Su Template de datos de Purchase to Pay - procesamiento de facturas
Su Template de datos de Purchase to Pay - procesamiento de facturas
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe seguir
- Guía de extracción para NetSuite
Purchase to Pay - Atributos del procesamiento de facturas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Número de factura
InvoiceNumber
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Identificador único de una factura de proveedor dentro del sistema. | ||
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Descripción
El número de factura actúa como identificador principal del caso y vincula todas las actividades y eventos relacionados con una única factura de proveedor, desde su creación hasta el pago final. Este Atributo es fundamental para rastrear el recorrido completo de cada factura. En el análisis de procesos, este número permite al sistema reconstruir todo el ciclo de vida de una factura. Al agrupar todas las actividades relacionadas bajo este identificador común, las personas analistas pueden visualizar el flujo del proceso, medir los tiempos de ciclo e identificar variaciones o cuellos de botella que afectan a cada factura.
Por qué es importante
Es la clave esencial para seguir el recorrido de cada factura durante el proceso de pago y permite realizar un análisis completo a nivel de caso.
Dónde obtenerlo
Normalmente corresponde al campo «Transaction ID» o «Invoice #» del registro Vendor Bill en NetSuite.
Ejemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Actividad
ActivityName
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Nombre del paso del proceso empresarial que se ejecutó. | ||
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Descripción
Este Atributo describe una acción o evento específico que tuvo lugar durante el ciclo de vida del procesamiento de la factura, como «Vendor Bill Created», «Bill Approved» o «Bill Paid In Full». Cada actividad representa un punto diferenciado del proceso. Las actividades son los elementos básicos del mapa de procesos. Analizar su secuencia y frecuencia ayuda a comprender el flujo real del proceso, identificar desviaciones respecto al procedimiento estándar y localizar ciclos de retrabajo habituales o pasos ineficientes.
Por qué es importante
Constituye la estructura básica del mapa de procesos y permite visualizar y analizar la secuencia de eventos del ciclo de vida de la factura.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los registros del sistema, los cambios de estado del registro Vendor Bill o acciones específicas de las personas usuarias registradas en el historial del sistema.
Ejemplos
Factura de proveedor creadaFactura aprobadaPago programado en un lote
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Hora de inicio
EventTime
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Marca de tiempo que indica cuándo se produjo una actividad. | ||
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Descripción
Este Atributo registra la fecha y hora exactas en que se registró una actividad o evento específico en el sistema. Proporciona el contexto cronológico de todo el proceso. Las marcas de tiempo son fundamentales para cualquier análisis de procesos basado en el tiempo. Se utilizan para calcular las duraciones entre actividades, medir los tiempos de ciclo generales de los casos y analizar el desempeño frente a los acuerdos de nivel de servicio. Las marcas de tiempo precisas son esenciales para identificar cuellos de botella y comprender los retrasos del proceso.
Por qué es importante
Proporciona los datos cronológicos necesarios para calcular todas las duraciones, los tiempos de ciclo y las métricas de desempeño, y constituye la base del análisis temporal de procesos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los campos de fecha o de los registros del sistema del Vendor Bill y de los registros de transacciones relacionados, como «Date Created», «Last Modified Date» o los campos de fecha de aprobación.
Ejemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Sistema de origen
SourceSystem
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Identifica el sistema del que proceden los datos. | ||
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Descripción
Este Atributo especifica la aplicación de origen en la que se generaron los datos del evento. En este proceso, normalmente será «NetSuite». En entornos con varios sistemas integrados, este campo es fundamental para comprender el linaje de los datos y evaluar su calidad. Ayuda a diferenciar las actividades que tienen lugar en distintos sistemas y es importante para crear una visión integral del proceso de principio a fin.
Por qué es importante
Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental en entornos con varios sistemas para resolver problemas y validar datos.
Dónde obtenerlo
Normalmente es un valor estático («NetSuite») que se añade durante el proceso de extracción de datos.
Ejemplos
NetSuite
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo en que los datos se actualizaron o extrajeron por última vez del sistema de origen. | ||
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Descripción
Este Atributo indica la fecha y hora de la extracción más reciente de datos del sistema de origen. Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos analizados. Conocer la hora de la última actualización de datos es esencial para que las personas usuarias sepan si están consultando la información más reciente. Ayuda a gestionar las expectativas sobre la latencia de los datos y garantiza que las decisiones se basen en datos cuya antigüedad se conoce.
Por qué es importante
Informa a las personas analistas sobre la actualidad de los datos y les permite tener en cuenta su vigencia al tomar decisiones.
Dónde obtenerlo
Esta marca de tiempo se genera y añade durante el proceso de extracción y carga de datos (ETL).
Ejemplos
2024-05-21T02:00:00Z
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Coincidencia automática
IsAutoMatched
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Indicador que señala si la factura se cotejó automáticamente con una orden de compra sin intervención manual. | ||
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Descripción
Este atributo booleano indica si el sistema pudo cotejar automáticamente la factura con una orden de compra y una recepción de mercancías, en un escenario de cotejo de tres vías, según reglas y tolerancias predefinidas. Un valor «true» indica un proceso de cotejo sin intervención manual. Este atributo es la base del KPI «Tasa de cotejo automático de facturas». Una tasa elevada de cotejo automático es un indicador clave de un sistema de procesamiento de facturas altamente eficiente y automatizado. Analizar los casos en los que el valor es «false» ayuda a identificar las causas de los fallos de cotejo y las oportunidades para mejorar la automatización.
Por qué es importante
Mide directamente el nivel de automatización y eficiencia del proceso de cotejo de facturas y pone de relieve las oportunidades para reducir el trabajo manual.
Dónde obtenerlo
Normalmente es un atributo derivado. Puede inferirse por la ausencia de la actividad «Matching Discrepancy Identified» o comprobando si la factura fue creada y aprobada por un usuario del sistema en un plazo muy breve.
Ejemplos
truefalse
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Estado de la factura
InvoiceStatus
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Estado actual del procesamiento de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo refleja la situación actual de la factura del proveedor dentro de su ciclo de vida, como «pendiente de aprobación», «aprobada», «pagada por completo» o «rechazada». El estado ofrece una visión puntual de la situación de una factura en el proceso en cualquier momento. Se utiliza en Dashboards operativos para supervisar la carga de trabajo y el rendimiento actuales. Analizar las transiciones de estado también es una parte clave de Process Mining, ya que a menudo constituye la base para definir las actividades.
Por qué es importante
Proporciona una instantánea en tiempo real del avance de las facturas y permite gestionar la carga de trabajo y analizar el rendimiento.
Dónde obtenerlo
Es el campo «Status» del registro Vendor Bill en NetSuite.
Ejemplos
AbiertaPendiente de aprobaciónAprobadaPagada en su totalidad
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Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
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Fecha límite en la que debe pagarse la factura para cumplir las condiciones de pago acordadas. | ||
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Descripción
La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago negociadas con el proveedor, como Net 30 o Net 60. Es el plazo principal para ejecutar el pago. Esta fecha es fundamental para medir el desempeño de los pagos puntuales, un KPI clave para las relaciones con los proveedores y la salud financiera. Al comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento, las organizaciones pueden hacer seguimiento de la puntualidad de sus pagos, identificar a los proveedores a los que se paga tarde de forma habitual y gestionar el flujo de caja con mayor eficacia.
Por qué es importante
Es el punto de referencia para medir el desempeño de los pagos puntuales, que afecta directamente a las relaciones con los proveedores y puede ayudar a evitar recargos por demora.
Dónde obtenerlo
Es el campo «Due Date» del registro Vendor Bill, que a menudo se calcula automáticamente a partir del campo «Terms».
Ejemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
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Importe de la factura
InvoiceAmount
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Valor monetario total de la factura de proveedor. | ||
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Descripción
Este Atributo representa el importe total adeudado indicado en la factura, incluidos los impuestos y otros cargos. Es una métrica financiera clave de cada caso. El importe de la factura se utiliza para diversos análisis, como segmentar las facturas por rangos de valor, por ejemplo, de alto o bajo importe, para comprobar si difieren los tiempos o las rutas de aprobación. También es esencial para los informes financieros, el cálculo del valor de las facturas en las distintas etapas y el análisis del impacto financiero de los retrasos en los pagos.
Por qué es importante
Permite realizar análisis financieros y segmentar por valor, lo que ayuda a priorizar las facturas de mayor importe y comprender los factores que impulsan los costos.
Dónde obtenerlo
Corresponde al campo «Total» o «Amount» de la cabecera del registro Vendor Bill en NetSuite.
Ejemplos
1500.75250.0012500.50
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Nombre del proveedor
VendorName
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Nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
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Descripción
Este Atributo identifica el nombre legal del proveedor asociado a la factura. El proveedor es una entidad clave del proceso Purchase-to-Pay. Analizar el proceso por proveedor es fundamental para identificar problemas específicos relacionados con cada proveedor. Ayuda a responder preguntas como qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos, cuáles presentan más facturas que requieren retrabajo y cuáles reciben pagos atrasados con mayor frecuencia. Esta segmentación es esencial para gestionar las relaciones con los proveedores y analizar su desempeño.
Por qué es importante
Permite segmentar los datos del proceso para identificar cuellos de botella específicos de cada proveedor, el desempeño de los pagos y problemas de cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo «Vendor» o «Supplier» del registro Vendor Bill, vinculado a los datos maestros de proveedores.
Ejemplos
Office Supplies Inc.Global Tech ServicesCreative Marketing Agency
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Pagada a tiempo
IsPaidOnTime
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Indicador que señala si la factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes. | ||
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Descripción
Este atributo booleano calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Bill Paid In Full» con «Payment Due Date». Su valor es «true» si el pago se realizó a tiempo y «false» en caso contrario. Este atributo respalda directamente el KPI «Tasa de pagos a tiempo», una medida fundamental de la disciplina financiera y la gestión de las relaciones con los proveedores. Permite filtrar y analizar fácilmente los pagos atrasados para identificar sus causas raíz, como retrasos en las aprobaciones o problemas de programación de las ejecuciones de pago.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, algo fundamental para las relaciones con los proveedores, la prevención de penalizaciones y la planificación financiera.
Dónde obtenerlo
Campo calculado: TRUE si la marca de tiempo de la actividad de pago final es menor o igual que «PaymentDueDate».
Ejemplos
truefalse
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Persona aprobadora
Approver
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Persona responsable de aprobar o rechazar la factura. | ||
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Descripción
Este Atributo identifica a la persona empleada o responsable que ejecutó el paso de aprobación de una factura. En los Workflow con varios niveles de aprobación, puede registrar a la persona aprobadora más reciente o final. Hacer seguimiento de la persona aprobadora es esencial para analizar el ciclo de aprobación. Ayuda a identificar cuellos de botella al mostrar qué personas o departamentos tienen los tiempos medios de aprobación más largos. Esta información puede utilizarse para equilibrar las cargas de trabajo o proporcionar capacitación adicional.
Por qué es importante
Ayuda a localizar cuellos de botella en el proceso de aprobación y analizar el desempeño por persona o departamento, lo que permite aplicar mejoras específicas.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los registros del Workflow o del historial de aprobación asociados a la transacción Vendor Bill. Puede encontrarse en «System Notes» o en un registro de aprobación personalizado.
Ejemplos
John SmithJane DoeResponsable del departamento de Finanzas
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Descuento aplicado
DiscountTaken
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Indicador que señala si se aplicó correctamente un descuento por pronto pago disponible. | ||
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Descripción
Este atributo booleano calculado comprueba si una factura con un descuento disponible se pagó en la fecha «Discount Date» o antes. Su valor es «true» si se capturó el descuento y «false» si se desaprovechó la oportunidad. Este atributo es esencial para el KPI «Tasa de captación de descuentos por pronto pago». Ayuda a los departamentos financieros a cuantificar los ahorros desaprovechados e identificar cuellos de botella del proceso, como las aprobaciones lentas, que impiden aprovechar condiciones de pago favorables.
Por qué es importante
Mide la eficacia del proceso para aprovechar oportunidades de ahorro de costes, con un impacto directo en los resultados de la empresa.
Dónde obtenerlo
Campo calculado: TRUE si la factura tenía «DiscountDate» y la actividad de pago final se produjo en esa fecha o antes.
Ejemplos
truefalse
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Fecha de descuento
DiscountDate
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La fecha límite para pagar una factura y poder beneficiarse de un descuento por pronto pago. | ||
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Descripción
Este atributo especifica la fecha límite en la que debe pagarse una factura para aprovechar los descuentos por pronto pago ofrecidos por el proveedor, según las condiciones de pago (por ejemplo, «2 % en 10 días, neto a 30 días»). Esta fecha es esencial para calcular el KPI «Tasa de captación de descuentos por pronto pago». El seguimiento del rendimiento con respecto a esta fecha permite a la organización identificar oportunidades de ahorro desaprovechadas y optimizar su estrategia de pagos para maximizar los descuentos capturados, lo que puede tener un impacto positivo significativo en la rentabilidad.
Por qué es importante
Es la fecha clave para identificar y capturar descuentos por pronto pago, con un impacto directo en el ahorro de costes y la rentabilidad.
Dónde obtenerlo
Se obtiene a partir de la fecha de la factura y del campo «Terms» del registro Vendor Bill. NetSuite la calcula como «Discount Date».
Ejemplos
2023-04-252023-05-10
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Filial
Subsidiary
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La empresa o entidad jurídica de la organización responsable de la factura. | ||
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Descripción
En una organización con varias entidades, el atributo Filial identifica a qué entidad jurídica pertenece la factura del proveedor. Es un dato organizativo fundamental en las cuentas de NetSuite OneWorld. Analizar el proceso por filial permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio o ubicaciones geográficas. Ayuda a identificar qué partes de la organización son más eficientes y dónde pueden compartirse las mejores prácticas, así como dónde existen problemas específicos del proceso.
Por qué es importante
Permite comparar y analizar el rendimiento entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.
Dónde obtenerlo
Es el campo estándar «Subsidiary» de todos los registros de transacciones en una cuenta de NetSuite OneWorld.
Ejemplos
Oeste de EE. UU.Sede central de EMEAServicios de APAC
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Moneda
Currency
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La moneda del importe de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo especifica la moneda en la que está denominada la factura, como USD, EUR o GBP. Es especialmente importante para las empresas que operan en varios países. La moneda proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios. En el análisis, garantiza que los datos financieros se interpreten correctamente y permite realizar conversiones adecuadas al agregar métricas financieras de distintas regiones.
Por qué es importante
Proporciona el contexto necesario para todos los importes financieros y garantiza un análisis preciso en entornos con varias monedas.
Dónde obtenerlo
Es el campo «Currency» del registro Vendor Bill, que normalmente toma su valor predeterminado del registro maestro Vendor.
Ejemplos
USDEURGBP
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Motivo del bloqueo de pago
PaymentBlockReason
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Motivo por el que se ha bloqueado el pago de una factura aprobada. | ||
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Descripción
Una factura aprobada para el pago aún puede quedar bloqueada por diversos motivos, como una disputa con el proveedor, un problema de calidad de los bienes recibidos o una decisión de gestión de efectivo. Este Atributo registra el motivo específico del bloqueo. Analizar los motivos de los bloqueos de pago y el tiempo necesario para resolverlos es importante para optimizar el flujo de caja y mantener buenas relaciones con los proveedores. Ayuda a identificar problemas recurrentes que provocan retrasos en los pagos incluso después de que una factura se haya procesado y aprobado correctamente.
Por qué es importante
Explica por qué no se pagan las facturas aprobadas y pone de relieve los problemas operativos o financieros que retrasan los pagos.
Dónde obtenerlo
A menudo se gestiona mediante una casilla personalizada «Payment Hold» o «Payment Block» y una lista de motivos o un campo de texto correspondiente en el Vendor Bill.
Ejemplos
Cuenta del proveedor bloqueadaInspección de calidad pendienteA la espera de una nota de crédito
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Motivo del rechazo
RejectionReason
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Motivo indicado cuando una factura se rechaza durante el proceso de aprobación. | ||
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Descripción
Cuando una persona aprobadora rechaza una factura, normalmente indica el motivo, como «Incorrect Amount», «Duplicate Invoice» o «Missing PO». Este Atributo registra dicho motivo. Esta información es esencial para analizar las causas raíz de las ineficiencias del proceso. Al categorizar y analizar la evolución de los motivos de rechazo, las organizaciones pueden identificar problemas habituales, como dificultades con determinados proveedores o errores de introducción de datos, y aplicar medidas correctivas para reducir el retrabajo y los retrasos.
Por qué es importante
Proporciona información directa sobre las causas raíz del retrabajo y los fallos del proceso, y ayuda a mejorar el porcentaje de operaciones correctas desde el primer intento.
Dónde obtenerlo
Estos datos suelen capturarse en un campo de nota o comentario durante el paso de rechazo de un Workflow de aprobación. Pueden almacenarse en «System Notes» o en un campo personalizado.
Ejemplos
Cantidad incorrectaFactura duplicadaEl precio no coincide con la orden de compra
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Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
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Identificador de la orden de compra relacionada con la factura. | ||
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Descripción
Este Atributo vincula una factura de proveedor con la orden de compra correspondiente que autorizó la adquisición de los bienes o servicios. Las facturas pueden estar respaldadas por una orden de compra o no. Analizar por orden de compra proporciona un contexto esencial para evaluar la eficiencia de la conciliación de facturas. Ayuda a determinar el porcentaje de conciliación automática frente a la intervención manual e identificar discrepancias entre la factura, la orden de compra y la recepción de mercancías. Un porcentaje elevado de discrepancias puede indicar problemas en el proceso de compras.
Por qué es importante
Vincula la factura con el proceso de compras, algo esencial para analizar la eficiencia de la conciliación de facturas y el cumplimiento de la conciliación de tres vías.
Dónde obtenerlo
Está disponible en el registro Vendor Bill, normalmente en las líneas de artículos o en un campo de cabecera que lo vincula con una orden de compra.
Ejemplos
PO-005678PO-005891N/A
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Purchase to Pay - Actividades de procesamiento de facturas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura aprobada
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Marca la aprobación final de la factura de proveedor y autoriza su pago. Es un hito clave que normalmente se captura como un cambio de estado explícito a «Approved» en el Workflow de aprobación del sistema. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito crítico que condiciona el proceso de pago. Los retrasos en este punto son un cuello de botella habitual, por lo que el seguimiento de esta actividad es esencial para gestionar la puntualidad de los pagos y el flujo de caja.
Dónde obtenerlo
Se captura a partir de las notas del sistema o del registro de auditoría del Vendor Bill, concretamente de la marca de tiempo en que el campo «Approval Status» se establece en «Approved».
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Approved» en el registro de auditoría del Vendor Bill.
Tipo de evento
explicit
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Factura contabilizada en el libro mayor
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Esta actividad representa el momento en que la factura de proveedor aprobada afecta al libro mayor. En las configuraciones estándar de NetSuite, esto ocurre automáticamente tras la aprobación final de la factura. | ||
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Por qué es importante
Este es un punto de control financiero clave que garantiza el reconocimiento correcto de los pasivos. Supervisar desviaciones, como pagos efectuados antes de la contabilización, es fundamental para el análisis del cumplimiento.
Dónde obtenerlo
El indicador «Posting» del Vendor Bill se establece en true. La marca de tiempo puede obtenerse de la fecha del evento de aprobación, ya que la contabilización suele ser simultánea a la aprobación.
Recopilar
Marca de tiempo de la acción de aprobación final que activa la contabilización en el libro mayor.
Tipo de evento
explicit
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Factura de proveedor creada
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Esta actividad marca la creación de un registro de factura de proveedor en NetSuite, que sirve como punto de partida del procesamiento de la factura. Se captura a partir de la fecha de creación del registro de transacción Vendor Bill. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de inicio principal del ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde esta actividad hasta otras permite conocer el tiempo total de procesamiento y detectar retrasos iniciales en la introducción de datos.
Dónde obtenerlo
A partir del campo «Date Created» o de la fecha de transacción del registro Vendor Bill. Cada Vendor Bill tiene un ID interno y un número de transacción únicos.
Recopilar
Marca de tiempo de creación de la transacción Vendor Bill.
Tipo de evento
explicit
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Factura pagada en su totalidad
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Esta actividad indica que la factura de proveedor se ha pagado por completo y que su estado se ha actualizado en consecuencia. Representa la finalización satisfactoria del proceso y se infiere a partir de un cambio de estado de la propia factura. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento final principal del recorrido ideal de la factura. Medir el tiempo total hasta alcanzar este estado proporciona el tiempo de ciclo integral del proceso.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de las notas del sistema o del registro de auditoría del Vendor Bill, concretamente de la marca de tiempo en que el estado cambia a «Paid in Full».
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Paid in Full» en el Vendor Bill.
Tipo de evento
inferred
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Pago de proveedor creado
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Esta actividad marca la creación de la transacción de pago que liquida la factura de proveedor. Es un evento explícito capturado a partir de la creación de un registro Vendor Payment vinculado a la factura. | ||
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Por qué es importante
Representa la ejecución del pago, un paso crítico para analizar la puntualidad de los pagos y prever el flujo de caja. Es un hito clave antes del final del proceso.
Dónde obtenerlo
A partir de la fecha de creación del registro de transacción Vendor Payment. El registro de pago tendrá una referencia en su sublista «Apply» al Vendor Bill que está pagando.
Recopilar
Marca de tiempo de creación de la transacción Vendor Payment.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueo de pago establecido
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Se aplica activamente un bloqueo de pago a una factura aprobada, lo que impide efectuar el pago. A menudo se infiere a partir de la selección de una casilla específica o de la aplicación de un estado personalizado de «Hold». | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es fundamental para el Dashboard «Payment Block Resolution Analysis». Permite localizar los retrasos entre la aprobación y la disponibilidad para el pago, que pueden perjudicar las relaciones con los proveedores.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del registro de auditoría de una casilla «Payment Hold» o de un campo de estado personalizado en la transacción Vendor Bill.
Recopilar
Marca de tiempo del evento de cambio de un campo «Payment Hold» o similar.
Tipo de evento
inferred
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Bloqueo de pago liberado
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Se elimina el bloqueo de pago de una factura, que vuelve a ser apta para el pago. Se infiere a partir de la desactivación de la casilla «Payment Hold» o de un cambio de estado que la saca del estado «Hold». | ||
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Por qué es importante
Medir el tiempo transcurrido entre «Payment Block Set» y esta actividad revela la eficiencia del proceso de resolución. Ayuda a identificar las causas habituales de los bloqueos y agilizar su eliminación.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir del registro de auditoría cuando se desmarca la casilla «Payment Hold» o se actualiza un campo de estado personalizado en el Vendor Bill.
Recopilar
Marca de tiempo del evento de cambio en que se elimina un campo «Payment Hold» o similar.
Tipo de evento
inferred
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Descuento por pronto pago no aprovechado
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Evento calculado que indica que el pago de una factura con condiciones de pronto pago disponibles no se ejecutó dentro del plazo del descuento. Este evento se obtiene comparando la fecha de pago con la fecha límite del descuento. | ||
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Por qué es importante
Respalda directamente el KPI «Early Payment Discount Capture Rate» al cuantificar los ahorros perdidos. Ayuda a las organizaciones a identificar problemas de proceso o de flujo de caja que les impiden aprovechar los descuentos.
Dónde obtenerlo
Es un evento calculado. Requiere comparar la «Date» de la transacción Vendor Payment aplicada con el campo «Discount Date» del registro Vendor Bill de origen.
Recopilar
Compare la fecha de Vendor Payment con la fecha de descuento del Vendor Bill. Si la fecha de pago > la fecha de descuento, se produce el evento.
Tipo de evento
calculated
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Discrepancia de conciliación identificada
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Esta actividad se produce cuando una factura que debería conciliarse con una orden de compra no supera las reglas de conciliación automática y requiere una revisión manual. A menudo se infiere cuando la factura pasa a un estado específico de «Matching Hold» o «Discrepancy». | ||
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Por qué es importante
Pone de manifiesto ineficiencias en los procesos de compras y recepción que generan retrabajo manual. Esto respalda directamente el Dashboard «Invoice Matching Efficiency» y el KPI «Matching Discrepancy Rework Rate».
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de un cambio de estado del Vendor Bill que indique un bloqueo o una excepción, o mediante la identificación de facturas vinculadas a una orden de compra que requirieron modificaciones manuales importantes antes de su aprobación.
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado a «hold» o «mismatch». Puede requerir el análisis de campos personalizados o Workflow.
Tipo de evento
inferred
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Factura enviada a retrabajo
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Se produce cuando una persona aprobadora o revisora devuelve la factura a su origen para corregirla. Se infiere a partir de un cambio de estado que hace retroceder la factura en el Workflow, por ejemplo, de «Pending Approval» a «Pending Submission». | ||
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Por qué es importante
Identifica ciclos de retrabajo que prolongan considerablemente los tiempos de procesamiento y aumentan el trabajo manual. Su seguimiento ayuda a localizar las causas habituales de los errores, como una codificación incorrecta o errores de introducción de datos.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de las notas del sistema o del registro de auditoría del Vendor Bill, buscando una regresión de estado o un estado específico de «Rework».
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado que indica un retroceso en el Workflow de aprobación.
Tipo de evento
inferred
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Factura enviada para aprobación
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Representa el momento en que la factura de proveedor creada se envía formalmente a un Workflow de aprobación. Normalmente se infiere a partir del cambio de estado de la factura, de «Open» o «Pending Submission» a «Pending Approval». | ||
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Por qué es importante
Inicia el ciclo de aprobación. Medir el tiempo desde este evento hasta «Bill Approved» o «Bill Rejected» es fundamental para el Dashboard Invoice Approval Cycle Time Analysis.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de las notas del sistema o del registro de auditoría del Vendor Bill, concretamente mediante el seguimiento de los cambios en el campo «Approval Status».
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Pending Approval» en el registro de auditoría del Vendor Bill.
Tipo de evento
inferred
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Factura rechazada
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Una persona aprobadora rechaza la factura de proveedor y esta sale de la cola de procesamiento activa. Se captura a partir de un cambio de estado explícito a «Rejected» y a menudo representa un estado terminal, salvo que se vuelva a enviar. | ||
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Por qué es importante
Pone de manifiesto fallos del proceso, como facturas duplicadas o información incorrecta del proveedor. El seguimiento de la frecuencia y las causas de los rechazos ayuda a mejorar la precisión desde el primer intento y reducir el trabajo desperdiciado.
Dónde obtenerlo
Se captura a partir de las notas del sistema o del registro de auditoría del Vendor Bill, registrando la marca de tiempo en que el campo «Approval Status» se establece en «Rejected».
Recopilar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Rejected» en el registro de auditoría del Vendor Bill.
Tipo de evento
explicit
|
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|
Nota de crédito aplicada
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Representa la aplicación de una nota de crédito de proveedor a una factura, lo que reduce el importe adeudado. Es un evento explícito capturado a partir del registro de aplicación de la transacción Vendor Credit. | ||
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Por qué es importante
Muestra una vía alternativa para liquidar una factura que no implica un pago directo en efectivo. Un número elevado de notas de crédito puede indicar problemas en la exactitud del pedido inicial o en el desempeño del proveedor.
Dónde obtenerlo
A partir del registro de aplicación que vincula un Vendor Credit con un Vendor Bill. La fecha de aplicación serviría como marca de tiempo del evento.
Recopilar
Marca de tiempo de aplicación de una transacción Vendor Credit al Vendor Bill.
Tipo de evento
explicit
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Pago programado en un lote
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La factura aprobada se selecciona y se incluye en un lote de pagos para su ejecución posterior. Es una acción explícita en la que las facturas se añaden a un Vendor Payment Batch o se procesan mediante la página «Pay Bills». | ||
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Por qué es importante
Muestra la transición de un pasivo aprobado a una salida de efectivo prevista. Analizar los retrasos entre la aprobación y la programación puede revelar estrategias de gestión de efectivo o ineficiencias en el proceso de ejecución de pagos.
Dónde obtenerlo
Puede ser difícil capturarlo como un evento independiente. A menudo forma parte del propio proceso de creación del pago. Puede inferirse a partir de la fecha de creación de un registro de lote de pagos que incluya la factura.
Recopilar
Marca de tiempo de creación de un registro de lote de pagos que hace referencia a la factura.
Tipo de evento
inferred
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