Satın Almadan Ödemeye - Fatura İşleme Veri Şablonunuz

Etkinlik Adı, fatura işleme yolculuğundaki tek bir adımı veya aşamayı açıklar. Örnekler arasında Invoice Received, Invoice Sent for Approval, Payment Block Placed ve Payment Executed bulunur. Bu öznitelik, zaman içinde faturaya ne olduğunu açıklayarak sürecin anlatısını oluşturur.

Process Mining içinde bu öznitelik, iş akışını görsel olarak temsil eden süreç haritasını oluşturmak için kullanılır. Bu etkinliklerin sırasını, sıklığını ve izlediği yolları analiz etmek; yaygın süreç akışlarını, sapmaları, darboğazları ve yeniden çalışma döngülerini belirlemeye yardımcı olur. Etkinlik adlarının kalitesi ve ayrıntı düzeyi, anlamlı ve uygulanabilir bir süreç analizi oluşturmak için büyük önem taşır.

Bu öznitelik, süreçteki adımları tanımlar. Süreç haritasının temelini oluşturur ve akışla ilgili tüm analizleri mümkün kılar.

Bu bilgi çoğu zaman kaynak sistemdeki durum değişikliği günlüklerinden, olay tablolarından veya işlem kodlarından elde edilir.

Fatura Numarası, tedarikçinin faturaya atadığı benzersiz alfasayısal koddur. Process Mining'de bu öznitelik temel önem taşır; genellikle Case ID olarak kullanılır ve her faturanın alınmasından ödenmesine kadar olan yolculuğunu benzersiz biçimde tanımlar.

Fatura Numarası Case ID olarak kullanıldığında 'Fatura alındı', 'Fatura onaylandı' ve 'Ödeme gerçekleştirildi' gibi ilgili tüm faaliyetler birbirine bağlanabilir. Böylece belirli bir faturaya ait uçtan uca süreç yeniden oluşturulur ve her bir durum için çevrim süreleri, yollar ve sapmalar ayrıntılı biçimde analiz edilir. Bu, tüm süreç analizinin temelini oluşturur.

İlgili tüm olayları birbirine bağlayan temel Case Identifier'dır ve tek bir faturanın uçtan uca yaşam döngüsünün izlenmesini mümkün kılar.

Bu, genellikle fatura işlem tablosunun başlığında bulunan birincil alandır.

Olay Zamanı veya Başlangıç Zamanı, bir iş faaliyetinin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. 'Fatura alındı' ile 'Ödeme gerçekleştirildi' arasındaki her faaliyetin ilişkili bir zaman damgası vardır. Bu kronolojik bilgi, olayları sıralamak ve süreleri hesaplamak için gereklidir.

Bu öznitelik, her durum için süreç akışını oluştururken olayları kronolojik olarak sıralamak amacıyla kullanılır. Faaliyetler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak, zaman kaybedilen darboğazları belirlemek ve hizmet seviyesi anlaşmalarına göre performansı izlemek dahil olmak üzere zamana dayalı tüm analizlerin temelini oluşturur. Doğru ve kesin zaman damgaları, her Process Mining analizinin güvenilirliği için büyük önem taşır.

Olayların kronolojik sırasını sağlar ve çevrim süresi gibi performans ve süreye dayalı tüm hesaplamaların temelini oluşturur.

Genellikle olay günlüklerinde veya her işlem ya da durum değişikliğiyle ilişkili 'Oluşturulma Tarihi' ya da 'Giriş Tarihi' alanında bulunur.

Kaynak Sistem özniteliği, fatura işleme olayının kaydedildiği uygulamayı veya platformu tanımlar. Karmaşık BT ortamlarında bir faturanın yolculuğu tarama çözümü, Workflow aracı ve ERP sistemi gibi birden fazla sisteme yayılabilir.

Kaynak sistemi anlamak, veriye bağlam kazandırır ve veri kalitesi sorunlarını gidermeye yardımcı olur. Ayrıca sistem sınırlarını aşan süreçlerin analiz edilmesini sağlar; farklı uygulamalar arasındaki devirlerden kaynaklanan olası entegrasyon sorunlarını veya gecikmeleri görünür kılar. Bu özellik, eski ve modern sistemlerden gelen verileri birleştirirken özellikle faydalıdır.

Verinin kaynağı hakkında bağlam sağlar. Bu, veri doğrulama ve birden fazla BT sistemine yayılan süreçleri analiz etmek için gereklidir.

Çoğu zaman veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değerdir veya sistem günlüklerinde uygulama adını ya da kimliğini gösteren bir alan olarak bulunur.

Bu öznitelik, verilerin en son çıkarıldığı veya yenilendiği tarih ve saati kaydeder. Analiz edilen veri setinin güncelliğini gösteren bir üst veri alanı görevi görür.

Süreç haritasını doğrudan oluşturmak için kullanılmasa da analizin güncelliğini anlamak açısından önemlidir. Kullanıcıların gerçek zamanlı verilere mi yoksa belirli bir andan alınmış bir görüntüye mi baktığını anlamasını sağlar. Bu bilgi, bilinçli operasyonel kararlar almak için gereklidir. Ayrıca veri hattının durumunu ve yenilenme sıklığını izlemek için de önem taşır.

Verilerin güncelliğini gösterir ve kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde oluşturularak veri setine eklenir.

Bitiş Zamanı özniteliği, bir süreç adımının tamamlandığı kesin anı kaydeder. Process Mining içinde temel bir metrik olan etkinlik sürelerini doğru hesaplamak için gereklidir. Başlangıç zamanı ile Bitiş Zamanı karşılaştırılarak her adımın ne kadar sürdüğü ölçülebilir, darboğazlar ve verimliliğin artırılabileceği alanlar belirlenebilir.

Analizde Bitiş Zamanı, tek tek etkinliklerin ve tüm süreç bölümlerinin çevrim sürelerini hesaplamak için kullanılır. Örneğin Invoice Approval adımının süresi, Invoice Approved etkinliğinin Bitiş Zamanından Başlangıç zamanının çıkarılmasıyla belirlenebilir. Bu veri performans Dashboardları oluşturmaya, kıyaslama değerleri belirlemeye ve süreç değişikliklerinin etkisini izlemeye yardımcı olur.

Faaliyet sürelerinin kesin biçimde hesaplanmasını sağlar. Bu, darboğazları belirlemek ve işleme verimliliğini ölçmek için gereklidir.

Sistem günlüklerinde veya işlem verilerinde, çoğu zaman 'Tamamlanma Tarihi', 'Değişiklik Tarihi' ya da faaliyet tamamlanmasına ait ayrı bir zaman damgası alanı olarak bulunur.

Bu öznitelik, bir faturanın ilerlemesinin onay iş akışı sırasında ret yoluyla veya onay sonrasında ödeme engeli nedeniyle durdurulmasının özel nedenini yakalar. Nedenler Incorrect Quantity ve Price Mismatch gibi durumlardan Missing PO Number veya Duplicate Invoice gibi durumlara kadar değişebilir.

Bu, temel neden analizi için en önemli özniteliklerden biridir. Farklı nedenlerin sıklığını analiz ederek fatura sürecindeki sürtüşme ve verimsizliğin en yaygın kaynaklarını belirleyebilirsiniz. Bu veri odaklı içgörü, tedarikçilerle iletişimi geliştirmek, satın alma siparişi uyumluluğunu artırmak veya personele daha iyi eğitim vermek gibi temel sorunları ele almanıza yardımcı olur.

Kök neden analizi için önemlidir; işlem gecikmelerinin, yeniden çalışmanın ve verimsizliklerin en yaygın nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi, fatura işlem verilerindeki veya ilgili onay günlüklerindeki özel 'Neden Kodu' ya da 'Bekletme Nedeni' alanlarında bulunur.

Bu öznitelik, Fatura Tutarının hangi para birimiyle ifade edildiğini belirtir. Uluslararası faaliyet gösteren ve farklı ülkelerdeki tedarikçilerle çalışan kuruluşlar için gereklidir. Genellikle ISO 4217 standardını izleyen para birimi kodu, finansal verilerin doğru yorumlanmasını sağlar.

Analizde Fatura Para Birimi, bölgesel veya ülkeye özel görünümler oluşturmak için verileri segmentlere ayırmada kullanılır. Tutarların doğru şekilde toplulaştırılmasını sağlamak için finansal raporlamada önemlidir ve çoğu zaman standart bir raporlama para birimine dönüştürme gerektirir. Süreç farklılıklarını para birimine göre analiz etmek, uluslararası ödemeler veya döviz yönetimiyle ilgili karmaşıklıkları da ortaya çıkarabilir.

Fatura tutarları için gerekli bağlamı sağlar; küresel operasyonlarda doğru finansal analiz ve segmentasyon yapılmasına imkan verir.

Bu, fatura işlemleri tablosunun üst bilgisinde bulunan standart bir alandır.

Fatura Tutarı, tüm satır kalemleri, vergiler ve ücretler dahil olmak üzere faturanın toplam değerini ifade eder. Her vakanın parasal önemini belirleyen temel bir finansal özniteliktir. Süreç üzerindeki etkisini anlamak için çoğu zaman diğer özniteliklerle birlikte analiz edilir.

Bu öznitelik, finansal analiz ve önceliklendirme için önemlidir. Analistler faturaları tutarlarına göre filtreleyerek yüksek değerli faturaların farklı ve daha sıkı bir onay yolunu izleyip izlemediğini veya gecikmelere daha yatkın olup olmadığını inceleyebilir. Ayrıca toplam fatura işlem hacmi değerini izleyen Dashboardlar ve indirim yakalamayla ilgili temel performans göstergeleri için de gereklidir. Bu göstergelerde olası tasarruflar fatura tutarının yüzdesi olarak hesaplanır.

Finansal etki analizini ve yüksek tutarlı faturaların önceliklendirilmesini sağlar; fatura değerinin işlem süresini veya izlenen yolu etkileyip etkilemediğini belirlemeye yardımcı olur.

Bu, fatura işlemleri tablosunun üst bilgisinde bulunan standart bir alandır.

Kullanıcı özniteliği, fatura işleme iş akışındaki belirli bir adımı gerçekleştirmekten sorumlu kişiyi veya otomatik sistemi tanımlar. Bu kişi faturayı giren borçlar muhasebesi görevlisi, faturayı onaylayan yönetici veya eşleştirme görevini gerçekleştiren otomatik bir bot olabilir.

Verileri Kullanıcı bazında analiz etmek, iş yükü dağılımını ve bireysel performansı anlamak, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için gereklidir. Farklı ekiplerin veya kişilerin faturaları nasıl işlediğini görmek üzere süreç haritasını filtrelemenizi ve iş akışlarındaki farklılıkları ortaya çıkarmanızı sağlar. Bu analiz, yüksek performans gösterenleri belirleyebilir, yönlendirme sorunlarını gösterebilir veya şirket prosedürleri konusunda ek destek ya da eğitim alması gereken Kullanıcıları ortaya çıkarabilir.

İş yükü dağılımını, kullanıcı performansını ve farklı ekipler ya da kişiler arasındaki süreç farklılıklarını analiz etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle işlem ayrıntılarında bulunur ve 'Kullanıcı Adı', 'Giren', 'Değiştiren' veya 'Onaylayan' olarak adlandırılır.

Ödeme Vadesi, fatura tarihi ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanan önemli bir tarihtir. Tedarikçiye ödeme yapılması gereken son tarihi gösterir; böylece iyi tedarikçi ilişkileri korunur ve geç ödeme cezalarından kaçınılır.

Bu öznitelik, zamanında ödeme performansının izlenmesi için temel bir göstergedir. Zamanında Ödeme Oranı gibi KPI'ları hesaplamak ve gecikme riski taşıyan faturaları belirlemek için kullanılır. Fatura onay tarihi ile ödeme vadesi arasındaki farkın analiz edilmesi, son ödeme planlama ve gerçekleştirme adımlarının verimliliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Zamanında ödeme performansını ölçmek ve geç ödemelerin nedenlerini analiz etmek için gereklidir.

Bu tarih genellikle fatura işlemi ayrıntılarında bulunur. Doğrudan girilebilir veya fatura tarihi ve ödeme koşullarından türetilebilir.

Bu öznitelik, faturayı düzenleyen dış tarafın adını içerir. Finansal işlemi belirli bir tedarikçi ilişkisiyle ilişkilendirerek gerekli bağlamı sağlar. Doğru raporlama ve analiz için tutarlı ve temiz tedarikçi verileri büyük önem taşır.

Process Mining kapsamında Tedarikçi Adı, segmentasyon için önemli bir boyuttur. Analistler, yüksek hacimli veya sorunlu tedarikçilerin fatura işlemlerini incelemek için süreci filtreleyebilir. Bu sayede sık sık hatalı fatura gönderen ve gecikmelere ya da yeniden çalışmaya neden olan tedarikçiler belirlenebilir. Ayrıca tedarikçi performans yönetimi ve tercih edilen tedarikçi programları için fırsatların belirlenmesi gibi stratejik girişimleri destekler.

Süreci tedarikçiye göre segmentlere ayırarak performansı analiz etmenizi sağlar. Bu, tedarikçi yönetimi ve sorunlu faturaların kaynaklarını belirlemek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle fatura üst bilgisi verilerinde bulunur ve tedarikçi kimliğine göre tedarikçi ana veri tablosundan alınır.

Fatura Durumu, veri çıkarma sırasında faturanın yaşam döngüsünde bulunduğu yeri gösterir. Yaygın durumlar arasında In Process, Approved, Paid, Rejected ve Blocked bulunur. Bu öznitelik, faturanın mevcut durumuna ilişkin üst düzey bir görünüm sunar.

Process Mining sürecin tamamını yeniden oluştururken mevcut durum, etkin iş yükünü izleyen operasyonel Dashboardlar için değerlidir. Yöneticilerin her aşamadaki fatura hacmini, örneğin kaç faturanın onay beklediğini veya engellendiğini, anlamasına yardımcı olur. Böylece darboğazları ve gecikmeleri önlemek için fatura akışı proaktif biçimde yönetilebilir.

Mevcut iş yükünün anlık görünümünü sunar ve 'Onay Bekliyor' veya 'Bloke Edildi' gibi farklı aşamalardaki fatura hacimlerinin izlenmesine yardımcı olur.

Bu, genellikle fatura üst bilgisi tablosunda bulunan ve fatura yaşam döngüsünde ilerledikçe güncellenen bir durum alanıdır.

Fatura Tarihi, tedarikçinin fatura belgesinde belirttiği tarihtir. Tedarikçi açısından ödeme yaşam döngüsünün resmi başlangıcını gösterir ve genellikle üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre ödeme vadesini hesaplamak için temel alınır.

Fatura Tarihi ile 'Fatura Alındı' veya 'Fatura Girildi' etkinliği arasındaki zaman farkının analiz edilmesi, fatura gönderimi ya da sisteme alınmasındaki gecikmeleri belirlemek için önemlidir. Bu 'fatura alım gecikmesi', toplam çevrim süresinin önemli ve gizli bir bileşeni olabilir. Bu sürenin azaltılması, zamanında ödeme performansını iyileştirir ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını artırır.

Tedarikçinin faturayı düzenlediği an ile faturanın sisteme girildiği an arasındaki 'fatura alım gecikmesini' ölçmeye yardımcı olur.

Bu, fatura üst bilgisi verilerinde bulunan ve genellikle 'Belge Tarihi' veya 'Fatura Tarihi' olarak adlandırılan standart bir tarih alanıdır.

Ödeme Koşulları, bir faturanın ödenmesi için tedarikçiyle üzerinde anlaşılan şartlardır. Bu koşullar genellikle 'Net 30' (ödeme 30 gün içinde yapılır) veya '2% 10, Net 30' (10 gün içinde ödenirse %2 indirim uygulanır, aksi durumda tutarın tamamı 30 gün içinde ödenir) gibi standart bir biçimde ifade edilir.

Bu öznitelik, finansal strateji ve performans analizi için gereklidir. Ödeme Vadesini hesaplamanın ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemenin temelini oluşturur. Sürecin farklı ödeme koşullarına göre analiz edilmesi, belirli koşulların işlem gecikmeleriyle ilişkili olup olmadığını veya kuruluşun avantajlı indirim fırsatlarından ne ölçüde yararlandığını ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme performansını analiz etmek ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle tedarikçi ana verilerinden alınır ve fatura üst bilgisinde belirtilir.

Satın Alma Siparişi Numarası, faturayı önceden onaylanmış bir satın alma belgesine bağlar. Bu bağlantı, sistemin fatura ayrıntılarının, örneğin miktar ve fiyatların, PO'da sipariş edilenlerle uyumlu olup olmadığını doğruladığı eşleştirme sürecinin temelini oluşturur.

Bu öznitelik, eşleştirme sürecinin verimliliğini analiz etmek için önemlidir. PO ile desteklenen faturaların yüksek oranda doğrudan işlenmesi, sağlıklı bir satın alma sürecine işaret eder. Buna karşılık PO içermeyen faturaların analiz edilmesi, kurallara aykırı satın alma yapılan alanları veya satın alma politikalarına uyulmayan durumları ortaya çıkarabilir. PO'nun bulunup bulunmaması, verimliliği karşılaştırmak üzere süreci segmentlere ayırmanın yaygın bir yoludur.

PO içeren ve içermeyen faturaları ayırt etmeye yardımcı olur. Bu faturalar çoğu zaman farklı süreçlerden geçer ve farklı verimlilik düzeylerine sahiptir.

Bu tanımlayıcı genellikle fatura işleminin kalem veya üst bilgi ayrıntılarında bulunur ve faturayı satın alma belgesine bağlar.

Şirket Kodu, büyük bir şirket içindeki belirli bir tüzel kişiyi veya bağlı kuruluşu temsil eder. Birçok finansal sistemde muhasebe ve raporlama amacıyla işlemler şirket koduna göre ayrılır.

Bu öznitelik, farklı iş birimleri arasında karşılaştırmalı analiz yapılmasını sağlar. Analistler, süreç haritasını Şirket Koduna göre segmentlere ayırarak performansı karşılaştırabilir, bir tüzel kişideki iyi uygulamaları belirleyebilir ve diğerindeki sistemik sorunları ortaya çıkarabilir. Birden fazla tüzel kişiye sahip kuruluşlarda süreç farklılıklarını anlamak ve kurum genelinde uyumluluğu sağlamak için temel bir özniteliktir.

Bir kuruluş içindeki farklı tüzel kişiler veya iş birimleri arasında karşılaştırma ve kıyaslama yapılmasını sağlar.

Bu, genellikle tüm finansal işlem tablolarının üst bilgisinde bulunan temel bir organizasyon alanıdır.