Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

La hora del evento captura el momento exacto en que tuvo lugar una actividad específica del ciclo de vida de la factura. Cada actividad, desde «Factura recibida» hasta «Factura liquidada», tiene una marca de tiempo asociada.

Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento. Permite calcular los tiempos de ciclo entre actividades, como el tiempo de aprobación o de pago, y el tiempo total de procesamiento de extremo a extremo de cada factura. Al analizar estas duraciones, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella, medir el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y detectar oportunidades de aceleración. También permite ordenar cronológicamente los eventos para reconstruir con precisión el flujo del proceso.

Es esencial para calcular los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella y analizar la secuencia cronológica de los eventos del proceso.

Se encuentra en los registros del sistema, en los campos de fecha de creación o modificación de las transacciones, o en los registros de marcas de tiempo de eventos asociados a los documentos de factura.

El ID de factura es un código alfanumérico único asignado a cada factura recibida de un proveedor. Actúa como referencia central para todas las actividades y datos relacionados con esa factura específica, desde su recepción inicial hasta el pago y la liquidación final.

En Process Mining, el ID de factura es fundamental. Funciona como el ID del caso y permite al software unir la secuencia de eventos, como «Factura recibida», «Aprobada» y «Pagada», en un flujo de proceso coherente para una sola factura. Esto permite analizar las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y los cuellos de botella por factura, y ofrece una visión clara de cómo se gestiona cada una.

Este es el atributo más importante, ya que conecta todos los pasos relacionados del proceso en un único caso y permite analizar y visualizar el proceso de extremo a extremo.

Normalmente se encuentra en los datos de cabecera de la factura o en las tablas de transacciones de cuentas por pagar del sistema de origen.

El nombre de la actividad describe una acción específica, un cambio de estado o un hito del ciclo de procesamiento de la factura. Cada evento registrado para una factura, como «Factura validada», «Enviada para aprobación» o «Pago ejecutado», se representa mediante un nombre de actividad distinto.

Este atributo constituye la base del mapa de procesos, donde cada valor único se convierte en un nodo del flujo de proceso visualizado. Analizar la secuencia, la frecuencia y la duración entre estas actividades es el núcleo de Process Mining y ayuda a identificar rutas habituales, desviaciones y ciclos de retrabajo. Es esencial para comprender lo que ocurre realmente en el proceso.

Define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo del proceso, los cuellos de botella y las variaciones.

Normalmente se deriva de códigos de transacción, registros de eventos, campos de cambio de estado o registros de acciones específicas de los usuarios en el sistema de origen.

Este atributo identifica el sistema de TI original en el que se generaron o registraron los datos del evento, como un ERP, un sistema de gestión documental o una herramienta de Workflow. En entornos con varios sistemas implicados en el proceso de cuentas por pagar, este campo ayuda a distinguir el origen de las distintas actividades.

Analizar los datos por sistema de origen resulta útil para comprender la fragmentación del proceso y los retos de integración de datos. Puede mostrar si los retrasos o problemas están relacionados con las transferencias entre distintos sistemas. También es fundamental para la gobernanza y validación de datos, ya que garantiza que la visión del proceso refleje con precisión la contribución de cada sistema.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, algo esencial para validarlos, resolver problemas y analizar las variaciones del proceso entre distintos sistemas.

Normalmente es un valor estático añadido durante la extracción de datos o disponible en las cabeceras de los registros del sistema.

La marca de tiempo de la última actualización de datos indica el momento más reciente en que los datos se extrajeron del sistema de origen y se cargaron en el entorno de Process Mining. No representa cuándo ocurrió el evento empresarial, sino la actualidad de los datos que se están analizando.

Este atributo es importante para la gobernanza de datos y para que los usuarios comprendan la actualidad de la información. Ayuda a confirmar que el análisis se basa en información actualizada y puede utilizarse para supervisar el estado y la frecuencia del flujo de datos. Garantiza que las partes interesadas conozcan la antigüedad de los datos al tomar decisiones basadas en los Dashboards y el análisis del proceso.

Es fundamental para la gobernanza de datos y para garantizar que los usuarios conozcan la actualidad de los datos que analizan, lo que genera confianza en los insights.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

El código de empresa es una clave única que representa una entidad jurídica o empresa distinta dentro de una organización. Las facturas se procesan y registran en nombre de un código de empresa específico.

Este atributo es una dimensión fundamental para el análisis comparativo en organizaciones con varias entidades. Permite comparar el rendimiento del proceso de cuentas por pagar entre distintas empresas, filiales o unidades de negocio. El análisis puede revelar si determinadas entidades son más eficientes, tienen mayores índices de automatización o sufren más bloqueos de pago. Esto ayuda a estandarizar las mejores prácticas e identificar problemas específicos de una región o entidad.

Permite comparar los procesos entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio, ayuda a estandarizar las prácticas e identifica problemas locales.

Se encuentra en la cabecera de los documentos financieros o de transacciones de facturas y representa la entidad que realiza el registro.

La fecha de vencimiento de la factura es la fecha calculada en la que debe realizarse el pago al proveedor para considerarlo puntual y evitar posibles recargos o sanciones por retraso. Normalmente se obtiene a partir de la fecha de la factura y de las condiciones de pago acordadas, por ejemplo, Net 30.

Este atributo es esencial para medir el rendimiento de los pagos. Constituye la base para calcular el KPI de tasa de pagos puntuales e identificar los pagos atrasados. Comparar la fecha de vencimiento con la fecha real de pago permite analizar la puntualidad de los pagos, mejorar las relaciones con los proveedores, evitar sanciones y gestionar estratégicamente el flujo de caja.

Es fundamental para medir el rendimiento de los pagos puntuales, gestionar el flujo de caja y evitar sanciones por pagos atrasados.

El sistema de origen suele calcular esta fecha a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago, y la almacena en la cabecera de la factura.

El importe de la factura representa el valor bruto total de la factura tal como la presentó el proveedor. Es una métrica financiera clave para cada caso.

Este atributo se utiliza ampliamente en análisis financieros y de rendimiento. Permite filtrar los procesos según su materialidad, por ejemplo, para analizar por separado las facturas de alto importe, identificar cuellos de botella en la aprobación de facturas que superan un determinado umbral y calcular el impacto financiero de las ineficiencias del proceso. También puede utilizarse para cuantificar el valor de las facturas bloqueadas o priorizar los esfuerzos de automatización en facturas de gran volumen y bajo importe. Es una dimensión fundamental para casi todos los Dashboards de cuentas por pagar.

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, cuantificar el valor de los pagos bloqueados, y ayuda a priorizar las facturas según su relevancia económica.

Normalmente se encuentra en las tablas de cabecera o de partidas de los datos de transacciones de facturas.

El nombre de usuario identifica a la persona empleada o al usuario del sistema responsable de ejecutar un paso determinado del proceso, como introducir, aprobar o registrar una factura. En los pasos automatizados, puede tratarse del ID de un usuario del sistema o de un proceso por lotes.

Este atributo permite analizar el proceso desde una perspectiva centrada en las personas. Se utiliza para analizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual o del equipo, así como para identificar necesidades de formación. Al realizar un seguimiento de las actividades por usuario, las organizaciones pueden descubrir ciclos de retrabajo causados por personas concretas, localizar los puntos en los que se atascan las aprobaciones y garantizar una adecuada segregación de funciones. Es un atributo clave para comprender el componente humano del proceso de cuentas por pagar.

Permite analizar el rendimiento de los equipos y las personas, distribuir la carga de trabajo e identificar oportunidades de formación o problemas de cumplimiento.

Normalmente se encuentra en los registros de eventos o en los campos «Modificado por» o «Creado por» de las tablas de transacciones.

El nombre del proveedor identifica la denominación legal o comercial del proveedor que suministra los bienes o servicios. Este atributo aporta un contexto empresarial esencial a cada factura.

En el análisis, segmentar el proceso por nombre del proveedor permite evaluar el rendimiento y las relaciones con proveedores específicos. Ayuda a responder preguntas como: «¿Qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos?», «¿Tenemos discrepancias frecuentes en las facturas de determinados proveedores?» o «¿Estamos obteniendo eficazmente los descuentos por pronto pago de nuestros proveedores clave?». Esta visión es fundamental para las compras y la gestión de las relaciones con los proveedores.

Permite analizar el rendimiento por proveedor y ayuda a identificar relaciones problemáticas, el cumplimiento de las condiciones de pago y las variaciones del proceso según el proveedor.

Se encuentra en las tablas de datos maestros de proveedores y se vincula a los datos de transacciones de facturas mediante un ID de proveedor.

El número de pedido de compra es el ID de referencia del documento que autorizó inicialmente la compra de bienes o servicios al proveedor. Las facturas pueden estar respaldadas por un PO o no.

Este atributo es fundamental para analizar el proceso de conciliación de facturas. Permite distinguir entre facturas basadas en PO y facturas no basadas en PO, que suelen seguir rutas de proceso muy diferentes. El análisis puede centrarse en la eficiencia de la conciliación a tres bandas, entre el PO, la recepción de mercancías y la factura, identificar las causas de los fallos de conciliación y medir el KPI de tasa de conciliación en el primer intento. La ausencia del número de PO en una factura que debería tenerlo suele indicar un problema de cumplimiento del proceso.

Es fundamental para analizar la eficiencia de la conciliación de facturas, diferenciar los procesos de facturas con y sin PO e identificar problemas de cumplimiento.

Se encuentra en los datos de transacciones de facturas, normalmente en un campo de referencia que la vincula al módulo de compras.

Las condiciones de pago definen los términos en los que debe pagarse una factura. Suelen incluir el número de días hasta el vencimiento neto, por ejemplo, 30 días, y los posibles descuentos por pronto pago, como un descuento del 2 % si se paga en un plazo de 10 días.

Este atributo proporciona un contexto esencial para analizar el rendimiento financiero. Se utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura e identificar oportunidades de obtener descuentos por pronto pago. Al analizar el rendimiento del proceso según las condiciones de pago, las organizaciones pueden comprobar si pierden sistemáticamente oportunidades de descuento debido a largos tiempos de ciclo internos. Este análisis vincula directamente la eficiencia del proceso con el ahorro de costes.

Determina el cálculo de la fecha de vencimiento de la factura y es clave para analizar los índices de obtención de descuentos por pronto pago, vinculando la eficiencia del proceso con el ahorro de costes.

Normalmente se obtiene de los datos maestros del proveedor y se copia en la cabecera de la transacción de la factura al crearla.

Este atributo booleano indica si un paso específico del proceso fue ejecutado por un usuario del sistema, como una automatización, un Workflow o un proceso por lotes, o por una persona. Ayuda a diferenciar las actividades manuales de las automatizadas.

Analizar este atributo es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso de cuentas por pagar y medir el éxito de las iniciativas de transformación digital. Ayuda a calcular el índice de procesamiento directo (STP) al identificar las facturas gestionadas sin intervención manual. Comparar el rendimiento de las rutas automatizadas y manuales puede respaldar nuevas inversiones en automatización al cuantificar el ahorro de tiempo y costes.

Permite medir los niveles de automatización, como el índice de procesamiento directo (STP), y ayuda a cuantificar el impacto de la automatización en la eficiencia del proceso.

A menudo se obtiene comprobando si el «UserName» de una actividad corresponde a un ID de usuario del sistema o de un proceso por lotes conocido.

La fecha de pago es la marca de tiempo que indica cuándo se desembolsaron los fondos al proveedor por una factura específica. Es un hito clave que a menudo señala el final del flujo principal de procesamiento.

En el análisis de Process Mining, esta fecha se compara con la fecha de vencimiento de la factura para determinar si el pago fue puntual, anticipado o atrasado. Es un componente esencial para calcular KPI críticos, como la tasa de pagos puntuales, y analizar las oportunidades de descuentos por pronto pago. Comprender el intervalo entre la aprobación de la factura y la fecha de pago también puede revelar ineficiencias en la ejecución de pagos o en las funciones de tesorería.

Es esencial para calcular los índices de pagos puntuales, analizar el comportamiento de los pagos e identificar oportunidades para obtener descuentos por pronto pago.

Se encuentra en los datos del documento de pago o de compensación, vinculado a la transacción de factura original.

La moneda de la factura especifica la unidad monetaria en la que se expresa el importe de la factura. Esto es especialmente importante para las organizaciones multinacionales que trabajan con proveedores de distintos países.

En el análisis, este atributo es esencial para interpretar correctamente el importe de la factura y realizar cálculos financieros precisos. Permite filtrar el proceso por moneda para comprender las diferencias regionales o los retos específicos de cada moneda. Al combinarlo con datos de tipos de cambio, puede utilizarse para normalizar los valores financieros en una única moneda de presentación y realizar un análisis global coherente.

Proporciona el contexto necesario para el importe de la factura y permite realizar análisis financieros precisos y segmentar el proceso en organizaciones globales.

Normalmente se encuentra en la cabecera de la tabla de transacciones de facturas, junto al importe de la factura.

El motivo del bloqueo es un código o texto que explica por qué se ha detenido intencionadamente una factura antes de que pase a la fase de pago. Entre los motivos habituales se encuentran las discrepancias de cantidad o precio, la falta de una recepción de mercancías o una inspección de calidad requerida.

Es un atributo esencial para analizar las causas raíz de las excepciones y el retrabajo. Al analizar la frecuencia y el impacto de los distintos motivos de bloqueo, las organizaciones pueden identificar las fuentes más habituales de ineficiencia en su proceso de cuentas por pagar. Esto permite poner en marcha iniciativas de mejora específicas, como aumentar la precisión de los PO con los proveedores o agilizar el proceso de recepción de mercancías. Reducir los bloqueos de pago es un factor clave para mejorar el índice de procesamiento directo (STP).

Es esencial para analizar las causas raíz de los bloqueos de pago y ayuda a identificar los principales factores de ineficiencia y retrabajo del proceso.

Se encuentra en el documento de factura o en una tabla de estados relacionada y suele completarse cuando se produce la actividad «Bloqueada».