Su Template de datos para el procesamiento de facturas de proveedores
Su Template de datos para el procesamiento de facturas de proveedores
- Atributos recomendados para recopilar
- Actividades clave que se deben seguir
- Guía de extracción
Atributos del procesamiento de facturas de proveedores
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Actividad
Activity
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Nombre de un paso del negocio o evento específico que se produjo durante el ciclo de procesamiento de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo describe una tarea o un cambio de estado concreto en el proceso de cuentas por pagar, como Invoice Parked, Invoice Routed For Approval o Invoice Cleared By Payment. Estas actividades son los componentes básicos del mapa del proceso y suelen extraerse de registros de cambios, campos de estado o registros del flujo de trabajo en SAP. Analizar la secuencia y la duración de estas actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos, medir la frecuencia de los ciclos de retrabajo y comparar la ejecución real con los procedimientos operativos estándar. El nivel de detalle de las actividades definidas influye directamente en la profundidad de las conclusiones que se pueden obtener.
Por qué es importante
Las actividades son la base del mapa del proceso y permiten visualizar el flujo, identificar cuellos de botella y analizar desviaciones.
Dónde obtenerlo
Se obtiene a partir de los códigos de transacción (BKPF-TCODE), los registros del flujo de trabajo (SWW_WI2OBJ) o los registros de cambios (tablas CDHDR/CDPOS), según los cambios realizados en los documentos de factura.
Ejemplos
Documento de factura creadoFactura aprobadaFactura compensada mediante pagoBloqueo de pago establecido
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Factura
InvoiceNumber
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Identificador único de cada documento de factura, que sirve como identificador principal del caso para seguir su recorrido desde la recepción hasta el pago. | ||
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Descripción
El número de factura es una clave compuesta que suele formarse combinando el código de sociedad (BUKRS), el número de documento (BELNR) y el ejercicio fiscal (GJAHR) en SAP. Esta combinación única permite identificar cada factura de forma inequívoca en todo el sistema. En Process Mining, este atributo es fundamental. Vincula todos los eventos y actividades relacionados, como la creación, la contabilización, la aprobación y el pago, en una única instancia del proceso. Analizar el proceso por factura permite obtener una visión completa de su ciclo de vida, esencial para calcular los tiempos de ciclo, identificar variantes y comprender los ciclos de retrabajo.
Por qué es importante
Es el ID del caso esencial que conecta todas las actividades relacionadas con la factura y permite analizar de principio a fin el proceso de cuentas por pagar de cada factura.
Dónde obtenerlo
Se construye a partir de los campos BUKRS, BELNR y GJAHR de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).
Ejemplos
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
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Fecha y hora del evento
EventTime
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Fecha y hora exactas en que se produjo una actividad o un evento específico. | ||
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Descripción
La fecha y hora del evento es la marca de tiempo asociada a cada actividad del proceso. Estos datos son fundamentales para ordenar cronológicamente los eventos y realizar cualquier análisis temporal. En SAP, esta información suele almacenarse en campos de creación (por ejemplo, BKPF-CPUDT) o en tablas de registros de cambios (CDHDR-UDATE y CDHDR-UTIME). Este atributo es esencial para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo, de procesamiento y de espera entre actividades. Permite analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo, ayuda a identificar cuándo se producen cuellos de botella y sirve para comprobar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o las condiciones de pago.
Por qué es importante
Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las métricas basadas en la duración, incluidos los tiempos de ciclo y los cuellos de botella, y constituye la base del análisis del rendimiento.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de tablas de SAP como BKPF (CPUDT/CPUTM para la creación) o CDHDR (UDATE/UTIME para los cambios).
Ejemplos
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
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Código de sociedad
CompanyCode
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Clave única que representa una entidad jurídica o sociedad dentro de la organización de SAP. | ||
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Descripción
El código de sociedad es una unidad organizativa fundamental de SAP Financials que representa una unidad contable independiente. Todas las transacciones financieras, incluidas las facturas, se contabilizan en un código de sociedad específico. Este atributo es esencial para segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica. Permite comparar el rendimiento del proceso, las tasas de cumplimiento y la eficiencia entre distintas partes del negocio. Esto es especialmente importante para grandes empresas multinacionales con varias filiales.
Por qué es importante
Permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica y comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo BUKRS de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).
Ejemplos
10002100US01
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Condiciones de pago
PaymentTerms
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Código que define las condiciones de pago, como las fechas de vencimiento y los posibles descuentos. | ||
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Descripción
Las condiciones de pago son reglas predefinidas en SAP que determinan cómo se calculan las fechas de vencimiento de las facturas y los descuentos por pronto pago. Se asignan a los datos maestros de proveedores y pueden especificarse en cada factura. Este atributo es fundamental para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y descuentos» y el KPI «Tasa de obtención de descuentos por pronto pago». Al analizar las condiciones de pago, una empresa puede identificar oportunidades para obtener descuentos, comprender las implicaciones financieras de los calendarios de pago y garantizar el cumplimiento.
Por qué es importante
Define las reglas para las fechas de vencimiento y los descuentos, algo fundamental para optimizar las finanzas y supervisar el cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo ZTERM de la tabla BSEG de SAP (segmento del documento contable).
Ejemplos
Z0010001NT30
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Fecha de vencimiento de la factura
InvoiceDueDate
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Fecha calculada en la que debe pagarse la factura según las condiciones de pago. | ||
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Descripción
La fecha de vencimiento de la factura indica el límite para pagar al proveedor y cumplir las condiciones acordadas. En SAP, a menudo no se almacena en un único campo, sino que se calcula a partir de la fecha base del documento (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM) asociadas a la factura. Esta fecha es fundamental para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y descuentos». Se utiliza para calcular KPI como la tasa de pagos vencidos e identificar las facturas que corren el riesgo de pagarse tarde. Analizar los datos en función de esta fecha ayuda a priorizar la carga de trabajo y mejorar las relaciones con proveedores.
Por qué es importante
Esta fecha es fundamental para supervisar el cumplimiento de los pagos, calcular los KPI de vencimientos y obtener descuentos por pronto pago.
Dónde obtenerlo
Se calcula a partir de la fecha base para el cálculo del vencimiento (BSEG-ZFBDT) y la clave de condiciones de pago (BSEG-ZTERM).
Ejemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
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Importe bruto de la factura
InvoiceGrossAmount
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Valor bruto total de la factura, incluidos los impuestos y otros cargos, en la moneda original del documento. | ||
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Descripción
Este atributo representa el valor financiero total de una factura. Es un dato fundamental para comprender el impacto financiero y las características de las facturas procesadas. En SAP, el importe puede encontrarse en distintas tablas según el tipo de documento, como BSEG para los documentos financieros. En el análisis, el importe de la factura se utiliza para priorizar las facturas de mayor valor, comprender el volumen financiero del proceso de cuentas por pagar y segmentar el análisis. Por ejemplo, se puede analizar si las facturas de mayor importe tienen tiempos de ciclo más largos o siguen rutas de aprobación distintas. También es fundamental para los KPI financieros.
Por qué es importante
Aporta contexto financiero al proceso y permite analizarlo según el valor, priorizar las facturas de mayor importe y calcular los KPI financieros.
Dónde obtenerlo
Se obtiene de tablas de partidas de SAP, como el campo WRBTR de BSEG (importe en la moneda del documento). Puede ser necesario agregar las partidas para obtener el total de la cabecera.
Ejemplos
1500.0012550.75980.50
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Motivo del bloqueo de pago
PaymentBlockReason
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Código que indica por qué se ha bloqueado el pago de una factura. | ||
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Descripción
Cuando una factura presenta una discrepancia o está en revisión, se puede aplicar un bloqueo de pago para evitar que se incluya en una ejecución de pagos. Este atributo indica el motivo del bloqueo, como una diferencia en la cantidad o en el precio. Esta información es esencial para analizar las excepciones. Ayuda a clasificar las causas principales de los retrasos en los pagos y del retrabajo, y sirve de apoyo al Dashboard «Análisis de excepciones y discrepancias». Conocer los motivos de bloqueo más frecuentes permite introducir mejoras específicas para reducir las excepciones.
Por qué es importante
Indica la causa principal de los retrasos en los pagos y permite realizar análisis específicos para reducir las excepciones, el retrabajo y el tiempo de procesamiento de las facturas.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo ZLSPR de la tabla BSEG de SAP (segmento del documento contable).
Ejemplos
RIA
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Nombre del proveedor
VendorName
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Nombre del proveedor que presentó la factura. | ||
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Descripción
Este atributo contiene el nombre oficial del proveedor. En SAP, los datos maestros de proveedores (tabla LFA1) se vinculan al documento de factura mediante el número de proveedor (LIFNR), almacenado en la cabecera del documento o en las partidas. Analizar los datos por proveedor es fundamental para el Dashboard «Rendimiento de los pagos a proveedores». Permite hacer un seguimiento de los tiempos de procesamiento de facturas, la puntualidad de los pagos y las tasas de excepciones de cada proveedor. Esta información ayuda a gestionar las relaciones con proveedores, identificar a quienes presentan facturas de baja calidad de forma sistemática y negociar mejores condiciones.
Por qué es importante
Permite analizar el rendimiento de cada proveedor, gestionar las relaciones con ellos e identificar problemas relacionados con proveedores específicos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo NAME1 de la tabla LFA1 de SAP, vinculado mediante el número de proveedor (LIFNR) de BKPF o BSEG.
Ejemplos
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
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Número de pedido de compra
PurchaseOrderNumber
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Identificador del pedido de compra al que se imputa la factura. | ||
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Descripción
El número de pedido de compra vincula la factura con el proceso de compras. En las facturas asociadas a pedidos, este vínculo es fundamental para la conciliación de tres vías entre el pedido, la entrada de mercancías y la factura. Este atributo es clave para el Dashboard «Rendimiento de la conciliación de pedidos y entradas de mercancías». Analizar si hay un pedido de compra y si se concilia permite distinguir entre distintos tipos de factura (con pedido o sin pedido) y medir la eficiencia del proceso de conciliación. Los retrasos en esta etapa son una causa habitual de cuellos de botella.
Por qué es importante
Vincula la factura con el proceso de compras y permite analizar las facturas con pedido frente a las que no lo tienen, así como la eficiencia de la conciliación de tres vías.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo EBELN de la tabla BSEG de SAP (para facturas FI) o RSEG (para facturas MM).
Ejemplos
450001712345000175894500018330
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Persona aprobadora
Approver
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Usuario o rol responsable de aprobar el pago de la factura. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona que realizó la actividad Invoice Approved. En SAP, suele gestionarse mediante el sistema de flujo de trabajo, que registra el ID de la persona aprobadora en el historial del flujo. Analizar los datos por persona aprobadora es fundamental para el Dashboard «Análisis de Bottleneck de aprobación de facturas». Permite medir los tiempos de aprobación de cada persona o grupo, identificar a quienes suelen tardar más y comprender la distribución de la carga de trabajo en la jerarquía de aprobación. Estos datos son esenciales para optimizar el flujo de trabajo de aprobación, que a menudo constituye un cuello de botella importante.
Por qué es importante
Identifica a las personas responsables de las aprobaciones y permite analizar los tiempos de ciclo y los cuellos de botella por persona o equipo.
Dónde obtenerlo
Suele encontrarse en las tablas de SAP Business Workflow (por ejemplo, SWW_WI2OBJ, SWWLOG), vinculando el elemento del flujo de trabajo con el objeto de factura e identificando al usuario del paso de aprobación.
Ejemplos
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
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Usuario procesador
ProcessorUser
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Nombre de usuario de SAP de la persona que realizó la actividad, como contabilizar o modificar la factura. | ||
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Descripción
Este atributo identifica a la persona responsable de ejecutar un paso específico del proceso. En SAP, puede ser quien creó el documento (por ejemplo, BKPF-USNAM) o quien realizó un cambio concreto (por ejemplo, CDHDR-USERNAME). Analizar los datos por usuario procesador es clave para comprender el rendimiento del equipo y la distribución de la carga de trabajo. Permite crear el Dashboard «Distribución de la carga de trabajo del equipo de cuentas por pagar» mediante el seguimiento del volumen de facturas y del tiempo medio de actividad por usuario. Esto puede revelar necesidades de formación, identificar a quienes obtienen mejores resultados y facilitar una asignación equitativa de las tareas.
Por qué es importante
Permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento entre usuarios e identificar oportunidades de formación o desequilibrios en la asignación de recursos.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo USERNAME de la tabla CDHDR de SAP (para los cambios) o del campo USNAM de BKPF (para la entrada de documentos).
Ejemplos
AJONESSMITHBCWILLIAMS
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Descuento perdido
DiscountLost
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Indicador calculado que es verdadero si no se aplicó un descuento disponible por pronto pago. | ||
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Descripción
Este atributo identifica las facturas cuyos términos de pago ofrecían un descuento por pronto pago, pero que se pagaron después de que venciera el plazo para obtenerlo. Se calcula comparando la fecha de pago con la fecha límite para el descuento, derivada de los "Términos de pago". Es un KPI financiero clave para la "Tasa de aplicación de descuentos por pronto pago". Permite detectar oportunidades perdidas de reducir costes. Analizar por qué se pierden los descuentos, por ejemplo, debido a ciclos de aprobación largos o bloqueos de pago, puede justificar proyectos de mejora de procesos con un retorno de la inversión claro.
Por qué es importante
Pone de manifiesto oportunidades financieras perdidas, respalda directamente el KPI de "Tasa de aplicación de descuentos por pronto pago" y ofrece un incentivo económico claro para mejorar los procesos.
Dónde obtenerlo
Campo calculado: TRUE si (los términos de pago ofrecían un descuento) Y (Fecha de pago > Fecha límite para el descuento); de lo contrario, FALSE.
Ejemplos
truefalse
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Está automatizada
IsAutomated
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Indicador que señala si una actividad la realizó un sistema o usuario de proceso por lotes, en lugar de una persona. | ||
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Descripción
Este atributo booleano distingue las actividades realizadas automáticamente (por ejemplo, mediante un proceso por lotes, EDI o un sistema OCR) de las realizadas manualmente por una persona. Por lo general, se determina analizando el nombre de usuario asociado a la actividad. Es fundamental para el Dashboard «Procesamiento manual frente a automatizado». Ayuda a medir el éxito de las iniciativas de automatización, calcular el KPI de la tasa de intervención manual e identificar otras oportunidades para reducir el trabajo manual. Comprender las interacciones de las personas y los sistemas es clave para mejorar la eficiencia.
Por qué es importante
Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso, identificar cuellos de botella manuales y hacer un seguimiento del impacto de las iniciativas de automatización.
Dónde obtenerlo
Se obtiene comprobando si el ID de usuario (por ejemplo, CDHDR-USERNAME) pertenece a una lista predefinida de cuentas de sistema, de proceso por lotes o de servicio.
Ejemplos
truefalse
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Está revertida
IsReversed
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Indicador booleano que señala si se ha revertido el documento de factura. | ||
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Descripción
Este atributo señala las facturas canceladas o revertidas, un evento significativo que indica un error grave o un fallo del proceso. En SAP, un documento revertido está vinculado a un documento de reversión. Identificar las facturas revertidas es importante para comprender la calidad del proceso y las tasas de fallos. Permite aislar estas excepciones finales del flujo principal del proceso y realizar un análisis específico de las causas para entender por qué se producen las reversiones y cómo prevenirlas.
Por qué es importante
Señala las facturas canceladas, un indicador clave de fallos del proceso, y ayuda a analizar las causas principales de los errores graves.
Dónde obtenerlo
Compruebe si el número de documento (BKPF-BELNR) aparece en el campo BKPF-STBLG (documento de reversión) de otro documento.
Ejemplos
truefalse
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Está vencida
IsOverdue
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Indicador calculado que es verdadero si la factura se pagó después de la fecha de vencimiento prevista. | ||
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Descripción
Este atributo booleano se obtiene comparando la fecha de la actividad Invoice Cleared By Payment con la fecha de vencimiento de la factura. Si la fecha de pago es posterior a la fecha de vencimiento, el indicador se establece como verdadero. Este atributo sirve directamente para calcular el KPI de la tasa de pagos vencidos y para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y descuentos». Permite filtrar y contar fácilmente los pagos atrasados, lo que ayuda a cuantificar el alcance del problema. Analizar las características de las facturas vencidas (por ejemplo, por proveedor o código de sociedad) puede revelar sus causas principales.
Por qué es importante
Mide directamente el cumplimiento de los plazos de pago y sirve de base para el KPI de tasa de pagos atrasados. Esto ayuda a mejorar las relaciones con los proveedores y a evitar penalizaciones.
Dónde obtenerlo
Campo calculado: TRUE si (Fecha de pago > Fecha de vencimiento de la factura); de lo contrario, FALSE.
Ejemplos
truefalse
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Moneda del documento
DocumentCurrency
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Código de moneda (por ejemplo, USD o EUR) en el que se emitió la factura. | ||
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Descripción
Este atributo especifica la moneda del importe de la factura. En SAP se almacena en la cabecera del documento. La moneda del documento es esencial para interpretar correctamente cualquier análisis financiero. Permite filtrar el análisis del proceso por moneda y es un requisito previo para convertir los importes a una moneda local común y generar informes y agregaciones estandarizados.
Por qué es importante
Aporta el contexto necesario para interpretar los importes financieros y permite realizar análisis por moneda o convertir los importes a una moneda estándar.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo WAERS de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).
Ejemplos
USDEURGBP
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Número de entrada de mercancías
GoodsReceiptNumber
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Identificador del documento de entrada de mercancías relacionado con una factura asociada a un pedido de compra. | ||
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Descripción
En las facturas de bienes físicos, el documento de entrada de mercancías confirma la entrega de los artículos por parte del proveedor. Este número vincula la factura con el evento de entrega correspondiente. Este atributo se utiliza en el Dashboard «Rendimiento de la conciliación de pedidos y entradas de mercancías». El tiempo entre la contabilización de la entrada de mercancías y la de la factura es una métrica clave. Analizar este vínculo ayuda a comprender el proceso completo de conciliación de tres vías e identificar retrasos entre la entrega física y la liquidación financiera.
Por qué es importante
Completa la visión de la conciliación de tres vías (pedido de compra, entrada de mercancías y factura) y permite analizar los retrasos entre la entrega de los bienes y el procesamiento de la factura.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo LFBNR de la tabla RSEG de SAP (partida del documento, factura recibida), que contiene el número de documento de referencia.
Ejemplos
500000123450000015675000002100
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Sistema de origen
SourceSystem
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Identifica el sistema SAP ECC de origen del que se extrajeron los datos. | ||
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Descripción
Este atributo especifica el sistema de registro, como el ID del sistema SAP (SID), del que proceden los datos de procesamiento de facturas. Es especialmente importante en organizaciones con varias instancias de ERP o una combinación de sistemas. En un análisis de Process Mining, permite distinguir los datos de distintos sistemas, que pueden tener configuraciones o variantes de proceso propias. Así se pueden comparar los sistemas y mantener clara la trazabilidad de los datos, algo esencial para la gobernanza y la validación de datos.
Por qué es importante
Garantiza la trazabilidad de los datos y permite analizar los procesos en entornos con varias instancias de SAP u otros sistemas de origen.
Dónde obtenerlo
Suele ser un valor estático que representa el ID del sistema SAP (SID) de la instancia ECC de origen, añadido durante la extracción de datos.
Ejemplos
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
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Tipo de documento
DocumentType
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Código de SAP que clasifica los documentos contables y determina cómo se procesan. | ||
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Descripción
El tipo de documento distingue distintas transacciones comerciales, como facturas de proveedores (KR), notas de crédito (KG) o facturas MM (RE). Esta clasificación determina aspectos como el rango de numeración y los tipos de cuentas en los que se puede contabilizar. En Process Mining, filtrar por tipo de documento permite realizar un análisis más homogéneo. Por ejemplo, el proceso de una factura estándar de proveedor (KR) puede diferir considerablemente del de una nota de crédito (KG). Analizarlos por separado evita agregaciones engañosas y ofrece información más precisa sobre subprocesos específicos.
Por qué es importante
Permite segmentar el análisis por tipo de transacción (por ejemplo, factura o nota de crédito) y obtener información más precisa y pertinente sobre el proceso.
Dónde obtenerlo
Se obtiene del campo BLART de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).
Ejemplos
KRREKG
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Última actualización de los datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen. | ||
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Descripción
Este atributo indica la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de datos desde SAP ECC. No forma parte de los datos transaccionales, sino que son metadatos añadidos durante la ingesta de datos. En el análisis, se utiliza principalmente para indicar la antigüedad de los datos consultados. Es fundamental en Dashboards e informes, ya que informa sobre la actualidad del análisis y ayuda a gestionar las expectativas respecto a la inclusión de transacciones recientes.
Por qué es importante
Indica la actualidad del conjunto de datos, un aspecto fundamental para comprender la vigencia de la información sobre el proceso y de los Dashboards.
Dónde obtenerlo
Son metadatos generados y añadidos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.
Ejemplos
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
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Actividades del procesamiento de facturas de proveedores
| Actividad | Descripción | ||
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Documento de factura creado
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Indica la creación inicial de un documento de factura en SAP, ya sea como documento preliminar o contabilizado por completo. Suele ser el primer evento con marca de tiempo de una factura y sirve como punto de partida para analizar el proceso. Se obtiene de la fecha y la hora de entrada del documento en la tabla BKPF. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es el evento de inicio principal del recorrido de procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto permite medir el tiempo de ciclo total de principio a fin e identificar demoras iniciales en la entrada de datos.
Dónde obtenerlo
Este evento se deduce de la marca de tiempo de creación del registro de cabecera del documento contable. En concreto, la combinación de la fecha de entrada (BKPF-CPUDT) y la hora de entrada (BKPF-CPUTM) proporciona la marca de tiempo.
Capturar
Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla de cabecera del documento BKPF (CPUDT, CPUTM).
Tipo de evento
inferred
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Factura anulada
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El documento de factura contabilizado se ha anulado mediante la creación de un documento de reversión. Esta acción anula el impacto financiero de la factura original. Representa un final alternativo, a menudo negativo, del proceso. | ||
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Por qué es importante
Las reversiones indican errores, como datos introducidos incorrectamente o facturas duplicadas. Hacer un seguimiento de la frecuencia y los motivos de las reversiones ayuda a detectar oportunidades para mejorar la calidad de los datos y lograr que el proceso se complete correctamente desde el primer intento.
Dónde obtenerlo
Este evento se identifica en la tabla de cabecera de documentos (BKPF). El campo del número de documento de reversión (BKPF-STBLG) estará rellenado en el documento original. La fecha del evento es la fecha de contabilización del documento de reversión.
Capturar
Busque el documento de reversión en BKPF.STBLG y obtenga la marca de tiempo de su fecha de contabilización.
Tipo de evento
explicit
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Factura aprobada
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Una persona aprobadora designada ha confirmado que la factura es válida y está lista para el pago. Puede tratarse de un evento explícito de un sistema de flujo de trabajo o inferirse a partir de la eliminación de un bloqueo de pago. Es un hito fundamental antes del pago. | ||
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Por qué es importante
Este es un hito clave que permite pagar la factura. Los retrasos antes o después de este paso indican distintos tipos de problemas, como la disponibilidad de las personas aprobadoras o la programación de las ejecuciones de pago.
Dónde obtenerlo
En un sistema de flujo de trabajo, este es un evento explícito. De lo contrario, suele inferirse a partir de la eliminación de un bloqueo de pago, registrada en los registros de cambios (CDHDR/CDPOS) del campo BSEG-ZLSPR.
Capturar
Evento del sistema de flujo de trabajo o registro de cambios que indica la eliminación del bloqueo de pago.
Tipo de evento
explicit
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Factura compensada mediante pago
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La factura se ha pagado por completo y la partida abierta se ha compensado con un documento de pago. Esto marca la finalización satisfactoria del proceso de cuentas por pagar de la factura. Se captura mediante la información del documento de compensación. | ||
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Por qué es importante
Este es el evento de fin de la ruta principal satisfactoria. El tiempo hasta esta actividad es una medida clave de la eficiencia general del proceso. También es esencial para calcular la puntualidad de los pagos y los descuentos obtenidos.
Dónde obtenerlo
Este evento se identifica cuando se rellenan el número de documento de compensación (BSEG-AUGBL) y la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida del proveedor. La fecha de compensación es la marca de tiempo del evento.
Capturar
Utilice la fecha de compensación (BSEG.AUGDT) cuando se haya rellenado el documento de compensación (BSEG.AUGBL).
Tipo de evento
explicit
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Factura contabilizada
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La factura se registra formalmente en el libro mayor, lo que crea un pasivo financiero. Un documento aparcado se convierte en un documento contabilizado, o bien se crea directamente como contabilizado. Es un paso fundamental de la contabilidad financiera. | ||
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Por qué es importante
La contabilización es un hito fundamental que convierte la factura en un pasivo oficial. Separa la fase de entrada de datos de la fase de gestión activa del pago.
Dónde obtenerlo
Se identifica en la tabla de cabecera de documentos BKPF. Un documento contabilizado tiene el estado de documento (BKPF-BSTAT) en blanco y una fecha de contabilización válida (BKPF-BUDAT). La fecha del evento es la fecha de contabilización.
Capturar
Utilice BKPF.BUDAT para los documentos en los que BKPF.BSTAT no sea 'V' (aparcado) o en los que 'V' haya cambiado.
Tipo de evento
explicit
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Propuesta de pago creada
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La factura se ha incluido en una lista de propuestas de pago como parte de una ejecución de pagos (código de transacción F110). Aunque no es un pago definitivo, indica la intención de pagar. La factura se selecciona según su fecha de vencimiento y las condiciones de pago. | ||
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Por qué es importante
Este es el primer paso del proceso de pago automatizado. Los retrasos entre la propuesta y la ejecución del pago pueden indicar problemas con la aprobación o la programación de la ejecución.
Dónde obtenerlo
Este evento se identifica al localizar el documento de la factura en las tablas de propuestas de pago, como REGUP (partidas procesadas por el programa de pagos). La fecha de ejecución (REGUP-LAUFD) puede utilizarse como fecha del evento.
Capturar
Busque la factura en la tabla REGUP y utilice la fecha de ejecución del pago (LAUFD).
Tipo de evento
explicit
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Bloqueo de pago eliminado
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Se ha eliminado de la factura un bloqueo de pago establecido anteriormente, por lo que ya puede pagarse. Esto suele indicar que se ha resuelto una discrepancia o se ha concedido la aprobación. El evento se captura a partir de las tablas de documentos de modificación. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad indica que se ha resuelto una excepción o se ha completado una aprobación. El tiempo durante el que el bloqueo permanece activo representa trabajo repetido o tiempo de espera, dos aspectos clave para mejorar el proceso.
Dónde obtenerlo
Este evento se captura mediante el seguimiento de los cambios en el campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Los registros de cambios de las tablas CDHDR y CDPOS indican cuándo se vacía este campo.
Capturar
Realice un seguimiento de las entradas de actualización en CDHDR/CDPOS en las que el campo BSEG-ZLSPR cambia a blanco.
Tipo de evento
explicit
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Bloqueo de pago establecido
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La factura tiene un bloqueo activo que impide el pago, normalmente debido a una discrepancia, una aprobación pendiente u otro problema. Se trata de un estado explícito asignado a la partida de la factura. El evento puede capturarse a partir de las tablas de documentos de modificación. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad señala el inicio de una excepción o de un periodo de aprobación. Analizar la frecuencia y la duración de los bloqueos de pago es fundamental para identificar y resolver cuellos de botella y disputas en el proceso.
Dónde obtenerlo
El evento se captura mediante el seguimiento de los cambios en el campo Payment Block Key (BSEG-ZLSPR). Los registros de cambios de las tablas CDHDR y CDPOS indican cuándo se rellena este campo.
Capturar
Realice un seguimiento de las entradas creadas en CDHDR/CDPOS para el campo BSEG-ZLSPR.
Tipo de evento
explicit
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Factura aparcada
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Representa una factura que se ha introducido en SAP, pero aún no se ha contabilizado en el libro mayor. Es una acción explícita que permite completar o aprobar el documento más adelante. El campo de estado de la cabecera indica si la factura está aparcada. | ||
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Por qué es importante
Aparcar una factura indica una pausa deliberada en el proceso, a menudo para revisarla o completar información que falta. Hacer un seguimiento de esta actividad ayuda a identificar las causas de las demoras antes de contabilizar oficialmente la factura.
Dónde obtenerlo
Se identifica en la tabla de cabecera del documento BKPF cuando el estado del documento (BKPF-BSTAT) es «V» (aparcado). La hora del evento corresponde a la hora de creación del documento (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).
Capturar
Filtre los documentos en los que BKPF.BSTAT = 'V'.
Tipo de evento
explicit
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Factura enviada para aprobación
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La factura se ha enviado formalmente a un flujo de trabajo de aprobación. Esta actividad suele depender de un sistema de flujo de trabajo externo o de un cambio de estado específico en SAP. A menudo marca el inicio del subproceso de aprobación. | ||
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Por qué es importante
Este evento marca el inicio del ciclo de aprobación. Medir el tiempo transcurrido hasta Invoice Approved es fundamental para calcular el KPI del tiempo de ciclo de aprobación de facturas e identificar cuellos de botella relacionados con las personas aprobadoras.
Dónde obtenerlo
Si se utiliza SAP Business Workflow, este evento puede extraerse de los registros del flujo de trabajo (por ejemplo, SWWLOG). De lo contrario, es un paso conceptual que suele inferirse cuando se establece un bloqueo de pago por motivos de aprobación.
Capturar
Extráigalo de los registros del flujo de trabajo o infiéralo a partir de la asignación de un bloqueo de pago específico.
Tipo de evento
explicit
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Pedido de compra conciliado
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Esta actividad indica que la partida de la factura se ha vinculado correctamente a un pedido de compra. Es un paso de validación clave en la conciliación de tres vías. Se deduce de la presencia de un número de pedido de compra en los detalles de la partida de la factura. | ||
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Por qué es importante
Las demoras en la conciliación de pedidos de compra pueden convertirse en un cuello de botella importante. Analizar esta actividad ayuda a medir la eficiencia de la conciliación e identificar las facturas que se desvían del flujo de trabajo estándar basado en pedidos de compra.
Dónde obtenerlo
Se deduce de la partida del proveedor en la tabla BSEG. Si el campo del número de pedido de compra (BSEG-EBELN) contiene un valor, se considera que la conciliación se produjo al crear el documento.
Capturar
Compruebe que BSEG.EBELN tenga un valor distinto de nulo para la factura.
Tipo de evento
inferred
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Recepción de mercancías conciliada
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Representa la validación de que se han recibido los bienes o servicios incluidos en la factura, mediante su vinculación con un documento de recepción de mercancías. Es el tercer componente de la conciliación de tres vías. Se deduce de las referencias de la partida de la factura. | ||
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Por qué es importante
La conciliación con una recepción de mercancías confirma que la empresa ha recibido aquello por lo que va a pagar. Hacer un seguimiento de esta actividad ayuda a analizar el KPI del tiempo de conciliación de pedidos de compra, recepciones y facturas, y a agilizar la validación.
Dónde obtenerlo
Se deduce de la partida del proveedor en la tabla BSEG al comprobar si hay un número de documento de recepción de mercancías (BSEG-LFBNR) o al consultar el historial del pedido de compra vinculado (tabla EKBE).
Capturar
Compruebe si hay una referencia a la recepción de mercancías en BSEG.LFBNR o consulte el historial del pedido de compra en EKBE.
Tipo de evento
inferred
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Vencimiento superado sin pago
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Este evento calculado se produce cuando la fecha actual supera la fecha de vencimiento neta de la factura y esta aún no se ha compensado. Señala las facturas que corren el riesgo de vencer o que ya están vencidas. No es un evento directo del sistema. | ||
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Por qué es importante
Esta actividad es fundamental para supervisar el KPI de la tasa de pagos vencidos. Señala con antelación las facturas que requieren atención inmediata para evitar recargos por demora y daños en las relaciones con proveedores.
Dónde obtenerlo
Este es un evento calculado. Se obtiene comparando la fecha actual con la fecha de vencimiento neta (BSEG-ZFBDT) de todas las partidas abiertas (sin compensar). La fecha del evento es la propia fecha de vencimiento.
Capturar
Calcúlelo comparando la fecha actual con BSEG.ZFBDT para las partidas abiertas.
Tipo de evento
calculated
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