Çalışan işe alıştırma Veri Seti Templateiniz

Bu öznitelik, daha geniş işe alım sürecindeki tek bir adımı veya olayı tanımlar. Örnekler arasında “Teklif Kabul Edildi”, “Geçmiş Kontrolü Tamamlandı” ve “BT Kullanıma Hazırlama Talep Edildi” yer alır. Faaliyetleri açık ve tutarlı biçimde adlandırmak, doğru ve anlaşılır bir süreç haritası oluşturmak için önemlidir.

Analizde Faaliyet Adı, süreç akışını görselleştirmek, belirli adımlar arasındaki darboğazları belirlemek ve her faaliyetin sıklığını ölçmek için kullanılır. Süreç haritasının temelini oluşturur ve analistlerin işe alım yolculuğunun her aşamasında neler olduğunu anlamasını sağlar. Faaliyetlerin sırasını ve sıklığını incelemek, süreç sapmalarını ve verimsizlikleri ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Sürecin tek tek adımlarını tanımlar; süreç haritası oluşturulmasını ve Workflow, darboğazlar ile sapmaların analiz edilmesini sağlar.

İK, BT ve işe alım sistemlerindeki olay günlüklerinden, görev yönetimi modüllerinden veya denetim izlerinden alınır.

İşe Alım Vakası Kimliği, tek bir yeni çalışanın işe alım yolculuğunun başlangıçtan sona kadar izlenmesini sağlayan birincil anahtardır. İlk teklif kabulünden gerekli tüm görevlerin tamamlanmasına kadar her ayrı işe alım sürecine benzersiz bir tanımlayıcı atanır. Bu kimlik, ilgili tüm olayları, görevleri ve kilometre taşlarını birbirine bağlar.

Process Mining kapsamında bu öznitelik, vakaların ilişkilendirilmesi için temel niteliktedir. Yazılım, her yeni çalışan için uçtan uca süreç akışını yeniden oluşturabilir ve “Geçmiş Kontrolü Başlatıldı” ile “Ekipman Teslim Edildi” gibi farklı olayları tek ve tutarlı bir zaman çizelgesinde birleştirebilir. Güvenilir bir vaka tanımlayıcısı olmadan süreçleri vaka düzeyinde analiz etmek mümkün değildir.

Tek bir yeni çalışanın işe alım yolculuğuyla ilgili tüm olayları birbirine bağlayan ve uçtan uca süreç analizini mümkün kılan temel anahtardır.

Yeni bir çalışan için işe alım süreci başlatıldığında genellikle ana İK veya işe alım yönetim sistemi tarafından oluşturulur.

Olay Zamanı, bir faaliyetin gerçekleştiği kesin anı kaydeden zaman damgasıdır. Bu zaman damgası, olayları kronolojik olarak sıralamak ve süreçteki farklı adımlar arasındaki süreleri hesaplamak için önemlidir. Bir faaliyetin tamamlanma zamanını veya anlık bir olayın gerçekleşme zamanını göstermelidir.

Bu öznitelik, Process Mining kapsamındaki zamana dayalı tüm analizlerin temelidir. Çevrim süreleri, bekleme süreleri ve işlem süreleri gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için kullanılır. Zaman damgalarını analiz ederek darboğazları belirleyebilir, süreç performansını hizmet seviyesi anlaşmalarıyla karşılaştırabilir ve faaliyetlerin zamana göre dağılımını anlayabilirsiniz.

Bu zaman damgası, olayları sıralamak, çevrim süresi ve bekleme süresi gibi zamana bağlı tüm metrikleri hesaplamak ve süreç darboğazlarını keşfetmek için gereklidir.

Her işe alım görevi veya kilometre taşıyla ilişkili sistem günlüklerinde ya da işlem kayıtlarında bulunur; genellikle tamamlanma tarihi veya oluşturulma tarihi olarak adlandırılır.

Bu öznitelik, Veri Setindeki her olayın kaynak bilgi sistemini tanımlar. Örneğin bu sistem bir HRIS, Aday Takip Sistemi (ATS) veya BT Hizmet Yönetimi (ITSM) aracı olabilir. İşe alım süreçleri çoğu zaman birden fazla sisteme yayıldığından, kaynağı izlemek veri doğrulaması ve sistemler arası etkileşimleri anlamak için önemlidir.

Process Mining analizinde kaynak sistemi bilmek, veri kalitesi sorunlarını teşhis etmeye ve farklı platformlar arasındaki devirleri anlamaya yardımcı olur. Örneğin, İK sistemindeki bir faaliyet ile BT sistemindeki karşılık gelen faaliyet arasındaki gecikmeyi analiz etmek, entegrasyon sorunlarını veya manuel veri aktarımından kaynaklanan gecikmeleri ortaya çıkarabilir. Bu bilgi, belirli süreç adımlarının neden bu şekilde ilerlediğini anlamak için bağlam sağlar.

Her olayın kaynağını belirler; veri kalitesi sorunlarını gidermek ve farklı kurumsal sistemler arasındaki süreç devirlerini analiz etmek için önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) sürecinde eklenir veya merkezi bir veri ambarında standart alan olarak bulunur.

Bu öznitelik, verilerin kaynak sistemle en son eşitlendiği zamanı gösteren bir zaman damgası sağlar. Analiz edilen verilerin güncelliğini ve ne kadar yeni olduğunu anlamak için gerekli bir üst veri alanıdır. İş faaliyetinin gerçekte ne zaman gerçekleştiğini kaydeden Olay Zamanından farklıdır.

Son Veri Güncellemesi zaman damgası, veri yönetişimi ve analizlerin güncel bilgilere dayanmasını sağlamak açısından önemlidir. Dashboard kullanıcılarının gerçek zamanlı verileri mi yoksa belirli bir andaki görüntüyü mü incelediklerini anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca veri hatlarını hata ayıklamak ve veri çıkarma süreçlerinin planlandığı gibi çalıştığını doğrulamak için de gereklidir.

Verilerin güncelliğini gösterir; veri yönetişimi ve süreç analizinin operasyonların en güncel durumunu yansıtmasını sağlamak için gereklidir.

Bu zaman damgası genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) aracı veya veri hattı tarafından veri alma sürecinde oluşturulur ve kaydedilir.

Çalışan Kimliği, yeni çalışanın şirketin insan kaynakları bilgi sistemine (HRIS) resmi olarak kaydedilmesiyle atanan benzersiz koddur. Bu kimlik, İşe Alım Vakası Kimliğinden farklıdır ve çalışanın kalıcı kaydındaki birincil anahtar olarak kullanılır.

İşe Alım Vakası Kimliği süreci izlerken Çalışan Kimliği, işe alım faaliyetlerini belirli bir kişiye bağlar. Böylece işe alım deneyimini gelecekteki çalışan performansı, bağlılığı veya elde tutma oranıyla ilişkilendirmek gibi uzun vadeli analizler yapılabilir. Ayrıca işe alım verilerini ana İK sistemindeki kıdem süresi veya rol değişiklikleri gibi diğer çalışan öznitelikleriyle zenginleştirmek için kullanılır.

İşe alım sürecini çalışanın kalıcı kaydına bağlar ve işe alımın çalışanı elde tutma ile performans üzerindeki etkisinin uzun vadeli analizini sağlar.

Yeni çalışanın profili oluşturulduktan sonra ana İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminden (HRIS) veya çalışan ana veri dosyasından alınır.

Bu öznitelik, yeni çalışanın işe başladığı resmi tarihi gösterir. İşe alım sürecinde önemli bir kilometre taşıdır ve birçok performans metriği için temel referans noktası olarak kullanılır.

Çalışanın İşe Başlama Tarihi, işe başlamadan önceki ve başladıktan sonraki işe alım aşamalarını ayırmak için kullanılır. “İlk Gün Hazırlık Oranı” ve “İşe Alım Öncesi Çevrim Süresi” gibi KPI'ları hesaplamak için gereklidir. Şirketler, “Ekipman Teslim Edildi” gibi faaliyetlerin zaman damgalarını işe başlama tarihiyle karşılaştırarak yeni çalışanın gelişine ne kadar iyi hazırlandıklarını ölçebilir. Bu tarih, işe alım öncesi tüm faaliyetler için önemli bir son tarih görevi görür.

İşe alım öncesi ve sonrası faaliyetleri ayıran önemli bir tarihtir; “İlk Gün Hazırlığı” ve diğer temel KPI'ları ölçmek için gereklidir.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminde (HRIS) çalışanın sözleşmesinde veya profilinde saklanan temel bir tarih alanıdır.

Bu öznitelik, yeni çalışanın bağlı olduğu “Satış”, “Mühendislik” veya “Finans” gibi organizasyonel birimi belirtir. Her işe alım vakası için önemli bir iş bağlamı sağlar.

Process Mining analizinde departman, filtreleme ve karşılaştırma için temel bir boyuttur. Analistler, performansın kuruluş genelinde nasıl değiştiğini anlamak için işe alım süreçlerini departmanlara göre ayırabilir. Örneğin, en iyi uygulamaları veya destek gerektiren alanları belirlemek için Mühendislik departmanının ortalama işe alım çevrim süresi Pazarlama departmanıyla karşılaştırılabilir. Bu alan, kaynak dağılımını anlamaya ve işe alım yolculuğundaki departmana özgü darboğazları belirlemeye de yardımcı olur.

Farklı iş birimleri arasındaki işe alım verimliliğini, süreç farklılıklarını ve yeni çalışan deneyimlerini karşılaştırmanızı sağlar; standardizasyon fırsatlarını ortaya çıkarır.

Genellikle İK sistemindeki yeni çalışanın çalışan profilinden veya iş talebi verilerinden alınır.

İş Unvanı özniteliği, yeni çalışanın üstleneceği pozisyonun “Yazılım Mühendisi”, “Müşteri Yöneticisi” veya “İK Uzmanı” gibi resmi adını tanımlar. Bu bilgi, işe alım süreci analizine daha ayrıntılı bir boyut kazandırır.

Süreci İş Unvanına veya iş seviyesine göre analiz etmek önemli kalıpları ortaya çıkarabilir. Örneğin yönetici pozisyonlarının işe alım süreci, giriş seviyesi pozisyonlara göre önemli ölçüde farklı ve daha uzun olabilir. Bu öznitelik, farklı çalışan grupları için özel süreç görünümleri oluşturmanızı sağlar. Böylece karşılaştırmalar benzer roller arasında yapılabilir ve role özel işe alım yolları tasarlanabilir.

İşe alım sürecinin farklı rollerde nasıl değiştiğini analiz etmenizi sağlar; role özel süreç optimizasyonu ve uyarlama ihtiyaçlarını belirlemeye yardımcı olur.

İş talebinden veya İnsan Kaynakları Bilgi Sistemindeki (HRIS) çalışanın pozisyon ayrıntılarından alınır.

İşe Alım Yöneticisi özniteliği, yeni çalışanın doğrudan yöneticisini tanımlar. Bu kişi, yeni çalışanın kuruma uyumu, eğitimi ve ilk performansından öncelikli olarak sorumludur.

Process Mining kapsamında faaliyetleri İşe Alım Yöneticisine göre analiz etmek, yöneticilerin işe alım sürecine katılımındaki ve etkinliğindeki farklılıkları ortaya çıkarabilir. İşe alım görevlerini tamamlamada oldukça verimli olan yöneticileri, ek desteğe veya eğitime ihtiyaç duyabilecek yöneticilerden ayırmaya yardımcı olur. Bu bilgi, yönetici sorumluluğunu ve doğrudan yöneticiden büyük ölçüde etkilenen yeni çalışan deneyiminin tutarlılığını iyileştirmek için önemlidir.

Yöneticilerin işe alım sorumluluklarını yerine getirme performansını ve tutarlılığını değerlendirmeye yardımcı olur; yeni çalışan deneyimini ve üretkenliğe ulaşma süresini doğrudan etkiler.

İş talebi verilerinden veya İK sisteminde tanımlanan çalışanın raporlama yapısından alınır.

Bu öznitelik, yeni çalışanın görev yapacağı coğrafi veya fiziksel konumu belirtir. Bu konum bir şehir, ülke, belirli bir ofis binası veya “Uzaktan” gibi bir tanım olabilir.

Konum, analiz için önemli bir boyuttur. Farklı yasal gereklilikler, ofis lojistiği veya bölgesel yönetim uygulamaları nedeniyle işe alım süreçleri coğrafyaya göre önemli ölçüde değişebilir. Süreçleri konuma göre filtreleyerek veya karşılaştırarak bölgesel tutarsızlıkları belirleyebilir, yerel düzenlemelere uyumluluğu sağlayabilir ve uygun olduğunda işe alım deneyimini standartlaştırabilirsiniz. Bu alan, yerel ihtiyaçlarla kurumsal standartları dengelemek isteyen küresel şirketler için özellikle önemlidir.

İşe alım sürecindeki coğrafi farklılıkları analiz etmenizi sağlar; küresel bir kuruluşta uyumluluğu sağlamak ve deneyimi standartlaştırmak için önemlidir.

Bu bilgi genellikle İK sistemindeki çalışan profilinde saklanır ve çoğu zaman iş talebine göre belirlenir.

Olay Bitiş Zamanı, süreye sahip bir faaliyetin tamamlandığı anı gösterir. İşe alım olaylarının çoğu anlık olsa da “Geçmiş Kontrolü” veya “Zorunlu Eğitim” gibi bazı görevlerin belirgin bir başlangıç ve bitiş zamanı vardır. Bu öznitelik, bu tür görevlerin bitiş noktasını kaydeder.

Process Mining kapsamında başlangıç ve bitiş zamanlarının birlikte bulunması, faaliyet işlem süresinin hassas biçimde hesaplanmasını sağlar. Bu süre, faaliyetler arasındaki süreyi ifade eden bekleme süresinden farklıdır. İşlem süresini analiz etmek, yalnızca adımlar arasındaki uzun gecikmeleri değil, hangi görevlerin tamamlanmasının en uzun sürdüğünü de belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca doğru kaynak kullanım modelleri oluşturmak ve belirli görevlerdeki darboğazları ayrıntılı biçimde analiz etmek için önemlidir.

Belirli faaliyetlerin tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü, yani işlem süresini, hassas biçimde hesaplamanızı sağlar. Bu bilgi kaynak analizi ve verimsiz görevlerin belirlenmesi için önemlidir.

Genellikle bir faaliyetin “Devam Ediyor” ve “Tamamlandı” gibi ayrı durumlara sahip olduğu görev yönetimi veya Workflow sistemlerinde bulunur.

Bu öznitelik, belirli bir faaliyeti kimin veya neyin gerçekleştirdiğini tanımlar. Gerçekleştiren kişi, işe alım yöneticisi gibi belirli bir kullanıcı, “BT Destek” gibi bir rol veya otomatik bir sistem ya da bot olabilir. Bu bilgi, süreçteki kaynak katılımını ve devirleri anlamak için önemlidir.

Olayı Gerçekleştireni analiz etmek, etkileşimleri ve iş yüklerini gösteren bir sosyal ağ veya organizasyon haritası oluşturmanıza yardımcı olur. Hangi departmanların veya kişilerin darboğaz oluşturduğunu belirleyebilir ve tekrarlanan manuel görevleri ortaya çıkararak otomasyon fırsatlarını gösterebilir. Görevlerin kim tarafından yapıldığını anlamak, kaynakları optimize etmek ve işlevler arası iş birliğini iyileştirmek için temel niteliktedir.

Her görevi kimin gerçekleştirdiğini gösterir; iş yükü dağılımını, devir verimliliğini ve otomasyon fırsatlarını analiz etmenizi sağlar.

Kaynak sistemin denetim izinde veya olay günlüğü verilerinde bulunur; genellikle “Kullanıcı Kimliği”, “Değiştiren” veya “Sistem Aracısı” olarak kaydedilir.

Bu öznitelik, yeni çalışanın şirketle olan çalışma düzenini sınıflandırır. Yaygın değerler arasında “Tam Zamanlı”, “Yarı Zamanlı”, “Sözleşmeli” ve “Stajyer” bulunur. Çalışma türü, işe alım sürecinin karmaşıklığını ve gerekliliklerini çoğu zaman belirler.

Süreci Çalışma Türüne göre analiz etmek, süreç farklılıklarını anlamak için önemlidir. Örneğin bir sözleşmeli çalışanın işe alımı, tam zamanlı bir çalışana kıyasla çok daha kısa sürebilir ve farklı yasal ya da BT adımları içerebilir. Analizi bu özniteliğe göre bölümlere ayırmak, performans metriklerinin adil biçimde değerlendirilmesini sağlar ve farklı çalışan türleri için ayrı işe alım yollarını optimize etmeye yardımcı olur.

İşe alım sürecini farklı çalışan türlerine göre bölümlere ayırmanızı sağlar; adil performans karşılaştırmalarına ve farklı süreç yollarının optimize edilmesine yardımcı olur.

Ana İK sistemindeki çalışanın iş veya pozisyon verilerinde bulunan temel bir özniteliktir.

Bu öznitelik, işe alıştırma vakasının yaşam döngüsünde hangi aşamada olduğunu üst düzeyde özetler. Yaygın durumlar arasında "Devam ediyor", "Tamamlandı", "İptal edildi" veya "Beklemede" bulunur. Bu genellikle süreç ilerledikçe değişen vaka düzeyinde bir özniteliktir.

İşe alıştırma durumu, operasyonel izleme ve üst düzey Dashboardlar oluşturma açısından özellikle yararlıdır. Paydaşların etkin, tamamlanmış veya sorun yaşayan işe alıştırma vakalarının sayısını hızlıca görmesini sağlar. Process Mining kapsamında tamamlanmamış veya iptal edilmiş vakaları filtreleyerek kök neden analizi yapabilir ve bazı işe alıştırma süreçlerinin neden başarıyla tamamlanamadığını anlayabilirsiniz.

Vaka ilerlemesine üst düzey bir bakış sunar; operasyonel izlemeyi ve tamamlanmamış ya da iptal edilmiş işe alım süreçlerinin kök neden analizini sağlar.

Bu durum genellikle ana işe alım veya İK Workflow yönetim sisteminde yönetilir ve güncellenir.

Bu öznitelik yeni çalışanın ad soyad bilgisini içerir. Her işe alıştırma vakası için insanların kolayca okuyabileceği bir tanımlayıcı sağlar. Böylece kullanıcılar kimlik numaralarını başka kaynaklarla karşılaştırmadan belirli vakaları daha kolay inceleyebilir.

Genellikle toplu süreç analizinde kullanılmasa da Yeni çalışanın adı, operasyonel izleme ve tek tek vakaların ayrıntılarına inme açısından çok değerlidir. Örneğin işe alıştırma ilerlemesini izleyen canlı bir Dashboard, belirli bir aşamada takılan yeni çalışanların adlarını gösterebilir. Böylece İK çalışanları veya yöneticiler doğrudan müdahale edebilir. Bu bilgi, Process Mining Dashboardlarına önemli bir kullanım kolaylığı katmanı ekler.

Tek tek vakalar için insanlar tarafından okunabilir bir tanımlayıcı sağlar; yöneticilerin ve İK çalışanlarının belirli işe alım yolculuklarını izlemesini ve incelemesini kolaylaştırır.

Aday Takip Sistemindeki (ATS) veya İnsan Kaynakları Bilgi Sistemindeki (HRIS) yeni çalışan profilinden alınır.