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Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Sage Intacct

Atributos del procesamiento de pagos de cuentas por pagar (19) Actividades del procesamiento de pagos de cuentas por pagar (13) Guías de extracción (2)

Su Template de datos para el procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Esta plantilla ofrece un marco completo para mapear el recorrido de sus cuentas por pagar en Sage Intacct. Describe los datos específicos y los hitos del proceso necesarios para identificar cuellos de botella y optimizar sus ciclos de pago. Si sigue esta guía, podrá asegurarse de que su registro de eventos contenga toda la información necesaria para realizar un análisis exhaustivo de Process Mining.

Campos de datos esenciales para Sage Intacct
Hitos del proceso estandarizados
Instrucciones específicas de extracción

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

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Atributos del procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Esta tabla detalla los campos de datos recomendados que debe incluir en su registro de eventos para realizar un análisis completo de su proceso de pagos.

5 Obligatorio 9 Recomendado 5 Opcional

	Nombre	Descripción
	Marca de tiempo del evento EventTime	La fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad.
Descripción Este atributo registra el momento exacto en que ocurrió un evento. Es la base de todos los cálculos basados en el tiempo, incluidos Average Invoice Cycle Time y Average Approval Duration. Las marcas de tiempo precisas son fundamentales para identificar cuellos de botella en el Dashboard Approval Workflow Performance. Por qué es importante Se necesita para ordenar los eventos y calcular las duraciones entre los pasos del proceso. Dónde obtenerlo Marcas de tiempo de creación o modificación de transacciones en las tablas de origen Ejemplos 2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z2023-10-15T09:15:00Z
	Nombre de la actividad ActivityName	La acción o el evento específico que tiene lugar durante el ciclo de vida de la factura.
Descripción Este atributo registra el nombre del paso que se está ejecutando, como «Factura creada», «Factura aprobada» o «Pago contabilizado». Es esencial para reconstruir el flujo del proceso y visualizar la secuencia de eventos en el Dashboard End to End Cycle Time Distribution. Por qué es importante Define los pasos del mapa de procesos y es obligatorio para cualquier análisis de Process Mining. Dónde obtenerlo Registros de auditoría o tablas del historial de transacciones del sistema Ejemplos Borrador de factura creadoFactura aprobadaPago generado
	Número de factura InvoiceNumber	Identificador único del documento de factura del proveedor.
Descripción El número de factura sirve como identificador definitivo del caso para este proceso. Agrupa de forma única todos los eventos relacionados con una sola factura del proveedor, lo que permite analizarla de principio a fin, desde la recepción hasta la liquidación. En Sage Intacct, normalmente corresponde al número de documento o al número de registro del objeto AP Bill. Por qué es importante Es la clave fundamental para vincular todas las actividades del proceso con una única instancia del caso. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo DOCNUMBER o RECORDNO Ejemplos INV-2023-001988722-AFEB-23-991
	Sistema de origen SourceSystem	El nombre del sistema en el que se originó el evento.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos, que normalmente es «Sage Intacct» en este proceso. Sin embargo, si las facturas se incorporan desde herramientas de OCR o plataformas externas de compras, este campo ayuda a diferenciar las fuentes de datos en el panel Compliance and Risk Overview. Por qué es importante Garantiza la trazabilidad del linaje de los datos, especialmente en entornos con varios sistemas. Dónde obtenerlo Codificado durante la extracción o derivado de la configuración de la conexión Ejemplos Sage IntacctBill.comExpensify
	Última actualización de datos LastDataUpdate	La marca de tiempo de la última extracción o actualización del registro.
Descripción Este atributo registra cuándo se sincronizaron por última vez los datos con la plataforma de Process Mining. Ayuda a comprender la actualidad de los datos que se presentan en Dashboards como Optimización de lotes de pagos y garantiza que el análisis refleje el estado más reciente del libro mayor de cuentas por pagar. Por qué es importante Campo técnico necesario para las cargas incrementales y las comprobaciones de actualidad de los datos. Dónde obtenerlo Hora del sistema en el momento de la extracción de datos Ejemplos 2023-11-01T12:00:00Z2023-11-02T01:00:00Z
	Departamento Department	El departamento interno responsable del gasto.
Descripción Este atributo clasifica la factura por centro de costos o función empresarial. Permite al Dashboard Process Variation Analysis mostrar qué departamentos tienen dificultades con los retrasos de aprobación o presentan tasas elevadas de retrabajo frente al promedio de la organización. Por qué es importante Permite profundizar en el análisis por unidad organizativa e identificar las causas raíz. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo DEPTID o DEPTNAME Ejemplos Servicios de TIMarketingOperaciones
	Estado de la factura InvoiceStatus	El estado actual de la factura dentro de su ciclo de vida en el sistema.
Descripción Este atributo refleja el estado actual del sistema, por ejemplo, Posted, Paid o Draft. Ayuda a filtrar el conjunto de datos para distinguir entre casos activos y completados en el Dashboard End to End Cycle Time Distribution. Por qué es importante Identifica rápidamente el estado del caso. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo STATE Ejemplos RegistradaPagadaBorradorPagada parcialmente
	Fecha de la factura InvoiceDate	La fecha en que el proveedor emitió la factura.
Descripción Este atributo refleja la fecha del documento indicada en la factura física. Se utiliza junto con Payment Date para calcular End to End Cycle Time. Las diferencias significativas entre Invoice Date y la fecha de registro pueden indicar retrasos en la recepción o digitalización. Por qué es importante Es el punto de partida para el análisis de antigüedad y el cálculo de los plazos de pago. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo WHENTOCREATE o DATECREATED Ejemplos 2023-10-012023-10-05
	Fecha de pago PaymentDate	La fecha en que se ejecutó el pago.
Descripción Este atributo registra la marca de tiempo final de la liquidación financiera. Se utiliza para calcular el tiempo de ciclo y se compara con Due Date para el KPI On-Time Payment Percentage. Por qué es importante Marca la finalización del ciclo principal del proceso. Dónde obtenerlo AP Payment Detail de Sage Intacct, campo WHENPAID Ejemplos 2023-11-052023-11-10
	Fecha de vencimiento DueDate	El plazo contractual para realizar el pago.
Descripción Este atributo indica cuándo debe realizarse el pago para evitar penalizaciones. Es el denominador del KPI On-Time Payment Percentage. Analizar los pagos ejecutados después de esta fecha permite detectar incumplimientos y posibles daños en las relaciones con los proveedores. Por qué es importante Referencia para determinar el rendimiento puntual y el cumplimiento del SLA. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo WHENDUE Ejemplos 2023-11-012023-11-15
	Importe de la factura InvoiceAmount	El valor monetario total de la factura.
Descripción Este atributo representa la obligación financiera total del caso específico. Se utiliza en el Dashboard Duplicate Submission Detection para identificar facturas con importes y códigos de proveedor idénticos. También permite filtrar el análisis por transacciones de importe alto o bajo. Por qué es importante Es esencial para analizar el impacto financiero y calcular la puntuación de riesgo. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo TOTALENTERED o TOTALDUE Ejemplos 1500.00250.5010000.00
	Nombre del proveedor VendorName	El nombre del proveedor o prestador de servicios que emite la factura.
Descripción Este atributo identifica a la entidad externa a la que se adeuda el pago. Es una dimensión principal del Dashboard Vendor Payment Predictability, ya que permite agrupar las métricas de rendimiento por proveedor e identificar relaciones de alto riesgo o interacciones manuales frecuentes. Por qué es importante Es fundamental para segmentar el análisis según el rendimiento y el comportamiento de los proveedores. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo VENDORNAME Ejemplos Acme CorpGlobal Services IncOffice Depot
	Número de orden de compra PurchaseOrderNumber	El número de referencia de la orden de compra relacionada.
Descripción Este atributo vincula la factura con un documento de compras anterior. Es el principal impulsor del Dashboard Three Way Match Efficiency y del análisis PO Compliance and Non PO Spend. Los casos con un valor nulo aquí indican gasto sin orden de compra. Por qué es importante Distingue entre facturas respaldadas por una orden de compra y facturas sin ella para el análisis de cumplimiento. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo PONUMBER o vínculo con el documento relacionado Ejemplos PO-9912PO-1002null
	Usuario que creó el registro CreatedBy	El ID de usuario de la persona que introdujo la factura.
Descripción Este atributo identifica a la persona que inició el caso del proceso. Se utiliza en el análisis Manual Intervention and Touchpoints para detectar necesidades de capacitación de usuarios específicos que suelen corregir datos o generar duplicados. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento de los recursos e identificar oportunidades de capacitación. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo CREATEDBY Ejemplos jsmithap_automation_botmdoe
	¿Está respaldada por una orden de compra? IsPOBacked	Indicador que señala si la factura está asociada con una orden de compra.
Descripción Este atributo identifica si la factura siguió los procedimientos de compras estándar. Es el filtro principal del KPI Purchase Order Compliance Rate y ayuda a separar el gasto ad hoc del gasto gestionado. Por qué es importante Es un diferenciador clave para analizar las rutas del proceso. Dónde obtenerlo Calculado: PurchaseOrderNumber no es nulo Ejemplos truefalse
	¿Se pagó tarde? IsPaidLate	Indicador que señala si la fecha de pago superó la fecha de vencimiento.
Descripción Este atributo booleano se calcula comparando Payment Date con Due Date. Sirve como filtro directo para el KPI On-Time Payment Percentage y ayuda a aislar los casos problemáticos en el Dashboard Vendor Payment Predictability. Por qué es importante Simplifica el filtrado de incumplimientos del SLA. Dónde obtenerlo Calculado: PaymentDate > DueDate Ejemplos truefalse
	Condiciones de pago PaymentTerms	Las condiciones acordadas sobre los plazos de pago y los descuentos.
Descripción Este atributo describe la regla utilizada para calcular la fecha de vencimiento y la fecha de descuento, por ejemplo, Net 30 o 2/10 Net 30. Es esencial para el Dashboard Early Payment Discount Analysis, ya que permite identificar las facturas que podían beneficiarse de descuentos no aprovechados. Por qué es importante Aporta contexto para analizar las estrategias de flujo de caja y las oportunidades de descuento perdidas. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo TERMNAME Ejemplos Neto a 30 díasVencimiento contra entrega2% a 10 días, neto a 30 días
	Estado de retención HoldStatus	Indica si la factura está actualmente retenida para el pago.
Descripción Este atributo identifica los casos suspendidos en el procesamiento de pagos. Permite al Dashboard Payment Block Impact Monitor detectar los casos atascados en un estado bloqueado. Por qué es importante Identifica los cuellos de botella inmediatos que requieren intervención. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo ONHOLD Ejemplos truefalse
	Unidad de negocio BusinessUnit	La entidad jurídica o ubicación asociada con la factura.
Descripción Este atributo distingue entre distintas filiales o ubicaciones de oficina. Es fundamental para que el panel Compliance and Risk Overview compare el cumplimiento del proceso entre diferentes entidades geográficas o jurídicas de la organización. Por qué es importante Es esencial para realizar comparaciones entre varias entidades. Dónde obtenerlo Objeto AP Bill de Sage Intacct, campo LOCATIONID o ENTITY Ejemplos USA-HQEMEA-LondonAPAC-Singapore

Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades del procesamiento de pagos de cuentas por pagar

Estos son los pasos y hitos críticos del proceso que debe seguir para lograr un descubrimiento preciso del proceso e identificar retrasos en los pagos.

6 Recomendado 7 Opcional

	Actividad	Descripción
	Borrador de factura creado	Creación inicial del registro AP Bill en Sage Intacct, normalmente en estado Draft. Esto captura el punto de entrada de los datos de la factura antes de que esta pase a los flujos de trabajo de aprobación o contabilización.
Por qué es importante Establece la primera marca de tiempo del tiempo de ciclo del proceso e identifica el inicio del registro de la obligación. Dónde obtenerlo Consulte el registro de auditoría del objeto APBILL para localizar la acción 'Create' o la marca de tiempo inicial de creación del registro. Recopilar Registrado cuando se crea por primera vez el registro APBILL Tipo de evento explicit
	Factura aprobada	Una acción de aprobación diferenciada registrada dentro del flujo de trabajo de aprobación designado. Esto indica que un usuario con autoridad suficiente ha autorizado la factura para el pago.
Por qué es importante Es fundamental para el KPI 'Average Approval Duration' e identificar cuellos de botella en la aprobación de responsables. Dónde obtenerlo Consulte el registro 'Examine Approval History' asociado a la factura de cuentas por pagar para encontrar acciones 'Approved'. Recopilar Registrado cuando se ejecuta la acción de aprobación Tipo de evento explicit
	Factura contabilizada	Momento en que la factura se registra en el General Ledger. En los sistemas sin flujos de trabajo de aprobación, esto puede ocurrir simultáneamente con el envío.
Por qué es importante Indica que la obligación financiera se reconoce oficialmente en los libros contables. Dónde obtenerlo Consulte el registro de auditoría de APBILL para localizar el cambio de estado a 'Posted'. Recopilar Registrado cuando la transacción se contabiliza en el GL Tipo de evento explicit
	Factura enviada	Transición de la factura del estado Draft al estado Submitted, que activa el flujo de trabajo de aprobación. Esto marca el final de la introducción de datos y el inicio del ciclo de aprobación.
Por qué es importante Es esencial para separar la duración de la 'Data Entry' de la duración de la 'Approval' en el análisis del tiempo de ciclo. Dónde obtenerlo Infiera el evento a partir del registro de auditoría de APBILL cuando el campo State cambie de 'Draft' a 'Submitted' o 'Pending Approval'. Recopilar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Factura vinculada a una OC	Identifica cuándo se crea una factura de proveedor mediante la conversión o vinculación de una Purchase Order o un Receiver. Esta actividad valida la eficiencia de la coincidencia de tres vías.
Por qué es importante Es fundamental para el KPI 'First-Pass Match Rate' y para determinar el cumplimiento de las OC frente al gasto sin OC. Dónde obtenerlo Compruebe en el objeto APBILL que los campos 'createdfrom' o 'source_id' tengan un valor no nulo que indique la vinculación con una transacción de compras. Recopilar Compare el ID del registro con el ID de la transacción de origen Tipo de evento inferred
	Pago generado	Creación del registro de Payment, ya sea Check, ACH o EFT, vinculado a la factura. Este es el momento en que se inicia la transferencia de fondos en el sistema.
Por qué es importante Es la marca de tiempo principal para 'Average Invoice Cycle Time' y 'On-Time Payment Percentage'. Dónde obtenerlo Identifique la creación de un registro APPYMT vinculado a APBILL. Utilice la fecha de creación del objeto de pago. Recopilar Registrado cuando se crea el registro APPYMT Tipo de evento explicit
	Factura actualizada	Registra las modificaciones realizadas en la cabecera de la factura o en las partidas después de la creación inicial. Una frecuencia elevada de esta actividad indica retrabajo manual o errores de extracción de datos.
Por qué es importante Es clave para calcular la 'Touchless Processing Rate' e identificar ciclos ineficientes de corrección manual de datos. Dónde obtenerlo Consulte el historial de auditoría de APBILL para localizar acciones 'Update' realizadas por un usuario antes de la contabilización. Recopilar Registrado cuando se modifica la transacción Tipo de evento explicit
	Factura liberada de la espera	Retirada del bloqueo de pago, lo que permite que la factura avance a la selección de pagos. Esto marca la resolución de la disputa o el problema.
Por qué es importante Marca el final de un periodo de cuello de botella y la reanudación del flujo de proceso estándar. Dónde obtenerlo Infiera el evento a partir del registro de auditoría de APBILL cuando el valor booleano o el campo de estado 'On Hold' cambie a false. Recopilar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Factura puesta en espera	Aplicación de un bloqueo de pago o del estado 'On Hold' a la factura. Esto impide seleccionar la factura para el procesamiento del pago.
Por qué es importante Afecta directamente al 'Payment Block Resolution Time' y permite visualizar los retrasos en el flujo de pagos. Dónde obtenerlo Infiera el evento a partir del registro de auditoría de APBILL cuando el valor booleano o el campo de estado 'On Hold' cambie a true. Recopilar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Factura rechazada	Registra cuándo una persona aprobadora rechaza la factura y la devuelve al estado Draft o a un estado parcialmente aprobado. Esto indica un ciclo del proceso o un problema de calidad de datos.
Por qué es importante Destaca los puntos de fricción del flujo de trabajo y contribuye a las métricas de retrabajo. Dónde obtenerlo Consulte el registro 'Examine Approval History' asociado a la factura de cuentas por pagar para localizar acciones 'Declined' o 'Rejected'. Recopilar Registrado cuando se ejecuta la acción de rechazo Tipo de evento explicit
	Factura seleccionada para el pago	Inclusión de la factura en un lote de pagos o una ejecución de selección. Normalmente, el estado cambia a 'Selected', lo que impide incluirla en otras ejecuciones de pagos.
Por qué es importante Analiza la 'Payment Batch Optimization' y el retraso entre la decisión de pagar y la emisión efectiva del cheque. Dónde obtenerlo Infiera el evento a partir del cambio de estado de APBILL a 'Selected' o su equivalente mediante la acción de la pantalla 'Pay Bills'. Recopilar Compare el campo de estado antes y después Tipo de evento inferred
	Pago anulado	Cancelación de un pago generado anteriormente. Esto vuelve a abrir la obligación de la factura y obliga a reiniciar el proceso de pago.
Por qué es importante Identifica fallos graves en las fases posteriores del proceso, en los que los pagos se generan pero después se retiran. Dónde obtenerlo Consulte el objeto APPYMT para localizar el estado 'Void' o 'Voided' y la marca de tiempo asociada. Recopilar Registrado cuando se produce la transacción de anulación Tipo de evento explicit
	Pago conciliado	Confirmación de que el pago se ha liquidado en el banco, registrada durante el proceso de conciliación bancaria en Cash Management.
Por qué es importante Proporciona el 'End to End Cycle Time' desde la perspectiva del flujo de caja y confirma que los fondos salieron realmente de la cuenta. Dónde obtenerlo Compruebe el estado de conciliación o el campo 'Cleared Date' del objeto APPYMT o de la transacción de Cash Management vinculada. Recopilar Compare el estado de conciliación Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de Sage Intacct

Pasos

Prepare la vista de facturas de cuentas por pagar Inicie sesión en Sage Intacct y vaya a Accounts Payable > pestaña All > Bills. Seleccione «Create New View». Asigne a la vista el nombre «Process Mining - Bills Extraction». Seleccione las siguientes columnas en este orden: Invoice Number (Doc Number), Vendor Name, Date Created, Date Posted, Due Date, Total Amount, State, Currency, PO Number, Department, Created By, On Hold, Description, Record No (System ID). Configure los filtros para excluir las facturas en estado «Draft» si solo desea datos contabilizados, o déjelos abiertos para capturar todo el ciclo de vida. Asegúrese de que el intervalo de fechas cubra el periodo de análisis, por ejemplo, Date Created = Last 365 Days. Guarde la vista.
Exporte los datos de facturas de cuentas por pagar Abra la vista «Process Mining - Bills Extraction». Haga clic en el botón «Export» y seleccione el formato «CSV». Guarde el archivo como «AP_Bills.csv».
Prepare la vista de pagos contabilizados Vaya a Accounts Payable > pestaña All > Posted Payments. Cree una vista nueva con el nombre «Process Mining - Payments». Seleccione las columnas: Check/Payment Number, Payment Date, Vendor Name, Transaction Amount, Payment Method, State (Void/Cleared), Date Reconciled, Bill Number (Reference), Record No. Guarde la vista.
Exporte los datos de pagos Abra la vista «Process Mining - Payments». Haga clic en «Export» y seleccione «CSV». Guarde el archivo como «AP_Payments.csv».
Opcional: registro de auditoría del historial del Workflow Las vistas personalizadas estándar de Intacct solo muestran el estado actual y la fecha de la última modificación. Para capturar eventos históricos como «Invoice Declined» o marcas de tiempo específicas de aprobación, debe exportar el historial de auditoría. Vaya a Reports > Setup > Audit Trail. Configure el registro de auditoría para consultar el objeto «AP Bill». Seleccione los tipos de acción: Add, Modify, Approve, Decline. Exporte este informe como «AP_Audit_History.csv».
Ejecute el script de transformación Utilice el script de Python proporcionado en la sección Query para combinar estos archivos. El script incorpora «AP_Bills.csv», «AP_Payments.csv» y el archivo opcional «AP_Audit_History.csv» para generar la estructura de registro de eventos requerida.
Verifique y dé formato a los datos Abra el archivo resultante «Event_Log_Output.csv». Asegúrese de que «EventTime» tenga el formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD HH:MM:SS). Compruebe que «InvoiceNumber» esté informado en todas las filas. Cargue el CSV final en ProcessMind.

Configuración

Configuración de la vista: Asegúrese de que «Number of records» en la configuración de la vista tenga un valor suficientemente alto para capturar todas las transacciones, o utilice la función de exportación «Next Page» si se aplican límites.
Gestión de fechas: Intacct exporta las fechas en el formato local de la persona usuaria, por ejemplo, MM/DD/YYYY. El script de transformación presupone el formato estándar de EE. UU.; ajuste el script si el perfil utiliza DD/MM/YYYY.
Permisos de campos: Asegúrese de que la persona usuaria que crea la vista tenga permisos «List» y «View» sobre Accounts Payable Bills y Posted Payments.
Nivel de detalle histórico: Sin la exportación del Audit Trail, actividades como «Invoice Approved» dependerán de la fecha «Date Posted» como aproximación, y «Invoice Updated» solo reflejará la hora de la última modificación.
Filtrado: Aplique un filtro en «Date Created» >= [Start Date] para limitar el volumen de datos. Evite filtrar por «State», salvo que desee excluir específicamente registros anulados o históricos.

a Consulta de ejemplo python

import pandas as pd
import numpy as np
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># CONFIGURATION
class=class="hl-string">"hl-comment"># Update these filenames to match your exported files
FILE_BILLS = class="hl-string">'AP_Bills.csv'
FILE_PAYMENTS = class="hl-string">'AP_Payments.csv'
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set to None if Audit History is unavailable
FILE_AUDIT = class="hl-string">'AP_Audit_History.csv' 

class=class="hl-string">"hl-comment"># COLUMNS MAPPING (Adjust based on your View column headers)
COL_BILL_NUM = class="hl-string">'Invoice Number'
COL_VENDOR = class="hl-string">'Vendor Name'
COL_AMOUNT = class="hl-string">'Total Amount'
COL_CREATED = class="hl-string">'Date Created'
COL_POSTED = class="hl-string">'Date Posted'
COL_DUE = class="hl-string">'Due Date'
COL_STATE = class="hl-string">'State'
COL_PO = class="hl-string">'PO Number'
COL_HOLD = class="hl-string">'On Hold'

COL_PAY_DATE = class="hl-string">'Payment Date'
COL_PAY_REF = class="hl-string">'Check/Payment Number'
COL_PAY_BILL_REF = class="hl-string">'Bill Number'
COL_PAY_STATE = class="hl-string">'State'

class=class="hl-string">"hl-comment"># OUTPUT STRUCTURE
event_log_columns = [
    class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'SourceSystem', 
    class="hl-string">'LastDataUpdate', class="hl-string">'VendorName', class="hl-string">'InvoiceAmount', class="hl-string">'PurchaseOrderNumber', 
    class="hl-string">'InvoiceDate', class="hl-string">'DueDate', class="hl-string">'InvoiceStatus'
]

def run_extraction():
    events = []
    current_time = datetime.now().isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. LOAD BILLS
    try:
        df_bills = pd.read_csv(FILE_BILLS)
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Clean formatting (remove currency symbols if present)
        df_bills[COL_AMOUNT] = df_bills[COL_AMOUNT].replace(class="hl-string">'[\\$,]', class="hl-string">'', regex=True).astype(float)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Bills file not found.')
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. LOAD PAYMENTS
    try:
        df_pay = pd.read_csv(FILE_PAYMENTS)
    except FileNotFoundError:
        print(class="hl-string">'Payments file not found.')
        df_pay = pd.DataFrame()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING BILLS
    for index, row in df_bills.iterrows():
        invoice_num = str(row[COL_BILL_NUM])
        vendor = row[COL_VENDOR]
        amount = row[COL_AMOUNT]
        po_num = str(row[COL_PO]) if pd.notna(row[COL_PO]) else None
        due_date = row[COL_DUE]
        status = row[COL_STATE]

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Common attributes for this invoice
        base_attr = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': invoice_num,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
            class="hl-string">'VendorName': vendor,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': amount,
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': po_num,
            class="hl-string">'DueDate': due_date,
            class="hl-string">'InvoiceStatus': status
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Draft Created
        if pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Draft Created', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Matched to PO
        if po_num and pd.notna(row[COL_CREATED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Matched to PO', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_CREATED], 
                           class="hl-string">'InvoiceDate': row[COL_CREATED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Posted
        if pd.notna(row[COL_POSTED]):
            events.append({**base_attr, 
                           class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted', 
                           class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
            class=class="hl-string">"hl-comment"># In standard views, Posted often implies Submission and Approval if no audit trail
            class=class="hl-string">"hl-comment"># We generate proxy events if Audit Trail is missing
            if not FILE_AUDIT:
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Submitted', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})
                events.append({**base_attr, 
                               class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', 
                               class="hl-string">'EventTime': row[COL_POSTED]})

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Invoice Placed on Hold
        if str(row[COL_HOLD]).lower() in [class="hl-string">'true', class="hl-string">'yes', class="hl-string">'on hold']:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Time is approximate (Last Modified) as View doesn't track hold time
             events.append({**base_attr, 
                            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Placed on Hold', 
                            class="hl-string">'EventTime': row.get(class="hl-string">'Date Modified', row[COL_CREATED])})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># PROCESSING PAYMENTS
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Intacct payment export might list multiple bills per check line or require join logic
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming direct link via Bill Number
    if not df_pay.empty:
        for index, row in df_pay.iterrows():
            bill_ref = str(row[COL_PAY_BILL_REF])
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Only process if this payment links to a bill we know
            class=class="hl-string">"hl-comment"># (In a real scenario, merge on Bill Number)
            
            pay_attr = {
                class="hl-string">'InvoiceNumber': bill_ref,
                class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                class="hl-string">'LastDataUpdate': current_time,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Generated',
                class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]
            }
            events.append(pay_attr)
            
            if str(row[COL_PAY_STATE]).lower() == class="hl-string">'void':
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Voided', class="hl-string">'EventTime': row[COL_PAY_DATE]})
                
            if class="hl-string">'Date Reconciled' in row and pd.notna(row[class="hl-string">'Date Reconciled']):
                events.append({**pay_attr, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Reconciled', class="hl-string">'EventTime': row[class="hl-string">'Date Reconciled']})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. OUTPUT
    df_events = pd.DataFrame(events)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure dates are ISO format
    df_events[class="hl-string">'EventTime'] = pd.to_datetime(df_events[class="hl-string">'EventTime']).dt.strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S')
    
    class=class="hl-string">"hl-comment"># Final Select
    df_final = df_events[event_log_columns]
    df_final.to_csv(class="hl-string">'Event_Log_Output.csv', index=False)
    print(fclass="hl-string">'Successfully exported {len(df_final)} events.')

if __name__ == class="hl-string">'__main__':
    run_extraction()

Pasos

Establezca una sesión de Web Services: Autentíquese en el endpoint de Sage Intacct Web Services 3.0 con su Sender ID, Password, Company ID, User ID y User Password para obtener un ID de sesión.
Identifique los objetos necesarios: Debe extraer datos de tres objetos principales para capturar el ciclo de vida completo: APBILL (encabezados de facturas), APPYMTDETAIL (detalles de pagos vinculados a facturas) y AUDITTRAIL (historial del Workflow).
Extraiga los datos de los encabezados de factura: Utilice el método readByQuery sobre el objeto APBILL. Seleccione los campos RECORDNO, DOCNUMBER, WHENCREATED, WHENPOSTED, STATE, VENDORNAME, TOTALENTERED, PONUMBER, DUE_DATE. Filtre por intervalo de fechas mediante WHENCREATED.
Extraiga los datos de pagos: Utilice readByQuery sobre APPYMTDETAIL. Seleccione RECORDNO, WHENCREATED, PAYMENTDATE, TRX_AMOUNT, DOCNUMBER (referencia del pago) y BILLRECORDNO (clave externa de APBILL). Asegúrese de obtener el estado o la fecha CLEARED, si está disponible, para la conciliación.
Extraiga el historial de auditoría: Utilice readByQuery sobre el objeto AUDITTRAIL. Filtre donde OBJECTTYPE = 'APBILL'. Esto es fundamental para capturar eventos de aprobación, rechazo, espera y anulación que no se conservan como marcas de tiempo en la tabla de encabezados. Seleccione OBJECTKEY, LOGTYPE, MESSAGE, WHENDOCCURRED y USERID.
Prepare los datos: Cargue las respuestas XML/JSON de estas tres llamadas de API en una base de datos de preparación, como SQL Server, Snowflake o Postgres. La API no admite combinaciones ni uniones complejas en una sola llamada, por lo que la transformación debe realizarse después de la extracción.
Ejecute el script de transformación: Ejecute el script SQL proporcionado en la sección Query sobre las tablas preparadas. Este script unifica los datos estáticos de los encabezados con el registro de auditoría transaccional para crear un único registro de eventos.
Valide los tipos de actividad: Compruebe que la salida incluya palabras clave específicas de los mensajes del Audit Trail, como Approved o Declined, y asegúrese de que la lógica de coincidencia de cadenas cubra la redacción concreta de su configuración de Intacct.
Dé formato a las fechas: Asegúrese de que la columna EventTime tenga el formato ISO 8601 (YYYY-MM-DD THH:MM:SS) durante la exportación final.
Exporte el registro de eventos: Exporte el resultado de la consulta SQL como archivo CSV o Parquet para cargarlo en ProcessMind.

Configuración

Endpoint de la API: https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml
Método: readByQuery (Web Services 3.0)
Tamaño de página: Establezca pagesize en 1000, el máximo recomendado, para reducir la sobrecarga HTTP. Implemente un bucle que utilice resultId para obtener las páginas siguientes.
Filtrado por fecha: Utilice operadores SQL estándar (>=, <, AND) en la cadena de consulta para las columnas WHENCREATED y limitar el periodo de extracción, por ejemplo, los últimos 365 días.
Permisos: La persona usuaria de extracción necesita permisos «List» y «View» sobre Accounts Payable, además del permiso «Audit Trail», que suele encontrarse en la configuración de Platform Services o Company Admin.
Vinculación de objetos: APBILL.RECORDNO es la clave principal utilizada para unir APPYMTDETAIL.BILLRECORDNO y AUDITTRAIL.OBJECTKEY.

a Consulta de ejemplo sql

/* 
  PROCESSMIND TRANSFORMATION SCRIPT
  Prerequisite: Data from APBILL, APPYMTDETAIL, and AUDITTRAIL 
  must be extracted via API and staged in tables with those names.
*/

/* 1. Invoice Draft Created */
SELECT
    H.DOCNUMBER AS InvoiceNumber,
    'Invoice Draft Created' AS ActivityName,
    H.WHENCREATED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME AS VendorName,
    H.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
    H.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
    H.WHENCREATED AS InvoiceDate,
    H.DUE_DATE AS DueDate,
    NULL AS Department,
    H.CREATEDBY AS CreatedBy,
    H.STATE AS InvoiceStatus,
    NULL AS PaymentDate
FROM APBILL H

UNION ALL

/* 2. Invoice Matched to PO (Derived from existence of PO Number at creation) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Matched to PO',
    H.WHENCREATED, -- Occurs effectively at creation if PO links
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.PONUMBER IS NOT NULL AND H.PONUMBER <> ''

UNION ALL

/* 3. Invoice Posted (Header Timestamp) */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Invoice Posted',
    H.WHENPOSTED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    H.CREATEDBY,
    H.STATE,
    NULL
FROM APBILL H
WHERE H.WHENPOSTED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 4. Payment Generated */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Generated',
    P.WHENCREATED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO

UNION ALL

/* 5. Payment Reconciled */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    'Payment Reconciled',
    P.WHENCLEARED,
    'Sage Intacct',
    GETDATE(),
    H.VENDORNAME,
    P.TRX_AMOUNT,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    P.CREATEDBY,
    H.STATE,
    P.PAYMENTDATE
FROM APPYMTDETAIL P
JOIN APBILL H ON P.BILLRECORDNO = H.RECORDNO
WHERE P.WHENCLEARED IS NOT NULL

UNION ALL

/* 6. Workflow Activities from Audit Trail */
/* Covers: Updated, Submitted, Approved, Declined, Hold, Released, Voided, Selected */
SELECT
    H.DOCNUMBER,
    CASE 
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Submitted%' THEN 'Invoice Submitted'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Approved%' THEN 'Invoice Approved'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Declined%' THEN 'Invoice Declined'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Add' THEN 'Invoice Placed on Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Hold%' AND A.LOGTYPE = 'Remove' THEN 'Invoice Released from Hold'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Voided%' THEN 'Payment Voided'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%' THEN 'Invoice Selected for Payment'
        WHEN A.MESSAGE LIKE '%Modified%' THEN 'Invoice Updated'
        ELSE 'System Activity'
    END AS ActivityName,
    A.WHENDOCCURRED AS EventTime,
    'Sage Intacct' AS SourceSystem,
    GETDATE() AS LastDataUpdate,
    H.VENDORNAME,
    H.TOTALENTERED,
    H.PONUMBER,
    H.WHENCREATED,
    H.DUE_DATE,
    NULL,
    A.USERID AS CreatedBy,
    H.STATE,
    NULL
FROM AUDITTRAIL A
JOIN APBILL H ON A.OBJECTKEY = CAST(H.RECORDNO AS VARCHAR(50))
WHERE A.OBJECTTYPE = 'APBILL'
  AND (
       A.MESSAGE LIKE '%Submitted%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Approved%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Declined%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Hold%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Voided%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Selected for payment%'
    OR A.MESSAGE LIKE '%Modified%'
  )
  /* Exclude creation updates to avoid duplication with Invoice Draft Created */
  AND NOT (A.MESSAGE LIKE '%Modified%' AND ABS(DATEDIFF(second, A.WHENDOCCURRED, H.WHENCREATED)) < 60)

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