Su Template de datos para la gestión de problemas

Gestión de problemas de ServiceNow
Su Template de datos para la gestión de problemas

Su Template de datos para la gestión de problemas

Este Template ofrece una guía completa para analizar el ciclo de vida de la gestión de problemas de ITIL en ServiceNow. Incluye los atributos que debe recopilar, las actividades clave que debe seguir y las instrucciones paso a paso para extraer los datos de su proyecto. Esta estructura le permite obtener la visibilidad necesaria para reducir el tiempo medio de resolución y eliminar los incidentes recurrentes.
  • Atributos recomendados para el análisis de causa raíz
  • Hitos y actividades clave del proceso
  • Instrucciones paso a paso para extraer datos de ServiceNow
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos de la gestión de problemas

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en el Registro de eventos y analizar de forma exhaustiva el proceso de gestión de problemas de ITIL.
5 Obligatorio 7 Recomendado 9 Opcional
Nombre Descripción
Actividad
Activity
El evento o la acción específicos realizados en el registro del problema.
Descripción

Representa los pasos o cambios de estado que se producen durante el ciclo de vida de un registro de problema. Algunos ejemplos son 'Registro de problema creado', 'Causa raíz identificada' y 'Asignado al grupo de soporte'. Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso y visualizar la secuencia de eventos.

Por qué es importante

Define los nodos del mapa del proceso y permite visualizar el flujo de trabajo y sus variantes.

Dónde obtenerlo

Se obtiene de las tablas 'sys_audit' y 'sys_history_line', o de los cambios de estado en la tabla 'problem'

Ejemplos
Registro de problema creadoAnálisis completadoEstado cambiado a cerrado
Marca de tiempo del evento
EventTime
La fecha y hora exactas en que se produjo una actividad.
Descripción

Registra la marca de tiempo exacta en que se anotó un cambio o una acción en el sistema. Este dato es fundamental para ordenar cronológicamente las actividades y calcular métricas de duración, como los tiempos de ciclo y el tiempo de entrega entre los pasos del proceso.

Por qué es importante

Esencial para ordenar los eventos y calcular todos los KPI basados en el tiempo.

Dónde obtenerlo

Campo 'sys_created_on' de ServiceNow en las tablas de auditoría e historial

Ejemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Registro de problema
ProblemNumber
Identificador único del registro de problema.
Descripción

La clave alfanumérica única asignada a un registro de problema específico en ServiceNow (p. ej., PRB000123). Este identificador sirve de referencia central para vincular todas las actividades del proceso, desde el registro inicial hasta el análisis de la causa raíz y el cierre definitivo. En el análisis de Process Mining, este atributo funciona como ID del caso y permite reconstruir el recorrido completo de la resolución del problema.

Por qué es importante

Es la clave principal para distinguir los casos únicos y agrupar los eventos relacionados en el grafo del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'number'

Ejemplos
PRB004512PRB009823PRB001122
Sistema de origen
SourceSystem
El nombre del sistema del que proceden los datos.
Descripción

Identifica la instancia o el entorno específico de ServiceNow del que se extrajeron los datos de gestión de problemas. Resulta especialmente útil en entornos con varios sistemas para rastrear el origen de los datos y tener en cuenta las particularidades de cada sistema durante el análisis.

Por qué es importante

Aporta contexto sobre el origen de los datos, especialmente al combinar datos de varias herramientas ITSM.

Dónde obtenerlo

Se establece durante la extracción (p. ej., 'ServiceNow Production')

Ejemplos
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Última actualización de los datos
LastDataUpdate
La marca de tiempo en que se extrajeron o actualizaron los datos por última vez.
Descripción

Indica la vigencia del conjunto de datos utilizado en el análisis. Permite saber si se están consultando datos en tiempo real o una instantánea histórica, algo fundamental para interpretar correctamente el estado de los casos abiertos.

Por qué es importante

Permite saber si los datos están actualizados para elaborar informes operativos precisos.

Dónde obtenerlo

Hora del sistema en el momento de la ejecución del proceso ETL

Ejemplos
2023-11-01T12:00:00Z
Categoría de la causa raíz
RootCauseCategory
La clasificación de la causa raíz identificada.
Descripción

Clasifica la causa subyacente del problema, como un error de software, un error humano o una falla de hardware. Este atributo permite crear el Dashboard 'Precisión de la clasificación de causas raíz' y ayuda a identificar patrones de fallas sistémicas.

Por qué es importante

Permite analizar patrones de fallas para impulsar mejoras estratégicas.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'rca_category' o 'u_root_cause_category'

Ejemplos
Defecto de softwareError de configuraciónProblema con el proveedor
Estado del problema
ProblemState
El estado del ciclo de vida del registro del problema.
Descripción

Indica la etapa actual del registro del problema, como Abierto, Análisis de la causa raíz, Corrección en curso o Cerrado. Es un criterio clave para filtrar y conocer la composición del trabajo pendiente en el 'Análisis de antigüedad de registros de problemas'.

Por qué es importante

El indicador de estado principal para filtrar los casos abiertos y cerrados.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'state'

Ejemplos
NuevoEvaluaciónAnálisis de causas raízResuelto
Grupo de soporte
AssignmentGroup
El equipo técnico responsable de resolver el problema.
Descripción

Indica el grupo de soporte o equipo específico asignado actualmente al problema. Este atributo es esencial para el Dashboard 'Análisis de reasignaciones entre grupos de soporte', que permite hacer un seguimiento de los traspasos entre equipos e identificar silos organizativos.

Por qué es importante

Es fundamental para identificar cuellos de botella entre departamentos y analizar la eficiencia de los traspasos.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'assignment_group'

Ejemplos
Operaciones de redAdministradores de bases de datosMesa de ayuda
Número de incidentes relacionados
RelatedIncidentCount
El número de incidentes vinculados a este registro del problema.
Descripción

Cuantifica el impacto del problema contando los incidentes asociados. Los valores altos en este campo, especialmente en el caso de errores conocidos, alimentan el Dashboard 'Errores conocidos y recurrencia de incidentes'.

Por qué es importante

Mide la magnitud del impacto del problema en los usuarios.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'related_incidents' (el nombre del campo puede variar) o recuento de registros vinculados

Ejemplos
1501200
Número de reasignaciones
ReassignmentCount
El número de veces que el problema se reasignó entre grupos.
Descripción

Contador que registra cuántas veces ha cambiado el grupo asignado. Es la fuente directa del KPI 'Número de reasignaciones de registros de problemas' y ayuda a identificar el efecto de «ida y vuelta», cuando los casos pasan repetidamente de un equipo a otro.

Por qué es importante

Indicador directo de fricciones en el proceso y de falta de una responsabilidad claramente definida.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'reassignment_count'

Ejemplos
0312
Prioridad
Priority
El nivel de prioridad asignado al registro del problema.
Descripción

Indica la importancia y urgencia del problema, que suelen calcularse a partir del impacto y la urgencia. Este atributo permite segmentar el análisis según la criticidad y sirve de base para el Dashboard 'Seguimiento de incumplimientos de SLA y prioridades'.

Por qué es importante

Permite segmentar el desempeño del proceso según la criticidad para el negocio.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'priority'

Ejemplos
1 - Crítico2 - Alto3 - Moderado
Usuario asignado
AssignedTo
La persona específica asignada para trabajar en el problema.
Descripción

Identifica al usuario responsable actualmente del registro del problema. Analizar este atributo permite conocer la distribución de la carga de trabajo, el desempeño individual y los posibles cuellos de botella relacionados con los recursos.

Por qué es importante

Clave para analizar la eficiencia de los recursos y la carga de trabajo individual.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'assigned_to'

Ejemplos
Alice SmithBob JonesAdministrador del sistema
Duración del estado pendiente
PendingDuration
Tiempo total que el problema permaneció suspendido o pendiente.
Descripción

Suma el tiempo transcurrido en estados como 'Pendiente del proveedor' o 'En espera'. Esta métrica se utiliza en el 'Análisis del tiempo en estado pendiente y del tiempo de espera' para separar el tiempo de procesamiento interno de las demoras externas.

Por qué es importante

Permite distinguir entre la falta de eficiencia del equipo y las dependencias externas.

Dónde obtenerlo

Calculado como la suma de la duración de los intervalos en los que el estado es Pendiente/En espera

Ejemplos
5 días0 minutos
Elemento de configuración
ConfigurationItem
El activo o servicio específico afectado por el problema.
Descripción

Identifica el elemento de configuración (CI) vinculado al registro del problema. Su análisis permite relacionar los problemas con hardware, software o servicios específicos y sirve de base para el Dashboard 'Precisión de la clasificación de causas raíz'.

Por qué es importante

Relaciona los problemas del proceso con activos físicos o lógicos específicos.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'cmdb_ci'

Ejemplos
Servidor SAP ERP 01Servicio de correo electrónico ExchangeOracle DB Prod
Es un error conocido
IsKnownError
Indicador que señala si el problema está clasificado como error conocido.
Descripción

Identifica si el registro del problema se convirtió en un error conocido o se marcó como tal. Es esencial para el análisis 'Errores conocidos y recurrencia de incidentes', que permite comprobar la eficacia del proceso de gestión del conocimiento.

Por qué es importante

Distingue entre investigaciones activas y defectos aceptados que cuentan con soluciones temporales.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'known_error'

Ejemplos
truefalse
Fecha límite del SLA
SlaDueDate
La fecha y hora objetivo para resolver el problema según el SLA.
Descripción

La marca de tiempo que indica cuándo debe resolverse el problema para cumplir los acuerdos de nivel de servicio. Sirve de referencia para el Dashboard 'Seguimiento de incumplimientos de SLA y prioridades' y para calcular las tasas de cumplimiento.

Por qué es importante

Referencia para calcular si se incumplió el SLA.

Dónde obtenerlo

Tabla 'task_sla' de ServiceNow vinculada al problema

Ejemplos
2023-12-31T17:00:00Z
Número de solicitud de cambio
ChangeRequestNumber
El identificador de la solicitud de cambio iniciada para resolver el problema.
Descripción

Vincula el registro del problema con un registro de gestión de cambios (RFC). Esta relación es fundamental para que el Dashboard 'Eficiencia de la transición de solicitudes de cambio' mida la rapidez del traspaso entre el diagnóstico del problema y la ejecución del cambio en la infraestructura.

Por qué es importante

Permite hacer un seguimiento de la transición de la gestión de problemas a la gestión de cambios.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'rfc'

Ejemplos
CHG003001CHG004552
Resultado de la revisión posterior a la implementación
PostImplementationReviewResult
El resultado o estado de finalización de la revisión posterior a la implementación.
Descripción

Almacena el resultado o estado de la revisión posterior a la implementación (p. ej., Completada, No requerida o Pendiente). Este atributo es necesario para el Dashboard 'Cumplimiento de las revisiones posteriores a la implementación' y permite comprobar que se revisen los problemas importantes.

Por qué es importante

Métrica de control de calidad que permite comprobar si se aprende de los incidentes importantes.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'pir_state' o un campo personalizado similar

Ejemplos
CompletadaEximidaPendiente
Servicio de negocio
BusinessService
El servicio de negocio de alto nivel afectado por el problema.
Descripción

Representa el servicio orientado al negocio (p. ej., 'Servicio de nómina' o 'Portal de clientes'), en lugar del componente técnico. Ofrece una perspectiva centrada en el negocio para los informes dirigidos a las partes interesadas.

Por qué es importante

Relaciona los problemas técnicos con los flujos de valor del negocio.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'business_service'

Ejemplos
Banca en líneaCorreo electrónico interno
Solución temporal publicada
WorkaroundPublished
Indica si se documentó y compartió una solución temporal.
Descripción

Indicador booleano o de estado que señala si se identificó y publicó una solución temporal en la base de conocimientos o en la base de datos de errores conocidos. Sirve de base para el Dashboard 'Desempeño de la publicación de soluciones temporales'.

Por qué es importante

Es fundamental para medir la rapidez con que se mitiga el impacto en el negocio antes de aplicar una solución definitiva.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'work_around' (si contiene texto) o un estado específico

Ejemplos
truefalse
Tiempo de elaboración de la solución
SolutionDraftingTime
Tiempo transcurrido entre la identificación de la causa raíz y la propuesta de una solución.
Descripción

Registra la duración de la fase de diseño, en la que se desarrolla una solución una vez identificada la causa. Sirve de base para el Dashboard 'Elaboración de soluciones y aplicación de correcciones'.

Por qué es importante

Aísla el desempeño de la fase de diseño de la solución.

Dónde obtenerlo

Calculado como la marca de tiempo de 'Propuesta de solución elaborada' menos la de 'Causa raíz identificada'

Ejemplos
2 días4 horas
Obligatorio Recomendado Opcional

Actividades de la gestión de problemas

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos del ciclo de vida que debe registrar en el Registro de eventos para descubrir con precisión los flujos de trabajo de gestión de problemas.
8 Recomendado 6 Opcional
Actividad Descripción
Asignado a un grupo de soporte
Asignación del registro de problema a un equipo técnico específico para su investigación. Esta actividad registra el flujo de responsabilidad y es fundamental para analizar los traspasos.
Por qué es importante

Esencial para el Dashboard de análisis de reasignaciones entre grupos de soporte, que permite detectar traspasos repetidos y cuellos de botella entre equipos.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' o 'sys_history_line' de ServiceNow, que registra los cambios en el campo 'assignment_group'.

Capturar

Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Causa raíz identificada
Momento en que se completan los códigos de 'Root Cause' o el estado cambia a 'Fix in Progress'. Representa el diagnóstico satisfactorio del problema.
Por qué es importante

Calcula el tiempo medio hasta identificar la causa raíz y sirve de apoyo para el Dashboard de tiempo de ciclo de investigación de causas raíz. Es un hito importante del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, que registra los cambios en el campo de categoría 'root_cause' o la transición al estado 'Fix in Progress'.

Capturar

Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Investigación iniciada
Cambio del estado del registro de problema de 'New' a 'Assess' o 'Root Cause Analysis'. Indica que un analista ha comenzado a trabajar activamente en el problema.
Por qué es importante

Marca el final del tiempo de espera inicial en la cola y el comienzo de la fase de investigación activa, y sirve de apoyo para analizar los estados pendientes.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, que registra los cambios en el campo 'state' (por ejemplo, el valor pasa a 102 o 103, según la configuración).

Capturar

Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Registro de problema cerrado
Evento final del ciclo de vida en el que el registro queda inactivo. No se espera que se realicen más tareas.
Por qué es importante

Punto final definitivo de la instancia del proceso. Es necesario para calcular el tiempo de ciclo total.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'closed_at' o transición del campo 'state' a 'Closed'.

Capturar

Se registra al ejecutar la transacción Close Problem

Tipo de evento explicit
Registro de problema creado
Creación inicial de un registro de problema en el sistema ServiceNow. Marca el inicio del ciclo de vida de la gestión de problemas y establece la marca de tiempo de referencia para las métricas de antigüedad.
Por qué es importante

Establece la hora de inicio para todos los cálculos del tiempo de ciclo y las mediciones de los SLA. Es la referencia principal para identificar el volumen de nuevas investigaciones de problemas.

Dónde obtenerlo

Tabla 'problem' de ServiceNow, campo 'sys_created_on'.

Capturar

Se registra al ejecutar la transacción New Record

Tipo de evento explicit
Solicitud de cambio iniciada
Asociación de una solicitud de cambio (RFC) con el registro de problema. Indica el traspaso de Problem Management a Change Management para la implementación.
Por qué es importante

Es fundamental para el Dashboard de eficiencia de las transiciones de solicitudes de cambio. Permite detectar demoras entre la identificación de una solución y el inicio del proceso de cambio.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, que registra la incorporación del campo de referencia 'rfc' en la tabla 'problem'.

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Se registra al ejecutar la transacción Create Normal Change

Tipo de evento explicit
Solución permanente aplicada
Momento en que el problema se marca como Resolved, a menudo al cerrarse la solicitud de cambio asociada. Indica que el trabajo técnico ha concluido.
Por qué es importante

Determina el final del ciclo de corrección activa. Se utiliza para calcular el tiempo total de resolución en relación con el SLA.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, transición del campo 'state' a 'Resolved' (el valor habitual es 106).

Capturar

Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Solución temporal identificada
Introducción de texto en el campo 'Workaround' del registro de problema. Registra el momento en que el analista documenta una solución temporal.
Por qué es importante

Permite que el Dashboard de rendimiento de publicación de soluciones temporales determine cuándo se conoció por primera vez la solución técnica.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, donde 'fieldname' es 'workaround'.

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Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Borrador de la solución propuesta preparado
Introducción de datos en los campos 'Fix Notes' o 'Resolution Code'. Indica que el analista ha pasado de comprender la causa a diseñar una solución permanente.
Por qué es importante

Permite que el Dashboard de redacción de soluciones y aplicación de correcciones aísle la duración de la fase de diseño.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, que registra las actualizaciones del campo 'fix_notes'.

Capturar

Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Estado cambiado a Fix in Progress
El registro pasa a un estado que indica que se está desarrollando o implementando una solución, a menudo a la espera de Change Management.
Por qué es importante

Distingue el tiempo de investigación activa del tiempo de espera de un cambio y permite afinar el análisis de cuellos de botella.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, transición del campo 'state' a 'Fix in Progress' (el valor habitual es 104).

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Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Evaluación rechazada
El registro de problema vuelve a un estado anterior o se cancela durante la fase de evaluación porque no se considera un problema válido.
Por qué es importante

Permite detectar trabajo innecesario cuando los incidentes se convierten incorrectamente en problemas.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow, transición del campo 'state' de 'Assess' a 'Closed/Cancelled' o 'New'.

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Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Resolución verificada
Paso de validación en el que se confirma que la resolución es eficaz. Según el grado de madurez del proceso, puede corresponder a un estado específico o a una casilla de verificación.
Por qué es importante

Garantiza el control de calidad antes del cierre. Omitir este paso permite analizar las desviaciones del proceso.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_audit' de ServiceNow. Puede ser un cambio de estado (Resolved -> Closed) o un campo específico, 'u_resolution_verified', si está configurado.

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Compare el campo de estado antes y después

Tipo de evento inferred
Revisión posterior a la implementación completada
Finalización de la tarea PIR o activación de un indicador PIR. Confirma que se realizó un análisis retrospectivo de los problemas importantes.
Por qué es importante

Sirve directamente de apoyo para el Dashboard de cumplimiento de las revisiones posteriores a la implementación. Si esta actividad falta en problemas de alta prioridad, indica un incumplimiento.

Dónde obtenerlo

Cierre de un registro de tipo PIR en la tabla 'problem_task' de ServiceNow o cambio del campo 'pir_state' en la tabla 'problem'.

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Se obtiene al comparar el campo X con el campo Y

Tipo de evento inferred
Solución temporal publicada
Ejecución de la acción 'Communicate Workaround', que comunica la solución temporal a los incidentes relacionados o crea un artículo de error conocido. No es lo mismo que limitarse a escribir la solución temporal.
Por qué es importante

Es fundamental para medir la rapidez con que se comparte el conocimiento. Las demoras en esta etapa repercuten directamente en el volumen de incidentes recurrentes.

Dónde obtenerlo

Tabla 'sys_journal_field' de ServiceNow o registros específicos de acciones de la interfaz. También puede inferirse si se crea un registro 'kb_knowledge' de tipo 'Known Error'.

Capturar

Se registra al ejecutar la transacción Communicate Workaround

Tipo de evento explicit
Recomendado Opcional

Guías de extracción

Cómo obtener sus datos de la gestión de problemas de ServiceNow

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