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Mejore la gestión de crédito y los cobros

Guía de 6 pasos para optimizar la gestión de crédito en SAP ECC.

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Optimice la gestión del crédito y los cobros en SAP ECC para acelerar el flujo de caja

Los procesos de gestión de crédito y cobros pueden ser complejos y provocar retrasos en los pagos y un aumento de la deuda incobrable. Nuestra plataforma ayuda a detectar ineficiencias en el ciclo de crédito a cobro, desde la evaluación inicial hasta el pago final. Permite localizar cuellos de botella concretos y aplicar mejoras específicas para mejorar el flujo de caja y reducir el riesgo.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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Por qué es crucial optimizar la gestión del crédito y los cobros

La gestión del crédito y los cobros en SAP ECC va mucho más allá de administrar facturas: es un pilar de la salud financiera de su organización. Un ciclo de crédito a cobro ineficiente afecta directamente al capital de trabajo, al flujo de caja y, en última instancia, a la rentabilidad. Los retrasos en la aprobación de créditos, los procedimientos de reclamación de pagos poco eficaces y la resolución prolongada de disputas pueden aumentar los días pendientes de cobro (DSO), las deudas incobrables y la tensión en las relaciones con los clientes. Estas ineficiencias suelen generar cuellos de botella que dificultan la previsión precisa del flujo de caja y la planificación financiera estratégica. Comprender cómo se desarrollan realmente las actividades de crédito y cobro es el primer paso para mejorar significativamente las finanzas y reducir los riesgos.

Cómo transforma Process Mining la gestión del crédito y los cobros en SAP ECC

Process Mining ofrece una perspectiva única para analizar los procesos de gestión del crédito y los cobros en SAP ECC. Al extraer datos de eventos del sistema FI-AR de SAP ECC, en particular los relacionados con el ciclo de vida de cada factura, nuestra plataforma reconstruye el flujo real del proceso y muestra cómo se trabaja en la práctica, no solo cómo debería hacerse. Puede seguir cada factura desde la evaluación inicial del crédito y la creación del pedido de venta, pasando por la generación y el envío de la factura, hasta la recepción del pago o su eventual baja contable. Esta perspectiva centrada en las facturas permite detectar cuellos de botella críticos, comprender las desviaciones de los procedimientos estándar e identificar dónde las intervenciones manuales o los ciclos de retrabajo provocan retrasos y aumentan los costes operativos. Podrá conocer la eficacia de sus estrategias de reclamación de pagos, el tiempo medio de aprobación del crédito y los motivos más frecuentes de los retrasos en los pagos o las disputas.

Áreas clave para mejorar los procesos

Con la información obtenida mediante Process Mining, puede centrarse en áreas concretas para optimizar los procesos de gestión del crédito y los cobros en SAP ECC:

Agilizar la aprobación del crédito: Detecte retrasos en las solicitudes y aprobaciones de límites de crédito. Comprenda sus causas, ya sean revisiones manuales, información faltante o flujos de aprobación ineficientes, para acelerar el inicio del ciclo de ventas.
Optimizar los procedimientos de reclamación de pagos: Analice la eficacia de los distintos niveles de reclamación y canales de comunicación. Descubra si se omiten o retrasan ciertos pasos, o si los recordatorios se envían demasiado pronto o tarde, lo que reduce la eficacia de los cobros. Optimice el proceso de reclamación para mejorar la eficiencia de los cobros.
Reducir las intervenciones manuales y el retrabajo: Identifique las facturas que requieren seguimientos manuales repetidos, reenvíos u otras actividades que no aportan valor. Automatice las tareas rutinarias y estandarice los procedimientos para liberar tiempo de su equipo de cobros.
Acelerar la resolución de disputas: Comprenda el ciclo de vida completo de las facturas disputadas, desde su registro hasta su resolución. Identifique los tipos de disputa más frecuentes y los departamentos o pasos que provocan los mayores retrasos, para resolverlas con más rapidez.
Mejorar la comunicación y la colaboración: Detecte desconexiones entre los equipos de ventas, crédito y cobros que puedan causar insatisfacción de los clientes o retrasos en los pagos. Fomente una mejor colaboración entre áreas a partir de información basada en datos.

Resultados esperados y beneficios para el negocio

La implementación de mejoras identificadas mediante Process Mining en la gestión del crédito y los cobros de SAP ECC ofrece beneficios concretos:

Menos días pendientes de cobro (DSO): Al detectar y eliminar cuellos de botella en el ciclo de crédito a cobro, puede acelerar significativamente la recepción de pagos y mejorar el flujo de caja.
Menos deudas incobrables y bajas contables: Una gestión del crédito y unas estrategias de cobro más eficaces reducen el riesgo de que las cuentas queden sin cobrar.
Mayor eficiencia en los cobros: Su equipo puede centrarse en tareas de mayor valor, en lugar de perseguir pagos vencidos mediante procesos ineficientes, y aumentar así la productividad general.
Mayor satisfacción del cliente: Los procesos más rápidos y transparentes, especialmente para aprobar créditos y resolver disputas, mejoran la experiencia de los clientes.
Mejor cumplimiento y gestión de riesgos: Asegúrese de que las políticas de crédito se apliquen de forma coherente e identifique posibles brechas de cumplimiento en las actividades de cobro.
Decisiones basadas en datos: Sustituya las suposiciones por información precisa y objetiva para tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de recursos, los cambios de políticas y la configuración de los sistemas.

Cómo comenzar a optimizar la gestión del crédito y los cobros

¿Está listo para transformar la gestión del crédito y los cobros en SAP ECC? Nuestra plataforma ofrece una plantilla integral diseñada específicamente para este proceso. Con ella, puede conectar rápidamente sus datos de SAP ECC y empezar a descubrir información útil sin experiencia previa en Process Mining. Examine en detalle el recorrido de sus facturas y descubra oportunidades de optimización que pueden acelerar el flujo de caja y mejorar los resultados financieros. Comience hoy a mejorar sus procesos a partir de los datos.

Gestión del crédito y cobros Cuentas por cobrar Optimización del flujo de caja Reducción de los días pendientes de cobro Estrategia de cobros Procesamiento de facturas Prevención de la deuda incobrable Operaciones financieras Control del crédito Proceso de cobros Recuperación de deudas Reclamación de pagos

Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Los retrasos en la aprobación de límites de crédito dificultan directamente la tramitación de pedidos de venta y la generación de facturas, lo que puede hacer perder ingresos y frustrar a los clientes. Este cuello de botella en el módulo de gestión del crédito de SAP ECC impide realizar las transacciones financieras a tiempo y afecta al flujo de caja general. ProcessMind analiza las actividades «Solicitud de límite de crédito» y «Límite de crédito aprobado» para identificar los cuellos de botella en las aprobaciones y los usuarios o pasos concretos que causan retrasos. Visualiza el flujo real de evaluación del crédito para que pueda introducir mejoras específicas y acelerar el ciclo de crédito a cobro.

Los procedimientos de reclamación poco eficaces prolongan el tiempo que las facturas vencidas permanecen sin pagar, aumentan los días pendientes de cobro (DSO) y elevan el riesgo de deudas incobrables. Si las cartas y los recordatorios de reclamación de SAP ECC no consiguen que los pagos lleguen a tiempo, se desperdician recursos y se resiente el flujo de caja. ProcessMind traza toda la secuencia de reclamación, desde «Recordatorio de pago vencido enviado» hasta «Pago recibido», y analiza la eficacia de cada «Nivel de reclamación». Identifica qué estrategias funcionan mejor para cada segmento de clientes y por qué otras no dan resultado, lo que permite optimizar los cobros.

Unos días pendientes de cobro (DSO) persistentemente elevados indican problemas estructurales en el proceso de crédito a cobro, inmovilizan capital de trabajo y afectan a la liquidez. Los pagos atrasados que se gestionan en Cuentas por cobrar de SAP ECC generan una presión financiera considerable y dificultan las previsiones del negocio. ProcessMind identifica las etapas y causas concretas del aumento del DSO al analizar el tiempo entre «Factura generada» y «Pago recibido» para cada «Número de factura». Revela causas como retrasos en la aprobación del crédito, la resolución de disputas o las reclamaciones ineficientes, para que pueda tomar medidas basadas en datos.

Las gestiones de cobro manuales o mal coordinadas pueden duplicar las actividades de «Llamada de cobro realizada»: se contacta varias veces con un cliente sin necesidad o se pasan por alto cuentas vencidas importantes. Esta ineficiencia en el módulo de cobros de SAP ECC desperdicia recursos y puede molestar a los clientes, además de reducir la eficacia del equipo. ProcessMind visualiza todas las actividades de «Llamada de cobro realizada» y los atributos de «Gestor de cobros asignado» para cada «Número de factura». Así, revela esfuerzos redundantes o falta de responsables claros e identifica patrones de asignación inadecuada de recursos para mejorar su distribución y orientar mejor las estrategias de cobro.

La resolución prolongada de las facturas con «Disputa registrada» afecta directamente al flujo de caja y a la satisfacción del cliente. Mientras una factura está en disputa en SAP ECC, a menudo se retiene el pago, lo que aumenta las cuentas por cobrar y puede provocar bajas contables si el problema no se resuelve con rapidez y eficacia. ProcessMind analiza el ciclo completo de las facturas disputadas, desde «Disputa registrada» hasta «Disputa resuelta», e identifica los cuellos de botella en la resolución. Señala los pasos o departamentos que causan retrasos para acelerar la resolución y mejorar la conversión en efectivo.

Los retrasos entre las actividades «Pago recibido» y «Pago contabilizado» generan discrepancias en los registros financieros, dificultan la visibilidad del flujo de caja y pueden dar lugar a avisos de reclamación incorrectos. Este retraso interno en SAP ECC complica las conciliaciones y puede frustrar a los clientes. ProcessMind mide el tiempo exacto entre «Pago recibido» y «Pago contabilizado» para cada «Número de factura» e identifica los cuellos de botella internos. También descubre las causas de los retrasos, como los pasos manuales o los problemas de integración entre sistemas, para agilizar la aplicación de los pagos.

Un volumen elevado de eventos «Factura dada de baja» indica fallos en etapas anteriores del proceso de crédito y cobros, con un impacto directo en la rentabilidad. Esto señala que las medidas de SAP ECC para asegurar el pago o resolver disputas no fueron suficientes y provocaron pérdidas financieras evitables. ProcessMind rastrea todo el historial de los casos de «Número de factura» que terminan con «Factura dada de baja» y analiza las actividades previas, como la evaluación del crédito, las reclamaciones y la resolución de disputas. Detecta patrones y puntos de fallo frecuentes para ayudarle a identificar las causas y aplicar medidas preventivas que reduzcan las deudas incobrables.

Los retrasos que pasan inadvertidos entre etapas clave del ciclo de crédito a cobro, por ejemplo, entre «Pedido de venta realizado» y «Factura generada» o entre «Pago contabilizado» y «Factura liquidada», se acumulan y ralentizan la conversión general en efectivo. Estas brechas en los procesos de SAP ECC reducen la eficiencia operativa y afectan al capital de trabajo. ProcessMind ofrece una visión completa del recorrido de cada factura e identifica desvíos y retrasos inesperados entre todas las «Actividades habituales». Cuantifica el efecto de cada cuello de botella en el tiempo de ciclo y el flujo de caja, para que pueda priorizar con precisión las iniciativas de mejora.

Aplicar condiciones de pago genéricas o poco adecuadas a distintos grupos de «Segmento de cliente» puede perjudicar el comportamiento de pago y aumentar el DSO sin una justificación válida. En SAP ECC, aplicar las mismas condiciones a todos impide incentivar los pagos rápidos o gestionar los riesgos con mayor eficacia. ProcessMind relaciona las «Condiciones de pago» y el «Segmento de cliente» con el comportamiento de pago real. Así, identifica qué condiciones aceleran los pagos y cuáles provocan retrasos, y revela oportunidades para adaptarlas mejor, mejorar el flujo de caja y reducir el riesgo financiero en los distintos grupos de clientes.

El incumplimiento de las políticas internas de cobro o de las directrices regulatorias expone a la organización a sanciones financieras y daños a su reputación. Las desviaciones en la frecuencia de las «Llamadas de cobro realizadas» o en los pasos de «Procedimiento de reclamación iniciado» en SAP ECC pueden aumentar los riesgos y perjudicar las relaciones con los clientes. ProcessMind compara automáticamente las «Actividades habituales» y los atributos de «Nivel de reclamación» reales con los modelos de proceso y las reglas de cumplimiento predefinidos. Señala todos los casos en que el proceso de crédito y cobros se desvía del recorrido previsto, para que pueda tomar medidas correctivas de inmediato y supervisar el cumplimiento de forma continua.

Unos valores de «Límite de crédito» incorrectos pueden exponer a la empresa a un riesgo excesivo si son demasiado altos o restringir innecesariamente las ventas si son demasiado bajos para clientes solventes. Esta falta de precisión en la gestión del crédito de SAP ECC afecta directamente al potencial de ventas y al riesgo de deudas incobrables. ProcessMind analiza la relación entre los atributos de «Límite de crédito», el «Importe de la factura» y el comportamiento de pago posterior o las bajas contables. Ayuda a identificar los casos en que los límites de crédito no se ajustan al perfil de riesgo o al potencial de ventas de los clientes, para realizar ajustes basados en datos que aumenten los ingresos y reduzcan los riesgos.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Las aprobaciones lentas de límites de crédito pueden frenar las ventas y retrasar la generación de ingresos. Este objetivo busca agilizar la evaluación y aprobación del crédito en SAP ECC y reducir el tiempo entre la solicitud y la decisión. Así, se evita perder oportunidades de venta válidas por retrasos administrativos, se mejora la satisfacción del cliente y se acelera el ciclo de pedido a cobro. ProcessMind traza el flujo real de aprobación del crédito e identifica los pasos y responsables concretos que causan retrasos. Al visualizar el recorrido del crédito de cada factura, nuestra plataforma detecta cuellos de botella, ciclos de retrabajo y desviaciones de cumplimiento. Esto le permite priorizar mejoras para reducir los tiempos de aprobación entre un 20 % y un 30 % y establecer KPI claros de eficiencia del proceso.

Unos días pendientes de cobro (DSO) elevados indican que los pagos se reciben tarde, lo que afecta a la liquidez y al capital de trabajo. Este objetivo busca reducir significativamente el promedio de días que se tarda en cobrar después de una venta en la gestión del crédito y los cobros. Un DSO más bajo mejora el flujo de caja, reduce la necesidad de financiación externa y refuerza la estabilidad financiera. ProcessMind ofrece una visión integral del ciclo de vida de cada factura, desde su generación hasta el pago. Al analizar el comportamiento real de pago, la eficacia de las reclamaciones y las estrategias de cobro en SAP ECC, nuestra plataforma identifica las causas de los pagos atrasados y permite reducir el DSO entre un 15 % y un 25 % mediante procesos optimizados y medidas proactivas.

Un proceso de reclamación poco eficaz prolonga los retrasos en los pagos y aumenta los costes de cobro. Este objetivo busca optimizar la estrategia de reclamación para impulsar el pago puntual de las facturas vencidas y asegurar que los recordatorios y las gestiones de cobro den resultado. Una mayor eficacia en las reclamaciones contribuye directamente a recuperar el efectivo más rápido y reducir las deudas incobrables. ProcessMind visualiza toda la secuencia de reclamación de cada factura en SAP ECC, desde los primeros recordatorios hasta las gestiones de cobro avanzadas. Nuestra plataforma identifica los pasos omitidos, retrasados o ineficaces para que pueda ajustar los activadores, adaptar las comunicaciones y aumentar los pagos entre un 10 % y un 20 % mediante estrategias de reclamación basadas en datos.

Las gestiones de cobro ineficientes, como contactar varias veces con un cliente o dirigir mal las comunicaciones, desperdician recursos y pueden deteriorar la relación con los clientes. Este objetivo busca agilizar las actividades de cobro para que cada gestión sea pertinente, productiva y acorde con las políticas. Una mayor eficiencia en los cobros reduce los costes operativos y aumenta la tasa de recuperación de pagos. ProcessMind traza todas las actividades de cobro relacionadas con cada factura y revela solapamientos, brechas y desviaciones en el proceso de SAP ECC. Al analizar la secuencia y el momento de las acciones de cobro, nuestra plataforma ayuda a eliminar tareas redundantes y asignar los recursos de forma más eficaz, lo que puede reducir los costes de cobro entre un 10 % y un 15 % y mejorar la productividad del equipo.

La resolución prolongada de disputas sobre facturas inmoviliza capital de trabajo y puede perjudicar las relaciones con los clientes. Este objetivo busca reducir significativamente el tiempo necesario para resolver disputas relacionadas con facturas en la gestión del crédito y los cobros. Una resolución más rápida permite recibir los pagos antes y mejora la satisfacción del cliente al atender los problemas con prontitud. ProcessMind rastrea el ciclo completo de las facturas disputadas en SAP ECC, desde su registro hasta su resolución. Nuestra plataforma identifica los cuellos de botella en la gestión de disputas, como las aprobaciones lentas o los traspasos entre equipos, para acortar los ciclos de resolución entre un 20 % y un 30 % e implementar flujos de trabajo estandarizados y eficientes.

Los retrasos en la contabilización de los pagos recibidos pueden generar problemas de conciliación, distorsionar los informes financieros y provocar seguimientos innecesarios de facturas ya pagadas. Este objetivo busca garantizar que todos los pagos recibidos se contabilicen con rapidez y precisión en SAP ECC. Agilizar la contabilización mejora la precisión de los datos, reduce las intervenciones manuales y ofrece mayor visibilidad del efectivo. ProcessMind muestra en detalle el proceso de contabilización de cada factura y señala los pasos manuales, los retrasos y las excepciones. Al analizar la secuencia exacta de actividades en SAP ECC, nuestra plataforma ayuda a detectar ineficiencias, agilizar los flujos de trabajo, reducir los errores de contabilización y acelerar el procesamiento de pagos entre un 15 % y un 20 %.

Un volumen elevado de bajas por deudas incobrables afecta directamente a la rentabilidad y la salud financiera. Este objetivo busca aplicar medidas proactivas y perfeccionar las estrategias de cobro para evitar que las facturas queden sin cobrar. Reducir estas bajas permite conservar los ingresos y mejorar el rendimiento financiero general de la gestión del crédito y los cobros. ProcessMind analiza el recorrido de las facturas que terminan como deudas incobrables y descubre patrones frecuentes, pasos de reclamación omitidos o gestiones de cobro tardías en SAP ECC. Nuestra plataforma ayuda a identificar los puntos clave para intervenir y optimizar los sistemas de alerta temprana, con el fin de reducir entre un 5 % y un 10 % las bajas por deudas incobrables mediante mejoras específicas en los procesos.

Los cuellos de botella ocultos en el ciclo completo de crédito a cobro pueden retrasar considerablemente la conversión de las ventas en efectivo disponible. Este objetivo busca identificar y eliminar todas las limitaciones que impiden que una factura avance sin contratiempos desde la evaluación inicial del crédito hasta la contabilización final del pago. Al eliminar estos cuellos de botella, el ciclo de conversión en efectivo será más rápido y predecible. ProcessMind ofrece una visualización integral del proceso de gestión del crédito y los cobros en SAP ECC para cada factura. Nuestra plataforma descubre automáticamente todas las variantes del proceso y señala las rutas críticas, los ciclos de retrabajo y las actividades que no cumplen con los estándares. Así, puede localizar y eliminar cuellos de botella desconocidos para mejorar entre un 10 % y un 15 % la eficiencia general del flujo de caja.

Las desviaciones de las políticas de cobro establecidas pueden dar lugar a un trato desigual de los clientes, riesgos regulatorios y un uso ineficiente de los recursos. Este objetivo busca garantizar que todas las actividades de cobro de la gestión del crédito y los cobros cumplan estrictamente las políticas internas y externas definidas. El cumplimiento reduce los riesgos, promueve un trato justo y mejora la integridad operativa. ProcessMind compara el flujo real del proceso de cobro de cada factura en SAP ECC con los modelos de cumplimiento y las reglas de negocio predefinidos. Nuestra plataforma detecta automáticamente las infracciones de las políticas, las actividades no autorizadas y los pasos omitidos. La información detallada que ofrece le permite acercarse al cumplimiento total de las políticas de cobro y reducir los riesgos de auditoría.

La aplicación desigual de las condiciones de pago entre distintos segmentos de clientes o tipos de factura puede generar confusión, disputas y retrasos en los pagos. Este objetivo busca estandarizar la aplicación y la gestión de las condiciones de pago en la gestión del crédito y los cobros. Una aplicación coherente reduce los errores, simplifica la facturación y permite prever mejor las fechas de vencimiento. ProcessMind analiza la asignación y el cumplimiento de las condiciones de pago en todas las facturas de SAP ECC. Nuestra plataforma identifica los casos en que las condiciones se aplican de forma incorrecta o no se respetan, para que pueda establecer procesos estandarizados, formar al personal y optimizar la asignación de condiciones según el comportamiento de los clientes. Esto puede aumentar entre un 5 % y un 10 % los pagos puntuales.

Los límites de crédito imprecisos, ya sean demasiado altos o demasiado bajos, pueden reducir el potencial de ingresos o aumentar el riesgo de deudas incobrables. Este objetivo busca garantizar que los límites asignados a los clientes reflejen con precisión su situación financiera y su historial de pagos. Una mayor precisión permite aprovechar las oportunidades de venta y gestionar eficazmente la exposición al crédito en SAP ECC. ProcessMind analiza la relación entre los límites de crédito asignados, el comportamiento de pago y el historial de deudas incobrables de cada cliente. Al relacionar los datos de cada factura con las decisiones de crédito en SAP ECC, nuestra plataforma ayuda a detectar límites que no se ajustan a la situación del cliente y permite realizar ajustes basados en datos que pueden aumentar los ingresos entre un 3 % y un 5 % y reducir el riesgo de crédito.

La ruta de mejora en 6 pasos para la gestión del crédito y los cobros

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Qué hacer

Acceda a la plantilla especializada de Excel, diseñada para la gestión del crédito y los cobros en SAP ECC. Esta plantilla garantiza que sus datos tengan la estructura adecuada para el análisis.

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Por qué es importante

Contar desde el principio con la estructura de datos adecuada es fundamental para obtener un análisis preciso, evitar incoherencias y generar información útil.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel con formato predefinido, adaptada a los datos de gestión del crédito de SAP ECC y lista para completar.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra información que no veía en su proceso de crédito

Nuestra plataforma muestra cómo se gestiona realmente el crédito y representa cada etapa, desde la evaluación hasta el cobro. Obtenga información sobre las variaciones y el rendimiento del proceso para impulsar mejoras específicas.

Visualice todo el proceso de crédito a cobro en SAP ECC
Identifique los cuellos de botella que retrasan los pagos
Detecte pasos de cobro que no cumplen con los requisitos
Optimice las estrategias para acelerar el flujo de caja

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS HABITUALES

Cómo mejorar la eficiencia en la gestión del crédito y los cobros

Estos resultados muestran cómo las organizaciones mejoran sus procesos de gestión del crédito y los cobros al aplicar Process Mining a los datos de SAP ECC. El análisis detallado de las facturas permite identificar y resolver cuellos de botella.

0 %

Reducción de los días pendientes de cobro

Promedio de días pendientes de cobro

Al agilizar las actividades de cobro y mejorar el seguimiento de los pagos, las organizaciones pueden reducir considerablemente el tiempo que tardan en convertir las cuentas por cobrar en efectivo y mejorar su liquidez.

0 %

Aprobaciones de crédito más rápidas

Reducción del tiempo de aprobación

Agilizar la aprobación de los límites de crédito acelera los ciclos de venta, permite incorporar clientes con mayor rapidez y reduce los retrasos que pueden hacer perder oportunidades de ingresos.

0 %

Mayor cumplimiento

Cumplimiento de las políticas de cobro

Process Mining identifica desviaciones de las políticas de cobro establecidas. Así, las organizaciones pueden aplicar prácticas coherentes, reducir riesgos y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos.

0 %

Menos deudas incobrables

Reducción de las bajas contables

Al identificar las causas raíz de las facturas incobrables, como evaluaciones de crédito deficientes o una gestión de cobros ineficaz, las empresas pueden reducir de forma proactiva las pérdidas financieras por deudas incobrables.

0 %

Resolución eficiente de disputas

Gestión más rápida de las disputas

Resolver rápidamente las disputas sobre facturas mejora el flujo de caja al desbloquear los pagos y fortalece las relaciones con los clientes al solucionar los problemas de forma oportuna y satisfactoria.

0 %

Mayor eficacia de la gestión de cobros

Mayor proporción de cobros tras las gestiones de reclamación

Optimizar las estrategias de reclamación a partir de la información obtenida del proceso permite recibir los pagos a tiempo con mayor frecuencia y convertir más gestiones de cobro en ingresos efectivos.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, el panorama de sistemas existente y la calidad de los datos. Estas cifras reflejan las mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience por los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de la factura del cliente, que sirve como identificador principal del caso en el proceso de gestión del crédito.

Por qué es importante

Esta es la clave esencial que conecta todos los eventos del recorrido de una factura y permite rastrear y analizar de principio a fin el proceso de crédito a cobro.

Nombre de la actividad o el evento de negocio que tuvo lugar en un momento concreto del ciclo de vida de la factura.

Por qué es importante

Las actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y permiten visualizar y analizar el flujo del proceso, sus variantes y excepciones.

Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad o un evento concreto.

Por qué es importante

Este atributo es esencial para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de rendimiento relacionadas con el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

ID de usuario de la persona que realizó la actividad.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento y el comportamiento de las personas en el proceso, e identificar a quienes obtienen mejores resultados, oportunidades de formación y desequilibrios en la carga de trabajo.

Identificador único del cliente.

Por qué es importante

Permite analizar el proceso desde la perspectiva del cliente, identificar patrones de comportamiento de clientes o grupos concretos y adaptar las estrategias de cobro.

Clasificación del cliente, por ejemplo, según su tamaño, sector o importancia estratégica.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso según el tipo de cliente y adaptar las estrategias y la asignación de recursos.

Importe total de la factura en la moneda local.

Por qué es importante

Aporta contexto financiero al proceso y permite analizarlo según el valor, además de priorizar las gestiones de cobro de las partidas de mayor importe.

Fecha en que vence contractualmente el pago de la factura.

Por qué es importante

Es la referencia principal para medir la puntualidad de los pagos y resulta esencial para calcular los días de atraso y los KPI relacionados.

El auxiliar contable o agente de cobros asignado a la cuenta del cliente.

Por qué es importante

Permite analizar el desempeño y gestionar la carga de trabajo del equipo de cobros al atribuir los casos y sus resultados a personas o grupos específicos.

El nivel más alto de reclamación de pago alcanzado por la factura.

Por qué es importante

Mide directamente la intensidad de las gestiones de cobro, un dato fundamental para analizar la eficacia de la estrategia de reclamación de pagos.

Número calculado de días transcurridos desde la fecha de vencimiento de una factura.

Por qué es importante

Es una métrica clave de desempeño que cuantifica directamente los retrasos en los pagos y permite priorizar las gestiones de cobro y medir la salud del proceso.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Representa la creación de un documento de factura de cuentas por cobrar en el módulo de contabilidad financiera. Este evento se registra explícitamente cuando se libera a contabilidad un documento de facturación de Ventas y Distribución (SD) o cuando se introduce directamente una factura FI, lo que genera registros en las tablas BKPF y BSEG.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo transcurrido desde este momento hasta el pago es fundamental para medir los días pendientes de cobro (DSO) y la eficiencia general del proceso.

Evento calculado que indica que la factura ha vencido oficialmente. No es un evento explícito del sistema, sino que se obtiene al comparar la fecha neta de vencimiento de la factura con la fecha actual o con la marca de tiempo de una actividad posterior.

Por qué es importante

Este evento marca el paso de la facturación habitual al proceso de cobro. Activa el cálculo de los días de atraso y el inicio de los procedimientos de reclamación, y sirve de base para los informes de antigüedad de saldos.

Esta actividad representa la ejecución del programa automático de reclamación para una factura vencida. El sistema registra el nivel de reclamación, la fecha y otros datos de cada factura incluida en la ejecución.

Por qué es importante

El seguimiento de las actividades de reclamación es esencial para evaluar la eficacia de la estrategia de cobro. Permite determinar qué niveles de reclamación consiguen más pagos e identificar a los clientes que no responden.

Este evento marca el cierre satisfactorio de una factura, normalmente después de recibir y aplicar el pago completo. Se infiere cuando la partida de la factura pasa de la tabla de partidas abiertas (BSID) a la tabla de partidas compensadas (BSAD).

Por qué es importante

Este es el principal evento de fin favorable del proceso. El tiempo hasta llegar a esta actividad es un componente esencial de los días pendientes de cobro (DSO). Analizar las rutas que conducen a ella permite identificar las mejores prácticas.

Representa la decisión de asumir como pérdida una factura impagada y clasificarla como deuda incobrable. Se registra mediante una contabilización financiera específica que compensa la factura original y transfiere el importe a una cuenta de deudas incobrables.

Por qué es importante

Este es el principal evento de fin desfavorable: indica un fallo en el proceso de crédito o cobro y una pérdida financiera directa. Analizar estos casos es fundamental para mejorar las políticas de crédito y las estrategias de cobro.

Preguntas frecuentes

¿Cómo ayuda Process Mining a optimizar la gestión del crédito y los cobros?

Process Mining visualiza los flujos de trabajo reales de crédito y cobros, y revela retrasos ocultos e incumplimientos. Identifica cuellos de botella como las aprobaciones lentas de límites de crédito o los procesos de reclamación ineficaces. Esta información detallada permite introducir mejoras específicas para reducir los días pendientes de cobro (DSO) y minimizar las deudas incobrables.

¿Qué datos de SAP ECC se necesitan para un proyecto de Process Mining sobre gestión del crédito y cobros?

Necesitará datos del Registro de eventos que incluyan, por lo general, la creación de facturas, los cambios en los límites de crédito, las actividades de reclamación, la recepción de pagos y los pasos de resolución de disputas. Entre los datos clave se encuentran los números de factura, las marcas de tiempo de las actividades, los ID de usuario y los códigos de transacción pertinentes. Estos datos permiten reconstruir el flujo completo del proceso.

¿Cómo se extraen los datos de SAP ECC para analizarlos con Process Mining?

Por lo general, los datos se extraen de tablas de SAP ECC como BKPF, BSEG, VBRK y KNKK mediante herramientas estándar de SAP o conectores especializados. Después, estos datos transaccionales sin procesar se transforman al formato de Registro de eventos que requiere el software de Process Mining. El proceso de extracción está diseñado para no interrumpir el funcionamiento de su sistema SAP.

¿Cuáles son los resultados o beneficios habituales de aplicar Process Mining a la gestión del crédito y los cobros?

Entre los resultados esperados se incluyen una reducción significativa de los días pendientes de cobro (DSO), una conversión más rápida de las cuentas por cobrar en efectivo y una mayor eficiencia en la gestión de cobros. También puede esperar menos bajas de deudas incobrables y un mayor cumplimiento de las políticas internas. Estas mejoras se basan en decisiones respaldadas por datos.

¿Cuánto suele tardar la implementación de Process Mining y la obtención de los primeros resultados en la gestión del crédito?

La configuración inicial y la extracción de datos pueden llevar algunas semanas, según el volumen y la complejidad de los datos. Los primeros resultados, incluidos los mapas de procesos y la identificación de cuellos de botella, suelen aparecer en un plazo de 4-6 semanas. El análisis continuo permite seguir optimizando los procesos y generar valor con el tiempo.

¿Puede Process Mining ayudar a identificar las causas concretas de los pagos atrasados o las disputas sobre facturas?

Sí. Process Mining permite rastrear el recorrido exacto de las facturas y los pagos, y revela desviaciones frecuentes que provocan retrasos o disputas. También puede señalar problemas recurrentes, como condiciones de pago poco adecuadas para ciertos grupos de clientes o procesos internos lentos para resolver disputas. Así, es posible abordar directamente las causas raíz.

¿Se necesitan muchos recursos de TI o conocimientos técnicos especializados para empezar a usar Process Mining?

La extracción y transformación iniciales de datos requieren ciertos conocimientos técnicos, pero las herramientas modernas de Process Mining están diseñadas para usuarios de negocio. Muchas plataformas ofrecen conectores prediseñados para SAP ECC, lo que simplifica la configuración. Para el análisis continuo, suelen colaborar usuarios de negocio y personal técnico.

¿Process Mining es adecuado para organizaciones de cualquier tamaño o principalmente para grandes empresas?

Process Mining puede beneficiar a organizaciones de cualquier tamaño que gestionen procesos transaccionales complejos, incluida la gestión del crédito y los cobros. Su valor reside en detectar ineficiencias, independientemente del tamaño de la empresa. Las organizaciones más pequeñas pueden implementarlo más rápido porque manejan menos datos.

¿Y si nuestras actividades de cobro ya parecen eficientes? ¿Process Mining puede aportar valor de todos modos?

Incluso en procesos que parecen eficientes, Process Mining suele revelar ineficiencias ocultas o desviaciones de cumplimiento que pasan inadvertidas. Ofrece una visión objetiva basada en datos e identifica oportunidades de mejora incremental que, en conjunto, pueden generar avances importantes. Esto permite optimizar aún más el flujo de caja y reducir costes.

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