Su Template de datos para el proceso de registro a informe: cierre del período y conciliación

Este atributo registra los distintos pasos del flujo de trabajo de cierre del período, como 'Período del submayor cerrado', 'Conciliación de cuentas iniciada' o 'Estados financieros generados'. Cada actividad representa un hito o una acción realizada durante el proceso.

El análisis de las actividades es la base de Process Mining. Permite visualizar el mapa del proceso, identificar cuellos de botella midiendo el tiempo entre actividades y analizar las variantes del proceso para entender las desviaciones del procedimiento estándar.

Define los pasos del proceso, algo esencial para visualizar el flujo del proceso, detectar cuellos de botella y analizar desviaciones.

Normalmente, se obtiene de las descripciones de transacciones, los cambios de estado o los registros de eventos de distintos módulos de Oracle Fusion Financials, como el libro mayor, la contabilidad de submayores y la consolidación y cierre financieros.

La hora de inicio, o marca de tiempo del evento, registra la fecha y la hora exactas en que se ejecutó una actividad o se produjo un cambio de estado. Es un dato fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular duraciones.

En Process Mining, esta marca de tiempo se utiliza para construir la secuencia de eventos de cada período financiero, calcular la duración de las actividades y medir el tiempo de ciclo total del proceso. Es esencial para analizar el rendimiento, identificar cuellos de botella y supervisar el cumplimiento de los plazos.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos, calcular todas las métricas temporales, como el tiempo de ciclo y la duración de las actividades, y entender la cronología del proceso.

Esta información suele encontrarse en los campos de fecha de creación, fecha de última actualización o fecha de transacción asociados a asientos, conciliaciones y estados de período en los distintos módulos de Oracle Fusion Financials.

El período financiero es el identificador principal del caso y agrupa todas las actividades relacionadas con el cierre y la conciliación de cuentas de ese ciclo de informes. Cada período, por ejemplo, 'Ene-2023' o 'T1-2024', representa una instancia del proceso de cierre de fin de período.

En el análisis de Process Mining, este atributo permite obtener una visión completa del proceso de cierre del período, desde el inicio hasta el final. Se utiliza para calcular el tiempo de ciclo total, comparar el rendimiento entre períodos e identificar tendencias o retrasos sistémicos en el proceso de cierre a lo largo del tiempo.

Es el identificador principal que conecta todas las actividades de cierre relacionadas en una sola instancia del proceso y permite analizar de principio a fin el ciclo de cierre de cada período.

Normalmente, se obtiene del nombre o el ID del período en el módulo de libro mayor, a menudo en tablas como GL_PERIOD_STATUSES de Oracle Fusion Financials.

Este atributo identifica el sistema de información del que proceden los datos de eventos. En este proceso, será siempre Oracle Fusion Financials, pero puede resultar útil en entornos donde se combinan datos de varios sistemas.

En el análisis, aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de los datos, su validación y la comprensión del entorno tecnológico del proceso. Ayuda a atribuir correctamente la información a la aplicación correspondiente.

Aporta contexto esencial sobre el origen de los datos, aclara su procedencia en entornos con varios sistemas y facilita la gobernanza de los datos.

Normalmente, es un valor estático que se añade durante la extracción de datos para indicar el origen del conjunto de datos.

Este atributo registra la fecha y la hora de la extracción de datos más reciente de Oracle Fusion Financials. Indica qué tan actualizados están los datos que se analizan en la herramienta de Process Mining.

Es importante que las personas usuarias sepan cuán reciente es el análisis. Esta marca de tiempo les ayuda a evaluar la fiabilidad de los Dashboards y los informes en tiempo real, y a confirmar que las decisiones se basan en información actualizada.

Informa a las personas usuarias sobre la actualidad de los datos, un aspecto clave para tomar decisiones basadas en el análisis del proceso.

Es un campo de metadatos que se genera y almacena durante el proceso de incorporación de datos y registra la marca de tiempo de la extracción.

El código de empresa, denominado identificador de entidad legal en la terminología de Oracle, representa la entidad de negocio específica cuyo período se está cerrando. En una organización global, habrá muchos códigos de empresa, cada uno con su propio proceso de cierre.

Este atributo es esencial para el análisis comparativo. Permite a la dirección comparar el rendimiento del cierre entre distintas entidades legales, identificar cuáles siguen los procesos estándar y localizar dónde se producen desviaciones o retrasos. Es un filtro clave para analizar en detalle áreas específicas de la empresa.

Permite filtrar y comparar el proceso de cierre entre distintas entidades legales, algo fundamental para estandarizar los procesos globales.

Corresponde a la entidad legal o al valor del segmento de balance del plan de cuentas. Es un atributo clave de casi todas las transacciones financieras de Oracle Fusion Financials.

Este atributo indica el departamento, como 'Contabilidad corporativa', 'Planificación y análisis financiero' o 'Auditoría interna', responsable de la actividad de cierre del período o que participa en ella. Aporta contexto organizativo al proceso.

Segmentar el proceso por departamento es una técnica de análisis útil. Permite comparar la eficiencia del cierre entre distintas unidades de negocio, entender cómo afectan los traspasos entre departamentos a los plazos y analizar la distribución de la carga de trabajo por departamento.

Permite comparar los procesos entre distintas áreas de la organización, identificar las mejores prácticas y estandarizar los procedimientos.

Puede obtenerse del perfil de la persona usuaria, del segmento de centro de costes de la cuenta del libro mayor o de la estructura organizativa de la entidad legal en Oracle Fusion Financials.

Este atributo registra el resultado o el estado actual de una tarea específica del cierre del periodo. Por ejemplo, una importación de asientos puede figurar como «Correcta» o «Error», y una conciliación, como «Aprobado» o «Rechazado».

Este estado es fundamental para comprender las excepciones y los resultados del proceso. Permite a los analistas identificar la tasa de errores de los trabajos automatizados, detectar ciclos de rechazo en los flujos de aprobación y supervisar el avance del cierre en tiempo real al distinguir las actividades pendientes de las completadas.

El seguimiento del estado ayuda a identificar excepciones, errores y ciclos de retrabajo, y aporta información sobre la calidad y la fiabilidad del proceso.

Suele encontrarse en los campos de estado de las cabeceras o líneas de transacción de los módulos de Oracle Fusion Financials.

Este atributo almacena la fecha prevista de finalización de los hitos clave del proceso de cierre, según el calendario de cierre o los SLA internos. Sirve como referencia para medir el rendimiento real.

Esta fecha es fundamental para el Dashboard «Cumplimiento de los plazos de cierre» y el KPI «Tasa de cierres puntuales». Al comparar la hora real de finalización (EventTime) con la fecha objetivo, el sistema puede señalar automáticamente los retrasos y medir el cumplimiento del calendario, lo que ayuda a mantener la disciplina en el proceso de cierre.

Permite medir el cumplimiento de los plazos y la puntualidad, aspectos fundamentales para presentar la información financiera a tiempo.

Esta información suele mantenerse en una herramienta de gestión del cierre o en una configuración personalizada del calendario de cierre de Oracle Financials.

La hora de fin registra la fecha y la hora exactas en que terminó una actividad. Mientras que la hora de inicio marca el comienzo, la hora de fin señala su finalización y permite calcular con precisión la duración de cada paso.

Este atributo es esencial para calcular el tiempo de procesamiento de cada actividad. Al restar la hora de inicio de la hora de fin, las personas analistas pueden identificar qué pasos del cierre del período consumen más tiempo y detectar directamente cuellos de botella e ineficiencias.

Permite calcular los tiempos de procesamiento de las actividades, algo fundamental para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia operativa.

Al igual que la hora de inicio, suele encontrarse en los campos de fecha de última actualización o en campos específicos de fecha de finalización de las tablas de transacciones de Oracle Fusion Financials.

Este atributo identifica a la persona usuaria responsable de ejecutar una tarea, como la persona contable que aprobó una conciliación o quien ejerce de controller y generó los estados financieros. Normalmente, está vinculado a un ID de usuario o al nombre de una persona empleada.

Analizar quién es responsable ayuda a entender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de formación y evaluar el rendimiento de los equipos o de cada persona. Es clave para crear Dashboards que permitan supervisar el equilibrio de la carga de trabajo y distribuir las tareas de forma eficaz durante el intenso período de cierre.

Es fundamental para analizar la distribución de la carga de trabajo, asignar recursos e identificar oportunidades de automatización o formación.

Esta información suele estar disponible en los campos 'Creado por' o 'Última actualización realizada por' de los registros de transacciones de Oracle Fusion Financials, como los asientos contables o los objetos de conciliación.

Este atributo clasifica los asientos contables según su finalidad. Un tipo clave para este proceso es «Ajuste», que suele indicar correcciones o reclasificaciones derivadas de las actividades de conciliación.

Es fundamental para el KPI y el Dashboard «Volumen de asientos de ajuste». Al filtrar los asientos de ajuste, las organizaciones pueden supervisar la frecuencia de las correcciones, que a menudo señala problemas en etapas anteriores del procesamiento de transacciones o en las políticas contables. Reducir estos ajustes es un objetivo clave de la mejora de procesos.

Permite separar los asientos de ajuste de las contabilizaciones habituales y centrarse en el análisis del retrabajo y las correcciones durante el cierre.

Suele encontrarse en los campos JE_CATEGORY y JE_SOURCE de la tabla GL_JE_HEADERS. Puede ser necesario crear una correspondencia para obtener un tipo simplificado.

Este atributo clasifica el tipo de conciliación, por ejemplo, balance general, pérdidas y ganancias o entre empresas. Los distintos tipos de conciliación pueden seguir flujos de trabajo diferentes o tener distintos niveles de complejidad y riesgo.

Se utiliza para el Dashboard «Rendimiento de las conciliaciones por tipo». Al filtrar por este atributo, los analistas pueden comparar los tiempos de ciclo y los volúmenes de las distintas categorías de conciliación, e identificar cuáles suelen sufrir más retrasos o acumulaciones y requieren mejoras en el proceso.

Permite analizar de forma específica el proceso de conciliación y ayuda a identificar cuellos de botella propios de ciertos tipos de cuentas, como las de alto riesgo o las conciliaciones entre empresas.

Puede obtenerse del tipo de cuenta del plan contable o de los atributos del módulo Account Reconciliation Cloud Service (ARCS), si se utiliza.

Este atributo indica el número específico de la cuenta del libro mayor asociado a una actividad, como una conciliación de cuentas o un asiento de ajuste. Ofrece un nivel de detalle preciso para el análisis financiero.

Se utiliza para analizar el volumen de asientos de ajuste y el rendimiento de las conciliaciones de cada cuenta. Esto ayuda a identificar las cuentas problemáticas que requieren ajustes con frecuencia o cuyos tiempos de conciliación son prolongados, lo que puede indicar problemas subyacentes en los subprocesos.

Ofrece una vista detallada que permite identificar las cuentas problemáticas que requieren ajustes de forma recurrente o sufren retrasos en las conciliaciones.

Es un campo fundamental en tablas del libro mayor como GL_JE_LINES y resulta esencial para cualquier proceso de conciliación.

Este atributo booleano (verdadero/falso) identifica las transacciones o conciliaciones que involucran a entidades vinculadas. Estas actividades suelen ser más complejas y propensas a discrepancias y retrasos.

El indicador es esencial para el Dashboard «Flujo de conciliación entre empresas» y el KPI «Tasa de conciliación entre empresas». Permite aislar y analizar este subproceso para identificar cuellos de botella específicos de las transacciones entre entidades y mejorar la precisión de los estados financieros consolidados.

Permite aislar el proceso de conciliación entre empresas, que suele ser complejo y problemático, para analizarlo y optimizarlo de forma específica.

Puede identificarse mediante módulos específicos de Oracle para operaciones entre empresas (AGIS) o analizando los asientos contables en los que el segmento de código de empresa difiere entre líneas o segmentos de balance.

Este atributo booleano se deriva del flujo del proceso y señala las actividades que indican retrabajo. Un ejemplo habitual en el cierre del periodo es una actividad «Asiento de ajuste contabilizado» que se produce después de «Conciliación aprobada» para la misma cuenta, lo que sugiere que la conciliación no fue suficiente.

Este atributo permite cuantificar la frecuencia y el impacto del retrabajo, una de las principales fuentes de ineficiencia. Al identificar y analizar los ciclos de retrabajo, las organizaciones pueden determinar las causas raíz de los errores, como una formación insuficiente o procedimientos inadecuados, y tomar medidas correctivas.

Cuantifica directamente la ineficiencia del proceso al señalar las actividades que corrigen trabajos anteriores, lo que ayuda a identificar las causas raíz de los errores.

Se calcula definiendo patrones de retrabajo en la herramienta de Process Mining, por ejemplo, una secuencia de «Aprobación» seguida de «Corrección».

Este atributo es el ID único que genera el sistema para un asiento del libro mayor. Es especialmente relevante para las actividades relacionadas con la contabilización de asientos manuales o de ajuste.

Se utiliza para hacer un seguimiento de cada asiento contable durante todo su ciclo de vida, en especial de los asientos de ajuste. Este ID ayuda a calcular el volumen de ajustes y a rastrear el retrabajo hasta las contabilizaciones financieras correspondientes.

Permite hacer un seguimiento de contabilizaciones financieras específicas, algo esencial para las auditorías y para analizar el volumen y la naturaleza de los asientos de ajuste.

Es la clave principal de la tabla GL_JE_HEADERS y suele denominarse JE_HEADER_ID.

Este atributo registra el valor monetario de un asiento contable. Puede representar el importe de un ajuste, un devengo o cualquier otra contabilización financiera.

Analizar el importe de los asientos de ajuste permite conocer el impacto financiero de los errores o las excepciones del proceso. Los ajustes de importe elevado o frecuentes pueden indicar deficiencias importantes en los controles o problemas que requieren atención inmediata. Así, el análisis del volumen de asientos también tiene en cuenta su importancia relativa.

Ayuda a evaluar el impacto financiero y la importancia relativa de los ajustes, y a distinguir las correcciones menores de las reformulaciones financieras significativas.

Este valor debe calcularse sumando los importes del debe de la tabla GL_JE_LINES correspondientes a un asiento contable.

En Oracle Fusion Financials, un libro contable es un registro de transacciones financieras definido por un plan de cuentas, un calendario y una moneda. Puede ser el libro principal de una entidad legal o un libro secundario o de informes para aplicar distintos estándares contables.

Analizar los datos por libro contable es importante para entender los procesos que pueden variar según los requisitos contables, por ejemplo, entre las NIIF y los principios contables generalmente aceptados de Estados Unidos (US GAAP). Ayuda a garantizar que los procesos cumplan los requisitos y sean eficientes para cada estándar de informes aplicable.

Aporta contexto contable esencial y permite segmentar el análisis según los distintos estándares contables o requisitos de informes.

Se almacena junto con los datos financieros en las tablas principales del libro mayor y suele identificarse mediante LEDGER_ID en tablas como GL_JE_HEADERS y GL_BALANCES.

Este atributo indica el país en el que opera la entidad jurídica. Aporta contexto geográfico al proceso de cierre del periodo.

El análisis del proceso por país puede revelar diferencias debidas a requisitos legales locales, prácticas empresariales distintas o al rendimiento de los centros regionales de servicios compartidos. También permite comparar resultados por ubicación geográfica y comprender cómo influyen las diferencias regionales en la eficiencia del proceso.

Permite analizar geográficamente el proceso de cierre y destacar las diferencias derivadas de la normativa local o del rendimiento de los equipos regionales.

Suele obtenerse de la configuración de la entidad jurídica o de la unidad de negocio en Oracle Fusion Financials.

Este atributo booleano compara la marca de tiempo real de finalización de una actividad (EventTime o EndTime) con su fecha límite prevista (TargetCompletionDate). Su valor es verdadero si la actividad se completó a tiempo o antes, y falso si se completó tarde.

Ofrece una medida clara y sencilla del cumplimiento del calendario y sirve de base para el KPI «Tasa de cierres puntuales». Ayuda a identificar rápidamente los cuellos de botella que provocan incumplimientos de plazos y proporciona una métrica clara para que los responsables supervisen el cumplimiento del calendario de cierre.

Ofrece una medida clara y binaria del cumplimiento del calendario, lo que facilita el seguimiento de los plazos críticos del cierre.

Se calcula durante la transformación de datos comparando EventTime con TargetCompletionDate (EventTime <= TargetCompletionDate).

Esta métrica calculada a nivel de caso representa la duración total del cierre de un periodo financiero. Se calcula restando la marca de tiempo de la primera actividad a la de la última para un periodo financiero determinado.

Es un indicador clave de rendimiento (KPI) del proceso de registro a informe. Ofrece una medida general de la eficiencia del proceso de principio a fin y permite hacer un seguimiento de las iniciativas destinadas a acelerar el cierre.

Este KPI mide la eficiencia integral del proceso de cierre, un aspecto prioritario para la alta dirección financiera.

Se calcula a nivel de caso en la herramienta de Process Mining, restando el StartTime más temprano del StartTime más reciente de un caso.