Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı için Veri Templateiniz

SAP ECC
Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı için Veri Templateiniz

Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı için Veri Templateiniz

Bu Template, kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı sürecinizi analiz etmek ve iyileştirmek için gereken verileri toplamanıza yardımcı olacak açık bir yol haritası sunar. Toplanması gereken temel öznitelikleri, izlenecek önemli etkinlikleri ve bu bilgilerin SAP ECC’den nasıl çıkarılacağına ilişkin pratik yönergeleri içerir. Templatei izleyerek verimsizlikleri ortaya çıkarmak ve mali raporlamayı iyileştirmek için gerekli veri setini oluşturabilirsiniz.
  • Ayrıntılı analiz için önerilen öznitelikler
  • İzlenecek temel yevmiye kaydı etkinlikleri
  • SAP ECC’den veri çıkarmaya yönelik pratik yönergeler
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı öznitelikleri

SAP ECC’deki kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı sürecinizi ayrıntılı biçimde analiz etmek için olay günlüğünüze eklemeniz önerilen veri alanları.
5 Zorunlu 6 Önerilen 7 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Etkinlik adı
ActivityName
Yevmiye kaydı sürecinin belirli bir noktasında gerçekleşen iş etkinliğinin veya olayın adı.
Açıklama

Etkinlik adı, yevmiye kaydının yaşam döngüsündeki 'Yevmiye kaydı oluşturuldu', 'Yevmiye kaydı onaylandı' veya 'Yevmiye kaydı işlendi' gibi belirli bir adımı tanımlar. Bu öznitelik genellikle SAP’deki işlem kodları (TCODE), değişiklik belgeleri günlükleri (CDHDR ve CDPOS tabloları) ve belge durumu alanları gibi birden fazla kaynaktan türetilir.

Etkinlikleri analiz etmek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Süreç haritalarını görselleştirmenizi, adımlar arasındaki geçiş sürelerini hesaplamanızı ve yeniden çalışma döngülerini (ör. 'Yevmiye kaydı reddedildi' ve ardından 'Yevmiye kaydı düzeltildi') belirlemenizi sağlar. Bu veri, çevrim süreleri, yeniden çalışma oranları ve süreç varyantlarıyla ilgili Dashboardlar için temel oluşturur.

Neden önemli?

Süreç haritasındaki adımları tanımlar ve yevmiye kaydı iş akışını görselleştirip analiz etmenizi, iyileştirmenizi sağlar.

Nereden alınır?

BKPF’deki işlem kodları (TCODE), belge durumu, SWW_WI2OBJ gibi tablolardaki iş akışı günlükleri veya CDHDR ve CDPOS tablolarındaki değişiklik belgeleri gibi çeşitli kaynaklardan türetilir.

Örnekler
Yevmiye kaydı oluşturulduYevmiye kaydı onaylandıYevmiye kaydı reddedildiYevmiye kaydı işlendi
Olay zamanı
EventTime
Yevmiye kaydı için belirli bir etkinliğin veya olayın ne zaman gerçekleştiğini gösteren zaman damgası.
Açıklama

Olay zamanı, yevmiye kaydı sürecindeki her etkinliğin kesin tarih ve saatini gösterir. Çevrim süreleri, işlem süreleri ve adımlar arasındaki gecikmeler gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamak için bu veri gereklidir. Zaman damgasının kaynağı etkinliğe göre değişir; belge oluşturma tarihi ve saati (CPUDT/CPUTM) veya günlüklerdeki değişiklik zaman damgaları (CDHDR-UDATE/UTIME) kullanılabilir.

Analizde olay zamanı, olayları kronolojik sıraya koymak ve süreç haritasını oluşturmak için kullanılır. Ortalama yevmiye kaydı çevrim süresi, ortalama onay süresi ve onaydan kayda kadar geçen süre gibi zamanla ilgili tüm KPI’ları hesaplamak için gereklidir.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, zamana dayalı tüm analizlerin temelini oluşturur ve çevrim sürelerini, işlem sürelerini ve darboğazları hesaplamayı sağlar.

Nereden alınır?

Etkinliğe bağlı olarak çeşitli alanlardan alınır. Başlıca kaynaklar, BKPF tablosundaki oluşturulma zaman damgası (CPUDT, CPUTM) veya CDHDR tablosundaki değişiklik belgesi zaman damgalarıdır (UDATE, UTIME).

Örnekler
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
Yevmiye Kaydı Kimliği
JournalEntryId
Şirket kodu, belge numarası ve mali yılı bir araya getiren, finansal muhasebe belgesine ait benzersiz tanımlayıcı.
Açıklama

Yevmiye Kaydı Kimliği, yevmiye kaydının yaşam döngüsünü izlemek için kullanılan temel vaka tanımlayıcısıdır. Genellikle Şirket Kodu (BUKRS), Belge Numarası (BELNR) ve Mali Yıl (GJAHR) alanlarının birleştirilmesiyle oluşturulan bileşik bir anahtardır. Böylece tüm SAP sisteminde benzersiz olması sağlanır.

Süreç analizinde bu kimlik; oluşturma, beklemeye alma, gönderme, onaylama, reddetme ve kaydetme gibi ilgili tüm etkinlikleri birbirine bağlar. Kimliği izleyerek her yevmiye kaydının uçtan uca yolculuğunu oluşturabilir, çevrim sürelerini ölçebilir ve belirli kayıtlardaki süreç sapmalarını veya darboğazları tespit edebilirsiniz.

Neden önemli?

Bu anahtar, yevmiye kaydını oluşturulmasından son kaydına kadar izlemeyi sağlar; uçtan uca süreç analizine ve süreç varyantlarının karşılaştırılmasına olanak tanır.

Nereden alınır?

Bu, genellikle BKPF tablosundaki Şirket Kodu (BUKRS), Belge Numarası (BELNR) ve Mali Yıl (GJAHR) alanlarının birleştirilmesiyle türetilen bir özniteliktir.

Örnekler
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Kaynak sistem
SourceSystem
Süreç verilerinin çıkarıldığı sistem.
Açıklama

Bu öznitelik, verilerin kaynağını, bu durumda belirli SAP ECC örneğini tanımlar. Genellikle veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değerdir.

Basit görünse de birden fazla ERP veya veri kaynağının bulunduğu ortamlarda önem taşır. Veri kökeninin açıkça izlenmesini sağlar ve analizi kaynak sisteme göre filtrelemeye veya bölümlere ayırmaya olanak tanır.

Neden önemli?

Veri kökenini açıkça gösterir ve özellikle birden fazla kaynak sistemin bulunduğu ortamlarda veri kalitesini izlemek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu değer genellikle veri dönüştürme sırasında eklenir ve belirli SAP ECC örneğini tanımlar (ör. 'ECC_PROD_100').

Örnekler
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Son veri güncellemesi
LastDataUpdate
Verilerin kaynak sistemden en son ne zaman çıkarıldığını veya yenilendiğini gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bu öznitelik, SAP ECC’den en son veri çekme işleminin tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu anlamak için gerekli bir meta veri alanıdır.

Process Mining Dashboardlarında ve analizlerinde son güncelleme zamanını bilmek, kullanıcıların verilere güvenip bilinçli kararlar almasına yardımcı olur. 'Bu bilgiler ne kadar güncel?' sorusunu yanıtlar.

Neden önemli?

Verilerin güncelliğini gösterir; kullanıcıların analizin kapsadığı dönemi anlamasına ve sonuçlara güvenmesine yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu meta veri alanı, veri yenileme sırasında veri çıkarma aracı veya ETL süreci tarafından oluşturulup kaydedilir.

Örnekler
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Belge türü
DocumentType
Muhasebe belgelerinin nasıl işleneceğini ve saklanacağını belirleyen sınıflandırma.
Açıklama

Belge türü; büyük defter kaydı (SA), tedarikçi faturası (KR) veya varlık kaydı (AA) gibi farklı iş işlemlerini birbirinden ayırır. Sistem yapılandırması sırasında tanımlanır ve her yevmiye kaydına atanır.

Bu öznitelik, işlemin niteliğine göre süreçleri bölümlere ayırmayı sağladığı için analiz açısından önemlidir. 'Türe göre yevmiye kaydı işlem hacmi' Dashboardu ve 'Yevmiye kaydı türüne göre ortalama çevrim süresi' KPI’ı doğrudan bu alana bağlıdır. Belirli kayıt türlerinin gecikme, yeniden çalışma veya ters kayıt sorunlarına daha yatkın olup olmadığını ortaya çıkarır.

Neden önemli?

Analizi işlem türüne göre bölümlere ayırarak süreç sorunlarının belirli yevmiye kaydı türleriyle sınırlı olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki BLART alanında bulunur.

Örnekler
SAKRREAA
İşlem kodu
TransactionCode
Yevmiye kaydını oluşturmak veya işlemek için kullanılan SAP işlem kodu.
Açıklama

İşlem kodu (T-Code), SAP’de belirli bir işlevi veya programı tanımlayan benzersiz koddur. Yevmiye kayıtlarında kaydın nasıl oluşturulduğunu gösterir; örneğin manuel olarak (FB01, F-02), beklemeye alma yoluyla (FV50) veya otomatik bir arayüz üzerinden.

Bu öznitelik, 'Manuel etkinlikleri iyileştirme' Dashboardu için çok değerlidir. T-Code’u analiz ederek manuel ve otomatik etkinlikleri ayırt edebilir, en çok zaman alan manuel süreçleri belirleyebilir ve manuel iş yükünü azaltıp verimliliği artıracak otomasyon fırsatlarını bulabilirsiniz.

Neden önemli?

Manuel ve otomatik süreçleri ayırt etmeye, otomasyon ve süreç standardizasyonu fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki TCODE alanında bulunur.

Örnekler
FB01F-02FV50FBD1
Kayıt tarihi
PostingDate
İşlemin büyük deftere kaydedildiği ve böylece mali dönemi etkilediği tarih.
Açıklama

Kayıt tarihi, yevmiye kaydının hangi mali dönemde muhasebeleştirileceğini belirler. Muhasebe dönemi kapanış takvimlerine ve düzenlemelere uygun olması gerektiğinden finans ve uyumluluk açısından önemli bir tarih alanıdır.

Process Mining analizinde bu tarih, uyumluluğu izlemek için kullanılır. 'Uyumluluk takibi' Dashboardu ve 'Uyumluluk oranı' KPI’ı, kayıtların doğru dönem içinde yapılıp yapılmadığını bu öznitelikle kontrol eder. Ayrıca yevmiye kaydı hacmindeki zaman içindeki eğilimleri analiz etmek için de kullanılabilir.

Neden önemli?

Finansal raporlama ve uyumluluk analizi için gereklidir; kayıtların doğru muhasebe döneminde yapılmasını sağlar.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki BUDAT alanında bulunur.

Örnekler
2023-10-312023-11-302024-01-15
Kullanıcı
User
Yevmiye kaydını oluşturan veya değiştiren kişinin SAP kullanıcı kimliği.
Açıklama

Bu öznitelik, belge oluşturma, beklemeye alma veya kaydetme gibi bir etkinlikten sorumlu SAP kullanıcı adını kaydeder. Belge başlığından veya değişiklik günlüğü tablolarından doğrudan alınır.

Kullanıcı özniteliğini analiz etmek, ekip ve bireysel performansı anlamak açısından önemlidir. Kullanıcı başına etkinlik hacmini ve işlem sürelerini izleyerek Kullanıcı Verimliliği Dashboardunu destekler. Ayrıca yeniden çalışma döngülerinde, ters kayıtlarda veya uyumluluk sapmalarında kimlerin yer aldığını belirlemeye yardımcı olur. Böylece hedefli eğitimler veya süreç iyileştirmeleri planlayabilirsiniz.

Neden önemli?

Her etkinlikten sorumlu kullanıcıyı belirleyerek kullanıcı performansını, iş yükü dağılımını ve yeniden çalışma örüntülerini analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Genellikle oluşturan kişi için BKPF tablosundaki USNAM alanından, değişiklik yapan kişi içinse CDHDR tablosundaki USERNAME alanından alınır.

Örnekler
ABROWNCJONESDSMITH
Şirket kodu
CompanyCode
Finansal tabloların hazırlandığı bağımsız tüzel kişiliği temsil eden organizasyon birimi.
Açıklama

Şirket kodu, SAP Financials içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir. Tüzel kişiliği bağımsız bir şirketi temsil eder ve yevmiye kaydı belge başlığındaki önemli alanlardan biridir.

Bu öznitelik, süreç analizini tüzel kişiliğe göre bölümlere ayırmak için gereklidir. İşletmenin farklı bölümlerindeki süreç performansını, uyumluluk oranlarını ve KPI sonuçlarını karşılaştırmanızı sağlar. Örneğin, onay gecikmelerinin veya yüksek ters kayıt oranlarının belirli şirket kodlarıyla sınırlı olup olmadığını belirleyebilirsiniz.

Neden önemli?

Kuruluş içindeki farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasında süreç performansını filtreleyip karşılaştırmanızı sağlar.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki BUKRS alanında bulunur.

Örnekler
10002000US01DE01
Ters kayda alındı mı
IsReversed
Yevmiye kaydının ters kayda alınıp alınmadığını gösteren Boole türünde bir işaret.
Açıklama

Bu işaret, başka bir muhasebe belgesiyle sonradan ters kaydı yapılan yevmiye kayıtlarını belirtir. SAP’de ters kayıt belgesi, iptal belgesine bağlanır ve böylece açık bir denetim izi oluşturulur.

Bu öznitelik, 'Yevmiye kaydı ters kayıt analizi' Dashboardu ve 'Yevmiye kaydı ters kayıt oranı' KPI’ı için temel niteliktedir. Ters kayıt yapılan kayıtları ayırarak veri giriş hataları veya yanlış muhasebe uygulamaları gibi temel nedenleri incelemenize yardımcı olur. Amaç, ters kayıtların sıklığını azaltmaktır.

Neden önemli?

Sonradan geri alınan kayıtları işaretleyerek ters kayıt analizini doğrudan destekler. Böylece hataların temel nedenlerini belirlemenize ve veri bütünlüğünü iyileştirmenize yardımcı olur.

Nereden alınır?

BKPF tablosundaki Ters kayıt belgesi numarası alanından (STBLG) türetilir. STBLG boş değilse işaret true değerini alır.

Örnekler
truefalse
Bekletildi mi
IsParked
Yevmiye kaydının kaydedilmeden önce bekletilen belge olarak kaydedilip kaydedilmediğini belirten bir boole işareti.
Açıklama

Belgeyi bekletmek, kullanıcının mali bakiyeleri etkilemeden eksik bir yevmiye kaydını kaydetmesine olanak tanır. Kayıt yapılmadan önce başka bir kullanıcı belgeyi tamamlayabilir veya inceleyebilir. Bu işaret, bekletme adımından geçen kayıtları belirler.

Bu özniteliği incelemek, bekletme özelliğinin nasıl kullanıldığını anlamanıza yardımcı olur. Bekletmenin gayriresmî bir inceleme adımı olarak kullanıldığını ve gecikmelere yol açabileceğini ortaya çıkarabilir. Ayrıca uçtan uca çevrim süresini incelemeyi ve doğrudan kaydedilen kayıtlarla önce bekletilen kayıtları ayırt etmeyi sağlar.

Neden önemli?

Bekletme özelliğini kullanan kayıtları belirler. Bu adım gecikmelere yol açabilir veya gayriresmî bir inceleme sürecine işaret edebilir.

Nereden alınır?

BKPF tablosundaki belge durumu alanından (BSTAT) türetilir. 'V' değeri, belgenin bekletildiğini belirtir.

Örnekler
truefalse
Belge toplam tutarı
TotalDocumentAmount
Yevmiye kaydının belge para birimi cinsinden toplam değeri.
Açıklama

Bu öznitelik, yevmiye kaydının toplam finansal değerini gösterir. Genellikle belgeyle ilişkili tüm borç veya alacak kalemlerinin mutlak değerleri toplanarak hesaplanır.

Süreci finansal değere göre analiz etmek önemli örüntüleri ortaya çıkarabilir. Örneğin, yüksek tutarlı kayıtlar daha farklı ve sıkı bir onay sürecinden geçebilir. Bu öznitelikle analizi filtreleyebilir veya bölümlere ayırarak çevrim sürelerinin, ret oranlarının ya da onay gecikmelerinin kayıt tutarıyla ilişkili olup olmadığını inceleyebilirsiniz.

Neden önemli?

Yevmiye kayıtlarının parasal değeriyle işlem süreleri veya ret oranları arasındaki ilişkiyi incelemek gibi finansal etki analizleri yapmanızı sağlar.

Nereden alınır?

Bu hesaplanmış alan, belirli bir yevmiye kaydına ait BSEG tablosundaki tüm kalemlerin tutar alanlarının (WRBTR veya DMBTR) toplanmasıyla elde edilir.

Örnekler
1500.0025000.75125.50
Masraf yeri
CostCenter
Masrafların oluştuğu yeri temsil eden, bir kontrol alanı içindeki organizasyon birimi.
Açıklama

Masraf yeri, genellikle yevmiye kaydının kalem düzeyinde atanan ve Kontrol (CO) modülündeki temel ana veri öğelerinden biridir. Belirli bir departman, işlev veya konumun masraflarını izlemek için kullanılır.

Masraf yerini analize dahil etmek, yevmiye kaydı sürecini daha ayrıntılı incelemenizi sağlar. Belirli departmanların daha fazla yeniden çalışmaya yol açıp açmadığını, çevrim sürelerinin daha uzun olup olmadığını veya daha fazla manuel kayıttan sorumlu olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Böylece süreç verimliliğini departman bazında görebilirsiniz.

Neden önemli?

Süreç performansını departman veya işlev alanına göre incelemenizi ve yerel verimsizlikleri belirlemenizi sağlar.

Nereden alınır?

Belge kalemleri tablosu BSEG’de, KOSTL alanında bulunur.

Örnekler
4100CC_FINANCE_US10010101
Onay süresi
ApprovalTime
Yevmiye kaydının onaya gönderilmesiyle onaylanması veya reddedilmesi arasında geçen süre.
Açıklama

Bu metrik, genellikle toplam çevrim süresini önemli ölçüde etkileyen onay alt sürecinin süresini ölçer. 'Yevmiye kaydı gönderildi' etkinliğinin zaman damgası ile buna karşılık gelen 'Yevmiye kaydı onaylandı' veya 'Yevmiye kaydı reddedildi' etkinliğinin zaman damgası arasındaki fark hesaplanır.

Onay süresi, 'Yevmiye kaydı onay performansı' Dashboardunun ve 'Ortalama yevmiye kaydı onay süresi' KPI’ının temel metriğidir. Bu süreyi incelemek, onay iş akışındaki darboğazları belirlemenize, onay verenlerin performansını ölçmenize ve onay eşiklerini değiştirmek gibi süreç düzenlemelerini gerekçelendirmenize yardımcı olur.

Neden önemli?

Onay aşamasının süresini ölçerek inceleme ve onay iş akışındaki gecikmeleri belirlemenize ve gidermenize yardımcı olur.

Nereden alınır?

'Yevmiye kaydı gönderildi' etkinliğinin zaman damgası, 'Yevmiye kaydı onaylandı' veya 'Yevmiye kaydı reddedildi' etkinliğinin zaman damgasından çıkarılarak hesaplanır.

Örnekler
P1DT2HPT4H15MP3D
Para birimi anahtarı
CurrencyKey
Yevmiye kaydındaki tutarların para birimi kodu.
Açıklama

Bu öznitelik, yevmiye kaydının para birimini (USD, EUR veya JPY gibi) belirtir. Belgeyle ilişkili mali tutarların doğru yorumlanması için gerekli bağlamı sağlar.

Her zaman temel bir analiz boyutu olmasa da parasal değerleri doğru yorumlamak açısından önemlidir. Küresel kuruluşlarda analizleri bölümlere ayırmak ve yabancı para birimiyle yerel para birimindeki kayıtların süreçlerinin farklı olup olmadığını görmek için de kullanılabilir.

Neden önemli?

Tüm parasal değerler için gerekli bağlamı sağlayarak mali analizlerin ve yorumların doğru yapılmasına yardımcı olur.

Nereden alınır?

Belge başlık tablosu BKPF’de, WAERS alanında bulunur.

Örnekler
USDEURGBPJPY
Ters kayıt nedeni
ReversalReason
Bir yevmiye kaydının neden ters kayda konu olduğunu belirten kod.
Açıklama

Bir belge ters kayda konu olduğunda SAP, kullanıcının bir neden kodu belirtmesine olanak tanır. Bu kod, yanlış kayıt tarihi veya veri girişi hatası gibi ters kaydın neden gerekli olduğuna ilişkin yapılandırılmış bilgi sağlar.

Bu öznitelik, 'Yevmiye kaydı ters kayıt analizi' Dashboardu için temel girdilerden biridir. Kuruluşlar, en sık görülen ters kayıt nedenlerini inceleyerek süreçlerindeki sistemik sorunları veya eğitim eksiklerini belirleyebilir, gelecekteki hataları önlemek ve ters kayıt oranını düşürmek için hedefli adımlar atabilir.

Neden önemli?

Ters kayıtların neden yapıldığını doğrudan gösterir. Böylece gelecekteki hataları azaltmak için temel nedenleri hedefli biçimde inceleyebilirsiniz.

Nereden alınır?

Belge başlık tablosu BKPF’de, STGRD alanında bulunur.

Örnekler
010205
Yeniden çalışma var mı
IsRework
Yevmiye kaydının reddedilip düzeltilmesi gibi bir yeniden çalışma döngüsünden geçip geçmediğini belirten bir boole işareti.
Açıklama

Bu işaret, ideal yoldan saparak düzeltme gerektiren durumları belirler. Belirli bir yevmiye kaydında 'Yevmiye kaydı reddedildi' etkinliğinin ardından 'Yevmiye kaydı düzeltildi' etkinliği görülürse genellikle true değerini alır.

Bu öznitelik, 'Yevmiye kaydı yeniden çalışma oranı' KPI’ını hesaplamak ve 'Yeniden çalışma ve ret oranı' Dashboardunda analiz yapmak için gereklidir. Süreçteki verimsizliğin boyutunu ölçmenize ve belirsiz gereksinimler ya da yetersiz dokümantasyon gibi yeniden çalışmanın temel nedenlerini incelemenize yardımcı olur.

Neden önemli?

Düzeltme gerektiren kayıtları işaretler. Böylece yeniden çalışmayı ölçebilir, temel nedenlerini inceleyebilir ve ilk seferde doğru sonuç alma oranını artırabilirsiniz.

Nereden alınır?

Bu, bir durumdaki etkinlik sırası incelenerek türetilen hesaplanmış bir özniteliktir. Ret veya düzeltme etkinliği görülürse yeniden çalışma döngüsü belirlenir.

Örnekler
truefalse
Zorunlu Önerilen İsteğe bağlı

Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı etkinlikleri

Yevmiye kayıtlarını doğru biçimde keşfetmek ve iyileştirmek için olay günlüğünüzde yakalamanız gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları.
5 Önerilen 9 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Yevmiye kaydı beklemeye alındı
Bu etkinlik, yevmiye kaydının büyük deftere resmen işlenmeden önce taslak olarak oluşturulduğunu gösterir. SAP’de kullanıcı, beklemeye alma işlemiyle belgeyi kaydedip durumunu 'beklemede' olarak belirlediğinde bu adım açıkça kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, inceleme ve onay içeren süreçler için önemli bir başlangıç olayıdır. Beklemeye alma ile kayıt arasındaki süreyi analiz ederek kayıt öncesi ve onay aşamalarındaki gecikmeleri belirleyebilirsiniz.

Nereden alınır?

Bu olay, BKPF belge başlığı tablosundan belirlenir. BKPF-BSTAT = 'V' durumuyla oluşturulan belge beklemeye alınmış sayılır. Olayın zaman damgası, oluşturulma tarihi ve saati olan BKPF-CPUDT ve BKPF-CPUTM alanlarından alınır.

Kaydedin

BKPF-BSTAT değeri 'V' olan belge oluşturma kaydını belirleyin.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydı gönderildi
Bu etkinlik, beklemeye alınan yevmiye kaydının oluşturan kişi tarafından tamamlandığını ve artık inceleme ile onaya hazır olduğunu gösterir. Genellikle beklemeye alınan belgeyle ilişkili bir SAP Business Workflow görevinin başlatılmasıyla kaydedilir.
Neden önemli?

Bu adım, kaydı oluşturan kişiden onaylayana devir teslimi gösterir ve onay çevrim süresi metriklerinin ölçümünü başlatır. Onay iş akışının verimliliğini ölçmek için önemli bir kilometre taşıdır.

Nereden alınır?

Finansal belge nesnesine bağlı onay iş akışı örneğinin başlangıç zamanından çıkarım yapılır. Bunun için SWW_WI2OBJ gibi iş akışı günlük tabloları incelenerek ilgili şirket kodu, belge numarası ve mali yıl için başlatılan iş akışı bulunmalıdır.

Kaydedin

Beklemeye alınan belge nesnesi için iş akışının başlangıç olayını belirleyin.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı işlendi
Bu temel etkinlikte yevmiye kaydı büyük deftere resmen işlenir ve finansal tabloları etkiler. Belge durumu 'kaydedildi' olarak ayarlanıp kayıt tarihi verildiğinde bu olay açıkça kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, yevmiye kaydının başarıyla işlendiğini gösteren en önemli kilometre taşıdır. Uçtan uca çevrim süresi çoğunlukla bu noktaya kadar ölçülür. Finansal kapanış analizinde de önemli bir olaydır.

Nereden alınır?

BKPF tablosundaki belgede kayıt tarihi (BKPF-BUDAT) bulunduğunda belirlenir. Beklemeye alınan belgelerde bu, BKPF-BSTAT durumunun 'V' değerinden boş değere geçtiği ana karşılık gelir. Kayıt zaman damgası, giriş tarihi olan BKPF-CPUDT alanından alınır.

Kaydedin

BKPF-BSTAT değerinin 'V' değerinden boş değere geçtiği anı belirleyin. Doğrudan kayıtlarda ise belge oluşturma olayını kullanın.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydı onaylandı
Bu etkinlik, iş akışında yevmiye kaydının son onayını gösterir ve kaydın işlenmesine olanak tanır. İş akışı günlüğünde son 'serbest bırak' veya 'onayla' adımı tamamlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, onay sürecini tamamlayan önemli bir kilometre taşıdır. Bu etkinliğe kadar geçen süre, onay verimliliğini ölçen önemli bir metriktir. Bu olaydan kayda kadar geçen süre ise onay sonrası gecikmeyi gösterir.

Nereden alınır?

SAP Business Workflow günlüğündeki son onay adımının tamamlanma zaman damgasından çıkarım yapılır. Bu, belge kaydedilmeden veya kayda hazır hâle getirilmeden önceki son onay işlemidir.

Kaydedin

İş akışı günlüklerinde son 'serbest bırak' veya 'onayla' adımının tamamlandığını belirleyin.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı ters kayda alındı
Bu etkinlik, daha önce kaydedilmiş bir yevmiye kaydının ters kayda alınmasını gösterir. Ters kayıt, ilk kaydı iptal eden yeni bir muhasebe belgesidir.
Neden önemli?

Bu olay, veri kalitesini ve süreç doğruluğunu ölçmek açısından önemlidir. Ters kayıt oranının yüksek olması, ilk veri girişi veya onay aşamalarındaki sistematik sorunlara işaret eder. Her ters kayıt yeniden çalışma anlamına gelir.

Nereden alınır?

Bu olay, ilk belgenin başlık bilgilerinden (BKPF tablosu) belirlenir. Bir belge ters kayda alındığında SAP, ters kayıt belge numarasını (BKPF-STBLG) ve ters kayıt nedenini (BKPF-STGRD) doldurur. Olayın zaman damgası, yeni ters kayıt belgesinin kayıt tarihidir.

Kaydedin

İlk belgede BKPF-STBLG alanının doldurulduğu anı belirleyin. Zaman damgası, ters kayıt belgesinin kayıt tarihidir.

Olay türü explicit
Beklemeye alınan yevmiye kaydı silindi
Bu etkinlik, hiç kaydedilmemiş ve beklemeye alınmış bir yevmiye kaydının silinmesini ifade eder. Ret sonrasında veya kayıt yanlışlıkla oluşturulduğunda gerçekleşebilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, sürecin başarısız biçimde sona erdiğini gösterir. Beklemeye alınan belgelerin neden silindiğini analiz etmek, yinelenen kayıtlar veya süreçle ilgili yanlış anlamalar gibi sorunları ortaya çıkarabilir.

Nereden alınır?

Bu olay, BKPF tablosundaki beklemeye alınmış belgenin durumu değiştirildiğinde kaydedilir. BKPF-BSTAT durum alanı 'Z' (beklemeye alınan belge silindi) olarak güncellenir. Değişiklik zaman damgası, belge değişiklik günlüklerinde (CDHDR) bulunabilir.

Kaydedin

BKPF-BSTAT değerinin 'Z' olarak güncellendiği anı belirleyin.

Olay türü explicit
Dokümantasyon eklendi
Bu etkinlik, kullanıcının fatura veya elektronik tablo gibi destekleyici belgeleri yevmiye kaydına eklemesini ifade eder. Bu olay standart bir muhasebe olayı olarak açıkça kaydedilmez. Genellikle muhasebe belgesi nesnesine bağlı eklerin oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilerek çıkarım yapılır.
Neden önemli?

Bu etkinliği izlemek, dokümantasyon gerektiren politikalara uyulup uyulmadığını doğrulamaya yardımcı olur. Belgelerin geç eklenmesi, onay döngülerinin uzamasına yol açabilir.

Nereden alınır?

Bu olayı zaman damgalı bir etkinlik olarak güvenilir biçimde yakalamak zordur. Generic Object Services (GOS) ek tabloları (ör. SOOD) incelenerek ve ekin oluşturulma zaman damgası yevmiye kaydı nesne anahtarıyla ilişkilendirilerek olayın çıkarımı yapılabilir.

Kaydedin

GOS tablolarındaki (ör. SOOD) bağlantılı nesnelerin oluşturulma zaman damgasından çıkarım yapın.

Olay türü inferred
Manuel giriş belirlendi
Bu etkinlik, yevmiye kaydının otomatik bir arayüz veya toplu işlem yerine çevrimiçi manuel bir işlemle oluşturulup oluşturulmadığını belirler. Bu bir kullanıcı işlemi değil, sistem verilerinden türetilen hesaplanmış bir kayıt özniteliğidir.
Neden önemli?

Manuel ve otomatik kayıtları ayırt etmek, iyileştirme çalışmalarını doğru alanlara yönlendirmek için önemlidir. Standartlaştırma ve otomasyon çalışmaları genellikle manuel süreçlere odaklanır.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki alanlar incelenerek hesaplanır. 'FB01', 'FB50' veya 'FV50' gibi işlem kodları (BKPF-TCODE) manuel girişi gösterirken diğer T kodları veya belirli toplu giriş adları (BKPF-AWKEY) otomasyona işaret eder.

Kaydedin

Belge başlığındaki BKPF-TCODE veya kaynak sistemi gösteren diğer alanlardan türetin.

Olay türü calculated
Şirketler arası kayıt belirlendi
Bu hesaplanmış etkinlik, birden fazla şirket kodunu etkileyen yevmiye kayıtlarını işaretler. Tek bir finansal belgenin kalemleri incelenerek belirlenir.
Neden önemli?

Şirketler arası işlemlerin işleme ve onay gereklilikleri daha karmaşık olabilir. Bu kayıtları belirleyerek çevrim sürelerini ve süreç yollarını ayrı ayrı analiz edebilir, kendilerine özgü darboğazları bulabilirsiniz.

Nereden alınır?

Belirli bir belge numarasına (BELNR) ait BSEG kalem tablosu incelenerek hesaplanır. Kalemlerde birden fazla farklı şirket kodu (BSEG-BUKRS) varsa kayıt şirketler arasıdır.

Kaydedin

Tek bir BKPF-BELNR için birden fazla benzersiz BSEG-BUKRS değeri olup olmadığını kontrol edin.

Olay türü calculated
Yevmiye kaydı düzeltildi
Bu etkinlik, ilk kaydı oluşturan kişinin değişiklik için geri gönderilen beklemeye alınmış yevmiye kaydını düzenlediğini gösterir. 'Değişiklik istendi' olayından sonra belgede yapılan değişiklikler tespit edilerek çıkarım yapılır.
Neden önemli?

Düzeltmeleri izlemek, yeniden çalışma için harcanan çabayı ölçmeye yardımcı olur. Değişiklik talebiyle düzeltme arasındaki süre, gönderilen kayıtlardaki sorunların çözümünde yaşanan gecikmeleri gösterir.

Nereden alınır?

Beklemeye alınan belgeye ait değişiklik belgeleri günlükleri (CDHDR ve CDPOS tabloları) incelenerek çıkarım yapılır. İş akışındaki ret olayından sonra kaydedilen bir değişiklik, düzeltme yapıldığını gösterir. Zaman damgası CDHDR tablosundan alınır.

Kaydedin

Ret olayından sonra CDHDR/CDPOS tablolarında kaydedilen değişikliği belirleyin.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı için değişiklik istendi
Bu etkinlik, onaylayanın yevmiye kaydını inceleyip düzeltme için kaydı oluşturan kişiye geri gönderdiği iş akışı adımını ifade eder. Bu olay, iş akışı günlüklerinde 'reddet' veya 'geri gönder' kullanıcı kararı olarak kaydedilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, verimsizliğin ve süreç sapmalarının başlıca nedenlerinden biri olan yeniden çalışma döngülerini belirlemek için gereklidir. Bu olayın sık yaşanması, kayıt kalitesiyle veya gerekliliklerin açıklığıyla ilgili sorunlara işaret eder.

Nereden alınır?

Bu olay, SAP Business Workflow günlüğündeki 'reddet' veya 'düzeltme için gönder' işlemiyle eşleşen belirli bir kullanıcı kararı adımının zaman damgasından çıkarılır.

Kaydedin

İş akışı günlüklerinde 'ret' veya 'yeniden çalışma' kararının zaman damgasını belirleyin.

Olay türü inferred
Yevmiye kaydı kalemi kapatıldı
Bu etkinlik, banka mutabakat hesabı gibi açık kalem yönetimi yapılan bir büyük defter hesabındaki kalemin mutabakatını ifade eder. Bir kalem başka bir kalemle eşleştirilip kapatıldığında gerçekleşir.
Neden önemli?

Banka mutabakatı gibi süreçlerde kalemlerin kapatılma süresi önemli bir metriktir. Bu etkinlik, mutabakat ve ay sonu kapanış işlemlerinin verimliliğini analiz etmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu olay, BSEG kalem tablosundan alınır. Bir kalem kapatıldığında kapatma tarihi (BSEG-AUGDT) ve kapatma belgesi (BSEG-AUGBL) alanları doldurulur. Olayın zaman damgası kapatma tarihidir.

Kaydedin

Bir kalemin kapatma tarihi (BSEG-AUGDT) alanının doldurulduğu anı belirleyin.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydı oluşturuldu
Bu etkinlik, öncesinde beklemeye alma adımı olmadan doğrudan kaydedilen yevmiye kaydının oluşturulmasını ifade eder. SAP’de doğrudan kayıt işlemiyle belge oluşturulduğunda bu adım kaydedilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, onay iş akışı gerektirmeyen daha basit yevmiye kaydı süreçleri için alternatif bir başlangıç noktasıdır. Basit ve doğrudan kayıtları, daha karmaşık ve beklemeye alınan kayıtlardan ayırmaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu olay, BKPF tablosunda belge durumunun boş (kaydedilmiş) olduğu belge oluşturma kaydına karşılık gelir. Olayın zaman damgası, oluşturulma tarihi olan BKPF-CPUDT alanından alınır. Bu belgelerde 'Oluşturuldu' ve 'Kaydedildi' olayları aynı anda gerçekleşir.

Kaydedin

BKPF-BSTAT değeri boş olan belge oluşturma kaydını belirleyin.

Olay türü explicit
Yevmiye kaydı reddedildi
Bu etkinlik, yevmiye kaydının kesin olarak reddedildiğini ve artık kaydedilmeyeceğini gösterir. Genellikle onay iş akışının son durumudur ve beklemeye alınan belgenin daha sonra silinmesine yol açar.
Neden önemli?

Retleri izlemek, kalite yönetimi açısından önemlidir. Ret nedenlerini ve sıklığını analiz etmek, yevmiye kayıtlarının ilk seferde doğru hazırlanma oranını artırmaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu sonuç, süreci sonlandıran nihai bir 'reddet' kullanıcı kararını gösterir ve SAP Business Workflow günlüğünden alınır. Beklemeye alınan belge daha sonra silinebilir.

Kaydedin

Belgeye ait iş akışı günlüğünde süreci sonlandıran 'reddedildi' durumunu belirleyin.

Olay türü inferred
Önerilen İsteğe bağlı

Veri çıkarma rehberleri

SAP ECC’den verilerinizi nasıl alırsınız

Başlamaya hazır mısınız?

Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı için Process Mining çalışmalarınıza bu veri Templateiyle başlayın. Daha derin içgörüler edinin ve mali operasyonlarınızda verimliliği artırın.

Kayıttan raporlamaya - yevmiye kaydı sürecinizi şimdi iyileştirin

Yevmiye kaydı çevrim süresini %30 azaltın ve hatasız raporlama sağlayın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez, iyileştirmeye bugün başlayın.