Satın Almadan Ödemeye fatura işleme Veri Templateiniz

SAP S/4HANA
Satın Almadan Ödemeye fatura işleme Veri Templateiniz

Satın Almadan Ödemeye fatura işleme Veri Templateiniz

Bu veri Templatei, Satın Almadan Ödemeye fatura işleme analizini kurarken size yol göstermek için hazırlandı. Toplanması gereken temel veri özniteliklerini ve izlenecek önemli etkinlikleri açıklar, veri çıkarma konusunda yararlı yönergeler sunar. Process Mining çalışmalarınız için verileri sorunsuz ve etkili biçimde hazırlamak üzere bu Templateten yararlanın.
  • Toplanması önerilen öznitelikler
  • İzlenecek temel etkinlikler
  • SAP S/4HANA için veri çıkarma yönergeleri
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Satın Almadan Ödemeye fatura işleme öznitelikleri

Satın Almadan Ödemeye fatura işleme sürecini ayrıntılı biçimde analiz etmek için Event Logunuza eklemeniz önerilen veri alanları şunlardır.
3 Zorunlu 8 Önerilen 10 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Fatura numarası
InvoiceNumber
Tedarikçi fatura belgesinin benzersiz tanımlayıcısıdır ve süreçteki temel vaka kimliği olarak kullanılır.
Açıklama

Fatura numarası, SAP S/4HANA’da her tedarikçi faturasına atanan benzersiz tanımlayıcıdır. Faturanın oluşturulması, beklemeye alınması, onaylanması ve ödenmesi gibi ilgili tüm etkinlikleri tek bir süreç örneğinde bir araya getirir.

Process Mining analizinde bu öznitelik, her faturanın uçtan uca yolculuğunu izlemek için temel niteliktedir. Faturanın alınmasından son ödemenin yapılmasına kadar tüm süreç akışını yeniden oluşturmayı sağlar. Böylece çevrim sürelerini, darboğazları ve süreç farklılıklarını fatura bazında inceleyebilirsiniz.

Neden önemli?

İlgili tüm olayları birbirine bağlayan temel anahtardır; faturanın sistemdeki yaşam döngüsünü baştan sona izlemenizi sağlar.

Nereden alınır?

Bu, BKPF tablosundaki BELNR alanında bulunan muhasebe belge numarasıdır.

Örnekler
190000000119000000451900000132
Etkinlik adı
ActivityName
Faturayla ilgili olarak belirli bir zamanda gerçekleşen iş etkinliğinin veya olayın adı.
Açıklama

Etkinlik adı, fatura işleme sürecindeki belirli bir adımı veya durum değişikliğini tanımlar. Örnekler arasında 'Fatura belgesi oluşturuldu', 'Fatura onaya gönderildi', 'Ödeme blokesi kondu' ve 'Ödeme gerçekleştirildi' yer alır.

Bu öznitelik, etkinliklerin akışını görsel olarak gösteren süreç haritasını oluşturmak için önemlidir. Etkinliklerin sırasını, sıklığını ve aralarındaki süreyi inceleyerek darboğazları, yeniden çalışma döngülerini ve uyumluluk dışı süreç farklılıklarını belirleyebilirsiniz. Her Process Mining analizinin temelini oluşturur.

Neden önemli?

Süreçteki adımları tanımlar; süreç haritalarını görselleştirmenizi, süreç akışlarını ve farklılıklarını incelemenizi sağlar.

Nereden alınır?

SAP işlem kodları (SY-TCODE), değişiklik belgesi nesne durumları (CDHDR/CDPOS) ve durum değişikliklerini gösteren belirli alan değerlerinin bir araya getirilmesiyle elde edilir.

Örnekler
Fatura park edildiFatura onaylandıÖdeme gerçekleştirildi
Olay zamanı
EventTime
Etkinliğin gerçekleştiği kesin tarih ve saat.
Açıklama

Olay zamanı, belirli bir etkinliğin tam olarak ne zaman gerçekleştiğini kaydeden zaman damgasıdır. Süreçteki farklı adımlar arasındaki süreleri, çevrim sürelerini ve bekleme sürelerini hesaplamak için bu veri gereklidir.

Process Mining analizinde doğru zaman damgaları, 'Ortalama fatura çevrim süresi' ve 'Fatura onay çevrim süresi' gibi performans KPI’larını ölçmek için kullanılır. Kuruluşlar, etkinlikler arasında geçen süreyi inceleyerek faturaların geciktiği darboğazları bulabilir ve süreci hızlandırma fırsatlarını belirleyebilir.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, performans izleme, darboğaz belirleme ve SLA takibi dâhil zamana dayalı tüm analizlerin temelidir.

Nereden alınır?

Genellikle CDHDR (başlık) ve CDPOS (kalem) değişiklik belgesi tablolarındaki UDATE ve UTIME alanlarından alınır. Bazı olaylarda BKPF gibi tablolardaki oluşturma veya giriş tarihleri ve saatleri (CPUDT, CPUTM) kullanılabilir.

Örnekler
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Belge türü
DocumentType
Tedarikçi faturaları veya alacak dekontları gibi farklı muhasebe belgelerini sınıflandıran kod.
Açıklama

SAP’de belge türü, farklı iş işlemlerini birbirinden ayırmak için kullanılır. Örneğin 'KR' genellikle standart bir tedarikçi faturasını, 'KG' ise tedarikçi alacak dekontunu belirtir.

Belge türüne göre analiz yapmak, farklı işlem türlerinin nasıl yürütüldüğünü anlamak için süreci gruplandırmanızı sağlar. Örneğin, alacak dekontu süreci standart fatura sürecinden önemli ölçüde farklı olabilir. Bu gruplandırma, daha doğru ve ilgili süreç içgörüleri sağlar.

Neden önemli?

Standart faturalar ve alacak dekontları gibi farklı finansal işlem türlerini ayırt etmeye yardımcı olur; bu işlemler çoğu zaman farklı süreç yollarını izler.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki BLART alanında bulunur.

Örnekler
KRREKG
Fatura tutarı
AmountInCompanyCodeCurrency
Şirket kodunun yerel para birimindeki toplam brüt fatura tutarı.
Açıklama

Bu öznitelik, faturanın toplam değerini gösterir. Fatura işleme operasyonunun finansal etkisini ve ölçeğini anlamak için temel bir metriktir.

Fatura tutarlarını inceleyerek yüksek tutarlı faturalara öncelik verebilir, harcama eğilimlerini belirleyebilir ve süreç sorunlarını finansal değerle ilişkilendirebilirsiniz. Örneğin, yüksek tutarlı faturaların bloke edilme veya daha uzun onay sürelerine sahip olma olasılığını inceleyebilirsiniz.

Neden önemli?

Sürece finansal bağlam kazandırır ve yüksek tutarlı faturaların farklı işlenip işlenmediği gibi parasal değere dayalı analizler yapmanızı sağlar.

Nereden alınır?

Bu değer genellikle BSEG tablosundaki ilgili kalemlerin WRBTR alanında (yerel para birimindeki tutar) bulunan değerlerinin toplamından elde edilir.

Örnekler
1500.75125000.00850.20
Kullanıcı adı
UserName
Etkinliği gerçekleştiren kişi veya sistemin SAP kullanıcı kimliği.
Açıklama

Bu öznitelik, belirli bir işlemi gerçekleştiren veya belge oluşturan kullanıcıyı tanımlar. Bir kişinin kullanıcı kimliği ya da otomatik toplu işler için bir sistem kimliği olabilir.

Kullanıcı bazında analiz, iş yükü dağılımını anlamaya, eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye ve olağan dışı kullanıcı davranışlarını fark etmeye yardımcı olur. Örneğin, hangi kullanıcıların istisnai durumlarla sık ilgilendiğini veya hangi faturaların otomatik işlendiğini (ör. 'BATCHUSER' kullanıcısı) gösterebilir. Bu bilgi, 'Fatura otomasyon oranı' KPI’ını hesaplamak için önemlidir.

Neden önemli?

Süreç etkinliklerini belirli kullanıcılara veya sistem hesaplarına bağlar; iş yükü analizi, performans karşılaştırması ve otomasyon tespiti sağlar.

Nereden alınır?

BKPF-USNAM (Giren) veya CDHDR-USERNAME (Değiştiren) gibi alanlardan alınır.

Örnekler
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Ödeme blokesi nedeni
PaymentBlockReason
Faturanın neden ödemeye kapatıldığını belirten kod.
Açıklama

Faturaya ödeme blokesi konduğunda bu öznitelik, 'Miktar uyuşmazlığı' veya 'Fiyat uyuşmazlığı' gibi blokajın nedenini belirtir. İstisnaların ele alınmasını standartlaştırmak için bu nedenler SAP’de yapılandırılır.

Bu öznitelik, 'Ödeme blokesi sıklığı ve süresi' Dashboardı için önemlidir. Farklı bloke nedenlerinin sıklığını incelemek; belirli tedarikçiler, malzemeler veya iç süreçlerle ilgili sorunlar gibi ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini belirlemeye ve hedefli düzeltici adımlar atmaya yardımcı olur.

Neden önemli?

Ödeme blokelerinin temel nedenini gösterir; gecikmeleri azaltmak ve işlemlerin ilk seferde doğru yapılmasını iyileştirmek için hedefli analiz olanağı sağlar.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminde, ZLSPR (Ödeme blokesi anahtarı) alanında bulunur.

Örnekler
RIA
Ödeme vade tarihi
PaymentDueDate
Faturanın vadesi geçmeden ödenmesi gereken tarih.
Açıklama

Ödeme vade tarihi, kararlaştırılan ödeme koşullarına ve fatura tarihine göre hesaplanan ödeme tarihidir. Süreçte önemli bir son tarihi belirtir.

Bu öznitelik, 'Vadesinde ödeme oranı' KPI’ı ve 'Tedarikçi ödeme performansı' Dashboardı için gereklidir. Şirket, gerçek ödeme tarihini vade tarihiyle karşılaştırarak ödeme yükümlülüklerini yerine getirme performansını ölçebilir. Bu performans tedarikçi ilişkilerini ve finansal itibarı etkiler.

Neden önemli?

Vadesinde ödeme performansını ölçmek için temel ölçüttür. İyi tedarikçi ilişkilerini sürdürmek ve gecikme ücretlerinden kaçınmak açısından önemlidir.

Nereden alınır?

Bu tarih genellikle BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminde, vade tarihi hesaplamasının başlangıç tarihi olan ZFBDT alanında bulunur. Net vade tarihi, bu başlangıç tarihi ve ödeme koşullarına göre hesaplanır.

Örnekler
2023-05-302023-06-152023-07-01
Satın alma siparişi
PurchasingDocument
Faturanın ilişkili olduğu satın alma siparişinin numarası.
Açıklama

Satın alma belgesi numarası, tedarikçi faturasını orijinal satın alma siparişine (PO) bağlar. Bu bağlantı, faturanın satın alma siparişi ve mal kabul belgesiyle karşılaştırıldığı üçlü eşleştirme sürecinin temelidir.

Bu özniteliğe göre analiz yapmak, satın alma siparişine bağlı faturalarla bu siparişe bağlı olmayan faturalar arasındaki sorunları anlamaya yardımcı olur. Eşleştirme uyuşmazlıklarını incelemek ve sürecin satın alma bölümünün verimliliğini değerlendirmek için önemlidir.

Neden önemli?

Faturayı satın alma sürecine bağlar; eşleştirme uyuşmazlıklarını ve satın alma siparişi uyumluluğunu incelemek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu bilgi genellikle BSEG belge kalemi tablosundaki EBELN (Satın alma belgesi numarası) alanında bulunur.

Örnekler
450000123445000056784500009012
Şirket kodu
CompanyCode
Mali tabloların hazırlandığı, hukuken bağımsız bir şirketi temsil eden organizasyon birimi.
Açıklama

Şirket kodu, SAP Finance içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir. Her fatura, işlemden sorumlu tüzel kişiyi belirleyen bir şirket koduna atanır.

Process Mining analizinde şirket koduna göre filtreleme veya karşılaştırma yapmak, farklı iş birimlerinde, tüzel kişilerde ya da ülkelerde süreç performansını incelemek için önemlidir. Verimlilik, uyumluluk ve otomasyon düzeylerindeki bölgesel farklılıkları belirlemeye yardımcı olur ve hedefli iyileştirme çalışmalarını destekler.

Neden önemli?

Kuruluş içindeki farklı tüzel kişiler veya coğrafi konumlar arasında fatura işleme performansını gruplandırıp karşılaştırmanızı sağlar.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki standart BUKRS alanıdır.

Örnekler
1000US01DE01
Tedarikçi numarası
VendorNumber
Faturayı gönderen tedarikçinin benzersiz tanımlayıcısı.
Açıklama

Tedarikçi numarası, faturayla ilişkili tedarikçiyi veya alacaklıyı tanımlar. Fatura işlemini tedarikçi ana verilerine bağlar.

Bu öznitelik, 'Tedarikçi ödeme performansı’nı değerlendirmek veya istisnalara ya da ödeme blokelerine yol açan sorunlu faturaları sık gönderen tedarikçileri belirlemek gibi tedarikçi odaklı analizlerde önemlidir. Tedarikçi ilişkilerini yönetmeye ve tedarikçilerin güvenilirliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Süreç performansını tedarikçi bazında incelemenizi sağlar; örüntüleri belirlemeye, ilişkileri yönetmeye ve tedarikçi kaynaklı sorunları değerlendirmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Genellikle BSEG muhasebe belge kalemi tablosundaki LIFNR alanında bulunur.

Örnekler
100345700012V9832
Fatura tarihi
InvoiceDate
Tedarikçinin fatura belgesini düzenlediği tarih.
Açıklama

Belge tarihi olarak da bilinen fatura tarihi, tedarikçinin faturada belirttiği tarihtir. Kararlaştırılan ödeme koşullarına göre ödeme vadesini hesaplamak için başlangıç noktası olarak kullanılır.

Analizde bu tarih, faturanın yaşını ve erken ödeme indiriminden yararlanma koşullarını belirlemek gibi finansal hesaplamalar için temel niteliktedir. 'Erken ödeme indirimi kullanım oranı' KPI’ının hesaplanmasında önemli bir girdidir.

Neden önemli?

Ödeme koşullarını ve vade tarihlerini hesaplamak için başlangıç noktasıdır; işletme sermayesini yönetmek ve indirimlerden yararlanmak açısından önemlidir.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosundaki BLDAT (Belge tarihi) alanında bulunur.

Örnekler
2023-04-122023-05-152023-06-20
Kapatma belgesi numarası.
ClearingDocumentNumber
Faturayı kapatan belge numarasıdır; genellikle ödeme belgesini belirtir.
Açıklama

Kapatma belgesi numarası, açık fatura kalemini kapatan işleme, çoğunlukla da ödeme belgesine bağlar. Böylece faturanın ödendiği doğrulanır.

Bu öznitelik, fatura ile ödeme arasındaki kesin bağlantıyı kurar. 'Ödeme gerçekleştirildi' etkinliğini ve ilgili zaman damgasını belirlemek için kullanılır. Uçtan uca çevrim süresini ve vadesinde ödeme oranını hesaplamak açısından gereklidir.

Neden önemli?

Faturanın ödendiğini doğrular ve faturayı ilgili ödeme işlemine bağlar. Çevrim süresi ile ödeme performansını analiz etmek için önemlidir.

Nereden alınır?

BSEG belge kalemi tablosundaki AUGBL (Kapatma belgesi numarası) alanında bulunur.

Örnekler
150000000115000000231500000088
Kaynak sistem kimliği
SourceSystemId
Verilerin alındığı kaynak SAP S/4HANA sisteminin tanımlayıcısı.
Açıklama

Bu öznitelik, verinin geldiği sistemi belirtir. Örneğin 'S4H_PROD' veya 'ERP_EU' değerlerini alabilir. Birden fazla ERP örneğinin ya da eski ve yeni sistemlerin birlikte kullanıldığı ortamlarda özellikle önemlidir.

Analiz sırasında farklı sistemlerin veya bölgelerin süreç performansını karşılaştırmanızı sağlar. Veri kökenini izlemeye yardımcı olur; birden fazla kaynaktan gelen veriler merkezi bir Process Mining platformunda birleştirildiğinde veri yönetişimi ve sorun giderme açısından önem taşır.

Neden önemli?

Verinin kaynağı hakkında bilgi verir. Bu bilgi, veri yönetişimi ve farklı sistemlerdeki ya da şirket konumlarındaki süreçleri karşılaştırmak için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu değer genellikle veri çıkarımı sırasında SAP sistem kimliğinden (sy-sysid) alınır veya ETL sürecinde sabit bir değer olarak yapılandırılır.

Örnekler
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Ödeme koşulları
PaymentTerms
Tedarikçiyle kararlaştırılan vade tarihleri ve indirim dönemleri gibi ödeme koşullarını tanımlayan kod.
Açıklama

Ödeme koşulları, erken ödeme indirimleri dâhil olmak üzere faturanın ödeme kurallarını tanımlar. Örneğin 'Z030', '30 gün içinde net ödenir' anlamına gelebilir.

Bu öznitelik, finansal planlama ve işletme sermayesini iyileştirme açısından önemlidir. Process Mining analizinde 'Ödeme vade tarihi’ni hesaplamak ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma koşullarını belirlemek için kullanılır; böylece 'Erken ödeme indirimi kullanım oranı' KPI’ını doğrudan destekler.

Neden önemli?

Ödeme vade tarihlerini ve indirimleri belirleyen kuralları tanımlar; vadesinde ödeme KPI’larını ve işletme sermayesi yönetimini doğrudan etkiler.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminde, ZTERM (Ödeme koşulları anahtarı) alanında bulunur.

Örnekler
0001Z030NT60
Onay döngüsü sayısı
ApprovalCycleCount
Faturanın kaç kez onaya gönderildiğini gösteren sayı.
Açıklama

Bu metrik, tek bir faturada 'Fatura onaya gönderildi' etkinliğinin kaç kez gerçekleştiğini sayar. Sayının birden fazla olması, faturanın en az bir kez reddedildiğini veya geri gönderildiğini ve yeni bir onay döngüsünden geçtiğini gösterir.

Bu öznitelik, 'İlk seferde onay oranı' KPI’ını doğrudan destekler. Onay döngüsü sayısı yüksek faturaları inceleyerek yetersiz bilgi veya yanlış kodlama gibi ret nedenlerini belirleyebilir ve süreci iyileştirmek için adım atabilirsiniz.

Neden önemli?

Onay alt sürecindeki yeniden çalışmayı ölçer; ilk seferde doğru işlem oranını hesaplamaya ve onay retlerinin nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Her benzersiz InvoiceNumber için 'Fatura onaya gönderildi' etkinliğinin kaç kez gerçekleştiği sayılarak hesaplanır.

Örnekler
123
Otomatik mi
IsAutomated
Bir etkinliğin otomatik bir sistem kullanıcısı tarafından gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini belirten işaret.
Açıklama

Bu boole özniteliği, etkinlikle ilişkili kullanıcı 'WF-BATCH' veya 'SAP_SYSTEM' gibi bilinen bir sistem ya da toplu iş hesabıysa doğru değerini alır. Sürecin elle yürütülen adımlarıyla otomatik adımlarını ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu öznitelik, 'Fatura otomasyon oranı' KPI’ını hesaplamak için gereklidir. Kuruluşlar, sürecin hangi bölümlerinin otomatik olduğunu inceleyerek otomasyon çalışmalarının başarısını ölçebilir, elle yapılan işi azaltma ve verimliliği artırma fırsatlarını belirleyebilir.

Neden önemli?

Elle yürütülen etkinliklerle sistem tarafından gerçekleştirilenleri ayırt eder. Otomasyon oranlarını ölçmek ve daha fazla otomasyon fırsatını belirlemek için temel niteliktedir.

Nereden alınır?

UserName özniteliğinden elde edilir. Belirli kullanıcı kimliklerini 'otomatik' olarak sınıflandırmak için bir eşleme veya kural oluşturulur.

Örnekler
truefalse
Ters kayıt nedeni
ReversalReason
Fatura belgesinin neden ters kaydedildiğini belirten kod.
Açıklama

Bir fatura yanlış muhasebeleştirildiğinde çoğunlukla ters kaydı yapılır. Ters kayıt nedeni kodu, 'Yanlış muhasebeleştirme tarihi' veya 'Veri giriş hatası' gibi işlem nedenini açıklar.

Ters kayıt nedenlerini incelemek, fatura muhasebeleştirme sürecindeki hata örüntülerini belirlemeye yardımcı olur. Bu içgörü; eğitimleri iyileştirmek, sistem kontrollerini geliştirmek veya finansal işlemlerin tekrarlanmasına ve idari iş yüküne yol açan yinelenen sorunları gidermek için kullanılabilir.

Neden önemli?

Faturaların neden iptal edildiğini açıklar; muhasebeleştirme sürecindeki hata ve yeniden çalışma kaynaklarını doğrudan görmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Orijinal belgenin BKPF tablosundaki başlık bölümünde, STGRD (Ters kayıt nedeni) alanında bulunur.

Örnekler
010205
Veri çıkarma zaman damgası
ExtractionTimestamp
Verilerin kaynak sistemden çıkarıldığı tarih ve saat.
Açıklama

Bu öznitelik, veri çıkarma olayının zaman damgasını kaydeder. Process Mining aracında analiz edilen verilerin ne kadar güncel olduğunu gösterir.

Analizde, oluşturulan içgörülerin ne kadar güncel olduğunu anlamak için kullanılır. Operasyonel izleme panolarında kararların güncel bilgilere dayanmasını ve veri yenileme döngülerinin etkili biçimde yönetilmesini sağlar.

Neden önemli?

Verinin güncelliğini gösterir; analiz ve raporlamanın mevcut en güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Nereden alınır?

Bu, SAP alanı değildir. Veri çekildiği sırada veri çıkarma aracı veya ETL süreci tarafından oluşturulup eklenir.

Örnekler
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Yeniden çalışma var mı
IsRework
Faturanın reddedilen onay veya kaldırılan ödeme blokesi gibi yeniden çalışma etkinliklerinden geçip geçmediğini belirten işaret.
Açıklama

Bu öznitelik, bir veya daha fazla yeniden çalışma döngüsünden geçen faturaları işaretler. Yeniden çalışma, örneğin 'Fatura reddedildi' etkinliğinin ardından 'Fatura onaylandı' ya da 'Ödeme blokesi kondu' etkinliğinin ardından 'Ödeme blokesi kaldırıldı' gibi belirli etkinlik dizileriyle belirlenir.

Bu öznitelik, 'Faturada yeniden çalışma oranı' KPI’ının hesaplanmasını kolaylaştırır. Analistler, verimsizliğin ve yinelenen elle çalışmanın temel nedenlerini anlamak için yeniden çalışma içeren vakaları kolayca ayırıp inceleyebilir.

Neden önemli?

İşin tekrarlanmasını gerektiren verimsiz süreç akışlarını belirler; israfı ölçmeye ve süreç istisnalarının temel nedenlerini bulmaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Olay günlüğündeki etkinlik dizisine göre hesaplanır. Örneğin, bir faturanın izinde 'Fatura reddedildi' etkinliği varsa bu işaret doğru değerini alır.

Örnekler
truefalse
Zamanında mı ödendi
IsPaidOnTime
Fatura vade tarihinde veya daha önce ödendiyse doğru değerini alan işaret.
Açıklama

Bu boole özniteliği, gerçek ödeme tarihinin ('Ödeme gerçekleştirildi' etkinliğinin zaman damgası) 'Ödeme vade tarihi' ile karşılaştırılması sonucunda elde edilir. Her faturanın ödeme durumunu açık ve ikili bir değerle gösterir.

'Vadesinde ödeme oranı' KPI’ının temel hesabıdır. Gecikmelerle ilişkili tedarikçileri, şirket kodlarını veya fatura tutarlarını belirlemek için geç ödemeleri kolayca filtreleyip incelemenizi sağlar.

Neden önemli?

Ödeme koşullarına uyumu doğrudan ölçer. Tedarikçi ilişkilerini yönetmek ve finansal operasyonları izlemek için önemli bir KPI’dır.

Nereden alınır?

'Ödeme gerçekleştirildi' etkinliğinin EventTime değeri PaymentDueDate özniteliğiyle karşılaştırılarak hesaplanır. (Ödeme tarihi <= PaymentDueDate).

Örnekler
truefalse
Zorunlu Önerilen İsteğe bağlı

Satın Almadan Ödemeye fatura işleme etkinlikleri

Süreci doğru biçimde keşfetmek için Event Logunuzda kaydetmeniz gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları şunlardır.
5 Önerilen 8 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Fatura belgesi oluşturuldu
Bu, SAP’de fatura belgesinin oluşturulmasını gösteren ilk olaydır. Kullanıcı yeni bir fatura belgesini kaydettiğinde kaydedilebilir. Belge park edilmiş veya henüz kaydedilmemiş durumda olabilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, fatura işleme yaşam döngüsünün başlangıcını gösterir. Genel işlem süresini ölçmek için bu olaydan diğer olaylara kadar geçen süreyi analiz etmek önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, belge başlığı tablosundaki oluşturulma tarihi ve saatinden (CPUDT, CPUTM) alınır. Lojistik faturalarında bu tablo genellikle BKPF veya RBKP olur. FB60, MIRO veya MIR7 gibi işlem kodları (BKPF-TCODE), belgenin nasıl oluşturulduğunu gösterir.

Kaydedin

Fatura belgesinin oluşturulma zaman damgası için BKPF-CPUDT ve BKPF-CPUTM alanlarını kullanın.

Olay türü explicit
Fatura kaydedildi
Bu önemli finansal olayda park edilmiş veya onaylanmış fatura resmî olarak büyük deftere kaydedilir. Bu işlem, tedarikçiye olan borcun muhasebeleştirilmesini sağlar.
Neden önemli?

Muhasebeleştirme, veri girişi ve onay aşamalarını finansal ödeme aşamasından ayıran önemli bir dönüm noktasıdır. Faturanın oluşturulmasından muhasebeleştirilmesine kadar geçen süre, iç süreçlerin verimliliğini ölçmek için temel göstergelerden biridir.

Nereden alınır?

Bu olay, belge başlığındaki Muhasebeleştirme Tarihi (BKPF-BUDAT) alanından belirlenir. Önce beklemeye alınan belgelerde, belgenin muhasebeleştirilmiş duruma geçtiği an olayın zaman damgasını verir.

Kaydedin

Olayın zaman damgası olarak muhasebeleştirme tarihini (BKPF-BUDAT) kullanın.

Olay türü explicit
Fatura onaylandı
Bu etkinlik, faturanın yetkili kişi tarafından onaylandığını gösterir. Onay iş akışı başarıyla tamamlandığında veya serbest bırakma göstergesi ayarlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

Bu önemli aşama, faturanın ödeme için serbest bırakıldığını gösterir. Onay gecikmeleri yaygın bir darboğazdır. Bu etkinliği izlemek, yavaş onay mercilerini veya süreç adımlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu durum, SAP iş akışındaki son serbest bırakma adımından veya faturayla ya da satın alma belgesiyle ilişkili tablolardaki serbest bırakma durumu alanlarının değişikliklerinden anlaşılabilir.

Kaydedin

İş akışının tamamlandığını gösteren olaylardan veya belgenin serbest bırakma durumu alanındaki değişikliklerden çıkarım yapın.

Olay türü inferred
Fatura ters kaydedildi
Daha önce muhasebeleştirilmiş bir fatura belgesinin ters kaydını ifade eden etkinliktir. Hatalı bir fatura için bu, sürecin son olayıdır; fatura çoğunlukla doğru bilgilerle yeniden kaydedilir.
Neden önemli?

Ters kayıtlar, sürecin önceki aşamalarında fark edilmeyen ciddi hatalara işaret eder. Süreci iyileştirmek ve finansal kayıt hatalarını azaltmak için bu kayıtların sıklığını ve temel nedenlerini izlemek önemlidir.

Nereden alınır?

Ters kayıt belgesi oluşturulduğunda bu işlem belirlenebilir. Orijinal belgenin başlığında (BKPF) ters kayıt belge numarası (BKPF-STBLG) bulunur; ters kayıt belgesinde de orijinal belge numarası yer alır. Olay zamanı, ters kayıt belgesinin muhasebeleştirme tarihidir.

Kaydedin

BKPF-STBLG alanında değer bulunan belgeleri belirleyin ve ters kayıt belgesinin muhasebeleştirme tarihini kullanın.

Olay türü explicit
Ödeme gerçekleştirildi
Standart sürecin son etkinliğinde ödeme yapılır ve fatura kapatılır. Bu, tutarın tedarikçiye aktarıldığını gösterir.
Neden önemli?

Bu olay, Satın Almadan Ödemeye fatura sürecinin sonunu gösterir. Uçtan uca toplam çevrim süresini hesaplamak ve vadesinde ödeme performansını ölçmek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu olay, tedarikçi kalemindeki kapatma belgesi bilgilerinden alınır. Kapatma Tarihi (BSEG-AUGDT) ve Kapatma Belgesi (BSEG-AUGBL), ödemenin yapıldığını gösterir.

Kaydedin

Kapatılmış tedarikçi kalemindeki kapatma tarihini (BSEG-AUGDT) kullanın.

Olay türü explicit
Fatura onaya gönderildi
Bu etkinlik, fatura için resmî onay iş akışının başlatıldığını gösterir. Genellikle faturanın durumu 'onay bekliyor' olarak değiştiğinde veya bir iş akışı öğesi oluşturulduğunda anlaşılır.
Neden önemli?

Onay çevrim süresini ölçmeye başlamak için bu nokta esas alınır. Onayların ne zaman başladığını anlamak, onay iş akışındaki darboğazları belirlemek açısından önemlidir.

Nereden alınır?

Bu durum genellikle fatura nesnesine (ör. BUS2081) bağlı bir SAP Business Workflowun (SWW_WI2OBJ tablosu) başlamasından veya belge başlığındaki özel bir durum alanının değişmesinden anlaşılır.

Kaydedin

Fatura belgesiyle ilişkili bir iş akışı öğesinin oluşturulmasından çıkarım yapın.

Olay türü inferred
Fatura park edildi
Sisteme girilmiş ancak henüz büyük deftere kaydedilmemiş faturayı ifade eder. Eksik faturaları kaydetmek veya kayıt öncesinde incelemek için park etme işlemi kullanılır.
Neden önemli?

Park etme, süreçte bilinçli bir duraklamaya işaret eder. Park edilmiş faturaların süresini ve sıklığını izlemek, resmî kayıt ve onay döngüsü başlamadan önceki gecikme nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu durum, park etme işlemleriyle (ör. MIR7, FV60) oluşturulan belgelerden veya BKPF tablosundaki belirli durum alanlarından ya da VBKPF gibi park edilmiş belgelere ayrılmış tablolardan belirlenebilir.

Kaydedin

Park etme işlemleriyle oluşturulan belgeleri belirleyin veya belgenin park edilmiş durumunu kontrol edin.

Olay türü explicit
Fatura reddedildi
Onay sürecinde faturanın reddedilmesini ifade eder. Bu olay, faturanın düzeltilip yeniden gönderilmesini gerektiren yeniden çalışmayı başlatır.
Neden önemli?

Faturaların reddedilmesi, süreç verimsizliğinin ve veri kalitesi sorunlarının önemli bir göstergesidir. Ret sıklığını ve nedenlerini analiz etmek, iyileştirme ve eğitim fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu durum, SAP iş akışındaki 'reddedildi' gibi belirli durum güncellemelerinden veya mevcut onay iş akışını iptal edip faturayı işleme sorumlusuna geri gönderen olaylardan anlaşılır.

Kaydedin

Reddedildiğini gösteren iş akışı durumu değişikliklerinden çıkarım yapın.

Olay türü inferred
Fatura verileri güncellendi
Bu etkinlik, fatura belgesinin ilk oluşturulmasından sonra yapılan değişiklikleri gösterir. Ret sonrasındaki yeniden çalışma döngülerinde veya hataları düzeltmek için bu tür değişiklikler sıkça yapılır.
Neden önemli?

Sık güncellemeler, yeniden çalışmaya ve veri girişindeki olası veri kalitesi sorunlarına işaret eder. Bu değişiklikleri izlemek, düzeltmelere harcanan emeği ölçmeye ve yaygın hataları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Önemli alanlardaki değişiklikler SAP’nin CDHDR (başlık) ve CDPOS (kalem) değişiklik belgesi tablolarına kaydedilir. İlgili fatura nesnesindeki değişiklikleri filtreleyerek olaylar oluşturabilirsiniz.

Kaydedin

Fatura nesnesine ait değişiklik olaylarını CDHDR ve CDPOS tablolarından çıkarın.

Olay türü explicit
Ödeme blokesi kaldırıldı
Daha önce konmuş bir ödeme blokesinin kaldırılarak sorunun çözüldüğünü ifade eder. Böylece fatura yeniden ödeme için uygun hâle gelir.
Neden önemli?

Blokenin konmasıyla kaldırılması arasında geçen süre, süreç istisnasının çözüm süresini gösterir. Verimliliği ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirmek için bu süreyi kısaltmak önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, Payment Block Key alanındaki (BSEG-ZLSPR) değer silindiğinde kaydedilir. Değişiklik CDHDR ve CDPOS tablolarına yazılır ve blokenin kaldırıldığı zaman damgasını gösterir.

Kaydedin

Değişiklik belgelerini (CDHDR/CDPOS) kullanarak BSEG-ZLSPR alanındaki değerin silindiği zamanı belirleyin.

Olay türü explicit
Ödeme blokesi kondu
Faturanın ödenmesini önlemek için bilerek bloke edildiği etkinliktir. Bu durum genellikle fiyat veya miktar tutarsızlıklarından ya da bekleyen bir alacak dekontundan kaynaklanır.
Neden önemli?

Ödeme blokeleri, geç ödemelerin ve tedarikçi anlaşmazlıklarının başlıca nedenlerindendir. Zamanında ödeme oranını artırmak için blokelerin sıklığını, süresini ve nedenlerini analiz etmek önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, fatura kalemindeki Payment Block Key alanındaki (BSEG-ZLSPR) değişiklikler izlenerek kaydedilir. CDHDR ve CDPOS değişiklik günlükleri, blokenin konduğu zaman damgasını ve işlemi yapan kullanıcıyı gösterir.

Kaydedin

Değişiklik belgelerini (CDHDR/CDPOS) kullanarak BSEG-ZLSPR alanına değer girildiği zamanı belirleyin.

Olay türü explicit
Ödeme geç yapıldı
Bu hesaplanan olay, fatura ödemesi hesaplanan vade tarihinden sonra gerçekleştirildiğinde oluşur. İki tarih alanı karşılaştırılarak belirlenir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, vadesinde ödeme KPI’larını doğrudan destekler. Sık sık geç ödeme yapılan tedarikçileri veya iş birimlerini belirlemeye yardımcı olur. Geç ödemeler tedarikçi ilişkilerine zarar verebilir ve cezalara yol açabilir.

Nereden alınır?

Bu değer, Kapatma Tarihi (BSEG-AUGDT) ile Net Vade Tarihi karşılaştırılarak hesaplanır. Vade tarihi de Başlangıç Tarihi (BSEG-ZFBDT) ve ödeme koşullarına (BSEG-ZTERM) göre hesaplanır.

Kaydedin

BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + ödeme vadesi gün sayısı) karşılaştırmasıyla belirleyin.

Olay türü calculated
Ödeme teklifi oluşturuldu
Ödeme çalıştırmasının bir parçası olarak fatura seçilir ve ödeme teklifine eklenir. Bu, otomatik ödeme sürecinin ilk adımıdır.
Neden önemli?

Bu etkinlik, ödeme niyetini gösterir. Bu adımla ödemenin gerçekleştirilmesi arasındaki gecikmeler, ödeme çalıştırma süreci, onaylar veya banka iletişimiyle ilgili sorunlara işaret edebilir.

Nereden alınır?

Bu bilgi, ödeme çalıştırma tablolarında, özellikle de ödeme teklifine eklenen kalemleri içeren REGUP tablosunda bulunabilir. İlgili REGUH tablosundaki çalıştırma tarihi zaman damgasını verir.

Kaydedin

Bir ödeme teklifi çalıştırmasında faturanın REGUP tablosunda göründüğü zamanı belirleyin.

Olay türü explicit
Önerilen İsteğe bağlı

Veri çıkarma rehberleri

SAP S/4HANA’dan verilerinizi nasıl alırsınız?

Başlamaya hazır mısınız?

Fatura işleme sürecinizi iyileştirmeye bugün başlayın. Bu Template, operasyonlarınızı önemli ölçüde iyileştirmek ve verimliliği artırmak için atacağınız ilk adımdır.

SAP S/4HANA’da Satın Almadan Ödemeye fatura işleme sürecinizi şimdi iyileştirin

Darboğazları belirleyin, fatura çevrim süresini %30 veya daha fazla azaltın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Kurulum birkaç dakika sürer.