Su Template de datos de gestión de contratos

Este atributo describe un único paso o hito dentro del proceso de gestión de contratos, como «Contrato redactado», «Inicio de la revisión legal» o «Contrato formalizado». Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos.

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es fundamental para Process Mining. Permite identificar el flujo real del proceso, detectar desviaciones respecto al procedimiento estándar y determinar qué actividades requieren más tiempo o se repiten con mayor frecuencia.

Define los pasos del proceso y permite visualizar y analizar el Workflow de contratos, los cuellos de botella y las variaciones.

Normalmente se obtiene del Registro de eventos o de los datos del registro de auditoría de DocuSign CLM, donde se registran las acciones realizadas en un documento o Workflow de contrato.

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad. Constituye la base temporal de Process Mining y permite analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

Al ordenar los eventos según su hora de inicio, se crea un registro cronológico para cada caso. Esto permite calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de cada paso y la duración total del proceso de principio a fin. Es fundamental para identificar cuellos de botella, medir los tiempos de espera y evaluar la eficiencia del proceso frente a los SLA.

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Esta información forma parte habitualmente de cualquier Registro de eventos o registro de auditoría de DocuSign CLM y está asociada a cada acción registrada.

El Contract ID actúa como identificador de caso definitivo y vincula de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico, desde su inicio hasta su resolución. En DocuSign CLM, puede corresponder al Envelope ID o a un campo de identificador de contrato personalizado.

Este atributo es esencial para el process mining, ya que permite reconstruir el recorrido completo de cada contrato individual. Al agrupar todas las actividades relacionadas bajo un único Contract ID, los analistas pueden visualizar el flujo completo del proceso, medir los tiempos de ciclo y analizar las variaciones entre distintos contratos.

Es la clave principal que conecta todos los eventos relacionados del proceso y permite rastrear y analizar todo el ciclo de vida de un único contrato.

Normalmente es el identificador principal de un objeto de contrato o sobre en DocuSign CLM. Puede aparecer como Envelope ID o como un campo personalizado configurado para identificar contratos.

Este atributo especifica el origen de los datos del proceso. En esta vista, el valor sería siempre «DocuSign CLM» o un identificador similar.

Aunque pueda parecer redundante en un análisis de un solo sistema, incluir este campo es una buena práctica. Se vuelve fundamental al combinar datos de varios sistemas, por ejemplo, datos de contratos de un CRM con datos de Workflow de DocuSign, ya que garantiza una trazabilidad y un linaje de datos claros.

Garantiza la trazabilidad de los datos y es esencial para los análisis que combinan datos de varios sistemas empresariales.

Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para identificar el origen del conjunto de datos.

Este atributo indica cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos. Proporciona contexto sobre la actualidad y la oportunidad del análisis, y permite a los usuarios saber hasta qué momento están actualizados los datos.

En los Dashboards y los informes, esta información es fundamental para la gobernanza de datos y la confianza de los usuarios. Ayuda a los analistas a comprender si están consultando información en tiempo real o una instantánea de un momento concreto, algo esencial para tomar decisiones fundamentadas y oportunas.

Proporciona un contexto esencial sobre la actualidad de los datos y permite entender hasta qué punto está actualizado el análisis del proceso.

Es un atributo de metadatos que normalmente genera y almacena la herramienta ETL (Extract, Transform, Load) o la canalización de datos durante la ingesta de datos.

Este atributo identifica a la otra organización que participa en el acuerdo. Las distintas contrapartes pueden tener estilos de negociación, requisitos legales y tiempos de respuesta diferentes, lo que puede afectar considerablemente al ciclo de vida del contrato.

Analizar el rendimiento del proceso por contraparte ayuda a identificar con qué socios resulta fácil trabajar y cuáles provocan demoras de forma recurrente. Esta información puede utilizarse para mejorar la gestión de las relaciones y establecer expectativas realistas para futuras negociaciones. Es una dimensión clave para el análisis «Frecuencia de retrabajo y revisiones de contratos».

Ayuda a analizar cómo las interacciones con distintas partes externas afectan a los tiempos de negociación, el número de revisiones y los tiempos de ciclo generales.

Esta información es una parte fundamental del registro del contrato y suele almacenarse en un campo específico como «Nombre de la contraparte» o «Empresa».

Este atributo indica el estado general del contrato en un momento determinado, por ejemplo, «Borrador», «En revisión», «Pendiente de firma» o «Formalizado». Ofrece un resumen general de la fase del proceso en la que se encuentra el contrato.

En Process Mining, analizar el estado resulta útil para filtrar casos y crear Dashboards que hagan seguimiento del volumen de contratos en las distintas etapas. El Dashboard «Seguimiento del estado de los contratos en tiempo real» depende directamente de este atributo para ofrecer visibilidad sobre la cartera activa de contratos e identificar dónde se acumula el trabajo.

Proporciona una instantánea del avance del contrato, esencial para hacer seguimiento del estado, gestionar la carga de trabajo e identificar cuellos de botella.

Esta información suele estar disponible como atributo principal del objeto de contrato o Workflow en DocuSign CLM.

Este atributo almacena la fecha de vencimiento contractual. Es un dato de metadatos fundamental para gestionar de forma proactiva la cartera de contratos, especialmente en acuerdos de ingresos recurrentes o servicios a largo plazo.

Esta fecha es el principal motor del panel «Previsión de renovaciones y vencimientos de contratos». Al supervisar los contratos próximos a vencer, las organizaciones pueden activar los Workflows de renovación a tiempo. También es una entrada clave para calcular el KPI «Tasa de renovación oportuna de contratos», lo que ayuda a evitar pérdidas de ingresos e interrupciones del servicio.

Es fundamental para gestionar los contratos de forma proactiva, facilitar renovaciones oportunas y evitar vencimientos no deseados.

Es un campo de metadatos estándar que debería registrarse para cualquier contrato con un plazo definido en DocuSign CLM.

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que finalizó una actividad. Mientras que la hora de inicio marca el comienzo, la hora de finalización marca la conclusión, lo que permite calcular con precisión la duración de cada actividad.

Analizar la hora de finalización es fundamental para calcular el tiempo de procesamiento de las actividades, es decir, el tiempo de trabajo efectivo dedicado a una tarea. Esto ayuda a diferenciar el trabajo activo del tiempo de espera y proporciona una visión más profunda de la eficiencia de los recursos y del coste real de las demoras. Por ejemplo, permite calcular la duración exacta de una actividad de «Revisión legal».

Permite calcular con precisión la duración de cada actividad y ayuda a distinguir el tiempo de procesamiento activo del tiempo de espera inactivo.

En sistemas como DocuSign CLM, puede registrarse explícitamente en el registro de auditoría o tener que inferirse a partir de la hora de inicio del evento posterior.

El responsable del contrato es el principal punto de contacto y la persona responsable de la progresión del contrato. Normalmente es quien inició la solicitud de contrato o quien gestiona la relación comercial.

Analizar el rendimiento por responsable del contrato puede revelar patrones de eficiencia, tasas de retrabajo y tiempos de ciclo. Este análisis ayuda a identificar a las personas o equipos con mejor rendimiento, así como a quienes podrían necesitar formación o apoyo adicional. Es una dimensión clave para segmentar los datos en Dashboards como «Análisis del tiempo de ciclo del contrato».

Permite analizar el rendimiento por persona o equipo, identificar buenas prácticas y detectar áreas de mejora en las actividades impulsadas por los usuarios.

Normalmente es un campo de usuario asociado al objeto de contrato, que suele contener el nombre de quien creó el Workflow o es responsable de él.

Este atributo categoriza los contratos según su finalidad legal o comercial. Los distintos tipos de contrato suelen seguir Workflows diferentes, tener requisitos de aprobación distintos y variar en complejidad.

Segmentar el análisis del proceso por tipo de contrato es fundamental para comprender las variaciones de rendimiento. Permite comparar los tiempos de ciclo, las tasas de cumplimiento y los patrones de negociación de distintos tipos de acuerdos. Por ejemplo, un NDA debería tener un tiempo de ciclo mucho más corto que un Master Services Agreement complejo, y este atributo hace posible esa comparación.

Permite comparar el rendimiento del proceso entre distintas categorías de contratos, que suelen tener Workflows y niveles de complejidad propios.

Es un campo de metadatos clave que normalmente se selecciona en una lista desplegable al crear un contrato en DocuSign CLM.

Este atributo representa el valor económico del acuerdo, que puede ser un importe único o recurrente. El valor de un contrato suele determinar el nivel de revisión necesario y la complejidad del circuito de aprobación.

Analizar el proceso según el valor del contrato es fundamental para priorizar los acuerdos de mayor importe e identificar si sufren demoras innecesarias. También puede utilizarse para comprobar el cumplimiento, por ejemplo, verificando que los contratos que superan un determinado umbral hayan recibido la aprobación del CFO. Este atributo ayuda a centrar los esfuerzos de optimización en los contratos con mayor impacto financiero.

Permite priorizar y evaluar riesgos, ya que los contratos de mayor valor suelen requerir revisiones más rigurosas y tienen un mayor impacto empresarial.

Normalmente es un campo numérico o monetario de los metadatos del contrato en DocuSign CLM.

Este atributo identifica a la persona concreta del departamento legal responsable de revisar y aprobar el contrato. Se diferencia del responsable del contrato, que normalmente pertenece al área de negocio.

Asignar las revisiones a una persona concreta del equipo legal permite analizar en detalle el rendimiento de la etapa de revisión legal. Ayuda a crear el panel «Rendimiento de la revisión legal» para medir y comparar el volumen procesado y los tiempos de ciclo de los distintos miembros del equipo legal, lo que facilita equilibrar la carga de trabajo e identificar oportunidades de eficiencia dentro del departamento.

Permite analizar en detalle la etapa de revisión legal, equilibrar la carga de trabajo y medir el rendimiento del equipo legal.

Se obtendría de los datos de asignación de tareas de un Workflow de DocuSign CLM e indicaría a quién se asignó la tarea «Revisión legal».

Este atributo especifica el departamento interno, como Ventas, Marketing o TI, que inició el contrato o es responsable de él. Los procesos y las necesidades pueden variar según el departamento, lo que da lugar a distintos patrones de gestión de contratos.

Segmentar el análisis por departamento es esencial para comprender cómo utilizan el proceso de gestión de contratos las distintas áreas de la empresa. Ayuda a crear informes específicos, como el «Informe de cuellos de botella en la aprobación de contratos», para identificar si las demoras se concentran en determinadas unidades de negocio y adaptar las mejoras del proceso a las necesidades de cada departamento.

Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio y pone de relieve las variaciones en eficiencia, cumplimiento y carga de trabajo.

Puede ser un campo de metadatos del contrato o derivarse del departamento del usuario responsable del contrato.

Esta métrica calcula el tiempo total que un contrato permanece en la fase de aprobación, desde el momento en que se envía para la primera aprobación interna hasta que se obtiene la última aprobación necesaria. Puede calcularse sumando las duraciones de todas las actividades relacionadas con la aprobación o midiendo el tiempo entre el inicio de la primera actividad de aprobación y el final de la última.

Este atributo es la medida principal del KPI «Duración media de la fase de aprobación». Ayuda a aislar las demoras causadas específicamente por el proceso de aprobación, en lugar de por la redacción o la negociación. Al hacer seguimiento de esta duración, las organizaciones pueden comprender mejor el impacto de su matriz de aprobación e identificar oportunidades para simplificarla.

Aísla el tiempo dedicado a las aprobaciones y facilita la identificación y resolución de cuellos de botella específicos de la cadena de aprobación.

Se calcula en la herramienta de Process Mining identificando todos los eventos relacionados con las aprobaciones, como «Aprobación interna enviada» y «Aprobación interna recibida», y midiendo el tiempo entre el primero y el último de estos eventos para cada caso.

Este atributo proporciona un estado detallado específico de la fase de aprobación del ciclo de vida del contrato. Mientras que el estado del contrato representa el estado general del caso, el estado de aprobación registra el resultado de cada actividad de aprobación.

Es esencial para el «Informe de cuellos de botella en la aprobación de contratos» y el «Seguimiento del estado de los contratos en tiempo real». Permite ver con claridad qué contratos están pendientes de aprobación, cuáles han sido rechazados y requieren retrabajo, y cuáles han superado correctamente la fase de aprobación. Analizar las transiciones entre estos estados ayuda a localizar puntos concretos de fallo o demora en la cadena de aprobación.

Proporciona información detallada sobre la fase de aprobación y permite identificar qué contratos están bloqueados y por qué.

Sería el resultado de una tarea de aprobación o de un paso del Workflow en DocuSign CLM.

Este atributo registra si el contrato se firmó mediante una herramienta integrada de firma electrónica, como DocuSign eSignature, o si se formalizó por un método fuera de línea, por ejemplo, con firma manuscrita y escaneo.

Este atributo respalda directamente el KPI «Tasa de adopción de la firma electrónica». Al analizar la proporción de contratos firmados electrónicamente, una empresa puede medir el éxito de sus iniciativas de transformación digital. Una mayor tasa de adopción suele correlacionarse con tiempos de formalización más cortos, menores costes administrativos y un mejor cumplimiento y seguimiento de los documentos.

Mide la adopción de procesos digitales y ayuda a cuantificar las mejoras de eficiencia derivadas del uso de capacidades integradas de firma electrónica.

Puede determinarse comprobando si el evento «Contrato formalizado» se originó en el servicio integrado DocuSign eSignature.

Este atributo calculado identifica los contratos que han requerido retrabajo, por ejemplo, porque se devolvieron para introducir cambios después de haber recibido la aprobación interna. Normalmente se obtiene buscando secuencias de actividades específicas no deseadas.

Este indicador simplifica el análisis de las ineficiencias del proceso. Permite calcular directamente el KPI «Tasa de retrabajo de contratos» y filtrar y analizar fácilmente solo los contratos que requirieron un esfuerzo adicional. Esto ayuda a localizar las causas raíz del retrabajo, como requisitos iniciales poco claros o puntos de negociación complejos.

Ayuda a cuantificar y analizar la frecuencia del retrabajo, un indicador clave de la ineficiencia del proceso y de los costes ocultos.

Este atributo se calcula en la herramienta de Process Mining mediante reglas que identifican ciclos de retrabajo, como un evento «Contrato con cambios» posterior a un evento «Aprobación interna recibida».

Este atributo registra las iteraciones del documento contractual a medida que pasa por revisiones y cambios. Cada vez que se carga o guarda una nueva versión, este número debería incrementarse.

Hacer seguimiento de la versión del documento es una forma directa de medir el retrabajo y la complejidad de las negociaciones. Un número elevado de versiones indica un intercambio intenso de cambios entre las partes. Este atributo es una entrada principal para calcular el KPI «Número medio de revisiones del documento» y analizar el panel «Frecuencia de retrabajo y revisiones de contratos».

Mide directamente el volumen de retrabajo y el esfuerzo de negociación mediante el seguimiento del número de revisiones del documento.

DocuSign CLM incorpora control de versiones para los documentos. Este atributo se extraería del historial de versiones del documento.