Su Template de datos para el procesamiento de facturas de cuentas por pagar

La hora del evento registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad específica del ciclo de vida de la factura. Cada actividad, desde 'Factura recibida' hasta 'Factura liquidada', tiene una marca de tiempo asociada.

Este atributo es fundamental para analizar el rendimiento. Permite calcular los tiempos de ciclo entre actividades, como el tiempo de aprobación o de pago, y el tiempo total de procesamiento de principio a fin de cada factura. Al analizar estas duraciones, las organizaciones pueden detectar cuellos de botella, medir el rendimiento frente a los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y encontrar oportunidades para agilizar el proceso. También permite ordenar cronológicamente los eventos y reconstruir el flujo del proceso con precisión.

Es esencial para calcular los tiempos de ciclo, detectar cuellos de botella y analizar la secuencia cronológica de los eventos del proceso.

Se encuentra en los registros del sistema, los campos de fecha de creación o modificación de transacciones, o los registros de marcas de tiempo de eventos asociados a los documentos de factura.

El ID de factura es un código alfanumérico único asignado a cada factura recibida de un proveedor. Sirve como referencia central para todas las actividades y los datos relacionados con esa factura, desde su recepción hasta el pago y la liquidación finales.

En Process Mining, el ID de factura es fundamental. Funciona como ID del caso y permite que el software reúna la secuencia de eventos, como 'Factura recibida', 'Aprobada' y 'Pagada', en un flujo de proceso coherente para una sola factura. Así se pueden analizar las variantes del proceso, los tiempos de ciclo y los cuellos de botella de cada factura, y obtener una visión clara de cómo se gestiona.

Este es el atributo más importante, ya que conecta todos los pasos relacionados del proceso en un solo caso y permite analizar y visualizar el proceso de principio a fin.

Suele encontrarse en los datos de cabecera de la factura o en las tablas de transacciones de cuentas por pagar del sistema de origen.

El nombre de la actividad describe una acción, un cambio de estado o un hito específico del ciclo de vida del procesamiento de la factura. Cada evento registrado para una factura, como 'Factura validada', 'Enviada para aprobación' o 'Pago ejecutado', se representa con un nombre de actividad distinto.

Este atributo constituye la base del mapa de procesos, donde cada valor único se convierte en un nodo del flujo de proceso visualizado. Analizar la secuencia, la frecuencia y la duración entre estas actividades es fundamental en Process Mining, ya que permite identificar las rutas habituales, las desviaciones y los ciclos de retrabajo. Es esencial para comprender qué ocurre realmente en el proceso.

Define los pasos del mapa de procesos y permite visualizar y analizar el flujo del proceso, los cuellos de botella y las variaciones.

Suele derivarse de códigos de transacción, registros de eventos, campos de cambio de estado o registros de acciones específicas de las personas usuarias en el sistema de origen.

Este atributo identifica el sistema de TI original en el que se generaron o registraron los datos del evento, como un ERP, un sistema de gestión documental o una herramienta de flujo de trabajo. En entornos donde intervienen varios sistemas en el proceso de cuentas por pagar, este campo ayuda a distinguir el origen de las distintas actividades.

Analizar los datos por sistema de origen permite comprender la fragmentación del proceso y los retos de integración de datos. Puede revelar si las demoras o los problemas están relacionados con transferencias entre sistemas. También es fundamental para la gobernanza y la validación de datos, ya que ayuda a garantizar que la vista del proceso refleje con precisión la contribución de cada sistema.

Aporta contexto sobre el origen de los datos, algo fundamental para validarlos, resolver problemas y analizar las variaciones del proceso entre distintos sistemas.

Suele ser un valor estático que se añade durante la extracción de datos o que está disponible en las cabeceras de los registros del sistema.

La marca de tiempo de la última actualización de datos indica cuándo se extrajeron por última vez los datos del sistema de origen y se cargaron en el entorno de Process Mining. No representa el momento en que ocurrió el evento empresarial, sino la actualidad de los datos analizados.

Este atributo es importante para la gobernanza de datos y ayuda a las personas usuarias a saber si la información está actualizada. Permite confirmar que el análisis se basa en datos recientes y supervisar el estado y la frecuencia de la canalización de datos. Así, las partes interesadas saben cuándo se actualizaron los datos al tomar decisiones basadas en los Dashboards y el análisis de procesos.

Es fundamental para la gobernanza de datos y para que las personas usuarias sepan si los datos que analizan están actualizados, lo que genera confianza en la información obtenida.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

El código de sociedad es una clave única que representa a una entidad jurídica o empresa dentro de una organización. Las facturas se procesan y contabilizan en nombre de un código de sociedad específico.

Este atributo es una dimensión fundamental para el análisis comparativo en organizaciones con varias entidades. Permite comparar el rendimiento del proceso de cuentas por pagar entre distintas empresas, filiales o unidades de negocio. El análisis puede revelar si algunas entidades son más eficientes, tienen mayores índices de automatización o sufren más bloqueos de pago. Esto ayuda a estandarizar las mejores prácticas y a identificar problemas específicos de una región o entidad.

Permite comparar los procesos de distintas entidades jurídicas o unidades de negocio, lo que ayuda a estandarizar las prácticas e identificar problemas locales.

Se encuentra en la cabecera de los documentos financieros o de transacciones de facturas y representa a la entidad que contabiliza.

La fecha de vencimiento de la factura es la fecha calculada en la que debe pagarse al proveedor para cumplir el plazo y evitar posibles recargos o sanciones por demora. Por lo general, se calcula a partir de la fecha de la factura y de las condiciones de pago acordadas (por ejemplo, 30 días netos).

Este atributo es esencial para medir el rendimiento de los pagos. Sirve de base para calcular el KPI de porcentaje de pagos puntuales e identificar los pagos atrasados. Comparar la fecha de vencimiento con la fecha de pago real permite analizar la puntualidad de los pagos y ayuda a las organizaciones a mejorar las relaciones con los proveedores, evitar sanciones y gestionar estratégicamente el flujo de caja.

Es fundamental para medir la puntualidad de los pagos, gestionar el flujo de caja y evitar sanciones por demora.

El sistema de origen suele calcular esta fecha a partir de la fecha de la factura y las condiciones de pago, y la guarda en la cabecera de la factura.

El importe de la factura representa el valor bruto total presentado por el proveedor. Es una métrica financiera clave de cada caso.

Este atributo se utiliza ampliamente en los análisis financieros y de rendimiento. Permite filtrar los procesos según su importancia económica, por ejemplo, para analizar por separado las facturas de importe elevado; detectar cuellos de botella en las aprobaciones de facturas que superan un determinado umbral; y calcular el impacto financiero de las ineficiencias del proceso. Por ejemplo, permite cuantificar el valor de las facturas bloqueadas o priorizar la automatización de facturas de bajo importe y gran volumen. Es una dimensión fundamental en casi todos los Dashboards de cuentas por pagar.

Permite analizar el impacto financiero, por ejemplo, cuantificar el valor de los pagos bloqueados, y ayuda a priorizar las facturas según su importancia económica.

Suele encontrarse en las tablas de cabecera o de líneas de los datos de transacciones de facturas.

El nombre de usuario identifica a la persona empleada o usuaria del sistema responsable de ejecutar un paso del proceso, como registrar, aprobar o contabilizar una factura. En los pasos automatizados, puede tratarse del ID de un usuario del sistema o de un proceso por lotes.

Este atributo permite analizar el proceso desde una perspectiva centrada en las personas. Se utiliza para analizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual o del equipo, así como para detectar necesidades de formación. Al hacer seguimiento de las actividades por persona usuaria, las organizaciones pueden descubrir ciclos de retrabajo causados por personas concretas, identificar dónde se atascan las aprobaciones y garantizar una adecuada segregación de funciones. Es un atributo clave para comprender el componente humano del proceso de cuentas por pagar.

Permite analizar el rendimiento de los equipos y las personas, así como la distribución de la carga de trabajo, y ayuda a detectar oportunidades de formación o problemas de cumplimiento.

Suele encontrarse en los registros de eventos o en los campos 'Modificado por' y 'Creado por' de las tablas de transacciones.

El nombre del proveedor identifica su denominación legal o comercial. Este atributo aporta un contexto empresarial importante a cada factura.

Segmentar el proceso por nombre del proveedor permite evaluar el rendimiento y las relaciones con proveedores específicos. Ayuda a responder preguntas como: '¿Qué proveedores tienen los tiempos de aprobación más largos?', '¿Tenemos discrepancias frecuentes en las facturas de ciertos proveedores?' o '¿Aprovechamos eficazmente los descuentos por pronto pago de nuestros proveedores principales?'. Esta perspectiva es fundamental para las compras y la gestión de las relaciones con los proveedores.

Permite analizar el rendimiento por proveedor y ayuda a detectar relaciones problemáticas, incumplimientos de las condiciones de pago y variaciones del proceso según el proveedor.

Se encuentra en las tablas maestras de proveedores y se vincula con los datos de transacciones de facturas mediante un ID de proveedor.

El número de orden de compra es el ID de referencia del documento que autorizó inicialmente la compra de bienes o servicios al proveedor. Las facturas pueden estar asociadas a una PO o no.

Este atributo es fundamental para analizar el proceso de conciliación de facturas. Permite distinguir entre las facturas asociadas a una PO y las que no lo están, que suelen seguir rutas de proceso muy distintas. El análisis puede centrarse en la eficiencia de la conciliación de tres vías (PO, recepción de mercancías y factura), detectar los motivos de los fallos de conciliación y medir el KPI de tasa de conciliación a la primera. Si una factura debería tener un número de PO y no lo tiene, suele ser señal de un problema de cumplimiento del proceso.

Es fundamental para analizar la eficiencia de la conciliación de facturas, distinguir entre los procesos de facturas asociadas a una PO y los que no lo están, y detectar problemas de cumplimiento.

Se encuentra en los datos de transacciones de facturas, a menudo en un campo de referencia que la vincula con el módulo de compras.

Las condiciones de pago definen los términos en los que debe pagarse una factura. Suelen incluir el plazo neto de pago (por ejemplo, 30 días) y los posibles descuentos por pronto pago (por ejemplo, un descuento del 2 % si se paga en 10 días).

Este atributo aporta un contexto fundamental para analizar el rendimiento financiero. Se utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura e identificar oportunidades para obtener descuentos por pronto pago. Al analizar el rendimiento del proceso según las condiciones de pago, las organizaciones pueden detectar si los largos tiempos de ciclo internos les hacen perder sistemáticamente oportunidades de descuento. Este análisis vincula directamente la eficiencia del proceso con el ahorro financiero.

Determina el cálculo de la fecha de vencimiento de la factura y es clave para analizar la obtención de descuentos por pronto pago, vinculando la eficiencia del proceso con el ahorro de costes.

Por lo general, se obtiene de los datos maestros del proveedor y se copia en la cabecera de la transacción de factura al crearla.

Este atributo booleano indica si un paso específico del proceso lo ejecutó un usuario del sistema (automatización, flujo de trabajo o tarea por lotes) o una persona. Esto permite distinguir las actividades manuales de las automatizadas.

Analizar este atributo es fundamental para comprender el nivel de automatización del proceso de cuentas por pagar y medir el éxito de las iniciativas de transformación digital. Permite calcular el índice de procesamiento sin intervención (STP) al identificar las facturas que se gestionan sin intervención manual. Comparar el rendimiento de las rutas automatizadas y manuales permite justificar nuevas inversiones en automatización cuantificando el ahorro de tiempo y costes.

Permite medir los niveles de automatización, por ejemplo, mediante el índice de procesamiento sin intervención, y ayuda a cuantificar su impacto en la eficiencia del proceso.

A menudo se obtiene comprobando si el «UserName» de una actividad corresponde a un ID de usuario del sistema o de procesamiento por lotes conocido.

La fecha de pago es la marca de tiempo que indica cuándo se desembolsaron los fondos al proveedor por una factura específica. Este hito suele marcar el final del flujo principal del proceso.

En el análisis de Process Mining, esta fecha se compara con la fecha de vencimiento de la factura para determinar si el pago se realizó a tiempo, antes o después del vencimiento. Es un componente esencial para calcular KPI importantes, como el porcentaje de pagos puntuales, y analizar las oportunidades de obtener descuentos por pronto pago. La diferencia entre la aprobación de la factura y la fecha de pago también puede revelar ineficiencias en la ejecución de pagos o en las funciones de tesorería.

Es esencial para calcular el porcentaje de pagos puntuales, analizar el comportamiento de pago e identificar oportunidades para obtener descuentos por pronto pago.

Se encuentra en los datos del documento de pago o compensación, vinculado a la transacción de factura original.

La moneda de la factura indica la unidad monetaria en la que se expresa su importe. Es especialmente importante para las organizaciones multinacionales que trabajan con proveedores de distintos países.

En el análisis, este atributo es esencial para interpretar correctamente el importe de la factura y realizar cálculos financieros precisos. Permite filtrar el proceso por moneda para comprender las diferencias regionales o los retos específicos de cada divisa. Si se combina con datos de tipos de cambio, permite convertir los valores financieros a una única moneda de presentación y realizar análisis globales coherentes.

Aporta el contexto necesario para interpretar el importe de la factura y permite realizar análisis financieros precisos y segmentar los procesos en organizaciones globales.

Suele encontrarse en la cabecera de la tabla de transacciones de facturas, junto al importe de la factura.

El motivo del bloqueo es un código o texto que explica por qué se ha detenido deliberadamente una factura antes de que llegue a la etapa de pago. Entre los motivos habituales se encuentran las discrepancias de cantidad o precio, la falta de un recibo de mercancías o la necesidad de realizar una inspección de calidad.

Este atributo es esencial para analizar las causas raíz de las excepciones y el retrabajo. Al analizar la frecuencia y el impacto de los distintos motivos de bloqueo, las organizaciones pueden identificar las principales fuentes de ineficiencia en el proceso de cuentas por pagar. Así pueden poner en marcha iniciativas de mejora específicas, como aumentar la precisión de las órdenes de compra con los proveedores o agilizar la recepción de mercancías. Reducir los bloqueos de pago es clave para mejorar el índice de procesamiento sin intervención (STP).

Es esencial para analizar las causas raíz de los bloqueos de pago e identificar los principales factores que generan ineficiencia y retrabajo en el proceso.

Se encuentra en el documento de factura o en una tabla de estado relacionada y suele completarse cuando se registra la actividad «Bloqueada».