Su Template de datos de procesamiento de nóminas
Su Template de datos de procesamiento de nóminas
- Atributos recomendados para un análisis detallado
- Pasos y hitos críticos del proceso
- Prácticas recomendadas para extraer datos de ADP Workforce Now
Atributos del procesamiento de nóminas
| Nombre | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Actividad
ActivityName
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El nombre del paso del proceso o del evento ejecutado. | ||
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Descripción
Este atributo registra la acción específica realizada dentro del Workflow de nómina, como «Hoja de horas enviada», «Pago bruto calculado» o «Archivo de transferencia bancaria generado». Es fundamental para el mapa de procesos, ya que define los nodos del grafo y permite visualizar la secuencia del Workflow. Las variaciones en las secuencias de actividades ponen de manifiesto los ciclos de retrabajo y las desviaciones del procedimiento operativo estándar.
Por qué es importante
Define el «qué» del proceso y permite visualizar los flujos y las variantes del proceso.
Dónde obtenerlo
Pistas de auditoría o registros del historial de transacciones en ADP Workforce Now.
Ejemplos
Hoja de horas enviadaRegistro de nómina aprobadoCorrección de datos realizada
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Marca de tiempo del evento
EventDateTime
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La fecha y hora específicas en que ocurrió la actividad. | ||
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Descripción
Este atributo registra el momento exacto en que se registró una actividad en el sistema. Se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y calcular la duración entre los pasos. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para identificar cuellos de botella, medir los plazos, por ejemplo, el tiempo hasta la aprobación, y garantizar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio del procesamiento de nóminas.
Por qué es importante
Proporciona la dimensión temporal necesaria para analizar todos los tiempos de ciclo y el rendimiento.
Dónde obtenerlo
Marcas de tiempo del sistema asociadas a los registros de transacciones.
Ejemplos
2023-10-01T08:30:00Z2023-10-01T14:45:12Z2023-10-02T09:15:00Z
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Registro de nómina
PayrollRecordId
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Identificador único de la combinación específica de empleado y periodo de pago. | ||
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Descripción
El registro de nómina actúa como identificador central del caso para el proceso. Representa una instancia individual del pago a un empleado durante un ciclo específico, por ejemplo, el periodo de pago 12 del empleado X. En el análisis, este atributo agrupa todos los eventos independientes, desde el envío inicial de la hoja de horas hasta la presentación final de impuestos, en un recorrido integral y coherente. Permite a los analistas seguir la velocidad y la exactitud del pago de cada registro individual.
Por qué es importante
Es la clave de caso obligatoria que vincula todos los datos de eventos para permitir la reconstrucción del proceso.
Dónde obtenerlo
Consultar la documentación de ADP Workforce Now
Ejemplos
PR-2023-10-A-00123PR-2023-10-A-00456PR-2023-10-B-00789
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Sistema de origen
SourceSystem
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El sistema de registro en el que se originó el evento. | ||
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Descripción
Identifica el entorno de software del que se extrajeron los datos, en este caso, «ADP Workforce Now». En entornos complejos donde los datos pueden combinarse con otros sistemas HRIS o bancarios, este campo garantiza la trazabilidad de los datos y ayuda a aislar los problemas de integración específicos de cada sistema.
Por qué es importante
Garantiza la trazabilidad y el contexto, especialmente en entornos de Process Mining con varios sistemas.
Dónde obtenerlo
Codificado durante el proceso ETL.
Ejemplos
ADP Workforce NowADP WFNADP_PROD
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Última actualización de datos
LastDataUpdate
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Marca de tiempo que indica cuándo se modificó por última vez el registro en el sistema de origen. | ||
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Descripción
Refleja la hora de la modificación más reciente del registro de datos en ADP Workforce Now. Se utiliza para determinar la vigencia de los datos y gestionar las cargas incrementales. Garantiza que el análisis del proceso refleje el estado actual de los registros de nómina.
Por qué es importante
Es fundamental para la extracción incremental de datos y para garantizar que el análisis se base en datos actuales.
Dónde obtenerlo
Consultar la documentación de ADP Workforce Now
Ejemplos
2023-10-05T17:00:00Z2023-10-06T08:00:00Z
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¿Es retrospectivo?
IsRetrospective
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Indicador que señala si este registro de nómina corresponde a un ajuste de un periodo anterior. | ||
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Descripción
Identifica si el procesamiento corresponde al periodo actual o a una corrección de un periodo cerrado anteriormente, es decir, un pago retroactivo. Este atributo respalda el Dashboard «Volumen de ajustes retrospectivos», que muestra la estabilidad del proceso de nómina y la frecuencia de los errores posteriores a la publicación.
Por qué es importante
Distingue entre el procesamiento estándar y los ciclos de retrabajo o corrección.
Dónde obtenerlo
Derivado de Pay Run Type o de la comparación entre Pay Period y Current Date.
Ejemplos
truefalse
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¿Es una intervención manual?
IsManualIntervention
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Indicador que señala si la actividad implicó la introducción o corrección manual de datos. | ||
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Descripción
Atributo booleano derivado del nombre de la actividad o del origen de la transacción, por ejemplo, verdadero si la actividad es «Corrección de datos realizada». Este atributo alimenta el KPI «Tasa de correcciones manuales» y ayuda a la dirección a identificar dónde falla la automatización y dónde se concentra el esfuerzo humano.
Por qué es importante
Apoya directamente el análisis de las tasas de automatización y la eficiencia del proceso.
Dónde obtenerlo
Derivado de ActivityName o de códigos de transacción específicos.
Ejemplos
truefalse
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Departamento
DepartmentCode
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El departamento o centro de costos asociado al empleado. | ||
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Descripción
Representa la unidad organizativa del empleado al que se paga. En ADP, suele ser el «Departamento de origen». Este atributo es esencial para el análisis de la «Variación del proceso por departamento», ya que permite a la organización comparar los tiempos de aprobación y las tasas de error entre distintas unidades de negocio.
Por qué es importante
Es clave para comparar el rendimiento entre distintas unidades organizativas.
Dónde obtenerlo
Datos maestros del empleado o campos del centro de costos.
Ejemplos
Sales-101IT-Dev-200HR-Admin-001
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Especialista de nómina
PayrollSpecialistName
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El usuario o agente del sistema responsable de ejecutar la actividad. | ||
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Descripción
Identifica a la persona, por ejemplo, un especialista de nómina o un gerente, o a la cuenta automatizada del sistema que ejecutó la actividad. Este atributo permite crear el Dashboard «Rendimiento de procesamiento por especialista», que ayuda a equilibrar las cargas de trabajo e identificar necesidades de capacitación o cuellos de botella causados por limitaciones de recursos.
Por qué es importante
Permite analizar los recursos, equilibrar las cargas de trabajo y auditar la segregación de funciones.
Dónde obtenerlo
Campos de ID de usuario o de actor en los registros de auditoría.
Ejemplos
Jane DoeAdministrador del sistemaJohn Smith
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Grupo de pago
PayGroupCode
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Identifica el ciclo o grupo de nómina específico, por ejemplo, quincenal en EE. UU. | ||
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Descripción
Segmenta a los empleados en grupos de procesamiento según la frecuencia y el tipo de pago, por ejemplo, semanal, quincenal o ejecutivo. Se utiliza para filtrar el análisis de ciclos específicos y es fundamental para el Dashboard «Frecuencia de correcciones manuales de datos», que permite comprobar si determinados grupos son más propensos a errores que otros.
Por qué es importante
Permite segmentar el proceso por frecuencia de pago y tipo de empleado.
Dónde obtenerlo
Configuración del grupo de pago o tablas de encabezados de nómina.
Ejemplos
US_BisemanalCA_MensualUS_Ejecutivo
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Importe bruto del pago
GrossPayAmount
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El pago bruto calculado para el registro antes de las deducciones. | ||
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Descripción
Es el importe total de la compensación calculada para el empleado durante el periodo de pago específico. Aunque no siempre se utiliza para analizar el flujo del proceso, proporciona contexto para «ActivityAmount» y ayuda a priorizar los registros de mayor valor al analizar excepciones de auditoría o ajustes retrospectivos.
Por qué es importante
Proporciona contexto financiero y una medida del importe del registro de nómina.
Dónde obtenerlo
Tablas de resultados de nómina.
Ejemplos
2500.005430.501200.00
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Jurisdicción fiscal
TaxJurisdictionCode
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El código de la región o estado específico utilizado para la presentación de impuestos. | ||
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Descripción
Indica la autoridad fiscal o región principal, por ejemplo, CA, NY o federal, relevante para el registro de nómina. Es necesario para el Dashboard «Referencias de finalización de presentaciones fiscales», que permite identificar las regiones donde se producen retrasos en las presentaciones reglamentarias y garantizar el cumplimiento de las normativas locales.
Por qué es importante
Es esencial para supervisar el cumplimiento y analizar el rendimiento regional.
Dónde obtenerlo
Perfil fiscal o tablas de impuestos de nómina.
Ejemplos
US-CAUS-NYUS-TX
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Centro de costos
CostCenterId
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El código del centro de costos financieros al que se carga la nómina. | ||
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Descripción
Indica la unidad del libro mayor o el centro de costos específico asociado al gasto de nómina. Este atributo proporciona una perspectiva financiera del proceso y permite a la organización relacionar las ineficiencias del procesamiento, como los costos de retrabajo, con unidades de negocio específicas.
Por qué es importante
Alinea el análisis del proceso con las estructuras de informes financieros.
Dónde obtenerlo
Campos de distribución de costos laborales.
Ejemplos
CC-500CC-900CC-120
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Fecha de finalización del periodo de pago
PayPeriodEndDate
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La fecha de cierre del ciclo de pago. | ||
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Descripción
Marca el final del periodo por el que se remunera al empleado. Se utiliza junto con las marcas de tiempo de los eventos para determinar si el procesamiento se realiza según lo previsto con respecto al cierre del periodo de pago.
Por qué es importante
Punto de referencia para calcular el cumplimiento del calendario y los retrasos.
Dónde obtenerlo
Configuración del ciclo de pago.
Ejemplos
2023-10-152023-10-31
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ID del archivo bancario
BankTransferFileId
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Identificador del archivo de pagos generado y enviado al banco. | ||
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Descripción
El número de referencia único del archivo ACH o de transferencia bancaria generado durante la actividad «Archivo de transferencia bancaria generado». Ayuda a vincular los registros individuales de nómina con el paso de ejecución del pago masivo y permite realizar el análisis de «Velocidad de desembolso y publicación».
Por qué es importante
Vincula los casos individuales con los eventos de procesamiento por lotes.
Dónde obtenerlo
Consultar la documentación de ADP Workforce Now
Ejemplos
ACH-20231005-01ACH-20231005-02
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ID del empleado
EmployeeId
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Identificador único del empleado al que se paga. | ||
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Descripción
El ID específico del empleado asociado al registro de nómina. Mientras CaseId realiza el seguimiento del registro, Employee ID permite analizar longitudinalmente a empleados concretos que pueden enviar hojas de horas tarde de forma habitual o necesitar correcciones manuales frecuentes.
Por qué es importante
Permite analizar patrones de comportamiento a nivel de empleado.
Dónde obtenerlo
AssociateOID o File Number en ADP.
Ejemplos
A102030000123456
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Tipo de excepción de auditoría
AuditExceptionType
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Clasificación de la advertencia de cumplimiento o de datos detectada. | ||
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Descripción
Especifica el tipo de problema encontrado durante la validación, por ejemplo, «Pago neto negativo» o «ID fiscal faltante». Se utiliza en el «Monitor de resolución de excepciones de auditoría» para analizar qué tipos de errores provocan los retrasos más prolongados y orientar el análisis de causa raíz para mejorar la calidad de los datos de origen.
Por qué es importante
Proporciona información detallada sobre el motivo por el que el proceso se detuvo o se marcó.
Dónde obtenerlo
Consultar la documentación de ADP Workforce Now
Ejemplos
Número de la Seguridad Social ausenteSalario neto negativoDiscrepancia en beneficios
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Actividades del procesamiento de nóminas
| Actividad | Descripción | ||
|---|---|---|---|
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Archivo de transferencia bancaria generado
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Creación técnica del archivo NACHA/ACH para depósitos directos. Normalmente se activa inmediatamente después de completar el paso 'Finalize'. | ||
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Por qué es importante
Supervisa el 'Time to Bank Transfer File Generation' para garantizar que las transferencias técnicas no retrasen los pagos.
Dónde obtenerlo
Registro de resultados/informes; marca de tiempo de generación de 'ACH File' o 'Direct Deposit File'.
Recopilar
Se registra cuando se crea el archivo de resultados
Tipo de evento
explicit
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Excepción de auditoría señalada
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Indica que el sistema detectó una infracción de las reglas de validación, como un salario neto negativo o la ausencia de una jurisdicción fiscal, durante el cálculo. Se captura a partir de la generación de mensajes de error en el resultado del cálculo. | ||
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Por qué es importante
Es el indicador principal de 'Audit Exception Resolution Monitor'. Un volumen elevado señala problemas de calidad de datos en etapas anteriores.
Dónde obtenerlo
Registro de errores de procesamiento de nómina o informe de resultados de 'Verify Payroll'.
Recopilar
Se registra cuando el sistema genera un error de validación
Tipo de evento
explicit
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Hoja de horas aprobada
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Representa la aprobación de la tarjeta de horas por parte del responsable, que autoriza las horas para el procesamiento de nómina. Es un paso de control crítico que transfiere los datos de T&A al módulo Payroll. | ||
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Por qué es importante
Es esencial para el Dashboard 'Timesheet Approval Cycle Times'. Identifica los cuellos de botella de los responsables que ponen en riesgo la cronología del procesamiento.
Dónde obtenerlo
Registro de auditoría de ADP Time & Attendance; filtre por 'Status Change' a 'Approved'.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Approve Timecard'
Tipo de evento
explicit
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Hoja de horas enviada
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Indica el momento en que un empleado o responsable envía los datos de tiempo y asistencia del periodo de pago. Se captura explícitamente a partir de los registros de auditoría del módulo Time & Attendance de ADP Workforce Now. | ||
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Por qué es importante
Inicia el reloj del plazo del ciclo de nómina. Los retrasos en este punto se propagan a las etapas posteriores y reducen el tiempo disponible para que los especialistas de nómina validen los datos.
Dónde obtenerlo
Registro de auditoría de ADP Time & Attendance; filtre por 'Status Change' a 'Submitted' en los objetos Timecard.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Submit Timecard'
Tipo de evento
explicit
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Pago ejecutado
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Fecha efectiva en la que se liberan los fondos a los empleados. A menudo es un evento calculado a partir de la Check Date definida en el lote de nómina. | ||
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Por qué es importante
Resultado principal del proceso. Es esencial para calcular 'Tax Filing Compliance Lead Time'.
Dónde obtenerlo
Historial de nómina; campo 'Check Date'.
Recopilar
Derivar comparando el campo Check Date con System Date
Tipo de evento
calculated
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Recibo de nómina publicado
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Disponibilidad del recibo de nómina digital para el empleado a través del portal de autoservicio (iPay). Normalmente se programa en relación con la Payment Date. | ||
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Por qué es importante
Admite el análisis de 'Pay Slip Publication Lead Time' y de la satisfacción de los empleados.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de System Settings (Pay Statement Availability Rule) aplicado a Check Date.
Recopilar
Derivar comparando el campo Check Date con Publication Rule
Tipo de evento
inferred
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Registro de nómina aprobado
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Aceptación formal del lote de nómina, que lo bloquea frente a cambios posteriores y autoriza el movimiento de fondos. Es el paso 'Finalize' de ADP WFN. | ||
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Por qué es importante
Hito definitivo que pone fin a la fase de procesamiento e inicia la fase de desembolso.
Dónde obtenerlo
Workflow del proceso de nómina; cambio de estado del lote a 'Finalized' o 'Committed'.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Finalize Payroll'
Tipo de evento
explicit
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Registro de nómina inicializado
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Se produce cuando se crea o abre el lote de nómina para el ciclo, lo que crea el caso de nómina del empleado. Se infiere a partir de la marca de tiempo de creación del registro Paydata en el lote activo. | ||
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Por qué es importante
Establece el inicio de la ventana de cálculo del ciclo de nómina específico. Permite medir el 'Incentive Data Integration Lag' al compararlo con las marcas de tiempo de importación de datos.
Dónde obtenerlo
Módulo Payroll; marca de tiempo de creación de Paydata Batch Header o primera entrada en Paydata Grid.
Recopilar
Compare el campo de estado antes y después de crear el lote
Tipo de evento
inferred
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Salario bruto calculado
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El sistema ejecuta la lógica para multiplicar las horas por las tarifas y añadir los ingresos complementarios. Se infiere a partir de la marca de tiempo de finalización del proceso por lotes 'Calculate Payroll'. | ||
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Por qué es importante
Paso central del procesamiento. Varias apariciones indican bucles de retrabajo que normalmente se visualizan en 'Payroll Preview Loop Analysis'.
Dónde obtenerlo
Registro de auditoría de Payroll; hora de finalización de la acción 'Calculate' en el Pay Group Batch específico.
Recopilar
Derivar de la marca de tiempo de finalización del trabajo de cálculo
Tipo de evento
inferred
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Ajuste retroactivo registrado
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Se produce cuando se aplica una corrección histórica a un registro de nómina cerrado, normalmente con efecto en el ciclo siguiente. Identifica errores detectados después de que el proceso haya finalizado oficialmente. | ||
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Por qué es importante
Es fundamental para el análisis de 'Retrospective Adjustment Volume', ya que indica fallos en los controles de calidad de etapas anteriores.
Dónde obtenerlo
Historial de nómina; nuevas transacciones registradas con una 'Effective Date' anterior.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Post Adjustment'
Tipo de evento
explicit
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Corrección de datos realizada
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Modificación manual de Paydata Grid realizada por un especialista de nómina para resolver errores o ajustar importes. Se captura mediante el registro de auditoría a nivel de campo. | ||
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Por qué es importante
Métrica clave de 'Manual Data Correction Frequency'. Un porcentaje elevado de correcciones sugiere fallos de automatización.
Dónde obtenerlo
Registro de auditoría de Paydata Grid; acciones de 'Update' del usuario en las líneas de pago.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Update Paydata'
Tipo de evento
explicit
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Datos de incentivos importados
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Registra la incorporación de datos externos de remuneración, como comisiones o bonificaciones, mediante la utilidad ADP Import. Este evento indica cuándo se adjuntan fuentes de ingresos secundarias al registro de nómina. | ||
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Por qué es importante
Es fundamental para identificar retrasos de integración. Las importaciones tardías suelen obligar a realizar nuevos cálculos y bucles de retrabajo.
Dónde obtenerlo
Registros de integración/importación de ADP; marca de tiempo de éxito del trabajo 'Paydata Import'.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Import Paydata'
Tipo de evento
explicit
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Deducciones de beneficios aplicadas
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Aplicación de las reglas de beneficios, como atención médica y 401k, al salario bruto. Normalmente ocurre al mismo tiempo que el cálculo, pero es lógicamente distinta a efectos de auditoría. | ||
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Por qué es importante
Se correlaciona con 'Audit Exception Flagged' para determinar si la lógica de beneficios está provocando errores de cumplimiento.
Dónde obtenerlo
Se infiere a partir de la creación o actualización de las líneas de deducción en Paydata Grid después de un evento de cálculo.
Recopilar
Compare los campos de deducción antes y después del cálculo
Tipo de evento
inferred
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Presentación fiscal completada
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Indica la finalización de las declaraciones fiscales reglamentarias del periodo de pago. Para los clientes de ADP Tax Service, corresponde al momento en que ADP confirma el cierre del paquete de presentación. | ||
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Por qué es importante
Realiza un seguimiento del riesgo de cumplimiento. Los retrasos en este punto pueden provocar sanciones.
Dónde obtenerlo
Módulo Tax; actualización del estado de presentación de Quarter-End o Period-End.
Recopilar
Requiere análisis del sistema
Tipo de evento
inferred
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Resultado de nómina previsualizado
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Generación del registro o de los informes de 'Preview Payroll' para su verificación manual. Este paso valida los resultados del cálculo antes de finalizarlos. | ||
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Por qué es importante
Se utiliza en 'Payroll Preview Loop Analysis'. Un exceso de vistas previas indica una falta de confianza en los datos.
Dónde obtenerlo
Registros del sistema; marca de tiempo de generación del informe 'Preview Payroll'.
Recopilar
Se registra cuando se ejecuta la transacción 'Generate Preview'
Tipo de evento
explicit
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