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Su Template de datos para la gestión de gastos

Expensify

Atributos de gestión de gastos (20) Actividades de gestión de gastos (13) Guías de extracción (3)

Su Template de datos para la gestión de gastos

Esta plantilla ofrece una hoja de ruta clara para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso de gestión de gastos. Detalla los atributos esenciales que debe recopilar, las actividades clave que debe seguir y recomendaciones prácticas para extraer esta información de su sistema Expensify. Utilice este recurso para preparar sus datos y obtener información valiosa mediante Process Mining.

Atributos recomendados para un análisis completo
Actividades clave que debe seguir para descubrir el proceso con precisión
Recomendaciones prácticas para extraer los datos

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Atributos de gestión de gastos

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos y realizar un análisis y una optimización completos de la gestión de gastos.

3 Obligatorio 5 Recomendado 12 Opcional

	Nombre	Descripción
	Hora del evento EventTime	La marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o evento específico para un informe de gastos.
Descripción La hora del evento proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso. Esta información temporal es esencial para calcular tiempos de ciclo, duraciones y tiempos de espera entre los distintos pasos. Permite analizar cuellos de botella, tendencias de rendimiento a lo largo del tiempo y cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Sin marcas de tiempo precisas, el análisis de Process Mining se limita al descubrimiento del flujo. Por qué es importante Las marcas de tiempo son esenciales para todos los análisis basados en el tiempo, incluido el cálculo de tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella y la supervisión del rendimiento del proceso. Dónde obtenerlo Es la marca de tiempo de creación asociada a cada entrada del registro histórico o cambio de estado en los datos del informe de Expensify. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID del informe de gastos ExpenseReportId	El identificador único de un informe de gastos, que agrupa todas las actividades relacionadas desde el envío hasta el reembolso.
Descripción El ID del informe de gastos es el identificador principal del caso para el proceso de gestión de gastos. Cada ID representa un conjunto individual de gastos enviados por un empleado para su aprobación y reembolso. Este atributo es fundamental para seguir el recorrido completo de un informe de gastos y permite reconstruir todo su ciclo de vida, incluidos los envíos, las aprobaciones, los rechazos y los pagos. Por qué es importante Permite agregar todos los eventos relacionados en una única instancia del proceso, que constituye la base de cualquier análisis de Process Mining. Dónde obtenerlo Es la clave principal del objeto de datos de informes de gastos, normalmente disponible a través del endpoint de informes de la API de Expensify como «reportID». Ejemplos RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nombre de la actividad ActivityName	El nombre del evento empresarial que ocurrió en un momento específico para un informe de gastos.
Descripción El nombre de la actividad describe un paso o hito específico del proceso de gestión de gastos, como «Informe de gastos enviado» o «Aprobado por el gerente». Constituye la base del mapa de procesos y permite a los analistas visualizar el flujo de trabajo, identificar las rutas habituales y detectar desviaciones o cuellos de botella. Analizar la secuencia de actividades es fundamental para comprender la eficiencia y el cumplimiento del proceso. Por qué es importante Este atributo define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo del proceso, sus variaciones y los ciclos de retrabajo. Dónde obtenerlo Este atributo normalmente se obtiene al asignar los cambios de estado, comentarios o entradas del registro histórico de Expensify a una lista estandarizada de actividades. Ejemplos Informe de gastos enviadoAprobado por el gerenteRechazado por finanzasReembolso ejecutado
	Aprobador Approver	El nombre o ID del usuario responsable de aprobar o rechazar el informe de gastos.
Descripción El atributo Aprobador identifica al gerente o miembro del equipo de finanzas que actúa sobre un informe de gastos enviado. Es esencial para analizar el comportamiento específico de cada aprobador, como los tiempos de aprobación, las tasas de rechazo y la distribución de la carga de trabajo. Comprender el rendimiento de los aprobadores puede ayudar a identificar necesidades de formación, redistribuir cargas de trabajo y agilizar el proceso de aprobación. Por qué es importante Este atributo es clave para analizar cuellos de botella en la aprobación, la distribución de la carga de trabajo y las tasas de rechazo específicas de cada aprobador. Dónde obtenerlo Esta información se encuentra en el historial o registro del Workflow del informe, normalmente asociada a eventos de aprobación o rechazo. El campo puede llamarse «managerEmail» o algo similar. Ejemplos jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Departamento del empleado EmployeeDepartment	El departamento o unidad de negocio al que pertenece el remitente.
Descripción Este atributo indica el departamento organizativo del empleado que envía el informe de gastos, como «Ventas», «Ingeniería» o «Marketing». Es una dimensión fundamental para el análisis, ya que permite comparar los tiempos de ciclo, las tasas de rechazo y el cumplimiento de políticas entre distintas áreas de la empresa. Esto ayuda a identificar problemas o necesidades de formación específicos de cada departamento. Por qué es importante Permite realizar análisis detallados para comparar el rendimiento y el cumplimiento del proceso entre distintas unidades de negocio. Dónde obtenerlo Esta información puede almacenarse como una etiqueta del informe o asociarse al perfil de usuario del remitente en Expensify. Puede ser necesario enriquecerla con datos de un sistema externo de RR. HH. Ejemplos VentasMarketingIngenieríaFinanzas
	Importe total del informe ReportTotalAmount	El valor monetario total del informe de gastos.
Descripción Este atributo representa la suma de todos los gastos incluidos en un único informe de gastos. Es una métrica financiera fundamental para diversos análisis, como la identificación de gastos de importe elevado que pueden requerir un mayor escrutinio o seguir una ruta de aprobación diferente. También se utiliza en los informes financieros y para comprender los patrones de gasto de la organización. Por qué es importante Permite analizar informes de gastos de alto valor, ayuda a identificar tendencias de gasto y es fundamental para los Dashboards financieros y de cumplimiento. Dónde obtenerlo Está disponible en el objeto de informes de Expensify, normalmente con el nombre «total» o «amount». Ejemplos 150.752500.0089.50
	Indicador de incumplimiento de política PolicyViolationFlag	Un indicador booleano cuyo valor es verdadero si el informe se ha marcado por incumplir una política.
Descripción Este indicador señala si un informe de gastos ha activado una o más infracciones de políticas, como superar un límite de gasto o no incluir un recibo. El sistema automatizado de Expensify suele marcar estos problemas. Este atributo es esencial para el panel de resumen de incumplimientos de políticas, ya que ayuda a cuantificar los problemas de cumplimiento y a orientar las áreas de mejora. Por qué es importante Mide directamente el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar los informes que requieren una revisión adicional, por lo que es un dato clave para los Dashboards de cumplimiento. Dónde obtenerlo Los informes de Expensify suelen contener un campo o estado específico que indica una infracción, como «hasViolations» o un indicador booleano similar. Ejemplos truefalse
	Remitente Submitter	El empleado que creó y envió el informe de gastos.
Descripción El atributo Remitente identifica al empleado que incurrió en los gastos y solicita el reembolso. Esta información se utiliza para analizar los patrones de gasto por empleado, departamento o función. Ayuda a responder preguntas sobre qué empleados o grupos sufren más retrasos o presentan las tasas más elevadas de incumplimiento de políticas, lo que contribuye a mejorar el análisis de la experiencia del empleado. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento del proceso desde la perspectiva del empleado y ayuda a identificar grupos con problemas o retrasos frecuentes. Dónde obtenerlo Es un campo principal del objeto de informe de gastos, normalmente denominado «policyEmail», «submitterEmail» o «employeeEmail». Ejemplos sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Aprobación en el primer intento IsFirstPassApproval	Un indicador calculado cuyo valor es verdadero si el informe se aprobó sin rechazos ni revisiones.
Descripción Este indicador booleano se calcula para cada informe de gastos con el fin de determinar si pasó por el proceso de aprobación sin resultados negativos, como un rechazo o una devolución para revisión. Es una medida directa de la calidad y eficiencia del proceso y alimenta directamente el KPI de tasa de aprobación en el primer intento. Una tasa elevada indica que los envíos son de buena calidad y que las políticas se comprenden correctamente. Por qué es importante Mide directamente la calidad de los envíos iniciales y la eficiencia del flujo de aprobación, y pone de relieve la frecuencia del retrabajo. Dónde obtenerlo Se calcula comprobando la secuencia de actividades de un ExpenseReportId determinado. Si la secuencia no contiene «Manager Rejected», «Finance Rejected» ni «Report Sent Back For Revision», el indicador es verdadero. Ejemplos truefalse
	Categoría de gasto ExpenseCategory	La categoría asignada a una partida de gasto individual dentro de un informe.
Descripción La categoría de gasto clasifica el tipo de desembolso, como «Viajes», «Comidas y entretenimiento» o «Software». Aunque un informe puede incluir varias categorías, este atributo suele desnormalizarse al nivel del informe, por ejemplo, tomando la categoría más frecuente o la de mayor importe. Se utiliza para analizar tendencias de gasto y comprobar el cumplimiento de políticas en tipos de gasto específicos. Por qué es importante Ayuda a analizar los patrones de gasto, las infracciones de políticas y los tiempos de aprobación de distintos tipos de gastos. Dónde obtenerlo Se encuentra en el nivel de partida («transactions») dentro de un informe. Se necesita una agregación o regla de negocio para asignarlo al nivel del caso. Ejemplos Pasajes aéreosAlojamientoComidasMaterial de oficina
	Estado del informe ReportStatus	El estado actual del informe de gastos en su ciclo de vida.
Descripción El estado del informe indica la posición actual del informe de gastos en el proceso, como «ABIERTO», «ENVIADO», «APROBADO», «REEMBOLSADO» o «CERRADO». Proporciona una instantánea del avance del informe. En Process Mining, este atributo suele utilizarse para derivar el nombre de la actividad, pero también puede emplearse como dimensión para analizar cuánto tiempo pasan los informes en cada estado. Por qué es importante Indica el estado actual de un caso y suele ser la fuente para derivar el registro de actividades de Process Mining. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de informe de Expensify, normalmente denominado «status» o «state». Ejemplos ENVIADOAPROBADOREEMBOLSADOCERRADO
	Hora de finalización del evento EventEndTime	La marca de tiempo en la que terminó una actividad específica. Es útil para actividades con una duración medible.
Descripción Aunque muchas actividades de gestión de gastos son instantáneas, algunas, como la «Revisión del gerente», pueden modelarse con una hora de inicio y otra de finalización. La hora de finalización del evento marca la conclusión de esa actividad. Se utiliza junto con la hora de inicio para calcular el tiempo de procesamiento preciso de cada paso y ofrecer una visión más detallada de dónde se emplea el tiempo. Por qué es importante Permite calcular los tiempos de procesamiento de las actividades, lo que ayuda a diferenciar entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera inactivo. Dónde obtenerlo Normalmente no es un campo directo. Se deriva tomando la marca de tiempo del siguiente evento de la secuencia para el mismo caso. Ejemplos 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Método de pago PaymentMethod	El método utilizado para reembolsar al empleado.
Descripción Este atributo describe cómo se reembolsó al empleado, por ejemplo, mediante «Depósito directo (ACH)», «PayPal» o «Tarjeta de crédito corporativa». Analizar el método de pago puede ayudar a comprender la parte de reembolso del proceso, especialmente si ciertos métodos se asocian con retrasos más prolongados. Proporciona contexto adicional para los pasos finales del proceso. Por qué es importante Proporciona contexto para la fase de reembolso y puede utilizarse para analizar los retrasos o costes asociados a distintos métodos de desembolso. Dónde obtenerlo Esta información suele estar disponible en los detalles del reembolso de un informe cerrado. Ejemplos ACHPayPalBill.com
	Moneda Currency	El código de moneda de los importes del informe de gastos.
Descripción El atributo Moneda especifica la divisa del importe total del informe, como USD, EUR o GBP. Es fundamental para las organizaciones que operan en varios países, ya que garantiza la correcta interpretación de los datos financieros. Todos los valores monetarios deben analizarse junto con este atributo para evitar agregaciones incorrectas. Por qué es importante Garantiza la precisión del análisis y los informes financieros al proporcionar el contexto necesario para todos los valores monetarios. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de informe de Expensify, normalmente denominado «currency». Ejemplos USDEURGBPCAD
	Motivo del rechazo RejectionReason	El motivo proporcionado por un aprobador al rechazar un informe de gastos o devolverlo para su revisión.
Descripción Cuando se rechaza un informe de gastos, el aprobador normalmente puede indicar el motivo. Este atributo de texto captura esa razón y proporciona información cualitativa muy valiosa sobre por qué los informes no superan la aprobación. Analizar los motivos de rechazo ayuda a identificar errores habituales de envío, políticas poco claras o áreas en las que los empleados necesitan más formación, lo que contribuye directamente a mejorar la tasa de aprobación en el primer intento. Por qué es importante Proporciona datos cualitativos que explican por qué se produce el retrabajo, algo fundamental para el análisis de las causas raíz de los rechazos de informes. Dónde obtenerlo Esta información suele encontrarse en los comentarios o en el registro histórico asociado a un evento de rechazo. Ejemplos Falta el comprobante de un artículo de más de 75 $Se seleccionó una categoría de gasto incorrectaSe envió un gasto duplicado
	Nombre de la política PolicyName	El nombre de la política de gastos aplicada al informe.
Descripción En Expensify, distintos grupos de empleados pueden estar sujetos a políticas de gastos diferentes. Este atributo identifica la política específica que rige las reglas del informe de gastos. Es una dimensión fundamental para el análisis, ya que permite comparar el cumplimiento y la eficiencia entre políticas diferentes, que pueden tener reglas y Workflows de aprobación distintos. Por qué es importante Permite segmentar el análisis del proceso según el conjunto de reglas aplicado, algo esencial para comprender las variaciones provocadas por distintas políticas. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de informe de Expensify, normalmente denominado «policyID» o «policyName». Ejemplos Política para empleados de EE. UU.Política del equipo de Ventas del Reino UnidoPolítica de viajes ejecutivos
	Resultado de la auditoría AuditOutcome	El resultado de una auditoría manual o automatizada realizada sobre el informe de gastos.
Descripción Este atributo captura el resultado de una auditoría, que puede ser «Aprobada», «Fallida» o «Aprobada con observaciones». Es relevante para las empresas que cuentan con una etapa formal de auditoría en su proceso de gastos, ya sea para todos los informes o para una muestra. Analizar los resultados de auditoría ayuda a comprender los niveles de cumplimiento y la eficacia de los controles existentes. Por qué es importante Mide directamente el resultado de las comprobaciones de cumplimiento y es esencial para analizar la eficacia del proceso de auditoría. Dónde obtenerlo Probablemente sea un atributo conceptual o se almacene como una etiqueta o comentario. Su existencia depende de la configuración específica del proceso de la empresa en Expensify. Ejemplos AprobadoFallido: infracción de políticaAprobado con observaciones
	Sistema de origen SourceSystem	El sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos del proceso, que en este caso es «Expensify». Es importante para la gobernanza de datos, especialmente en entornos donde se combinan datos de varios sistemas. Ayuda a rastrear el linaje de los datos y a comprender el contexto del proceso. Por qué es importante Proporciona un contexto esencial para el linaje de los datos y ayuda a diferenciar los procesos cuando se cargan datos de varios sistemas de origen en el mismo entorno. Dónde obtenerlo Es un valor estático («Expensify») que debe añadirse durante el proceso de transformación de datos. Ejemplos ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Tiempo total del ciclo TotalCycleTime	El tiempo total transcurrido desde la creación del primer evento hasta la finalización del último evento de un informe de gastos.
Descripción El tiempo total del ciclo es un cálculo a nivel de caso que mide la duración de principio a fin del proceso de gestión de gastos para un único informe. Es un indicador clave de rendimiento (KPI) de la eficiencia general del proceso. Esta métrica se calcula tomando la diferencia entre la marca de tiempo de la primera actividad, por ejemplo, «Informe de gastos creado», y la de la última actividad, por ejemplo, «Reembolso ejecutado». Por qué es importante Es un KPI principal para medir la velocidad general del proceso e identificar casos de larga duración que pueden indicar problemas sistémicos. Dónde obtenerlo Este atributo se calcula como (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) para cada ExpenseReportId. Ejemplos 6048001209600259200
	Última actualización de datos LastDataUpdate	La marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción Este atributo registra la fecha y hora en que los datos se extrajeron y actualizaron por última vez en la herramienta de Process Mining. Proporciona transparencia sobre la actualidad de los datos y es fundamental para comprender hasta qué punto el análisis refleja la situación actual. Esto ayuda a que los usuarios confíen en los insights y tomen decisiones informadas basadas en datos oportunos. Por qué es importante Garantiza que los usuarios conozcan la actualidad de los datos, un aspecto fundamental para la relevancia y precisión del análisis del proceso. Dónde obtenerlo Normalmente es la marca de tiempo del trabajo de extracción de datos, añadida durante el proceso de transformación de datos (ETL). Ejemplos 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de gestión de gastos

Estos son los pasos clave y los hitos del proceso que debe capturar en su registro de eventos para descubrir con precisión el proceso e identificar cuellos de botella.

7 Recomendado 6 Opcional

	Actividad	Descripción
	Aprobado por el gerente	El gerente directo o aprobador de primer nivel ha revisado y aprobado el informe de gastos. Este evento se captura del registro del Workflow de aprobación, que registra la acción del aprobador y la marca de tiempo.
Por qué es importante Un hito fundamental del proceso de aprobación. Analizar el tiempo transcurrido desde el envío hasta este evento ayuda a identificar cuellos de botella relacionados con la gerencia y a medir el KPI de tiempo del ciclo de aprobación del gerente. Dónde obtenerlo Se captura del historial o la pista de auditoría del informe, donde se registran explícitamente la acción de aprobación, el nombre del aprobador y la marca de tiempo. Recopilar Se registra como una acción de aprobación diferenciada en el historial del Workflow del informe. Tipo de evento explicit
	Aprobado por finanzas	El departamento de finanzas o el aprobador final ha revisado y otorgado la aprobación definitiva del informe de gastos. Esta acción se registra en el historial del Workflow y normalmente cambia el estado del informe a «Aprobado».
Por qué es importante Es la última etapa de aprobación antes del reembolso. El tiempo empleado en este paso es fundamental para el tiempo total del ciclo y el KPI de plazo medio de reembolso. Dónde obtenerlo Se captura del historial o la pista de auditoría del informe, donde se registran la acción de aprobación final, el aprobador del equipo de finanzas y la marca de tiempo. Recopilar Se registra como una acción de aprobación final diferenciada en el historial del Workflow del informe. Tipo de evento explicit
	Informe cerrado	El informe de gastos se cierra formalmente en el sistema después de completar todas las acciones, incluido el reembolso y la sincronización contable. Este evento normalmente se infiere a partir de un estado final, como «Cerrado».
Por qué es importante Proporciona un punto final definitivo para el proceso, distinto del reembolso, lo que resulta útil para analizar los pasos finales de contabilidad y archivo. Dónde obtenerlo Se infiere a partir del cambio del estado del informe a un estado final, como «Cerrado». Esto suele ocurrir después del reembolso y la exportación contable. Recopilar Se deriva del cambio de estado del informe a «Cerrado» y de su marca de tiempo asociada. Tipo de evento inferred
	Informe de gastos creado	Marca el inicio de un nuevo informe de gastos por parte de una persona empleada. Normalmente se registra como un evento explícito con una marca de tiempo de creación cuando el informe se guarda por primera vez en Expensify.
Por qué es importante Esta actividad es el punto de partida de todo análisis del proceso y resulta esencial para medir el tiempo de ciclo total desde la creación hasta el reembolso. Dónde obtenerlo Este evento se captura a partir de la marca de tiempo de creación del informe en el historial de informes o los registros de auditoría de Expensify. Todos los objetos de informe tienen una fecha de creación. Recopilar Se registra al crear y guardar inicialmente el informe de gastos. Tipo de evento explicit
	Informe de gastos enviado	La persona empleada envía oficialmente el informe de gastos completado para iniciar el flujo de trabajo de aprobación. Esta es una transición clave de la introducción de datos al proceso de revisión, que normalmente se captura mediante un cambio de estado y una marca de tiempo de envío.
Por qué es importante Esta actividad es un hito fundamental que activa el ciclo de aprobación. Sirve como punto de partida para medir los tiempos de revisión de responsables y del área financiera. Dónde obtenerlo Se infiere a partir del cambio de estado del informe de «Open» o «Draft» a «Processing» o «Submitted», junto con la marca de tiempo asociada a este cambio. Recopilar Se deriva del cambio de estado a «Processing» y de la marca de tiempo de envío asociada. Tipo de evento inferred
	Informe devuelto para revisión	Un aprobador, ya sea gerente o miembro del equipo de finanzas, devuelve el informe al empleado para que lo corrija o proporcione más información. Normalmente se infiere a partir de un cambio de estado a «Abierto» después de que estuviera «En procesamiento».
Por qué es importante Esta actividad representa un retrabajo, una fuente importante de ineficiencia. Su seguimiento ayuda a cuantificar los ciclos de retrabajo, medir el KPI de tasa de retrabajo e identificar las causas raíz. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado del informe de «En procesamiento» o «Enviado» a «Abierto». La marca de tiempo de este cambio de estado señala el evento. Recopilar Se deriva de un cambio de estado del informe de «En procesamiento» a «Abierto». Tipo de evento inferred
	Reembolso ejecutado	El pago se ha enviado correctamente al empleado, completando la parte de reembolso del proceso. Se captura de los registros de procesamiento de pagos o de una actualización final del estado en Expensify.
Por qué es importante Es un punto final clave para medir los tiempos de ciclo desde la perspectiva del empleado. Es fundamental para los KPI de tiempo medio del ciclo del informe de gastos y plazo medio de reembolso. Dónde obtenerlo Se infiere a partir del cambio de estado del informe a «Reembolsado». La integración de Expensify con los sistemas de pago proporciona una marca de tiempo para este cambio de estado. Recopilar Se deriva del cambio de estado del informe a «Reembolsado» y de su marca de tiempo asociada. Tipo de evento inferred
	Gasto añadido al informe	Representa el momento en que una persona empleada añade al informe una partida concreta, como un recibo escaneado o un gasto introducido manualmente. Se captura como una entrada en el registro detallado del historial del informe.
Por qué es importante Analizar el tiempo transcurrido entre la creación del informe y la incorporación de los gastos puede revelar retrasos en la recopilación de justificantes o en la preparación del envío por parte de las personas empleadas. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro de auditoría o del historial del informe de gastos, donde se registran acciones como añadir partidas de gastos individuales. Recopilar Se registra en el historial del informe cada vez que se añade una nueva partida de gasto. Tipo de evento explicit
	Infracción de política marcada	Una comprobación automatizada identifica un gasto que infringe una política de la empresa, por ejemplo, por superar el presupuesto o no incluir un recibo. Este evento se captura cuando se establece una marca de infracción de política específica en el informe o en una partida.
Por qué es importante Destaca los problemas de cumplimiento y ayuda a identificar qué políticas se infringen con mayor frecuencia, lo que permite ofrecer formación específica o aclarar las políticas. Es fundamental para el KPI Policy Violation Count. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de que la marca o el atributo «Policy Violation» se establece como verdadero en los datos del informe de gastos. La marca de tiempo corresponde al momento en que se estableció esta marca. Recopilar Se deriva de la marca de tiempo en la que se actualiza el atributo de infracción de política del informe. Tipo de evento inferred
	Rechazado por el gerente	El aprobador de primer nivel ha revisado y rechazado el informe de gastos, lo que normalmente detiene el proceso. Se registra como un evento de rechazo en el registro del Workflow, a menudo con el motivo correspondiente.
Por qué es importante Analizar los eventos de rechazo es fundamental para comprender el KPI de tasa de rechazo de informes de gastos. Ayuda a identificar los motivos habituales de los fallos y las áreas que necesitan mejoras en el proceso. Dónde obtenerlo Se captura del historial del informe, donde se registran la acción de rechazo, la identidad de quien lo rechazó y la marca de tiempo. El estado del informe normalmente cambia a «Rechazado». Recopilar Se registra como una acción de rechazo diferenciada en el historial del Workflow del informe. Tipo de evento explicit
	Rechazado por finanzas	El departamento de finanzas ha revisado y rechazado el informe de gastos, deteniendo el proceso de reembolso. Este evento se registra en el historial del Workflow con una marca de tiempo y el motivo del rechazo.
Por qué es importante Identifica cuellos de botella y motivos de fallo en la etapa de revisión final. Es esencial para analizar la tasa de rechazo general y los problemas de cumplimiento. Dónde obtenerlo Se captura del historial del informe, donde se registra la acción de rechazo del equipo de finanzas, junto con una marca de tiempo y el usuario. Recopilar Se registra como una acción de rechazo diferenciada en el historial del Workflow del informe. Tipo de evento explicit
	Reembolso programado	Después de la aprobación final, el informe de gastos se pone en cola para procesar el pago. Este evento marca la transición de la aprobación a la fase de pago y suele capturarse cuando el estado del informe cambia a «Reembolsando».
Por qué es importante Marca el inicio del plazo de reembolso. Analizar la duración entre este evento y el pago real ayuda a identificar retrasos en el proceso de desembolso. Dónde obtenerlo Se infiere a partir de un cambio de estado del informe a «Reembolsando» o «Procesando pago», con su marca de tiempo asociada. Recopilar Se deriva de un cambio de estado que indica que el informe está en cola para el pago. Tipo de evento inferred
	Registrado en contabilidad	Los datos financieros del informe de gastos se han exportado y registrado en el sistema contable o ERP de la empresa. Este es el paso final y marca la finalización del proceso desde la perspectiva de los registros financieros.
Por qué es importante Representa el cierre final del informe de gastos en el sistema financiero. Es importante para medir el proceso completo de principio a fin y garantizar la sincronización de los datos. Dónde obtenerlo Se captura de los registros de integración entre Expensify y el software contable. Puede ser necesario combinar datos de dos sistemas. Recopilar Se registra en el historial de integración cuando los datos se sincronizan correctamente con el sistema contable. Tipo de evento explicit

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Expensify

Pasos

Inicie sesión en su cuenta de Expensify con permisos de Domain Admin o Policy Admin.
Vaya a la sección Configuración, después a Policies, y seleccione la política de grupo específica cuyos datos desea exportar.
En el menú de la izquierda, seleccione la opción Export Formats dentro de la categoría Informes.
Haga clic en Add a new export format para comenzar a crear el Template personalizado. Asigne al Template un nombre descriptivo, por ejemplo, ProcessMind Event Log Export.
En el editor del Template de exportación, seleccione el tipo de exportación Informes. Ahora definirá las columnas del archivo CSV. Utilice el botón Add a new column para añadir cada campo necesario.
Configure las columnas introduciendo las fórmulas exactas proporcionadas en la sección query siguiente. Esto incluye columnas para el ID del caso, las marcas de tiempo de cada actividad y todos los atributos necesarios y recomendados.
Después de añadir todas las columnas necesarias, haga clic en Guardar para crear el Template de exportación.
Vaya a la página Informes desde el menú principal de Expensify. Utilice los filtros para seleccionar los informes que desea analizar. Es fundamental establecer un rango de fechas concreto, por ejemplo, los últimos 3 a 6 meses, para garantizar un tamaño de archivo manejable.
Haga clic en el botón Export To y seleccione el Template que acaba de crear, ProcessMind Event Log Export, en la lista desplegable.
Expensify generará el archivo CSV y le enviará un enlace para descargarlo. Descargue el archivo en su equipo local. El archivo exportado tendrá un formato «ancho», con una fila por informe de gastos y columnas independientes para la marca de tiempo de cada actividad.
Transforme los datos descargados de un formato ancho a un formato largo adecuado para Process Mining. Puede utilizar herramientas como Microsoft Excel, con la función Unpivot Columns de Power Query, Python, con la biblioteca pandas, u otras herramientas de preparación de datos. El objetivo es tener una fila por actividad, con columnas para ExpenseReportId, ActivityName y EventTime.
Guarde los datos transformados como archivo CSV y cárguelos en la aplicación ProcessMind.

Configuración

Permisos de administrador: debe tener permisos de Domain Admin o Policy Admin para la política correspondiente a fin de crear y gestionar formatos de exportación.
Plantilla de exportación: debe configurar una plantilla de exportación personalizada. Este método no funciona con las plantillas predeterminadas.
Intervalo de fechas: se recomienda encarecidamente filtrar la exportación por un intervalo de fechas concreto, como 3 a 6 meses, para agilizar el proceso y mantener un tamaño de archivo manejable. Utilice Submitted Date como filtro principal.
Filtro de estado del informe: para capturar todo el ciclo de vida del proceso, no filtre por estado del informe. Exporte todos los informes del intervalo de fechas, incluidos los estados Open, Processing, Approved, Reimbursed y Closed.
Campos personalizados: atributos como EmployeeDepartment dependen de la configuración específica de Expensify de su organización. Si utiliza Tags o Report Fields para esta información, debe añadir la fórmula correspondiente, por ejemplo {report:tag:Department}, a la plantilla de exportación.

a Consulta de ejemplo sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Pasos

Requisitos y configuración: asegúrese de tener Python 3 instalado en su sistema. Instale la biblioteca requests necesaria ejecutando pip install requests en su terminal o símbolo del sistema. También necesitará las credenciales de API de Expensify.
Obtenga las credenciales de API de Expensify: inicie sesión en su cuenta de Expensify con privilegios de administrador. Vaya a Settings > Account > Integrations > Public API. Allí puede generar su partnerUserID y partnerUserSecret. Guarde estas credenciales de forma segura, ya que permiten acceder a los datos de su empresa.
Configure la plantilla de exportación de Expensify: el script utiliza una exportación de datos personalizada. En Expensify, vaya a Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Cree una plantilla de exportación nueva que incluya todas las columnas necesarias. Es fundamental incluir campos como Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations y el registro detallado Report History Log. Report History es esencial para capturar eventos como rechazos y comentarios.
Personalice el script de Python: copie el script proporcionado en un archivo, por ejemplo, extract_expensify_log.py. Sustituya los valores de marcador de posición de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE y EXPORT_TEMPLATE_NAME por sus credenciales, el intervalo de fechas deseado y el nombre exacto de la plantilla de exportación que configuró en el paso anterior.
Ejecute el script para descargar los datos: ejecute el script desde su terminal con python extract_expensify_log.py. Primero, el script se autenticará en la API de Expensify y después enviará una solicitud para exportar los datos de los informes. Consultará la API cada pocos segundos para comprobar si la exportación está lista.
Espere a que se descargue el archivo: cuando finalice el trabajo de exportación, el script descargará automáticamente el archivo CSV resultante y lo guardará como expensify_raw_export.csv en el mismo directorio.
Transforme los datos sin procesar en un registro de eventos: el script leerá el archivo descargado expensify_raw_export.csv. Recorrerá cada fila, que representa un único informe de gastos, y desanidará los datos. Para cada columna de fecha relevante y cada entrada del registro histórico, creará una fila independiente en el registro de eventos, correspondiente a una actividad empresarial.
Genere el archivo final del registro de eventos: después de procesar todos los informes de la exportación sin procesar, el script escribirá los datos transformados en un archivo nuevo llamado expensify_event_log.csv. Este archivo tendrá las columnas obligatorias ExpenseReportId, ActivityName y EventTime, además de otros atributos recomendados.
Prepare la carga en ProcessMind: abra el archivo final expensify_event_log.csv. Compruebe que los encabezados de las columnas coincidan con los requisitos y que el formato de los datos sea correcto. El archivo estará listo para cargarlo en ProcessMind para su análisis.

Configuración

Credenciales de API: se necesitan un partnerUserID y un partnerUserSecret válidos de Expensify para la autenticación. El usuario asociado a estas credenciales debe tener permisos para acceder a los datos de los informes y exportarlos.
Plantilla de exportación de Expensify: esta es la configuración más importante. Toda la extracción depende de una plantilla de exportación personalizada creada en la interfaz de Expensify. La plantilla debe contener todos los campos necesarios para derivar las actividades y los atributos, especialmente el registro detallado Report History, que contiene marcas de tiempo y comentarios de aprobaciones, rechazos y otros pasos del Workflow.
Filtros de intervalo de fechas: el script incluye las variables START_DATE y END_DATE. Se recomienda comenzar con un intervalo más corto, como 3 a 6 meses de datos, para comprobar que el proceso funciona correctamente antes de extraer conjuntos de datos más grandes.
Filtro de estado del informe: la solicitud de API del script puede modificarse para incluir un filtro reportState, por ejemplo, APPROVED, REIMBURSED o CLOSED, con el fin de limitar el alcance de la exportación. Esto puede ser útil para gestionar el volumen de datos o centrarse en procesos completados.
Entorno de Python: el script requiere un entorno Python 3 con la biblioteca requests instalada. No se necesitan otras bibliotecas especiales, por lo que la configuración es relativamente sencilla.

a Consulta de ejemplo python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Pasos

Confirme que el conector ETL o iPaaS seleccionado es compatible con Expensify y puede recuperar registros de informes, partidas de informes, registros detallados de historial o Workflow, datos de incumplimientos de políticas, registros de reembolsos o pagos, registros de exportación contable y cambios de estado de los informes. Las capacidades y los nombres de los objetos varían según el proveedor, por lo que debe configurar cada objeto de origen según la documentación del conector.
Cree una conexión de solo lectura a Expensify en el conector e introduzca las credenciales, los permisos, la configuración del tenant o espacio de trabajo y los filtros de empresa necesarios. Utilice el método de autenticación compatible con el conector y compruebe que la prueba de conexión se complete correctamente.
Configure la extracción incremental mediante una marca de tiempo de cambios del origen, cuando esté disponible. Si el conector no expone una marca de tiempo de cambios fiable, utilice una ventana móvil de extracción de 3 a 6 meses y conserve un identificador del registro de origen para eliminar duplicados.
Extraiga los datos de cabecera de los informes, las partidas de los informes, el historial detallado o los datos del Workflow, los incumplimientos de políticas, los reembolsos o pagos, las exportaciones contables y el historial de estados de los informes en tablas de preparación. Sustituya cada objeto de origen de marcador de posición de la consulta por el objeto o la tabla que exponga el conector seleccionado.
Asigne los campos de origen a los campos lógicos utilizados por la consulta. Las asignaciones obligatorias son ExpenseReportId, ActivityName y EventTime. Asigne también los campos opcionales cuando estén disponibles, incluidos ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment y PolicyViolationFlag.
Conserve las marcas de tiempo y los identificadores de origen durante la preparación. Convierta las marcas de tiempo a una zona horaria coherente, preferiblemente UTC, y conserve la marca de tiempo original si necesita trazabilidad para auditorías. No sobrescriba varios eventos de origen que tengan el mismo identificador de informe y la misma marca de tiempo.
Configure la consulta de transformación para crear una fila por cada actividad explícita. La consulta incluye las 13 actividades obligatorias y utiliza UNION ALL para que ProcessMind reciba el registro de eventos tal como está, sin depender de eventos inferidos.
Valide que ExpenseReportId y EventTime estén completos en cada fila de salida, que ActivityName contenga únicamente los nombres de actividad definidos y que los atributos opcionales estén completos cuando el origen los proporcione. Investigue las filas duplicadas causadas por la paginación del conector, las ventanas de extracción superpuestas o los registros de origen repetidos.
Programe el pipeline con una frecuencia adecuada para el proceso, por ejemplo, cada hora o cada día. Utilice una marca de agua o una ventana móvil con solapamiento para capturar historiales que lleguen tarde y elimine después los duplicados mediante el identificador del evento de origen, cuando esté disponible.
Exporte el resultado final como archivo plano o vista de base de datos que contenga, como mínimo, ExpenseReportId, ActivityName y EventTime. Incluya los atributos recomendados cuando estén disponibles, verifique la codificación UTF-8 y el formato de las marcas de tiempo, y cargue o conecte el resultado a ProcessMind como registro de eventos utilizando Expense Report ID como identificador del caso.

Configuración

Selección del conector: utilice un conector ETL o iPaaS comercial que sea compatible explícitamente con los objetos de datos necesarios de Expensify. Confirme que admite el historial de informes, las acciones de aprobación, los incumplimientos de políticas, los eventos de reembolso, las exportaciones contables y los cambios de estado antes de implementarlo.
Configuración de los objetos de origen: sustituya [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] y [Your report status history table] por los objetos que exponga el conector seleccionado. No dé por hecho que estos objetos lógicos tienen los mismos nombres en el conector.
Intervalo de fechas: comience con un historial de 3 a 6 meses. Amplíe el intervalo solo después de validar el rendimiento del conector, los límites de la API, la retención del origen y el volumen de eventos de ProcessMind.
Carga incremental: priorice una marca de tiempo de modificación o un cursor compatibles con el conector. Utilice una ventana móvil con solapamiento cuando los eventos puedan llegar tarde y elimine duplicados mediante un identificador de evento de origen estable, cuando esté disponible.
Filtros: aplique [Your company filter] o el filtro equivalente de tenant, espacio de trabajo, entidad, departamento, política de informes y estado del informe únicamente cuando coincidan con el alcance previsto del proceso. Evite excluir los informes cerrados si el análisis requiere cubrir todo el ciclo de vida.
Gestión de marcas de tiempo: normalice EventTime a UTC o a otra zona horaria documentada. Conserve la precisión del origen cuando esté disponible, ya que varias actividades pueden producirse con poca diferencia de tiempo.
Asignación de actividades: configure exactamente los valores de ActivityName como Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted y Report Closed.
Atributos opcionales: complete ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment y PolicyViolationFlag a partir del objeto de origen más fiable. Utilice NULL cuando el conector no exponga un valor, en lugar de inventarlo.
Rendimiento: limite la extracción al intervalo de fechas y al alcance del proceso necesarios, active la paginación, utilice cargas incrementales, prepare los datos de origen antes de transformarlos y particione las tablas de historial grandes por fecha del evento cuando sea compatible.
Requisitos previos: obtenga la autorización de Expensify, la licencia del conector, los permisos de API o integración, el acceso a los datos necesarios de informes y Workflow, permisos de escritura en el almacén de destino y permisos para cargar datos o establecer conexiones en ProcessMind.
Calidad de los datos: confirme que los identificadores de los informes sean estables en todos los objetos de origen, que los campos de moneda e importe utilicen una convención documentada y que el historial de origen no se trunque silenciosamente por los límites del conector.

a Consulta de ejemplo sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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