Su Template de datos de procesamiento de nóminas

ADP Workforce Now
Su Template de datos de procesamiento de nóminas

Su Template de datos de procesamiento de nóminas

Este Template ofrece un marco completo para mapear sus ciclos de nómina en ADP Workforce Now. Describe los atributos y las actividades esenciales necesarios para crear un Registro de eventos sólido, lo que le permite identificar cuellos de botella y garantizar el cumplimiento en toda su organización. Si sigue estas directrices, podrá transformar los datos sin procesar del sistema en una visualización clara de sus operaciones empresariales reales.
  • Atributos recomendados para un análisis detallado
  • Pasos y hitos críticos del proceso
  • Prácticas recomendadas para extraer datos de ADP Workforce Now
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos del procesamiento de nóminas

Estos campos de datos recomendados proporcionan el contexto necesario para que su registro de eventos permita analizar en profundidad sus ciclos de nómina.
5 Obligatorio 7 Recomendado 5 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
ActivityName
El nombre del paso del proceso o del evento ejecutado.
Descripción

Este atributo registra la acción específica realizada dentro del Workflow de nómina, como «Hoja de horas enviada», «Pago bruto calculado» o «Archivo de transferencia bancaria generado».

Es fundamental para el mapa de procesos, ya que define los nodos del grafo y permite visualizar la secuencia del Workflow. Las variaciones en las secuencias de actividades ponen de manifiesto los ciclos de retrabajo y las desviaciones del procedimiento operativo estándar.

Por qué es importante

Define el «qué» del proceso y permite visualizar los flujos y las variantes del proceso.

Dónde obtenerlo

Pistas de auditoría o registros del historial de transacciones en ADP Workforce Now.

Ejemplos
Hoja de horas enviadaRegistro de nómina aprobadoCorrección de datos realizada
Marca de tiempo del evento
EventDateTime
La fecha y hora específicas en que ocurrió la actividad.
Descripción

Este atributo registra el momento exacto en que se registró una actividad en el sistema. Se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración entre los pasos.

Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para identificar cuellos de botella, medir los plazos, por ejemplo, el tiempo hasta la aprobación, y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio del procesamiento de nóminas.

Por qué es importante

Proporciona la dimensión temporal necesaria para analizar todos los tiempos de ciclo y el rendimiento.

Dónde obtenerlo

Marcas de tiempo del sistema asociadas a los registros de transacciones.

Ejemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
Registro de nómina
PayrollRecordId
Identificador único de la combinación específica de empleado y periodo de pago.
Descripción

El registro de nómina actúa como identificador central del caso para el proceso. Representa una instancia individual del pago a un empleado durante un ciclo específico, por ejemplo, el periodo de pago 12 del empleado X.

En el análisis, este atributo agrupa todos los eventos independientes, desde el envío inicial de la hoja de horas hasta la presentación final de impuestos, en un recorrido integral y coherente. Permite a los analistas seguir la velocidad y la exactitud del pago de cada registro individual.

Por qué es importante

Es la clave de caso obligatoria que vincula todos los datos de eventos para permitir la reconstrucción del proceso.

Dónde obtenerlo

Consultar la documentación de ADP Workforce Now

Ejemplos
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
Sistema de origen
SourceSystem
El sistema de registro en el que se originó el evento.
Descripción

Identifica el entorno de software del que se extrajeron los datos, en este caso, «ADP Workforce Now».

En entornos complejos donde los datos pueden combinarse con otros sistemas HRIS o bancarios, este campo garantiza la trazabilidad de los datos y ayuda a aislar los problemas de integración específicos de cada sistema.

Por qué es importante

Garantiza la trazabilidad y el contexto, especialmente en entornos de Process Mining con varios sistemas.

Dónde obtenerlo

Codificado durante el proceso ETL.

Ejemplos
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo que indica cuándo se modificó por última vez el registro en el sistema de origen.
Descripción

Refleja la hora de la modificación más reciente del registro de datos en ADP Workforce Now.

Se utiliza para determinar la vigencia de los datos y gestionar las cargas incrementales. Garantiza que el análisis del proceso refleje el estado actual de los registros de nómina.

Por qué es importante

Es fundamental para la extracción incremental de datos y para garantizar que el análisis se base en datos actuales.

Dónde obtenerlo

Consultar la documentación de ADP Workforce Now

Ejemplos
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
¿Es retrospectivo?
IsRetrospective
Indicador que señala si este registro de nómina corresponde a un ajuste de un periodo anterior.
Descripción

Identifica si el procesamiento corresponde al periodo actual o a una corrección de un periodo cerrado anteriormente, es decir, un pago retroactivo.

Este atributo respalda el Dashboard «Volumen de ajustes retrospectivos», que muestra la estabilidad del proceso de nómina y la frecuencia de los errores posteriores a la publicación.

Por qué es importante

Distingue entre el procesamiento estándar y los ciclos de retrabajo o corrección.

Dónde obtenerlo

Derivado de Pay Run Type o de la comparación entre Pay Period y Current Date.

Ejemplos
truefalse
¿Es una intervención manual?
IsManualIntervention
Indicador que señala si la actividad implicó la introducción o corrección manual de datos.
Descripción

Atributo booleano derivado del nombre de la actividad o del origen de la transacción, por ejemplo, verdadero si la actividad es «Corrección de datos realizada».

Este atributo alimenta el KPI «Tasa de correcciones manuales» y ayuda a la dirección a identificar dónde falla la automatización y dónde se concentra el esfuerzo humano.

Por qué es importante

Apoya directamente el análisis de las tasas de automatización y la eficiencia del proceso.

Dónde obtenerlo

Derivado de ActivityName o de códigos de transacción específicos.

Ejemplos
truefalse
Departamento
DepartmentCode
El departamento o centro de costos asociado al empleado.
Descripción

Representa la unidad organizativa del empleado al que se paga. En ADP, suele ser el «Departamento de origen».

Este atributo es esencial para el análisis de la «Variación del proceso por departamento», ya que permite a la organización comparar los tiempos de aprobación y las tasas de error entre distintas unidades de negocio.

Por qué es importante

Es clave para comparar el rendimiento entre distintas unidades organizativas.

Dónde obtenerlo

Datos maestros del empleado o campos del centro de costos.

Ejemplos
Sales-101IT-Dev-200HR-Admin-001
Especialista de nómina
PayrollSpecialistName
El usuario o agente del sistema responsable de ejecutar la actividad.
Descripción

Identifica a la persona, por ejemplo, un especialista de nómina o un gerente, o a la cuenta automatizada del sistema que ejecutó la actividad.

Este atributo permite crear el Dashboard «Rendimiento de procesamiento por especialista», que ayuda a equilibrar las cargas de trabajo e identificar necesidades de capacitación o cuellos de botella causados por limitaciones de recursos.

Por qué es importante

Permite analizar los recursos, equilibrar las cargas de trabajo y auditar la segregación de funciones.

Dónde obtenerlo

Campos de ID de usuario o de actor en los registros de auditoría.

Ejemplos
Jane DoeAdministrador del sistemaJohn Smith
Grupo de pago
PayGroupCode
Identifica el ciclo o grupo de nómina específico, por ejemplo, quincenal en EE. UU.
Descripción

Segmenta a los empleados en grupos de procesamiento según la frecuencia y el tipo de pago, por ejemplo, semanal, quincenal o ejecutivo.

Se utiliza para filtrar el análisis de ciclos específicos y es fundamental para el Dashboard «Frecuencia de correcciones manuales de datos», que permite comprobar si determinados grupos son más propensos a errores que otros.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso por frecuencia de pago y tipo de empleado.

Dónde obtenerlo

Configuración del grupo de pago o tablas de encabezados de nómina.

Ejemplos
US_BisemanalCA_MensualUS_Ejecutivo
Importe bruto del pago
GrossPayAmount
El pago bruto calculado para el registro antes de las deducciones.
Descripción

Es el importe total de la compensación calculada para el empleado durante el periodo de pago específico.

Aunque no siempre se utiliza para analizar el flujo del proceso, proporciona contexto para «ActivityAmount» y ayuda a priorizar los registros de mayor valor al analizar excepciones de auditoría o ajustes retrospectivos.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero y una medida del importe del registro de nómina.

Dónde obtenerlo

Tablas de resultados de nómina.

Ejemplos
2500.005430.501200.00
Jurisdicción fiscal
TaxJurisdictionCode
El código de la región o estado específico utilizado para la presentación de impuestos.
Descripción

Indica la autoridad fiscal o región principal, por ejemplo, CA, NY o federal, relevante para el registro de nómina.

Es necesario para el Dashboard «Referencias de finalización de presentaciones fiscales», que permite identificar las regiones donde se producen retrasos en las presentaciones reglamentarias y garantizar el cumplimiento de las normativas locales.

Por qué es importante

Es esencial para supervisar el cumplimiento y analizar el rendimiento regional.

Dónde obtenerlo

Perfil fiscal o tablas de impuestos de nómina.

Ejemplos
US-CAUS-NYUS-TX
Centro de costos
CostCenterId
El código del centro de costos financieros al que se carga la nómina.
Descripción

Indica la unidad del libro mayor o el centro de costos específico asociado al gasto de nómina.

Este atributo proporciona una perspectiva financiera del proceso y permite a la organización relacionar las ineficiencias del procesamiento, como los costos de retrabajo, con unidades de negocio específicas.

Por qué es importante

Alinea el análisis del proceso con las estructuras de informes financieros.

Dónde obtenerlo

Campos de distribución de costos laborales.

Ejemplos
CC-500CC-900CC-120
Fecha de finalización del periodo de pago
PayPeriodEndDate
La fecha de cierre del ciclo de pago.
Descripción

Marca el final del periodo por el que se remunera al empleado.

Se utiliza junto con las marcas de tiempo de los eventos para determinar si el procesamiento se realiza según lo previsto con respecto al cierre del periodo de pago.

Por qué es importante

Punto de referencia para calcular el cumplimiento del calendario y los retrasos.

Dónde obtenerlo

Configuración del ciclo de pago.

Ejemplos
2023-10-152023-10-31
ID del archivo bancario
BankTransferFileId
Identificador del archivo de pagos generado y enviado al banco.
Descripción

El número de referencia único del archivo ACH o de transferencia bancaria generado durante la actividad «Archivo de transferencia bancaria generado».

Ayuda a vincular los registros individuales de nómina con el paso de ejecución del pago masivo y permite realizar el análisis de «Velocidad de desembolso y publicación».

Por qué es importante

Vincula los casos individuales con los eventos de procesamiento por lotes.

Dónde obtenerlo

Consultar la documentación de ADP Workforce Now

Ejemplos
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
ID del empleado
EmployeeId
Identificador único del empleado al que se paga.
Descripción

El ID específico del empleado asociado al registro de nómina.

Mientras CaseId realiza el seguimiento del registro, Employee ID permite analizar longitudinalmente a empleados concretos que pueden enviar hojas de horas tarde de forma habitual o necesitar correcciones manuales frecuentes.

Por qué es importante

Permite analizar patrones de comportamiento a nivel de empleado.

Dónde obtenerlo

AssociateOID o File Number en ADP.

Ejemplos
A102030000123456
Tipo de excepción de auditoría
AuditExceptionType
Clasificación de la advertencia de cumplimiento o de datos detectada.
Descripción

Especifica el tipo de problema encontrado durante la validación, por ejemplo, «Pago neto negativo» o «ID fiscal faltante».

Se utiliza en el «Monitor de resolución de excepciones de auditoría» para analizar qué tipos de errores provocan los retrasos más prolongados y orientar el análisis de causa raíz para mejorar la calidad de los datos de origen.

Por qué es importante

Proporciona información detallada sobre el motivo por el que el proceso se detuvo o se marcó.

Dónde obtenerlo

Consultar la documentación de ADP Workforce Now

Ejemplos
Número de la Seguridad Social ausenteSalario neto negativoDiscrepancia en beneficios
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de nóminas

Estos pasos y hitos esenciales del proceso capturan el ciclo de vida de una ejecución de nómina, desde el registro inicial de horas hasta el pago final.
9 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Archivo de transferencia bancaria generado
Creación técnica del archivo NACHA/ACH para depósitos directos. Normalmente se activa inmediatamente después de completar el paso 'Finalize'.
Por qué es importante

Supervisa el 'Time to Bank Transfer File Generation' para garantizar que las transferencias técnicas no retrasen los pagos.

Dónde obtenerlo

Registro de resultados/informes; marca de tiempo de generación de 'ACH File' o 'Direct Deposit File'.

Recopilar

Se registra cuando se crea el archivo de resultados

Tipo de evento explicit
Excepción de auditoría señalada
Indica que el sistema detectó una infracción de las reglas de validación, como un salario neto negativo o la ausencia de una jurisdicción fiscal, durante el cálculo. Se captura a partir de la generación de mensajes de error en el resultado del cálculo.
Por qué es importante

Es el indicador principal de 'Audit Exception Resolution Monitor'. Un volumen elevado señala problemas de calidad de datos en etapas anteriores.

Dónde obtenerlo

Registro de errores de procesamiento de nómina o informe de resultados de 'Verify Payroll'.

Recopilar

Se registra cuando el sistema genera un error de validación

Tipo de evento explicit
Hoja de horas aprobada
Representa la aprobación de la tarjeta de horas por parte del responsable, que autoriza las horas para el procesamiento de nómina. Es un paso de control crítico que transfiere los datos de T&A al módulo Payroll.
Por qué es importante

Es esencial para el Dashboard 'Timesheet Approval Cycle Times'. Identifica los cuellos de botella de los responsables que ponen en riesgo la cronología del procesamiento.

Dónde obtenerlo

Registro de auditoría de ADP Time & Attendance; filtre por 'Status Change' a 'Approved'.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Approve Timecard'

Tipo de evento explicit
Hoja de horas enviada
Indica el momento en que un empleado o responsable envía los datos de tiempo y asistencia del periodo de pago. Se captura explícitamente a partir de los registros de auditoría del módulo Time & Attendance de ADP Workforce Now.
Por qué es importante

Inicia el reloj del plazo del ciclo de nómina. Los retrasos en este punto se propagan a las etapas posteriores y reducen el tiempo disponible para que los especialistas de nómina validen los datos.

Dónde obtenerlo

Registro de auditoría de ADP Time & Attendance; filtre por 'Status Change' a 'Submitted' en los objetos Timecard.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Submit Timecard'

Tipo de evento explicit
Pago ejecutado
Fecha efectiva en la que se liberan los fondos a los empleados. A menudo es un evento calculado a partir de la Check Date definida en el lote de nómina.
Por qué es importante

Resultado principal del proceso. Es esencial para calcular 'Tax Filing Compliance Lead Time'.

Dónde obtenerlo

Historial de nómina; campo 'Check Date'.

Recopilar

Derivar comparando el campo Check Date con System Date

Tipo de evento calculated
Recibo de nómina publicado
Disponibilidad del recibo de nómina digital para el empleado a través del portal de autoservicio (iPay). Normalmente se programa en relación con la Payment Date.
Por qué es importante

Admite el análisis de 'Pay Slip Publication Lead Time' y de la satisfacción de los empleados.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de System Settings (Pay Statement Availability Rule) aplicado a Check Date.

Recopilar

Derivar comparando el campo Check Date con Publication Rule

Tipo de evento inferred
Registro de nómina aprobado
Aceptación formal del lote de nómina, que lo bloquea frente a cambios posteriores y autoriza el movimiento de fondos. Es el paso 'Finalize' de ADP WFN.
Por qué es importante

Hito definitivo que pone fin a la fase de procesamiento e inicia la fase de desembolso.

Dónde obtenerlo

Workflow del proceso de nómina; cambio de estado del lote a 'Finalized' o 'Committed'.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Finalize Payroll'

Tipo de evento explicit
Registro de nómina inicializado
Se produce cuando se crea o abre el lote de nómina para el ciclo, lo que crea el caso de nómina del empleado. Se infiere a partir de la marca de tiempo de creación del registro Paydata en el lote activo.
Por qué es importante

Establece el inicio de la ventana de cálculo del ciclo de nómina específico. Permite medir el 'Incentive Data Integration Lag' al compararlo con las marcas de tiempo de importación de datos.

Dónde obtenerlo

Módulo Payroll; marca de tiempo de creación de Paydata Batch Header o primera entrada en Paydata Grid.

Recopilar

Compare el campo de estado antes y después de crear el lote

Tipo de evento inferred
Salario bruto calculado
El sistema ejecuta la lógica para multiplicar las horas por las tarifas y añadir los ingresos complementarios. Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización del proceso por lotes 'Calculate Payroll'.
Por qué es importante

Paso central del procesamiento. Varias apariciones indican bucles de retrabajo que normalmente se visualizan en 'Payroll Preview Loop Analysis'.

Dónde obtenerlo

Registro de auditoría de Payroll; hora de finalización de la acción 'Calculate' en el Pay Group Batch específico.

Recopilar

Derivar de la marca de tiempo de finalización del trabajo de cálculo

Tipo de evento inferred
Ajuste retroactivo registrado
Se produce cuando se aplica una corrección histórica a un registro de nómina cerrado, normalmente con efecto en el ciclo siguiente. Identifica errores detectados después de que el proceso haya finalizado oficialmente.
Por qué es importante

Es fundamental para el análisis de 'Retrospective Adjustment Volume', ya que indica fallos en los controles de calidad de etapas anteriores.

Dónde obtenerlo

Historial de nómina; nuevas transacciones registradas con una 'Effective Date' anterior.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Post Adjustment'

Tipo de evento explicit
Corrección de datos realizada
Modificación manual de Paydata Grid realizada por un especialista de nómina para resolver errores o ajustar importes. Se captura mediante el registro de auditoría a nivel de campo.
Por qué es importante

Métrica clave de 'Manual Data Correction Frequency'. Un porcentaje elevado de correcciones sugiere fallos de automatización.

Dónde obtenerlo

Registro de auditoría de Paydata Grid; acciones de 'Update' del usuario en las líneas de pago.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Update Paydata'

Tipo de evento explicit
Datos de incentivos importados
Registra la incorporación de datos externos de remuneración, como comisiones o bonificaciones, mediante la utilidad ADP Import. Este evento indica cuándo se adjuntan fuentes de ingresos secundarias al registro de nómina.
Por qué es importante

Es fundamental para identificar retrasos de integración. Las importaciones tardías suelen obligar a realizar nuevos cálculos y bucles de retrabajo.

Dónde obtenerlo

Registros de integración/importación de ADP; marca de tiempo de éxito del trabajo 'Paydata Import'.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Import Paydata'

Tipo de evento explicit
Deducciones de beneficios aplicadas
Aplicación de las reglas de beneficios, como atención médica y 401k, al salario bruto. Normalmente ocurre al mismo tiempo que el cálculo, pero es lógicamente distinta a efectos de auditoría.
Por qué es importante

Se correlaciona con 'Audit Exception Flagged' para determinar si la lógica de beneficios está provocando errores de cumplimiento.

Dónde obtenerlo

Se infiere a partir de la creación o actualización de las líneas de deducción en Paydata Grid después de un evento de cálculo.

Recopilar

Compare los campos de deducción antes y después del cálculo

Tipo de evento inferred
Presentación fiscal completada
Indica la finalización de las declaraciones fiscales reglamentarias del periodo de pago. Para los clientes de ADP Tax Service, corresponde al momento en que ADP confirma el cierre del paquete de presentación.
Por qué es importante

Realiza un seguimiento del riesgo de cumplimiento. Los retrasos en este punto pueden provocar sanciones.

Dónde obtenerlo

Módulo Tax; actualización del estado de presentación de Quarter-End o Period-End.

Recopilar

Requiere análisis del sistema

Tipo de evento inferred
Resultado de nómina previsualizado
Generación del registro o de los informes de 'Preview Payroll' para su verificación manual. Este paso valida los resultados del cálculo antes de finalizarlos.
Por qué es importante

Se utiliza en 'Payroll Preview Loop Analysis'. Un exceso de vistas previas indica una falta de confianza en los datos.

Dónde obtenerlo

Registros del sistema; marca de tiempo de generación del informe 'Preview Payroll'.

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Generate Preview'

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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