Su Template de datos para la gestión de contratos

Este atributo describe un paso o hito concreto del proceso de gestión de contratos, como «Contrato redactado», «Inicio de la revisión legal» o «Contrato formalizado». Estas actividades son los elementos básicos del mapa de procesos.

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental para Process Mining. Permite identificar el flujo real del proceso, detectar desviaciones respecto del procedimiento estándar y determinar qué actividades requieren más tiempo o se repiten con mayor frecuencia.

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar el flujo de trabajo de los contratos, los cuellos de botella y las variaciones.

Por lo general, este dato se obtiene del Registro de eventos o de los datos de auditoría de DocuSign CLM, donde se registran las acciones realizadas en un documento contractual o en un flujo de trabajo.

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que se produjo una actividad. Es la base temporal de Process Mining y permite analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

Al ordenar los eventos por hora de inicio, se crea un registro cronológico para cada caso. Esto permite calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de cada paso y la duración total del proceso de principio a fin. Es fundamental para identificar cuellos de botella, medir los tiempos de espera y evaluar la eficiencia del proceso frente a los SLA.

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Esta información suele formar parte del Registro de eventos o de los datos de auditoría de DocuSign CLM y está asociada a cada acción registrada.

El ID del contrato es el identificador definitivo del caso y vincula de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico, desde su inicio hasta su resolución. En DocuSign CLM, puede corresponder al ID del sobre o a un campo personalizado que identifique el contrato.

Este atributo es esencial para Process Mining, ya que permite reconstruir el recorrido completo de cada contrato. Al agrupar todas las actividades relacionadas bajo un mismo ID del contrato, los analistas pueden visualizar el flujo completo del proceso, medir los tiempos de ciclo y analizar las variaciones entre contratos.

Es la clave principal que conecta todos los eventos relacionados con el proceso y permite seguir y analizar el ciclo de vida completo de un contrato.

Suele ser el identificador principal de un contrato o de un objeto de sobre en DocuSign CLM. Puede aparecer como ID del sobre o como un campo personalizado configurado para identificar contratos.

Este atributo indica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor sería siempre «DocuSign CLM» u otro identificador similar.

Aunque en un análisis de un solo sistema pueda parecer redundante, incluir este campo es una buena práctica. Resulta fundamental al combinar datos de varios sistemas, por ejemplo, datos de contratos de un CRM con datos del flujo de trabajo de DocuSign, ya que permite mantener la trazabilidad y conocer claramente el origen de los datos.

Garantiza la trazabilidad de los datos y es esencial para los análisis que combinan datos de varios sistemas empresariales.

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de los datos para indicar el origen del conjunto de datos.

Este atributo indica cuándo se actualizó el conjunto de datos por última vez. Permite saber qué tan recientes y oportunos son los datos del análisis.

En los Dashboards y los informes, esta información es esencial para la gobernanza de datos y la confianza de quienes los consultan. Ayuda a los analistas a saber si están viendo información en tiempo real o una instantánea de un momento concreto, algo fundamental para tomar decisiones oportunas y bien fundamentadas.

Aporta contexto esencial sobre la actualidad de los datos y permite saber qué tan recientes son los datos del análisis del proceso.

Es un atributo de metadatos que suele generar y almacenar la herramienta ETL (extracción, transformación y carga) o la canalización de datos durante la ingesta.

Este atributo identifica a la otra organización que participa en el acuerdo. Las distintas contrapartes pueden tener estilos de negociación, requisitos legales y tiempos de respuesta diferentes, lo que puede influir considerablemente en el ciclo de vida del contrato.

Analizar el rendimiento del proceso por contraparte ayuda a identificar qué socios facilitan el trabajo y cuáles suelen causar demoras. Esta información permite mejorar la gestión de las relaciones y establecer expectativas realistas para futuras negociaciones. Es una dimensión clave para el análisis «Retrabajo y frecuencia de revisión de contratos».

Ayuda a analizar cómo las interacciones con distintas partes externas afectan los tiempos de negociación, la cantidad de revisiones y los tiempos de ciclo generales.

Esta información es un dato fundamental del registro del contrato y suele almacenarse en un campo específico llamado «Nombre de la contraparte» o «Empresa».

Este atributo indica el estado general del contrato en un momento determinado, por ejemplo, «Borrador», «En revisión», «Pendiente de firma» o «Formalizado». Ofrece una visión general de la etapa en la que se encuentra el contrato.

En Process Mining, analizar el estado permite filtrar casos y crear Dashboards que muestran el volumen de contratos en cada etapa. El Dashboard «Seguimiento del estado de los contratos en tiempo real» se basa directamente en este atributo para mostrar la cartera de contratos activos e identificar dónde se acumula el trabajo.

Ofrece una instantánea del avance del contrato, esencial para hacer seguimiento de su estado, gestionar la carga de trabajo e identificar cuellos de botella.

Esta información suele estar disponible como atributo principal del objeto de contrato o de flujo de trabajo en DocuSign CLM.

Este atributo almacena la fecha de vencimiento contractual. Es un dato esencial para gestionar la cartera de contratos de forma proactiva, sobre todo en acuerdos de ingresos recurrentes o servicios a largo plazo.

Esta fecha es el dato principal del Dashboard «Previsión de renovaciones y vencimientos de contratos». Al supervisar los contratos próximos a vencer, las organizaciones pueden iniciar los flujos de trabajo de renovación a tiempo. También es un dato clave para calcular el KPI «Tasa de renovación oportuna de contratos» y ayudar a evitar pérdidas de ingresos e interrupciones del servicio.

Es fundamental para gestionar los contratos de forma proactiva, renovar a tiempo y evitar vencimientos no previstos.

Es un campo estándar de metadatos que debería registrarse en DocuSign CLM para cualquier contrato con una duración definida.

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que terminó una actividad. La hora de inicio marca el comienzo y la hora de finalización, el término, lo que permite calcular con precisión la duración de cada actividad.

Analizar la hora de finalización es fundamental para calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, es decir, el tiempo de trabajo efectivo dedicado a una tarea. Esto permite distinguir el trabajo activo del tiempo de espera y comprender mejor la eficiencia de los recursos y el coste real de las demoras. Por ejemplo, permite calcular la duración exacta de la actividad «Revisión legal».

Permite calcular con precisión la duración de cada actividad y distinguir el tiempo de procesamiento activo del tiempo de espera.

En sistemas como DocuSign CLM, este dato puede registrarse explícitamente en el registro de auditoría o deducirse de la hora de inicio del evento siguiente.

El responsable del contrato es el principal punto de contacto y la persona encargada de impulsar el avance del contrato. Por lo general, es quien inició la solicitud o quien gestiona la relación comercial.

Analizar el rendimiento por responsable del contrato puede revelar patrones de eficiencia, tasas de retrabajo y tiempos de ciclo. Este análisis ayuda a identificar a las personas o los equipos con mejor rendimiento, así como a quienes podrían necesitar formación o apoyo adicionales. Es una dimensión clave para segmentar los datos en Dashboards como «Análisis del tiempo de ciclo del contrato».

Permite analizar el rendimiento por persona o equipo, identificar buenas prácticas y detectar oportunidades de mejora en las actividades realizadas por los usuarios.

Suele ser un campo de usuario asociado al objeto de contrato, que a menudo contiene el nombre de quien creó el flujo de trabajo o es responsable de él.

Este atributo clasifica los contratos según su finalidad jurídica o comercial. Los distintos tipos de contrato suelen seguir flujos de trabajo diferentes, tener requisitos de aprobación distintos y variar en complejidad.

Segmentar el análisis del proceso por tipo de contrato es fundamental para comprender las diferencias de rendimiento. Permite comparar los tiempos de ciclo, las tasas de cumplimiento y los patrones de negociación de distintos tipos de acuerdos. Por ejemplo, un NDA debería tener un tiempo de ciclo mucho menor que un acuerdo marco de servicios complejo. Este atributo permite hacer esa comparación.

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas categorías de contratos, que suelen tener flujos de trabajo y niveles de complejidad propios.

Es un campo clave de metadatos que suele seleccionarse en una lista desplegable al crear un contrato en DocuSign CLM.

Este atributo representa el valor económico del acuerdo, que puede ser un importe único o recurrente. El valor del contrato suele determinar el nivel de revisión necesario y la complejidad del proceso de aprobación.

Analizar el proceso según el valor del contrato es fundamental para priorizar los acuerdos de mayor valor e identificar demoras innecesarias. También permite comprobar el cumplimiento, por ejemplo, verificar que los contratos que superan cierto umbral hayan recibido la aprobación del director financiero. Este atributo ayuda a centrar las iniciativas de optimización en los contratos de mayor impacto económico.

Permite priorizar y evaluar riesgos, ya que los contratos de mayor valor suelen requerir revisiones más rigurosas y tener un mayor impacto en el negocio.

Suele ser un campo numérico o monetario en los metadatos del contrato de DocuSign CLM.

Este atributo identifica a la persona del departamento legal responsable de revisar y aprobar el contrato. Se diferencia del responsable del contrato, que suele pertenecer al área de negocio.

Asignar las revisiones a una persona concreta del área legal permite analizar en detalle el rendimiento de esta etapa. Ayuda a crear el Dashboard «Rendimiento de la revisión legal» para medir y comparar el volumen de trabajo y los tiempos de ciclo de cada integrante del equipo legal. Esta información puede servir para equilibrar la carga de trabajo e identificar oportunidades de eficiencia en el departamento.

Permite analizar en detalle la etapa de revisión legal, equilibrar la carga de trabajo y medir el rendimiento del equipo legal.

Este dato se obtendría de la información de asignación de tareas de un flujo de trabajo de DocuSign CLM e indicaría a quién se asignó la tarea «Revisión legal».

Este atributo indica el departamento interno, como Ventas, Marketing o TI, que inició el contrato o es responsable de él. Los procesos y las necesidades pueden variar entre departamentos, lo que da lugar a distintas formas de gestionar los contratos.

Segmentar el análisis por departamento es esencial para comprender cómo utilizan el proceso de gestión de contratos las distintas áreas de la empresa. Permite crear informes específicos, como el «Informe de cuellos de botella en la aprobación de contratos», para identificar si las demoras se concentran en determinadas unidades de negocio y adaptar las mejoras del proceso a las necesidades de cada departamento.

Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio y detectar diferencias de eficiencia, cumplimiento y carga de trabajo.

Puede ser un campo de metadatos del contrato o derivarse del departamento al que pertenece el responsable del contrato.

Esta métrica calcula el tiempo total que un contrato permanece en la fase de aprobación, desde que se envía para la primera aprobación interna hasta que se obtiene la última aprobación necesaria. Puede calcularse sumando la duración de todas las actividades de aprobación o midiendo el tiempo entre el inicio de la primera actividad y el final de la última.

Este atributo es la medida principal del KPI «Duración promedio de la fase de aprobación». Ayuda a aislar las demoras atribuibles al proceso de aprobación, en lugar de a la redacción o la negociación. Al hacer seguimiento de esta duración, las organizaciones pueden comprender mejor el impacto de su matriz de aprobación e identificar oportunidades para agilizarla.

Aísla el tiempo dedicado a las aprobaciones y facilita la identificación y resolución de cuellos de botella en la cadena de aprobación.

Se calcula en la herramienta de Process Mining identificando todos los eventos relacionados con las aprobaciones, como «Aprobación interna enviada» y «Aprobación interna recibida», y midiendo el tiempo entre el primero y el último de esos eventos en cada caso.

Este atributo calculado identifica los contratos que requirieron retrabajo, por ejemplo, aquellos que se devolvieron para modificar el texto después de recibir una aprobación interna. Por lo general, se obtiene al detectar secuencias de actividades específicas no deseadas.

Este indicador simplifica el análisis de las ineficiencias del proceso. Permite calcular directamente el KPI «Tasa de retrabajo de contratos» y filtrar y analizar fácilmente solo los contratos que requirieron un esfuerzo adicional. Así se pueden identificar las causas principales del retrabajo, como requisitos iniciales poco claros o puntos de negociación complejos.

Ayuda a cuantificar y analizar la frecuencia del retrabajo, un indicador clave de ineficiencia del proceso y de costes ocultos.

Este atributo se calcula en la herramienta de Process Mining mediante reglas que detectan ciclos de retrabajo, como un evento «Contrato con cambios» posterior a un evento «Aprobación interna recibida».

Este atributo indica el estado específico de la fase de aprobación del ciclo de vida del contrato. Mientras que el estado del contrato ofrece una visión general del caso, el estado de aprobación registra el resultado de cada actividad de aprobación.

Es esencial para el «Informe de cuellos de botella en la aprobación de contratos» y el «Seguimiento del estado de los contratos en tiempo real». Permite ver claramente qué contratos esperan aprobación, cuáles se rechazaron y requieren retrabajo, y cuáles completaron la etapa de aprobación. Analizar los cambios entre estos estados ayuda a localizar los puntos concretos donde se producen fallos o demoras en la cadena de aprobación.

Ofrece información detallada sobre la fase de aprobación y permite identificar qué contratos están atascados y por qué.

Correspondería al resultado de una tarea de aprobación o de un paso del flujo de trabajo en DocuSign CLM.

Este atributo indica si el contrato se firmó con una herramienta de firma electrónica integrada, como DocuSign eSignature, o si se formalizó por otro medio, por ejemplo, con una firma manuscrita y el escaneo del documento.

Este atributo permite calcular directamente el KPI «Tasa de adopción de la firma electrónica». Al analizar la proporción de contratos firmados electrónicamente, una empresa puede medir el avance de sus iniciativas de transformación digital. Una tasa de adopción más alta suele asociarse con tiempos de formalización más cortos, menores costes administrativos y un mejor cumplimiento y seguimiento de los documentos.

Mide la adopción de procesos digitales y ayuda a cuantificar las mejoras de eficiencia que aporta el uso de funciones integradas de firma electrónica.

Puede determinarse comprobando si el evento «Contrato formalizado» se originó en el servicio integrado DocuSign eSignature.

Este atributo registra las versiones del documento contractual a medida que se revisa y se modifica. El número debería aumentar cada vez que se carga o guarda una versión nueva.

Hacer seguimiento de la versión del documento permite medir directamente el retrabajo y la complejidad de las negociaciones. Un número elevado de versiones indica que hubo mucho intercambio entre las partes. Este atributo es un dato clave para calcular el KPI «Cantidad promedio de revisiones del documento» y analizar el Dashboard «Retrabajo y frecuencia de revisión de contratos».

Mide directamente el retrabajo y el esfuerzo de negociación al registrar cuántas veces se revisó un documento.

DocuSign CLM incluye control de versiones para los documentos. Este atributo se extraería del historial de versiones del documento.