Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas

NetSuite
Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas

Su Template de datos para compra a pago: procesamiento de facturas

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos adecuados y analizar el procesamiento de facturas en NetSuite. Describe los campos de datos esenciales, los pasos clave del proceso y cómo extraer esta información de forma eficaz. Si sigue este Template, podrá asegurarse de que su Registro de eventos esté completo y listo para un análisis de Process Mining detallado.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe seguir
  • Guía para extraer datos de NetSuite
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y analizar de forma exhaustiva el proceso de compra a pago y el procesamiento de facturas, con todo el contexto necesario.
5 Obligatorio 7 Recomendado 7 Opcional
Nombre Descripción
Número de factura
InvoiceNumber
Identificador único de una factura de proveedor en el sistema.
Descripción

El número de factura es el identificador principal del caso y vincula todas las actividades y eventos relacionados con una misma factura de proveedor, desde su creación hasta el pago final. Este atributo es fundamental para seguir el recorrido completo de cada factura.

En el análisis de procesos, este número permite al sistema reconstruir todo el ciclo de vida de una factura. Al agrupar las actividades relacionadas bajo un mismo identificador, las personas analistas pueden visualizar el flujo del proceso, medir los tiempos de ciclo e identificar variaciones o cuellos de botella que afectan a cada factura.

Por qué es importante

Es la clave esencial para seguir el recorrido de cada factura durante el proceso de pago y permite analizar cada caso de principio a fin.

Dónde obtenerlo

Suele corresponder al campo «Transaction ID» o «Invoice #» del registro de la factura de proveedor en NetSuite.

Ejemplos
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Actividad
ActivityName
Nombre del paso del proceso de negocio que se realizó.
Descripción

Este atributo describe una acción o un evento concreto que tuvo lugar durante el ciclo de vida del procesamiento de facturas, como «Factura de proveedor creada», «Factura aprobada» o «Factura pagada en su totalidad». Cada actividad representa un momento específico del proceso.

Las actividades son los componentes básicos del mapa del proceso. Analizar su secuencia y frecuencia ayuda a comprender el flujo real, detectar desviaciones respecto al procedimiento estándar e identificar ciclos de retrabajo habituales o pasos ineficientes.

Por qué es importante

Es la base del mapa del proceso y permite visualizar y analizar la secuencia de eventos del ciclo de vida de la factura.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros del sistema, los cambios de estado en el registro de la factura de proveedor o las acciones específicas de las personas usuarias registradas en el historial del sistema.

Ejemplos
Factura de proveedor creadaFactura aprobadaPago programado en un lote
Hora de inicio
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se anotó una actividad o un evento concreto en el sistema. Aporta el contexto cronológico de todo el proceso.

Las marcas de tiempo son fundamentales para cualquier análisis de procesos basado en el tiempo. Se utilizan para calcular la duración entre actividades, medir el tiempo de ciclo total de cada caso y analizar el desempeño frente a los acuerdos de nivel de servicio. La precisión de las marcas de tiempo es esencial para identificar cuellos de botella y entender los retrasos del proceso.

Por qué es importante

Proporciona los datos cronológicos necesarios para calcular duraciones, tiempos de ciclo y métricas de desempeño. Es la base del análisis temporal de procesos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los campos de fecha o de los registros del sistema en la factura de proveedor y en las transacciones relacionadas, como «Date Created», «Last Modified Date» o los campos de fecha de aprobación.

Ejemplos
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema del que proceden los datos.
Descripción

Este atributo especifica la aplicación de origen en la que se generaron los datos de los eventos. En este proceso, suele ser «NetSuite».

En entornos con varios sistemas integrados, este campo es fundamental para comprender el linaje de los datos y evaluar su calidad. Ayuda a distinguir las actividades que tienen lugar en distintos sistemas y es importante para obtener una visión integral del proceso de principio a fin.

Por qué es importante

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para resolver problemas y validar datos en entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Suele ser un valor estático («NetSuite») que se añade durante la extracción de datos.

Ejemplos
NetSuite
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo de la última actualización o extracción de los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo indica la fecha y hora de la extracción de datos más reciente del sistema de origen. Permite saber qué tan actualizados están los datos analizados.

Conocer la hora de la última actualización es esencial para que las personas usuarias sepan si están consultando la información más reciente. También ayuda a gestionar las expectativas sobre la latencia de los datos y a tomar decisiones basadas en datos cuya antigüedad se conoce.

Por qué es importante

Informa a las personas analistas sobre la actualidad de los datos para que tengan en cuenta su vigencia al tomar decisiones.

Dónde obtenerlo

Esta marca de tiempo se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

Ejemplos
2024-05-21T02:00:00Z
Conciliada automáticamente
IsAutoMatched
Indicador que señala si la factura se concilió automáticamente con una orden de compra, sin intervención manual.
Descripción

Este atributo booleano indica si el sistema pudo conciliar automáticamente la factura con una orden de compra y la recepción de los bienes, en un proceso de conciliación de tres vías, según reglas y tolerancias predefinidas. El valor «true» indica que la conciliación se realizó sin intervención manual.

Este atributo sirve de base para el KPI «Tasa de conciliación automática de facturas». Una tasa elevada de conciliación automática es un indicador clave de un sistema de procesamiento de facturas eficiente y automatizado. Analizar los casos con valor «false» ayuda a identificar los motivos de los fallos de conciliación y las oportunidades para mejorar la automatización.

Por qué es importante

Mide directamente el nivel de automatización y eficiencia del proceso de conciliación de facturas y pone de manifiesto oportunidades para reducir el trabajo manual.

Dónde obtenerlo

Por lo general, es un atributo derivado. Puede inferirse si no aparece la actividad «Discrepancia de conciliación identificada» o si se comprueba que un usuario del sistema creó y aprobó la factura en muy poco tiempo.

Ejemplos
truefalse
Estado de la factura
InvoiceStatus
Estado actual del procesamiento de la factura.
Descripción

Este atributo refleja el estado actual de la factura de proveedor en su ciclo de vida, como «Pending Approval», «Approved», «Paid in Full» o «Rejected».

El estado muestra en qué punto del proceso se encuentra una factura en un momento determinado. Se utiliza en los Dashboards operativos para supervisar la carga de trabajo y el volumen de procesamiento actuales. Analizar las transiciones de estado también es fundamental en Process Mining, ya que a menudo sirve de base para definir las actividades.

Por qué es importante

Ofrece una vista actualizada del avance de las facturas y permite gestionar la carga de trabajo y analizar el volumen de procesamiento.

Dónde obtenerlo

Corresponde al campo «Status» del registro de la factura de proveedor en NetSuite.

Ejemplos
AbiertaPendiente de aprobaciónAprobadoPagado en su totalidad
Fecha de vencimiento del pago
PaymentDueDate
Fecha límite para pagar la factura según las condiciones de pago acordadas.
Descripción

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas con el proveedor, por ejemplo, 30 o 60 días netos. Es la fecha límite principal para realizar el pago.

Esta fecha es fundamental para medir la puntualidad de los pagos, un KPI clave para las relaciones con los proveedores y la salud financiera. Al comparar la fecha de pago real con la fecha de vencimiento, las organizaciones pueden hacer un seguimiento de la puntualidad, identificar a los proveedores a los que se paga tarde de forma habitual y gestionar mejor el flujo de caja.

Por qué es importante

Es el punto de referencia para medir la puntualidad de los pagos, que influye directamente en las relaciones con los proveedores y ayuda a evitar cargos por demora.

Dónde obtenerlo

Corresponde al campo «Due Date» del registro de la factura de proveedor, que suele calcularse automáticamente a partir del campo «Terms».

Ejemplos
2023-05-152023-06-302023-07-01
Importe de la factura
InvoiceAmount
Importe monetario total de la factura del proveedor.
Descripción

Este atributo representa el importe total adeudado que figura en la factura, incluidos los impuestos y otros cargos. Es una métrica financiera clave para cada caso.

El importe de la factura se utiliza en distintos análisis, por ejemplo, para agrupar las facturas por rangos de valor y comprobar si los tiempos de procesamiento o las rutas de aprobación varían según el importe. También es esencial para los informes financieros, el cálculo del valor de las facturas en distintas etapas y el análisis del impacto financiero de los retrasos en los pagos.

Por qué es importante

Permite realizar análisis financieros y segmentar por importe, priorizar las facturas de mayor valor y comprender los factores que generan costes.

Dónde obtenerlo

Corresponde al campo «Total» o «Amount» de la cabecera del registro de la factura de proveedor en NetSuite.

Ejemplos
1500.75250.0012500.50
Nombre del proveedor
VendorName
Nombre del proveedor que presentó la factura.
Descripción

Este atributo identifica la razón social del proveedor asociado a la factura. El proveedor es una entidad clave en el proceso de compra a pago.

Analizar el proceso por proveedor es fundamental para detectar problemas específicos. Permite responder preguntas como qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos, cuáles presentan más facturas que requieren retrabajo y a cuáles se les paga tarde con mayor frecuencia. Esta segmentación es esencial para gestionar las relaciones con los proveedores y analizar su desempeño.

Por qué es importante

Permite segmentar los datos del proceso para identificar cuellos de botella específicos de cada proveedor, analizar la puntualidad de los pagos y detectar problemas de cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Se obtiene del campo «Vendor» o «Supplier» del registro de la factura de proveedor, vinculado a los datos maestros de proveedores.

Ejemplos
Suministros de oficina S. A.Servicios tecnológicos globalesAgencia de marketing creativo
Pagada a tiempo
IsPaidOnTime
Indicador que señala si la factura se pagó en la fecha de vencimiento o antes.
Descripción

Este atributo booleano calculado compara la marca de tiempo de la actividad «Factura pagada en su totalidad» con la «Fecha de vencimiento del pago». El valor es «true» si el pago se realizó a tiempo y «false» en caso contrario.

Este atributo respalda directamente el KPI «Tasa de pagos puntuales», una medida fundamental de la disciplina financiera y la gestión de las relaciones con los proveedores. Permite filtrar y analizar fácilmente los pagos atrasados para identificar sus causas raíz, como demoras en las aprobaciones o problemas de programación de los pagos.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, fundamental para las relaciones con los proveedores, la prevención de penalizaciones y la planificación financiera.

Dónde obtenerlo

Campo calculado: TRUE si la marca de tiempo de la actividad del pago final es anterior o igual a «PaymentDueDate».

Ejemplos
truefalse
Persona aprobadora
Approver
Persona responsable de aprobar o rechazar la factura.
Descripción

Este atributo identifica a la persona empleada o gerente que realizó el paso de aprobación de una factura. En los flujos de trabajo con varios niveles de aprobación, puede registrar a la persona aprobadora más reciente o a quien dio la aprobación definitiva.

Hacer un seguimiento de quién aprueba es esencial para analizar el ciclo de aprobación. Permite detectar cuellos de botella al mostrar qué personas o departamentos tienen los tiempos medios de aprobación más largos. Esta información puede servir para equilibrar las cargas de trabajo o proporcionar formación adicional.

Por qué es importante

Ayuda a detectar cuellos de botella en el proceso de aprobación y a analizar el desempeño por persona o departamento, lo que permite aplicar mejoras específicas.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de los registros del flujo de trabajo o del historial de aprobaciones asociados a la transacción de la factura de proveedor. Puede encontrarse en «System Notes» o en un registro de aprobaciones personalizado.

Ejemplos
Juan PérezAna GarcíaJefatura del departamento de Finanzas
Descuento aprovechado
DiscountTaken
Indicador que señala si se aprovechó un descuento disponible por pronto pago.
Descripción

Este atributo booleano calculado comprueba si una factura con descuento disponible se pagó en la fecha «Discount Date» o antes. El valor es «true» si se aprovechó el descuento y «false» si se perdió la oportunidad.

Este atributo es esencial para el KPI «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados». Ayuda a los equipos de finanzas a cuantificar los ahorros perdidos y detectar cuellos de botella en el proceso, como las demoras en las aprobaciones, que impiden aprovechar condiciones de pago favorables.

Por qué es importante

Mide la eficacia del proceso para aprovechar oportunidades de ahorro de costes, con un impacto directo en los resultados de la empresa.

Dónde obtenerlo

Campo calculado: TRUE si la factura tiene una «DiscountDate» y la actividad del pago final se produjo en esa fecha o antes.

Ejemplos
truefalse
Fecha límite para el descuento
DiscountDate
Fecha límite para pagar una factura y poder acceder a un descuento por pronto pago.
Descripción

Este atributo indica la fecha límite para pagar una factura y aprovechar los descuentos por pronto pago que ofrece el proveedor, según las condiciones de pago (por ejemplo, «2 % en 10 días, neto a 30 días»).

Esta fecha es esencial para calcular el KPI «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados». El seguimiento del cumplimiento de esta fecha permite a la organización detectar oportunidades de ahorro perdidas y optimizar su estrategia de pagos para aprovechar al máximo los descuentos, lo que puede mejorar significativamente la rentabilidad.

Por qué es importante

Es la fecha clave para identificar y aprovechar los descuentos por pronto pago, con un impacto directo en el ahorro de costes y la rentabilidad.

Dónde obtenerlo

Esta fecha se obtiene a partir de la fecha de la factura y del campo «Terms» del registro de factura de proveedor. NetSuite la calcula como «Discount Date».

Ejemplos
2023-04-252023-05-10
Filial
Subsidiary
Empresa o entidad jurídica de la organización responsable de la factura.
Descripción

En una organización con varias entidades, el atributo Filial identifica a qué entidad jurídica pertenece la factura de proveedor. Es un dato organizativo fundamental en las cuentas de NetSuite OneWorld.

Analizar el proceso por filial permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio o ubicaciones geográficas. Ayuda a identificar qué partes de la organización son más eficientes y dónde se pueden compartir las mejores prácticas, así como dónde existen problemas específicos en el proceso.

Por qué es importante

Permite comparar y analizar el rendimiento entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.

Dónde obtenerlo

Es el campo estándar «Subsidiary» de todos los registros de transacciones de una cuenta de NetSuite OneWorld.

Ejemplos
Oeste de EE. UU.Sede central de EMEAServicios de APAC
Moneda
Currency
Moneda en la que está expresado el importe de la factura.
Descripción

Este atributo indica la moneda en la que está expresada la factura, como USD, EUR o GBP. Es especialmente importante para las empresas que operan en varios países.

La moneda aporta un contexto esencial para todos los valores monetarios. En los análisis, permite interpretar correctamente los datos financieros y convertir las monedas de forma adecuada al agregar métricas financieras de distintas regiones.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para todos los importes financieros y permite realizar análisis precisos en entornos con varias monedas.

Dónde obtenerlo

Es el campo «Currency» del registro de factura de proveedor, cuyo valor suele heredarse del registro maestro del proveedor.

Ejemplos
USDEURGBP
Motivo del bloqueo del pago
PaymentBlockReason
Motivo por el que se ha bloqueado el pago de una factura aprobada.
Descripción

Una factura aprobada para el pago puede quedar bloqueada por diversos motivos, como una disputa con el proveedor, un problema de calidad con los bienes recibidos o una decisión de gestión de efectivo. Este atributo registra el motivo específico del bloqueo.

Analizar los motivos de bloqueo de pagos y el tiempo que lleva resolverlos es importante para optimizar el flujo de efectivo y mantener buenas relaciones con los proveedores. Permite detectar problemas recurrentes que provocan demoras en los pagos incluso después de que la factura se haya procesado y aprobado correctamente.

Por qué es importante

Explica por qué no se pagan las facturas aprobadas y pone de manifiesto los problemas operativos o financieros que retrasan los pagos.

Dónde obtenerlo

A menudo se gestiona mediante una casilla personalizada «Payment Hold» o «Payment Block» y una lista de motivos o un campo de texto asociado en la factura de proveedor.

Ejemplos
Cuenta del proveedor bloqueadaInspección de calidad pendienteA la espera de una nota de crédito
Motivo del rechazo
RejectionReason
Motivo indicado cuando se rechaza una factura durante el proceso de aprobación.
Descripción

Cuando una persona aprobadora rechaza una factura, suele indicar el motivo, por ejemplo, «Importe incorrecto», «Factura duplicada» o «Falta la OC». Este atributo registra ese motivo.

Esta información es fundamental para analizar las causas raíz de las ineficiencias del proceso. Al clasificar y observar las tendencias de los motivos de rechazo, las organizaciones pueden detectar problemas frecuentes, como dificultades con determinados proveedores o errores de entrada de datos, y aplicar medidas correctivas para reducir el retrabajo y las demoras.

Por qué es importante

Permite conocer directamente las causas raíz del retrabajo y de los fallos del proceso, lo que ayuda a mejorar la tasa de operaciones correctas desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

Este dato suele registrarse en un campo de nota o comentario durante el paso de rechazo del flujo de trabajo de aprobación. Puede almacenarse en «System Notes» o en un campo personalizado.

Ejemplos
Cantidad incorrectaFactura duplicadaPrecio distinto al de la OC
Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador de la orden de compra relacionada con la factura.
Descripción

Este atributo vincula una factura de proveedor con la orden de compra (OC) correspondiente que autorizó la adquisición de los bienes o servicios. Las facturas pueden estar respaldadas por una OC o no.

Analizar las facturas por OC aporta un contexto fundamental para evaluar la eficiencia de la conciliación. Permite determinar la proporción de conciliaciones automáticas frente a las que requieren intervención manual, e identificar discrepancias entre la factura, la OC y la recepción de los bienes. Una tasa elevada de discrepancias puede indicar problemas en el proceso de compras.

Por qué es importante

Vincula la factura con el proceso de compras, algo esencial para analizar la eficiencia de la conciliación de facturas y el cumplimiento de la conciliación de tres vías.

Dónde obtenerlo

Disponible en el registro de factura de proveedor, normalmente en las partidas o en un campo de encabezado que la vincula con una OC.

Ejemplos
PO-005678PO-005891No disponible
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de compra a pago: procesamiento de facturas

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe registrar en su Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo de facturas.
5 Recomendado 9 Opcional
Actividad Descripción
Factura aprobada
Marca la aprobación definitiva de la factura de proveedor y autoriza su pago. Es un hito clave que suele registrarse como un cambio explícito al estado «Approved» en el flujo de trabajo de aprobación del sistema.
Por qué es importante

Este es un hito crítico que condiciona el proceso de pago. Los retrasos en esta etapa son un cuello de botella habitual, por lo que hacer un seguimiento de esta actividad es esencial para gestionar la puntualidad de los pagos y el flujo de caja.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, en concreto de la marca de tiempo en que el campo «Approval Status» cambia a «Approved».

Capturar

Marca de tiempo del cambio de estado a «Approved» en el registro de auditoría de la factura de proveedor.

Tipo de evento explicit
Factura contabilizada en el libro mayor
Esta actividad representa el momento en que la factura de proveedor aprobada afecta al libro mayor. En las configuraciones estándar de NetSuite, esto ocurre automáticamente cuando se aprueba definitivamente la factura.
Por qué es importante

Este es un punto de control financiero clave que garantiza el reconocimiento correcto de los pasivos. Para analizar el cumplimiento, es fundamental detectar desviaciones, como pagos realizados antes de la contabilización.

Dónde obtenerlo

El indicador «Posting» de la factura de proveedor se establece en true. La marca de tiempo puede obtenerse de la fecha del evento de aprobación, ya que la contabilización suele ser simultánea a la aprobación.

Capturar

Marca de tiempo de la acción de aprobación definitiva que activa la contabilización en el libro mayor.

Tipo de evento explicit
Factura de proveedor creada
Esta actividad marca la creación del registro de una factura de proveedor en NetSuite, que da inicio al procesamiento de la factura. Se obtiene a partir de la fecha de creación del registro de transacción de la factura de proveedor.
Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde esta actividad hasta las siguientes permite conocer el tiempo total de procesamiento y detectar retrasos en la captura inicial de datos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene del campo «Date Created» o de la fecha de transacción del registro de la factura de proveedor. Cada factura de proveedor tiene un ID interno y un número de transacción únicos.

Capturar

Marca de tiempo de creación de la transacción de la factura de proveedor.

Tipo de evento explicit
Factura pagada en su totalidad
Esta actividad indica que la factura de proveedor se ha pagado en su totalidad y que su estado se ha actualizado en consecuencia. Marca la finalización satisfactoria del proceso y se deduce de un cambio de estado en la propia factura.
Por qué es importante

Este es el evento de fin de la ruta ideal del ciclo de vida de la factura. Medir el tiempo total hasta alcanzar este estado permite conocer el tiempo de ciclo de principio a fin.

Dónde obtenerlo

Se deduce de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, en concreto de la marca de tiempo en que el estado cambia a «Paid in Full».

Capturar

Marca de tiempo del cambio de estado a «Paid in Full» en la factura de proveedor.

Tipo de evento inferred
Pago a proveedor creado
Esta actividad marca la creación de la transacción de pago que liquida la factura de proveedor. Es un evento explícito que se registra al crear un registro de pago a proveedores vinculado a la factura.
Por qué es importante

Representa la ejecución del pago, un paso fundamental para analizar la puntualidad de los pagos y prever el flujo de caja. Es un hito clave antes de que finalice el proceso.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de creación del registro de la transacción de pago a proveedores. El registro de pago incluye una referencia a la factura de proveedor que se paga en su sublista «Apply».

Capturar

Marca de tiempo de creación de la transacción de pago a proveedores.

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago aplicado
Se aplica un bloqueo de pago a una factura aprobada para impedir su pago. A menudo se deduce cuando se marca una casilla específica o se asigna un estado personalizado de «Hold».
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para el Dashboard de análisis de resolución de bloqueos de pago. Permite identificar los retrasos entre la aprobación y la disponibilidad para el pago, que pueden perjudicar las relaciones con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se deduce del registro de auditoría de una casilla «Payment Hold» o de un campo de estado personalizado en la transacción de la factura de proveedor.

Capturar

Marca de tiempo del cambio en el campo «Payment Hold» o en un campo similar.

Tipo de evento inferred
Bloqueo de pago retirado
Se retira el bloqueo de pago de una factura, que vuelve a estar disponible para el pago. Se deduce al desmarcar la casilla «Payment Hold» o cuando el estado deja de ser «Hold».
Por qué es importante

Medir el tiempo transcurrido entre «Payment Block Set» y esta actividad permite evaluar la eficiencia del proceso de resolución. También ayuda a identificar los motivos habituales de los bloqueos y a agilizar su eliminación.

Dónde obtenerlo

Se deduce del registro de auditoría cuando se desmarca la casilla «Payment Hold» o se actualiza un campo de estado personalizado en la factura de proveedor.

Capturar

Marca de tiempo del cambio que elimina el valor del campo «Payment Hold» o de un campo similar.

Tipo de evento inferred
Descuento por pronto pago no aprovechado
Evento calculado que indica que el pago de una factura con condiciones de pronto pago disponibles no se realizó dentro del plazo para obtener el descuento. Se obtiene al comparar la fecha de pago con la fecha límite del descuento.
Por qué es importante

Contribuye directamente al KPI de tasa de descuentos por pronto pago aprovechados al cuantificar los ahorros perdidos. Ayuda a las organizaciones a identificar problemas del proceso o del flujo de caja que impiden aprovechar los descuentos.

Dónde obtenerlo

Este es un evento calculado. Requiere comparar la «Date» de la transacción de pago a proveedores aplicada con el campo «Discount Date» del registro de la factura de proveedor de origen.

Capturar

Compare la fecha del pago a proveedores con la fecha de descuento de la factura de proveedor. Si la fecha de pago es posterior a la fecha de descuento, se produce el evento.

Tipo de evento calculated
Discrepancia de conciliación identificada
Esta actividad ocurre cuando una factura que debería coincidir con una orden de compra no supera las reglas de conciliación automática y requiere una revisión manual. A menudo se deduce cuando la factura pasa a un estado específico, como «Matching Hold» o «Discrepancy».
Por qué es importante

Pone de manifiesto ineficiencias en los procesos de compras y recepción que generan retrabajos manuales. Esto contribuye directamente al Dashboard de eficiencia de conciliación de facturas y al KPI de tasa de retrabajo por discrepancias de conciliación.

Dónde obtenerlo

Se deduce de un cambio de estado de la factura de proveedor que indique un bloqueo o una excepción, o de la identificación de facturas vinculadas a una orden de compra que requirieron muchas modificaciones manuales antes de su aprobación.

Capturar

Marca de tiempo del cambio de estado a «hold» o «mismatch». Puede ser necesario analizar campos personalizados o flujos de trabajo.

Tipo de evento inferred
Factura devuelta para corregir
Ocurre cuando una persona aprobadora o revisora devuelve la factura a quien la originó para que la corrija. Se deduce de un cambio de estado que hace retroceder la factura en el flujo de trabajo, por ejemplo, de «Pending Approval» a «Pending Submission».
Por qué es importante

Identifica ciclos de retrabajo que prolongan considerablemente el procesamiento y aumentan el trabajo manual. Su seguimiento ayuda a detectar causas habituales de errores, como una codificación incorrecta o errores al introducir datos.

Dónde obtenerlo

Se deduce de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, buscando una regresión de estado o un estado específico de «Rework».

Capturar

Marca de tiempo del cambio de estado que indica un retroceso en el flujo de trabajo de aprobación.

Tipo de evento inferred
Factura enviada para aprobación
Indica el momento en que la factura de proveedor creada se envía formalmente a un flujo de trabajo de aprobación. Por lo general, se deduce cuando el estado de la factura cambia de «Open» o «Pending Submission» a «Pending Approval».
Por qué es importante

Da inicio al ciclo de aprobación. Medir el tiempo transcurrido desde este evento hasta «Bill Approved» o «Bill Rejected» es fundamental para el Dashboard de análisis del tiempo del ciclo de aprobación de facturas.

Dónde obtenerlo

Se deduce de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, en particular de los cambios en el campo «Approval Status».

Capturar

Marca de tiempo del cambio de estado a «Pending Approval» en el registro de auditoría de la factura de proveedor.

Tipo de evento inferred
Factura rechazada
Una persona aprobadora rechaza la factura de proveedor y esta sale de la cola de procesamiento activa. Se registra mediante un cambio explícito al estado «Rejected» y, a menudo, representa un estado final, salvo que la factura se vuelva a enviar.
Por qué es importante

Pone de manifiesto fallos del proceso, como facturas duplicadas o datos incorrectos del proveedor. Hacer un seguimiento de la frecuencia y los motivos de rechazo ayuda a mejorar la precisión desde el primer intento y a reducir el trabajo desperdiciado.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de las notas del sistema o del registro de auditoría de la factura de proveedor, donde se registra la marca de tiempo en que el campo «Approval Status» cambia a «Rejected».

Capturar

Marca de tiempo del cambio de estado a «Rejected» en el registro de auditoría de la factura de proveedor.

Tipo de evento explicit
Nota de crédito aplicada
Representa la aplicación de una nota de crédito del proveedor a una factura, lo que reduce el importe adeudado. Es un evento explícito que se registra en el registro de aplicación de la transacción de crédito del proveedor.
Por qué es importante

Muestra una vía alternativa para liquidar una factura sin realizar un pago directo en efectivo. La frecuencia de las notas de crédito puede indicar problemas con la precisión del pedido inicial o con el desempeño del proveedor.

Dónde obtenerlo

Se obtiene del registro de aplicación que vincula un crédito de proveedor con una factura de proveedor. La fecha de aplicación se utiliza como marca de tiempo del evento.

Capturar

Marca de tiempo de aplicación de una transacción de crédito de proveedor a la factura de proveedor.

Tipo de evento explicit
Pago programado en un lote
La factura aprobada se selecciona y se incluye en un lote de pagos para su ejecución posterior. Se trata de una acción explícita en la que las facturas se añaden a un lote de pagos a proveedores o se procesan desde la página «Pay Bills».
Por qué es importante

Muestra el paso de un pasivo aprobado a una salida de efectivo prevista. Analizar los retrasos entre la aprobación y la programación puede revelar estrategias de gestión de efectivo o ineficiencias en el proceso de ejecución de pagos.

Dónde obtenerlo

Puede ser difícil capturarlo como un evento independiente. A menudo forma parte del propio proceso de creación del pago. Puede deducirse de la fecha de creación de un registro de lote de pagos que incluya la factura.

Capturar

Marca de tiempo de creación del registro del lote de pagos que hace referencia a la factura.

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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