Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas
Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que debe seguir
- Guía para extraer datos de NetSuite
Atributos del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Número de factura
InvoiceNumber
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Identificador único de una factura de proveedor en el sistema. | ||
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Descripción
El número de factura es el identificador principal del caso y vincula todas las actividades y eventos relacionados con una misma factura de proveedor, desde su creación hasta el pago final. Este atributo es fundamental para seguir el recorrido completo de cada factura. En el análisis de procesos, este número permite al sistema reconstruir todo el ciclo de vida de una factura. Al agrupar las actividades relacionadas bajo un mismo identificador, las personas analistas pueden visualizar el flujo del proceso, medir los tiempos de ciclo e identificar variaciones o cuellos de botella que afectan a cada factura.
Por qué es importante
Es la clave esencial para seguir el recorrido de cada factura durante el proceso de pago y permite analizar cada caso de principio a fin.
Dónde obtenerlo
Suele corresponder al campo «Transaction ID» o «Invoice #» del registro de la factura de proveedor en NetSuite.
Ejemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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Actividad
ActivityName
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Nombre del paso del proceso de negocio que se realizó. | ||
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Descripción
Este atributo describe una acción o un evento concreto que tuvo lugar durante el ciclo de vida del procesamiento de facturas, como «Factura de proveedor creada», «Factura aprobada» o «Factura pagada en su totalidad». Cada actividad representa un momento específico del proceso. Las actividades son los componentes básicos del mapa del proceso. Analizar su secuencia y frecuencia ayuda a comprender el flujo real, detectar desviaciones respecto al procedimiento estándar e identificar ciclos de retrabajo habituales o pasos ineficientes.
Por qué es importante
Es la base del mapa del proceso y permite visualizar y analizar la secuencia de eventos del ciclo de vida de la factura.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los registros del sistema, los cambios de estado en el registro de la factura de proveedor o las acciones específicas de las personas usuarias registradas en el historial del sistema.
Ejemplos
Factura de proveedor creadaFactura aprobadaPago programado en un lote
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Hora de inicio
EventTime
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Marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se anotó una actividad o un evento concreto en el sistema. Aporta el contexto cronológico de todo el proceso. Las marcas de tiempo son fundamentales para cualquier análisis de procesos basado en el tiempo. Se utilizan para calcular la duración entre actividades, medir el tiempo de ciclo total de cada caso y analizar el desempeño frente a los acuerdos de nivel de servicio. La precisión de las marcas de tiempo es esencial para identificar cuellos de botella y entender los retrasos del proceso.
Por qué es importante
Proporciona los datos cronológicos necesarios para calcular duraciones, tiempos de ciclo y métricas de desempeño. Es la base del análisis temporal de procesos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los campos de fecha o de los registros del sistema en la factura de proveedor y en las transacciones relacionadas, como «Date Created», «Last Modified Date» o los campos de fecha de aprobación.
Ejemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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Sistema de origen
SourceSystem
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Identifica el sistema del que proceden los datos. | ||
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Descripción
Este atributo especifica la aplicación de origen en la que se generaron los datos de los eventos. En este proceso, suele ser «NetSuite». En entornos con varios sistemas integrados, este campo es fundamental para comprender el linaje de los datos y evaluar su calidad. Ayuda a distinguir las actividades que tienen lugar en distintos sistemas y es importante para obtener una visión integral del proceso de principio a fin.
Por qué es importante
Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para resolver problemas y validar datos en entornos con varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Suele ser un valor estático («NetSuite») que se añade durante la extracción de datos.
Ejemplos
NetSuite
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo de la última actualización o extracción de los datos del sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha y hora de la extracción de datos más reciente del sistema de origen. Permite saber qué tan actualizados están los datos analizados. Conocer la hora de la última actualización es esencial para que las personas usuarias sepan si están consultando la información más reciente. También ayuda a gestionar las expectativas sobre la latencia de los datos y a tomar decisiones basadas en datos cuya antigüedad se conoce.
Por qué es importante
Informa a las personas analistas sobre la actualidad de los datos para que tengan en cuenta su vigencia al tomar decisiones.
Dónde obtenerlo
Esta marca de tiempo se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).
Ejemplos
2024-05-21T02:00:00Z
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Conciliada automáticamente
IsAutoMatched
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Indicador que señala si la factura se concilió automáticamente con una orden de compra, sin intervención manual. | ||
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Descripción
Este atributo booleano indica si el sistema pudo conciliar automáticamente la factura con una orden de compra y la recepción de los bienes, en un proceso de conciliación de tres vías, según reglas y tolerancias predefinidas. El valor «true» indica que la conciliación se realizó sin intervención manual. Este atributo sirve de base para el KPI «Tasa de conciliación automática de facturas». Una tasa elevada de conciliación automática es un indicador clave de un sistema de procesamiento de facturas eficiente y automatizado. Analizar los casos con valor «false» ayuda a identificar los motivos de los fallos de conciliación y las oportunidades para mejorar la automatización.
Por qué es importante
Mide directamente el nivel de automatización y eficiencia del proceso de conciliación de facturas y pone de manifiesto oportunidades para reducir el trabajo manual.
Dónde obtenerlo
Por lo general, es un atributo derivado. Puede inferirse si no aparece la actividad «Discrepancia de conciliación identificada» o si se comprueba que un usuario del sistema creó y aprobó la factura en muy poco tiempo.
Ejemplos
truefalse
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Estado de la factura
InvoiceStatus
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Estado actual del procesamiento de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo refleja el estado actual de la factura de proveedor en su ciclo de vida, como «Pending Approval», «Approved», «Paid in Full» o «Rejected». El estado muestra en qué punto del proceso se encuentra una factura en un momento determinado. Se utiliza en los Dashboards operativos para supervisar la carga de trabajo y el volumen de procesamiento actuales. Analizar las transiciones de estado también es fundamental en Process Mining, ya que a menudo sirve de base para definir las actividades.
Por qué es importante
Ofrece una vista actualizada del avance de las facturas y permite gestionar la carga de trabajo y analizar el volumen de procesamiento.
Dónde obtenerlo
Corresponde al campo «Status» del registro de la factura de proveedor en NetSuite.
Ejemplos
AbiertaPendiente de aprobaciónAprobadoPagado en su totalidad
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Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
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Fecha límite para pagar la factura según las condiciones de pago acordadas. | ||
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Descripción
La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas con el proveedor, por ejemplo, 30 o 60 días netos. Es la fecha límite principal para realizar el pago. Esta fecha es fundamental para medir la puntualidad de los pagos, un KPI clave para las relaciones con los proveedores y la salud financiera. Al comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento, las organizaciones pueden hacer un seguimiento de la puntualidad, identificar a los proveedores a los que se paga tarde de forma habitual y gestionar mejor el flujo de caja.
Por qué es importante
Es el punto de referencia para medir la puntualidad de los pagos, que influye directamente en las relaciones con los proveedores y ayuda a evitar cargos por demora.
Dónde obtenerlo
Corresponde al campo «Due Date» del registro de la factura de proveedor, que suele calcularse automáticamente a partir del campo «Terms».
Ejemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
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Importe de la factura
InvoiceAmount
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Importe monetario total de la factura del proveedor. | ||
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Descripción
Este atributo representa el importe total adeudado que figura en la factura, incluidos los impuestos y otros cargos. Es una métrica financiera clave para cada caso. El importe de la factura se utiliza en distintos análisis, por ejemplo, para agrupar las facturas por rangos de valor y comprobar si los tiempos de procesamiento o las rutas de aprobación varían según el importe. También es esencial para los informes financieros, el cálculo del valor de las facturas en distintas etapas y el análisis del impacto financiero de los retrasos en los pagos.
Por qué es importante
Permite realizar análisis financieros y segmentar por importe, priorizar las facturas de mayor valor y comprender los factores que generan costes.
Dónde obtenerlo
Corresponde al campo «Total» o «Amount» de la cabecera del registro de la factura de proveedor en NetSuite.
Ejemplos
1500.75250.0012500.50
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Nombre del proveedor
VendorName
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Nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
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Descripción
Este atributo identifica la razón social del proveedor asociado a la factura. El proveedor es una entidad clave en el proceso de compra a pago. Analizar el proceso por proveedor es fundamental para detectar problemas específicos. Permite responder preguntas como qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos, cuáles presentan más facturas que requieren retrabajo y a cuáles se les paga tarde con mayor frecuencia. Esta segmentación es esencial para gestionar las relaciones con los proveedores y analizar su desempeño.
Por qué es importante
Permite segmentar los datos del proceso para identificar cuellos de botella específicos de cada proveedor, analizar la puntualidad de los pagos y detectar problemas de cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo «Vendor» o «Supplier» del registro de la factura de proveedor, vinculado a los datos maestros de proveedores.
Ejemplos
Suministros de oficina S. A.Servicios tecnológicos globalesAgencia de marketing creativo
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Pagada a tiempo
IsPaidOnTime
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Indicador que señala si la factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes. | ||
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Descripción
Este atributo booleano calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Factura pagada en su totalidad» con la «Fecha de vencimiento del pago». El valor es «true» si el pago se realizó a tiempo y «false» en caso contrario. Este atributo respalda directamente el KPI «Tasa de pagos puntuales», una medida fundamental de la disciplina financiera y la gestión de las relaciones con los proveedores. Permite filtrar y analizar fácilmente los pagos atrasados para identificar sus causas raíz, como demoras en las aprobaciones o problemas de programación de los pagos.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, fundamental para las relaciones con los proveedores, la prevención de penalizaciones y la planificación financiera.
Dónde obtenerlo
Campo calculado: TRUE si la marca de tiempo de la actividad del pago final es anterior o igual a «PaymentDueDate».
Ejemplos
truefalse
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Persona aprobadora
Approver
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Persona responsable de aprobar o rechazar la factura. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona empleada o gerente que realizó el paso de aprobación de una factura. En los flujos de trabajo con varios niveles de aprobación, puede registrar a la persona aprobadora más reciente o a quien dio la aprobación definitiva. Hacer un seguimiento de quién aprueba es esencial para analizar el ciclo de aprobación. Permite detectar cuellos de botella al mostrar qué personas o departamentos tienen los tiempos medios de aprobación más largos. Esta información puede servir para equilibrar las cargas de trabajo o proporcionar formación adicional.
Por qué es importante
Ayuda a detectar cuellos de botella en el proceso de aprobación y a analizar el desempeño por persona o departamento, lo que permite aplicar mejoras específicas.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de los registros del flujo de trabajo o del historial de aprobaciones asociados a la transacción de la factura de proveedor. Puede encontrarse en «System Notes» o en un registro de aprobaciones personalizado.
Ejemplos
Juan PérezAna GarcíaJefatura del departamento de Finanzas
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Descuento aprovechado
DiscountTaken
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Indicador que señala si se aprovechó un descuento disponible por pronto pago. | ||
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Descripción
Este atributo booleano calculado comprueba si una factura con descuento disponible se pagó en la fecha «Discount Date» o antes. El valor es «true» si se aprovechó el descuento y «false» si se perdió la oportunidad. Este atributo es esencial para el KPI «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados». Ayuda a los equipos de finanzas a cuantificar los ahorros perdidos y detectar cuellos de botella en el proceso, como las demoras en las aprobaciones, que impiden aprovechar condiciones de pago favorables.
Por qué es importante
Mide la eficacia del proceso para aprovechar oportunidades de ahorro de costes, con un impacto directo en los resultados de la empresa.
Dónde obtenerlo
Campo calculado: TRUE si la factura tiene una «DiscountDate» y la actividad del pago final se produjo en esa fecha o antes.
Ejemplos
truefalse
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Fecha límite para el descuento
DiscountDate
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Fecha límite para pagar una factura y poder acceder a un descuento por pronto pago. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha límite para pagar una factura y aprovechar los descuentos por pronto pago que ofrece el proveedor, según las condiciones de pago (por ejemplo, «2 % en 10 días, neto a 30 días»). Esta fecha es esencial para calcular el KPI «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados». El seguimiento del cumplimiento de esta fecha permite a la organización detectar oportunidades de ahorro perdidas y optimizar su estrategia de pagos para aprovechar al máximo los descuentos, lo que puede mejorar significativamente la rentabilidad.
Por qué es importante
Es la fecha clave para identificar y aprovechar los descuentos por pronto pago, con un impacto directo en el ahorro de costes y la rentabilidad.
Dónde obtenerlo
Esta fecha se obtiene a partir de la fecha de la factura y del campo «Terms» del registro de factura de proveedor. NetSuite la calcula como «Discount Date».
Ejemplos
2023-04-252023-05-10
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Filial
Subsidiary
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Empresa o entidad jurídica de la organización responsable de la factura. | ||
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Descripción
En una organización con varias entidades, el atributo Filial identifica a qué entidad jurídica pertenece la factura de proveedor. Es un dato organizativo fundamental en las cuentas de NetSuite OneWorld. Analizar el proceso por filial permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio o ubicaciones geográficas. Ayuda a identificar qué partes de la organización son más eficientes y dónde se pueden compartir las mejores prácticas, así como dónde existen problemas específicos en el proceso.
Por qué es importante
Permite comparar y analizar el rendimiento entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.
Dónde obtenerlo
Es el campo estándar «Subsidiary» de todos los registros de transacciones de una cuenta de NetSuite OneWorld.
Ejemplos
Oeste de EE. UU.Sede central de EMEAServicios de APAC
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Moneda
Currency
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Moneda en la que está expresado el importe de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo indica la moneda en la que está expresada la factura, como USD, EUR o GBP. Es especialmente importante para las empresas que operan en varios países. La moneda aporta un contexto esencial para todos los valores monetarios. En los análisis, permite interpretar correctamente los datos financieros y convertir las monedas de forma adecuada al agregar métricas financieras de distintas regiones.
Por qué es importante
Aporta el contexto necesario para todos los importes financieros y permite realizar análisis precisos en entornos con varias monedas.
Dónde obtenerlo
Es el campo «Currency» del registro de factura de proveedor, cuyo valor suele heredarse del registro maestro del proveedor.
Ejemplos
USDEURGBP
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Motivo del bloqueo del pago
PaymentBlockReason
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Motivo por el que se ha bloqueado el pago de una factura aprobada. | ||
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Descripción
Una factura aprobada para el pago puede quedar bloqueada por diversos motivos, como una disputa con el proveedor, un problema de calidad con los bienes recibidos o una decisión de gestión de efectivo. Este atributo registra el motivo específico del bloqueo. Analizar los motivos de bloqueo de pagos y el tiempo que lleva resolverlos es importante para optimizar el flujo de efectivo y mantener buenas relaciones con los proveedores. Permite detectar problemas recurrentes que provocan demoras en los pagos incluso después de que la factura se haya procesado y aprobado correctamente.
Por qué es importante
Explica por qué no se pagan las facturas aprobadas y pone de manifiesto los problemas operativos o financieros que retrasan los pagos.
Dónde obtenerlo
A menudo se gestiona mediante una casilla personalizada «Payment Hold» o «Payment Block» y una lista de motivos o un campo de texto asociado en la factura de proveedor.
Ejemplos
Cuenta del proveedor bloqueadaInspección de calidad pendienteA la espera de una nota de crédito
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Motivo del rechazo
RejectionReason
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Motivo indicado cuando se rechaza una factura durante el proceso de aprobación. | ||
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Descripción
Cuando una persona aprobadora rechaza una factura, suele indicar el motivo, por ejemplo, «Importe incorrecto», «Factura duplicada» o «Falta la OC». Este atributo registra ese motivo. Esta información es fundamental para analizar las causas raíz de las ineficiencias del proceso. Al clasificar y observar las tendencias de los motivos de rechazo, las organizaciones pueden detectar problemas frecuentes, como dificultades con determinados proveedores o errores de entrada de datos, y aplicar medidas correctivas para reducir el retrabajo y las demoras.
Por qué es importante
Permite conocer directamente las causas raíz del retrabajo y de los fallos del proceso, lo que ayuda a mejorar la tasa de operaciones correctas desde el primer intento.
Dónde obtenerlo
Este dato suele registrarse en un campo de nota o comentario durante el paso de rechazo del flujo de trabajo de aprobación. Puede almacenarse en «System Notes» o en un campo personalizado.
Ejemplos
Cantidad incorrectaFactura duplicadaPrecio distinto al de la OC
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Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
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Identificador de la orden de compra relacionada con la factura. | ||
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Descripción
Este atributo vincula una factura de proveedor con la orden de compra (OC) correspondiente que autorizó la adquisición de los bienes o servicios. Las facturas pueden estar respaldadas por una OC o no. Analizar las facturas por OC aporta un contexto fundamental para evaluar la eficiencia de la conciliación. Permite determinar la proporción de conciliaciones automáticas frente a las que requieren intervención manual, e identificar discrepancias entre la factura, la OC y la recepción de los bienes. Una tasa elevada de discrepancias puede indicar problemas en el proceso de compras.
Por qué es importante
Vincula la factura con el proceso de compras, algo esencial para analizar la eficiencia de la conciliación de facturas y el cumplimiento de la conciliación de tres vías.
Dónde obtenerlo
Disponible en el registro de factura de proveedor, normalmente en las partidas o en un campo de encabezado que la vincula con una OC.
Ejemplos
PO-005678PO-005891No disponible
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Actividades del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Factura aprobada
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Marca la aprobación definitiva de la factura de proveedor y autoriza su pago. Es un hito clave que suele registrarse como un cambio explícito al estado «Approved» en el flujo de trabajo de aprobación del sistema. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito crítico que condiciona el proceso de pago. Los retrasos en esta etapa son un cuello de botella habitual, por lo que hacer un seguimiento de esta actividad es esencial para gestionar la puntualidad de los pagos y el flujo de caja.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, en concreto de la marca de tiempo en que el campo «Approval Status» cambia a «Approved».
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Approved» en el registro de auditoría de la factura de proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
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Factura contabilizada en el libro mayor
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Esta actividad representa el momento en que la factura de proveedor aprobada afecta al libro mayor. En las configuraciones estándar de NetSuite, esto ocurre automáticamente cuando se aprueba definitivamente la factura. | ||
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Por qué es importante
Este es un punto de control financiero clave que garantiza el reconocimiento correcto de los pasivos. Para analizar el cumplimiento, es fundamental detectar desviaciones, como pagos realizados antes de la contabilización.
Dónde obtenerlo
El indicador «Posting» de la factura de proveedor se establece en true. La marca de tiempo puede obtenerse de la fecha del evento de aprobación, ya que la contabilización suele ser simultánea a la aprobación.
Capturar
Marca de tiempo de la acción de aprobación definitiva que activa la contabilización en el libro mayor.
Tipo de evento
explicit
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Factura de proveedor creada
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Esta actividad marca la creación del registro de una factura de proveedor en NetSuite, que da inicio al procesamiento de la factura. Se obtiene a partir de la fecha de creación del registro de transacción de la factura de proveedor. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de inicio principal del ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde esta actividad hasta las siguientes permite conocer el tiempo total de procesamiento y detectar retrasos en la captura inicial de datos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo «Date Created» o de la fecha de transacción del registro de la factura de proveedor. Cada factura de proveedor tiene un ID interno y un número de transacción únicos.
Capturar
Marca de tiempo de creación de la transacción de la factura de proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
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|
Factura pagada en su totalidad
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Esta actividad indica que la factura de proveedor se ha pagado en su totalidad y que su estado se ha actualizado en consecuencia. Marca la finalización satisfactoria del proceso y se deduce de un cambio de estado en la propia factura. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de fin de la ruta ideal del ciclo de vida de la factura. Medir el tiempo total hasta alcanzar este estado permite conocer el tiempo de ciclo de principio a fin.
Dónde obtenerlo
Se deduce de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, en concreto de la marca de tiempo en que el estado cambia a «Paid in Full».
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Paid in Full» en la factura de proveedor.
Tipo de evento
inferred
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Pago a proveedor creado
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Esta actividad marca la creación de la transacción de pago que liquida la factura de proveedor. Es un evento explícito que se registra al crear un registro de pago a proveedores vinculado a la factura. | ||
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Por qué es importante
Representa la ejecución del pago, un paso fundamental para analizar la puntualidad de los pagos y prever el flujo de caja. Es un hito clave antes de que finalice el proceso.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de la fecha de creación del registro de la transacción de pago a proveedores. El registro de pago incluye una referencia a la factura de proveedor que se paga en su sublista «Apply».
Capturar
Marca de tiempo de creación de la transacción de pago a proveedores.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueo de pago aplicado
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Se aplica un bloqueo de pago a una factura aprobada para impedir su pago. A menudo se deduce cuando se marca una casilla específica o se asigna un estado personalizado de «Hold». | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es fundamental para el Dashboard de análisis de resolución de bloqueos de pago. Permite identificar los retrasos entre la aprobación y la disponibilidad para el pago, que pueden perjudicar las relaciones con los proveedores.
Dónde obtenerlo
Se deduce del registro de auditoría de una casilla «Payment Hold» o de un campo de estado personalizado en la transacción de la factura de proveedor.
Capturar
Marca de tiempo del cambio en el campo «Payment Hold» o en un campo similar.
Tipo de evento
inferred
|
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Bloqueo de pago retirado
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Se retira el bloqueo de pago de una factura, que vuelve a estar disponible para el pago. Se deduce al desmarcar la casilla «Payment Hold» o cuando el estado deja de ser «Hold». | ||
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Por qué es importante
Medir el tiempo transcurrido entre «Payment Block Set» y esta actividad permite evaluar la eficiencia del proceso de resolución. También ayuda a identificar los motivos habituales de los bloqueos y a agilizar su eliminación.
Dónde obtenerlo
Se deduce del registro de auditoría cuando se desmarca la casilla «Payment Hold» o se actualiza un campo de estado personalizado en la factura de proveedor.
Capturar
Marca de tiempo del cambio que elimina el valor del campo «Payment Hold» o de un campo similar.
Tipo de evento
inferred
|
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Descuento por pronto pago no aprovechado
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Evento calculado que indica que el pago de una factura con condiciones de pronto pago disponibles no se realizó dentro del plazo para obtener el descuento. Se obtiene al comparar la fecha de pago con la fecha límite del descuento. | ||
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Por qué es importante
Contribuye directamente al KPI de tasa de descuentos por pronto pago aprovechados al cuantificar los ahorros perdidos. Ayuda a las organizaciones a identificar problemas del proceso o del flujo de caja que impiden aprovechar los descuentos.
Dónde obtenerlo
Este es un evento calculado. Requiere comparar la «Date» de la transacción de pago a proveedores aplicada con el campo «Discount Date» del registro de la factura de proveedor de origen.
Capturar
Compare la fecha del pago a proveedores con la fecha de descuento de la factura de proveedor. Si la fecha de pago es posterior a la fecha de descuento, se produce el evento.
Tipo de evento
calculated
|
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|
Discrepancia de conciliación identificada
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Esta actividad ocurre cuando una factura que debería coincidir con una orden de compra no supera las reglas de conciliación automática y requiere una revisión manual. A menudo se deduce cuando la factura pasa a un estado específico, como «Matching Hold» o «Discrepancy». | ||
|
Por qué es importante
Pone de manifiesto ineficiencias en los procesos de compras y recepción que generan retrabajos manuales. Esto contribuye directamente al Dashboard de eficiencia de conciliación de facturas y al KPI de tasa de retrabajo por discrepancias de conciliación.
Dónde obtenerlo
Se deduce de un cambio de estado de la factura de proveedor que indique un bloqueo o una excepción, o de la identificación de facturas vinculadas a una orden de compra que requirieron muchas modificaciones manuales antes de su aprobación.
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «hold» o «mismatch». Puede ser necesario analizar campos personalizados o flujos de trabajo.
Tipo de evento
inferred
|
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Factura devuelta para corregir
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Ocurre cuando una persona aprobadora o revisora devuelve la factura a quien la originó para que la corrija. Se deduce de un cambio de estado que hace retroceder la factura en el flujo de trabajo, por ejemplo, de «Pending Approval» a «Pending Submission». | ||
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Por qué es importante
Identifica ciclos de retrabajo que prolongan considerablemente el procesamiento y aumentan el trabajo manual. Su seguimiento ayuda a detectar causas habituales de errores, como una codificación incorrecta o errores al introducir datos.
Dónde obtenerlo
Se deduce de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, buscando una regresión de estado o un estado específico de «Rework».
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado que indica un retroceso en el flujo de trabajo de aprobación.
Tipo de evento
inferred
|
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|
Factura enviada para aprobación
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Indica el momento en que la factura de proveedor creada se envía formalmente a un flujo de trabajo de aprobación. Por lo general, se deduce cuando el estado de la factura cambia de «Open» o «Pending Submission» a «Pending Approval». | ||
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Por qué es importante
Da inicio al ciclo de aprobación. Medir el tiempo transcurrido desde este evento hasta «Bill Approved» o «Bill Rejected» es fundamental para el Dashboard de análisis del tiempo del ciclo de aprobación de facturas.
Dónde obtenerlo
Se deduce de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, en particular de los cambios en el campo «Approval Status».
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Pending Approval» en el registro de auditoría de la factura de proveedor.
Tipo de evento
inferred
|
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Factura rechazada
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Una persona aprobadora rechaza la factura de proveedor y esta sale de la cola de procesamiento activa. Se registra mediante un cambio explícito al estado «Rejected» y, a menudo, representa un estado final, salvo que la factura se vuelva a enviar. | ||
|
Por qué es importante
Pone de manifiesto fallos del proceso, como facturas duplicadas o datos incorrectos del proveedor. Hacer un seguimiento de la frecuencia y los motivos de rechazo ayuda a mejorar la precisión desde el primer intento y a reducir el trabajo desperdiciado.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, donde se registra la marca de tiempo en que el campo «Approval Status» cambia a «Rejected».
Capturar
Marca de tiempo del cambio de estado a «Rejected» en el registro de auditoría de la factura de proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
|||
|
Nota de crédito aplicada
|
Representa la aplicación de una nota de crédito del proveedor a una factura, lo que reduce el importe adeudado. Es un evento explícito que se registra en el registro de aplicación de la transacción de crédito del proveedor. | ||
|
Por qué es importante
Muestra una vía alternativa para liquidar una factura sin realizar un pago directo en efectivo. La frecuencia de las notas de crédito puede indicar problemas con la precisión del pedido inicial o con el desempeño del proveedor.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del registro de aplicación que vincula un crédito de proveedor con una factura de proveedor. La fecha de aplicación se utiliza como marca de tiempo del evento.
Capturar
Marca de tiempo de aplicación de una transacción de crédito de proveedor a la factura de proveedor.
Tipo de evento
explicit
|
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|
Pago programado en un lote
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La factura aprobada se selecciona y se incluye en un lote de pagos para su ejecución posterior. Se trata de una acción explícita en la que las facturas se añaden a un lote de pagos a proveedores o se procesan desde la página «Pay Bills». | ||
|
Por qué es importante
Muestra el paso de un pasivo aprobado a una salida de efectivo prevista. Analizar los retrasos entre la aprobación y la programación puede revelar estrategias de gestión de efectivo o ineficiencias en el proceso de ejecución de pagos.
Dónde obtenerlo
Puede ser difícil capturarlo como un evento independiente. A menudo forma parte del propio proceso de creación del pago. Puede deducirse de la fecha de creación de un registro de lote de pagos que incluya la factura.
Capturar
Marca de tiempo de creación del registro del lote de pagos que hace referencia a la factura.
Tipo de evento
inferred
|
|||
Guías de extracción
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