Su Template de datos para la gestión de problemas

Gestión de problemas de ServiceNow
Su Template de datos para la gestión de problemas

Su Template de datos para la gestión de problemas

Este Template ofrece un modelo completo para analizar el ciclo de vida de la gestión de problemas de ITIL en ServiceNow. Incluye los atributos necesarios que debe recopilar, las actividades críticas que debe seguir y una guía paso a paso para extraer los datos de su proyecto. Esta estructura le proporciona la visibilidad necesaria para reducir el tiempo medio de resolución y eliminar los incidentes recurrentes.
  • Atributos recomendados para el análisis de la causa raíz
  • Hitos y actividades clave del proceso
  • Guía paso a paso para extraer datos de ServiceNow
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos de la gestión de problemas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos y realizar un análisis completo de su proceso de gestión de problemas según ITIL.
5 Obligatorio 7 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
Evento o acción específica realizada en el registro de problema.
Descripción

Representa los pasos diferenciados o cambios de estado que se producen durante el ciclo de vida de un registro de problema. Algunos ejemplos son «Problem Record Created», «Root Cause Identified» o «Assigned to Support Group». Este Atributo es fundamental para construir el mapa del proceso y visualizar la secuencia de eventos.

Por qué es importante

Define los nodos del mapa del proceso y permite visualizar el flujo de trabajo y las variantes del proceso.

Dónde obtenerlo

Derivado de las tablas «sys_audit» y «sys_history_line» o de los cambios de estado en la tabla «problem»

Ejemplos
Registro de problema creadoAnálisis completadoEstado cambiado a cerrado
Marca de tiempo del evento
EventTime
Fecha y hora exactas en que se produjo una actividad.
Descripción

Registra la marca de tiempo específica en que se registró un cambio o una acción en el sistema. Este dato es fundamental para ordenar cronológicamente las actividades y calcular métricas de duración, como los tiempos de ciclo y los plazos entre los pasos del proceso.

Por qué es importante

Esencial para ordenar los eventos y calcular todos los KPI basados en el tiempo.

Dónde obtenerlo

Campo «sys_created_on» de ServiceNow en las tablas de auditoría o historial

Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Registro de problema
ProblemNumber
Identificador único del registro de problema.
Descripción

Clave alfanumérica única asignada a un registro de problema específico en ServiceNow (por ejemplo, PRB000123). Este identificador actúa como hilo central que vincula todas las actividades del proceso, desde el registro inicial hasta el análisis de causas raíz y el cierre definitivo. En el análisis de Process Mining, este Atributo funciona como el ID del caso y permite reconstruir el recorrido completo de la resolución del problema.

Por qué es importante

Es la clave principal para diferenciar casos únicos y agrupar eventos relacionados en el grafo del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «number»

Ejemplos
PRB004512PRB009823PRB001122
Sistema de origen
SourceSystem
Nombre del sistema del que proceden los datos.
Descripción

Identifica la instancia o el entorno específico de ServiceNow del que se extrajeron los datos de gestión de problemas. Resulta especialmente útil en entornos con varios sistemas para realizar un seguimiento del linaje de los datos y gestionar las particularidades de cada sistema en el análisis.

Por qué es importante

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, especialmente al combinar datos de varias herramientas de ITSM.

Dónde obtenerlo

Codificado durante la extracción (por ejemplo, «ServiceNow Production»)

Ejemplos
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Última actualización de datos
LastDataUpdate
Marca de tiempo en que se extrajeron los datos o se actualizaron por última vez.
Descripción

Indica el grado de actualización del conjunto de datos utilizado para el análisis. Ayuda a los analistas a saber si están consultando datos en tiempo real o una instantánea histórica, algo fundamental para interpretar correctamente los estados de los casos abiertos.

Por qué es importante

Garantiza que los usuarios conozcan el grado de actualización de los datos para elaborar informes operativos precisos.

Dónde obtenerlo

Hora del sistema en el momento de ejecutar el proceso ETL

Ejemplos
2023-11-01T12:00:00Z
Categoría de causa raíz
RootCauseCategory
Clasificación de la causa raíz identificada.
Descripción

Clasifica el motivo subyacente del problema, como error de software, error humano o fallo de hardware. Este Atributo alimenta el Dashboard de precisión de la categorización de causas raíz y ayuda a identificar patrones de fallos sistémicos.

Por qué es importante

Permite analizar patrones de fallos para impulsar mejoras estratégicas.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «rca_category» o «u_root_cause_category»

Ejemplos
Defecto de softwareError de configuraciónProblema con el proveedor
Estado del problema
ProblemState
Estado del ciclo de vida del registro de problema.
Descripción

Refleja la fase actual del registro de problema, como Open, Root Cause Analysis, Fix in Progress o Closed. Es un factor principal para filtrar y comprender la composición del backlog en el «Aged Problem Record Aging Analysis».

Por qué es importante

Indicador de estado principal utilizado para filtrar casos abiertos y cerrados.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «state»

Ejemplos
NuevoEvaluarAnálisis de causas raízResuelto
Grupo de soporte
AssignmentGroup
Equipo técnico responsable de resolver el problema.
Descripción

Designa el grupo o equipo de soporte específico asignado actualmente al problema. Este Atributo es fundamental para el Dashboard de análisis de reasignaciones de grupos de soporte, ya que permite realizar un seguimiento de las transferencias entre equipos e identificar silos organizativos.

Por qué es importante

Esencial para identificar cuellos de botella entre departamentos y analizar la eficiencia de las transferencias.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «assignment_group»

Ejemplos
Operaciones de redAdministradores de bases de datosMesa de servicio
Número de incidentes relacionados
RelatedIncidentCount
Número de incidentes vinculados a este registro de problema.
Descripción

Cuantifica el impacto del problema contando el número de incidentes asociados. Los valores elevados en este campo, especialmente en el caso de errores conocidos, alimentan el Dashboard de errores conocidos y recurrencia de incidentes.

Por qué es importante

Mide la magnitud del impacto del problema en los usuarios.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «related_incidents» (el nombre del campo puede variar) o recuento de registros vinculados

Ejemplos
1501200
Número de reasignaciones
ReassignmentCount
Número de veces que el problema se reasignó entre grupos.
Descripción

Contador que registra con qué frecuencia ha cambiado el grupo de asignación. Es la fuente directa del KPI «Problem Record Reassignment Count» y ayuda a identificar los efectos de «ping-pong», en los que los tickets pasan de un equipo a otro.

Por qué es importante

Indicador directo de fricción en el proceso y falta de responsabilidad clara.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «reassignment_count»

Ejemplos
0312
Prioridad
Priority
Nivel de prioridad asignado al registro de problema.
Descripción

Indica la importancia y la urgencia del problema, normalmente calculadas a partir del impacto y la urgencia. Este Atributo permite segmentar el análisis por criticidad y facilita el Dashboard de supervisión de incumplimientos de SLA y prioridades.

Por qué es importante

Permite segmentar el rendimiento del proceso según la criticidad empresarial.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «priority»

Ejemplos
1 - Crítico2 - Alto3 - Moderado
Usuario asignado
AssignedTo
Persona específica asignada para trabajar en el problema.
Descripción

Identifica al usuario responsable actualmente del registro de problema. Analizar este Atributo ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y los posibles cuellos de botella a nivel de recurso.

Por qué es importante

Clave para analizar la eficiencia de los recursos y la carga de trabajo individual.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «assigned_to»

Ejemplos
Alice SmithBob JonesAdministrador del sistema
Duración pendiente
PendingDuration
Tiempo total que el problema permaneció en estado suspendido o pendiente.
Descripción

Agrega el tiempo transcurrido en estados como «Pending Vendor» u «On Hold». Esta métrica se utiliza en el análisis de estados pendientes y tiempos de espera para separar el tiempo de procesamiento interno de las demoras externas.

Por qué es importante

Distingue entre la ineficiencia del equipo y las dependencias externas.

Dónde obtenerlo

Calculado: suma de la duración de los intervalos en los que State = Pending/On Hold

Ejemplos
5 días0 minutos
Elemento de configuración
ConfigurationItem
Activo o servicio específico afectado por el problema.
Descripción

Identifica el elemento de configuración (CI) vinculado al registro de problema. Analizarlo ayuda a relacionar los problemas con hardware, software o servicios específicos y facilita el Dashboard de precisión de la categorización de causas raíz.

Por qué es importante

Vincula los problemas del proceso con activos físicos o lógicos específicos.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «cmdb_ci»

Ejemplos
Servidor 01 de SAP ERPServicio de correo electrónico de ExchangeOracle DB Prod
Es un error conocido
IsKnownError
Indicador que señala si el problema está clasificado como error conocido.
Descripción

Identifica si el registro de problema se ha convertido en un error conocido o se ha marcado como tal. Es esencial para el análisis de errores conocidos y recurrencia de incidentes, ya que permite comprobar la eficacia del proceso de gestión del conocimiento.

Por qué es importante

Distingue entre investigaciones activas y defectos aceptados con soluciones alternativas.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «known_error»

Ejemplos
truefalse
Fecha límite del SLA
SlaDueDate
Fecha y hora objetivo para resolver el problema según el SLA.
Descripción

La marca de tiempo que indica cuándo debe resolverse el problema para cumplir los acuerdos de nivel de servicio. Es la base del Dashboard «Incumplimiento de SLA y supervisión de prioridades» y del cálculo de las tasas de cumplimiento.

Por qué es importante

Base para calcular el estado de incumplimiento del SLA.

Dónde obtenerlo

Tabla «task_sla» de ServiceNow vinculada al problema

Ejemplos
2023-12-31T17:00:00Z
Número de solicitud de cambio
ChangeRequestNumber
Identificador de la solicitud de cambio iniciada para corregir el problema.
Descripción

Vincula el registro de problema con un registro de gestión de cambios (RFC). Esta conexión es esencial para que el Dashboard de eficiencia de transición de solicitudes de cambio mida la velocidad de la transferencia entre el diagnóstico del problema y la ejecución del cambio en la infraestructura.

Por qué es importante

Realiza un seguimiento de la transición de la gestión de problemas a la gestión de cambios.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «rfc»

Ejemplos
CHG003001CHG004552
Resultado del PIR
PostImplementationReviewResult
Resultado o estado de finalización de la Post-Implementation Review.
Descripción

Almacena el resultado o estado del PIR, por ejemplo, Completed, Not Required o Pending. Este atributo es necesario para el Dashboard «Cumplimiento de la Post-Implementation Review» y garantiza que los problemas importantes se revisen.

Por qué es importante

Métrica de control de calidad que garantiza el aprendizaje a partir de incidentes importantes.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «pir_state» o campo personalizado similar

Ejemplos
CompletadoExentoPendiente
Servicio empresarial
BusinessService
Servicio empresarial de alto nivel afectado por el problema.
Descripción

Representa el servicio orientado al negocio, por ejemplo, «Payroll Service» o «Customer Portal», en lugar del componente técnico. Proporciona una perspectiva centrada en el negocio para los informes dirigidos a las partes interesadas.

Por qué es importante

Conecta los problemas técnicos con las cadenas de valor del negocio.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «business_service»

Ejemplos
Banca en líneaCorreo electrónico interno
Solución alternativa publicada
WorkaroundPublished
Indica si se ha documentado y compartido una solución alternativa.
Descripción

Indicador booleano o de estado que señala si se ha identificado una corrección temporal y se ha publicado en la base de conocimientos o en la base de datos de errores conocidos. Permite utilizar el Dashboard de rendimiento de publicación de soluciones alternativas.

Por qué es importante

Esencial para medir la rapidez con la que se mitiga el impacto empresarial antes de aplicar una corrección definitiva.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «work_around» (si contiene texto) o estado específico

Ejemplos
truefalse
Tiempo de elaboración de la solución
SolutionDraftingTime
Tiempo transcurrido entre la identificación de la causa raíz y la propuesta de una solución.
Descripción

Registra la duración de la fase de diseño en la que se desarrolla una solución después de conocer la causa. Esto respalda el Dashboard «Elaboración de la solución y aplicación de la corrección».

Por qué es importante

Aísla el rendimiento de la fase de «diseño de la corrección».

Dónde obtenerlo

Calculado: marca de tiempo de «Proposed Solution Drafted» menos «Root Cause Identified»

Ejemplos
2 días4 horas
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de la gestión de problemas

Estos son los pasos clave y los hitos del ciclo de vida que debe capturar en su registro de eventos para descubrir con precisión sus Workflows de gestión de problemas.
8 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Asignado a un grupo de soporte
Enrutamiento del registro de problema a un equipo técnico específico para su investigación. Esta actividad realiza un seguimiento del flujo de responsabilidad y es fundamental para analizar las transferencias.
Por qué es importante

Esencial para que el Dashboard de análisis de reasignaciones de grupos de soporte identifique los efectos de ping-pong y los cuellos de botella entre equipos.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» o «sys_history_line» de ServiceNow, que registra los cambios en el campo «assignment_group».

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Causa raíz identificada
Momento en que se completan los códigos de «Root Cause» o el estado cambia a «Fix in Progress». Representa el diagnóstico satisfactorio del problema.
Por qué es importante

Calcula el tiempo medio hasta identificar la causa raíz y permite utilizar el Dashboard de tiempo de ciclo de la investigación de causas raíz. Es un hito importante del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, que registra los cambios en el campo de categoría «root_cause» o la transición al estado «Fix in Progress».

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Corrección permanente aplicada
Momento en que el problema se marca como resuelto, normalmente tras el cierre de la solicitud de cambio asociada. Indica que el trabajo técnico ha finalizado.
Por qué es importante

Determina el final del ciclo de corrección activa. Se utiliza para calcular el tiempo total de resolución con respecto al SLA.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, transición del campo «state» a «Resolved» (el valor 106 es habitual).

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Investigación iniciada
Transición del estado del registro de problema de «New» a «Assess» o «Root Cause Analysis». Indica que un analista ha comenzado a trabajar activamente en el problema.
Por qué es importante

Marca el final del tiempo de espera inicial en la cola y el inicio de la fase de investigación activa, lo que permite analizar los estados pendientes.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, que registra los cambios en el campo «state» (por ejemplo, el valor cambia a 102 o 103 según la configuración).

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Registro de problema cerrado
Evento final del ciclo de vida en el que el registro pasa a estar inactivo. No se espera ningún trabajo adicional.
Por qué es importante

Punto final definitivo de la instancia del proceso. Es necesario para calcular el tiempo total de ciclo.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «closed_at» o transición del campo «state» a «Closed».

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción Close Problem

Tipo de evento explicit
Registro de problema creado
Creación inicial de un registro de problema en el sistema ServiceNow. Esto marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de problemas y establece la marca de tiempo de referencia para las métricas de antigüedad.
Por qué es importante

Establece la hora de inicio de todos los cálculos del tiempo de ciclo y las mediciones de los SLA. Es el punto de referencia principal para identificar el volumen de investigaciones de problemas entrantes.

Dónde obtenerlo

Tabla «problem» de ServiceNow, campo «sys_created_on».

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción New Record

Tipo de evento explicit
Solicitud de cambio iniciada
Asociación de una solicitud de cambio (RFC) con el registro de problema. Esto indica la transferencia de la gestión de problemas a la gestión de cambios para su implementación.
Por qué es importante

Esencial para el Dashboard de eficiencia de transición de solicitudes de cambio. Identifica los retrasos entre la identificación de una corrección y el inicio del proceso de cambio.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, que registra la cumplimentación del campo de referencia «rfc» en la tabla «problem».

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción Create Normal Change

Tipo de evento explicit
Solución alternativa identificada
Introducción de texto en el campo «Workaround» del registro de problema. Captura el momento en que el analista documenta una solución temporal.
Por qué es importante

Permite al Dashboard de rendimiento de publicación de soluciones alternativas establecer cuándo se conoció por primera vez la solución técnica.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow donde «fieldname» es «workaround».

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Borrador de solución propuesto
Introducción de datos en los campos «Fix Notes» o «Resolution Code». Indica que el analista ha pasado de comprender la causa a diseñar la corrección permanente.
Por qué es importante

Permite al Dashboard de elaboración de soluciones y aplicación de correcciones aislar la duración de la fase de diseño.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, que registra las actualizaciones del campo «fix_notes».

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Estado cambiado a Fix in Progress
El registro pasa a un estado que indica que se está desarrollando o implementando una corrección, a menudo a la espera de la gestión de cambios.
Por qué es importante

Diferencia el tiempo de investigación activa del tiempo de espera del cambio y mejora el análisis de cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, transición del campo «state» a «Fix in Progress» (el valor 104 es habitual).

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Evaluación rechazada
El registro de problema vuelve a un estado anterior o se cancela durante la fase de evaluación porque no era un problema válido.
Por qué es importante

Identifica el desperdicio en el proceso cuando los incidentes se convierten incorrectamente en problemas.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow, transición del campo «state» a «Closed/Cancelled» o «New» desde «Assess».

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Resolución verificada
Paso de validación en el que se confirma que la resolución es eficaz. Puede corresponder a un estado específico o a una casilla de verificación, según el grado de madurez del proceso.
Por qué es importante

Garantiza el control de calidad antes del cierre. Omitir este paso permite analizar las desviaciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_audit» de ServiceNow. Puede ser un cambio de estado («Resolved» → «Closed») o un campo específico «u_resolution_verified», si está configurado.

Recopilar

Comparar el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Revisión posterior a la implementación completada
Finalización de la tarea PIR o activación de un indicador PIR. Confirma que se realizó un análisis retrospectivo de los problemas graves.
Por qué es importante

Permite directamente utilizar el Dashboard de cumplimiento de la revisión posterior a la implementación. La ausencia de esta actividad en problemas de alta prioridad indica un incumplimiento.

Dónde obtenerlo

Cierre de la tabla «problem_task» de ServiceNow (type=PIR) o cambio del campo «pir_state» de la tabla «problem».

Recopilar

Derivar comparando el campo X con el campo Y

Tipo de evento inferred
Solución alternativa publicada
Ejecución de la acción «Communicate Workaround», que envía la solución alternativa a los incidentes relacionados o crea un artículo de error conocido. Esto es distinto de introducir simplemente la solución alternativa.
Por qué es importante

Es fundamental para medir la velocidad de difusión del conocimiento. Los retrasos en este punto afectan directamente al volumen de incidentes recurrentes.

Dónde obtenerlo

Tabla «sys_journal_field» de ServiceNow o registros específicos de UI Action; también puede inferirse si se crea un registro «kb_knowledge» de tipo «Known Error».

Recopilar

Se registra cuando se ejecuta la transacción Communicate Workaround

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

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