Su Template de datos de contratación a jubilación: gestión de puestos

Event Time es la marca de tiempo que registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Proporciona el contexto cronológico de todo el proceso y permite ordenar correctamente los eventos para reconstruir el flujo del proceso tal como ocurrió.

Esta marca de tiempo es la base de todos los análisis temporales. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar la duración de los pasos de aprobación y medir el tiempo de entrega total desde la creación de un puesto hasta su cobertura. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para Dashboards como «Position Management Cycle Time» y KPI como «Average Position Approval Cycle Time».

Es esencial para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo y los plazos.

Normalmente se encuentra en los registros del sistema, los registros de transacciones o los campos de fecha de creación y modificación de documentos del sistema de origen.

El ID del puesto es una clave única asignada a cada puesto para distinguirlo de los demás. Actúa como hilo conductor que conecta todas las actividades y eventos relacionados con el ciclo de vida de un puesto, desde su solicitud inicial hasta su cierre.

En Process Mining, cada registro de eventos debe tener un identificador de caso que agrupe las actividades relacionadas en una única instancia de proceso. Al utilizar el ID del puesto como ID del caso, los analistas pueden seguir el recorrido completo de cada puesto de principio a fin. Esto permite visualizar los flujos del proceso, calcular los tiempos de ciclo de cada puesto e identificar rutas habituales o desviaciones.

Es esencial para agrupar todas las actividades relacionadas en una única instancia de proceso y permitir el análisis integral del ciclo de vida de cada puesto.

Normalmente se encuentra en la cabecera o en el registro principal de un módulo de gestión de puestos o de un sistema de información de Recursos Humanos (HRIS).

El nombre de la actividad describe un paso o una acción concreta dentro del ciclo de vida de la gestión de puestos. Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y representan eventos clave como «Solicitud de puesto iniciada», «Aprobación presupuestaria recibida» o «Puesto cerrado».

Para el análisis, el seguimiento de estas actividades permite visualizar todo el flujo del proceso. Ayuda a identificar la secuencia de eventos, descubrir variantes del proceso y localizar cuellos de botella o ciclos de retrabajo, como actividades repetidas de «Solicitud de puesto devuelta para retrabajo». La claridad y coherencia de los nombres de las actividades son fundamentales para crear un modelo de proceso preciso y fácil de entender.

Este atributo es fundamental para construir el mapa de procesos, identificar cuellos de botella y comprender la secuencia de eventos del ciclo de vida del puesto.

Se genera a partir de registros de eventos, tablas de cambios de estado o códigos de transacción del sistema de Recursos Humanos o de gestión de puestos.

El atributo Sistema de origen identifica el origen de los datos del proceso. En muchas organizaciones, el proceso de contratación y gestión de personal abarca varias aplicaciones, por ejemplo, un sistema central de Recursos Humanos para la gestión de puestos y un sistema independiente de seguimiento de candidatos (ATS) para la contratación.

Especificar el sistema de origen es fundamental al combinar datos de distintas fuentes para crear una visión unificada del proceso. Ayuda a validar los datos, resolver problemas de integración y comprender cómo contribuye cada sistema al proceso general. También puede revelar retrasos o discrepancias en los datos que se producen durante las transferencias entre sistemas.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para validarlos y analizar procesos que abarcan varios sistemas integrados.

Esta información suele estar disponible en los metadatos de la extracción de datos o puede añadirse como un valor estático durante la transformación de datos.

Este atributo registra cuándo se actualizó por última vez el conjunto de datos desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos que proporciona un contexto importante sobre la actualidad y vigencia de los datos analizados.

Las personas analistas utilizan esta información para comprender el periodo que abarca el análisis y confirmar que trabajan con los datos más recientes disponibles. En la supervisión continua de procesos, conocer la hora de la última actualización es esencial para garantizar que los Dashboards y los KPI reflejen el estado actual de las operaciones y que las conclusiones se basen en información oportuna.

Informa a los analistas sobre la actualidad de los datos y garantiza que el análisis sea pertinente y se base en la información más reciente disponible.

Esta marca de tiempo suele generarse y almacenarse durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL).

El centro de costes es una dimensión financiera que vincula un puesto con una entidad presupuestaria concreta del plan contable de la organización. Se utiliza para la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y los informes relacionados con la plantilla y los gastos de personal.

Desde la perspectiva de Process Mining, el centro de costes permite analizar el proceso de gestión de puestos desde un punto de vista financiero. Puede ayudar a identificar si determinados centros de costes experimentan cambios de puesto más frecuentes, tienen tiempos de aprobación más largos o están asociados a costes de contratación más elevados. Esto resulta especialmente útil para analizar el cumplimiento presupuestario y comprender el impacto financiero de las decisiones sobre los puestos.

Vincula el puesto con una entidad financiera y permite analizar el rendimiento y los costes del proceso por área presupuestaria.

Se encuentra en los detalles de asignación financiera u organizativa del registro del puesto, dentro del sistema de Recursos Humanos o ERP.

El atributo Departamento proporciona contexto organizativo al asignar cada puesto a una parte concreta de la empresa, como «Finanzas», «Ingeniería» o «Ventas». Esto permite segmentar y comparar el proceso de gestión de puestos entre distintas áreas de la empresa.

En el análisis, filtrar o agrupar por departamento es una técnica muy útil. Ayuda a identificar diferencias en el rendimiento del proceso, como tiempos de aprobación más largos o tasas de retrabajo más elevadas en determinados departamentos. Esta información puede orientar iniciativas específicas de mejora de procesos y destacar las buenas prácticas de los departamentos con mejor rendimiento para compartirlas en toda la organización.

Permite comparar el proceso entre distintas unidades de negocio y ayuda a identificar diferencias de eficiencia, cumplimiento y costes.

Se encuentra en los datos maestros del puesto o en el módulo de gestión organizativa del sistema de Recursos Humanos.

Position Status indica el estado del puesto dentro de su ciclo de vida. Este atributo es dinámico y cambia a medida que el puesto avanza por el proceso. Por ejemplo, un puesto puede comenzar como «Pending Approval», pasar a «Open - Recruiting», después a «Filled» y, por último, a «Closed».

Este atributo es esencial para el análisis basado en estados y para Dashboards como «Stale and Inactive Position Analysis». Al analizar el tiempo empleado en cada estado, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella, como puestos que permanecen demasiado tiempo en estado «Open». También ayuda a planificar la capacidad y a comprender el estado general del flujo de contratación.

Permite analizar cuánto tiempo permanecen los puestos en cada estado, algo fundamental para identificar puestos estancados y gestionar la planificación de la plantilla.

Normalmente se almacena en el registro principal del puesto y se actualiza cuando se producen actividades que cambian su estado.

Mientras que la hora del evento marca el inicio de una actividad, la hora de finalización marca cuándo termina. La diferencia entre ambas representa el tiempo de procesamiento o la duración de esa tarea concreta. En los eventos instantáneos, la hora de finalización puede coincidir con la hora de inicio.

En el análisis, este atributo es fundamental para localizar las actividades concretas que consumen más tiempo dentro del proceso. Ayuda a identificar pasos ineficientes y facilita un análisis detallado de los cuellos de botella. Por ejemplo, al analizar la hora de finalización de los pasos de aprobación, las organizaciones pueden determinar qué aprobaciones tardan más y orientar sus iniciativas de mejora en consecuencia.

Permite calcular el tiempo de procesamiento de cada actividad y ayuda a identificar las tareas concretas que consumen más tiempo.

A menudo se encuentra junto a la hora de inicio en los registros de eventos del sistema o en los datos de transacciones. También puede derivarse como la hora de inicio del evento posterior.

El nombre de usuario identifica a la persona empleada, como un responsable, un socio de negocio de Recursos Humanos o la persona responsable del presupuesto, que ejecutó una tarea concreta del proceso. Puede ser quien solicitó un puesto, aprobó un paso o modificó sus detalles.

Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento de los recursos, la distribución de la carga de trabajo y el cumplimiento. Ayuda a responder preguntas como «¿Qué personas usuarias gestionan más solicitudes?» o «¿Hay retrasos asociados a determinadas personas aprobadoras?». También se utiliza en el análisis de segregación de funciones para garantizar que las tareas críticas no las realice la misma persona.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de las personas usuarias y el cumplimiento, y ayuda a identificar necesidades de formación o limitaciones de recursos.

Normalmente está disponible en los detalles de las transacciones, los registros de cambios o las pistas de auditoría, a menudo vinculado mediante un ID de usuario.

El nombre del responsable identifica a la persona que supervisará a quien ocupe el nuevo puesto. A menudo es quien inicia la solicitud y una de las partes interesadas principales en el proceso de aprobación y contratación.

Este atributo es fundamental para el panel «Análisis de cuellos de botella en las aprobaciones». Al agrupar las actividades por responsable, es posible identificar a las personas que pueden estar generando cuellos de botella, ya sea por su carga de trabajo o por necesitar formación adicional. También ayuda a comprender la participación de los distintos niveles de gestión y los patrones de toma de decisiones dentro del proceso.

Identifica a la persona clave responsable del puesto y permite analizar los retrasos en las aprobaciones y los patrones del proceso específicos de cada responsable.

Se encuentra en los detalles del puesto, normalmente como parte de la estructura de dependencia o de la asignación organizativa.

El título del puesto describe la función o el rol del puesto. Aunque puede haber varios puestos con el mismo título, este atributo proporciona un contexto importante sobre la naturaleza de la función gestionada.

Analizar el proceso por título del puesto o por familias profesionales más amplias puede revelar patrones específicos de determinados tipos de funciones. Por ejemplo, los puestos sénior o altamente especializados pueden tener ciclos de aprobación más largos o procesos de contratación más complejos que los puestos de nivel inicial. Esta información es útil para adaptar las estrategias de contratación y establecer plazos realistas.

Proporciona contexto sobre la función y permite analizar las diferencias del proceso entre distintos tipos, niveles o áreas profesionales.

Se almacena en los datos maestros del puesto y suele estar vinculado a un catálogo central de puestos o a un perfil profesional del sistema de Recursos Humanos.

Una familia profesional es una clasificación que agrupa títulos de puestos relacionados. Por ejemplo, «Ingeniero de software», «Especialista en pruebas de calidad» e «Ingeniero de DevOps» podrían pertenecer a la familia profesional «Ingeniería». Esto permite categorizar y analizar los puestos en un nivel más amplio que el título específico.

Utilizar la familia profesional en un análisis ofrece una visión estratégica de las tendencias de la plantilla y de la eficiencia de los procesos. Puede ayudar a comparar el ciclo de vida de la gestión de puestos entre distintas funciones, como «Finanzas» y «TI». Esto puede revelar cuellos de botella o buenas prácticas específicos de cada función y aportar información para la planificación estratégica de la plantilla.

Permite realizar análisis de alto nivel agrupando puestos similares y ayuda a comprender las tendencias del proceso en distintas funciones corporativas.

Se define en el catálogo o la arquitectura de puestos de la organización y se almacena como un atributo del perfil profesional o del registro del puesto.

El ID de la solicitud de contratación actúa como puente entre el proceso de gestión de puestos y el proceso de contratación. Una vez aprobado un puesto y listo para cubrirse, normalmente se crea una solicitud de contratación para iniciar formalmente las actividades de contratación.

Incluir este identificador es fundamental para obtener una visión integral y de principio a fin del ciclo de contratación y gestión de personal. Permite conectar los datos de creación y aprobación del puesto con los datos posteriores de contratación, como la búsqueda de candidatos, las entrevistas y las ofertas. Este vínculo permite analizar de forma completa el tiempo total de cobertura, desde la solicitud inicial hasta la fecha de incorporación de la persona candidata.

Vincula el puesto con el proceso de contratación y permite analizar de principio a fin todo el ciclo de adquisición de talento.

Normalmente lo genera el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o el módulo de contratación, y se vincula al registro del puesto en el HRIS principal.

El motivo del cambio recoge la explicación de determinados eventos, a menudo no estándar, del proceso. Incluye los motivos para rechazar una solicitud, la justificación de una reclasificación o los comentarios añadidos cuando se devuelve una solicitud a quien la inició para que realice cambios.

Estos datos cualitativos son muy valiosos para el análisis de causas raíz. Proporcionan el «porqué» de las desviaciones del proceso. Por ejemplo, analizar los motivos de rechazo puede poner de manifiesto problemas habituales en las solicitudes de puestos, como información presupuestaria incompleta o descripciones de puestos poco claras. Esta información es clave para mejorar la «tasa de éxito a la primera» y reducir la «tasa de retrabajo de puestos».

Proporciona el contexto necesario para comprender el retrabajo, los rechazos y otras desviaciones, y permite realizar análisis específicos de causas raíz y mejorar el proceso.

Normalmente se encuentra en campos de comentarios, notas o campos específicos de códigos de motivo asociados a transacciones de rechazo, retrabajo o modificación.

El atributo Ubicación especifica la oficina, ciudad, estado o país asociado a un puesto. Esta información geográfica es clave para comprender las diferencias regionales en los procesos de contratación y la distribución de la plantilla.

Analizar el proceso por ubicación puede revelar información importante. Por ejemplo, puede mostrar diferencias en los tiempos de ciclo debido a las condiciones del mercado laboral local, distintas jerarquías de aprobación en cada país o requisitos de cumplimiento que añaden pasos al proceso en determinadas regiones. Este análisis respalda los esfuerzos de estandarización global de procesos, al tiempo que permite mantener las variaciones locales necesarias.

Permite realizar análisis geográficos para descubrir diferencias regionales en la eficiencia del proceso, la demanda de contratación y los requisitos de cumplimiento.

Se almacena en los datos maestros del puesto como parte de los detalles organizativos.