Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

SAP S/4HANA
Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso de procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Detalla los atributos y las actividades esenciales para crear un registro de eventos sólido. También encontrará indicaciones prácticas para extraer estos datos de sus sistemas de origen y comenzar sin complicaciones su iniciativa de Process Mining.
  • Atributos recomendados para un análisis completo
  • Actividades clave del proceso que debe supervisar eficazmente
  • Guía paso a paso para extraer los datos
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los campos de datos esenciales que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis exhaustivo y útil de su proceso de cuentas por pagar.
5 Obligatorio 6 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
Nombre de un evento o paso empresarial específico que tuvo lugar durante el ciclo de vida del procesamiento de una factura.
Descripción

La actividad representa una etapa o acción diferenciada dentro del proceso de Cuentas por pagar, como «Factura recibida», «Factura contabilizada» o «Pago ejecutado». Estos son los elementos básicos del mapa de procesos.

Analizar las actividades es fundamental en Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas habituales, detectar desviaciones respecto al proceso estándar y medir la frecuencia y duración de cada paso. La secuencia de estas actividades para una factura determinada forma su recorrido dentro del proceso.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar su flujo, identificar cuellos de botella y detectar ciclos de retrabajo.

Dónde obtenerlo

Se deriva de diversas fuentes, incluidos los cambios de estado de los documentos, por ejemplo, BKPF-BSTAT, los documentos de modificación, tablas CDHDR/CDPOS, o los registros de Workflow. Normalmente requiere una lógica de extracción personalizada.

Ejemplos
Factura recibidaFactura aprobadaPago ejecutadoFactura bloqueada para pago
Factura
Invoice
Identificador único de un documento de factura, que actúa como ID de caso principal del proceso de Cuentas por pagar.
Descripción

La factura es el objeto central que conecta todas las actividades relacionadas, desde la recepción hasta el pago. En SAP S/4HANA, normalmente se trata de una clave compuesta formada por el código de sociedad (BUKRS), un número de documento único (BELNR) y el ejercicio fiscal (GJAHR).

Analizar por factura permite obtener una visión completa de su ciclo de vida de extremo a extremo. Esto es fundamental para calcular métricas clave, como el tiempo de ciclo total, identificar cuellos de botella en facturas individuales y comprender las distintas rutas que puede seguir una factura durante el proceso.

Por qué es importante

Identifica de forma única el recorrido de cada factura, lo que permite rastrear su ciclo de vida completo y analizar el rendimiento del proceso caso por caso.

Dónde obtenerlo

Es una clave compuesta derivada de las tablas BKPF (cabecera del documento contable) o RBKP (cabecera del documento: recepción de factura), mediante los campos BUKRS, BELNR y GJAHR.

Ejemplos
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Hora del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en las que tuvo lugar la actividad.
Descripción

La hora del evento es la marca de tiempo asociada a cada actividad y proporciona la secuencia cronológica de eventos de una factura. Estos datos son esenciales para comprender el flujo del proceso y realizar cualquier análisis basado en el tiempo.

En el análisis, la hora del evento se utiliza para ordenar correctamente las actividades, calcular los tiempos de ciclo entre distintos pasos, identificar los tiempos de espera y analizar el rendimiento del proceso en diferentes periodos, por ejemplo, mes a mes. Es la base de todos los KPI basados en duraciones.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, esenciales en Process Mining.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversos campos de fecha y hora de las tablas de SAP, como la fecha de creación (BKPF-CPUDT), la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT), la fecha de compensación (BSAK-AUGDT) o las marcas de tiempo del registro de cambios (CDHDR-UDATE/UTIME).

Ejemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor normalmente será «SAP S/4HANA».

En entornos con varios ERP o sistemas integrados, este campo es fundamental para la trazabilidad y la segregación de los datos. Garantiza que el análisis se realice sobre el conjunto de datos correcto y ayuda a diagnosticar problemas de calidad rastreándolos hasta su origen.

Por qué es importante

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y los entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un valor estático que se añade durante la extracción de datos para etiquetar el origen del conjunto de datos.

Ejemplos
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo proporciona la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de datos desde SAP S/4HANA. Es un campo de metadatos fundamental para comprender la actualidad de los datos analizados.

Esta información ayuda a saber hasta qué punto está actualizado el análisis del proceso. También permite gestionar las expectativas sobre la latencia de los datos y resulta esencial para programar las actualizaciones y mantener la integridad de los datos.

Por qué es importante

Indica la actualidad de los datos y permite saber hasta qué punto está actualizado el análisis del proceso.

Dónde obtenerlo

Este valor se genera y se registra en cada registro en el momento de extraer los datos del sistema de origen.

Ejemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Código de sociedad
CompanyCode
Unidad organizativa para la que se procesa la factura.
Descripción

Un código de sociedad es la unidad organizativa más pequeña para la que puede elaborarse un conjunto completo e independiente de cuentas destinado a la presentación de información externa. En el contexto de Cuentas por pagar, representa la entidad jurídica que debe dinero al proveedor.

Analizar por código de sociedad permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades jurídicas de la organización. Esto ayuda a identificar qué partes de la empresa siguen los procesos estándar y cuáles presentan mayor eficiencia, tiempos de ciclo más largos o tasas de retrabajo más elevadas.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades jurídicas y ayuda a identificar problemas y buenas prácticas específicos de una región o unidad de negocio.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de cabecera de documentos, principalmente en BKPF-BUKRS para facturas FI y RBKP-BUKRS para facturas MM.

Ejemplos
10001710US01DE01
Fecha de vencimiento de la factura
InvoiceDueDate
Fecha límite en la que debe pagarse la factura al proveedor.
Descripción

La fecha de vencimiento de la factura es el plazo límite para pagar al proveedor, evitar recargos por demora y mantener una buena relación con él. Se calcula a partir de la fecha base de la factura y las condiciones de pago acordadas con el proveedor.

Esta fecha es esencial para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y antigüedad» y el KPI «Porcentaje de pagos puntuales». Al comparar la fecha de vencimiento con la fecha real de pago, el análisis puede mostrar si los pagos se realizan a tiempo, antes o después de la fecha prevista, con consecuencias financieras y relacionales directas.

Por qué es importante

Es el principal factor para analizar los pagos puntuales y permite medir el rendimiento de los pagos y su impacto en las relaciones con los proveedores y los recargos por demora.

Dónde obtenerlo

Esta fecha suele calcularse. La fecha neta de vencimiento se encuentra en el campo BSEG-NETDT. También puede derivarse de la fecha base de pago (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Ejemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importe de la factura
InvoiceAmount
Importe bruto total de la factura en la moneda original del documento.
Descripción

Es el valor total de la factura presentada por el proveedor. Incluye el coste de los bienes o servicios, los impuestos y cualquier otro cargo, antes de aplicar deducciones o descuentos.

El importe de la factura es un atributo financiero fundamental para numerosos análisis. Ayuda a priorizar las facturas de mayor valor, comprender el impacto financiero de los retrasos del proceso, por ejemplo, los recargos por demora en facturas de importes elevados, y segmentar el proceso, por ejemplo, «¿Las facturas de mayor valor siguen una ruta de aprobación diferente?». También es esencial para identificar posibles pagos duplicados.

Por qué es importante

Aporta contexto financiero al proceso y permite realizar análisis basados en el valor, priorizar facturas de importes elevados y cuantificar los impactos financieros.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en tablas como RBKP-RMWWR (importe bruto de la factura) para facturas MM o se calcula a partir de las posiciones de BSEG, campo WRBTR, para facturas FI.

Ejemplos
1500.00250.7512345.50
Nombre de usuario
UserName
ID de usuario de la persona que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo registra el ID de usuario de SAP responsable de ejecutar una actividad concreta, como contabilizar, aprobar o compensar una factura. Vincula los pasos del proceso con usuarios individuales.

Analizar por nombre de usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar a los usuarios con mejor rendimiento y detectar a quienes podrían necesitar formación adicional. También es clave para analizar los cuellos de botella de aprobación en los Dashboards, ya que ayuda a identificar qué aprobadores concretos están provocando retrasos en el proceso.

Por qué es importante

Asigna las actividades a personas concretas, lo que permite analizar el rendimiento y la carga de trabajo de los usuarios, así como el cumplimiento de las políticas de segregación de funciones.

Dónde obtenerlo

Normalmente se encuentra en tablas de cabecera, como BKPF-USNAM (introducido por), o en tablas de documentos de modificación, como CDHDR-USERNAME (modificado por).

Ejemplos
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nombre del proveedor
VendorName
Nombre del proveedor que presentó la factura.
Descripción

Este atributo contiene el nombre oficial del proveedor. Está vinculado mediante el número de proveedor almacenado en el documento de factura.

Analizar a los proveedores es fundamental para gestionar las relaciones con ellos e identificar problemas del proceso específicos de determinados proveedores. Puede ayudar a responder preguntas como «¿Qué proveedores presentan más facturas con discrepancias?» o «¿Pagamos puntualmente de forma constante a determinados proveedores estratégicos?». También es un campo clave, junto con el número y el importe de la factura, para detectar posibles pagos duplicados.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor, identificar proveedores problemáticos y gestionar eficazmente las relaciones estratégicas con ellos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la tabla de datos maestros de proveedores LFA1, campo NAME1, mediante un vínculo con el número de proveedor (LIFNR) encontrado en BKPF o RBKP.

Ejemplos
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Número de Purchase Order
PurchaseOrderNumber
Identificador único del pedido de compra asociado a la factura, si corresponde.
Descripción

Este atributo vincula una factura con un pedido de compra (PO) aprobado previamente. La presencia de un número de PO es la base del proceso de conciliación a tres bandas (PO-factura-Goods Receipt).

Es un atributo esencial para analizar el cumplimiento y la eficiencia. Se utiliza para calcular el KPI «Porcentaje de facturas sin pedido de compra», que mide el cumplimiento de las políticas de compras. También es fundamental para el Dashboard «Rendimiento de la conciliación a tres bandas», ya que permite analizar el proceso de conciliación de las facturas asociadas a un PO.

Por qué es importante

Es fundamental para analizar la eficiencia de la conciliación a tres bandas y medir el cumplimiento de las políticas de compras mediante la identificación de facturas procesadas sin PO.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de posiciones de factura, como RSEG-EBELN para facturas MM o BSEG-EBELN para facturas FI.

Ejemplos
45000012344500005678
¿Es un pago atrasado?
IsLatePayment
Indicador booleano que señala si la factura se pagó después de su fecha de vencimiento.
Descripción

Este Atributo calculado es un indicador sencillo de verdadero/falso que señala si una factura se pagó después de su fecha de vencimiento oficial. Se obtiene comparando la «Clearing Date» con la «Invoice Due Date».

Este indicador simplifica el análisis del Dashboard «Payment Compliance & Aging» y del KPI «On-Time Payment Rate». Permite filtrar y agregar fácilmente los datos para contar los pagos atrasados, calcular el porcentaje de pagos puntuales e identificar proveedores o códigos de empresa con tasas elevadas de pagos atrasados.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, simplifica el cálculo del KPI de pagos puntuales y ayuda a identificar áreas con un rendimiento deficiente en los pagos.

Dónde obtenerlo

Atributo calculado. La lógica es: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Ejemplos
truefalse
Condiciones de pago
PaymentTerms
Condiciones acordadas con el proveedor para pagar una factura, que a menudo incluyen oportunidades de descuento.
Descripción

Las condiciones de pago definen las reglas para las fechas de vencimiento y los posibles descuentos por pronto pago. Por ejemplo, una condición como «Z001» podría corresponder a «Pago en un plazo de 30 días, con un descuento del 2 % si se paga en 10 días».

Este atributo es la base del Dashboard «Tasa de aprovechamiento de descuentos por pronto pago». Analizar las condiciones de pago permite identificar todas las facturas que podían beneficiarse de un descuento. Compararlas con los descuentos aplicados revela oportunidades de ahorro desaprovechadas y mide la eficiencia del proceso de pago.

Por qué es importante

Es esencial para analizar las oportunidades de descuento por pronto pago, medir el rendimiento financiero del proceso de pago e identificar ahorros desaprovechados.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las posiciones del proveedor, en la tabla BSEG-ZTERM, o en la cabecera de la factura, en RBKP-ZTERM.

Ejemplos
Z0010001NT30
Descuento aplicado
DiscountTaken
Indicador booleano que señala si se aplicó correctamente un descuento por pronto pago.
Descripción

Este Atributo indica si se aplicó realmente un descuento por pronto pago al pagar la factura. Es un componente fundamental para medir la eficiencia financiera del proceso de Cuentas por pagar.

Este indicador constituye la base del KPI «Early Payment Discount Capture Rate». Al filtrar las facturas en las que era posible aplicar un descuento, según las condiciones de pago, y analizar después este indicador, una empresa puede calcular con precisión cuánto dinero ahorró y cuántas oportunidades de ahorro se perdieron. Esto proporciona una medida clara y cuantificable del rendimiento de Cuentas por pagar.

Por qué es importante

Mide directamente el éxito en el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago disponibles, lo que repercute directamente en los resultados de la empresa.

Dónde obtenerlo

Se obtiene comprobando si el campo del importe del descuento, BSEG-SKNTO, es superior a cero en el documento de pago.

Ejemplos
truefalse
Es automática
IsAutomated
Indicador que señala si el sistema realizó la actividad automáticamente en lugar de una persona usuaria.
Descripción

Este atributo booleano distingue entre las actividades iniciadas por una persona y las ejecutadas por trabajos del sistema, Workflows o bots. Por ejemplo, una ejecución automática de pagos o una contabilización de facturas generada por el sistema se marcaría como automática.

Analizar este atributo ayuda a comprender el nivel de automatización del proceso de Cuentas por pagar. Puede utilizarse para medir el éxito de las iniciativas de automatización, comparar la eficiencia de los pasos automáticos y manuales e identificar nuevas oportunidades de automatización.

Por qué es importante

Ayuda a medir el grado de automatización del proceso, analizar la eficacia de la automatización e identificar oportunidades de mejora adicionales.

Dónde obtenerlo

Se deriva del nombre de usuario, por ejemplo, de ID de usuario del sistema como «SAP_SYSTEM» o «BATCHUSER», o de códigos de transacción específicos asociados a trabajos automáticos.

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
La fecha en la que se realizó el pago y la factura se compensó de las partidas abiertas.
Descripción

La fecha de compensación indica la liquidación financiera de la factura. Es la fecha en la que se produce la actividad «Payment Cleared», que marca el último paso de la mayoría de los recorridos de factura completados correctamente.

Esta fecha se utiliza para calcular la fecha de pago real y compararla con la fecha de vencimiento de la factura. Por ello, es esencial para calcular el KPI «On-Time Payment Rate» y para cualquier análisis relacionado con el rendimiento de los pagos. También marca el punto final para calcular el tiempo de ciclo completo de la factura.

Por qué es importante

Marca la liquidación final de una factura, sirve como punto final para calcular el tiempo de ciclo y constituye la base del análisis de pagos puntuales.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de partidas compensadas, como BSAK-AUGDT para proveedores.

Ejemplos
2023-10-282023-11-142024-01-09
Moneda de la factura
InvoiceCurrency
El código de moneda del importe de la factura, por ejemplo, USD o EUR.
Descripción

Este Atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe de la factura. Proporciona el contexto necesario para interpretar cualquier valor financiero.

En una organización multinacional, analizar las facturas sin tener en cuenta su moneda puede inducir a error. Este campo permite gestionar correctamente los datos financieros, ya sea convirtiendo todos los importes a una única moneda de presentación o segmentando el análisis por moneda para comprender la actividad financiera regional.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para interpretar el importe de la factura y permite realizar análisis e informes financieros precisos, especialmente en entornos multinacionales.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de cabecera de documentos, principalmente BKPF-WAERS o RBKP-WAERS.

Ejemplos
USDEURGBPJPY
Motivo del bloqueo
BlockingReason
Motivo por el que una factura está bloqueada para el pago, lo que indica una discrepancia.
Descripción

Cuando una factura no supera una validación durante la conciliación a tres bandas u otros pasos de verificación, se bloquea para el pago. El motivo del bloqueo especifica la naturaleza del problema, como una discrepancia de cantidad, una variación de precio o la falta de un Goods Receipt.

Este atributo es fundamental para el Dashboard «Análisis del retrabajo por discrepancias de facturas». Analizar la frecuencia de los distintos motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de las ineficiencias del proceso. Por ejemplo, si la «Variación de precio» es un motivo frecuente, puede señalar problemas con los datos maestros del sistema de compras.

Por qué es importante

Proporciona información directa sobre las causas raíz de las discrepancias y el retrabajo de las facturas, lo que permite orientar las iniciativas de mejora del proceso.

Dónde obtenerlo

Se almacena en tablas de posiciones de factura como RSEG, en campos que comienzan por SPGR*, por ejemplo, SPGRP, SPGRQ y SPGRT. También puede encontrarse en RBKP_BLOCKED.

Ejemplos
Discrepancia de precioDiscrepancia de cantidadFalta el recibo de mercancías
Número de factura del proveedor
VendorInvoiceNumber
El número de factura que el proveedor indica en su documento.
Descripción

Es el número de referencia del sistema contable del propio proveedor, tal como aparece impreso en la factura física o electrónica. Se introduce manualmente o se captura mediante OCR al recibir la factura.

Este campo es muy importante para las operaciones y el análisis, especialmente para el Dashboard «Potential Duplicate Invoice Payments». Un método habitual para detectar duplicidades consiste en buscar varios documentos de factura internos que compartan el mismo nombre del proveedor, número de factura del proveedor e importe de factura. Es la principal referencia externa de una factura.

Por qué es importante

Es un campo clave para detectar posibles pagos duplicados y sirve como referencia externa principal para comunicarse con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se almacena en el campo «Reference» de la cabecera del documento, normalmente BKPF-XBLNR.

Ejemplos
INV-2023-9876733401120231015-001
Tipo de documento de factura
InvoiceDocumentType
Clasificación del documento de factura que controla cómo se procesa en SAP.
Descripción

El tipo de documento es un elemento de configuración clave en SAP que categoriza los documentos contables. Por ejemplo, «KR» suele utilizarse para facturas de proveedores, «RE» para facturas MM y «KG» para abonos de proveedores. Este tipo determina aspectos como el rango de numeración y los campos obligatorios.

En el análisis del proceso, filtrar por tipo de documento permite comparar los flujos de proceso de distintos tipos de factura. Por ejemplo, el proceso de aprobación de un abono puede ser diferente del de una factura estándar. Esto resulta útil para el Dashboard «Variantes de la ruta de aprobación de facturas».

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso según la forma en que se gestionan los distintos tipos de factura y revela variaciones en las rutas de procesamiento y los tiempos de ciclo.

Dónde obtenerlo

Directamente de la tabla de cabecera del documento, campo BKPF-BLART.

Ejemplos
KRREKG
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos que debe capturar en su registro de eventos para lograr un descubrimiento y una optimización precisos del proceso.
7 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Factura aprobada
La factura ha recibido todas las aprobaciones necesarias dentro del sistema de Workflow. A menudo, este es el último paso antes de contabilizar la factura o desbloquearla para el pago.
Por qué es importante

Este hito clave marca el final del ciclo de aprobación. El tiempo transcurrido entre el envío y la aprobación es una métrica crítica de eficiencia.

Dónde obtenerlo

Se captura en los registros de SAP Business Workflow como un paso de finalización o liberación final. Como alternativa, puede inferirse a partir de la eliminación de un bloqueo de pago después del envío.

Recopilar

Extraiga los eventos de finalización del Workflow de los registros de SAP Workflow o identifique el evento final de «liberación».

Tipo de evento explicit
Factura bloqueada para pago
El sistema ha aplicado un bloqueo automático o manual a la factura, lo que impide su pago. Normalmente se debe a discrepancias en el precio o la cantidad, o a aprobaciones pendientes.
Por qué es importante

Este es un indicador clave de problemas y retrabajo. Analizar los motivos y la duración de los bloqueos ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos y las ineficiencias del proceso.

Dónde obtenerlo

Es un estado explícito registrado en el campo Payment Block Key (ZLSPR) de la posición del proveedor en el documento contable, en la tabla BSEG.

Recopilar

Se registra mediante documentos de modificación cuando el campo BSEG-ZLSPR contiene un motivo de bloqueo.

Tipo de evento explicit
Factura cancelada
El documento de factura se ha anulado, eliminando efectivamente su impacto financiero. Es un estado final alternativo del proceso, normalmente debido a registros incorrectos o disputas con el proveedor.
Por qué es importante

El seguimiento de las cancelaciones ayuda a identificar las causas de los fallos del proceso, como envíos duplicados o datos incorrectos de la factura, que pueden señalar problemas en etapas anteriores.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente cuando se crea un documento de anulación. La cabecera del documento original (BKPF) contendrá el número del documento de anulación (STBLG) y el motivo de anulación.

Recopilar

Identifique la fecha de contabilización del documento de anulación, vinculado en la cabecera del documento original (BKPF-STBLG).

Tipo de evento explicit
Factura contabilizada
La factura se registra formalmente en el libro mayor, lo que crea un pasivo financiero. Un documento aparcado se convierte en un documento contabilizado o se realiza una contabilización directa.
Por qué es importante

Este es un hito financiero crítico. Confirma la obligación de pago de la empresa y suele ser un requisito previo para programar el pago.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica mediante la fecha de contabilización (BUDAT) de la cabecera del documento (BKPF). Un documento contabilizado tiene vacío el estado del documento (BKPF-BSTAT).

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de contabilización (BKPF-BUDAT) para los documentos que no estén aparcados (BKPF-BSTAT está vacío).

Tipo de evento explicit
Factura recibida
Esta actividad marca la creación de un documento de factura en SAP, ya sea manualmente o mediante una interfaz automatizada como OCR/VIM. Normalmente, este evento se captura a partir de la fecha y hora de creación de la cabecera del documento contable.
Por qué es importante

Como punto de partida del proceso, esta actividad es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de la factura y medir el rendimiento de todo el proceso de cuentas por pagar.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura de la tabla de cabecera del documento contable (BKPF), utilizando la fecha (CPUDT) y la hora (CPUTM) de creación del documento.

Recopilar

Utilice la marca de tiempo de creación (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) del documento de factura.

Tipo de evento explicit
Pago compensado
Esta actividad marca el cierre definitivo de la factura, cuando el pago y la factura se concilian entre sí en el sublibro. Esto indica que el proceso ha finalizado.
Por qué es importante

Como punto final definitivo del proceso, esta actividad es esencial para calcular con precisión el tiempo de ciclo de extremo a extremo. Confirma que el pasivo ha quedado liquidado.

Dónde obtenerlo

Es un evento explícito que se marca cuando el campo de fecha de compensación (AUGDT) contiene un valor en la posición del proveedor del documento de factura, en la tabla BSEG.

Recopilar

Utilice la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la posición de factura.

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Se ha realizado un pago contra la factura. Se captura cuando finaliza la ejecución de pagos y se crea y contabiliza un documento de pago.
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para analizar el flujo de caja y medir el KPI «Porcentaje de pagos puntuales» comparando esta fecha con la fecha de vencimiento de la factura.

Dónde obtenerlo

Se captura a partir de la fecha de contabilización del documento de pago que compensa la factura. El número del documento de pago está vinculado en el campo del documento de compensación (AUGBL) de la posición de factura (BSEG).

Recopilar

Identifique la fecha de contabilización (BUDAT) del documento de pago que compensa la posición de factura.

Tipo de evento explicit
Discrepancia resuelta
Esta actividad indica que se ha investigado y resuelto un problema identificado previamente, que probablemente había provocado un bloqueo de pago. Se registra cuando se elimina el bloqueo de pago de una factura.
Por qué es importante

El seguimiento de este ciclo de retrabajo es fundamental para el Dashboard «Análisis del retrabajo por discrepancias de facturas». Ayuda a cuantificar el tiempo y el esfuerzo dedicados a corregir errores.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de documentos de modificación que muestran la eliminación de un bloqueo de pago. El registro de cambios del campo BSEG-ZLSPR es la fuente principal.

Recopilar

Identifique los documentos de modificación de la tabla BSEG en los que el campo ZLSPR cambie de un valor a vacío.

Tipo de evento inferred
Factura enviada para aprobación
La factura se ha enviado a un Workflow para obtener las aprobaciones necesarias según las reglas de negocio. Esto marca el inicio del subproceso de aprobación.
Por qué es importante

Esta actividad es el punto de partida para medir el KPI «Tiempo medio de aprobación de facturas» y analizar los cuellos de botella de aprobación.

Dónde obtenerlo

Puede capturarse a partir de los registros de SAP Business Workflow, las tablas SWW*, que registran el inicio de una instancia de Workflow vinculada al objeto de factura, por ejemplo, BUS2081.

Recopilar

Extraiga los eventos de inicio del Workflow de los registros de SAP Workflow, por ejemplo, de la tabla SWW_WIHEAD, vinculados al documento de factura.

Tipo de evento explicit
Factura rechazada
Una persona aprobadora ha rechazado la factura durante el Workflow de aprobación. Normalmente, esta acción devuelve la factura a la persona encargada de procesarla para que la corrija o aclare.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos pone de manifiesto los ciclos de retrabajo del proceso de aprobación y puede indicar problemas de cumplimiento de las políticas o una codificación incorrecta de la factura.

Dónde obtenerlo

Se captura como un evento de resultado específico en los registros de SAP Business Workflow asociados a la factura.

Recopilar

Extraiga los eventos de estado «rechazado» del Workflow a partir de los registros de SAP Workflow.

Tipo de evento explicit
Factura registrada provisionalmente
Representa una factura que se ha introducido en el sistema, pero que todavía no se ha contabilizado en el libro mayor. A menudo, este paso se utiliza intencionadamente para guardar un documento incompleto y procesarlo o aprobarlo más adelante.
Por qué es importante

Supervisar las facturas registradas provisionalmente ayuda a identificar retrasos antes de que comience la contabilización formal y puede poner de manifiesto problemas de integridad de los datos o de validación inicial.

Dónde obtenerlo

Este estado se infiere del campo de estado del documento en la cabecera del documento contable (BKPF-BSTAT = 'V' para registrado provisionalmente). El evento se produce cuando se establece este estado.

Recopilar

Identifique los documentos de modificación de la tabla BKPF en los que el campo BSTAT esté establecido en 'V' (Vor-erfasst, introducido previamente).

Tipo de evento inferred
Goods Receipt conciliado
Esta actividad indica que las cantidades y los importes de la factura se han conciliado correctamente con el documento de Goods Receipt correspondiente. Es la validación final en un escenario de conciliación a tres bandas.
Por qué es importante

Su seguimiento ayuda a localizar ineficiencias en el proceso de conciliación a tres bandas e identificar discrepancias entre los bienes recibidos y los que el proveedor está facturando.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la presencia de una referencia a un documento de material (Goods Receipt) en la posición de factura, normalmente vinculada mediante el historial de posiciones del pedido de compra.

Recopilar

Se infiere a partir de la presencia de una referencia al documento de Goods Receipt en la posición de factura, por ejemplo, en RSEG para facturas MIRO.

Tipo de evento inferred
Ha pasado la fecha de vencimiento de la factura
Evento calculado que indica que ha pasado la fecha neta de vencimiento de la factura sin que se haya compensado ningún pago. Esto indica una situación de pago atrasado o vencido.
Por qué es importante

Esta actividad es esencial para el Dashboard «Cumplimiento de pagos y antigüedad». Ayuda a identificar y gestionar de forma proactiva las facturas vencidas y a analizar las causas raíz de los pagos atrasados.

Dónde obtenerlo

No es un evento explícito en SAP. Se calcula comparando la fecha actual del sistema con la fecha neta de vencimiento, calculada a partir de BSEG-ZFBDT o de la fecha base y las condiciones de pago.

Recopilar

Evento calculado que se activa cuando la marca de tiempo del evento es posterior a la fecha neta de vencimiento de la factura.

Tipo de evento calculated
Pedido de compra conciliado
Esta actividad indica que la factura se ha conciliado correctamente con el pedido de compra correspondiente. Es un paso fundamental del proceso de conciliación a tres bandas para las facturas basadas en compras.
Por qué es importante

Analizar esta actividad ayuda a medir la eficiencia del proceso de conciliación y es fundamental para los KPI «Rendimiento de la conciliación a tres bandas» y «Porcentaje de facturas sin pedido de compra».

Dónde obtenerlo

Se infiere cuando una posición de factura en la tabla BSEG o ACDOCA contiene un número de Purchase Order válido (EBELN) y una posición (EBELP).

Recopilar

Se infiere a partir de la presencia de una referencia de Purchase Order (BSEG-EBELN) en el documento de factura al crearlo.

Tipo de evento inferred
Propuesta de pago creada
La factura se ha incluido en una propuesta de pago como parte de una ejecución de pagos, por ejemplo, F110. Ahora está prevista para el pago, pendiente de la ejecución final de la propuesta.
Por qué es importante

Esta actividad muestra la transición de un pasivo abierto a una partida que se está preparando activamente para el pago, lo que ayuda a analizar la eficiencia de las operaciones de pago.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra explícitamente en las tablas de datos de la ejecución de pagos, concretamente REGUP (partidas procesadas del programa de pagos) y REGUH (cabecera).

Recopilar

Identifique cuándo aparece una factura en la tabla REGUP para una ejecución de pagos identificada en REGUH.

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP S/4HANA

¿Listo para comenzar?

Aproveche este Template para poner en marcha su iniciativa de Process Mining y lograr mejoras significativas en sus operaciones de cuentas por pagar. Comience hoy su camino hacia un proceso más optimizado y ágil.

Evite los recargos por demora: optimice hoy el procesamiento de sus facturas de cuentas por pagar

Reduzca los costos de procesamiento en un 60 % y elimine fácilmente los pagos duplicados.

Inicie su prueba gratuita

No necesita tarjeta de crédito. Comience en cuestión de minutos.