Su Template de datos de Record to Report - Journal Entry

Este atributo describe la actividad realizada en un momento específico del ciclo de vida del asiento contable. Captura hitos clave como «Journal Entry Created», «Journal Entry Submitted for Review», «Journal Entry Approved» y «Journal Entry Posted to GL».

Analizar la secuencia y la frecuencia de estas actividades es el núcleo de Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar rutas frecuentes y poco habituales, es decir, variantes, y localizar los cuellos de botella en los que los asientos pasan más tiempo. También se utiliza para definir los puntos de inicio y fin de los cálculos de indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de ciclo de aprobación.

Define los pasos del proceso, lo que permite visualizar y analizar el Workflow de los asientos contables e identificar cuellos de botella.

Normalmente se deriva de registros de eventos o registros de cambios de estado dentro de Workiva. Puede ser necesario asignar el campo exacto a partir de códigos de estado del sistema o descripciones de eventos.

Event Time es una marca de tiempo precisa, con fecha y hora, que registra el momento en que tuvo lugar una actividad. Estos datos son fundamentales para secuenciar correctamente los eventos y realizar todos los análisis basados en el tiempo.

En Process Mining, este atributo se utiliza para calcular la duración entre actividades, los tiempos de ciclo generales de los casos y los tiempos de espera. Es esencial para los Dashboards que analizan los tiempos de ciclo, como «Tiempo de ciclo de aprobación de asientos contables» y «Retraso en la adjunción de documentos», y constituye la base para identificar retrasos e ineficiencias en el proceso.

Esta marca de tiempo es crucial para calcular todas las duraciones, ordenar correctamente los eventos y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del tiempo.

Normalmente, esta información se almacena junto a cada evento o cambio de estado en las tablas de transacciones o registros de Workiva.

El ID del asiento contable permite realizar un seguimiento único de todas las actividades y eventos relacionados con un conjunto específico de transacciones financieras, desde su creación hasta la contabilización y conciliación finales. Este ID vincula cada paso, como la creación, el envío, la revisión, la aprobación y la contabilización, en una única instancia de proceso coherente.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el recorrido de extremo a extremo de cada asiento contable. Permite analizar las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y los ciclos de retrabajo por asiento, y ofrece una visión clara de cómo fluye cada asiento por el sistema.

Es la clave esencial para realizar un seguimiento del ciclo de vida completo de un asiento contable y permite analizar el flujo, la duración y las variaciones del proceso.

Es la clave principal del registro de un asiento contable en Workiva. Consulte la documentación de Workiva para conocer la tabla o el endpoint de API específico.

Este atributo identifica la aplicación de origen en la que se generaron los datos del proceso. Para este análisis, el valor será siempre «Workiva».

Aunque pueda parecer estático en un análisis de un solo sistema, es un elemento de metadatos crucial para la gobernanza y la trazabilidad de los datos. En entornos empresariales grandes, los procesos suelen atravesar varios sistemas, por lo que este campo resulta esencial para comprender el linaje completo de los datos e integrar correctamente datos de distintas fuentes.

Proporciona el linaje y el contexto esenciales de los datos, y garantiza la claridad sobre el origen de los datos del proceso, especialmente en entornos con varios sistemas.

Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar su origen.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente de Workiva. Proporciona contexto sobre la actualidad de los datos analizados.

En cualquier panel de análisis de procesos, esta información es fundamental para que los usuarios comprendan hasta qué punto son actuales los insights. Les permite saber si están consultando datos en tiempo real o una instantánea de un momento concreto, algo esencial para tomar decisiones operativas fundamentadas.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos y garantiza que comprendan si el análisis refleja el estado más reciente del proceso.

Esta marca de tiempo se genera y almacena durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Este atributo identifica la unidad organizativa, como Finanzas, Ventas o Marketing, asociada al asiento contable. A menudo se determina mediante el centro de costos o el usuario que creó el asiento.

Analizar el proceso por departamento permite comparar el rendimiento entre distintas áreas de la organización. Puede ayudar a identificar qué departamentos tienen los procesos más eficientes, las tasas de retrabajo más elevadas o los tiempos de aprobación más largos, y proporciona información para compartir buenas prácticas u ofrecer apoyo específico.

Permite comparar el rendimiento entre distintas unidades de negocio y ayuda a identificar problemas o buenas prácticas específicos de cada departamento.

Probablemente, esta información esté disponible en los datos de cabecera del asiento contable, posiblemente vinculada al perfil de usuario de la persona que lo creó o especificada como centro de costos.

Este atributo indica el estado en tiempo real de un asiento contable, como «Draft», «Submitted for Approval», «Approved», «Posted» o «Rejected». Representa una instantánea de la situación del asiento en el momento de la extracción de datos.

Es esencial para la supervisión operativa y alimenta el panel «Current Journal Entry Status Overview». Proporciona a la dirección una visión clara de la carga de trabajo y el backlog actuales en cada etapa del proceso, lo que facilita la asignación de recursos y la priorización.

Proporciona una instantánea en tiempo real de la etapa del proceso en la que se encuentran los asientos contables, algo fundamental para la supervisión operativa y la gestión de backlogs.

Es un campo estándar de la cabecera del asiento contable en Workiva que refleja su estado actual.

Este atributo representa el valor financiero principal asociado al asiento contable. Puede ser el importe total del debe, que debería ser igual al importe total del haber.

Analizar el proceso según el valor financiero puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, los asientos contables de alto valor podrían estar sujetos a un mayor escrutinio y seguir una ruta de aprobación diferente y más rigurosa. Este atributo puede utilizarse para filtrar Dashboards y analizar si el valor del asiento se correlaciona con el tiempo de procesamiento, las tasas de retrabajo o los retrasos en la aprobación.

Permite analizar el impacto financiero y determinar si los asientos de importe elevado se procesan de forma diferente o son más propensos a sufrir retrasos.

Es un campo fundamental de los datos de cabecera del asiento contable en Workiva.

Este atributo categoriza los asientos contables según su finalidad empresarial. Entre los tipos habituales se incluyen los asientos estándar para transacciones rutinarias, los devengos para reconocer ingresos y gastos, los asientos de reclasificación y los asientos de corrección.

Esta dimensión es fundamental para el análisis comparativo. Permite segmentar el proceso para comprobar si determinados tipos de asiento tardan más, tienen tasas de rechazo más elevadas o siguen rutas diferentes. Por ejemplo, se utiliza en el panel «Journal Entry Reversal Rate Trend» para analizar las reversiones por tipo y ayudar a aislar problemas específicos de determinadas prácticas contables.

Permite segmentar el proceso para identificar si determinados tipos de asiento provocan más retrasos, retrabajo o desviaciones que otros.

Probablemente sea un campo estándar de la cabecera del asiento contable en Workiva.

Este atributo identifica a la persona responsable de una actividad concreta, como quien crea, revisa o aprueba un asiento contable. Puede ser un ID de usuario único, un nombre o una dirección de correo electrónico.

Analizar los datos por usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento. Permite crear Dashboards como «Distribución de la carga de trabajo de los asientos contables» y «Análisis de rechazos de asientos contables» mediante el desglose de las actividades por usuario, lo que ayuda a detectar posibles necesidades de formación o desequilibrios de recursos.

Este atributo es clave para analizar la distribución de la carga de trabajo, identificar a las personas con mejor rendimiento y comprender comportamientos o cuellos de botella específicos de cada usuario.

Normalmente, esta información está disponible en los registros de eventos o transacciones de Workiva y se asocia a cada actividad registrada.

El código de empresa representa una entidad jurídica diferenciada dentro de un grupo corporativo. Las transacciones financieras se registran en este nivel para la elaboración de informes legales y la consolidación.

En una organización con varias entidades, analizar el proceso de asientos contables por código de empresa es esencial. Puede revelar variaciones en el rendimiento del proceso, el cumplimiento y la eficiencia específicas de determinadas entidades jurídicas o regiones geográficas. Esto permite orientar mejor las iniciativas de mejora de procesos.

Es fundamental para analizar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades jurídicas de una organización.

Es un campo fundamental y obligatorio de los datos de cabecera del asiento contable en cualquier sistema contable empresarial, incluido Workiva.

Este atributo booleano distingue entre las actividades realizadas automáticamente por el sistema, como «Automated Validation Run», y las realizadas manualmente por una persona usuaria, como «Journal Entry Reviewed».

Esta distinción es esencial para medir con precisión la eficiencia del proceso y su potencial de automatización. Permite a los analistas separar los cuellos de botella relacionados con las personas de los relacionados con el sistema y calcular el esfuerzo manual real que requiere el proceso. Es clave para las iniciativas centradas en aumentar la automatización y reducir los puntos de intervención manual.

Ayuda a diferenciar entre las actividades del sistema y las humanas, algo esencial para analizar los niveles de automatización e identificar cuellos de botella manuales.

A menudo es un atributo derivado. Puede determinarse comprobando si el «User» de una actividad es una cuenta del sistema o de servicio, o si el propio nombre de la actividad indica automatización.

Es un atributo booleano calculado para cada caso. Se establece en «true» si la secuencia de actividades del asiento contable incluye eventos como «Journal Entry Rejected» o «Journal Entry Corrected».

Este atributo simplifica el análisis del retrabajo al crear un indicador binario claro para filtrar y agregar datos. Es fundamental para calcular el KPI «Journal Entry Rework Rate» y alimentar el panel «Journal Entry Rework Analysis», ya que permite identificar rápidamente los casos que se desvían de la «ruta ideal» y requieren un esfuerzo adicional.

Proporciona un indicador sencillo para identificar y analizar todos los asientos contables que requirieron corrección, algo clave para medir la calidad del proceso y las tasas de resolución correcta a la primera.

Es un atributo derivado que se calcula comprobando la presencia de actividades relacionadas con el retrabajo, como «Journal Entry Rejected», en el registro de eventos de cada caso.

La fecha de contabilización es la fecha efectiva de la transacción a efectos de información financiera. Determina el periodo fiscal en el que el asiento se reflejará en los estados financieros. Esta fecha puede diferir de la fecha en que se creó o aprobó el asiento.

Este atributo es importante para el análisis financiero y de cumplimiento. Ayuda a analizar la puntualidad de las contabilizaciones en relación con el cierre de los periodos fiscales. Los retrasos entre la aprobación y la contabilización pueden indicar cuellos de botella del sistema o del proceso que podrían afectar al cierre financiero.

Es una fecha clave para la información financiera que ayuda a analizar la puntualidad de las contabilizaciones y su impacto en el ciclo de cierre financiero.

Es un campo de fecha estándar de los datos de cabecera del asiento contable en Workiva.

La hora de finalización registra el momento exacto en que concluye una actividad. Aunque muchos eventos del proceso son instantáneos y solo tienen una hora de inicio, algunas actividades tienen una duración medible, como un paso de revisión que comienza cuando un usuario abre la tarea y termina cuando la envía.

Este atributo se utiliza principalmente para calcular el tiempo de procesamiento, o tiempo de trabajo activo, de una actividad y diferenciarlo del tiempo de inactividad o espera. Ayuda en los análisis que buscan comprender cuánto tiempo dedican activamente los usuarios a tareas específicas, como «Journal Entry Reviewed».

Permite calcular el tiempo real de procesamiento de una actividad y separar la duración del trabajo activo del tiempo de espera para realizar un análisis de eficiencia más preciso.

Consulte la documentación de Workiva. Puede ser necesario derivarlo capturando los eventos de inicio y finalización de una misma actividad.

Cuando se rechaza un asiento contable, este atributo recoge el motivo indicado por la persona revisora o aprobadora. Entre los motivos pueden estar «Cuenta de mayor incorrecta», «Documentación faltante», «Error de cálculo» o «Incumplimiento de políticas».

Esta información es muy valiosa para analizar las causas raíz del retrabajo. Al analizar los motivos de rechazo más frecuentes, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora, como formación específica para los usuarios, instrucciones más claras o mejoras en los controles del sistema. Es un atributo clave para los Dashboards «Análisis de retrabajo de asientos contables» y «Análisis de rechazos de asientos contables».

Proporciona información directa sobre las causas raíz del retrabajo y permite aplicar mejoras específicas en la capacitación, la documentación y los controles del proceso.

Estos datos pueden almacenarse en un campo específico o en un campo de comentarios o notas asociado a la actividad «Journal Entry Rejected» en Workiva.

Esta métrica calculada mide la duración de toda la fase de aprobación. Normalmente se calcula como la diferencia de tiempo entre el primer evento «Journal Entry Submitted for Review» y el evento final «Journal Entry Approved» de cada asiento contable.

Es una medida directa de la eficiencia del Workflow de revisión y aprobación y un KPI principal para muchos departamentos financieros. Alimenta el panel «Journal Entry Approval Cycle Time», que ayuda a identificar cuellos de botella y supervisar el impacto de las iniciativas de mejora orientadas a acelerar las aprobaciones.

Es un indicador clave de rendimiento que mide directamente la eficiencia del proceso de aprobación y ayuda a localizar retrasos.

Es una métrica calculada que se obtiene utilizando las marcas de tiempo de las actividades «Journal Entry Submitted for Review» y «Journal Entry Approved» del registro de eventos.

Este atributo es un indicador booleano que comprueba la presencia de la actividad «Supporting Documentation Attached» antes de la actividad «Journal Entry Submitted for Review» para un asiento contable determinado.

Este atributo respalda directamente el panel «Journal Entry Documentation Compliance» y el KPI «JE Documentation Attachment Rate». Es fundamental para el cumplimiento y la auditabilidad, ya que los asientos sin la documentación adecuada pueden provocar rechazos, retrasos y observaciones de auditoría. Su análisis ayuda a hacer cumplir las políticas y agilizar el proceso de revisión.

Mide directamente el cumplimiento de las políticas de documentación y ayuda a reducir el retrabajo y los retrasos causados por la falta de información.

Es un atributo derivado que se calcula comprobando la secuencia de actividades en los datos del proceso para cada caso.