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Su Template de datos para la gestión de gastos

Expensify

Atributos de gestión de gastos(20) Actividades de gestión de gastos(13) Guías de extracción(3)

Su Template de datos para la gestión de gastos

Este Template ofrece una guía clara para recopilar los datos necesarios y analizar el proceso de gestión de gastos. Indica qué atributos importantes recopilar, qué actividades clave registrar y cómo extraer esta información de su sistema Expensify. Utilice este recurso para preparar los datos y obtener información útil mediante Process Mining.

Atributos recomendados para un análisis completo
Actividades clave que debe registrar para descubrir el proceso con precisión
Instrucciones prácticas para extraer los datos

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

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Atributos de gestión de gastos

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su Registro de eventos y analizar y optimizar la gestión de gastos de forma completa.

3 Obligatorio 5 Recomendado 12 Opcional

	Nombre	Descripción
	Hora del evento EventTime	Fecha y hora que indican cuándo ocurrió una actividad o un evento específico relacionado con un informe de gastos.
Descripción La hora del evento proporciona la fecha y hora exactas de cada actividad del proceso. Esta información temporal es esencial para calcular los tiempos de ciclo, las duraciones y los tiempos de espera entre los distintos pasos. Permite analizar cuellos de botella, tendencias de rendimiento a lo largo del tiempo y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Sin marcas de tiempo precisas, el análisis de Process Mining se limita a descubrir el flujo. Por qué es importante Las marcas de tiempo son esenciales para todos los análisis basados en el tiempo, incluidos el cálculo de los tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el seguimiento del rendimiento del proceso. Dónde obtenerlo Es la marca de tiempo de creación asociada a cada entrada del historial o cambio de estado de los datos del informe de Expensify. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID del informe de gastos ExpenseReportId	Identificador único de un informe de gastos que agrupa todas las actividades relacionadas, desde el envío hasta el reembolso.
Descripción El ID del informe de gastos es el identificador principal del caso en el proceso de gestión de gastos. Cada ID representa un conjunto de gastos que un empleado envía para su aprobación y reembolso. Este atributo es fundamental para seguir el recorrido completo del informe y reconstruir todo su ciclo de vida, incluidos los envíos, las aprobaciones, los rechazos y los pagos. Por qué es importante Permite agrupar todos los eventos relacionados en una sola instancia del proceso, que es la base de cualquier análisis de Process Mining. Dónde obtenerlo Es la clave principal del objeto de datos de informes de gastos y suele estar disponible en el endpoint de informes de la API de Expensify como 'reportID'. Ejemplos RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nombre de la actividad ActivityName	Nombre del evento de negocio que ocurrió en un momento determinado en relación con un informe de gastos.
Descripción El nombre de la actividad describe un paso o hito específico del proceso de gestión de gastos, como 'Informe de gastos enviado' o 'Aprobado por el gerente'. Es la base del mapa de procesos y permite visualizar el flujo de trabajo, identificar las rutas más frecuentes y detectar desviaciones o cuellos de botella. Analizar la secuencia de actividades es fundamental para comprender la eficiencia y el cumplimiento del proceso. Por qué es importante Este atributo define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo del proceso, sus variaciones y los ciclos de retrabajo. Dónde obtenerlo Este atributo suele obtenerse al asignar los cambios de estado, los comentarios o las entradas del historial de Expensify a una lista estandarizada de actividades. Ejemplos Expense Report SubmittedAprobado por el gerenteRechazado por finanzasReembolso efectuado
	Aprobador Approver	Nombre o ID del usuario responsable de aprobar o rechazar el informe de gastos.
Descripción El atributo Aprobador identifica al gerente o integrante del equipo de finanzas que actúa sobre un informe de gastos enviado. Es esencial para analizar aspectos específicos de cada aprobador, como los tiempos de aprobación, las tasas de rechazo y la distribución de la carga de trabajo. Comprender el desempeño de quienes aprueban puede ayudar a detectar necesidades de formación, redistribuir el trabajo y agilizar el proceso de aprobación. Por qué es importante Este atributo es clave para analizar los cuellos de botella en las aprobaciones, la distribución de la carga de trabajo y las tasas de rechazo de cada aprobador. Dónde obtenerlo Esta información se encuentra en el historial o el registro del flujo de trabajo del informe y suele estar asociada a eventos de aprobación o rechazo. El campo puede llamarse 'managerEmail' o algo similar. Ejemplos jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Departamento del empleado EmployeeDepartment	Departamento o unidad de negocio a la que pertenece la persona que envía el informe.
Descripción Este atributo indica el departamento de la organización al que pertenece el empleado que envía el informe de gastos, como 'Ventas', 'Ingeniería' o 'Marketing'. Es una dimensión clave para comparar los tiempos de ciclo, las tasas de rechazo y el cumplimiento de las políticas entre distintas áreas de la empresa. Esto ayuda a detectar problemas específicos de cada departamento o necesidades de formación. Por qué es importante Permite analizar en detalle y comparar el rendimiento y el cumplimiento de los procesos en distintas unidades de negocio. Dónde obtenerlo Esta información puede almacenarse como una etiqueta en el informe o asociarse al perfil de usuario de quien lo envía en Expensify. Es posible que se deba completar con datos de un sistema externo de RR. HH. Ejemplos VentasMarketingIngenieríaFinanzas
	Importe total del informe ReportTotalAmount	Valor monetario total del informe de gastos.
Descripción Este atributo representa la suma de todos los gastos incluidos en un informe. Es una métrica financiera clave para distintos análisis, como identificar gastos de importe elevado que podrían requerir una revisión adicional o seguir otra ruta de aprobación. También se utiliza en los informes financieros y para comprender los patrones de gasto de la organización. Por qué es importante Permite analizar los informes de gastos de importe elevado, ayuda a identificar tendencias de gasto y es fundamental para los Dashboards financieros y de cumplimiento. Dónde obtenerlo Está disponible en el objeto de informes de Expensify y suele llamarse 'total' o 'amount'. Ejemplos 150.752500.0089.50
	Indicador de incumplimiento de políticas PolicyViolationFlag	Indicador booleano que es verdadero si el informe se marcó por incumplir una política.
Descripción Este indicador señala si un informe de gastos ha generado uno o más incumplimientos de políticas, como superar un límite de gasto o no incluir un recibo. El sistema automatizado de Expensify suele marcar estos problemas. Este atributo es esencial para el Dashboard de resumen de incumplimientos de políticas, ya que ayuda a cuantificar los problemas de cumplimiento y a determinar dónde conviene mejorar. Por qué es importante Mide directamente el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar los informes que requieren una revisión adicional, por lo que es un dato clave para los Dashboards de cumplimiento. Dónde obtenerlo Los informes de Expensify suelen incluir un campo o estado específico que indica un incumplimiento, como 'hasViolations' u otro indicador booleano similar. Ejemplos truefalse
	Persona que envía Submitter	Empleado que creó y envió el informe de gastos.
Descripción El atributo Persona que envía identifica al empleado que realizó los gastos y solicita el reembolso. Esta información se utiliza para analizar los patrones de gasto por empleado, departamento o función. Ayuda a determinar qué empleados o grupos sufren más demoras o registran más incumplimientos de políticas, y contribuye a analizar mejor la experiencia del empleado. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento del proceso desde la perspectiva del empleado e identificar grupos que suelen tener problemas o sufrir demoras. Dónde obtenerlo Es un campo principal del objeto de informe de gastos y suele llamarse 'policyEmail', 'submitterEmail' o 'employeeEmail'. Ejemplos sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	Aprobación en el primer intento IsFirstPassApproval	Indicador calculado que es verdadero si el informe se aprobó sin rechazos ni revisiones.
Descripción Este indicador booleano se calcula para cada informe de gastos y permite determinar si completó el proceso de aprobación sin resultados negativos, como un rechazo o una devolución para revisión. Mide directamente la calidad y la eficiencia del proceso y se utiliza en el KPI de tasa de aprobación en el primer intento. Una tasa alta indica que los informes tienen buena calidad y que las políticas se comprenden bien. Por qué es importante Mide directamente la calidad de los informes iniciales y la eficiencia del flujo de aprobación, y permite conocer la frecuencia del trabajo repetido. Dónde obtenerlo Se calcula comprobando la secuencia de actividades de un ExpenseReportId determinado. Si la secuencia no contiene «Manager Rejected», «Finance Rejected» ni «Report Sent Back For Revision», el indicador es verdadero. Ejemplos truefalse
	Categoría del gasto ExpenseCategory	Categoría asignada a una partida de gasto individual dentro de un informe.
Descripción La categoría del gasto clasifica el tipo de gasto, como 'Viajes', 'Comidas y entretenimiento' o 'Software'. Aunque un informe puede incluir varias categorías, este atributo suele desnormalizarse al nivel del informe, por ejemplo, tomando la categoría más frecuente o la de mayor importe. Se utiliza para analizar tendencias de gasto y comprobar el cumplimiento de las políticas para tipos de gastos específicos. Por qué es importante Ayuda a analizar los patrones de gasto, los incumplimientos de políticas y los tiempos de aprobación de los distintos tipos de gastos. Dónde obtenerlo Se encuentra en el nivel de partida ('transactions') dentro de un informe. Se necesita una agregación o regla de negocio para asignarla al nivel del caso. Ejemplos Pasajes aéreosAlojamientoComidasMaterial de oficina
	Estado del informe ReportStatus	Estado actual del informe de gastos en su ciclo de vida.
Descripción El estado del informe indica en qué punto del proceso se encuentra, por ejemplo, 'ABIERTO', 'ENVIADO', 'APROBADO', 'REEMBOLSADO' o 'CERRADO'. Ofrece una instantánea del avance del informe. En Process Mining, este atributo suele utilizarse para obtener el nombre de la actividad, pero también puede servir como dimensión para analizar cuánto tiempo permanecen los informes en cada estado. Por qué es importante Indica el estado actual de un caso y suele ser la fuente para obtener el registro de actividades de Process Mining. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de informe de Expensify y suele llamarse 'status' o 'state'. Ejemplos ENVIADOAPROBADOREEMBOLSADOCERRADO
	Hora de finalización del evento EventEndTime	Marca de tiempo que indica cuándo terminó una actividad específica. Es útil para las actividades cuya duración se puede medir.
Descripción Aunque muchas actividades de gestión de gastos son instantáneas, algunas, como la 'Revisión del gerente', pueden modelarse con una hora de inicio y otra de finalización. La hora de finalización del evento marca el fin de esa actividad. Se utiliza junto con la hora de inicio para calcular el tiempo de procesamiento exacto de cada paso y ofrecer una visión más detallada de cómo se distribuye el tiempo. Por qué es importante Permite calcular los tiempos de procesamiento de las actividades y distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera. Dónde obtenerlo Por lo general, no es un campo directo. Se obtiene a partir de la marca de tiempo del siguiente evento de la secuencia para el mismo caso. Ejemplos 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Método de pago PaymentMethod	Método utilizado para reembolsar al empleado.
Descripción Este atributo describe cómo se reembolsó al empleado, por ejemplo, mediante 'Depósito directo (ACH)', 'PayPal' o 'Tarjeta de crédito de la empresa'. Analizar el método de pago ayuda a comprender la etapa de reembolso del proceso, sobre todo si algunos métodos se asocian con demoras más largas. Aporta contexto adicional sobre los pasos finales del proceso. Por qué es importante Aporta contexto sobre la fase de reembolso y permite analizar las demoras o los costes asociados a los distintos métodos de desembolso. Dónde obtenerlo Esta información suele estar disponible en los detalles del reembolso de un informe cerrado. Ejemplos ACHPayPalBill.com
	Moneda Currency	Código de moneda de los importes del informe de gastos.
Descripción El atributo Moneda especifica la moneda del importe total del informe, como USD, EUR o GBP. Es fundamental para las organizaciones que operan en varios países, ya que permite interpretar correctamente los datos financieros. Todos los valores monetarios deben analizarse junto con este atributo para evitar agregaciones incorrectas. Por qué es importante Permite realizar análisis e informes financieros precisos al aportar el contexto necesario para todos los valores monetarios. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de informe de Expensify y suele llamarse 'currency'. Ejemplos USDEURGBPCAD
	Motivo del rechazo RejectionReason	Motivo que indica quien aprueba al rechazar un informe de gastos o devolverlo para su revisión.
Descripción Cuando se rechaza un informe de gastos, quien lo aprueba suele poder indicar el motivo. Este atributo de texto recoge esa explicación y aporta información cualitativa muy valiosa sobre las causas del rechazo. Analizar los motivos ayuda a detectar errores frecuentes al enviar informes, políticas poco claras o necesidades de formación, y contribuye directamente a mejorar la tasa de aprobación en el primer intento. Por qué es importante Aporta datos cualitativos que explican por qué se produce el retrabajo, algo fundamental para analizar las causas raíz de los rechazos de informes. Dónde obtenerlo Esta información suele encontrarse en los comentarios o en la entrada del historial asociada a un evento de rechazo. Ejemplos Falta el recibo de un gasto superior a 75 USDSe seleccionó una categoría de gasto incorrectaSe envió un gasto duplicado
	Nombre de la política PolicyName	Nombre de la política de gastos aplicada al informe.
Descripción En Expensify, distintos grupos de empleados pueden estar sujetos a diferentes políticas de gastos. Este atributo identifica la política específica que establece las reglas del informe. Es una dimensión clave para el análisis, ya que permite comparar el cumplimiento y la eficiencia entre políticas con reglas y flujos de aprobación distintos. Por qué es importante Permite segmentar el análisis del proceso según el conjunto de reglas aplicado, algo esencial para comprender las variaciones derivadas de las distintas políticas. Dónde obtenerlo Es un campo estándar del objeto de informe de Expensify y suele llamarse 'policyID' o 'policyName'. Ejemplos Política para empleados de EE. UU.Política del equipo de ventas del Reino UnidoPolítica de viajes ejecutivos
	Resultado de la auditoría AuditOutcome	Resultado de una auditoría manual o automatizada del informe de gastos.
Descripción Este atributo recoge el resultado de una auditoría, que puede ser 'Aprobado', 'Rechazado' o 'Aprobado con observaciones'. Es pertinente para las empresas que incluyen una etapa formal de auditoría en el proceso de gastos, ya sea para todos los informes o para una muestra. Analizar los resultados ayuda a comprender el nivel de cumplimiento y la eficacia de los controles existentes. Por qué es importante Mide directamente el resultado de las comprobaciones de cumplimiento y es esencial para analizar la eficacia del proceso de auditoría. Dónde obtenerlo Probablemente sea un atributo conceptual o se almacene como etiqueta o comentario. Su existencia depende de la configuración específica del proceso de la empresa en Expensify. Ejemplos AprobadoRechazado: incumplimiento de políticasAprobado con observaciones
	Sistema de origen SourceSystem	Sistema del que se extrajeron los datos.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos del proceso, que en este caso es 'Expensify'. Es importante para la gobernanza de datos, especialmente cuando se combinan datos de varios sistemas. Ayuda a rastrear su linaje y a comprender el contexto del proceso. Por qué es importante Aporta contexto esencial sobre el linaje de los datos y ayuda a distinguir los procesos cuando se cargan datos de varios sistemas de origen en el mismo entorno. Dónde obtenerlo Es un valor estático ('Expensify') que debe agregarse durante la transformación de los datos. Ejemplos ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Tiempo de ciclo total TotalCycleTime	Tiempo total transcurrido desde la creación del primer evento hasta la finalización del último evento de un informe de gastos.
Descripción El tiempo de ciclo total se calcula por caso y mide la duración de principio a fin del proceso de gestión de gastos de un informe. Es un indicador clave de rendimiento (KPI) de la eficiencia general del proceso. Se calcula restando la marca de tiempo de la primera actividad (por ejemplo, «Informe de gastos creado») a la de la última (por ejemplo, «Reembolso ejecutado»). Por qué es importante Este es un KPI clave para medir la velocidad general del proceso e identificar casos prolongados que podrían indicar problemas sistémicos. Dónde obtenerlo Este atributo se calcula como (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) para cada ExpenseReportId. Ejemplos 6048001209600259200
	Última actualización de los datos LastDataUpdate	Marca de tiempo que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción y actualización de los datos en la herramienta de Process Mining. Permite conocer la actualidad de los datos y es fundamental para saber qué tan reciente es el análisis. Así, los usuarios pueden confiar en la información y tomar decisiones fundamentadas con datos oportunos. Por qué es importante Permite saber si los datos están actualizados, algo fundamental para que el análisis del proceso sea pertinente y preciso. Dónde obtenerlo Suele ser la marca de tiempo del proceso de extracción de datos, agregada durante la transformación de datos (ETL). Ejemplos 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de gestión de gastos

Estos son los pasos clave y los hitos que debe registrar en su Registro de eventos para descubrir el proceso con precisión e identificar cuellos de botella.

7 Recomendado 6 Opcional

	Actividad	Descripción
	Aprobado por el gerente	El gerente directo o la persona responsable de la primera aprobación revisa y aprueba el informe de gastos. Este evento se registra en el historial del flujo de trabajo de aprobación, que incluye la acción de aprobación y su fecha y hora.
Por qué es importante Es un hito clave del proceso de aprobación. Analizar el tiempo transcurrido desde el envío hasta este evento ayuda a detectar cuellos de botella relacionados con la aprobación del gerente y a medir el KPI Tiempo de ciclo de aprobación del gerente. Dónde obtenerlo Se obtiene del historial o del registro de auditoría del informe, donde se anotan explícitamente la acción de aprobación, el nombre de quien aprobó y la fecha y hora. Capturar Se registra como una acción de aprobación independiente en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Aprobado por finanzas	El área de finanzas o la persona responsable de la aprobación final revisa y aprueba definitivamente el informe de gastos. Esta acción queda registrada en el historial del flujo de trabajo y suele cambiar el estado del informe a 'Aprobado'.
Por qué es importante Es la última instancia de aprobación antes del reembolso. El tiempo que lleva este paso es clave para el tiempo de ciclo total y el KPI Tiempo promedio de reembolso. Dónde obtenerlo Se obtiene del historial o del registro de auditoría del informe, donde se anotan la aprobación final, la persona del equipo de finanzas que aprobó y la fecha y hora. Capturar Se registra como una acción de aprobación final independiente en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Expense Report Created	Indica que un empleado ha iniciado un nuevo informe de gastos. Por lo general, se registra como un evento explícito con la marca de tiempo de creación, cuando el informe se guarda por primera vez en Expensify.
Por qué es importante Esta actividad es el punto de partida de todo análisis del proceso y resulta esencial para medir el tiempo de ciclo total desde la creación hasta el reembolso. Dónde obtenerlo Este evento se obtiene de la marca de tiempo de creación del informe, registrada en el historial de informes o en los registros de auditoría de Expensify. Todos los objetos de informe tienen una fecha de creación. Capturar Se registra cuando se crea y guarda el informe de gastos por primera vez. Tipo de evento explicit
	Expense Report Submitted	El empleado envía oficialmente el informe de gastos completo para iniciar el flujo de trabajo de aprobación. Este paso marca el cambio de la introducción de datos a la revisión y suele registrarse mediante un cambio de estado y una marca de tiempo de envío.
Por qué es importante Esta actividad es un hito clave que inicia el ciclo de aprobación. Sirve como punto de partida para medir los tiempos de revisión de gerentes y del área de finanzas. Dónde obtenerlo Se deduce del cambio de estado del informe de «Open» o «Draft» a «Processing» o «Submitted», junto con la marca de tiempo correspondiente. Capturar Se deduce del cambio de estado a «Processing» y de la marca de tiempo de envío correspondiente. Tipo de evento inferred
	Informe cerrado	El informe de gastos se cierra formalmente en el sistema una vez completadas todas las acciones, incluido el reembolso y la sincronización contable. Este evento suele deducirse de un estado final, como 'Cerrado'.
Por qué es importante Proporciona un punto final definitivo para el proceso, distinto del reembolso, y resulta útil para analizar los últimos pasos contables y de archivo. Dónde obtenerlo Se deduce cuando el estado del informe cambia a un estado final, como 'Cerrado'. Esto suele ocurrir después del reembolso y la exportación contable. Capturar Se obtiene cuando el estado del informe cambia a 'Cerrado', junto con la fecha y hora correspondientes. Tipo de evento inferred
	Informe devuelto para revisión	Una persona responsable de la aprobación, ya sea gerente o integrante del área de finanzas, devuelve el informe al empleado para que lo corrija o aporte más información. Esto suele deducirse cuando el estado cambia a 'Abierto' después de haber estado en 'En procesamiento'.
Por qué es importante Esta actividad representa un retrabajo, una de las principales fuentes de ineficiencia. Hacerle seguimiento permite cuantificar los ciclos de retrabajo, medir el KPI Tasa de retrabajo e identificar las causas raíz. Dónde obtenerlo Se deduce cuando el estado del informe cambia de 'En procesamiento' o 'Enviado' a 'Abierto'. La fecha y hora de este cambio de estado marcan el evento. Capturar Se obtiene cuando el estado del informe cambia de 'En procesamiento' a 'Abierto'. Tipo de evento inferred
	Reembolso efectuado	El pago se envió correctamente al empleado, con lo que concluye la etapa de reembolso del proceso. Este evento se obtiene de los registros de procesamiento de pagos o de una actualización final del estado en Expensify.
Por qué es importante Es un punto final clave para medir los tiempos de ciclo desde la perspectiva del empleado. Es fundamental para los KPI Tiempo promedio del ciclo del informe de gastos y Tiempo promedio de reembolso. Dónde obtenerlo Se deduce cuando el estado del informe cambia a 'Reembolsado'. La integración de Expensify con los sistemas de pago proporciona la fecha y hora de este cambio. Capturar Se obtiene cuando el estado del informe cambia a 'Reembolsado', junto con la fecha y hora correspondientes. Tipo de evento inferred
	Contabilizado	Los datos financieros del informe de gastos se exportaron y contabilizaron en el sistema contable o ERP de la empresa. Este es el último paso y marca la finalización del proceso desde la perspectiva de los registros financieros.
Por qué es importante Representa el cierre definitivo del informe de gastos en el sistema financiero. Es importante para medir el proceso completo de principio a fin y garantizar la sincronización de los datos. Dónde obtenerlo Se obtiene de los registros de integración entre Expensify y el software de contabilidad. Puede ser necesario combinar datos de ambos sistemas. Capturar Se registra en el historial de integración cuando los datos se sincronizan correctamente con el sistema contable. Tipo de evento explicit
	Expense Added To Report	Indica que un empleado añade al informe una partida concreta, como un recibo escaneado o un gasto introducido manualmente. Se registra en el historial detallado del informe.
Por qué es importante Analizar el tiempo entre la creación del informe y la incorporación de los gastos puede revelar retrasos en la recopilación de comprobantes o en la preparación del envío por parte del personal. Dónde obtenerlo Se obtiene del registro de auditoría o del historial del informe de gastos, donde se registran acciones como añadir partidas de gastos. Capturar Se registra en el historial del informe cada vez que se añade una nueva partida de gastos. Tipo de evento explicit
	Policy Violation Flagged	Una comprobación automática detecta un gasto que infringe las políticas de la empresa, por ejemplo, porque supera el presupuesto o no incluye un recibo. Este evento se registra cuando se activa una marca de infracción de políticas en el informe o en una partida.
Por qué es importante Señala problemas de cumplimiento y ayuda a identificar las políticas que se infringen con frecuencia, para que pueda ofrecer formación específica o aclarar las políticas. Es un dato clave para el KPI «Policy Violation Count». Dónde obtenerlo Se deduce cuando la marca o el atributo «Policy Violation» de los datos del informe de gastos se establece en true. La marca de tiempo corresponde al momento en que se activó la marca. Capturar Se obtiene de la marca de tiempo en que se actualiza el atributo de infracción de políticas del informe. Tipo de evento inferred
	Rechazado por el gerente	La persona responsable de la primera aprobación revisa y rechaza el informe de gastos, lo que suele detener el proceso. El rechazo queda registrado como un evento en el registro del flujo de trabajo, a menudo con el motivo correspondiente.
Por qué es importante Analizar los eventos de rechazo es clave para comprender el KPI Tasa de rechazo de informes de gastos. Permite identificar los motivos más frecuentes y las áreas que necesitan mejoras en el proceso. Dónde obtenerlo Se obtiene del historial del informe, donde se registran la acción de rechazo, la identidad de quien lo rechazó y la fecha y hora. El estado del informe suele cambiar a 'Rechazado'. Capturar Se registra como una acción de rechazo independiente en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Rechazado por finanzas	El área de finanzas revisa y rechaza el informe de gastos, lo que detiene el proceso de reembolso. El evento queda registrado en el historial del flujo de trabajo, junto con la fecha y hora y el motivo del rechazo.
Por qué es importante Permite identificar cuellos de botella y motivos de rechazo en la etapa de revisión final. Es esencial para analizar la tasa general de rechazo y los problemas de cumplimiento. Dónde obtenerlo Se obtiene del historial del informe, donde se registra la acción de rechazo del equipo de finanzas, junto con la fecha y hora y el usuario. Capturar Se registra como una acción de rechazo independiente en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Reembolso programado	Tras la aprobación final, el informe de gastos queda en cola para procesar el pago. Este evento marca el paso de la aprobación a la fase de pago y suele registrarse cuando el estado del informe cambia a 'En proceso de reembolso'.
Por qué es importante Marca el inicio del tiempo de reembolso. Analizar el tiempo transcurrido entre este evento y el pago efectivo ayuda a detectar demoras en el proceso de desembolso. Dónde obtenerlo Se deduce cuando el estado del informe cambia a 'En proceso de reembolso' o 'Procesando pago', junto con la fecha y hora correspondientes. Capturar Se obtiene a partir de un cambio de estado que indica que el informe está en cola para el pago. Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Expensify

Pasos

Inicie sesión en su cuenta de Expensify con permisos de administrador del dominio o de políticas.
Vaya a la sección Configuración, luego a Policies y seleccione la política de grupo específica cuyos datos desea exportar.
En el menú de la izquierda, seleccione Export Formats dentro de la categoría Informes.
Haga clic en Add a new export format para crear el Template personalizado. Asígnele un nombre descriptivo, por ejemplo, ProcessMind Event Log Export.
En el editor del Template de exportación, seleccione el tipo de exportación Informes. A continuación, defina las columnas del archivo CSV. Haga clic en Add a new column para añadir cada campo necesario.
Configure las columnas introduciendo las fórmulas exactas que se indican en la sección query a continuación. Incluya las columnas para el ID del caso, las marcas de tiempo de cada actividad y todos los atributos obligatorios y recomendados.
Cuando haya añadido todas las columnas necesarias, haga clic en Guardar para crear el Template de exportación.
Vaya a la página Informes desde el menú principal de Expensify. Use los filtros para seleccionar los informes que desea analizar. Es fundamental establecer un intervalo de fechas específico, por ejemplo, los últimos 3 a 6 meses, para que el archivo tenga un tamaño manejable.
Haga clic en el botón Export To y seleccione en la lista desplegable el Template que acaba de crear: ProcessMind Event Log Export.
Expensify generará el archivo CSV y le enviará un enlace para descargarlo. Descargue el archivo en su equipo. El archivo exportado tendrá un formato «ancho»: una fila por informe de gastos y columnas separadas para la marca de tiempo de cada actividad.
Transforme los datos descargados de un formato ancho a uno largo, adecuado para Process Mining. Puede utilizar herramientas como Microsoft Excel (con la función Anular dinamización de columnas de Power Query), Python (con la biblioteca pandas) u otras herramientas de preparación de datos. El objetivo es obtener una fila por actividad, con columnas para ExpenseReportId, ActivityName y EventTime.
Guarde los datos transformados como archivo CSV y cárguelos en la aplicación ProcessMind.

Configuración

Permisos de administrador: Debe tener permisos de administrador del dominio o de políticas para la política correspondiente, a fin de crear y gestionar formatos de exportación.
Template de exportación: Debe configurar un Template de exportación personalizado. Este método no funciona con los Templates predeterminados.
Intervalo de fechas: Se recomienda encarecidamente filtrar la exportación por un intervalo de fechas específico, como de 3 a 6 meses, para agilizar el proceso y mantener un tamaño manejable del archivo resultante. Utilice Submitted Date como filtro principal.
Filtro por estado del informe: Para capturar todo el ciclo de vida del proceso, no filtre por estado del informe. Exporte todos los informes del intervalo de fechas, incluidos los estados Open, Processing, Approved, Reimbursed y Closed.
Campos personalizados: Atributos como EmployeeDepartment dependen de la configuración específica de Expensify de su organización. Si utiliza Tags o campos de informe para esta información, debe añadir la fórmula correspondiente al Template de exportación, por ejemplo, {report:tag:Department}.

Consulta de ejemplo sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Pasos

Requisitos previos y configuración: Asegúrese de tener Python 3 instalado en su sistema. Instale la biblioteca requests necesaria ejecutando pip install requests en la terminal o el símbolo del sistema. También necesitará las credenciales de API de Expensify.
Obtenga las credenciales de API de Expensify: Inicie sesión en su cuenta de Expensify con privilegios de administrador. Vaya a Settings > Account > Integrations > Public API. Allí puede generar partnerUserID y partnerUserSecret. Guarde estas credenciales de forma segura, ya que permiten acceder a los datos de su empresa.
Configure el Template de exportación de Expensify: El script utiliza una exportación de datos personalizada. En Expensify, vaya a Settings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formats. Cree un Template de exportación que incluya todas las columnas necesarias. Es fundamental incluir campos como Report ID, Created Date, Submitted Date, Approved Date, Reimbursed Date, Closed Date, Total Amount, Submitter Email, Approver Details, Policy Violations y el registro detallado Report History Log. Report History es esencial para capturar eventos como rechazos y comentarios.
Personalice el script de Python: Copie el script de Python proporcionado en un archivo, por ejemplo, extract_expensify_log.py. Sustituya los valores de ejemplo de PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE y EXPORT_TEMPLATE_NAME por sus credenciales, el intervalo de fechas deseado y el nombre exacto del Template de exportación que configuró en el paso anterior.
Ejecute el script para descargar los datos: Ejecute el script desde la terminal con python extract_expensify_log.py. Primero, el script se autenticará con la API de Expensify y, después, enviará una solicitud para exportar los datos de los informes. Consultará la API cada pocos segundos para comprobar si la exportación está lista.
Espere a que se descargue el archivo: Cuando finalice la tarea de exportación, el script descargará automáticamente el archivo CSV resultante y lo guardará como expensify_raw_export.csv en el mismo directorio.
Transforme los datos sin procesar en un Registro de eventos: El script leerá expensify_raw_export.csv. Recorrerá cada fila, que representa un informe de gastos, y desglosará los datos. Para cada columna de fecha pertinente y cada entrada del registro histórico, creará una fila independiente en el Registro de eventos, correspondiente a una actividad empresarial.
Genere el archivo final del Registro de eventos: Una vez procesados todos los informes de la exportación sin procesar, el script escribirá los datos transformados en un nuevo archivo llamado expensify_event_log.csv. Este archivo incluirá las columnas obligatorias ExpenseReportId, ActivityName y EventTime, además de otros atributos recomendados.
Prepare la carga en ProcessMind: Abra el archivo final expensify_event_log.csv. Compruebe que los encabezados de las columnas coincidan con los requisitos y que el formato de los datos sea correcto. El archivo ya está listo para cargarse en ProcessMind y analizarse.

Configuración

Credenciales de API: Para la autenticación se necesitan un partnerUserID y un partnerUserSecret válidos de Expensify. El usuario asociado a estas credenciales debe tener permisos para acceder a los datos de los informes y exportarlos.
Template de exportación de Expensify: Esta es la configuración más importante. Toda la extracción depende de un Template de exportación personalizado creado en la interfaz de Expensify. Debe incluir todos los campos necesarios para obtener las actividades y los atributos, en especial el registro detallado Report History, que contiene marcas de tiempo y comentarios sobre aprobaciones, rechazos y otros pasos del flujo de trabajo.
Filtros de intervalo de fechas: El script incluye las variables START_DATE y END_DATE. Se recomienda comenzar con un intervalo más corto, por ejemplo, de 3 a 6 meses de datos, para comprobar que el proceso funciona antes de extraer conjuntos de datos más grandes.
Filtro por estado del informe: Puede modificar la solicitud de API del script para incluir un filtro reportState (por ejemplo, APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) y limitar el alcance de la exportación. Esto puede ayudar a gestionar el volumen de datos o centrarse en procesos completados.
Entorno de Python: El script requiere un entorno con Python 3 y la biblioteca requests instalada. No necesita otras bibliotecas especiales, por lo que la configuración es relativamente sencilla.

Consulta de ejemplo python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Pasos

Confirme que el conector ETL o iPaaS seleccionado sea compatible con Expensify y pueda recuperar registros de informes, partidas de informes, historial de informes o registros del flujo de trabajo, datos de infracciones de políticas, registros de reembolsos o pagos, registros de exportación contable y cambios en el estado de los informes. Las funciones del conector y los nombres de los objetos varían según el proveedor; configure cada objeto de origen siguiendo la documentación del conector.
Cree en el conector una conexión de solo lectura con Expensify y proporcione las credenciales, los permisos de acceso, la configuración del inquilino o espacio de trabajo y los filtros de empresa necesarios. Utilice el método de autenticación compatible con el conector y compruebe que la prueba de conexión se complete correctamente.
Configure la extracción incremental mediante una marca de tiempo de cambios del sistema de origen, si está disponible. Si el conector no proporciona una marca de tiempo de cambios fiable, utilice un intervalo móvil de extracción de 3 a 6 meses y conserve un identificador del registro de origen para eliminar duplicados.
Extraiga los datos de encabezados y partidas de informes, el historial detallado o los datos del flujo de trabajo, las infracciones de políticas, los reembolsos o pagos, las exportaciones contables y el historial de estados de los informes en tablas de preparación. Sustituya cada objeto de origen de ejemplo de la consulta por el objeto o la tabla que exponga el conector seleccionado.
Asigne los campos de origen a los campos lógicos que utiliza la consulta. Las asignaciones obligatorias son ExpenseReportId, ActivityName y EventTime. Asigne también los campos opcionales disponibles, como ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment y PolicyViolationFlag.
Conserve las marcas de tiempo y los identificadores del sistema de origen durante la preparación. Convierta las marcas de tiempo a una zona horaria uniforme, preferiblemente UTC, y conserve la marca de tiempo original si necesita mantener la trazabilidad de auditoría. No sobrescriba varios eventos de origen que tengan el mismo identificador de informe y la misma marca de tiempo.
Configure la consulta de transformación para crear una fila por cada actividad explícita. La consulta incluye las 13 actividades obligatorias y utiliza UNION ALL para que ProcessMind reciba el Registro de eventos tal como está, sin depender de eventos inferidos.
Compruebe que ExpenseReportId y EventTime tengan un valor en todas las filas de salida, que ActivityName contenga solo los nombres de actividad definidos y que los atributos opcionales tengan valores siempre que el sistema de origen los proporcione. Investigue las filas duplicadas que puedan deberse a la paginación del conector, a intervalos de extracción superpuestos o a registros repetidos en el sistema de origen.
Programe el proceso con una frecuencia adecuada, por ejemplo, cada hora o cada día. Utilice una marca de agua o un intervalo móvil con solapamiento para capturar el historial que llegue con retraso y, después, elimine duplicados por identificador del evento de origen, si está disponible.
Exporte el resultado final como archivo plano o vista de base de datos que contenga, como mínimo, ExpenseReportId, ActivityName y EventTime. Incluya los atributos recomendados cuando estén disponibles, compruebe la codificación UTF-8 y el formato de las marcas de tiempo, y cargue el resultado en ProcessMind o conéctelo como Registro de eventos con Expense Report ID como identificador del caso.

Configuración

Selección del conector: Utilice un conector ETL o iPaaS comercial que indique explícitamente que admite los objetos de datos necesarios de Expensify. Antes de implementarlo, confirme que admite el historial de informes, las acciones de aprobación, las infracciones de políticas, los eventos de reembolso, las exportaciones contables y los cambios de estado.
Configuración de los objetos de origen: Sustituya [Your report table], [Your report line item table], [Your report history table], [Your policy violation table], [Your reimbursement table], [Your accounting export table] y [Your report status history table] por los objetos que exponga el conector seleccionado. No dé por sentado que el conector utiliza esos mismos nombres para los objetos lógicos.
Intervalo de fechas: Comience con un historial de 3 a 6 meses. Amplíe el intervalo solo después de validar la capacidad de procesamiento del conector, los límites de la API, la retención del sistema de origen y el volumen de eventos de ProcessMind.
Carga incremental: Priorice una marca de tiempo de modificación o un cursor compatible con el conector. Utilice un intervalo móvil con solapamiento cuando puedan llegar eventos con retraso y elimine duplicados mediante un identificador estable del evento de origen, si está disponible.
Filtros: Aplique [Your company filter] o los filtros equivalentes de inquilino, espacio de trabajo, entidad, departamento, política de informes y estado del informe solo si corresponden al alcance previsto del proceso. No excluya los informes cerrados si el análisis requiere abarcar todo el ciclo de vida.
Gestión de marcas de tiempo: Normalice EventTime a UTC o a otra zona horaria documentada. Conserve la precisión del sistema de origen cuando esté disponible, ya que varias actividades pueden ocurrir con poca diferencia de tiempo.
Asignación de actividades: Configure los valores exactos de ActivityName como Expense Report Created, Expense Added To Report, Expense Report Submitted, Policy Violation Flagged, Manager Approved, Manager Rejected, Report Sent Back For Revision, Finance Approved, Finance Rejected, Reimbursement Scheduled, Reimbursement Executed, Accounting Posted y Report Closed.
Atributos opcionales: Obtenga ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment y PolicyViolationFlag del objeto de origen más fiable. Utilice NULL si el conector no proporciona un valor; no lo invente.
Rendimiento: Limite la extracción al intervalo de fechas y al alcance del proceso necesarios, habilite la paginación, utilice cargas incrementales, prepare los datos de origen antes de transformarlos y particione las tablas de historial grandes por fecha del evento, si es posible.
Requisitos previos: Obtenga la autorización de Expensify, las licencias del conector, los permisos de API o integración, acceso a los datos necesarios de informes y flujos de trabajo, permisos de escritura en el almacén de datos de destino y permisos para cargar datos en ProcessMind o establecer una conexión.
Calidad de los datos: Confirme que los identificadores de los informes sean estables en todos los objetos de origen, que los campos de moneda e importe sigan una convención documentada y que los límites del conector no trunquen el historial de origen sin avisar.

Consulta de ejemplo sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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