Satın Almadan Ödemeye - Fatura İşleme Veri Şablonunuz

Activity özniteliği, fatura işleme Workflow içindeki belirli bir aşamayı veya eylemi temsil eder. Bu Activity değerleri, belge oluşturma, durum değişiklikleri, onaylar veya SAP değişiklik günlüklerine kaydedilen kullanıcı eylemleri gibi çeşitli sistem olaylarından türetilir.

Activity değerlerini analiz etmek, Process Mining çalışmalarının temelini oluşturur. Bu analiz, süreç haritalarının görselleştirilmesini, darboğazların belirlenmesini (örneğin, 'Invoice Sent For Approval' sonrasındaki uzun beklemeler), yeniden işleme döngülerinin ortaya çıkarılmasını (örneğin, tekrarlanan 'Payment Block Set' ve 'Payment Block Released' döngüleri) ve uyumluluk sapmalarının tespit edilmesini sağlar. Activity değerlerinin sırası ve sıklığı, sürecin gerçekte nasıl işlediğini gösterir.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; süreç akışlarını görselleştirmenizi, darboğazları keşfetmenizi ve yeniden işlemeyi belirlemenizi sağlar.

Bu öznitelik genellikle işlem kodları (SY-TCODE), RBKP gibi tablolardaki durum alanları (örneğin RBSTAT) ve CDHDR ile CDPOS tablolarındaki değişiklik olayları dahil olmak üzere birden fazla kaynaktan türetilir.

Fatura Numarası, fatura işleme yolculuğundaki benzersiz vaka tanımlayıcısıdır. Her numara, bir tedarikçiden alınan tek bir faturaya karşılık gelir. Veri yakalamadan son ödemeye kadar ilgili tüm faaliyetlerin tek bir bütünleşik süreç örneğinin parçası olarak izlenmesini sağlar.

Process Mining analizinde bu öznitelik, her faturanın uçtan uca yaşam döngüsünü yeniden oluşturmak için temel niteliktedir. SAP'de kaydedilen park etme, kaydetme, bloklama ve kapatma gibi farklı olayların kronolojik bir sıra içinde birleştirilmesini sağlar. Böylece her faturanın nasıl işlendiğini, ne kadar sürdüğünü ve standart süreçten hangi noktalarda saptığını net biçimde görebilirsiniz.

Bu, tek bir faturayla ilgili tüm olayları birbirine bağlayan birincil anahtardır. Bu nedenle süreç analizi ve varyant incelemesi için temel oluşturur.

Bu genellikle SAP'deki RBKP tablosunun BELNR alanındaki Belge Numarasıdır. Mutlak benzersizlik sağlamak için çoğu zaman Şirket Kodu (BUKRS) ve Mali Yıl (GJAHR) ile birleştirilir.

Olay zamanı, bir iş etkinliğinin kaynak sistemde gerçekleştirildiği ve kayda alındığı kesin anı gösterir. Bu zaman damgası, her faturaya ait tüm etkinlikleri tutarlı bir sıraya koyan sürecin kronolojik temelidir.

Analiz sırasında Olay zamanı, çevrim süreleri, bekleme süreleri ve etkinlikler arasındaki işlem süreleri gibi süreye dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir. Herhangi iki süreç noktası arasında geçen süreyi ölçmek için gereken verileri sağlayarak Fatura uçtan uca çevrim süresi ve Ödeme blokesi çözüm süresi gibi Dashboardları besler. Gecikmeleri ve performans darboğazlarını belirlemek için doğru zaman damgaları büyük önem taşır.

Bu zaman damgası, olayları doğru sıraya koymak ve çevrim süreleri ile darboğaz süreleri gibi tüm performans metriklerini hesaplamak için gereklidir.

Bu değer genellikle değişiklik belgesi başlık tablosu CDHDR'deki değişiklik tarihi (UDATE) ile değişiklik saatinin (UTIME) birleştirilmesiyle elde edilir. Belirli oluşturma olaylarında RBKP gibi tablolardaki oluşturma tarihi ve saati (ERNAM, ERZET) kullanılabilir.

Invoice Amount, tedarikçinin gönderdiği faturanın toplam değerini gösterir. Her fatura vakası için önemli bir finansal metriktir.

Process Mining'de bu öznitelik, değer bazlı analiz için gereklidir. Süreci fatura değerine göre filtrelemenizi ve bölümlere ayırmanızı sağlar. Fatura değeri çoğu zaman süreç karmaşıklığı ve onay gereksinimleriyle ilişkilidir. Örneğin, yüksek tutarlı faturalar daha farklı ve daha sıkı bir onay yolundan geçebilir. Bu bilgi, yüksek tutarlı faturaların gerekli onay adımlarını atlayıp atlamadığını kontrol etmek gibi uyumluluk analizlerinde de kullanılır.

Değer bazlı analiz yapmanızı sağlar; yüksek tutarlı faturaları önceliklendirmenize ve fatura tutarının süreç akışı ile uyumluluğu nasıl etkilediğini anlamanıza yardımcı olur.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Gross invoice amount' alanıdır (RMWWR).

Posting Date, muhasebe sürecindeki önemli bir tarihtir. Fatura giderinin Genel Muhasebe'ye kaydedileceği mali dönemi belirler. Bu tarih genellikle fatura işleme sırasında borçlar muhasebesi çalışanı tarafından belirlenir.

Süreç analizinde bu tarihle işaretlenen 'Invoice Posted' Activity değeri önemli bir kilometre taşıdır. Faturanın alınması ile Posting Date arasındaki süre, toplam çevrim süresinin önemli bir bölümünü oluşturur. Bu tarih, finansal raporlama ve haftalık veya aylık kaydedilen fatura hacmini izlemek gibi throughput analizleri için de temel bir bilgidir.

Süreçte önemli bir kilometre taşını gösterir, işlemin mali dönemini belirler ve çevrim süresi hesaplamasının temel unsurlarından biridir.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Posting Date' alanıdır (BUDAT).

Kullanıcı adı özniteliği, süreçte belirli bir etkinliği gerçekleştirmekten sorumlu kişiyi tanımlar. Bu genellikle işlem veya değişiklik olayıyla kaydedilen SAP kullanıcı adıdır.

Bu öznitelik, kullanıcı veya ekip düzeyinde performans analizi için gereklidir. En hızlı onaylayanlar kimler? veya en çok yeniden çalışmaya hangi kullanıcılar neden oluyor? gibi soruların yanıtlanmasına yardımcı olur. Dashboardlarda iş yükü dağılımını analiz etmek, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve farklı çalışanların performansındaki değişimleri anlamak için kullanılır.

Performans ve iş yükünü kişi veya ekip bazında analiz etmenizi sağlar; en iyi performans gösterenleri, eğitim fırsatlarını ve kaynak dengesizliklerini belirlemenize yardımcı olur.

Bu değer, değişiklik belgesi başlık tablosu CDHDR'deki 'Changed By' alanıdır (USERNAME). Oluşturma olaylarında RBKP gibi tablolardaki 'Entered by' alanı (ERNAM) kullanılabilir.

Bir faturada uyuşmazlık olduğunda veya daha ayrıntılı inceleme gerektiğinde ödeme blokesi uygulanır. Ödeme blokesi nedeni kodu, blokajın neden konulduğunu belirtir. Örneğin neden miktar farkı, fiyat farkı veya manuel blokaj olabilir.

Bu öznitelik, Ödeme blokesi çözüm süresi Dashboardu için gereklidir. Blokajların nedenlere göre sıklığını ve süresini incelemek, ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Örneğin Fiyat uyuşmazlığı uzun süren blokajların en yaygın nedeniyse bu durum, ana verilerde veya satın alma siparişi sürecinde ele alınması gereken olası bir soruna işaret eder.

Faturaların neden geciktiğini açıklar; ödeme blokajlarının temel nedenlerini analiz etmenizi ve süreç iyileştirme çalışmalarını önceliklendirmenizi sağlar.

Ödeme blokesi nedeni, RSEG tablosunda kalem düzeyinde (SPGRS alanı) veya muhasebe belgesi tablosu BSEG'de (ZLSPR alanı) bulunabilir.

Ödeme vadesi, faturanın temel tarihi ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanır. Gecikmeyi, olası cezaları veya tedarikçi ilişkilerinin zarar görmesini önlemek için ödemenin yapılması gereken son tarihi gösterir.

Bu öznitelik, Zamanında ödeme oranı ve Nakit indirimi fırsat kaybı gibi performans ve uyumluluk KPI’ları için önemlidir. Analiz, gerçek ödeme tarihini (Takas tarihi) Ödeme vadesiyle karşılaştırarak ödemenin zamanında, erken veya geç yapılıp yapılmadığını otomatik olarak belirleyebilir. Ödeme koşullarına uyum Dashboardunun temel unsurlarından biridir.

Zamanında ödeme performansını ölçmek ve erken ödeme iskontolarından yararlanma fırsatlarını belirlemek için temel oluşturur.

Bu tarih çoğu zaman hesaplanır. Ödeme için temel tarih (ZFBDT) BSEG tablosunda yer alır. Vade tarihi mantığı, ödeme koşullarına da bağlıdır (BSEG-ZTERM).

Satın alma siparişi numarası, bir faturayı ilgili satın alma belgesine bağlar. Bu bağlantı, üçlü eşleştirme (satın alma siparişi, mal kabulü, fatura) ve satın alma siparişiyle desteklenen fatura sürecinin verimliliğini analiz etmek için temel niteliktedir.

Bu öznitelik, Fatura-satın alma siparişi eşleştirme uyuşmazlık oranı gibi Dashboardlar için önemlidir. Sürecin satın alma siparişli faturalar ve satın alma siparişi olmayan faturalar olarak ayrılmasını sağlar. Bu iki grubun işlem yolları ve karmaşıklıkları çoğu zaman birbirinden oldukça farklıdır. Belirli satın alma siparişleriyle ilgili sorunların incelenmesi, satın alma sürecindeki üst aşama sorunlarının teşhis edilmesine yardımcı olabilir.

Faturayı satın alma sürecine bağlar; PO'lu ve PO'suz faturaları analiz etmenizi ve eşleştirme tutarsızlıklarını belirlemenizi sağlar.

Bu değer genellikle kalem düzeyinde bulunur. 'Purchase Order Number' (EBELN), fatura kalem tablosu RSEG'de yer alır. Başlık düzeyinde toplulaştırılması gerekebilir.

Clearing Date, fatura yaşam döngüsünün son adımı olan ödemeyi gösterir. Açık fatura kaleminin sistemde bir ödeme belgesiyle kapatıldığı tarihtir. Bu tarih, ödemenin fiilen gerçekleştirildiği zamanı temsil eder.

Bu öznitelik, 'Average Invoice Cycle Time' ve 'On-Time Payment Rate' dahil olmak üzere birçok önemli KPI için bitiş noktasıdır. Ödeme performansını ölçmek için Payment Due Date ile karşılaştırılır. Nakit iskontosu analizinde ise ödemenin iskontodan yararlanılabilecek süre içinde yapılıp yapılmadığını görmek için iskonto dönemiyle karşılaştırılır.

Sürecin tamamlandığını gösterir ve toplam çevrim süresinin, zamanında ödeme oranlarının ve nakit iskontosu gerçekleşmesinin hesaplanmasına temel oluşturur.

Kapatılan kalemlerde bu değer, kapatılan tedarikçi kalemleri tablosu BSAK'deki 'Clearing Date' alanıdır (AUGDT).

Vendor Number, tedarikçiyi tanımlayan ana veri anahtarıdır. Fatura işlemini belirli bir iş ortağıyla ilişkilendirerek tedarikçi özelliklerine göre analiz yapılmasını sağlar.

Süreci Vendor Number temelinde analiz etmek, tedarikçi ilişkileri ve performansı hakkında önemli içgörüler sunabilir. Örneğin, ödeme bloklarına veya tutarsızlıklara yol açan sorunlu faturaları sürekli gönderen tedarikçileri ya da faturaları en verimli şekilde işlenen tedarikçileri belirlemeye yardımcı olabilir. Bu bilgi, tedarikçi yönetimi ve stratejik satın alma çalışmaları için değerlidir.

Tedarikçi bazında analiz yapmanızı sağlar; belirli tedarikçilerle ilişkili örüntüleri, sorunları veya verimlilikleri belirlemenize yardımcı olur.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Invoicing Party' alanıdır (LIFNR).

Document Type, SAP'deki farklı iş işlemlerini sınıflandırmak için kullanılır. Fatura işlemede yaygın türler arasında standart faturalar için 'RE' ve tedarikçi alacak dekontları için 'KG' bulunur. Belge türü, kullanılan numara aralığı gibi kayıt işleminin bazı özelliklerini belirler.

Analizde bu öznitelik, sürecin belirli işlem türlerine göre filtrelenmesini sağlar. Örneğin, alacak dekontu işleme süreci standart fatura sürecinden önemli ölçüde farklı olabilir. Bu akışları Document Type kullanarak ayırmak, daha doğru ve anlamlı bir süreç görünümü sunar.

Faturalar ile farklı süreçlerden geçen alacak dekontları gibi iş işlemlerini ayırmanızı ve analiz etmenizi sağlar.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Document Type' alanıdır (BLART).

End Time özniteliği, belirli bir Activity değerinin tamamlandığı anı gösterir. SAP'deki tek bir zaman noktası olarak kaydedilen birçok olayda End Time, Start Time ile aynıdır. Ancak aktif olarak üzerinde çalışılan bir onay adımı gibi ölçülebilir süresi olan Activity değerlerinde, çalışmanın tamamlandığı anı gösterebilir.

Süreç analizinde ayrı bir End Time bulunması, Activity işlem süresinin, Activity başlamadan önceki bekleme süresinden ayrı olarak ölçülmesini sağlar. Böylece bir Activity değerinin yürütülmesinin ne kadar sürdüğü ile bir vakanın bu Activity değerinin başlamasını ne kadar beklediği ayırt edilebilir ve kaynak verimliliği hakkında daha ayrıntılı içgörüler elde edilir.

Activity işlem süresini hesaplamanızı, bunu Activity değerleri arasındaki bekleme süresinden ayırmanızı ve darboğaz analizini iyileştirmenizi sağlar.

Bu değer çoğu zaman Start Time ile aynıdır ve CDHDR-UDATE ile CDHDR-UTIME değerlerinden türetilir. Bazı durumlarda, bir görevin başlangıcını ve bitişini açıkça kaydeden Workflow günlüklerinden elde edilebilir.

Büyük defter (G/L) hesabı, faturanın finansal etkisinin kaydedildiği hesap planındaki hedef hesaptır. Finansal raporlama ve maliyet yönetimi için önemli bir veri unsurudur.

Process Mining açısından büyük defter hesabının incelenmesi, süreç akışına finansal bir boyut kazandırır. Büyük defter hesabı kullanım analizi Dashboardu, harcama örüntülerini ortaya çıkarabilir, faturaların yanlış hesaplara kodlanmasını belirleyebilir ve maliyetlerin doğru departmanlara veya projelere dağıtılmasını sağlayabilir. Sürecin yürütülmesiyle finansal etki arasındaki bağlantıyı kurmaya yardımcı olur.

Sürece finansal bir boyut ekler; maliyet dağılımını, harcama örüntülerini ve faturaların yanlış hesaplara kaydedilme olasılığını analiz etmenizi sağlar.

Bu değer kalem düzeyinde bulunur. 'G/L Account Number' (HKONT), PO'lu faturalar için fatura kalem tablosu RSEG'de, doğrudan FI faturaları için BSEG'de yer alır.

Source System özniteliği, olay verilerinin kaynağını gösterir. Buna belirli bir SAP ECC örneğinin adı örnek verilebilir. Bu bilgi, birden fazla ERP sisteminin bulunduğu veya verilerin farklı kaynaklardan birleştirildiği ortamlarda özellikle önemlidir.

Analizde bu öznitelik, ayrı örneklerde çalışan farklı sistemler, bölgeler veya iş birimleri arasındaki süreçleri ve performansı ayırt etmenize yardımcı olur. Veri soyunun açıkça izlenmesini, sisteme özel filtreleme ve analiz yapılmasını sağlar.

Birden fazla sistemin bulunduğu ortamlarda gerekli bağlamı sağlar; verileri doğru şekilde ayırmanıza ve sisteme özel performans analizi yapmanıza imkan verir.

Bu değer genellikle veri çıkarma sırasında eklenen sabit bir değerdir. SAP Sistem Kimliğini (TADIR-SRCSYSTEM) veya belirli SAP örneği için manuel olarak atanmış bir tanımlayıcıyı temsil eder.

Bu, ödeme koşullarına ve gerçek ödeme tarihine göre hesaplanan bir doğru/yanlış özniteliğidir. Ödeme koşullarında erken ödeme indirimi varsa ve Takas tarihi indirim süresi sona erdikten sonraysa doğru olarak belirlenir. Böylece süreç verimsizliklerinden kaynaklanan finansal kayıp doğrudan ölçülür.

Bu öznitelik, Nakit indirimi fırsat kaybı Dashboardunun temelidir. İşlem gecikmelerinin finansal etkisinin kolayca ölçülmesini sağlar. Analistler, bu işaretin doğru olduğu durumları filtreleyerek indirimlerin kaçırılmasına en sık yol açan belirli süreç varyantlarını ve darboğazları inceleyebilir. Bu da süreç iyileştirmesi için güçlü bir iş gerekçesi sunar.

Süreç gecikmelerinden kaynaklanan finansal kaybı doğrudan ölçer ve fatura işleme iş akışını optimize etmek için güçlü bir gerekçe oluşturur.

Bu öznitelik SAP'de bulunmaz. Veri dönüşümü sırasında 'PaymentTerms' yorumlanarak ve 'ClearingDate' iskonto vade tarihiyle karşılaştırılarak hesaplanır.

Ödeme koşulları, bir faturanın ne zaman ödenmesi gerektiğini ve erken ödeme için nakit indirimi sunulup sunulmadığını tanımlar. Örnek olarak Net 30 gün veya 2% 10, Net 30 verilebilir. İkinci ifade, 10 gün içinde ödeme yapılırsa %2 indirim, aksi durumda tutarın tamamının 30 gün içinde ödenmesi gerektiği anlamına gelir.

Bu öznitelik, Nakit indirimi fırsat kaybı Dashboardunun ve Nakit indirimi yakalama oranı KPI’ının temelidir. Analiz, indirimin mevcut olup olmadığını ve kullanılıp kullanılmadığını belirlemek için ödeme koşullarını kayda alma ve ödeme tarihleriyle birlikte değerlendirir. Ödeme koşullarına uyum Dashboardu için de önemlidir.

Nakit iskontosundan yararlanma oranlarını analiz etmek ve süreç gecikmelerinin finansal etkisini anlamak için gereklidir.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Terms of Payment Key' alanıdır (ZTERM).

Currency özniteliği, fatura tutarının hangi para biriminde ifade edildiğini belirtir. Örneğin USD, EUR veya JPY olabilir.

Bu öznitelik, Invoice Amount için gerekli bağlamı sağlar. Özellikle birden fazla para birimiyle çalışan küresel kuruluşlarda finansal verilerin doğru yorumlanmasına ve toplulaştırılmasına yardımcı olur. Analiz, farklı para birimi bölgelerindeki işlem verimliliğini veya sorunları karşılaştırmak için para birimine göre filtrelenebilir. Anlamlı bir finansal toplulaştırma için tutarların tek bir raporlama para birimine dönüştürülmesi gerekebilir.

Finansal tutarlar için gerekli bağlamı sağlar; doğru yorumlama yapılmasına, para birimine göre filtreleme ve analiz gerçekleştirilmesine imkan verir.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Currency Key' alanıdır (WAERS).

Bir onaylayan faturayı reddettiğinde ideal olarak ret nedenini belirtir. Bu neden, Yanlış satın alma siparişi numarası, Yinelenen fatura veya Tutar yanlış gibi sorunları açıklayan standart bir kod ya da serbest metinli bir yorum olabilir.

Bu veri, Fatura ret nedenleri ve eğilimleri Dashboardu için çok değerlidir. Farklı ret nedenlerinin sıklığını analiz ederek yaygın sorunları belirlemek ve düzeltici adımlar uygulamak mümkün olur. Örneğin Yanlış satın alma siparişi numarası sık görülen bir nedense tedarikçilerle iletişimin iyileştirilmesi veya veri girişi personelinin eğitilmesi gerekebilir. Bu analiz, süreçteki yeniden çalışmayı azaltmak için önemlidir.

Retlerin temel nedenini ortaya koyar; yeniden işlemeyi azaltmak ve ilk seferde doğru işlem oranını artırmak için hedefli süreç iyileştirmeleri yapmanızı sağlar.

Bu bilgi çoğu zaman tek bir standart alanda saklanmaz. Workflow container günlüklerinde, belgeyle ilişkilendirilmiş uzun metin alanlarında veya özel bir Workflow çözümündeki belirli alanlarda bulunabilir.

Şirket kodu, SAP Financials içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir ve bağımsız bir tüzel kişiliği temsil eder. Faturalar dahil tüm finansal işlemler belirli bir şirket koduna kaydedilir.

Bu öznitelik, süreç analizinin tüzel kişiliğe göre ayrıştırılmasını sağlar. Bir şirketler grubundaki farklı şirketlerin süreç performansını, uyumluluğunu ve verimliliğini karşılaştırmak için önemlidir. Fatura işleme KPI’larına şirket özelinde bakmak için Dashboardlar Şirket koduna göre filtrelenebilir.

Bir kuruluş içindeki farklı tüzel kişiler arasında süreç karşılaştırması ve performans kıyaslaması yapmanızı sağlar.

Bu değer, fatura belgesi başlık tablosu RBKP'deki 'Company Code' alanıdır (BUKRS).

Bu öznitelik, en son veri çıkarma veya güncelleme işleminin tarihini ve saatini kaydeder. Tek tek olaylar yerine Veri Setinin tamamı için geçerlidir ve verilerin güncelliğini açıkça gösterir.

Bu, Dashboard kullanıcıları ve analistler için önemli bir üst veri özniteliğidir. Analizin kapsadığı dönemi anlamalarına ve kararlarını güncel bilgilere dayandırmalarına yardımcı olur. Kullanıcıları verilerin ne kadar güncel olduğu konusunda bilgilendirmek için genellikle Dashboardlarda belirgin biçimde gösterilir.

Verilerin güncelliği hakkında bilgi verir; analiz ve kararların güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu değer, veri yenilendiği sırada veri çıkarma veya ETL aracı tarafından oluşturulur ve veri setine eklenir.

Bu, Takas tarihi (gerçek ödeme tarihi) ile Ödeme vadesinin karşılaştırılmasıyla hesaplanan bir doğru/yanlış özniteliğidir. Takas tarihi vade tarihinden sonraysa işaret doğru, aksi durumda yanlış olarak belirlenir. Böylece her fatura için zamanında ödeme performansı doğrudan ve basit biçimde ölçülür.

Bu öznitelik, Dashboardlarda analizi ve görselleştirmeyi kolaylaştırır. Zamanında ödeme oranı KPI’ını hesaplamak için kolay filtreleme ve toplulaştırma yapılmasını sağlar. Kullanıcılar, vadesi geçen faturaların süreç akışlarını zamanında ödenen faturaların akışlarıyla hızlıca karşılaştırabilir ve geç ödemelere yol açan süreç örüntülerini ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme performansının analizini kolaylaştırır ve zamanında ödenen faturalarla geç ödenen faturaların süreçlerini kolayca karşılaştırmanızı sağlar.

Bu öznitelik SAP'de bulunmaz. Veri dönüşümü sırasında şu formül kullanılarak hesaplanır: ClearingDate > PaymentDueDate.