasas de automatización e identificar nuevas oportunidades de automatización.

Normalmente se obtiene comprobando si el «Usuario del evento» corresponde a un ID de sistema o de usuario por lotes.

Este atributo calculado mide la ineficiencia de forma más amplia que «IsAmended». Marca los casos que han experimentado ciclos de retrabajo importantes, normalmente definidos como aquellos que contienen uno o más eventos «Paso de aprobación rechazado» o varias actividades «Requisición modificada».

Esta marca se utiliza para calcular el KPI «Tasa de retrabajo de requisiciones». Ayuda a cuantificar los costes ocultos y los retrasos asociados a los fallos del proceso. Analizar los casos marcados como retrabajo puede revelar patrones relacionados con determinadas personas aprobadoras, departamentos o tipos de solicitud que generan dificultades en el proceso.

Identifica los casos con dificultades importantes en el proceso, como los rechazos, y permite analizar de forma específica las causas de la ineficiencia y los retrasos.

Se calcula como verdadero si un caso contiene una actividad de rechazo o más de una actividad de modificación.

Este atributo calculado identifica los casos en los que se ha producido al menos una actividad «Requisición modificada». Simplifica la identificación de las requisiciones que necesitaron cambios durante su ciclo de vida.

Esta marca se utiliza para calcular el KPI «Tasa de modificación de requisiciones». Al contar los casos en los que la marca es verdadera, las personas analistas pueden medir fácilmente la frecuencia del retrabajo e investigar sus causas raíz relacionándola con otros atributos, como «Nombre de la persona solicitante» o «Categoría del artículo».

Simplifica el cálculo del KPI de tasa de modificaciones, ayuda a cuantificar el retrabajo e identifica las áreas que necesitan especificaciones iniciales más claras.

Se calcula como verdadero si un caso contiene una o más actividades «Requisición modificada» y como falso en caso contrario.

Este atributo vincula una requisición de compra con su documento posterior, la orden de compra (PO). Su presencia indica que la solicitud se ha convertido correctamente en una orden.

Es esencial para el análisis integral del proceso, que se extiende más allá de la fase de requisición. Se utiliza para calcular el KPI «Plazo desde la requisición hasta la PO» al conectar el evento de creación de la requisición con el evento de creación de la PO. Esto proporciona una visión completa de la fase inicial del ciclo de compras.

Vincula la requisición con la orden de compra posterior y permite medir el tiempo de ciclo integral desde la requisición hasta la PO.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Normalmente se almacena en los datos de la línea de la requisición después de generar una PO.

Este atributo identifica a la persona responsable, ya sea una persona gerente o una parte interesada, de una actividad de aprobación. Se diferencia del «Usuario del evento» general porque se refiere específicamente a las tareas de aprobación.

Es un atributo clave para el Dashboard «Carga de trabajo y rendimiento de las personas aprobadoras». Permite hacer un seguimiento del número de requisiciones gestionadas por cada persona aprobadora y de su tiempo medio de aprobación. Esto ayuda a identificar cuellos de botella individuales, equilibrar las cargas de trabajo y evaluar el rendimiento con respecto a los objetivos.

Identifica a la persona responsable de una aprobación y permite analizar en detalle el equilibrio de la carga de trabajo y el rendimiento de las personas aprobadoras.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Esta información se almacena en los datos del flujo de aprobación vinculados a la requisición.

Este atributo a nivel de caso identifica a la persona que creó la requisición de compra. Proporciona contexto sobre el origen de la solicitud y la persona interesada correspondiente.

En el análisis, este atributo se utiliza para filtrar el proceso y analizar el comportamiento de personas solicitantes concretas. Por ejemplo, los Dashboards «Análisis de modificaciones de requisiciones» y «Análisis de la tasa de rechazo de requisiciones» lo utilizan para identificar a quienes podrían necesitar formación adicional debido a sus altas tasas de modificaciones o rechazos. Ayuda a personalizar las recomendaciones y las iniciativas de mejora.

Identifica a la persona que creó la solicitud y permite analizar el comportamiento y la calidad del proceso para cada persona solicitante.

Consulte la documentación de SAP Ariba. Es un campo estándar de la cabecera de la requisición, que suele aparecer como «Creado por» o «Persona solicitante».

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor sería siempre «SAP Ariba», pero en un contexto más amplio, en el que los datos podrían combinarse desde varios sistemas, este campo es fundamental para la trazabilidad de los datos y la resolución de problemas.

En el análisis, ayuda a confirmar el origen de los datos y puede utilizarse para filtrar o comparar procesos que abarcan distintos sistemas. Garantiza claridad y confianza en la fuente de datos, algo importante para conseguir el respaldo de las partes interesadas.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la correcta comprensión del contexto del análisis.

Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para indicar el origen del conjunto de datos.

Este atributo muestra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente de un evento determinado. Proporciona transparencia sobre la actualización de los datos analizados, algo especialmente importante para supervisar procesos en curso.

Las personas analistas utilizan esta información para conocer la actualidad de las conclusiones generadas. En Dashboards como «Seguimiento en tiempo real del estado de las solicitudes», este campo es fundamental para informar sobre el grado de actualización de la información mostrada. También ayuda a gestionar las expectativas sobre la puntualidad de los datos.

Indica la actualidad de los datos, algo esencial para comprender la vigencia y la relevancia de los insights de Process Mining.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse a cada registro durante el proceso de incorporación de datos.