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Su Template de datos para el proceso de registro a informe: asientos contables

Workiva

Atributos del proceso de registro a informe: asientos contables(18) Actividades del proceso de registro a informe: asientos contables(14) Guías de extracción(1)

Su Template de datos para el proceso de registro a informe: asientos contables

Este Template ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios y analizar su proceso de registro a informe: asientos contables. Detalla los campos de datos esenciales, los pasos clave que conviene seguir y recomendaciones prácticas para extraer esta información de Workiva. Con este Template podrá reunir todos los datos necesarios para llevar a cabo una iniciativa eficaz de Process Mining.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave que conviene seguir
Recomendaciones prácticas para extraer datos

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

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Atributos del proceso de registro a informe: asientos contables

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y analizar de forma exhaustiva su proceso de registro a informe: asientos contables.

5 Obligatorio 5 Recomendado 8 Opcional

	Nombre	Descripción
	Actividad ActivityName	Nombre del paso específico del proceso o del evento que tuvo lugar en relación con el asiento contable.
Descripción Este atributo describe la actividad realizada en un momento concreto del ciclo de vida del asiento contable. Registra hitos clave, como 'Asiento contable creado', 'Asiento contable enviado para revisión', 'Asiento contable aprobado' y 'Asiento contable contabilizado en el libro mayor'. Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es la base de Process Mining. Permite visualizar el flujo del proceso, identificar las rutas habituales y poco frecuentes (variantes) y localizar los cuellos de botella donde los asientos pasan más tiempo. También se utiliza para definir los puntos de inicio y fin de los cálculos de indicadores clave de rendimiento, como el tiempo del ciclo de aprobación. Por qué es importante Define los pasos del proceso, permite visualizar y analizar el flujo de trabajo de los asientos contables e identificar cuellos de botella. Dónde obtenerlo Por lo general, se obtiene de los registros de eventos o de los registros de cambios de estado de Workiva. Puede ser necesario asignar el campo exacto a partir de los códigos de estado del sistema o las descripciones de eventos. Ejemplos Asiento contable creadoAsiento contable enviado para revisiónAsiento contable aprobadoAsiento contable contabilizado en el libro mayor
	Hora de inicio EventTime	Marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o un evento específico.
Descripción La hora del evento es una marca de tiempo precisa que incluye la fecha y la hora en que tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para ordenar correctamente los eventos y realizar cualquier análisis temporal. En Process Mining, este atributo se utiliza para calcular la duración entre actividades, los tiempos de ciclo totales de los casos y los tiempos de espera. Es esencial para los Dashboards que analizan tiempos de ciclo, como 'Tiempo del ciclo de aprobación del asiento contable' y 'Demora en adjuntar documentos', y constituye la base para identificar demoras e ineficiencias en el proceso. Por qué es importante Esta marca de tiempo es fundamental para calcular todas las duraciones, ordenar correctamente los eventos y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo. Dónde obtenerlo Esta información suele almacenarse junto a cada evento o cambio de estado en las tablas de transacciones o registros de Workiva. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:05:00Z
	ID del asiento contable JournalEntryId	Identificador único de un asiento contable, que sirve como identificador principal del caso para el análisis del proceso.
Descripción El ID del asiento contable permite hacer un seguimiento único de todas las actividades y eventos relacionados con un conjunto específico de transacciones financieras, desde su creación hasta su contabilización y conciliación finales. Este ID vincula cada paso, como la creación, el envío, la revisión, la aprobación y la contabilización, en una única instancia de proceso coherente. En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el recorrido integral de cada asiento contable. Permite analizar las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y los ciclos de retrabajo de cada asiento, y ofrece una visión clara de cómo fluye cada uno por el sistema. Por qué es importante Es la clave esencial para hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de un asiento contable y analizar el flujo, la duración y las variaciones del proceso. Dónde obtenerlo Es la clave principal del registro de un asiento contable en Workiva. Consulte la documentación de Workiva para identificar la tabla o el endpoint de API correspondiente. Ejemplos JE-2023-08-1001JE-2023-08-1002JE-2023-09-1003
	Sistema de origen SourceSystem	Sistema de registro del que se extrajeron los datos del asiento contable.
Descripción Este atributo identifica la aplicación de origen de los datos del proceso. En este análisis, el valor será siempre 'Workiva'. Aunque en un análisis de un solo sistema pueda parecer un dato estático, es un metadato fundamental para la gobernanza de datos y la trazabilidad. En las grandes empresas, los procesos suelen abarcar varios sistemas, por lo que este campo resulta esencial para entender el linaje completo de los datos e integrar correctamente información de distintas fuentes. Por qué es importante Aporta contexto y datos esenciales sobre el linaje, y permite conocer con claridad el origen de los datos del proceso, especialmente en entornos con varios sistemas. Dónde obtenerlo Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción y transformación de datos para indicar su origen. Ejemplos Workiva
	Última actualización de datos LastDataUpdate	Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos del sistema de origen.
Descripción Este atributo registra la fecha y la hora de la extracción de datos más reciente de Workiva. Permite conocer la antigüedad de los datos analizados. En cualquier Dashboard de análisis de procesos, esta información es fundamental para que las personas usuarias sepan cuán actualizados están los resultados. Permite distinguir si se están consultando datos en tiempo real o una instantánea de un momento concreto, algo esencial para tomar decisiones operativas fundamentadas. Por qué es importante Informa sobre la actualidad de los datos y permite saber si el análisis refleja el estado más reciente del proceso. Dónde obtenerlo Esta marca de tiempo se genera y almacena durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL). Ejemplos 2023-10-27T02:00:00Z
	Departamento Department	Departamento o centro de coste que inició el asiento contable.
Descripción Este atributo identifica la unidad organizativa, como Finanzas, Ventas o Marketing, asociada al asiento contable. A menudo se determina a partir del centro de coste o de la persona que creó el asiento. Analizar el proceso por departamento permite comparar el rendimiento entre distintas áreas de la organización. Ayuda a identificar qué departamentos tienen procesos más eficientes, mayores tasas de retrabajo o tiempos de aprobación más largos, y aporta información para compartir buenas prácticas u ofrecer soporte específico. Por qué es importante Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio e identificar problemas o buenas prácticas propios de cada departamento. Dónde obtenerlo Probablemente, esta información esté disponible en los datos del encabezado del asiento contable, vinculada al perfil de usuario de quien lo creó o especificada como centro de coste. Ejemplos FinanzasVentas en NorteaméricaOperaciones en la UE
	Estado del asiento contable JournalEntryStatus	Estado actual del asiento contable en su ciclo de vida.
Descripción Este atributo indica el estado en tiempo real de un asiento contable, como 'Borrador', 'Enviado para aprobación', 'Aprobado', 'Contabilizado' o 'Rechazado'. Representa una instantánea del estado del asiento en el momento de la extracción de datos. Es esencial para la supervisión operativa y sirve de base para el Dashboard 'Resumen del estado actual de los asientos contables'. Ofrece a la dirección una visión clara de la carga de trabajo y las tareas pendientes en cada etapa del proceso, lo que facilita la asignación de recursos y la priorización. Por qué es importante Ofrece una instantánea en tiempo real del estado de los asientos contables en el proceso, algo fundamental para la supervisión operativa y la gestión de tareas pendientes. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del encabezado del asiento contable en Workiva que refleja su estado actual. Ejemplos BorradorPendiente de aprobaciónContabilizadoRechazado
	Importe del asiento contable JournalEntryAmount	Valor monetario total del asiento contable, normalmente la suma de los débitos o de los créditos.
Descripción Este atributo representa el principal valor financiero asociado al asiento contable. Puede ser el importe total del débito, que debe coincidir con el importe total del crédito. Analizar el proceso según el valor financiero puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, los asientos de importes elevados pueden estar sujetos a un mayor escrutinio y seguir una ruta de aprobación distinta y más rigurosa. Este atributo permite filtrar Dashboards y analizar si el importe del asiento se relaciona con el tiempo de procesamiento, las tasas de retrabajo o las demoras en la aprobación. Por qué es importante Permite analizar el impacto financiero y determinar si los asientos de importes elevados se procesan de manera distinta o son más propensos a sufrir demoras. Dónde obtenerlo Es un campo fundamental en los datos del encabezado del asiento contable de Workiva. Ejemplos 15000.00250.50125000.75
	Tipo de asiento contable JournalEntryType	Clasificación del asiento contable, por ejemplo, estándar, devengo o corrección.
Descripción Este atributo clasifica los asientos contables según su finalidad empresarial. Entre los tipos habituales se encuentran los asientos estándar para transacciones rutinarias, los de devengo para reconocer ingresos y gastos, los de reclasificación y los de corrección. Esta dimensión es fundamental para el análisis comparativo. Permite segmentar el proceso y comprobar si ciertos tipos de asiento tardan más, tienen tasas de rechazo más altas o siguen rutas distintas. Por ejemplo, se utiliza en el Dashboard 'Tendencia de la tasa de reversión de asientos contables' para analizar las reversiones por tipo e identificar problemas propios de determinadas prácticas contables. Por qué es importante Permite segmentar el proceso para identificar si ciertos tipos de asiento generan más demoras, retrabajo o desviaciones que otros. Dónde obtenerlo Probablemente, sea un campo estándar en el encabezado del asiento contable de Workiva. Ejemplos EstándarDevengoReclasificaciónCorrección
	Usuario User	ID de usuario o nombre de la persona que realizó la actividad.
Descripción Este atributo identifica a la persona responsable de una actividad, como quien creó, revisó o aprobó un asiento contable. Puede ser un ID de usuario único, un nombre o una dirección de correo electrónico. Analizar los datos por usuario es esencial para entender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento. Este atributo permite crear Dashboards como 'Distribución de la carga de trabajo de los asientos contables' y 'Análisis de rechazos de asientos contables', desglosar las actividades por usuario e identificar posibles necesidades de formación o desequilibrios en la asignación de recursos. Por qué es importante Este atributo es clave para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar a quienes obtienen mejores resultados y entender los comportamientos o cuellos de botella asociados a cada usuario. Dónde obtenerlo Esta información suele estar disponible en los registros de eventos o transacciones de Workiva, asociada a cada actividad registrada. Ejemplos asmithbjonescchen
	Código de empresa CompanyCode	Identificador de la entidad jurídica específica para la que se registra el asiento contable.
Descripción El código de empresa representa una entidad jurídica diferenciada dentro de un grupo empresarial. Las transacciones financieras se registran en este nivel para elaborar informes legales y consolidar la información. En una organización con varias entidades, analizar el proceso de los asientos contables por código de empresa es esencial. Permite detectar diferencias en el rendimiento, el cumplimiento y la eficiencia del proceso propias de determinadas entidades jurídicas o regiones geográficas. Así se pueden orientar mejor las iniciativas de mejora de procesos. Por qué es importante Es fundamental para analizar y comparar el rendimiento de los procesos entre las distintas entidades jurídicas de una organización. Dónde obtenerlo Es un campo fundamental y obligatorio en los datos del encabezado del asiento contable de cualquier sistema de contabilidad empresarial, incluido Workiva. Ejemplos 1000US01DE01
	Es automatizado IsAutomated	Indicador que señala si una actividad la realizó el sistema o una persona usuaria.
Descripción Este atributo booleano distingue las actividades que el sistema realiza automáticamente, como 'Validación automática ejecutada', de las que realiza manualmente una persona usuaria, como 'Asiento contable revisado'. Esta distinción es fundamental para medir con precisión la eficiencia del proceso y su potencial de automatización. Permite separar los cuellos de botella relacionados con las personas de los relacionados con el sistema y calcular el esfuerzo manual real que requiere el proceso. Es clave para las iniciativas que buscan aumentar la automatización y reducir las intervenciones manuales. Por qué es importante Ayuda a distinguir las actividades del sistema de las realizadas por personas, algo esencial para analizar el nivel de automatización e identificar cuellos de botella manuales. Dónde obtenerlo A menudo, este atributo se obtiene de forma derivada. Puede determinarse comprobando si el 'Usuario' de una actividad es una cuenta del sistema o de servicio, o si el propio nombre de la actividad indica que está automatizada. Ejemplos truefalse
	Fecha de contabilización PostingDate	Fecha en que el asiento contable se registra oficialmente en el libro mayor.
Descripción La fecha de contabilización es la fecha efectiva de la transacción a efectos de los informes financieros. Determina el período fiscal en el que se reflejará el asiento en los estados financieros. Puede ser distinta de la fecha de creación o aprobación del asiento. Este atributo es importante para el análisis financiero y de cumplimiento. Ayuda a analizar la puntualidad de las contabilizaciones con respecto al cierre de los períodos fiscales. Las demoras entre la aprobación y la contabilización pueden indicar cuellos de botella en el sistema o el proceso que podrían afectar al cierre financiero. Por qué es importante Es una fecha clave para los informes financieros que permite analizar la puntualidad de las contabilizaciones y su impacto en el ciclo de cierre financiero. Dónde obtenerlo Es un campo de fecha estándar en los datos del encabezado del asiento contable de Workiva. Ejemplos 2023-10-312023-11-302023-12-31
	Hora de finalización EndTime	Marca de tiempo que indica cuándo terminó una actividad o un evento específico.
Descripción La hora de finalización registra el momento exacto en que concluye una actividad. Muchos eventos del proceso son instantáneos y solo tienen una hora de inicio, pero algunas actividades tienen una duración medible. Por ejemplo, una etapa de revisión puede comenzar cuando una persona abre la tarea y terminar cuando la envía. Este atributo se utiliza principalmente para calcular el tiempo de procesamiento (o tiempo de trabajo activo) de una actividad y distinguirlo del tiempo de inactividad o espera. Ayuda a analizar cuánto tiempo dedican activamente las personas a tareas específicas, como 'Asiento contable revisado'. Por qué es importante Permite calcular el tiempo de procesamiento real de una actividad y separar el trabajo activo del tiempo de espera para analizar la eficiencia con mayor precisión. Dónde obtenerlo Consulte la documentación de Workiva. Es posible que haya que obtener este dato registrando los eventos de inicio y finalización de una misma actividad. Ejemplos 2023-10-26T10:15:00Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T14:10:00Z
	Motivo del rechazo RejectionReason	Código o texto que explica por qué se rechazó un asiento contable durante el proceso de revisión o aprobación.
Descripción Cuando se rechaza un asiento contable, este atributo registra el motivo indicado por quien lo revisó o aprobó. Algunos motivos pueden ser 'Cuenta del libro mayor incorrecta', 'Falta documentación', 'Error de cálculo' o 'Incumplimiento de políticas'. Esta información es muy valiosa para analizar las causas raíz del retrabajo. Al analizar los motivos de rechazo más frecuentes, las organizaciones pueden identificar oportunidades de mejora, como ofrecer formación específica, aclarar las instrucciones o reforzar los controles del sistema. Es un atributo clave para los Dashboards 'Análisis de retrabajo de asientos contables' y 'Análisis de rechazos de asientos contables'. Por qué es importante Aporta información directa sobre las causas raíz del retrabajo y permite introducir mejoras específicas en la formación, la documentación y los controles del proceso. Dónde obtenerlo Estos datos pueden almacenarse en un campo específico o en un campo de comentarios o notas asociado a la actividad 'Asiento contable rechazado' en Workiva. Ejemplos Falta documentación justificativaSe utilizó una cuenta del libro mayor incorrectaEl importe supera el límite
	Requiere retrabajo IsRework	Indicador que señala si el asiento contable se rechazó o corrigió en algún momento de su ciclo de vida.
Descripción Este atributo booleano se calcula para cada caso. Se establece en 'true' si la secuencia de actividades del asiento contable incluye eventos como 'Asiento contable rechazado' o 'Asiento contable corregido'. Este atributo simplifica el análisis del retrabajo al proporcionar un indicador binario claro para filtrar y agregar datos. Es fundamental para calcular el KPI 'Tasa de retrabajo de los asientos contables' y para el Dashboard 'Análisis de retrabajo de asientos contables'. Permite identificar rápidamente los casos que se desvían de la 'ruta ideal' y requieren un esfuerzo adicional. Por qué es importante Proporciona un indicador sencillo para identificar y analizar todos los asientos contables que requirieron correcciones, algo clave para medir la calidad del proceso y las tasas de resolución correcta a la primera. Dónde obtenerlo Este atributo se obtiene de forma derivada al comprobar si hay actividades relacionadas con el retrabajo, como 'Asiento contable rechazado', en el registro de eventos de cada caso. Ejemplos truefalse
	Tiempo del ciclo de aprobación ApprovalCycleTime	Tiempo total transcurrido desde que se envía un asiento contable para revisión hasta que se aprueba definitivamente.
Descripción Esta métrica calculada mide la duración de toda la fase de aprobación. Por lo general, se calcula como la diferencia entre el primer evento 'Asiento contable enviado para revisión' y el evento final 'Asiento contable aprobado' de cada asiento. Mide directamente la eficiencia del flujo de trabajo de revisión y aprobación y es un KPI principal para muchos departamentos de Finanzas. Sirve de base para el Dashboard 'Tiempo del ciclo de aprobación del asiento contable', que ayuda a identificar cuellos de botella y supervisar el impacto de las iniciativas de mejora destinadas a agilizar las aprobaciones. Por qué es importante Es un indicador clave de rendimiento que mide directamente la eficiencia del proceso de aprobación y ayuda a localizar las demoras. Dónde obtenerlo Esta métrica se calcula a partir de las marcas de tiempo de las actividades 'Asiento contable enviado para revisión' y 'Asiento contable aprobado' en el registro de eventos. Ejemplos 25920086400604800
	Tiene documentación HasSupportingDocumentation	Indicador que señala si se adjuntó documentación justificativa antes de enviar el asiento a revisión.
Descripción Este atributo booleano comprueba si la actividad 'Documentación justificativa adjunta' ocurrió antes de 'Asiento contable enviado para revisión' para un asiento contable determinado. Este atributo respalda directamente el Dashboard 'Cumplimiento de la documentación de los asientos contables' y el KPI 'Tasa de documentación adjunta a los asientos contables'. Es fundamental para el cumplimiento y la auditabilidad, ya que la falta de documentación adecuada puede provocar rechazos, demoras y observaciones de auditoría. Analizarlo ayuda a hacer cumplir las políticas y agilizar el proceso de revisión. Por qué es importante Mide directamente el cumplimiento de las políticas de documentación y ayuda a reducir el retrabajo y las demoras causadas por la falta de información. Dónde obtenerlo Este atributo se obtiene de forma derivada al comprobar la secuencia de actividades en los datos del proceso de cada caso. Ejemplos truefalse

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del proceso de registro a informe: asientos contables

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos que debe registrar en el Registro de eventos para descubrir y analizar con precisión el flujo de trabajo de los asientos contables.

6 Recomendado 8 Opcional

	Actividad	Descripción
	Asiento contable aprobado	Esta actividad representa la aprobación final del asiento contable por parte de una persona autorizada, lo que permite contabilizarlo. Es un hito crítico que, por lo general, se registra en Workiva como un cambio explícito de estado a 'Aprobado'.
Por qué es importante Marca la finalización satisfactoria de todo el proceso de revisión y aprobación. Es un evento clave para medir los tiempos del ciclo de aprobación y las tasas de aprobación a la primera, que inciden directamente en la eficiencia del proceso. Dónde obtenerlo Se registra en el historial de estados del asiento contable. El campo de estado del registro se actualiza a 'Aprobado' y el cambio queda anotado con una marca de tiempo y el ID de usuario de quien lo aprobó. Capturar La marca de tiempo en que el campo de estado del asiento contable se actualiza a 'Aprobado'. Tipo de evento inferred
	Asiento contable contabilizado en el libro mayor	Esta actividad indica que el asiento contable aprobado se contabilizó oficialmente en el libro mayor. Representa la finalización satisfactoria del flujo principal del proceso y suele registrarse como un cambio de estado final o en el registro de transacciones de contabilización.
Por qué es importante Como evento de 'fin' principal para la mayoría de los asientos contables, esta actividad es fundamental para calcular el tiempo de ciclo integral y el rendimiento. Señala el momento en que el asiento afecta a los estados financieros. Dónde obtenerlo Puede encontrarse en un registro de transacciones que anota las contabilizaciones en el libro mayor o como un cambio de estado del asiento contable a 'Contabilizado'. En ese momento, normalmente se completa el campo de fecha de contabilización. Capturar Se registra en una tabla de contabilizaciones del libro mayor, con una marca de tiempo y una referencia al ID del asiento contable, o mediante un cambio de estado a 'Contabilizado'. Tipo de evento explicit
	Asiento contable creado	Esta actividad marca el inicio de un nuevo asiento contable en Workiva. Se registra cuando un usuario crea un nuevo asiento, lo que genera un ID único que sirve como identificador del caso en el proceso.
Por qué es importante Como punto de partida del proceso, este evento es esencial para medir el tiempo de ciclo de principio a fin de cada asiento contable. Analizar esta actividad ayuda a comprender cuándo comienza la carga de trabajo y a planificar los recursos. Dónde obtenerlo Este evento suele capturarse en un registro de auditoría o una tabla de transacciones de Workiva que registra la creación de nuevos asientos contables, junto con la marca de tiempo de creación y el ID del usuario. Capturar Se registra en una pista de auditoría o una tabla cuando se crea un nuevo asiento contable, junto con una marca de tiempo «Creado el». Tipo de evento explicit
	Asiento contable enviado para revisión	Indica el momento en que un usuario envía el borrador del asiento contable, junto con su documentación, al flujo formal de revisión y aprobación. Por lo general, se registra como un cambio de estado explícito en la plataforma Workiva, cuando el asiento pasa de «Borrador» o «Nuevo» a «En revisión».
Por qué es importante Esta actividad es un hito clave que da inicio al ciclo de aprobación. Medir el tiempo desde este momento hasta la aprobación final ayuda a identificar cuellos de botella en la revisión y es fundamental para calcular el tiempo del ciclo de aprobación. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado del asiento contable, por ejemplo, de «Borrador» a «Enviado para revisión». Este cambio y su marca de tiempo quedarían registrados en el historial de cambios o en una tabla de registro de estados. Capturar Se obtiene mediante el seguimiento de los cambios en el campo de estado del asiento contable a «Enviado» o un valor similar, utilizando la marca de tiempo del cambio. Tipo de evento inferred
	Asiento contable rechazado	Una persona revisora o aprobadora rechaza el asiento contable por errores, falta de información o incumplimiento de políticas. Esta acción devuelve el asiento a quien lo creó para que lo corrija y se registra mediante un cambio de estado a 'Rechazado' o 'Requiere corrección'.
Por qué es importante Esta actividad es el principal desencadenante de los ciclos de retrabajo, una fuente importante de ineficiencia en los procesos. Analizar los rechazos ayuda a identificar necesidades de formación, errores frecuentes y pautas de proceso poco claras. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado en el historial del asiento contable. El estado se actualiza a 'Rechazado' y el evento queda registrado con una marca de tiempo y el usuario que realizó la acción. Capturar La marca de tiempo en que el campo de estado se actualiza a 'Rechazado' o 'Devuelto'. Tipo de evento inferred
	Reversión del asiento contable procesada	Se revierte un asiento contable contabilizado previamente y se crea un nuevo asiento que anula el original. Se trata de un tipo de transacción específico que queda registrado explícitamente en el sistema.
Por qué es importante Esta actividad es un indicador claro de errores en asientos ya contabilizados. Una tasa elevada de reversiones puede señalar problemas en el proceso inicial de revisión y aprobación, afectar la precisión financiera y generar trabajo adicional. Dónde obtenerlo Se registra en los datos de transacciones cuando un tipo de transacción o indicador específico señala una reversión. El asiento de reversión suele hacer referencia al ID del asiento contable original. Capturar Se crea un nuevo registro de asiento contable con el tipo 'Reversión' y un vínculo al ID del asiento original. Tipo de evento explicit
	Asiento contable conciliado	Esta actividad posterior a la contabilización ocurre cuando el asiento contable se coteja y se liquida durante una conciliación. Se registra en las herramientas de conciliación o certificación de cuentas de Workiva.
Por qué es importante Analizar el tiempo transcurrido entre la contabilización y la conciliación es clave para entender la eficiencia del proceso de cierre financiero. Las demoras en esta etapa pueden afectar la puntualidad y la precisión de los informes financieros. Dónde obtenerlo Probablemente, esta información provenga de un módulo o una tabla de conciliación independiente de Workiva, que vincula las partidas conciliadas con sus ID de asiento contable de origen. Se utilizaría la marca de tiempo del cambio de estado de conciliación. Capturar La marca de tiempo de un evento o cambio de estado en un módulo de conciliación que indica que el asiento contable está 'Conciliado'. Tipo de evento explicit
	Asiento contable corregido	Tras un rechazo, quien creó el asiento u otra persona lo modifica para resolver los problemas señalados. Por lo general, no se trata de un evento explícito, sino que se infiere al detectar cambios en los datos del registro después de un estado 'Rechazado'.
Por qué es importante Esta actividad es una parte clave del ciclo de retrabajo. Medir cuánto se tarda en corregir los asientos permite saber con qué rapidez se resuelven los errores y si ciertas personas o tipos de asiento requieren más tiempo. Dónde obtenerlo Esta actividad se infiere mediante el análisis de los registros de auditoría. Se identifica buscando eventos de modificación de campos en un asiento contable entre un estado 'Rechazado' y su posterior reenvío. Capturar Se identifica en registros de cambios o de auditoría que muestran modificaciones en los datos del asiento contable después de la marca de tiempo del evento 'Rechazado'. Tipo de evento inferred
	Asiento contable enviado para aprobación	Tras una revisión inicial satisfactoria, el asiento contable se envía formalmente a una persona aprobadora designada o a un grupo de aprobación. Esto se registra mediante un cambio de estado, por ejemplo, de 'Revisado' a 'Pendiente de aprobación'.
Por qué es importante Esta actividad distingue la revisión inicial de la aprobación final, que pueden realizar personas con distintos Roles. Ayuda a aislar las demoras propias de la etapa de aprobación de nivel superior. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado en el registro del asiento contable, anotado en una tabla del historial de cambios. El estado pasa de revisión a aprobación. Capturar Se obtiene al hacer un seguimiento del cambio del campo de estado a 'Pendiente de aprobación' o un valor similar, junto con su marca de tiempo. Tipo de evento inferred
	Asiento contable revisado	Este evento indica que una persona revisora ha terminado de evaluar el asiento contable y ha tomado una medida, como enviarlo para su aprobación o rechazarlo. Por lo general, se infiere a partir del cambio de estado posterior.
Por qué es importante Marca la finalización de una comprobación de calidad clave. Analizar la duración de la etapa de revisión ayuda a gestionar la carga de trabajo del equipo e identificar oportunidades para formar a quienes revisan o simplificar el proceso. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de la marca de tiempo en que el estado del asiento contable cambia de 'En revisión' a un estado posterior, como 'Pendiente de aprobación' o 'Rechazado'. Capturar La marca de tiempo del cambio de estado de 'En revisión' a cualquier estado posterior. Tipo de evento inferred
	Documentación justificativa adjunta	Esta actividad se produce cuando un usuario adjunta uno o varios documentos justificativos, como facturas o contratos, al asiento contable. Por lo general, se registra mediante el seguimiento de las funciones de gestión de documentos o de archivos adjuntos de Workiva.
Por qué es importante Registrar esta actividad es fundamental para supervisar el cumplimiento e identificar retrasos. El tiempo entre la creación del asiento y la adjunción de los documentos puede convertirse en un cuello de botella importante que afecta al ciclo de revisión y aprobación. Dónde obtenerlo Se captura en los registros de las funciones de gestión de documentos de Workiva, que indican cuándo se vincula un archivo a un ID de asiento contable concreto. Puede tratarse de un Registro de eventos explícito o inferirse a partir de la fecha de creación del vínculo al archivo adjunto. Capturar Evento que se registra cuando un usuario carga correctamente un documento o lo vincula al asiento contable. Tipo de evento explicit
	Revisión del asiento contable iniciada	Esta actividad marca el momento en que una persona revisora comienza a examinar el asiento contable enviado. Puede inferirse cuando la persona abre o se asigna la tarea de revisión en su lista de tareas de Workiva.
Por qué es importante Esta actividad permite distinguir entre el tiempo que un asiento espera en una cola y el tiempo que se dedica a revisarlo activamente. Es fundamental para medir con precisión la carga de trabajo de las personas revisoras e identificar cuellos de botella en las colas. Dónde obtenerlo A menudo, no se trata de un evento explícito. Puede inferirse cuando el sistema asigna la tarea a un usuario concreto o cuando este abre por primera vez el asiento contable después de que se haya enviado. Capturar Se infiere a partir del momento en que el estado de una tarea cambia a «En curso» o cuando la persona revisora asignada abre el registro por primera vez después del envío. Tipo de evento inferred
	Validación automática fallida	La comprobación de validación automática del sistema detecta un error e impide que el asiento contable avance en el flujo de trabajo. El sistema cambia automáticamente su estado a fallido o a uno que requiere corrección.
Por qué es importante Esta actividad pone de manifiesto los controles de calidad automatizados. Una frecuencia elevada de fallos puede indicar problemas sistemáticos en la introducción de datos o en las propias reglas de validación, lo que genera ciclos de retrabajo innecesarios. Dónde obtenerlo Se registraría en un registro del sistema o mediante un cambio de estado activado por el proceso de validación automática. El estado del asiento podría cambiar a 'Error de validación' o un valor similar. Capturar Evento registrado por el sistema o cambio automático a un estado de error cuando falla una regla de validación. Tipo de evento explicit
	Validación automatizada ejecutada	Después del envío, un sistema realiza una comprobación automatizada del asiento contable para validar los campos, los totales o las reglas de cumplimiento. A menudo, el sistema registra este proceso automatizado en segundo plano.
Por qué es importante Permite detectar pronto problemas de calidad de los datos y reducir el retrabajo manual en etapas posteriores. Analizar los fallos puede revelar errores frecuentes de los usuarios o aspectos en los que convendría mejorar las indicaciones del sistema. Dónde obtenerlo Este evento se encontraría en los registros del sistema o en un registro de transacciones específico del flujo de trabajo de los asientos contables, donde se anota la ejecución de las reglas de validación. Capturar El sistema lo registra cuando el motor de validación comprueba los datos del asiento contable. Tipo de evento explicit

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Workiva

Pasos

Cree un cliente de API en Workiva: Vaya a la consola de administración de Workiva. En Configuración de la organización, abra 'API Clients' y cree un cliente OAuth2. Asígnele los ámbitos necesarios, como journals:read y audittrail:read. Guarde de forma segura el ID y el secreto de cliente generados.
Configure el entorno de Python: Compruebe que tenga instalada la versión 3.6 de Python o una posterior. Instale las bibliotecas necesarias para realizar solicitudes a la API y gestionar datos; para ello, ejecute pip install requests pandas en la terminal.
Desarrolle el script de autenticación: En su script de Python, cree una función para gestionar la autenticación OAuth2. La función debe recibir el ID y el secreto de cliente, enviar una solicitud POST al endpoint de token de Workiva, por ejemplo, https://[YourWorkivaDomain].workiva.com/oauth2/v2/token, y obtener el token de acceso.
Identifique los endpoints de la API: Determine los endpoints específicos de la API REST para obtener los asientos contables y su historial detallado. El endpoint principal podría ser similar a https://[YourWorkivaDomain].workiva.com/api/v1/journals, y el endpoint del historial podría tener una estructura como .../api/v1/journals/{journal_id}/history.
Obtenga la lista de asientos contables: Escriba la parte del script que llama al endpoint principal de asientos contables. Utilice parámetros de consulta para filtrar por intervalo de fechas y otros criterios pertinentes. La llamada devolverá una lista de objetos de asientos contables, cada uno con un ID único.
Recorra los asientos y obtenga el historial: Recorra cada asiento contable obtenido en el paso anterior. Para cada JournalEntryId, realice una llamada independiente a su endpoint de historial o de auditoría para obtener la secuencia de eventos asociada.
Asigne actividades a los eventos sin procesar: Procese los datos del historial sin procesar que devuelve la API. Cree una lógica de asignación que convierta los nombres internos de eventos o los cambios de estado de Workiva en los nombres de actividad necesarios. Por ejemplo, un cambio de estado de 'Draft' a 'In Review' corresponde a la actividad 'Journal Entry Submitted for Review'.
Cree las filas del Registro de eventos: Para cada evento asignado, cree un diccionario u objeto que represente una fila del Registro de eventos final. Incluya todos los atributos necesarios, como JournalEntryId, ActivityName, EventTime y User, además de atributos recomendados, como JournalEntryAmount y Department, obtenidos de los datos del asiento contable principal.
Gestione la paginación de la API: Implemente la lógica necesaria para gestionar las respuestas paginadas de la API. Busque enlaces 'next' o tokens de página en los encabezados o el cuerpo de la respuesta y realice solicitudes sucesivas hasta obtener todos los datos del periodo especificado.
Agregue y dé formato a los datos: Reúna todas las filas del Registro de eventos generadas en una sola lista. Convierta la lista en un DataFrame de pandas para realizar los ajustes finales.
Añada columnas de metadatos: Añada las columnas SourceSystem y LastDataUpdate al DataFrame. SourceSystem debe tener un valor constante, como 'Workiva', y LastDataUpdate debe indicar la marca de tiempo actual al ejecutar el script.
Exporte los datos a CSV: Guarde el DataFrame final en un archivo CSV. Compruebe que esté codificado en UTF-8 y tenga la estructura necesaria para cargarlo en una herramienta de Process Mining.

Configuración

Credenciales de la API: El script debe configurarse con un CLIENT_ID y un CLIENT_SECRET válidos, obtenidos en la consola de administración de Workiva. Son necesarios para la autenticación OAuth2.
Endpoints de la API: El script necesita la URL base de su instancia de Workiva, por ejemplo, https://[YourWorkivaDomain].workiva.com, y las rutas específicas para los endpoints del token, la lista de asientos y el historial de asientos.
Intervalo de fechas: Especifique START_DATE y END_DATE para limitar el alcance de la extracción. Para el análisis inicial, suele utilizarse un intervalo de 3 a 6 meses, que permite equilibrar el volumen de datos y la información obtenida.
Parámetros de filtrado: Puede configurar el script para filtrar los asientos contables mediante parámetros de consulta de la API. Entre los filtros habituales se encuentran journalEntryType y department, que permiten limitar la extracción a determinadas áreas o procesos de negocio.
Asignación de estados: El script incluye un diccionario, STATUS_TO_ACTIVITY_MAP, que convierte los valores de estado sin procesar de la API de Workiva en nombres de actividad estandarizados para el Registro de eventos. Es posible que deba personalizarlo si su organización utiliza estados propios.
Requisitos previos: Para crear el cliente de API, necesita una cuenta de Workiva con privilegios de administración. El entorno donde se ejecute el script de Python debe tener instaladas las bibliotecas requests y pandas.

Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration Settings ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Workiva instance details and credentials
WORKIVA_DOMAIN = class="hl-string">"https://[YourWorkivaDomain].workiva.com"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[Your-Client-ID]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[Your-Client-Secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Extraction Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Define the date range for the journal entry extraction
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Endpoint Definitions ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use the correct API version and paths for your instance
TOKEN_URL = fclass="hl-string">"{WORKIVA_DOMAIN}/oauth2/v2/token"
JOURNALS_API_ENDPOINT = fclass="hl-string">"{WORKIVA_DOMAIN}/api/v1/journals"

class=class="hl-string">"hl-comment"># Mapping from Workiva status changes to standardized activity names
class=class="hl-string">"hl-comment"># This may need adjustment based on your specific Workiva workflow configuration.
STATUS_TO_ACTIVITY_MAP = {
    (class="hl-string">'Draft', class="hl-string">'In Review'): class="hl-string">'Journal Entry Submitted for Review',
    (class="hl-string">'In Review', class="hl-string">'Pending Approval'): class="hl-string">'Journal Entry Sent For Approval',
    (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Approved'): class="hl-string">'Journal Entry Approved',
    (class="hl-string">'Approved', class="hl-string">'Posted'): class="hl-string">'Journal Entry Posted to GL',
    (class="hl-string">'Posted', class="hl-string">'Reconciled'): class="hl-string">'Journal Entry Reconciled',
    (class="hl-string">'In Review', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Journal Entry Rejected',
    (class="hl-string">'Pending Approval', class="hl-string">'Rejected'): class="hl-string">'Journal Entry Rejected'
}

def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Workiva and retrieves an OAuth2 access token."""
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET
    }
    response = requests.post(TOKEN_URL, data=payload)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_paginated_data(url, headers, params):
    class="hl-string">"""Fetches data from a paginated API endpoint."""
    all_data = []
    while url:
        response = requests.get(url, headers=headers, params=params)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_data.extend(data.get(class="hl-string">'data', []))
        url = data.get(class="hl-string">'metadata', {}).get(class="hl-string">'nextPageUrl') class=class="hl-string">"hl-comment"># Adjust based on actual API response structure
        params = {} class=class="hl-string">"hl-comment"># Subsequent requests use the full URL from nextPageUrl
        time.sleep(0.5) class=class="hl-string">"hl-comment"># Respect rate limits
    return all_data

def map_history_to_activity(event, previous_event, journal_details):
    class="hl-string">"""Maps a single history event to a structured activity record."""
    activity_record = {
        class="hl-string">'JournalEntryId': journal_details.get(class="hl-string">'id'),
        class="hl-string">'EventTime': event.get(class="hl-string">'timestamp'),
        class="hl-string">'User': event.get(class="hl-string">'user', {}).get(class="hl-string">'name', class="hl-string">'System'),
        class="hl-string">'JournalEntryType': journal_details.get(class="hl-string">'type'),
        class="hl-string">'JournalEntryAmount': journal_details.get(class="hl-string">'amount'),
        class="hl-string">'JournalEntryStatus': event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'newValue'),
        class="hl-string">'Department': journal_details.get(class="hl-string">'department')
    }

    event_type = event.get(class="hl-string">'eventType')

    if event_type == class="hl-string">'CREATE':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Created'
        activity_record[class="hl-string">'JournalEntryStatus'] = class="hl-string">'Draft'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'ATTACHMENT_ADD':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Supporting Documentation Attached'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'REVERSAL_PROCESSED':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Reversal Processed'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'VALIDATION_RUN':
        status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'status')
        if status == class="hl-string">'SUCCESS':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Automated Validation Run'
        elif status == class="hl-string">'FAILURE':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Automated Validation Failed'
        return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'field') == class="hl-string">'status':
        old_status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'oldValue')
        new_status = event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'newValue')
        activity_tuple = (old_status, new_status)
        if activity_tuple in STATUS_TO_ACTIVITY_MAP:
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = STATUS_TO_ACTIVITY_MAP[activity_tuple]
            return activity_record
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Infer other activities based on status
        if new_status == class="hl-string">'In Review' and previous_event and previous_event.get(class="hl-string">'ActivityName') != class="hl-string">'Journal Entry Submitted for Review':
            activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Review Started' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
            return activity_record

    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and previous_event and previous_event.get(class="hl-string">'JournalEntryStatus') == class="hl-string">'Rejected':
        activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Corrected' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
        return activity_record
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback for unmapped status changes that might represent a review completion
    if event_type == class="hl-string">'UPDATE' and event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'field') == class="hl-string">'status':
        if event.get(class="hl-string">'details', {}).get(class="hl-string">'oldValue') == class="hl-string">'In Review':
             activity_record[class="hl-string">'ActivityName'] = class="hl-string">'Journal Entry Reviewed' class=class="hl-string">"hl-comment"># Inferred event
             return activity_record

    return None

def main():
    class="hl-string">"""Main function to orchestrate the extraction process."""
    print(class="hl-string">"Starting extraction from Workiva API...")
    try:
        access_token = get_access_token()
        headers = {class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}'}
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch all journal entries within the specified date range
        print(fclass="hl-string">"Fetching journal entries from {START_DATE} to {END_DATE}...")
        journal_params = {class="hl-string">'createdAfter': START_DATE, class="hl-string">'createdBefore': END_DATE}
        journals = fetch_paginated_data(JOURNALS_API_ENDPOINT, headers, journal_params)
        print(fclass="hl-string">"Found {len(journals)} journal entries.")

        event_log = []
        last_data_update = datetime.utcnow().isoformat() + class="hl-string">'Z'

        for i, journal in enumerate(journals):
            journal_id = journal.get(class="hl-string">'id')
            print(fclass="hl-string">"Processing journal {i+1}/{len(journals)}: {journal_id}")

            class=class="hl-string">"hl-comment"># Fetch the detailed history for each journal entry
            history_url = fclass="hl-string">"{JOURNALS_API_ENDPOINT}/{journal_id}/history"
            try:
                history_events = fetch_paginated_data(history_url, headers, {})
            except requests.exceptions.HTTPError as e:
                print(fclass="hl-string">"Could not fetch history for {journal_id}: {e}")
                continue

            processed_activities = []
            for idx, event in enumerate(history_events):
                previous_event = processed_activities[-1] if processed_activities else None
                activity_record = map_history_to_activity(event, previous_event, journal)
                if activity_record:
                    activity_record[class="hl-string">'SourceSystem'] = class="hl-string">'Workiva'
                    activity_record[class="hl-string">'LastDataUpdate'] = last_data_update
                    processed_activities.append(activity_record)
            
            event_log.extend(processed_activities)

        if not event_log:
            print(class="hl-string">"No events were generated. The event log is empty.")
            return

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Create DataFrame and save to CSV
        df = pd.DataFrame(event_log)
        df[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df[class="hl-string">'EventTime'])
        df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'JournalEntryId', class="hl-string">'EventTime'])
        
        output_filename = class="hl-string">'workiva_journal_entry_event_log.csv'
        df.to_csv(output_filename, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
        print(fclass="hl-string">"Extraction complete. Event log saved to {output_filename}")

    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"An API error occurred: {e}")
    except Exception as e:
        print(fclass="hl-string">"An unexpected error occurred: {e}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

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