Satın Almadan Ödemeye - Fatura İşleme Veri Şablonunuz

Etkinlik özniteliği, fatura iş akışındaki belirli bir aşamayı veya eylemi ifade eder. Bu etkinlikler; belge oluşturma, durum değişiklikleri, onaylar veya SAP değişiklik günlüklerine kaydedilen kullanıcı eylemleri gibi çeşitli sistem olaylarından elde edilir.

Etkinlikleri analiz etmek, Process Mining’in temelini oluşturur. Süreç haritalarını görselleştirmenizi, darboğazları (ör. 'Fatura onaya gönderildi' adımından sonra uzun beklemeler), yeniden çalışma döngülerini (ör. 'Ödeme bloğu eklendi' ve 'Ödeme bloğu kaldırıldı' adımlarının tekrarlanması) ve uyumluluk sapmalarını belirlemenizi sağlar. Etkinliklerin sırası ve sıklığı, sürecin gerçekte nasıl işlediğini gösterir.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; süreç akışlarını görselleştirmenizi, darboğazları ve yeniden çalışmayı belirlemenizi sağlar.

Bu öznitelik genellikle işlem kodları (SY-TCODE), RBKP gibi tablolardaki durum alanları (ör. RBSTAT) ve CDHDR ile CDPOS tablolarındaki değişiklik olayları gibi birden fazla kaynaktan elde edilir.

Fatura numarası, fatura işleme sürecindeki her bir vakayı benzersiz şekilde tanımlar. Her numara, tedarikçiden alınan tek bir faturaya karşılık gelir. Veri kaydından son ödemeye kadar faturayla ilgili tüm etkinlikleri tek bir süreç örneği içinde izlemenizi sağlar.

Process Mining analizinde bu öznitelik, her faturanın baştan sona yaşam döngüsünü yeniden oluşturmanın temelini oluşturur. SAP’de kaydedilen geçici kayıt, kayıt, blok ekleme ve kapatma gibi farklı olayları kronolojik bir sırayla bir araya getirir. Böylece her faturanın nasıl ve ne kadar sürede işlendiğini, standart süreçten nerelerde saptığını net biçimde görebilirsiniz.

Tek bir faturayla ilgili tüm olayları birbirine bağlayan birincil anahtardır. Süreç analizi ve varyant incelemesi için temel oluşturur.

Bu genellikle SAP’deki RBKP tablosunun BELNR alanında bulunan belge numarasıdır. Benzersizliği kesinleştirmek için şirket kodu (BUKRS) ve mali yıl (GJAHR) ile birleştirilebilir.

Olay zamanı, bir iş etkinliğinin kaynak sistemde gerçekleştirildiği ve kaydedildiği kesin anı belirtir. Bu zaman damgası, her faturanın tüm etkinliklerini tutarlı bir kronolojik sıraya koyar.

Analizde olay zamanı; çevrim süreleri, bekleme süreleri ve etkinlikler arasındaki işlem süreleri gibi zamana dayalı tüm metrikleri hesaplamak için gereklidir. 'Fatura baştan sona çevrim süresi' ve 'Ödeme bloğunun çözülme süresi' gibi Dashboardları destekler; süreçteki herhangi iki nokta arasında geçen süreyi ölçmek için gereken veriyi sağlar. Gecikmeleri ve performans darboğazlarını belirlemek için zaman damgalarının doğru olması önemlidir.

Olayları doğru sıraya koymak ve çevrim süreleri ile darboğaz süreleri gibi tüm performans metriklerini hesaplamak için bu zaman damgası gereklidir.

Bu değer genellikle değişiklik belgesi başlık tablosu CDHDR’deki değişiklik tarihi (UDATE) ile değişiklik saati (UTIME) birleştirilerek elde edilir. Belirli oluşturma olaylarında RBKP gibi tablolardaki oluşturma tarihi ve saati (ERNAM, ERZET) kullanılabilir.

Fatura tutarı, tedarikçinin gönderdiği faturanın toplam değerini gösterir. Her fatura vakası için temel bir finansal metriktir.

Process Mining’de bu öznitelik, değere dayalı analiz için gereklidir. Süreci fatura tutarına göre filtreleyip gruplandırmanızı sağlar; fatura tutarı çoğu zaman sürecin karmaşıklığı ve onay gereksinimleriyle ilişkilidir. Örneğin, yüksek tutarlı faturalar daha farklı ve sıkı bir onay sürecinden geçebilir. Uyumluluk analizinde de yüksek tutarlı faturaların gerekli onay adımlarını atlayıp atlamadığını kontrol etmek için kullanılır.

Değere dayalı analiz yapmanızı sağlar; yüksek tutarlı faturalara öncelik vermenize ve fatura tutarının süreç akışını ve uyumluluğu nasıl etkilediğini anlamanıza yardımcı olur.

Bu, fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Brüt fatura tutarı' alanıdır (RMWWR).

Kayıt tarihi, muhasebe sürecindeki önemli tarihlerden biridir. Fatura giderinin Büyük Defter’e kaydedileceği mali dönemi belirler. Genellikle fatura işleme sırasında borçlar muhasebesi görevlisi tarafından girilir.

Süreç analizinde bu tarihle işaretlenen 'Fatura kaydedildi' etkinliği önemli bir kilometre taşıdır. Faturanın alınmasından kayıt tarihine kadar geçen süre, toplam çevrim süresinin önemli bir bölümünü oluşturur. Bu tarih, haftalık veya aylık kaydedilen fatura hacmini izlemek gibi finansal raporlama ve işlem hacmi analizleri için de temel niteliktedir.

Süreçte önemli bir kilometre taşını işaretler, işlemin hangi mali döneme ait olduğunu belirler ve çevrim süresi hesaplamasında temel bir bileşendir.

Fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Posting Date' alanıdır (BUDAT).

Kullanıcı adı özniteliği, süreçte belirli bir etkinliği gerçekleştiren kişiyi tanımlar. Bu genellikle işlem veya değişiklik olayıyla birlikte kaydedilen SAP kullanıcı adıdır.

Bu öznitelik, kullanıcı veya ekip düzeyinde performans analizi için önemlidir. 'En hızlı onaylayanlar kimler?' veya 'Hangi kullanıcılar en çok yeniden çalışmaya neden oluyor?' gibi soruları yanıtlamanıza yardımcı olur. İş yükü dağılımını analiz etmek, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve çalışanlar arasındaki performans farklılıklarını anlamak için Dashboardlarda kullanılır.

Birey veya ekip bazında performans ve iş yükü analizi yapmanızı sağlar; öne çıkan çalışanları, eğitim fırsatlarını ve kaynak dengesizliklerini belirlemeye yardımcı olur.

Bu, değişiklik belgesi başlık tablosu CDHDR’deki 'Değiştiren' alanıdır (USERNAME). Oluşturma olaylarında RBKP gibi tablolardaki 'Giren' alanı (ERNAM) kullanılabilir.

Mahsup tarihi, fatura yaşam döngüsünün son adımını, yani ödemeyi işaretler. Sistemde açık fatura kaleminin ödeme belgesiyle kapatıldığı tarihtir. Gerçek ödeme zamanını gösterir.

Bu öznitelik, 'Ortalama fatura çevrim süresi' ve 'Zamanında ödeme oranı' dâhil birçok önemli KPI için bitiş noktasıdır. Ödeme performansını ölçmek için ödeme vadesiyle karşılaştırılır. Nakit iskontosu analizinde ise iskontodan yararlanmak için ödemenin iskonto dönemi içinde yapılıp yapılmadığını görmek üzere bu dönemle karşılaştırılır.

Sürecin tamamlandığını gösterir; toplam çevrim süresini, zamanında ödeme oranını ve nakit iskontosundan yararlanma durumunu hesaplamanın temelini oluşturur.

Kapatılan kalemlerde bu, kapatılan tedarikçi kalemleri tablosu BSAK’taki 'Clearing Date' alanıdır (AUGDT).

Faturada tutarsızlık olduğunda veya ek inceleme gerektiğinde ödeme blokajı uygulanır. Ödeme blokajı nedeni kodu, miktar farkı, fiyat farkı veya manuel blokaj gibi blokajın nedenini belirtir.

Bu öznitelik, 'Ödeme blokajını çözme süresi' Dashboardu için gereklidir. Blokajların nedenlerine göre sıklığını ve süresini incelemek, ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, uzun süren blokajların en yaygın nedeni 'Fiyat tutarsızlığı' ise ana verilerde veya satın alma siparişi sürecinde ele alınması gereken olası bir soruna işaret eder.

Faturaların neden geciktiğini açıklar; ödeme blokajlarının temel nedenlerini analiz etmeyi ve süreç iyileştirme çalışmalarına öncelik vermeyi sağlar.

Ödeme blokajı nedeni, RSEG tablosunda kalem düzeyinde (SPGRS alanı) veya muhasebe belgesi tablosu BSEG’de (ZLSPR alanı) bulunabilir.

Ödeme vadesi, faturanın baz tarihi ve üzerinde anlaşılmış ödeme koşullarına göre hesaplanır. Gecikmeyi, olası cezaları veya tedarikçi ilişkilerinin zarar görmesini önlemek için ödemenin yapılması gereken son tarihi belirtir.

Bu öznitelik, 'Zamanında ödeme oranı' ve 'Nakit iskontosu fırsat kaybı' gibi performans ve uyumluluk KPI’ları için önemlidir. Analiz, gerçek ödeme tarihini (Mahsup tarihi) ödeme vadesiyle karşılaştırarak ödemenin zamanında mı, erken mi yoksa geç mi yapıldığını otomatik olarak belirleyebilir. Ödeme koşullarına uyum Dashboardu için temel bir unsurdur.

Zamanında ödeme performansını ölçmek ve erken ödeme iskontolarından yararlanma fırsatlarını belirlemek için referans noktasıdır.

Bu tarih genellikle hesaplanır. Ödeme için baz tarih (ZFBDT), BSEG tablosunda bulunur. Vade tarihi hesaplaması ödeme koşullarına da bağlıdır (BSEG-ZTERM).

Satın alma siparişi numarası, faturayı ilk satın alma belgesine bağlar. Üçlü eşleştirme (satın alma siparişi, mal girişi, fatura) ve satın alma siparişine bağlı fatura sürecinin verimliliğini analiz etmek için temel bilgidir.

Bu öznitelik, 'Fatura-satın alma siparişi eşleştirme uyuşmazlık oranı' gibi Dashboardlar için önemlidir. Süreci, işleme yolları ve karmaşıklıkları çoğu zaman farklı olan satın alma siparişine bağlı faturalar ve siparişe bağlı olmayan faturalar olarak ayırmanızı sağlar. Belirli siparişlerle ilgili sorunları analiz ederek satın alma sürecinin önceki aşamalarındaki sorunları teşhis edebilirsiniz.

Faturayı satın alma sürecine bağlar; siparişe bağlı ve siparişe bağlı olmayan faturaları analiz etmenizi ve eşleştirme uyuşmazlıklarını belirlemenizi sağlar.

Bu bilgi genellikle kalem düzeyinde bulunur. 'Satın alma siparişi numarası' (EBELN), fatura kalemleri tablosu RSEG’de yer alır. Başlık düzeyinde toplulaştırılması gerekebilir.

Tedarikçi numarası, tedarikçiyi tanımlayan ana veri anahtarıdır. Fatura işlemini belirli bir iş ortağıyla ilişkilendirerek tedarikçi özelliklerine göre analiz yapmanızı sağlar.

Süreci tedarikçi numarasına göre analiz etmek, tedarikçi ilişkileri ve performansı hakkında önemli bilgiler ortaya çıkarabilir. Örneğin, ödeme bloklarına veya uyuşmazlıklara yol açan sorunlu faturaları sürekli gönderen tedarikçileri ya da faturaları en verimli şekilde işlenen tedarikçileri belirleyebilirsiniz. Bu bilgiler, tedarikçi yönetimi ve stratejik tedarik çalışmaları için faydalıdır.

Tedarikçi bazında analiz yapmanızı sağlayarak belirli tedarikçilerle ilişkili örüntüleri, sorunları veya verimlilikleri belirlemenize yardımcı olur.

Bu, fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Fatura tarafı' alanıdır (LIFNR).

SAP’de farklı iş işlemlerini sınıflandırmak için belge türü kullanılır. Fatura işlemede yaygın türler arasında standart faturalar için 'RE', tedarikçi alacak dekontları için 'KG' bulunur. Belge türü, kullanılan numara aralığı gibi kayıt ayrıntılarını belirler.

Analizde bu öznitelik, süreci belirli işlem türlerine göre filtrelemeyi sağlar. Örneğin, alacak dekontu işleme süreci standart fatura sürecinden önemli ölçüde farklı olabilir. Bu akışları belge türüne göre ayırmak, sürecin daha doğru ve anlamlı biçimde incelenmesini sağlar.

Fatura ve alacak dekontu gibi farklı iş işlemlerini birbirinden ayırıp analiz etmeyi sağlar; bu işlemler farklı süreçlerden geçer.

Fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Document Type' alanıdır (BLART).

Bitiş zamanı özniteliği, belirli bir etkinliğin tamamlandığı anı belirtir. SAP’de tek bir zaman noktası olarak kaydedilen birçok olayda bitiş zamanı başlangıç zamanıyla aynıdır. Ancak üzerinde çalışılan bir onay adımı gibi ölçülebilir süresi olan etkinliklerde, çalışmanın tamamlandığı anı gösterebilir.

Ayrı bir bitiş zamanının bulunması, etkinliğin işlem süresini etkinlik öncesindeki bekleme süresinden ayrı ölçmenizi sağlar. Böylece bir etkinliğin ne kadar sürdüğünü, vakanın etkinliğin başlamasını ne kadar beklediğinden ayırabilir ve kaynak verimliliği hakkında daha ayrıntılı bilgi edinebilirsiniz.

Etkinliklerin işlem süresini hesaplamanızı, bunu etkinlikler arasındaki bekleme süresinden ayırmanızı ve darboğaz analizini iyileştirmenizi sağlar.

Bu değer genellikle başlangıç zamanıyla aynıdır ve CDHDR-UDATE ile CDHDR-UTIME alanlarından elde edilir. Bazı durumlarda, bir görevin başlangıç ve bitişini açıkça kaydeden iş akışı günlüklerinden çıkarılabilir.

Büyük Defter (G/L) hesabı, faturanın finansal etkisinin kaydedildiği hesap planı hesabıdır. Finansal raporlama ve maliyet yönetimi için önemli bir veridir.

Process Mining analizinde Büyük Defter hesabını incelemek, süreç akışına finansal bir boyut kazandırır. 'Büyük Defter hesabı kullanım analizi' Dashboardu harcama örüntülerini ortaya çıkarabilir, faturaların yanlış hesaplara kaydedilmesini belirleyebilir ve maliyetlerin doğru departmanlara veya projelere dağıtılmasını sağlamaya yardımcı olabilir. Sürecin yürütülmesiyle finansal etkisi arasındaki bağlantıyı kurar.

Sürece finansal bir boyut katar; maliyet dağılımını, harcama örüntülerini ve faturaların yanlış hesaplara kaydedilmesi olasılığını analiz etmeyi sağlar.

Bu bilgi kalem düzeyinde bulunur. 'G/L Account Number' (HKONT), satın alma siparişi faturaları için RSEG fatura kalemleri tablosunda, doğrudan FI faturaları içinse BSEG tablosundadır.

Kaynak sistem özniteliği, olay verilerinin kaynağını belirtir; örneğin belirli bir SAP ECC örneğinin adını gösterir. Birden fazla ERP sisteminin bulunduğu veya farklı kaynaklardan veri birleştirildiği ortamlarda özellikle önemlidir.

Analizde bu öznitelik, ayrı sistem örneklerinde çalışan süreçleri ve performansı sistem, bölge veya iş birimi bazında ayırt etmenize yardımcı olur. Veri kökenini açıkça gösterir ve sisteme özel filtreleme ile analiz yapılmasını sağlar.

Birden fazla sistemin bulunduğu ortamlarda gerekli bağlamı sağlar; verileri doğru şekilde ayırmanıza ve sistem bazında performans analizi yapmanıza yardımcı olur.

Bu genellikle veri çıkarımı sırasında eklenen sabit bir değerdir. SAP Sistem Kimliğini (TADIR-SRCSYSTEM) veya belirli SAP örneği için elle atanan bir tanımlayıcıyı gösterir.

Bu boole özniteliği, ödeme koşullarına ve gerçek ödeme tarihine göre hesaplanır. 'Ödeme koşulları' erken ödeme iskontosu sunuyorsa ve 'Mahsup tarihi' iskonto dönemi sona erdikten sonraysa değer doğru olur. Böylece süreç verimsizliklerinden kaynaklanan finansal kayıp doğrudan ölçülür.

Bu öznitelik, 'Nakit iskontosu fırsat kaybı' Dashboardunun temelini oluşturur. İşleme gecikmelerinin finansal etkisini kolayca ölçmeyi sağlar. Analistler, bu işaretin doğru olduğu kayıtları filtreleyerek iskonto fırsatlarının kaçırılmasına en sık yol açan süreç varyantlarını ve darboğazları inceleyebilir. Bu bulgular, süreç iyileştirmeleri için güçlü bir iş gerekçesi sunar.

Süreç gecikmelerinden kaynaklanan finansal kaybı doğrudan ölçer ve fatura iş akışını iyileştirmek için güçlü bir iş gerekçesi sunar.

Bu öznitelik SAP’de bulunmaz. Veri dönüştürme sırasında 'PaymentTerms' yorumlanarak ve 'ClearingDate' iskonto vadesiyle karşılaştırılarak hesaplanır.

Ödeme koşulları, faturanın ne zaman ödenmesi gerektiğini ve erken ödemede nakit iskontosu olup olmadığını belirler. Örneğin, '30 gün net' veya '10 günde %2 iskonto, 30 gün net' koşulları, 10 gün içinde ödeme yapılırsa %2 iskonto uygulanacağı, aksi hâlde tutarın tamamının 30 gün içinde ödeneceği anlamına gelir.

Bu öznitelik, 'Nakit iskontosu fırsat kaybı' Dashboardunun ve 'Nakit iskontosundan yararlanma oranı' KPI’ının temelini oluşturur. Analiz, iskontonun sunulup sunulmadığını ve kullanılıp kullanılmadığını belirlemek için ödeme koşullarını kayıt ve ödeme tarihleriyle birlikte değerlendirir. Ödeme koşullarına uyum Dashboardu için de önemlidir.

Nakit iskontosundan yararlanma oranını analiz etmek ve süreç gecikmelerinin finansal etkisini anlamak için gereklidir.

Fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Terms of Payment Key' alanıdır (ZTERM).

Para Birimi özniteliği, fatura tutarının hangi para birimiyle ifade edildiğini belirtir. Örneğin USD, EUR veya JPY.

Bu öznitelik, Fatura Tutarı için gerekli bağlamı sağlar. Finansal verilerin doğru yorumlanmasına ve bir araya getirilmesine yardımcı olur. Özellikle birden fazla para birimiyle işlem yapan küresel kuruluşlarda önem taşır. Farklı para birimi bölgelerindeki işlem verimliliğini veya sorunları karşılaştırmak için analiz para birimine göre filtrelenebilir. Finansal verileri anlamlı biçimde bir araya getirmek için tutarları tek bir raporlama para birimine dönüştürmek gerekebilir.

Finansal tutarların doğru yorumlanması için gerekli bağlamı sağlar; para birimine göre filtreleme ve analiz yapılmasına imkân verir.

Fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Currency Key' alanıdır (WAERS).

Bir onaylayan faturayı reddettiğinde, ideal olarak ret nedenini de belirtir. Bu, 'Hatalı satın alma siparişi numarası', 'Mükerrer fatura' veya 'Hatalı tutar' gibi sorunları açıklayan standart bir kod ya da serbest metin olabilir.

Bu veri, 'Fatura ret nedenleri ve eğilimleri' Dashboardu için büyük önem taşır. Farklı ret nedenlerinin sıklığını incelemek, işletmenin yaygın sorunları belirleyip düzeltici adımlar atmasına yardımcı olur. Örneğin, 'Hatalı satın alma siparişi numarası' sık görülen bir nedense tedarikçilerle iletişimin iyileştirilmesi veya veri girişi yapan çalışanlara eğitim verilmesi gerekebilir. Bu analiz, süreçteki yeniden çalışmayı azaltmanın temelidir.

Retlerin temel nedenini ortaya çıkarır; yeniden çalışmayı azaltmak ve ilk seferde doğru sonuç oranını artırmak için hedefli süreç iyileştirmeleri yapılmasını sağlar.

Bu bilgi çoğu zaman tek bir standart alanda saklanmaz. İş akışı kapsayıcı günlüklerinde, belgeyle ilişkili uzun metin alanlarında veya özel bir iş akışı çözümündeki belirli alanlarda bulunabilir.

Şirket kodu, SAP Financials içindeki temel organizasyon birimlerinden biridir ve bağımsız bir tüzel kişiliği temsil eder. Faturalar dâhil tüm finansal işlemler belirli bir şirket koduna kaydedilir.

Bu öznitelik, süreç analizinin tüzel kişiliğe göre ayrıştırılmasını sağlar. Bir şirketler grubundaki farklı şirketlerin süreç performansını, uyumluluğunu ve verimliliğini karşılaştırmak için önemlidir. Fatura işleme KPI’larını şirkete özel görüntülemek üzere Dashboardları şirket koduna göre filtreleyebilirsiniz.

Kuruluş içindeki farklı tüzel kişiliklerin süreçlerini karşılaştırmayı ve performanslarını kıyaslamayı sağlar.

Fatura belgesi başlık tablosu RBKP’deki 'Company Code' alanıdır (BUKRS).

Bu öznitelik, verilerin en son çıkarıldığı veya güncellendiği tarih ve saati kaydeder. Tek tek olaylar yerine tüm veri seti için geçerlidir ve verilerin ne kadar güncel olduğunu açıkça gösterir.

Bu, Dashboard kullanıcıları ve analistler için önemli bir üst veri özniteliğidir. Analizin kapsadığı dönemi anlamalarına ve güncel bilgilere dayanarak karar vermelerine yardımcı olur. Kullanıcıların verilerin güncelliğini görebilmesi için genellikle Dashboardlarda belirgin biçimde gösterilir.

Verilerin güncelliğini kullanıcılara bildirerek analiz ve kararların güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu değer, veri yenileme sırasında veri çıkarma veya ETL aracı tarafından oluşturulup veri setine eklenir.

Bu boole özniteliği, 'Mahsup tarihi' (gerçek ödeme tarihi) ile 'Ödeme vadesi' karşılaştırılarak hesaplanır. Mahsup tarihi vade tarihinden sonraysa değer doğru, değilse yanlış olur. Böylece her fatura için zamanında ödeme performansı doğrudan ve kolayca ölçülür.

Bu öznitelik, Dashboardlardaki analiz ve görselleştirmeleri kolaylaştırır. 'Zamanında ödeme oranı' KPI’ını hesaplamak için verileri kolayca filtreleyip bir araya getirebilirsiniz. Kullanıcılar, vadesi geçen faturaların süreç akışlarını zamanında ödenen faturalarla hızlıca karşılaştırarak geç ödemelere yol açan süreç örüntülerini ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme performansının analizini kolaylaştırır ve zamanında ödenen faturalarla geç ödenen faturaların süreçlerini kolayca karşılaştırmayı sağlar.

Bu öznitelik SAP’de bulunmaz. Veri dönüştürme sırasında şu formülle hesaplanır: ClearingDate > PaymentDueDate.