Su Template de datos para la gestión de facturas por pagar

SAP ECC
Su Template de datos para la gestión de facturas por pagar

Su Template de datos para la gestión de facturas por pagar

Este Template de datos completo proporciona la información esencial necesaria para analizar eficazmente la gestión de sus facturas por pagar. Detalla los atributos de datos clave que debe recopilar, las actividades principales del proceso que debe supervisar y recomendaciones prácticas para extraer estos datos directamente de su sistema SAP ECC. Utilice este Template para asegurarse de capturar toda la información necesaria para realizar un análisis de procesos completo y útil.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • Actividades clave que debe supervisar
  • Guía de extracción
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para analizar exhaustivamente el procesamiento de facturas de cuentas por pagar.
3 Obligatorio 9 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
El nombre de un paso empresarial o evento específico que tuvo lugar durante el ciclo de vida del procesamiento de la factura.
Descripción

Este atributo describe una única tarea o cambio de estado en el proceso de Cuentas por Pagar, como «Factura aparcada», «Factura enviada para aprobación» o «Factura compensada mediante pago». Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y normalmente se extraen de registros de cambios, campos de estado o registros de Workflow de SAP.

Analizar la secuencia y la duración de estas actividades es el núcleo del Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella entre pasos, medir la frecuencia de los ciclos de retrabajo y comparar la ejecución real del proceso con los procedimientos operativos estándar. El nivel de detalle definido para las actividades influye directamente en la profundidad de las conclusiones que pueden obtenerse.

Por qué es importante

Las actividades forman la columna vertebral del mapa de procesos, ya que permiten visualizar el flujo del proceso, identificar cuellos de botella y analizar las desviaciones.

Dónde obtenerlo

Se deriva de los códigos de transacción (BKPF-TCODE), los registros de Workflow (SWW_WI2OBJ) o los registros de cambios (tablas CDHDR/CDPOS), según los cambios realizados en los documentos de factura.

Ejemplos
Documento de factura creadoFactura aprobadaFactura compensada mediante pagoBloqueo de pago establecido
Factura
InvoiceNumber
Identificador único de cada documento de factura, que sirve como identificador principal del caso para realizar el seguimiento de su recorrido desde la recepción hasta el pago.
Descripción

El número de factura es una clave compuesta que normalmente se forma combinando el código de empresa (BUKRS), el número de documento (BELNR) y el ejercicio fiscal (GJAHR) en SAP. Esta combinación única garantiza que cada factura se identifique de forma inequívoca en todo el sistema.

En Process Mining, este atributo es fundamental. Vincula todos los eventos y actividades relacionados, como la creación, la contabilización, la aprobación y el pago, en una única instancia de proceso coherente. Analizar el proceso por factura permite obtener una visión completa de principio a fin del ciclo de vida de la factura, algo esencial para calcular los tiempos de ciclo, identificar variantes y comprender los ciclos de retrabajo.

Por qué es importante

Es el Case ID esencial que conecta todas las actividades relacionadas con la factura y permite analizar de principio a fin el proceso de Cuentas por Pagar de cada factura.

Dónde obtenerlo

Se construye a partir de los campos BUKRS, BELNR y GJAHR de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).

Ejemplos
1000-1900000001-20232000-5100000055-20231000-1900000042-2024
Hora del evento
EventTime
La fecha y hora precisas en las que tuvo lugar una actividad o evento específico.
Descripción

La hora del evento es la marca de tiempo asociada a cada actividad del proceso. Estos datos son fundamentales para ordenar cronológicamente los eventos y realizar todos los análisis basados en el tiempo. En SAP, esta información suele almacenarse en campos de creación, como BKPF-CPUDT, o en tablas de registros de cambios, como CDHDR-UDATE y CDHDR-UTIME.

Este atributo es esencial para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo, los tiempos de procesamiento y los tiempos de espera entre actividades. Permite analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo, ayuda a identificar cuándo se producen los cuellos de botella y se utiliza para comprobar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o las condiciones de pago.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las métricas basadas en la duración, incluidos los tiempos de ciclo y los cuellos de botella, y constituye la base del análisis del rendimiento.

Dónde obtenerlo

A partir de tablas de SAP como BKPF (CPUDT/CPUTM para la creación) o CDHDR (UDATE/UTIME para los cambios).

Ejemplos
2023-10-01T10:00:00Z2023-10-02T14:35:10Z2023-10-15T09:12:00Z
Aprobador
Approver
Usuario o rol responsable de aprobar la factura para el pago.
Descripción

Este atributo identifica a la persona que realizó la actividad «Factura aprobada». En SAP, normalmente se gestiona mediante el sistema Workflow, y el ID del aprobador queda registrado en el historial del Workflow.

Analizar los datos por aprobador es fundamental para el Dashboard «Análisis de cuellos de botella en la aprobación de facturas». Ayuda a medir los tiempos de aprobación por persona o grupo, identificar a los aprobadores que suelen tardar más y comprender la distribución de la carga de trabajo dentro de la jerarquía de aprobación. Estos datos son esenciales para optimizar el Workflow de aprobación, que a menudo constituye un cuello de botella importante.

Por qué es importante

Identifica a la persona responsable de las aprobaciones y permite analizar los tiempos de ciclo y los cuellos de botella de aprobación por persona o equipo.

Dónde obtenerlo

Normalmente se encuentra en las tablas de SAP Business Workflow, por ejemplo, SWW_WI2OBJ y SWWLOG, vinculando el elemento de Workflow con el objeto de la factura e identificando al usuario del paso de aprobación.

Ejemplos
DMARTINLCHENFINMAN_ROLE
Código de empresa
CompanyCode
Una clave única que representa una entidad jurídica o empresa dentro de la organización SAP.
Descripción

El código de empresa es una unidad organizativa fundamental de SAP Financials que representa una unidad contable independiente. Todas las transacciones financieras, incluidas las facturas, se contabilizan en un código de empresa específico.

Este atributo es esencial para segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica. Permite comparar el rendimiento del proceso, las tasas de cumplimiento y la eficiencia entre distintas partes de la empresa. Es especialmente importante para grandes corporaciones multinacionales con varias filiales.

Por qué es importante

Permite segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica y comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio.

Dónde obtenerlo

A partir del campo BUKRS de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).

Ejemplos
10002100US01
Condiciones de pago
PaymentTerms
Código que define las condiciones de pago, como las fechas de vencimiento y los posibles descuentos.
Descripción

Las condiciones de pago son reglas predefinidas en SAP que determinan cómo se calculan las fechas de vencimiento de las facturas y los descuentos por pronto pago. Se asignan a los registros maestros de proveedores y pueden especificarse en facturas individuales.

Este atributo es esencial para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y descuentos» y el KPI «Tasa de aprovechamiento de descuentos por pronto pago». Al analizar las condiciones de pago, una empresa puede identificar oportunidades para aprovechar descuentos, comprender las implicaciones financieras de los calendarios de pago y garantizar el cumplimiento.

Por qué es importante

Define las reglas para las fechas de vencimiento y los descuentos, algo fundamental para optimizar las finanzas y supervisar el cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Del campo ZTERM de la tabla BSEG de SAP (segmento del documento contable).

Ejemplos
Z0010001NT30
Fecha de vencimiento de la factura
InvoiceDueDate
La fecha calculada en la que vence el pago de la factura según las condiciones de pago.
Descripción

La fecha de vencimiento de la factura indica el plazo para pagar al proveedor y cumplir las condiciones acordadas. En SAP, a menudo no se almacena en un único campo, sino que se calcula a partir de la fecha base del documento (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM) asociadas a la factura.

Esta fecha es fundamental para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y descuentos». Se utiliza para calcular KPI como la tasa de pagos vencidos e identificar las facturas con riesgo de pago tardío. Analizar los pagos con respecto a esta fecha ayuda a priorizar el trabajo y mejorar las relaciones con los proveedores.

Por qué es importante

Esta fecha es fundamental para supervisar el cumplimiento de los pagos, calcular KPI de pagos vencidos y aprovechar los descuentos por pronto pago.

Dónde obtenerlo

Se obtiene a partir de la fecha base para el cálculo del vencimiento (BSEG-ZFBDT) y la clave de condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Ejemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importe bruto de la factura
InvoiceGrossAmount
El valor bruto total de la factura, incluidos los impuestos y otros cargos, en la moneda original del documento.
Descripción

Este atributo representa el valor financiero total de una factura. Es un dato fundamental para comprender el impacto financiero y las características de las facturas que se procesan. En SAP, este importe puede encontrarse en distintas tablas según el tipo de documento, como BSEG para los documentos financieros.

En el análisis, el importe de la factura se utiliza para priorizar las facturas de alto valor, comprender el volumen financiero del proceso de Cuentas por Pagar y segmentar el análisis. Por ejemplo, puede analizarse si las facturas de alto valor tienen tiempos de ciclo más largos o siguen rutas de aprobación diferentes. También es fundamental para los KPI financieros.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero al proceso, permite realizar análisis basados en el valor, priorizar facturas de alto importe y calcular KPI financieros.

Dónde obtenerlo

A partir de tablas de partidas de SAP, como el campo WRBTR de BSEG (importe en la moneda del documento). Puede ser necesario agregar las partidas para obtener el nivel de cabecera.

Ejemplos
1500.0012550.75980.50
Motivo del bloqueo de pago
PaymentBlockReason
Código que indica por qué una factura está bloqueada para el pago.
Descripción

Cuando una factura presenta una discrepancia o está en revisión, se puede aplicar un bloqueo de pago para impedir que se incluya en una ejecución de pagos. Este atributo indica el motivo del bloqueo, como una diferencia de cantidad o una variación de precio.

Esta información es esencial para analizar las excepciones. Ayuda a categorizar las causas raíz de los retrasos y reprocesos de pago, y respalda el Dashboard «Análisis de excepciones y discrepancias». Comprender los motivos de bloqueo más frecuentes permite aplicar mejoras específicas para reducir las excepciones.

Por qué es importante

Proporciona la causa raíz de los retrasos de pago y permite realizar análisis específicos para reducir las excepciones, los reprocesos y el tiempo de procesamiento de las facturas.

Dónde obtenerlo

Del campo ZLSPR de la tabla BSEG de SAP (segmento del documento contable).

Ejemplos
RIA
Nombre del proveedor
VendorName
El nombre del proveedor que presentó la factura.
Descripción

Este atributo contiene el nombre oficial del proveedor. En SAP, los datos maestros del proveedor (tabla LFA1) se vinculan al documento de factura mediante el número de proveedor (LIFNR), almacenado en la cabecera del documento o en las partidas.

Analizar por proveedor es fundamental para el panel «Rendimiento de pagos a proveedores». Permite realizar un seguimiento de los tiempos de procesamiento de facturas, la puntualidad de los pagos y las tasas de excepciones de proveedores concretos. Esta información puede ayudar a gestionar las relaciones con los proveedores, identificar a aquellos que presentan de forma constante una baja calidad en sus facturas y negociar mejores condiciones.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento específico de cada proveedor, gestionar las relaciones con ellos e identificar problemas asociados a proveedores concretos.

Dónde obtenerlo

A partir del campo NAME1 de la tabla LFA1 de SAP, vinculado mediante el número de proveedor (LIFNR) encontrado en BKPF o BSEG.

Ejemplos
Global Office Supplies Inc.Tech Solutions LLCReliable Logistics Corp.
Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador de la orden de compra contra la que se factura la factura.
Descripción

El número de orden de compra (PO) vincula la factura con el proceso de compras. En las facturas respaldadas por una PO, esta conexión es fundamental para la conciliación a tres bandas entre la PO, la recepción de mercancías y la factura.

Este atributo es clave para el Dashboard «Rendimiento de la conciliación PO/GR». Analizar la existencia y la conciliación de una PO ayuda a distinguir entre distintos tipos de factura, con PO o sin PO, y a medir la eficiencia del proceso de conciliación. Los retrasos en esta área son una fuente habitual de cuellos de botella.

Por qué es importante

Vincula la factura con el proceso de compras y permite analizar las facturas con PO y sin PO, así como la eficiencia de la conciliación a tres bandas.

Dónde obtenerlo

Del campo EBELN de la tabla BSEG de SAP, para facturas FI, o de la tabla RSEG, para facturas MM.

Ejemplos
450001712345000175894500018330
Usuario procesador
ProcessorUser
El nombre de usuario de SAP de la persona empleada que realizó la actividad, como contabilizar o modificar la factura.
Descripción

Este atributo identifica a la persona responsable de ejecutar un paso específico del proceso. En SAP, puede ser el usuario que creó el documento, por ejemplo, BKPF-USNAM, o quien realizó un cambio concreto, por ejemplo, CDHDR-USERNAME.

Analizar por usuario procesador es clave para comprender el rendimiento del equipo y la distribución de la carga de trabajo. Ayuda a crear el panel «Distribución de la carga de trabajo del personal de Cuentas por Pagar» mediante el seguimiento del volumen de facturas y de los tiempos medios de actividad por usuario. Esto puede revelar necesidades de formación, identificar a las personas con mejor rendimiento y favorecer una asignación equitativa de las tareas.

Por qué es importante

Permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento entre usuarios e identificar oportunidades de formación o desequilibrios de recursos.

Dónde obtenerlo

A partir del campo USERNAME de la tabla CDHDR de SAP (para cambios) o del campo USNAM de BKPF (para la entrada de documentos).

Ejemplos
AJONESSMITHBCWILLIAMS
Descuento perdido
DiscountLost
Indicador calculado que es verdadero si no se aprovechó un descuento disponible por pronto pago.
Descripción

Este atributo identifica las facturas cuyas condiciones de pago ofrecían un descuento por pronto pago, pero cuyo pago se realizó después de que finalizara el periodo de descuento. Se calcula comparando la fecha de pago con la fecha límite del descuento derivada de las «Condiciones de pago».

Es un KPI financiero fundamental para la «Tasa de captura de descuentos por pronto pago». Pone de relieve las oportunidades perdidas de reducir costos. Analizar por qué se pierden los descuentos, por ejemplo, debido a ciclos de aprobación prolongados o bloqueos de pago, puede justificar proyectos de mejora de procesos con un retorno de la inversión claro.

Por qué es importante

Pone de relieve oportunidades financieras perdidas, respalda directamente el KPI «Tasa de captura de descuentos por pronto pago» y ofrece un incentivo económico claro para mejorar el proceso.

Dónde obtenerlo

Campo calculado: TRUE si (las condiciones de pago ofrecían un descuento) AND (la fecha de pago > la fecha límite del descuento); en caso contrario, FALSE.

Ejemplos
truefalse
Está anulado
IsReversed
Indicador booleano que señala si el documento de factura fue anulado.
Descripción

Este atributo identifica las facturas canceladas o anuladas, un evento significativo que indica un error grave o un fallo del proceso. En SAP, un documento anulado está vinculado a un documento de anulación.

Identificar las facturas anuladas es importante para comprender la calidad del proceso y las tasas de fallo. Permite aislar estas excepciones terminales del flujo principal y realizar un análisis específico de las causas raíz para entender por qué se producen las anulaciones y cómo prevenirlas.

Por qué es importante

Identifica las facturas canceladas, un indicador clave de fallos del proceso que ayuda a analizar las causas raíz de errores importantes.

Dónde obtenerlo

Compruebe si el número de documento (BKPF-BELNR) existe en el campo BKPF-STBLG (documento de anulación) de cualquier otro documento.

Ejemplos
truefalse
Está automatizado
IsAutomated
Indicador que señala si una actividad fue realizada por un sistema o usuario de proceso por lotes, en lugar de un usuario humano.
Descripción

Este atributo booleano distingue entre las actividades realizadas automáticamente, por ejemplo, mediante un proceso por lotes, EDI o un sistema OCR, y las realizadas manualmente por un usuario. Normalmente se determina analizando el nombre de usuario asociado a una actividad.

Es fundamental para el Dashboard «Procesamiento manual frente a automatizado». Ayuda a medir el éxito de las iniciativas de automatización, calcular el KPI de tasa de intervención manual e identificar oportunidades adicionales para reducir el trabajo manual. Comprender los puntos de interacción entre las personas y los sistemas es clave para mejorar la eficiencia.

Por qué es importante

Ayuda a medir el nivel de automatización del proceso, identificar cuellos de botella manuales y hacer seguimiento del impacto de las iniciativas de automatización.

Dónde obtenerlo

Se obtiene comprobando si el ID de usuario, por ejemplo, CDHDR-USERNAME, pertenece a una lista predefinida de cuentas de sistema, de procesos por lotes o de servicios.

Ejemplos
truefalse
Está vencida
IsOverdue
Indicador calculado que es verdadero si la factura se pagó después de su fecha de vencimiento prevista.
Descripción

Este atributo booleano se obtiene comparando la fecha de la actividad «Factura liquidada mediante pago» con la «Fecha de vencimiento de la factura». Si la fecha de pago es posterior a la fecha de vencimiento, el indicador se establece como verdadero.

Este atributo respalda directamente el KPI «Tasa de pagos vencidos» y el Dashboard «Cumplimiento de pagos y descuentos». Permite filtrar y contar fácilmente los pagos atrasados, lo que ayuda a cuantificar la magnitud del problema. Analizar las características de las facturas vencidas, por ejemplo, por proveedor o sociedad, puede revelar sus causas raíz.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago y constituye la base del KPI de tasa de pagos vencidos, lo que ayuda a mejorar las relaciones con los proveedores y evitar sanciones.

Dónde obtenerlo

Campo calculado: TRUE si (fecha de pago > fecha de vencimiento de la factura); de lo contrario, FALSE.

Ejemplos
truefalse
Moneda del documento
DocumentCurrency
El código de moneda, por ejemplo, USD o EUR, en el que se emitió la factura.
Descripción

Este atributo especifica la moneda del importe de la factura. Se almacena en el nivel de cabecera del documento en SAP.

La moneda del documento es esencial para cualquier análisis financiero, ya que garantiza que los importes se interpreten correctamente. Permite filtrar el análisis del proceso por moneda y es un requisito previo para convertir los importes a una moneda local común con fines de generación de informes y agregación estandarizados.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para interpretar los importes financieros y permite realizar análisis específicos por moneda o convertirlos a una moneda estándar.

Dónde obtenerlo

A partir del campo WAERS de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).

Ejemplos
USDEURGBP
Número de recepción de mercancías
GoodsReceiptNumber
Identificador del documento de recepción de mercancías relacionado con una factura basada en una PO.
Descripción

En las facturas relacionadas con mercancías físicas, el documento de recepción de mercancías (GR) confirma la entrega de los artículos por parte del proveedor. Este número vincula la factura con el evento de entrega específico.

Este atributo se utiliza en el Dashboard «Rendimiento de la conciliación PO/GR». El tiempo entre la contabilización de la recepción de mercancías y la contabilización de la factura es una métrica clave. Analizar este vínculo ayuda a comprender el proceso completo de conciliación a tres bandas e identificar retrasos entre la entrega física y la liquidación financiera.

Por qué es importante

Completa la visión de la conciliación a tres bandas (PO-GR-factura) y permite analizar los retrasos entre la entrega de mercancías y el procesamiento de la factura.

Dónde obtenerlo

Del campo LFBNR de la tabla RSEG de SAP (partida del documento, factura recibida), que corresponde al número de documento de referencia.

Ejemplos
500000123450000015675000002100
Sistema de origen
SourceSystem
Identifica el sistema SAP ECC de origen del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de registro, como el ID del sistema SAP (SID), donde se originaron los datos de procesamiento de facturas. Es especialmente importante en organizaciones con varias instancias de ERP o una combinación de sistemas.

En un análisis de Process Mining, ayuda a diferenciar los datos procedentes de distintos sistemas, que pueden tener configuraciones o variaciones de proceso propias. Esto permite comparar sistemas y garantiza la trazabilidad de los datos, algo esencial para la gobernanza y la validación de datos.

Por qué es importante

Garantiza la trazabilidad de los datos y permite analizar los procesos en entornos con varias instancias de SAP u otros sistemas de origen.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un valor estático que representa el ID del sistema SAP (SID) de la instancia ECC de origen, añadido durante el proceso de extracción de datos.

Ejemplos
ECC_PROD_EUSAP_US_01E5P
Tipo de documento
DocumentType
Código de SAP que clasifica los documentos contables y controla cómo se procesan.
Descripción

El tipo de documento diferencia distintas transacciones empresariales, como facturas de proveedores (KR), abonos (KG) o facturas MM (RE). Esta clasificación determina aspectos como el rango de numeración y los tipos de cuenta en los que se pueden contabilizar.

En Process Mining, filtrar por tipo de documento permite realizar un análisis más homogéneo. Por ejemplo, el proceso de una factura estándar de proveedor (KR) puede diferir considerablemente del de un abono (KG). Analizarlos por separado evita agregaciones engañosas y ofrece información más precisa sobre subprocesos específicos.

Por qué es importante

Permite segmentar el análisis por tipo de transacción, por ejemplo, factura o abono, para obtener información más precisa y relevante sobre el proceso.

Dónde obtenerlo

Del campo BLART de la tabla BKPF de SAP (cabecera del documento contable).

Ejemplos
KRREKG
Última actualización de datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo marca la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente desde SAP ECC. No forma parte de los datos transaccionales, sino que son metadatos añadidos durante el proceso de ingesta de datos.

Su uso principal en el análisis es proporcionar contexto sobre la actualidad de los datos que se consultan. Esto es fundamental para los Dashboards y los informes, ya que informa a los usuarios de hasta qué punto está actualizado el análisis y ayuda a gestionar las expectativas sobre la inclusión de transacciones muy recientes.

Por qué es importante

Indica la actualidad del conjunto de datos, un aspecto fundamental para comprender la vigencia de la información y los Dashboards del proceso.

Dónde obtenerlo

Son metadatos generados y añadidos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Ejemplos
2024-05-21T02:00:00Z2024-05-22T02:00:00Z2024-05-23T02:00:00Z
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos que debe capturar en su registro de eventos para descubrir y analizar con precisión su Workflow de procesamiento de facturas.
6 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Documento de factura creado
Indica la creación inicial de un documento de factura en SAP, ya sea como documento aparcado o contabilizado por completo. Normalmente, este es el primer evento de la factura con marca de tiempo y sirve como punto de partida para el análisis del proceso. Se captura a partir de la fecha y hora de entrada del documento en la tabla BKPF.
Por qué es importante

Esta actividad es el evento de inicio principal del recorrido de procesamiento de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto ayuda a medir el tiempo total del ciclo de principio a fin e identificar demoras iniciales en la introducción de datos.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere a partir de la marca de tiempo de creación del registro de cabecera del documento contable. En concreto, la combinación de la fecha de entrada (BKPF-CPUDT) y la hora de entrada (BKPF-CPUTM) proporciona la marca de tiempo.

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de creación de la tabla de cabecera de documentos BKPF (CPUDT, CPUTM).

Tipo de evento inferred
Factura anulada
El documento de factura contabilizado se ha cancelado mediante la creación de un documento de reversión. Esta acción anula el impacto financiero de la factura original. Representa un final alternativo, normalmente negativo, del proceso.
Por qué es importante

Las reversiones indican errores, como una introducción incorrecta de datos o facturas duplicadas. El seguimiento de la frecuencia y las causas de las reversiones ayuda a identificar oportunidades para mejorar la calidad de los datos y el procesamiento correcto desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica en la tabla de cabecera de documentos (BKPF). El documento original tendrá cumplimentado el número de documento de reversión (BKPF-STBLG). La hora del evento es la fecha de contabilización del documento de reversión.

Recopilar

Localice el documento de reversión en BKPF.STBLG y obtenga la marca de tiempo de su fecha de contabilización.

Tipo de evento explicit
Factura aprobada
Un aprobador designado ha confirmado que la factura es válida y está lista para el pago. Puede tratarse de un evento explícito de un sistema de Workflow o inferirse a partir de la eliminación de un bloqueo de pago. Es un hito fundamental antes del pago.
Por qué es importante

Este es un hito clave que desbloquea la factura para el pago. Las demoras anteriores o posteriores a este paso indican distintos tipos de problemas, como la disponibilidad de los aprobadores o la programación de la ejecución de pagos.

Dónde obtenerlo

En un sistema de Workflow, este es un evento explícito. De lo contrario, suele inferirse a partir de la eliminación de un bloqueo de pago, capturada mediante los registros de cambios (CDHDR/CDPOS) del campo BSEG-ZLSPR.

Recopilar

Evento procedente del sistema de Workflow o del registro de cambios correspondiente a la eliminación del bloqueo de pago.

Tipo de evento explicit
Factura compensada mediante pago
La factura se ha pagado por completo y la partida abierta se ha compensado con un documento de pago. Esto marca la finalización satisfactoria del proceso de Cuentas por Pagar de la factura. Se captura mediante la información del documento de compensación.
Por qué es importante

Este es el evento final principal de la ruta satisfactoria. El tiempo necesario para llegar a esta actividad es una medida clave de la eficiencia general del proceso. También es esencial para calcular la puntualidad de los pagos y el aprovechamiento de descuentos.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica cuando se cumplimentan el número del documento de compensación (BSEG-AUGBL) y la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida del proveedor. La fecha de compensación es la marca de tiempo del evento.

Recopilar

Utilice la fecha de compensación (BSEG.AUGDT) cuando el documento de compensación (BSEG.AUGBL) esté cumplimentado.

Tipo de evento explicit
Factura contabilizada
La factura se registra formalmente en el libro mayor, lo que crea un pasivo financiero. Un documento aparcado se convierte en un documento contabilizado o se crea como contabilizado desde el principio. Es un paso fundamental de la contabilidad financiera.
Por qué es importante

La contabilización es un hito crítico que convierte la factura en un pasivo oficial. Separa la fase de introducción de datos de la fase activa de gestión del pago.

Dónde obtenerlo

Se identifica en la tabla de cabecera de documentos BKPF. Un documento contabilizado tiene el estado del documento en blanco (BKPF-BSTAT) y una fecha de contabilización válida (BKPF-BUDAT). La marca de tiempo del evento es la fecha de contabilización.

Recopilar

Utilice BKPF.BUDAT para los documentos en los que BKPF.BSTAT no sea «V» (aparcado) o en los que «V» haya cambiado.

Tipo de evento explicit
Propuesta de pago creada
La factura se ha incluido en una lista de propuesta de pago como parte de una ejecución de pagos (T-Code F110). Aunque no constituye un pago final, indica la intención de pagar. La factura se selecciona según su fecha de vencimiento y sus condiciones de pago.
Por qué es importante

Este es el primer paso del proceso de pago automatizado. Las demoras entre la propuesta y la ejecución final del pago pueden indicar problemas con la aprobación o la programación de la ejecución de pagos.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica al localizar el documento de factura en las tablas de propuestas de pago, como REGUP (partidas procesadas por el programa de pagos). La fecha de ejecución (REGUP-LAUFD) puede utilizarse como hora del evento.

Recopilar

Localice la factura en la tabla REGUP y utilice la fecha de ejecución del pago (LAUFD).

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago eliminado
Se ha eliminado de la factura un bloqueo de pago establecido anteriormente, por lo que ahora puede pagarse. Esto suele indicar que se ha resuelto una discrepancia o se ha concedido una aprobación. El evento se captura a partir de las tablas de documentos de modificación.
Por qué es importante

Esta actividad indica la resolución de una excepción o la finalización de una aprobación. El tiempo durante el que el bloqueo permanece activo representa tiempo de retrabajo o espera, un área clave para mejorar el proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura mediante el seguimiento de los cambios en el campo de clave de bloqueo de pago (BSEG-ZLSPR). Los registros de cambios de las tablas CDHDR y CDPOS indican cuándo se borra este campo.

Recopilar

Realice un seguimiento de las entradas de actualización en CDHDR/CDPOS en las que el campo BSEG-ZLSPR cambie a blanco.

Tipo de evento explicit
Bloqueo de pago establecido
La factura queda bloqueada activamente para el pago, normalmente debido a una discrepancia, una aprobación pendiente u otro problema. Es un estado explícito establecido en la partida de la factura. El evento puede capturarse a partir de las tablas de documentos de modificación.
Por qué es importante

Esta actividad señala el inicio de una excepción o de un periodo de aprobación. Analizar la frecuencia y la duración de los bloqueos de pago es fundamental para identificar y resolver cuellos de botella y disputas del proceso.

Dónde obtenerlo

El evento se captura mediante el seguimiento de los cambios en el campo de clave de bloqueo de pago (BSEG-ZLSPR). Los registros de cambios de las tablas CDHDR y CDPOS indican cuándo se cumplimenta este campo.

Recopilar

Realice un seguimiento de la creación de entradas en CDHDR/CDPOS para el campo BSEG-ZLSPR.

Tipo de evento explicit
Factura aparcada
Representa una factura que se ha introducido en SAP, pero que todavía no se ha contabilizado en el libro mayor. Es una acción explícita que permite completar o aprobar la factura posteriormente. El campo de estado del documento en la tabla de cabecera indica si una factura está aparcada.
Por qué es importante

Aparcar una factura indica una pausa deliberada en el proceso, normalmente para revisarla o completar información que falta. El seguimiento de esta actividad ayuda a identificar las causas de las demoras antes de la contabilización oficial de la factura.

Dónde obtenerlo

Se identifica en la tabla de cabecera de documentos BKPF cuando el estado del documento (BKPF-BSTAT) es «V» (aparcado). La hora del evento es la hora de creación del documento (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM).

Recopilar

Filtre los documentos en los que BKPF.BSTAT = «V».

Tipo de evento explicit
Factura enviada para aprobación
La factura se ha enviado formalmente a un Workflow de aprobación. Esta actividad suele depender de un sistema de Workflow externo o de un cambio de estado específico en SAP. A menudo marca el inicio del subproceso de aprobación.
Por qué es importante

Esto marca el inicio del ciclo de aprobación. Medir el tiempo transcurrido desde este evento hasta «Factura aprobada» es fundamental para el KPI del tiempo del ciclo de aprobación de facturas y para identificar cuellos de botella relacionados con los aprobadores.

Dónde obtenerlo

Si se utiliza SAP Business Workflow, este evento puede extraerse de los registros del Workflow, por ejemplo, SWWLOG. De lo contrario, se trata de un paso conceptual que suele inferirse a partir del establecimiento de un bloqueo de pago por motivos de aprobación.

Recopilar

Extraiga el evento de los registros del Workflow o infiéralo a partir del establecimiento de un bloqueo de pago específico.

Tipo de evento explicit
Fecha de vencimiento superada sin pago
Este evento calculado ocurre cuando la fecha actual supera la fecha neta de vencimiento de la factura, pero esta todavía no se ha compensado. Destaca las facturas que corren el riesgo de vencer o que ya están vencidas. No es un evento directo del sistema.
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para supervisar el KPI de la tasa de pagos vencidos. Señala de forma proactiva las facturas que requieren atención inmediata para evitar recargos por pagos atrasados y el deterioro de las relaciones con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Este es un evento calculado. Se obtiene comparando la fecha actual con la fecha neta de vencimiento (BSEG-ZFBDT) de todas las partidas abiertas, es decir, no compensadas. La marca de tiempo del evento es la propia fecha de vencimiento.

Recopilar

Obtenga el evento comparando la fecha actual con BSEG.ZFBDT para las partidas abiertas.

Tipo de evento calculated
Orden de compra conciliada
Esta actividad indica que la partida de la factura se ha vinculado correctamente a una orden de compra. Es un paso de validación fundamental en un proceso de conciliación de tres vías. Se infiere por la presencia de un número de orden de compra en los detalles de la partida de la factura.
Por qué es importante

Las demoras en la conciliación con órdenes de compra pueden convertirse en un cuello de botella importante. Analizar esta actividad ayuda a medir la eficiencia del proceso de conciliación e identificar las facturas que se desvían del flujo de trabajo estándar basado en órdenes de compra.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la partida del proveedor en la tabla BSEG. Si el campo del número de orden de compra (BSEG-EBELN) está cumplimentado, se considera que la conciliación tuvo lugar en el momento de creación del documento.

Recopilar

Compruebe que el valor de BSEG.EBELN para la factura no sea nulo.

Tipo de evento inferred
Recepción de mercancías conciliada
Representa la validación de que se han recibido los bienes o servicios incluidos en la factura, mediante el vínculo de la factura con un documento de recepción de mercancías. Es el tercer componente de una conciliación de tres vías. Se infiere a partir de las referencias de la partida de la factura.
Por qué es importante

La conciliación con una recepción de mercancías confirma que la empresa ha recibido aquello por lo que está pagando. El seguimiento de esta actividad ayuda a analizar el KPI del tiempo de conciliación entre orden de compra, recepción de mercancías y factura, y a agilizar la validación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la partida del proveedor en la tabla BSEG, comprobando si existe un número de documento de recepción de mercancías (BSEG-LFBNR) o rastreando el historial de la orden de compra vinculada (tabla EKBE).

Recopilar

Compruebe la referencia de recepción de mercancías en BSEG.LFBNR o mediante el historial de la orden de compra en EKBE.

Tipo de evento inferred
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