Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar
Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar
Este es nuestro Template genérico de datos de Process Mining para Procesamiento de pagos de cuentas por pagar. Utilice nuestros Templates específicos para cada sistema para obtener orientación más detallada.
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- Hitos de actividad esenciales para realizar el seguimiento de los pagos de principio a fin
- Lista completa de atributos para un análisis detallado del rendimiento y el cumplimiento
Atributos del procesamiento de pagos de cuentas por pagar
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Actividad Activity | El paso específico del proceso o el cambio de estado que tuvo lugar. | ||
| Descripción Este atributo define el evento que tuvo lugar en un momento específico y representa el ciclo de vida de la factura. Algunos ejemplos son Factura creada, Aprobación solicitada, Bloqueo de pago aplicado o Pago emitido. En Process Mining, este campo determina los nodos del mapa de procesos. Es esencial para visualizar el flujo de trabajo e identificar la secuencia de operaciones por las que pasa una factura antes de liquidarse. Por qué es importante Define el flujo del proceso y es necesario para visualizar la secuencia de pasos en el mapa de procesos. Dónde obtenerlo Se obtiene de los registros de transacciones, las tablas del historial de cambios de estado o los registros de auditoría del sistema de origen. Ejemplos Factura creadaFactura aprobadaBloqueo de pago establecidoEjecución de pagos creadaPago liquidado | |||
| Hora del evento StartTime | La marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar la actividad específica. | ||
| Descripción Este atributo registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar un evento específico. Proporciona la dimensión temporal necesaria para ordenar correctamente las actividades y calcular la duración entre pasos. La precisión de este campo es fundamental para determinar los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella y analizar el rendimiento. Sirve de base para todos los KPI basados en el tiempo, como el tiempo necesario para aprobar una factura o la duración total desde la recepción de la factura hasta el pago. Por qué es importante Es necesario para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en la duración. Dónde obtenerlo Se encuentra en los registros del sistema, las marcas de tiempo de entrada de transacciones o las fechas de modificación de cambios. Ejemplos 2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-10-16T09:15:00Z2023-11-01T10:00:00Z2023-11-05T16:20:00Z | |||
| ID de caso CaseId | El identificador único de la factura específica que se está procesando. | ||
| Descripción Este Atributo actúa como clave central para vincular todos los eventos del proceso de cuentas por pagar. En el contexto de cuentas por pagar, casi siempre corresponde al número de factura o a la concatenación del número de proveedor y el número de factura para garantizar la unicidad en todo el conjunto de datos. Permite reconstruir el flujo completo del proceso para cada documento de factura. Los analistas utilizan este campo para distinguir entre distintas instancias de transacción y calcular métricas a nivel de caso, como los tiempos de ciclo y el número de retrabajos. Por qué es importante Es la unidad fundamental de análisis de Process Mining y permite rastrear cada factura desde la recepción hasta el pago final. Dónde obtenerlo Normalmente se encuentra en la tabla de encabezado de facturas o en el diario principal de documentos del sistema ERP. Ejemplos INV-2023-0019988776655VEND01-INV500AC-9928120231025-44 | |||
| Sistema de origen SourceSystem | El nombre de la aplicación o base de datos donde se originó el registro. | ||
| Descripción Este atributo identifica qué sistema ERP o financiero generó los datos. En entornos complejos, las organizaciones pueden utilizar simultáneamente varias instancias de SAP, Oracle o sistemas heredados. Se utiliza para filtrar el análisis por instancia del sistema y gestionar posibles colisiones de datos cuando los números de factura no son únicos entre distintos sistemas. Esto permite comparar el rendimiento del proceso en diferentes entornos técnicos. Por qué es importante Permite diferenciar los flujos de datos en entornos con varios sistemas. Dónde obtenerlo Normalmente es una cadena estática que se añade durante el proceso de extracción o transformación de datos. Ejemplos SAP_ECC_NAOracle_Fusion_EUDynamics365_ProdNetSuite_GlobalLegacy_AS400 | |||
| Última actualización de datos LastDataUpdate | La marca de tiempo de la extracción o actualización de los datos. | ||
| Descripción Este atributo indica la actualidad de los datos utilizados en el análisis. Normalmente es un campo de metadatos generado por la herramienta de extracción, no un campo del propio sistema de origen. Los analistas lo utilizan para comprender la latencia del Dashboard y verificar que los datos reflejen el estado más reciente del proceso empresarial. Es especialmente importante al investigar la ausencia de transacciones recientes. Por qué es importante Garantiza que los datos estén actualizados y ayuda a identificar problemas de sincronización. Dónde obtenerlo Lo genera la canalización ETL o el conector de datos durante la ejecución de la extracción. Ejemplos 2023-11-10T23:59:59Z2023-11-11T06:00:00Z2023-11-11T12:00:00Z2023-11-11T18:00:00Z2023-11-12T00:00:00Z | |||
| Fecha de la factura InvoiceDate | La fecha en que el proveedor emitió la factura. | ||
| Descripción Este atributo refleja la fecha del documento que aparece en la factura física o digital. Es diferente de la fecha de entrada o de contabilización del sistema. Esta fecha es el punto de partida para calcular la antigüedad de la factura y suele utilizarse como referencia para calcular las fechas de vencimiento del pago según las condiciones acordadas. Es esencial para analizar el retraso entre la emisión y la recepción o entrada de la factura. Por qué es importante Sirve de referencia para calcular la antigüedad y verificar el cumplimiento de las condiciones de pago. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura y representa la fecha del documento. Ejemplos 2023-10-012023-10-102023-10-152023-10-202023-10-31 | |||
| Fecha de pago PaymentDate | La fecha en que el pago se ejecutó o liquidó realmente. | ||
| Descripción Este atributo registra cuándo se transfirieron los fondos o se emitió el cheque. En algunos sistemas, puede ser diferente de la fecha de liquidación, cuando el banco procesa la transacción. Marca el final del pasivo de cuentas por pagar correspondiente a la factura. Los analistas lo utilizan para calcular el tiempo de ciclo final y verificar si se aprovecharon correctamente los descuentos por pronto pago. Por qué es importante Marca la finalización del ciclo y se utiliza para verificar la captura de descuentos. Dónde obtenerlo Se encuentra en las tablas de documentos de pago o liquidación vinculadas a la factura. Ejemplos 2023-10-282023-11-142023-11-282023-12-052023-12-10 | |||
| Fecha de vencimiento DueDate | La fecha límite en la que el pago debe realizarse contractualmente. | ||
| Descripción Este atributo especifica la fecha límite para pagar al proveedor. Normalmente, el sistema la calcula sumando los días de las condiciones de pago a la fecha de referencia. Comparar la fecha de pago real con este atributo permite calcular las tasas de pagos puntuales y las métricas de pagos atrasados. Es fundamental para gestionar el flujo de caja y evitar recargos por demora o el deterioro de la relación con los proveedores. Por qué es importante Es fundamental para calcular las tasas de pagos puntuales y gestionar las penalizaciones por demora. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o en las tablas de programación de pagos. Ejemplos 2023-10-312023-11-152023-11-302023-12-012023-12-15 | |||
| Importe de la factura InvoiceAmount | El valor monetario total asociado a la factura. | ||
| Descripción Este atributo representa el valor bruto de la factura que debe pagarse. Normalmente se almacena en la moneda del documento y puede requerir una conversión para los informes agregados. Es fundamental para analizar el impacto financiero, ya que permite priorizar las mejoras del proceso según su impacto en el capital circulante y no solo según el volumen de casos. Las facturas de importe elevado pueden seguir Workflows de aprobación diferentes a los de las facturas de importe reducido. Por qué es importante Permite analizar las ineficiencias del proceso y su impacto en el capital circulante según el valor. Dónde obtenerlo Se encuentra en la tabla de encabezado de facturas, normalmente con la etiqueta de importe bruto o importe total. Ejemplos 1500.00250.5010000.0045.99500000.00 | |||
| Nombre del proveedor VendorName | El nombre del proveedor o entidad que emite la factura. | ||
| Descripción Este atributo identifica al socio externo que participa en la transacción. A menudo está vinculado a un registro de datos maestros que contiene información adicional, como las condiciones de pago y los datos bancarios. El análisis de este atributo ayuda a identificar a los proveedores que provocan excepciones frecuentes en el proceso, como diferencias de precio o información incompleta. También permite calcular los tiempos de ciclo y las tasas de reprocesamiento específicos de cada proveedor. Por qué es importante Permite segmentar el rendimiento del proceso por proveedor para identificar relaciones problemáticas. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o mediante una combinación con la tabla maestra de proveedores. Ejemplos Acme CorpGlobal Services LtdOffice Supplies CoTech Solutions IncLogistics Partners | |||
| Número de pedido de compra PurchaseOrderNumber | El número de referencia del pedido de compra asociado a la factura. | ||
| Descripción Este atributo vincula la factura con el proceso de compras. Si está cumplimentado, indica que se trata de una factura respaldada por un pedido de compra, que normalmente sigue un proceso de conciliación de 2 o 3 vías. Se utiliza para calcular la proporción de facturas con pedido de compra frente a las que no lo tienen. Las discrepancias entre los datos del pedido y los de la factura son una fuente habitual de bloqueos de pago y reprocesamiento. Por qué es importante Permite analizar la eficiencia de la conciliación con pedidos de compra y diferenciar los flujos con pedido de compra de los que no lo tienen. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o en las tablas de partidas. Ejemplos PO-450001450009922P100200ORD-5521PUR-2023-88 | |||
| Código de sociedad CompanyCode | El identificador de la entidad jurídica o filial. | ||
| Descripción Este atributo separa los datos por unidad organizativa, como una filial, un país o una entidad jurídica específicos. Es fundamental para las grandes empresas con operaciones en varias regiones. Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio. A menudo existen variaciones en los procesos entre códigos de sociedad debido a la normativa local o a diferentes niveles de madurez operativa. Por qué es importante Permite comparar y filtrar datos entre distintas unidades organizativas. Dónde obtenerlo Se encuentra en la tabla de encabezado de facturas. Ejemplos US01DE0110002000UK_OPS | |||
| Condiciones de pago PaymentTerms | El código o la descripción que define el plazo de pago y los descuentos acordados. | ||
| Descripción Este atributo define las condiciones contractuales de pago, como Net 30 o 2/10 Net 30. Determina cuándo vence la factura y si se aplican descuentos por pronto pago. El análisis de este campo ayuda a optimizar el flujo de caja: evita pagar demasiado pronto, con la consiguiente pérdida de capital circulante, o demasiado tarde, con posibles penalizaciones, y permite aprovechar al máximo los descuentos. Por qué es importante Define las reglas de vencimiento y descuentos, esenciales para optimizar el flujo de caja. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura y a menudo se hereda de los datos maestros del proveedor. Ejemplos NT302 a 10 días, 30 días netosINMEDIATOZ00160 días netos | |||
| Motivo del bloqueo de pago PaymentBlockReason | El código o motivo por el que una factura está bloqueada para el pago. | ||
| Descripción Este atributo indica el motivo específico que impide pagar una factura, como una diferencia de precio, una diferencia de cantidad o la falta de un recibo de mercancía. Es un indicador clave de las fricciones del proceso. Analizar la frecuencia y duración de cada motivo de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos. Reducir estos bloqueos suele ser la forma más rápida de mejorar las tasas de procesamiento sin intervención manual. Por qué es importante Identifica las causas raíz específicas de las fricciones del proceso y los retrasos en los pagos. Dónde obtenerlo Se encuentra en el encabezado de la factura o en las tablas de partidas. Ejemplos Variación de precioVariación de cantidadFalta el GRBloqueo manualAuditoría requerida | |||
| Tipo de documento DocumentType | La clasificación del documento de factura. | ||
| Descripción Este atributo categoriza la transacción y distingue entre facturas estándar, notas de crédito, anticipos o débitos posteriores. Cada tipo puede activar reglas de Workflow diferentes. Comprender la combinación de tipos de documento es importante para interpretar las métricas del proceso. Por ejemplo, las notas de crédito suelen seguir un flujo inverso o una ruta de aprobación específica que puede distorsionar los tiempos de ciclo medios si no se segmentan. Por qué es importante Distingue entre facturas, notas de crédito y otros documentos financieros. Dónde obtenerlo Se encuentra en la tabla de encabezado de facturas. Ejemplos Factura estándarNota de créditoPago anticipadoFactura sin orden de compraFactura recurrente | |||
| Usuario User | El identificador de la persona o cuenta del sistema que realiza la actividad. | ||
| Descripción Este atributo registra quién ejecutó el paso específico del proceso. Permite distinguir entre usuarios humanos y automatizaciones del sistema, como bots o trabajos por lotes. Se utiliza para calcular la tasa de automatización y analizar el cumplimiento de la segregación de funciones. También ayuda a identificar necesidades de formación cuando determinados usuarios provocan repetidamente reprocesamientos o errores. Por qué es importante Permite analizar la segregación de funciones y calcular las tasas de automatización. Dónde obtenerlo Se encuentra en los registros de transacciones o en los registros de auditoría del sistema. Ejemplos JSMITHSYSTEM_BATCHK_DOEAP_BOT_01WORKFLOW_SYS | |||
Actividades del procesamiento de pagos de cuentas por pagar
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
| Bloqueo de pago aplicado | Aplicación de una retención a la factura que impide incluirla en una ejecución de pagos. Puede hacerse manualmente por una disputa o automáticamente debido a variaciones. | ||
| Por qué es importante Afecta directamente los porcentajes de pagos puntuales y las relaciones con los proveedores al pausar el proceso. Dónde obtenerlo Se identifica supervisando los cambios en el campo de bloqueo de pago o en los indicadores de estado de retención. Recopilar Registrar las actualizaciones que establecen en true el indicador Payment Block o On Hold Tipo de evento explicit | |||
| Factura aprobada | Autorización final concedida por una persona aprobadora designada o por una regla del sistema. Este paso libera la factura para su registro financiero y el pago posterior. | ||
| Por qué es importante Hito clave que pone fin al tiempo del ciclo de aprobación y normalmente libera la factura para el pago. Dónde obtenerlo Se registra en las tablas del historial del Workflow cuando se ejecuta la acción de aprobación final. Recopilar Extraer la marca de tiempo de la acción de aprobación final de los registros del Workflow Tipo de evento explicit | |||
| Factura conciliada con la orden de compra | Asociación correcta de las partidas de la factura con una Purchase Order o Goods Receipt correspondiente. Este paso de validación confirma que las mercancías se solicitaron y recibieron antes de procesar el pago. | ||
| Por qué es importante Esencial para medir el porcentaje de procesamiento automático y la eficiencia del proceso de conciliación de tres vías. Dónde obtenerlo Se encuentra en las tablas del historial de órdenes de compra o al identificar un cambio de estado que indique una conciliación correcta. Recopilar Registrar el evento en el que se establece un vínculo entre Invoice Line y PO Line Tipo de evento explicit | |||
| Factura creada | Registro inicial de los datos de la factura del proveedor en el sistema ERP. Este evento marca el inicio del ciclo de vida digital de la obligación, tanto si los datos se introducen manualmente como si se importan mediante una interfaz. | ||
| Por qué es importante Establece la marca de tiempo de referencia para calcular el tiempo total del ciclo del proceso de cuentas por pagar. Dónde obtenerlo Suele encontrarse en la marca de tiempo de creación de la tabla de encabezados de facturas o en la primera entrada del registro de cambios del documento. Recopilar Extraer la marca de tiempo de creación del registro de encabezado de la factura Tipo de evento explicit | |||
| Factura registrada en el libro mayor | Registro de la transacción financiera en el General Ledger. Esta acción crea la obligación oficial en el sistema contable. | ||
| Por qué es importante Representa el punto de no retorno del registro financiero y actualiza el saldo del proveedor. Dónde obtenerlo Se encuentra en la tabla de asientos del libro mayor o mediante la asignación de una fecha de registro. Recopilar Extraer la fecha de registro o la marca de tiempo del asiento de la tabla del libro mayor Tipo de evento explicit | |||
| Pago emitido | Generación del instrumento de pago, como la impresión de un cheque, una transferencia bancaria o un archivo EFT. Esto reduce la obligación pendiente en la cuenta del proveedor. | ||
| Por qué es importante El final definitivo del proceso interno de cuentas por pagar para la factura específica. Dónde obtenerlo Se captura cuando se genera el documento de pago o cuando el estado del pago se actualiza a Sent. Recopilar Extraer la marca de tiempo de creación del documento de pago vinculado a la factura Tipo de evento explicit | |||
| Aprobación de factura solicitada | Envío de la factura a un motor de Workflow para obtener la autorización de la dirección. Esto marca la transición de la introducción y validación de datos a la fase de aprobación. | ||
| Por qué es importante Separa el tiempo de procesamiento técnico del tiempo de toma de decisiones de la dirección dentro del ciclo. Dónde obtenerlo Se captura en los registros históricos del Workflow cuando el estado cambia a Pending Approval o a un estado similar. Recopilar Identificar el evento de inicio del Workflow en la tabla del historial de aprobaciones Tipo de evento explicit | |||
| Bloqueo de pago liberado | Eliminación de una retención aplicada anteriormente, lo que permite seleccionar la factura para el pago. Normalmente, esto indica que se resolvió una disputa o variación. | ||
| Por qué es importante Indica que una excepción se gestionó correctamente y que se reanudó el flujo de proceso estándar. Dónde obtenerlo Se captura cuando se borra un campo de bloqueo de pago o cuando el estado de retención cambia a activo. Recopilar Registrar las actualizaciones que cambian a null o false el indicador Payment Block o On Hold Tipo de evento explicit | |||
| Datos de factura actualizados | Cualquier modificación realizada en el encabezado de la factura o en las partidas después de su creación inicial. La frecuencia de estas modificaciones suele indicar retrabajo manual, errores de extracción de OCR o imprecisiones en los datos maestros. | ||
| Por qué es importante Una alta frecuencia de actualizaciones indica ineficiencias del proceso y oportunidades para mejorar la automatización. Dónde obtenerlo Normalmente se registra en los registros de cambios del sistema o en los rastros de auditoría asociados al objeto de factura. Recopilar Identificar actualizaciones de campos específicos, como Importe, Proveedor o Fecha, en el registro de auditoría Tipo de evento explicit | |||
| Error de conciliación de factura | Error de validación que se produce cuando los datos de la factura no coinciden con la Purchase Order o Goods Receipt dentro de las tolerancias definidas. Normalmente, esto activa un Workflow de gestión de excepciones. | ||
| Por qué es importante Identifica las causas raíz de la fricción del proceso, como variaciones de precio o discrepancias de cantidad. Dónde obtenerlo A menudo se infiere a partir de registros de errores, códigos de bloqueo específicos o indicadores de estado que señalan una variación. Recopilar Inferir a partir de la aplicación de códigos de bloqueo específicos de variaciones o mensajes de error Tipo de evento inferred | |||
| Factura cancelada | Anulación o reversión del registro de la factura, que pone fin al proceso sin realizar el pago. Normalmente ocurre por una entrada duplicada o errores fundamentales. | ||
| Por qué es importante Destacar las cancelaciones ayuda a identificar fallos del proceso en etapas anteriores y esfuerzos desperdiciados. Dónde obtenerlo Se captura cuando el estado del documento cambia a Voided o se vincula un documento de reversión. Recopilar Registrar los cambios de estado a Voided o la creación de un asiento de reversión Tipo de evento explicit | |||
| Pago liquidado | Confirmación del banco de que los fondos se transfirieron correctamente. Esta operación se concilia con el extracto bancario en el sistema. | ||
| Por qué es importante Confirma el impacto en el flujo de caja y cierra el ciclo de la transacción financiera. Dónde obtenerlo Se encuentra en las tablas de conciliación bancaria o cuando el estado del pago cambia a Cleared. Recopilar Identificar la marca de tiempo en la que se completa la fecha de liquidación del registro de pago Tipo de evento explicit | |||
| Propuesta de pago creada | Selección de la factura para un lote o diario de pagos preliminar. Esto indica la intención de pagar y reserva la factura para evitar que se incluya en otras ejecuciones de pagos. | ||
| Por qué es importante Marca el inicio de la fase de ejecución del pago y ayuda a analizar la eficiencia de los lotes de pagos. Dónde obtenerlo Se registra cuando una factura se vincula a un encabezado de propuesta de pago o a una línea del diario de pagos. Recopilar Identificar cuándo se añade el ID de la factura a una tabla de propuestas de ejecución de pagos Tipo de evento explicit | |||
| Vencimiento de la factura superado | Evento calculado que indica que la fecha actual ha superado la fecha neta de vencimiento de la factura mientras esta sigue impaga. Esto marca la factura como vencida. | ||
| Por qué es importante Es fundamental para analizar el desempeño de los pagos puntuales y las posibles penalizaciones por demora. Dónde obtenerlo Se calcula comparando la fecha de vencimiento de la factura con la fecha de pago o la fecha actual. Recopilar Calcular cuándo la Due Date es anterior a la marca de tiempo actual para las partidas abiertas Tipo de evento calculated | |||
Guías de extracción
Los métodos de extracción varían según el sistema. Para obtener instrucciones detalladas,
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