Su Template de datos para la gestión de puestos del proceso de contratación y desvinculación

La hora del evento es la marca de tiempo que registra el momento exacto en que se realizó una actividad. Aporta el contexto cronológico necesario para ordenar correctamente los eventos y reconstruir el flujo del proceso tal como ocurrió.

Esta marca de tiempo es la base de todos los análisis temporales. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, determinar la duración de las etapas de aprobación y medir el tiempo de entrega total desde la creación del puesto hasta que se cubre. Las marcas de tiempo precisas son esenciales para Dashboards como «Tiempo de ciclo de la gestión de puestos» y para KPI como «Tiempo medio de ciclo de aprobación de puestos».

Es esencial para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas de duración, como los tiempos de ciclo y de entrega.

Suele encontrarse en los logs del sistema, los registros de transacciones o los campos de fecha de creación y modificación de documentos del sistema de origen.

El ID del puesto es una clave única que se asigna a cada puesto para distinguirlo de los demás. Es el hilo conductor que vincula todas las actividades y eventos relacionados con el ciclo de vida de un puesto, desde la solicitud inicial hasta su cierre.

En Process Mining, cada Registro de eventos debe incluir un identificador de caso que agrupe las actividades relacionadas en una sola instancia del proceso. Al utilizar el ID del puesto como ID del caso, los analistas pueden seguir el recorrido completo de cada puesto. Esto permite visualizar los flujos del proceso, calcular los tiempos de ciclo de cada puesto e identificar las rutas habituales y las desviaciones.

Es esencial para agrupar todas las actividades relacionadas en una sola instancia del proceso y analizar de principio a fin el ciclo de vida de cada puesto.

Suele encontrarse en el encabezado o en el registro principal de un módulo de gestión de puestos o de un sistema de información de Recursos Humanos (HRIS).

El nombre de la actividad describe un paso o una acción del ciclo de vida de la gestión de puestos. Estas actividades son los componentes básicos del mapa del proceso y representan eventos clave, como «Solicitud de puesto iniciada», «Aprobación del presupuesto recibida» o «Puesto cerrado».

El seguimiento de estas actividades permite visualizar todo el flujo del proceso. Ayuda a identificar la secuencia de eventos, descubrir variantes del proceso y localizar cuellos de botella o ciclos de retrabajo, como la repetición de la actividad «Solicitud de puesto devuelta para correcciones». Para crear un modelo de proceso preciso y fácil de entender, es fundamental que los nombres de las actividades sean claros y coherentes.

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso, identificar cuellos de botella y comprender la secuencia de eventos del ciclo de vida del puesto.

Se obtiene de los logs de eventos, las tablas de cambios de estado o los códigos de transacción del sistema de Recursos Humanos o de gestión de puestos.

El atributo Sistema de origen identifica de dónde proceden los datos del proceso. En muchas organizaciones, el proceso de contratación y desvinculación abarca varias aplicaciones, por ejemplo, un sistema central de Recursos Humanos para gestionar puestos y un sistema independiente de seguimiento de candidaturas (ATS) para la selección.

Especificar el sistema de origen es fundamental para combinar datos de distintas fuentes y obtener una vista unificada del proceso. Ayuda a validar los datos, resolver problemas de integración y comprender cómo contribuye cada sistema al proceso general. También permite detectar demoras o discrepancias en los datos cuando estos pasan de un sistema a otro.

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para validarlos y analizar procesos que abarcan varios sistemas integrados.

Esta información suele estar disponible en los metadatos de la extracción de datos o puede añadirse como valor estático durante la transformación de datos.

Este atributo registra cuándo se actualizaron por última vez los datos del conjunto desde el sistema de origen. Es un campo de metadatos que aporta contexto importante sobre la actualidad de los datos analizados.

Los analistas utilizan esta información para conocer el periodo que abarca el análisis y confirmar que trabajan con los datos más recientes disponibles. En la supervisión continua de procesos, conocer la hora de la última actualización es esencial para comprobar que los Dashboards y los KPI reflejan el estado actual de las operaciones y que las conclusiones se basan en información oportuna.

Indica a los analistas si los datos están actualizados, para que el análisis sea pertinente y se base en la información más reciente disponible.

Esta marca de tiempo suele generarse y almacenarse durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL).

El centro de coste es una dimensión financiera que vincula un puesto con una entidad presupuestaria específica del plan de cuentas de la organización. Se utiliza para la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y la presentación de informes sobre la plantilla y los gastos de personal.

Desde la perspectiva de Process Mining, el centro de coste permite analizar el proceso de gestión de puestos desde el punto de vista financiero. Puede ayudar a determinar si ciertos centros de coste registran más cambios de puesto, tiempos de aprobación más largos o mayores costes de selección. Esto resulta especialmente útil para analizar el cumplimiento del presupuesto y comprender el impacto financiero de las decisiones sobre la gestión de puestos.

Vincula el puesto con una entidad financiera y permite analizar el rendimiento del proceso y los costes por área presupuestaria.

Se encuentra en los detalles de asignación financiera u organizativa del registro del puesto, dentro del sistema de Recursos Humanos o ERP.

El atributo Departamento aporta contexto organizativo al asignar cada puesto a una parte concreta de la empresa, como «Finanzas», «Ingeniería» o «Ventas». Esto permite segmentar y comparar el proceso de gestión de puestos entre distintas áreas de la organización.

En el análisis, filtrar o agrupar por departamento es una técnica eficaz. Ayuda a identificar diferencias en el rendimiento del proceso, como tiempos de aprobación más largos o más retrabajo en ciertos departamentos. Esta información puede orientar iniciativas de mejora específicas y destacar las buenas prácticas de los departamentos con mejor rendimiento para compartirlas en toda la organización.

Permite comparar los procesos entre distintas unidades de negocio e identificar diferencias de eficiencia, cumplimiento y coste.

Se encuentra en los datos maestros del puesto o en el módulo de gestión organizativa del sistema de Recursos Humanos.

El estado del puesto indica en qué etapa de su ciclo de vida se encuentra. Este atributo es dinámico y cambia a medida que el puesto avanza en el proceso. Por ejemplo, un puesto puede empezar como «Pendiente de aprobación», pasar a «Abierto, en selección», luego a «Cubierto» y, por último, a «Cerrado».

Este atributo es esencial para analizar los estados y para Dashboards como «Análisis de puestos inactivos y sin movimiento». Al analizar cuánto tiempo permanece cada puesto en cada estado, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella, como puestos que llevan demasiado tiempo en estado «Abierto». También ayuda a planificar la capacidad y a comprender el estado general de la cartera de puestos.

Permite analizar cuánto tiempo permanecen los puestos en cada estado, algo fundamental para identificar puestos sin movimiento y gestionar la planificación de la plantilla.

Suele almacenarse en el registro principal del puesto y actualizarse cuando se producen actividades que cambian su estado.

Mientras que la hora del evento marca el inicio de una actividad, la hora de finalización indica cuándo concluye. La diferencia entre ambas corresponde al tiempo de procesamiento o la duración de esa tarea. En los eventos instantáneos, la hora de finalización puede coincidir con la hora de inicio.

En el análisis, este atributo es fundamental para determinar qué actividades consumen más tiempo en el proceso. Ayuda a identificar pasos ineficientes y facilita un análisis detallado de Bottleneck. Por ejemplo, al analizar la hora de finalización de las etapas de aprobación, las organizaciones pueden determinar cuáles tardan más y orientar las iniciativas de mejora en consecuencia.

Permite calcular el tiempo de procesamiento de cada actividad y ayuda a identificar las tareas que más tiempo consumen.

A menudo se encuentra junto a la hora de inicio en los logs de eventos del sistema o en los datos de transacciones. También puede obtenerse a partir de la hora de inicio del evento siguiente.

El nombre de usuario identifica a la persona, como un gerente, un socio de negocio de Recursos Humanos o la persona responsable del presupuesto, que realizó una tarea concreta del proceso. Puede ser quien solicitó un puesto, aprobó una etapa o modificó los detalles del puesto.

Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento de los recursos, la distribución de la carga de trabajo y el cumplimiento. Ayuda a responder preguntas como «¿Quién gestiona más solicitudes?» o «¿Hay demoras asociadas a determinadas personas aprobadoras?». También se utiliza para analizar la segregación de funciones y comprobar que una misma persona no realice tareas críticas.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de las personas usuarias y el cumplimiento, y ayuda a identificar necesidades de formación o limitaciones de recursos.

Suele estar disponible en los detalles de las transacciones, los logs de cambios o los registros de auditoría, a menudo vinculado mediante un ID de usuario.

El nombre del gerente identifica a la persona que supervisará a quien ocupe el nuevo puesto. A menudo, es quien inicia la solicitud y una de las partes interesadas clave en el proceso de aprobación y selección.

Este atributo es fundamental para el Dashboard «Análisis de cuellos de botella en las aprobaciones». Al agrupar las actividades por gerente, es posible identificar a quienes podrían estar generando cuellos de botella en el proceso, ya sea por su carga de trabajo o por necesitar formación adicional. También ayuda a comprender la participación de los distintos niveles de gestión y los patrones de toma de decisiones en el proceso.

Identifica a una de las partes interesadas clave del puesto y permite analizar las demoras en las aprobaciones y los patrones del proceso asociados a cada gerente.

Se encuentra en los detalles del puesto, a menudo como parte de la estructura jerárquica o de la asignación organizativa.

El título del puesto describe la función o el cargo. Aunque puede haber varios puestos con el mismo título, este atributo aporta contexto importante sobre la naturaleza del puesto gestionado.

Analizar el proceso por título del puesto o por familias profesionales más amplias puede revelar patrones propios de ciertos tipos de funciones. Por ejemplo, los puestos sénior o muy especializados pueden tener ciclos de aprobación más largos o procesos de selección más complejos que los puestos de nivel inicial. Esta información es útil para adaptar las estrategias de selección y establecer plazos realistas.

Aporta contexto sobre la función y permite analizar las diferencias entre tipos de puestos, niveles o áreas.

Se almacena en los datos maestros del puesto y suele estar vinculado a un catálogo central de puestos o a un perfil del puesto en el sistema de Recursos Humanos.

Una familia de puestos agrupa títulos de puestos relacionados. Por ejemplo, «Ingeniero de software», «Especialista en pruebas de calidad» e «Ingeniero de DevOps» podrían pertenecer a la familia de puestos «Ingeniería». Esto permite clasificar y analizar los puestos en un nivel más amplio que el de cada título específico.

Incluir la familia de puestos en un análisis permite obtener una perspectiva estratégica de las tendencias de la plantilla y la eficiencia de los procesos. Puede ayudar a comparar el ciclo de vida de la gestión de puestos entre distintas áreas, como «Finanzas» y «TI». Así se pueden detectar cuellos de botella o buenas prácticas propios de cada área y orientar la planificación estratégica de la plantilla.

Permite realizar análisis generales agrupando puestos similares y comprender las tendencias de los procesos en distintas áreas de la organización.

Se define en el catálogo o la arquitectura de puestos de la organización y se almacena como atributo del perfil del puesto o del registro del puesto.

El ID de la solicitud de empleo conecta el proceso de gestión de puestos con el proceso de selección. Una vez aprobado el puesto y listo para cubrirse, suele crearse una solicitud de empleo para iniciar formalmente las actividades de contratación.

Incluir este identificador es fundamental para obtener una vista completa del ciclo de contratación y desvinculación. Permite vincular los datos de creación y aprobación del puesto con los datos posteriores de selección, como la búsqueda de candidatos, las entrevistas y las ofertas. Esta conexión permite analizar de forma integral el tiempo total para cubrir el puesto, desde la solicitud inicial hasta la fecha de incorporación de la persona seleccionada.

Vincula el puesto con el proceso de selección y permite analizar de principio a fin todo el ciclo de adquisición de talento.

Suele generarlo el sistema de seguimiento de candidaturas (ATS) o el módulo de selección, y se vincula al registro del puesto en el HRIS principal.

El motivo del cambio recoge la explicación de eventos específicos, a menudo fuera de lo habitual, que se producen durante el proceso. Incluye los motivos para rechazar una solicitud, la justificación de una reclasificación o las observaciones que se proporcionan cuando se devuelve una solicitud a quien la inició para que realice cambios.

Estos datos cualitativos son muy valiosos para analizar las causas raíz, ya que explican por qué se producen las desviaciones del proceso. Por ejemplo, analizar los motivos de rechazo puede revelar problemas frecuentes en las solicitudes de puestos, como la falta de información presupuestaria o descripciones de puesto poco claras. Esta información es clave para mejorar la «Tasa de éxito a la primera» y reducir la «Tasa de retrabajo de solicitudes de puesto».

Aporta contexto esencial para comprender el retrabajo, los rechazos y otras desviaciones, y permite analizar las causas raíz y mejorar el proceso de forma específica.

Suele encontrarse en campos de comentarios, notas o códigos de motivo específicos asociados a transacciones de rechazo, retrabajo o modificación.

El atributo Ubicación especifica la oficina, ciudad, estado o país asociado a un puesto. Esta información geográfica es clave para comprender las diferencias regionales en los procesos de contratación y la distribución de la plantilla.

Analizar el proceso por ubicación puede revelar información importante. Por ejemplo, puede mostrar diferencias en los tiempos de ciclo debidas a las condiciones del mercado laboral local, distintas jerarquías de aprobación entre países o requisitos de cumplimiento que añaden pasos al proceso en ciertas regiones. Este análisis facilita la estandarización global de los procesos y, al mismo tiempo, permite adaptarlos a las particularidades locales necesarias.

Permite analizar los datos por ubicación geográfica para detectar diferencias regionales en la eficiencia del proceso, la demanda de contratación y los requisitos de cumplimiento.

Se almacena en los datos maestros del puesto, como parte de los detalles organizativos.