Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Este atributo define el evento que tuvo lugar en un momento determinado y representa el ciclo de vida de la factura. Algunos ejemplos son Factura creada, Aprobación solicitada, Bloqueo de pago aplicado o Pago emitido.

En Process Mining, este campo determina los nodos del mapa de procesos. Es esencial para visualizar el flujo de trabajo e identificar la secuencia de operaciones por las que pasa una factura antes de liquidarse.

Define el flujo del proceso y permite visualizar la secuencia de pasos en el mapa de procesos.

Se obtiene de los registros de transacciones, las tablas del historial de cambios de estado o los registros de auditoría del sistema de origen.

Este atributo registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar un evento. Aporta la dimensión temporal necesaria para ordenar correctamente las actividades y calcular la duración entre pasos.

La precisión de este campo es fundamental para determinar los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella y analizar el rendimiento. Sirve de base para todos los KPI basados en el tiempo, como el tiempo necesario para aprobar una factura o la duración total desde su recepción hasta el pago.

Es necesario para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en la duración.

Se encuentra en los registros del sistema, las marcas de tiempo de entrada de transacciones o las fechas de modificación de cambios.

Este atributo funciona como clave central para vincular todos los eventos del proceso de cuentas por pagar. En este contexto, suele ser el número de factura o la combinación del número de proveedor y el número de factura, para garantizar que cada registro del conjunto de datos sea único.

Permite reconstruir el flujo del proceso de principio a fin para cada factura. Los analistas utilizan este campo para distinguir las distintas instancias de transacción y calcular métricas por caso, como los tiempos de ciclo y la cantidad de retrabajos.

Es la unidad fundamental de análisis en Process Mining y permite seguir cada factura desde su recepción hasta el pago final.

Suele encontrarse en la tabla de encabezados de facturas o en el diario principal de documentos del sistema ERP.

Este atributo identifica el sistema ERP o financiero que generó los datos. En entornos complejos, las organizaciones pueden utilizar simultáneamente varias instancias de SAP, Oracle o sistemas heredados.

Se utiliza para filtrar el análisis por instancia del sistema y gestionar posibles colisiones de datos cuando los números de factura no son únicos entre sistemas. Así se puede comparar el rendimiento de los procesos en distintos entornos técnicos.

Permite diferenciar los flujos de datos en entornos con varios sistemas.

Suele ser una cadena estática que se añade durante la extracción o transformación de los datos.

Este atributo indica la actualidad de los datos utilizados en el análisis. Suele ser un campo de metadatos generado por la herramienta de extracción, no un campo del propio sistema de origen.

Los analistas lo utilizan para conocer la latencia del Dashboard y comprobar que los datos reflejen el estado más reciente del proceso de negocio. Es especialmente importante al investigar por qué faltan transacciones recientes.

Permite comprobar que los datos estén actualizados y ayuda a identificar problemas de sincronización.

Lo genera el proceso ETL o el conector de datos durante la extracción.

Este atributo refleja la fecha del documento que aparece en la factura física o digital. No es lo mismo que la fecha de entrada ni que la fecha de contabilización en el sistema.

Sirve como punto de partida para calcular la antigüedad de la factura y suele utilizarse como referencia para calcular las fechas de vencimiento según las condiciones de pago acordadas. Es esencial para analizar el tiempo transcurrido entre la emisión de la factura y su recepción o registro.

Sirve de referencia para calcular la antigüedad y comprobar el cumplimiento de las condiciones de pago.

Se encuentra en el encabezado de la factura y corresponde a la fecha del documento.

Este atributo registra cuándo se transfirieron los fondos o se emitió el cheque. En algunos sistemas, esta fecha puede diferir de la fecha de compensación, cuando el banco procesa la transacción.

Marca el fin de la obligación de cuentas por pagar correspondiente a la factura. Los analistas lo utilizan para calcular el tiempo de ciclo final y comprobar si se aprovecharon los descuentos por pronto pago.

Marca la finalización del ciclo y permite comprobar si se aprovechó el descuento.

Se encuentra en las tablas de documentos de pago o compensación vinculadas a la factura.

Este atributo especifica la fecha límite para pagar al proveedor. El sistema suele calcularla sumando los días de las condiciones de pago a la fecha de referencia.

Al comparar este atributo con la fecha real de pago, se pueden calcular las tasas de pagos puntuales y las métricas de pagos atrasados. Es fundamental para gestionar el flujo de caja y evitar recargos por demora o tensiones en la relación con los proveedores.

Es fundamental para calcular la tasa de pagos puntuales y gestionar las penalizaciones por demora.

Se encuentra en el encabezado de la factura o en las tablas de programación de pagos.

Este atributo representa el importe bruto de la factura que debe pagarse. Suele almacenarse en la moneda del documento y puede ser necesario convertirlo para elaborar informes agregados.

Es fundamental para analizar el impacto financiero y priorizar las mejoras del proceso según su efecto en el capital de trabajo, no solo por el volumen de casos. Las facturas de mayor importe pueden seguir flujos de aprobación distintos de los de menor importe.

Permite analizar el valor de las ineficiencias del proceso y su impacto en el capital de trabajo.

Se encuentra en la tabla de encabezados de facturas, normalmente con el nombre de importe bruto o importe total.

Este atributo identifica al socio externo que participa en la transacción. Suele estar vinculado a un registro de datos maestros con información adicional, como las condiciones de pago y los datos bancarios.

Su análisis ayuda a identificar proveedores que generan excepciones frecuentes en el proceso, como diferencias de precios o información faltante. También permite calcular los tiempos de ciclo y las tasas de retrabajo de cada proveedor.

Permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor e identificar relaciones problemáticas.

Se encuentra en el encabezado de la factura o se obtiene al unirlo con la tabla maestra de proveedores.

Este atributo vincula la factura con el proceso de compras. Si tiene un valor, indica que la factura está respaldada por una orden de compra y suele seguir un proceso de conciliación de dos o tres vías.

Se utiliza para calcular la proporción de facturas con orden de compra frente a las que no la tienen. Las discrepancias entre los datos de la orden de compra y los de la factura suelen provocar bloqueos de pago y retrabajos.

Permite analizar la eficiencia de la conciliación con órdenes de compra y diferenciar los flujos con orden de compra de los que no la tienen.

Se encuentra en el encabezado de la factura o en las tablas de partidas.

Este atributo separa los datos por unidad organizativa, como una filial, un país o una entidad legal. Es fundamental para las grandes empresas que operan en varias regiones.

Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio. Los procesos pueden variar entre códigos de empresa debido a la normativa local o a diferencias en la madurez operativa.

Permite comparar y filtrar datos de distintas unidades organizativas.

Se encuentra en la tabla de encabezados de facturas.

Este atributo define las condiciones contractuales de pago, como Net 30 o 2/10 Net 30. Determina cuándo vence la factura y si se aplican descuentos por pronto pago.

El análisis de este campo ayuda a optimizar el flujo de caja: permite evitar tanto los pagos demasiado anticipados, que reducen el capital de trabajo, como los pagos tardíos, que generan penalizaciones, y aprovechar al máximo los descuentos.

Define las reglas de vencimiento y los descuentos, fundamentales para optimizar el flujo de caja.

Se encuentra en el encabezado de la factura y suele heredarse de los datos maestros del proveedor.

Este atributo indica el motivo específico por el que no se puede pagar una factura, como una diferencia de precio o de cantidad, o la falta de una recepción de mercancías. Es un indicador clave de las fricciones del proceso.

Analizar la frecuencia y la duración de cada motivo de bloqueo ayuda a identificar las causas de fondo de los retrasos en los pagos. Reducir estos bloqueos suele ser la forma más rápida de mejorar la tasa de procesamiento sin intervención manual.

Identifica las causas de fondo de las fricciones del proceso y los retrasos en los pagos.

Se encuentra en el encabezado de la factura o en las tablas de partidas.

Este atributo clasifica la transacción y distingue entre facturas estándar, notas de crédito, anticipos o cargos posteriores. Cada tipo puede activar reglas distintas en el flujo de trabajo.

Conocer la combinación de tipos de documento es importante para interpretar las métricas del proceso. Por ejemplo, las notas de crédito suelen seguir un flujo inverso o una ruta de aprobación específica, lo que puede distorsionar los tiempos de ciclo promedio si no se analizan por separado.

Distingue entre facturas, notas de crédito y otros documentos financieros.

Se encuentra en la tabla de encabezados de facturas.

Este atributo registra quién ejecutó un paso específico del proceso. Permite distinguir entre usuarios humanos y automatizaciones del sistema, como bots o procesos por lotes.

Se utiliza para calcular la tasa de automatización (tasa de procesamiento sin intervención manual) y analizar el cumplimiento de la segregación de funciones. También ayuda a detectar necesidades de formación si determinadas personas generan retrabajos o errores de forma recurrente.

Permite analizar la segregación de funciones y calcular las tasas de automatización.

Se encuentra en los registros de transacciones o en los registros de auditoría del sistema.