Su Template de datos para el procesamiento de facturas de compra a pago

La hora del evento, o la hora de inicio, registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad de negocio. Cada actividad del proceso, desde «Factura recibida» hasta «Pago ejecutado», tiene una marca de tiempo asociada. Esta información cronológica es esencial para ordenar los eventos y calcular las duraciones.

Este atributo permite ordenar cronológicamente los eventos y construir el flujo del proceso de cada caso. Es la base de todos los análisis temporales, como el cálculo de los tiempos de ciclo entre actividades, la detección de cuellos de botella donde se pierde tiempo y el seguimiento del rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio. Para que cualquier análisis de Process Mining sea fiable, las marcas de tiempo deben ser precisas.

Establece el orden cronológico de los eventos y es la base de todos los cálculos de rendimiento y duración, como el tiempo de ciclo.

Suele encontrarse en los registros de eventos o en un campo de «Fecha de creación» o «Fecha de ingreso» asociado a cada transacción o cambio de estado.

El nombre de la actividad describe un paso o hito del recorrido de procesamiento de una factura. Algunos ejemplos son «Factura recibida», «Factura enviada para aprobación», «Bloqueo de pago aplicado» y «Pago ejecutado». Este atributo narra el proceso y describe lo que le ocurrió a la factura a lo largo del tiempo.

En Process Mining, este atributo se utiliza para generar el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de trabajo. Analizar la secuencia, la frecuencia y las rutas de estas actividades ayuda a identificar los flujos habituales, las desviaciones, los cuellos de botella y los ciclos de retrabajo. La calidad y el nivel de detalle de los nombres de las actividades son fundamentales para obtener un análisis del proceso útil para la acción.

Este atributo define los pasos del proceso, constituye la estructura básica del mapa del proceso y permite analizar todos los aspectos relacionados con el flujo.

Esta información suele obtenerse de los registros de cambios de estado, las tablas de eventos o los códigos de transacción del sistema de origen.

El número de factura es el código alfanumérico único que el proveedor asigna a cada factura. En Process Mining, este atributo es fundamental porque suele servir como ID del caso y permite identificar de forma única el recorrido de cada factura, desde su recepción hasta el pago.

Al utilizar el número de factura como ID del caso, se pueden vincular todas las actividades relacionadas, como «Factura recibida», «Factura aprobada» y «Pago ejecutado», para reconstruir el proceso completo de esa factura. Esto permite analizar en detalle los tiempos de ciclo, las rutas y las desviaciones de cada caso, y constituye la base de todo el análisis del proceso.

Es el identificador esencial del caso que conecta todos los eventos relacionados y permite seguir el ciclo de vida completo de una factura.

Es un campo principal que suele encontrarse en el encabezado de una tabla de transacciones de facturas.

El atributo Sistema de origen identifica la aplicación o plataforma donde se registró el evento de procesamiento de la factura. En entornos de TI complejos, el recorrido de una factura puede abarcar varios sistemas, como una solución de escaneo, una herramienta de flujo de trabajo y un sistema ERP.

Conocer el sistema de origen aporta contexto a los datos y ayuda a resolver problemas de calidad de los datos. También permite analizar procesos que abarcan varios sistemas y detectar posibles dificultades de integración o demoras causadas por el traspaso entre aplicaciones. Esto resulta especialmente útil al consolidar datos de sistemas antiguos y modernos.

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para validarlos y analizar procesos que abarcan varios sistemas de TI.

A menudo es un valor estático que se añade durante la extracción de datos o un campo disponible en los registros del sistema que indica el nombre o el ID de la aplicación.

Este atributo registra la fecha y hora de la última extracción o actualización de los datos. Es un campo de metadatos que indica qué tan actual es el conjunto de datos analizado.

Aunque no se utiliza directamente para dibujar el mapa del proceso, esta información es fundamental para saber si el análisis se basa en datos en tiempo real o en una instantánea de un momento específico. Esto ayuda a tomar decisiones operativas fundamentadas y también permite supervisar el estado y la frecuencia de la canalización de datos.

Indica qué tan actuales son los datos y permite saber hasta qué fecha está actualizado el análisis del proceso.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse al conjunto de datos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL).

La fecha de vencimiento del pago se calcula a partir de la fecha de la factura y de las condiciones de pago acordadas. Es la fecha límite para pagar al proveedor y mantener una buena relación comercial, además de evitar recargos por demora.

Este atributo es fundamental para supervisar el desempeño de los pagos puntuales. Se utiliza para calcular KPI como la tasa de pagos puntuales e identificar las facturas que corren el riesgo de vencer. Analizar el intervalo entre la fecha de aprobación de la factura y la fecha de vencimiento del pago ayuda a evaluar la eficiencia de las etapas finales de programación y ejecución del pago.

Es esencial para medir el desempeño de los pagos puntuales y analizar las causas de los retrasos.

Esta fecha suele encontrarse en los detalles de la transacción de la factura. Puede introducirse directamente o calcularse a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago.

El atributo Hora de finalización registra el momento exacto en que concluye un paso del proceso. Es fundamental para calcular con precisión la duración de las actividades, una métrica básica de Process Mining. Al comparar la hora de inicio con la hora de finalización, los equipos de análisis pueden medir cuánto tarda cada paso, detectar cuellos de botella e identificar oportunidades para mejorar la eficiencia.

En el análisis, la hora de finalización se utiliza para calcular los tiempos de ciclo de actividades individuales y de segmentos completos del proceso. Por ejemplo, la duración del paso «Aprobación de la factura» se puede calcular restando la hora de inicio a la hora de finalización de la actividad «Factura aprobada». Estos datos ayudan a crear Dashboards de rendimiento, establecer valores de referencia y supervisar el impacto de los cambios en el proceso.

Permite calcular con precisión la duración de las actividades, algo esencial para detectar cuellos de botella y medir la eficiencia del procesamiento.

Se encuentra en los registros del sistema o en los datos de transacciones, a menudo en un campo como «Fecha de finalización» o «Fecha de cambio», o en un campo de marca de tiempo independiente para indicar cuándo terminó la actividad.

El importe de la factura representa su valor total, incluidos todos los conceptos, impuestos y cargos. Es un atributo financiero fundamental que indica la importancia monetaria de cada caso. A menudo se analiza junto con otros atributos para comprender su impacto en el proceso.

Este atributo es esencial para el análisis financiero y la priorización. Al filtrar las facturas por importe, los analistas pueden investigar si las de mayor valor siguen un proceso de aprobación distinto y más estricto, o si suelen sufrir más demoras. También es fundamental para los Dashboards que hacen un seguimiento del valor total de las facturas procesadas y de los KPI relacionados con la obtención de descuentos, cuyo ahorro potencial se calcula como un porcentaje del importe de la factura.

Permite analizar el impacto financiero y priorizar las facturas de mayor valor, además de identificar si el importe influye en el tiempo de procesamiento o en la ruta que sigue la factura.

Es un campo estándar que se encuentra en la cabecera de la tabla de transacciones de facturas.

Este atributo indica la moneda en la que está expresado el importe de la factura. Es esencial para las organizaciones que operan a escala internacional y trabajan con proveedores de distintos países. El código de moneda, que suele seguir el estándar ISO 4217, garantiza que los datos financieros se interpreten correctamente.

En los análisis, la moneda de la factura se utiliza para segmentar los datos por región o país. Es fundamental para elaborar informes financieros y agregar los importes correctamente, lo que a menudo requiere convertirlos a una moneda de referencia común. Analizar las diferencias entre procesos según la moneda también puede revelar complejidades relacionadas con los pagos internacionales o la gestión de divisas.

Aporta el contexto necesario para interpretar los importes de las facturas y permite realizar análisis financieros precisos y segmentar los datos de las operaciones globales.

Es un campo estándar que se encuentra en la cabecera de la tabla de transacciones de facturas.

Este atributo registra el motivo específico por el que se detuvo el avance de una factura, ya sea por un rechazo durante el flujo de trabajo de aprobación o por un bloqueo del pago después de su aprobación. Los motivos pueden incluir 'Cantidad incorrecta', 'Diferencia de precio', 'Falta el número de PO' o 'Factura duplicada'.

Es uno de los atributos más importantes para analizar las causas raíz. Al examinar la frecuencia de los distintos motivos, las organizaciones pueden identificar las fuentes más habituales de fricción e ineficiencia en el proceso de facturación. Esta información basada en datos permite abordar los problemas subyacentes, por ejemplo, mejorar la comunicación con los proveedores, reforzar el cumplimiento de las PO o brindar una mejor formación al personal.

Es fundamental para analizar las causas raíz e identificar los motivos más frecuentes de las demoras, el retrabajo y las ineficiencias en el procesamiento.

Esta información se encuentra en campos específicos, como 'Código de motivo' o 'Motivo de retención', en los datos de la transacción de la factura o en los registros de aprobación asociados.

Este atributo registra el nombre de la parte externa que emitió la factura. Aporta un contexto esencial, ya que vincula la transacción financiera con un proveedor específico. Para generar informes y análisis precisos, es fundamental que los datos de proveedores sean coherentes y estén depurados.

En Process Mining, el nombre del proveedor es una dimensión clave para segmentar los datos. Los analistas pueden filtrar el proceso para examinar cómo se gestionan las facturas de proveedores con un gran volumen de operaciones o con problemas frecuentes. Así pueden identificar a quienes suelen presentar facturas con errores, lo que provoca demoras y retrabajo. También permite respaldar iniciativas estratégicas, como la gestión del desempeño de los proveedores y la identificación de oportunidades para crear programas de proveedores preferentes.

Permite segmentar el proceso para analizar el desempeño por proveedor, algo clave para gestionar a los proveedores e identificar el origen de las facturas problemáticas.

Suele encontrarse en los datos de cabecera de la factura y estar vinculado a una tabla maestra de proveedores mediante un ID de proveedor.

El atributo Usuario identifica a la persona o al sistema automatizado responsable de ejecutar un paso específico del flujo de trabajo de procesamiento de facturas. Puede tratarse de una persona del equipo de cuentas por pagar que registró la factura, de un gerente que la aprobó o de un bot automatizado que realizó una tarea de conciliación.

Analizar los datos por usuario es fundamental para comprender cómo se distribuye la carga de trabajo, evaluar el desempeño individual e identificar necesidades de formación. También permite filtrar el mapa de procesos para ver cómo gestionan las facturas los distintos equipos o personas y detectar diferencias entre sus flujos de trabajo. Este análisis puede revelar quiénes obtienen mejores resultados, poner de manifiesto problemas de asignación o identificar a quienes necesitan más apoyo o formación sobre los procedimientos de la empresa.

Permite analizar la distribución de la carga de trabajo, el desempeño de cada usuario y las diferencias entre los procesos de los distintos equipos o personas.

Esta información suele estar disponible en los detalles de la transacción, con etiquetas como 'Nombre de usuario', 'Registrado por', 'Modificado por' o 'Aprobador'.

El código de empresa identifica una entidad legal o filial específica dentro de una corporación más grande. En muchos sistemas financieros, las transacciones se separan por código de empresa con fines contables y de elaboración de informes.

Este atributo permite comparar distintas unidades de negocio. Al segmentar el mapa de procesos por código de empresa, los analistas pueden comparar el desempeño, identificar las mejores prácticas de una entidad y detectar problemas sistémicos en otra. Es un atributo fundamental para que las organizaciones con más de una entidad legal comprendan las diferencias entre sus procesos y garanticen el cumplimiento en toda la empresa.

Permite comparar y evaluar los procesos de distintas entidades legales o unidades de negocio de una organización.

Es un campo organizativo fundamental que suele encontrarse en la cabecera de todas las tablas de transacciones financieras.

Las condiciones de pago son los términos acordados con un proveedor para pagar una factura. Suelen expresarse en un formato estandarizado, como 'Neto a 30 días' (el pago vence en 30 días) o '2 % a 10 días, neto a 30 días' (se aplica un descuento del 2 % si se paga en un plazo de 10 días; de lo contrario, el importe total vence en 30 días).

Este atributo es esencial para la estrategia financiera y el análisis del desempeño. Sirve de base para calcular la fecha de vencimiento del pago e identificar oportunidades para obtener descuentos por pronto pago. Analizar el proceso según las distintas condiciones de pago puede revelar si algunas están relacionadas con demoras en el procesamiento o si la organización aprovecha eficazmente las oportunidades de descuento.

Es fundamental para analizar el desempeño de los pagos puntuales e identificar oportunidades para obtener descuentos por pronto pago.

Esta información suele proceder de los datos maestros del proveedor y especificarse en la cabecera de la factura.

El estado de la factura muestra en qué punto de su ciclo de vida se encontraba cuando se extrajeron los datos. Entre los estados habituales se incluyen 'En proceso', 'Aprobada', 'Pagada', 'Rechazada' o 'Bloqueada'. Este atributo ofrece una visión general de la situación actual de la factura.

Aunque Process Mining reconstruye todo el recorrido, el estado actual resulta útil en los Dashboards operativos que supervisan la carga de trabajo activa. Ayuda a los gerentes a conocer el volumen de facturas en cada etapa, por ejemplo, cuántas están pendientes de aprobación o bloqueadas. Así pueden gestionar de forma proactiva el flujo de facturas y prevenir cuellos de botella y demoras.

Ofrece una visión general de la carga de trabajo actual y permite supervisar el volumen de facturas en distintas etapas, como 'Pendiente de aprobación' o 'Bloqueada'.

Suele ser un campo de estado en la tabla de cabecera de facturas, que se actualiza a medida que estas avanzan en su ciclo de vida.

La fecha de la factura es la que indica el proveedor en el propio documento. Marca el inicio oficial del ciclo de pago desde la perspectiva del proveedor y suele servir de base para calcular la fecha de vencimiento según las condiciones de pago acordadas.

Analizar el intervalo entre la fecha de la factura y la actividad 'Factura recibida' o 'Factura registrada' es fundamental para detectar demoras en la presentación o incorporación de las facturas. Este retraso en la recepción puede representar una parte importante, aunque poco visible, del tiempo de ciclo total. Reducirlo puede mejorar el desempeño de los pagos puntuales y aumentar las oportunidades de obtener descuentos por pronto pago.

Permite medir el retraso entre la emisión de la factura por parte del proveedor y su registro en el sistema.

Es un campo de fecha estándar en los datos de cabecera de la factura, que suele aparecer como 'Fecha del documento' o 'Fecha de la factura'.

El número de orden de compra vincula una factura con un documento de adquisición aprobado previamente. Esta relación es fundamental para el proceso de conciliación, en el que el sistema verifica que los detalles de la factura, como las cantidades y los precios, coincidan con lo solicitado en la PO.

Este atributo es clave para analizar la eficiencia del proceso de conciliación. Una proporción elevada de facturas asociadas a una PO que se procesan de principio a fin sin intervención indica que el proceso de adquisición funciona correctamente. En cambio, analizar las facturas sin PO puede revelar compras no autorizadas o áreas en las que no se siguen las políticas de adquisición. La presencia o ausencia de una PO es una forma habitual de segmentar el proceso y comparar su eficiencia.

Permite distinguir entre las facturas con PO y sin PO, que suelen seguir procesos distintos y tener diferentes niveles de eficiencia.

Este identificador suele encontrarse en las partidas o en los detalles de cabecera de la transacción de la factura, donde la vincula con el documento de compra.