Satın Almadan Ödemeye - Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme Veri Şablonunuz

SAP S/4HANA
Satın Almadan Ödemeye - Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme Veri Şablonunuz

Satın Almadan Ödemeye - Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme Veri Şablonunuz

Bu veri şablonu, Satın Almadan Ödemeye - Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme analizinizi kurarken size rehberlik etmek için tasarlanmıştır. Toplanması gereken temel veri özniteliklerini ve izlenecek önemli etkinlikleri açıklar, ayrıca değerli veri çıkarma yönergeleri sunar. Process Mining çalışmalarınız için verileri sorunsuz ve etkili biçimde hazırlamak üzere bu şablondan yararlanın.
  • Toplanması önerilen öznitelikler
  • İzlenecek önemli etkinlikler
  • SAP S/4HANA için çıkarma rehberi
Event Loglarına yeni misiniz? Öğrenin Process Mining Event Logu oluşturmayı öğrenin.

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme öznitelikleri

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme sürecinizi ayrıntılı biçimde analiz etmek için Event Logunuza eklemeniz önerilen veri alanları aşağıda yer alır.
3 Gerekli 8 Önerilen 10 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Fatura numarası
InvoiceNumber
Tedarikçi fatura belgesinin benzersiz tanımlayıcısıdır ve süreçteki ana vaka tanımlayıcısı olarak kullanılır.
Açıklama

Fatura Numarası, SAP S/4HANA içindeki her tedarikçi faturasına atanan benzersiz tanımlayıcıdır. Oluşturma, park etme, onay ve ödeme gibi ilgili tüm faaliyetleri tek bir tutarlı süreç örneğinde birleştirir.

Process Mining kapsamında bu öznitelik, her faturanın uçtan uca yolculuğunu izlemek için temel niteliktedir. Faturanın alınmasından nihai ödemeye kadar tüm süreç akışının yeniden oluşturulmasını sağlar; böylece çevrim süreleri, darboğazlar ve süreç farklılıkları fatura bazında analiz edilebilir.

Neden önemli?

İlgili tüm olayları birbirine bağlayan temel anahtardır ve faturanın sistemdeki yaşam döngüsünün eksiksiz biçimde izlenmesini sağlar.

Nereden alınır?

Bu, BKPF tablosunda BELNR alanında bulunan Accounting Document Number bilgisidir.

Örnekler
190000000119000000451900000132
Faaliyet adı
ActivityName
Bir fatura için belirli bir zamanda gerçekleşen iş faaliyetinin veya olayın adıdır.
Açıklama

Faaliyet Adı, fatura işleme yaşam döngüsündeki belirli bir adımı veya durum değişikliğini tanımlar. Örnekler arasında 'Invoice Document Created', 'Invoice Sent For Approval', 'Payment Block Set' ve 'Payment Executed' bulunur.

Bu öznitelik, faaliyet akışını görsel olarak gösteren süreç haritasını oluşturmak için gereklidir. Bu faaliyetler arasındaki sıra, sıklık ve süre analiz edilerek darboğazlar, yeniden işleme döngüleri ve uyumlu olmayan süreç farklılıkları belirlenebilir. Her Process Mining analizinin temelini oluşturur.

Neden önemli?

Süreçteki adımları tanımlar; süreç haritalarının görselleştirilmesini, süreç akışlarının ve farklılıklarının analiz edilmesini sağlar.

Nereden alınır?

SAP işlem kodları (SY-TCODE), değişiklik belgesi nesnesi durumları (CDHDR/CDPOS) ve durum değişikliklerini gösteren belirli alan değerlerinin birleşiminden türetilir.

Örnekler
Fatura park edildiFatura onaylandıÖdeme gerçekleştirildi
Olay zamanı
EventTime
Faaliyetin gerçekleştiği kesin tarih ve saattir.
Açıklama

Olay Zamanı, belirli bir faaliyetin tam olarak ne zaman gerçekleştiğini kaydeden zaman damgasıdır. Bu veri, süreçteki farklı adımlar arasındaki süreleri, çevrim sürelerini ve bekleme sürelerini hesaplamak için gereklidir.

Process Mining analizinde doğru zaman damgaları, 'Average Invoice Cycle Time' ve 'Invoice Approval Cycle Time' gibi performans KPI'larını ölçmek için kullanılır. Faaliyetler arasında geçen süre analiz edilerek faturaların geciktiği darboğazlar belirlenebilir ve süreci hızlandırma fırsatları ortaya çıkarılabilir.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, performans izleme, darboğaz belirleme ve SLA takibi dahil olmak üzere zamana dayalı tüm analizlerin temelini oluşturur.

Nereden alınır?

Genellikle UDATE ve UTIME alanları kullanılarak CDHDR (Header) ve CDPOS (Item) değişiklik belgesi tablolarından alınır. Bazı olaylarda BKPF gibi tablolardaki oluşturma veya giriş tarihleri (CPUDT, CPUTM) kullanılabilir.

Örnekler
2023-04-15T10:30:00Z2023-04-18T14:05:21Z2023-05-02T09:00:00Z
Belge türü
DocumentType
Tedarikçi faturaları veya alacak dekontları gibi farklı muhasebe belgesi türlerini sınıflandıran koddur.
Açıklama

Belge Türü, SAP'de farklı iş işlemlerini birbirinden ayırmak için kullanılır. Örneğin 'KR' genellikle standart bir tedarikçi faturasını, 'KG' ise tedarikçi alacak dekontunu ifade edebilir.

Belge türüne göre analiz yapmak, farklı işlem türlerinin nasıl ele alındığını anlamak için sürecin bölümlere ayrılmasını sağlar. Örneğin alacak dekontu süreci, standart fatura sürecinden önemli ölçüde farklı olabilir. Bu bölümlendirme, daha doğru ve ilgili süreç içgörüleri sunar.

Neden önemli?

Standart faturalar ve alacak dekontları gibi farklı finansal işlem türlerini ayırt etmeye yardımcı olur. Bu işlemler çoğu zaman farklı süreç yollarını izler.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosunda BLART alanında bulunur.

Örnekler
KRREKG
Fatura tutarı
AmountInCompanyCodeCurrency
Faturanın şirket kodunun yerel para birimindeki toplam brüt tutarıdır.
Açıklama

Bu öznitelik, faturanın toplam değerini gösterir. Fatura işleme operasyonunun finansal etkisini ve ölçeğini anlamak için önemli bir metriktir.

Fatura tutarlarının analiz edilmesi, yüksek değerli faturaların daha hızlı işlenmek üzere önceliklendirilmesine, harcama eğilimlerinin belirlenmesine ve süreç sorunlarının finansal değerle ilişkilendirilmesine yardımcı olur. Örneğin yüksek değerli faturaların bloke edilme veya daha uzun onay sürelerine sahip olma olasılığının daha yüksek olup olmadığı incelenebilir.

Neden önemli?

Sürece finansal bağlam kazandırır ve yüksek değerli faturaların farklı işlenip işlenmediği gibi parasal değere dayalı analizler yapılmasını sağlar.

Nereden alınır?

Genellikle BSEG tablosundaki ilgili kalemlerin, WRBTR alanının (yerel para birimindeki tutar) toplamından türetilir.

Örnekler
1500.75125000.00850.20
Kullanıcı adı
UserName
Faaliyeti gerçekleştiren kişi veya sistemin SAP kullanıcı kimliğidir.
Açıklama

Bu öznitelik, belirli bir işlemi gerçekleştiren veya belge oluşturan kullanıcıyı tanımlar. Bir kişinin kullanıcı kimliği olabileceği gibi otomatik toplu işler için bir sistem kimliği de olabilir.

Kullanıcı bazında analiz yapmak, iş yükü dağılımını anlamaya, eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye ve olağandışı kullanıcı davranışlarını tespit etmeye yardımcı olur. Örneğin hangi kullanıcıların istisnaları sıkça ele aldığını veya hangi faturaların otomatik işlendiğini, örneğin 'BATCHUSER' kullanıcısını, gösterebilir. Bu bilgi, 'Invoice Automation Rate' KPI'ını hesaplamak için önemlidir.

Neden önemli?

Süreç faaliyetlerini belirli kullanıcılara veya sistem hesaplarına bağlar; iş yükü analizini, performans karşılaştırmasını ve otomasyon tespitini mümkün kılar.

Nereden alınır?

BKPF-USNAM (Entered by) veya CDHDR-USERNAME (Changed by) gibi alanlardan alınır.

Örnekler
SMITHJMUELLERTWF-BATCH
Ödeme blokesi nedeni
PaymentBlockReason
Bir faturanın neden ödemeye kapatıldığını gösteren koddur.
Açıklama

Bir fatura ödeme için bloke edildiğinde bu öznitelik, 'Miktar uyuşmazlığı' veya 'Fiyat uyuşmazlığı' gibi blokajın özel nedenini gösterir. Bu nedenler, istisna yönetimini standartlaştırmak için SAP içinde yapılandırılır.

Bu öznitelik, 'Ödeme blokajı oluşumu ve süresi' Dashboardı için büyük önem taşır. Farklı blokaj nedenlerinin sıklığını analiz etmek, belirli tedarikçiler, malzemeler veya iç süreçlerle ilgili sorunlar gibi ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Böylece hedefli düzeltici işlemler yapılabilir.

Neden önemli?

Ödeme blokelerinin belirli temel nedenini gösterir; gecikmeleri azaltmak ve ilk seferde doğru işlem oranını iyileştirmek için hedefli analiz yapılmasını sağlar.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminde, ZLSPR alanında (Payment Block Key) bulunur.

Örnekler
RIA
Ödeme vade tarihi
PaymentDueDate
Faturanın vadesi geçmeden ödenmesi gereken tarihtir.
Açıklama

Ödeme vadesi, fatura tarihine ve üzerinde anlaşılmış ödeme koşullarına göre tedarikçiye ödemenin yapılması gereken hesaplanmış tarihtir. Süreçte önemli bir son tarih olarak kullanılır.

Bu öznitelik, 'Zamanında ödeme oranı' temel performans göstergesi ve 'Tedarikçi ödeme performansı' Dashboardı için gereklidir. Şirket, gerçek ödeme tarihini vade tarihiyle karşılaştırarak ödeme yükümlülüklerini yerine getirme becerisini ölçebilir. Bu da tedarikçi ilişkilerini ve finansal itibarı etkiler.

Neden önemli?

Vadesinde ödeme performansını ölçmek için temel kıstastır. İyi tedarikçi ilişkilerini sürdürmek ve gecikme ücretlerinden kaçınmak açısından önemlidir.

Nereden alınır?

Bu tarih, genellikle BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminde ZFBDT alanında (vade tarihi hesaplaması için başlangıç tarihi) doğrudan bulunur. Net vade tarihi, bu başlangıç tarihi ve ödeme koşullarından hesaplanır.

Örnekler
2023-05-302023-06-152023-07-01
Satın alma siparişi
PurchasingDocument
Faturanın ilişkili olduğu satın alma siparişinin numarasıdır.
Açıklama

Purchasing Document numarası, tedarikçi faturasını orijinal satın alma siparişine (PO) bağlar. Bu bağlantı, faturanın satın alma siparişi ve mal kabulüyle doğrulandığı üçlü eşleştirme süreci için temel niteliktedir.

Bu özniteliğe göre analiz yapmak, satın alma siparişine dayalı ve siparişe dayalı olmayan faturalarla ilgili sorunların anlaşılmasına yardımcı olur. Eşleştirme uyumsuzluklarını incelemek ve sürecin satın alma bölümünün verimliliğini anlamak için önemlidir.

Neden önemli?

Faturayı satın alma sürecine bağlar; eşleştirme uyumsuzluklarını ve satın alma siparişi uyumluluğunu analiz etmek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu bilgi genellikle BSEG belge segment tablosunda, EBELN alanında (Purchase Document Number) bulunur.

Örnekler
450000123445000056784500009012
Şirket kodu
CompanyCode
Mali tabloların hazırlandığı, hukuken bağımsız bir şirketi temsil eden organizasyon birimidir.
Açıklama

Şirket Kodu, SAP Finance içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir. Her fatura, işlemden sorumlu tüzel kişiyi belirleyen belirli bir şirket koduna atanır.

Process Mining kapsamında Şirket Kodu'na göre filtreleme yapmak veya karşılaştırma yapmak, farklı iş birimleri, tüzel kişiler ya da ülkeler arasındaki süreç performansını analiz etmek için gereklidir. Bölgesel verimlilik, uyumluluk ve otomasyon düzeyi farklılıklarını belirlemeye yardımcı olur ve hedefli iyileştirme çalışmalarını destekler.

Neden önemli?

Kurum içindeki farklı tüzel kişiler veya coğrafi lokasyonlar arasında fatura işleme performansını bölümlere ayırmayı ve karşılaştırmayı sağlar.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosunda BUKRS alanında bulunan standart bir alandır.

Örnekler
1000US01DE01
Tedarikçi numarası
VendorNumber
Faturayı gönderen tedarikçinin benzersiz tanımlayıcısıdır.
Açıklama

Tedarikçi Numarası, faturayla ilişkili tedarikçiyi veya alacaklıyı tanımlar. Fatura işlemini tedarikçi ana verilerine bağlar.

Bu öznitelik, 'Vendor Payment Performance' değerlendirmesi veya istisnalara ya da ödeme bloklarına yol açan sorunlu faturaları sıkça gönderen tedarikçilerin belirlenmesi gibi tedarikçi odaklı analizler için önemlidir. Tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesine ve tedarikçi güvenilirliğinin değerlendirilmesine yardımcı olur.

Neden önemli?

Süreç performansının tedarikçi bazında analiz edilmesini sağlar; kalıpları belirlemeye, ilişkileri yönetmeye ve tedarikçi kaynaklı sorunları değerlendirmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Genellikle BSEG muhasebe belgesi segment tablosunda, LIFNR alanında bulunur.

Örnekler
100345700012V9832
Çıkarma zaman damgası
ExtractionTimestamp
Verilerin kaynak sistemden çıkarıldığı tarih ve saattir.
Açıklama

Bu öznitelik, veri çıkarma olayının zaman damgasını kaydeder. Process Mining aracında analiz edilen verilerin güncelliğini gösterir.

Analizde, oluşturulan içgörülerin ne kadar güncel olduğunu anlamak için kullanılır. Operasyonel izleme Dashboardlarında kararların güncel bilgilere dayanmasını ve veri yenileme döngülerinin etkili biçimde yönetilmesini sağlamak açısından büyük önem taşır.

Neden önemli?

Verilerin güncelliğini gösterir ve analiz ile raporlamanın mevcut en güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Nereden alınır?

Bu, SAP alanı değildir. Veri çekme sırasında veri çıkarma aracı veya ETL süreci tarafından oluşturulur ve eklenir.

Örnekler
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z2023-10-29T02:00:00Z
Fatura tarihi
InvoiceDate
Tedarikçinin fatura belgesini düzenlediği tarihtir.
Açıklama

Fatura Tarihi veya belge tarihi, tedarikçinin fatura üzerinde belirttiği tarihtir. Üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre ödeme vade tarihinin hesaplanmasında başlangıç noktası olarak kullanılır.

Analizde bu tarih, fatura yaşını ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma durumunu belirlemek gibi finansal hesaplamalar için temel niteliktedir. 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI'ı için önemli bir girdidir.

Neden önemli?

Ödeme koşullarını ve vade tarihlerini hesaplamak için temel alınır. İşletme sermayesini yönetmek ve indirimlerden yararlanmak açısından önemlidir.

Nereden alınır?

BKPF belge başlığı tablosunda BLDAT alanında (Document Date) bulunur.

Örnekler
2023-04-122023-05-152023-06-20
Kapatma belgesi no.
ClearingDocumentNumber
Faturayı kapatan ve genellikle ödeme belgesini ifade eden belgenin numarasıdır.
Açıklama

Kapatma Belgesi Numarası, açık bir fatura kalemini kapatan işleme, neredeyse her zaman ödeme belgesine bağlar. Bu bağlantı, faturanın ödendiğini doğrular.

Bu öznitelik, fatura ile ödeme arasındaki kesin bağlantıdır. 'Payment Executed' faaliyetini ve buna karşılık gelen zaman damgasını belirlemek için kullanılır; uçtan uca çevrim süresini ve vadesinde ödeme oranını hesaplamak açısından gereklidir.

Neden önemli?

Faturanın ödendiğini doğrular ve faturayı belirli ödeme işlemine bağlar. Bu bilgi, çevrim süresi ve ödeme performansı analizleri için önemlidir.

Nereden alınır?

BSEG belge segment tablosunda, AUGBL alanında (Clearing Document Number) bulunur.

Örnekler
150000000115000000231500000088
Kaynak sistem kimliği
SourceSystemId
Verilerin çıkarıldığı kaynak SAP S/4HANA sisteminin tanımlayıcısıdır.
Açıklama

Bu öznitelik, örneğin 'S4H_PROD' veya 'ERP_EU' gibi kaynak sistemi belirtir. Birden fazla ERP örneğinin veya eski ve modern sistemlerin birlikte kullanıldığı ortamlarda özellikle önemlidir.

Analiz sırasında farklı sistemler ya da bölgeler arasındaki süreç performansının karşılaştırılmasını sağlar. Veri kaynağının izlenebilirliğini güvence altına alır ve birden fazla kaynaktan gelen veriler merkezi bir Process Mining platformunda birleştirildiğinde veri yönetişimi ve sorun giderme için önem taşır.

Neden önemli?

Verilerin kaynağı hakkında bilgi sağlar. Bu bilgi, veri yönetişimi ve farklı sistemler ya da şirket lokasyonları arasındaki süreçleri karşılaştırmak için gereklidir.

Nereden alınır?

Genellikle veri çıkarma sırasında SAP sistem kimliğinden (sy-sysid) türetilir veya ETL pipeline'ında statik bir değer olarak yapılandırılır.

Örnekler
S4PS4H_PROD_100ECC_EU
Ödeme koşulları
PaymentTerms
Tedarikçiyle üzerinde anlaşılan vade tarihleri ve indirim dönemleri gibi ödeme koşullarını tanımlayan koddur.
Açıklama

Ödeme Koşulları, erken ödeme indirimleri dahil olmak üzere bir faturanın nasıl ödeneceğine ilişkin kuralları tanımlar. Örneğin 'Z030', '30 gün içinde net ödenir' anlamına gelebilir.

Bu öznitelik, finansal planlama ve işletme sermayesinin optimize edilmesi için gereklidir. Process Mining kapsamında 'Payment Due Date' hesaplamak ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma durumunu belirlemek için kullanılır; böylece 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI'ını doğrudan destekler.

Neden önemli?

Ödeme vade tarihleri ve indirim kurallarını tanımlar; vadesinde ödeme KPI'larını ve işletme sermayesi yönetimini doğrudan etkiler.

Nereden alınır?

BSEG tablosundaki tedarikçi kaleminde, ZTERM alanında (Terms of Payment Key) bulunur.

Örnekler
0001Z030NT60
Onay döngüsü sayısı
ApprovalCycleCount
Bir faturanın kaç kez onaya gönderildiğini gösteren sayıdır.
Açıklama

Bu metrik, tek bir fatura için 'Invoice Sent For Approval' faaliyetinin gerçekleşme sayısını hesaplar. Birden büyük değer, faturanın en az bir kez reddedildiğini veya geri gönderildiğini ve yeni bir onay döngüsü gerektiğini gösterir.

Bu öznitelik, 'First-Pass Approval Rate' KPI'ını doğrudan destekler. Onay döngüsü sayısı yüksek faturalar analiz edilerek yetersiz bilgi veya hatalı kodlama gibi başarısız onay nedenleri belirlenebilir ve süreci iyileştirmek için adımlar atılabilir.

Neden önemli?

Onay alt sürecindeki yeniden işlemeyi ölçer; ilk seferde doğru işlem oranının değerlendirilmesine ve onay retlerinin nedenlerinin belirlenmesine yardımcı olur.

Nereden alınır?

Her benzersiz InvoiceNumber için 'Invoice Sent For Approval' faaliyetinin gerçekleşme sayısı hesaplanarak bulunur.

Örnekler
123
Otomatik mi
IsAutomated
Bir faaliyetin otomatik bir sistem kullanıcısı tarafından gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini gösteren işarettir.
Açıklama

Bu Boolean öznitelik, bir faaliyetle ilişkilendirilen kullanıcı 'WF-BATCH' veya 'SAP_SYSTEM' gibi bilinen bir sistem ya da toplu iş hesabıysa true değerini alır. Manuel ve otomatik süreç adımlarını ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu öznitelik, 'Invoice Automation Rate' KPI'ını hesaplamak için gereklidir. Sürecin hangi bölümlerinin otomatik olduğunu analiz ederek otomasyon çalışmalarının başarısı ölçülebilir, manuel iş yükünü azaltmak ve verimliliği artırmak için yeni fırsatlar belirlenebilir.

Neden önemli?

Manuel ve sistem tarafından yürütülen faaliyetleri ayırt eder. Otomasyon oranlarını ölçmek ve daha fazla otomasyon fırsatlarını belirlemek için temel niteliktedir.

Nereden alınır?

UserName özniteliğinden türetilir. Belirli kullanıcı kimliklerini 'automated' olarak sınıflandırmak için bir eşleştirme veya kural oluşturulur.

Örnekler
truefalse
Ters kayıt nedeni
ReversalReason
Bir fatura belgesinin neden ters kaydedildiğini gösteren koddur.
Açıklama

Bir fatura yanlış kaydedildiyse çoğu zaman ters kaydedilir. Ters Kayıt Nedeni kodu, örneğin 'Incorrect posting date' veya 'Data entry error' gibi bu işlemin nedenini açıklar.

Ters kayıt nedenlerini analiz etmek, fatura kaydetme sürecindeki hata kalıplarını belirlemeye yardımcı olur. Bu içgörü, eğitimleri iyileştirmek, sistem kontrollerini geliştirmek veya finansal yeniden işleme ve idari yük oluşturan tekrarlayan sorunları gidermek için kullanılabilir.

Neden önemli?

Faturaların neden iptal edildiğini açıklar ve kaydetme sürecindeki hata ve yeniden işleme kaynakları hakkında doğrudan bilgi sağlar.

Nereden alınır?

Orijinal belgenin BKPF tablosundaki başlığında, STGRD alanında (Reversal reason) bulunur.

Örnekler
010205
Vadesinde ödendi mi
IsPaidOnTime
Faturanın ödeme vade tarihinde veya bu tarihten önce ödenmesi durumunda true değerini alan işarettir.
Açıklama

Bu Boolean öznitelik, gerçek ödeme tarihiyle ('Payment Executed' faaliyetinin zaman damgası) 'Payment Due Date' karşılaştırılarak elde edilir. Her faturanın ödeme durumu için net ve ikili bir sonuç sağlar.

'On-Time Payment Rate' KPI'ının temel hesaplamasıdır. Gecikmiş ödemelerin ortak tedarikçiler, şirket kodları veya gecikmeyle ilişkili fatura tutarları gibi özelliklerini anlamak için kolay filtreleme ve analiz yapılmasını sağlar.

Neden önemli?

Ödeme koşullarına uyumu doğrudan ölçer. Tedarikçi ilişkileri yönetimi ve finansal operasyonlar için önemli bir KPI'dır.

Nereden alınır?

'Payment Executed' faaliyetinin EventTime değeri ile PaymentDueDate özniteliği karşılaştırılarak hesaplanır. (Payment Date <= PaymentDueDate).

Örnekler
truefalse
Yeniden işleme var mı
IsRework
Bir faturanın reddedilen onay veya kaldırılan ödeme bloğu gibi yeniden işleme faaliyetlerinden geçip geçmediğini gösteren işarettir.
Açıklama

Bu öznitelik, bir veya daha fazla yeniden işleme döngüsü yaşayan faturaları işaretler. Yeniden işleme, örneğin 'Invoice Rejected' sonrasında 'Invoice Approved' veya 'Payment Block Set' sonrasında 'Payment Block Removed' gibi belirli faaliyet dizileriyle belirlenir.

Bu öznitelik, 'Invoice Rework Rate' KPI'ının hesaplanmasını kolaylaştırır. Analistler, yeniden işleme içeren vakaları kolayca ayırıp inceleyerek verimsizliğin ve tekrarlanan manuel iş yükünün temel nedenlerini anlayabilir.

Neden önemli?

İşin tekrarlanmasını gerektiren verimsiz süreç akışlarını belirler; israfın ölçülmesine ve süreç istisnalarının temel nedenlerinin bulunmasına yardımcı olur.

Nereden alınır?

Olay günlüğündeki faaliyet dizisine göre hesaplanır. Örneğin bir faturanın izinde 'Invoice Rejected' gerçekleşirse bu işaret true olarak ayarlanır.

Örnekler
truefalse
Gerekli Önerilen İsteğe bağlı

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme faaliyetleri

Doğru süreç keşfi yapmak için Event Logunuzda yakalamanız gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları aşağıda yer alır.
5 Önerilen 8 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Fatura belgesi oluşturuldu
Bu, SAP'de bir fatura belgesinin oluşturulmasını gösteren ilk olaydır. Kullanıcı yeni bir fatura belgesini kaydettiğinde yakalanabilir. Belge park edilmiş veya ön muhasebeleştirilmiş durumda olabilir.
Neden önemli?

Bu faaliyet, fatura işleme yaşam döngüsünün başlangıcını gösterir. Bu olay ile diğer olaylar arasındaki süreyi analiz etmek, genel işleme teslim süresini ölçmek için önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, belge başlığı tablosundaki, genellikle lojistik faturalar için BKPF veya RBKP'deki oluşturma tarihi ve saatinden (CPUDT, CPUTM) alınır. FB60, MIRO veya MIR7 gibi işlem kodu (BKPF-TCODE), oluşturma yöntemini gösterir.

Yakalayın

Fatura belgesi için BKPF-CPUDT ve BKPF-CPUTM alanlarındaki oluşturma zaman damgasını kullanın.

Olay türü explicit
Fatura kaydedildi
Bu, park edilen veya onaylanan faturanın General Ledger'a resmen kaydedildiği önemli bir finansal olaydır. Bu işlem, tedarikçiye olan borcu muhasebeleştirir.
Neden önemli?

Kaydetme işlemi, veri girişi ve onay aşamalarını finansal mutabakat aşamasından ayıran önemli bir dönüm noktasıdır. Faturanın oluşturulmasından kaydedilmesine kadar geçen süre, kurum içi işlem verimliliğinin önemli bir ölçüsüdür.

Nereden alınır?

Bu olay, belge başlığındaki Posting Date (BKPF-BUDAT) alanıyla belirlenir. Önce park edilen belgelerde, posted durumuna geçiş olayın zaman damgasını sağlar.

Yakalayın

Olay zaman damgası olarak posting date (BKPF-BUDAT) alanını kullanın.

Olay türü explicit
Fatura onaylandı
Bu etkinlik, faturanın yetkili sorumlu tarafından onaylandığını gösterir. Onay iş akışı başarıyla tamamlandığında veya bir serbest bırakma göstergesi ayarlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

Bu, faturanın ödeme için serbest bırakılmasını sağlayan önemli bir kilometre taşıdır. Onaylardaki gecikmeler yaygın bir darboğazdır. Bu faaliyetin izlenmesi, yavaş onay veren kişilerin veya süreç adımlarının belirlenmesine yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu durum, SAP iş akışındaki son serbest bırakma adımından veya faturayla ya da satın alma belgesiyle ilişkili tablolardaki serbest bırakma durumu alanlarında yapılan değişikliklerin izlenmesinden anlaşılabilir.

Yakalayın

İş akışının tamamlanma olaylarından veya bir belgenin serbest bırakma durumu alanındaki değişikliklerden anlaşılır.

Olay türü inferred
Fatura ters kaydedildi
Daha önce kaydedilmiş bir fatura belgesinin ters kaydını temsil eden faaliyettir. Bu, hatalı bir fatura için son olaydır; fatura çoğu zaman doğru bilgilerle yeniden girilir.
Neden önemli?

Ters kayıtlar, sürecin önceki aşamalarında fark edilmeyen önemli hatalara işaret eder. Bunların sıklığını ve temel nedenlerini izlemek, süreci iyileştirmek ve finansal hataları azaltmak için gereklidir.

Nereden alınır?

Ters kayıt, bir ters kayıt belgesi oluşturulduğunda belirlenir. Orijinal belge başlığında (BKPF) ters kayıt belgesi numarası (BKPF-STBLG) bulunur ve bunun tersi de geçerlidir. Ters kayıt belgesinin posting date alanı olay zamanıdır.

Yakalayın

BKPF-STBLG alanında değer bulunan belgeleri belirleyin ve ters kayıt belgesinin posting date alanını kullanın.

Olay türü explicit
Ödeme gerçekleştirildi
Bu, standart süreçte ödemenin yapıldığı ve faturanın kapatıldığı son faaliyettir. Bu işlem, tutarın tedarikçiye ödendiğini gösterir.
Neden önemli?

Bu olay, P2P fatura yaşam döngüsünün sonunu gösterir. Uçtan uca toplam çevrim süresini hesaplamak ve vadesinde ödeme performansını vade tarihiyle karşılaştırarak ölçmek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu olay, tedarikçi kalemindeki kapatma belgesi bilgilerinden alınır. Clearing Date (BSEG-AUGDT) ve Clearing Document (BSEG-AUGBL), ödemenin yapıldığını gösterir.

Yakalayın

Kapatılmış tedarikçi kalemindeki clearing date (BSEG-AUGDT) alanını kullanın.

Olay türü explicit
Fatura onaya gönderildi
Bu etkinlik, fatura için resmi bir onay iş akışının başlatıldığını gösterir. Genellikle faturanın durumunun 'onay bekliyor' olarak değişmesi veya bir iş akışı öğesinin oluşturulmasıyla anlaşılır.
Neden önemli?

Onay çevrim süresini ölçmek için başlangıç noktası budur. Onayların ne zaman başladığını anlamak, onay iş akışındaki darboğazları belirlemek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu durum genellikle fatura nesnesiyle (ör. BUS2081) ilişkilendirilmiş bir SAP Business Workflow başlangıcından (SWW_WI2OBJ tablosu) veya belge başlığındaki özel bir durum alanında yapılan değişiklikten anlaşılır.

Yakalayın

Fatura belgesiyle ilişkili bir Workflow öğesinin oluşturulmasından çıkarım yapın.

Olay türü inferred
Fatura park edildi
Sisteme girilmiş ancak henüz genel muhasebeye kaydedilmemiş bir faturayı ifade eder. Park etme işlemi, eksik faturaları kaydetmek veya muhasebeleştirme öncesinde daha sonra incelemek için kullanılır.
Neden önemli?

Park etme, süreçte bilinçli bir duraklamaya işaret eder. Park edilmiş faturaların süresini ve sıklığını izlemek, resmi muhasebeleştirme ve onay döngüsü başlamadan önceki gecikme nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu durum, park etme işlemleriyle oluşturulan belgelerden (ör. MIR7, FV60) veya BKPF tablosundaki belirli durum alanlarının ya da VBKPF gibi park edilmiş belgelere ayrılmış tabloların kontrol edilmesiyle belirlenebilir.

Yakalayın

Park etme işlemleriyle oluşturulan belgeleri belirleyin veya park edilmiş belge durumunu kontrol edin.

Olay türü explicit
Fatura reddedildi
Onay süreci sırasında bir faturanın reddedilmesini ifade eder. Bu olay yeniden işlemeyi tetikler ve düzeltme ile yeniden gönderim gerektirir.
Neden önemli?

Fatura retleri, süreç verimsizliğinin ve veri kalitesi sorunlarının önemli bir göstergesidir. Ret sıklığını ve nedenlerini analiz etmek, iyileştirme ve eğitim fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu durum, SAP iş akışındaki 'reddedildi' gibi belirli durum güncellemelerinden veya mevcut onay iş akışını iptal ederek belgeyi işlem sorumlusuna geri gönderen olaylardan anlaşılır.

Yakalayın

Reddedilmeyi gösteren Workflow durumu değişikliklerinden çıkarım yapın.

Olay türü inferred
Fatura verileri güncellendi
Bu faaliyet, fatura belgesinin ilk oluşturulmasından sonra yapılan bir değişikliği gösterir. Ret sonrasındaki yeniden işleme döngülerinde veya hataların düzeltilmesi sırasında sık görülür.
Neden önemli?

Sık yapılan güncellemeler, yeniden işlemeye ve veri giriş noktasındaki olası veri kalitesi sorunlarına işaret eder. Bu değişiklikleri izlemek, düzeltmeler için harcanan çabayı ölçmeye ve yaygın hataları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Temel alanlardaki değişiklikler SAP'nin değişiklik belgesi tabloları CDHDR (başlık) ve CDPOS (kalem) içinde günlüğe kaydedilir. İlgili fatura nesnesindeki değişiklikler filtrelenerek olaylar oluşturulabilir.

Yakalayın

Fatura nesnesi için CDHDR ve CDPOS tablolarından değişiklik olaylarını çıkarın.

Olay türü explicit
Geç ödeme gerçekleştirildi
Bu, bir faturanın ödemesi hesaplanan vade tarihinden sonra gerçekleştirildiğinde oluşan hesaplanmış bir olaydır. İki tarih alanı karşılaştırılarak türetilir.
Neden önemli?

Bu faaliyet, vadesinde ödeme KPI'larını doğrudan destekler ve tedarikçi ilişkilerine zarar verebilecek, cezalara yol açabilecek sık gecikmiş ödemeleri yapan tedarikçileri veya iş birimlerini belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu değer, Clearing Date (BSEG-AUGDT) ile Net Due Date karşılaştırılarak hesaplanır. Vade tarihi ise Baseline Date (BSEG-ZFBDT) ve ödeme koşullarından (BSEG-ZTERM) hesaplanır.

Yakalayın

BSEG-AUGDT > (BSEG-ZFBDT + ödeme koşulundaki gün sayısı) karşılaştırmasıyla türetin.

Olay türü calculated
Ödeme blokesi ayarlandı
Bir faturanın ödenmesini engellemek amacıyla üzerine bilerek bloke konulmasını ifade eden faaliyettir. Bunun nedeni çoğunlukla fiyat veya miktar tutarsızlıkları ya da bekleyen bir alacak dekontudur.
Neden önemli?

Ödeme blokeleri, geç ödemelerin ve tedarikçi anlaşmazlıklarının başlıca nedenlerindendir. Blokelerin sıklığını, süresini ve nedenlerini analiz etmek, zamanında ödeme oranlarını iyileştirmek için önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, fatura kalemindeki Payment Block Key alanında (BSEG-ZLSPR) yapılan değişikliklerin izlenmesiyle yakalanır. CDHDR ve CDPOS içindeki değişiklik günlükleri, blokenin ne zaman ve hangi kullanıcı tarafından konulduğuna ilişkin zaman damgasını ve kullanıcı bilgisini sağlar.

Yakalayın

BSEG-ZLSPR alanının değişiklik belgeleri (CDHDR/CDPOS) üzerinden doldurulduğu zamanı belirleyin.

Olay türü explicit
Ödeme blokesi kaldırıldı
Daha önce konulmuş bir ödeme blokesinin kaldırıldığı ve sorunun çözüldüğü durumu ifade eder. Böylece fatura yeniden ödeme için uygun hale gelir.
Neden önemli?

Bir bloğun konulması ile kaldırılması arasındaki süre, süreç istisnasının çözüm süresini ifade eder. Bu süreyi kısaltmak, verimliliği ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirmek için önemlidir.

Nereden alınır?

Bu olay, Payment Block Key alanı (BSEG-ZLSPR) temizlendiğinde kaydedilir. Bu değişiklik CDHDR ve CDPOS tablolarına yazılır ve bloğun kaldırıldığı zaman damgasını sağlar.

Yakalayın

BSEG-ZLSPR alanının değişiklik belgeleri (CDHDR/CDPOS) üzerinden ne zaman temizlendiğini belirleyin.

Olay türü explicit
Ödeme teklifi oluşturuldu
Fatura, bir ödeme çalışmasının parçası olarak seçilir ve ödeme teklifine dahil edilir. Bu, otomatik ödeme sürecinin ilk adımıdır.
Neden önemli?

Bu faaliyet, ödeme niyetini gösterir. Bu adım ile nihai ödeme işlemi arasındaki gecikmeler, ödeme çalışması sürecindeki, onaylardaki veya banka iletişimindeki sorunları ortaya çıkarabilir.

Nereden alınır?

Bu bilgi, özellikle ödeme teklifine dahil edilen kalemleri içeren REGUP olmak üzere ödeme çalışması tablolarında bulunabilir. İlgili REGUH tablosundaki çalışma tarihi zaman damgasını sağlar.

Yakalayın

Bir ödeme teklifi çalışmasından sonra faturanın REGUP tablosunda göründüğü zamanı belirleyin.

Olay türü explicit
Önerilen İsteğe bağlı

Çıkarma rehberleri

Verilerinizi SAP S/4HANA'dan nasıl alırsınız

Başlamaya hazır mısınız?

Fatura işleme sürecinizi bugün optimize etmeye başlayın. Bu Template, operasyonel iyileştirmeler ve daha yüksek verimlilik elde etmenin ilk adımıdır.

SAP S/4HANA'da P2P Fatura İşleme sürecini şimdi optimize edin

Darboğazları belirleyin ve fatura çevrim süresini %30 veya daha fazla azaltın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Kurulum birkaç dakika sürer.