Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme için Veri Templateiniz

Microsoft Dynamics 365
Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme için Veri Templateiniz

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme için Veri Templateiniz

Bu Template, Microsoft Dynamics 365'te Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme sürecinizi analiz etmek için gereken temel verileri nasıl çıkaracağınızı açıklar. Toplanması gereken önemli öznitelikleri, izlenecek temel etkinlikleri ve veri çıkarma adımlarını içerir. Sürecinizi ayrıntılı biçimde analiz edip iyileştirmek için gereken tüm bilgileri topladığınızdan emin olmak üzere bu kaynaktan yararlanın.
  • Ayrıntılı analiz için toplanması önerilen öznitelikler
  • Fatura işleme süreci boyunca izlenecek temel etkinlikler
  • Microsoft Dynamics 365'ten veri çıkarmaya yönelik rehber
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme öznitelikleri

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme sürecinizi ayrıntılı biçimde analiz etmek için olay günlüğünüze eklemeniz önerilen veri alanları şunlardır.
5 Zorunlu 7 Önerilen 10 İsteğe bağlı
Ad Açıklama
Etkinlik adı
ActivityName
Fatura işleme sürecinde belirli bir anda gerçekleşen iş olayının veya görevin adı.
Açıklama

Etkinlik adı, fatura sürecindeki belirli bir adımı veya durum değişikliğini açıklar. Örneğin 'Fatura kaydedildi', 'Fatura onaya gönderildi' veya 'Ödeme yapıldı'. Bu veri, süreç haritasını oluşturmak ve olayların sırasını anlamak için önemlidir.

Bu özniteliği analiz ederek süreç akışını görebilir, yaygın yolları belirleyebilir, sapmaları ve darboğazları ortaya çıkarabilirsiniz. Onaydan muhasebeleştirmeye kadar geçen süre gibi etkinlikler arasındaki çevrim sürelerini hesaplamak ve ret ya da ödeme blokesi gibi belirli olayların sıklığını ölçmek için kullanılır.

Neden önemli?

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; süreç akışını görselleştirmenizi ve farklı etkinlikler arasındaki geçişleri analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Bu öznitelik genellikle fatura işlemeyle ilgili çeşitli Dynamics 365 tablolarındaki durum alanları, işlem türleri veya değişiklik günlüğü kayıtlarının bir araya getirilmesiyle elde edilir.

Örnekler
Fatura onaya gönderildiEşleştirme tutarsızlığı bulunduÖdeme yapıldı
Fatura numarası
InvoiceNumber
Her satıcı faturasının yaşam döngüsünü izlemek için kullanılan benzersiz tanımlayıcı ve temel vaka kimliği.
Açıklama

Fatura numarası, tek bir satıcı faturasıyla ilişkili tüm etkinlikleri birbirine bağlayan benzersiz anahtardır. Faturanın teslim alınmasından ve kaydedilmesinden eşleştirme, onay ve nihai ödemeye kadar tüm yolculuğunu baştan sona izlemenizi sağlar.

Process Mining analizinde bu öznitelik temel niteliktedir. Vakayı tanımlayarak her faturanın süreç akışının yeniden oluşturulmasını sağlar. Böylece toplam çevrim süreleri hesaplanabilir, süreç varyantları belirlenebilir ve faturaya özgü özellikler ile sonuçlar analiz edilebilir.

Neden önemli?

Bu temel vaka kimliği, ilgili tüm olayları birbirine bağlayarak her faturanın yaşam döngüsünü ayrı ayrı analiz etmenizi sağlar.

Nereden alınır?

Bu bilgi genellikle VendInvoiceInfoTable gibi ana satıcı faturası tablosunun Num alanında bulunur.

Örnekler
INV-10056773245-AUS-001-98432
Olay zamanı
EventTime
Belirli bir etkinliğin veya olayın ne zaman gerçekleştiğini gösteren kesin zaman damgası.
Açıklama

Olay zamanı, yani zaman damgası, bir etkinliğin gerçekleştiği kesin tarih ve saati kaydeder. Event Logun temel bileşenlerinden biridir; etkinlikleri doğru sıraya koymak ve süreleri hesaplamak için gereken zaman bilgisini sağlar.

Analizde zamanla ilgili tüm metrikler bu zaman damgasına dayanır. Etkinliklerin süresini, farklı adımlar arasındaki çevrim süresini (ör. onay süresi) ve her faturanın toplam işlem süresini hesaplamak için kullanılır. Ayrıca zaman içindeki eğilimleri analiz etmenizi sağlar.

Neden önemli?

Bu zaman damgası, olayları sıralamak, tüm çevrim sürelerini ve süreleri hesaplamak ve süreç darboğazlarını belirlemek için gereklidir.

Nereden alınır?

Bu bilgi, VendInvoiceInfoTable, VendTrans veya iş akışı geçmişi tablolarındaki createdDateTime ve modifiedDateTime alanları gibi çeşitli tablolardaki tarih ve saat alanlarından alınır.

Örnekler
2023-04-15T09:00:12Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Kaynak sistem
SourceSystem
Olay verilerinin çıkarıldığı kayıt sistemi.
Açıklama

Bu öznitelik, etkinlik verilerinin geldiği kaynak uygulamayı belirtir. Bu süreçte kaynak genellikle 'Microsoft Dynamics 365' olur.

Harici bir OCR veya veri yakalama çözümü gibi birden fazla sistemin kullanıldığı ortamlarda bu alan, sürecin her adımının hangi sistemde gerçekleştiğini ayırt etmeye yardımcı olur. Veri kökenini netleştirir ve veri çıkarma sorunlarını gidermeyi kolaylaştırır.

Neden önemli?

Verilerin kaynağı hakkında önemli bağlam sağlar. Bu bilgi, verileri doğrulamak ve sürecin sistem ortamını anlamak açısından önemlidir.

Nereden alınır?

Veri dönüşümü sırasında Veri Seti’nin kaynağını belirtmek için eklenen sabit 'Microsoft Dynamics 365' değeridir.

Örnekler
Microsoft Dynamics 365
Son veri güncellemesi
LastDataUpdate
Bu sürecin verilerinin kaynak sistemden en son yenilendiği zamanı gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bu öznitelik, Veri Seti’nin Microsoft Dynamics 365'ten en son ne zaman çıkarılıp güncellendiğini kaydeder. Tek bir veri yüklemesindeki tüm kayıtlar için genellikle aynı değere sahiptir.

Bu bilgi, kullanıcıların analiz ettikleri verilerin ne kadar güncel olduğunu anlaması açısından önemlidir. Süreç içgörülerinin güncelliği hakkında bağlam sağlar; veri yenileme planlarını yönetmek ve veri akışlarını doğrulamak için gereklidir.

Neden önemli?

Verilerin ne kadar güncel olduğunu bildirir. Böylece kullanıcılar analizin hangi dönemi yansıttığını ve bir sonraki veri güncellemesinin ne zaman beklendiğini bilir.

Nereden alınır?

Bu zaman damgası, veri çıkarma veya ETL işlemi çalıştığı sırada oluşturulur ve Veri Seti’ne eklenir.

Örnekler
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Bitiş zamanı
EndTime
Belirli bir etkinliğin veya olayın tamamlandığı anı gösteren kesin zaman damgası.
Açıklama

Bitiş zamanı, bir etkinliğin ne zaman sona erdiğini kaydeder. Başlangıç zamanı (EventTime) ile birlikte kullanıldığında her adımın tamamlanmasının ne kadar sürdüğü kesin olarak hesaplanabilir.

Bu öznitelik, performans analizinde önemli bir metrik olan her etkinliğin İşlem süresini hesaplamak için gereklidir. Sürecin en çok zaman alan adımlarını belirleyerek iyileştirme çalışmalarının hedeflenmesini sağlar. Örneğin manuel kodlama veya onay adımının tam süresi ölçülebilir.

Neden önemli?

Etkinliklerin işlem sürelerinin doğrudan hesaplanmasını sağlar. Sürecin en çok zaman alan adımlarını belirlemek için temel veridir.

Nereden alınır?

StartTime gibi çeşitli tarih ve saat alanlarından alınır. Bazı etkinliklerde bir sonraki etkinliğin StartTime değeri kullanılabilir. Diğer durumlarda ise tamamlanma zamanını gösteren belirli bir zaman damgası kullanılabilir.

Örnekler
2023-04-15T09:15:20Z2023-05-20T18:00:00Z2023-06-01T11:05:45Z
Fatura Durumu
InvoiceStatus
Veriler çıkarıldığı sırada faturanın geçerli durumu.
Açıklama

Fatura Durumu, faturanın yaşam döngüsündeki mevcut aşamasını gösterir. Örneğin “Onay bekliyor”, “Onaylandı”, “Kaydedildi” veya “Ödendi”. Böylece faturanın ilerleyişi o an için görülebilir.

Bu öznitelik, mevcut iş yükünü ve birikmiş işleri gösteren operasyonel panolar oluşturmak için kullanılır. Yöneticilerin sürecin her aşamasında kaç fatura bulunduğunu anlamasına, kaynakları planlamasına ve operasyonları izlemesine yardımcı olur. “Fatura işleme hacmi ve durumu” panosu için temel bir veridir.

Neden önemli?

Tüm faturaların mevcut durumunu gösterir; operasyonları izlemek, iş yükünü yönetmek ve mevcut darboğazları belirlemek için gereklidir.

Nereden alınır?

Genellikle VendInvoiceInfoTable gibi ana fatura tablosundaki durum alanlarından elde edilir.

Örnekler
Onay bekliyorKaydedildiÖdendi
Fatura Tutarı
InvoiceAmount
Faturanın toplam parasal değeri.
Açıklama

Bu öznitelik, satıcı faturasındaki toplam borç tutarını gösterir. Her vaka için temel finansal veri noktalarından biridir.

Fatura Tutarı, gruplandırma ve analizlerde yaygın olarak kullanılır. Yüksek tutarlı faturaların daha sıkı bir onay sürecinden geçip geçmediğini veya işlenmelerinin daha uzun sürüp sürmediğini ortaya çıkarabilir. Panolarda fatura hacmini tutara göre incelemek için de kullanılır; ayrıca analiz kapsamındaki toplam harcamayı görmek üzere toplanabilir.

Neden önemli?

Finansal değere göre analiz yapılmasını sağlar. Yüksek tutarlı faturalara yönelik süreç iyileştirme çalışmalarına öncelik vermeye ve maliyet etkenlerini anlamaya yardımcı olur.

Nereden alınır?

Genellikle VendInvoiceInfoTable gibi fatura başlık tablolarında, InvoiceAmount veya Amount benzeri bir alanda bulunur.

Örnekler
1500.00250.7512500.50
Kullanıcı
User
Etkinliği gerçekleştiren kişinin kullanıcı kimliği veya adı.
Açıklama

Bu öznitelik, belirli bir süreç adımını gerçekleştirmekten sorumlu çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Otomatik adımlarda bu, bir sistem ya da hizmet hesabı olabilir.

Süreci kullanıcı bazında analiz etmek; iş yükünün nasıl dağıldığını anlamaya, eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye ve kişilerin ya da ekiplerin performansını karşılaştırmaya yardımcı olur. İşin kullanıcılar arasında gidip geldiği yeniden çalışma döngülerini incelemek ve farklı kullanıcıların aynı görevi nasıl tamamladığını anlamak için de önemlidir.

Neden önemli?

Kullanıcı veya ekip bazında performans ve iş yükü analizine olanak tanır; otomasyon düzeyini ve yeniden çalışmaya yol açan kaynakları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

İşlem veya iş akışı geçmişi tablolarındaki kullanıcı kimliği alanlarından alınır; örneğin createdby veya modifiedby alanlarından. Bu bilgi, iş akışı izleme tablolarında da bulunabilir.

Örnekler
j.doea.smithAX_Admin
Ödeme Vade Tarihi
PaymentDueDate
Kararlaştırılan ödeme koşullarına göre faturanın ödenmesi gereken tarih.
Açıklama

Ödeme Vade Tarihi, fatura tarihine ve satıcının ödeme koşullarına göre hesaplanır. Ödeme için sözleşmede belirlenen son tarihi gösterir.

Bu tarih, finansal performansı ve tedarikçi ilişkilerini yönetirken önemlidir. Gerçek “Ödeme yapıldı” tarihiyle karşılaştırılarak “Zamanında ödeme oranı” KPI’ı hesaplanır. Bu veriyi analiz etmek, geç ödemelere yol açan sistemik sorunları belirlemeye yardımcı olur. Bu sorunlar tedarikçi ilişkilerine zarar verebilir veya erken ödeme indirimlerinin kaçırılmasına neden olabilir.

Neden önemli?

Zamanında ödeme performansını ölçmek için temel alınır; finansal durum ve tedarikçi ilişkileri açısından önemli bir KPI’dır.

Nereden alınır?

Bu tarih genellikle sistem tarafından hesaplanır ve fatura tarihiyle ödeme koşullarına göre VendTrans gibi satıcı işlem tablolarında saklanır.

Örnekler
2023-05-152023-06-302023-07-20
Satıcı numarası
VendorNumber
Faturayı gönderen satıcı veya tedarikçinin benzersiz tanımlayıcısı.
Açıklama

Satıcı Numarası, ana verilerde bir tedarikçiyi benzersiz biçimde tanımlayan koddur. Fatura işlemini belirli bir tedarikçiye bağlayarak tedarikçi bazında analiz yapılmasını sağlar.

Bu öznitelik, süreç verilerini tedarikçiye göre gruplandırmak için gereklidir. “Onay süresi en uzun olan tedarikçiler hangileri?” veya “Bazı tedarikçilerde eşleştirme uyuşmazlıkları daha mı sık görülüyor?” gibi soruları yanıtlamanıza yardımcı olur. Tedarikçi bazında performans analizi, tedarikçilerle iş birliği ve süreç iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarabilir.

Neden önemli?

Tedarikçiye göre filtreleme ve kök neden analizi yapılmasını sağlar; belirli tedarikçilerle ilişkili performans sorunlarını veya örüntüleri belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Genellikle VendInvoiceInfoTable gibi satıcı faturası tablosunun başlık bölümünde bulunur ve VendTable içindeki ana satıcı verilerine bağlıdır.

Örnekler
V-1001V-2050V-8342
Satın Alma Siparişi Numarası
PurchaseOrderNumber
Faturanın bağlı olduğu Satın Alma Siparişinin (PO) tanımlayıcısı.
Açıklama

Satın Alma Siparişi Numarası, faturayı ilk satın alma belgesine bağlar. Fatura, PO ve mal kabulü arasında iki yönlü veya üç yönlü eşleştirme yapılan süreçlerde bu bilgi büyük önem taşır.

Bu öznitelik, genellikle farklı süreç akışlarını izleyen PO’lu ve PO’suz faturaların analiz edilmesini sağlar. Eşleştirme sürecinin ne kadar etkili olduğunu anlamak, eşleştirme uyuşmazlıklarını incelemek ve PO’ya bağlı faturaların doğrudan işlenme oranını ölçmek için önemlidir.

Neden önemli?

PO’ya bağlı faturaları PO’suz faturalardan ayırır. Bu ayrım, süreç farklılıklarının başlıca nedenlerinden biridir ve eşleştirme analizi için önemlidir.

Nereden alınır?

Genellikle fatura başlık tablosunda, örneğin VendInvoiceInfoTable içinde PurchId gibi bir alanda bulunur.

Örnekler
PO-001234PO-005678PO-009101
Departman
Department
Fatura giderlerinin yansıtıldığı maliyet merkezi veya departman.
Açıklama

Departman, faturadaki giderden sorumlu iş birimini veya maliyet merkezini belirtir. Genellikle fatura kodlama etkinliği sırasında belirlenir.

Süreci departman bazında analiz etmek; harcama, onay süreleri ve uyumluluk açısından departmanlar arasındaki farkları anlamak için önemlidir. En çok fatura istisnası görülen veya onay döngüsü en uzun olan departmanları belirlemeye yardımcı olur; böylece iletişim ve eğitim çalışmaları hedeflenebilir.

Neden önemli?

Maliyet ve süreç analizinin departman bazında yapılmasını sağlar; kuruluş genelindeki performans ve uyumluluk farklılıklarını ortaya çıkarır.

Nereden alınır?

Fatura satırlarına veya başlığına bağlı finansal boyutlardan alınır. Bunun için boyutlarla ilgili veri yapılarının sorgulanması gerekir.

Örnekler
SatışPazarlamaBT Operasyonları
Fatura Para Birimi
InvoiceCurrency
Fatura tutarının para birimi kodu (ör. USD, EUR).
Açıklama

Fatura Para Birimi, fatura tutarının hangi para biriminde olduğunu belirtir. Farklı ülkelerdeki tedarikçilerle çalışan çok uluslu kuruluşlar için bu bilgi önemlidir.

Bu öznitelik, Fatura Tutarı için gerekli bağlamı sağlar ve özellikle küresel operasyonlarda filtreleme ve raporlama amacıyla kullanılır. Finansal değerlerin doğru yorumlanmasını, para birimine göre analiz yapılmasını veya tutarların standart bir raporlama para birimine çevrilmesini sağlar.

Neden önemli?

Finansal tutarların doğru yorumlanması ve farklı bölgelerdeki fatura değerlerinin analiz edilmesi için gerekli bağlamı sağlar.

Nereden alınır?

Fatura tutarının yanında, fatura başlık tablosunda bulunur. Örneğin VendInvoiceInfoTable içindeki CurrencyCode alanı.

Örnekler
USDEURGBP
Ödeme Blokajı Nedeni
PaymentBlockReason
Faturaya neden ödeme blokajı konduğunu açıklayan neden kodu.
Açıklama

Ödeme blokajı, faturanın ödenmesini engeller. Bu öznitelik, genellikle kullanıcının seçtiği standart bir kod olan blokaj nedenini kaydeder. Örneğin “İtiraz edilen masraflar” veya “Mal kabulü bekleniyor”.

Bu öznitelik, “Ödeme blokajı sıklığı ve süresi” panosu için gereklidir. En sık görülen ödeme blokajı nedenlerini analiz etmek, Satın Almadan Ödemeye sürecindeki temel sorunları belirlemeye yardımcı olur. Bu nedenleri gidermek, ödeme gecikmelerini önemli ölçüde azaltabilir ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirebilir.

Neden önemli?

Ödemelerin neden bilerek ertelendiğini açıklar; ödeme blokajlarına yol açan önceki aşamalardaki sorunları belirlemeye ve çözmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Genellikle satıcı işlemi veya fatura kaydında, ödeme blokajı durumuyla ilişkili bir alandır. VendTrans gibi tablolarda bulunabilir.

Örnekler
Kalite itirazıAlacak dekontu bekleniyorManuel blokaj
Ödeme Koşulları
PaymentTerms
Satıcıyla kararlaştırılan ödeme koşulları; örneğin “Net 30” veya “2% 10, Net 30”.
Açıklama

Ödeme Koşulları, süreyi ve olası indirimleri de içeren, satıcıya ödeme konusunda üzerinde anlaşılan şartları tanımlar. Bu bilgi genellikle satıcı ana verilerinden veya satın alma siparişinden alınır.

Bu öznitelik, Ödeme Vade Tarihi ve Zamanında ödeme oranı KPI’ı için gerekli bağlamı sağlar. Belirli ödeme koşullarının geç ödemelerle ilişkili olup olmadığını analiz etmek, operasyonel sorunları ortaya çıkarabilir. Ayrıca finansal planlamaya ve işletme sermayesinin etkili yönetimine yardımcı olur.

Neden önemli?

Ödeme vade tarihlerini anlamak için bağlam sağlar; ödeme zamanlamasının finansal etkisini ve indirimlerden yararlanma oranlarını analiz etmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu bilgi satıcı ana verilerinde (VendTable) saklanır ve VendInvoiceInfoTable gibi işlem tablolarına kopyalanır.

Örnekler
Net 30Net 602% 10, Net 30
Otomatik mi
IsAutomated
Bir etkinliğin sistem tarafından mı yoksa bir kullanıcı tarafından mı gerçekleştirildiğini belirten işaret.
Açıklama

Bu boole özniteliği (true/false), sistemin gerçekleştirdiği olayları manuel kullanıcı görevlerinden ayırır. Örneğin fatura eşleştirme adımı otomatik olabilirken uyuşmazlıkların ele alınması manuel olabilir.

Bu özniteliği analiz etmek, süreçteki otomasyon düzeyini anlamak için önemlidir. Otomasyon çalışmalarının başarısını ölçmeye, devam eden manuel darboğazları belirlemeye ve verimliliği artırıp hataları azaltacak yeni otomasyon fırsatlarını görmeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Süreçteki otomasyon düzeyini ölçmeye, manuel darboğazları belirlemeye ve verimliliği artırma fırsatlarını görmeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Genellikle “Kullanıcı” özniteliğine göre belirlenir. Kullanıcı bilinen bir sistem veya hizmet hesabıysa bu işaret true olarak ayarlanır.

Örnekler
truefalse
Ret Nedeni
RejectionReason
Onaylayanın faturayı reddederken belirttiği neden.
Açıklama

Bir fatura onay iş akışı sırasında reddedildiğinde, onaylayan genellikle bir neden belirtir. Bu öznitelik, önceden tanımlanmış bir kod veya serbest metin olabilen bu açıklamayı kaydeder.

Bu veri, “Fatura ret analizi” panosu için önemlidir. “Hatalı PO numarası”, “Mükerrer fatura” veya “Fiyat uyuşmazlığı” gibi ret nedenlerini anlamak için gereken niteliksel bilgiyi sağlar. Bu nedenleri analiz etmek, ret oranını düşürmeye yönelik çalışmalara öncelik vermeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Faturaların neden reddedildiğini doğrudan gösterir; yeniden çalışmayı azaltmaya ve ilk seferde doğru tamamlama oranını artırmaya yönelik hedefli adımlar atılmasını sağlar.

Nereden alınır?

Genellikle iş akışı işlem tablolarındaki yorumlarda veya geçmiş kayıtlarında bulunur.

Örnekler
Hatalı miktarMükerrer faturaOnay limiti aşıldı
Şirket Kodu
CompanyCode
Faturayı işleyen kuruluş içindeki tüzel kişiliğin veya şirketin tanımlayıcısı.
Açıklama

Şirket Kodu, faturanın finansal sorumluluğunu üstlenen tüzel kişiliği belirtir. Birden fazla şirketten oluşan kuruluşlarda bu, finansal gruplandırma için önemli bir veri noktasıdır.

Bu öznitelik, süreç analizinin farklı tüzel kişiliklere göre filtrelenmesini veya karşılaştırılmasını sağlar. Grup içindeki belirli şirketlerde süreç performansının, politikaların ya da darboğazların farklı olup olmadığını ortaya çıkararak yerel süreç iyileştirme çalışmalarını destekler.

Neden önemli?

Süreç analizinin tüzel kişiliğe göre gruplandırılmasını sağlar. Bu, birden fazla şirketten oluşan büyük kuruluşlar için önemlidir.

Nereden alınır?

Dynamics 365'teki finans tablolarının çoğunda bulunan standart bir alandır; genellikle DataAreaId olarak adlandırılır.

Örnekler
USMFDEMFGBSI
Toplam çevrim süresi
TotalCycleTime
Tek bir faturanın alınmasından ödenmesine kadar işlenmesi için geçen toplam süre.
Açıklama

Toplam çevrim süresi, bir faturanın süreçte geçirdiği sürenin tamamını ölçer. Belirli bir fatura numarası için ilk etkinliğin (ör. “Fatura kaydedildi”) zamanıyla son etkinliğin (ör. “Ödeme yapıldı”) zamanı arasındaki fark olarak hesaplanır.

Bu, genel süreç verimliliğini ölçen temel KPI’lardan biridir. Üst düzey bir performans görünümü sunar ve “Fatura uçtan uca çevrim süresi” panosunda kullanılır. Bu metrikteki eğilimleri incelemek ve verileri tedarikçi ya da tutar gibi özniteliklere göre gruplandırmak, genel iyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Neden önemli?

Genel süreç hızını ve verimliliğini gösteren temel üst düzey KPI’dır; her faturanın performansını özetler.

Nereden alınır?

Process Mining aracında veya veri hazırlığı sırasında vaka düzeyinde hesaplanır. Her CaseId için ilk ve son olay zaman damgaları arasındaki farktır.

Örnekler
P15DP22DT5H30MP7D
Uyuşmazlık Türü
MatchingDiscrepancyType
Fatura ile PO eşleştirmesi sırasında bulunan uyuşmazlığın türünü sınıflandırır.
Açıklama

İki yönlü veya üç yönlü eşleştirme sırasında bir uyuşmazlık oluştuğunda bu öznitelik sorunun niteliğini belirtir. Örneğin “Fiyat uyuşmazlığı”, “Miktar uyuşmazlığı” veya “Mal kabulü eksik”.

Bu veri, “Eşleştirme uyuşmazlıklarını çözme süresi” panosunun temelini oluşturur. Farklı uyuşmazlık türlerinin sıklığını analiz ederek eşleştirme hatalarının kök nedenleri belirlenebilir. Örneğin sık görülen fiyat uyuşmazlıkları güncelliğini yitirmiş ana verilere, miktar uyuşmazlıkları ise sevkiyat sorunlarına işaret edebilir.

Neden önemli?

Eşleştirme hatalarını sınıflandırarak uyuşmazlık oranını düşürmek ve doğrudan işleme oranını artırmak için kök neden analizi yapılmasını sağlar.

Nereden alınır?

Özel bir eşleştirme veya istisna günlüğü tablosunda saklanabilir ya da durum mesajlarından veya iş akışı yorumlarından elde edilmesi gerekebilir.

Örnekler
Fiyat uyuşmazlığıMiktar uyuşmazlığıMal kabulü eksik
Zamanında ödeme yapıldı mı
IsOnTimePayment
Faturanın vade tarihinde veya daha önce ödenip ödenmediğini gösteren hesaplanmış bir işaret.
Açıklama

Bu boole özniteliği, “Ödeme yapıldı” etkinliğinin zaman damgasını “Ödeme Vade Tarihi” ile karşılaştırarak hesaplanır. Ödeme tarihi vade tarihine eşit veya daha erkense değer true, değilse false olur.

Bu öznitelik, “Zamanında ödeme oranı” KPI’ını ve “Ödeme koşullarına uyumluluk” panosunu doğrudan destekler. Her fatura için net bir ikili sonuç sunarak analizi kolaylaştırır. Böylece geç ödemeler filtrelenebilir ve kök nedenleri tedarikçi, departman veya ülke bazında incelenebilir.

Neden önemli?

Ödeme koşullarına uyumluluğu doğrudan ölçer; Zamanında ödeme oranı KPI’ının hesaplanmasını ve ilgili analizleri kolaylaştırır.

Nereden alınır?

Bu öznitelik veri dönüştürme katmanında hesaplanır. Mantık şöyledir: (“Ödeme yapıldı” etkinliğinin zaman damgası) <= (Ödeme Vade Tarihi).

Örnekler
truefalse
Zorunlu Önerilen İsteğe bağlı

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme etkinlikleri

Fatura işleme iş akışınızı doğru biçimde keşfetmek ve analiz etmek için olay günlüğünüze kaydetmeniz gereken temel süreç adımları ve kilometre taşları şunlardır.
6 Önerilen 8 İsteğe bağlı
Aktivite Açıklama
Fatura kaydedildi
Bu adımda fatura sisteme ilk kez girilir ve ayrıntılar işlenmeden önce bir ön kayıt oluşturulur. Satıcı faturası kayıt günlüğünde yeni bir kayıt oluşturulduğunda bu etkinlik kaydedilir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, fatura işleme sürecinin resmen başladığını gösterir. Bu noktadan itibaren geçen süreyi analiz etmek, toplam işlem süresini ölçmeye ve ilk aşamalardaki gecikmeleri belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

Bu, satıcı faturası kaydında bir kayıt oluşturulduğunda yakalanan açık bir olaydır. Kayıt genellikle VendInvoiceRegisterJournalTable veya benzer bir bekleyen fatura tablosunda oluşturulur.

Kaydedin

Satıcı faturası kayıt günlüğündeki kaydın oluşturulma zaman damgası.

Olay türü explicit
Fatura muhasebeleştirildi
Onaylanan faturanın büyük deftere kaydedilerek bir borç oluşturduğu resmi muhasebe olayıdır. Sistemde açıkça kaydedilen işlemsel bir olaydır.
Neden önemli?

Muhasebeleştirme, ödemeden önceki son adımdır ve önemli bir finansal kontrol noktasıdır. 'Fatura onaylandı' ile 'Fatura muhasebeleştirildi' arasındaki süre, son muhasebe adımlarının verimliliğini ölçer.

Nereden alınır?

VendTrans gibi tablolarda muhasebeleştirilmiş satıcı işleminin ve ilişkili GeneralJournalEntry ile LedgerEntry kayıtlarının oluşturulmasıyla yakalanan açık bir olaydır.

Kaydedin

Satıcı işlem tablosundaki (VendTrans) kaydın oluşturulma zaman damgası.

Olay türü explicit
Fatura onaya gönderildi
Bu etkinlik, faturanın incelenip onaylanması için bir iş akışına resmen gönderildiğini gösterir. Dynamics 365 Workflow altyapısı bu gönderim olayını açıkça kaydeder.
Neden önemli?

Tüm onay döngüsünü ölçmeye bu noktadan başlanır. Onay süreci başlamadan önce faturaların ne kadar beklediğini belirlemeye yardımcı olur ve onayla ilgili KPI’ların başlangıç noktasıdır.

Nereden alınır?

Fatura bir iş akışına gönderildiğinde WorkflowTrackingStatusTable gibi iş akışı geçmişi tablolarına açıkça kaydedilen bir olaydır.

Kaydedin

İş akışı geçmişindeki gönderim kaydının oluşturulma zaman damgası.

Olay türü explicit
Fatura onaylandı
İş akışı kapsamında faturanın başarıyla ve nihai olarak onaylandığını, muhasebeleştirme ve ödeme için yetkilendirildiğini gösterir. Workflow altyapısı, işlem tamamlandığında bu olayı açıkça kaydeder.
Neden önemli?

Bu, onay sürecini tamamlayan önemli bir aşamadır. 'Fatura onaya gönderildi' etkinliğinden bu olaya kadar geçen süre, onay verimliliğini ölçer ve darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

Nereden alınır?

İş akışı durumu 'Onaylandı' olarak değiştiğinde WorkflowTrackingStatusTable gibi iş akışı geçmişi tablolarına açıkça kaydedilen bir olaydır.

Kaydedin

İş akışı geçmişinde 'Onaylandı' durumunun kaydedildiği zaman damgası.

Olay türü explicit
Fatura satın alma siparişiyle eşleştirildi
Bu etkinlik, fatura ayrıntılarının satın alma siparişi ve mal kabul bilgileriyle eşleştiği sürecin başarıyla tamamlanmasını ifade eder. Faturanın eşleştirme durumu 'Başarılı' olarak güncellendiğinde bu olay çıkarım yoluyla belirlenir.
Neden önemli?

Başarılı eşleştirme, satın alma siparişine bağlı faturalar için önemli bir aşamadır ve ödeme öncesinde masrafın geçerliliğini doğrular. Eşleştirme verimliliğini ve otomasyon oranlarını izlemek için gereklidir.

Nereden alınır?

Satıcı faturası başlığındaki veya satırındaki (ör. VendInvoiceInfoTable) eşleştirme durumu alanının 'Başarılı' ya da 'Başarıyla eşleştirildi' değerine güncellenmesinden çıkarım yoluyla belirlenir.

Kaydedin

Fatura eşleştirme doğrulama ayrıntılarında durumun 'Başarılı' olarak değiştiği zaman damgası.

Olay türü inferred
Ödeme yapıldı
Bu son etkinlik, ödemeyi oluşturan ve faturayı kapatan ödeme günlüğünün muhasebeleştirilmesini ifade eder. Fatura yaşam döngüsünü tamamlayan açık bir işlemsel olaydır.
Neden önemli?

Bu etkinlik, fatura ödeme sürecinin başarıyla tamamlandığını gösterir. 'Zamanında ödeme oranı' ve baştan sona toplam çevrim süresini ölçmenin temelini oluşturur.

Nereden alınır?

Ödeme günlüğünün muhasebeleştirilmesiyle yakalanan açık bir olaydır. Ödeme ile faturayı ilişkilendiren kapatma bilgileri VendSettlement gibi tablolara kaydedilir.

Kaydedin

Satıcı işlemini kapatan ödeme günlüğünün muhasebeleştirilme zaman damgası.

Olay türü explicit
Eşleştirme tutarsızlığı bulundu
Fatura, satın alma siparişi veya mal kabul bilgileri arasındaki uyumsuzluklar nedeniyle eşleştirme başarısız olduğunda bu etkinlik gerçekleşir. Fatura eşleştirme durumu 'Başarısız' veya 'Tutarsızlık' olarak ayarlandığında kaydedilir.
Neden önemli?

Tutarsızlıkların ne zaman ve neden oluştuğunu belirlemek, 'Eşleştirme tutarsızlığı oranı' KPI’ı için önemlidir. Bu etkinlik, çoğu zaman ciddi gecikmelere yol açan çözüm sürecinin başlangıcını gösterir.

Nereden alınır?

Satıcı faturasındaki (ör. VendInvoiceInfoTable) eşleştirme durumu alanının 'Başarısız' olarak güncellenmesinden çıkarım yoluyla belirlenir. Başarısızlık nedeni de çoğunlukla kaydedilir.

Kaydedin

Eşleştirme sırasında durumun 'Başarısız' veya 'Tutarsızlık' olarak değiştiği zaman damgası.

Olay türü inferred
Eşleştirme tutarsızlığı giderildi
Daha önce belirlenen bir eşleştirme tutarsızlığının giderildiğini ve faturanın ilerleyebileceğini gösterir. Eşleştirme durumu 'Başarısız' olan bir fatura yeniden başarıyla eşleştirildiğinde veya manuel olarak geçersiz kılındığında bu adım çıkarım yoluyla belirlenir.
Neden önemli?

Bu etkinlik, tutarsızlığı giderme alt sürecini tamamlar. 'Eşleştirme tutarsızlığı bulundu' etkinliğiyle bu olay arasındaki süre, çözüm verimliliğini ölçen önemli bir KPI’dır.

Nereden alınır?

Aynı faturaya ait 'Eşleştirme tutarsızlığı bulundu' olayından sonra gerçekleşen başarılı bir eşleştirme olayından ('Fatura satın alma siparişiyle eşleştirildi') çıkarım yoluyla belirlenir.

Kaydedin

'Başarısız' durum zaman damgasından sonra gelen bir 'Başarılı' eşleştirme durumu zaman damgasını belirleyin.

Olay türü inferred
Fatura hesap kodları atandı
Bu etkinlik, faturanın satırlarına büyük defter hesap dağılımlarının atandığını gösterir. Genellikle faturayla bağlantılı hesap dağılımlarının oluşturulması veya kesinleştirilmesiyle belirlenir.
Neden önemli?

Hesap kodlarının atanması, finansal doğruluk açısından önemli bir adımdır. Fatura kodlamasının ne kadar sürdüğünü ölçmek, muhasebe inceleme sürecindeki darboğazları belirlemeye yardımcı olur ve 'Veri girişinden kodlamaya ortalama süre' KPI’ını destekler.

Nereden alınır?

Bekleyen satıcı faturasıyla ilişkili muhasebe dağıtım tablolarındaki (ör. AccountingDistribution) kayıtların oluşturulması ve doğrulanmasından çıkarım yoluyla belirlenir.

Kaydedin

Faturanın muhasebe dağılımlarının kaydedilip doğrulandığı zaman damgası.

Olay türü inferred
Fatura reddedildi
Onaylayanın faturayı reddettiğini gösterir. Bu durumda süreç durur ve fatura genellikle düzeltilmek üzere geri gönderilir. Workflow altyapısı ret olayını açıkça kaydeder.
Neden önemli?

Retleri izlemek, yeniden çalışmayı ölçmeye ve hatalı kodlama ya da politika ihlalleri gibi yaygın ret nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Bu veri, 'Fatura ret oranı' KPI’ını doğrudan destekler.

Nereden alınır?

İş akışı durumu 'Reddedildi' veya 'İptal edildi' olarak değiştiğinde WorkflowTrackingStatusTable gibi iş akışı geçmişi tablolarına açıkça kaydedilen bir olaydır.

Kaydedin

İş akışı geçmişinde 'Reddedildi' durumunun kaydedildiği zaman damgası.

Olay türü explicit
Fatura verileri girildi
Bu etkinlik, fatura eşleştirme veya onaya gönderilmeden önce başlık ve satır ayrıntıları dahil olmak üzere veri girişinin tamamlanmasını ifade eder. Fatura kaydının durumu 'yeni' veya 'kaydedildi' durumundan 'işleme hazır' durumuna geçtiğinde bu adım çoğunlukla çıkarım yoluyla belirlenir.
Neden önemli?

Bu etkinliği izlemek, manuel veya otomatik (OCR) veri girişinin verimliliğini ölçmeye yardımcı olur. Buradaki gecikmeler tüm süreci etkileyebilir.

Nereden alınır?

Bekleyen satıcı faturası kaydındaki durum değişikliklerinden (ör. VendInvoiceInfoTable) çıkarım yoluyla belirlenir. Gerekli tüm alanlar doldurulup fatura sonraki adıma hazır olduğunda olay gerçekleşir.

Kaydedin

Veri girişinin tamamlandığını gösteren bekleyen fatura tablosundaki durum değişikliğini tespit edin.

Olay türü inferred
Ödeme blokesi kaldırıldı
Ödeme bekletmesinin kaldırıldığını ve faturanın ödeme planlamasına geçebileceğini gösterir. Ödeme blokesi alanı temizlendiğinde veya bloke yok durumuna getirildiğinde kaydedilir.
Neden önemli?

Ödeme bekletmesine neden olan sorunların çözülmesinin ne kadar sürdüğünü ölçer. Blokenin konmasıyla kaldırılması arasında uzun süre geçmesi, sorun çözme süreçlerinin verimsiz olduğuna işaret eder.

Nereden alınır?

Muhasebeleştirilmiş satıcı işlemindeki (VendTrans) ödeme bekletme veya blokaj alanını temizleyen değişiklikten çıkarım yoluyla belirlenir. Değişiklik günlüğü zaman damgasını sağlayabilir.

Kaydedin

Satıcı işlemindeki ödeme blokesi alanını temizleyen güncellemenin zaman damgası.

Olay türü inferred
Ödeme blokesi kondu
Faturaya ödeme yapılmasını önleyen bir bekletme uygulandığında bu etkinlik gerçekleşir. Muhasebeleştirilmiş fatura kaydındaki ödeme blokesi veya bekletme durumu alanının değişmesiyle kaydedilir.
Neden önemli?

Ödeme blokeleri, geç ödemelerin başlıca nedenlerindendir. Zamanında ödeme performansını ve tedarikçi ilişkilerini iyileştirmek için bu blokelerin ne zaman ve neden konduğunu analiz etmek önemlidir.

Nereden alınır?

Muhasebeleştirilmiş satıcı işlemindeki (VendTrans) ödeme bekletme veya blokaj alanının değişmesinden çıkarım yoluyla belirlenir. Zaman damgasını yakalamak için değişiklik günlüğü kullanılabilir.

Kaydedin

Satıcı işlemindeki ödeme blokesi alanını ayarlayan güncellemenin zaman damgası.

Olay türü inferred
Ödeme planlandı
Muhasebeleştirilmiş bir fatura ödeme teklifi veya ödeme günlüğüne eklendiğinde, ancak ödeme henüz yapılmadan önce bu etkinlik gerçekleşir. Ödeme günlüğü satırı oluşturan açık bir işlemdir.
Neden önemli?

Bu adım, Borçlar Muhasebesinden Hazine operasyonlarına geçişi gösterir. Bu adımı analiz etmek, faturanın muhasebeleştirilmesiyle ödemenin başlatılması arasındaki gecikmeleri ortaya çıkarabilir.

Nereden alınır?

Muhasebeleştirilmiş satıcı işlemini kapatan bir ödeme günlüğü satırının (LedgerJournalTrans) oluşturulmasıyla yakalanan açık bir olaydır.

Kaydedin

Faturaya referans veren ödeme günlüğü satırının oluşturulma zaman damgası.

Olay türü explicit
Önerilen İsteğe bağlı

Veri çıkarma rehberleri

Microsoft Dynamics 365'ten verilerinizi nasıl alabilirsiniz?

Başlamaya hazır mısınız?

Process Mining yolculuğunuza başlamak ve faturaları daha hızlı, daha doğru işlemek için içgörüler elde etmek üzere bu Templateten yararlanın. Operasyonlarınızı bugün iyileştirmeye başlayın.

Satın Almadan Ödemeye - Fatura işleme sürecinizi bugün iyileştirmeye başlayın

Verimsizlikleri ortaya çıkarın ve fatura çevrim süresini %30 veya daha fazla kısaltın.

Ücretsiz denemeyi başlatın

Kredi kartı gerekmez. Birkaç dakika içinde başlayın.