Su Template de datos de Purchase to Pay - Invoice Processing

La hora del evento, o hora de inicio, registra la fecha y hora exactas en que tuvo lugar una actividad empresarial. Cada actividad del proceso, desde «Invoice Received» hasta «Payment Executed», tiene una marca de tiempo asociada. Esta información cronológica es esencial para ordenar los eventos y calcular las duraciones.

Este Atributo se utiliza para ordenar cronológicamente los eventos y crear el flujo del proceso de cada caso. Es la base de todos los análisis temporales, incluido el cálculo de los tiempos de ciclo entre actividades, la identificación de cuellos de botella donde se pierde tiempo y la supervisión del rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio. Las marcas de tiempo precisas y exactas son cruciales para la fiabilidad de cualquier análisis de Process Mining.

Proporciona el orden cronológico de los eventos y constituye la base de todos los cálculos de rendimiento y duración, como el tiempo de ciclo.

Normalmente se encuentra en registros de eventos o como campo «Creation Date» o «Entry Date» asociado a cada transacción o cambio de estado.

El nombre de la actividad describe un paso o hito concreto del recorrido de procesamiento de la factura. Algunos ejemplos son «Invoice Received», «Invoice Sent for Approval», «Payment Block Placed» y «Payment Executed». Este Atributo aporta la narración del proceso y describe qué ocurrió con la factura a lo largo del tiempo.

En Process Mining, este Atributo se utiliza para generar el mapa del proceso, que representa visualmente el Workflow. Analizar la secuencia, la frecuencia y las rutas de estas actividades ayuda a identificar flujos habituales, desviaciones, cuellos de botella y ciclos de retrabajo. La calidad y el nivel de detalle de los nombres de las actividades son fundamentales para crear un análisis del proceso útil y orientado a la acción.

Este Atributo define los pasos del proceso, forma la estructura del mapa del proceso y permite realizar todos los análisis relacionados con el flujo.

Esta información suele derivarse de registros de cambios de estado, tablas de eventos o códigos de transacción del sistema de origen.

El número de factura es el código alfanumérico único que el proveedor asigna a una factura. En Process Mining, este Atributo es fundamental, ya que normalmente sirve como Case ID e identifica de forma única el recorrido de cada factura, desde la recepción hasta el pago.

Al utilizar el número de factura como Case ID, todas las actividades relacionadas, como «Invoice Received», «Invoice Approved» y «Payment Executed», pueden vincularse para reconstruir el proceso completo de esa factura concreta. Esto permite analizar en detalle los tiempos de ciclo, las rutas y las desviaciones de cada caso individual, y constituye la base de todo el análisis del proceso.

Es el identificador de caso esencial que conecta todos los eventos relacionados y permite rastrear el ciclo de vida completo de una sola factura.

Es un campo principal que suele encontrarse en la cabecera de una tabla de transacciones de facturas.

El Atributo Sistema de origen identifica la aplicación o plataforma donde se registró el evento de procesamiento de la factura. En entornos de TI complejos, el recorrido de una factura puede abarcar varios sistemas, como una solución de escaneado, una herramienta de Workflow y un sistema ERP.

Comprender el sistema de origen aporta contexto a los datos y ayuda a solucionar problemas de calidad de datos. También permite analizar procesos que atraviesan los límites entre sistemas y poner de manifiesto posibles dificultades de integración o retrasos causados por transferencias entre distintas aplicaciones. Esto resulta especialmente útil al consolidar datos de sistemas antiguos y modernos.

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo crucial para validarlos y analizar procesos que abarcan varios sistemas de TI.

A menudo es un valor estático añadido durante la extracción de datos o un campo disponible en los registros del sistema que indica el nombre o el ID de la aplicación.

Este Atributo registra la fecha y hora en que los datos se extrajeron o actualizaron por última vez. Es un campo de metadatos que indica la actualidad del conjunto de datos analizado.

Aunque no se utiliza directamente para dibujar el mapa del proceso, esta información es fundamental para comprender la actualidad del análisis. Ayuda a saber si se están consultando datos en tiempo real o una instantánea de un momento concreto, algo esencial para tomar decisiones operativas fundamentadas. También es importante para supervisar el estado y la frecuencia de la canalización de datos.

Indica la actualidad de los datos y permite comprender hasta qué punto el análisis del proceso refleja la situación actual.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse al conjunto de datos durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL).

Payment Due Date es una fecha crítica que se calcula a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago acordadas. Representa el plazo límite para pagar al proveedor, mantener una relación comercial adecuada y evitar penalizaciones por demora.

Este atributo es fundamental para supervisar el rendimiento de los pagos puntuales. Se utiliza para calcular KPI como la tasa de pagos puntuales e identificar las facturas que corren el riesgo de vencer. Analizar el intervalo entre la fecha de aprobación de la factura y la fecha de vencimiento del pago ayuda a evaluar la eficiencia de las etapas finales de programación y ejecución del pago.

Es esencial para medir el rendimiento de los pagos puntuales y analizar las causas de los pagos atrasados.

Normalmente, esta fecha se encuentra en los detalles de la transacción de la factura. Puede introducirse directamente o calcularse a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago.

El atributo de hora de finalización registra el momento exacto en que concluye un paso del proceso. Es fundamental para calcular con precisión la duración de las actividades, una métrica básica de Process Mining. Al comparar la hora de inicio y la hora de finalización, los analistas pueden medir cuánto tarda cada paso e identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora de la eficiencia.

En el análisis, la hora de finalización se utiliza para calcular los tiempos de ciclo de actividades individuales y segmentos completos del proceso. Por ejemplo, la duración del paso «Aprobación de factura» puede determinarse restando la hora de inicio de la hora de finalización de la actividad «Factura aprobada». Estos datos ayudan a crear Dashboards de rendimiento, establecer referencias y supervisar el impacto de los cambios en el proceso.

Permite calcular con precisión la duración de las actividades, algo esencial para identificar cuellos de botella y medir la eficiencia del procesamiento.

Se encuentra en registros del sistema o datos de transacciones, a menudo como «Completion Date», «Change Date» o un campo de marca de tiempo independiente para la finalización de la actividad.

El importe de la factura representa el valor total de la factura, incluidos todos los conceptos, impuestos y tasas. Es un atributo financiero fundamental que define la importancia monetaria de cada caso. A menudo se analiza junto con otros atributos para comprender su impacto en el proceso.

Este atributo es fundamental para el análisis financiero y la priorización. Al filtrar las facturas por importe, los analistas pueden investigar si las facturas de mayor valor siguen una ruta de aprobación diferente y más estricta o si son más propensas a sufrir retrasos. También es esencial para los Dashboards que realizan un seguimiento del valor total procesado de las facturas y para los KPI relacionados con la captura de descuentos, en los que el ahorro potencial se expresa como un porcentaje del importe de la factura.

Permite analizar el impacto financiero, priorizar las facturas de mayor valor e identificar si el importe de la factura afecta al tiempo o a la ruta de procesamiento.

Es un campo estándar que se encuentra en la cabecera de una tabla de transacciones de facturas.

Este atributo especifica la moneda en la que está expresado Invoice Amount. Es esencial para las organizaciones que operan internacionalmente y trabajan con proveedores de distintos países. El código de moneda, que normalmente sigue la norma ISO 4217, garantiza que los datos financieros se interpreten correctamente.

En el análisis, Invoice Currency se utiliza para segmentar los datos y obtener vistas regionales o específicas por país. Es fundamental para los informes financieros, ya que garantiza que los importes se agreguen correctamente, a menudo tras convertirlos a una moneda de referencia. Analizar las variaciones del proceso por moneda también puede revelar complejidades relacionadas con los pagos internacionales o la gestión de divisas.

Aporta el contexto necesario para interpretar los importes de las facturas y permite realizar análisis financieros y segmentaciones precisos en operaciones internacionales.

Es un campo estándar que se encuentra en la cabecera de una tabla de transacciones de facturas.

Este atributo recoge el motivo concreto por el que se detuvo el avance de una factura, ya sea por un rechazo durante el Workflow de aprobación o por un bloqueo del pago posterior a la aprobación. Los motivos pueden ir desde «Cantidad incorrecta» y «Diferencia de precio» hasta «Falta el número de PO» o «Factura duplicada».

Es uno de los atributos más importantes para el análisis de causas raíz. Al analizar la frecuencia de los distintos motivos, las organizaciones pueden identificar las fuentes más habituales de fricción e ineficiencia en el proceso de facturación. Esta información basada en datos permite abordar los problemas subyacentes, como mejorar la comunicación con los proveedores, reforzar el cumplimiento de las políticas de PO u ofrecer una mejor formación al personal.

Es fundamental para el análisis de causas raíz, ya que ayuda a identificar los motivos más frecuentes de los retrasos, el retrabajo y las ineficiencias en el procesamiento.

Esta información se encuentra en campos específicos como «Reason Code» o «Hold Reason» de los datos de transacciones de facturas o de los registros de aprobación asociados.

Este atributo recoge el nombre de la entidad externa que emitió la factura. Aporta un contexto fundamental al vincular la transacción financiera con una relación concreta con un proveedor. Disponer de datos de proveedores coherentes y depurados es esencial para elaborar informes y análisis precisos.

En Process Mining, Vendor Name es una dimensión clave para la segmentación. Los analistas pueden filtrar el proceso para examinar la gestión de facturas de proveedores con un volumen elevado o con problemas frecuentes. Esto ayuda a identificar a los proveedores que envían facturas con errores de forma habitual, lo que provoca retrasos y retrabajo. También respalda iniciativas estratégicas como la gestión del rendimiento de los proveedores y la identificación de oportunidades para crear programas de proveedores preferentes.

Permite segmentar el proceso para analizar el rendimiento por proveedor, algo fundamental para gestionar a los proveedores e identificar el origen de las facturas problemáticas.

Normalmente se encuentra en los datos de cabecera de la factura y se vincula desde una tabla de datos maestros de proveedores mediante un ID de proveedor.

El Atributo Persona usuaria identifica a la persona o al sistema automatizado responsable de ejecutar un paso concreto del Workflow de procesamiento de facturas. Puede tratarse de una persona encargada de cuentas por pagar que introdujo la factura, una persona responsable que la aprobó o un bot automatizado que realizó una tarea de conciliación.

Analizar los datos por persona usuaria es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual e identificar necesidades de formación. Permite filtrar el mapa del proceso para ver cómo distintos equipos o personas gestionan las facturas y descubrir variaciones en sus Workflows. Este análisis puede revelar a las personas con mejor rendimiento, poner de manifiesto problemas de enrutamiento o localizar a quienes necesitan apoyo adicional o formación sobre los procedimientos de la empresa.

Ayuda a analizar la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento de las personas usuarias y las variaciones del proceso entre distintos equipos o personas.

Esta información suele estar disponible en los detalles de la transacción, con etiquetas como «User Name», «Entered By», «Changed By» o «Approver».

Company Code representa una entidad jurídica o filial concreta dentro de una corporación más grande. En muchos sistemas financieros, las transacciones se separan por código de empresa con fines contables y de elaboración de informes.

Este atributo permite comparar distintas unidades de negocio. Al segmentar el mapa de procesos por Company Code, los analistas pueden comparar el rendimiento, identificar buenas prácticas en una entidad y descubrir problemas sistémicos en otra. Es un atributo fundamental para cualquier organización con más de una entidad jurídica, ya que permite comprender las variaciones del proceso y garantizar el cumplimiento en toda la empresa.

Permite comparar y establecer referencias de rendimiento entre procesos de distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de una organización.

Es un campo organizativo fundamental que normalmente se encuentra en la cabecera de todas las tablas de transacciones financieras.

Payment Terms son las condiciones acordadas con un proveedor para pagar una factura. Normalmente se expresan en un formato estandarizado, como «Net 30» (pago en un plazo de 30 días) o «2% 10, Net 30» (un descuento del 2 % si se paga en un plazo de 10 días; de lo contrario, el importe total vence en 30 días).

Este atributo es esencial para la estrategia financiera y el análisis del rendimiento. Sirve de base para calcular Payment Due Date e identificar oportunidades de obtener descuentos por pronto pago. Analizar el proceso según las distintas condiciones de pago puede revelar si determinadas condiciones se relacionan con retrasos en el procesamiento o si la organización aprovecha eficazmente las oportunidades de descuento.

Es fundamental para analizar el rendimiento de los pagos puntuales e identificar oportunidades de obtener descuentos por pronto pago.

Esta información suele proceder de los datos maestros de proveedores y especificarse en la cabecera de la factura.

El estado de la factura ofrece una visión de la situación de una factura dentro de su ciclo de vida en el momento de la extracción de datos. Entre los estados habituales se incluyen «en proceso», «aprobada», «pagada», «rechazada» o «bloqueada». Este atributo proporciona una visión general del estado actual de la factura.

Aunque Process Mining reconstruye el recorrido completo, el estado actual resulta valioso para los Dashboards operativos que supervisan la carga de trabajo activa. Ayuda a las personas responsables a comprender el volumen de facturas en cada etapa, por ejemplo, cuántas esperan aprobación o están bloqueadas. Esto permite gestionar de forma proactiva el flujo de facturas para evitar cuellos de botella y retrasos.

Ofrece una instantánea de la carga de trabajo actual y ayuda a supervisar el volumen de facturas en distintas etapas, como «Pendiente de aprobación» o «Bloqueada».

Normalmente, es un campo de estado de la tabla de cabecera de facturas que se actualiza a medida que la factura avanza por su ciclo de vida.

Invoice Date es la fecha que el proveedor indica en el propio documento de factura. Marca el inicio oficial del ciclo de pago desde la perspectiva del proveedor y suele servir de base para calcular la fecha de vencimiento del pago según las condiciones acordadas.

Analizar el intervalo entre Invoice Date y la actividad «Factura recibida» o «Factura registrada» es fundamental para identificar retrasos en el envío o la incorporación de facturas. Este «retraso en la recepción de facturas» puede representar una parte oculta importante del tiempo total de ciclo. Reducirlo puede mejorar el rendimiento de los pagos puntuales y aumentar las oportunidades de obtener descuentos por pronto pago.

Ayuda a medir el «retraso en la recepción de facturas» entre el momento en que el proveedor emite una factura y el momento en que se registra en el sistema.

Es un campo de fecha estándar de los datos de cabecera de la factura, que suele aparecer como «Document Date» o «Invoice Date».

Purchase Order Number vincula una factura con un documento de compras aprobado previamente. Esta conexión es fundamental para el proceso de conciliación, en el que el sistema verifica que los datos de la factura, como las cantidades y los precios, coincidan con lo solicitado en la PO.

Este atributo es crucial para analizar la eficiencia del proceso de conciliación. Una tasa elevada de facturas respaldadas por una PO que se procesan de principio a fin sin intervención indica un proceso de compras saludable. Por el contrario, analizar las facturas sin PO puede revelar compras no autorizadas o áreas en las que no se siguen las políticas de compras. La presencia o ausencia de una PO es una forma habitual de segmentar el proceso y comparar su eficiencia.

Ayuda a diferenciar entre las facturas con PO y sin PO, que a menudo siguen procesos distintos y presentan diferentes niveles de eficiencia.

Normalmente, este identificador se encuentra en los detalles de la cabecera o de las líneas de la factura y la vincula con el documento de compras.