Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

SAP S/4HANA
Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar el procesamiento de facturas de cuentas por pagar. Describe los atributos y las actividades esenciales para crear un Registro de eventos sólido. También incluye instrucciones prácticas para extraer estos datos de sus sistemas de origen y facilitar el inicio de su recorrido de Process Mining.
  • Atributos recomendados para un análisis completo
  • Actividades clave del proceso que conviene registrar
  • Instrucciones paso a paso para extraer los datos
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los campos de datos esenciales que debe incluir en su Registro de eventos para analizar a fondo el proceso de cuentas por pagar y obtener conclusiones útiles.
5 Obligatorio 6 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
Nombre de un evento o paso de negocio específico que tuvo lugar durante el procesamiento de una factura.
Descripción

La actividad representa una etapa o acción concreta del proceso de cuentas por pagar, como «Factura recibida», «Factura contabilizada» o «Pago ejecutado». Estas actividades son los componentes básicos del mapa del proceso.

El análisis de las actividades es fundamental en Process Mining. Permite visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas más habituales, detectar desviaciones respecto al proceso estándar y medir la frecuencia y duración de cada paso. La secuencia de actividades de una factura conforma su recorrido por el proceso.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar su flujo, identificar cuellos de botella y detectar ciclos de retrabajo.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de diversas fuentes, como cambios en el estado del documento (por ejemplo, BKPF-BSTAT), documentos de modificación (tablas CDHDR/CDPOS) o registros del flujo de trabajo. Por lo general, requiere una lógica de extracción personalizada.

Ejemplos
Factura recibidaFactura aprobadaPago ejecutadoFactura bloqueada para el pago
Factura
Invoice
Identificador único de un documento de factura, que sirve como ID principal del caso en el proceso de cuentas por pagar.
Descripción

La factura es el objeto central que conecta todas las actividades relacionadas, desde su recepción hasta el pago. En SAP S/4HANA, suele identificarse mediante una clave compuesta por la sociedad (BUKRS), un número de documento único (BELNR) y el ejercicio fiscal (GJAHR).

Analizar el proceso por factura permite obtener una visión completa de su ciclo de vida. Esto es fundamental para calcular métricas clave, como el tiempo de ciclo total, detectar cuellos de botella en facturas concretas y comprender las distintas rutas que puede seguir una factura durante el proceso.

Por qué es importante

Identifica de forma única el recorrido de cada factura y permite seguir todo su ciclo de vida y analizar el rendimiento del proceso caso por caso.

Dónde obtenerlo

Es una clave compuesta que se obtiene de las tablas BKPF (cabecera del documento contable) o RBKP (cabecera del documento: recepción de factura), mediante los campos BUKRS, BELNR y GJAHR.

Ejemplos
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Hora del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en que tuvo lugar la actividad.
Descripción

La hora del evento es la marca de tiempo asociada a cada actividad y establece la secuencia cronológica de los eventos de una factura. Estos datos son esenciales para comprender el flujo del proceso y realizar análisis basados en el tiempo.

En el análisis, la hora del evento permite ordenar correctamente las actividades, calcular los tiempos de ciclo entre pasos, identificar los tiempos de espera y analizar el rendimiento del proceso en distintos periodos (por ejemplo, mes a mes). Es la base de todos los KPI relacionados con la duración.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, esenciales para Process Mining.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de distintos campos de fecha y hora de las tablas de SAP, como la fecha de creación (BKPF-CPUDT), la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT), la fecha de compensación (BSAK-AUGDT) o las marcas de tiempo del registro de cambios (CDHDR-UDATE/UTIME).

Ejemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor suele ser «SAP S/4HANA».

En entornos con varios ERP o sistemas integrados, este campo es fundamental para el linaje y la segmentación de los datos. Garantiza que el análisis se realice sobre el conjunto de datos correcto y ayuda a diagnosticar problemas de calidad al rastrearlos hasta su origen.

Por qué es importante

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y los entornos con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Por lo general, es un valor estático que se añade durante la extracción de datos para identificar el origen del conjunto de datos.

Ejemplos
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo proporciona la fecha y hora de la extracción o actualización más reciente de datos desde SAP S/4HANA. Es un campo de metadatos fundamental para conocer la actualidad de los datos analizados.

Esta información permite saber qué tan recientes son los datos del análisis del proceso. Ayuda a gestionar las expectativas sobre la latencia de los datos y es esencial para programar las actualizaciones y mantener su integridad.

Por qué es importante

Indica la actualidad de los datos para que se sepa qué tan reciente es el análisis del proceso.

Dónde obtenerlo

Este valor se genera y se asigna a cada registro al extraer los datos del sistema de origen.

Ejemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Fecha de vencimiento de la factura
InvoiceDueDate
Fecha límite para pagar la factura al proveedor.
Descripción

La fecha de vencimiento de la factura es la fecha límite para pagar al proveedor y evitar recargos por demora y mantener una buena relación comercial. Se calcula a partir de la fecha base de la factura y las condiciones de pago acordadas con el proveedor.

Esta fecha es esencial para el Dashboard «Cumplimiento y antigüedad de los pagos» y el KPI «Porcentaje de pagos puntuales». Al comparar la fecha de vencimiento con la fecha real de pago, el análisis revela si los pagos se realizan a tiempo, antes o después, con consecuencias financieras y para la relación con el proveedor.

Por qué es importante

Es el principal factor para analizar los pagos puntuales y permite medir el rendimiento de los pagos y su impacto en las relaciones con los proveedores y los recargos por demora.

Dónde obtenerlo

Esta fecha suele calcularse. La fecha neta de vencimiento se encuentra en el campo BSEG-NETDT. También puede derivarse de la fecha base para el pago (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Ejemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importe de la factura
InvoiceAmount
Importe bruto total de la factura en la moneda original del documento.
Descripción

Es el valor total de la factura presentada por el proveedor. Incluye el coste de los bienes o servicios, los impuestos y cualquier otro cargo, antes de aplicar deducciones o descuentos.

El importe de la factura es un atributo financiero clave para diversos análisis. Ayuda a priorizar las facturas de mayor importe, comprender el impacto financiero de las demoras del proceso (por ejemplo, los recargos por demora en facturas elevadas) y segmentar el proceso (por ejemplo, «¿Las facturas de mayor importe siguen una ruta de aprobación distinta?»). También es esencial para detectar posibles pagos duplicados.

Por qué es importante

Aporta contexto financiero al proceso y permite realizar análisis por valor, priorizar las facturas de mayor importe y cuantificar el impacto financiero.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en tablas como RBKP-RMWWR (importe bruto de la factura) para las facturas MM, o se calcula a partir de las partidas de BSEG (campo WRBTR) para las facturas FI.

Ejemplos
1500.00250.7512345.50
Nombre de usuario
UserName
ID de usuario de la persona que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo registra el ID de usuario de SAP responsable de realizar una actividad concreta, como contabilizar, aprobar o compensar una factura. Vincula los pasos del proceso con cada persona usuaria.

Analizar por nombre de usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar a quienes obtienen mejores resultados y detectar quiénes podrían necesitar formación adicional. También es clave para analizar los cuellos de botella en las aprobaciones mediante Dashboards, ya que permite identificar qué personas aprobadoras concretas están causando demoras.

Por qué es importante

Asocia las actividades con personas concretas y permite analizar el rendimiento y la carga de trabajo de cada usuario, así como el cumplimiento de las políticas de segregación de funciones.

Dónde obtenerlo

Suele encontrarse en tablas de cabecera, como BKPF-USNAM (introducido por), o en tablas de documentos de modificación, como CDHDR-USERNAME (modificado por).

Ejemplos
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nombre del proveedor
VendorName
Nombre del proveedor que presentó la factura.
Descripción

Este atributo contiene el nombre oficial del proveedor. Está vinculado mediante el número de proveedor almacenado en el documento de factura.

El análisis de proveedores es fundamental para gestionar las relaciones con ellos e identificar problemas del proceso relacionados con proveedores concretos. Permite responder preguntas como «¿Qué proveedores presentan más facturas con discrepancias?» o «¿Pagamos puntualmente y de forma sistemática a ciertos proveedores estratégicos?». Junto con el número y el importe de la factura, también es un campo clave para detectar posibles pagos duplicados.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor, detectar proveedores problemáticos y gestionar eficazmente las relaciones estratégicas con ellos.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la tabla de datos maestros de proveedores LFA1 (campo NAME1), mediante el número de proveedor (LIFNR) de BKPF o RBKP.

Ejemplos
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Número de orden de compra
PurchaseOrderNumber
Identificador único de la orden de compra asociada a la factura, si corresponde.
Descripción

Este atributo vincula una factura con una orden de compra (PO) aprobada previamente. La presencia del número de orden de compra es la base de la conciliación tripartita (orden de compra, factura y recepción de mercancías).

Este atributo es fundamental para analizar el cumplimiento y la eficiencia. Se utiliza para calcular el KPI «Porcentaje de facturas sin orden de compra», que mide el cumplimiento de las políticas de compras. También es esencial para el Dashboard «Rendimiento de la conciliación tripartita», que permite analizar la conciliación de las facturas asociadas a órdenes de compra.

Por qué es importante

Es fundamental para analizar la eficiencia de la conciliación tripartita y medir el cumplimiento de las políticas de compras mediante la identificación de facturas procesadas sin una orden de compra.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de partidas de factura, como RSEG-EBELN (para facturas MM) o BSEG-EBELN (para facturas FI).

Ejemplos
45000012344500005678
Sociedad
CompanyCode
Unidad organizativa para la que se procesa la factura.
Descripción

Una sociedad es la unidad organizativa más pequeña para la que se puede elaborar un conjunto completo e independiente de cuentas destinado a la presentación de informes externos. En el proceso de cuentas por pagar, representa la entidad jurídica que debe dinero al proveedor.

Analizar por sociedad permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades jurídicas de la organización. Esto ayuda a identificar qué partes de la empresa siguen los procesos estándar y cuáles tienen mayor eficiencia, tiempos de ciclo más largos o más retrabajo.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades jurídicas e identificar problemas y buenas prácticas específicos de cada región o unidad de negocio.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de cabecera del documento, principalmente en BKPF-BUKRS para las facturas FI y en RBKP-BUKRS para las facturas MM.

Ejemplos
10001710US01DE01
Automatizada
IsAutomated
Indicador que señala si el sistema realizó la actividad automáticamente en lugar de una persona usuaria.
Descripción

Este atributo booleano distingue las actividades iniciadas por personas de las ejecutadas por trabajos del sistema, flujos de trabajo o bots. Por ejemplo, una ejecución de pagos automatizada o una contabilización de factura generada por el sistema se marcaría como automatizada.

El análisis de este atributo ayuda a comprender el grado de automatización del proceso de cuentas por pagar. Permite medir el éxito de las iniciativas de automatización, comparar la eficiencia de los pasos automatizados y manuales, e identificar nuevas oportunidades de automatización.

Por qué es importante

Ayuda a medir el grado de automatización del proceso, analizar su eficacia e identificar oportunidades para seguir mejorándolo.

Dónde obtenerlo

Se deduce del nombre de usuario (por ejemplo, ID de usuario del sistema como 'SAP_SYSTEM' o 'BATCHUSER') o de códigos de transacción específicos asociados a trabajos automatizados.

Ejemplos
truefalse
Condiciones de pago
PaymentTerms
Condiciones acordadas con el proveedor para pagar una factura, que suelen incluir posibles descuentos.
Descripción

Las condiciones de pago establecen las reglas para las fechas de vencimiento y los posibles descuentos por pronto pago. Por ejemplo, una condición como «Z001» podría corresponder a «Pago en un plazo de 30 días, con un descuento del 2 % si se paga en 10 días».

Este atributo es la base del Dashboard «Tasa de descuentos por pronto pago aprovechados». Al analizar las condiciones de pago, es posible identificar todas las facturas que podían beneficiarse de un descuento. Comparar este dato con los descuentos aplicados permite detectar ahorros que se dejaron pasar y medir la eficiencia del proceso de pago.

Por qué es importante

Es fundamental para analizar las oportunidades de obtener descuentos por pronto pago, medir el rendimiento financiero del proceso de pago e identificar ahorros que se dejaron pasar.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las partidas de proveedores, en la tabla BSEG-ZTERM, o en la cabecera de la factura, en RBKP-ZTERM.

Ejemplos
Z0010001NT30
Descuento aplicado
DiscountTaken
Indicador booleano que señala si se aplicó correctamente un descuento por pronto pago.
Descripción

Este atributo indica si se aplicó realmente un descuento por pronto pago al pagar la factura. Es un componente clave para medir la eficiencia financiera del proceso de cuentas por pagar.

Este indicador es la base del KPI de tasa de descuentos por pronto pago aprovechados. Al filtrar las facturas que podían beneficiarse de un descuento según sus condiciones de pago y analizar este indicador, una empresa puede calcular con precisión cuánto dinero ahorró y cuántas oportunidades de ahorro dejó pasar. Así obtiene una medida clara y cuantificable del rendimiento de cuentas por pagar.

Por qué es importante

Mide directamente el éxito al aprovechar los descuentos por pronto pago disponibles, lo que repercute directamente en los resultados de la empresa.

Dónde obtenerlo

Se obtiene comprobando si el campo del importe del descuento (BSEG-SKNTO) es mayor que cero en el documento de pago.

Ejemplos
truefalse
Fecha de compensación
ClearingDate
Fecha en que se realizó el pago y la factura se compensó en las partidas abiertas.
Descripción

La fecha de compensación indica que la factura se ha liquidado financieramente. Es la fecha en que se produce la actividad «Pago compensado», que marca el último paso en la mayoría de los recorridos de factura completados correctamente.

Esta fecha se utiliza para calcular la fecha real de pago y compararla con la fecha de vencimiento de la factura. Por eso, es fundamental para calcular el KPI de tasa de pagos puntuales y para cualquier análisis del rendimiento de los pagos. También marca el punto final para calcular el tiempo de ciclo de la factura de principio a fin.

Por qué es importante

Marca la liquidación final de una factura, sirve como punto final para calcular el tiempo de ciclo y es la base del análisis de pagos puntuales.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en las tablas de partidas compensadas, como BSAK-AUGDT para proveedores.

Ejemplos
2023-10-282023-11-142024-01-09
Moneda de la factura
InvoiceCurrency
Código de moneda del importe de la factura (por ejemplo, USD o EUR).
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se expresa el importe de la factura. Aporta un contexto esencial para interpretar cualquier valor financiero.

En una organización multinacional, analizar las facturas sin tener en cuenta la moneda puede llevar a conclusiones erróneas. Este campo permite gestionar correctamente los datos financieros, ya sea convirtiendo todos los importes a una única moneda de presentación o segmentando el análisis por moneda para comprender la actividad financiera de cada región.

Por qué es importante

Aporta el contexto necesario para interpretar el importe de la factura y permite realizar análisis e informes financieros precisos, especialmente en organizaciones multinacionales.

Dónde obtenerlo

Se encuentra principalmente en las tablas de cabecera de documentos, en BKPF-WAERS o RBKP-WAERS.

Ejemplos
USDEURGBPJPY
Motivo del bloqueo
BlockingReason
Motivo por el que se bloquea una factura para el pago, que indica una discrepancia.
Descripción

Si una factura no supera una comprobación de validación durante la conciliación de tres vías u otros pasos de verificación, se bloquea para el pago. El motivo del bloqueo especifica la naturaleza del problema, como una discrepancia en la cantidad, una variación de precio o la falta de una entrada de mercancías.

Este atributo es fundamental para el Dashboard «Análisis del retrabajo por discrepancias en facturas». Analizar la frecuencia de los distintos motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de las ineficiencias del proceso. Por ejemplo, si «Variación de precio» es un motivo frecuente, podría indicar problemas con los datos maestros del sistema de compras.

Por qué es importante

Permite conocer directamente las causas raíz de las discrepancias en las facturas y del retrabajo, para orientar las iniciativas de mejora del proceso.

Dónde obtenerlo

Se almacena en tablas de partidas de factura como RSEG, en campos que comienzan por SPGR* (por ejemplo, SPGRP, SPGRQ, SPGRT). También puede encontrarse en RBKP_BLOCKED.

Ejemplos
Discrepancia de precioDiscrepancia de cantidadFalta la entrada de mercancías
Número de factura del proveedor
VendorInvoiceNumber
Número de factura que el proveedor indica en su documento.
Descripción

Es el número de referencia del sistema contable del proveedor, tal como aparece en la factura física o electrónica. Se introduce manualmente o se captura mediante OCR al recibir la factura.

Este campo es muy importante para las operaciones y el análisis, en particular para el Dashboard «Posibles pagos duplicados de facturas». Un método habitual para detectar duplicados consiste en buscar varios documentos de factura internos que compartan el mismo nombre del proveedor, número de factura del proveedor e importe de factura. Es la principal referencia externa de una factura.

Por qué es importante

Es un campo clave para detectar posibles pagos duplicados y sirve como referencia externa principal al comunicarse con los proveedores.

Dónde obtenerlo

Se almacena en el campo «Referencia» de la cabecera del documento, normalmente en BKPF-XBLNR.

Ejemplos
INV-2023-9876733401120231015-001
Pago atrasado
IsLatePayment
Indicador booleano que señala si la factura se pagó después de la fecha de vencimiento.
Descripción

Este atributo calculado es un indicador sencillo de verdadero o falso que señala si la factura se pagó después de su fecha de vencimiento oficial. Se obtiene comparando la fecha de compensación con la fecha de vencimiento de la factura.

Este indicador simplifica el análisis en el Dashboard «Cumplimiento de pagos y antigüedad» y el cálculo del KPI de tasa de pagos puntuales. Permite filtrar y agregar datos fácilmente para contar los pagos atrasados, calcular el porcentaje de pagos puntuales e identificar proveedores o sociedades con una alta proporción de pagos atrasados.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, simplifica el cálculo del KPI de pagos puntuales y ayuda a identificar áreas con un bajo rendimiento en los pagos.

Dónde obtenerlo

Atributo calculado. La lógica es: IF ClearingDate > InvoiceDueDate THEN true ELSE false.

Ejemplos
truefalse
Tipo de documento de factura
InvoiceDocumentType
Clasificación del documento de factura que determina cómo se procesa en SAP.
Descripción

El tipo de documento es un elemento clave de configuración en SAP que clasifica los documentos contables. Por ejemplo, «KR» suele utilizarse para las facturas de proveedores, «RE» para las facturas MM y «KG» para las notas de crédito de proveedores. Este tipo determina aspectos como el rango de números y los campos obligatorios.

En el análisis del proceso, filtrar por tipo de documento permite comparar los flujos de trabajo de distintos tipos de factura. Por ejemplo, el proceso de aprobación de una nota de crédito puede diferir del de una factura estándar. Esto resulta útil para el Dashboard «Variantes de las rutas de aprobación de facturas».

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso según cómo se gestionan los distintos tipos de factura y revela variaciones en las rutas de procesamiento y los tiempos de ciclo.

Dónde obtenerlo

Directamente de la tabla de cabecera del documento, campo BKPF-BLART.

Ejemplos
KRREKG
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de facturas de cuentas por pagar

Estos son los pasos y los hitos clave del proceso que debe registrar en su Registro de eventos para descubrir y optimizar el proceso con precisión.
7 Recomendado 8 Opcional
Actividad Descripción
Factura anulada
El documento de factura se ha revertido, anulando así su efecto financiero. Es un estado final alternativo del proceso, que suele deberse a errores de registro o disputas con proveedores.
Por qué es importante

El seguimiento de las anulaciones ayuda a identificar las causas de los fallos del proceso, como envíos duplicados o datos incorrectos en las facturas, que pueden señalar problemas en etapas anteriores.

Dónde obtenerlo

Se registra explícitamente cuando se crea un documento de reversión. La cabecera del documento original (BKPF) incluirá el número del documento de reversión (STBLG) y el motivo de la reversión.

Capturar

Identifique la fecha de contabilización del documento de reversión, vinculado en la cabecera del documento original (BKPF-STBLG).

Tipo de evento explicit
Factura aprobada
La factura ha recibido todas las aprobaciones necesarias en el sistema de flujo de trabajo. A menudo, este es el último paso antes de contabilizar la factura o desbloquearla para el pago.
Por qué es importante

Este hito clave marca el final del ciclo de aprobación. El tiempo transcurrido entre el envío y la aprobación es una métrica fundamental de eficiencia.

Dónde obtenerlo

Se registra en los logs de SAP Business Workflow como un paso de finalización o de aprobación definitiva. También puede deducirse de la eliminación de un bloqueo de pago después del envío.

Capturar

Extraiga los eventos de finalización del flujo de trabajo de los registros de SAP o identifique el evento final de «aprobación».

Tipo de evento explicit
Factura bloqueada para el pago
El sistema ha bloqueado la factura, de forma automática o manual, e impide que se pague. Esto suele deberse a discrepancias en el precio o la cantidad, o a aprobaciones pendientes.
Por qué es importante

Este es un indicador clave de problemas y retrabajo. Analizar los motivos y la duración de los bloqueos ayuda a identificar las causas de fondo de las demoras en los pagos y las ineficiencias del proceso.

Dónde obtenerlo

Este estado se registra explícitamente en el campo Clave de bloqueo de pago (ZLSPR) de la partida del proveedor en el documento contable (tabla BSEG).

Capturar

Se registra mediante documentos de modificación cuando se asigna un motivo de bloqueo al campo BSEG-ZLSPR.

Tipo de evento explicit
Factura contabilizada
La factura se registra formalmente en el libro mayor y genera un pasivo financiero. Un documento aparcado pasa a ser un documento contabilizado, o bien se contabiliza directamente.
Por qué es importante

Este es un hito financiero fundamental. Confirma la obligación de pago de la empresa y suele ser un requisito previo para programar el pago.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica mediante la fecha de contabilización (BUDAT) de la cabecera del documento (BKPF). En un documento contabilizado, el estado del documento (BKPF-BSTAT) está en blanco.

Capturar

Use la fecha de contabilización (BKPF-BUDAT) de los documentos que no estén aparcados (BKPF-BSTAT está en blanco).

Tipo de evento explicit
Factura recibida
Esta actividad marca la creación de un documento de factura en SAP, ya sea de forma manual o mediante una interfaz automatizada, como OCR/VIM. Por lo general, este evento se registra a partir de la fecha y hora de creación de la cabecera del documento contable.
Por qué es importante

Como punto de partida del proceso, esta actividad es esencial para calcular el tiempo de ciclo integral de la factura y medir el rendimiento de todo el proceso de cuentas por pagar.

Dónde obtenerlo

Este evento se obtiene de la tabla de cabecera del documento contable (BKPF), a partir de la fecha de creación del documento (CPUDT) y la hora (CPUTM).

Capturar

Use la marca de tiempo de creación (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) del documento de factura.

Tipo de evento explicit
Pago compensado
Esta actividad marca el cierre definitivo de la factura: el pago y la factura se compensan entre sí en el libro auxiliar. Esto indica que el proceso ha finalizado.
Por qué es importante

Como punto final del proceso, esta actividad es esencial para calcular con precisión el tiempo de ciclo integral. Confirma que el pasivo está liquidado.

Dónde obtenerlo

Este evento explícito se registra cuando se completa el campo Fecha de compensación (AUGDT) en la partida del proveedor del documento de factura (tabla BSEG).

Capturar

Use la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la partida de factura.

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Se ha efectuado el pago de la factura. Se registra cuando finaliza la ejecución de pagos y se crea y contabiliza un documento de pago.
Por qué es importante

Esta actividad es fundamental para analizar el flujo de caja y medir el KPI «Porcentaje de pagos puntuales» al comparar esta fecha con la fecha de vencimiento de la factura.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de la fecha de contabilización del documento de pago que compensa la factura. El número del documento de pago está vinculado en el campo del documento de compensación (AUGBL) de la partida de factura (BSEG).

Capturar

Identifique la fecha de contabilización (BUDAT) del documento de pago que compensa la partida de factura.

Tipo de evento explicit
Discrepancia resuelta
Esta actividad indica que se investigó y resolvió un problema detectado anteriormente que probablemente había provocado un bloqueo del pago. Se registra cuando se elimina el bloqueo de pago de una factura.
Por qué es importante

El seguimiento de este ciclo de retrabajo es fundamental para el Dashboard «Análisis del retrabajo por discrepancias en facturas». Permite cuantificar el tiempo y el esfuerzo dedicados a corregir errores.

Dónde obtenerlo

Se deduce de los documentos de modificación que muestran la eliminación de un bloqueo de pago. El registro de cambios del campo BSEG-ZLSPR es la fuente principal.

Capturar

Identifique los documentos de modificación de la tabla BSEG en los que el campo ZLSPR cambie de un valor a estar en blanco.

Tipo de evento inferred
Factura aparcada
Representa una factura que se ha introducido en el sistema, pero aún no se ha contabilizado en el libro mayor. A menudo, se trata de un paso intencional para guardar un documento incompleto y procesarlo o aprobarlo más adelante.
Por qué es importante

El seguimiento de las facturas aparcadas ayuda a detectar demoras antes de que comience el proceso formal de contabilización y puede revelar problemas de integridad de los datos o de validación inicial.

Dónde obtenerlo

Este estado se deduce del campo de estado del documento en la cabecera del documento contable (BKPF-BSTAT = 'V' para aparcado). El evento se produce cuando se asigna este estado.

Capturar

Identifique los documentos de modificación de la tabla BKPF en los que el campo BSTAT tenga el valor 'V' (Vor-erfasst/Pre-entered).

Tipo de evento inferred
Factura enviada para aprobación
La factura se ha enviado a un flujo de trabajo para obtener las aprobaciones requeridas según las reglas de negocio. Esto marca el inicio del subproceso de aprobación.
Por qué es importante

Esta actividad es el punto de partida para medir el KPI «Tiempo medio de aprobación de facturas» y analizar los cuellos de botella en las aprobaciones.

Dónde obtenerlo

Puede obtenerse de los registros de SAP Business Workflow (tablas SWW*), que registran el inicio de una instancia de flujo de trabajo vinculada al objeto de factura (por ejemplo, BUS2081).

Capturar

Extraiga los eventos de inicio del flujo de trabajo de los registros de SAP (por ejemplo, de la tabla SWW_WIHEAD) vinculados al documento de factura.

Tipo de evento explicit
Factura rechazada
Una persona aprobadora ha rechazado la factura durante el flujo de aprobación. Por lo general, esta acción devuelve la factura a quien la procesa para que la corrija o aclare.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos permite detectar ciclos de retrabajo en el proceso de aprobación y puede revelar problemas de cumplimiento de políticas o errores en la codificación de facturas.

Dónde obtenerlo

Se registra como un evento de resultado específico en los logs de SAP Business Workflow asociados a la factura.

Capturar

Extraiga de los registros de SAP los eventos de estado «rechazada» del flujo de trabajo.

Tipo de evento explicit
Orden de compra conciliada
Esta actividad indica que la factura se ha conciliado correctamente con la orden de compra correspondiente. Es un paso fundamental en la conciliación tripartita de las facturas asociadas a compras.
Por qué es importante

El análisis de esta actividad permite medir la eficiencia del proceso de conciliación y es fundamental para los KPI «Rendimiento de la conciliación tripartita» y «Porcentaje de facturas sin orden de compra».

Dónde obtenerlo

Se deduce cuando una partida de factura de la tabla BSEG o ACDOCA contiene un número de orden de compra (EBELN) y una posición (EBELP) válidos.

Capturar

Se deduce de la presencia de una referencia a una orden de compra (BSEG-EBELN) en el documento de factura al crearlo.

Tipo de evento inferred
Propuesta de pago creada
La factura se ha incluido en una propuesta de pago como parte de una ejecución de pagos (por ejemplo, F110). Queda programada para el pago, a la espera de que finalice la ejecución.
Por qué es importante

Esta actividad muestra el paso de un pasivo pendiente a una partida en preparación activa para el pago, lo que permite analizar la eficiencia de las operaciones de pago.

Dónde obtenerlo

Este evento se registra explícitamente en las tablas de datos de ejecución de pagos, en concreto REGUP (partidas procesadas por el programa de pagos) y REGUH (cabecera).

Capturar

Identifique cuándo aparece una factura en la tabla REGUP para una ejecución de pagos identificada en REGUH.

Tipo de evento explicit
Recepción de mercancías conciliada
Esta actividad indica que las cantidades y los importes de la factura se han conciliado correctamente con el documento de recepción de mercancías correspondiente. Es la validación final de una conciliación tripartita.
Por qué es importante

El seguimiento de esta actividad permite detectar ineficiencias en la conciliación tripartita e identificar discrepancias entre las mercancías recibidas y las facturadas por el proveedor.

Dónde obtenerlo

Se deduce de la presencia de una referencia al documento de material (recepción de mercancías) en la partida de factura, a menudo vinculada mediante el historial de posiciones de la orden de compra.

Capturar

Se deduce de la presencia de una referencia al documento de recepción de mercancías en la partida de factura (por ejemplo, en RSEG para las facturas MIRO).

Tipo de evento inferred
Vencimiento de la factura superado
Evento calculado que indica que ha pasado la fecha neta de vencimiento de la factura sin que se haya compensado ningún pago. Esto significa que el pago está retrasado o vencido.
Por qué es importante

Esta actividad es esencial para el Dashboard «Cumplimiento y antigüedad de los pagos»: ayuda a identificar y gestionar de forma proactiva las facturas vencidas y a analizar las causas de fondo de los retrasos.

Dónde obtenerlo

No es un evento explícito de SAP. Se calcula comparando la fecha actual del sistema con la fecha neta de vencimiento (calculada a partir de BSEG-ZFBDT o de la fecha base y las condiciones de pago).

Capturar

Evento calculado que se activa cuando la marca de tiempo del evento es posterior a la fecha neta de vencimiento de la factura.

Tipo de evento calculated
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de SAP S/4HANA

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