Su Template de datos para la tramitación de devoluciones y reembolsos

SAP S/4HANA
Su Template de datos para la tramitación de devoluciones y reembolsos

Su Template de datos para la tramitación de devoluciones y reembolsos

Este Template ofrece una visión completa de los datos esenciales para analizar la tramitación de devoluciones y reembolsos. Describe los atributos clave que debe recopilar, las actividades importantes que debe seguir y recomendaciones prácticas para extraer los datos. Utilice este recurso para preparar sus datos y realizar un análisis y una optimización eficaces con Process Mining.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe seguir
  • Recomendaciones para la extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del procesamiento de devoluciones y reembolsos

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos y realizar un análisis completo del procesamiento de devoluciones y reembolsos en SAP S/4HANA.
5 Obligatorio 6 Recomendado 13 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo precisa que indica cuándo ocurrió una actividad específica.
Descripción

La hora del evento registra la fecha y la hora en que el sistema registró un evento empresarial. Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente las actividades y realizar todos los análisis basados en el tiempo.

En Process Mining, este atributo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, determinar la duración de cada paso y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo. Es la base para detectar cuellos de botella, supervisar el cumplimiento de los SLA y comprender la dinámica temporal del proceso de devolución.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular todas las duraciones y los tiempos de ciclo, e identificar demoras en el proceso.

Dónde obtenerlo

Suele obtenerse de los campos de fecha y hora asociados a la creación de documentos o a cambios de estado, como ERDAT (fecha de creación) y ERZET (hora de creación) en tablas como VBAK, LIKP y BKPF, o la fecha de contabilización (BUDAT) en los documentos contables.

Ejemplos
2023-10-26T10:05:00Z2023-10-27T14:30:15Z2023-10-28T09:00:00Z
ID del caso de devolución
ReturnCaseId
Identificador único de un proceso de devolución de un cliente, que vincula todas las actividades relacionadas desde el inicio hasta el cierre.
Descripción

El ID del caso de devolución es el identificador principal que agrupa todos los eventos y actividades de una devolución. Cada solicitud de devolución de un cliente recibe un ID único, que permite hacer un seguimiento integral de todo el proceso.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el flujo del proceso. Permite analizar la duración de los casos, las variantes del proceso y los cuellos de botella, al conectar eventos distintos como «Solicitud de devolución iniciada», «Productos recibidos» y «Reembolso procesado» en una cronología coherente para cada devolución.

Por qué es importante

Es la clave esencial para hacer un seguimiento de la devolución de principio a fin y realizar análisis de cada caso, como calcular el tiempo de ciclo y descubrir variantes del proceso.

Dónde obtenerlo

Por lo general, es el número del documento de ventas (VBELN) de la tabla de cabecera de pedidos de devolución VBAK, donde la categoría del documento (VBTYP) indica que se trata de una devolución.

Ejemplos
600001896000019060000191
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre de una actividad o evento empresarial específico que tuvo lugar durante el proceso de devolución y reembolso.
Descripción

Este atributo describe un paso o hito del ciclo de vida de la devolución. Las actividades representan el trabajo realizado, como «Pedido de devolución aprobado» o «Inspección del artículo completada». Se derivan de cambios de estado, creación de documentos o acciones específicas de usuarios registradas en SAP S/4HANA.

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el mapa del proceso, identificar las rutas habituales y poco frecuentes, y detectar actividades que se repiten con frecuencia, lo que puede indicar retrabajo o ineficiencias.

Por qué es importante

Las actividades son la base del mapa del proceso y permiten visualizar y analizar el flujo, los cuellos de botella y las variaciones.

Dónde obtenerlo

Los nombres de las actividades suelen derivarse de una combinación de datos, como los cambios de estado de documentos en tablas como VBUK/VBUP, los eventos de creación en tablas de cabecera como VBAK (documentos de ventas) y BKPF (documentos contables), y los estados de movimientos de mercancías en MSEG.

Ejemplos
Solicitud de devolución iniciadaProductos recibidos en el almacénNota de crédito creadaReembolso procesado
ID del sistema de origen
SourceSystemId
Identificador del sistema de origen del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de registro donde se originaron los datos del evento. En este proceso, normalmente sería el ID de la instancia de SAP S/4HANA.

En entornos con varios sistemas, este campo es fundamental para el linaje de datos, la resolución de problemas y la integridad de los datos. Permite distinguir los datos cuando las devoluciones se procesan en distintas instancias de ERP o se integran con sistemas externos, como un sistema de gestión de almacenes.

Por qué es importante

Aporta contexto esencial sobre el origen y el linaje de los datos, especialmente en entornos con varios sistemas, y garantiza su trazabilidad y fiabilidad.

Dónde obtenerlo

Este valor suele ser estático y se configura durante la extracción de datos. Puede obtenerse de la información administrativa del sistema SAP, como el ID del sistema (SID).

Ejemplos
S4H_PROD_100S4Q_DEV_200
Última actualización de los datos
LastDataUpdateTimestamp
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos de este evento.
Descripción

Este atributo registra la fecha y la hora de la última extracción o actualización de los datos. Proporciona metadatos sobre la actualidad del conjunto de datos analizado.

Es importante para saber si el análisis de Process Mining se basa en datos recientes. Los usuarios pueden comprobar qué tan actualizados están los datos, algo especialmente relevante para la supervisión operativa y los Dashboards que hacen seguimiento de casos en curso.

Por qué es importante

Indica qué tan actualizados están los datos, un aspecto fundamental para garantizar que los análisis y los Dashboards se basen en información reciente.

Dónde obtenerlo

Por lo general, la herramienta ETL o de canalización de datos genera y asigna esta marca de tiempo al conjunto de datos durante la extracción.

Ejemplos
2023-11-01T02:00:00Z2023-11-02T02:00:00Z
Hora de finalización del evento
EventEndTime
Marca de tiempo que indica cuándo terminó una actividad y se utiliza para calcular su duración.
Descripción

Mientras que StartTime (EventTime) marca el inicio de una actividad, EventEndTime indica cuándo termina. En muchos eventos generados por el sistema, las horas de inicio y fin coinciden porque el evento ocurre de forma instantánea. Sin embargo, este atributo es fundamental para las actividades que tienen una duración medible, como «Inspección del artículo».

Este atributo permite calcular directamente el tiempo de procesamiento de una actividad. Es fundamental para analizar el rendimiento y determinar qué pasos concretos, no solo los intervalos entre ellos, consumen más tiempo.

Por qué es importante

Permite calcular con precisión la duración de cada actividad, algo clave para identificar ineficiencias en pasos específicos del proceso.

Dónde obtenerlo

A menudo se calcula a partir de otros datos. Algunas actividades pueden tener un campo independiente. Lo más habitual es que corresponda a la hora de inicio de la actividad siguiente del caso.

Ejemplos
2023-10-26T11:25:30Z2023-10-27T15:00:00Z2023-10-28T09:10:45Z
ID del cliente
CustomerId
Identificador único del cliente que inicia la devolución.
Descripción

Este atributo identifica al cliente que solicitó la devolución. Vincula la instancia del proceso con una entidad específica de los datos maestros de clientes.

Analizar las devoluciones por cliente ayuda a identificar patrones, como tasas de devolución inusualmente altas, que podrían indicar un comportamiento fraudulento o insatisfacción. También permite segmentar el proceso de devolución según el tipo, el valor o el historial del cliente y adaptar el nivel de servicio.

Por qué es importante

Vincula las devoluciones con clientes específicos y permite analizar su comportamiento, segmentarlos e identificar a quienes devuelven artículos con frecuencia.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en el campo del número de cliente (KUNNR) de la tabla de cabecera de pedidos de devolución (VBAK).

Ejemplos
CUST-001234CUST-005678CUST-009012
ID del producto
ProductId
Identificador único del artículo que se devuelve.
Descripción

Este atributo especifica el material o producto objeto de la devolución. Vincula el proceso de devolución con un artículo específico del catálogo de productos.

Analizar las devoluciones por producto es fundamental para identificar artículos con tasas de devolución elevadas, lo que puede indicar defectos de calidad, descripciones poco claras o problemas de fabricación. Estos datos ayudan a las empresas a tomar decisiones informadas sobre el diseño de productos, la gestión de proveedores y la estrategia de inventario.

Por qué es importante

Vincula el proceso de devolución con productos específicos y permite analizar las tasas de devolución por artículo e identificar problemas de calidad o de descripción.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en el campo del número de material (MATNR) de la tabla de posiciones del pedido de devolución (VBAP) o de la tabla de posiciones de la entrega de devolución (LIPS).

Ejemplos
FG-10023HW-45981SW-LICENSE-PREM
Importe del reembolso
RefundAmount
Importe final del reembolso emitido al cliente.
Descripción

Este atributo representa el importe que se abonó o reembolsó realmente al cliente al finalizar el proceso de devolución. Este valor se registra en documentos financieros, como las notas de crédito.

Es una métrica financiera clave para distintos análisis. El Dashboard «Análisis de discrepancias en el importe del reembolso» la utiliza para compararla con el importe solicitado. También permite segmentar las devoluciones por valor e identificar si las de importe elevado siguen un proceso distinto o tardan más en resolverse.

Por qué es importante

Registra el impacto financiero de las devoluciones y es esencial para analizar la precisión de los reembolsos, identificar casos de importe elevado y comprender los costes generales.

Dónde obtenerlo

Se obtiene del campo de valor neto (NETWR) del documento de nota de crédito, que se encuentra en tablas como VBRK (cabecera del documento de facturación) o BSEG (segmento del documento contable).

Ejemplos
125.50999.0049.99
Motivo de la devolución
ReturnReason
Motivo que indica el cliente para devolver el artículo.
Descripción

Este atributo registra el motivo que indica el cliente para devolver el artículo, como «Artículo defectuoso», «Talla incorrecta» o «Ya no lo necesita». Por lo general, se selecciona de una lista predefinida de códigos de motivo al iniciar la devolución.

Analizar los motivos de devolución es fundamental para identificar problemas de calidad de los productos, mejorar sus descripciones o perfeccionar los procesos de venta. Ofrece información directa sobre la insatisfacción de los clientes y ayuda a priorizar las mejoras para reducir la tasa general de devoluciones.

Por qué es importante

Aporta información clave sobre los motivos de las devoluciones y permite analizar las causas raíz para abordar problemas de calidad de los productos, errores de preparación de pedidos o diferencias entre las expectativas de los clientes y el producto.

Dónde obtenerlo

Suele almacenarse en el campo ABGRU (motivo de rechazo de documentos de ventas) de la tabla de posiciones de pedidos de ventas de devolución (VBAP).

Ejemplos
001 - Calidad deficiente002 - Daños durante el transporte005 - Artículo enviado incorrectamente
Nombre de usuario
UserName
ID del usuario que ejecutó la actividad.
Descripción

Este atributo identifica al usuario o agente del sistema responsable de completar una tarea, como aprobar una devolución o crear una nota de crédito. En SAP, suele registrarse en campos que indican quién creó o modificó un documento.

El análisis por usuario ayuda a identificar a las personas o los equipos con mejor rendimiento, las necesidades de formación y la distribución de la carga de trabajo. También es esencial para investigar desviaciones, ya que vincula las acciones del proceso con personas específicas y facilita las tareas de cumplimiento y auditoría.

Por qué es importante

Asocia las actividades del proceso con usuarios específicos y permite analizar el rendimiento de los equipos, la carga de trabajo y el cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en tablas de cabecera de documentos, por ejemplo, en ERNAM (creado por) de VBAK (pedidos de ventas), LIKP (entregas) y BKPF (documentos contables). Los datos de usuario pueden complementarse con la tabla maestra de usuarios USR21.

Ejemplos
CBROWNASMITHWF_BATCH
Agente de tramitación
ProcessingAgent
Agente o grupo de recursos específico responsable de realizar una actividad manual.
Descripción

Este atributo identifica a la persona o al equipo que realizó una tarea. Puede ser más específico que «Nombre de usuario», ya que hace referencia a un rol o equipo, especialmente en un entorno de servicios compartidos.

Resulta útil para el Dashboard «Eficiencia en la aprobación de reembolsos», que permite analizar el desempeño de distintos agentes o equipos. Ayuda a comprender cómo se distribuye la carga de trabajo, detectar necesidades de formación y reconocer a los agentes o equipos con mejores resultados, que pueden compartir sus buenas prácticas.

Por qué es importante

Permite analizar el desempeño de cada agente o equipo, gestionar la carga de trabajo, detectar oportunidades de formación y mejorar la eficiencia.

Dónde obtenerlo

Esta información puede estar disponible en las funciones de interlocutor comercial de SAP si se asignan agentes. También puede obtenerse del departamento o el rol del usuario en la estructura organizativa de RR. HH.

Ejemplos
Soporte de nivel 1Equipo de inspección del almacénDepartamento de Finanzas - Cuentas por pagar
Cumplimiento de la política de devoluciones
ReturnPolicyAdherence
Indicador que señala si el caso de devolución cumple la política de devoluciones definida.
Descripción

Este atributo booleano calculado indica si una devolución cumple los criterios de la política aplicable. Por ejemplo, la lógica puede comprobar si la devolución se inició dentro del plazo permitido o si el motivo es válido para el producto.

Este atributo respalda directamente el Dashboard «Resumen del cumplimiento de la política de devoluciones». Cuantifica las tasas de cumplimiento y permite examinar los casos que no cumplen la política para entender las causas de las desviaciones y aplicar las políticas con mayor eficacia.

Por qué es importante

Cuantifica el cumplimiento de las reglas de negocio y ayuda a identificar y reducir las infracciones de las políticas que pueden afectar a la rentabilidad o generar excepciones en el proceso.

Dónde obtenerlo

Se calcula según las reglas de negocio. Por ejemplo: (fecha de inicio de la devolución - fecha de compra original) <= [días permitidos para la devolución]. Para ello se necesitan la fecha de compra original y las reglas de la política.

Ejemplos
truefalse
Cumplimiento del SLA de reembolso
RefundSlaAdherence
Indicador que señala si el reembolso se tramitó dentro del plazo objetivo del acuerdo de nivel de servicio (SLA).
Descripción

Este atributo calculado comprueba si la actividad «Reembolso tramitado» tuvo lugar en la fecha objetivo del SLA de reembolso o antes. Para cada caso, indica de forma sencilla si se cumplió el SLA.

Es la métrica principal del Dashboard «Seguimiento del cumplimiento del SLA de reembolsos» y del KPI «Tasa de cumplimiento del SLA de reembolsos». Ayuda a medir el desempeño respecto a los compromisos con los clientes e identifica los casos que no cumplieron las expectativas, lo que permite analizar las causas de las demoras.

Por qué es importante

Mide directamente el desempeño respecto a los compromisos con los clientes, por lo que es un indicador clave de la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

Dónde obtenerlo

Se calcula comparando la hora del evento de la actividad «Reembolso tramitado» con la «Fecha objetivo del SLA de reembolso» de cada caso.

Ejemplos
truefalse
Es automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si una actividad la realizó un sistema o una persona.
Descripción

Este atributo booleano distingue las actividades que un sistema ejecuta automáticamente, como un flujo de trabajo o un proceso en segundo plano, de las que realiza manualmente una persona usuaria.

Es esencial para calcular el KPI «Tasa de aprobación automatizada de reembolsos» y detectar oportunidades para aumentar la automatización. Al filtrar las tareas manuales, las empresas pueden centrar sus iniciativas de mejora de procesos en las áreas donde la automatización podría aportar mayores beneficios en rapidez, coste y precisión.

Por qué es importante

Distingue las tareas manuales de las automatizadas, algo fundamental para detectar oportunidades de automatización y medir el impacto de la transformación digital.

Dónde obtenerlo

Normalmente se obtiene a partir del nombre de usuario. Por ejemplo, si el usuario es «WF_BATCH» u otro ID de sistema, la actividad se marca como automatizada.

Ejemplos
truefalse
Es retrabajo
IsRework
Indicador que señala si una actividad de un caso repite una actividad anterior.
Descripción

Este atributo booleano calculado identifica los casos de retrabajo, en los que una actividad se realiza más de una vez dentro del mismo caso. Por ejemplo, cuando es necesario repetir la inspección de un artículo o se crea una nota de crédito, se cancela y luego se vuelve a crear.

Este atributo es esencial para el Dashboard «Análisis del retrabajo en la tramitación de reembolsos» y el KPI «Tasa de retrabajo en reembolsos». Ayuda a cuantificar las ineficiencias del proceso al señalar las actividades propensas a errores o que requieren varios intentos, y permite detectar áreas que necesitan mejores controles o formación.

Por qué es importante

Señala las ineficiencias y los errores del proceso al identificar el trabajo repetido, lo que permite aplicar mejoras específicas para reducir el desperdicio y las demoras.

Dónde obtenerlo

Esta marca suele calcularla la herramienta de Process Mining o puede calcularse previamente durante la transformación de datos. Comprueba si el nombre de la misma actividad ya apareció antes en el mismo caso.

Ejemplos
truefalse
Estado de la orden de devolución
ReturnOrderStatus
Estado general actual del caso de devolución.
Descripción

Este atributo muestra el estado general del caso de devolución en un momento determinado, por ejemplo, «Abierto», «En curso» o «Cerrado». A menudo se trata de un estado agregado que se obtiene del último hito importante completado.

Es esencial para el Dashboard «Estado actual de los casos de devolución», que ofrece una vista operativa de la carga de trabajo y la distribución de los casos en curso. Ayuda a los responsables a saber cuántos casos hay en cada etapa del proceso y facilita una mejor asignación de recursos y gestión de la carga de trabajo.

Por qué es importante

Muestra en qué etapa del proceso se encuentra cada caso, algo esencial para los Dashboards operativos que hacen seguimiento de la carga de trabajo y el estado actuales.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los campos de estado de los documentos pertinentes. Por ejemplo, del estado de cabecera (GBSTK) o del estado de posición (LFSTK) de la orden de venta relacionada (VBUK/VBUP) o de los documentos de entrega.

Ejemplos
Pendiente de recepción de mercancíasPendiente de inspecciónPendiente de reembolsoCerrado
Fecha objetivo del SLA de reembolso
RefundSlaTargetDate
Fecha límite para tramitar el reembolso del caso de devolución.
Descripción

Este atributo define la fecha límite del acuerdo de nivel de servicio (SLA) para tramitar el reembolso. Por lo general, esta fecha se calcula según las reglas de negocio, por ejemplo, a partir de un número determinado de días desde la aprobación de la devolución o la recepción de los productos.

Este campo sirve de base para el Dashboard «Seguimiento del cumplimiento del SLA de reembolsos» y el KPI asociado. Permite hacer un seguimiento proactivo de los casos que corren el riesgo de incumplir el SLA y analizar las causas de las demoras, lo que contribuye a mejorar la satisfacción del cliente.

Por qué es importante

Proporciona una referencia para medir el cumplimiento del SLA, hacer un seguimiento del desempeño, priorizar los casos pendientes desde hace más tiempo y mejorar la satisfacción del cliente.

Dónde obtenerlo

Casi siempre es un campo calculado. La lógica se basa en una fecha clave, como la fecha de creación de la solicitud de devolución, más un plazo definido por las reglas de negocio. Este plazo puede depender de factores como el tipo de cliente o el motivo de la devolución.

Ejemplos
2023-11-10T23:59:59Z2023-11-15T23:59:59Z2023-11-20T23:59:59Z
ID de la política de devoluciones
ReturnPolicyId
Identificador de la política de devoluciones aplicable a este caso concreto.
Descripción

Este atributo indica qué política de devoluciones o conjunto de reglas se aplica a la transacción. Las políticas pueden variar según el tipo de producto, el segmento de clientes o el tiempo transcurrido desde la compra.

Estos datos son esenciales para el «Resumen del cumplimiento de la política de devoluciones». Al asociar cada caso con una política, el sistema puede comprobar automáticamente si se cumplen reglas como los plazos de devolución o los requisitos sobre el estado del artículo, y señalar las desviaciones para analizarlas.

Por qué es importante

Permite comprobar automáticamente el cumplimiento de las reglas de negocio y ayuda a garantizar que las devoluciones se tramiten de forma coherente y conforme a la política.

Dónde obtenerlo

A menudo no es un campo estándar de SAP y puede ser necesario calcularlo según la lógica de negocio, a partir de datos como el tipo de producto, el cliente y la fecha de venta. Si se ha implementado, podría almacenarse en un campo personalizado.

Ejemplos
STD-30DAYELEC-90DAY-WARRANTYFINAL-SALE-DEFECT
Importe del reembolso solicitado
RequestedRefundAmount
Importe del reembolso solicitado o previsto al inicio del proceso.
Descripción

Este atributo registra el valor de los productos que se devuelven según la solicitud inicial. Sirve como referencia para compararlo con el importe final del reembolso.

Este campo es necesario para el Dashboard «Análisis de discrepancias en el importe del reembolso». Comparar el importe solicitado con el importe realmente reembolsado ayuda a identificar situaciones como reembolsos parciales por daños en los artículos, cargos por reposición de existencias u otros ajustes, y garantiza la precisión y la transparencia financieras.

Por qué es importante

Sirve como referencia para medir la precisión de los reembolsos y ayuda a identificar y analizar las diferencias entre los importes previstos y los reales.

Dónde obtenerlo

Suele obtenerse del valor neto de los artículos de la orden de venta inicial de devolución. Corresponde al valor neto (NETWR) de las posiciones correspondientes de la tabla VBAP.

Ejemplos
125.501050.0049.99
Número de entrega de devolución
ReturnDeliveryNumber
Identificador único del documento de entrega de devolución.
Descripción

Cuando un cliente devuelve productos físicamente, SAP crea un documento de entrega de devolución para gestionar la logística de entrada. Este atributo contiene el número único de ese documento.

Este ID es importante para hacer un seguimiento del movimiento físico de los productos devueltos. Conecta los aspectos financieros y logísticos de la devolución y permite analizar en detalle las fases de recepción de mercancías e inspección del proceso.

Por qué es importante

Vincula el pedido de devolución con la recepción física de los productos, algo fundamental para analizar la logística y los tiempos de procesamiento en el almacén.

Dónde obtenerlo

Es el número del documento de entrega (VBELN) de la tabla de cabecera de entregas (LIKP), donde la categoría del documento indica que se trata de una entrega de devolución.

Ejemplos
840000128400001384000014
Número de nota de crédito
CreditMemoNumber
Identificador único del documento de nota de crédito que autoriza el reembolso.
Descripción

La nota de crédito es el documento de facturación que abona oficialmente en la cuenta del cliente el importe de los artículos devueltos. Este atributo contiene el número único de ese documento financiero.

El seguimiento del número de nota de crédito es esencial para analizar la liquidación financiera del proceso de devolución. Marca un hito importante, ya que suele dar inicio al pago del reembolso, y es necesario para la conciliación financiera y las auditorías.

Por qué es importante

Representa la transacción financiera oficial del reembolso y es fundamental para hacer un seguimiento de las etapas finales del proceso y realizar auditorías financieras.

Dónde obtenerlo

Es el número del documento de facturación (VBELN) de la tabla de cabecera de documentos de facturación (VBRK), donde la categoría del documento indica que se trata de una nota de crédito.

Ejemplos
900003459000034690000347
Organización de ventas
SalesOrganization
Unidad organizativa responsable de la venta original y de la devolución.
Descripción

La organización de ventas es un elemento clave de la estructura organizativa de SAP que representa a la unidad responsable de vender y distribuir productos y servicios. Se asigna a la transacción de devolución.

Este atributo permite filtrar y comparar el proceso de devolución entre distintas unidades de negocio, regiones o divisiones. Ayuda a identificar si algunas organizaciones de ventas tienen tasas de devolución más altas o gestionan las devoluciones con menor eficiencia, y sirve de base para analizar el rendimiento de la organización.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento y las tasas del proceso de devolución entre distintas unidades de negocio, regiones o canales de venta.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en el campo de la organización de ventas (VKORG) de la tabla de cabecera de pedidos de devolución (VBAK).

Ejemplos
10002100US01
Resultado de la inspección del artículo
ItemInspectionOutcome
Resultado de la inspección física del artículo devuelto.
Descripción

Este atributo registra el resultado de la inspección realizada después de recibir los productos en el almacén. Algunos resultados habituales son «Aceptado», «Rechazado - Dañado» o «Aceptado - Reacondicionable».

Estos datos aportan un contexto fundamental para los pasos posteriores del proceso. Determinan si se concede un reembolso total, parcial o ninguno. Analizar el resultado ayuda a identificar los motivos de rechazo y puede aportar retroalimentación sobre el embalaje de los productos o las empresas de transporte si los artículos sufren daños frecuentes durante el envío.

Por qué es importante

Explica cómo se decide aprobar o rechazar los reembolsos y aporta datos valiosos sobre el estado de los artículos y los motivos de los ajustes en los importes.

Dónde obtenerlo

Esta información puede registrarse en un lote de inspección del módulo de gestión de calidad (QM), como estado o código de motivo en la posición de entrega de devolución (LIPS), o en un campo personalizado.

Ejemplos
Aceptado - ReacondicionableAceptado - Para reacondicionarRechazado - Daño causado por el clienteRechazado - Se devolvió un artículo incorrecto
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de devoluciones y reembolsos

Estos son los principales pasos e hitos que debe registrar en su registro de eventos para descubrir y analizar con precisión el proceso de devoluciones y reembolsos.
7 Recomendado 5 Opcional
Actividad Descripción
Caso de devolución cerrado
Esta es la actividad final: indica que el proceso de devolución ha concluido y que no se esperan más acciones para el caso. Por lo general, se infiere cuando el documento del pedido de devolución alcanza un estado final de cierre en el sistema.
Por qué es importante

Este evento marca el final del ciclo de vida del proceso y permite calcular el tiempo de ciclo total de principio a fin. Confirma que el caso se resolvió por completo.

Dónde obtenerlo

Se infiere cuando el estado general del pedido de devolución en la tabla VBAK o de sus posiciones en VBAP alcanza el estado «Completo» o «Cerrado». Esto depende de la configuración de gestión de estados del sistema.

Capturar

Se infiere cuando el estado del documento del pedido de devolución cambia a «Completo».

Tipo de evento inferred
Inspección del artículo completada
Representa la finalización de la evaluación de calidad y estado de los productos devueltos. En Advanced Returns Management, suele ser un paso explícito que registra el resultado de la inspección y determina la acción posterior, como emitir un reembolso o desechar el artículo.
Por qué es importante

La duración y el resultado de la inspección afectan directamente al tiempo de procesamiento del reembolso y a la gestión del inventario. Esta actividad es fundamental para analizar la eficiencia de las inspecciones y el retrabajo.

Dónde obtenerlo

En SAP Advanced Returns Management (ARM), puede registrarse como un evento explícito desde la transacción de inspección. También puede inferirse a partir de un cambio de estado en la posición del pedido de devolución que indique el resultado de la inspección.

Capturar

Se registra a partir de los registros de transacciones o de los cambios de estado relacionados con las actividades de seguimiento logístico en ARM.

Tipo de evento explicit
Nota de crédito creada
Esta actividad corresponde a la creación del documento de facturación oficial que abona en la cuenta del cliente el importe del artículo devuelto. Es un evento explícito que se registra cuando se genera la nota de crédito a partir de la solicitud correspondiente.
Por qué es importante

La creación de la nota de crédito es un hito financiero crítico. Confirma el importe que se reembolsará y autoriza el inicio del proceso de pago.

Dónde obtenerlo

Se registra a partir de la creación de un documento de facturación en la tabla VBRK con una categoría de documento que indica que es una nota de crédito. El documento se vincula a la solicitud de nota de crédito en la tabla VBFA.

Capturar

El evento se registra al guardar un nuevo documento de facturación de nota de crédito (por ejemplo, mediante la transacción VF01).

Tipo de evento explicit
Productos recibidos en el almacén
Este evento marca la recepción física del artículo devuelto en el almacén o centro de procesamiento. Se registra explícitamente cuando se contabiliza una entrada de mercancías (PGR) para la entrega de devolución y se crea un documento de material.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que inicia el cómputo del tiempo de inspección y determinación del destino. Las demoras anteriores a este punto dependen del cliente; las posteriores son internas.

Dónde obtenerlo

Se registra a partir de los documentos de material de las tablas MSEG y MKPF para el tipo de movimiento de entrada de mercancías asociado a las devoluciones. La fecha de contabilización (MKPF-BUDAT) indica cuándo ocurrió el evento.

Capturar

El evento corresponde a la contabilización de una entrada de mercancías para la entrega de devolución.

Tipo de evento explicit
Reembolso procesado
Esta actividad marca el paso final del proceso de reembolso: se compensa el abono financiero, lo que indica que se envió el pago al cliente. Se infiere a partir de la creación de un documento de compensación en el módulo financiero que liquida el abono pendiente en la cuenta del cliente.
Por qué es importante

Este es el momento en que el cliente recibe el pago. El tiempo transcurrido desde el inicio de la devolución hasta este paso influye considerablemente en la satisfacción del cliente y es clave para medir el cumplimiento de los SLA.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la información del documento de compensación en la tabla de partidas individuales de contabilidad financiera BSEG. La fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida del cliente asociada a la nota de crédito indica cuándo se procesó el reembolso.

Capturar

Se infiere cuando se completa el campo de fecha de compensación del documento contable asociado a la nota de crédito.

Tipo de evento inferred
Solicitud de devolución iniciada
Este es el punto de partida del proceso de devolución: aquí se crea formalmente en el sistema un pedido de devolución. SAP S/4HANA registra explícitamente este evento cuando se guarda un nuevo documento de ventas del tipo pedido de devolución.
Por qué es importante

Esta actividad marca el inicio oficial del ciclo de vida del caso de devolución. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y el cierre es fundamental para medir el tiempo de ciclo total de la devolución y la experiencia del cliente.

Dónde obtenerlo

Este evento explícito se registra al crear un documento de ventas en la tabla VBAK, cuando la categoría del documento (VBAK-VBTYP) indica que se trata de un pedido de devolución. La fecha de creación se encuentra en VBAK-ERDAT.

Capturar

El evento se registra al guardar un nuevo pedido de ventas de devolución (por ejemplo, mediante la transacción VA01).

Tipo de evento explicit
Solicitud de nota de crédito creada
Después de una inspección satisfactoria, esta actividad marca la creación de una solicitud para emitir un abono al cliente. Se registra como un nuevo documento de ventas, una solicitud de nota de crédito que hace referencia al pedido de devolución original.
Por qué es importante

Este paso inicia la liquidación financiera del proceso de devolución. Analizar el tiempo transcurrido desde la inspección hasta este punto permite evaluar la eficiencia del traspaso de logística a finanzas.

Dónde obtenerlo

Se registra a partir de la creación de un documento de ventas en la tabla VBAK con una categoría de documento correspondiente a una solicitud de nota de crédito. El vínculo con la devolución se mantiene en la tabla de flujo de documentos VBFA.

Capturar

El evento se registra al guardar un nuevo documento de solicitud de nota de crédito.

Tipo de evento explicit
Devolución rechazada
Indica que el artículo devuelto no cumple los criterios de la política de devoluciones y que se denegó la solicitud de reembolso o abono. Por lo general, se registra al asignar un estado o código de motivo específico a la posición del pedido de devolución después de la inspección.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos ayuda a analizar el cumplimiento de las políticas de devolución e identificar los motivos más habituales de denegación. Es una ruta de excepción importante del proceso.

Dónde obtenerlo

Se infiere cuando se asigna un motivo de rechazo (VBAP-ABGRU) a la posición del pedido de devolución o un estado específico durante la inspección en Advanced Returns Management.

Capturar

Se infiere cuando se asigna un motivo de rechazo o un estado específico de «rechazado» a la posición del documento de devolución.

Tipo de evento inferred
Documento contable creado
Este evento ocurre cuando la nota de crédito se contabiliza correctamente en el módulo de contabilidad financiera. Se crean los asientos correspondientes en el libro mayor y el abono queda registrado oficialmente desde el punto de vista contable.
Por qué es importante

Esta actividad confirma que el abono se integró en el sistema financiero. El tiempo transcurrido entre la creación de la nota de crédito y su contabilización puede revelar problemas en la interfaz entre facturación y finanzas.

Dónde obtenerlo

Se registra a partir de la creación de una cabecera de documento en la tabla contable BKPF, vinculada a la nota de crédito en VBRK (VBRK-BELNR).

Capturar

El evento se registra cuando el documento de facturación se contabiliza correctamente en Contabilidad financiera.

Tipo de evento explicit
Entrega de devolución creada
Esta actividad indica que se creó un documento de entrega entrante, que se utiliza para gestionar la recepción física de los productos devueltos. El sistema registra explícitamente la creación de un documento de entrega que hace referencia al pedido de devolución.
Por qué es importante

Este paso es un hito logístico importante. El tiempo transcurrido entre la aprobación de la devolución y la creación de la entrega permite evaluar la eficiencia con la que se comunica la información de la devolución al almacén o al departamento de recepción.

Dónde obtenerlo

Se registra a partir de la creación de una cabecera de entrega en la tabla LIKP, vinculada al pedido de devolución anterior mediante la tabla de flujo de documentos VBFA.

Capturar

El evento se registra al guardar un nuevo documento de entrega de devolución (por ejemplo, mediante la transacción VL01N).

Tipo de evento explicit
Pedido de cambio creado
Esta actividad representa una alternativa al reembolso: se crea un nuevo pedido de ventas para enviar al cliente un artículo de reemplazo. Se registra cuando se crea un nuevo pedido de ventas que hace referencia a la devolución original.
Por qué es importante

Esta actividad permite distinguir las devoluciones con reembolso de las devoluciones con cambio, que siguen rutas de proceso y generan resultados distintos para el cliente. Es clave para analizar las variantes.

Dónde obtenerlo

Se registra a partir de la creación de un nuevo documento de ventas en VBAK, vinculado al pedido de devolución en la tabla de flujo de documentos (VBFA).

Capturar

El evento se registra al guardar un nuevo documento de pedido de ventas designado como reemplazo.

Tipo de evento explicit
Pedido de devolución aprobado
Representa la aprobación o liberación formal del pedido de devolución, que permite avanzar a la siguiente etapa. Por lo general, se infiere a partir de un cambio de estado en la cabecera o en la posición del documento de ventas que indica que se han eliminado los bloqueos.
Por qué es importante

Las etapas de aprobación pueden ser una fuente importante de demoras. El seguimiento de esta actividad ayuda a identificar cuellos de botella en la fase inicial de autorización del proceso de devolución.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de las tablas de gestión de estados o de los campos de estado de las tablas VBAK o VBAP. Un cambio en el estado de liberación o la eliminación de un bloqueo de entrega (VBAP-LIFSP) puede indicar que se aprobó el pedido.

Capturar

Se infiere a partir de un cambio en los campos de estado de la cabecera o de la posición del pedido de devolución que indique su liberación o aprobación.

Tipo de evento inferred
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