Su plantilla de datos de Record to Report - Journal Entry

SAP ECC
Su plantilla de datos de Record to Report - Journal Entry

Su plantilla de datos de Record to Report - Journal Entry

Esta plantilla ofrece una hoja de ruta clara para recopilar los datos necesarios para analizar y optimizar su proceso Record to Report - Journal Entry. Describe los atributos esenciales que debe recopilar, las actividades críticas que debe supervisar y recomendaciones prácticas para extraer esta información de SAP ECC. Al seguir esta plantilla, puede garantizar un conjunto de datos sólido para descubrir ineficiencias y mejorar sus informes financieros.
  • Atributos recomendados para un análisis completo
  • Actividades clave de Journal Entry que debe supervisar
  • Recomendaciones prácticas para extraer datos de SAP ECC
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Record to Report - Atributos de los asientos contables

Estos son los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de su proceso de Record to Report - Asientos contables en SAP ECC.
5 Obligatorio 6 Recomendado 7 Opcional
Nombre Descripción
Hora del evento
EventTime
Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad o evento específico del asiento contable.
Descripción

La hora del evento proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso de asiento contable. Estos datos son fundamentales para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como tiempos de ciclo, duraciones de procesamiento y retrasos entre pasos. La fuente de esta marca de tiempo varía según la actividad: puede ser la fecha y hora de creación del documento (CPUDT/CPUTM) o las marcas de tiempo de cambios de los registros (CDHDR-UDATE/UTIME).

En el análisis, la hora del evento se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y constituye la base del mapa de procesos. Es esencial para calcular todos los KPI relacionados con el tiempo, como el tiempo medio de ciclo del asiento contable, el tiempo medio de aprobación y el tiempo entre la aprobación y el registro.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es la base de todos los análisis relacionados con el tiempo y permite calcular tiempos de ciclo, duraciones y cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de distintos campos según la actividad, principalmente de la marca de tiempo de creación (CPUDT, CPUTM) de BKPF o de las marcas de tiempo de cambios (UDATE, UTIME) de CDHDR.

Ejemplos
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
ID del asiento contable
JournalEntryId
Identificador único de un documento de contabilidad financiera, que combina la sociedad, el número de documento y el ejercicio fiscal.
Descripción

El ID del asiento contable es el identificador principal del caso para realizar el seguimiento del ciclo de vida de un asiento contable. Es una clave compuesta, formada normalmente por la concatenación de la sociedad (BUKRS), el número de documento (BELNR) y el ejercicio fiscal (GJAHR), para garantizar su unicidad en todo el sistema SAP.

En el análisis de procesos, este ID vincula todas las actividades relacionadas, como la creación, el aparcamiento, el envío, la aprobación, el rechazo y el registro. Al rastrear este identificador, podemos reconstruir el recorrido completo de cada asiento contable, medir los tiempos de ciclo e identificar desviaciones del proceso o cuellos de botella en asientos específicos.

Por qué es importante

Es la clave esencial para realizar el seguimiento de un asiento contable desde su creación hasta su registro final, lo que permite analizar el proceso de principio a fin y comparar variantes.

Dónde obtenerlo

Es un Atributo derivado, normalmente obtenido al concatenar campos de la tabla BKPF: sociedad (BUKRS), número de documento (BELNR) y ejercicio fiscal (GJAHR).

Ejemplos
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Nombre de la actividad
ActivityName
Nombre de la actividad empresarial o del evento que tuvo lugar en un momento específico del proceso de asiento contable.
Descripción

Activity Name describe un paso concreto del ciclo de vida del asiento contable, como «Asiento contable creado», «Asiento contable aprobado» o «Asiento contable contabilizado». Este atributo suele derivarse de varias fuentes de SAP, incluidos los códigos de transacción (TCODE), los registros de documentos de modificación (tablas CDHDR y CDPOS) y los campos de estado del documento.

Analizar las actividades es el núcleo de Process Mining. Permite visualizar mapas de procesos, calcular los tiempos de transición entre pasos e identificar bucles de retrabajo, por ejemplo, «Asiento contable rechazado» seguido de «Asiento contable corregido». Estos datos son fundamentales para los Dashboards relacionados con los tiempos de ciclo, las tasas de retrabajo y las variantes del proceso.

Por qué es importante

Define los pasos del mapa de procesos, lo que permite visualizar, analizar y optimizar el Workflow de asientos contables.

Dónde obtenerlo

Se deriva de varias fuentes, incluidos los códigos de transacción de BKPF (TCODE), el estado del documento y los registros del Workflow en tablas como SWW_WI2OBJ, o los documentos de cambios en CDHDR y CDPOS.

Ejemplos
Asiento contable creadoAsiento contable aprobadoAsiento contable rechazadoAsiento contable registrado
Sistema de origen
SourceSystem
Sistema del que se extrajeron los datos del proceso.
Descripción

Este Atributo identifica el origen de los datos, que en este caso es una instancia específica de SAP ECC. Normalmente es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción de datos.

Aunque es sencillo, este Atributo es importante en entornos con varios ERP o fuentes de datos. Garantiza una trazabilidad clara de los datos y permite filtrar o segmentar el análisis por sistema de origen.

Por qué es importante

Proporciona una trazabilidad clara de los datos y es esencial para realizar un seguimiento de su calidad, especialmente en entornos con varios sistemas de origen.

Dónde obtenerlo

Normalmente es un valor estático añadido durante el proceso de transformación de datos que identifica la instancia específica de SAP ECC, por ejemplo, «ECC_PROD_100».

Ejemplos
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se extrajeron o actualizaron por última vez los datos del sistema de origen.
Descripción

Este Atributo registra la fecha y hora de la extracción más reciente de datos de SAP ECC. Es un campo de metadatos fundamental para comprender la actualidad y vigencia de los datos analizados.

En cualquier panel o análisis de Process Mining, conocer la hora de la última actualización es crucial para que los usuarios confíen en los datos y tomen decisiones informadas. Ayuda a responder a la pregunta: «¿Hasta qué fecha está actualizada esta información?».

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, para que comprendan el periodo del análisis y puedan confiar en los resultados.

Dónde obtenerlo

Es un campo de metadatos generado y almacenado por la herramienta de extracción de datos o el proceso ETL en el momento de actualizar los datos.

Ejemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
¿Está anulado?
IsReversed
Indicador booleano que señala si el asiento contable ha sido anulado.
Descripción

Este indicador identifica los asientos contables que posteriormente han sido anulados por otro documento contable. En SAP, el documento anulado se vincula al documento de anulación, lo que proporciona un registro de auditoría claro.

Este Atributo es fundamental para el panel «Análisis de anulaciones de asientos contables» y el KPI «Tasa de anulaciones de asientos contables». Permite aislar los asientos anulados para investigar sus causas raíz, como errores de introducción de datos o tratamientos contables incorrectos, con el objetivo de reducir la frecuencia de las anulaciones.

Por qué es importante

Apoya directamente el análisis de anulaciones al señalar los asientos que se deshicieron posteriormente, lo que ayuda a identificar las causas raíz de los errores y mejorar la integridad de los datos.

Dónde obtenerlo

Se deriva del campo de número del documento de anulación (STBLG) de la tabla BKPF. Si STBLG no está vacío, el indicador es verdadero.

Ejemplos
truefalse
Código de transacción
TransactionCode
Código de transacción de SAP utilizado para crear o procesar el asiento contable.
Descripción

El código de transacción (T-Code) es un identificador único de una función o programa específico de SAP. En los asientos contables, indica cómo se creó el asiento: manualmente (FB01, F-02), mediante aparcamiento (FV50) o a través de una interfaz automatizada.

Este Atributo es muy valioso para el panel «Optimización de actividades manuales». Al analizar el T-Code, podemos distinguir entre actividades manuales y automatizadas, identificar qué procesos manuales consumen más tiempo y detectar oportunidades de automatización para reducir el esfuerzo manual y mejorar la eficiencia.

Por qué es importante

Ayuda a diferenciar entre procesos manuales y automatizados, e identifica oportunidades de automatización y estandarización del proceso.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo TCODE.

Ejemplos
FB01F-02FV50FBD1
Fecha de registro
PostingDate
Fecha en la que la transacción se registra en el libro mayor y afecta al periodo financiero.
Descripción

La fecha de registro determina el periodo fiscal en el que se contabiliza el asiento contable. Es un campo de fecha crítico desde la perspectiva financiera y de Cumplimiento, ya que debe ajustarse a los calendarios de cierre contable y a la normativa.

En Process Mining, esta fecha se utiliza para supervisar el Cumplimiento. El panel «Supervisión del cumplimiento» y el KPI «Tasa de conformidad normativa» utilizan este Atributo para comprobar si los asientos se registran en el periodo correcto. También puede utilizarse para analizar las tendencias del volumen de asientos contables a lo largo del tiempo.

Por qué es importante

Esencial para los informes financieros y el análisis de Cumplimiento, ya que garantiza que los asientos se registren en el periodo contable correcto.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BUDAT.

Ejemplos
2023-10-312023-11-302024-01-15
Sociedad
CompanyCode
Unidad organizativa que representa una entidad jurídica independiente para la que se preparan estados financieros.
Descripción

La sociedad es una unidad organizativa fundamental en SAP Financials. Representa una empresa jurídicamente independiente y es un campo clave de la cabecera del documento de asiento contable.

Este Atributo es esencial para segmentar el análisis del proceso por entidad jurídica. Permite comparar el rendimiento del proceso, las tasas de Cumplimiento y los resultados de los KPI entre distintas partes de la empresa. Por ejemplo, ayuda a identificar si los retrasos de aprobación o las altas tasas de anulación se concentran en determinadas sociedades.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BUKRS.

Ejemplos
10002000US01DE01
Tipo de documento
DocumentType
Clasificación de los documentos contables que controla cómo se procesan y almacenan.
Descripción

El tipo de documento distingue distintas clases de transacciones empresariales, como un registro en el libro mayor (SA), una factura de proveedor (KR) o un registro de activo (AA). Se define durante la configuración del sistema y se asigna a cada asiento contable.

Este es un Atributo crítico para el análisis, ya que permite segmentar el proceso según la naturaleza de la transacción. El panel «Rendimiento de asientos contables por tipo» y el KPI «Tiempo medio de ciclo por tipo de asiento contable» dependen directamente de este campo. Ayuda a descubrir si determinados tipos de asientos son más propensos a sufrir retrasos, correcciones o anulaciones.

Por qué es importante

Permite segmentar el análisis por tipo de transacción y ayuda a identificar si los problemas del proceso se limitan a determinados tipos de asientos contables.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo BLART.

Ejemplos
SAKRREAA
Usuario
User
ID de usuario de SAP de la persona que creó o modificó el asiento contable.
Descripción

Este Atributo registra el nombre de usuario de SAP responsable de una actividad determinada, como crear, aparcar o registrar un documento. Se obtiene directamente de la cabecera del documento o de las tablas de registros de cambios.

Analizar el Atributo Usuario es clave para comprender el rendimiento de los equipos y de cada persona. Permite alimentar el panel de productividad de usuarios mediante el seguimiento del volumen de actividades y los tiempos de procesamiento por usuario. También ayuda a identificar quién participa en ciclos de corrección, anulaciones o desviaciones de Cumplimiento, lo que facilita orientar la formación o las mejoras del proceso.

Por qué es importante

Identifica al usuario responsable de cada actividad y permite analizar el rendimiento de los usuarios, la distribución de la carga de trabajo y los patrones de corrección.

Dónde obtenerlo

Normalmente procede de la tabla BKPF (campo USNAM para el creador) o de la tabla CDHDR (campo USERNAME para quien realiza el cambio).

Ejemplos
ABROWNCJONESDSMITH
Centro de coste
CostCenter
Unidad organizativa dentro de un área de controlling que representa una ubicación donde se generan costes.
Descripción

El centro de coste es un elemento clave de los datos maestros del módulo Controlling (CO), que suele asignarse en el nivel de posición del asiento contable. Se utiliza para realizar un seguimiento de los costes de un departamento, función o ubicación específicos.

Incluir el centro de coste permite analizar con mayor detalle el proceso de asientos contables. Puede ayudar a determinar si ciertos departamentos generan más retrabajo, tienen ciclos más largos o son responsables de un mayor volumen de asientos manuales. Esto permite analizar la eficiencia del proceso por departamento.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por departamento o área funcional y ayuda a localizar ineficiencias específicas.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de posiciones del documento BSEG, campo KOSTL.

Ejemplos
4100CC_FINANCE_US10010101
Clave de moneda
CurrencyKey
Código de moneda de los importes registrados en el asiento contable.
Descripción

Este Atributo especifica la moneda del asiento contable, como USD, EUR o JPY. Proporciona contexto para todos los importes financieros asociados al documento.

Aunque no siempre es una dimensión principal del análisis, es crucial para interpretar correctamente los valores monetarios. También puede utilizarse para segmentar el análisis en organizaciones globales y comprobar si los procesos difieren entre asientos en moneda extranjera y en moneda local.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios y garantiza un análisis e interpretación financieros precisos.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera de documentos BKPF, campo WAERS.

Ejemplos
USDEURGBPJPY
Es retrabajo
IsRework
Indicador booleano que señala si un asiento contable ha pasado por un ciclo de retrabajo, por ejemplo, si se ha rechazado y después corregido.
Descripción

Este indicador identifica los casos que se han desviado de la «ruta ideal» y han requerido una acción correctiva. Normalmente se establece en true cuando se observa una secuencia de actividades como «Journal Entry Rejected» seguida de «Journal Entry Corrected» para un asiento contable determinado.

Este atributo es esencial para calcular el KPI «Journal Entry Rework Rate» y para analizar el Dashboard «Rework and Rejection Rate». Ayuda a cuantificar el grado de ineficiencia del proceso y proporciona una base para investigar las causas raíz del retrabajo, como requisitos poco claros o documentación insuficiente.

Por qué es importante

Señala los asientos que requirieron corrección, lo que permite cuantificar el retrabajo y analizar sus causas raíz para mejorar la tasa de aciertos a la primera.

Dónde obtenerlo

Es un atributo calculado, derivado del análisis de la secuencia de actividades de un caso. Se identifica un ciclo de retrabajo cuando se produce una actividad de rechazo o corrección.

Ejemplos
truefalse
Está aparcado
IsParked
Indicador booleano que señala si el asiento contable se guardó como documento aparcado antes de contabilizarse.
Descripción

Aparcar un documento permite que un usuario guarde un asiento contable incompleto sin que afecte a los saldos financieros. Después, otro usuario puede completarlo o revisarlo antes de contabilizarlo. Este indicador identifica los asientos que han pasado por un paso de aparcamiento.

Analizar este atributo ayuda a comprender el uso de la función de aparcamiento. Puede revelar si se utiliza como una etapa informal de revisión y si está provocando retrasos. También permite analizar el tiempo de ciclo de extremo a extremo y distinguir entre los asientos contabilizados directamente y los que se aparcan primero.

Por qué es importante

Identifica los asientos que utilizan la función de aparcamiento, que puede ser una fuente de retrasos o un indicador de un proceso informal de revisión.

Dónde obtenerlo

Se deriva del campo de estado del documento (BSTAT) de la tabla BKPF. Una «V» indica un documento aparcado.

Ejemplos
truefalse
Importe total del documento
TotalDocumentAmount
Valor total del asiento contable en la moneda del documento.
Descripción

Este Atributo representa el valor financiero total del asiento contable. Normalmente se calcula sumando los valores absolutos de todas las posiciones de débito o crédito asociadas al documento.

Analizar el proceso según el valor financiero puede revelar patrones importantes. Por ejemplo, los asientos de importe elevado pueden seguir una ruta de aprobación distinta y más estricta. Este Atributo puede utilizarse para filtrar o segmentar el análisis y comprobar si los tiempos de ciclo, las tasas de rechazo o los retrasos de aprobación se correlacionan con el importe del asiento.

Por qué es importante

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, relacionando los tiempos de procesamiento o las tasas de rechazo con el valor monetario de los asientos contables.

Dónde obtenerlo

Es un campo calculado que se obtiene agregando el campo de importe (WRBTR o DMBTR) de todas las posiciones de la tabla BSEG correspondientes a un asiento contable.

Ejemplos
1500.0025000.75125.50
Motivo de anulación
ReversalReason
Código que indica el motivo por el que se anuló un asiento contable.
Descripción

Cuando se revierte un documento, SAP permite que el usuario especifique un código de motivo. Este código proporciona información estructurada sobre la razón de la reversión, por ejemplo, una fecha de contabilización incorrecta o un error de introducción de datos.

Este atributo es un dato clave para el Dashboard «Journal Entry Reversal Analysis». Al analizar los motivos de reversión más frecuentes, las organizaciones pueden identificar problemas sistémicos en sus procesos o carencias de capacitación, y aplicar medidas específicas para prevenir futuros errores y reducir la tasa de reversión.

Por qué es importante

Proporciona información directa sobre las causas de las reversiones, lo que permite realizar un análisis específico de las causas raíz para reducir futuros errores.

Dónde obtenerlo

Se encuentra en la tabla de cabecera del documento BKPF, campo STGRD.

Ejemplos
010205
Tiempo de aprobación
ApprovalTime
Tiempo transcurrido desde que se envía un asiento contable para su aprobación hasta que se aprueba o se rechaza.
Descripción

Esta métrica mide la duración del subproceso de aprobación, que suele contribuir de forma significativa al tiempo de ciclo total. Se calcula como la diferencia entre la actividad «Journal Entry Submitted» y la actividad correspondiente «Journal Entry Approved» o «Journal Entry Rejected».

El tiempo de aprobación es la métrica principal del Dashboard «Journal Entry Approval Performance» y del KPI «Average Journal Entry Approval Time». Analizar esta duración ayuda a identificar cuellos de botella en el Workflow de aprobación, medir el rendimiento de las personas aprobadoras y justificar cambios en el proceso, como ajustar los umbrales de aprobación.

Por qué es importante

Cuantifica la duración de la etapa de aprobación y ayuda a localizar y resolver retrasos en el Workflow de revisión y aprobación.

Dónde obtenerlo

Se calcula restando la marca de tiempo del evento «Journal Entry Submitted» de la del evento «Journal Entry Approved» o «Journal Entry Rejected».

Ejemplos
P1DT2HPT4H15MP3D
Obligatorio Recomendado Opcional

Record to Report - Actividades de los asientos contables

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir y optimizar los asientos contables con precisión.
5 Recomendado 9 Opcional
Actividad Descripción
Asiento contable aparcado
Esta actividad marca la creación inicial de un asiento contable en estado preliminar, antes de registrarlo oficialmente en el libro mayor. SAP la captura explícitamente cuando un usuario guarda un documento mediante una transacción de aparcamiento y establece el estado del documento como «aparcado».
Por qué es importante

Este es un evento de inicio crítico para los procesos que incluyen revisión y aprobación. Analizar el tiempo entre el aparcamiento y el registro ayuda a identificar retrasos en las fases previas al registro y de aprobación.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica en la tabla de cabecera de documentos BKPF. Un documento se considera aparcado cuando se crea con el estado BKPF-BSTAT = «V». La marca de tiempo del evento corresponde a la fecha y hora de creación, BKPF-CPUDT y BKPF-CPUTM.

Recopilar

Identificar la creación del documento en BKPF cuando BKPF-BSTAT es «V».

Tipo de evento explicit
Asiento contable aprobado
Esta actividad marca la aprobación final de un asiento contable dentro de un Workflow, lo que lo habilita para su registro. El evento se captura en el registro del Workflow cuando se completa el último paso de «liberar» o «aprobar».
Por qué es importante

Este es un hito clave que concluye el proceso de aprobación. La duración hasta esta actividad es un KPI crítico de la eficiencia de aprobación, mientras que el tiempo entre este evento y el registro mide el retraso posterior a la aprobación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización del último paso de aprobación en el registro de SAP Business Workflow. Esta es la última acción de aprobación antes de que el documento se registre o quede listo para registrarse.

Recopilar

Identificar la finalización del último paso de «liberar» o «aprobar» en los registros del Workflow.

Tipo de evento inferred
Asiento contable enviado
Esta actividad indica que el creador ha finalizado un asiento contable aparcado y que ahora está listo para su revisión y aprobación. Normalmente se captura mediante el inicio de una tarea de SAP Business Workflow asociada al documento aparcado.
Por qué es importante

Esto marca la transferencia del creador al aprobador y pone en marcha el cómputo de los KPI del tiempo del ciclo de aprobación. Es un hito clave para medir la eficiencia del Workflow de aprobación.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la hora de inicio de la instancia del Workflow de aprobación vinculada al objeto del documento financiero. Para ello, es necesario analizar tablas de registros del Workflow, como SWW_WI2OBJ, y localizar el Workflow iniciado para la sociedad, el número de documento y el ejercicio fiscal específicos.

Recopilar

Identificar el evento de inicio del Workflow para el objeto del documento aparcado.

Tipo de evento inferred
Asiento contable registrado
Esta es la actividad central en la que el asiento contable se registra oficialmente en el libro mayor y afecta a los estados financieros. El evento se captura explícitamente cuando el estado del documento se establece como «registrado» y se asigna una fecha de registro.
Por qué es importante

Este es el hito más importante, ya que indica que el asiento contable se ha procesado correctamente. El tiempo de ciclo de principio a fin suele medirse hasta este punto, que también es un evento clave para analizar el cierre financiero.

Dónde obtenerlo

Se identifica cuando un documento de la tabla BKPF tiene una fecha de registro, BKPF-BUDAT. En los documentos aparcados, esto corresponde al momento en que el estado BKPF-BSTAT cambia de «V» a vacío. La marca de tiempo del registro es la fecha de entrada BKPF-CPUDT.

Recopilar

Identificar cuándo BKPF-BSTAT cambia de «V» a vacío o, en los registros directos, el evento de creación.

Tipo de evento explicit
Proceso de anulación del asiento contable completado
Esta actividad marca la anulación de un asiento contable registrado previamente. Una anulación es un nuevo documento contable que cancela el asiento original.
Por qué es importante

Este es un evento crítico para medir la calidad de los datos y la precisión del proceso. Una tasa elevada de anulaciones apunta a problemas sistémicos en las fases iniciales de introducción o aprobación de datos, y cada anulación representa una corrección.

Dónde obtenerlo

Este evento se identifica en la cabecera del documento original, en la tabla BKPF. Cuando se anula un documento, SAP rellena el número del documento de anulación (BKPF-STBLG) y el motivo de anulación (BKPF-STGRD). La marca de tiempo del evento es la fecha de registro del nuevo documento de anulación.

Recopilar

Identificar cuándo se rellena BKPF-STBLG en el documento original; la marca de tiempo es la fecha de registro del documento de anulación.

Tipo de evento explicit
Asiento contable aparcado eliminado
Representa la eliminación de un asiento contable aparcado que nunca se registró. Puede ocurrir después de un rechazo o si el asiento se creó por error.
Por qué es importante

Esta actividad marca un final no satisfactorio del proceso. Analizar por qué se eliminan los documentos aparcados puede revelar problemas como asientos duplicados o malentendidos sobre el proceso.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura cuando cambia el estado de un documento aparcado en la tabla BKPF. El campo de estado BKPF-BSTAT se actualiza a «Z» (documento aparcado eliminado). La marca de tiempo del cambio puede encontrarse en los registros de cambios del documento (CDHDR).

Recopilar

Identificar cuándo BKPF-BSTAT se actualiza a «Z».

Tipo de evento explicit
Asiento contable corregido
Esta actividad indica que el creador original ha modificado un asiento contable aparcado después de que se le devolviera para realizar cambios. Se infiere detectando cambios en el documento posteriores a un evento de «Cambios solicitados».
Por qué es importante

El seguimiento de las correcciones ayuda a cuantificar el esfuerzo dedicado a las correcciones. El tiempo entre la solicitud de cambio y la corrección pone de manifiesto los retrasos en la resolución de problemas de los asientos enviados.

Dónde obtenerlo

Se infiere analizando los registros de cambios de documentos, las tablas CDHDR y CDPOS, del documento aparcado. Un cambio registrado después de un evento de rechazo en el Workflow indica que se ha realizado una corrección. La marca de tiempo procede de la tabla CDHDR.

Recopilar

Identificar una entrada del registro de cambios en CDHDR/CDPOS posterior a un evento de rechazo.

Tipo de evento inferred
Asiento contable creado
Representa la creación de un asiento contable que se registra directamente, sin un paso previo de aparcamiento. SAP captura este evento cuando se crea un documento mediante una transacción de registro directo.
Por qué es importante

Esta actividad sirve como punto de inicio alternativo para procesos de asientos contables más sencillos que no requieren un Workflow de aprobación. Ayuda a diferenciar los registros directos simples de los asientos aparcados más complejos.

Dónde obtenerlo

Este evento corresponde a la creación de un documento en la tabla BKPF cuando el estado BKPF-BSTAT está vacío (registrado). La marca de tiempo del evento es la fecha de creación, BKPF-CPUDT. En estos documentos, los eventos «Creado» y «Registrado» ocurren simultáneamente.

Recopilar

Identificar la creación del documento en BKPF cuando BKPF-BSTAT está vacío.

Tipo de evento explicit
Asiento contable rechazado
Esta actividad indica el rechazo final de un asiento contable, tras el cual no se registrará. Normalmente es un estado terminal en un Workflow de aprobación y conduce a la eliminación posterior del documento aparcado.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos es fundamental para la gestión de la calidad. Analizar sus motivos y frecuencia ayuda a mejorar la tasa de asientos contables correctos desde el primer intento.

Dónde obtenerlo

Este resultado se captura en el registro de SAP Business Workflow y representa una decisión final del usuario de «rechazar» que termina el proceso. Posteriormente, el documento aparcado puede eliminarse.

Recopilar

Identificar el estado terminal de «rechazado» en el registro del Workflow del documento.

Tipo de evento inferred
Cambios solicitados en el asiento contable
Representa un punto del Workflow en el que un aprobador ha revisado el asiento contable y lo ha devuelto al creador para que lo corrija. Este evento se captura en los registros del Workflow cuando se registra una decisión del usuario de «rechazar» o «devolver».
Por qué es importante

Esta actividad es esencial para identificar ciclos de corrección, una fuente principal de ineficiencia y desviaciones del proceso. Una alta frecuencia de este evento indica problemas de calidad del asiento o requisitos poco claros.

Dónde obtenerlo

Este evento se infiere a partir de la marca de tiempo de un paso de decisión específico del usuario en el registro de SAP Business Workflow, correspondiente a una acción de «rechazar» o «enviar para corrección».

Recopilar

Identificar la marca de tiempo de la decisión de «rechazo» o «corrección» en los registros del Workflow.

Tipo de evento inferred
Documentación adjunta
Esta actividad representa el momento en que un usuario adjunta documentos de respaldo, como facturas u hojas de cálculo, al asiento contable. Este evento no se registra explícitamente como un evento contable estándar y normalmente se infiere comprobando la creación de archivos adjuntos vinculados al objeto de documento contable.
Por qué es importante

El seguimiento de esta actividad ayuda a verificar el Cumplimiento de las políticas que exigen documentación. Los retrasos en la adjunción de documentos pueden ser una causa raíz de ciclos de aprobación prolongados.

Dónde obtenerlo

Es difícil capturar este evento de forma fiable con una marca de tiempo. Potencialmente puede inferirse analizando las tablas de archivos adjuntos de Generic Object Services (GOS), como SOOD, y vinculando la marca de tiempo de creación del archivo adjunto con la clave del objeto del asiento contable.

Recopilar

Inferir a partir de la marca de tiempo de creación de los objetos vinculados en las tablas de GOS, por ejemplo, SOOD.

Tipo de evento inferred
Entrada manual identificada
Esta actividad identifica si un asiento contable se creó mediante una transacción manual en línea o mediante una interfaz automatizada o un proceso por lotes. No es una acción del usuario, sino un Atributo calculado del asiento derivado de los datos del sistema.
Por qué es importante

Distinguir entre asientos manuales y automatizados es clave para orientar la mejora del proceso. Los procesos manuales suelen ser el foco de las iniciativas de estandarización y automatización.

Dónde obtenerlo

Se calcula analizando campos de la tabla de cabecera de documentos BKPF. Los códigos de transacción (BKPF-TCODE), como «FB01», «FB50» o «FV50», indican una entrada manual, mientras que otros códigos T o nombres específicos de entrada por lotes (BKPF-AWKEY) sugieren automatización.

Recopilar

Derivar de BKPF-TCODE u otros indicadores del sistema de origen en la cabecera del documento.

Tipo de evento calculated
Posición del asiento contable compensada
Esta actividad representa la conciliación de una posición de una cuenta de mayor gestionada por partidas abiertas, como una cuenta de compensación bancaria. Ocurre cuando una posición se cruza con otra y se cierra.
Por qué es importante

En procesos como la conciliación bancaria, el tiempo necesario para compensar las partidas es un KPI crucial. Esta actividad ayuda a analizar la eficiencia de los procedimientos de conciliación y cierre mensual.

Dónde obtenerlo

Este evento se captura en la tabla de posiciones BSEG. Cuando se compensa una posición, se rellenan los campos de fecha de compensación (BSEG-AUGDT) y documento de compensación (BSEG-AUGBL). La marca de tiempo del evento es la fecha de compensación.

Recopilar

Identificar cuándo se rellena la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de una posición.

Tipo de evento explicit
Registro entre sociedades identificado
Actividad calculada que señala un asiento contable que afecta a más de una sociedad. Se determina analizando las posiciones de un único documento financiero.
Por qué es importante

Las transacciones entre sociedades pueden tener requisitos de procesamiento y aprobación más complejos. Identificarlas permite analizar por separado sus tiempos de ciclo y rutas de proceso para encontrar cuellos de botella específicos.

Dónde obtenerlo

Se calcula examinando la tabla de posiciones BSEG para un número de documento determinado (BELNR). Si las posiciones contienen más de un código de sociedad distinto (BSEG-BUKRS), el asiento es un registro entre sociedades.

Recopilar

Comprobar si existen varios valores únicos de BSEG-BUKRS para un único BKPF-BELNR.

Tipo de evento calculated
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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