Su Template de datos de gestión de gastos

La hora del evento, o marca de tiempo, registra el momento en que ocurrió una actividad. Proporciona el orden cronológico de los eventos de cada informe de gastos, algo esencial para reconstruir con precisión la línea temporal del proceso.

En Process Mining, las marcas de tiempo son la base de todos los análisis temporales. Se utilizan para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo entre actividades, el tiempo total de procesamiento de principio a fin y los tiempos de espera. Al analizar las marcas de tiempo, las organizaciones pueden identificar retrasos en el proceso de aprobación, medir la eficiencia de la ejecución de los reembolsos y supervisar el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella.

Se encuentra en los registros de eventos o en los datos de transacciones, a menudo con etiquetas como «Creation Date», «Timestamp» o «Event Date».

El ID del informe de gastos es una clave única asignada a cada informe presentado por un empleado. Actúa como el hilo central que conecta todos los pasos del proceso, desde la creación y la presentación hasta las aprobaciones, los posibles rechazos y el reembolso final.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir los casos. Cada ID de informe de gastos único representa una instancia individual del proceso de gestión de gastos. Analizar el recorrido de cada ID permite visualizar los flujos del proceso, calcular los tiempos de ciclo de cada informe e identificar variaciones en la forma de gestionar los distintos informes.

Este es el identificador esencial del caso que vincula todos los eventos del ciclo de vida de un informe de gastos y permite rastrear el proceso de principio a fin.

Normalmente se encuentra en los datos de nivel de cabecera del informe de gastos o en la tabla principal de transacciones del proceso de gastos.

El nombre de la actividad describe un paso individual o un cambio de estado dentro del proceso de gestión de gastos. Algunos ejemplos son «Expense Report Created», «Manager Approved», «Policy Violation Flagged» y «Reimbursement Executed». Esta secuencia de actividades forma el flujo del proceso de cada informe de gastos.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para descubrir el modelo real del proceso. Permite a los analistas visualizar el mapa del proceso, identificar cuellos de botella en los que las actividades tardan demasiado, descubrir ciclos de retrabajo como «Report Sent For Revision» y detectar variaciones no estándar del proceso. La claridad y el nivel de detalle de los nombres de las actividades influyen directamente en la calidad de la información obtenida sobre el proceso.

Este atributo define los pasos del proceso y permite visualizar el mapa del proceso, así como analizar los patrones y las desviaciones del Workflow.

Se obtiene de los registros de eventos, las tablas de cambios de estado o los registros de transacciones asociados al informe de gastos.

El atributo Sistema de origen identifica el origen de los datos del proceso. En las empresas modernas, la gestión de gastos puede implicar varios sistemas integrados, por ejemplo, un sistema de RR. HH. para los datos de empleados, una herramienta específica para presentar gastos y un ERP para la contabilización financiera. Este campo ayuda a distinguir los datos procedentes de estas distintas fuentes.

Esta información es valiosa para validar los datos y comprender el entorno tecnológico del proceso. Si los problemas se concentran en los datos de un sistema específico, pueden indicar problemas de integración o fallos en esa aplicación. También aporta contexto a los datos y garantiza que los analistas comprendan cuál es la fuente de referencia para cada paso del proceso.

Identifica el origen de los datos, algo esencial para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la comprensión de las variaciones del proceso entre distintas plataformas.

Esta información suele formar parte del proceso de extracción de datos o de los metadatos, y puede añadirse durante la preparación de los datos.

La marca de tiempo Last Data Update especifica la última vez que se extrajeron o sincronizaron los datos desde el sistema de origen. Proporciona un punto de corte claro para los datos incluidos en cualquier análisis y garantiza que todas las partes interesadas conozcan la actualidad de los datos.

En el contexto de Process Mining, este atributo es fundamental para la integridad de los datos y la elaboración de informes. Ayuda a comprender si se está consultando información en tiempo real o una instantánea histórica. Es especialmente importante para los Dashboards de supervisión continua, donde la actualidad es crítica. También ayuda a solucionar problemas en las canalizaciones de datos, ya que confirma que las actualizaciones se realizan según lo previsto.

Garantiza la transparencia sobre la actualidad de los datos, algo fundamental para la precisión y la relevancia de cualquier análisis del proceso o panel de supervisión.

Normalmente la genera y almacena la herramienta de integración de datos o ETL (Extract, Transform, Load) durante el proceso de carga de datos.

La alerta de incumplimiento de política es un valor simple de true o false que indica si un informe de gastos se ha identificado automática o manualmente como no conforme con las políticas de gasto de la empresa. Los incumplimientos pueden incluir superar los límites de gasto, utilizar proveedores no aprobados o no presentar la documentación adecuada.

Esta alerta es un factor clave para el análisis del cumplimiento. Permite a las organizaciones calcular la tasa general de incumplimiento de políticas y profundizar para comprobar qué departamentos, categorías de gastos o empleados presentan más incumplimientos. Comprender la frecuencia y la naturaleza de estos incumplimientos ayuda a perfeccionar las políticas, mejorar las comprobaciones automatizadas y ofrecer capacitación específica para reducir el gasto no conforme y las excepciones del proceso.

Apoya directamente la supervisión del cumplimiento al marcar los informes no conformes y ayuda a medir y reducir los incumplimientos de las políticas.

Una alerta o un campo de la cabecera del informe de gastos o de los datos de las partidas, que normalmente establece el motor de reglas del sistema.

Este atributo identifica la unidad organizativa, como «Ventas», «Ingeniería» o «Marketing», a la que pertenece el empleado que presenta el informe. A menudo está vinculado al centro de costes responsable de los gastos.

El departamento del empleado es una dimensión principal para el análisis comparativo. Permite consultar el proceso filtrado por departamento, lo que puede poner de manifiesto diferencias importantes de comportamiento. Por ejemplo, un departamento puede tener una tasa de incumplimiento de políticas mucho mayor o un ciclo de aprobación más largo que otro. Esta información puede ayudar a la dirección a identificar la necesidad de capacitación específica, ajustes del proceso o aclaraciones de las políticas para determinados equipos.

Permite realizar análisis comparativos detallados entre unidades de negocio y ayuda a identificar comportamientos, cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de cada departamento.

Normalmente procede del registro maestro de datos del empleado, que está vinculado al informe de gastos.

Report Status proporciona una visión del punto en el que se encuentra un informe de gastos dentro del proceso en un momento determinado, o de su resultado final. Los estados suelen cambiar a medida que el informe pasa por distintas etapas, como el envío, la aprobación, el procesamiento y el pago.

Este atributo resulta útil para filtrar casos y analizar grupos concretos, por ejemplo, centrarse únicamente en informes «Rejected» para comprender los motivos del rechazo o en informes «Pending Approval» para investigar los cuellos de botella actuales. En los Dashboards, proporciona una visión general del volumen de trabajo actual y del estado de todos los informes de gastos en curso. También puede utilizarse para validar la secuencia de actividades generada para Process Mining.

Proporciona un resumen general del estado de un informe, útil para filtrar casos y crear Dashboards operativos sobre el volumen de trabajo actual.

Es un campo de la tabla principal de cabecera del informe de gastos que se actualiza a medida que el informe avanza en su Workflow.

El importe total representa la suma de todas las partidas de gastos individuales incluidas en un único informe. Este es el valor total sujeto a aprobación y reembolso.

Este atributo es esencial para el análisis financiero en Process Mining. Permite segmentar los informes de gastos por rangos de valor, como importes altos y bajos, que a menudo siguen rutas de aprobación diferentes. Los analistas pueden utilizarlo para calcular el coste medio por informe, investigar el impacto financiero del retrabajo y los rechazos, e identificar tendencias de gasto. Relacionar el importe total con los tiempos de ciclo puede revelar si los informes de mayor valor tardan más en aprobarse.

Permite analizar el impacto financiero, ayuda a identificar patrones de gasto y permite segmentar el proceso según el valor del informe.

Está disponible en el nivel de cabecera de los datos del informe de gastos y suele calcularse como la suma de los importes de todas las partidas.

El atributo Currency especifica la unidad monetaria del Total Amount. En las organizaciones internacionales, las personas empleadas presentan gastos en distintas monedas, y este campo proporciona el contexto necesario para todos los valores monetarios.

Este atributo es fundamental para realizar análisis financieros precisos, especialmente en un contexto multinacional. Garantiza que los valores monetarios puedan interpretarse correctamente y convertirse a una moneda común para elaborar informes agregados. Sin él, comparar el Total Amount de un informe en JPY con el de otro en USD no tendría sentido. Es esencial para los Dashboards que muestran el gasto total, los costes medios y los KPI financieros de distintas regiones.

Proporciona el contexto esencial para todos los valores monetarios y permite elaborar informes financieros precisos y comparar datos entre distintas regiones o países.

Normalmente se almacena junto a los campos de importe en los datos de cabecera del informe de gastos.

El motivo del rechazo es un campo de texto o un código predefinido que explica por qué un informe de gastos no superó una etapa de aprobación. Algunos motivos habituales son «Missing Receipt», «Incorrect Category» o «Out of Policy Expense».

Este atributo es muy valioso para analizar las causas raíz del retrabajo. Al analizar los motivos de rechazo más frecuentes, una empresa puede identificar problemas sistémicos. Por ejemplo, si «Missing Receipt» es el motivo principal, quizá sea necesario mejorar la comunicación sobre los requisitos de documentación o facilitar el proceso de adjuntar recibos. Esta información permite introducir mejoras específicas que aumentan la tasa de aprobación en el primer intento, reducen el retrabajo y acortan el tiempo total del ciclo.

Explica el motivo del retrabajo y permite introducir mejoras específicas para reducir la tasa de rechazos y aumentar la aprobación en el primer intento.

Se captura en un campo de comentarios o en una lista de selección cuando una persona aprobadora realiza una acción «Reject» o «Send Back».

La persona que presenta el informe es el empleado que realizó los gastos e inició el proceso de reembolso al crear el informe. Este atributo suele ser el mismo para todos los eventos relacionados con un único caso de informe de gastos.

Mientras que el atributo general Usuario identifica a la persona responsable de cada paso, Persona que presenta el informe proporciona un atributo coherente a nivel de caso para analizar el comportamiento de la persona propietaria del informe. Permite analizar la experiencia del empleado, por ejemplo, identificar a quienes reciben rechazos con frecuencia o incumplen las políticas de forma reiterada. Esta información puede orientar iniciativas específicas de comunicación o capacitación para mejorar la eficiencia y el cumplimiento desde el inicio del proceso.

Identifica a la persona propietaria del informe de gastos y permite analizar el comportamiento de los empleados, por ejemplo, para detectar incumplimientos frecuentes de las políticas o fuentes de retrabajo.

Se encuentra en los datos de cabecera del informe de gastos, vinculado al empleado que creó el registro.

El atributo Usuario identifica a la persona o al agente automatizado responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Puede tratarse del empleado que presenta el informe, del gerente que lo aprueba o de un miembro del equipo financiero que procesa el reembolso.

Analizar el proceso por usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual e identificar a las personas que pueden estar provocando retrasos. Por ejemplo, puede revelar si un gerente concreto constituye un cuello de botella en la cadena de aprobación. También facilita el análisis de la asignación de recursos y ayuda a garantizar la responsabilidad y la auditabilidad durante todo el proceso.

Identifica a la persona responsable de cada paso y permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento y detectar cuellos de botella asociados a personas o equipos concretos.

Está disponible en el registro de eventos o en el historial de transacciones, normalmente vinculado a un ID de usuario o de empleado.

La categoría de gasto es una dimensión utilizada para clasificar el tipo de gasto de un informe. Un informe puede contener varias categorías si incluye distintas partidas.

Analizar el proceso por categoría de gasto ayuda a las organizaciones a comprender los patrones de gasto e identificar comportamientos específicos de cada categoría. Por ejemplo, los gastos de «International Travel» pueden seguir un proceso de aprobación más complejo y largo que los de «Office Supplies». Este atributo permite realizar un análisis más detallado del cumplimiento y comprobar si determinadas categorías son más propensas a incumplir las políticas. Es un campo clave para la planificación financiera y la elaboración de presupuestos.

Permite analizar los patrones de gasto y ayuda a identificar si los distintos tipos de gastos siguen rutas de proceso diferentes o presentan tasas de cumplimiento distintas.

Normalmente se encuentra en el nivel de partida del informe de gastos. Para el análisis a nivel de caso, puede agregarse o utilizarse la categoría predominante.

El método de pago indica cómo abonó originalmente el empleado el gasto. Normalmente se trata de una tarjeta corporativa emitida por la empresa o de fondos personales, conocidos como «Out-of-Pocket», que requieren un reembolso directo.

Este atributo ayuda a diferenciar dos variantes principales del proceso. Las transacciones con tarjeta corporativa suelen seguir un proceso de verificación más ágil, ya que los datos proceden directamente del proveedor de la tarjeta. En cambio, los gastos pagados con fondos personales requieren un mayor nivel de revisión y un pago directo al empleado. Analizar el proceso por método de pago puede revelar diferencias en los tiempos de ciclo, las tasas de cumplimiento y los costes de procesamiento entre ambas rutas, y señalar oportunidades para fomentar el uso de tarjetas corporativas y mejorar la eficiencia.

Distingue entre las principales variantes del proceso, tarjeta corporativa y fondos personales, que suelen presentar distintos niveles de riesgo, eficiencia y control.

Normalmente se especifica en el nivel de partida del gasto e indica el origen de los fondos de la transacción.

El atributo Approver identifica a la persona que realiza un paso de aprobación o rechazo en el flujo de trabajo. En muchos procesos puede haber varios niveles de aprobación, como la del responsable directo, seguida de la del jefe del departamento o de una persona del equipo financiero.

Al igual que el atributo User, Approver resulta especialmente útil para analizar la etapa de aprobación del proceso, que suele ser una fuente importante de retrasos. Permite medir los tiempos de aprobación de cada responsable y detectar cuellos de botella. Se pueden crear Dashboards para mostrar la carga de trabajo y el rendimiento de las distintas personas responsables de las aprobaciones, lo que ayuda a gestionar los recursos y a identificar necesidades de formación adicional sobre las políticas de gastos.

Señala a la persona concreta responsable de las aprobaciones y permite analizar los retrasos, las cargas de trabajo y la coherencia de las decisiones de aprobación.

Registrado en el registro de eventos o en el historial de transacciones de las actividades relacionadas con la aprobación.

El resultado de la auditoría registra las conclusiones de un paso de auditoría dentro del proceso. Puede tratarse de una auditoría automatizada del sistema que comprueba las reglas de cumplimiento, o de una revisión manual realizada por el equipo de finanzas o auditoría. Los resultados suelen incluir «Aprobado», «Rechazado» o «Aprobado con excepciones».

Este atributo proporciona una medida directa de la eficacia de los controles internos. Al analizar los resultados de las auditorías, una empresa puede evaluar su exposición al riesgo y la calidad de los envíos. También ayuda a identificar las áreas en las que fallan los controles o se interpretan incorrectamente las políticas de forma recurrente. Process Mining puede correlacionar los resultados de las auditorías con otros atributos para descubrir, por ejemplo, si determinadas categorías de gastos o departamentos presentan una tasa de fallos de auditoría más alta.

Proporciona una medida directa del cumplimiento y de las comprobaciones de control interno, lo que ayuda a evaluar el riesgo y la eficacia de las reglas de auditoría.

Campo actualizado por un motor de reglas automatizado o por una persona usuaria del equipo de auditoría o finanzas una vez finalizada la revisión.