Su Template de datos para la gestión de gastos

La hora del evento, o marca de tiempo, registra el momento en que ocurrió una actividad. Establece el orden cronológico de los eventos de cada informe de gastos, algo esencial para reconstruir con precisión la cronología del proceso.

En Process Mining, las marcas de tiempo son la base de todos los análisis temporales. Se utilizan para calcular indicadores clave de rendimiento, como los tiempos de ciclo entre actividades, el tiempo total de procesamiento de principio a fin y los tiempos de espera. Al analizar las marcas de tiempo, las organizaciones pueden detectar demoras en el proceso de aprobación, medir la eficiencia de la ejecución de los reembolsos y supervisar el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio.

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar cronológicamente los eventos y calcular todas las métricas basadas en la duración, como los tiempos de ciclo y los cuellos de botella.

Se encuentra en los registros de eventos o en los datos de transacciones, a menudo con nombres como «Fecha de creación», «Marca de tiempo» o «Fecha del evento».

El ID del informe de gastos es una clave única asignada a cada informe que presenta un empleado. Es el hilo conductor que conecta todos los pasos del proceso, desde la creación y presentación hasta las aprobaciones, los posibles rechazos y el reembolso final.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir los casos. Cada ID único del informe de gastos representa una instancia del proceso de gestión de gastos. Analizar el recorrido de cada ID permite visualizar los flujos del proceso, calcular los tiempos de ciclo de cada informe e identificar diferencias en la forma de gestionarlos.

Es el identificador esencial del caso que vincula todos los eventos del ciclo de vida de un informe de gastos y permite seguir el proceso de principio a fin.

Suele encontrarse en los datos de cabecera del informe de gastos o en la tabla principal de transacciones del proceso de gastos.

El nombre de la actividad describe un paso o cambio de estado concreto dentro del proceso de gestión de gastos. Algunos ejemplos son «Informe de gastos creado», «Aprobado por el gerente», «Incumplimiento de política señalado» y «Reembolso ejecutado». La secuencia de actividades conforma el flujo del proceso de cada informe de gastos.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para descubrir el modelo de proceso real. Permite visualizar el mapa del proceso, identificar cuellos de botella en actividades que tardan demasiado, detectar ciclos de retrabajo como «Informe enviado para revisión» y señalar variaciones no estándar. La claridad y el nivel de detalle de los nombres de las actividades influyen directamente en la calidad de la información obtenida sobre el proceso.

Este atributo define los pasos del proceso y permite visualizar el mapa del proceso y analizar los patrones y las desviaciones del flujo de trabajo.

Se obtiene de los registros de eventos, las tablas de cambios de estado o los registros de transacciones asociados al informe de gastos.

El atributo del sistema de origen identifica de dónde proceden los datos del proceso. En las empresas actuales, la gestión de gastos puede implicar varios sistemas integrados: por ejemplo, un sistema de RR. HH. para los datos de los empleados, una herramienta específica para presentar gastos y un ERP para la contabilización financiera. Este campo permite distinguir los datos de cada fuente.

Esta información es útil para validar los datos y comprender el panorama tecnológico del proceso. Si los problemas del proceso se concentran en los datos de un sistema específico, puede haber problemas de integración o de la aplicación. También aporta contexto y ayuda a los analistas a identificar la fuente de verdad de cada paso del proceso.

Identifica el origen de los datos, algo fundamental para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la comprensión de las variaciones del proceso entre distintas plataformas.

Esta información suele formar parte del proceso de extracción de datos o de los metadatos, y puede añadirse durante la preparación de los datos.

La marca de tiempo de la última actualización de datos indica cuándo se extrajeron o sincronizaron por última vez los datos desde el sistema de origen. Así se establece un límite temporal claro para los datos incluidos en cada análisis y todas las partes interesadas saben qué tan actualizados están.

En Process Mining, este atributo es esencial para la integridad de los datos y la elaboración de informes. Ayuda a saber si se está consultando información en tiempo real o una instantánea histórica. Esto es especialmente importante en los Dashboards de supervisión continua, donde la actualidad de los datos es fundamental. También facilita la resolución de problemas en los flujos de datos, ya que permite confirmar que las actualizaciones se realizan según lo previsto.

Aporta transparencia sobre la actualidad de los datos, algo fundamental para que cualquier análisis del proceso o Dashboard de supervisión sea preciso y pertinente.

Suele generarla y almacenarla la herramienta de integración de datos o ETL (extracción, transformación y carga) durante el proceso de carga.

Este atributo identifica la unidad organizativa a la que pertenece el empleado que presenta el informe, como «Ventas», «Ingeniería» o «Marketing». A menudo está vinculado al centro de costes responsable de los gastos.

El departamento del empleado es una dimensión clave para el análisis comparativo. Permite filtrar el proceso por departamento y detectar diferencias importantes en su funcionamiento. Por ejemplo, un departamento puede tener una tasa de incumplimiento de políticas mucho más alta o un tiempo de ciclo de aprobación más largo que otro. Esta información puede ayudar a la dirección a determinar si hacen falta formación específica, ajustes en el proceso o aclaraciones de las políticas para ciertos equipos.

Permite comparar unidades de negocio e identificar comportamientos, cuellos de botella o problemas de cumplimiento propios de cada departamento.

Suele obtenerse del registro de datos maestros del empleado, vinculado al informe de gastos.

El estado del informe indica en qué punto del proceso se encuentra en un momento dado o cuál fue el resultado final. El estado suele cambiar a medida que el informe avanza por las etapas de presentación, aprobación, procesamiento y pago.

Este atributo permite filtrar casos para analizar grupos específicos. Por ejemplo, puede centrarse en los informes «Rechazados» para comprender los motivos del rechazo o en los «Pendientes de aprobación» para investigar los cuellos de botella actuales. En los Dashboards, ofrece una visión general de la carga de trabajo actual y del estado de todos los informes de gastos en curso. También puede utilizarse para validar la secuencia de actividades generada para Process Mining.

Ofrece un resumen general del estado del informe, útil para filtrar casos y crear Dashboards operativos sobre la carga de trabajo actual.

Campo de la tabla principal de cabecera del informe de gastos que se actualiza a medida que el informe avanza por su flujo de trabajo.

El importe total es la suma de todas las partidas de gastos incluidas en un informe. Es el valor total que se somete a aprobación y reembolso.

Este atributo es esencial para el análisis financiero en Process Mining. Permite clasificar los informes de gastos por rangos de importe, como importes altos o bajos, que suelen seguir distintas rutas de aprobación. Los analistas pueden usarlo para calcular el coste promedio por informe, investigar el impacto financiero del retrabajo y los rechazos, e identificar tendencias de gasto. Al relacionar el importe total con los tiempos de ciclo, se puede determinar si los informes de mayor importe tardan más en aprobarse.

Permite analizar el impacto financiero, ayuda a identificar patrones de gasto y facilita la segmentación del proceso según el importe del informe.

Está disponible en los datos de cabecera del informe de gastos y suele calcularse sumando los importes de todas las partidas.

El indicador de incumplimiento de políticas es un valor simple de verdadero o falso que señala si el sistema o una persona identificó que un informe de gastos no cumple las políticas de gasto de la empresa. Entre los incumplimientos posibles están superar los límites de gasto, usar proveedores no aprobados o no incluir la documentación necesaria.

Este indicador es clave para el análisis del cumplimiento. Permite calcular la tasa general de incumplimiento de políticas y examinar qué departamentos, categorías de gastos o empleados acumulan más incumplimientos. Comprender su frecuencia y naturaleza ayuda a perfeccionar las políticas, mejorar las comprobaciones automatizadas y ofrecer formación específica para reducir los gastos que no cumplen las políticas y las excepciones del proceso.

Facilita directamente la supervisión del cumplimiento al señalar los informes que no cumplen las políticas y ayudar a medir y reducir los incumplimientos.

Indicador o campo de la cabecera o de los datos de partidas del informe de gastos, que suele establecer el motor de reglas del sistema.

El atributo de moneda especifica la unidad monetaria del importe total. En las organizaciones globales, los empleados presentan gastos en distintas monedas, y este campo aporta el contexto necesario para interpretar todos los valores monetarios.

Este atributo es fundamental para realizar análisis financieros precisos, sobre todo en organizaciones multinacionales. Permite interpretar correctamente los valores monetarios y convertirlos a una moneda común para elaborar informes agregados. Sin este dato, no tendría sentido comparar el importe total de un informe en JPY con el de otro en USD. Es esencial para los Dashboards que muestran el gasto total, los costes promedio y los KPI financieros de distintas regiones.

Aporta el contexto necesario para interpretar los valores monetarios y elaborar informes financieros precisos, así como para comparar regiones o países.

Suele almacenarse junto a los campos de importe en los datos de cabecera del informe de gastos.

El motivo del rechazo es un campo de texto o un código predefinido que explica por qué un informe de gastos no superó una etapa de aprobación. Algunos motivos habituales son «Falta el recibo», «Categoría incorrecta» o «Gasto fuera de política».

Este atributo es muy útil para analizar las causas raíz del retrabajo. Al examinar los motivos de rechazo más frecuentes, una empresa puede detectar problemas sistémicos. Por ejemplo, si el motivo más común es «Falta el recibo», quizá sea necesario comunicar mejor los requisitos de documentación o facilitar el proceso para adjuntar recibos. Esta información permite introducir mejoras específicas que aumentan la tasa de aprobación en el primer intento, reducen el retrabajo y acortan el tiempo total del ciclo.

Explica por qué se produce el retrabajo y permite introducir mejoras específicas para reducir los rechazos y aumentar la tasa de aprobación en el primer intento.

Se registra en un campo de comentarios o en una lista de opciones cuando una persona aprobadora selecciona «Rechazar» o «Devolver».

La persona que presenta el informe es el empleado que incurrió en los gastos e inició el proceso de reembolso al crear el informe. Este atributo suele ser el mismo en todos los eventos de un caso de informe de gastos.

Mientras que el atributo general de usuario identifica a quien realiza cada paso, el atributo de quien presenta el informe ofrece un dato uniforme a nivel de caso para analizar el comportamiento de la persona responsable del informe. Permite centrarse en la experiencia del empleado, por ejemplo, para identificar a quienes reciben rechazos con frecuencia o incumplen las políticas de forma reiterada. Esta información puede orientar iniciativas de comunicación o formación específicas para mejorar la eficiencia y el cumplimiento desde el inicio.

Identifica a la persona responsable del informe de gastos y permite analizar el comportamiento de los empleados, por ejemplo, para detectar incumplimientos frecuentes de las políticas o fuentes de retrabajo.

Se encuentra en los datos de cabecera del informe de gastos y está vinculado al empleado que creó el registro.

El atributo de usuario identifica a la persona o al agente automatizado responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Puede ser el empleado que presenta el informe, el gerente que lo aprueba o alguien del equipo de finanzas que procesa el reembolso.

Analizar el proceso por usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual, así como para identificar a quienes pueden estar causando demoras. Por ejemplo, permite detectar si un gerente específico se convierte en un cuello de botella en la cadena de aprobación. También facilita el análisis de la asignación de recursos y ayuda a garantizar la rendición de cuentas y la trazabilidad durante todo el proceso.

Identifica quién realiza cada paso y permite analizar la carga de trabajo, comparar el rendimiento y detectar cuellos de botella asociados a personas o equipos específicos.

Está disponible en el registro de eventos o el historial de transacciones, a menudo vinculado a un ID de usuario o de empleado.

El atributo Aprobador identifica a la persona que aprueba o rechaza una solicitud dentro del flujo de trabajo. En muchos procesos hay varios niveles de aprobación, por ejemplo, primero la persona responsable directa y después la dirección del departamento o alguien del equipo de finanzas.

Al igual que el atributo «Usuario», «Aprobador» resulta especialmente útil para analizar la fase de aprobación, que suele ser una fuente importante de demoras. Permite medir los tiempos de aprobación de cada persona aprobadora e identificar cuellos de botella. Los Dashboards pueden mostrar la carga de trabajo y el desempeño de cada persona aprobadora, lo que facilita la gestión de recursos y permite detectar necesidades de formación adicional sobre las políticas de gastos.

Identifica a la persona responsable de las aprobaciones y permite analizar las demoras, la carga de trabajo y la coherencia de las decisiones.

Se registra en el Registro de eventos o en el historial de transacciones de las actividades relacionadas con las aprobaciones.

La categoría de gasto es una dimensión que se utiliza para clasificar el tipo de gasto incluido en un informe de gastos. Un informe puede incluir varias categorías si contiene varias partidas.

Analizar el proceso por categoría de gasto ayuda a las organizaciones a comprender los patrones de gasto e identificar comportamientos específicos de cada categoría. Por ejemplo, los gastos de «Viajes internacionales» podrían tener un proceso de aprobación más complejo y prolongado que los de «Material de oficina». Este atributo permite analizar el cumplimiento con mayor detalle y comprobar si ciertas categorías son más propensas a incumplir las políticas. Es un campo clave para la planificación financiera y la elaboración de presupuestos.

Permite analizar los patrones de gasto y determinar si los distintos tipos de gastos siguen rutas de proceso diferentes o presentan distintos niveles de cumplimiento.

Suele encontrarse en el nivel de partida del informe de gastos. Para analizar los casos, puede agruparse o utilizarse la categoría predominante.

El método de pago indica cómo abonó la persona empleada el gasto original. Por lo general, se paga con una tarjeta corporativa emitida por la empresa o con fondos personales, en cuyo caso se requiere un reembolso directo.

Este atributo permite distinguir dos variantes principales del proceso. Las transacciones con tarjeta corporativa suelen tener un proceso de verificación más ágil, ya que los datos proceden directamente del proveedor de la tarjeta. En cambio, los gastos pagados con fondos personales requieren un examen más detallado y un pago directo a la persona empleada. Analizar el proceso por método de pago permite detectar diferencias en los tiempos de ciclo, el cumplimiento y los costes de procesamiento entre ambas rutas, y puede revelar oportunidades para fomentar el uso de tarjetas corporativas y mejorar la eficiencia.

Distingue las principales variantes del proceso (tarjeta corporativa o fondos personales), que suelen presentar distintos niveles de riesgo, eficiencia y control.

Suele especificarse en cada partida del gasto e indica el origen de los fondos utilizados en la transacción.

El resultado de la auditoría registra las conclusiones de una etapa de auditoría del proceso. Puede tratarse de una auditoría automatizada del sistema que comprueba las reglas de cumplimiento o de una revisión manual a cargo del equipo de finanzas o auditoría. Los resultados suelen ser «Aprobado», «Rechazado» o «Aprobado con excepciones».

Este atributo ofrece una medida directa de la eficacia de los controles internos. Al analizar los resultados de las auditorías, una empresa puede evaluar su exposición al riesgo y la calidad de las solicitudes. También permite detectar dónde fallan los controles o dónde se interpretan mal las políticas de forma recurrente. Process Mining puede relacionar los resultados de las auditorías con otros atributos para descubrir, por ejemplo, si ciertas categorías de gastos o departamentos presentan una tasa más alta de auditorías fallidas.

Ofrece una medida directa del cumplimiento y de los controles internos, y ayuda a evaluar los riesgos y la eficacia de las reglas de auditoría.

Campo que actualiza un motor de reglas automatizado o una persona del equipo de auditoría o finanzas una vez finalizada la revisión.