Su Template de datos para el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la salida

El ID del empleado es una clave única que acompaña a cada persona desde el proceso inicial de contratación hasta su eventual desvinculación. Vincula todos los eventos relacionados con el ciclo de vida laboral, como la incorporación, las evaluaciones de desempeño, los ascensos y la salida, en un único recorrido coherente.

En Process Mining, este atributo es fundamental para relacionar los casos. Permite que el motor de análisis reconstruya el flujo completo del proceso de cada empleado. Al utilizar el ID del empleado como ID del caso, los analistas pueden hacer un seguimiento de los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella en recorridos específicos y analizar las diferencias en la ejecución del proceso entre distintas personas o grupos.

Este es el ID del caso esencial que conecta todos los eventos del ciclo de vida laboral del empleado y permite analizar el recorrido completo desde la contratación hasta la jubilación.

Suele estar disponible en las tablas o los registros principales de datos maestros de empleados de un sistema de información de recursos humanos (HRIS).

La marca de tiempo del evento indica cuándo se produjo una actividad. Es esencial para ordenar los eventos cronológicamente y reconstruir con precisión el recorrido del empleado. Constituye el principal dato temporal para analizar el desempeño.

Este atributo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, medir la duración total de procesos como la contratación o la salida e identificar cuellos de botella relacionados con el tiempo. Permite analizar tendencias a lo largo del tiempo y es fundamental para crear KPI temporales, como «Tiempo promedio de contratación» o «Tiempo de ciclo de la incorporación».

Esta marca de tiempo es fundamental para ordenar correctamente los eventos y calcular todas las métricas de desempeño relacionadas con el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Suele encontrarse junto al registro de actividad o transacción en los registros del sistema o en las tablas de datos. A menudo aparece como fecha de creación o marca de tiempo del sistema.

El nombre de la actividad describe un paso concreto del proceso desde la contratación hasta la jubilación. Estas actividades son los componentes básicos del mapa de procesos y representan desde la solicitud inicial de un puesto hasta la confirmación final de la terminación.

En el análisis, este atributo se utiliza para visualizar el flujo del proceso, identificar la secuencia de eventos y medir la frecuencia y duración de cada paso. Es fundamental para entender qué acciones se realizan, detectar desviaciones respecto del proceso estándar e identificar las etapas que provocan demoras o requieren mejoras, como una verificación de antecedentes prolongada o una tarea de incorporación retrasada.

Este atributo define los pasos del mapa de procesos, que constituye la base de todos los análisis y visualizaciones de Process Mining.

Se genera a partir de registros de eventos, registros de cambios de estado o datos de transacciones específicos del sistema de RR. HH.

El atributo Sistema de origen identifica de dónde proceden los datos de cada evento. En un ecosistema complejo de RR. HH., distintas partes del proceso desde la contratación hasta la jubilación pueden gestionarse en sistemas separados, como un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para la contratación, un HRIS central para la gestión de empleados y un sistema de nómina para los cambios de compensación.

Analizar los datos por sistema de origen ayuda a comprender los desafíos de integración de datos y la fragmentación de los procesos. Permite identificar si las demoras o los problemas se concentran en un sistema específico, lo que puede orientar mejoras técnicas o el rediseño de procesos. También es fundamental para validar los datos y garantizar una visión completa del proceso de principio a fin.

Identifica el origen de los datos del proceso, algo fundamental para resolver problemas de calidad de los datos y comprender los traspasos entre distintos sistemas de RR. HH.

Esta información suele añadirse durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL) o puede existir como campo estándar en los registros de integración del sistema.

Este atributo indica con una marca de tiempo cuándo se actualizaron o extrajeron por última vez los datos para incorporarlos al conjunto de datos de Process Mining. No representa el momento en que ocurrió el evento de negocio, sino la actualidad de los propios datos.

Su uso principal es la gobernanza y validación de datos. Los analistas pueden utilizar esta información para confirmar que trabajan con datos actualizados y comprender el posible retraso entre un evento en el sistema de origen y su aparición en el análisis. Es esencial para gestionar los ciclos de actualización de datos y garantizar la fiabilidad de la información obtenida.

Permite comprobar la actualidad de los datos y su gobernanza, ya que indica cuán recientes son los datos analizados, algo fundamental para confiar en los resultados del análisis.

Esta marca de tiempo suele generarse y añadirse durante el proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL).

El atributo Departamento representa la adscripción organizativa del empleado. Es una dimensión clave para segmentar y comparar el desempeño de los procesos en toda la empresa.

Este atributo permite comparar el proceso desde la contratación hasta la jubilación. Por ejemplo, los analistas pueden comparar el «Tiempo de contratación» del departamento de Ingeniería con el del departamento de Ventas para identificar distintos desafíos de contratación. También pueden analizar las tasas de rotación por departamento y detectar posibles problemas de gestión o cultura organizativa. Filtrar el mapa de procesos por departamento puede revelar variaciones o cuellos de botella específicos de determinadas funciones empresariales.

Permite segmentar y comparar los datos para conocer el desempeño de los procesos de RR. HH. en distintas áreas de la organización.

Está disponible en el perfil principal del empleado o en su registro de datos maestros del sistema de RR. HH., a menudo vinculado al puesto.

El atributo Hora de finalización marca el momento en que concluye una actividad que se extiende durante un período. Aunque muchos eventos de RR. HH. son instantáneos, como «Oferta extendida», otros tienen un inicio y un final definidos, como «Verificación de antecedentes» o «Incorporación». Esta marca de tiempo, junto con la marca de tiempo del evento (StartTime), permite calcular la duración con precisión.

En el análisis de procesos, la hora de finalización es fundamental para calcular el tiempo de procesamiento o el tiempo de trabajo activo de tareas específicas. Esto ayuda a distinguir entre el tiempo de espera, es decir, el intervalo entre dos actividades distintas, y el tiempo de procesamiento, que corresponde a la duración de una sola actividad. Analizar estas duraciones permite identificar tareas ineficientes y oportunidades para automatizar o reasignar recursos.

Permite calcular con precisión la duración de las actividades y distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera en el proceso.

Se encuentra en registros de eventos o tablas de transacciones que registran tanto el inicio como la finalización de una tarea. Si no se proporciona explícitamente, puede ser necesario derivarla de un evento independiente de «completado».

El ID de la solicitud de contratación es una clave única que vincula todas las actividades relacionadas con la cobertura de una vacante específica, desde su creación y aprobación hasta la búsqueda de candidatos y el envío de ofertas. A menudo sirve como ID del caso previo a la contratación, antes de que se genere un ID del empleado tras la contratación.

Este atributo resulta especialmente útil para analizar la fase previa a la contratación del ciclo de vida laboral. Permite medir KPI como el «Tiempo para cubrir una vacante» y ayuda a comprender la eficiencia del proceso de selección para un puesto específico. Al analizar los procesos a nivel de solicitud, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella en las etapas de aprobación, búsqueda de candidatos o entrevistas para distintas vacantes.

Vincula todas las actividades previas a la contratación y permite analizar en detalle el proceso de selección y métricas como el «Tiempo para cubrir una vacante».

Lo genera el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o el módulo de selección de un HRIS cuando se crea una nueva vacante.

El motivo de terminación explica por qué finalizó el ciclo de vida laboral del empleado en la empresa. Los motivos suelen clasificarse como voluntarios, por ejemplo, renuncia o jubilación, o involuntarios, como desempeño o reestructuración.

Este atributo es fundamental para cualquier análisis de la rotación de empleados. Al relacionar los motivos de terminación con otros datos, una organización puede obtener información valiosa. Por ejemplo, puede analizar si un departamento tiene una tasa elevada de renuncias voluntarias o si las nuevas contrataciones procedentes de una fuente de reclutamiento determinada suelen terminar por motivos de desempeño. Esta información es clave para desarrollar estrategias eficaces de retención del talento y mejorar la calidad de las contrataciones.

Aporta contexto clave para analizar la rotación, distinguir entre salidas voluntarias e involuntarias e identificar sus causas principales.

Se registra durante el proceso de salida o terminación y suele almacenarse en el registro laboral final del empleado.

El atributo Puesto proporciona información detallada sobre el rol del empleado en la organización. Puede abarcar desde cargos de alto nivel, como «Director», hasta puestos específicos, como «Ingeniero de software sénior» o «Ejecutivo de cuentas».

En el análisis, el puesto se utiliza para filtrar y analizar los procesos según roles específicos o niveles de antigüedad. Ayuda a responder preguntas como «¿Se tarda más en contratar para puestos sénior que para puestos júnior?» o «¿El proceso de incorporación es distinto para los puestos técnicos y los no técnicos?». Este nivel de detalle es esencial para definir mejoras específicas en los procesos y comprender las particularidades del ciclo de vida laboral de los distintos grupos de empleados.

Permite analizar en detalle cómo varían los procesos del ciclo de vida laboral según el rol, la antigüedad y la función del empleado, y facilita mejoras más específicas.

Se encuentra en la información del puesto o en los datos de posición del registro maestro de RR. HH. del empleado.

Tipo de empleo clasifica la naturaleza del contrato o la modalidad laboral de una persona. Es un atributo demográfico clave que suele influir considerablemente en la ejecución de los procesos de RR. HH.

Analizar el proceso por tipo de empleo puede revelar diferencias importantes. Por ejemplo, la incorporación de un contratista puede ser mucho más breve y menos detallada que la de un empleado a tiempo completo. También pueden variar los ciclos de evaluación del desempeño o los procedimientos de salida. Esta segmentación es fundamental para garantizar el cumplimiento e identificar si los procesos se adaptan adecuadamente a las distintas categorías de trabajadores.

Permite analizar las variaciones de los procesos según la modalidad laboral, algo clave para el cumplimiento y la optimización de los procesos para distintas categorías de trabajadores.

Es un campo estándar del perfil principal de RR. HH. o del registro laboral del empleado.

El atributo Ubicación especifica el lugar de trabajo físico o asignado del empleado. Puede referirse a un país o a un lugar más concreto, como un edificio de oficinas o un campus.

El análisis geográfico es fundamental en Process Mining aplicado a RR. HH., especialmente en organizaciones globales. Ayuda a descubrir diferencias regionales en el desempeño de los procesos, como variaciones en los tiempos de ciclo de contratación debidas a las leyes laborales locales o a las condiciones del mercado. También permite comparar las tasas de rotación entre distintas sedes, lo que puede indicar problemas de gestión local o del entorno laboral. Estos datos son esenciales para estandarizar los procesos cuando sea posible y atender las necesidades locales cuando sea necesario.

Permite realizar análisis geográficos para identificar variaciones regionales en los procesos, evaluar el cumplimiento de las normativas locales y comparar el desempeño entre distintos centros de trabajo.

Suele almacenarse en la información de la dirección personal o laboral del empleado en el sistema de RR. HH.

El atributo Usuario identifica a la persona o al sistema responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Puede tratarse de un gerente de contratación que aprueba una oferta, un administrador de RR. HH. que inicia la incorporación o un sistema automatizado que activa un recordatorio.

Este atributo añade a los análisis la dimensión de la persona o el sistema que realiza la actividad. Se utiliza para comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar oportunidades de formación, por ejemplo, si ciertos usuarios provocan demoras o errores de forma recurrente, y garantizar el cumplimiento de los procesos. También puede ayudar a verificar que las acciones sensibles, como los cambios de compensación, solo las realice personal autorizado, algo importante para las auditorías y la seguridad.

Identifica quién realizó una acción, algo esencial para analizar la carga de trabajo, el cumplimiento, el nivel de automatización y las necesidades de formación.

Está disponible en los registros de auditoría del sistema o en los registros de transacciones. A menudo aparece como «Modificado por», «Creado por» o «ID de usuario».

El estado laboral muestra la relación del empleado con la empresa en un momento determinado. Es un atributo dinámico que cambia a medida que el empleado avanza en su ciclo de vida laboral.

En Process Mining, los cambios de este estado pueden constituir una actividad clave, como «Estado cambiado a De licencia». También es un atributo útil para filtrar y analizar datos, ya que permite centrarse en los recorridos de los empleados activos o analizar específicamente los procesos que preceden a la terminación de la relación laboral de antiguos empleados. Ayuda a incluir a la población adecuada en cada tipo de análisis del ciclo de vida laboral.

Define el estado actual del empleado, algo fundamental para filtrar los análisis y centrarse en grupos específicos, como los empleados activos o desvinculados.

Campo principal del registro del empleado o de la tabla de información del puesto en el HRIS.

La fuente de reclutamiento indica el origen de una contratación exitosa. Puede ser una fuente interna, como la recomendación de un empleado, o externa, como una red profesional, una feria de empleo universitaria o una agencia de selección externa.

Este atributo es esencial para evaluar la eficacia de las distintas estrategias de adquisición de talento. Al analizar todo el ciclo de vida laboral según la fuente de reclutamiento, las organizaciones pueden determinar qué canales atraen a los candidatos de mayor calidad, teniendo en cuenta factores como las evaluaciones del desempeño, las tasas de ascenso y la retención. Este enfoque basado en datos permite al equipo de selección optimizar el gasto y los esfuerzos en los canales más eficaces.

Permite analizar la eficacia de los canales de contratación y optimizar la estrategia y el gasto en selección según la calidad y la retención de los candidatos.

Suele registrarse en el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) durante la fase de solicitud o búsqueda de candidatos.

El atributo Gerente identifica al supervisor directo del empleado. El gerente suele desempeñar un papel clave en muchos procesos desde la contratación hasta la jubilación, ya que se encarga de aprobaciones, evaluaciones del desempeño e inicio de cambios de rol.

Analizar los procesos por gerente puede revelar diferencias en la eficacia de la gestión y el cumplimiento de los procesos. Por ejemplo, permite identificar a los gerentes que completan rápidamente las evaluaciones del desempeño y a quienes suelen retrasarse. También puede utilizarse para analizar las tasas de rotación de cada equipo, lo que podría indicar problemas de liderazgo. Esto permite ofrecer formación y apoyo específicos a los gerentes.

Ayuda a analizar el desempeño y los resultados de los procesos por equipo o gerente, y pone de manifiesto las diferencias en las prácticas de gestión y el cumplimiento.

Se almacena en los datos del puesto o la posición del empleado en el sistema de RR. HH., a menudo como vínculo con el registro de otro empleado.

La unidad de negocio representa una división operativa importante de una empresa, como «Productos de consumo», «Software empresarial» o «Servicios globales». Aporta un contexto organizativo de nivel superior al del departamento.

Analizar el proceso desde la contratación hasta la jubilación por unidad de negocio resulta útil para realizar comparaciones estratégicas de alto nivel. Puede ayudar a la dirección a comprender cómo difieren las prácticas y los resultados de gestión del talento entre los principales segmentos de la empresa. Por ejemplo, una unidad de negocio podría tener una tasa de movilidad interna mucho más alta, lo que permitiría compartir sus buenas prácticas con el resto de la organización. Esta perspectiva es esencial para alinear los procesos de RR. HH. con las estrategias empresariales generales.

Aporta una dimensión organizativa de alto nivel para el análisis estratégico y permite comparar el desempeño de los procesos de RR. HH. entre las principales divisiones de la empresa.

Se encuentra en los datos de asignación organizativa del empleado en el sistema central de RR. HH.