Satın Almadan Ödemeye fatura işleme Veri Templateiniz

Etkinlik adı, fatura işleme yolculuğundaki tek bir adımı veya önemli aşamayı tanımlar. Örnek olarak 'Fatura teslim alındı', 'Fatura onaya gönderildi', 'Ödeme blokesi uygulandı' ve 'Ödeme gerçekleştirildi' verilebilir. Bu öznitelik, faturaya zaman içinde ne olduğunu anlatarak sürecin akışını ortaya koyar.

Process Mining çalışmalarında bu öznitelik, iş akışını görsel olarak gösteren süreç haritasını oluşturmak için kullanılır. Etkinliklerin sırasını, sıklığını ve izlediği yolları incelemek; yaygın süreç akışlarını, sapmaları, darboğazları ve yeniden çalışma döngülerini belirlemeye yardımcı olur. Anlamlı ve uygulanabilir bir süreç analizi oluşturmak için etkinlik adlarının doğru ve yeterince ayrıntılı olması önemlidir.

Bu öznitelik süreçteki adımları tanımlar, süreç haritasının temelini oluşturur ve akışla ilgili tüm analizleri mümkün kılar.

Bu bilgi genellikle kaynak sistemdeki durum değişikliği günlüklerinden, olay tablolarından veya işlem kodlarından elde edilir.

Fatura numarası, tedarikçinin faturaya atadığı benzersiz alfasayısal koddur. Process Mining çalışmalarında bu öznitelik büyük önem taşır; çünkü genellikle Vaka kimliği olarak kullanılır ve her faturanın teslim alınmasından ödenmesine kadar olan yolculuğunu benzersiz biçimde tanımlar.

Fatura numarasını Vaka kimliği olarak kullanarak 'Fatura teslim alındı', 'Fatura onaylandı' ve 'Ödeme gerçekleştirildi' gibi ilgili tüm etkinlikleri birbirine bağlayabilir, böylece söz konusu faturanın uçtan uca sürecini yeniden oluşturabilirsiniz. Bu sayede her bir vaka için çevrim sürelerini, izlenen yolları ve sapmaları ayrıntılı olarak inceleyebilirsiniz. Bu, süreç analizinin temelini oluşturur.

İlgili tüm olayları birbirine bağlayan temel vaka tanımlayıcısıdır; tek bir faturanın uçtan uca yaşam döngüsünü izlemeyi mümkün kılar.

Bu temel alan genellikle fatura işlem tablosunun üstbilgisinde bulunur.

Olay zamanı veya başlangıç zamanı, bir iş etkinliğinin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. 'Fatura teslim alındı' etkinliğinden 'Ödeme gerçekleştirildi' etkinliğine kadar süreçteki her etkinliğin bir zaman damgası vardır. Bu kronolojik bilgi, olayları sıralamak ve süreleri hesaplamak için gereklidir.

Bu öznitelik, her vaka için süreç akışını oluştururken olayları kronolojik sıraya koymakta kullanılır. Etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, zaman kaybına yol açan darboğazları belirlemek ve hizmet seviyesi anlaşmalarına göre performansı izlemek dâhil, zamana dayalı tüm analizlerin temelini oluşturur. Süreç Mining analizlerinin güvenilirliği için zaman damgalarının doğru ve kesin olması önemlidir.

Olayların kronolojik sırasını belirler ve çevrim süresi gibi performans ve süre hesaplamalarının temelini oluşturur.

Genellikle olay günlüklerinde veya her işlem ya da durum değişikliğiyle ilişkili 'Oluşturulma tarihi' ya da 'Giriş tarihi' alanında bulunur.

Kaynak sistem özniteliği, fatura işleme olayının kaydedildiği uygulamayı veya platformu belirtir. Karmaşık BT ortamlarında bir faturanın yolculuğu tarama çözümü, iş akışı aracı ve ERP sistemi gibi birden fazla sistemi kapsayabilir.

Kaynak sistemi bilmek, veriye bağlam kazandırır ve veri kalitesi sorunlarını gidermeye yardımcı olur. Ayrıca sistem sınırlarını aşan süreçleri incelemeyi, olası entegrasyon sorunlarını veya uygulamalar arasındaki devir teslimlerden kaynaklanan gecikmeleri görmeyi sağlar. Eski ve modern sistemlerden gelen verileri birleştirirken özellikle yararlı olabilir.

Verinin kaynağı hakkında bilgi verir. Bu bilgi, verileri doğrulamak ve birden fazla BT sistemini kapsayan süreçleri incelemek için önemlidir.

Bu değer genellikle veri çıkarma sırasında eklenir veya uygulama adını ya da kimliğini belirten bir sistem günlüğü alanında bulunur.

Bu öznitelik, verilerin en son çıkarıldığı veya yenilendiği tarih ve saati kaydeder. İncelenen veri setinin ne kadar güncel olduğunu gösteren bir üst veri alanıdır.

Süreç haritasını doğrudan oluşturmak için kullanılmasa da analizin güncelliğini anlamak açısından önemlidir. Kullanıcıların gerçek zamanlı verileri mi yoksa belirli bir andan alınmış bir görüntüyü mü incelediğini anlamasına yardımcı olur. Bu bilgi, operasyonel kararları bilinçli biçimde almak için gereklidir. Veri hattının durumunu ve ne sıklıkta çalıştığını izlemek için de önem taşır.

Verinin güncelliğini göstererek kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) işlemi sırasında oluşturulup veri setine eklenir.

Bitiş zamanı özniteliği, bir süreç adımının tamamlandığı kesin anı kaydeder. Etkinlik sürelerini doğru hesaplamak için gereklidir; bu süreler Process Mining çalışmalarındaki temel metriklerden biridir. Analistler başlangıç ve bitiş zamanlarını karşılaştırarak her adımın ne kadar sürdüğünü ölçebilir, darboğazları ve verimliliğin artırılabileceği alanları belirleyebilir.

Analizde bitiş zamanı, tek tek etkinliklerin ve tüm süreç bölümlerinin çevrim sürelerini hesaplamak için kullanılır. Örneğin 'Fatura onaylandı' etkinliğinin bitiş zamanından başlangıç zamanı çıkarılarak 'Fatura onayı' adımının süresi hesaplanabilir. Bu veriler performans panoları oluşturmaya, hedefler belirlemeye ve süreç değişikliklerinin etkisini izlemeye yardımcı olur.

Etkinlik sürelerinin kesin olarak hesaplanmasını sağlar. Bu, darboğazları belirlemek ve işlem verimliliğini ölçmek için gereklidir.

Sistem günlüklerinde veya işlem verilerinde bulunur. Genellikle 'Tamamlanma tarihi', 'Değişiklik tarihi' ya da etkinliğin tamamlanmasına ait ayrı bir zaman damgası alanı olarak kaydedilir.

Bu öznitelik, onay iş akışında reddedilmesi ya da onaylandıktan sonra ödemesinin bloke edilmesi nedeniyle faturanın ilerleyişinin durdurulma nedenini belirtir. Nedenler arasında 'Yanlış miktar', 'Fiyat uyuşmazlığı', 'PO numarası eksik' veya 'Mükerrer fatura' bulunabilir.

Bu öznitelik, temel neden analizinde en önemli unsurlardan biridir. Kuruluşlar farklı nedenlerin sıklığını inceleyerek fatura sürecindeki aksaklık ve verimsizliklerin en yaygın kaynaklarını belirleyebilir. Veriye dayalı bu bulgular, tedarikçilerle iletişimi iyileştirme, PO uyumluluğunu artırma veya çalışanlara daha iyi eğitim verme gibi temel sorunları gidermeye yardımcı olur.

Temel neden analizinde önemli bir rol oynar; işlem gecikmelerinin, yeniden çalışmanın ve verimsizliklerin en yaygın nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi, fatura işlem verilerindeki veya ilgili onay günlüklerindeki 'Neden kodu' ya da 'Bekletme nedeni' alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, fatura tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir. Uluslararası faaliyet gösteren ve farklı ülkelerdeki tedarikçilerle çalışan kuruluşlar için önemlidir. Genellikle ISO 4217 standardına uygun olan para birimi kodu, finansal verilerin doğru yorumlanmasını sağlar.

Analizlerde fatura para birimi, bölge veya ülkeye göre veri gruplandırmak için kullanılır. Tutarların doğru şekilde toplanmasını sağlamak, çoğu zaman bunları standart bir raporlama para birimine çevirmek açısından finansal raporlamada önem taşır. Süreç farklılıklarını para birimine göre incelemek, uluslararası ödemeler veya döviz yönetimiyle ilgili karmaşıklıkları da ortaya çıkarabilir.

Fatura tutarlarını doğru yorumlamak ve küresel faaliyetleri finansal açıdan doğru analiz edip gruplandırmak için gerekli bağlamı sağlar.

Bu, fatura işlemleri tablosunun başlık bölümünde bulunan standart bir alandır.

Fatura tutarı, tüm kalemler, vergiler ve ücretler dahil faturanın toplam değerini ifade eder. Her bir vakadaki parasal büyüklüğü gösteren temel bir finansal özniteliktir. Süreç üzerindeki etkisini anlamak için genellikle diğer özniteliklerle birlikte analiz edilir.

Bu öznitelik, finansal analiz ve önceliklendirme açısından önemlidir. Analistler, faturaları tutarlarına göre filtreleyerek yüksek tutarlı faturaların farklı ve daha sıkı bir onay sürecinden geçip geçmediğini veya gecikmelere daha yatkın olup olmadığını inceleyebilir. Toplam fatura işlem hacmini parasal değer olarak izleyen Dashboardlar ve olası tasarrufun fatura tutarının belirli bir yüzdesi olduğu indirimlerden yararlanma KPI’ları için de gereklidir.

Finansal etkiyi analiz etmenizi, yüksek tutarlı faturalara öncelik vermenizi ve fatura tutarının işlem süresini ya da izlenen yolu etkileyip etkilemediğini belirlemenizi sağlar.

Bu, fatura işlemleri tablosunun başlık bölümünde bulunan standart bir alandır.

Kullanıcı özniteliği, fatura işleme iş akışındaki belirli bir adımı gerçekleştiren kişiyi veya otomatik sistemi belirtir. Bu kişi faturayı sisteme giren bir borçlar muhasebesi çalışanı, faturayı onaylayan bir yönetici ya da eşleştirme işlemini yapan otomatik bir bot olabilir.

Kullanıcıya göre veri analizi yapmak, iş yükünün nasıl dağıldığını ve kişilerin performansını anlamak, ayrıca eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için önemlidir. Süreç haritasını kullanıcıya göre filtreleyerek farklı ekiplerin veya kişilerin faturaları nasıl işlediğini görebilir, iş akışlarındaki farklılıkları ortaya çıkarabilirsiniz. Bu analiz, yüksek performans gösteren çalışanları belirlemenize, yönlendirme sorunlarını görmenize veya şirket prosedürleri hakkında ek desteğe ya da eğitime ihtiyaç duyan kullanıcıları saptamanıza yardımcı olur.

İş yükünün dağılımını, kullanıcı performansını ve ekipler ya da kişiler arasındaki süreç farklılıklarını analiz etmenize yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle işlem ayrıntılarında bulunur ve 'Kullanıcı adı', 'Giren', 'Değiştiren' veya 'Onaylayan' gibi alan adlarıyla gösterilir.

Son ödeme tarihi, fatura tarihine ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanır. Tedarikçiyle iyi ilişkileri sürdürmek ve gecikme cezalarından kaçınmak için ödemenin yapılması gereken son günü belirtir.

Bu öznitelik, ödemelerin zamanında yapılıp yapılmadığını izlemek için temel niteliktedir. Zamanında ödeme oranı gibi KPI’ları hesaplamak ve gecikme riski taşıyan faturaları belirlemek için kullanılır. Faturanın onaylandığı tarih ile son ödeme tarihi arasındaki süreyi analiz ederek son ödeme planlama ve gerçekleştirme adımlarının verimliliğini değerlendirebilirsiniz.

Zamanında ödeme performansını ölçmek ve gecikmelerin nedenlerini analiz etmek için gereklidir.

Bu tarih genellikle fatura işlem ayrıntılarında bulunur. Doğrudan girilebilir veya fatura tarihiyle ödeme koşullarından hesaplanabilir.

Bu öznitelik, faturayı düzenleyen dış tarafın adını içerir. Finansal işlemi belirli bir tedarikçi ilişkisiyle eşleştirerek önemli bir bağlam sağlar. Doğru raporlama ve analiz için tedarikçi verilerinin tutarlı ve temiz olması gerekir.

Process Mining çalışmalarında Tedarikçi adı, verileri gruplandırmak için kullanılan temel boyutlardan biridir. Analistler, yüksek hacimli veya sorun yaşanan tedarikçilerin faturalarının nasıl işlendiğini incelemek için süreci filtreleyebilir. Böylece sık sık hatalı fatura gönderen ve gecikmelere ya da yeniden çalışmaya yol açan tedarikçiler belirlenebilir. Bu analiz, tedarikçi performansını yönetme ve tercih edilen tedarikçi programları için fırsatları saptama gibi stratejik çalışmaları da destekler.

Süreci tedarikçiye göre gruplandırıp performansı analiz etmenizi sağlar. Bu, tedarikçi yönetimi ve sorunlu faturaların kaynaklarını belirlemek açısından önemlidir.

Bu bilgi genellikle fatura başlık verilerinde bulunur ve tedarikçi kimliğine göre tedarikçi ana veri tablosuyla ilişkilendirilir.

Fatura durumu, veriler çıkarıldığı sırada faturanın yaşam döngüsünün hangi aşamasında olduğunu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'İşlemde', 'Onaylandı', 'Ödendi', 'Reddedildi' ve 'Bloke edildi' bulunur. Bu öznitelik, faturanın o anki durumuna genel bir bakış sunar.

Process Mining tüm süreci yeniden oluştururken mevcut durum, devam eden iş yükünü izleyen operasyonel Dashboardlar için de yararlıdır. Yöneticilerin onay bekleyen veya bloke edilen faturalar dahil her aşamadaki fatura sayısını görmesine yardımcı olur. Böylece darboğazları ve gecikmeleri önlemek için fatura akışını önceden yönetebilirsiniz.

Mevcut iş yükünün anlık görünümünü sunar ve 'Onay bekliyor' ya da 'Bloke edildi' gibi farklı aşamalardaki fatura sayılarını izlemenize yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle fatura başlık tablosundaki bir durum alanında tutulur ve fatura yaşam döngüsünde ilerledikçe güncellenir.

Fatura tarihi, tedarikçinin fatura belgesinde belirttiği tarihtir. Tedarikçinin bakış açısından ödeme yaşam döngüsünün resmî başlangıcını gösterir ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre son ödeme tarihini hesaplamak için kullanılır.

Fatura tarihi ile 'Fatura alındı' veya 'Fatura girildi' etkinliği arasındaki süreyi analiz etmek, faturaların gönderilmesinde ya da sisteme alınmasında yaşanan gecikmeleri belirlemek açısından önemlidir. 'Fatura alım gecikmesi', toplam çevrim süresinin gözden kaçabilen önemli bir bölümünü oluşturabilir. Bu süreyi kısaltmak, ödemelerin zamanında yapılmasına ve erken ödeme indirimlerinden daha fazla yararlanılmasına yardımcı olur.

Tedarikçinin faturayı düzenlemesiyle faturanın sisteme girilmesi arasındaki 'fatura alım gecikmesini' ölçmenize yardımcı olur.

Bu, fatura başlık verilerinde bulunan standart bir tarih alanıdır ve genellikle 'Belge tarihi' veya 'Fatura tarihi' olarak adlandırılır.

Ödeme koşulları, bir faturanın ödenmesi için tedarikçiyle üzerinde anlaşılan şartlardır. Genellikle 'Net 30' (ödeme 30 gün içinde yapılır) veya '2% 10, Net 30' (10 gün içinde ödeme yapılırsa %2 indirim uygulanır, aksi halde tutarın tamamı 30 gün içinde ödenir) gibi standart biçimlerde ifade edilir.

Bu öznitelik, finansal strateji ve performans analizi açısından önemlidir. Son ödeme tarihini hesaplamanın ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemenin temelini oluşturur. Süreci farklı ödeme koşullarına göre analiz ederek belirli koşulların işlem gecikmeleriyle ilişkili olup olmadığını veya kuruluşun avantajlı indirim fırsatlarından etkili biçimde yararlanıp yararlanmadığını görebilirsiniz.

Zamanında ödeme performansını analiz etmek ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle tedarikçi ana verilerinden alınır ve fatura başlığında belirtilir.

Satın alma siparişi numarası, faturayı önceden onaylanmış bir satın alma belgesine bağlar. Bu bağlantı, sistemin miktar ve fiyat gibi fatura ayrıntılarının PO’da sipariş edilenlerle uyuşup uyuşmadığını denetlediği eşleştirme sürecinin temelini oluşturur.

Bu öznitelik, eşleştirme sürecinin verimliliğini analiz etmek açısından önemlidir. PO’ya bağlı faturaların büyük bölümünün doğrudan işlenmesi, satın alma sürecinin iyi işlediğini gösterir. PO’suz faturaları incelemek ise yetkisiz satın almaları veya satın alma politikalarına uyulmayan alanları ortaya çıkarabilir. PO bulunup bulunmaması, süreç verimliliğini karşılaştırmak için kullanılan yaygın bir gruplandırma ölçütüdür.

PO’ya bağlı faturalarla PO’suz faturaları ayırt etmenize yardımcı olur. Bu faturalar genellikle farklı süreçlerden geçer ve verimlilik düzeyleri de farklıdır.

Bu kimlik genellikle fatura işleminin kalem veya başlık ayrıntılarında bulunur ve faturayı satın alma belgesine bağlar.

Şirket kodu, büyük bir şirket bünyesindeki belirli bir tüzel kişiliği veya bağlı ortaklığı ifade eder. Birçok finans sisteminde muhasebe ve raporlama amacıyla işlemler şirket koduna göre ayrılır.

Bu öznitelik, farklı iş birimlerini karşılaştırmalı olarak analiz etmenizi sağlar. Analistler, süreç haritasını şirket koduna göre gruplandırarak performansı kıyaslayabilir, bir tüzel kişilikteki iyi uygulamaları belirleyebilir ve diğerindeki sistemik sorunları ortaya çıkarabilir. Birden fazla tüzel kişiliği olan kuruluşların süreç farklılıklarını anlaması ve kuruluş genelinde uyumluluğu sağlaması için temel bir özniteliktir.

Kuruluş içindeki farklı tüzel kişiliklerin veya iş birimlerinin süreçlerini kıyaslamanıza ve karşılaştırmanıza olanak tanır.

Bu temel kuruluş alanı genellikle tüm finansal işlem tablolarının başlık bölümünde bulunur.