Su Template de datos de contratación hasta la salida: ciclo de vida del empleado

El ID del empleado es una clave única que acompaña a una persona desde el proceso inicial de contratación hasta la terminación de su relación laboral. Vincula todos los eventos relacionados con su ciclo de vida, como la incorporación, las evaluaciones de desempeño, los ascensos y la salida de la organización, en un único recorrido coherente.

En Process Mining, este atributo es fundamental para correlacionar los casos. Permite al motor de análisis reconstruir el flujo completo del proceso para cada empleado. Al utilizar el ID del empleado como Case ID, los analistas pueden hacer un seguimiento de los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella en recorridos concretos y analizar las variaciones en la ejecución del proceso de ciclo de vida entre distintas personas o grupos.

Este es el Case ID esencial que conecta todos los eventos del ciclo de vida del empleado y permite analizar el recorrido completo desde la contratación hasta la salida.

Normalmente está disponible en las tablas o registros principales de datos maestros de empleados de un sistema de información de recursos humanos (HRIS).

La marca de tiempo del evento señala el momento en que tuvo lugar una actividad. Esta marca de tiempo es esencial para ordenar cronológicamente los eventos y reconstruir con precisión el recorrido del empleado. Constituye el principal dato temporal para analizar el desempeño.

Este atributo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, medir la duración total de procesos como la contratación o la salida e identificar cuellos de botella relacionados con el tiempo. Permite analizar tendencias a lo largo del tiempo y es fundamental para crear KPI sensibles al tiempo, como «Tiempo medio de contratación» o «Tiempo de ciclo de incorporación».

Esta marca de tiempo es fundamental para secuenciar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de desempeño basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Normalmente se encuentra junto al registro de actividad o transacción en los registros del sistema o las tablas de datos, a menudo con el nombre de fecha de creación o marca de tiempo del sistema.

El nombre de la actividad describe un paso concreto del proceso desde la contratación hasta la salida. Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y representan todo, desde la solicitud inicial de personal hasta la confirmación final de la terminación.

En el análisis, este atributo se utiliza para visualizar el flujo del proceso, identificar la secuencia de eventos y medir la frecuencia y duración de cada paso. Es fundamental para comprender qué acciones se realizan, detectar desviaciones respecto al proceso estándar y localizar las etapas que provocan retrasos o requieren mejoras, como una verificación de antecedentes prolongada o una tarea de incorporación retrasada.

Este atributo define los pasos del mapa de procesos, que constituye la base de todo análisis y visualización de Process Mining.

Se genera a partir de registros de eventos, registros de cambios de estado o datos de transacciones específicas del sistema de RR. HH.

El atributo Sistema de origen identifica el origen de los datos de cada evento. En un ecosistema de RR. HH. complejo, distintas partes del proceso desde la contratación hasta la salida pueden gestionarse en sistemas separados, como un Applicant Tracking System (ATS) para la contratación, un HRIS central para la gestión de empleados y un sistema de nómina para los cambios de compensación.

Analizar los datos por sistema de origen ayuda a comprender los retos de integración y la fragmentación del proceso. Permite identificar si los retrasos o problemas se concentran en un sistema concreto, lo que puede orientar las mejoras técnicas o el rediseño del proceso. También es fundamental para validar los datos y garantizar que se capture una visión completa del proceso de principio a fin.

Identifica el origen de los datos del proceso, algo esencial para resolver problemas de calidad de datos y comprender las transferencias del proceso entre distintos sistemas de RR. HH.

Normalmente se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL) o puede existir como campo estándar en los registros de integración del sistema.

Este atributo proporciona una marca de tiempo de la última actualización o extracción de los datos en el conjunto de datos de Process Mining. No representa cuándo ocurrió el evento de negocio, sino la actualidad de los propios datos.

Su uso principal está relacionado con la gobernanza y la validación de datos. Los analistas pueden utilizar esta información para confirmar que trabajan con datos actualizados y comprender la posible latencia entre el momento en que ocurre un evento en el sistema de origen y su aparición en el análisis. Es esencial para gestionar los ciclos de actualización y garantizar la fiabilidad de los insights generados.

Garantiza la actualidad y la gobernanza de los datos al indicar qué tan recientes son los datos analizados, algo vital para generar confianza en los resultados del análisis.

Esta marca de tiempo normalmente se genera y añade durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

El atributo Departamento representa la adscripción organizativa del empleado. Es una dimensión fundamental para segmentar y comparar el desempeño de los procesos en toda la empresa.

Este atributo permite realizar un análisis comparativo del proceso desde la contratación hasta la salida. Por ejemplo, los analistas pueden comparar el «Tiempo de contratación» del departamento de Ingeniería con el del departamento de Ventas para identificar distintos retos de contratación. También puede utilizarse para analizar las tasas de rotación por departamento y detectar posibles problemas de gestión o cultura. Filtrar el mapa de procesos por departamento puede revelar variaciones o cuellos de botella específicos de determinadas funciones empresariales.

Permite una segmentación y un análisis comparativo detallados, y muestra cómo funcionan los procesos de RR. HH. en las distintas áreas de la organización.

Está disponible en el perfil principal del empleado o en su registro de datos maestros dentro del sistema de RR. HH., normalmente vinculado al puesto o la posición.

El atributo Hora de finalización marca el momento en que termina una actividad que se extiende durante un periodo. Aunque muchos eventos de RR. HH. son instantáneos, como «Oferta enviada», otros tienen un inicio y un final definidos, como «Verificación de antecedentes» o «Incorporación». Esta marca de tiempo, combinada con la marca de tiempo del evento (StartTime), permite calcular la duración con precisión.

En el análisis de procesos, la hora de finalización es fundamental para calcular el tiempo de procesamiento o de trabajo activo de tareas concretas. Esto ayuda a diferenciar el tiempo de espera, es decir, el intervalo entre dos actividades distintas, del tiempo de procesamiento, es decir, la duración de una sola actividad. Analizar estas duraciones ayuda a identificar tareas ineficientes y oportunidades de automatización o reasignación de recursos.

Permite calcular con precisión la duración de las actividades y ayuda a distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera inactivo del proceso.

Se encuentra en registros de eventos o tablas de transacciones que registran tanto el inicio como la finalización de una tarea. Si no se proporciona explícitamente, puede ser necesario derivarlo de un evento independiente de «completado».

El ID de solicitud de personal es una clave única que vincula todas las actividades relacionadas con la cobertura de una vacante concreta, desde su creación y aprobación hasta la búsqueda de candidatos y el envío de ofertas. A menudo sirve como Case ID previo antes de que se genere un ID de empleado tras la contratación.

Este atributo resulta especialmente útil para analizar la fase previa a la contratación del ciclo de vida del empleado. Permite medir KPI como «Tiempo de cobertura» y comprender la eficiencia del proceso de selección para una posición concreta. Al analizar los procesos a nivel de solicitud, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella en las fases de aprobación, búsqueda o entrevistas de distintas vacantes.

Vincula todas las actividades previas a la contratación y permite analizar en detalle el proceso de selección y métricas como el «Tiempo de cobertura».

Lo genera el Applicant Tracking System (ATS) o el módulo de selección de un HRIS cuando se crea una nueva vacante.

El motivo de terminación aporta contexto sobre por qué finalizó el ciclo de vida del empleado en la empresa. Los motivos suelen clasificarse, por ejemplo, como voluntarios, como renuncia o jubilación, o involuntarios, como bajo desempeño o reestructuración.

Este atributo es la base de cualquier análisis de rotación de empleados. Al relacionar los motivos de terminación con otros datos, una organización puede obtener insights valiosos. Por ejemplo, puede analizar si un departamento presenta una tasa elevada de renuncias voluntarias o si las nuevas contrataciones procedentes de una determinada fuente de reclutamiento tienden a terminar por motivos de desempeño. Estos insights son fundamentales para desarrollar estrategias eficaces de retención del talento y mejorar la calidad de las contrataciones.

Aporta un contexto esencial para analizar la rotación, ayuda a distinguir entre bajas voluntarias e involuntarias y permite identificar las causas raíz.

Se registra durante el proceso de salida o terminación y normalmente se almacena en el registro laboral final del empleado.

El atributo Puesto proporciona información detallada sobre la función del empleado en la organización. Puede incluir desde puestos de alto nivel, como «Director», hasta posiciones específicas, como «Ingeniero de software sénior» o «Ejecutivo de cuentas».

En el análisis, el puesto se utiliza para filtrar y analizar procesos correspondientes a funciones o niveles de antigüedad concretos. Ayuda a responder preguntas como «¿Se tarda más en contratar puestos sénior que puestos júnior?» o «¿Es diferente el proceso de incorporación para posiciones técnicas y no técnicas?». Este nivel de detalle es esencial para crear mejoras de procesos específicas y comprender las particularidades de las variaciones del ciclo de vida del empleado.

Permite analizar en detalle cómo varían los procesos del ciclo de vida según la función, la antigüedad y el área del empleado, y facilita mejoras más específicas.

Se encuentra en la información laboral o los datos de posición del empleado dentro del registro maestro de RR. HH.

El tipo de empleo clasifica la naturaleza del contrato o modalidad laboral de una persona. Es un atributo demográfico clave que suele influir considerablemente en la ejecución de los procesos de RR. HH.

Analizar el proceso por tipo de empleo puede revelar diferencias importantes. Por ejemplo, el proceso de incorporación de un contratista puede ser mucho más corto y menos detallado que el de una persona empleada a tiempo completo. Del mismo modo, los ciclos de evaluación de desempeño o los procedimientos de salida pueden variar. Esta segmentación es fundamental para garantizar el cumplimiento y comprobar que los procesos se adaptan adecuadamente a las distintas categorías de trabajadores.

Permite analizar las variaciones del proceso según las modalidades de trabajo, algo clave para el cumplimiento y la optimización de los procesos destinados a distintas categorías de trabajadores.

Es un campo estándar del perfil principal de RR. HH. o del registro laboral del empleado.

El atributo Ubicación especifica el lugar físico o designado de trabajo del empleado. Puede abarcar desde un país hasta un edificio de oficinas o campus concreto.

El análisis geográfico es fundamental en Process Mining aplicado a RR. HH., especialmente en organizaciones internacionales. Ayuda a descubrir variaciones regionales en el desempeño de los procesos, como diferencias en los tiempos de ciclo de contratación debido a la legislación laboral local o a las condiciones del mercado. También puede utilizarse para comparar las tasas de rotación entre distintas sedes y detectar posibles problemas de gestión local o del entorno de trabajo. Estos datos son esenciales para estandarizar los procesos cuando sea posible y adaptarlos a las necesidades locales cuando sea necesario.

Permite realizar análisis geográficos para identificar variaciones regionales del proceso, evaluar el cumplimiento de la normativa local y comparar el desempeño entre distintos centros de trabajo.

Normalmente se almacena en la información de la dirección personal o laboral del empleado dentro del sistema de RR. HH.

El atributo Usuario identifica a la persona o al sistema responsable de ejecutar un paso concreto del proceso. Puede tratarse de un gerente de contratación que aprueba una oferta, un administrador de RR. HH. que inicia la incorporación o un sistema automatizado que activa un recordatorio.

Este atributo añade una dimensión humana o de agente del sistema al análisis. Se utiliza para comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar oportunidades de formación, por ejemplo, si determinados usuarios provocan retrasos o errores de forma constante, y garantizar el cumplimiento del proceso. También puede ayudar a verificar que las acciones sensibles, como los cambios de compensación, solo las realiza personal autorizado, algo importante para la auditoría y la seguridad.

Identifica quién realizó una acción, algo esencial para analizar la carga de trabajo, el cumplimiento, el nivel de automatización y las necesidades de formación.

Está disponible en los registros de auditoría del sistema o en los registros de transacciones, a menudo con nombres como «Changed By», «Created By» o «User ID».

El estado laboral ofrece una visión del vínculo del empleado con la empresa en un momento determinado. Es un atributo dinámico que cambia a medida que la persona avanza en su ciclo de vida.

En Process Mining, el seguimiento de los cambios de este estado puede constituir una actividad clave, como «Estado cambiado a con licencia». También es un atributo valioso para filtrar y analizar datos, ya que permite centrarse en los recorridos de empleados actualmente activos o analizar específicamente los procesos que preceden a la terminación de empleados anteriores. Ayuda a garantizar que se incluya la población adecuada en cada tipo de análisis del ciclo de vida.

Define el estado actual del empleado, algo fundamental para filtrar los análisis y centrarlos en poblaciones concretas, como empleados activos o terminados.

Es un campo principal del registro central del empleado o de la tabla de información laboral del HRIS.

La fuente de reclutamiento indica el origen de una contratación exitosa. Puede ser una fuente interna, como la recomendación de una persona empleada, o externa, como una red profesional, una feria de empleo universitaria o una agencia de selección externa.

Este atributo es esencial para evaluar la eficacia de las distintas estrategias de adquisición de talento. Al analizar todo el ciclo de vida del empleado según su fuente de reclutamiento, las organizaciones pueden determinar qué canales generan candidatos de mayor calidad, medidos mediante factores como las calificaciones de las evaluaciones de desempeño, las tasas de ascenso y la retención. Este enfoque basado en datos permite al equipo de selección optimizar la inversión y los esfuerzos destinados a las fuentes más eficaces.

Permite analizar la eficacia de los canales de contratación y optimizar la estrategia y la inversión en selección según la calidad y la retención de los candidatos.

Normalmente se registra en el Applicant Tracking System (ATS) durante la fase de solicitud o búsqueda de candidatos.

El atributo Gerente identifica al supervisor directo del empleado. El gerente suele ser un actor clave en muchos procesos desde la contratación hasta la salida, ya que se encarga de aprobaciones, evaluaciones de desempeño e inicio de cambios de función.

Analizar los procesos por gerente puede revelar variaciones en la eficacia de la gestión y el cumplimiento del proceso. Por ejemplo, puede ayudar a identificar a los gerentes que completan rápidamente las evaluaciones de desempeño frente a quienes se retrasan de forma constante. También puede utilizarse para analizar las tasas de rotación por equipo, lo que podría indicar problemas de liderazgo. Esto ofrece una oportunidad para proporcionar formación y apoyo específicos a los gerentes.

Ayuda a analizar el desempeño y los resultados del proceso a nivel de equipo o gerente, y pone de manifiesto las variaciones en las prácticas de gestión y el cumplimiento.

Se almacena en los datos laborales o de posición del empleado dentro del sistema de RR. HH., normalmente como un vínculo a otro registro de empleado.

La unidad de negocio representa una división operativa importante de la empresa, como «Productos de consumo», «Software empresarial» o «Servicios globales». Proporciona un contexto organizativo de mayor nivel que el departamento.

Analizar el proceso desde la contratación hasta la salida a nivel de unidad de negocio resulta útil para realizar comparaciones estratégicas de alto nivel. Ayuda a la dirección a comprender cómo difieren las prácticas y los resultados de gestión del talento entre los principales segmentos de la empresa. Por ejemplo, una unidad de negocio podría tener una tasa de movilidad interna mucho más alta, lo que sugeriría buenas prácticas que podrían compartirse en toda la organización. Esta perspectiva es esencial para alinear los procesos de RR. HH. con las estrategias empresariales generales.

Proporciona una dimensión organizativa de alto nivel para el análisis estratégico y permite comparar el desempeño de los procesos de RR. HH. entre las principales divisiones empresariales.

Se encuentra en los datos de asignación organizativa del empleado dentro del sistema central de RR. HH.