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Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Sage Intacct

Atributos del procesamiento de pagos de cuentas por pagar(19) Actividades del procesamiento de pagos de cuentas por pagar(13) Guías de extracción(2)

Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Este Template ofrece un marco completo para trazar el proceso de cuentas por pagar en Sage Intacct. Detalla los datos y los hitos del proceso necesarios para identificar cuellos de botella y optimizar los ciclos de pago. Siga esta guía para asegurarse de que el Registro de eventos incluya toda la información necesaria para un análisis exhaustivo de Process Mining.

Campos de datos esenciales para Sage Intacct
Hitos estandarizados del proceso
Instrucciones específicas de extracción

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

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Atributos del procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Esta tabla detalla los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y realizar un análisis exhaustivo del proceso de pago.

5 Obligatorio 9 Recomendado 5 Opcional

	Nombre	Descripción
	Marca de tiempo del evento EventTime	Fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad.
Descripción Este atributo registra el momento exacto en que ocurrió un evento. Es la base de todos los cálculos de tiempo, incluidos el tiempo medio del ciclo de la factura y la duración media de la aprobación. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para identificar cuellos de botella en el Dashboard de rendimiento del flujo de trabajo de aprobación. Por qué es importante Es necesario para ordenar los eventos y calcular la duración entre los pasos del proceso. Dónde obtenerlo Marcas de tiempo de creación o modificación de transacciones en las tablas de origen Ejemplos 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Nombre de la actividad ActivityName	Acción o evento específico que tiene lugar durante el ciclo de vida de la factura.
Descripción Este atributo registra el nombre del paso que se realiza, como 'Factura creada', 'Factura aprobada' o 'Pago contabilizado'. Es esencial para reconstruir el flujo del proceso y visualizar la secuencia de eventos en el Dashboard de distribución del tiempo de ciclo de principio a fin. Por qué es importante Define los pasos del mapa de procesos y es obligatorio para cualquier análisis de Process Mining. Dónde obtenerlo Registros de auditoría o tablas del historial de transacciones del sistema Ejemplos Borrador de factura creadoFactura aprobadaPago generado
	Número de factura InvoiceNumber	Identificador único del documento de factura del proveedor.
Descripción El número de factura es el identificador definitivo del caso en este proceso. Agrupa de forma única todos los eventos relacionados con una factura de proveedor y permite analizar su recorrido completo, desde la recepción hasta la liquidación. En Sage Intacct, suele corresponder al número de documento o al número de registro del objeto AP Bill. Por qué es importante Es la clave fundamental para vincular todas las actividades del proceso con un único caso. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo DOCNUMBER o RECORDNO Ejemplos INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Sistema de origen SourceSystem	Nombre del sistema del que procede el evento.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos, que en este proceso suele ser 'Sage Intacct'. Sin embargo, si las facturas se importan desde herramientas de OCR o plataformas externas de compras, este campo permite distinguir las fuentes de datos en la vista general de cumplimiento y riesgos. Por qué es importante Permite rastrear el linaje de los datos, especialmente en entornos con varios sistemas. Dónde obtenerlo Valor codificado durante la extracción o derivado de la configuración de la conexión Ejemplos Sage IntacctBill.comExpensify
	Última actualización de los datos LastDataUpdate	Marca de tiempo de la última extracción o actualización del registro.
Descripción Este atributo indica cuándo se sincronizaron los datos por última vez con la plataforma de Process Mining. Ayuda a comprender si los datos de Dashboards como Optimización de lotes de pagos están actualizados y garantiza que el análisis refleje el estado más reciente del libro mayor de cuentas por pagar. Por qué es importante Campo técnico necesario para las cargas incrementales y las comprobaciones de vigencia de los datos. Dónde obtenerlo Hora del sistema en el momento de la extracción de datos Ejemplos 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Departamento Department	Departamento interno responsable del gasto.
Descripción Este atributo clasifica la factura por centro de costes o función empresarial. El Dashboard de análisis de variaciones del proceso permite identificar los departamentos que tienen demoras en las aprobaciones o más retrabajo que el promedio de la organización. Por qué es importante Permite analizar la organización con más detalle e identificar las causas raíz. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo DEPTID o DEPTNAME Ejemplos Servicios de TIMarketingOperaciones
	Estado de la factura InvoiceStatus	Estado actual de la factura en el sistema.
Descripción Este atributo refleja el estado actual en el sistema (por ejemplo, contabilizada, pagada o en borrador). Permite filtrar los datos para distinguir los casos activos de los completados en el Dashboard de distribución del tiempo de ciclo de principio a fin. Por qué es importante Permite identificar rápidamente el estado del caso. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo STATE Ejemplos ContabilizadaPagadaBorradorPagada parcialmente
	Fecha de la factura InvoiceDate	Fecha de emisión de la factura por parte del proveedor.
Descripción Este atributo refleja la fecha del documento que figura en la factura. Se utiliza junto con la fecha de pago para calcular el tiempo de ciclo de principio a fin. Las diferencias importantes entre la fecha de la factura y la fecha de registro pueden indicar demoras en la recepción o el escaneo. Por qué es importante Punto de partida para analizar la antigüedad y calcular los plazos de pago. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo WHENTOCREATE o DATECREATED Ejemplos 2023-10-012023-10-05
	Fecha de pago PaymentDate	Fecha en que se ejecutó el pago.
Descripción Este atributo registra la marca de tiempo final de la liquidación financiera. Se utiliza para calcular el tiempo de ciclo y se compara con la fecha de vencimiento para calcular el KPI de porcentaje de pagos puntuales. Por qué es importante Marca la finalización del ciclo principal del proceso. Dónde obtenerlo Detalle de pago AP de Sage Intacct, campo WHENPAID Ejemplos 2023-11-052023-11-10
	Fecha de vencimiento DueDate	Fecha límite contractual para realizar el pago.
Descripción Este atributo indica cuándo debe realizarse el pago para evitar penalizaciones. Es el denominador del KPI de porcentaje de pagos puntuales. Analizar los pagos realizados después de esta fecha permite detectar incumplimientos y posibles daños en las relaciones con los proveedores. Por qué es importante Referencia para determinar el cumplimiento de los plazos y los SLA. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo WHENDUE Ejemplos 2023-11-012023-11-15
	Importe de la factura InvoiceAmount	Valor monetario total de la factura.
Descripción Este atributo representa el pasivo financiero total del caso. Se utiliza en el Dashboard de detección de envíos duplicados para identificar facturas con el mismo importe y el mismo ID de proveedor. También permite filtrar el análisis por transacciones de importe alto o bajo. Por qué es importante Es esencial para analizar el impacto financiero y evaluar los riesgos. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo TOTALENTERED o TOTALDUE Ejemplos 1500.00250.5010000.00
	Nombre del proveedor VendorName	Nombre del proveedor o prestador de servicios que emite la factura.
Descripción Este atributo identifica a la entidad externa a la que se debe realizar el pago. Es una dimensión principal del Dashboard de previsibilidad de pagos a proveedores, ya que permite agrupar las métricas de rendimiento por proveedor e identificar relaciones de alto riesgo o intervenciones manuales frecuentes. Por qué es importante Es fundamental para segmentar el análisis según el rendimiento y el comportamiento de los proveedores. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo VENDORNAME Ejemplos Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Número de orden de compra PurchaseOrderNumber	Número de referencia de la orden de compra relacionada.
Descripción Este atributo vincula la factura con un documento de compras anterior. Es clave para el Dashboard de eficiencia de la conciliación a tres vías y para el análisis de cumplimiento de órdenes de compra y gastos sin orden de compra. Los casos con un valor nulo en este campo corresponden a gastos sin orden de compra. Por qué es importante Permite distinguir las facturas respaldadas por una orden de compra de las que no lo están para analizar el cumplimiento. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo PONUMBER o vínculo al documento relacionado Ejemplos PO-9912PO-1002null
	Usuario que creó el registro CreatedBy	ID del usuario que registró la factura.
Descripción Este atributo identifica a quien inició el caso del proceso. Se utiliza en el análisis de intervenciones manuales y puntos de contacto para detectar necesidades de formación de usuarios concretos que suelen tener que corregir datos o generan duplicados. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento de los recursos e identificar oportunidades de formación. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo CREATEDBY Ejemplos jsmithap_automation_botmdoe
	Condiciones de pago PaymentTerms	Condiciones acordadas sobre los plazos de pago y los descuentos.
Descripción Este atributo describe la regla utilizada para calcular la fecha de vencimiento y la fecha límite para obtener descuentos (por ejemplo, neto a 30 días, 2/10 neto a 30 días). Es fundamental para el Dashboard de análisis de descuentos por pronto pago, que permite identificar las facturas que podían beneficiarse de descuentos no aprovechados. Por qué es importante Contexto para analizar las estrategias de flujo de caja y las oportunidades de descuento perdidas. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo TERMNAME Ejemplos Neto a 30 díasVencimiento al recibir2/10 neto a 30 días
	Estado de retención HoldStatus	Indica si la factura está actualmente retenida para el pago.
Descripción Este atributo señala los casos suspendidos del proceso de pago. El Dashboard de seguimiento del impacto de los bloqueos de pago permite identificar los casos atascados por un bloqueo. Por qué es importante Identifica cuellos de botella inmediatos que requieren intervención. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo ONHOLD Ejemplos truefalse
	Pago atrasado IsPaidLate	Indicador de si la fecha de pago fue posterior a la fecha de vencimiento.
Descripción Este atributo booleano se calcula comparando la fecha de pago con la fecha de vencimiento. Sirve como filtro directo para el KPI de porcentaje de pagos puntuales y ayuda a aislar los casos problemáticos en el Dashboard de previsibilidad de pagos a proveedores. Por qué es importante Facilita el filtrado de incumplimientos de los SLA. Dónde obtenerlo Calculado: PaymentDate > DueDate Ejemplos truefalse
	Respaldada por una orden de compra IsPOBacked	Indicador de si la factura está asociada a una orden de compra.
Descripción Este atributo identifica si la factura siguió los procedimientos de compras estándar. Es el filtro principal del KPI de tasa de cumplimiento de órdenes de compra y ayuda a distinguir los gastos puntuales de los gestionados. Por qué es importante Permite distinguir las rutas del proceso. Dónde obtenerlo Calculado: PurchaseOrderNumber no es nulo Ejemplos truefalse
	Unidad de negocio BusinessUnit	Entidad jurídica o ubicación asociada a la factura.
Descripción Este atributo distingue entre distintas filiales o ubicaciones de oficina. Es fundamental para que la vista general de cumplimiento y riesgos compare el cumplimiento del proceso entre las distintas entidades geográficas o jurídicas de la organización. Por qué es importante Es esencial para comparar entidades. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo LOCATIONID o ENTITY Ejemplos USA-HQEMEA-LondonAPAC-Singapore

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Estos son los pasos e hitos clave del proceso que conviene seguir para descubrirlo con precisión e identificar retrasos en los pagos.

6 Recomendado 7 Opcional

	Actividad	Descripción
	Borrador de factura creado	Creación inicial del registro de factura de cuentas por pagar en Sage Intacct, normalmente en estado Borrador. Registra el punto de entrada de los datos de la factura antes de que pase a los flujos de aprobación o contabilización.
Por qué es importante Establece la primera marca de tiempo para calcular el tiempo de ciclo del proceso e identifica el inicio del registro de la obligación. Dónde obtenerlo Consulte el registro de auditoría del objeto APBILL para encontrar la acción 'Create' o la marca de tiempo inicial de creación del registro. Capturar Se registra cuando se crea por primera vez el registro APBILL Tipo de evento explicit
	Factura aprobada	Acción de aprobación específica registrada en el flujo de aprobación correspondiente. Indica que un usuario con autoridad suficiente autorizó el pago de la factura.
Por qué es importante Es fundamental para el KPI 'Duración media de la aprobación' y para identificar cuellos de botella en las aprobaciones de responsables. Dónde obtenerlo Consulte el registro 'Examine Approval History' asociado a la factura de cuentas por pagar para encontrar las acciones 'Approved'. Capturar Se registra cuando se ejecuta la acción de aprobación Tipo de evento explicit
	Factura conciliada con la orden de compra	Identifica cuándo se crea una factura de proveedor al convertir o vincular una orden de compra o una recepción. Esta actividad permite validar la eficiencia de la conciliación a tres vías.
Por qué es importante Es fundamental para el KPI 'Tasa de conciliación correcta al primer intento' y para determinar el cumplimiento de las órdenes de compra frente al gasto sin orden de compra. Dónde obtenerlo Compruebe si los campos 'createdfrom' o 'source_id' del objeto APBILL tienen un valor distinto de nulo que indique un vínculo con una transacción de compras. Capturar Compare el ID del registro con el ID de la transacción de origen Tipo de evento inferred
	Factura contabilizada	Momento en que la factura se registra en el libro mayor. En los sistemas sin flujos de aprobación, esto puede ocurrir al mismo tiempo que el envío.
Por qué es importante Indica que la obligación financiera se reconoce oficialmente en los libros contables. Dónde obtenerlo Consulte el registro de auditoría de APBILL para encontrar el cambio de estado a 'Posted'. Capturar Se registra cuando la transacción se contabiliza en el libro mayor Tipo de evento explicit
	Factura enviada	La factura pasa del estado Borrador al estado Submitted, lo que activa el flujo de aprobación. Esto marca el fin de la captura de datos y el inicio del ciclo de aprobación.
Por qué es importante Es esencial para separar la duración de la 'captura de datos' de la duración de la 'aprobación' al analizar el tiempo de ciclo. Dónde obtenerlo Dedúzcalo del registro de auditoría de APBILL cuando el campo State cambie de 'Draft' a 'Submitted' o 'Pending Approval'. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Pago generado	Creación del registro de pago (cheque, ACH o EFT) vinculado a la factura. Es el momento en que se inicia la transferencia de fondos en el sistema.
Por qué es importante Es la marca de tiempo principal para calcular el 'Tiempo medio del ciclo de la factura' y el 'Porcentaje de pagos puntuales'. Dónde obtenerlo Identifique la creación de un registro APPYMT vinculado a APBILL. Utilice la fecha de creación del objeto de pago. Capturar Se registra cuando se crea el registro APPYMT Tipo de evento explicit
	Factura actualizada	Registra los cambios en el encabezado de la factura o en las partidas después de su creación inicial. Una frecuencia alta de esta actividad puede indicar trabajo manual repetido o errores en la extracción de datos.
Por qué es importante Es clave para calcular la 'Tasa de procesamiento sin intervención manual' e identificar ciclos ineficientes de corrección manual de datos. Dónde obtenerlo Consulte el historial de auditoría de APBILL para encontrar las acciones 'Update' realizadas por un usuario antes de la contabilización. Capturar Se registra cuando se modifica la transacción Tipo de evento explicit
	Factura liberada de la retención	Retirada del bloqueo de pago para que la factura pueda pasar a la selección de pagos. Esto marca la resolución de la disputa o el problema.
Por qué es importante Marca el fin de un periodo de cuello de botella y la reanudación del flujo de proceso estándar. Dónde obtenerlo Dedúzcalo del registro de auditoría de APBILL cuando el valor booleano o el campo de estado 'On Hold' cambie a false. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Factura rechazada	Registra cuándo una persona aprobadora rechaza la factura y la devuelve al estado Borrador o a un estado de aprobación parcial. Esto puede indicar un ciclo de retrabajo o un problema de calidad de los datos.
Por qué es importante Señala los puntos de fricción del flujo de trabajo y contribuye a las métricas de retrabajo. Dónde obtenerlo Consulte el registro 'Examine Approval History' asociado a la factura de cuentas por pagar para encontrar las acciones 'Declined' o 'Rejected'. Capturar Se registra cuando se ejecuta la acción de rechazo Tipo de evento explicit
	Factura retenida	Aplicación de un bloqueo de pago o del estado 'On Hold' a la factura. Esto impide que se seleccione para procesar el pago.
Por qué es importante Afecta directamente al 'Tiempo de resolución del bloqueo de pago' y permite visualizar las demoras en el proceso de pago. Dónde obtenerlo Dedúzcalo del registro de auditoría de APBILL cuando el valor booleano o el campo de estado 'On Hold' cambie a true. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Factura seleccionada para el pago	Inclusión de la factura en un lote de pagos o en una ejecución de selección. El estado suele cambiar a 'Selected', lo que impide incluirla en otras ejecuciones de pago.
Por qué es importante Permite analizar la 'Optimización de los lotes de pago' y el tiempo que transcurre entre la decisión de pagar y la emisión efectiva del cheque. Dónde obtenerlo Dedúzcalo del cambio de estado de APBILL a 'Selected' o su equivalente mediante la acción de la pantalla 'Pay Bills'. Capturar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Pago anulado	Cancelación de un pago generado anteriormente. Esto vuelve a abrir la obligación de la factura y obliga a reiniciar el proceso de pago.
Por qué es importante Permite identificar fallos graves en etapas posteriores del proceso, cuando se generan pagos que luego se retiran. Dónde obtenerlo Consulte el objeto APPYMT para encontrar el estado 'Void' o 'Voided' y la marca de tiempo correspondiente. Capturar Se registra cuando se anula una transacción Tipo de evento explicit
	Pago conciliado	Confirmación de que el pago se ha liquidado en el banco, registrada durante el proceso de conciliación bancaria en Gestión de efectivo.
Por qué es importante Proporciona el 'Tiempo de ciclo de principio a fin' desde la perspectiva del flujo de efectivo y confirma que los fondos salieron de la cuenta. Dónde obtenerlo Compruebe el estado de conciliación o el campo 'Cleared Date' del objeto APPYMT o de la transacción vinculada de Gestión de efectivo. Capturar Compare el estado de conciliación Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Sage Intacct

Pasos

Prepare la vista de facturas de cuentas por pagar Inicie sesión en Sage Intacct y vaya a Accounts Payable > pestaña All > Bills. Seleccione 'Create New View'. Asigne a la vista el nombre 'Process Mining - Bills Extraction'. Seleccione las siguientes columnas en este orden: Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Configure los filtros para excluir las facturas 'Draft' si solo necesita datos contabilizados, o déjelos abiertos para capturar todo el ciclo. Asegúrese de que el intervalo de fechas cubra el periodo de análisis (por ejemplo, Date Created = Last 365 Days). Guarde la vista.
Exporte los datos de facturas de cuentas por pagar Abra la vista 'Process Mining - Bills Extraction'. Haga clic en el botón 'Export' y seleccione el formato 'CSV'. Guarde el archivo como 'AP_Bills.csv'.
Prepare la vista de pagos contabilizados Vaya a Accounts Payable > pestaña All > Posted Payments. Cree una vista nueva llamada 'Process Mining - Payments'. Seleccione las columnas: Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Guarde la vista.
Exporte los datos de pagos Abra la vista 'Process Mining - Payments'. Haga clic en 'Export' y seleccione 'CSV'. Guarde el archivo como 'AP_Payments.csv'.
Opcional: historial de auditoría del Workflow Las vistas personalizadas estándar de Intacct solo muestran el estado actual y la fecha de la última modificación. Para capturar eventos históricos, como 'Invoice Declined', o marcas de tiempo específicas de aprobación, debe exportar el historial de auditoría. Vaya a Reports > Setup > Audit Trail. Configure el registro de auditoría para que consulte el objeto 'AP Bill'. Seleccione los tipos de acción: Add, Modify, Approve, Decline. Exporte este informe como 'AP_Audit_History.csv'.
Ejecute el script de transformación Use el script de Python incluido en la sección Query para combinar estos archivos. El script procesa 'AP_Bills.csv', 'AP_Payments.csv' y, de forma opcional, 'AP_Audit_History.csv' para generar la estructura necesaria del Registro de eventos.
Verifique y dé formato a los datos Abra el archivo resultante 'Event_Log_Output.csv'. Asegúrese de que 'EventTime' tenga el formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Compruebe que 'InvoiceNumber' tenga un valor en todas las filas. Cargue el archivo CSV final en ProcessMind.

Configuración

Configuración de la vista: Asegúrese de que el valor de 'Number of records' en la configuración de la vista sea lo bastante alto para incluir todas las transacciones, o use la función de exportación 'Next Page' si hay límites.
Gestión de fechas: Intacct exporta las fechas en el formato local del usuario (por ejemplo, MM/DD/YYYY). El script de transformación supone que se usa el formato estándar de EE. UU.; ajústelo si el perfil de usuario utiliza DD/MM/YYYY.
Permisos de campos: Asegúrese de que el usuario que crea la vista tenga permisos 'List' y 'View' para las facturas de cuentas por pagar y los pagos contabilizados.
Detalle histórico: Sin exportar el Audit Trail, actividades como 'Invoice Approved' se basarán en la fecha 'Date Posted' como referencia, y 'Invoice Updated' solo reflejará la hora de la última modificación.
Filtros: Aplique un filtro en 'Date Created' >= [Start Date] para limitar el volumen de datos. Evite filtrar por 'State', salvo que quiera excluir específicamente registros anulados o históricos.

Consulta de ejemplo python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Pasos

Establezca una sesión de Web Services: Autentíquese en el endpoint Sage Intacct Web Services 3.0 con su Sender ID, Password, Company ID, User ID y User Password para obtener un ID de sesión.
Identifique los objetos necesarios: Debe extraer datos de tres objetos principales para capturar el ciclo completo: APBILL (encabezados de facturas), APPYMTDETAIL (detalles de pagos vinculados a facturas) y AUDITTRAIL (historial del Workflow).
Extraiga los datos de los encabezados de facturas: Use el método readByQuery en el objeto APBILL. Seleccione los campos RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Filtre por intervalo de fechas con WHENCREATED.
Extraiga los datos de pagos: Use readByQuery en APPYMTDETAIL. Seleccione RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (referencia del pago) y BILLRECORDNO (clave externa de APBILL). Si está disponible, incluya el estado o la fecha CLEARED para la conciliación.
Extraiga el historial de auditoría: Use readByQuery en el objeto AUDITTRAIL. Filtre por OBJECTTYPE = 'APBILL'. Este paso es fundamental para capturar eventos de aprobación, rechazo, retención y anulación, que no se guardan como marcas de tiempo en la tabla de encabezados. Seleccione OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED y USERID.
Prepare los datos: Cargue las respuestas XML/JSON de estas tres llamadas a la API en una base de datos provisional (SQL Server, Snowflake, Postgres, etc.). La API no admite combinaciones ni uniones complejas en una sola llamada, por lo que la transformación debe realizarse después de la extracción.
Ejecute el script de transformación: Ejecute el script SQL incluido en la sección Query sobre las tablas provisionales. Este script combina los datos estáticos de los encabezados con el registro de auditoría transaccional para crear un único Registro de eventos.
Valide los tipos de actividad: Compruebe que el resultado incluya palabras clave específicas de los mensajes del Audit Trail, como Approved y Declined, y que la lógica de coincidencia de texto contemple la redacción concreta de su configuración de Intacct.
Dé formato a las fechas: Asegúrese de que la columna EventTime tenga el formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS) durante la exportación final.
Exporte el Registro de eventos: Exporte el resultado de la consulta SQL como archivo CSV o Parquet para cargarlo en ProcessMind.

Configuración

Endpoint de la API: https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Método: readByQuery (Web Services 3.0)
Tamaño de página: Configure pagesize en 1000 (máximo recomendado) para reducir la sobrecarga HTTP. Implemente un bucle con resultId para recuperar las páginas siguientes.
Filtro de fechas: Use operadores SQL estándar (>=, <, AND) en la cadena de consulta para las columnas WHENCREATED y limitar el periodo de extracción (por ejemplo, los últimos 365 días).
Permisos: El usuario de extracción necesita permisos 'List' y 'View' para Accounts Payable, además del permiso 'Audit Trail' (que suele encontrarse en Platform Services o en la configuración de Company Admin).
Vinculación de objetos: APBILL.RECORDNO es la clave principal para unir APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO y AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

Consulta de ejemplo sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

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